Simat Manual de Usuario

SIMAT
El proceso de matrcula es el conjunto de polticas, procedimientos y

actividades, que permiten organizar la continuidad de los alumnos
antiguos y el ingreso de alumnos nuevos, en el Sistema de Educacin
Ofcial del Pas.

El sistema integrado de matrcula SI!" es una #erramienta que permite
organizar y controlar el proceso de matrcula en todas sus etapas, as
como tener una $uente de in$ormacin confa%le y disponi%le para la toma
de decisiones.

SI!" es un sistema de gestin de la matrcula de los estudiantes de
instituciones ofciales que $acilita la inscripcin de alumnos nuevos, el
registro y la actualizacin de los datos e&istentes de un alumno, la
consulta de alumnos por Institucin, el traslado del alumno a otra
Institucin, as como la o%tencin de in$ormes como apoyo para la toma
de decisiones.

!dicionalmente como apoyo a la matricula se tiene el registro y consulta
de las instituciones, la creacin de Sedes, jornadas, grados y grupos y el
manejo de las novedades relacionadas con estas, permitiendo la
actualizacin de su in$ormacin cuando sea necesario.

ediante la automatizacin de este proceso, se logra sistematizar,
consolidar y analizar la in$ormacin implicada en el mismo. Esto mejora
los procesos de inscripcin, asignacin de cupos y matrcula y por ende el
servicio a la comunidad.

El Sistema Integrado de atrcula SI!" permite adem's e$ectuar un
seguimiento completo y detallado al proceso de matrcula mediante el
an'lisis de los in$ormes que provee.

Este manual contiene las di$erentes opciones de la aplicacin que
permiten el manejo anteriormente mencionado(

Directorio de Instituciones

Esta opcin permite manejar la in$ormacin de instituciones y llevar a
ca%o una serie de operaciones so%re ellas tales como insertar, modifcar,
crear, etc.
)na Institucin, en su $uncionamiento, tiene Sedes, jornadas, niveles y
modelos educativos. Esta opcin del SI!" permite el manejo y
operacin de los mismos.

Cortes y Carga de Datos

En esta opcin es posi%le la defnicin de $ec#as de corte para cada uno
de los procesos. "am%i*n permite la carga de datos mediante la
importacin de arc#ivos.

Registro de Estudiantes

Esta opcin permite el manejo de in$ormacin de los estudiantes.
+a%ilita el registro de in$ormacin de un estudiante, su actualizacin,
consulta y eliminacin. El o%jetivo del registro de estudiantes es tener
una %ase de datos completa y actualizada de los alumnos. En el se
encuentran la in$ormacin de los estudiantes, sus padres y acudientes
con toda su in$ormacin y la Institucin,Sede,jornada,grado en que se
encuentra cada uno.

Proyecciones

En esta opcin es posi%le defnir los par'metros para realizar la
proyeccin y realizar la proyeccin en si misma. El o%jetivo de la
proyeccin de cupos es tener una %ase real paraprever y asegurar la
continuidad de los alumnos antiguos y esta%lecer la capacidad para
atender las solicitudes de alumnos nuevos

Inscripciones

Esta opcin permite realizar inscripciones de alumnos nuevos o
retirados. Es posi%le realizar una inscripcin, consultarla y-o modifcarla.
El o%jetivo de la inscripcin de alumnos nuevos es el registro de la
in$ormacin de las solicitudes de cupo en las instituciones, para poder
%rindar el acceso a la educacin a la po%lacin que lo solicita.
.a inscripcin tiene la in$ormacin de los estudiantes, sus padres y
acudientes y una lista, en orden de pre$erencia, de las instituciones en
las cuales quisiera matricularse el alumno.

Promocin

El o%jetivo del proceso de promocin es tomar los alumnos matriculados
actualmente y llevarlos al grado siguiente para el a/o lectivo siguiente.
Es importante tener en cuenta que si se trata del 0ltimo grado, los
alumnos no se promocionan, se grad0an. En esta opcin es posi%le
seleccionar si se desea realizar la promocin por jerarqua, por
Institucin, por Sede o por jornada.

Matrcula

El o%jetivo fnal del proceso de matrcula es matricular alumnos tanto
antiguos como nuevos en el sistema educativo, ya que esto permite la
ampliacin de la co%ertura de la educacin como respuesta a la
necesidad de educacin de la po%lacin. En esta opcin es posi%le llevar
a ca%o la matrcula de los estudiantes que tienen un cupo asignado en
alguna Institucin, as como registrar los estudiantes repro%ados y
cancelar o anular el registro de repitencia realizado.

Administracin del Sistema

Esta opcin permite llevar a ca%o la administracin del sistema. Es
importante tener en cuenta que 0nicamente el !dministrador del
Sistema es quien de%e tener acceso a esta opcin. En ella es posi%le
crear, actualizar y eliminar registros de las di$erentes ta%las %'sicas que
componen el sistema. 1urante la eliminacin de registros no podr'n
eliminarse registros que est*n en uso.

Reportes

El mdulo de reportes permite la o%tencin de in$ormes del proceso de
matrcula y sus etapas, con el fn de o%tener in$ormacin que alimenta el
propio sistema, as como poder contar con in$ormacin estadstica que
sea un apoyo real y oportuno a la gestin del proceso. Este mdulo
permite la produccin de los reportes que genera el sistema.
2. Generalidades

En este captulo encontrar' in$ormacin general so%re el Sistema
Integrado de atrcula 2 SI!", que le ser' de utilidad para el manejo del
mismo.

2. !u" compone el sistema

3 en0
Es la lista de las opciones que tiene el sistema para su $uncionamiento

3 4otones de la aplicacin o Iconos
.os %otones de la aplicacin, o conos, son los que permiten al usuario realizar algunas operaciones
defnidas so%re el sistema. Ellos son(

Salir

4uscar

!gregar 56rear7

!ctualizar 5odifcar7

Eliminar

8uardar

Siguiente nivel

9ivel anterior

3 6ampos
.os campos son el lugar de la pantalla en que se ingresa o aparece la in$ormacin. Pueden ser(
3 Espacios que contienen in$ormacin
3 Espacios para el ingreso de in$ormacin
3 Ejemplo(
3 1ocumento de identifcacin
3 !pellidos
3 9om%res

3 .istas de seleccin
Son las listas de valores que aparecen en algunas pantallas y permiten la seleccin de un valor
especfco. Por ejemplo, en una lista para seleccionar 1epartamentos(

En el campo que dice( E.I:! )9 1EP!;"!E9"O, se de%e oprimir la <ec#a #acia a%ajo que se
encuentra en la parte derec#a del campo. 1e esta manera aparecer' la lista y ser' posi%le
seleccionar el departamento deseado.

3 .istas de seleccin m0ltiple
Son las listas de valores que aparecen en algunas pantallas a di$erencia de las de seleccin
simple permiten la seleccin de uno o mas valores. Por ejemplo, en una lista de seleccin m0ltiple
de para grados, para seleccionar m's de un valor mantenga oprimida la tecla control y de clic so%re
el elemento que desea seleccionar(

3 anejo de $ec#as

El manejo de las $ec#as en el sistema se realiza siempre en el $ormato dd-mm-aaaa. Por ejemplo(

El => de $e%rero de ?@@A se escri%e as( =>-@?-?@@A

3 Presentacin de errores

.os errores que se presentan en pantalla durante la interaccin del usuario con el sistema,
aparecen resaltados en color amarillo. Por ejemplo(

2.2 Ingresar al sistema

Para ingresar a la aplicacin SI!", realice los siguientes pasos(

3 Inicie el %roBser o navegador.
3 Internet E&plorer C.@ o superior, si se desea %ajar el Internet E&plorer se puede realizar en la
direccin url#ttp(--BBB. microsoft.com/downloads/

ozilla DireDo& =.@.?, Si se desea %ajar el ozilla DireDo& se puede realizar en la direccin
url#ttp(--BBB.mozilla.org-products-fre$o&-all. Pre$eri%lemente
.os requerimientos para utilizar este %roBser son(

Sistema operati#o
EindoBs FG
EindoBs FGSE
EindoBs E
EindoBs 9" A.@
EindoBs ?@@@
EindoBs HP 5Recomendado7
EindoBs Server ?@@I
Minmo $ard%are
Pentium ?II +z 5Recomendado: Pentium >@@+z o superior7
CA 4 ;! 5Recomendado: =?G 4 ;! o superior7
>? 4 de espacio li%re en el disco duro

3 6on*ctese a la direccin url
#ttp(--BBB.sistemamatriculas.gov.co-simat-app

Se presentar' la siguiente pantalla(
Esta es la primera pantalla que usted encontrar'. Para ingresar al sistema de%e digitarse el )suario y
6ontrase/a 5pala%ra clave7 que le #an sido asignados por el administrador.

)na vez digitados )suario y 6ontrase/a 5pala%ra clave7 usted encontrar' la pantalla que le presenta el
men0 de la aplicacin.

En esta pantalla se presenta la in$ormacin del usuario que ingres al sistema y es posi%le seleccionar
la opcin a la que se desea ingresar.

E&emplo pr'ctico

Seleccione Instituciones

Se desplegar' en la pantalla el men0 de la aplicacin.
2.( Seguridad

El manejo de la seguridad del Sistema Integrado de atrcula 2 SI!", comprende varios aspectos que
cu%ren el control de acceso y los servicios de seguridad.

Autenticacin

Esta se garantiza mediante el manejo de usuarios y claves. !l ingresar al sistema, todas las
personas de%en proveer su usuario y su clave, que ser'n validadas por el sistema. Si estas no lo
son, el acceso no es permitido y se presenta un mensaje al usuario, permiti*ndole reintentar. El
manejo de usuarios y claves se encuentra detallado en el captulo A !dministracin, aparte A.?I
)suarios.

Autori)acin

El esquema de autorizacin del sistema comprende la defnicin de roles y privilegios para cada
uno de los usuarios. Esto garantiza que a cada opcin 0nicamente pueden ingresar las personas
autorizadas, seg0n su rol, y realizar las operaciones que les #ayan sido autorizadas, seg0n los
privilegios de cada rol. El manejo de roles y privilegios se encuentra detallado en el captulo A
!dministracin aparte A.?? ;oles.

E&iste un conjunto de roles, del cual el usuario puede seleccionar uno o varios de acuerdo a sus
necesidadesJ tam%i*n e&iste un conjunto de privilegios del cual pueden ser seleccionados los que
se deseen asignar a cada rol.

Para cada jerarqua se podr'n crear roles di$erentes con privilegios propios defnidos para los
usuarios de una u otra Secretara.

)n usuario puede tener varios roles. Para cada uno de ellos puede tener un conjunto de privilegios.

E&emplo*

Se crea un nuevo usuario en el sistema, con su login y clave. )na vez creado el usuario es posi%le
la asignacin de roles por jerarqua. Puede asignarse m's de uno, por ejemplo KSecretaraL y
KInstitucin "ul0aL. E&isten roles para cada :erarqua, un usuario puede tener varios roles de una
misma jerarqua.

Para cada uno de los roles creados es posi%le defnir privilegios. Por ejemplo al rol KInstitucin
"uluaL se le pueden asignar los privilegios K.eer EstudiantesL y K.eer inscripcinL
!l rol KSecretaraL se pueden asignar los privilegios K.eer InstitucionesL y K.eer proyeccinL.
Es importante tener en cuenta que cada jerarqua 0nicamente tendr' acceso a su propia in$ormacin y a la
de sus jerarquas in$eriores. Por ejemplo, una Secretara podr' ver su in$ormacin y la de las instituciones
que se encuentran adscritas a ellaJ no podr' consultar in$ormacin de otra Secretara.

Mane&o de procesos

El sistema cuenta con una opcin que permite defnir los procesos, sus etapas, $ec#as y
responsa%les, lo cual permite un control de los mismos. Esta defnicin se realiza para cada a/o
lectivo, jerarqua y calendario. Es as como se puede cerrar una etapa, una vez cerrada no se
podr'n realizar las operaciones que dependen de que se encuentre a%ierta. Por ejemplo, una vez
cumplida la $ec#a fnal del proceso de Inscripciones, no se podr' realizar una inscripcinJ sin
em%argo es posi%le defnir nuevas $ec#as, lo que permitir' al !dministrador rea%rir un proceso si es
necesario. El manejo de procesos se encuentra detallado en el captulo A !dministracin, aparte
A.=M Procesos atrcula.

2.+ Mane&o de &erar,uas

El sistema nacional administrativo de Educacin del pas tiene una estructura jer'rquica. )na jerarqua
corresponde a un nivel administrativo del sistema educativo.

El Sistema Integrado de atrcula 2 SI!" o$rece varias posi%ilidades para el manejo de la in$ormacin.
1entro de ellas se encuentra el manejo por jerarquas. Este permite el <ujo de in$ormacin a trav*s del
sistema de acuerdo a las di$erentes jerarquas que e&isten, en su orden(
inisterio de Educacin
Secretara de Educacin
90cleos
Instituciones
Sedes

Es as como es posi%le, por ejemplo, realizar una %0squeda para una Secretara o para una Institucin,
a potestad del usuario, quien tiene acceso a la in$ormacin de uno u otro nivel, dependiendo de su
jerarqua. !s mismo se a%re la posi%ilidad de manejar los di$erentes niveles de consolidacin de la
in$ormacin de acuerdo con su jerarqua.
2.- Mane&o de roles
El Sistema Integrado de atrcula 2 SI!" o$rece varias posi%ilidades para el manejo de la in$ormacin y
su seguridad. 1entro de ellas se encuentra el manejo de roles que comprende, la creacin y eliminacin de
roles, as como la asignacin y remocin de privilegios de ejecucin a los mismos. Esto permite restringir el
acceso a la in$ormacin de acuerdo con los permisos asignados a los roles. Para cada rol e&iste un grupo
de permisos o privilegios que permite controlar el acceso a determinado tipo de in$ormacin. .os
privilegios son tipo 6;)1, es decir, 6rear, .eer, !ctualizar, 4orrar.

Es as como es posi%le, por ejemplo, defnir qu* usuarios pueden ingresar a la opcin de Inscripciones y
para cada uno de estos usuarios esta%lecer o negar permisos de creacin, consulta y-o actualizacin de
una inscripcin.

.os roles pueden ser defnidos para cada Secretara, dependiendo de las actividades que se requiera que
un usuario realice en el sistema se crean los roles, una vez se tiene el rol creado, puede ser asignado a un
usuario. Por ejemplo al rol administrador se le podra asociar actividades como modifcar jerarquas,
mientras que un rol de consulta, solo podra realizar %0squedas pero no podra modifcar datos.

El manejo de roles y permisos se encuentra detallado en el captulo A !dministracin, aparte A.?? ;oles.
2.. /otones de la aplicacin o conos

3 4uscar

Este %otn permite realizar una %0squeda una vez #ayan sido defnidos los criterios
correspondientes para la misma.

3 !gregar 56rear7

!l oprimir este %otn, el sistema presentar' una pantalla para el ingreso de la in$ormacin que se
desea crear o insertar. Por ejemplo, si usted desea crear una nueva Institucin, al oprimir este
%otn se presentar' la pantalla que tiene todos los campos para ingresar la in$ormacin
correspondiente a la nueva Institucin.

3 !ctualizar 5odifcar7

!l oprimir este %otn, el sistema presentar' una pantalla que contiene la in$ormacin que se desea
actualizar, permitir' modifcarla y gra%ar la in$ormacin con las modifcaciones que se #ayan
realizado.

3 Eliminar

ediante el uso de este %otn usted podr' eliminar in$ormacin que se encuentre registrada en el
sistema. 1e%e tenerse en cuenta que el %orrado de esta in$ormacin 0nicamente podr' llevarse a
ca%o si no se tiene ninguna in$ormacin que dependa de la que se desea %orrar. Por ejemplo, no se
puede eliminar una Institucin mientras tenga Sedes, o una Sede mientras tenga alumnos.
3 8uardar

El %otn guardar es el que gra%a la in$ormacin. Por ejemplo, si se ingresa la in$ormacin de un
estudianteJ para gra%arla se de%e oprimir el %otn 8uardar.

3 Ner Sedes

ediante el uso de este %otn es posi%le consultar la in$ormacin de Sedes de una Institucin para
seleccionar una de ellas.

3 Siguiente nivel

Este %otn permite Ir a la jerarqua in$erior. Na #asta el nivel de Secretara o municipio seg0n se
requiera.

3 9ivel anterior

Este %otn permite Ir a la jerarqua superior. Na desde el nivel de municipio o Secretara #asta el
nivel de E9 seg0n se requiera.

3 Inscri%ir

El uso de este %otn #a%ilita la pantalla para registrar la inscripcin de un estudiante que #a sido
seleccionado de una lista.
9ovedades

Este %otn permite ver el detalle del alumno al cual se le va a realizar una novedad.

Planeacin de convenios de continuidad

!l dar clic en este %otn se presenta una pantalla donde se pude planear que se va a #acer con los
cupos $altantes

;eporte de Proyeccin de 6upos

!l dar clic en este %otn se podr' imprimir el reporte de la matriz de proyeccin de cupos

Promocin

)na vez seleccionada la secretara, institucin, sede o jornada y dar clic en este %otn se enviara a
ejecutar el proceso de promocin de alumnos
1etalle de Dusiones y !yuda en ;eportes

!l dar clic en este %otn en la pantalla de $usiones se ver' el detalle de las instituciones
$usionas. Si se esta en la pantalla de reportes al dar clic en este %otn se ver' una descripcin del
contenido del reporte
anejo de seleccin entre listas
Estas listas se utilizan para pasa in$ormacin de una lista a otra, esto se #ace, seleccionando un
elemento de la lista y #aciendo clic en una de las <ec#as rojas que se encuentran entra las listas.
"am%i*n se pueden utilizar, seleccionando un elemento y dando do%le clic en el elemento, el
elemento seleccionado pasar' a la otra lista.
2.0 Scroll 1ar o 1arra de despla)amiento
E sta
es la %arra que se encuentra a la derec#a de la pantalla. Permite su%ir y %ajar para visualizar m's
in$ormacin.

En la parte in$erior de la pantalla tam%i*n se encuentra una %arra de desplazamiento. Permite
desplazarse a la derec#a y a la izquierda para visualizar m's in$ormacin.
2.2 3a#egacin entre pantallas 45i)ard6

En esta pantalla se encuentra un 'rea resaltada en amarillo. Esto es lo que estamos llamando Bizard o
asistente de la pantalla y sirve para navegar entre pantallas. Por ejemplo, usted puede devolverse a la
pantalla anterior en lugar de #acer %acO 5retroceder7 con la tecla del %roBser 5dar
K!tr'sL7. Simplemente se #ace clic so%re lo que se desea seleccionar y aparecer' la in$ormacin
solicitada.
Por
ejemplo, en esta pantalla usted puede ver la in$ormacin de una Sede que #a seleccionado y luego
simplemente #aciendo clic so%re KInstitucinL ver la lista de Sedes de la Institucin, de la cual podr'
seleccionar otra Sede si as lo desea.

"enga en cuenta que la navegacin con el Bizard o asistente de la pantalla, solo es posi%le a la
pantalla inmediatamente anterior.

E&emplo pr'ctico

Ingrese a la opcin Promocin.
Seleccione la jerarqua 6artago.
4usque la Institucin Sor ara :uliana y seleccinela

O%serve que el %otn Institucin se encuentra resaltado en la parte superior de la pantalla.

Seleccione la Sede Sor ara :uliana y oprima el %otn Seleccionar Sede.

O%serve que el %otn Sede se encuentra resaltado en la parte superior de la pantalla.

En este punto es posi%le navegar a trav*s de las di$erentes pantallas consultadas, utilizando los
%otones :erarqua, Institucin, Sede y :ornadas.

E&emplo pr'ctico

Oprima el %otn Institucin.

O%serve que en la pantalla se muestra la lista de instituciones, permitiendo una nueva seleccin de
Institucin para la administracin de grupos.

REC7ERDE8
"enga en cuenta que durante la navegacin con el Bizard, solo se puede
regresar a las ventanas anteriores, para ingresar nuevos par'metros o
elegir una nueva opcin. 9o se puede ir #acia delante dando clic en una
ventana que no #a sido visitada.

(. Glosario

SIMA9* Es el sistema integrado de matrcula, que da apoyo al proceso de matrcula
estudiantil y a las tareas correspondientes en las di$erentes Secretaras de Educacin
departamentales, distritales y municipales.
Institucin educati#a o:cial* Es un esta%lecimiento que pertenece al sistema de
educacin ofcial, donde se imparte educacin $ormal, desde el grado de transicin #asta el
grado noveno inclusive, esto es, educacin %'sica primaria y secundaria. En algunas
ocasiones las instituciones educativas prestan el servicio de educacin media( grados =@ y
== o #asta el grado =I, como en el caso de las 9ormales.
Centro educati#o o:cial* Son esta%lecimientos que pertenecen al sistema de educacin
ofcial, donde se imparte la educacin %'sica primaria, 0nicamente.
Sede* son plantas $sicas independientes que con$orman una Institucin
educativa. )na Sede puede ser un centro educativo ofcial.
Sede principal* Es la Sede del centro educativo en la que se encuentra el 'rea
administrativa.
;ornada* Se asimila a un turno escolar. 1e acuerdo con la resolucin =CC, la jornada puede
ser completa, ma/ana, tarde, nocturna y fn de semana.
Grados* Es una secuencia regular de ciclos lectivos cada uno de los cuales corresponde a
un a/o escolar.
Grupos* Son los conjuntos de alumnos en que se agrupa la po%lacin estudiantil de un
grado.
Cupo* Es el lugar o puesto dentro del aula de clases en $uncionamiento, en el cual se reci%e
el servicio de educacin.
Repitencia* Es la consecuencia de la repro%acin del a/o escolar.
Estrato* 6lasifcacin socio econmica asociada al sector donde se encuentra u%icada la
vivienda de residencia de la po%lacin estudiantil.
SIS/E3* 6lasifcacin socio econmica asociada principalmente al tipo y condiciones de la
vivienda, que es utilizado como instrumento de $ocalizacin de la inversin social.
Po1lacin #ctima del con<icto* Es la po%lacin desmovilizada de los movimientos
alzados en armas o desplazada de sus zonas de origen, como resultado de las acciones de
estos grupos.
Alumnos antiguos* Se consideran alumnos antiguos aquellos que se #ayan matriculado
para el a/o en curso, en los esta%lecimientos educativos que prestan el servicio de
educacin tradicional o en los programas que con$orman el servicio de educacin no
tradicional, que se encuentren registrados como matriculados en la %ase de datos de
matrcula de la Secretara de Educacin 6orrespondiente. Se consideran igualmente,
alumnos antiguos aquellos que se encuentren matriculados en los grados de jardn del
Instituto 6olom%iano de 4ienestar Damiliar 5I64D7 y de las entidades territoriales de
%ienestar $amiliar y que a la $ec#a de ingreso a clases de la siguiente vigencia, prevista en el
calendario escolar de la respectiva Secretara de Educacin, #ayan cumplido > a/os.
Alumnos nue#os* Se consideran alumnos nuevos aquellos que no se encuentran
registrados como matriculados en la %ase de datos de la respectiva Secretara de Educacin,
%ien sea porque no se matricularon para estudiar o porque se matricularon y se retiraron
del sistema ofcial, en el a/o en curso.
Procesamiento de solicitudes de alumnos nue#os* Este proceso permite dar tr'mite a
los $ormatos de inscripcin, asignando el cupo escolar, si lo #ay, en las instituciones, centros
educativos o programas de educacin no tradicional.
;erar,uas* Son cada una de las instancias por las cuales <uye la in$ormacin(
El sistema nacional administrativo de Educacin del pas tiene una estructura jer'rquica.
)na jerarqua corresponde a un nivel administrativo del sistema educativo.
El Sistema Integrado de atrcula 2 SI!" o$rece varias posi%ilidades para el manejo de la
in$ormacin. 1entro de ellas se encuentra el manejo por jerarquas. Este permite el <ujo de
in$ormacin a trav*s del sistema de acuerdo a las di$erentes jerarquas que e&isten, en su
orden(
o inisterio de Educacin
o Secretara de Educacin
o 90cleos
o Instituciones
o Sedes
Estados del alumno*
E&iste una opcin en el sistema que permite el manejo de las reglas de paso de un estado
de estudiante a otro. Esta in$ormacin es de acceso restringido. Pnicamente para los
!dministradores del Sistema.
.os estados son(
o 9uevo( 6uando el alumno entra al sistema educativo, no al sistema SI!", por
primera vez.
o Inscrito( 6uando #a realizado proceso de inscripcin
o 6ancelado( 6uando a cancelado la inscripcin
o Promocionado( 6uando se #a pasado de un grado al siguiente para el siguiente a/o,
no necesariamente #a ganado el a/o, lo que signifca este estado es que se le esta
reservando un cupo para el a/o siguiente.
o ;epro%ado( Signifca que el alumno a perdido el grado que esta%a realizando, si
esta%a matriculado en quinto para el a/o ?@@A y pierde el grado quinto, el alumno
quedar' en estado repro%ado para quinto en el a/o ?@@A.
o Pre,matriculado( En este estado quedan los alumnos que realicen el proceso de pre
matrcula y que deseen continuar estudiando el a/o siguiente, si el alumno esta%a en
quinto en el ?@@A quedara pre,matriculado para el a/o ?@@> en grado se&to.
o Sin 6ontinuidad( En este estado quedan los alumnos a los que no se les pueden
garantizar continuidad, por ejemplo( una Institucin tienen =@ cupos y tiene =?
alumnos para promocionar, =@ de los alumnos quedar'n con estado promocionado y
los dos restantes quedar'n sin continuidad dado que no e&isten m's cupos en la
Institucin.
o atriculado( 6uando el alumno se encuentra cursando el grado y el a/o. Si el alumno
es repitente en ese a/o tendr' una caracterstica m's que ser' marcado como
matriculado repitente.
o "rasladado( 6uando un alumno desea cam%iarse de colegio y solicita que se le enve
a otro colegio, es marcado como trasladado
o !signado( )n alumno esta en este estado cuando se le #a defnido en donde de%e
matricularse. 6omo resultado del proceso de asignacin de traslado, cuando un
alumno lo #a solicitado, o como resultado del proceso de asignacin de alumnos que
se inscri%ieron durante el proceso de inscripcin, las Secretaras de Educacin corren
los procesos de asignacin, como resultado de estos procesos el alumno queda en
estado de asignacin en donde se defne a que Institucin de%e ir a matricularse. )n
estudiante no queda matriculado #asta tanto no vaya y realice el proceso de
matricula en la respectiva Institucin educativa.
o ;etirado( 6uando un alumno decide que no va a continuar estudiando, es marcado
como retirado, el sistema pide que se coloque un motivo cuando el alumno pasa a
este estado. )n alumno puede tam%i*n pasar a este estado por un proceso llamado
de li%eracin de cupos.
o Sin asignacin( 6omo resultado del proceso de asignacin de alumnos nuevos, no es
posi%le conseguir un cupo a un alumno, el alumno es marcado como sin asignacin.
o 8raduado( )na vez el alumno termine sus estudios y #a apro%ado el 0ltimo grado es
marcado como graduado.
Estados de la Institucin* .a Institucin puede encontrarse en los siguientes estados(
o !ctiva
o Inactiva
Estados de la Sede* .a Sede puede encontrarse en los siguientes estados(
o !ctiva
o Inactiva
Estados de la inscripcin* .a inscripcin puede encontrarse en los siguientes estados(
o !ctiva
o 6ancelada
Estados del con#enio* )n convenio puede encontrarse en los siguientes estados(
o !ctivo
o Inactivo
o En tr'mite
Estados de las etapas del proceso de matrcula* .as etapas del proceso de matrcula
pueden encontrarse en los siguientes estados(
o !%ierta
o 6errada
o 1efnida
Estados del usuario* )n usuario del sistema puede encontrarse en los siguientes estados(
o !ctivo
o Inactivo
Estados de un arc=i#o de importacin* )n arc#ivo de importacin puede encontrarse
en los siguientes estados(
o PE91IE9"E( cuando se reci%e el arc#ivo y queda en lista para validar e importar.
o ;ENIS!1O 6O9 E;;O;ES( cuando se ejecuta el proceso de importacin y culmina en
$racaso.
o IPO;"!1O( cuando se ejecuta el proceso de importacin y culmina con *&ito.
Estados de la solicitud de traslado* .a solicitud de traslado puede encontrarse en los
siguientes estados(
o !ctiva
o !signada
o 9egada
o 6ancelada

+. Administracin

Para garantizar el correcto $uncionamiento del Sistema Integrado de atrculas SI!" es
indispensa%le realizar una completa y adecuada administracin del mismo que garantice su
correcto $uncionamiento y permita su permanente actualizacin.

El o%jetivo de la administracin del sistema es tener una %ase de datos completa y actualizada que
permita el manejo de toda la in$ormacin necesaria para cumplir con el o%jetivo fnal del Sistema
Integrado de atrculas SI!"( organizar y controlar el proceso de matrcula en todas sus etapas,
as como tener una $uente de in$ormacin confa%le y disponi%le para la toma de decisiones.

Esta opcin #a%ilita la administracin de las di$erentes ta%las %'sicas o de par'metros de la %ase
de datos para el $uncionamiento del sistema. ! esta opcin 0nicamente tendr'n acceso los
!dministradores del Sistema a nivel de las di$erentes jerarquas.

El men0 de !dministracin contiene las siguientes opciones(

!justes a 1uplicados
!justes importaciones
!sistencia Escolar
6alendario de$ault
6am%iar clave
6arga de datos
6onstantes
6ortes
1ivipola
Estrategias
:erarqua
9iveles
9ovedad de traslados
Par'metros por Secretara
Permisos para reportes
Permisos y privilegios
Pesos varia%les
Prestadores
Procesos matrcula
Procesos por lotes
Programacin de tareas
;eglas de Estados
;eportes
;oles
)suarios
Naria%les
!uditora

+. A&ustes a duplicados

El men0 de !dministracin le presentar' a usted una opcin para consultar a nivel de cada :erarqua
alumnos que se encuentren duplicados.

!l ingresar a esta opcin usted o%servar' la siguiente pantalla. Podr' seleccionar la :erarqua que desea
consultar y presionar el %otn de consulta para que el sistema realice la %0squeda de alumnos duplicados
y los presente en pantalla con los correspondientes datos de identifcacin(
9om%re
Estado en que se encuentra el alumno en el sistema
"ipo de identifcacin, re$erido al tipo de documento de identifcacin con que el alumno se
registr en el SIMAT "arjeta de identidad, registro civil de nacimiento, etc.
1ocumento , n0mero del documento de identifcacin
I1 2 identifcacin que tiene el alumno en el SI!"

ediante los conos de consulta de alumno y eliminacin de duplicados usted podr' ver la in$ormacin
detallada del alumno, o %orrarlo, oprimiendo el correspondiente %otn. .a eliminacin de estudiantes
duplicados modifca los saldos de cupos. El sistema no permite eliminar estudiantes duplicados cuyo
estado sea KtrasladadoL, ni estudiantes que no pertenezcan a la secretaria del usuario.

.a in$ormacin de los alumnos eliminados es registrada en el arc#ivo de auditoria.
Si al tratar de eliminar la in$ormacin duplicada de un alumno o%serva el siguiente mensaje(

K.a auditora del sistema no est' activa. 6omunquese con el !dministradorL

1e%er' entrar al men0 de administracin y activar la opcin de !uditora siguiendo la siguiente ruta(

en0 !dministracin !uditora

REC7ERDE8
El sistema no permite eliminar estudiantes duplicados cuyo
estado sea KtrasladoL o que no pertenezcan a la secretaria del
usuario. Para poder eliminar un alumno que se encuentre
trasladado lo puede retirar en este caso ya lo podr' eliminar.
!l eliminar un alumno duplicado toda la in$ormacin del alumno
es %orrada del sistema.

+.2 A&ustes importaciones

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin K!justes a ImportacionesL.

Esta opcin permite cam%iar a los alumnos que $ueron importados por el cargue del ane&o C! a otra
institucin, sede, jornada, grado y-o grupo. Se utiliza cuando al realizar el cargue los alumnos quedaron
u%icados donde no de%an. Por esta opcin no queda #istoria de que los alumnos estuvieron en la
institucin origen, dado que $ue un error en la importacin.

!l ingresar a esta opcin usted de%er' seleccionar la institucin y sede de origen, es decir, donde est'n los
alumnos a reu%icar y luego de%er' seleccionar la institucin y sede destino, es decir a donde desea pasar
los alumnos, ;ealizada esta seleccin se le presentar' una pantalla como esta(

Se de%en cumplir estas reglas(
=. .a institucin destino de%e tener creada( Institucin, sede, jornada,
grado, grupo.
?. 1e%e e&istir saldo de cupos en el grupo al cual desean pasar los alumnos.
a. 56upos 2 asignados Q @7
I. .os alumnos que se deseen pasar de%en no tener m's de tres estados y
#a%er estado en una sola institucin, es decir que realmente vengan de
un cargue, si los alumnos ya tienen #istoria en el sistema, es decir ya #an
pasado por otros estados, no se podr' usar esta opcin, si desea cam%iar
los alumnos de institucin, sede, jornada, grado, grupo y estas ya tienen
#istoria podr' #acerlo por la opcin de trans$erencias.
.os alumnos que se pasen al grupo destino quedan as(
=. "odos sus estados quedan apuntando a la institucin, sede, jornada,
grado, grupo, modelo de la institucin destino.
?. Se disminuyen los cupos de los asignados de la institucin, sede, jornada,
grado, grupo, modelo de la institucin origen
I. Se aumentan los cupos de los asignados de la institucin, sede, jornada,
grado, grupo, modelo de la institucin destino.
A. 9o quedar' ning0n estado del alumno en ninguna otra institucin que sea
la destino.
>. El alumno de%e quedar en el estado, a/o, grado, grupo, modelo en que
esta en este momento pero en la institucin destino.
+.( Calendario de>ault

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin K6alendario
1e$aultL.

Esta opcin permite defnir el calendario que se va a manejar por de$ecto.
Es decir el calendario que se tomar' si no se especifca uno di$erente. Esta
in$ormacin es de acceso restringido. Pnicamente para los !dministradores
del Sistema.

!l ingresar a esta opcin se presenta la siguiente pantalla

En esta pantalla usted encuentra el campo 6alendarios como lista de seleccin.

1e esta lista se de%e seleccionar el calendario que se va a confgurar como 6alendario 1e$ault 5o por
de$ecto7.

)na vez seleccionado el calendario, se de%e presionar el %otn 8uardar. Se presenta el siguiente mensaje
REC7ERDE8
)na vez usted seleccione el calendario *ste se presentar'
autom'ticamente en la parte superior derec#a de la pantalla y ser' el
que el aplicativo tendr' en cuenta para tomar todos los par'metros que
con el calendario se relacionen, como por ejemplo el a/o lectivo, que
depende del calendario.

+.+ Cam1iar cla#e

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin K6am%iar claveL. Esta opcin le permite de
manera sencilla cam%iar la clave usuario administrador del sistema, para ello ingrese de la siguiente
manera(

en0 !dministracin 6am%iar clave

O%servar' la siguiente pantalla(

Para poder cam%iar la clave del administrador del sistema es necesario conocer la clave actual.

El nom%re del usuario administrador , KrootL, es mostrado en la pantalla, no podr' ser modifcado. .os
campos de ingreso de las claves son mostrados con asteriscos para protegerlos de que puedan ser
conocidos por usuarios no autorizados.

Ingrese la siguiente in$ormacin
6lave actual
6lave 9ueva
;eingrese la clave 9ueva
Oprima el %otn guardar la in$ormacin o gra%ar el cam%io.

Si la clave actual no es digitada correctamente o%servar' el siguiente mensaje

! continuacin. Proceda a digitar nuevamente la clave actual y o%serve que la nueva clave digitada sea
e&actamente igual a la que digite en el campo Kreingrese la clave nuevaL.

REC7ERDE8
Para cam%iar la clave de usuario administrador del sistema KrootL es necesario conocer la
clave actual.

+.- Carga de Datos

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin K6arga de 1atosL.

El o%jetivo del proceso de carga de datos es permitir que las jerarquas que no se encuentran en lnea
5pueden actualizar los datos en el Simat en tiempo real7, puedan enviar su in$ormacin para ser reci%ida y
consolidada por un nivel superior que se encuentre en lnea.

ediante esta opcin es posi%le realizar el cargue de in$ormacin a partir de un arc#ivo.

!l ingresar a la opcin 6arga de 1atos se presenta la siguiente pantalla

En esta pantalla se encuentran dos opciones relacionadas con la carga de datos( 6arga de datos e
In$ormacin de arc#ivos.
+.-. Carga de datos

1entro del manejo de la carga de datos usted puede cargar un arc#ivo que le #aya sido enviado. Para ello
ingrese de la siguiente manera(

en0 !dministracin 6arga de 1atos

!parecer' la siguiente pantalla.

En esta pantalla es posi%le ingresar la in$ormacin so%re el arc#ivo que se va a importar.

Solicita la siguiente in$ormacin(

"ipo de !rc#ivo 6omo lista de seleccin
!/o lectivo Por de$ecto se desplegar' el a/o lectivo, *ste corresponde a lo defnido en la
opcin de par'metros por Secretara, no podr' ser modifcado, si el a/o lectivo no es
el que corresponde, se de%e ir a la opcin de par'metros por Secretara y modifcarlo,
al igual se de%e tener en cuenta que est* defnido el calendario por de$ecto, para
sa%er en que calendario se esta tra%ajando, o%serve la pantalla en la parte superior
derec#a.
!rc#ivo Oprima KE&aminarL para %uscar y seleccionar el arc#ivo

!l ser seleccionado el arc#ivo aparecer' la siguiente in$ormacin

Oprima el %otn K8uardarL

.os campos de%en ir separados por comas o por puntos y comas. Pre$eri%lemente los campos de tipo
caracter o string de%en ir encerrados entre comillas do%les. Esto es muy importante para que no #aya
interpretaciones errneas, especialmente si dentro del campo de tipo car'cter vienen caracteres iguales a
los que se est'n utilizando como separador de camposJ por ejemplo, en una direccin que tiene comas,
cada coma puede ser interpretada como un campo di$erente(

6arrera A@ ?@,I@

Se de%era dejar entre comillas do%les para que la coma sea parte de la direccin, y no sea interpretada
como un separador de campo, as(

K6arrera A@ ?@,I@L

1e no ser as la aplicacin entender' que son dos columnas o dos campos di$erentes(
)n campo que contiene( 6arrera A@ ?@
R otro que contiene( I@
.os di$erentes $ormatos para importacin son los siguientes(

+.-.. Instituciones Oficiales

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE INSTITUCIONES OFICIALES
Paretro Ti!o Lon"itu# Re$ueri#o O%&eto O%ser'aciones
Cdigo Dane String 12S
Nomre String 1!!S
"ector String 1!!S
Cdigo #erar$%a String 1!S #erar$%a
Cdigo Di&i'ola String 2!(2!S Di&i'ola
Cdigo d&' de
de'artamento ( d&'
de m%nici'io
Direccin String 1!!S
)arrio*Ins'eccin String 1!!N
Tel+fonos String ,!N
-a. String ,!N
/e String 1!!N
0mail String 1!N
Cdigo Calendario String 1S Cte
Constante con 'adre
,1
Cdigo "esg%ardo String 2N Cte
Constante con 'adre
231
Cdigo 4ro'iedad String 1S Cte
Constante con 'adre
51

E&e!lo
1331!!!!!15!6A7-8NS8 78409 4:MA"0#86N0;I8 40"09 M:<896 21 6333=56 C77 , N8 3*
236)A""I8 07 CA"M0786>231212?6231311=>6231311=6
www.mined%cacion.go&.co6colo&isacoor@Aotmail.com6 ,26231652
1331!!!!!15!6A7-8NS8 78409 4:MA"0#86N0;I8 40"09 M:<896216333=6 C77 , N8 3*
23 666666,26652

+.-..2 I!ortaci(n #e Usuarios

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE USUARIOS
Cdigo #erar$%a String 1!S #erar$%a
Cdigo DAN0 Instit%cin String 12N
Consec%ti&o Sede String N
Ti'o de Doc%mento String 1S Dee ir entre comillas
NBmero de Doc%mento String 1,S
A'ellido1 String 2!S
A'ellido2 String 2!N
Nomre1 String 2!S
Nomre2 String 2!N
Direccin String 1!!N
Tel+fono String ,!N
)arrio String 1!!N
Cdigo Di&i'ola De'artamento String 2!N Di&i'ola
Cdigo Di&i'ola M%nici'io String 2!N Di&i'ola
"ol String 1S
CC cons%lta
IC Instit%cin
SC Secretaria
Dee ir entre comillas
E&e!lo
11161221,35=?12261221,35=?122!16>CC>6,2==!=?164r%ea66)66C"A 1!666116!!16>I>
11161221,35=?!1261221,35=?!12!16>CC>6,2==!=?264r%ea66C66C"A 1!666116!!16>C>

+.-..( Car"a #e Alunos Matricula#os

El presente $ormato es similar al utilizado para la carga de in$ormacin en el !ne&o C!. Se di$erencia del
otro en cuanto a que este cargue se usa para actualizar in$ormacin de alumnos mientras que el !ne&o C!
es para el cargue de nuevos alumnos en el sistema SI!".

