COMUNICAO EMPRESARIAL E SUA INFLUNCIA NO COTIDIANO DAS

ORGANIZAES


SILVA, L. L. DA
1
; REIS, A. C. G.
2

1
Graduando do Curso de Secretariado Executivo Trilngue, UFV - Universidade Federal de Viosa, Av. PH Rolfs, s/n
CEP 36570-000, Viosa MG, e-mail: laralucia15@hotmail.com;
2
Profa. Auxiliar II do Curso de Secretariado Executivo Trilngue, UFV - Universidade Federal de Viosa, Tv. Felcio
Brandi, 40/602, Centro CEP 36570-000, Viosa MG, e-mail: carolinareis@ufv.br.

RESUMO: A comunicao empresarial um processo de troca de informaes que tem como objetivo a formao de um
sistema de aperfeioamento das relaes entre cargos/funes administrativas com o intuito de aprimorar o desempenho
das aes realizadas no contexto organizacional. O presente estudo, de natureza descritiva, visa verificar a importncia de
uma comunicao empresarial eficaz para a execuo de atividades organizacionais e, consequentemente, para o alcance
das metas pr-estabelecidas na corporao. Por meio de uma reviso de literatura, cuja abordagem enfoca autores que
explanam sobre a relevncia da comunicao nas empresas, foi possvel entender a influncia que a eficiente troca de
mensagens entre membros de uma organizao exerce na realizao de tarefas, no cumprimento de metas e, por
conseguinte, no alcance de novos mercados.

PALAVRAS-CHAVE: Comunicao empresarial; Comunicao interna; Execuo de tarefas.

BUSINESS COMUNICATION AND YOUR INFLUENCE IN THE LIFES ORGANIZATION

ABSTRACT: The communication in a company is a process of exchanging information which aims to build up a system
to improve the relations between posts and administrative functions and to become better the tasks performance carried out
in a business context. The purpose of this descriptive study is to verify the importance of an effective business
communication and to point out how it may help in the accomplishment of organization activities and, consequently, in the
achievement of the organization set targets. Through the review of the literature of authors who account for the importance
of effective communication, we can understand the influence that the efficient exchange of messages between members of
an organization has to accomplish tasks, to meet goals and therefore the reach new markets.

KEYWORDS: Business communication; Internal communication; Taskss execution.


INTRODUO

O processo de comunicao ocorre no momento em
que o emissor (codificador) emite uma mensagem ao
receptor (ou decodificador), por intermedio de um meio,
denominado canal. O receptor decodificar a mensagem-
que pode chegar at ele com algum rudo (bloqueio,
filtragem) e, ento, a partir da, produzir o feedback, a
resposta quilo que lhe chegou. (PINHO, 2006).
Emissores e receptores criaram, com o passar do
tempo, obstculos para a efetiva comunicao em diversos
contextos, sendo um deles o empresarial. Dentre essas
limitaes, menciona-se a dificuldade de o decodificador
ter um adequado entendimento da mensagem recebida.
Sendo ele a figura quem se dirige a mensagem,
considerado o protagonista no processo de comunicao,
segundo a afirmao de Medeiros (2007). Assim, as
dificuldades encontradas na comunicao empresarial
podem ser percebidas na no obteno, por parte do
emissor, de uma resposta pretendida quilo que transmitiu
ao seu destinatrio.
Em virtude da necessidade de se agir tendo como
meta a qualidade total e a otimizao dos procedimentos e