?ARIA/@ES
3AM/RE
9EC3ICA
?ARIA/@E
@A3GI
97D
9IPA ?A@IDACIA3ES /BSICAS
!SO 1E ;EPO;"E
I9DO;!6IO9
!SOTI9D A 9um*rico !/o al que corresponde la in$ormacin
6O1I8O
)9I6IPIO O
1IS";I"O
)9T6O1I8O I 6aracter
6digos 1!9E unicipios 5? posiciones7
6O1I8O 1!9E
I9S"I")6IO9
E1)6!"IN!
6O1I8OT1!9E =? 9um*rico 6digo 1!9E de la institucin educativa 5=? posiciones7
6O1I8O 1!9E
!9"I8)O 1E .!
SE1E
6O1I8OT1!9ET
SE1E
=? 9um*rico
6digo 1!9E que posea la sede en el a/o ?@@= antes de la $usin
esta%lecida por la .ey M=>. Para el caso de las Instituciones Educativas del
sector no ofcial repita el cdigo 1ane asignado, escrito en la varia%le
6digo 1ane Institucin Educativa
6O9SE6)"INO 1E
.! SE1E
6O9STSE1E =A 6aracter
6digo generado por el 1)E para identifcar los esta%lecimientos
involucrados en las $usiones. !signe el cdigo 1ane de la Institucin
Educativa seguido del n0mero consecutivo de dos dgitos de cada una de las
sedes que con$orman la institucin educativa. .a sede principal o donde
la%ora la parte administrativa codi$quela como @=, la segunda @?, etc.
dando lugar a un n0mero consecutivo de acuerdo al n0mero de sedes que
tenga la institucin educativa. Para el caso de las asociaciones realice el
procedimiento similar a la institucin, codifcando la 0nica sede como @=.
Si la institucin educativa pertenece al sector no ofcial asigne el
consecutivo de la sede de la siguiente $orma( cdigo 1ane de la institucin
privada seguido de los dgitos @@ 5cero cero7.
"IPO 1E
1O6)E9"O
"IPOT1O6)E9
"O
= 9um*rico
= 6*dula de 6iudadana
? "arjeta de Identidad
I 6*dula de E&tranjera Identifcacin de E&tranjera
> ;egistro 6ivil de 9acimiento
C 90mero de Identifcacin Personal 59IP7
M 90mero Pnico de Identifcacin Personal 59)IP7
G 90mero de Identifcacin esta%lecido por la Secretara de Educacin
F 6ertifcado
6a%ildo
9)E;O 1E
1O6)E9"O
9;OT1O6)E9
"O
=? 6aracter 90mero del 1ocumento de Identidad 5=? posiciones7
.)8!;
EHPE1I6IO9
1O6)E9"O
1EP!;"!E9"O
EHPT1EP"O ? 6aracter
6digo 1ane del 1epartamento donde $ue e&pedido el documento. 5?
posiciones7
.)8!;
EHPE1I6IO9
1O6)E9"O
)9I6IPIO
EHPT)9 I 6aracter
6digo 1ane del unicipio donde $ue e&pedido el documento 5I posiciones7
!PE..I1O = !PE..I1O= >@ 6aracter !pellido paterno del alumno. 9o puede estar vaco
!PE..I1O ? !PE..I1O? >@ 6aracter !pellido materno del alumno.
9O4;E = 9O4;E= >@ 6aracter Primer nom%re del !lumno. 9o puede estar vaco
9O4;E ? 9O4;E? >@ 6aracter Segundo nom%re del !lumno.
1I;E66IO9
;ESI1E96I!
1I;E66IO9T;ESI
1E96I!
=@@ 6aracter
1ireccin ;esidencia del !lumno. Ner Instructivo . 9o puede estar vaco.
"E.EDO9O 1E
)4I6!6IO9
"E. >@ 6aracter
"el*$ono ;esidencia del !lumno. Incluya n0mero tel*$ono fjo, celular,
comunitario, etc.
.)8!; 1E
;ESI1E96I!
1EP!;"!E9"O
;EST1EP"O ? 6aracter
6digo 1ane del 1epartamento donde reside el alumno. 9o puede estar
vaco
.)8!; 1E
;ESI1E96I!
)9I6IPIO
;EST)9 I 6aracter
6digo 1ane del unicipio donde donde reside el alumno. 9o puede estar
vaco
ES";!"O
SO6IOE6O9OI6O
1E. !.)9O
ES";!"O = 6aracter
@ Estrato @
= Estrato =
? Estrato ?
I Estrato I
A Estrato A
> Estrato >
C Estrato C
SIS4E9 SIS4E9 = 6ar'cter
=
?
I
A
>
C
F 9o aplica
DE6+! 1E
9!6IIE9"O
DE6+!T9!6IIE
9"O
=@ 6aracter Dormato( dd-mm-yyyy
.)8!; 1E
9!6IIE9"O
1EP!;"!E9"O
9!6T1EP"O ? 6aracter 6digos 1!9E 1epartamento 5? posiciones7
.)8!; 1E
9!6IIE9"O
)9I6IPIO
9!6T)9 I 6aracter 6digos 1!9E unicipio 5? posiciones7
8E9E;O 8E9E;O = 6aracter
D Demenino
asculino
PO4.!6IO9
NI6"I!
6O9D.I6"O
PO4TNI6"T 6O9D = 6aracter
= En situacin de desplazamiento
? 1esvinculados de grupos armados
I +ijos de adultos
desmovilizados

F 9o !plica
)."IO
1EP!;"!E9"O
EHP).SO;
1P"OTEHP ? 6aracter
6digos 1!9E 1epartamento 5? posiciones7. 6uando el alumno se encuentra
en Situacin de 1esplazamiento
)."IO )9I6IPIO
EHP).SO;
)9TEHP I 6aracter
6digos 1!9E unicipio 5I posiciones7. 6uando el alumno se encuentra en
Situacin de 1esplazamiento.
P;ONIE9E 1E
SE6"O; P;IN!1O
P;ONIE9ETSE6"
O;TP;IN
= 6aracter
S Si
9 9o
P;ONIE9E 1E
O";O )9I6IPIO
P;ONIE9ETO";O
T)9
= 6aracter
S Si
9 9o
"IPO
1IS6!P!6I1!1
"IPOT1IS6!P!6I
1!1
? 6aracter = Sordera Pro$unda
? +ipoacusia o 4aja audicin
I 4aja visin diagnosticada
A 6eguera
> Par'lisis cere%ral
C .esin neuromuscular
M !utismo
G 1efciencia cognitiva 5;etardo ental7
F Sndrome de 1oBn
=@
0ltiple

FF 9o aplica
6!P!6I1!1ES
EH6EP6IO9!.ES
6!PTEH6 = 6aracter
=
Superdotado

? 6on talento
cientfco
I 6on talento
tecnolgico
A 6on talento
su%jetivo

F 9o !plica
E"9I! E"9I! I 6aracter
@@ 9o !plica, @= !c#agua, @? !mor0a, @I !ndoque o !ndoOe, @A !r#uaco
5I:U!7, @> !Ba 56)!IUE;7, @C 4area, @M 4arazana, @G 4ar 5otiln7, @F
4etoye, =@ 4ora, == 6a%iyari o UaBiyar, =? 6arapana, =I 6arijona o
Uarijona, =A 6#imila 5E""E EV 9EU!7, => 6#iricoa, =C 6ocama, =M 6oconuco,
=G 6o$'n o Uo$'n, =F Pijaos, ?@ 6u%eo o Uu%eo, ?= 6ui%a o Uui%a, ??
6urripaco o UurripaOo, ?I 1esano, ?A 1ujos, ?C Em%era 6atio o Em%era
Uato, ?M Em%era 6#ami, ?G Eperara Siapidara, ?F 8uam%iano, I@ 8uanaca,
I= 8uaya%ero, II +itn0, IA Inga, I> Uamsa o UamWnts', IC Uogui, IM
Uoreguaje o 6oreguaje, IG .etuama, IF acaguaje o aOaguaje, A@ 9uOaO
5aO07, A= acuna o aOuna 5Sara7, A? asiguare, AI atap, AA ira/a, A>
uinane, AC uisca, AM 9onuya, AG Ocaina, AF 9asa 5Pa*z7, >@ Pastos, >=
Piapoco 51zase7, >? Piaroa, >I Piratapuyo, >A Pisamira, >> Puinave, >C
S'li%a , >MSiOuani, >G Siona, >F Siriano, C@ Siripu o "siripu 5ariposo7, C=
"aiBano 5"ajuano7, C? "animuUa, CI "ariano, CA "atuyo, C> "iOuna, CC "otor,
CM "ucano 51esea7 o "uOano, CG "ule 5Uuna7, CF "uyuOa 51ojOapuara7, M@ )
VBa 5"une%o7, M= Eanano, M? Eayuu, MI Eitoto, MA EiBa 5!rzario7, M>
Eaunan 5Euanana7, MC Ragua, MM Ranacona, MG Rauna, MF RuOuna, G@ RuOo
5RuOpa7, G=Rur 56ara%ayo7, G? Ruruti, GI Xen0, GA Yuillacingas, ?@@
9egritudes, A@@ ;om
;ES8)!;1O ;ES I 6aracter
@@@ 9o !plica )%ique el cdigo del resguardo contenido en el documento
adjunto Z 6[1I8OS 1E ;ES8)!;1OS I91\8E9!SZ. Se refere al resguardo
cual pertenece el alumno, en caso de indicar una etnia.
I9S"I")6I[9
4IE9ES"!; 1E
O;I8E9
I9STD!I.I!; C@

9om%re de la institucin de %ienestar de origen si el ni/o ingresa al grado
:ardin II o 4, "ransicin o 8rado @ 5 +ogar In$antil, I64D, guarderia, jardn
in$altil 7.
:O;9!1! "IPOT:O;9!1! = 6aracter
= 6ompleta
? a/ana
I "arde
A 9octurna

> Din de semana
6!;]6"E; 6!;]6"E; = 6aracter
= !cad*mica 5Incluye Educacin "radicional7
? "*cnica 5Incluye la 6omercial, Industrial, Pedaggica, Promocin social,
!gropecuario, Otro7
@ 9o !plica
ESPE6I!.I1!1 ESPE6I!.I1!1 ? 6aracter
@> !cad*mico
@C Industrial
@G 6omercial
@F Pedaggico
=@ !gropecuario
=C Promocin Social
@M Otro
@@ 9o aplica
8;!1O 8;!1O ? 6aracter ,? Pre,:ardn
,= :ardn I o ! o Uinder
@ :ardn II o 4, "ransicin o 8rado @
= Primero
? Segundo
I "ercero
A 6uarto
> Yuinto
C Se&to
M S*ptimo
G Octavo
F 9oveno
=@ 1*cimo
== Once
=? 1oce , 9ormal Superior
=I "rece , 9ormal Superior
=A Educacin discapacidad cognitiva no integrada
=> Educacin discapacidad auditiva no integrada
=C Educacin discapacidad visual no integrada
=M Educacin discapacidad motora no integrada
=G Educacin discapacidad m0ltiple no integrada
?= 6iclo = !dultos
?? 6iclo ? !dultos
?I 6iclo I !dultos
?A 6iclo A !dultos
?> 6iclo > !dultos
?C 6iclo C !dultos
FF !celeracin del !prendizaje
8;)PO-6);SO 8;)PO A 6aracter
Identifcacin del grupo del grado que est' cursando el estudiante y al cual
#a sido asignado. 6onsiste en una divisin de los grados para esta%lecer
alumnos de acuerdo al par'metro alumno - docente. Ejemplo( El grado =
est' compuesto por los 6ursos ! y 4. En esta varia%le se de%e escri%ir !.
E"O1O.O8\! E"O1O.O8I! ? 6aracter
= Educacin "radicional
? Escuela nueva
I Post primaria
A "elesecundaria

> SE;
C 6!D!
M S!"
G Etnoeducacin

F !celeracin del !prendizaje
=@ Programa para :venes en e&traedad y !dultos 51ecreto I@==7
== Preescolar Escolarizado
=? Preescolar 9o Escolarizado-Semiescolarizado
=I S!"
presencial

S)4SI1I!1O S)4SI1I!1O = 6aracter
S Si Se re:ere a todo alumno su1sidiado C 1ene:ciado con recursos
de la 3acin 4SGPD E3RD Recursos Propios ME3 u otros recursos 6
mediante con#enios ,ue reali)a la SED con terceros ya sea
mediante el /anco de A>erentes esta1lecido por el Decreto +(( de
2FF+ o con instituciones pri#adas y del cual se genera el AneGo 2
Arc=i#o 2A.
9 9o
;EPI"E9"E ;EPI"E9"E = 6aracter
S Si Alumno en condicin de repitencia en el actual aHo lecti#o.
9 9o
9)ENO E9 .!
I9S"I")6I[9
9)ENO = 6aracter
S Si Se re:ere al alumno nue#o en la institucin o centro educati#o
,ue se encuentra reportando la in>ormacin de matrcula.
E1)6!"I6! 9 9o
SI")!6IO9
!6!1EI6! !SO
!9"E;IO;
SI"T!6!1T!9OT
!9"
= 6aracter
@ 9o estudi Nigencia !nterior, que para este a/o se refere a no #a%er
estudiado en vigencia anterior
= !pro%
? ;epro%
G 9o culmin Estudios
6O91I6I[9 1E.
!.)9O !.
DI9!.IX!; E. !SO
!9"E;IO;
6O9T!.)T!9O
T!9"
= 6aracter
I 1esert

> "rasladado a otra institucin educativa
G Otro motivo de retiro
F 9o !plica
Duente de
;ecursos
D)ET;E6) = 9um*rico
= S8P 5Sistema 8eneral de Participacin7
? D9; 5Dondo 9acional de ;egalas7
I ;ecursos adicionales presupuesto nacional E9
A Otros ;ecursos de la 9acin
> ;ecursos Propios
Xona en que reside
el alumno
XO9T!.) = 6aracter
= )r%ana
? ;ural
!lumno adre
6a%eza de Damilia
6!4TD!I.I! = 6aracter
S Si
9 9o
4enefciario +ijos
dependientes de
adre 6a%eza de
Damilia
4E9T!1TD.I! = 6aracter
S Si
9 9o
4enefciario
Neteranos de la
Duerza P0%lica
4E9TNE"TDP = 6aracter
S Si
9 9o
4enefciario
+*roes de la
9acin
4E9T+E;T9!6 = 6aracter
S Si
9 9o

!ntes de realizar el cargue del arc#ivo Carga de Alumnos Matriculados, el usuario de%e asegurarse de que
se cumplan las siguientes validaciones que el sistema SI!" ejecuta(

Si el usuario tiene institucin y esta no coincide con la institucin del cargue el sistema no le permite
continuar.

Si la jerarqua del usuario no contiene a la jerarqua del cargue no le permite continuar.

Si la institucin del cargue no contiene a la sede del cargue no le permite continuar.

Si el usuario tiene sede y esta no coincide con la sede del cargue no le permite continuar.

Si coinciden los datos tipo documento, numero documento, lugar e&pedicin, genero, lugar de
nacimiento, $ec#a de nacimiento se actualizar'n nom%res, apellidos y el resto de in$ormacin del
alumno.

Si coinciden los datos tipo documento, numero documento, lugar e&pedicin y uno de los datos genero,
lugar de nacimiento, $ec#a de nacimiento difere no permite cargar el registro.

+.-..+ I!ortaci(n #e )ru!os

Esta importacin su%e los grupos con la capacidad indicada en el campo capacidad, para el a/o lectivo
esta%lecido, el a/o lectivo que se coloque en este arc#ivo de%e coincidir con el a/o lectivo electivo del
sistema.

Si el grupo ya e&iste en el sistema lo actualiza. .a actualizacin se puede realizar siempre y cuando, el
valor con el que se va a modifcar no sea in$erior a los alumnos que ya se tienen asignados. Por ejemplo si
en el sistema e&iste un grupo con capacidad para A@ alumnos y est'n asignados a ese grupo I> alumnos y
se pretende cam%iar la capacidad del grupo por I@, el sistema no lo va a permitir.

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE )RUPOS
Paretro Ti!o Lon"itu# Re$ueri#o O%ser'aciones
Consec%ti&o de Sede
String 11S
0l consec%ti&o 'ermite
identificar la Instit%cin D la
sede
Cdigo #ornada String 1S Constante con 'adre 3
Cdigo Erado String 2S Constante con 'adre 22
Cdigo de Metodologas String 2S Constante con 'adre 11
AFo N%mer 1S
AFo lecti&o en el c%al se &a
Aa crear el gr%'o
Nomre String 2S Nomre del gr%'o
Ca'acidad N%mer S
NBmero de al%mnos $%e se
'%eden asignar al gr%'o
E&e!lo
1331!!!!!15!!1616236!162!!,6A61!

REC7ERDE8
7as o'ciones de carg%e de gr%'os solo esta Aailitado 'ara %s%arios root6 de
secretar*a #e cal#as + secretar*a #e Cun#inaarca[a1]

+.-..- Pro+ectos + Pro'ee#ores #e E$ui!os

Para el cargue de los arc#ivos con la in$ormacin de Proveedores de equipos y Proyectos de
In$raestructura, se ingresara por el men0 K!dministracinL opcin K6arga de 1atosL.

Figura 1: Opcin Carga de Datos por men Administracin

Se selecciona la opcin del tipo de cargue (Proyectos o Proeedores !"uipos# y por el $uscador de arc%ios se ingresa un comprimido
con el arc%io plano (CS&# a cargar:

Figura 2: Cargue de Proyectos o Proeedores'

Se da clic en el $otn guardar y los resultados se podr(n consultar dando clic en el icono de $uscar) donde se mostraran los registros
e*itosos y malos con su indicacin'

+os Proyectos se cargan primero "ue los Proeedores' Para reali,ar un cargue de$e especi-icarse un arc%io plano CS& "ue contenga
la in-ormacin en un orden especi-ico'
Formato de cargue de Proyectos de .n-raestructura:
I1TP;ORE6"OS
9OTP;ORE6"O
S
DE6+!TP;ORE6"O
S
9I"TP;ONEE1O
;
Formato de cargue de Proeedores de !"uipos:
!99OTI9D I9STI1 SE1ESTI1 9I"TP;ON
I1TP;ORE6"
O
DE6TE9";E8
!
9)TEY)IPO
S
O4SE;N!6IO
9

Am$os cargues est(n sometidos a alidaciones de -ec%as) re-erencias) -ormato de nmeros y dem(s alidaciones "ue demando el
documento de an(lisis'

+.-... Instituciones Pri'a#as

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE INSTITUCIONES NO OFICIALES
Cdigo Dane String 12S
Nomre String 1!!S
"ector String 1!!S
Cdigo #erar$%a String 1!S
Cdigo Di&i'ola String 2!(2!S
Cdigo d&' de
de'artamento ( d&' de
m%nici'io
-a. String ,!N
/e String 1!!N
0mail String 1!N
Cdigo Calendario String 1S Constante con 'adre ,1
Cdigo "esg%ardo String 2N Constante con 'adre 231
Cdigo 4ro'iedad No 8ficial String 2S Constante con 'adre 5,
S%sidio String 1N
7icencia String 3!N
Cdigo Costos String 1N Constante con 'adre ?2
Cdigo Tarifa String 1N Constante con 'adre =1
Idiomas M%lti&alor String 2 c/%N
Constantes con 'adre ?5
entre comillas G4asan a
tala INSHIDI8MAI
Asociaciones M%lti&alor String 1 c/%N
Constantes con 'adre 112
entre comillas G4asan a
tala INSHAS8CI

E&e!lo
1331!!!!!15!6A7-8NS8 78409 4:MA"0#86N0;I8 40"09 M:<896216333=56C77 , N8 3*
236)A""I8 07 CA"M0786>231212?6231311=>6231311=6 www.mined%cacion.go&.co6
colo&isacoor@Aotmail.com616!!!611616N:MH7IC0NCIA61626>16262>6>16,>
1331!!!!!15!6A7-8NS8 78409 4:MA"0#86N0;I8 40"09 M:<896216333=56C77 , N8 3*
236666661661666666

+.-..0 Se#es

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE SEDES
Cdigo Dane Instit%cin String 12S
Cdigo Dane Anterior String 12N
Consec%ti&o de Sede String 11S
Dane Instit%cin (
Consec%ti&o de Sede
4rinci'al String 1S S/N
Nomre String 1!!S
Cdigo Di&i'ola String 2!(2!S
Cdigo d&' de
de'artamento ( d&' de
m%nici'io
-a. String ,!N
0mail String 1!N
Cdigo 9ona String 1S Constante con 'adre 1!!2
Cdigo 0tnia String 2N Constante con 'adre 1,2
Cdigo 0s'ecialidad String 1N Constante con 'adre 1!2!
Cdigo Disca'acidad String 2N Constante con 'adre ,=

E&e!lo
1331!!!!!15!61331!!!!!13?6!16S6N8M)"0 S0D06333=56C77 , N8 3*236)A""I8 07
CA"M0786>231212?6231311=>6231311=6colo&isacoor@Aotmail.com616!!1616!1
1331!!!!!15!66!16S6N8M)"0 S0D06333=56C77 , N8 3*23666661666

+.-..2 ,orna#as

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE ,ORNADAS
Consec%ti&o de Sede ;A"CJA"2 11 S
0l consec%ti&o 'ermite
identificar la Instit%cin D la
sede
Cdigo #ornada ;A"CJA"2 1! S
Cdigo de la
constante 'adre 3
Cdigo Eenero ;A"CJA"2 1! S
Cdigo de la
constante 'adre 1!?1
Erados ;A"CJA"2 1! N
Cdigo de la constante
'adre 22
Cada grado se'arados 'or
coma D los &alores entre
comillas.
Cdigo de Metodologas ;A"CJA"2 1! N
Cdigo de las constante
'adre 11
Cada cdigo de
metodologa se'arados 'or
coma D los &alores entre
comillas.
Cantidad de gr%'os INT0E0" * N
NBmero de gr%'os $%e
conforman la Kornada.
E&e!lo- Cada cam'o dee ir se'arado 'or '%nto D coma G L I
1,2!!1!!25,!!2L2L2L>!616262616,>L>1>L11
1,2!!1!!25,!!1L2L2L>1!61163656=6?>L>1>L3

+.-..I ,erar$u*as

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE ,ERAR.UIAS
Paraetro Ti!o Lon"itu# Re$ueri#o O%ser'aciones
Codigo 4adre String 1!S
7os codigos de De'tos tienen
tamaFo 2
Nomre 4adre String =!S
Codigo JiKo String 1!S
7os codigos de M%nici'ios tienen
tamaFo , M 2 Gde'toI ( 2 GM'ioI
Nomre JiKo String =!S
Direccion String 3!N
"es'onsale String 3!N
Telefono String 2!N
Di&i'ola String 2!S
Codigo com'leto de la di&i'ola G,
caracteresI
Calendario defa%lt String 1S

E&e!lo
16>MINIST0"I8 D0 0D:CACI8N NACI8NA7 M0N>6>1!!>6>C0SA">6>SIN DI"0CCI8N>6>>6>>6>2!>
1!!6>C0SA">6>2!!11>6>AE:ACJICA>6>SIN DI"0CCI8N>6>>6>>6>2!!11>

+.-..F Pro+ecciones

!l su%ir la proyeccin, toma el n0mero de grupos proyectados y los divide en la cantidad de grupos y crea
autom'tica los grupos coloc'ndoles como nom%re el grado seguido de un consecutivo. Por ejemplo si para
grado > la proyeccin es =@@ y los grupos son I, crea I grupos se crear'n as(

@>@= con capacidad II
@>@? con capacidad II
@>@I con capacidad IA

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE PRO/ECCIONES
AFo N%mero 1S
Consec%ti&o de Sede
String 11S
0l consec%ti&o 'ermite identificar la
Instit%cin D la sede
Cdigo #ornada String 1S Constante con 'adre 3
Cdigo Erado String 2S Constante con 'adre 22
4roDeccion N%mer 2S NBmero de c%'os 'roDectados
Er%'os N%mer 2S NBmero de gr%'os en el grado
Cdigo de Metodologas M%lti&alor
String 2 N
cdigo de metodologa

REC7ERDE8
7as o'ciones de carg%e ane.o 3A solo esta Aailitado 'ara %s%arios root6 de
secretar*a #e cal#as + secretar*a #e Cun#inaarca[a/] 0

+.-.. Cruce Re"istra#ur*a

.a ;egistradura 9acional del Estado 6ivil e$ect0a el cruce y devuelve en arc#ivo plano el resultado de los
registros que cruzaron, esto se determina de la siguiente $orma(

Si en el campo concepto de vigencia 56O9TNI8E96I!7 la ;egistradura marco = 56*dula Nigente7 y en el
campo tipo de cancelacin 5"IPT6!96E.!6IO97 marco @@ 5Nigente7 se actualizar' el campo
"IPT6;)T;E8IS";!1);I! ^ = para todas aquellas personas que cumplan con la condicin.

El arc#ivo de%er' contener los siguientes campos(

+ongitud el registro 101 caracteres
Formato ASC..

Descripcin del Campo Longitud Tipo Posicin Inicial Posicin Final
1'1mero de C2dula 13 1 1 13
/' Primer Apellido 43 5 1 63
4' !stado Ciil / 5 61 6/
6' Segundo Apellido 43 5 64 7/
8' Primer 1om$re 43 5 74 13/
9'Segundo 1om$re 43 5 134 14/
7' +ugar de !*pedicin 18 5 144 167
0' +ugar !*ped' (Ca$ec# 18 5 160 19/
:' +ugar !*ped' (Depto# 4 5 194 198
13'Concepto de &igencia 1 1 199 199
11' ;eporte en 1om$re 1 1 197 197
1/ <ipo de Cancelacin / 1 190 19:
14 1mero de ;esolucin 6 1 173 174
16 A=o de ;esolucin / 1 176 178
18 Fec%a de !*ped'(ddmmaa# 9 1 179 101
19 Per>id 40 1 10/ /1:
17 Fec%a de 1acimiento (ddmmaa# 9 1 //3 //8
10 Se*o 1 5 //9 //9

REC7ERDE

.os campos =C, =M y =G est'n sujetos a que la ;egistradur?a del Estado civil acepte devolverlos,
por esta razn no ser'n requeridos durante el cargue, en el evento de que no vayan a reci%ir,
el arc#ivo de%er' traer los campos en %lanco o si alguno de ellos viene de%e estar de acurdo a
lo defnido en la ta%la.

+os alores para el CO1C!P<O D! &.@!1C.A son:
3 Sin .n-ormacin
1 C2dula &igente
/ C2dula di-erente de igente
4 1mero no e*pedido
!l campo <ipo de Cancelacin identi-ica el estado de las c2dulas as?:

33 &igente
1/ Suspensin por derec%os pol?ticos
16 .nterdiccin Audicial por Demencia
/1 Buerte del <itular
// Do$le Cedulacin
/4 Falsa .dentidad
/6 !*tranCer?a
/9 Bala !la$oracin
/7 ;easignacin de Se*o
81 Cancelada por muerte D 1o !*pedida
8/ Cancelada por intento de do$le Cedulacin D no !*pedida
84 Cancelada por intento de suplantacin
86 Cancelada por Benor?a de !dad
88 Cancelada por !*tranCer?a
89 Cancelada por Bala !la$oracin
00 y :: !n proceso de !la$oracin

Posterior al cargue de los arc%ios planos entregados por la ;egistradur?a) se proceder( a reali,ar el cruce con la in-ormacin de la
ta$la de personasE si en el campo concepto de igencia (CO1>&.@!1C.A# la ;egistradur?a marco 1 (C2dula &igente# y en el campo
tipo de cancelacin (<.P>CA1C!+AC.O1# marco 33 (&igente# se actuali,ar( el campo <.P>C;F>;!@.S<;ADF;.A G 1 para
todas a"uellas personas "ue cumplan con la condicin'

Para reali,ar el anterior proceso se comparan los campos:

o 1mero de documento (DOC#'
o Primer nom$re
o Segundo nom$re
o Primer apellido
o Segundo apellido

Del arc%io cargado contra la ta$la personas) si los cinco campos coinciden y se cumplen las condiciones de igencia y tipo de
cancelacin se marca como plenamente identi-icado) en este caso la in-ormacin de los nom$res y apellidos no es modi-icada) dado
"ue esta in-ormacin de$e cru,ar

!n caso de "ue el registro contenga el identi-icar nico de persona per>id) el cruce se reali,a solo por este campo) los nom$res y
apellidos de la persona ser(n actuali,ados con la in-ormacin suministrada por la ;egistradur?a'

+.-..2 Car"ue Ane1o 2A

El cargue de alumnos nuevos al sistema a trav*s del !ne&o C! a$ectar' los cupos de los grupos,
cumpliendo con las siguientes reglas(

6uando se cargue alumnos en un n0mero superior al especifcado, el sistema modifcar' la capacidad
del grupo y el saldo de cupos.

6uando se cargue alumnos, en un n0mero in$erior al especifcado en el grupo, el sistema no
modifcar' la capacidad del grupo pero s el saldo de cupos.

El sistema no permitir' cargar m's de la capacidad m'&ima especifcada en la parametrizacin de los
grupos. Proyecciones _Par'metros 8rupos 59umeral M.=7

REC7ERDE8
7as o'ciones de carg%e ane.o 3A solo estN Aailitado 'ara %s%arios root6 de
secretar*a #e cal#as + secretar*a #e Cun#inaarca[a4] 0

Para consultar los saldos de cupos los usuarios disponen de dos opciones en el sistema(

Instituciones _ 8rupos 59umeral >.?7
Proyecciones _ Saldo 6upos 59umeral M.I7

?ARIA/@ES
3AM/RE
9EC3ICA
?ARIA/@E
@A3GI
97D
9IPA ?A@IDACIA3ES /BSICAS
!SO 1E ;EPO;"E
I9DO;!6IO9
!SOTI9D A 9um*rico !/o al que corresponde la in$ormacin
6O1I8O
)9I6IPIO O
1IS";I"O
)9T6O1I8O I 6aracter 6digos 1!9E unicipios 5? posiciones7
6O1I8O 1!9E
I9S"I")6IO9
E1)6!"IN!
6O1I8OT1!9E =? 9um*rico 6digo 1!9E de la institucin educativa 5=? posiciones7
6O1I8O 1!9E
!9"I8)O 1E .!
SE1E
6O1I8OT1!9ET
SE1E
=? 9um*rico
6digo 1!9E que posea la sede en el a/o ?@@= antes de la $usin
esta%lecida por la .ey M=>. Para el caso de las Instituciones Educativas del
sector no ofcial repita el cdigo 1ane asignado, escrito en la varia%le
6digo 1ane Institucin Educativa
6O9SE6)"INO 1E
.! SE1E
6O9STSE1E =A 6aracter
6digo generado por el 1)E para identifcar los esta%lecimientos
involucrados en las $usiones. !signe el cdigo 1ane de la Institucin
Educativa seguido del n0mero consecutivo de dos dgitos de cada una de las
sedes que con$orman la institucin educativa. .a sede principal o donde
la%ora la parte administrativa codi$quela como @=, la segunda @?, etc.
dando lugar a un n0mero consecutivo de acuerdo al n0mero de sedes que
tenga la institucin educativa. Para el caso de las asociaciones realice el
procedimiento similar a la institucin, codifcando la 0nica sede como @=.
Si la institucin educativa pertenece al sector no ofcial asigne el
consecutivo de la sede de la siguiente $orma( cdigo 1ane de la institucin
privada seguido de los dgitos @@ 5cero cero7.
"IPO 1E
1O6)E9"O
"IPOT1O6)E9
"O
= 9um*rico
I 6*dula de E&tranjera Identifcacin de E&tranjera
M 90mero Pnico de Identifcacin Personal 59)IP7
G 90mero de Identifcacin esta%lecido por la Secretara de Educacin
F 6ertifcado
6a%ildo
9)E;O 1E
1O6)E9"O
9;OT1O6)E9
"O
=? 6aracter 90mero del 1ocumento de Identidad 5=? posiciones7
.)8!;
EHPE1I6IO9
1O6)E9"O
1EP!;"!E9"O
EHPT1EP"O ? 6aracter
6digo 1ane del 1epartamento donde $ue e&pedido el documento. 5?
posiciones7
.)8!;
EHPE1I6IO9
1O6)E9"O
)9I6IPIO
EHPT)9 I 6aracter
6digo 1ane del unicipio donde $ue e&pedido el documento 5I posiciones7
!PE..I1O = !PE..I1O= >@ 6aracter !pellido paterno del alumno. 9o puede estar vaco
!PE..I1O ? !PE..I1O? >@ 6aracter !pellido materno del alumno.
9O4;E = 9O4;E= >@ 6aracter Primer nom%re del !lumno. 9o puede estar vaco
9O4;E ? 9O4;E? >@ 6aracter Segundo nom%re del !lumno.
1I;E66IO9
;ESI1E96I!
1I;E66IO9T;ESI
1E96I!
=@@ 6aracter
1ireccin ;esidencia del !lumno. Ner Instructivo . 9o puede estar vaco.
"E.EDO9O 1E
)4I6!6IO9
"E. >@ 6aracter
"el*$ono ;esidencia del !lumno. Incluya n0mero tel*$ono fjo, celular,
comunitario, etc.
.)8!; 1E
;ESI1E96I!
1EP!;"!E9"O
;EST1EP"O ? 6aracter
6digo 1ane del 1epartamento donde reside el alumno. 9o puede estar
vaco
.)8!; 1E
;ESI1E96I!
)9I6IPIO
;EST)9 I 6aracter
6digo 1ane del unicipio donde donde reside el alumno. 9o puede estar
vaco
ES";!"O
SO6IOE6O9OI6O
1E. !.)9O
ES";!"O = 6aracter
@ Estrato @
= Estrato =
? Estrato ?
I Estrato I
A Estrato A
> Estrato >
C Estrato C
SIS4E9 SIS4E9 = 6ar'cter
=
?
I
A
>
C
F 9o aplica
DE6+! 1E
9!6IIE9"O
DE6+!T9!6IIE
9"O
=@ 6aracter Dormato( dd-mm-yyyy
.)8!; 1E
9!6IIE9"O
1EP!;"!E9"O
9!6T1EP"O ? 6aracter 6digos 1!9E 1epartamento 5? posiciones7
.)8!; 1E
9!6IIE9"O
)9I6IPIO
9!6T)9 I 6aracter 6digos 1!9E unicipio 5? posiciones7
8E9E;O 8E9E;O = 6aracter
D Demenino
asculino
PO4.!6IO9
NI6"I!
6O9D.I6"O
PO4TNI6"T 6O9D = 6aracter
I +ijos de adultos
desmovilizados

F 9o !plica
)."IO
1EP!;"!E9"O
EHP).SO;
1P"OTEHP ? 6aracter
6digos 1!9E 1epartamento 5? posiciones7. 6uando el alumno se encuentra
en Situacin de 1esplazamiento
)."IO )9I6IPIO
EHP).SO;
)9TEHP I 6aracter
6digos 1!9E unicipio 5I posiciones7. 6uando el alumno se encuentra en
Situacin de 1esplazamiento.
P;ONIE9E 1E
SE6"O; P;IN!1O
P;ONIE9ETSE6"
O;TP;IN
= 6aracter
S Si
9 9o
P;ONIE9E 1E
O";O )9I6IPIO
P;ONIE9ETO";O
T)9
= 6aracter
S Si
9 9o
"IPO
1IS6!P!6I1!1
"IPOT1IS6!P!6I
1!1
? 6aracter
= Sordera Pro$unda
A 6eguera
M !utismo
F Sndrome de 1oBn
=@
0ltiple

FF 9o aplica
6!P!6I1!1ES
EH6EP6IO9!.ES
6!PTEH6 = 6aracter
=
Superdotado

? 6on talento
cientfco
I 6on talento
tecnolgico
A 6on talento
su%jetivo

F 9o !plica
E"9I! E"9I! I 6aracter
@@ 9o !plica, @= !c#agua, @? !mor0a, @I !ndoque o !ndoOe, @A !r#uaco
5I:U!7, @> !Ba 56)!IUE;7, @C 4area, @M 4arazana, @G 4ar 5otiln7, @F
4etoye, =@ 4ora, == 6a%iyari o UaBiyar, =? 6arapana, =I 6arijona o
Uarijona, =A 6#imila 5E""E EV 9EU!7, => 6#iricoa, =C 6ocama, =M 6oconuco,
=G 6o$'n o Uo$'n, =F Pijaos, ?@ 6u%eo o Uu%eo, ?= 6ui%a o Uui%a, ??
6urripaco o UurripaOo, ?I 1esano, ?A 1ujos, ?C Em%era 6atio o Em%era
Uato, ?M Em%era 6#ami, ?G Eperara Siapidara, ?F 8uam%iano, I@ 8uanaca,
I= 8uaya%ero, II +itn0, IA Inga, I> Uamsa o UamWnts', IC Uogui, IM
Uoreguaje o 6oreguaje, IG .etuama, IF acaguaje o aOaguaje, A@ 9uOaO
5aO07, A= acuna o aOuna 5Sara7, A? asiguare, AI atap, AA ira/a, A>
uinane, AC uisca, AM 9onuya, AG Ocaina, AF 9asa 5Pa*z7, >@ Pastos, >=
Piapoco 51zase7, >? Piaroa, >I Piratapuyo, >A Pisamira, >> Puinave, >C
S'li%a , >MSiOuani, >G Siona, >F Siriano, C@ Siripu o "siripu 5ariposo7, C=
"aiBano 5"ajuano7, C? "animuUa, CI "ariano, CA "atuyo, C> "iOuna, CC "otor,
CM "ucano 51esea7 o "uOano, CG "ule 5Uuna7, CF "uyuOa 51ojOapuara7, M@ )
VBa 5"une%o7, M= Eanano, M? Eayuu, MI Eitoto, MA EiBa 5!rzario7, M>
Eaunan 5Euanana7, MC Ragua, MM Ranacona, MG Rauna, MF RuOuna, G@ RuOo
5RuOpa7, G=Rur 56ara%ayo7, G? Ruruti, GI Xen0, GA Yuillacingas, ?@@
9egritudes, A@@ ;om
;ES8)!;1O ;ES I 6aracter
@@@ 9o !plica )%ique el cdigo del resguardo contenido en el documento
adjunto Z 6[1I8OS 1E ;ES8)!;1OS I91\8E9!SZ. Se refere al resguardo
cual pertenece el alumno, en caso de indicar una etnia.
I9S"I")6I[9
4IE9ES"!; 1E
O;I8E9
I9STD!I.I!; C@

9om%re de la institucin de %ienestar de origen si el ni/o ingresa al grado
:ardin II o 4, "ransicin o 8rado @ 5 +ogar In$antil, I64D, guarderia, jardn
in$altil 7.
:O;9!1! "IPOT:O;9!1! = 6aracter
= 6ompleta
? a/ana
I "arde
A 9octurna

> Din de semana
6!;]6"E; 6!;]6"E; = 6aracter
= !cad*mica 5Incluye Educacin "radicional7
? "*cnica 5Incluye la 6omercial, Industrial, Pedaggica, Promocin social,
!gropecuario, Otro7
@ 9o !plica
ESPE6I!.I1!1 ESPE6I!.I1!1 ? 6aracter
@> !cad*mico
@C Industrial
@G 6omercial
@F Pedaggico
=@ !gropecuario
=C Promocin Social
@M Otro
@@ 9o aplica
8;!1O 8;!1O ? 6aracter ,? Pre,:ardn
= Primero
? Segundo
I "ercero
A 6uarto
> Yuinto
C Se&to
M S*ptimo
G Octavo
F 9oveno
=@ 1*cimo
== Once
?= 6iclo = !dultos
?? 6iclo ? !dultos
?I 6iclo I !dultos
?A 6iclo A !dultos
?> 6iclo > !dultos
?C 6iclo C !dultos
8;)PO-6);SO 8;)PO A 6aracter
Identifcacin del grupo del grado que est' cursando el estudiante y al cual
#a sido asignado. 6onsiste en una divisin de los grados para esta%lecer
alumnos de acuerdo al par'metro alumno - docente. Ejemplo( El grado =
est' compuesto por los 6ursos ! y 4. En esta varia%le se de%e escri%ir !.
E"O1O.O8\! E"O1O.O8I! ? 6aracter = Educacin "radicional
? Escuela nueva
I Post primaria
A "elesecundaria

> SE;
C 6!D!
M S!"
G Etnoeducacin

=@ Programa para :venes en e&traedad y !dultos 51ecreto I@==7
=? Preescolar 9o Escolarizado-Semiescolarizado
=I S!"
presencial

S)4SI1I!1O S)4SI1I!1O = 6aracter
S Si Se re:ere a todo alumno su1sidiado C 1ene:ciado con recursos
de la 3acin 4SGPD E3RD Recursos Propios ME3 u otros recursos 6
mediante con#enios ,ue reali)a la SED con terceros ya sea
mediante el /anco de A>erentes esta1lecido por el Decreto +(( de
2FF+ o con instituciones pri#adas y del cual se genera el AneGo 2
Arc=i#o 2A.
9 9o
;EPI"E9"E ;EPI"E9"E = 6aracter
S Si Alumno en condicin de repitencia en el actual aHo lecti#o.
9 9o
9)ENO E9 .!
I9S"I")6I[9
E1)6!"I6!
9)ENO = 6aracter
S Si Se re:ere al alumno nue#o en la institucin o centro educati#o
,ue se encuentra reportando la in>ormacin de matrcula.
9 9o
SI")!6IO9
!6!1EI6! !SO
!9"E;IO;
SI"T!6!1T!9OT
!9"
= 6aracter
@ 9o estudi Nigencia !nterior, que para este a/o se refere a no #a%er
estudiado en vigencia anterior
= !pro%
? ;epro%
6O91I6I[9 1E.
!.)9O !.
DI9!.IX!; E. !SO
!9"E;IO;
6O9T!.)T!9O
T!9"
= 6aracter
I 1esert

G Otro motivo de retiro
F 9o !plica
Duente de
;ecursos
D)ET;E6) = 9um*rico
> ;ecursos Propios
Xona en que reside
el alumno
XO9T!.) = 6aracter
= )r%ana
? ;ural
!lumno adre
6a%eza de Damilia
6!4TD!I.I! = 6aracter
S Si
9 9o
4enefciario +ijos
dependientes de
adre 6a%eza de
Damilia
4E9T!1TD.I! = 6aracter
S Si
9 9o
4enefciario
Neteranos de la
Duerza P0%lica
4E9TNE"TDP = 6aracter
S Si
9 9o
4enefciario
+*roes de la
9acin
4E9T+E;T9!6 = 6aracter
S Si
9 9o

! partir del a/o ?@== se solicitar' en el cargue del ane&o C! in$ormacin de Internado, Naloracin de
desempe/o periodo I, valoracin de desempe/o periodo II y convenio.

! continuacin se descri%e cmo ser' la estructura del cargue de los ane&os C! y >!(

N!;I!4.
ES
9O4;E
"E69I6O
N!;I!4.E
.O9
8I"
)1
"IP
O
1E
6!
P
O

N!.I1!6IO9ES 4]SI6!S N!.I1!6IO9ES
6OP.EE9"!
;I!S
!9EHO C!
N!.I1!6IO9ES
6OP.EE9"!
;I!S
!9EHO >!
!SO 1E
;EPO;"
E
I9DO;
!6IO9
!SOTI9D A
9u
m*
rico
!/o al que corresponde la in$ormacin
6O1I8O
)9I6IP
IO O
1IS";I"
O
)9T6O1I
8O
I
6ar
act
er
6digos 1!9E unicipios 5? posiciones7
El cdigo del
municipio de%e
coincidir con el
reportado para
la institucin
en
SI9E4.1)ETE
S"!4.E6IIE9
"O

6O1I8O
1!9E
I9S"I")
6IO9
6O1I8OT1
!9E
=? 9u
m*
rico
6digo 1!9E de la institucin educativa 5=?
posiciones7
El cdigo del
esta%lecimient
o de%e estar
#omologado
El cdigo 1!9E
del EE de%e
ser Privado.
E1)6!"I
N!
con el 1)E y
los cdigos
1!9E de%en
coincidir.

El
esta%lecimient
o de%e estar
activo en el
SI!" y en el
SI9E4
El cdigo del
esta%lecimient
o de%e estar
#omologado
con el 1)E y
los cdigos
1!9E de%en
coincidir.

El
esta%lecimient
o de%e estar
activo en el
SI!t y enel
SI9E4
6O1I8O
1!9E
1E .!
SE1E
6O1I8OT1
!9ETSE1E
=?
9u
m*
rico
6digo 1!9E Sede
6O9SE6
)"INO
1E .!
SE1E
6O9STSE1
E
=A
6ar
act
er
6digo generado por el 1)E para identifcar los
esta%lecimientos involucrados en las $usiones. El
cdigo 1ane de la Institucin Educativa seguido
del n0mero consecutivo de dos dgitos de cada
una de las sedes que con$orman la institucin
educativa. .a sede principal como @=, la segunda
@?, etc. dando lugar a un n0mero consecutivo de
acuerdo al n0mero de sedes que tenga la
institucin educativa.
El cdigo de la
sede de%e
estar
#omologado
con el 1)E y
los cdigos
1!9E de%en
coincidir.

.a sede de%e
estar activa en
el SI!" y en
el SI9E4

El consecutivo
de la sede
de%e coincidir
con el 1)E asi
1)ETES"!4.E6
II9E"O.6O1I
8O``
1)ETSE1E.!.I
!S
El cdigo de la
sede de%e
estar
#omologado
con el 1)E y
los cdigos
1!9E de%en
coincidir.

.a sede de%e
estar activa en
el SI!" y en
el SI9E4

El consecutivo
de la sede
de%e coincidir
con el 1)E asi
1)ETES"!4.E6
II9E"O.6O1I
8O``
1)ETSE1E.!.I
!S
"IPO 1E
1O6)
E9"O
"IPOT1O6
)E9"O
=
9u
m*
rico
I 6*dula de E&tranjera Identifcacin de
E&tranjera
M 90mero Pnico de Identifcacin Personal
59)IP7
G 90mero de Identifcacin esta%lecido por la
F 6ertifcado 6a%ildo
)sar $uncin
para validar
que si el tipo
de documento
es = o ? de%e
ser 0nico por
n0mero de
documento.
.a
com%inacin
"ipo, 90mero y
lugar de
e&pedicin de
1ocumento
de%e ser 0nica.
Si el tipo es = y
? de%e ser
0nico por
n0mero de
documento.
9)E;
O 1E
1O6)
E9"O
9;OT1O6
)E9"O
=? 6ar
act
er
90mero del 1ocumento de Identidad 5=?
posiciones7
)sar el componente de
validacin para tipo de
identidad y documento
seg0n requerimiento
SI!" I.F el cual se
resumen a
continuacin(
6ontrol edad(
Si el estudiante tiene
m's de =G a/os, su tipo
de identidad puede ser
c*dula de ciudadana o
c*dula de e&tranjera.
Si no la posee, tiene la
opcin de ca%ildo o
9ES.

Si es menor de =G a/os,
aplicara a los
siguientes tipos de
identifcacin(
"arjeta de identidad
6*dula de e&tranjera
;egistro civil
9ES
6ertifcado 6a%ildo

6ontrol tipo
identifcacin
.os tipos de
identifcacin
permitidos para nuevos
estudiantes son( 6*dula
de ciudadana, tarjeta
de identidad, c*dula de
e&tranjera, registro
civil, 9ES o n0mero
asignado por la
Secretaria de educacin
y certifcado de ca%ildo
o 664.

.as validaciones son la
siguientes(
a. 6.6. 6*dula de
6iudadana(
Slo se permiten
n0meros, sin puntos y
en el rango siguiente(
Demenino
de ?@.@@@.@@= #asta
CF.FFF.FFF
asculino de @@= #asta
=F.FFF.FFF y de
M@.@@@.@@= #asta
FF.FFF.FFF
1e tipo 9)IP toman
valores mayores de
=.@@@.@@@.@@@
)n estudiante tiene
c*dula si su edad es
superior o igual a =G
a/os.

E&cepciones(
Si tiene caracteres
al$anum*ricos son los I
primeros caracteres
0nicamente los cuales
identifcan la ofcina de
registro de su
e&pedicin. .os M
caracteres restantes
son num*ricos. 5Estos
9)IP corresponden a
los e&pedidos antes del
= de octu%re del ?@@I ,
;esolucin I>M= de
?@@I de la
;egistradura 9acional
del Estado 6ivil7.

%.".I. "arjeta de
Identidad(
Puede tener n0meros,
sin puntos ni guiones y
en los siguientes
$ormatos(

.ongitud de ==
caracteres num*ricos
51ecreto 9o. =CF> de
=FM=7, sin puntos ni
guin con el $ormato
aammddzzz&y.
aa es !/o
de nacimiento de @= a
FF
mm es es
=?
dd es 1a
I=
zzz 9um*ric
o
& Si es mujer
tomara los valores
impares de =,I,>,M, o F
Si es #om%re
tomara los valores
pares de ?,A,C, o G
y 1gito
de control de la
;egistradura.

1e tipo 9)IP toman
valores mayores de
=.@@@.@@@.@@@

c. 6.E. 6*dula de
E&tranjera o
identifcacin de
e&tranjera( Slo
caracteres al$a%*ticos
y-o num*ricos, sin
puntos, guiones o
caracteres especiales.
d. ;.6. ;egistro 6ivil de
9acimiento( Slo
n0meros, sin puntos.
e. 9ES 90mero de
Identifcacin
esta%lecido por la
Secretara
de Educacin( Slo
n0meros completos
incluyendo ceros a la
izquierda y sin puntos.