padres utilizados no dia-a-dia corporativo, emergiu a
necessidade de uma comunicao precisa e sem
duplicidade de sentindo, tendo tambm como finalidade a
diminuio do retrabalho e a acelerao de tempo entre
fatos e aes (PINHO, 2006). Em outras palavras, uma
comunicao pouco precisa contribui para a ineficincia do
processo administrativo.
De acordo com a descrio de Medeiros (2007), a
preocupao em relao comunicao empresarial
ocorreu no final dos anos 70, em um contexto econmico
no qual o mercado se mostrava muito competitivo e
seletivo. Com o passar dos anos, foram ocorrendo avanos
na estrutura da linguagem oral e escrita no mbito do
processo administrativo, desse modo, demandava-se um
sistema de informao eficiente, com o intuito de se
otimizar a troca de mensagens, a fim de viabilizar a tomada
de deciso nas organizaes. Segundo o mesmo autor, o
desempenho de uma empresa depende da capacidade de
seu sistema de informao de transformar dados sensoriais
em unidades de informao consumveis e processveis;
dessa forma, a comunicao s ser eficaz se houver o
processamento adequado da informao, no apenas de
transmisso de dados.
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Na Administrao, assim como na Comunicao,
para analisar se a organizao est desempenhando
seupapel com xito ou se h algo que deve ser mudado
necessrio entender os conceitos de eficincia e
eficcia.Conforme salietam Megginson, Mosley e Pietri
(1998), a eficincia a capacidade de obter bons produtos
utilizando a menor quantidade de recursos possveis. J a
eficcia a capacidade de fazer aquilo que preciso, o que
certo para se alcanar determinado objetivo.
Nessa perspectiva, este trabalho visa demonstrar,
por meio de reviso literria, como uma eficaz
comunicao empresarial est relacionada eficiente
veiculao de mensagens, fazendo com que haja a
melhoria das tarefas realizadas e o alcance dos objetivos
das partes interessadas (funcionrios, administradores,
clientes, fornecedores e acionistas). Tem-se ainda como
objetivo verificar a relao entre o desempenho da empresa
e seu processo interno de comunicao, atravs da anlise
de relatos e esclarecimentos de autores sobre a estreita
ligao entre a decodificao da mensagem transmitida e a
execuo das atividades, ou seja, a transformao de dados
em informaes inerentes aos processos administrativos da
organizao. Em outros termos, buscar averiguar a
habilidade de transmitir as mensagens no desempenho das
funes ligadas execuo de tarefas administrativas.

MATERIAL E MTODOS

O desenvolvimento deste estudo constituiu-se de
uma reviso de literatura, que buscou examinar as
abordagens dos autores Argenti (2006), Medeiros (2007),
Pinho (2006) e Rego (1996) acerca da importncia de uma
comunicao eficiente dentro das organizaes. De acordo
com a definio de Cervo e Bervian (2006), mtodos como
estes so empregados com o intuito de se recolher
informaes e conhecimentos j publicados acerca de
determinado assunto. De natureza descritiva, o presente
trabalho buscou registrar os fatos/fenmenos, sem
manipul-los.

RESULTADOS E DISCUSSO

Conforme afirma Pinho (2006), a comunicao
empresarial deve ser vista como uma ferramenta
relacionada a uma funo estratgica com diversas facetas.
A estrutura de uma comunicao se assemelha de uma
empresa, uma vez que ambas so formadas por sistemas
abertos que possibilitam ordenar e cumprir metas e
objetivos. Assim, enquanto uma organizao usa de
funes administrativas (planejar, organizar, dirigir,
controlar, assessorar e informar) para alcanar o lucro, a
comunicao utiliza-se de recursos, como a linguagem
objetiva, para alcanar o receptor e transmitir uma
mensagem passvel de decodificao e, conseqentemente,
de entendimento.
A comunicao tem, conforme descreve Richmond
e McCroskey (1992), dentre outras, duas funes bsicas.
A primeira funo que a comunicao exerce no contexto
organizacional a de integrao, quando possvel o
estabelecimento de normas, ordens, sugestes e objetivos
da empresa. Esta organiza o recebimento de mensagens, ou
seja, o processamento de dados, transformando-os em
informaes e buscando promover um melhor
desenvolvimento por meio de atividades que sero
comunicadas pelos administradores aos funcionrios.
Nesse sentido, a comunicao capaz de fornecer
uma ligao no microssistema interno, proporcionado uma
troca de informaes entre os responsveis por designar a
tarefa e os que iro desempenh-las. Para que isso ocorra
de acordo com Rego (1996, p.18) os bons administradores
so aqueles que conseguem produzir significaes, tanto
quanto dinheiro. Conforme postula esse mesmo autor,
para o adequado funcionamento dos processos
administrativos as significaes (aes que so
transmitidas em forma de mensagens) so, ento,
indispensveis para o alcance da eficcia das tarefas que
sero desenvolvidas.
Logo, dentro de uma empresa, independente do
ramo no qual esta atua, preciso que se estabelea um foco
essencial: produzir aceitao e compreenso das
mensagens transmitidas. Segundo Argenti (2006), uma
pesquisa realizada mundialmente pela Watson Wyatt,
empresa de consultoria integrada de capital humano e de
gesto financeira, mostrou que as empresas com misso
clara, definida e aceita pelos funcionrios tinham
lucratividade 30% maior do que as concorrentes que no
conseguiam transmitir para os seus membros uma
mensagem passvel de entendimento. Isso ocorre pelo fato
de que, se a mensagem no for decodificada de forma
correta, a ao a ser realizada no ser compatvel com os
interesses da empresa e, com isso, ocorrer perda de tempo
ao repetir a tarefa e, por sua vez, a desacelerao da
produtividade.
Rego (1996) afirma que existem trs tipos de
comunicao organizacional. A primeira a Comunicao
Tcnica, geralmente pouco atrativa; a segunda a
Comunicao Cognitiva, que intrnseca ao
comportamento humano; e, por ltimo, a Comunicao
Normativa, que orientada para transmitir normas e
valores a serem desempenhados pelos funcionrios.
A combinao dessas diferentes comunicaes pode
proporcionar aos colaboradores um maior entendimento do
que transmitido, ocasionado, assim, um maior
envolvimento do funcionrio com os objetivos e valores da
empresa.
Definir o ambiente mais apropriado para a
transmisso de determinada mensagem contribui, tambm,
para uma aceitabilidade do contedo; colabora, inclusive,
com o fator persuasivo da comunicao que processada
no interior do sistema organizacional e que atinge os que
trabalham na instituio.
Outra funo da comunicao empresarial a
persuaso dos participantes internos da empresa. A
persuaso pode ser caracterizada como poder expressivo da
comunicao, pois se relaciona com o fato de influenciar
os responsveis por executar atividades que sejam
coerentes com os objetivos da organizao,
proporcionando melhorias na produtividade e promovendo
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a aceitabilidade do que a empresa deseja transmitir para
seus funcionrios.
Para Argenti (2006), a comunicao exerce forte
influncia no processo administrativo. Ela permite que o
ato de administrar no se transforme em uma relao
mecanicista entre as posies hierrquicas, ou seja, em
uma situao na qual o administrador delega funes e o
funcionrio obedece, independentemente do grau de
entendimento ou aceitao. Nesse sentindo a comunicao
deve ser vista como um ato de relacionamento socivel
para promover o aperfeioamento de tcnicas e atividades.
H que se considerar, tambm, as mensagens que
so transmitidas para o mercado, visando conquistar novos
clientes e obter o reconhecimento perante os mesmos.
Porm, s se consegue a satisfao do cliente, ou seja, a
receptividade do mercado, a partir do momento em que a
relao da corporao com o funcionrio for priorizada,
pois, assim, a empresa conseguir transmitir para os
consumidores-alvos seus propsitos por meio de seus
prprios colaboradores.
Dessa forma, todas as modalidades comunicativas
devem ser ajustadas, integradas, buscando promover o
desenvolvimento holstico da empresa. Os colaboradores
baseiam-se na confiana, na integridade da organizao e
em sua poltica de atuao, que lhe so transmitidas por
meio do processo de troca de informaes. Esse processo
permite que a empresa alcance o funcionrio e tenha
cumpridas suas metas.
Alm disso, a eficaz comunicao empresarial
interna contribui para o desenvolvimento do trabalho em
equipe, criando e otimizando mtodos de integrao que
promovem uma performance profissional adequada aos
preceitos e propsitos da corporao. Richmond e
Mccroskey (1992) afirmam que a comunicao
direcionada para que as pessoas trabalhem juntas e tenham
tarefas coordenadas com preciso, de forma que um
profissional (ou um grupo de profissionais) complemente,
com o seu trabalho, o trabalho do outro.
Nesse sentindo, para que uma empresa alcance com
eficcia as metas traadas, necessrio estabelecer uma
adequada comunicao interna entre o administrador e o
funcionrio, a fim de conquistar a confiana e a fidelidade
dos envolvidos no processo administrativo. Na anlise de
Argenti (2006), outro estudo realizado pelas organizaes
Watson Wyatt verificou que as empresas que tinham uma
melhor comunicao interna apresentavam aos acionistas
um retorno total de 26% sobre os investimentos nelas
feitos de 1998 a 2002, em comparao com um retorno de
15% dado pelas empresas que se comunicavam de forma
menos eficiente e consequentemente menos eficaz. Dessa
forma, fica claro que no contexto empresarial a
comunicao passa a ser no s um processo de
transmisso de informaes, mas passa a configurar
rentveis investimentos para a organizao.
Tendo em vista a qualidade das atividades a serem
realizadas, as empresas tm modificado a forma de
transmitir as informaes, objetivando proporcionar ao
receptor total clareza dos contedos transmitidos como
forma de aprimorar a compreenso das decises. A
comunicao dirige-se a um pblico certo, impe resposta
e transmitida de modo a proporcionar total entendimento
por parte do receptor (BARROS, 2001).
Para que a comunicao calcada na cultura
empresarial atinja os interesses e colabore com a eficcia
geral da empresa, necessrio que esta atente clareza,
que, segundo a teoria de Medeiros (2007, p.47) define-se
como a expresso exata de um pensamento. Uma
mensagem transmitida definida como clara quando
passvel de entendimento por parte do receptor, sem a
presena de fatores (rudos) que prejudiquem a
compreenso da mesma.
Logo, a comunicao empresarial deve ser
composta de mensagens precisas, com a finalidade de
serem eficazmente interpretadas pelos receptores
organizacionais. Assim, o desenvolvimento dos trabalhos
ser otimizado.
A comunicao ineficiente (no clara) pode
prejudicar o andamento dos processos gerencias, pois os
profissionais que recebero mensagens confusas, pouco
claras, dos empresrios podero sentir-se desmotivados e
no realizarem adequadamente um trabalho a eles
delegado. Ainda, as autoridades perdem sua credibilidade e
no exercem eficazmente o seu papel de liderana. Outra
conseqncia seria o retrabalho e o desperdcio de tempo
em refazer a comunicao, ocasionando perda de um
tempo que poderia ser utilizado para a realizao de outras
aes de desenvolvimento e crescimento da organizao.
De acordo com Argenti (2006), em todo o mundo o
nmero de empresas que investem em comunicao tem
crescido de modo expressivo. Estas organizaes visam,
obviamente, lucros e, para atingir este objetivo, fazem uso
da eficincia na veiculao interna de mensagens (ou seja,
na clareza no trmite de informao). Segundo o mesmo
autor, os gerentes devem reconhecer que, se fornecerem as
informaes claras e precisas aos funcionrios, estes se
envolvero com o trabalho, estaro conectados com a viso
da empresa e levaro adiante as metas da organizao.