$. 664
6ertifcado
6a%ildo( Slo
caracteres al$a%*ticos
y-o num*ricos, sin
puntos, guiones o
caracteres especiales.
.)8!;
EHPE1I6
IO9
1O6)
E9"O
1EP!;"
!E9"O
EHPT1EP"
O
?
6ar
act
er
6digos 1!9E 1epartamento 5? posiciones7
Si el tipo de
documento es
I e&tranjera el
departamento
y municipio
de%e ser nulo
Si el tipo de
documento es
I e&tranjera el
departamento
y municipio
de%e ser nulo
.)8!;
EHPE1I6
IO9
1O6)
E9"O
)9I6IP
IO
EHPT)9 I
6ar
act
er
6digos 1!9E unicipio 5I posiciones7
Si el tipo de
documento es
I e&tranjera el
departamento
y municipio
de%e ser nulo
Si el tipo de
documento es
I e&tranjera el
departamento
y municipio
de%e ser nulo
!PE..I1
O =
!PE..I1O= >@ 6ar
act
9o puede estar vaco Nalida que solo
e&istan letras y
Nalida que solo
e&istan letras y
er
espacios 5no
caracteres
especiales, no
tildes, no
n0meros7
espacios 5no
caracteres
especiales, no
tildes, no
n0meros7
!PE..I1
O ?
!PE..I1O? >@
6ar
act
er

Nalida que solo
e&istan letras y
espacios 5no
caracteres
especiales, no
tildes, no
n0meros7
Nalida que solo
e&istan letras y
espacios 5no
caracteres
especiales, no
tildes, no
n0meros7
9O4;E
=
9O4;E= >@
6ar
act
er
9o puede estar vaco
Nalida que solo
e&istan letras y
espacios 5no
caracteres
especiales, no
tildes, no
n0meros7
Nalida que solo
e&istan letras y
espacios 5no
caracteres
especiales, no
tildes, no
n0meros7
9O4;E
?
9O4;E? >@
6ar
act
er

Nalida que solo
e&istan letras y
espacios 5no
caracteres
especiales, no
tildes, no
n0meros7
Nalida que solo
e&istan letras y
espacios 5no
caracteres
especiales, no
tildes, no
n0meros7
1I;E66I
O9
;ESI1E9
6I!
1I;E66IO
9T;ESI1E
96I!
=@@
6ar
act
er
9o puede estar vaco
9o de%e tener
comas o punto
y coma
9o de%e tener
comas o punto
y coma
"E.EDO
9O 1E
)4I6!6I
O9
"E. >@
6ar
act
er

.)8!;
1E
;ESI1E9
6I!
1EP!;"
!E9"O
;EST1EP"
O
?
6ar
act
er
9o puede estar vaco 1INIPO.! 1INIPO.!
.)8!;
1E
;ESI1E9
6I!
)9I6IP
IO
;EST)9 I
6ar
act
er
9o puede estar vaco 1INIPO.! 1INIPO.!
ES";!"
O
SO6IOE
6O9OI
6O 1E.
!.)9O
ES";!"O =
6ar
act
er
@ Estrato @
= Estrato =
? Estrato ?
I Estrato I
A Estrato A
> Estrato >
C Estrato C
9o 9ulo
SIS4E9 SIS4E9 = 6ar
'ct
er
=
?
I
A
>
9o 9ulo
C
F no aplica
DE6+!
1E
9!6IIE
9"O
DE6+!T9!
6IIE9"O
=@
6ar
act
er
Dormato( dd-mm-yyyy
9o nulo
Nalidar contra
la atriz grado
edad
Nalidar contra
la atriz grado
edad
.)8!;
1E
9!6IIE
9"O
1EP!;"
!E9"O
9!6T1EP"
O
?
6ar
act
er
Solo puede
estar vacio si
es igual a I
Solo puede
estar vacio si
es igual a I
.)8!;
1E
9!6IIE
9"O
)9I6IP
IO
9!6T)9 I
6ar
act
er
6digos 1!9E unicipio 5? posiciones7
Solo puede
estar vacio si
es igual a I
Solo puede
estar vacio si
es igual a I
8E9E;O 8E9E;O =
6ar
act
er
D Demenino
asculino

PO4.!6I
O9
NI6"I!
6O9D.I6
"O
PO4TNI6"T
6O9D
=
6ar
act
er
I +ijos de adultos
desmovilizados

F 9o !plica
9o vacio
)."IO
1EP!;"
!E9"O
EHP).S
O;
1P"OTEHP ?
6ar
act
er
Se de%e
diligenciar solo
si el tipo de
po%lacin
victima de
con<icto es =
5en situacin
de
desplazamient
o7
Se de%e
diligenciar solo
si el tipo de
po%lacin
victima de
con<icto es =
5en situacin
de
desplazamient
o7
)."IO
)9I6IP
IO
EHP).S
O;
)9TEHP I
6ar
act
er
6digos 1!9E unicipio 5I posiciones7
Se de%e
diligenciar solo
si el tipo de
po%lacin
victima de
con<icto es =
5en situacin
de
desplazamient
o7
Se de%e
diligenciar solo
si el tipo de
po%lacin
victima de
con<icto es =
5en situacin
de
desplazamient
o7
P;ONIE
9E 1E
SE6"O;
P;IN!1
O
P;ONIE9ET
SE6"O;TP
;IN
=
6ar
act
er
S Si
9 9o
9o vacio
P;ONIE
9E 1E
O";O
P;ONIE9ET
O";OT)
9
= 6ar
act
er
S Si
9 9o
9o vacio
)9I6IP
IO
"IPO
1IS6!P!
6I1!1
"IPOT1IS6
!P!6I1!1
?
6ar
act
er
= Sordera Pro$unda
A 6eguera
M !utismo
F Sndrome de 1oBn
=@
0ltiple

FF 9o aplica
9o vacio
6!P!6I1
!1ES
EH6EP6I
O9!.ES
6!PTEH6 =
6ar
act
er
=
Superdotado

? 6on talento
cientfco

I 6on talento
tecnolgico

A 6on talento
su%jetivo

F 9o !plica

E"9I! E"9I! I
6ar
act
er
1e acuerdo a las etnias defnidas en el sistema 9o vacio
;ES8)!
;1O
;ES I
6ar
act
er
@@@ 9o !plica
)%ique el cdigo del resguardo contenido en el
documento adjunto Z 6[1I8OS 1E ;ES8)!;1OS
I91\8E9!SZ. Se refere al resguardo cual
pertenece el alumno, en caso de indicar una
etnia.
9o vacio
I9S"I")
6I[9
4IE9ES"
!; 1E
O;I8E9
I9STD!I.I
!;
C@
Solo aplica
para alumnos
que entren a
preescolar o
grado = y que
sean nuevos
en la
institucin
educativa.
Solo aplica
para alumnos
que entren a
preescolar o
grado = y que
sean nuevos
en la
institucin
educativa.
:O;9!1
!
"IPOT:O;9
!1!
=
6ar
act
er
= 6ompleta
? a/ana
I "arde
A 9octurna

> Din de semana
.a jornada
de%e estar
#omologado
con el 1)E
9o vacio
.a jornada
de%e estar
#omologado
con el 1)E
6!;]6"
E;
6!;]6"E; =
6ar
act
er
= "*cnico
? !cad*mico
o 9o aplica

Si el alumno
no est'
cursando alg0n
grado de la
media, el
car'cter
de%e ser @ 5no
aplica7, si est'
cursando
media el
car'cter de%e
ser acad*mica
o t*cnica. 9o
vacio
Si el alumno no
est' cursando
alg0n grado de
la media, el
caracter
de%e ser @ 5no
aplica7, si est'
cursando
media el
caracter de%e
ser acad*mica
o t*cnica.
9o vacio
ESPE6I!
.I1!1
ESPE6I!.I
1!1
?
6ar
act
er
@> !cad*mico
@C Industrial
@G 6omercial
@F Pedaggico
=@ !gropecuario
=C Promocin Social
@M Otro
@@ 9o aplica
9o vacio
Solo tienen
especialidad
di$erente de @@
los grados
=@,==,=? y =I
Si se
seleccion
caracter
acad*mico la
especialidad
solo puede se
acad*mica
Z@>Z. Si se
seleccion
caracter @ Z9o
!plicaZ, la
especialidad
de%e ser Z@@Z
no aplica. Si
caracter es
t*cnico, las
especialidades
de%en ser
di$erentes a
Z@>Z y a Z@@Z.

.a
especialidad
del alumno
de%e
corresponder
con alguna
de las
especialidades
que tenga la
institucin en
la ta%la
I9STESPE6I!.I
1!1
Solo tienen
especialidad
di$erente de @@
los grados
=@,==,=? y =I
Si se
seleccion
caracter
acad*mico la
especialidad
solo puede se
acad*mica
Z@>Z. Si se
seleccion
caracter @ Z9o
!plicaZ, la
especialidad
de%e ser Z@@Z
no aplica. Si
caracter es
t*cnico, las
especialidades
de%en ser
di$erentes a
Z@>Z y a Z@@Z.

.a especialidad
del alumno
de%e
corresponder
con alguna
de las
especialidades
que tenga la
institucin en
la ta%la
I9STESPE6I!.I
1!1
8;!1O 8;!1O ?
6ar
act
er
,? Pre,:ardn
= Primero
? Segundo
I "ercero
A 6uarto
> Yuinto
C Se&to
M S*ptimo
G Octavo
F 9oveno
=@ 1*cimo
== Once
?= 6iclo = !dultos
?? 6iclo ? !dultos
?I 6iclo I !dultos
?A 6iclo A !dultos
?> 6iclo > !dultos
?C 6iclo C !dultos
El grado de%e
estar
#omologado
con el 1)E
Se de%e
validar la
relacin 8rado
NS Edad,
seg0n la ta%la
defnida para
tal
fn. 1ependien
do del an'lisis
de la
validacin se
genera o error
o alerta.
Si grado a C,
la jornada no
puede ser Q a
I
Nalidar contra
los grados que
est*n
#a%ilitados con
la ta%la
6"ET!99O
El grado de%e
estar
#omologado
con el 1)E
Se de%e validar
la relacin
8rado NS
Edad, seg0n la
ta%la defnida
para tal
fn. 1ependien
do del an'lisis
de la
validacin se
genera o error
o alerta.
Si grado a C, la
jornada no
puede ser Q a
I
Nalidar contra
los grados que
est*n
#a%ilitados con
la ta%la
6"ET!99O
8;)PO-
6);SO
8;)PO A
6ar
act
er
Identifcacin del grupo en un grado que est'
cursando el estudiante y al cual #a sido asignado.
El n0mero de
alumnos por
grupo de%e ser
menor a o
igual a G@. si
supera los G@
alumnos se
de%e generar
una alerta no
un error.
El nom%re del
grupo de%e ser
letras
may0sculas
y-o n0meros,
no se admiten
otro tipo de
caracteres.
El n0mero de
alumnos por
grupo de%e ser
menor a o
igual a G@. si
supera los G@
alumnos se
de%e generar
una alerta no
un error.
El nom%re del
grupo de%e ser
letras
may0sculas y-o
n0meros, no se
admiten otro
tipo de
caracteres.
E"O1
O.O8\!
E"O1O.
O8I!
? 6ar
act
er
9o vacio
= Educacin "radicional
? Escuela nueva
I Post primaria
A "elesecundaria

> SE;
C 6!D!
M S!"
G Etnoeducacin
Se de%e
validar la
relacin 8rado
, etodologa
Se de%e validar
la relacin
8rado ,
etodologa

=@ Programa para :venes en e&traedad y
!dultos 51ecreto I@==7
=? Preescolar 9o
Escolarizado-Semiescolarizado
=I S!" presencial
=A edia ;ural
=> Entorno 6omunidad
=C Entorno Institucional
=M Entorno Damiliar
=G 6rculos de !prendizaje
=F "rans$ormemos
?@ !dultos
?= odalidad Nirtual !sistida )69
?? 8rupos :uveniles 6reativos
?I 4ac#illerato Pacicultor
?A 6recer
?> 9i/os y :ovenes
S)4SI1I
!1O
S)4SI1I!1
O
=
6ar
act
er
9o vacio
S Si
9 9o
9o puede
#a%er alumnos
su%sidiados, es
decir, siempre
su%sidio ^ 9
9o puede
#a%er alumnos
su%sidiados, es
decir, siempre
su%sidio ^ 9
;EPI"E9
"E
;EPI"E9"E =
6ar
act
er
S Si
9 9o
9o vacio
9)ENO
E9 .!
I9S"I")
6I[9
E1)6!"I
6!
9)ENO =
6ar
act
er
S Si
9 9o
9o vacio
SI")!6I
O9
!6!1E
I6! !SO
!9"E;I
O;
SI"T!6!1T
!9OT!9"
=
6ar
act
er
@ 9o estudi Nigencia !nterior, que para este a/o
se refere a no #a%er estudiado en vigencia
anterior
= !pro%
? ;epro%

6O91I6I
[9 1E.
!.)9O
!.
DI9!.IX
!; E.
!SO
!9"E;I
O;
6O9T!.)
T!9OT!9"
=
6ar
act
er
I 1esert

F 9o !plica
9o se #ace
ninguna
validacin
9o se #ace
ninguna
validacin
I1E9"IDI
6!6IO9
1E.
!.)9O
I1T!lumno >@
6ar
act
er
Identifcacin generada con el proceso de
$on*tico. Este campo 9O es cargado por el
usuario.
9o vacio
Duente
de
;ecurso
s
D)ET;E6) =9u
m*
rico
= S8P
? D9;
bNer cuadro de
condiciones
$uentes de
recursos. 5Dina
9o aplica
> ;ecursos Propios
l del
documento7
Xona en
que
reside el
alumno
XO9T!.) =
6ar
act
er
= )r%ana
? ;ural
9o vacio

!lumno
adre
6a%eza
de
Damilia
6!4TD!I.
I!
=
6ar
act
er
ZSZ o Z9Z
9o vacio
4enefci
ario
+ijos
dependi
entes de
adre
6a%eza
de
Damilia
4E9T!1T
D.I!
=
6ar
act
er
ZSZ o Z9Z
9o vacio
4enefci
ario
Neteran
os de la
Duerza
P0%lica
4E9TNE"TD
P
=
6ar
act
er
ZSZ o Z9Z
9o vacio
4enefci
ario
+*roes
de la
9acin
4E9T+E;T
9!6
=
6ar
act
er
ZSZ o Z9Z
9o vacio
Internad
o
I9"E;9!1
O
=
9u
m*
rico
= ^ I9"E;9!1O
? ^ SEI,I9"E;9!1O
I ^ 9I98)9O
9o vacio
Naloraci
n
desemp
e/o
periodo
=
N!.T1ESTP
E;IO1O=
=
9u
m*
rico
=^S)PE;IO;
?^!."O
I^4!SI6O
A^4!:O
Podra esta
vacio

Naloraci
n
desemp
e/o
periodo
?
N!.T1ESTP
E;IO1O?
=
9u
m*
rico
=^S)PE;IO;
?^!."O
I^4!SI6O
A^4!:O
Podra ser
vacio

90mero
de
6onveni
o
9)T6O9
NE9IO
>@ 6ar
act
er
=. Este campo
de%e venir
lleno si la
varia%le
su%sidio o
matricula
contratada es
S, si el campo
su%sidio es 9
este campo
de%e venir
.os cargues
que son de
matrcula de
colegios
privados, es
decir que
correspondan
al ane&o >! la
varia%le
su%sidio de%e
ser 9, por lo
que este
vacio.
?. Si tiene
matricula
contratada
de%e ingresar
el n0mero del
convenio que
de%e
correponder a
uno valido en
el sistema.
I. El n0mero
del convenio
de%e e&istir en
el sistema,
pertenecer a la
sede donde
sera
matriculado el
ni/o y tener
cupos
disponi%les.
A. Si el
convenio es
v'lido, se de%e
verifcar que
tenga cupos
disponi%les. Si
el alumno
puede ser
registrado el
n0mero de
cupos
asignados de
la sede nivel,
de%e ser
incrementado
en =
>. En caso de
que el nino
tenga
asignado otro
convenio, para
el mismo a/o
de la
matrcula,
de%e ser
li%erado, en
caso contrario
esta
in$ormacion no
de%e ser
modifcada
C. Si el alumno
tena un
convenio
asignado y en
el cargue no
viene, el
campo de%e
ser vacio.
alumno es
desasignado
del convenio y
se resta el
cupo.

REC7ERDE8
!n el caso "ue un alumno sea de matr?cula contratada de$er( tener asociada en la
aria$le Hsu$sidioI S y el campo nmero de conenio de$er( estar diligenciado y
de$er( estar el conenio registrado en el sistema'
Si el conenio e*iste se eri-icar( si an e*iste cupo en el conenio diligenciado
de %a$er cupo se proceder( a matricular el alumno) si no %ay cupo en el conenio
se in-ormar( en el arc%io plano de errores "ue no %ay cupo para el conenio y el
alumno no ser( matriculado'

+.-..( Eta!as #e Proceso Matr*cula

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE ETAPAS DE PROCESOS
#erar$%a String 1! S #erar$%a
AFo N%mero 1 S
Cdigo de la eta'a String 1! S Cte Constante 'adre 1222
C+d%la del res'onsale String 1, S
Nomre del res'onsale String 1! S
Cargo del res'onsale String ,! S
-ecAa de inicio
String 1! S
-ormato DD/MM/OOOO.
Dee ser P $%e fecAa fin
-ecAa de finaliQacin
String 1! S
-ormato DD/MM/OOOO.
Dee ser R $%e fecAa fin
Calendario String 1! S Cte Constante 'adre ,1
AiertaS String 1 S S/N

E&e!lo
5215=62!!,6A76=!1,31226"oerto "odrig%eQ6Director de 4laneacion6!1/!1/2!!,66A6S

+.-..+ Meto#olo"*as !or Instituci(n

FORMATO DE ARCHIVO PARA IMPORTACION DE USUARIOS[!S6]
Cdigo Dane Instit%cin String 12S
Erado
String 2S
'adre 22.
Metodologa
String 2S
'adre 11.
E&e!lo -
1225=?1,31256!16!1
1225=?1,31256!26!1
1225=?1,31256!26!1
1225=?1,31256!36!1

REC7ERDE8
El cargue de in$ormacin es de acceso restringido.
Pnicamente puede ser realizado por los !dministradores
del Sistema.
.a $uente de recursos de%e ingresarse o modifcarse en el
!ne&oC! y 6argue !lumnos atriculados, teniendo en
cuenta si el alumno es su%sidiado o no y pertenece a un
E.E., ofcial o no ofcial. Se de%en tomar en cuenta las
siguientes validaciones(
.a e&tensin de los arc#ivos cargados de%e ser .zip. Para
esto se de%en comprimir los arc#ivos con una #erramienta
como Binzip o M,zip, antes de su cargue.

"a%la de Nalidacin de Duente de ;ecursos

TIPO
MATR3CULA

SECTOR
Su%si#ia#o No Su%si#ia#o
8-ICIA7
SE4 GSistema Eeneral
de 4artici'acinI
-N" G-ondo Nacional
de "egalasI
"ec%rsos adicionales
'res%'%esto nacional
M0N
8tros "ec%rsos de la
Nacin
"ec%rsos 4ro'ios
SE4 GSistema
Eeneral de
4artici'acinI
"ec%rsos
4ro'ios
N8 8-ICIA7
SE4 GSistema Eeneral
de 4artici'acinI
-N" G-ondo Nacional
de "egalasI
"ec%rsos adicionales
'res%'%esto nacional
M0N
8tros "ec%rsos de la
Nacin
"ec%rsos 4ro'ios
No A'lica

+.-.2 In>ormacin de arc=i#os

1entro del manejo de la carga de datos usted puede consultar el resultado de la carga de in$ormacin y los
arc#ivos que #ayan sido cargados

Para ello ingrese de la siguiente manera(

en0 !dministracin 6 arga de 1atos Seleccionar Ner arc#ivos 6argados


En esta pantalla oprima el %otn 4uscar. !l ingresar a esta opcin se presenta una pantalla en la cual se
pueden ver los resultados del 6argue de arc#ivos.

En esta pantalla se encuentra la in$ormacin so%re los procesos de cargue de datos y los arc#ivos
importados. Se presenta la siguiente in$ormacin(
"ipo
Dec#a de cargue
!rc#ivo original
Dec#a de proceso
;esultados
Errores
In$ormacin
!l fnal de la in$ormacin de cada arc#ivo se encuentra un cuadro para seleccionar si este arc#ivo se desea
eliminar.

)na vez sean seleccionados los arc#ivos que se desea eliminar, de%e presionarse el %otn KEliminarL, con
lo cual el arc#ivo seleccionado es %orrado.

Si usted desea, puede seleccionar un arc#ivo y %ajarlo, oprimiendo clic derec#o so%re el campo en el que
se encuentra su in$ormacin. Puede ser so%re ;egistros Errneos si usted desea %ajar la in$ormacin
contenida en los mismos, o so%re ;egistros E&itosos si la in$ormacin que desea %ajar corresponde a estos
0ltimos.

REC7ERDE8
El cargue de in$ormacin es de acceso restringido. Pnicamente
puede ser realizado y consultado por los !dministradores del
Sistema.
+.. Cierre A4o

Por el men0 !dministracin 26ierre de !/o 6onfguracin, el usuario con permisos root o secretaria podr'
defnir un rango de $ec#as por a/o y calendario en el que una secretaria podr' realizar el proceso de 6ierre
de !/o, tam%i*n e&iste una $ec#a defnida para que en caso de que la secretaria no #aya realizado el
proceso de cierre de a/o en el rango de $ec#as acordadas, el proceso se ejecute autom'ticamente. En el
caso del usuario root, podr' defnir estos datos para todas las secretarias.

Eigura * Opcin 6ierre de !/o 6onfguracin men0 !dministracin.

!l entrar en esta opcin de men0, encontrara la siguiente pantalla(

Eigura 2* 6ampos de primera pantalla 6ierre de !/o 6onfguracin.

En esta pantalla se podr'n consultar los cierres de a/o de todas las secretarias 5usuario root7 o secretaria
5usuario secretaria7 que se encuentren el en sistema. 1iligenciando los campos de a/o y calendario, y
dando clic al %otn de %0squeda, se listaran por fla(
6ampo de seleccin por secretaria.
6ampo de te&to ensaje con in$ormacin relevante so%re el estado del cierre,
o so%re estado de su actualizacin
9om%re de la secretaria.
Dec#a Inicial, componente de seleccin de $ec#a desde el que se puede
realizar el cierre de a/o.
Dec#a Dinal, componente de seleccin de $ec#a #asta el que se puede realizar
el cierre de a/o
Dec#a Programada, componente de seleccin de $ec#a en la que de no
invocarse manualmente, se realizara el proceso de cierre de a/o.
Ejecutar cierre, %otn de seleccin para ejecutar inmediatamente el cierre
Dec#a Ejecuta, $ec#a en la que se ejecut el cierre.
Estado, etapa del cierre de a/o.

Eigura (* Pantalla de insercin de cierre de a/o por confguracin para usuario root con fltros a/o y
calendario.

Si en la primera pantalla el usuario #a diligenciado las $ec#as, todas las secretarias a las que tenga acceso
estar'n seleccionadas y tendr'n como $ec#as, las digitadas en la primera pantalla. .a seleccin de cada
fla determina cuales secretarias se les programa el cierre de a/o, el 0ltimo paso es dar clic al %otn
guardar para persistir estos datos de $ec#a.

Eigura +* Pantalla de insercin de cierre de a/o por confguracin para usuario root con fltros a/o y
calendario, y datos de $ec#as.

Para ejecutar el proceso de cierre de a/o en cada secretaria, se ingresara por el men0 6ierre de !/o Envi,
donde se %uscara la programacin del cierre para cada a/o y calendario.

Eigura -* Opcin 6ierre de !/o Envo, men0 !dministracin

Eigura .* Pantalla de %0squeda de cierres programados por opcin 6ierre de !/o Envo.

1ados los fltros se realizara la %0squeda, y se listaran los cierres a los que se tenga acceso y #ayan sido
programados.

Eigura 0* Pantalla de envi de cierre de a/o.

En las pantallas de cierre de a/o se podr'n encontrar los siguientes mensajes de alerta(
Z;ecuerde que una vez realizado el cierre de a/o, no ser' posi%le a%rir las
etapas del a/o que se cierra y de los a/os anteriores a *steZ.
K.as $ec#as predeterminadas del proceso no $ueron ingresadas, de%e #acerlo
para cada secretariaL.
KEl reporte $ue enviado para su procesamiento. Para conocer el resultado del
proceso ingrese por la opcin !dministracin-Procesos por .otesL.
KError( es indispensa%le que todas las etapas se encuentren cerradasL
El cierre de a/o es un proceso que se ejecuta al fnalizar el a/o acad*mico por parte de todas las
secretarias, este proceso cam%ia el 0ltimo estado de cada estudiante en las instituciones con el calendario
digitado en la secretaria por a/o. !dem's recalcula los cupos de cada grupo asociado a los alumnos.

.as reglas de cam%io de estado son las siguientes(

ES9ADA DE@ A@7M3A A@
MAME39A DE@ CIERRE
E@ PRACESA DE CIERRE @E CAM/IA E@
ES9ADA A*
9rasladado * esta1lecimiento
educati#o Arigen es A y el
Destino /
Yueda matriculado en ! y se promociona en el
siguiente a/o para el grado siguiente en el
esta%lecimiento !.
Si #ay cupo queda Promocionado en !
Si no #ay cupo queda Sin 6ontinuidad en !
Asignado ;etirado con motivo no matriculado
Promocionado ;etirado con motivo no matriculado
Prematriculado ;etirado con motivo no matriculado
Sin Continuidad ;etirado con motivo no matriculado
Inscrito 6ancelado
3ue#o .o deja igual
Retirado .o deja igual
Matriculado .o deja igual para grados di$erentes a ==c, =Ic y
?Cc, los cuales se de%en pasar a graduados.
Sin Asignacin .o deja igual
Cancelado .o deja igual
Graduado .o deja igual
Repro1ado .o deja igual
9a1la * relacin cam%io de estado para el cierre de a/o.

!l realizarse el proceso e&itosamente se de%e generar un reporte en $ormato .t&t con este
esquema(

6IE;;E 1E !SO ?@@F :E;!;Y)I! !!XO9!S 6;E!1O EHI"OS!E9"E.

!;"I9EX :)!9 66(6d1).! 1E 6I)1!1!9\! 9o. =?IA>MA@?>G e=C?AMf Id unico^!;=@FG?I=MG>
,,,QEl alumno $ue cam%iado a ;etirado.
8OEX 6!"!.I9! 66(6d1).! 1E 6I)1!1!9\! 9o. =?IA>CMI?= e=CI=Af Id
unico^8O=@FC=?G>AM ,,,Qalumno $ue cam%iado a atrculado.

Se procesaron ? alumnos.

!l ejecutarse este proceso no se podr'n modifcar los estados de los alumnos en a/os anteriores
y no se permitir' a%rir etapas de matrcula en los a/os anteriores, a e&cepcin de la
;EP;O4!6IO9, lo anterior no aplica para el .E.9.

Si el cierre de a/o no es ejecutado manualmente por la Secretaria en las $ec#as programadas, el
sistema lo ejecutar' autom'ticamente en la $ec#a indicada por el .E.9.

+.0 Constantes

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin K6onstantesL. Esta opcin le permitir' la
creacin, actualizacin y eliminacin de 6onstantes. Esta opcin est' #a%ilitada para el usuario
administrador del inisterio 0nicamenteJ los dem's usuarios solo tienen la opcin de consulta. @a
de:nicin de constantes se reali)a por cada #igencia.

.as constantes son los valores que aparecen en las listas de seleccin que utilizan los usuarios en su
interaccin con el sistema. Por ejemplo, K.os calendarios que utiliza el sistema educativo nacionalL, Klos
estados que puede tomar un estudiante dentro del sistemaL, los grados, los modelos educativos entre
otras.

Ingrese por la opcin K6onstantesL.
Encontrar' la siguiente pantalla

En esta pantalla es posi%le adicionar, actualizar o eliminar registros de la ta%la de constantes.

En la parte superior de la pantalla se encuentran cuatro %otones, los cuales se encuentran des#a%ilitados,
para usuarios di$erentes al ministerio

!gregar

8ra%ar

4uscar

Eliminar
+.0. Crear una nue#a constante

!l oprimir el %otn !gregar , es posi%le registrar una nueva constante en el sistema. Esta opcin esta
#a%ilitada para el usuario administrador del inisterio 0nicamenteJ los dem's usuarios solo tienen la
opcin de consulta


en0 !dministracin 6onstantes


En esta pantalla es posi%le adicionar, actualizar o eliminar registros de la ta%la de constantes.

Para #a%ilitar su ingreso de%e(

Ingrese el !/o
Presione el %otn K!gregarL
Se presentar' la siguiente pantalla.

En esta pantalla usted de%e ingresar la in$ormacin de la nueva constante.

6digo Es el cdigo asignado a la constante.
9om%re Es el nom%re de la constante.

E&emplo pr'ctico

1igite la siguiente in$ormacin

6digo FFF
9om%re 9)EN! 6O9S"!9"E
Seleccione el cuadro +a%ilitada para activarla.

Oprima el %otn K8uardarL

6on esto queda adicionada la nueva constante.

En este punto, si se desea se puede adicionar una nueva constante dependiente de otra, es decir, una
Kconstante #ijaL. Ner captulo A !dministracin, aparte A.C 6onstantes. aparte A.C.? !dicionar una
constante #ija.

REC7ERDE8
.a constante creada puede depender de una constante ya defnida. Si es
as, la llamaremos K6onstante #ijaL
Para crear una constante se de%e asignar un cdigo que no puede
repetirse.
Esta in$ormacin es de acceso restringido. Pnicamente puede ser
modifcada por los !dministradores del Sistema, pero puede ser
consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los
usuarios.

+.0.2 Adicionar una constante =i&a

Ingresando al sistema por la opcin de 6onstantes, es posi%le adicionar una constante #ija a una constante
ya defnida. Esta opcin esta #a%ilitada para el usuario administrador del inisterio 0nicamenteJ los dem's
usuarios solo tienen la opcin de consulta


en0!dministracin6onstantes 5Ner captulo A !dministracin, aparte A.C 6onstantes7


En esta pantalla es posi%le seleccionar, en la parte superior de la pantalla, la constante para la cual desea
crear una constante #ija.

E&emplo pr'ctico

Seleccione !/o ?@@G
Seleccione 9)EN! 6O9S"!9"E

Se presentar' la siguiente pantalla

Si desea crear una constante #ija, oprima el %otn !gregar.


En esta pantalla se de%e ingresar la in$ormacin de la nueva constante #ija
6digo
9om%re
E&emplo pr'ctico

Ingrese la siguiente in$ormacin(

6digo A>CGM
9om%re 9)EN! 6O9S +I:!
Seleccione el cuadro +a%ilitada para activarla.

Presione el %otn 8uardar

6on esto queda gra%ada la nueva constante #ija.

REC7ERDE8
Para crear una constante #ija se de%e partir de una constante ya
defnida.
Para crear una constante se de%e asignar un cdigo que no puede
repetirse.
usuarios.
+.0.( Actuali)ar una constante

Ingresando al sistema por la opcin de 6onstantes, es posi%le actualizar la in$ormacin de una constante
ya defnida en el sistema. Esta opcin esta #a%ilitada para el usuario administrador del inisterio
0nicamenteJ los dem's usuarios solo tienen la opcin de consulta


en0!dministracin6onstantes 5Ner captulo A !dministracin, aparte A.C 6onstantes7


Para realizar la actualizacin, ingrese el a/o y %usque la constante correspondiente en la lista de
constantes presentada y modifque la in$ormacin necesaria.

1e%e ingresar la nueva in$ormacin de la constante.

6digo Es el cdigo asignado a la constante.
9om%re Es el nom%re de la constante.

E&emplo pr'ctico

Seleccione la siguiente in$ormacin

6digo FFF
9om%re 9)EN! 6O9S"!9"E

odifque el cdigo de la constante

6digo FGF

Oprima el %otn K8uardarL.

6on esto queda actualizada la in$ormacin de la constante.

REC7ERDE8
Si va a modifcar el cdigo de una constante ya e&istente, de%e tener
en cuenta que *ste de%e ser 0nico, es decir que no de%e repetirse.
usuarios.

+.0.+ Eliminar una constante

!l oprimir el %otn Eliminar es posi%le la eliminacin de una constante del sistema. 1e%e tener en
cuenta que para poder eliminar una constante de%en ser eliminadas primero todas sus constantes #ijas.
Esta opcin esta #a%ilitada para el usuario administrador del inisterio 0nicamenteJ los dem's usuarios
solo tienen la opcin de consulta

Se presenta la siguiente pantalla.

En este punto el sistema pide confrmacin para la eliminacin de la constante seleccionada. Si desea
eliminarla, presione el %otn KOUL, en caso contrario presione el %otn K6ancelL.

REC7ERDE8
Para eliminar una constante se de%e tener en cuenta que no tenga
asociadas una o varias constantes #ijas.
usuarios.

+.2 Consulta #e Du!lica#os

.a %odega de datos de SI!", genera un listado de alumnos que %ajo ciertas validaciones de los campos
P;IE; 9O4;E, SE8)91O 9O4;E, P;IE; !PE..I1O, SE8)91O !PE..I1O, DE6+! 1E 9!6IIE9"O R
9)E;O 1E 1O6)E9" cumplen con el criterio de alumnos posi%lemente duplicados.

Estos alumnos son registrados en una ta%la por la %odega para el uso de este requerimiento en la inter$az
de SI!".

6onsultado por la opcin !dministracin,6onsulta de 1uplicados pueden encontrarse alumnos
posi%lemente duplicados(

Eigura * opcin !dministracin,6onsulta de 1uplicados SI!"

Nota: Esta pantalla tam%i*n mostrar' alumnos gemelos ya que generalmente tienen ciertas similitudes
como sus nom%res, apellidos, documento de identifcacin y $ec#a de nacimiento.

El primer paso del Bizard es %uscar una institucin por nom%re y-o dane y jerarqua, donde se encontraran
registrados los alumnos que cumplen con el criterio de duplicados en la %ase de datos(

Eigura 2* Instituciones Bizard de 6onsulta de 1uplicados.

Se encontraran las instituciones que cumplen con el criterio(

Eigura (* Instituciones encontradas en Bizard de 6onsulta de 1uplicados %ajo criterios.

!l seleccionar la institucin deseada, se avanzara al siguiente paso donde se mostraran todos los alumnos
que posi%lemente se encuentren duplicados para esa institucin.

Eigura +* !lumnos que pueden estar duplicados en una institucin.

Se selecciona un alumno y en el siguiente paso del Bizard se mostraran todos los pares duplicados para
este. Es decir, por cada alumno en la segunda pantalla, de%e e&istir uno o m's alumnos duplicados a este
en la tercera pantalla.

Eigura -* ;egistros que pueden estar duplicados para un alumno.

En el paso K1uplicadosL el usuario tendr' la oportunidad de %orrar un alumno que considere duplicado,
marcarlo como no duplicado o unifcar los registros que desee(

4orrar( 1e la lista de alumnos aparentemente duplicados, el usuario podr'
%orrar un estudiante del sistema, dando clic en el %otn de %orrado de cada
fla, donde aparecer' el siguiente mensaje(

Eigura .* 6onfrmacin de %orrado del alumno en SI!" por duplicidad.

El %otn K6ancelarL in#a%ilita la eliminacin, el %otn KOOL %orra el alumno del sistema junto con sus
estados y pasa a un #istrico de eliminados.

arcar como no duplicado( En la misma lista de duplicados, e&iste un
%otn que tiene la $uncionalidad de marcar como no duplicado al alumno. Este
es el mensaje de confrmacin(

Eigura 0* 6onfrmacin de no duplicado del alumno en SI!" por duplicidad.

El %otn K6ancelarL in#a%ilita la accin y el %otn KOOL marca el alumno como no duplicado, por lo que no
de%e aparecer de nuevo en las %0squedas de duplicados.
)nifcar estudiantes( Seleccionando los alumnos que se desean $usionar por el
campo de verifcacin K$usinL y oprimiendo el %otn %uscar de la %arra de
#erramientas de SI!", se proceder' con la $usin de estados en un los
alumnos duplicados.

Eigura 2* )nifcacin de estados y alumnos duplicados.

En esta matriz el usuario #a de seleccionar un 0nico alumno que no se encuentra duplicado, y un conjunto
de estados verdaderos por a/o para la unifcacin.
Ejemplo( si para el ejemplo de la imagen, el usuario selecciono que el estudiante real era !8)1E.O
6O;;E! :+O9 D;E11R con los estados del a/o ?@@A y ?@@> del estudiante 8OEX 8I;!.1O :)!9
1!NI1. .os estados del estudiante :+O9 ser'n eliminados, el estudiante :)!9 ser' eliminado del sistema y
los estados de :)!9 para los a/os ?@@A y ?@@> ser'n trans$eridos a :+O9.

Dinalizando con el mensaje(

Eigura 2* ensaje de $usin e&itosa.

+.I Cortes

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin K6ortesL. Esta opcin le permitir' la
creacin y eliminacin de 6ortes. Esta opcin est' #a%ilitada para los usuario a los cuales se les d* acceso,
es recomenda%le que se le d* solo administradorJ una vez creado el cargue los dem's usuarios podr'n
utilizarlos desde las pantalla donde es posi%le seleccionar cargues

El o%jetivo de registrar $ec#as de corte en el sistema, es el de tener una in$ormacin precisa y certera a la
$ec#a de corte esta%lecida.

En esta opcin es posi%le la defnicin de $ec#as de corte. Este es un proceso que se realiza para tomar el
estado de la matrcula a la $ec#a en que se realice este proceso, permitiendo guardar la #istoria de los
alumnos a una $ec#a.

Este proceso es indispensa%le para la realizacin de la proyeccin, si no se #a realizado un corte no va a
ser posi%le generar una nueva proyeccin. !l igual, se utiliza en la generacin de reportes que de%en ser
entregados a una $ec#a especfca.

!l ingresar se presenta la siguiente pantalla(

En esta pantalla se de%e seleccionar la jerarqua para la cual se desea registrar las $ec#as de corte.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago

)na vez seleccionada la jerarqua, es posi%le realizar las siguientes operaciones(
6onsultar cortes defnidos
1efnir nuevo corte
Eliminar corte
En la parte superior de la pantalla usted encontrar' cuatro %otones, tres de los cuales se encuentran
#a%ilitados(

!gregar

8uardar

4uscar

R des#a%ilitado Eliminar

Para ver el resultado del corte puede #acerlo por la pantalla de administracin procesos por lotes.

+.I. Consultar cortes

1entro del manejo de $ec#as de corte, es posi%le la consulta de las mismas.


en0 !dministracin 6ortes Seleccionar jerarqua 5Ner captulo A !dministracin, aparte A.M 6ortes7

)na vez seleccionada la jerarqua, presione el %otn %uscar.


En esta pantalla se encuentra la in$ormacin de las $ec#as de corte defnidas.

REC7ERDE8
Esta in$ormacin es de acceso restringido. 1e%era ser modifcada
solo por los !dministradores del Sistema, pero puede ser
usuarios.
+.I.2 De:nir cortes

1entro del manejo de $ec#as de corte, es posi%le la defnicin de las mismas. Esta opcin esta #a%ilitada
para el usuario administrador 0nicamenteJ los dem's usuarios solo tienen la opcin de consulta


en0!dministracin6ortesSeleccionar jerarqua 5Ner captulo A !dministracin, aparte A.M 6ortes7

)na vez seleccionada la jerarqua, presione el %otn !gregar.


En esta pantalla aparece la $ec#a actual como $ec#a de corte. Esta $ec#a no se puede modifcar. !
continuacin el sistema solicita el nom%re del proceso o de la in$ormacin para los que se defne la $ec#a
de corte.

E&emplo pr'ctico

Ingrese( I9S6;IP6IO9ES
)na vez ingresada la in$ormacin, presione el %otn Salvar.

REC7ERDE8
.a defnicin de cortes de%e ser llevada a ca%o por una jerarqua
superior y autorizada por la Secretara correspondiente.
usuarios.

+.I.( Eliminar cortes

1entro del manejo de $ec#as de corte, es posi%le la eliminacin de las mismas. Para ello usted de%e
seleccionar una jerarqua. Esta opcin esta #a%ilitada para el usuario administrador 0nicamenteJ los dem's


en0!dministracin6ortesSeleccionar jerarqua 5Ner captulo A !dministracin, aparte A.M 6ortes7

)na vez seleccionada la jerarqua, presione el %otn %uscar.


En esta pantalla se encuentra la in$ormacin de las $ec#as de corte defnidas para cada uno de los
procesos.

Seleccione el corte que desea eliminar y presione el %otn Eliminar.

El sistema pide confrmacin para la eliminacin.

E&emplo pr'ctico

Elimine( I9S6;IP6IO9ES

REC7ERDE8
Si usted elimina una $ec#a de corte defnida para un proceso, de%e
tener en cuenta que no tendr' in$ormacin so%re ese proceso en
esa $ec#a de corte.
Esta opcin esta #a%ilitada para el usuario administrador
0nicamenteJ los dem's usuarios solo tienen la opcin de consulta

+.F Di#ipola

1entro del men0 de !dministracin del Sistema, usted encontrar' la opcin K1ivipolaL. Esta opcin le
permitir' la creacin y eliminacin de 1epartamentos y unicipios, as como la actualizacin de los
mismos. Esta opcin esta #a%ilitada para el usuario administrador del inisterio 0nicamenteJ los dem's

Ingrese por la opcin K1ivipolaL.

!l entrar a la opcin 1ivipola encontrar' la siguiente pantalla.

Esta opcin permite adicionar, actualizar o eliminar registros de la ta%la de divisin poltica.

+.F. Crear un nue#o departamento

!l oprimir el %otn !gregar , es posi%le registrar un nuevo departamento en el sistema. Esta opcin esta
#a%ilitada para el usuario administrador del inisterio 0nicamenteJ los dem's usuarios solo tienen la
opcin de consulta


en0!dministracin1ivipola 5Ner captulo A !dministracin, aparte A.G 1ivipola7


1e%e ingresar la in$ormacin del departamento.

6digo Es el cdigo asignado al departamento.
9om%re Es el nom%re del departamento.

E&emplo pr'ctico


6digo >>>
9om%re 9)ENO1EP!;"!E9"O


6on esto queda adicionado el nuevo departamento.

En este punto, si se desea se puede adicionar un nuevo municipio. Ner captulo A !dministracin, aparte
A.G 1ivipola, aparte A.G.? 6rear un nuevo municipio.

REC7ERDE8
Para crear un nuevo departamento se de%e asignar un cdigo que no
puede repetirse.
usuarios.

+.F.2 Crear un nue#o municipio

Ingresando al sistema por la opcin de 1ivipola, es posi%le adicionar un municipio a un departamento ya
defnido. Esta opcin esta #a%ilitada para el usuario administrador del inisterio 0nicamenteJ los dem's




En esta pantalla es posi%le seleccionar, en la parte superior de la pantalla, el departamento para el cual
desea crear un municipio.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 9)ENO 1EP!;"!E9"O


Para registrar el nuevo municipio en el sistema presione el %otn K!gregarL


1e%e ingresar la in$ormacin del municipio.

6digo del municipio Es el cdigo asignado al municipio.
9om%re del municipio Es el nom%re del municipio.

E&emplo pr'ctico


6digo >>>@=
9om%re 9)ENO)9I6IPIO


6on esto queda adicionado el nuevo municipio.

REC7ERDE8
Para crear un nuevo municipio se de%e asignar un cdigo que no puede
repetirse.
)n municipio siempre de%e estar asociado a un departamento.
usuarios.

+.F.( Actuali)ar di#ipola

Ingresando al sistema por la opcin de 1ivipola, es posi%le actualizar la in$ormacin de una divipola
5departamento o municipio7 ya defnida en el sistema. Esta opcin esta #a%ilitada para el usuario
administrador del inisterio 0nicamenteJ los dem's usuarios solo tienen la opcin de consulta




Para realizar la actualizacin, %usque la divipola correspondiente en la lista presentada y modifque la
in$ormacin necesaria.

1e%e ingresar la nueva in$ormacin del departamento o municipio.

6digo Es el cdigo asignado al departamento o municipio.
9om%re Es el nom%re del departamento o municipio.

E&emplo pr'ctico


6digo @G
9om%re !".!9"I6O

odifque el cdigo del municipio

6digo @G@@


6on esto queda actualizada la in$ormacin del departamento o municipio.

REC7ERDE8
Si va a modifcar el cdigo de un departamento o municipio ya
e&istente, de%e tener en cuenta que *ste de%e ser 0nico, es decir que
no de%e repetirse.
)n municipio siempre de%e estar asociado a un departamento.
usuarios.
+.F.+ Eliminar di#ipola

!l oprimir el %otn Eliminar es posi%le la eliminacin de un departamento o municipio del sistema. 1e%e
tener en cuenta que para poder eliminar un departamento de%en ser eliminados primero todos sus
municipios. Esta opcin esta #a%ilitada para el usuario administrador del inisterio 0nicamenteJ los dem's


En este punto el sistema pide confrmacin para la eliminacin de la 1ivipola seleccionada. Si desea

REC7ERDE8
Para eliminar una divipola se de%e tener en cuenta que no tenga
asociadas una o varias divipolas #ijas.
usuarios.

+. Eec=as de ?aloracin de DesempeHo

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin KDec#as de Naloracin de 1esempeFoT.

Esta opcin permite confgurar las $ec#as de inicio y fn para los periodos I y II, estas $ec#as son necesarias
para poder ingresar la valoracin de desempe/o de los alumnos, lo cual es posi%le realizar en la opcin
KNaloracin de 1esempe/oL, men0 !dministracin.

!l ingresar a esta opcin se presenta la siguiente pantalla(

)sted podr' realizar la confguracin de las $ec#as por :erarqua, !/o y 6alendario.

En esta pantalla es posi%le realizar la %0squeda, modifcacin y eliminacin de las $ec#as confguradas.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el %otn !gregar. Se presentar' la siguiente pantalla(

Es necesario ingresar la siguiente in$ormacin(

:erarquia
!/o
6alendario
Dec#a Inicio Periodo I
Dec#a Din Periodo I
Dec#a Inicio Periodo II
Dec#a Din Periodo II

El sistema valida que las $ec#as se encuentren dentro del rango confgurado en Procesos atricula para el
!/o lectivo y calendario. !dicionalmente la Dec#a Inicio del Periodo II de%e corresponder al da siguiente de
la $ec#a fn del Periodo I.

E&emplo pr'ctico
Seleccione el %otn 4uscar. El sistema mostrar' los registros que cumplen con los criterios de
%0squeda ingresados(

E&emplo pr'ctico

Seleccione el %otn Eliminar, en el registro correspondiente.

El sistema muestra mensaje para confrmar el %orrado del registro.

)na vez se oprima el %otn OU el registro ser' eliminado.

+.2 ;erar,ua

Para la operacin del sistema es necesaria la defnicin de jerarquas, puesto que todas las personas que
van a interactuar con el mismo de%er'n tener acceso a di$erentes opciones de acuerdo con la jerarqua en
la que se encuentran y por ende la la%or que realizan.

El sistema nacional administrativo de Educacin del pas tiene una estructura jer'rquica. )na jerarqua
corresponde a un nivel administrativo del sistema educativo.

El Sistema Integrado de atrcula 2 SI!" o$rece varias posi%ilidades para el manejo de la in$ormacin.
1entro de ellas se encuentra el manejo por jerarquas. Este permite el <ujo de in$ormacin a trav*s del
sistema de acuerdo a las di$erentes jerarquas que e&isten, en su orden(
inisterio de Educacin
90cleos
Instituciones
Sedes
1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin K:erarquasL.
Esta opcin le permitir' la creacin y eliminacin de jerarquas, as como la actualizacin de la in$ormacin
de las mismas. Esta opcin esta #a%ilitada para el usuario administrador 0nicamenteJ los dem's usuarios
solo tienen la opcin de consulta

!l entrar a esta opcin encontrar' la siguiente pantalla.

Esta opcin permite adicionar, actualizar o eliminar registros de la ta%la de jerarquas.

En esta pantalla se encuentra la lista de las jerarquas defnidas en el sistema, con su in$ormacin.
+.2. Crear una nue#a &erar,ua

!l oprimir el %otn !gregar , es posi%le registrar una nueva jerarqua en el sistema. Esta opcin esta
#a%ilitada para el usuario administrador 0nicamenteJ los dem's usuarios solo tienen la opcin de consulta


en0!dministracin:erarquas


En esta pantalla es posi%le adicionar, actualizar o eliminar jerarquas.