CONCLUSO

A Comunicao Empresarial Interna , constituda
pelos processos comunicativos realizados no interior das
organizaes, cujo propsito bsico fazer com que os
seus membros cumpram eficiente e eficazmente as tarefas,
metas e objetivos estabelecidos.
A eficcia da comunicao interna nas empresas
otimiza os processos laborais, fazendo com que as
atividades do administrador e dos funcionrios envolvidos
nesse processo sejam executadas com maior nvel de
integrao. Isso colabora, tambm, para que o trabalho em
equipe, ou seja, o resultado das aes, tornem-se maior,
conforme a Teoria da Contingncia. Postula-se que um
trabalho realizado em conjunto tem resultado superior
soma dos desenvolvidos isoladamente ou por dois ou por
mais profissionais.
Quanto mais complexa a empresa for, mais
qualificada ela deve estar para transmitir informaes para
seus funcionrios. A ineficincia e a ineficcia do processo
comunicativo na corporao ocasionam o desvio de
objetivos estabelecidos. A comunicao calcada na clareza
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e na objetividade contribui para a confiana que a empresa
deseja transmitir, ou seja, pela aceitabilidade de seu
pblico, neste caso, seus funcionrios. Portanto, para que
uma organizao deixe claros os seus interesses para os
seus colaboradores, preciso que a mensagem a ser
transmitida seja clara, pois essa objetividade da informao
tornou-se um imperativo comercial, bem como intelectual.
Os empresrios devem se comunicar de maneira objetiva
como uma forma de transmitir a misso e os valores
corporativos: aprolixidade e a ambigidade afetam o
entendimento dos colaboradores e, desse modo, o
desenvolvimento dos trabalhos dentro de uma organizao.
Assim, a comunicao organizacional eficaz
tornou-se um importante canal para administradores e
funcionrios, pois, ao cumprir o seu papel de persuaso e
integrao dentro da empresa, possibilita a melhor
interao com o colaborador, a criao de um ambiente
mais favorvel para a execuo das tarefas, o cumprimento
das metas na corporao e a conquista de mercados
externos; tudo isso por meio de uma linguagem capaz de
transformar mensagens em aes eficientes

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