Para crear una nueva jerarqua presione el %otn K!gregarL


En esta pantalla usted de%e ingresar la in$ormacin de la nueva jerarqua.

6digo Es el cdigo asignado a la jerarqua.
9om%re Es el nom%re de la jerarqua.
1ireccin Es la direccin de la jerarqua
;esponsa%le Es el nom%re de la persona responsa%le
"el*$ono Es el tel*$ono de la jerarqua
1epartamento Es el departamento en el que se encuentra la jerarqua
unicipio Es el municipio en el que se encuentra la jerarqua
6alendario Es el calendario que maneja la jerarqua

E&emplo pr'ctico


6digo G>AG>A
9om%re 9)EN! SE6;E"!;I!
1ireccin 6alle =? 9o. =?,=?
;esponsa%le :uan olina
"el*$ono ?>A?=>A
1epartamento Nalle
unicipio 6artago
6alendario 4


6on esto queda adicionada la nueva jerarqua.

REC7ERDE8
.a jerarqua creada puede depender de una jerarqua ya defnida.
Para crear una jerarqua se de%e asignar un cdigo que no puede
repetirse.
usuarios.

+.2.2 Actuali)ar una &erar,ua

Ingresando al sistema por la opcin de :erarquas, es posi%le actualizar la in$ormacin de una jerarqua ya
defnida en el sistema.


en0!dministracin:erarquas


Para realizar la actualizacin, %usque la jerarqua correspondiente en la lista de jerarquas presentada y
#aga clic en el %otn KNer 1etalle K

El sistema presenta la pantalla para actualizar la in$ormacin de la jerarqua modifque la in$ormacin
necesaria

6digo Es el cdigo asignado a la jerarqua.
9om%re Es el nom%re de la jerarqua.
1ireccin Es la direccin de la jerarqua
;esponsa%le Es el nom%re de la persona responsa%le
"el*$ono Es el tel*$ono de la jerarqua
1epartamento Es el departamento en el que se encuentra la jerarqua
unicipio Es el municipio en el que se encuentra la jerarqua
6alendario Es el calendario que se maneja en la jerarqua

y oprima le %otn K8uardarL.

E&emplo pr'ctico


6digo >@@
9om%re !!XO9!S
1ireccin .! 1I;E66IO9
;esponsa%le E. ;ESPO9S!4.E
"el*$ono E. "E.E
1epartamento !!XO9!S
unicipio E.I:! )9 )9I6IPIO
6alendario 4

odifque el tel*$ono de la jerarqua

"el*$ono FG=?I?=I>A


6on esto queda actualizada la in$ormacin de la jerarqua.

REC7ERDE8
Si va a modifcar el cdigo de una jerarqua ya e&istente, de%e tener en
cuenta que *ste de%e ser 0nico, es decir que no de%e repetirse.
usuarios.

+.2.( Eliminar una &erar,ua
!l seleccionar la casilla de verifcacin de eliminar y oprimir el %otn Eliminar es posi%le la eliminacin
de una jerarqua del sistema. 1e%e tener en cuenta que para poder eliminar una jerarqua de%en ser
eliminadas primero todas las que dependen de ella y no de%en tener #istorial en el sistema. Esta opcin
esta #a%ilitada para el usuario administrador 0nicamenteJ los dem's usuarios solo tienen la opcin de
consulta


"enga en cuenta que para la eliminacin de una jerarqua de%e eliminar primero todas las jerarquas
asociadas a ella.

REC7ERDE8
Para eliminar una jerarqua se de%e tener en cuenta que no tenga
asociadas una o varias jerarquas #ijas.
Para actualizar una jerarqua es importante tener en cuenta que se de%e
digitar la in$ormacin completa, es decir cdigo y nom%re, no
0nicamente lo que se va a modifcar.
usuarios.

+.( 3i#eles

Para e$ectuar las di$erentes operaciones con el sistema es necesaria la defnicin de los niveles de
escolaridad y su con$ormacin y par'metros.

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin K9ivelesL.

Esta opcin le permitir' la creacin, confguracin, modifcacin y eliminacin de niveles, as como la
asignacin y remocin de grados a los mismos. Esta opcin esta #a%ilitada para el usuario administrador
del ministerio 0nicamenteJ los dem's usuarios solo tienen la opcin de consulta

Ingrese por la opcin K9ivelesL.

!l entrar a la opcin 9iveles encontrar' la siguiente pantalla.

En esta pantalla es posi%le consultar y-o actualizar niveles.

1e%e ingresarse un criterio de %0squeda

9ivel 6omo lista de seleccin

E&emplo pr'ctico

Seleccione el nivel Preescolar

!l ser seleccionado el nivel presenta la in$ormacin defnida para el mismo.

Si usted desea puede adicionar un grado al nivel. Para ello presione el %otn !gregar.

Se le presentar' la siguiente pantalla

1e%e ingresarse la siguiente in$ormacin(
8rado 6omo lista de seleccin
Edad nima
Edad m'&ima
E&emplo pr'ctico


8rado Seleccione :;1 I-UI91
Edad nima I
Edad m'&ima C

Presione el %otn 8uardar.

Estando en esta pantalla, se permite tam%i*n la eliminacin de grados. Para ello seleccione el grado que
desea eliminar y presione el %otn Eliminar.

!parecer' la siguiente pantalla(

Ejemplo pr'ctico

Elimine la siguiente in$ormacin

8rado :;1 I-UI91
Edad nima I
Edad m'&ima C

Oprima el %otn OU

REC7ERDE8
Para eliminar un nivel se de%e tener en cuenta que no tenga asociados
uno o varios grados.
usuarios.

+.+ 3o#edad de traslados

Esta opcin $acilita el traslado de los ni/os entre :erarquas con el fn de ma&imizar la permanencia de los
ni/os en el Sector Educativo.

Esta +a%ilitada para todos los roles predeterminados en el sistema seg0n los permisos que estos tengan.
Se puede consultar y traer un alumno de cualquier parte del pas.

Permite imprimir un $ormato para consignar los datos del alumno que desea trasladarse y generar correo
electrnico para in$ormar so%re el traslado, a la Secretara de Origen del alumno.

en0!dministracin9ovedad de traslados

Para poder realizar el traslado primero realice la %0squeda, en el sistema, del alumno que desea trasladar.

.os criterios de %0squeda son(

primer nom%re
segundo nom%re
primer apellido
segundo apellido
tipo de documento y
documento

Se traer'n los alumnos que cumplan con los criterios de %0squedas y que su 0ltimo estado
sea MatriculadoD Repro1adoD Sin ContinuidadD Prematriculado y Asignado, en el a/o de la etapa
5a/o lectivo[a8] 7.

.os alumnos que est*n en estos estados 9O podr'n ser traslados(

9)ENO
I9S6;I"O
6!96E.!1O
SI9 !SI89!6IO9
;E"I;!1O
8;!1)!1O
";!S.!1!1O
.a pantalla tiene un %otn de consulta K"rasladoL al fnal de cada registro de la lista, que le permitir'
ver la in$ormacin completa del alumno y realizar el traslado.

Oprimiendo el %otn de traslado se o%servar' la siguiente pantalla donde le solicitar la fecha de
nacimiento del alumno, si la fecha de nacimiento digitada concuerda con la $ec#a de nacimiento que est'
almacenada en el sistema, se le permitir' ingresar a la pantalla de registro de traslado[a9] .

1e lo contrario mostrara el siguiente mensaje de error y no permitir' continuar el proceso.

En esta pantalla o%servar' los datos completos de identifcacin del alumno en el sistema, su estado
actual y la in$ormacin completa de la matrcula. En el nue#o estado lo 0nico que se o%servara es la
opcin de trasladado[a7] (

.a pantalla le proporcionar' la posi%ilidad de(
;egistrar el traslado colocando al alumno en Kestado^trasladadoL
Ingresar la in$ormacin de la Institucin a donde se realizar' el traslado, y
verifcar que e&ista en el sistema, de igual manera si la institucin
corresponde a otro 1epartamento y unicipio, autom'ticamente el
sistema solicitar' la direccin de residencia y el %arrio. [a0]
Imprimir el $ormato para consignar los datos del alumno que desea
trasladarse
.os campos marcados con asterisco de%en diligenciarse o%ligatoriamente de lo contrario o%servar' el
siguiente mensaje(

6uando guarde el sistema le in$ormar'

Si el alumno se encuentra en estado ASIG3ADAD en el nue#o estado lo 0nico que se o%servara es la
opcin de RE9IRAD como se muestra a continuacin(

6uando se cargue la in$ormacin se le mostrar' un mensaje en la parte superior que le avisar' que el
alumno va #a ser retirado y que posteriormente de%er' matricularlo.

Este alumno en este momento est' en estado KAsignadoL, si continua este proceso el alumno
ser' retirado del SI!" con motivo traslado y de%er' matricularlo en el esta%lecimiento educativo donde
se requiere matricular el alumno[a:] .

6uando guarde el sistema le in$ormar'

E&emplo pr'ctico

Ingrese los siguientes criterios de %0squeda(

Primer nom%re .eidy
Primer !pellido Esco%ar

Presione el %otn 4uscar.

)na vez o%tenga la lista coincidente con los criterios ingresados seleccione un alumno a consultar,
oprimiendo el %otn "raslado
.uego ingrese la $ec#a de nacimiento del alumno y presione el 4otn 4uscar

El sistema presenta una pantalla con la in$ormacin detallada del alumno, y permite seleccionar una nueva
jerarqua, en la seccin lo 0nico que se o%servara es la opcin de trasladado por de$ecto y
el usuario no puede modifcarla*

Ingrese los siguientes datos para registrar el traslado, como se trasladara para la :erarqua 6artago, el
sistema solicitara actualizacin de 1ireccin de ;esidencia y 4arrio de ;esidencia(

otivo de traslado altrato-!%uso-!coso

Institucin destino IMC=AM@@@@F@

Oprima el %otn verifcar o%tendr' autom'ticamente el nom%re de la Institucin destino

odelo Educativo Educacin "radicional

1ireccin de ;esidencia( U; IA ?I @F

4arrio de ;esidencia( O9"E!.E8;E

1epartamento ;esidencia( N!..E 1E. 6!)6!

unicipio ;esidencia( 6!;"!8O

Oprima el %otn guardar

REC7ERDE8
El sistema registra el traslado colocando al alumno en
Kestado^trasladadoL
Si el alumno se encuentra en estado !SI89!1O, el nuevo estado ser'
;E"I;!1O.
.os alumnos que se encuentran en estado KretiradoL, no podr'n ser
trasladados , estos de%er'n tramitar una solicitud de inscripcin.
.os campos marcados con asterisco 5b7 de%en ser digitados en $orma
o%ligatoria
El usuario puede consultar y traer cualquier alumno de cualquier parte
del pas.
.os traslados que se #acen en *sta pantalla, ser'n traslados en el mismo
a/o ycalendario[a13] .
Para que el usuario pueda realizar el proceso completo de traslado, la
$ec#a ingresada en el sistema de%e ser la misma que tiene el alumno
registrada inicialmente.
+.- Par'metros por Secretara

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin KPar'metros por SecretaraL.

Esta opcin permite esta%lecer valores para los di$erentes par'metros que se manejan por Secretara o por
Institucin. En esta pantalla se de%e seleccionar la :erarqua correspondiente e ingresar el a/o para el cual
operar'n los valores defnidos en los par'metros.

Si un par'metro es defnido a nivel de Secretara tendr' e$ecto en todos los niveles que est*n por de%ajo
de este nivelJ o por el contrario, si el par'metro es defnido a nivel de una Institucin, el sistema tomar'
el valor de par'metro de la Institucin primero que el de la Secretara. Esta opcin esta #a%ilitada para el
usuario administrador 0nicamenteJ los dem's usuarios solo tienen la opcin de consulta

!l ingresar a esta opcin se presenta la siguiente pantalla para la seleccin de la jerarqua.

En esta pantalla se de%e seleccionar la jerarqua e ingresar el a/o para el cual operar'n los valores
defnidos para los par'metros que se manejan en la jerarqua correspondiente.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago

)na vez seleccionada la Secretara a tra%ajar, ingrese el a/o.

En este punto es posi%le Seleccionar una Institucin o .istar los Par'metros defnidos para la Secretara.

+.-. Seleccionar una Institucin

!l oprimir el %otn Seleccionar Institucin, es posi%le defnir los par'metros para una Institucin.


en0!dministracinPar'metros por SecretaraSeleccione KSeleccionar una InstitucinL


En esta pantalla se de%en ingresar los criterios para %0squeda de instituciones.

6digo 1ane
9om%re Institucin
E&emplo pr'ctico


6digo 1ane =MC=AM@@@@=>
9om%re Institucin Sor aria :uliana

R oprima el %otn 4uscar.

Se presentar' la lista de las instituciones coincidentes con los criterios de %0squeda especifcados.

Seleccione la Institucin que desea y oprima el %otn Seleccionar.


En esta pantalla es posi%le defnir par'metros por cada mdulo para la Institucin.

Oprima el %otn !gregar. Se presentar' la siguiente pantalla

1e%e ingresar la siguiente in$ormacin(

6alendario 6omo lista de seleccin
Par'metro 6omo lista de seleccin
"ipos 6omo lista de seleccin
Nalor inicial
Nalor fnal

E&emplo pr'ctico


6alendario 4
Par'metro Inicio de clases
"ipos Dec#a
Nalor inicial @=-@M-?@@>
Nalor fnal

Oprima el %otn 8uardar.

REC7ERDE8
Para defnir par'metros para una Institucin de%e
seleccionar primero la jerarqua a la que pertenece.
Esta in$ormacin es de acceso restringido. Pnicamente
puede ser modifcada por los !dministradores del Sistema,
pero puede ser consultada dependiendo de los roles y
privilegios asignados a los usuarios.
+.-.2 @istar par'metros

!l oprimir el %otn .istar par'metros, es posi%le la consulta de los par'metros registrados en el sistema.


en0!dministracinPar'metros por SecretaraSeleccione K.istar par'metrosL


Presenta en pantalla los par'metros defnidos y permite ingresar nuevos par'metros, actualizar o eliminar
los que se encuentran registrados.

En esta pantalla es posi%le defnir, modifcar y suprimir par'metros por cada mdulo para la jerarqua.

Para defnir un nuevo par'metro, oprima el %otn !gregar. !parecer' la siguiente pantalla


6alendario 6omo lista de seleccin
Par'metro 6omo lista de seleccin
"ipos 6omo lista de seleccin
Nalor inicial
Nalor fnal

E&emplo pr'ctico


6alendario 4
Par'metro Inicio de clases
"ipos Dec#a
Nalor inicial @?-@A-?@@>
Nalor fnal


Para modifcar un par'metro e&istente, simplemente modifque la in$ormacin que desea y oprima el %otn
8uardar.

Para eliminar un par'metro, oprima el %otn Eliminar . !parecer' la siguiente pantalla

!l oprimir el %otn OU se da confrmacin para la eliminacin del par'metro.

REC7ERDE8
Siempre que usted modifque la in$ormacin de uno o varios par'metros
de%e oprimir el %otn Salvar 6am%ios para gra%ar la in$ormacin.
usuarios.

+.. Permisos y pri#ilegios

.os permisos y privilegios se referen al nivel de acceso a la in$ormacin del sistema y a las acciones y
operaciones que pueden realizar los usuarios del SI!". +an sido defnidos en torno a unos roles y perfles
de usuario que se pueden esta%lecer, a nivel general o por Secretara.

Para $acilitar la operacin del sistema es necesario la defnicin de roles, puesto que todas las personas
que van a interactuar con el mismo de%er'n tener acceso a di$erentes opciones de acuerdo con la la%or
que realizan. )na vez defnido un rol, de%en asignarse al mismo tiempo los privilegios de ejecucin so%re
las opciones del sistema. Esta opcin esta #a%ilitada para los usuarios a los cuales se les asigne acceso, es
recomenda%le que solo el usuario administrador tenga acceso

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin KPermisos y privilegiosL. Esta opcin le
permitir' la asignacin y remocin de privilegios de ejecucin a los roles e&istentes.

Ingrese por la opcin KPermisos y privilegiosL.

!l entrar a la opcin Permisos y privilegios encontrar' la siguiente pantalla.

En esta pantalla es posi%le agregar, consultar, actualizar y-o eliminar permisos y privilegios para cada uno
de los roles, defnidos en cada Secretara.

Primero de%e seleccionar una Secretara, luego un rol de la Klista de rolesL, despu*s un su%men0, y
fnalmente de%er' asignarle los permisos

E&emplo pr'ctico

Seleccione la :erarqua a la que pertenece el rol y luego seleccione el rol a actualizar.


En esta pantalla de%e seleccionarse un su%men0 de la lista de seleccin enu.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el su%men0 Estudiantes.


En esta pantalla o%servar' las opciones del su%men0 seleccionado , KEstudiantesL y marcando en la casilla
de seleccin, podr' asignar privilegios de(
6rear
.eer
!ctualizar
4orrar

E&emplo pr'ctico

Seleccione ;egistro de Estudiantes

En la seccin de Privilegios So%re los 1atos marque las operaciones permitidas, 56rear, .eer, !ctualizar y
4orrar7.

Para ello 0nicamente es necesario seleccionar o deseleccionar la opcin correspondiente, a la derec#a de
la in$ormacin deseada.

)na vez concluya, para el ;ol, la asignacin de permisos en en0s y su%men0s y de Privilegios so%re los
datos, presione el %otn 8uardar, . 6on esto quedar' gra%ada la in$ormacin de permisos y privilegios.

REC7ERDE8
Esta in$ormacin es de acceso restringido. 1e%era solo tener acceso el
!dministrador.

+.0 Perisos !ara re!ortes

ediante esta opcin se podr'n asignar permisos de acceso a los reportes producidos por el SI!" y
privilegios so%re estos reportes.

Dunciona de la misma $orma como lo #ace la opcin de KPermisos y privilegiosLJ #an sido defnidos en
torno a unos roles y perfles de usuario que se pueden esta%lecer, a nivel general o por Secretara.

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin KPermisos para reportesL.

Esta opcin le permite la asignacin y remocin de privilegios de ejecucin, especfcamente so%re los
reportes, a los roles e&istentes.

Ingrese por la opcin KPermisos para reportesL.

!l entrar a la opcin Permisos para reportes encontrar' la siguiente pantalla.

En esta pantalla es posi%le agregar, consultar, actualizar y-o eliminar permisos y privilegios, so%re los
reportes del sistema, para cada uno de los roles, defnidos en cada Secretara.

Primero de%e seleccionar una Secretara, luego un rol de la Klista de rolesL, despu*s un grupo de reportes,
y fnalmente de%er' asignarle los permisos.

E&emplo pr'ctico

Seleccione una :erarqua y luego seleccione el rol a actualizar.


En esta pantalla de%e seleccionar un grupo de reportes de la lista de seleccin K8ruposL

Seleccione el grupo Kgeneracin de arc#ivosL.

arcando en la casilla de seleccin a la derec#a, podr' asignar privilegios de acceso a los reportes del
grupo Kgeneracin de arc#ivosL. )na vez concluya oprima el %otn 8uardar, . 6on esto quedar'
gra%ada la in$ormacin de permisos so%re reportes.

REC7ERDE8
Esta in$ormacin de%era ser de acceso restringido.

+.2 Pesos #aria1les

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin KPesos varia%lesL.

Esta opcin permite defnir las varia%les que se tendr'n en cuenta para la priorizacin de los alumnos en
los di$erentes procesos que manejan la asignacin de cupos, y el peso o ponderacin que tendr' cada una
de ellas.

El SI!" apoyar' la asignacin de prioridad a los ni/os que cumplan determinadas caractersticas
registradas en la in$ormacin particular de cada alumno y en las correspondientes varia%les.

.as varia%les para priorizacin podr'n ser seleccionadas para los procesos relacionados con la asignacin
masiva de cupos, asignacin de traslados, asignacin de cupos nuevos, si estas varia%les no est'n
defnidas el sistema #ar' la seleccin aleatoria.

6on los pesos dados a las varia%les seleccionadas se ponderan los alumnos que van a participar de un
proceso, por ejemplo( si se va a realizar asignacin de cupos a alumnos nuevos y se defne la varia%le
sis%en y se dan pesos as(

Sis%en = peso =@@
Sis%en ? peso G@

R se selecciona estrato as(

Estrato = peso I@
Estrato ? peso ?@

R se tienen dos alumnos el primero con sis%en = y estrato ?, el peso del alumno ser' =?@.
Si e&iste otro alumno con sis%en = y estrato =, el peso del alumno ser' la suma de cada uno de los pesos
es decir =@@ mas I@ por lo que pesar' =I@, el sistema al #acer la asignacin le dar' prioridad al alumno
dos que es el que tiene m's peso.

En esta pantalla usted encuentra los campos "ipo asignacin y Secretara como listas de seleccin. "ipo
de asignacin se refere a los procesos relacionados con la asignacin de cupos.

1e estas listas se de%e seleccionar uno de los procesos relacionados con la asignacin de cupos y la
Secretara para los que se desea defnir las varia%les de priorizacin y el peso relativo de cada una de
ellas.
6uando no seleccione alguna Secretara o%servar' el siguiente mensaje(

En caso de que no se seleccione uno de los procesos de asignacin de cupos en K"ipo de asignacinL
o%servar' el siguiente mensaje(

)se el Eizard para moverse entre pantallas

E&emplo pr'ctico

"ipo asignacin Seleccione ;ectores
Secretara Seleccione 6artago
)na vez seleccionados el tipo de asignacin y la Secretara, se de%e presionar el %otn 4uscar. Se
presentar' la siguiente pantalla

En este ejemplo pr'ctico aparecen las varia%les o temas que se tendr'n en cuenta para la priorizacin de
los alumnos en la asignacin de cupos por rectores.

Esta pantalla posi%ilita #a%ilitar o des#a%ilitar los temas que aparecen en la lista. Para ello, presione el
%otn Pesos que se encuentra en el e&tremo derec#o del registro de la varia%le deseada
.


Se presenta la lista de varia%les relacionadas con el tema de Kpo%lacin vctima de desplazamientoL,
#a%ilite la opcin con la casilla K+a%ilitada y asigne peso ponderado a las varia%les relacionadas.

Oprima el %otn guardar, . 6on esto quedar' gra%ada la in$ormacin de priorizacin.

REC7ERDE8
usuarios.
+.I Prestadores

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin KPrestadoresL.

Esta opcin permite la creacin, edicin y eliminacin de prestadores. El acceso a este mdulo es
confgura%le en el en0 !dministradores ,Q Permisos y Privilegios.

!l ingresar a la opcin se presenta la siguiente pantalla

! trav*s de esta pantalla es posi%le adicionar y-o consultar Prestadores.
506706 A#icionar Nue'o Presta#or

!l oprimir el %otn K!gregarL , es posi%le registrar un nuevo Prestador en el sistema.


en0!dministracinPrestadores K!gregarL


En esta pantalla se #a%ilita el ingreso de la in$ormacin, los siguientes campos o%ligatorios(
"ipo Prestador
"ipo 1ocumento
90mero 1ocumento
;azn Social
!pellidos ;epresentante
9om%res ;epresentante
1epartamento
unicipio
.uego de ingresar la in$ormacin se de%e oprimir el %otn K8uardarL , se mostrar' el siguiente
mensaje(

+.I.2 Modi:car Prestador

En el mdulo Prestadores es posi%le la actualizacin de los datos de un prestador que ya se encuentre
defnidoen el sistema. Es necesario realizar la %0squeda del prestador que se desea modifcar, es posi%le
ingresar criterios de %0squeda, y luego oprimir el %otn K4uscarL .


en0!dministracinPrestadores


.uego de realizar la %0squeda se muestran los prestadores que cumplen con los criterios confgurados.
Para realizar modifcaciones oprimir el %otn KEditar PrestadorL , que se encuentra a la derec#a de la
pantalla.

.uego de realizar los cam%ios, oprimir el %otn K8uardarL ) se mostrar' el siguiente mensaje de
confrmacin(

+.I.( Eliminar Prestador

Para eliminar un prestador, es necesario ingresar y consultarlo. !l oprimir el %otn Eliminar 6 es
posi%le eliminar el prestador seleccionado.


en0!dministracinPrestadores6onsulta


Para la eliminacin de un prestador, presione el %otn Eliminar.

!parecer' la siguiente pantalla en la que el sistema solicita confrmacin para la eliminacin.

Oprima el %otn OU.

El prestador #a sido eliminado del sistema.

+.I.+ Detalle Prestador

Para consultar el detalle de un prestador, es necesario ingresar y consultarlo. !l oprimir el %otn
1etalle 6 es posi%le ver el detalle del prestador seleccionado.




Para consultar el detalle de un Prestador, presione el %otn 1etalle.

!parecer' la siguiente pantalla en la que el sistema muestra el detalle del Prestador, con sus 6onvenios y
Proyectos.

506708 Con#enios Prestador

Para consultar el detalle un convenio de un prestador, es necesario ingresar y consultarlo el prestador. !l
oprimir el %otn 6onvenios 6 es posi%le ver los convenios del prestador seleccionado.




Para consultar los convenios de un Prestador, presione el %otn 6onvenios.

!parecer' la siguiente pantalla de %0squeda en la que el sistema permite ingresar criterios de %0squeda
de convenios.
.uego de ingresar los criterios, oprimir el %otn K4uscarL , se mostrar' el resultado de la %0squeda(

Para consultar el detalle del convenio oprimir el %otn K1etalleL , se mostrar' la siguiente pantalla con
el detalle del convenio, las $uentes de fnanciacin y los grupos po%lacionales(

+.2F Procesos Matrcula

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin KProcesos atrculaL.

Esta opcin permite el manejo y defnicin de las etapas del proceso de matrcula. Esta in$ormacin es de
acceso restringido. Pnicamente para los !dministradores del Sistema.

.as Etapas que son incluidas en esta pantalla de%en corresponder a la defnicin que cada secretara #aya
defnido en su resolucin de matricula.

!l ingresar presenta la siguiente pantalla

En esta pantalla de%er' registrar para cada etapa(
la $ec#a de inicio
la $ec#a de fnalizacin
su cierre
in$ormacin so%re el responsa%le
1ocumento de identifcacin del responsa%le
9om%re y
6argo.
!s mismo permite su consulta, actualizacin y-o eliminacin.

Seg0n la accin que desee realizar de%e especifcar el !/o, :erarqua y 6alendario para los que est'
defnido el proceso y pulsar el %otn que corresponda a la accin que desea e$ectuar( !gregar o 4uscar.

6uando no seleccione el a/o o el calendario para el cual va a defnir las etapas usted o%servar' los
siguientes mensajes(

+.2F. De:nicin de etapas

!l oprimir el %otn , !gregar, es posi%le adicionar un nuevo proceso en el sistema.


en0!dministracinProcesos atrcula!gregar


En esta pantalla es posi%le la defnicin de las etapas del proceso de matrcula.

Para defnir una etapa del proceso de matrcula, se de%e ingresar la siguiente in$ormacin(
Etapa 5como lista de seleccin7
Dec#a de inicio
Dec#a fn
6errado 5para seleccionar7
6*dula
;esponsa%le
6argo
El sistema coloca por de$ecto la $ec#a actual, sin em%argo puede ser modifcada por el usuario
manualmente ingresando los datos, o asistido por el calendario del sistema usando el %otn de
calendario

En el calendario mediante el uso de las <ec#as podr' cam%iar el mes, o seleccionar un da del mes
oprimiendo el correspondiente n0mero

Oprima el %otn guardar, . 6on esto quedar' gra%ada la in$ormacin de Etapas del proceso de
matrcula.

Si una opcin del men0 requiere que una etapa este defnida y no lo esta o la $ec#a ya paso saldr' un
mensaje indicando la etapa que se requiere que este a%ierta, a continuacin se presenta un ejemplo de
cuando la etapa de promocin no esta a%ierta(

E&emplo pr'ctico


Etapa Inscripcin de alumnos nuevos
Dec#a de inicio ?I-@>-?@@>
Dec#a fn I@-@C-?@@>
6errado 9o lo seleccione
6*dula >A=?IMGF
;esponsa%le Pedro P*rez
6argo !dministrador

R presione el %otn 8uardar. 6on esto queda defnida la etapa del proceso.

REC7ERDE8
!l realizar la defnicin de etapas, $ec#as y responsa%les de%e oprimir
8uardar para gra%ar la in$ormacin.
usuarios.
.as etapas de%en corresponder con las $ec#as defnidas en la resolucin
de matriculas.
Es muy importante defnir cada etapa de lo contrario no ser' posi%le
acceder a las opciones de cada pantalla.

+.2F.2 Consulta de etapas

!l oprimir el %otn 4uscar es posi%le consultar la in$ormacin de un proceso defnido en el sistema.

en0!dministracinProcesos atrculaOprima el %otn 4uscar


6uando no se ingresa el a/o para el cual se desea consultar las etapas, el sistema presenta todas las
etapas defnidas para la Secretara y calendario seleccionados.

En esta pantalla se presenta la in$ormacin del proceso de matrcula seleccionado.

REC7ERDE8
!l realizar la consulta de etapas, $ec#as y responsa%les usted podr'
tam%i*n modifcar su in$ormacin, de%e oprimir Salvar para gra%ar la
in$ormacin.
usuarios.

+.2F.( Eliminacin de etapas

1e%er' seleccionar primero la Secretara y %uscar la etapa que desea %orrar.


en0!dministracinProcesos atrculaOprima el %otn 4uscar. )na vez u%ique la etapa podr'
%orrarla usando El %otn Eliminar

El sistema pedir' confrmacin para eliminar el proceso.

!l seleccionar el %otn OU, es decir al dar confrmacin, el proceso seleccionado es eliminado.

REC7ERDE8
Esta in$ormacin es de acceso restringido. Pnicamente puede
ser modifcada por los !dministradores del Sistema, pero puede
ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados
a los usuarios.

+.2 Procesos por lotes

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin KProcesos por lotesL.

Se realizan en lote los procesos que involucran gran n0mero de registros, transacciones y consumo de
recursos in$orm'ticos y que no requieren la consulta y actualizacin de la in$ormacin en lnea.
8eneralmente se ejecutan en las #oras en que #ay %ajo n0mero de usuarios conectados al sistema.

Esta opcin permite la administracin y consulta de procesos por lotes. Esta in$ormacin es de acceso
restringido. Pnicamente para los !dministradores del Sistema o de acuerdo con los permisos otorgados a
los usuarios.

.os procesos enviados a procesos por lotes son los cortes, los reportes, li%eracin de cupos, la matricula
privada, [a11] la promocin, la asignacin masiva de alumnos nuevos, asignacin masiva de traslados.

1e los anteriores procesos, 0nicamente se podr'n %orrar los ;eportes, los dem's procesos li%eracin de
cupos, la matricula privada, la promocin, la asignacin masiva de alumnos nuevos, asignacin masiva de
traslados no se podr'n %orrar(
[a1/]
.a siguiente pantalla permite seleccionar(
9ivel !ctual( El usuario puede seleccionar entre el nivel E9, secretarias o
jerarquas. 56ampo de seleccin o%ligatorio7
!/o. 56ampo de seleccin o%ligatorio7.
Diltro de Proceso( El usuario puede fltrar por tipo de Proceso. 56ampo de seleccin
opcional7ea=If

;ango de $ec#as de lanzamiento de los procesos por lote. 56ampo de
seleccin opcional7.
6orresponde a la $ec#a de Inicio y Dec#a Din de ejecucin del proceso.

Si el usuario selecciona solamente la Dec#a de Inicio el sistema mostrar' todos los procesos por lotes
enviados despu*s de esa $ec#a.

Si el usuario selecciona solamente la $ec#a fn el sistema mostrar' los procesos por lotes enviados antes
de esa $ec#a.

Procesos generados slo por el usuario root 5casilla de
seleccin opcional7.
)na vez ingresada la in$ormacin para realizar el fltro, se de%e oprimir el %otn %uscar .

.a pantalla muestra la siguiente in$ormacin(

AHo AHo en ,ue se en#o el proceso.
)suario )suario que envo el proceso.
;esultado En caso de ser un reporte el usuario podr' descargarlo realizando clic
en el enlace;esultado, de ser otro proceso lanzado el usuario podr'
consultar los registros que $ueron procesados.
ensaje Especifca en qu* estado se encuentra el proceso.
Dec#a Inicial Dec#a en el que se envi el proceso.
Dec#a Din Dec#a de terminacin del proceso.
Proceso 9om%re del proceso realizado.
Secretaria Es la Secretara a la que pertenece el proceso por lote enviado.
:erarqua Es la jerarqua a la que pertenece el proceso por lote enviado.
6alendario 6alendario de la Secretaria que envo el proceso.
Institucin

9om%re de la institucin, si el proceso es enviado para una
institucin especifca.
Sede 9om%re de la Sede, si el proceso es enviado para una Sede especifca
:ornada 9om%re de la :ornada Sede, si el proceso es enviado para una
:ornada de una Sede especifca
Eliminar "am%i*n es posi%le eliminar los procesos por lotes que sean
K;eportesL oprimiendo el %otn eliminar. El sistema solicitar'
confrmacin del proceso a eliminar.
E&emplo Pr'ctico

6onsultar slo los procesos por lote generados por el usuario ;oot en el a/o ?@@G, para la Secretaria
9ari/o.

Seleccionar los campos

9ivel !ctual( 9ari/o
!/o( ?@@G
4uscar solo procesos de root( seleccionar la casilla
;ealiza clic en el %otn %uscar .

El sistema despliega los siguientes procesos por lote que cumplen con los criterios de %0squeda
seleccionados.

E&emplo Pr'ctico

6onsultar los procesos por lotes enviados tipo ;eporte despu*s de la Dec#a de Inicio de procesamiento @=2
=?2?@@F, generados en el a/o ?@@F por la Secretaria 9ari/o.

Seleccionar los campos

9ivel !ctual( 9ari/o
!/o( ?@@F
Proceso( "ipo ;eporte
;ango Dec#as( Dec#a Inicio( @=,=?,?@@F
;ealiza clic en el %otn %uscar .

El sistema despliega los siguientes procesos por lote que cumplen con los criterios de %0squeda
seleccionados.

REC7ERDE8
Esta in$ormacin es de acceso restringido. Pnicamente puede
ser modifcada por los !dministradores del Sistema, pero puede
ser consultada dependiendo de los roles y privilegios asignados
a los usuarios.
Pnicamente se podr'n %orrar los procesos que sean ;eportes,
los dem's no tienen #a%ilitado el %otn Eliminar.
9o es posi%le el envo de un proceso con e&actamente los
mismos par'metros el mismo da y por el mismo usuario.

+.22 Programacin Asistencia Escolar

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin KProgramacin !sistencia EscolarL.

Esta opcin permite la creacin, edicin y eliminacin de periodos de asistencia escolar por a/o lectivo y
calendario, incluyendo el n0mero de das #'%iles del periodo. El acceso a este mdulo solo est' permitido
para el usuario root.


! trav*s de esta pantalla es posi%le adicionar y-o consultar Periodos de !sistencia Escolar.

509906 A#icionar Nue'o Perio#o #e Asistencia Escolar

!l oprimir el %otn K!gregarL , es posi%le registrar un nuevo Periodo de !sistencia Escolar en el sistema.


en0!dministracin!sistencia Escolar K!gregarL


En esta pantalla se #a%ilita el ingreso de la in$ormacin, los siguientes campos o%ligatorios(
!/o
6alendario
Periodo
90mero de das #'%iles
Dec#a Inicio Periodo
Dec#a Din Periodo
.uego de ingresar la in$ormacin se de%e oprimir el %otn K8uardarL , se mostrar' el siguiente
mensaje(

REC7ERDE8
Para registrar la inasistencia escolar de los alumnos de%e ingresar
por el en0 atricular, opcin !sistencia Escolar por !lumno.
.as $ec#as de los periodos de%en estar dentro del rango del $ec#as
defnido para el a/o lectivo correspondiente a nivel de .E.9, estas se
encuentran en el en0 !dministracin, opcin Procesos atricula.

509909 Mo#ificar Perio#o #e asistencia escolar

En el mdulo !sistencia Escolar es posi%le la actualizacin de los datos de un periodo de asistencia escolar
que ya se encuentre defnido en el sistema. Es necesario realizar la %0squeda del periodo que se desea
modifcar, es posi%le ingresar criterios de %0squeda, y luego oprimir el %otn K4uscarL .


en0!dministracin!sistencia Escolar

.uego de realizar la %0squeda se muestran los periodos que cumplen con los criterios confgurados. Para
realizar modifcaciones oprimir el %otn KodifcarL , que se encuentra a la derec#a de la pantalla.

.uego de realizar los cam%ios, oprimir el %otn K8uardarL ) se mostrar' mensaje de confrmacin.

REC7ERDE8
.uego de que se le #a registrado la asistencia escolar a un
alumno solo es posi%le modifcar los das ANiles D las fecAas de
inicio D fin del 'eriodo de Asistencia 0scolar

50990: Eliinar Perio#o #e Asistencia Escolar

Para eliminar un Periodo de !sistencia Escolar, es necesario ingresar y consultarlo. !l oprimir el %otn
Eliminar 6 es posi%le eliminar el periodo seleccionado.


en0!dministracin!sistencia Escolar4uscar


Para la eliminacin de un periodo, presione el %otn Eliminar.


Oprima el %otn OU.

El periodo #a sido eliminado del sistema.

REC7ERDE8
.uego de que se le #a registrado la inasistencia a un alumno
para un periodo, no es posi%le eliminar la confguracin del
periodo de asistencia escolar correspondiente.

+.2( Programacin de tareas

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin KProgramacin de tareasL.

Esta opcin permite realizar la programacin de tareas o procesos en %atc#, mediante la defnicin de
par'metros de tiempo y periodicidad de ejecucin del proceso. .os procesos se ejecutar'n de $orma
autom'tica con$orme a la defnicin que se #aga en esta opcin del sistema.

!lgunos procesos son realizados en %atc# para #acer actualizacin de %ases de datos, o para ma&imizar el
rendimiento del sistema y aprovec#ar las #oras en que #ay pocos usuarios en el sistema para ejecutar
tareas que demandan alto consumo de recursos del sistema.

Se programan tareas que involucran gran n0mero de registros, transacciones y consumo de recursos
in$orm'ticosJ y que no requieren la consulta y actualizacin de la in$ormacin en lnea. 8eneralmente se
ejecutan en las #oras en que #ay %ajo n0mero de usuarios conectados al sistema.

Solo es posi%le programar las tareas que se encuentran en esta pantalla, que son las que la aplicacin
tiene defnidas y programadas, estas son(

+acer %acOups o copias de seguridad de la %ase de datos.
"iempos en que se ejecutan los procesos en %atc# o en lotes 56ada cuanto se ejecutan los procesos por
lotes.7
"iempos en que se realizan las importaciones.

Esta in$ormacin es de acceso restringido. Pnicamente para los !dministradores del Sistema.

!l ingresar a esta opcin se presenta la siguiente pantalla con los procesos que se est'n ejecutando

En esta pantalla podr' pausar o reiniciar cualquiera de las tareas programadas. Oprimiendo el
%otn podr' detener una tareaJ o por el contrario oprimiendo el %otn podr' continuar
una tarea.

El %otn agregar permite esta%lecer par'metros de ejecucin de nuevas tareas. 6uando no se
selecciona un calendario o%servar' el siguiente mensaje(

!l seleccionar la jerarqua y el calendario y oprimir el %otn agregar se despliega la siguiente pantalla(

.os par'metros de ejecucin de tareas est'n dados en t*rminos de tiempo y periodicidad. .a pantalla
permitir' esta%lecer con e&actitud la #ora, minutos, segundos en que se podr' ejecutar una tarea, as
como el intervalo de tiempo para una nueva ejecucin.

El sistema permite programar los das de la semana, del a/o y del mes en que de%e realizarse una tarea.

Oprimiendo el %otn guardar el sistema in$orma cuando se #a creado correctamente un patrn de
ejecucin de tareas.

REC7ERDE8
Esta opcin es de uso e&clusivo de los administradores del sistema

+.2+ Reglas de Estados

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin K;eglas de estadosL.

.as reglas de estados son las normas que defnen lo que sucede con los cupos y saldos de cupos, en el
cam%io de estado de un estudiante en el sistema, a otro estado. Esta%lecen las restricciones para el
cam%io de estado.

Esta opcin permite el manejo de las reglas de paso de un estado de un estudiante en el sistema a otro
estado.
Por ejemplo, cuando un alumno se inscri%e en el sistema, queda en estado KInscritoL. Si se le asigna un
cupo en alguna de las instituciones queda en estado K!signadoL y los saldos de cupos en esa Institucin se
ver'n a$ectados.

Esta opcin le permitir' la creacin, actualizacin y eliminacin de las ;eglas de estados.

Esta in$ormacin es de acceso restringido. Pnicamente el usuario root tiene permisos so%re esta
pantalla. Solo un usuario con conocimientos en programacin con o gnl podr' realizar
modifcaciones, este detalle ser' e&plicado a las personas t*cnicas que vayan a dar soporte t*cnico al
sistema.

Se presenta la siguiente pantalla

En esta pantalla es posi%le defnir nuevas reglas de estados, eliminar o modifcar alguna de las e&istentes.

REC7ERDE8
Esta in$ormacin es de acceso restringido. Pnicamente el usuario
root y con conocimientos en programacin ognl podr' modifcar las
reglas de estado, al igual de%e estar $amiliarizado con la sinta&is y
$unciones que se utilizan para defnir las reglas.

+.2+. De:nir nue#a regla de estados

!l oprimir el %otn !gregar , es posi%le registrar una nueva regla de estados en el sistema.


en0!dministracin;eglas de estados


Para defnir una nueva regla de estados, diligencie la in$ormacin so%re la misma y presione el %otn
8uardar.

En el campo Origen se de%e seleccionar el estado origen de la transaccin
En el campo 1estino se de%e seleccionar el estado destino de la transaccin
En el campo E&presin de%e escri%irse la e&presin lgica para el cam%io de estado origen a destino.

Presione el %otn 8uardar.

REC7ERDE8
Para crear una nueva regla de estados se de%e defnir la e&presin
lgica que se realiza para la actualizacin de estados y de cupos.
!l defnir una regla de estados se de%e tener en cuenta que la
transicin entre los estados no se encuentre repetida.
root y con conocimientos en programacin ognl podr' modifcar las
reglas de estado, al igual de%e estar $amiliarizado con la sinta&is y
$unciones que se utilizan para defnir las reglas.

+.2+.2 Modi:car regla de estados

Para modifcar una regla de estados, 0nicamente es necesario seleccionar el origen y destino del cam%io
de estados.

Para ello ingrese de la siguiente manera


!parecer' la siguiente pantalla

)%ique la regla de estados que desea modifcar, seleccionando estados origen y destino. Presione el %otn
4uscar.

;ealice las modifcaciones pertinentes so%re la e&presin lgica y presione el %otn 8uardar.

REC7ERDE8
!l modifcar una regla de estados se de%e revisar y
redefnir la e&presin lgica que se realiza para la
actualizacin de estados y de cupos.
!l modifcar una regla de estados se de%e tener en cuenta
que la transicin entre los estados no se encuentre
repetida.
Esta in$ormacin es de acceso restringido. Pnicamente el
usuario root y con conocimientos en programacin o gnl
podr' modifcar las reglas de estado, al igual de%e estar
$amiliarizado con la sinta&is y $unciones que se utilizan
para defnir las reglas.

+.2+.( Eliminar regla de estados
Para eliminar una regla de estados, 0nicamente es necesario seleccionar el origen y destino del cam%io de
estados y oprimir el %otn eliminar.

Para ello ingrese de la siguiente manera



)%ique la regla de estados que desea eliminar, seleccionando estados origen y destino. Presione el %otn
4uscar.


Oprima el %otn Eliminar.

REC7ERDE8
Para eliminar una regla de estados se de%e tener en cuenta que
en lo sucesivo la transicin entre estos estados no tendr' ning0n
e$ecto so%re los cupos.
root y con conocimientos en programacin ognl podr' modifcar
las reglas de estado, al igual de%e estar $amiliarizado con la
sinta&is y $unciones que se utilizan para defnir las reglas.

+.2- Reportes

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin K;eportesL.

Esta opcin permite la administracin y confguracin de los reportes. Esta in$ormacin es de acceso
restringido. Pnicamente disponi%le para los !dministradores del Sistema.

.a opcin permitir' la creacin, actualizacin y eliminacin de ;eportes.


! trav*s de esta pantalla es posi%le adicionar, consultar y-o eliminar reportes para los di$erentes mdulos.

+.2-. Adicionar 3ue#o Reporte

!l oprimir el %otn !gregar , es posi%le registrar un nuevo reporte en el sistema.


en0!dministracin;eportes


Para adicionar un nuevo reporte, seleccione el mdulo para el cual lo va a defnir, puesto que los reportes
de%er'n asociarse a alguno de los mdulos del sistema. .uego oprima el %otn !gregar. Se presentar' la
siguiente pantalla.

En esta pantalla se #a%ilita el ingreso de la in$ormacin para la defnicin y confguracin del reporte.

1e%e defnir los siguientes par'metros para la produccin del reporte(

9om%re ;eporte
!rc#ivo , que va usar para producir el reporte
6omentario 2 in$ormacin acerca del reporte
Yuery 2 6omando SY. para producir el reporte
Par'metros de Yuery 2 9om%res de las varia%les que intervienen en la
generacin del reporte
Secretara
Institucin
Sede
8rado
8rupo
:ornada
!lumno
Dec#a inicial
Dec#a fnal
Dormato 2 de salida del reporte
P0%lico
.os par'metros varan en $uncin del reporte a producir. )na vez ingresada esta in$ormacin, oprima el
%otn 8uardar.


REC7ERDE8
Para adicionar un nuevo reporte se de%e defnir el Yuery
correspondiente.
Se requiere defnir los par'metros a tener en cuenta para la produccin
del reporte.
usuarios.

+.2-.2 Modi:car reporte

!l ingresar a la opcin ;eportes es posi%le la actualizacin de la defnicin de un reporte que ya se
encuentre defnidoen el sistema.


en0!dministracin;eportes


Seleccione el mdulo al que pertenece el reporte que desea modifcar.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el dulo de atrcula de !lumnos !ntiguos. !parecer' la siguiente pantalla

Seleccione el reporte que desea actualizar y presione el %otn Editar.

!parecer' la siguiente pantalla con la in$ormacin del reporte, permitiendo su modifcacin.

E&emplo pr'ctico

odifque el campo 8rado. 6oloque KOpcionalL y oprima el %otn 8uardar.

Se presentar' el siguiente mensaje(

REC7ERDE8
!l modifcar un reporte es posi%le modifcar el Yuery correspondiente,
dependiendo si se desea o no cam%iar el contenido del reporte.
Si se modifca el contenido del reporte se de%en redefnir los par'metros
a tener en cuenta para la produccin del reporte.
usuarios.
+.2-.( Eliminar reporte

Para eliminar un reporte, es necesario ingresar y consultarlo. !l oprimir el %otn Eliminar 6 es
posi%le eliminar el reporte seleccionado.


en0!dministracin;eportes6onsultar reporte


Para la eliminacin de un reporte, presione el %otn Eliminar.


Oprima el %otn OU.
El reporte #a sido eliminado del sistema.

REC7ERDE8
Esta in$ormacin es de acceso restringido. Pnicamente para los
!dministradores del Sistema.
+.2. Roles

Para la operacin del sistema es necesaria la defnicin de roles, puesto que todas las personas que van a
interactuar con el mismo de%er'n tener acceso a di$erentes opciones de acuerdo con la la%or que realizan.

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin K;olesL.

Esta opcin le permitir' la creacin y eliminacin de roles, as como la asignacin y eliminacin de
privilegios de ejecucin a los mismos.

Ingrese por la opcin K;olesL.

!l entrar a la opcin ;oles encontrar' la siguiente pantalla.

En esta pantalla se presenta la lista de los roles defnidos y registrados en el sistema para la :erarqua
E9. )sted podr' seleccionar otra :erarqua y realizar las operaciones de adicin, consulta, actualizacin
y eliminacin de un rol, usando los %otones

!gregar

8uardar

4uscar

+.2.. Crear un nue#o rol

Para crear un nuevo rol de%e seleccionar la jerarqua. !l oprimir el %otn !gregar , es posi%le registrar
un nuevo rol en el sistema.


en0!dministracin;oles !parecer' la siguiente pantalla.

En esta pantalla es posi%le la creacin de un nuevo rol. Para ello seleccione la jerarqua, oprima el %otn
agregar y digite el nom%re del nuevo rol en el campo K;olL.

E&emplo pr'ctico

Estando en la opcin roles con la jerarqua seccionada, oprima le %otn agregar 1igite KOtro rolL.

)na vez #a sido digitado el nom%re del nuevo rol, presione el %otn 8uardar.

En este punto usted puede crear un nuevo rol, o eliminar uno ya e&istente.

REC7ERDE8
Para crear un rol se de%e tener en cuenta que no puede repetirse.
!l asignar privilegios a un rol se de%e tener en cuenta que estos no
pueden repetirse.
usuarios.

+.2..2 Eliminar un rol

!l oprimir el %otn Eliminar , es posi%le eliminar un rol del sistema.


en0!dministracin;oles


En esta pantalla es posi%le eliminar el rol seleccionado.

Es importante tener en cuenta que un rol que tenga usuarios asignados no podr' ser eliminado.

Para eliminar el rol seleccionado de%e presionar el %otn Eliminar

!parecer' en la pantalla el siguiente mensaje

REC7ERDE8
Para eliminar un rol se de%e tener en cuenta que no puede tener
usuarios asignados.
usuarios.

+.20 7suarios

Para la operacin del sistema es necesaria la defnicin de los usuarios y su mantenimiento, puesto que
son las personas que van a interactuar con el mismo.

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin K)suariosL.

Esta opcin le permitir' la consulta y modifcacin de los roles de los usuarios ya e&istentes, ya que por
medio del proyecto .1!P de #omologacin de usuarios e&istir' otra aplicacin en la cual ser'n creados los
usuarios.

[!S16] Ingrese por la opcin K)suariosL.

!l entrar a la opcin )suarios encontrar' la siguiente pantalla.

En esta pantalla es posi%le %uscar un usuario registrado en el sistema, con toda su in$ormacin.

+.20. Consultar yCo actuali)ar usuario
!l entrar a la opcin )suarios usted encuentra la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posi%le ingresar la in$ormacin para %0squeda del usuario.

Secretara
6digo 1ane
9om%re Institucin
"ipo de 1ocumento
1ocumento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nom%re
Segundo nom%re
.ogin
;oles
E&emplo pr'ctico


Secretara( 9ari/o
6digo 1ane
9om%re Institucin
"ipo de 1ocumento
1ocumento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nom%re
Segundo nom%re
.ogin
;ol( SE6;E"!;I!
R oprima el %otn 4uscar. El sistema retorna los usuarios que se encuentran en la secretaria de 9ari/o y
que tengan rol SE6;E"!;I!. Se presentar' la in$ormacin en la siguiente pantalla(

Es posi%le seleccionar varios roles para realizar la %0squeda de usuarios, en este caso se mostraran todos
los usuarios que tengan por lo menos uno de los roles seleccionados. !dicionalmente los roles disponi%les
para el fltro varan de acuerdo a la :erarqua seleccionada de%ido a que los roles est'n directamente
relacionados con esta.

.uego de realizar la %0squeda es posi%le la actualizacin de la in$ormacin del usuario, si se desea. Para
ello presione el %otn actualizar.


En esta pantalla es posi%le, en la parte superior, actualizar la in$ormacin del usuario y en la parte in$erior,
asignar o desasignar roles al mismo.

Para asignar un rol al usuario, seleccione el rol y oprima la <ec#a que apunta #acia el recuadro K;oles
SeleccionadosL.

Para desasignar un rol al usuario, seleccione el rol y presione la <ec#a que apunta #acia el recuadro K;oles
1isponi%lesL.

)na vez fnalizada la asignacin y-o desasignacin de roles es posi%le 8uardar el usuario, oprimiendo el
%otn 8uardar.y se presentar' el siguiente mensaje(

REC7ERDE8
Para actualizar un usuario se de%e tener en cuenta que ni su
identifcacin, ni los roles asignados al mismo, se encuentren repetidos.
Para actualizar un usuario es importante tener en cuenta que se de%e
digitar la in$ormacin completa, es decir los campos requeridos
5marcados con b7 no pueden ir vacos y que el 0nico campo que no
puede ser modifcado es el login.
usuarios.

+.22 ?aria1les /'sicas[!S18]

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin KNaria%les 4'sicasL.

Esta opcin permite defnir las varia%les tipo 6onstante que se tendr'n en cuenta para la priorizacin de
los alumnos en los di$erentes procesos que manejan asignacin de cupos.


Enesta pantalla usted encuentra los campos "ipo asignacin y Secretara como listas de seleccin.

1e estas listas se de%en seleccionar el tipo de asignacin para el que se desea defnir las varia%les y la
Secretara para la cual opera esta defnicin de varia%les.

E&emplo pr'ctico

"ipo asignacin Seleccione ;ectores
Secretara Seleccione Itagui


En esta pantalla es posi%le la defnicin de las varia%les "ipo 6onstante que se tendr'n en cuenta para la
priorizacin de los alumnos en los di$erentes procesos que manejan asignacin de cupos.

Para ingresar una nueva varia%le, presione el %otn !gregar. Se presentar' la siguiente pantalla(

Orden
Seleccionar el nom%re y el sistema traer' el 6digo de la 6onstante

1ar clic en la opcin 8uardar.

.uego de crear las Naria%les 4'sicas, por el en0 !dministracin 2 Pesos Naria%les, se le podr'n asignar
los pesos correspondientes(

REC7ERDE8
usuarios.
.uego de crear las Naria%les 4'sicas, de%e asignarle los pesos
correspondientes, mediante el en0 !dministracin 2 Pesos
Naria%les

+.2I ?aria1les Compuestas[!S19]

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin KNaria%les 6ompuestasL.

Esta opcin permite defnir las varia%les que se tendr'n en cuenta para la priorizacin de los alumnos en
los di$erentes procesos que manejan asignacin de cupos.


En esta pantalla usted encuentra los campos "ipo asignacin y Secretara como listas de seleccin.

1e estas listas se de%en seleccionar el tipo de asignacin para el que se desea defnir las varia%les y la
Secretara para la cual opera esta defnicin de varia%les.

E&emplo pr'ctico

"ipo asignacin Seleccione Promocin
Secretara Seleccione !ntioquia


En esta pantalla es posi%le la defnicin de las varia%les que se tendr'n en cuenta para la priorizacin de
los alumnos en los di$erentes procesos que manejan asignacin de cupos.

Para ingresar una nueva varia%le, presione el %otn !gregar. Se presentar' la siguiente pantalla(

Orden
9om%re
E&presin
"ipo
6digo constante
.as posi%les e&presiones son(

E1!resion Ti!o Valor
Ual%mno.genero Cte 5
Ual%mno.ni&Sisen Cte 13
Ual%mno.estrato Cte 15
Un%llVMal%mno.cerDes'laQadoWWal%mno.cerDes'laQado.e$%alsG>S>I )oolean
Ual%mno.ti'oSangre Cte 2!
Ual%mno.disca'acidades Cte =
Ual%mno.ca'e. Cte 2!
Ual%mno.es'ecialidad Cte 2?
Un%llVMal%mno.&ieneSector4ri&adoWWal%mno.&ieneSector4ri&ado.e$%alsG>S>I )oolean
Un%llVMal%mno.&iene8troM%nici'ioWWal%mno.&iene8troM%nici'io.e$%alsG>S>I )oolean
Un%llVMal%mno.s%sidioWWal%mno.s%sidio.e$%alsG>S>I )oolean
Ual%mno.sit%acionAnoAnterior Cte 1!5
Ual%mno.Qona Cte 25
Un%llVMal%mno.n%e&o0nInst0dWWal%mno.n%e&o0nInst0d.e$%alsG>S>I )oolean
Ual%mno.e's Cte 22
Ual%mno.etnia Cte 1=
Ual%mno.resg%ardo Cte 21
Ual%mno.'o;ictima Cte 1?
Ual%mno.estado.estado Cte 22

E&emplo pr'ctico

Orden A
9om%re varA
E&presin ognl(A
"ipo constante
6digo constante AI
REC7ERDE8
usuarios.
.uego de crear las Naria%les 4'sicas, de%e asignarle los pesos
correspondientes, mediante el en0 !dministracin 2 Pesos Naria%les.

+.(F Auditoria

1entro del men0 de !dministracin, usted encontrar' la opcin K!uditoriaL.

Esta opcin se de%e #a%ilitar para realizar el proceso de eliminar alumnos duplicados en el sistema.


Para #a%ilitar la auditoria #aga clic en el %otn K#a%ilitadoL y oprima el %otn 8uardar.
-. Instituciones

6omo parte $undamental de la gestin de la matricula est' el manejo de las instituciones, ya que
son el lugar donde se encuentran los alumnos y el ente so%re el cual se de%en tomar decisiones
dependiendo del comportamiento de la matricula.

El o%jetivo del directorio es tener una %ase de datos completa y actualizada de las instituciones. En
*l se encuentran los colegios ofciales y privados con toda su in$ormacin.

El manejo del directorio y de sus novedades son $undamentales en la administracin de la
matricula, para apoyar este proceso el sistema incluir' los datos %'sicos y permitir' llevar a ca%o
una serie de operaciones so%re ellas tales como insertar, modifcar, crear, etc.

Para realizar cualquier proceso relacionado con la matrcula de un alumno es necesario tener
primero la Institucin. )na Institucin, en su $uncionamiento, tiene Sedes, jornadas, niveles y
modelos educativos. Esta opcin del SI!" permite el manejo y operacin de los mismos.

Es muy importante resaltar que la defnicin que se realice del directorio impacta todo el sistema, si
no se tienen las Instituciones, sus Sedes asociadas, sus jornadas, grados y modelos educativos
defnidos no se podr' en el sistema #acer consultas de instituciones, ni matricular alumnos en el
sistema. Esta in$ormacin es la %ase del sistema.
.as instituciones est'n defnidas en el siguiente nivel(
9ivel de la jerarqua
Institucin
Sedes
:ornadas
8rados
8rupos, odelo educativo
-. Directorio

1entro del men0 de Instituciones, usted encontrar' la opcin K1irectorioL.

.a opcin 1irectorio de Instituciones permite el manejo de la in$ormacin de instituciones, Sedes, jornadas
y grados.

.as creaciones, actualizaciones o eliminaciones de Esta%lecimiento Educativos, Sedes, :ornadas, 8rados y
odelos Educativos vendr'n a trav*s del sistema SI9E4 5Sistema de In$ormacin de Educacin 4'sica y
edia #ttp(--sine%.mineducacion.gov.co-7, por medio de la sincronizacin en lnea ejecutada por am%os
sistemas.

.os usuarios al ingresar a esta opcin se encuentran una pantalla para %0squeda que permite ingresar la
siguiente in$ormacin para seleccin(
Secretara 5como lista de seleccin7
6digo 1ane
9om%re Institucin
.a in$ormacin puede %uscarse por cualquiera de los criterios mencionados o una conjuncin de ellos. El
0nico requerido es la Secretara.

Para los usuarios que se encuentren creados %ajo roles di$erentes a !dministrador del Sistema, una vez
realicen clic so%re la opcin Instituciones _1irectorio podr'n realizar la consulta de los Esta%lecimientos
Educativos, Sedes, :ornadas entre otras in$ormacin que requieran, pero no modifcaciones.

.os usuarios con el rol !dministrador del Sistema podr'n realizar modifcaciones so%re la in$ormacin
contenida en el 1irectorio de Instituciones del SI!".

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago.
)na vez #an sido defnidos los criterios de seleccin, presione el %otn K4uscarL. En pantalla se presentar'
la lista de las instituciones coincidentes con los criterios de %0squeda.

En esta lista se encuentra el resultado de la %0squeda realizada, es decir, las instituciones que cumplen
con los criterios defnidos.

E&emplo pr'ctico

4usque Sor aria :uliana.

En este punto usted puede ingresar una nueva Institucin o continuar con la que selecciona de la lista.

-.. Ingresar una nue#a Institucin

!loprimir el %otn !gregar , es posi%le registrar una nueva Institucin en el sistema.


en0Instituciones1irectorioSeleccionar jerarqua

Encontrar'la siguiente pantalla para ingreso de la in$ormacin de la Institucin.

1e%e registrar la siguiente in$ormacin(

:erarqua Es la Secretara a la que pertenece la Institucin.
Inactiva Seleccione este recuadro si la Institucin se encuentra en estado KinactivaL.
Sector Es el sector al que pertenece la Institucin. 56omo lista de seleccin7
Propiedad Es la propiedad jurdica de la Institucin, dependiendo del sector al que pertenece.
56omo lista de seleccin7
1epartamento Es el nom%re del departamento en el que se encuentra la Institucin. 56omo lista
de seleccin7
unicipio Es el nom%re del municipio en el que se encuentra la Institucin. 56omo lista de
seleccin7
6digo 1ane Es el cdigo de la Institucin, asignado por el 1!9E.
9om%re Institucin Es el nom%re del colegio o Institucin educativa.
9om%re rector Es el nom%re y apellido del rector de la Institucin.
1ireccin Es la direccin de la Institucin.
"el*$ono Es el n0mero tele$nico de la Institucin. Puede ingresar #asta dos.
4arrio-Inspeccin Es el nom%re del %arrio, vereda o inspeccin en el que se encuentra la Institucin.
6orreo electrnico Es la direccin de correo electrnico de la Institucin.
Ee% Es la p'gina Be% de la Institucin.
6alendario escolar Es el calendario escolar de $uncionamiento de la Institucin. 56omo lista de
seleccin7
;esguardo 1iligencie este campo si la Institucin se encuentra en un resguardo

.a in$ormacin de las instituciones cercanas solo puede ser registrada una vez sea guardada la institucin
nueva

E&emplo pr'ctico

Ingresela siguiente in$ormacin.

:erarqua 6artago
Inactiva 9o seleccione este recuadro
Sector 56omo lista de seleccin7 Ofcial
Propiedad 56omo lista de seleccin7 Ofcial
1epartamento 5como lista de seleccin7 Nalle
unicipio 5como lista de seleccin7 6artago
6digo 1ane >=AMFGMAI?>G
9om%re Institucin 6olegio de 6artago
9om%re rector Pedro Perez
1ireccin 6ll =? 9o. >A,GM
"el*$ono ?=?=?=?
4arrio-Inspeccin
6orreo electrnico
Ee%
6alendario escolar 5como lista de seleccin7 6alendario 4
;esguardo

)navez ingresada esta in$ormacin, presione el %otn 8uardar. Se presentar' el siguiente mensaje

)na vez ingresada esta in$ormacin, es posi%le registrar instituciones cercanas a la misma. Para ello
oprima el %otn ;egresar. !parecer' la pantalla de %0squeda de instituciones, %usque la institucin creada
y seleccinela.

1e%e ingresarse el cdigo 1ane de la Institucin a registrar como cercana y oprimir el %otn !gregar.
E&emplo pr'ctico

1igiteel cdigo 1ane =MC=AM@@@@=>
Presione el %otn agregar. Se adicionar' la Institucin Sor aria :uliana. Se presenta la siguiente pantalla

)na vez ingresada la in$ormacin, presione el %otn 8uardar para gra%ar la in$ormacin de la nueva
Institucin registrada.
!parecer' el siguiente mensaje

6uando #a sido gra%ada la in$ormacin de la Institucin, puede presionarse el %otn ;egresar, con lo cual
vuelve a presentarse la pantalla para %0squeda de instituciones.

REC7ERDE8
El cdigo 1ane de la Institucin de%e ser 0nico, es decir no puede
repetirse.
usuarios.

-..2 Ingresar una nue#a Sede

!l oprimir el %otn !gregar 6 es posi%le registrar una nueva Sede para una Institucin registrada en el
sistema.


en0Instituciones1irectorioSeleccione la Institucin para la que va a crear la Sede

Si desea ingresar una nueva Sede, seleccione la Institucin deseada y oprima el %otn Ner Sedes.


En esta pantalla usted podr' crear una nueva Sede presionando el %otn !gregar

Se le presentar' la pantalla para ingreso de la in$ormacin de la Sede.

1e%e registrar la siguiente in$ormacin(

Paretro Si"nifica#o
6onsecutivo Es el consecutivo de la Sede
6digo 1ane actual Es el cdigo 1ane actual de la Sede
6digo 1ane anterior Es el cdigo 1ane antiguo de la Sede
9om%re de la Sede Es el nom%re de la Sede
1epartamento 5como
lista de seleccin7 Es el departamento en el que queda la Sede
unicipio 5como lista de
seleccin7 Es el departamento en el que queda la Sede
Xona )r%ana-;ural
4arrio-Inspeccin Es el %arrio o inspeccin en el que queda la Sede
1ireccin Es la direccin de la Sede
"el*$ono Es el n0mero tele$nico de la Sede
Da& Es el n0mero de $a& de la Sede
6orreo electrnico Es la direccin de correo electrnico de la Sede
Es Sede principal 5para
seleccin7 Se de%e seleccionar si la Sede es la Sede principal de la Institucin
anejo de
discapacidades 5como
lista de seleccin7
Se de%e seleccionar la $orma en que se manejan las discapacidades
en la Sede
1iscapacidades que
maneja 5como lista de
seleccin7 Se de%en seleccionar las discapacidades que se manejan en la Sede
6apacidades
e&cepcionales 5como
Se de%en seleccionar las capacidades e&cepcionales que se
manejan en la Sede
lista de seleccin7
Especialidad 5como lista
de seleccin7 Se de%e seleccionar la especialidad de la Sede
:ornadas( Para cada jornada de%e registrar la siguiente in$ormacin(
:ornada
Es la jornada para la que va a registrar la in$ormacin. 5como lista
de seleccin7
8*nero Es el g*nero que se maneja en la jornada
8rados Son los grados que se manejan en la jornada
8rupos Son los grupos que se manejan en la jornada
odelos educativos
Es cada uno de los modelos educativos que se manejan en la
jornada, grado y grupo seleccionados

E&emplo pr'ctico


Paretro Si"nifica#o
6onsecutivo >=AMFGMAI?>G@=
6digo 1ane actual >=AMFGMAI?>G
6digo 1ane anterior 9o lo digite
9om%re de la Sede 6olegio de 6artago
1epartamento 5como lista de seleccin7 Nalle
unicipio 5como lista de seleccin7 6artago
Xona )r%ana
4arrio-Inspeccin
1ireccin 6ll. =? 9o. >A,GM
"el*$ono ?=?=?=?
Da& 9o lo digite
6orreo electrnico 9o lo digite
Es Sede principal 5para seleccin7 Seleccinelo
anejo de discapacidades 5como lista de
seleccin7 Seleccione 1iscapacidades integradas al aula
1iscapacidades que maneja 5como lista de
seleccin7 Seleccione +ipoacusia
6apacidades e&cepcionales 5como lista de
seleccin7 Seleccione 9o aplica
Especialidad 5como lista de seleccin7 Seleccione !cad*mica

)na vez ingresada la in$ormacin de la Sede presione el %otn 8uardar. 6on esto quedar' gra%ada la
in$ormacin. Se presentar' el siguiente mensaje

)na vez ingresada la in$ormacin de la Sede, es posi%le registrar jornadas para la misma. Para ello oprima
el %otn ;egresar. !parecer' la lista de instituciones para seleccin.

Seleccione la Institucin creada, oprimiendo el %otn odifcar. Encontrar' la siguiente pantalla con la
in$ormacin de la Sede.

:ornadas( Para ingresar una nueva jornada oprima el %otn !gregar.

Sepresentar' la siguiente pantalla

En esta pantalla es posi%le registrar la in$ormacin de la jornada.

:ornada 6omo lista de seleccin

8*nero 6omo lista de seleccin
8rados 6omo lista de seleccin
odelos educativos 6omo lista de seleccin

E&emplo Practico
;egistre la siguiente in$ormacin(

:ornada Seleccione a/ana
8*nero Seleccione asculino
8rados Seleccione Segundo
odelos educativos Seleccione Educacin "radicional

)na vez ingresada la in$ormacin, presione el %otn 8uardar para gra%ar la in$ormacin de la nueva Sede
registrada.


REC7ERDE8
El ingreso o creacin de una nueva Sede de%e ser llevado a ca%o
por una jerarqua superior y autorizado por la Secretara
correspondiente.
El cdigo 1ane de la Sede de%e ser 0nico, es decir, no de%e
repetirse.
usuarios.

-..( Actuali)ar la in>ormacin de una Institucin

Ingresando al sistema por la opcin de Instituciones, es posi%le actualizar la in$ormacin de una Institucin
ya registrada en el sistema.


en0Instituciones1irectorioSeleccione la Institucin para la que va a actualizar la in$ormacin

Esta opcin permite la actualizacin de la in$ormacin de una Institucin. 1e la lista presentada seleccione
la Institucin cuya in$ormacin va a ser actualizada. Oprima el %otn odifcar.

Se presenta la siguiente pantalla(

Es posi%le modifcar los siguientes campos(
Propiedad
6digo 1ane
9om%re Institucin
9om%re rector
1ireccin
"el*$ono
4arrio-Inspeccin
6orreo electrnico
Ee%
6alendario escolar
Instituciones cercanas
E&emplo pr'ctico

odifque la siguiente in$ormacin
Propiedad 9o lo modifque
6digo 1ane 9o lo modifque
9om%re Institucin 9o lo modifque
9om%re rector 9o lo modifque
1ireccin 9o la modifque
"el*$ono ?AI=A?I
4arrio-Inspeccin .a .oma
6orreo electrnico no lo modifque
Ee% no lo modifque
6alendario escolar no lo modifque
Instituciones cercanas no lo modifque
)na vez actualizada la in$ormacin, presione el %otn 8uardar.


6uando #a sido gra%ada la in$ormacin de la Institucin, puede presionarse el %otn ;egresar, con lo cual
vuelve a presentarse la pantalla para %0squeda de instituciones.

REC7ERDE8
.a actualizacin de la in$ormacin de una Institucin de%e ser llevada a
ca%o por una jerarqua superior y autorizada por la Secretara
correspondiente.
usuarios.
-..+ Actuali)ar la in>ormacin de una Sede

Ingresando al sistema por la opcin de Instituciones, es posi%le actualizar la in$ormacin de una Sede ya
registrada en el sistema.


en0Instituciones1irectorioSeleccione la Institucin a la que pertenece la Sede para la que va a
actualizar la in$ormacin

Esta opcin permite la actualizacin de la in$ormacin de una Sede. 1e la lista de instituciones presentada
seleccione la Institucin cuya in$ormacin va a ser actualizada. Oprima el %otn Ner Sedes.


En esta pantalla de%e seleccionarse de la lista presentada la Sede que se desea actualizar.

E&emplo pr'ctico

Seleccione la Sede >=AMFGMAI?>G@= 6olegio de 6artago y oprima el %otn KodifcarL.

!l oprimir este %otn se presenta la siguiente pantalla para la actualizacin de la in$ormacin.

Es posi%le modifcar los siguientes campos(
9om%re de la Sede
Xona )r%ana-rural
4arrio-Inspeccin
1ireccin
"el*$ono
Da&
6orreo electrnico
anejo de discapacidades 56omo lista de seleccin7
1iscapacidades 56omo lista de seleccin7
E&cepcionales 56omo lista de seleccin7
Especialidad 56omo lista de seleccin7
)na vez actualizada la in$ormacin, presione el %otn 8uardar.


REC7ERDE8
.a actualizacin de la in$ormacin de una Sede de%e ser llevada a
ca%o por una jerarqua superior y autorizada por la Secretara
correspondiente.
usuarios.

-..- Eliminar una Institucin

!l oprimir el %otn Eliminar , es posi%le eliminar una Institucin del sistema que no tenga alumnos,
jornadas, sedes asociadas, ni este incluida en alg0n corte de in$ormacin.


en0Instituciones1irectorioSeleccione la Institucin que va a eliminar

En la pantalla que presenta el resultado de la %0squeda de instituciones, es posi%le seleccionar la
Institucin que se desea eliminar.

Seleccione la Institucin para eliminar. )na vez #a sido seleccionada la Institucin, presione el %otn
KEliminarL.


Seleccione KOUL

REC7ERDE8
.a eliminacin de una Institucin de%e ser llevada a ca%o por una
jerarqua superior y autorizada por la Secretara correspondiente.
usuarios.
Para eliminar una Institucin primero de%e llevar a ca%o la eliminacin
de todas sus Sedes, con sus respectivas jornadas para lo cual de%e tener
en cuenta que en ninguna de ellas e&istan alumnos y que no este
incluida en un corte de in$ormacin.

-... Eliminar una Sede

!l oprimir el %otn Eliminar 6 es posi%le eliminar una Sede del sistema. Solo se puede eliminar una Sede
si no tiene jornadas ni alumnos y no esta incluida en alg0n corte de in$ormacin.


en0Instituciones1irectorioSeleccione la Institucin a la que va a eliminar la Sede

Institucin para la que se desea eliminar la Sede.

)na vez seleccionada la Institucin oprima el %otn Ner Sedes.


En esta pantalla de%e seleccionarse de la lista presentada la Sede que se desea eliminar.

Seleccione la Sede para eliminar. )na vez #a sido seleccionada la Sede, presione el %otn KEliminarL.


E&emplo pr'ctico

Seleccione la Sede >=AMFGMAI?>G@= 6olegio de 6artago y oprima el %otn KEliminarL.

Seleccione KOUL

REC7ERDE8
.a eliminacin de una Sede de%e ser llevada a ca%o por una jerarqua
usuarios.
Para eliminar una Sede de%e tener en cuenta que en ella no e&istan
jornadas ni alumnos. R que no este incluida en un corte de in$ormacin.
-..0 Eliminar una &ornada

!l oprimir el %otn Eliminar 6 es posi%le eliminar una jornada del sistema. Solo se puede eliminar una
jornada si no tiene i alumnos y no esta incluida en alg0n corte de in$ormacin.


en0Instituciones1irectorioSeleccione la Institucin y la sede a la que va a eliminar la :ornada

Institucin para la que se desea eliminar la jornada.

)na vez seleccionada la Institucin oprima el %otn Ner Sedes.


En esta pantalla de%e seleccionarse de la lista presentada la Sede que tiene asociada la jornada que se
desea eliminar.

Seleccione la Sede. )na vez #a sido seleccionada la Sede, seleccione la casilla Eliminar que aparece en la
in$ormacin de la jornada y presione el %otn KEliminarL.

E&emplo pr'ctico

Seleccione la Sede >=AMFGMAI?>G@= 6olegio de 6artago y jornada ma/ana oprima el %otn KEliminarL.

REC7ERDE8
.a eliminacin de una :ornada de%e ser llevada a ca%o por una jerarqua
usuarios.
Para eliminar una :ornada de%e tener en cuenta que en ella no
e&istan alumnos. y que no este incluida en un corte de in$ormacin.

-.2 /uscando Colegios
1entro del men0 de Instituciones, usted encontrar' la opcin K4uscando 6olegios L.
)na vez realice clic en la opcin Instituciones _4uscando 6olegios aparecer' la aplicacin de 4uscando
6olegio en la cual puede realizar la consulta de las instituciones, in$ormacin %'sica, de sedes, jornadas,
grados y modelos educativos.

-.( Grupos

1entro del men0 de Instituciones, usted encontrar' la opcin K8ruposL.

Esta opcin permite adicionar, actualizar y eliminar grupos para una Sede de una Institucin registrada en
el sistema.

!l ingresar a esta opcin se encuentra una pantalla para %0squeda que permite ingresar la siguiente
in$ormacin para seleccin(
6digo 1ane
9om%re Institucin
.a in$ormacin puede accesarse por cualquiera de los criterios mencionados o una conjuncin de ellos. El
0nico campo requerido es la Secretara.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago.

Si conoce el 6digo 1ane o el nom%re de la Institucin, puede digitarlo y presionar el %otn 4uscar
Instituciones. Si no lo conoce, igualmente puede oprimir el %otn 4uscar Instituciones, con lo cual se le
presentar'n todas las instituciones de la jerarqua seleccionada.

En este punto usted puede seleccionar la Institucin en la que se encuentra la Sede para la cual desea
crear los grupos.

E&emplo pr'ctico

Seleccione la siguiente Institucin(

?MC=AM@@@??? Xaragoza

)na vez seleccionada la Institucin, oprima el %otn Seleccionar.

Sele presentar' una pantalla para la seleccin de la Sede en la cual desea defnir los grupos.

En esta pantalla usted puede acceder a la in$ormacin de grupos, oprimiendo el %otn Ner Sede.


En esta pantalla es posi%le defnir, consultar y-o actualizar los grupos para cada jornada y grado que posee
la Sede.

Seleccione jornada de la ma/ana, grado se&to y presione el %otn %uscar.

El sistema presenta la siguiente pantalla.

9om%re Es el nom%re que identifcar' al nuevo grupo, no de%e llevar caracteres di$erentes
a n0meros y letras. 9o se de%en tener nom%res iguales para un grupo dentro del
mismo grado independientemente que el modelo sea di$erente.
6apacidad Es el n0mero m'&imo de alumnos que podr' atender el nuevo grupo
odelo educativo Es el modelo educativo que se utilizar' en el nuevo grupo
6upos !signados Es la cantidad de cupos que #an sido asignados de la disponi%ilidad total del
grupo, esta es llevada por el sistema cada vez que se asigna un nuevo alumno al
grupo.

E&emplo pr'ctico

Primero de%e ingresarse el a/o para el que se defnir'n los grupos.

Ingrese?@@>.

.uego seleccione la jornada para la que se defnir'n los grupos.

Seleccione la jornada a/ana.

!#ora seleccione el grado para el que se van a defnir los grupos.

Seleccione el grado Se&to.

En este punto es posi%le 4uscar 8rupos para su consulta o actualizacin y-o 6rear nuevos grupos.
80:06 ;uscar )ru!os

!l oprimir el %otn 4uscar 8rupos6 es posi%le consultar los grupos defnidos para la Institucin, Sede
actuales, permitiendo su actualizacin o su eliminacin.


en0Instituciones8rupos

SeleccionarInstitucinSeleccionar SedeSeleccionar jornadaSeleccionar grado


En esta pantalla es posi%le consultar los grupos actuales, permitiendo su actualizacin o su eliminacin.

E&emplo pr'ctico

6am%ieel nom%re del grupo de = a ? y seleccione el %otn 8uardar.

E&emplo pr'ctico

Elimineel grupo ?, presionando el %otn .

El sistema presentar' la siguiente pantalla para confrmar la eliminacin del grupo.

Oprima el %otn OU.

REC7ERDE8
.a actualizacin y-o eliminacin de grupos de%e ser llevada a ca%o por
una jerarqua superior y autorizada por la Secretara correspondiente.
usuarios.
Para eliminar un grupo de%e tener en cuenta que en *l no e&istan
alumnos y que no pertenezca a un corte de in$ormacin, y que ning0n
alumno este relacionado con ese grupo, puede ser que un alumno ya no
este en ese grupo pero que #aya pasado por ese grupo, en este caso el
grupo no podr' ser %orrado.

80:09 Nue'os )ru!os

!l oprimir el %otn !gregar6 es posi%le defnir nuevos grupos para la Institucin, Sede actuales, permitiendo
su actualizacin o su eliminacin.


en0 Instituciones 8rupos Seleccionar Institucin Seleccionar Sede Seleccionar
jornada Seleccionar grado


En esta pantalla aparece un nuevo registro en %lanco para la defnicin de la in$ormacin del nuevo grupo.

1e%e ingresarse la in$ormacin para la creacin del nuevo grupo(

9om%re Es el nom%re que identifcar' al nuevo grupo, no de%e llevar caracteres di$erentes
a n0meros y letras. 9o se de%en tener nom%res iguales para un grupo dentro del
mismo grado independientemente que el modelo sea di$erente.
6apacidad Es el n0mero m'&imo de alumnos que podr' atender el nuevo grupo
odelo educativo Es el modelo educativo que se utilizar' en el nuevo grupo
grupo.
E&emplo pr'ctico


9om%re =
6apacidad ?@
odelo educativo Seleccione Educacin "radicional
6upos !signados @

)na vez ingresada la in$ormacin del grupo, presione el %otn 8uardar.

REC7ERDE8
El ingreso o creacin de un nuevo grupo de%e ser llevado a ca%o por una
jerarqua superior y autorizado por la Secretara correspondiente.
usuarios.
El nom%re que identifcar' un grupo, no de%e llevar caracteres di$erentes
a n0meros y letras. 9o se de%en tener nom%res iguales para un grupo
dentro del mismo grado independientemente que el modelo sea
di$erente.

-.+ Consulta Grupos[!S17]

1entro del men0 de Instituciones, usted encontrar' la opcin K6onsulta 8ruposL.

Esta opcin permite consultar los grupos para una Sede de una Institucin registrada en el sistema.

6digo 1ane
9om%re Institucin

.a in$ormacin puede accederse por cualquiera de los criterios mencionados o una conjuncin de ellos. El
0nico campo requerido es la Secretara.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago.

presentar'n todas las instituciones de la jerarqua seleccionada.
En este punto usted puede seleccionar la Institucin en la que se encuentra la Sede para la cual desea
consultar los grupos.

E&emplo pr'ctico


?MC=AM@@@??? Xaragoza

)na vez seleccionada la Institucin, oprima el %otn Seleccionar.

Sele presentar' una pantalla para la seleccin de la Sede en la cual desea defnir los grupos.

En esta pantalla usted puede acceder a la in$ormacin de grupos, oprimiendo el %otn Ner Sede.


En esta pantalla es posi%le consultar los grupos para cada jornada y-o para todas las jornadas que posee la
Sede.

Seleccione jornada de la ma/ana y presione el %otn %uscar.

El sistema presenta la siguiente pantalla.

9om%re Es el nom%re que identifca el grupo.
6apacidad Es el n0mero m'&imo de alumnos que puede atender el grupo.
odelo educativo Es el modelo educativo que se utiliza en el grupo.
grupo.
Saldo Es la cantidad de cupos que se encuentran disponi%les para ese grupo

1e igual manera, si no se selecciona la jornada el sistema desplegara todos los grupos de todas las
:ornadas que posea la Sede.

En este 0ltimo caso, el sistema presenta la siguiente pantalla(

REC7ERDE8
El ingreso o creacin de un nuevo grupo de%e ser llevado a ca%o por una
jerarqua superior y autorizado por la Secretara correspondiente.
usuarios.

-.- Eusiones

1entro del men0 de Instituciones, usted encontrar' la opcin KDusionesL.

Esta opcin permite el manejo de $usiones entre instituciones que se encuentren registradas en el sistema.

!l ingresar a esta opcin aparece una primera pantalla en la que es posi%le seleccionar la jerarqua en la
que se desea realizar la $usin.

)na vez defnidos el a/o y la jerarqua, es posi%le defnir la $usin de dos instituciones o consultar una
$usin ya e&istente.
80806 Re"istrar Fusi(n

!l oprimir el %otn !gregar, es posi%le registrar la $usin entre dos instituciones.


en0InstitucionesDusionesSeleccionar jerarqua


En esta pantalla es posi%le registrar la in$ormacin de las instituciones que se $usionan y defnir origen y
destino de la $usin.

Se de%e ingresar la siguiente in$ormacin( !/o
;esolucin
1ane Institucin Origen
1ane Institucin 1estino
E&emplo pr'ctico

Ingresela siguiente in$ormacin

!/o ?@@>
;esolucin =>I?>
1ane Institucin Origen =MC=AM@@@@=>
Oprima el %otn Nerifcar. Si el 1ane es correcto, aparecer' el nom%re de la Institucin. Si no lo es,
aparecer' el campo en color amarillo y permite su correccin.

1ane Institucin 1estino >=AMFGMAI?>G

Oprima el %otn Nerifcar. Si el 1ane es correcto, aparecer' el nom%re de la Institucin. Si no lo es,
aparecer' el campo en color amarillo y permite su correccin.

)na vez que #an sido defnidas las instituciones de origen y destino, se presenta la siguiente pantalla para
defnir cmo se realiza la $usin.

En esta pantalla se presentan las Sedes de la Institucin origen y las de la Institucin destino de la $usin,
como lista de seleccin.

Es posi%le $usionar o des#acer la $usin. Para $usionar, tome la Sede que desea incorporar a la $usin y
presione la <ec#a en el sentido de la Institucin destino de la $usin.

E&emplo pr'ctico

Seleccionela Sede Sor aria :uliana y presione la <ec#a en el sentido de la lista de Sedes trans$eridas.

Ner' el siguiente resultado(
Presione el %otn 8uardar, con lo cual la Sede seleccionada quedar' dentro de la Institucin destino. Este
%otn gra%a la $usin y se presenta el siguiente mensaje.

Si desea des#acer la $usin, tome la Sede que desea retirar de la $usin y presione la <ec#a en el sentido
de la Institucin origen de la $usin, es decir, la Institucin en la que de%e quedar la Sede una vez
reversada la $usin.

E&emplo pr'ctico

Seleccione la Sede Sor aria :uliana y presione la <ec#a en el sentido de la lista de Sedes de la Institucin
origen.

.uego presione el %otn 8uardar

REC7ERDE8
El registro de una nueva $usin de%e ser llevado a ca%o por una jerarqua
superior y autorizado por la Secretara correspondiente.
usuarios.

80809 Consultar fusi(n

!l oprimir el %otn 4uscar, es posi%le consultar la $usin entre dos instituciones.


en0InstitucionesDusionesSeleccionar jerarqua


Esta pantalla muestra las $usiones que se #an realizado y que coinciden con los criterios de %0squeda
defnidos.

Permite seleccionar la $usin a consultar.

E&emplo pr'ctico

Seleccione la $usin de la lista y oprima el %otn 1etalle.


En esta pantalla aparece el detalle de la $usin consultada.

REC7ERDE8
Esta in$ormacin puede ser consultada dependiendo de los roles y

-.. Con#enios de Continuidad

.a administracin de convenios de continuidad es $undamental para poder garantizar la continuidad
educativa a los estudiantes matriculados en las instituciones y a la vez poder asignar cupos a los alumnos
que se inscri%en en las di$erentes instituciones durante el proceso de inscripcin.

El o%jetivo de los convenios de continuidad es la atencin oportuna de las solicitudes de cupo en las
instituciones, para poder %rindar el acceso a la educacin a la po%lacin que lo solicita.

En el sistema se registra la in$ormacin de las instituciones origen y destino del convenio, los responsa%les
en cada una de ellas y el tipo de convenio que realizan.

.a opcin de convenios permite tam%i*n consultar una lista de las instituciones con las cuales tiene
convenios una Institucin especfca.

que se desea tra%ajar.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago.

!#ora usted puede ingresar el cdigo 1ane y-o el nom%re de la Institucin y oprimir el %otn 4uscar.

E&emplo pr'ctico

Ingrese el cdigo 1ane =MC=AM@@@@=> y oprima el %otn 4uscar.

Seleccione de la lista presentada la Institucin a tra%ajar. )na vez seleccionada la Institucin se presentar'
la siguiente pantalla

E&emplo pr'ctico

Seleccione la Institucin Sor aria :uliana

En este punto usted puede crear un nuevo convenio, presionando el %otn !gregar, o listar las
instituciones que tienen convenio con la Institucin seleccionada, presionando el %otn 4uscar.

80206 Nue'o con'enio

!l oprimir el %otn !gregar, es posi%le registrar un convenio entre dos instituciones.


en0Instituciones6onveniosSeleccionar jerarquaSeleccionar Institucin


Para crear un nuevo convenio usted de%e ingresar la in$ormacin de las instituciones de origen y destino
del convenio que se va a registrar.

.a in$ormacin que de%e ingresar es la siguiente(
!/o
Institucin origen
Institucin destino
90mero del convenio
Dec#a de e&pedicin del documento del convenio
Dec#a de fnalizacin
;esponsa%le convenio entidad origen(
"ipo de documento
1ocumento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nom%re
Segundo nom%re
"el*$ono
1ireccin
;esponsa%le convenio entidad destino(
"ipo de documento
1ocumento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nom%re
Segundo nom%re
"el*$ono
1ireccin
O%jeto contractual
Estado del convenio
E&emplo pr'ctico

Datos #el con'enio
!/o ?@@C
Institucin origen
SO; !;I! :).I!9! , 1ane (
=MC=AM@@@@=>
Institucin destino
6O.E8IO 1E 6!;"!8O 2 1ane
=MC=AM@@@IMC
90mero del
convenio >A=
Dec#a de
e&pedicin del
documento del
convenio @I-@G-?@@C
Dec#a de
fnalizacin =>-@G-?@@M
Responsa1le con#enio entidad origen
"ipo de documento6E1).! 1E 6I)1!1!9I!
1ocumento >=F>=>A=
Primer apellido ;)IX
Segundo apellido ;)E1!
Primer nom%re 1IE8O
Segundo nom%re
"el*$ono
1ireccin
Responsa1le con#enio entidad destino
"ipo de documento6E1).! 1E 6I)1!1!9I!
1ocumento C>=AMFGM
Primer apellido 6!S";O
Segundo apellido PE.!EX
Primer nom%re +)8O
Segundo nom%re
"el*$ono
1ireccin
O%jeto contractual 6onvenio con entidad ofcial
Estado del
convenio !ctivo

Oprima el %otn guardar. El sistema presenta el siguiente mensaje

REC7ERDE8
El ingreso o creacin de un nuevo convenio de%e ser llevado a ca%o por
una jerarqua superior y autorizado por la Secretara correspondiente.
usuarios.

80209 Listar instituciones en con'enio

!l oprimir el %otn 4uscar, es posi%le consultar convenios e&istentes para la Institucin seleccionada.


en0Instituciones6onveniosSeleccionar jerarquaSeleccionar Institucin


1e la lista de instituciones en convenio es posi%le seleccionar una, para consultar y-o actualizar los cupos,
presionando el %otn 6upos o actualizar el convenio, presionando el %otn !ctualizar

-...2. Consultar o actuali<ar cu!os

!l oprimir el %otn consultar o actualizar cupos 6 es posi%le consultar o actualizar los cupos para el
convenio.


en0Instituciones6onveniosSeleccionar jerarquaSeleccionar Institucin.istar instituciones en
convenio Seleccionar la institucin4uscar los conveniosSeleccionar la institucin en la que se
actualizara o consultaran los cupos


En esta pantalla es posi%le consultar los cupos del convenio y-o adicionar cupos al convenio.

Para adicionar cupos al convenio de%en defnirse(
Sede
:ornada

R oprimir el %otn !gregar. Se presentar' la siguiente pantalla

En esta pantalla se de%e ingresar la siguiente in$ormacin(
8rado 5como lista de seleccin7
6upos

E&emplo pr'ctico

Seleccione S*ptimo
6upos C
Seleccione el modelo educativo Educacin "radicional

)na vez ingresada esta in$ormacin, presione el %otn 8uardar.

En esta misma pantalla es posi%le defnir los alumnos o%jeto del convenio, presionando el %otn !lumnos.


En esta pantalla es posi%le consultar y-o modifcar los alumnos del convenio. Para esto seleccione la Sede
y jornada de la lista y oprima el %otn odifcar !lumnos de 6onvenio. !parecer' la siguiente pantalla(
En esta pantalla aparecen en el lado izquierdo los alumnos que se encuentran en la Institucin origen del
convenio. Es posi%le seleccionar los estudiantes que pasar'n por medio del convenio a la Institucin
destino, oprimiendo la <ec#a correspondiente.

Igualmente se puede deseleccionar los estudiantes, oprimiendo la <ec#a correspondiente.

)na vez se tienen seleccionados los estudiantes, de%e oprimirse el %otn 8uardar, con lo cual quedar'
gra%ada la in$ormacin.

REC7ERDE8
.a actualizacin de un convenio de%e ser llevada a ca%o por una
usuarios.
-...2.2 Actuali<aci(n #el con'enio

!l oprimir el %otn odifcar convenio , es posi%le actualizar la in$ormacin del convenio.


en0Instituciones6onveniosSeleccionar jerarquaSeleccionar Institucin.istar instituciones en
convenio Seleccionar la institucin4uscar los conveniosSeleccionar la institucin en la que se
actualizara el convenio y oprimir le %oton !ctualizar

En esta pantalla se muestra la in$ormacin del convenio y es posi%le la actualizacin de la misma.

.a in$ormacin que es posi%le modifcar es la siguiente(
90mero del convenio
Dec#a de e&pedicin del documento del convenio
Dec#a de fnalizacin
;esponsa%le convenio entidad origen(
"ipo documento
1ocumento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nom%re
Segundo nom%re
1ireccin
"el*$ono
;esponsa%le convenio entidad destino(
"ipo documento
1ocumento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nom%re
Segundo nom%re
1ireccin
"el*$ono
O%jeto contractual
Estado convenio
E&emplo pr'ctico

odifque la in$ormacin del responsa%le del convenio en la Institucin origen.

Primer apellido .pez
Segundo apellido P*rez
Primer nom%re 6laudia
Segundo nom%re Patricia
"ipo documento 6*dula de ciudadana
1ocumento >=F>MG@@

Presione el %otn 8uardar, el sistema muestra la siguiente pantalla

REC7ERDE8
.a actualizacin de un convenio de%e ser llevada a ca%o por una
usuarios.
-.0 Modelos por grado

.a defnicin de modelos educativos para un grado de una Institucin permite el registro de solicitudes de
traslado y de inscripciones para poder garantizar la continuidad educativa a los estudiantes matriculados
en las instituciones y a la vez poder asignar cupos a los alumnos que se inscri%en en las di$erentes
instituciones durante el proceso de inscripcin.

que se desea tra%ajar.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago.

!#ora usted puede ingresar el cdigo 1ane y-o el nom%re de la Institucin y oprimir el %otn 4uscar.

Ingrese el cdigo 1ane =MC=AM@@@@=> y oprima el %otn 4uscar.

Seleccione de la lista presentada la Institucin a tra%ajar.

Seleccione la Institucin Sor aria :uliana. )na vez seleccionada la Institucin se presentar' la siguiente
pantalla

En esta pantalla de%e seleccionarse el grado para el cual se defnir'n los modelos educativos.

Seleccione Segundo.

En la parte in$erior de la pantalla usted puede asignar y desasignar modelos educativos para el grado
seleccionado.

Para asignar un modelo educativo al grado, seleccione el modelo educativo y oprima la <ec#a que apunta
#acia el recuadro Kodelos Educativos SeleccionadosL.

Para desasignar un modelo educativo al grado, seleccione el modelo educativo y presione la <ec#a que
apunta #acia el recuadro Kodelos Educativos 1isponi%lesL.

)na vez fnalizada la asignacin y-o desasignacin de odelos Educativos oprima al %otn 8uardar.

REC7ERDE8
usuarios.

-.2 In>raestructura 9ecnologica

6on la in$ormacin proporcionada en los cargues de Proyectos y Proveedores de Equipos en la opcin
K6arga de datosL del men0 !dministracin, es posi%le ingresar la in$ormacin de In$raestructura
"ecnolgica para una Sede. El procedimiento es entrar por el men0 Instituciones opcin In$raestructura
"ecnolgica.

Eigura (* Opcin In$raestructura "ecnolgica men0 Instituciones.

Por esta opcin se navegar' seleccionando la institucin y luego la sede, para ingresar su in$ormacin de
in$raestructura tecnolgica.

Eigura +* 6aptura de in$ormacin de In$raestructura "ecnolgica.

1ado los proyectos y los equipos asociados a una sede se validan los n0meros de esta captura, junto con
otras validaciones de $orma y $ondo.
.. Estudiantes

El o%jetivo principal del proceso de matrcula es la atencin de la necesidad de educacin de la
po%lacin. Para esto se tiene como componente $undamental el estudiante en s mismo, ya que es
el o%jetivo fnal del proceso y es quien se %enefcia del mismo.

El o%jetivo del registro de estudiantes es tener una %ase de datos completa y actualizada de los
alumnos. En *l se encuentran la in$ormacin de los estudiantes, sus padres y acudientes con toda
su in$ormacin y la Institucin,Sede,jornada,grado en el que se encuentra cada uno de los alumnos.

El manejo del registro de estudiantes y de sus novedades son $undamentales en la administracin
de la matrcula, para apoyar este proceso el sistema incluir' los datos %'sicos y permitir' llevar a
ca%o una serie de operaciones so%re ellos tales como insertar, modifcar, crear, etc.

.a opcin de ;egistro de Estudiantes permite el manejo de la in$ormacin de los mismos.

Para el manejo de la in$ormacin de los estudiantes, usted de%e primero u%icar la Institucin, Sede
y grado en el que se encuentra o se registrar' el alumno. 1e esta manera podr' tener acceso a la
in$ormacin del estudiante para su consulta y-o modifcacin.

.. Registro de estudiantes

1entro del men0 de Estudiantes, usted encontrar' la opcin K;egistro de EstudiantesL. Esta opcin
permite registrar un nuevo estudiante, actualizar su in$ormacin y-o suprimirlo del sistema.

!l ingresar a esta opcin se encuentra una pantalla para %0squeda de la Institucin que permite ingresar
la siguiente in$ormacin para seleccin(

:erarqua Es la jerarqua en la que se encuentra la Institucin que desea consultar.
6digo 1ane Es el cdigo asignado a la Institucin por el 1!9E.
9om%re Institucin Es el nom%re de la Institucin.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago.

)na vez #an sido defnidos los criterios de seleccin, oprima el %otn 4uscar y el sistema desplegar' la
lista de las instituciones que cumplen los criterios defnidos.

1e la lista presentada se puede seleccionar la Institucin en la que se registra el alumno.

E&emplo pr'ctico

1e la lista presentada seleccione la Institucin =MC=AM@@@CMG anuel Yuintero Penilla.
)na vez seleccionada la Institucin, se despliega la lista de las Sedes correspondientes a la misma.

Seleccione la Sede con la que va a tra%ajar.

E&emplo pr'ctico

Seleccione la Sede =MC=AM@@@CMG@= anuel Yuintero Penilla.

Oprima el %otn KNer SedesL, con lo cual se presenta la siguiente pantalla en la que es posi%le realizar las
operaciones de consulta o insercin de alumnos.

En esta pantalla de%e defnir los criterios de %0squeda de alumnos. 1e%e ingresar(
!/o
:ornada 56omo lista de seleccin7
8rado 56omo lista de seleccin7
8rupo 56omo lista de seleccin7
E&emplo pr'ctico

Ingrese(

!/o ?@@A
:ornada a/ana
8rado Primero
8rupo =

Seleccione el %otn 4uscar para verifcar si el alumno se encuentra registrado en la Institucin para la
jornada, el grado y el grupo especifcados.

Si el alumno no se encuentra registrado en la Institucin para el grado, jornada y grupo especifcados, es
posi%le registrarlo presionando el %otn !gregar.

Si el alumno se encuentra registrado en la Institucin para el grado, jornada y grupo especifcados, es
posi%le actualizar su in$ormacin presionando el %otn odifcar.

... Registrar un nue#o estudiante

!l oprimir el %otn !gregar es posi%le registrar un nuevo estudiante en el sistema.


en0;egistro de estudiantes4uscar InstitucinSeleccionar Sede1efnir !/o, jornada, grado, grupo

Encontrar' la siguiente pantalla para ingreso de la in$ormacin del estudiante.
En esta pantalla se #a%ilita el ingreso de la in$ormacin %'sica del alumno.

Datos de identi:cacin
90mero 0nico
de
identifcacin
Es el identifcador del estudiante generado por el sistema.
Dec#a de
estado
Es la $ec#a en la que el alumno se encuentra en el estado relacionado.
Estado alumno Es el estado en el que se encuentra el alumno
"ipo de
identifcacin
Es el tipo de documento de identifcacin del estudiante.
90mero Es el n0mero de identifcacin del estudiante.
Dec#a de
nacimiento
Es la $ec#a de nacimiento del estudiante.
8*nero 5-D7 ( Es el g*nero del estudiante.
1epartamento
de nacimiento
Es el departamento en el que naci el estudiante.
unicipio de
nacimiento
Es el municipio en el que naci el estudiante.
3om1res y apellidos
Primer
apellido,
Es el primer apellido del estudiante.
Segundo
apellido
Es el segundo apellido del estudiante.
Primer 9om%re Es el primer nom%re del estudiante.
Segundo
nom%re
Es el segundo nom%re del estudiante.
Direccin de residencia
1ireccin Es la direccin de residencia del estudiante.
4arrio Es el %arrio en el que vive el estudiante.
1epartamento Es el departamento en el que vive el estudiante.
unicipio Es el municipio en el que vive el estudiante.
Xona Es la zona en la que vive el estudiante, ur%ana o rural.
"el*$ono Es el n0mero tele$nico del estudiante.
In>ormacin acad"mica
6ar'cter
Es el car'cter de educacin en que se u%ica el estudiante. !cad*mica,
"*cnica o 9o !plica.
Especialidad Es la especialidad en que se encuentra el estudiante.
"iene su%sidio
Para seleccionar.

A:liacin al sistema de salud
EPS Es la EPS a la que est' afliado el estudiante.
IPS Es la IPS que atiende al estudiante.
"ipo de sangre
y ;+
Es el tipo de sangre del estudiante y su ;+.
!;S Es la !;S a la cual se encuentra inscrito el estudiante.
Despla)amiento
Po%lacin
vctima del
con<icto
6omo lista de seleccin(
1esvinculacin de 8rupos !rmados
En situacin de 1esplazamiento e=f
+ijos de !dultos 1esmovilizados
9o !plica
Dec#a
E&pulsin
Dec#a en la que se realizo la e&pulsin.
1epartamento
e&pulsor
.ista de seleccin del 1epartamento del cual $ue e&pulsado
unicipio
e&pulsor
.ista de seleccin del unicipio del cual $ue e&pulsado
6ertifcado Para seleccionar
Situacin socioeconmica
SIS4E9 90mero del carnet del SIS4E9
9ivel SIS4E9( 9ivel del SIS4E9
Estrato Es el estrato socioeconmico del alumno.
Duente de
;ecursos e?f
.ista de Seleccin entre(
> ;ecursos Propios
C. 9o !plica
adre 6a%eza
de Damilia
;ecuadro para seleccionar

4enefciario
adre 6a%eza
de Damilia
4enefciario
Neterano
Duerza Pu%lica
4enefciario
+*roe 9acin

9erritorialidad
;esguardo ;esguardo indgena al que pertenece el estudiante, si aplica.
Etnia 8rupo *tnico al que pertenece el estudiante, si aplica.
In>ormacin Adicional de Matrcula
Proviene del
Sector Privado
Para seleccionar
Proviene de
Otro unicipio
Para seleccionar
Institucin de
4ienestar
6ampo para ingresar te&to
Situacin
!cad*mica !/o
!nterior
6omo lista de seleccin
Discapacidades y capacidades eGcepcionales
.istado
1iscapacidades
6omo lista de seleccin m0ltiple.
.istado
6apacidades
E&cepcionales
Damiliares
En esta seccin se registra la in$ormacin de los $amiliares del estudiante.
Es posi%le registrar la in$ormacin de padres y acudientes, as como la
in$ormacin de #ermanos del estudiante. Esta es relacionada y detallada
m's adelante, en la seccin correspondiente.

El sistema validar' las $uentes de recursos teniendo en cuenta la siguiente in$ormacin(
9IPA

MA9RJC7@A

SEC9AR
Su1sidiado 3o Su1sidiado
ODI6I!.
S8P 5Sistema 8eneral de
Participacin7
D9; 5Dondo 9acional de
;egalas7
;ecursos adicionales
presupuesto nacional E9
Otros ;ecursos de la 9acin
;ecursos Propios
Participacin7
;ecursos Propios
9O ODI6I!. S8P 5Sistema 8eneral de
Participacin7
;egalas7
9o !plica
;ecursos Propios

E&emplo pr'ctico

1igite la siguiente in$ormacin.
1atos de identifcacin

90mero 0nico de identifcacin 9o se digita, es generado por el sistema.
Dec#a de estado ?M-@A-?@@>
Estado alumno atriculado
"ipo de identifcacin "arjeta de identidad
90mero F@@=?>@@G=>

)na vez ingresados estos datos, presione el %otn K?eri:car por DocumentoL para verifcar que no
e&ista ning0n estudiante con el mismo n0mero de documento.

Dec#a de nacimiento =@-=@-=FF>
8*nero Demenino
1epartamento de nacimiento Nalle del 6auca
unicipio de nacimiento 6artago
9om%res y apellidos

Primer apellido 6ano
Segundo apellido .ema
Primer 9om%re aria
Segundo nom%re In*s
1ireccin de residencia

1ireccin 6alle =? 9o. =?,=?
4arrio .a .oma
1epartamento Nalle
unicipio 6artago
Xona )r%ana
"el*$ono ?>A=?=@

In$ormacin acad*mica

6ar'cter !cad*mica
Especialidad Educacin tradicional
"iene su%sidio 9o lo seleccione

!fliacin al sistema de salud
EPS EPS Sanitas
IPS 6lnica 6artago
"ipo de sangre y ;+ Og
!;S
1esplazamiento

Po%lacin vctima del con<icto 9o !plica
SIS4E9 =?IA>
9ivel SIS4E9( ?
Estrato Estrato ?
Duente de ;ecursos ;ecursos Propios
!lumno adre 6a%eza de Damilia 9o lo selecciones
4enefciario +ijos dependientes de adre 6a%eza de Damilia 9o lo seleccione
4enefciario Neterano Duerza P0%lica 9o lo seleccione
4enefciario +*roe 9acin 9o lo seleccione
"erritorialidad

Etnia 9o aplica
;esguardo 9o aplica

In$ormacin !dicional de atrcula

Proviene del Sector Privado 9o lo seleccione
Proviene de Otro unicipio 9o lo seleccione
Institucin de 4ienestar 9o escri%a en el campo
Situacin !cad*mica !/o !nterior !pro%
1iscapacidades 9o !plica

6apacidades E&cepcionales 9o !plica
In$ormacin de $amiliares
En este punto es posi%le ingresar la in$ormacin de $amiliares en los campos u%icados en la parte in$erior
de la pantalla.

"ipo 1ocumento Es el tipo de documento de identifcacin del padre o acudiente.
9um 1ocumento Es el n0mero de identifcacin del padre o acudiente


"ipo Id 66 6*dula de ciudadana
1ocumento MFGMCIA>

)na vez ingresados estos datos, presione el %otn Nerifcar 1ocumento

El sistema verifcar' si e&iste el documento en la %ase de datos. Si es as, traer' la in$ormacin
almacenada. En caso contrario, usted de%e digitar la siguiente in$ormacin(

Primer apellido Es el primer apellido del padre o acudiente.
Segundo apellido Es el segundo apellido del padre o acudiente.
Primer 9om%re Es el primer nom%re del padre o acudiente.
Segundo nom%re Es el segundo nom%re del padre o acudiente
1ireccin Es la direccin en la que se puede u%icar al padre o acudiente.
"el*$ono Es el n0mero tele$nico en el que se puede u%icar al padre o acudiente.
Parentesco Es el parentesco del acudiente con el alumno.
!cudiente 1e%e seleccionarlo si se trata del acudiente del estudiante.


Primer apellido, Silva
Segundo apellido Perez
Primer 9om%re !l%erto
Segundo nom%re
1ireccin 6alle ?> 9o. M,>A
"el*$ono ?IC=>?A
Parentesco Seleccione tio
!cudiente Seleccinelo

)na vez ingresada la in$ormacin de $amiliares, #aga clicO so%re el %otn K!dicionar $amiliarL. Si usted
desea puede ingresar un $amiliar, siguiendo los pasos anteriores.

6uando #aya fnalizado el ingreso de la in$ormacin de $amiliares, presione el %otn 8uardar. El estudiante
queda registrado. !parece el siguiente mensaje

REC7ERDE8
El registro de un estudiante por esta opcin, deja al alumno en estado
KatriculadoL.
.a in$ormacin que en las pantallas aparece marcada con b es
in$ormacin requerida y es indispensa%le que sea ingresada para
registrar al estudiante.
1e%en e&istir cupos disponi%les en el sistema para poder incluir un
nuevo alumno, en la Institucin,Sede,jornada,grado,grupo seleccionado.
"am%i*n es posi%le eliminar un alumno, en este caso el alumno es
quitado o eliminado completamente de la %ase de datos, si lo que se
desea es retirar un alumno se de%e #acer por la novedad de retiro

...2 Actuali)ar in>ormacin de estudiantes

!l oprimir el %otn 4uscar alumnos6 es posi%le consultar la in$ormacin de un estudiante en el sistema y
actualizarla.


en0;egistro de estudiantes4uscar InstitucinSeleccionar Sede1efnir !/o, jornada, grado, grupo.


Si el alumno se encuentra registrado en la Institucin para el grado, jornada y grupo especifcados, es
posi%le actualizar su in$ormacin presionando el %otn !ctualizar.

!l oprimir este %otn se presenta la siguiente pantalla que permite actualizar la in$ormacin del estudiante
en el sistema.

En esta pantalla se #a%ilita la modifcacin de la in$ormacin %'sica del alumno(
Datos de identi:cacin
90mero 0nico
de
identifcacin
Es el identifcador del estudiante generado por el sistema.
Dec#a de
estado
Es la $ec#a en la que el alumno se encuentra en el estado relacionado.
"ipo de
identifcacin
Es el tipo de documento de identifcacin del estudiante.
Dec#a de
nacimiento
Es la $ec#a de nacimiento del estudiante.
1epartamento
de nacimiento
Es el departamento en el que naci el estudiante.
unicipio de
nacimiento
Es el municipio en el que naci el estudiante.
3om1res y apellidos
Primer
apellido,
Es el primer apellido del estudiante.
Segundo
apellido
Es el segundo apellido del estudiante.
Segundo
nom%re
Es el segundo nom%re del estudiante.
Direccin de residencia
In>ormacin acad"mica
6ar'cter
Es el car'cter de educacin en que se u%ica el estudiante. !cad*mica,
"*cnica o 9o !plica.
"iene su%sidio
Para seleccionar.

A:liacin al sistema de salud
"ipo de sangre
y ;+
Es el tipo de sangre del estudiante y su ;+.
Despla)amiento
Po%lacin
vctima del
con<icto
6omo lista de seleccin(
1esvinculacin de 8rupos !rmados
En situacin de 1esplazamiento eIf
+ijos de !dultos 1esmovilizados
9o !plica
Dec#a
E&pulsin
Dec#a en la que se realizo la e&pulsin.
1epartamento
e&pulsor
.ista de seleccin del 1epartamento del cual $ue e&pulsado
unicipio
e&pulsor
.ista de seleccin del unicipio del cual $ue e&pulsado
Duente de
;ecursos eAf
.ista de Seleccin
> ;ecursos Propios
C. 9o !plica
adre 6a%eza
de Damilia

4enefciario
adre 6a%eza
de Damilia
4enefciario
Neterano
Duerza Pu%lica
4enefciario
+*roe 9acin

9erritorialidad
In>ormacin Adicional de Matrcula
Proviene del
Sector Privado
Para seleccionar
Proviene de
Otro unicipio
Para seleccionar
Institucin de
4ienestar
6ampo para ingresar te&to
Situacin
!cad*mica !/o
!nterior
6omo lista de seleccin
Discapacidades y capacidades eGcepcionales
.istado
1iscapacidades
.istado
6apacidades
E&cepcionales
Damiliares
En esta seccin se registra la in$ormacin de los $amiliares del estudiante.
Es posi%le registrar la in$ormacin de padres y acudientes, as como la
in$ormacin de #ermanos del estudiante. Esta es relacionada y detallada
m's adelante, en la seccin correspondiente.

E&emplo pr'ctico


90mero 0nico de identifcacin U!9F@>==?@@F
Estado alumno atriculado
90mero F@@=?>@@G=>
8*nero 5-D7 ( Demenino
1epartamento de nacimiento Nalle

9om%res y apellidos

Primer apellido, 6ano
Segundo apellido .ema
Primer 9om%re aria
Segundo nom%re Ines
1ireccin 6!..E =? 9O. =?,=?
4arrio .! .O!
1epartamento Nalle
unicipio 6artago
Xona )r%ana
"el*$ono ?>A=?=@

In$ormacin acad*mica

6ar'cter !cad*mica
"iene su%sidio Seleccione la casilla
EPS Sanitas
IPS 6lnica 6artago
!;S
1esplazamiento

SIS4E9 =?IA>
9ivel SIS4E9 ?
Estrato Estrato?
Duente de ;ecursos S8P
adre 6a%eza de Damilia Seleccione la casilla
4enefciario adre 6a%eza de Damilia 9o lo seleccione
4enefciario Neterano Duerza Pu%lica 9o lo seleccione

"erritorialidad

;esguardo 9o aplica
Etnia 9o aplica

In$ormacin !dicional de atrcula

Proviene del Sector Privado 9o lo seleccione
Proviene de Otro unicipio 9o lo seleccione
Institucin de 4ienestar 9o escri%a en el campo
Situacin !cad*mica !/o !nterior ;epro%

1iscapacidades 9o !plica

6apacidades E&cepcionales 9o !plica

En este punto es posi%le modifcar la in$ormacin de $amiliares en los campos u%icados en la parte in$erior
de la pantalla.

"ipo Id Es el tipo de documento de identifcacin del $amiliar.
9um 1ocumento Es el n0mero de identifcacin del $amiliar

E&emplo pr'ctico


9um 1ocumento MF>?=>?=


almacenada. En caso contrario, usted de%e digitar la siguiente in$ormacin

Parentesco Es el parentesco del $amiliar con el alumno.
Primer apellido, Es el primer apellido del $amiliar.
Segundo apellido Es el segundo apellido del $amiliar.
Primer 9om%re Es el primer nom%re del $amiliar.
Segundo nom%re Es el segundo nom%re del $amiliar
"el*$ono Es el n0mero tele$nico en el que se puede u%icar al $amiliar.

E&emplo pr'ctico


Parentesco Seleccione Padre
!cudiente Seleccinelo.
Primer apellido 6ano
Segundo apellido P*rez
Primer 9om%re Ignacio
Segundo nom%re
1ireccin
"el*$ono ?IC=>?A

)na vez ingresada la in$ormacin de $amiliares, #aga clicO so%re el %otn KSalvar $amiliaresL.

Si usted desea puede ingresar un nuevo $amiliar siguiendo los pasos anteriores.

6uando #aya fnalizado el ingreso de la in$ormacin de $amiliares presione el %otn 8uardar. .a
in$ormacin del estudiante queda actualizada. !parecer' el siguiente mensaje

REC7ERDE8
En esta opcin usted puede actualizar datos tanto de un estudiante
como de sus padres, acudientes y $amiliares 5#ermanos, etc.7.
!ntes de salvar el estudiante de%e salvar sus $amiliares, de lo contrario
estos no quedar'n registrados.
...( Eliminar estudiantes

!l oprimir el %otn 4uscar6 es posi%le consultar la in$ormacin de un estudiante en el sistema. )na vez
consultado el estudiante es posi%le suprimirlo del sistema, siempre y cuando no este incluido en un corte
de in$ormacin.


en0;egistro de estudiantes4uscar InstitucinSeleccionar Sede1efnir !/o, jornada, grado, grupo


Si usted desea suprimir un alumno que se encuentra registrado en la Institucin para el grado, jornada y
grupo especifcados, es posi%le realizarlo presionando el %otn Eliminar.

!l oprimir este %otn se presenta la siguiente pantalla que solicita confrmacin para eliminar el
estudiante.

!l dar la confrmacin presionando el %otn OU, el estudiante es eliminado de la %ase de datos.

REC7ERDE8
Para suprimir un estudiante, primero de%e %uscarlo en la respectiva
Institucin, Sede, jornada y grado.
El alumno es quitado o eliminado completamente de la %ase de datos, si
lo que se desea es retirar un alumno se de%e #acer por la novedad de
retiro. Slo es posi%le eliminarlo si el alumno no #a tenido otras
transacciones en el sistema y si no esta incluido en alg0n corte de
in$ormacin.

..2 Consulta de alumnos

1entro del men0 de Estudiantes, usted encontrar' la opcin K6onsulta de !lumnosL.

Esta opcin permite encontrar un alumno para ver o modifcar los datos personales por medio del %otn
NE; !.)9O y consultar los estados del alumno por medio del %otn ES"!1OS.

!/o
"ipo documento
1ocumento
1epartamento e&pedicin
unicipio e&pedicin
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nom%re
Segundo nom%re
90mero 0nico de identifcacin
Estado
.a Secretara y el a/o son requeridos.
)na vez ingresados los criterios de %0squeda, se presiona el %otn 4uscar.

Para realizar la consulta de un alumno especifco, se puede realizar de $orma sencilla con los siguientes
par'metros
Secretaria, primer nom%re, primer apellido.
Secretaria y n0mero del documento 5no es necesario tener el tipo de
documento7
Secretaria y n0mero 0nico de identifcacin personal.
Se pueden com%inar los par'metros anteriores adicionando el segundo apellido, el segundo nom%re y el
tipo del documento. Es aconseja%le utilizar el mnimo de par'metros cuando no se este seguro de los
datos completos del estudiante, pues el sistema #ace la %0squeda de acuerdo a todos los par'metros
indicados, y si alguno no se cumple, la %0squeda ser' nula.

Para realizar consulta masiva de alumnos tenga en cuenta las siguientes reglas
Para listar todos los alumnos de un grupo especfco de%e seleccionar la
secretaria, a/o, institucin, sede, jornada, grado y grupo.
Para listar todos los alumnos de una sede, independientemente del
estado en que se encuentren de%e seleccionar la secretaria, el a/o, la
institucin y la sede.

Para listar los alumnos de una sede, de acuerdo a uno o varios estados
especfcos de%e seleccionar la secretaria, el a/o, el cdigo 1ane de la
institucin, el cdigo 1ane de la sede y el o los estados deseados 5para
seleccionar varios estados mantenga oprimida la tecla control y
seleccione con el ouse los estados7.
Para listar los alumnos de una jornada, independientemente del estado
en que se encuentren de%e seleccionar la secretaria, el a/o, la
institucin, la sede y la jornada y no seleccione ning0n estado.
Para listar los alumnos de una jornada, de acuerdo a uno o varios estados
especfcos de%e seleccionar la secretaria, el a/o, el cdigo 1ane de la
institucin, el cdigo 1ane de la sede, la jornada y el o los estados
deseados 5para seleccionar varios estados mantenga oprimida la tecla
control y seleccione con el ouse los estados7.
6onsultas e&cepcionales

Para 4uscar un estudiante que se encuentre en estado P;OO6IO9!1O en otra institucin, puede realizar
la %0squeda por nom%res, apellidos, documento de identidad o 9)IP, en cualquiera de las dos opciones
5Estudiantes,6onsulta de !lumnos o atricula,9ovedades7 el sistema listara los alumnos que cumplan con
los par'metros de %0squeda, pero los %otones NE; !.)9O 5para am%as opciones7, ES"!1OS
5Estudiantes,6onsulta de !lumnos7 y 9ONE1!1ES 5atricula,9ovedades7 est'n des#a%ilitados.

Para 4uscar un estudiante que se encuentre en estado ;E"I;!1O en otra institucin, puede realizar la
%0squeda por nom%res, apellidos, documento de identidad o 9)IP, en cualquiera de las dos opciones
5Estudiantes,6onsulta de !lumnos o atricula,9ovedades7 el sistema listara los alumnos que cumplan con
los par'metros de %0squeda, los %otones NE; !.)9O 5para am%as opciones7, ES"!1OS 5Estudiantes,
6onsulta de !lumnos7 y 9ONE1!1ES 5atricula,9ovedades7 est'n #a%ilitados para realizar las
modifcaciones de los estados del alumno o las novedades.

Para sa%er el total de alumnos que se encuentren en cualquier estado en una Secretaria, Institucin o
sede, se de%e digitar el a/o, el cdigo 1ane, seleccionar el o los estados y seleccionar la casilla de
verifcacin "otalizar !lumnos

El sistema muestra en pantalla los datos solicitados y adicionalmente genera un reporte en P1D, el cual
puede ser visto por medio del %otn P1D "O"!.ES.
E&emplo pr'ctico

Ingrese los siguientes criterios de %0squeda(

Secretara 6artago
!/o ?@@A
Estado atriculado

Presione el %otn 4uscar.

En esta pantalla se encuentra la in$ormacin so%re la u%icacin del alumno. En este punto usted puede
seleccionar Ner !lumno o Ner Estados.

)sted puede ver el detalle de in$ormacin del alumno presionando el %otn Ner !lumno.


En esta pantalla se encuentra la in$ormacin del alumno. !l igual que en !ctualizar in$ormacin de
estudiantes, permite actualizar la in$ormacin del estudiante en el sistema.

)sted puede ver el detalle de Estados del !lumno presionando el %otn Ner Estados.

En esta pantalla se presenta la lista de los a/os para los cuales e&iste in$ormacin del estudiante en el
sistema. 1e%e seleccionarse el a/o para el cual se desea ver el detalle de esta in$ormacin.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el a/o ?@@A y oprima el %otn 1etalle.

En esta pantalla se encuentra la in$ormacin #istrica de los estados del alumno, para el a/o
seleccionado.

REC7ERDE8

=0 Pro+ecciones

)na de las partes m's importantes del proceso de matrcula es la proyeccin de la o$erta educativa para el
a/o siguiente, ya que con %ase en ella se puede realizar de manera acertada el manejo de los cupos y por
ende todo el proceso de matrcula.

El o%jetivo de la proyeccin de cupos para alumnos nuevos y antiguos es tener una in$ormacin adecuada,
actualizada y veraz para poder %rindar el acceso a la educacin a la po%lacin que lo solicita.

Esta opcin permite ;egistrar los Par'metros de 6on$ormacin de los 8rupos y realizar la Proyeccin de
6upos.
0. Par'metros de Grupos

1entro del men0 de Proyecciones, usted encontrar' la opcin KPar'metros de gruposL.

En esta opcin es posi%le registrar los par'metros para la con$ormacin de grupos. Se defne por modelo
educativo y por zona, para cada uno de los niveles, las cantidades mnima y m'&ima de alumnos en un
grupo.

!l ingresar se presenta la siguiente pantalla(
En esta pantalla es posi%le ingresar el rango de alumnos por grupo.

Se de%e seleccionar(
odelos Educativos 6omo lista de seleccin
Xonas 6omo lista de seleccin
E&emplo pr'ctico


odelos Educativos Educacin tradicional
Xonas )r%ana

Presione el %otn 4uscar. Se presentar' la siguiente pantalla
En esta pantalla se encuentra la in$ormacin de los par'metros de grupos defnidos. "am%i*n es posi%le
adicionar uno nuevo. Pare ello presione el %otn !gregar. !parecer' la siguiente pantalla(

En esta pantalla se de%e ingresar la siguiente in$ormacin
9ivel 6omo lista de seleccin
in. 1e !lumnos 90mero mnimo de alumnos en el grupo
a& 1e !lumnos 90mero m'&imo de alumnos en el grupo
E&emplo pr'ctico

9ivel 4'sica Primaria
in. 1e !lumnos I@
a& 1e !lumnos I@
)na vez ingresada la in$ormacin, de%e presionar el %otn 8uardar.

"am%i*n es posi%le eliminar un par'metro defnido. Pare ello presione el %otn Eliminar. !parecer' la
siguiente pantalla(

!l oprimir el %otn OU, el par'metro seleccionado es eliminado.

REC7ERDE8
El manejo de cupos y grupos de%e ser apro%ado por una jerarqua
superior.
Para eliminar un par'metro, este no de%e estar siendo utilizado.
usuarios.

0.2 Proyectar Cupos

1entro del men0 de Proyecciones, usted encontrar' la opcin KProyectar cuposL.

En esta opcin es posi%le realizar la proyeccin de cupos.

!l generar una nueva proyeccin se de%e indicar a que jornada, modelo educativo y corte corresponde,
recuerde que el corte se defni anteriormente y dependiendo de la $ec#a en que se #aya realizado tomar'
esos datos para ponerlos como %ase de la proyeccin.

6digo 1ane
9om%re Institucin

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago.

)na vez #an sido defnidos los criterios de seleccin, presione el %otn K4uscar InstitucionesL. En pantalla
se presentar' la lista de las instituciones coincidentes con los criterios de %0squeda.

E&emplo pr'ctico

4usque el colegio Xaragoza.

Oprima el %otn Seleccionar. !parecer' la pantalla en la que se encuentran las Sedes, para seleccin.
En esta pantalla es posi%le seleccionar una Sede para realizar la proyeccin, oprimiendo el %otn Ner
Sede.

E&emplo pr'ctico

Seleccione la Sede .'zaro de 8ardea, 6od. 1ane ?MC=AM@@@???@=.

Se presentar' la siguiente pantalla para seleccionar la jornada.
En esta pantalla es posi%le seleccionar la jornada para la que se realiza la proyeccin.

E&emplo pr'ctico


En este punto es posi%le consultar proyecciones, oprimiendo el %otn 4uscar, o registrar una nueva
proyeccin, oprimiendo el %otn !gregar.

REC7ERDE8
.a proyeccin de cupos de%e ser apro%ada por una jerarqua superior.
Esta puede ser modifcada y sometida a una nueva apro%acin. )na vez
que #a sido declarada como ofcial no de%e ser modifcada.
Para realizar la proyeccin de cupos de%en #a%erse defnido previamente
los cortes. Si no se #a realizado un corte no va a ser posi%le generar una
nueva proyeccin.
Esta in$ormacin puede ser consultada y-o modifcada dependiendo de
los roles y privilegios asignados a los usuarios.

0.2. 3ue#a Proyeccin

!l oprimir el %otn !gregar6 es posi%le tomar la in$ormacin necesaria y generar la nueva proyeccin de
cupos.


en0ProyeccionesProyectar cupos 4usque la institucinSeleccione la SedeSeleccione la
jornadaOprima el %otn agregar


)na vez verifcados el a/o, la jornada, el modelo educativo y el corte, presione el %otn 8enerar
Proyeccin.

!parecer' la siguiente pantalla, que muestra la in$ormacin de la proyeccin.
6uando se crea la proyeccin las dos primeras columnas corresponden a los matriculados que e&istan a la
$ec#a del corte, los datos de la columna alumnos matriculados a la $ec#a tam%i*n es calculada por el
sistema y corresponde a los ni/os que se encuentran matriculados en la $ec#a actual del sistema.

En esta pantalla es posi%le realizar ajustes a la proyeccin para posteriormente gra%arla y declararla como
ofcial, cam%iando el estado a 9)ENO con el fn de que sea revisada por las personas encargadas del
proceso y en caso de alguna modifcacin esta pueda ser realizada. Es importante tener en cuenta que la
proyeccin 0nicamente puede ser modifcada por la Secretara de Educacin.

)na vez generada la proyeccin, de%e ser salvada para poder continuar. Para ello oprima el %otn 8uardar.
En este punto es posi%le ajustar la in$ormacin de la proyeccin generada por el sistema.

)na vez generada y actualizada la proyeccin, de%e modifcarse su estado a PE91IE9"E PO; !P;O4!; y
oprimir el %otn 8uardar, lo cual permite salvarla para que posteriormente pueda ser revisada y apro%ada
por la secretaria, quien se encargara de cam%iar el estado a !P;O4!1!.

)na vez que la proyeccin #a sido apro%ada, es posi%le generar el reporte. Para ello regrese a la pesta/a
.istado. !parecer' la siguiente pantalla
Para seleccionar la proyeccin para la que desea o%tener el reporte, oprima el %otn 4uscar.


En esta pantalla es posi%le o%tener el reporte de la proyeccin, al seleccionar el %otn ;eporte

Para o%tener el reporte oprima el %otn P1D. Se presentar' la siguiente pantalla
Oprima el %otn KPresione aqu para ver su reporteL. El reporte ser' presentado en el $ormato
seleccionado.

REC7ERDE8
Esta puede ser modifcada y sometida a una nueva revisin estando en
los estados 9)EN! y PE91IE9"E PO; !P;O4!;.. )na vez que #a sido
declarada !P;O4!1! no puede ser modifcada.

0.2.2 /uscar Proyeccin

!l oprimir el %otn 4uscar Proyeccin, es posi%le consultar la proyeccin de cupos realizada.


en0ProyeccionesProyectar cupos 4usque la institucinSeleccione la SedeSeleccione la
jornadaOprima el %otn %uscar

En esta pantalla se encuentran las proyecciones que cumplen con los criterios defnidos. En la parte
derec#a de la pantalla usted encontrar' el ttulo KEditarL y tres %otones.

Presionando el %otn Editar, que se encuentra a la izquierda, se tiene acceso a la in$ormacin de la
proyeccin seleccionada.

presionando el %otn Planeacin de 6onvenios de 6ontinuidad, que se encuentra en el centro, se tiene
acceso a la planeacin de convenios.

presionando el %otn ;eporte que se encuentra a la derec#a se tiene acceso al reporte.

0.2.2. Inforaci(n #e la !ro+ecci(n

!l oprimir el %otn Editar, es posi%le consultar la proyeccin de cupos realizada.


en0ProyeccionesProyectar cupos4uscar proyeccin

Se presenta la siguiente pantalla que muestra la in$ormacin de la proyeccin.

En esta pantalla es posi%le realizar ajustes a la proyeccin para posteriormente gra%arla y declararla como
ofcial.

Es importante tener en cuenta que la proyeccin 0nicamente puede ser modifcada por la Secretara de
Educacin.

)na vez actualizada la proyeccin, es posi%le su apro%acin. Para ello modifque el estado de la misma a
!pro%ado y presione el %otn 8uardar.

0.2.2.2 Planeaci(n #e con'enios

!l oprimir el %otn Planeacin de 6onvenios, es posi%le consultar y actualizar la distri%ucin de los cupos
en los di$erentes grados seg0n la disponi%ilidad.


en0ProyeccionesProyectar cupos 4uscar proyeccin Seleccionar el %otn 6onvenios

Se presenta la siguiente pantalla que muestra la in$ormacin de $uentes y usos de los cupos.
En esta pantalla se muestra la siguiente in$ormacin(
9om%re Institucin origen
6digo 1ane
1epartamento Institucin
9om%re Sede origen
1ane Sede
:ornada
odelo educativo
8rado
Igualmente en est' pantalla es posi%le consultar los alumnos que quedan en estado Sin 6ontinuidad
de%ido a que el Esta%lecimiento Educativo no cuenta con todos lo grados necesarios para seguir con el
programa de estudio en el que se encuentran los estudiantes.

.a cantidad de cupos $altantes para la Institucin,Sede,jornada,grado, calculada as(

Si la di$erencia entre el n0mero total de cupos apro%ados por grado en la o$erta educativa para el
siguiente a/o y el n0mero de cupos requerido para la continuidad de los alumnos matriculados, valores
estos, o%tenidos del proceso de determinacin de la o$erta educativa, es menor a cero, ser'n cupos
$altantes.

Se llevar' el total de los cupos que se vayan asignando por(
isma Sede, misma jornada 5So%recupo que asume el rector con
repitencia y desercin7
Otra Sede
Otras instituciones
Ofcial del mismo municipio
Ofcial de otro municipio
Otros modelos educativos 5di$erentes al tradicional7
Se desplegar' la di$erencia entre los cupos $altantes y los ya asignados
En este punto es posi%le ajustar los cupos. Para ello seleccione la jornada y Sede para las que quiere
realizar el ajuste. Se presentar' la in$ormacin de cupos asignados, que podr' ser modifcada. )na vez
modifcada la in$ormacin oprima el %otn !ctualizar que se encuentra $rente a la Sede y jornada cuya
in$ormacin $ue modifcada. )sted puede continuar ajustando los cupos de la misma manera.

Para cada grado, se de%e registrar la in$ormacin de cupos a distri%uir por(
isma Sede, misma jornada 5So%recupo que asume el rector con
repitencia y desercin7
Otra Sede
Otras instituciones
Ofcial del mismo municipio

Ofcial de otro municipio
Otros modelos educativos 5di$erentes al tradicional7
REC7ERDE8
Esta puede ser modifcada y sometida a una nueva apro%acin. )na vez
que #a sido declarada como ofcial no puede ser modifcada.
6ada vez que sea presionado el %otn actualizar, se re$rescar' la
in$ormacin de cupos asignados y disponi%les.
0.( Proyeccin Supuestos[a10]

1entro del men0 Proyecciones, usted encontrar' la opcin KProyeccin SupuestosL.

En esta opcin es posi%le realizar una proyeccin so%re Instituciones, Sedes, :ornadas, etodologas
nuevas y-o ya e&istentes.

.a in$ormacin registrada por esta pantalla ser' in$ormativa, 9O a$ectar' los cupos de las proyecciones
e&istentes, de ser apro%adas las proyecciones que se #icieron so%re supuestos, lo registrado en ning0n
momento se convertir' en proyeccin ofcial.

.os cupos que sean apro%ados de estos supuestos, de%er'n ser creados siguiendo el procedimiento
normal, es decir, si por ejemplo se dijo que el esta%lecimiento i%a a ser nuevo, y al esta%lecimiento le
apro%aron su creacin, este de%e ser primero creado en el 1)E, con sus sedes, jornadas y grados, y luego
de%er' ingresar al SI!" por el men0 de instituciones , grupos y crear los cupos que requiera, el sistema
en ning0n caso crear' cupos autom'ticamente, cuando se llena esta in$ormacin.

7.3.1 Crear Nueva Institucin
6rear la Institucin 9ueva a la cual se le realizara la proyeccin dando clic en
el %otn !gregar. Esta opcin la tendr'n 0nicamente las Secretaras de
Educacin.
9om%re del esta%lecimiento( Es un te&to, no se podr' validar dado
que es nuevo
9om%re de sede( Es un te&to, no se podr' validar dado que es
nuevo
:ornada( .ista de jornadas tomada de las constantes
odelo educativo( .ista de modelos educativos tomados de las
constantes.
Se mostrar' una lista con todos los posi%les grados que #ay en el
sistema, el usuario de%er' diligenciar las flas de los grados que
vaya a proyectar.

0.(.2 Crear 3ue#a Sede
6rear una nueva Sede a la cual se le realizar' la proyeccin dando clic en el
4otn !gregar. Esta opcin la tendr'n 0nicamente las Secretaras de
Educacin.

6digo 1!9E del esta%lecimiento( El usuario de%er' digitar un
1ane v'lido y dar clic en el %otn de /uscar.
9om%re de sede( Es un te&to, no se podr' validar dado que es
nuevo
:ornada( .ista de jornadas tomada de las constantes
constantes
vaya a proyectar.

0.(.( Crear 3ue#a ;ornada
6rear una 9ueva :ornada a la cual se le realizar' la proyeccin dando clic en el
%otn !gregar. Esta opcin la tendr'n 0nicamente las Secretaras de
Educacin.
1!9E del esta%lecimiento( El usuario de%er' digitar un cdigo
1!9E v'lido y dar clic en el %otn /uscar.
9om%re de la Sede( El usuario de%er' escoger una Sede ya
e&istente dando clic en el %otn?er Sede.
:ornada( Se mostrar' un lista de las jornadas que a0n no est'n
defnidas para el esta%lecimiento sede.
constantes
vaya a proyectar.

0.(.+ Crear 3ue#a Metodologa
6rear una 9ueva etodologa dando clic en el %otn !gregar. Esta opcin la
tendr'n las Secretaras de Educacin y los Esta%lecimientos Educativos.
cdigo 1!9E v'lido y dar clic en el %otn de /uscar.
e&istente dando clic en el %otn de ?er Sede.
:ornada( Se mostrar' una lista de las jornadas que e&istan para el
esta%lecimiento, sede, seleccionados dando clic en el %otn de ?er
;ornada.
Se mostrar' una lista de modelos educativos que a0n no se
encuentren defnidos para el esta%lecimiento, sede, jornada
seleccionados anteriormente.
vaya a proyectar.

0.(.- Crear 3ue#o Grado
6rear un nuevo grado para asociarlo. Esta opcin la tendr'n las Secretaras de
Educacin y los Esta%lecimientos Educativos.

1!9E v'lido y dar clic en el %otn de /uscar.
e&istente dando clic en el %otn de ?er Sede.
:ornada( Se mostrar' una lista de las jornadas que e&istan para el
esta%lecimiento, sede, seleccionados dando clic en el %otn de ?er
;ornada.
etodologa( Se mostrar' una lista de metodologas que e&istan
para el esta%lecimiento, sede, jornada seleccionado el %otn de Ner
etodologas.
6uando la Institucin, Sede, :ornada, etodologa ya e&iste, tendr'
grados asociados

E&emplo Pr'ctico

Seleccione la :erarqua 6undinamarca, digite el cdigo 1!9E =AMG>?ICFMA> y en nom%re I9S"I")6IO9
!.E8;I! 1E !P;E91E;, dar clic en el %otn de Agregar.

!parecer' la siguiente pantalla, en la cual de%er' digitar toda la in$ormacin de la Sede, :ornada,
etodologa y grados que desea agregar, dar clic en 8uardar(

!l ingresar nuevamente a la opcin Proyeccin Supuestos y dar clic en el %otn 4uscar ya aparecer' la
Institucin !legra de !prender que se creo(

REC7ERDE8
.a in$ormacin registrada por esta pantalla ser' in$ormativa, 9O a$ectar'
los cupos de las proyecciones e&istentes, de ser apro%adas las
proyecciones que se #icieron so%re supuestos, lo registrado en ning0n
momento se convertir' en proyeccin ofcial.
.os cupos que sean apro%ados de estos supuestos, de%er'n ser creados
siguiendo el procedimiento normal, es decir, si por ejemplo se dijo que el
esta%lecimiento i%a a ser nuevo, y al esta%lecimiento le apro%aron su
creacin, este de%e ser primero creado en el 1)E, con sus sedes,
jornadas y grados, y luego de%er' ingresar al Simat por el men0 de
instituciones , grupos y crear los cupos que requiera, el sistema en
ning0n caso crear' cupos autom'ticamente, cuando se llena esta
in$ormacin.
)na proyeccin luego de apro%ada no podr' ser modifcada.
0.+ Saldo Cupos

1entro del men0 de Proyecciones, usted encontrar' la opcin KSaldo cuposL.

En esta opcin es posi%le realizar la consulta de los saldos de cupos, una vez realizada la proyeccin.
6uando el odelo Educativo corresponde a aquellos donde en un grupo involucre di$erente grados, en la
columna 8;)POS P;ORE6"!1OS o%servar' la proporcin que corresponde a cada grado y cuya sumatoria
de%e ser igual a =.

6digo 1ane
9om%re Institucin

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago.

)na vez #an sido defnidos los criterios de seleccin, presione el %otn K4uscarL. En pantalla se presentar'
la lista de las instituciones coincidentes con los criterios de %0squeda.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el colegio Sor aria :uliana.

Oprima el %otn Seleccionar. !parecer' la pantalla en la que se encuentran las Sedes, para seleccin.

En esta pantalla es posi%le seleccionar una Sede para consultar el saldo de cupos, oprimiendo el %otn Ner
Sedes.

E&emplo pr'ctico

Seleccione la Sede Sor aria !nastasia, 6od. 1ane =MC=AM@@@@=>@A.

Se presentar' la pantalla para seleccionar la jornada.
En esta pantalla es posi%le seleccionar la jornada para la que se realiza la consulta de cupos.

E&emplo pr'ctico

Seleccione la jornada a/ana. Se le presentar' la pantalla, con la in$ormacin de cupos proyectados,
asignados, reales y el saldo al fnal del proceso.

El sistema presenta la siguiente pantalla(
Esta in$ormacin 9O puede ser actualizada si se desea realizar alguna actualizacin de%e ingresar por el
men0 instituciones, opcin grupos 5Ner captulo > Instituciones, aparte >.? 8rupos7

REC7ERDE8
Esta in$ormacin puede ser consultada y-o modifcada
dependiendo de los roles y privilegios asignados a los usuarios.
2. Inscripciones

)na de las partes m's importantes del proceso de matrcula es la inscripcin de alumnos nuevos,
ya que esta permite la ampliacin de la co%ertura de la educacin como respuesta a la necesidad
de educacin de la po%lacin.

El o%jetivo de la inscripcin de alumnos nuevos es el registro de la in$ormacin de las solicitudes de
cupo en las instituciones, para poder %rindar el acceso a la educacin a la po%lacin que lo solicita.

.a inscripcin tiene la in$ormacin de los estudiantes, sus padres y acudientes con toda su
in$ormacin y una lista, en orden de pre$erencia, de las instituciones en las cuales quisiera
matricularse el alumno.

El manejo de las inscripciones de estudiantes y de sus novedades son $undamentales en la
administracin de la matricula.

El men0 de inscripciones permite tam%i*n ela%orar una lista, en orden de pre$erencia, de las
instituciones en las cuales quisiera matricularse el alumno.

REC7ERDE8
Este men0 permite ingresar el alumno dejarlo en estado nuevo,
#acer su inscripcin.
1evolver alumnos en estado ;etirado en cualquier a/o, para
nuevamente #acer una nueva inscripcin en el sistema[a1:] .

2. Modi:car inscripcin

1entro del men0 de Inscripciones, usted encontrar' la opcin Kodifcar inscripcinL.

Esta opcin permite consultar y-o modifcar la in$ormacin de la inscripcin de los estudiantes que se
encuentran registrados en el sistema en estado 9uevo, ;etirado, Inscrito, 6ancelado y Sin !signacin.
"am%i*n se puede ;evocar la inscripcin.

Para %uscar una inscripcin, de%e defnir los siguientes criterios de %0squeda(

Secretara Secretara de educacin que corresponde
90mero de $ormato 90mero del $ormato de inscripcin
!/o !/o para el cual se realiza la inscripcin
8rado 8rado al que se quiere inscri%ir el alumno
Primer apellido Primer apellido del alumno
Segundo apellido Segundo apellido del alumno
Primer 9om%re Primer nom%re del alumno
Segundo nom%re Segundo nom%re del alumno
"ipo documento "ipo de documento del alumno
1ocumento 90mero de documento del alumno

.os criterios de %0squeda operan por conjuncin y pueden ser defnidos seg0n se desee restringir la
%0squeda. ientras m's par'metros sean defnidos, m's preciso ser' el resultado de la %0squeda.

E&emplo pr'ctico

En esta pantalla ingrese la siguiente in$ormacin.

Secretara 6artago
90mero de $ormato
!/o ?@@>
8rado
Primer apellido
Segundo apellido
Primer 9om%re
Segundo nom%re
"ipo documento
1ocumento

)na vez ingresada la in$ormacin, se de%e oprimir el %otn 4uscar, con lo cual aparecer' la siguiente
pantalla.
Para acceder la in$ormacin de la inscripcin, presione el %otn !ctualizar

)sted ver' la pantalla que contiene la in$ormacin de la inscripcin y las instituciones pre$eridas.
En esta pantalla aparece la in$ormacin de la inscripcin, y las instituciones que $ueron seleccionadas.

En esta pantalla es posi%le agregar y-o eliminar instituciones de pre$erencia, adem's actualizar la
seleccin de instituciones ingresando los criterios de %0squeda para ello digite el cdigo 1ane o el nom%re
de la institucin y oprima el %otn %uscar instituciones, se presentar' la siguiente pantalla

seleccione la institucin que desee agregar y oprima el %otn guardar.

"am%i*n es posi%le tener acceso a la in$ormacin del estudiante registrada en el sistema. #aciendo clicO
so%re el nom%re del estudiante, que se encuentra resaltado en rojo en la parte superior de la pantalla.

E&emplo Pr'ctico

1igite el nom%re de la institucin Sor aria :uliana oprima el %otn %uscar instituciones, seleccione la
institucin seleccione la Institucin, seleccione el modelo educativo y presione el %otn 8uardar.

.a in$ormacin de la inscripcin #a sido salvada y aparece el siguiente mensaje(

REC7ERDE8
El ingreso de la in$ormacin de los campos marcados con b es
o%ligatorio. Estos campos son requeridos.
.a in$ormacin de la inscripcin puede ser consultada y-o modifcada
Si un alumno se encuentra inscrito en a/os anteriores, solo se devuelve
in$ormacin en este men0, si conocemos el a/o en que se realizo la
inscripcin, de esta $orma se puede cancelar inscripcin e intentarlo
inscri%ir nuevamente en men0 nuevainscripcin[a/3] .

2.2 3ue#a inscripcin

1entro del men0 de Inscripciones, usted encontrar' la opcin K9ueva InscripcinL.

Esta opcin permite inscri%ir estudiantes, se encuentren o no registrados en el sistema. 1e igual $orma,
permite inscri%ir ni/os del Sistema SIPI, con la condicin que sean mayores a > a/os y el a/o de la
inscripcin sea mayor que el 0ltimo a/o en que se encuentra en el SIPI. [a/1] "am%i*n es posi%le ver el
detalle de la in$ormacin de cada uno de ellos.

Esta opcin permite consultar la in$ormacin de la inscripcin de los estudiantes que se encuentran
registrados en el sistema en estado 9uevo, ;etirado, 6ancelado, Sin !signacin, #aciendo clic en el %otn
inscri%ir. [a//]


En esta pantalla es posi%le consultar un estudiante ya registrado en el sistema para realizar su inscripcin.
"am%i*n es posi%le registrar la inscripcin de un alumno nuevo.

Para realizar la consulta de%en defnirse los siguientes criterios de %0squeda.
"ipo documento 5como lista de seleccin7
1ocumento
Primer nom%re
Segundo nom%re
Primer apellido
Segundo apellido
.a %0squeda puede realizarse por cualquiera de los criterios mencionados, o una conjuncin de ellos.

E&emplo pr'ctico

Ingrese los siguientes criterios(

"ipo documento 9o lo ingrese
1ocumento 9o lo ingrese
Primer nom%re Sonia
Segundo nom%re ilena
Primer apellido Xarate
Segundo apellido .opez

)na vez ingresados los criterios de %0squeda, presione el %otn K4uscarL.

El resultado de la %0squeda se presentar' en la siguiente pantalla
!s como es posi%le %uscar el alumno a inscri%ir, el sistema permite tam%i*n el ingreso de la in$ormacin
de un nuevo alumno. Para ello presione el %otn K!gregarL. Se presentar' la pantalla para el ingreso de la
in$ormacin del estudiante.

En esta pantalla es posi%le ingresar la siguiente in$ormacin del estudiante.


90mero 0nico de identifcacin Es el identifcador del estudiante generado por el sistema.
Dec#a de estado Es la $ec#a en la que el alumno se encuentra en el estado relacionado.
"ipo de identifcacin Es el tipo de documento de identifcacin del estudiante.
Dec#a de nacimiento Es la $ec#a de nacimiento del estudiante.
1epartamento de nacimiento Es el departamento en el que naci el estudiante.
unicipio de nacimiento Es el municipio en el que naci el estudiante.

9om%res y apellidos

Primer apellido, Es el primer apellido del estudiante.
Segundo apellido Es el segundo apellido del estudiante.
Segundo nom%re Es el segundo nom%re del estudiante.

In$ormacinacad*mica

6ar'cter Es el car'cter de educacin en que se u%ica el estudiante. !cad*mica o "*cnica.

"ipo de sangre y ;+ Es el tipo de sangre del estudiante y su ;+.
1esplazamiento

Po%lacin vctima del con<icto 6omo lista de seleccin
Dec#a e&pulsin
1epartamento e&pulsor )ltimo departamento en el que estuvo si es desplazado.
unicipio e&pulsor )ltimo municipio en el que estuvo si es desplazado.

adre 6a%eza de Damilia S
4enefciario adre 6a%eza de Damilia 9o lo seleccione
4enefciario Neterano Duerza Pu%lica 9o lo seleccione

"erritorialidad


1iscapacidades y capacidades e&cepcionales

.istado 1iscapacidades 6omo lista de seleccin m0ltiple.
.istado 6apacidades E&cepcionales 6omo lista de seleccin m0ltiple.
Damiliares En esta seccin se registra la in$ormacin de los $amiliares del estudiante. Es posi%le
registrar la in$ormacin de padres y acudientes, as como la in$ormacin de #ermanos del estudiante. Esta
es relacionada y detallada m's adelante, en la seccin correspondiente.
E&emplo pr'ctico


90mero 0nico de identifcacin 9o se digita, es generado por el sistema.
Estado alumno 9uevo
90mero F@@=?>@@G=G
8*nero Demenino
1epartamento de nacimiento Nalle del 6auca

9om%res y apellidos

Primer apellido Xarate
Segundo apellido .pez
Primer 9om%re Sonia
Segundo nom%re ilena

1ireccin 6. =? =? =? 51e acuerdo con la estandarizacin de direcciones7
4arrio .! .O!
1epartamento Nalle
unicipio 6artago
Xona )r%ana
"el*$ono ?>A=?=@

In$ormacinacad*mica

6ar'cter !cad*mica

EPS EPS Sanitas
IPS 6lnica 6artago
!;S
1esplazamiento

Dec#a e&pulsin
1epartamento e&pulsor
unicipio e&pulsor
6ertifcado
SIS4E9 =?IAG
9ivel SIS4E9( ?
Estrato Estrato ?
"erritorialidad

Etnia 9o aplica
;esguardo 9o aplica

1iscapacidades
6apacidades E&cepcionales
In$ormacin de $amiliares
En este punto es posi%le ingresar la in$ormacin de $amiliares en los campos u%icados en la parte in$erior
de la pantalla.

"ipo 1ocumento Es el tipo de documento de identifcacin del padre o acudiente.
9um 1ocumento Es el n0mero de identifcacin del padre o acudiente


1ocumento MFGMCGMC


almacenada. En caso contrario, usted de%e digitar la siguiente in$ormacin(

Primer apellido, Es el primer apellido del $amiliar.
Segundo apellido Es el segundo apellido del $amiliar.
Primer 9om%re Es el primer nom%re del $amiliar.
Segundo nom%re Es el segundo nom%re del $amiliar
1ireccin Es la direccin en la que se puede u%icar al $amiliar.
"el*$ono Es el n0mero tele$nico en el que se puede u%icar al $amiliar.
Parentesco Es el parentesco del $amiliar con el alumno.


Primer apellido Silva
Segundo apellido Perez
Primer 9om%re !l%erto
Segundo nom%re
1ireccin 6. ?> M >A 51e acuerdo con la estandarizacin de direcciones7
"el*$ono ?IC=>?A
Parentesco Seleccione to
!cudiente Seleccinelo

)na vez ingresada la in$ormacin de $amiliares, #aga clic so%re el %otn KSalvar $amiliaresL.

Si usted desea puede ingresar un $amiliar, siguiendo los pasos anteriores.

6uando #aya fnalizado el ingreso de la in$ormacin de $amiliares, presione el %otn 8uardar. El estudiante
queda registrado.


En esta pantalla es posi%le ingresar la in$ormacin para la inscripcin.


90mero de $ormato 90mero del $ormato de inscripcin
Dec#a de recepcin Dec#a en que se reci%i el $ormato de inscripcin
Dec#a de digitacin Es la $ec#a del da en que se digita la in$ormacin del $ormato de
inscripcin y no se puede modifcar.
8rado 8rado al que se quiere inscri%ir el alumno
!/o !/o para el cual se realiza la inscripcin
6ancelada Para seleccin

E&emplo pr'ctico


90mero de $ormato FGM
Dec#a de recepcin @F-@>-?@@>
Dec#a de digitacin ==-@>-?@@>
Secretara 6artago
8rado Segundo
!/o ?@@>
6ancelada 9o lo seleccione
Situacin acad*mica del a/o anterior Ingresa por primera vez al sistema

En la parte superior de la pantalla se encuentra la in$ormacin del estudiante que $ue consultado para su
verifcacin. Es posi%le dar clic so%re el nom%re del estudiante, que se encuentra resaltado en rojo en la
parte superior derec#a de la pantalla, con lo cual se tendr' acceso a la in$ormacin del estudiante
registrada en el sistema.

En la parte central de la pantalla se de%e registrar la in$ormacin adicional de matrcula

Proviene de sector privado Para seleccin
Proviene de otro municipio Para seleccin
Institucin de %ienestar Es la Institucin de %ienestar de la que proviene el alumno
Situacin acad*mica a/o anterior 6omo lista de seleccin

En la parte in$erior de la pantalla usted ver' los campos para defnir la %0squeda de las instituciones en las
cuales desea inscri%ir al alumno.

6digo 1!9E Es el cdigo 1!9E de la Institucin en la que desea inscri%irse.
9om%re de la Institucin Es el nom%re de la Institucin en la que desea inscri%irse.

E&emplo pr'ctico

9o ingrese criterios de %0squeda. Presione el %otn 4uscar Instituciones.

Se presentar' la lista de las instituciones de 6artago. Elija la Institucin deseada para colocar dentro de las
pre$erencias del estudiante.

E&emplo pr'ctico

Seleccione las instituciones pre$eridas(
9om%re de la Institucin Sor aria :uliana

Para gra%ar la inscripcin, una vez seleccionadas las instituciones, presione el %otn 8uardar.

El sistema presenta un mensaje como el siguiente
Presione el %otn K!ceptarL.

Esta opcin permite ;evocar la inscripcin de un alumno seleccionando la casilla de verifcacin, como se
ve en la siguiente pantalla
)na vez revocada la inscripcin al realizar nuevamente la consulta el alumno cam%iara el estado a
cancelado como se ve a continuacin.

E&emplo Pr'ctico

Para la inscripcin de un alumno del Sistema SIPI[a/4] , es necesario que cumpla con las condicin que sean
mayores a > a/os y el a/o de la inscripcin sea mayor que el 0ltimo a/o en que se encuentra en el SIPI.


"ipo documento 9o lo ingrese
1ocumento =@=I>?ACFG
Primer nom%re :uan
Segundo nom%re Este%an
Primer apellido 6ardenas
Segundo apellido Silva

)na vez ingresados los criterios de %0squeda, presione el %otn K4uscarL.
El resultado de la %0squeda se presentar' en la siguiente pantalla, #aga clic en el 4otn Inscri%ir
!lumno(

.e aparecer' la siguiente pantalla, digite el numero de Dormulario, la $ec#a de recepcin y consulte la
Institucin en la cual desea inscri%irlo, para este caso ingrese el 6digo 1!9E =MC=AM@@@IMC, como el
alumno viene del SIPI slo se podr' inscri%ir a grado @h(
!l #acer clic en el 4otn 8uardar, el sistema in$ormar' si la inscripcin se realizo de manera satis$actoria(
REC7ERDE8
.a in$ormacin de la nueva inscripcin puede ser consultada y-o
modifcada dependiendo de los roles y privilegios asignados a los
usuarios.
Si el alumno se encuentra en estado nuevo en a/os anteriores, cuando
se realice la inscripcin se creara un registro de nuevo y luego el de
inscrito al guardar lain$ormacin[a/6]
Si el alumno se encuentra retirado en a/os anteriores, el $ormulario
aparecer' en %lanco para iniciar una nueva inscripcin en el aplicativo.
Si el alumno viene del Sistema SIPI la condicin es que sean mayores a >
a/os y el a/o de la inscripcin sea mayor que el 0ltimo a/o en que se
encuentra en el SIPI
Si el alumno viene del Sistema SIPI slo se podr' inscri%ir a grado @h
[a/8] Para modifcar la inscripcin se de%e #acer por men0 modifcar
inscripcin.
El estudiante no se puede inscri%ir dos veces para el mismo a/o lectivo.

2.( Asignacin Rector

1entro del men0 de Inscripciones, usted encontrar' la opcin K!signacin ;ectorL.

Esta opcin permite al rector de la Institucin realizar la asignacin de los cupos de acuerdo con la
disponi%ilidad y con la priorizacin de los estudiantes realizada previamente, as como su consulta y
anulacin. Para llevar a ca%o la asignacin de cupos, es necesario primero realizar la defnicin de
par'metros para asignacin de cupos por parte del rector 5Ner 6apitulo !dministracin, numeral A.=C
Pesos varia%les y numeral A.?A Naria%les7.


En esta pantalla es posi%le realizar la %0squeda y seleccin de la Institucin para la cual se realizar' la
asignacin de cupos por el rector.

E&emplo pr'ctico

Seleccione la Secretara 6artago y presione el %otn 4uscar Instituciones. Se presentar' la siguiente
pantalla(

+aga clic so%re para que sean ordenados de $orma ascendente, le aparecer' una <ec#a
de color verde al lado derec#o
Seleccione la Institucin =MC=AM@@@IMC 8!4O dando clic en el %otn aparecer' la siguiente pantalla(
En esta pantalla es posi%le %uscar los alumnos para los cuales se desea asignar cupo. Para ello seleccione
el grado y metodologa para los que va a asignar los cupos.
Seleccione(

8rado Se&to
etodologa Educacin tradicional

Oprima el %otn 4uscar. Se presentar' la siguiente pantalla

En esta pantalla aparecen los alumnos que en su inscripcin seleccionaron dentro de sus pre$erencias la
Institucin y para los cuales se desea asignar cupo. En esta pantalla aparecen los alumnos que en su
inscripcin seleccionaron dentro de sus pre$erencias la Institucin y para los cuales se desea asignar cupo,
si desea asignarlos a todos, presione el %otn , si quiere quitar la Seleccin presione el
%otn . )na vez realizada la seleccin de%e seleecionar adicionalmente Sede, :ornada,
8rupo, Su%sidio, Duente ;ecursos, marcar la casilla !signar y presionar el %otn 8uardar.

Seleccione

Sede =MC=AM@@@IMC@=
:ornada a/ana
8rupo C@=
Su%sidio 9o seleccione
Duente ;ecursos S8P

REC7ERDE8
.a asignacin de estos cupos 0nicamente puede ser llevada a ca%o por
el rector de la Institucin.
.a in$ormacin de la inscripcin puede ser consultada y-o modifcada

2.+ Asignacin de cupos nue#os

1entro del men0 de Inscripciones, usted encontrar' la opcin K!signacin de cupos nuevosL.

Esta opcin permite asignar cupos a todos los alumnos que se encuentran inscritos en el sistema, para la
jerarqua seleccionada. !l ingresar a esta opcin se presenta la siguiente pantalla

En esta pantalla es posi%le realizar la %0squeda y seleccin de la jerarqua para la cual se realizar' la
asignacin de cupos.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago.

Presione el %otn !signar

El sistema le solicitar' confrmacin

!#ora ingrese por el men0 administracin procesos por lotes para verifcar la fnalizacin del proceso

REC7ERDE8
El proceso de asignacin de cupos nuevos solamente puede ser
llevado a ca%o por una jerarqua superior.
El acceso a esta in$ormacin es restringido, depende de los roles y
privilegios defnidos.
Se de%e defnir su%sidio y $uente de recursos una vez el alumno se
encuentre en estado !signado, ingresando por la opcin
Estudiantes X 6onsulta de !lumnos.

2.- Anular asignaciones

1entro del men0 de Inscripciones, usted encontrar' la opcin K!nular asignacionesL.

Esta opcin permite reversar la asignacin de cupos a los estudiantes que se encuentran matriculados en
el sistema.


En esta pantalla es posi%le realizar la %0squeda y seleccin de la Institucin para la cual se realizar' la
anulacin de la asignacin de cupos.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago y presione el %otn 4uscar Instituciones. Se presentar' la siguiente pantalla

En esta pantalla es posi%le seleccionar la Institucin para la cual se realizar' la anulacin de la asignacin
de cupos.

E&emplo pr'ctico

Seleccione Sor aria :uliana. Se presentar' la siguiente pantalla
En esta pantalla se de%e defnir el grado y modelo educativo para los cuales se anula la asignacin de
cupos.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 8rado @, Educacin tradicional

Se le presentar' la siguiente pantalla

En esta pantalla es posi%le seleccionar el alumno para el cual se anular' la asignacin de cupo.

)na vez seleccionado el alumno al que se desea anular la asignacin de cupo, marque la casilla
K1es!signarL y presione el %otn 8uardar. 6on esto quedar' anulada la asignacin del cupo y el alumno
pasar' a estado Inscrito.

En esta pantalla se presenta el resultado del proceso de anulacin de la asignacin de cupos. Esta
in$ormacin se encuentra en el campo KensajeL.

REC7ERDE8
El proceso de anular la asignacin de cupos solamente puede ser
llevado a ca%o por una jerarqua superior.

2.. Inscripcin 3iHos SIPI

1entro del men0 de Inscripciones, usted encontrar' la opcin KInscripcin 9i/os SIPIL.

En *sta opcin el usuario podr' seleccionar como sede origen una sede del SIPI y como institucin destino
un esta%lecimiento educativo del SI!".

!l ingresar a esta opcin se presenta la siguiente pantalla, la cual est' compuesta de tres 5I7 pesta/as(

=. SedeTSIPI( En esta pesta/a se consulta la in$ormacin de sedes que prestan el servicio de
primera in$ancia SIPI, el usuario de%e seleccionar una sede.
?. Institucin SI!"( En esta pantalla se consulta la in$ormacin de los esta%lecimientos educativos
SI!", el usuario de%e seleccionar un esta%lecimiento educativo y una sede.
I. InscripcinTdeTalumnos( "rae el listado de ni/os que se encuentran atendidos por el prestador en
SIPI que son mayores a > a/os seg0n $ec#a de corte esta%lecido en SIPI 5por a/o y calendario de la
institucin destino7, estos ni/os no de%en estar registrados en SI!"(

En esta pantalla es posi%le seleccionar la Sede del SIPI y como institucin destino un esta%lecimiento
educativo del SI!".

E&emplo pr'ctico

1igite el 9I" G@@@@ y #aga clic en el %otn 4uscar
Se le presentara la siguiente pantalla en la cual podr' seleccionar la Sede del sistema SIPI en la que se
encuentran los ni/os que se desean inscri%ir en SI!", para este caso seleccionaremos .ugar !%ril
4oavita(
En la siguiente pantalla le solicitara la Institucin y la Sede en SI!" en la cual va a inscri%ir los ni/os, para
este caso digitaremos el 6digo 1ane =MC=AM@@@IMC y seleccionamos la Sede =MC=AM@@@IMC@=
Dinalmente, pasa a la siguiente pantalla para ingresar el n0mero de Dormulario y seleccionar el alumno que
se desea inscri%ir(

!l dar clic en el %otn 8uardar, el sistema genera el mensaje K!lumno Inscrito de manera e&itosaL(

!l consultar el alumno se encuentra en estado I9S6;I"O y esta listo para ser asignado y continuar con el
proceso normal de atrcula en SI!"(
REC7ERDE8
Solo podr' consultar(
.os %enefciarios que correspondan con la sede origen del SIPI.
Yue sean mayores a > a/os a la $ec#a de corte de edad esta%lecida en SIPI y
seg0n el a/o y calendario del esta%lecimiento destino.
El a/o de la inscripcin sea mayor que el 0ltimo a/o en que se encuentra en el
SIPI.
Yue no #ayan sido inscritos en SI!" en el a/o en que se est' realizando la
inscripcin.

I. Matrcula

El o%jetivo fnal del proceso de matrcula es matricular alumnos tanto antiguos como nuevos en el
sistema educativo, ya que esto permite la ampliacin de la co%ertura de la educacin como
respuesta a la necesidad de educacin de la po%lacin.

Para realizar la matrcula es necesario tener en cuenta que el sistema educativo de%e garantizar la
continuidad de quienes se encuentran ya matriculados en una Institucin. Es por esto que se
resalta la importancia del proceso de prematrcula.

)na de las opciones de atrcula es Promocin. Esta opcin permite tomar los alumnos que se
encuentran matriculados y llevarlos al grado siguiente para el a/o siguiente.

1entro del men0 de atricula tam%i*n se encuentra el registro de repro%acin de los estudiantes,
que es de vital importancia para el manejo de cupos.

En esta opcin tam%i*n se manejan los cam%ios a alumnos matriculados, retiros y traslados de
estudiantes.

.a matrcula toma los estudiantes que tienen un cupo asignado en alguna Institucin y los coloca
en estado atriculado.

I. Prematrcula

1entro del men0 de atrcula, usted encontrar' la opcin KPrematrculaL.

Esta opcin permite registrar la intencin de matrcula de los estudiantes que se encuentran matriculados
en el sistema. En esta opcin tam%i*n es posi%le registrar el traslado de los alumnos.

En esta pantalla es posi%le realizar la %0squeda y seleccin de la Institucin para la cual se registrar' la
prematrcula de los estudiantes.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 9ari/o y presione el %otn 4uscar Instituciones. Se presentar' la siguiente pantalla

En esta pantalla es posi%le seleccionar la Institucin para la cual se registrar' la prematrcula de los
estudiantes.

Seleccione Institucin 9ari/o F 9o Ofcial. Se presentar' la siguiente pantalla

En esta pantalla es posi%le seleccionar la Sede para la cual se registrar' la prematrcula de los estudiantes.

Seleccione Sede 9o Ofcial. Se presentar' la siguiente pantalla(
En esta pantalla es posi%le defnir la jornada, grado y grupo en que se encuentran los alumnos a
prematricular.

:ornada 6ompleta
8rado Primero
8rupo @=@?

Presione el %otn 4uscar. Se presentar' la siguiente pantalla(
En esta pantalla es posi%le seleccionar aquellos alumnos que se desea prematricular, si desea
prematricularlos a todos, presione el %otn , si quiere quitar la Seleccin presione el
%otn . )na vez realizada la seleccin presione el %otn 8uardar.

En esta pantalla tam%i*n es posi%le registrar el retiro de un estudiante. Para ello en el campo 9uevo
Estado seleccione K;etiradoL. Se #a%ilitar' el campo otivos ;etiro para seleccionar el motivo por el cual
se retira el estudiante.

)na vez registrado presione el %otn 8uardar. !l terminar el proceso aparecer' el siguiente mensaje en el
alumno seleccionado
!s mismo es posi%le registrar una solicitud de traslado para un estudiante. Para ello de%e cam%iar primero
el estado del estudiante a "rasladado, y luego presionar el %otn "rasladar. Se presentar' la siguiente
pantalla

!l presionar el %otn OU, aparece la siguiente pantalla
En esta pantalla es posi%le ingresar la in$ormacin de la solicitud de traslado del estudiante.


8rado siguiente
!/o
9o. Dormulario
Dec#a de solicitud 5dd-mm-aaaa7
Estado 5como lista de seleccin7
otivos 5como lista de seleccin7
40squeda instituciones
1ane Institucin
9om%re Institucin
E&emplo pr'ctico

8rado siguiente "ercero
Secretara 6artago
!/o ?@@A
9o. Dormulario A>=>I
Dec#a de solicitud =>-@F-?@@>
Estado 9ueva
otivos 6am%io domicilio
1ane Institucin
9om%re Institucin

!l ingresar el cdigo 1ane de la Institucin y oprimir el %otn 4uscar Institucin el sistema muestra en
pantalla el nom%re de la Institucin.

)na vez seleccionada la Institucin de destino, presione el %otn !dicionar Institucin, con lo cual la
Institucin seleccionada ser' adicionada a la lista de pre$erencias. Esta operacin puede ser realizada
tantas veces como pre$erencias institucionales desee defnir.

)na vez ingresada toda la in$ormacin de la solicitud de traslado, presione el %otn 8uardar. 6on esto
quedar' gra%ada en el sistema la in$ormacin de la solicitud de traslado.

Se presentar' el siguiente mensaje

REC7ERDE8
)n alumno solo puede tener una solicitud de traslado por a/o.
.a in$ormacin de la solicitud de traslado puede ser consultada y-o
usuarios.

I.2 Solicitar Trasla#o

1entro del proceso de matrcula se encuentra la solicitud de traslados de estudiantes. Esta opcin
permite registrar las solicitudes de traslado de los alumnos que as lo desean, su actualizacin,
cancelacin y la asignacin de los cupos necesarios para garantizar la continuidad educativa a los
estudiantes.

Para realizar el traslado de un estudiante es necesario tener en cuenta que el sistema educativo
de%e garantizar la continuidad educativa a los alumnos.

1entro de la opcin de "raslados es posi%le(

;egistrar un nueva solicitud de traslado
6onsultar una solicitud de traslado
!ctualizar una solicitud de traslado

El o%jetivo de este proceso es el registro de la in$ormacin de las solicitudes de cupo en las
instituciones, as como la asignacin de cupos para los mismos, para poder %rindar el acceso a la
educacin a la po%lacin que lo solicita.

.a solicitud de traslado tiene la in$ormacin de los estudiantes, sus padres y acudientes con toda su
in$ormacin y una lista, en orden de pre$erencia, de las instituciones en las cuales quisiera
matricularse el alumno.

En esta pantalla es posi%le realizar la %0squeda de una solicitud de traslado, oprimiendo el %otn K4uscarL
o registrar una nueva solicitud de traslado, oprimiendo el %otn K!gregarL.

I.2. /uscar traslados

!l oprimir el %otn 4uscar es posi%le. 6onsultar y-o modifcar la in$ormacin de la solicitud de traslado de
un estudiante, as como cancelar una solicitud de traslado.


en0atriculas"raslados

Para %uscar una solicitud de traslado, se de%en defnir los siguientes criterios de %0squeda(

!/o !/o para el cual se realiza la solicitud
90mero de $ormulario 90mero del $ormulario de solicitud de traslado
"ipo documento "ipo de documento del alumno
1ocumento 90mero de documento del alumno
Primer apellido Primer apellido del alumno
Segundo apellido Segundo apellido del alumno
Primer 9om%re Primer nom%re del alumno
Segundo nom%re Segundo nom%re del alumno
8rado 8rado en que se encuentra el alumno

.os criterios de %0squeda operan por conjuncin y pueden ser defnidos seg0n se desee restringir la
%0squeda. ientras m's par'metros sean defnidos, m's preciso ser' el resultado de la %0squeda.

E&emplo pr'ctico

En esta pantalla ingrese la siguiente in$ormacin.

Secretara 6artago
!/o ?@@C
90mero de $ormulario
"ipo documento
1ocumento
Primer apellido
Segundo apellido
Primer 9om%re
Segundo nom%re
8rado

)na vez ingresada la in$ormacin, se de%e oprimir el %otn 4uscar, con lo cual aparecer' la siguiente
pantalla.

En esta pantalla aparecen las solicitudes de traslado coincidentes con los criterios de %0squeda defnidos.

Seleccione la solicitud de traslado que desea consultar, cancelar y-o actualizar. Para accesar la in$ormacin
de la solicitud, presione el %otn Ner traslado.

)sted ver' la pantalla que contiene la in$ormacin de la solicitud y las instituciones pre$eridas.

En esta pantalla aparece la in$ormacin de la solicitud de traslado, y las instituciones que $ueron
seleccionadas. Es posi%le adem's actualizar la seleccin de instituciones. Para ello usted puede eliminar o
adicionar instituciones.

Para adicionar una Institucin, de%e ingresar el cdigo 1ane o nom%re de la institucin y oprimir el %otn
K4uscar InstitucionesL. "am%i*n se puede defnir la Secretara y presionar el %otn 4uscar Instituciones,
con lo cual el sistema %uscar' todas las instituciones de la Secretara para seleccionar la deseada. Si se
ingresa el cdigo 1ane se presentar' la siguiente pantalla
Seleccione la institucin educativa el sistema la adicionara a la solicitud, seleccione el modelo educativo y
presione el %otn guardar.

E&emplo Pr'ctico

Ingrese el nom%re de la institucin KX!;!8OX!L y presione el %otn 4uscar instituciones.


Para eliminar una Institucin de las pre$erencias, 0nicamente es necesario seleccionarla y oprimir el %otn
4orrar.

E&emplo Pr'ctico

1e la lista de instituciones de pre$erencia defnida en la solicitud de traslado seleccione una cualquiera y
presione el %otn 4orrar.

Para cancelar una solicitud de traslado, 0nicamente es necesario modifcar su estado a K6anceladaL
)na vez realizadas las modifcaciones deseadas en la solicitud de traslado, presione el %otn Salvar
traslado, que se encuentra en la esquina superior izquierda de la pantalla. 6on esto quedar' gra%ada en el
sistema la in$ormacin de la solicitud de traslado.


REC7ERDE8
usuarios.

I.2.2 3ue#o traslado

!l oprimir el %otn !gregar es posi%le registrar en el sistema la solicitud de traslado de un estudiante.


en0atricula"raslados

Oprima el %otn !gregar.

En esta pantalla se de%en ingresar los criterios para la %0squeda del estudiante que solicita traslado.
!/o
1ocumento
1epartamento de e&pedicin 5como lista de seleccin7
unicipio de e&pedicin 5como lista de seleccin7
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nom%re
Segundo nom%re
.a %0squeda del estudiante puede realizarse por cualquiera de los criterios mencionados, o una conjuncin
de ellos.

E&emplo pr'ctico


Secretara Seleccione 6artago
!/o ?@@C
1ocumento
1epartamento de e&pedicin 5como lista de seleccin7
unicipio de e&pedicin 5como lista de seleccin7
Primer apellido
Segundo apellido
Primer nom%re
Segundo nom%re

)na vez ingresados los criterios de %0squeda, presione el %otn K4uscar alumnosL.

El resultado de la %0squeda se presentar' en la siguiente pantalla
En esta pantalla se presentan los estudiantes que corresponden a los criterios de seleccin defnidos en la
%0squeda. El sistema permite seleccionar un alumno para el registro de su solicitud de traslado,
oprimiendo el %otn KNer alumnoL u%icado en el e&tremo derec#o de cada estudiante.

E&emplo pr'ctico

Seleccione al estudiante 1aniel Delipe !%ada "a%a

Se presentar' la siguiente pantalla para el registro de la in$ormacin de la solicitud de traslado del
estudiante
En esta pantalla es posi%le ingresar la in$ormacin de la solicitud de traslado del estudiante.


8rado siguiente
!/o
9o. Dormulario
Dec#a de solicitud 5dd-mm-aaaa7
Estado 5como lista de seleccin7
otivos 5como lista de seleccin7
1ane Institucin
9om%re Institucin

E&emplo pr'ctico

8rado siguiente "ercero
Secretara 6artago
!/o ?@@A
9o. Dormulario A>=?I
Dec#a de solicitud =>-@C-?@@>
Estado 9ueva
otivos 6am%io domicilio
1ane Institucin
9om%re Institucin

!l ingresar el cdigo 1ane de la Institucin y oprimir el %otn 4uscar Institucin el sistema muestra en
pantalla el nom%re de la Institucin.

)na vez seleccionada la Institucin de destino, presione el %otn !dicionar Institucin, con lo cual la
Institucin seleccionada ser' adicionada a la lista de pre$erencias. Esta operacin puede ser realizada
tantas veces como pre$erencias institucionales desee defnir.

)na vez ingresada toda la in$ormacin de la solicitud de traslado, presione el %otn 8uardar. 6on esto
quedar' gra%ada en el sistema la in$ormacin de la solicitud de traslado.

REC7ERDE8
usuarios.

I.( Promocin

El o%jetivo del proceso de promocin de alumnos es reservar, a los alumnos que se encuentran
matriculados, el cupo para el a/o lectivo siguiente.

.a promocin puede ser realizada en el nivel de jerarqua que se desee. Puede realizarse para una
Institucin, para una Sede o #asta para una jornada.

Esta opcin permite promocionar los alumnos que apro%aron el grado actual en el a/o actual, al siguiente
grado en el siguiente a/o lectivo.

.os procesos de promocin no se realizan en lnea 5tiempo real7, son lanzados por los usuarios y el SI!"
los ejecuta de acuerdo a una programacin esta%lecida por el administrador del sistema. 1e tal $orma que
el resultado de la ejecucin de la promocin no ser' o%serva%le a trav*s de la presente opcin del men0,
sino a trav*s de en0!dministracin Procesos por lotes

!parece una primera pantalla en la que es posi%le seleccionar la jerarqua con la cual se desea tra%ajar.
Oprima el %otn Ir a Siguiente 9ivel

!parecer' el siguiente nivel, como lista de seleccin. En este caso, por estar en el nivel E9, al oprimir
este %otn aparece la siguiente jerarqua, en este caso Secretara. 1e esta lista es posi%le seleccionar la
Secretara a tra%ajar.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago.

En este punto se tienen dos opciones( ;ealizar Promocin por :erarqua o Seleccionar Institucin.

Oprima %uscar para realizar una seleccin de instituciones(
Seleccione 8!4O 5cdigo 1!9E =MC=AM@@@IMC)
Oprima el %otn promover
Oprima OU para confrmar la ejecucin del proceso y o%servar' la siguiente pantalla

70:06 Reali<ar Prooci(n !or ,erar$u*a

!l oprimir el %otn ;ealizar Promocin por :erarqua6 es posi%le promocionar los alumnos que apro%aron el
grado actual en el a/o actual, al siguiente grado en el siguiente a/o lectivo.


en0atrculasPromocin

Presione el %otn Promover.

Se presenta la siguiente pantalla, en la que el sistema pide confrmacin para realizar la promocin.
!l oprimir el %otn OU, todos los estudiantes de la jerarqua son promocionados al grado siguiente.

Nerifque el estado del proceso tra&+s de en0Administracin 4rocesos 'or lotes. 4%esto $%e los procesos de
promocin no se realizan en lnea.

REC7ERDEi
Esta opcin lleva a ca%o la promocin de "O1OS los alumnos en la
jerarqua, al grado siguiente para el a/o lectivo siguiente dentro de
su Institucin, jornada y Sede correspondientes. Este proceso es
realizado por la jerarqua seleccionada, dependiendo de los roles y
.os procesos de promocin no se realizan en lnea 5tiempo real7,
son lanzados por los usuarios y el SI!" los ejecuta de acuerdo a
una programacin esta%lecida por el administrador del
sistema. 1e tal $orma que el resultado de la ejecucin de la
promocin no ser' o%serva%le a trav*s de la presente opcin del
men0, sino a trav*s de en0!dministracin Procesos por lotes

70:09 Reali<ar !rooci(n !ara to#a la Instituci(n

!l oprimir el %otn Seleccionar Institucin6 es posi%le seleccionar una Institucin para promocionar los
alumnos que apro%aron el grado actual en el a/o actual, al siguiente grado en el siguiente a/o lectivo.


en0atrculasPromocin

Oprima el %otn 4uscar.

presentar' la lista de las instituciones coincidentes con los criterios de %0squeda.

E&emplo pr'ctico

Oprima el %otn 4uscar Instituciones. El resultado de la %0squeda se le presentar' en la siguiente pantalla
En este punto usted puede realizar la promocin para toda la Institucin o seleccionar una Sede.

Seleccione la Institucin para la que desea realizar la promocin, oprimiendo el %otn Seleccionar que se
encuentra a la derec#a de la in$ormacin de la Institucin.

Si usted no selecciona ninguna Institucin o%servar' el siguiente mensaje(
E&emplo pr'ctico

Seleccione la Institucin 6iudad de 6artago y oprima el %otn Promover.

"odos los estudiantes de la Institucin ser'n promocionados al grado siguiente.

REC7ERDE8
Institucin al grado siguiente para el a/o lectivo siguiente dentro de su
jornada y Sede correspondientes. Este proceso es realizado por la
jerarqua inmediatamente superior, dependiendo de los roles y

70:0: Proocionar Se#e

!l oprimir el %otn Seleccionar Sede6 es posi%le seleccionar una Sede para promocionar los alumnos que
apro%aron el grado actual en el a/o actual, al siguiente grado en el siguiente a/o lectivo, o %ajar al nivel
de jornada para realizar la promocin.


en0atrculasPromocinOprima el %otn Seleccionar Institucin

En esta pantalla es posi%le seleccionar la Sede para la cual se va a realizar la promocin. Para ello oprima
el %otn Ner Sede que se encuentra en el e&tremo derec#o de la pantalla para cada una de las Sedes.

)na vez seleccionada la Sede, es posi%le realizar la promocin de todos los alumnos de la misma. Para ello
presione el %otn Promover.
REC7ERDE8
Esta opcin lleva a ca%o la promocin de todos los alumnos en la
Sede al grado siguiente para el a/o lectivo siguiente dentro de su
jornada correspondiente. Este proceso es realizado por la jerarqua
inmediatamente superior, dependiendo de los roles y privilegios
asignados a los usuarios.

70:05 Proocionar ,orna#a

!l oprimir el %otn 4uscar6 es posi%le seleccionar una jornada para promocionar los alumnos que apro%aron
el grado actual en el a/o actual, al siguiente grado en el siguiente a/o lectivo.


en0atrculasPromocinOprima el %otn ;ealizar promocin para toda la Institucin.

Seleccione la Sede para la que va a realizar la promocin y presione el %otn 4uscar.

Para realizar la promocin de los estudiantes, seleccione la jornada que desea promocionar y oprima el
%otn Promover.

.os alumnos de la jornada seleccionada se promover'n al grado siguiente.
REC7ERDE8
Sede,jornada al grado siguiente para el a/o lectivo siguiente. Este
proceso es realizado por la jerarqua inmediatamente superior,
.os alumnos de 8rado ?C quedar'n en estado K8raduadoL si se
promocionan 5aprue%an el a/o7[a/9]

I.+ Registrar repro1ados

1entro del men0 de atrcula, usted encontrar' la opcin K;egistrar repro%adosL.

ediante esta opcin es posi%le seleccionar a los estudiantes que repetir'n el a/o y marcarlos como
K;epro%adoL.

En esta pantalla se de%en defnir los criterios de %0squeda de la Institucin para la cual se va a registrar la
repro%acin de sus alumnos.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago y oprima el %otn 4uscar Instituciones.

En esta pantalla es posi%le seleccionar la Institucin para la que se desea registrar la repro%acin.

E&emplo pr'ctico

Seleccione la Institucin Xaragoza.

En esta pantalla es posi%le ingresar los datos para %0squeda de los estudiantes que se registrar'n como
repro%ados.

Es posi%le %uscar un estudiante o un grupo de alumnos. Si no se provee la in$ormacin de un alumno en
particular, el sistema mostrar' la in$ormacin de todos los que cumplan con el criterio especifcado.
Pnicamente es requerido el a/o y el grado

"ipo documento
1ocumento
Primer nom%re
Segundo nom%re
Primer apellido
Segundo apellido
!/o b
8rado b
8rupo

E&emplo pr'ctico

Presione el %otn 4uscar

Pnicamente son requeridos el a/o y el grado. !l realizar la %0squeda se presentan los estudiantes que
cumplen los criterios defnidos(

En esta pantalla es posi%le marcar a los estudiantes que repetir'n el a/o. Para esto 0nicamente es
necesario marcar la casilla ;epro%ar y oprimir el %otn 8uardar.

El alumno queda marcado como repro%ado y en el campo KensajeL aparece KE&itosoL.

REC7ERDE8
Esta opcin permite la seleccin de los estudiantes cuyo estado quedar'
como K;epro%adoL para el a/o lectivo siguiente.
.a tasa de repro%acin no de%e e&ceder el lmite del par'metro de
repro%acin registrado por cada Institucin( 90mero m'&imo de
alumnos de repro%acin ^ "otal de alumnos de una Institucin , la parte
entera de 5total de alumnos b 5 =@@j , par'metro de repro%acin77.
.os estudiantes quedan en estado K;EP;O4!1OL.
Este proceso es realizado por la jerarqua inmediatamente superior,

I.- Anular repro1ados

1entro del men0 de atrcula, usted encontrar' la opcin K!nular repro%adosL.

ediante esta opcin es posi%le seleccionar a los estudiantes que se encuentran marcados como
K;epro%adosL y anular esta seleccin.

En esta pantalla se de%en defnir los criterios de %0squeda de la Institucin para la cual se va a anular la
repro%acin de sus alumnos registrados como repro%ados.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago y oprima el %otn 4uscar Instituciones.

En esta pantalla es posi%le seleccionar la Institucin para la que se desea anular la repro%acin.

E&emplo pr'ctico

Seleccione la Institucin Xaragoza.

En esta pantalla es posi%le ingresar los datos para %0squeda de los estudiantes a los que se anular' el
registro de repro%acin.

Es posi%le %uscar un estudiante o un grupo de alumnos. Si no se provee la in$ormacin de un alumno en
particular, el sistema mostrar' la in$ormacin de todos los que cumplan con el criterio especifcado.
Pnicamente es requerido el a/o y el grado

"ipo documento
1ocumento
Primer nom%re
Segundo nom%re
Primer apellido
Segundo apellido
!/o b
8rado b
8rupo

E&emplo pr'ctico

Ingrese el a/o ?@@A. Presione el %otn 4uscar.

!l realizar la %0squeda se presentan los estudiantes que cumplen los criterios defnidos y que se
encuentran marcados como repro%ados(
En esta pantalla es posi%le seleccionar a los estudiantes que no repetir'n el a/o. Para esto 0nicamente es
necesario oprimir el %otn !nular ;epro%acin.

En esta pantalla se presenta un #istrico que puede ser revisado por el usuario. Para confrmar la
anulacin del registro de repro%acin, oprima el %otn !nular ;epro%acin.

El sistema pide confrmacin para anular la declaracin de repro%acin a los alumnos escogidos.

!l dar la confrmacin para anular el registro de repitencia, el sistema presenta la siguiente pantalla.
En esta pantalla es posi%le ingresar el 6digo 1ane de la nueva Institucin en la que el alumno
continuar'.

Ingrese el 6digo 1ane de la Institucin y oprima el %otn 6ompro%ar Institucin.

)na vez compro%ada la Institucin, el sistema pasa a compro%ar la Sede.

Ingrese el 6onsecutivo de la Sede y oprima el %otn 6ompro%ar Sede.

Se le presentar' la pantalla para registrar la in$ormacin so%re la anulacin de la repro%acin.
En esta pantalla se de%e ingresar la in$ormacin so%re la anulacin de la repro%acin(
6digo 1ane nueva Institucin
6onsecutivo nueva Sede
!/o
:ornada
8rado
8rupo
9uevo estado
E&emplo pr'ctico

Ingrese la in$ormacin so%re la anulacin de la repro%acin(

6digo 1ane nueva Institucin ?MC=AM@@@???
6onsecutivo nueva Sede ?MC=AM@@@???@?
!/o ?@@A
:ornada a/ana
8rado Segundo
8rupo =
9uevo estado atriculado


Se presenta el mensaje in$ormando del *&ito de la anulacin.

REC7ERDE8
Esta opcin permite la seleccin de los estudiantes que se encuentran en
estado K;epro%adoL y anular su registro de repro%acin.
Es indispensa%le defnir la in$ormacin de la situacin en la que quedar'
el estudiante una vez anulada su repro%acin( Institucin, !/o, :ornada,
Sede, 8rado, 8rupo y Estado del alumno.
;etorna al estudiante al grado, jornada y estado que el actor seleccione.
y lo retira de la ta%la de repro%ados.
El !ctor responsa%le de anular la repro%acin es el administrador de
Institucin

I.. Asi"naci(n asi'a #e trasla#os

1entro del men0 de atrcula, usted encontrar' la opcin K!signacin asiva de trasladosL.

Esta opcin permite la asignacin de cupos para los estudiantes que #an solicitado traslado a otra
Institucin.

En esta pantalla es posi%le seleccionar la jerarqua para la cual se desea e$ectuar la asignacin masiva de
cupos de traslado. El sistema realiza el proceso de traslado autom'ticamente para la Secretara
seleccionada, el a/o que aparece en pantalla lo toma de la etapa de traslados que se encuentre a%ierta
para esa Secretara.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago y oprima el %otn !signar traslados.

El sistema le solicitar' confrmacin. 1igite OO. El proceso es enviado a procesos por lote para ser
procesado, para consultarlo ingrese por la opcion !dministracin procesos por lotes.

REC7ERDE8
El proceso de asignacin de cupos de traslado solamente puede
ser llevado a ca%o por una jerarqua superior.

I.0 Asistencia Escolar !or Aluno

1entro del men0 de matricular, usted encontrar' la opcin K!sistencia Escolar por !lumnoL.

Esta opcin permite el registro de la inasistencia escolar de los alumnos por periodo. El acceso a este
mdulo es confgura%le en el en0 !dministradores ,Q Permisos y Privilegios.

! trav*s de esta pantalla es posi%le registrar y-o consultar la inasistencia escolar de los alumnos.

Para registrar la inasistencia se de%e realizar la %0squeda de la institucin y sede correspondiente,
despu*s es necesario realizar la %0squeda de alumnos de acuerdo a los siguientes criterios(
!/o
:ornada
8rado
8rupo
Periodo

Es posi%le introducir el n0mero de das de inasistencia para cada alumno, al oprimir el %otn 8uardar
, el sistema almacena la in$ormacin, muestra mensaje de confnacin y el c'lculo del porcentaje de
inasistencia.

I.2 Matricular

1entro del men0 de atrcula, usted encontrar' la opcin KatricularL.

Esta opcin permite matricular un grupo de estudiantes.

!l ingresar a esta opcin aparece una primera pantalla en la que es posi%le seleccionar la jerarqua con la
cual se desea tra%ajar.


En esta pantalla se de%en defnir los criterios de %0squeda de la Institucin para la cual se va a realizar la
matrcula de los alumnos.

Es importante aclarar que el sistema no permite realizar la matricula de alumnos sin #a%er completado en
su totalidad el $ormulario de ;egistro de Estudiantes en cuanto a las nuevas varia%les que incluye la nueva
versin del SI!"

Duente de ;ecursos
adre 6a%eza de Damilia
4enefciario adre 6a%eza de Damilia
4enefciario Neterano Duerza Pu%lica
4enefciario +*roe 9acin

El sistema genera un mensaje indicando los cam%ios que de%e realizar.
E&emplo pr'ctico

Seleccione 9ari/o y oprima el %otn 4uscar Instituciones.


En esta pantalla es posi%le seleccionar la Institucin para la que se desea realizar la matrcula.

)na vez se #a seleccionado una institucin podr' seleccionar una Sede presione el %otn Ner Sede
.as etapas del proceso de matrcula de%er'n #a%erse confgurado previamente por la opcin de
!dministracin Procesos atrcula 5ver capitulo A !dministracin, numeral A.=M Procesos de atricula7, o
de lo contrario o%servar' el siguiente mensaje(

)na vez se #aya confgurado la etapa de matriculas, seleccionado la institucin y seleccionada la Sede se
ingresar' la in$ormacin de jornada, grado y grupo a matricular

El sistema presenta una pantalla con los alumnos que se encuentran en los siguientes estados.
Prematriculado,
Promocionado a/o lectivo,
!signado a/o lectivo,
atriculado a/o lectivo anterior,
;epro%ado a/o lectivo anterior,
Prematriculado a/o lectivo anterior

Es importante aclarar que si un estudiante es repitente, es decir que repro% el mismo grado en el a/o
anterior, se encontrar' marcada la columna ;, que signifca que el alumno es matriculado repitente

El sistema coloca por de$ecto el estado KatriculadoL.

El cuadro Seleccionar que se encuentra a la izquierda de cada estudiante de%e marcarse para seleccionar
los estudiantes que desea a matricular o si prefere, si desea matricularlos a todos, presione el
%otn , si quiere quitar la Seleccin presione el %otn . )na vez
realizada la seleccin presione el %otn 8uardar, el sistema valida que si el alumno es su%sidiado, se #aya
seleccionado un convenio(

En caso de que el convenio no tenga cupos disponi%les no es posi%le realizar la matrcula y se genera
mensaje in$ormativo(

"am%i*n es posi%le identifcar los alumnos que se encuentran en la modalidad de Internado o Semi,
Internado en los Esta%lecimientos Educativos autorizados para la prestacin de estos servicios.

Internado* "*rmino que se emplea para designar a quienes no solo estudian en un esta%lecimiento
educativo, sino que tam%i*n viven all durante el perodo escolar.

SemiMinternado* 6onsiste en un sistema en que los alumnos permanecen en el esta%lecimiento
educativo durante el #orario vespertino. En este tiempo se les o$rece un almuerzo y en algunos casos
se realizan actividades e&tracurriculares.

Para la identifcar si un alumno se encuentra Semi,Internado o Internado en un esta%lecimiento educativo,
se de%e tener en cuenta las siguientes premisas(
.as sedes de%en indicar que tipo de internado tienen autorizado.
Para los alumnos que no se encuentren asociados a un internado o semi,internado es necesario colocar la
opcin K9ingunoL.

En esta pantalla tam%i*n es posi%le registrar el retiro de un estudiante. Para ello en el campo 9uevo
Estado seleccione K;etiradoL. Se #a%ilitar' el campo otivos ;etiro para seleccionar el motivo por el cual
se retira el estudiante.

)na vez registrado presione el %otn 8uardar. !l terminar el proceso aparecer' el siguiente mensaje en el
alumno seleccionado

El sistema permite realizar la asignacin de estrategias a cada alumno matriculado. Se presenta la
siguiente pantalla(

Es posi%le asignar una o varias estrategias a cada alumno, seleccionando la estrategia y pas'ndola con la
$ec#a a la columna KEstrategias !signadasL y marcando la casilla asignar que se encuentra en la parte
izquierda de los datos del alumno, y oprimir el %otn guardar. .as estrategias de%en #a%er sido creadas
con anterioridad en el men0 administracin, opcin Estrategias 5ver capitulo A !dministracin, numeral A.F
Estrategias7

El sistema in$orma en el campo K;esultadoL, a nivel de cada alumno, el resultado del proceso.

Se puede devolver a la pantalla de listado de alumnos por medio de la pesta/a Kmatricula de alumnosL o a
las sedes o a la institucin por medio de las pesta/as KSedeL e KInstitucinL

!l volver a la pesta/a Katricula de !lumnosL el sistema presenta el listado de alumnos y en la columna
mensaje el resultado del proceso(

El icono permitir' generar un reporte de matrcula de los estudiantes que est'n en estado
matriculado en ese momento. El $ormato del reporte es el siguiente(

REC7ERDE8
Esta opcin permite la modifcacin del estado del estudiante para el a/o
lectivo siguiente.
.os estudiantes quedan en el estado seleccionado para cada uno de ellos
para el a/o lectivo siguiente.
El sistema valida, a partir del a/o ?@=@, que se #aya ingresado la
valoracin de desempe/o para los alumnos cuyo 0ltimo estado
sea atriculado, ;epro%ado o 8raduado, esto se realiza en el en0
atricula, opcin Naloracin de desempe/o.

I.I Matricula Selecti#a de Pri#ados[!S/7]

1entro del men0 de atrcula, usted encontrar' la opcin Katricula Selectiva de PrivadosL.

ediante esta opcin es posi%le matricular alumnos en %loque de Esta%lecimientos Educativos Privados sin
Su%sidio.



este %otn aparece la siguiente jerarqua. 1e esta lista es posi%le seleccionar la Secretara a tra%ajar.
E&emplo Pr'ctico

Seleccione la Secretaria 9ari/o

Si conoce el 6digo 1ane de la Institucin, puede digitarlo y presionar el %otn 4uscar Instituciones. Si no
lo conoce, igualmente puede oprimir el %otn 4uscar Instituciones, con el cual se le presentar'n todas las
instituciones privadas y sin su%sidio de la jerarqua seleccionada.
Seleccione la institucin
=?IA>CMGF=?F I9S"I")6IO9 9!;ISO 9O ODI6I!.

Se le presentar' una pantalla para la seleccin de la Sede en la cual se encuentran los alumnos que desea
matricular.

Oprima el %otn Seleccionar
.uego seleccione la jornada en la que se encuentran los alumnos.
Seleccione la jornada 6ompleta.

!#ora seleccione el grado en el que se encuentran los alumnos
Seleccione el grado Segundo.

Seleccione el grupo en el que se encuentran los alumnos a los que va a realizar la matricula.
Seleccione el grupo @?@=

Oprima el %otn 4uscar. !parecer' la siguiente pantalla(
Seleccione los alumnos que va a matricular y luego de clic en el %otn 8uardar.

!parecer' el mensaje en cada uno de los alumnos matriculados.
REC7ERDE8
Para utilizar esta opcin de%e estar a%ierta la etapa de atricula
!ntiguos.
Esta opcin consultara los alumnos que(
Su 0ltimo estado sea matriculado en el a/o anterior al a/o de la etapa de
matricula de antiguos.
Su 0ltimo estado sea repro%ado en el a/o anterior al a/o de la etapa de
matricula antiguos
Su 0ltimo estado sea sin continuidad en el a/o de la etapa de
matricula antiguos.
6uando en el grado siguiente se e&ceda la capacidad m'&ima de los
cupos confgurada en el Sistema, los alumnos de%er'n quedar en estado
KSin 6ontinuidadL.

I.F Cam1ios a matriculados

1entro del men0 de atrcula, usted encontrar' la opcin K6am%ios a atriculadosL.

ediante esta opcin es posi%le 6am%iar :ornada, 8rado y 8rupo de los estudiantes que se encuentran
matriculados.


Secretara a tra%ajar
E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago.

lo conoce, igualmente puede oprimir el %otn 4uscar Instituciones, con lo cual se le presentar'n todas las
instituciones de la jerarqua seleccionada.
En este punto usted puede seleccionar la Institucin en la que se encuentran los alumnos a los que desea
realizar los cam%ios.

E&emplo pr'ctico


=MC=AM@@@@=> Sor aria :uliana


Se le presentar' una pantalla para la seleccin de la Sede en la cual se encuentran los alumnos para los
cuales desea realizar los cam%ios.
En esta pantalla usted puede seleccionar la Sede en la que se encuentran los alumnos para los cuales
desea realizar los cam%ios, oprimiendo el %otn Ner Sede

E&emplo pr'ctico

Seleccione la Sede =MC=AM@@@@=>@A Sor aria !nastasia
En esta pantalla es posi%le %uscar los alumnos para los que se desea realizar los cam%ios. Para ello se
de%en defnir los criterios de %0squeda(
:ornada
8rado
8rupo
E&emplo pr'ctico

Sseleccione la jornada en la que se encuentran los alumnos.


Seleccione el grupo en el que se encuentran los alumnos a los que va a realizar los cam%ios.
Seleccione el grupo ?


En esta pantalla es posi%le seleccionar al alumno o alumnos a los que se desea realizar los cam%ios y
e$ectuar las modifcaciones deseadas.

E&emplo pr'ctico

Seleccione a 6ardona Orjuela Naleria

odifque la jornada( ma/ana
odifque el grupo( =
Su%sidio 9o !plica
Duente ;ecursos S8P

Presione el %otn 8uardar


REC7ERDE8
estado KatriculadoL y realizar cam%ios de jornada grado y-o grupo para
los mismos.
Permite esta%lecer el su%sidio y $uente de recursos que el alumno est'
reci%iendo.
6uando se desea cam%iar un alumno de jornada, grado y-o grupo, de%e
e&istir el cupo a donde se desea cam%iar al alumno.
I. Asignar Estrategias Inst.

1entro del men0 de atrcula, usted encontrar' la opcin K!signar Estrategias Inst.L.

Esta opcin permite asignar estrategias para retener los alumnos en el sistema educativo. Estas
estrategias de%ieron ser creadas con anterioridad por la secretaria de educacin. 5Ner capitulo A
!dministracin, numeral A.F Estrategias7..

!l ingresar a esta opcin se presenta la siguiente pantalla.
)sted podr' realizar la asignacin de estrategias para los alumnos matriculados de una :erarqua o una
Institucin en particular.

En esta pantalla es posi%le realizar la %0squeda y seleccin de la Institucin para la cual se registrar'
la asignacin de estrategias a los estudiantes.

Para la consulta de los reporte de !signacin de Estrategias el usuario de%er' ingresar a
;eportes _ ;eportes _ Otros y all %uscar los tres reportes creados, son(

6onsolidado !signacin de Estrategias por Esta%lecimiento Educativo
6onsolidado !signacin de Estrategias por Secretaria
1etallado !signacin de Estrategias.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 8a%o . Se presentar' la siguiente pantalla
En esta pantalla es posi%le seleccionar la Institucin para la cual se registrar' la asignacin de
estrategias a los estudiantes

E&emplo pr'ctico

Seleccione 8a%o . Se presentar' la siguiente pantalla
En esta pantalla es posi%le seleccionar la Sede para la cual se registrar' la asignacin de estrategias a los
estudiantes

E&emplo pr'ctico

Seleccione 8a%o Secundaria. Se presentar' la siguiente pantalla

En esta pantalla es posi%le defnir el a/o, jornada, grado y grupo en que se encuentran los alumnos a
asignar estrategias.

E&emplo pr'ctico


!/o ?@@C
:ornada a/ana
8rado S*ptimo
8rupo @M@=

Presione el %otn 4uscar. Se presentar' la siguiente pantalla
En esta pantalla es posi%le seleccionar aquellos alumnos que se desea realizar la asignacin de
estrategias. )na vez realizada la seleccin presione el %otn 8uardar.

<ec#a a la columna KEstrategias !signadasL y marcando la casilla asignar que se encuentra en la parte
izquierda de los datos del alumno, y oprimir el %otn guardar. .as estrategias de%en #a%er sido creadas
con anterioridad en el men0 administracin, opcin Estrategias 5ver capitulo A !dministracin, numeral A.F
Estrategias7

E&emplo pr'ctico

Seleccione varios alumnos y asgnele las estrategias, moc#ilas escolares y transporte actividades entre
instituciones. Oprima el %otn guardar.
El sistema in$orma en el campo K;esultadoL, a nivel de cada alumno, el resultado del proceso.

Se puede devolver a la pantalla de Sedes o de institucin por medio de la pesta/a KSedeL e KInstitucinL y
volver a seleccionar una sede o una institucin para realizar el proceso de asignar estrategias a los
alumnos matriculados.

REC7ERDE8
.as estrategias mostradas en este men0, son todas aquellas que
se encuentran activas 5descartando aquellas que su $ec#a de inicio
aun no llega o su $ec#a de cierre ya pas[a/0] 7.
.as estrategias de%en ser creadas antes por el men0
administracin opcin estrategias. Este proceso es realizado por la
secretaria de educacin o una jerarqua superior.
)n alumno puede tener asignadas varias estrategias.
.a in$ormacin de la asignacin de estrategias puede ser
consultada y-o modifcada dependiendo de los roles y privilegios
asignados a los usuarios.

I.2 Asignar Estrategias Atros

1entro del men0 atrcula, usted encontrar' la opcin K!signar Estrategias OtrosL donde podr' asignar
estrategias a una po%lacin o%jetivo de acuerdo con los criterios que se especifquen en el $ormulario de
%0squeda dise/ado para est' $uncionalidad.

!l ingresar, el sistema desplegar' una primera pantalla donde el usuario podr' suministrar in$ormacin
para realizar la consulta de los alumnos.

)na vez especifque los criterios, de%er' realizar clic so%re el icono para e$ectuar la %0squeda.

.os par'metros o%ligatorios para fltrar la in$ormacin de%er'n ser mnimo I y son(

Secretaria
!/o
6ualquier otro campo seleccionado, e&cepto las varia%les(
o !lumno adre 6a%eza de Damilia
o 4enefciario +ijos dependientes de adre 6a%eza de Damilia(
o 4enefciario Neterano Duerza P0%lica
o 4enefciario +*roe 9acin

Estas varia%les tendr'n un valor de KDalsoL o K9oL por de$ecto, entonces de%er'n ser seleccionadas
cuando el usuario quiera mostrar alumnos que tengan un valor KSiL en estos criterios, si no son
seleccionadas el sistema mostrar' alumnos que tengan un valor K9oL en estos criterios.

Si el usuario ingresa solamente el documento del alumno, no ser' necesario especifcar otro par'metro
para la %0squeda de la in$ormacin, el sistema desplegar' la in$ormacin solicitada.

El sistema SI!" slo %uscar' los alumnos que est*n en estado atriculado para el a/o seleccionado.

El sistema desplegar' en la pantalla Estrategias, las estrategias de la Secretara o :erarqua seleccionada.
En la pantalla !lumnos, el sistema desplegar' los estudiantes que fltra el sistema de acuerdo con los
criterios especifcados.

<ec#a a la columna KEstrategias !signadasL y marcando la casilla asignar que se encuentra en la parte
izquierda de los datos del alumno, y oprimir el %otn guardar .

Si se quiere asignar una estrategia en particular a cada alumno el usuario de%er' realizar clic en el
icono , u%icado en la ta%la de !lumnos y seleccionar las estrategias que aplican al alumno con las
<ec#as llev'ndola a la columna KEstrategias !signadasL y luego oprimir el icono .

Para la seleccin de las estrategias

.as estrategias de%en #a%er sido creadas con anterioridad en el men0 !dministracin _ Estrategias 5ver
capitulo A !dministracin, numeral A.F Estrategias7.

Para la consulta de los reporte de !signacin de Estrategias el usuario de%er' ingresar a
;eportes _ ;eportes _ Otros y all %uscar los tres reportes creados, son(
6onsolidado !signacin de Estrategias por Esta%lecimiento Educativo
6onsolidado !signacin de Estrategias por Secretaria
1etallado !signacin de Estrategias.
E&emplo Pr'ctico

!signar las estrategias de la secretaria de 9ari/o, #a alumnos matriculados en el a/o ?@@G y que
pertenezcan al esta%lecimiento educativo con 1!9E de la sede n0mero =?IA>CMGF??=,@= y que adem's
pertenezcan al estrato ? y sean !lumnos adre 6a%eza de Damilia.

Ingresar los siguientes criterios de %0squeda

Secretara( 9ari/o
!/o( ?@@G
1!9E de la Institucin(=?IA>CMGF??=
6onsecutivo Sede( =?IA>CMGF??=@=
Estrato( ?
Seleccionar la casilla !lumno adre 6a%eza de Damilia
;ealizar clic en el icono 4uscar .

El sistema desplegar' las estrategias determinadas para la Secretara de 9ari/o en la ta%la de
Estrategias.

"am%i*n los alumnos fltrados con los criterios esta%lecidos en $ormulario de consulta.

Para asignar las estrategias de%er' seleccionar de la columna Estrategias 1isponi%les las que aplican para
los alumnos y con las <ec#as trasladarlas a la columna Estrategias !signadas. En este ejemplo
seleccionaremos .ec#e 8ratis para todos los alumnos.
+acer clic en la casilla de la columna !signar.

+acer clic en el icono 8uardar .

Si queremos asignar las dos estrategias de la Secretaria 9ari/o a un alumno en particular, de%emos #acer
clic so%re el icono de la columna Ner Estrategias. Para este ejemplo utilizaremos el alumno con
nom%re P;)E4! 4U y le asignaremos la estrategia Pan 8ratis.

Se asigna la estrategia Pan 8ratis.
Se realiza clic en el icono 8uardar .

Para volver al $ormulario de 40squeda de !lumnos, #acemos clic so%re la pesta/a 40squeda !lumnos.

1e esta $orma se realiza la asignacin de estrategias a una po%lacin o%jetivo, de acuerdo a los criterios
defnidos en el $ormulario de 40squeda de !lumnos.
I.( Retirar Estudiante

1entro del men0 de atrcula, usted encontrar' la opcin K;etirar EstudianteL.

ediante esta opcin es posi%le seleccionar a los estudiantes que se encuentran marcados como
KatriculadosL o los alumnos que tienen el estado kPrematriculadok en el a/o lectivo siguiente y modifcar
su estado a K;etiradoL en el a/o lectivo actual.



E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago.

instituciones de la jerarqua seleccionada.
En este punto usted puede seleccionar la Institucin en la que se encuentran los alumnos a los que desea
registrar como retirados.

E&emplo pr'ctico


?MC=AM@@@@=> Sor aria :uliana

)na vez seleccionada la Institucin, oprima el %otn Seleccionar

Se le presentar' una pantalla para la seleccin de la Sede en la cual se encuentran los alumnos para los
cuales desea registrar el retiro.
En esta pantalla usted puede seleccionar la Sede en la que se encuentran los alumnos para los cuales
desea registrar el retiro, oprimiendo el %otn Ner Sede.


En esta pantalla es posi%le defnir los datos para la %0squeda de los estudiantes que se van a registrar
como retirados.

E&emplo pr'ctico

Primero de%e ingresarse el a/o para el que se registrar' el retiro de los alumnos.
Ingrese ?@@C.

.uego seleccione la jornada en la que se encuentran los alumnos.
Seleccione la jornada "arde.


Seleccione el grupo en el que se encuentran los alumnos a los que va a registrar como retirados.
Seleccione el grupo ?


En esta pantalla es posi%le seleccionar al alumno o alumnos que se desean retirar.

E&emplo pr'ctico

Seleccione un alumno de la lista

Presione el %otn ;etirar

En esta pantalla es posi%le seleccionar el motivo del retiro del alumno, de la lista presentada. Presione el
%otn guardar.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 1esercin.

Oprima el %otn 8uardar. El estado del estudiante es actualizado el sistema presenta el siguiente mensaje(

REC7ERDE8
estado KatriculadoL y registrar el retiro de los mismos.
1e%e registrarse el motivo de retiro.

I.+ 3o#edades

1entro del proceso de matrcula se encuentra el registro de novedades de estudiantes. Esta opcin
permite registrar y consultar las novedades de los estudiantes, oprimiendo el %otn novedades.

!ntes de ejecutar novedades so%re un estudiante de%e tener en cuenta que a partir del a/o lectivo de
?@@G, el $ormulario que contiene In$ormacin del !lumno $ue modifcado, por tal motivo de%er' ingresar
in$ormacin en cuanto a los nuevos campos(

Duente de ;ecursos

.a in$ormacin de $uente de recursos podr' ser ingresada desde el men0 9ovedades en el cual se
introdujeron dos nuevos campos

Su%sidio
Duente de ;ecursos

El sistema realiza las validaciones de $uentes de recursos de acuerdo con la siguiente ta%la(
9IPA

MA9RJC7@A

SEC9AR
Su1sidiado 3o Su1sidiado
ODI6I!.
Participacin7
;egalas7
;ecursos Propios
S8P 5Sistema
8eneral de
Participacin7
;ecursos Propios
9O ODI6I!.
Participacin7
;egalas7
;ecursos Propios
9o !plica

El sistema genera un mensaje indicando los cam%ios que de%e realizar.
En esta opcin tam%i*n es posi%le actualizar la in$ormacin de un estudiante, oprimiendo el %otn ver
alumno

6uando ingresa a la opcin atrcula _ 9ovedades, se presenta la siguiente pantalla

En esta pantalla es posi%le realizar la %0squeda del alumno para el que se va a registrar una novedad,
oprimiendo el %otn K4uscarL.

Es necesario fltrar la %0squeda por alguno de los siguientes criterios, es necesario colocar por lo menos
uno(

Primer 9om%re y primer !pellido
1ocumento
Identifcador Pnico
Institucin o Sede

En esta pantalla es posi%le seleccionar el alumno para el cual se desea registrar una novedad, o para
actualizar los datos %'sicos del estudiante.

E&emplo pr'ctico

Seleccione al alumno !cevedo artnez 6arlos !ndres. Presione el %otn Ner novedades. Se presentar' la
siguiente pantalla

En esta pantalla es posi%le ingresar la in$ormacin de la novedad.

Seg0n el nuevo estado que se seleccione para el estudiante, se presentar' la pantalla apropiada para el
ingreso de la in$ormacin de la novedad en el sistema. Si la transicin de estados entre el estado actual y
el estado seleccionado no se encuentra defnida, no se presentar'n campos para la defnicin del nuevo
estado para el estudiante.

! trav*s de est' opcin es posi%le(

;ealizar el cam%io de estado a alumnos en el a/o lectivo actual, teniendo en cuenta que tienen
estados asociados en el siguiente a/o lectivo. .os estados asociados que tiene en cuenta el sistema en
el siguiente a/o son( Prematriculado, Promocionado, Prematriculado y Promocionado. 9o se tendr' en
cuenta si un alumno tiene un estado di$erente a los nom%rados.

;ealizar el traslado de alumno en el a/o lectivo actual cuando tenga varios estados en el a/o lectivo
siguiente.

Para las novedades de atricula, "raslado y ;etiro, el sistema generara un ;eporte en P1D, el cual
podr' ser visualizado luego de culminar e&itosamente la novedad([!S/:]

.a estructura del ;eporte es la siguiente(
N8;0DAD0S

IN-8"MACI8N D07 0ST:DIANT0
Ti'o IDC 1 Doc%mentoC 2,2,2=22
4rimer A'ellidoC )0"NA7 Seg%ndo A'ellidoC Y:0;0D8
4rimer NomreC DINA Seg%ndo NomreC OA"0DJ
DireccinC C" 22 U 3 * 21 M%nici'ioC MAD"ID
De'artamentoC C:NDINAMA"CA Tel+fonoC 21112251=2
E+neroC -0M0NIN8
De'to. NacimientoC C:NDINAMA"CA M%n. NacimientoC MAD"ID
0stadoC T"AS7ADAD8 "JC
Informacin del 0stado Anterior
SecretaraC NA"I<8
#erar$%aC NA"I<8 A<8 2!1!
0stado Act%alC T"AS7ADAD8 -ecAa InicialC 21/11/2!!?
DAN0C 1221,35=?211 Instit%cinC 4:)7ICA
Consec%ti&oC 1221,35=?211!1 SedeC 4%lica
#ornadaC N8CT:"NA Metodologa C CA-AM
EradoC 0D DISC A:D N8 INT Er%'oC 1!1
CarNcterC N8 A47ICA 0s'ecialidad C N8 A47ICA
"e'itenteC
S%sidioC -%ente de "ec%rsosC
Moti&oC
Informacin N%e&o 0stado
SecretaraC NA"I<8
#erar$%iaC NA"I<8 A<8 2!1!
N%e&o 0stadolC MAT"IC:7AD8 -ecAa InicialC 21/11/2!!?
DAN0C 1221,35=?211 Instit%cinC 4:)7ICA
Consec%ti&oC 1221,35=?211!1 SedeC 4%lica
#ornadaC N8CT:"NA Metodologa C CA-AM
EradoC 0D DISC A:D N8 INT Er%'oC 1!1
CaracterC N8 A47ICA 0s'ecialidad C N8 A47ICA
"e'itenteC
S%sidioC -%ente de "ec%rsosC
Moti&oC

HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH
-I"MA A7:MN8 -I"MA 4AD"0 8 AC:DI0NT0

HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH
-I"MA "0CT8"

! continuacin usted encontrar' la gua so%re las pantallas y campos relacionados con cada una de las
posi%les novedades.

GUA DE CA!I" DE E#TAD"# DEL ALU$"

8ES"I[9 1E ";]I"ES PO; 9ONE1!1ES(

! continuacin se presenta paso a paso el proceso de los cam%ios de estados posi%les en la pantalla de
novedad.

I.+.. )ra#ua#o

Paso = Ingresar( atrcula _ 9ovedades
Paso ?

Paso I
Paso A

I.+..2 Matricula#o

Paso = Ingresar( atrcula _9ovedades

Paso ?

Paso I

Paso A

I.+..( Preatricula#o

Se realiza la prematricula del alumno para el nuevo a/o.


Paso ?

Paso I

Paso A

I.+..+ Proociona#o


Paso ?
Paso I

Paso A
I.+..- Retira#o


Paso ?

Paso I

I.+... Trasla#a#o

Esta opcin le permitir' realizar los siguientes tipos de traslados(

"rasladar alumnos a otras sedes o instituciones.
"rasladar alumnos a instituciones de otras jerarquas o de la misma jerarqua.
Permite realizar el cam%io de estado a trasladado a alumnos en el a/o lectivo actual, teniendo en
cuenta que tienen estados asociados en el siguiente a/o lectivo.
"rasladar alumnos entre calendarios.


Paso ?

Paso I

Paso A

E;EMP@A DE@ 9RBMI9E DE A@7M3AS REPRA/ADAS E3 E@ SIS9EMA*
Un alumno reprobado es aquel que al fnal del ao no alcanz los o!ros.
N" debe ser con#undido con un alumno repitente.
Un alumno repitente es aquel que reprob el ao $ esta estudiando actualmente.
Para e&plicar el estado repro%ado, vamos a asumir que el alumno se encuentra estudiando actualmente en
el a/o ?@@A en grado cuarto, y es fnal de a/o ?@@A, en un calendario 4.
NCmo se #an a mane&ar los repro1adosO
=. .os repro%ados ser'n marcados con estado repro%ado.
?. Si un alumno es promocionado al 2FF- y luego se de%e repro1ar 4en
el 2FF+6, en el sistema se #ar' de la siguiente manera(
a. Se colocar' en estado repro%ado en el ?@@A, el cual 9O de%e
descontar cupo para este a/o.
%. Se sumar' un cupo en el ?@@> para el grado en el cual esta%a
promocionado 5quinto7.
c. Se colocar' en estado Promocionado para el ?@@> en el grado que
dijo que repro%a%a 5cuarto7, restando el cupo en el grado que queda
promocionado 5cuarto7
i. En el evento que no e&ista cupo para este a/o se de%e pasar a estado SI9 6O9"I9)I1!1.
I. Si un alumno es prematriculado al 2FF- y luego se de%e repro1ar, en
el sistema se #ar' de la siguiente manera(
a. Se colocar' un estado repro%ado en el ?@@A, en cuarto, el cual 9O
de%e descontar cupo para este a/o.
%. Se colocar' en estado Prematriculado para el ?@@> en el grado
5cuarto7 que dijo que repro%a%a.
A. Si un alumno es matriculado al 2FF- y luego se de%e repro1ar 4al
2FF+6, en el sistema se #ar' de la siguiente manera(
a. Se colocar' en estado repro%ado en el ?@@A, en cuarto, el cual 9O
%. Se sumar' un cupo para el grado a/o que esta%a. 5!/o ?@@> grado
quinto7
c. Se colocar' en estado matriculado en el a/o ?@@> en el grado que
repro% 5cuarto7
d. Se restar' un cupo en el a/o ?@@> en el grado que repro%
5cuarto7. Si e&iste el cupo se marcar' como !";I6).!1O 5a/o
?@@>, grado cuarto7. Si no e&iste cupo se colocar' como SI9
6O9"I9)I1!1 5a/o ?@@>, grado cuarto7.
>. 5Para este ejemplo de graduado vamos #acer el ejemplo con que el
alumno esta%a en grado once en el a/o ?@@A7. Si un alumno
es graduado 2FF- 5.lega a este estado por promocin7 y luego se
de%erepro1ar4al 2FF+6, en el sistema se #ar' de la siguiente manera(
a. Se colocar' un estado repro%ado en el ?@@A, en grado once 5grado
que repro%7, el cual 9O de%e descontar cupo para este a/o.
%. Si e&iste el cupo se marcar' como P;OO6IO9!1O 5a/o ?@@>,
grado once7 y se restar' un cupo para el ?@@> en grado once. Si no
e&iste cupo se colocar' como SI9 6O9"I9)I1!1 5a/o ?@@>, grado
once7.
C. Si un alumno es retirado en el 2FF- y luego se de%e repro1ar 4al
2FF+6, en el sistema se #ar' de la siguiente manera(
a. Se colocar' repro%ado en el ?@@A, en grado cuarto, sin a$ectar los
cupos del a/o ?@@A.
%. En la pantalla de matricula, cuando un alumno sea retirado, la
aplicacin de%e autom'ticamente ponerle en el campo
porTqueTretiro Kpor no llegar a matricularseL.
c. En la pantalla de prematricula, cuando un alumno sea retirado, la
aplicacin de%e autom'ticamente ponerle en el campo
porTqueTretiro Kpor prematriculaL.
d. Se colocar' retirado en el ?@@>, dejando los campos motivo y
porTqueTretiro que tenia antes de ser repro%ado.
M. Si un alumno est' sin continuidad en el 2FF- y luego se
de%e repro1ar 4al 2FF+6, en el sistema se #ar' de la siguiente manera(
a. Se pondr' en estado repro%ado en el ?@@A sin a$ectar los saldos.
%. Se marcar' sin continuidad en el grado 5cuarto7 que est' diciendo
que es repro%ado para el a/o ?@@>.
G. Si un alumno esta matriculado en el 2FF+ y luego se de%e repro1ar
4al 2FF+6, en el sistema se #ar' de la siguiente manera(
a. Se colocar' en estado repro%ado en el ?@@A, en cuarto, el cual 9O
os reprobados ser%n marcados por la pantalla de reprobacin& en esta pantalla se
controlar% que no se supere el porcenta'e de reprobacin establecido.
Cuando un alumno es marcado como reprobado es almacenado en una tabla de reprobacin.
Cuando se van a matricular a los alumnos anti!uos para el si!uiente ao& en la pantalla de
matricula aparecer%n marcados como repitentes los alumnos que se encuentren en la tabla
de reprobados para el !rado que se esta realizando la matr(cula $ el ao anterior de
matricula. )'emplo si un alumno esta reprobado en !rado cuarto en el ao *++,& cuando se
va$a a realizar la matr(cula del ao *++, en !rado cuarto& saldr% marcado como repitente
para este !rado -cuarto. $ ao -*++,..
)na vez realizados los cam%ios deseados, presione el %otn 8uardar.
REC7ERDE8
El proceso de novedades solamente puede ser llevado a ca%o por
una jerarqua superior.

I.- 9rans>erencias

1entro del men0 de atrcula, usted encontrar' la opcin K"rans$erenciasL.

Esta opcin permite realizar trans$erencia de alumnos entre instituciones, sedes, jornadas, grados,
grupos. Es decir permite pasar alumnos de una institucin, sede, jornada, grado, grupo origen a una
institucin, sede, jornada, grado, grupo destino

!l ingresar a esta opcin usted de%er' seleccionar la institucin y sede de origen, es decir, donde est'n los
alumnos a trans$erir y luego de%er' seleccionar la institucin y sede destino, es decir a donde desea
pasar los alumnos, realizada esta seleccin se le presentar' una pantalla como esta(

Se de%en cumplir estas reglas(
=. .a institucin destino de%e tener creada( Institucin, sede, jornada,
grado, grupo.
?. 1e%e e&istir saldo de cupos en el grupo al cual desean pasar los alumnos
5grupo destino7.
a. 56upos 2 asignados Q @7
I. .os alumnos a los cuales se les puede #acer trans$erencia serian los
que est*n en estado(
%. ;epro%ado
c. Promocionado
d. Prematriculado
e. !signado
$. atriculado
g. Sin 6ontinuidad
.os alumnos que se pasen al grupo destino quedan en estado asignado por trans$erencia, en la institucin,
sede, jornada, grado del grupo destino, los cupos de la institucin destino ser'n disminuidos.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago y presione el %otn 4uscar Instituciones. Se presentar' la siguiente pantalla

En esta pantalla es posi%le seleccionar la Institucin para la cual se realizara la trans$erencia de los
estudiantes

E&emplo pr'ctico

Seleccione 8a%o. Se presentar' la siguiente pantalla
En esta pantalla es posi%le seleccionar la Sede para la cual se registrar' la asignacin de estrategias a los
estudiantes

E&emplo pr'ctico

Seleccione 8a%o Secundaria. El sistema permite la seleccin de la institucin destino a la cual se enviaran
los alumnos a trans$erir. Se presentar' la siguiente pantalla
En esta pantalla es posi%le defnir la institucin destino a la cual se van a trans$erir los alumnos.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 6artago y oprima el %otn %uscar instituciones. Se presentar' la siguiente pantalla
En esta pantalla es posi%le defnir la institucin destino a la cual se van a trans$erir los alumnos.

E&emplo pr'ctico

Seleccione Sor ara juliana. Se presentar' la siguiente pantalla

En esta pantalla es posi%le seleccionar la sede a la cual se van a trans$erir los alumnos

E&emplo pr'ctico

Seleccione la sede Sor ara :uliana . Se presentar' la siguiente pantalla
En esta pantalla es posi%le seleccionar el a/o la jornada, el grado, el grupo tanto para la institucin origen
como para la institucin destino y los alumnos a trans$erir.

E&emplo pr'ctico

Seleccione a/o ?@@C, jornada ma/ana, grado octavo, grupo @G@= en la institucin origen y jornada tarde,
grado octavo, grupo = en la institucin destino. Seleccione los alumnos a trans$erir en la lista !lumnos del
8rupo y p'selos a la lista alumnos seleccionados usando la <ec#a usando la <ec#a

Si desea quitar alumnos de la lista !lumnos seleccionados, seleccione el alumno y paselo usando la <ec#a

Oprima el %otn guardar. El sistema presenta el resultado de la trans$erencia.

!l oprimir el %otn aceptar el sistema remite a la pantalla de %0squeda de instituciones para realizar el
proceso de trans$erencia.

REC7ERDE8
Este proceso es realizado por la secretaria de educacin o una
jerarqua superior.
Es posi%le trans$erir varios alumnos a la vez.
Es posi%le realizar la trans$erencia entre alumnos de di$erentes
sedes de la misma institucin.
1espu*s de tras$erir un alumno este queda en estado asignado, es
necesario realizar el proceso de matricula.
.as trans$erencias se pueden realizar dependiendo de los roles y

I.. @i1eracin de cupos

1entro del men0 de atrcula, usted encontrar' la opcin K.i%eracin de cuposL.

Esta opcin permite li%erar los cupos que #a%an sido reservados y que no $ueron utilizados porque los
alumnos no $ueron matriculados.

!l ingresar a esta opcin se presenta la siguiente pantalla.

Igualmente podr' seleccionar el tipo de li%eracin, entre(

.i%eracin 6upos Inscritos( li%era los alumnos que tienen el estado de Inscrito.
.i%eracin 6upos atriculados( li%era los alumnos que est'n matriculados en la institucin y #an sido
prematriculados, promocionados o asignados.

.as etapas de Matrcula Antiguos de%er' estar cerrada para la :erarqua o Institucin que se desea #acer
li%eracin de cupos, de lo contrario el sistema in$ormar' el siguiente mensaje.

Es indispensable que todas las etapas que defnen el proceso de matricula se encuentren cerradas

En este caso de%er' cerrar la etapa a%ierta por el men0 de !dministracin _ Procesos de atrcula.

!s mismo, el sistema toma la 0ltima etapa de Matrcula Antiguos que $ue #a%ilitada y cerrada, por ejemplo
si tenemos la vigencia del ?@@M con la etapa de Matrcula Antiguos cerrada y luego $ue #a%ilitada el
proceso Matrcula Antiguos del ?@@G y nuevamente cerrada, posteriormente se corri el proceso de
.i%eracin de 6upos, el sistema a$ectar' los alumnos registrados en est' vigencia ya que la
etapa Matrcula Antiguos de ?@@G $ue la 0ltima en ser cerrada.

Es posi%le li%erar cupos en los niveles de(

:erarqua
Institucin
Sede
:ornada

.os alumnos que se li%eren quedar'n en estado Retirado.

E&emplo pr'ctico

Nerifque que todos los procesos matrcula para la vigencia del ?@@G est*n cerrados para la jerarqua de
6artago. .o puede #acer ingresando por la opcin !dministracin _Procesos atricula.
Ingrese a la opcin atrcula _ .i%eracin de 6upos.

1igite la jerarqua donde se realizar' la li%eracin de cupos , 6artago

)sted podr' realizar li%eracin de cupos para alumnos inscritos, o para alumnos matriculados

Seleccione li%eracin de cupos para alumnos inscritos

Oprima para ejecutar el proceso

)na vez enviado el proceso el sistema genera el siguiente mensaje(

E&emplo pr'ctico

Nerifque que todos los procesos matrcula para la vigencia del ?@@G est*n cerrados para la jerarqua de
6artago. .o puede #acer ingresando por la opcin !dministracin _Procesos atricula.

Ingrese a la opcin atrcula _ .i%eracin de 6upos.

1igite la jerarqua donde se realizar' la li%eracin de cupos , 6artago

;ealice una %0squeda de instituciones y selecciona

o%servar' la siguiente pantalla
)sted podr' seleccionar una Institucin para realizar li%eracin de cupos.
6uando #aya seleccionado la institucin, oprima para ejecutar el proceso

I.0 Matrcula Pri#ada[a43]

1entro del men0 de atrcula, usted encontrar' la opcin Katrcula PrivadaL.

Esta opcin permite #acer matricula de privados por :erarqua, Institucin, Sede y-o :ornada similar a como
se #ace en la pantalla de ZPromocinZ.

!l ingresar a esta opcin se presenta la siguiente pantalla, con un mensaje de advertencia para el usuario
Z!ntes de correr este proceso, recuerde que de%e primero retirar o repro%ar a los alumnos que tengan que
estar en ese estado antes de fnalizar el a/oZ(eaI=f

Para poder realizar este proceso, la etapa Zatricula PrivadaZ de%er' estar a%ierta para el a/o en el cual se
van a matricular los alumnos. Por ejemplo, si los alumnos est'n matriculados en el a/o ?@@G y se van a
matricular para el a/o ?@@F, la etapa de%er' estar a%ierta para el a/o ?@@F.

.os alumnos que se encuentren en estado repro1ado, se matricularan en el mismo grado, en el a/o
siguiente y quedaran como repitentes. Por ejemplo, si un alumno esta en grado >, en el a/o ?@@G, y
repro%, quedara en el grado >, en el ?@@F y ser' repitente.

Para poder pasar los alumnos al grado siguiente, el grado de%e estar defnido en el directorio del
esta%lecimiento, sede, jornada, modelo, si no e&iste un grado defnido los alumnos no ser'n movidos.

.os alumnos que se encuentren en grados D ( y 2., que se encuentren en
estado matriculado quedar'n en estado graduado, para el mismo a/o en que se encuentran
matriculados, por ejemplo( Si un alumno esta en el ?@@G matriculado en grado ==, su estado cam%iar' a
graduado en grado == en el ?@@G.

.os alumnos que se encuentren en grados D ( y 2., que se encuentren en
estado repro1ado quedar'n en estado matriculado y repitentes, para el a/o siguiente en que se
encuentran repro%ados, por ejemplo( Si un alumno esta en el ?@@G repro%ado en grado ==, su estado
cam%iar' a matriculado repitente en grado == en el ?@@F.

1e igual manera, cuando en el grado siguiente se e&ceda la capacidad m'&ima de los cupos, los ni/os
quedar'n en estado sin continuidad.

E&emplo pr'ctico

Nerifque que la Etapa atricula Privada en los Procesos de atrcula para la vigencia del ?@@F est*
a%ierta para la jerarqua de 9ari/o. .o puede #acer ingresando por la opcin !dministracin _ Procesos
atricula.

Ingrese a la opcin atrcula _ atricula Privada.

Seleccione la jerarqua donde se realizar' el Proceso de atrcula Privada 2 9ari/o(

instituciones privadas y sin su%sidio de la jerarqua seleccionada.
Seleccione la institucin
=?IA>CMGF=?F I9S"I")6IO9 9!;ISO 9O ODI6I!.

Se le presentar' una pantalla para la seleccin de la Sede en la cual se encuentran los alumnos que desea
matricular.

Oprima el %otn 4uscar aparecer' la siguiente pantalla(

Oprima para ejecutar el proceso de atricula para la Institucin 2 Sede seleccionada

)sted podr' realizar la atrcula Privada ?@=@ para los alumnos matriculados en el a/o ?@@F.


REC7ERDE8
jerarqua superior.
Es similar al proceso de ZPromocinZ.
Si ya e&iste para un grupo cupos creados, no se de%e crear el
cupo, sino disminuir el de los asignados.
Para poder #acer este proceso, la etapa Zatricula PrivadaZ de%er'
estar a%ierta para el a/o en el cual se van a matricular los
alumnos.
Para poder pasar los alumnos al grado siguiente, el grado de%e
estar defnido en el directorio del esta%lecimiento, sede, jornada,
modelo, si no e&iste un grado defnido los alumnos no ser'n
movidos.

I.2 RetiroCRepro1acin

1entro del men0 de atrcula, usted encontrar' la opcin K;etiro-;epro%acinL.

Esta opcin permite como su nom%re lo indica, retirar o repro%ar alumnos por :erarqua, Institucin, Sede,
:ornada, 8rado y-o 8rupo.

Esta opcin est' #a%ilitada para la etapa de novedades de alumnos, es decir si la pantalla 9ovedades de
!lumnos est' #a%ilitada para el a/o ?@@F, las novedades que se realicen en esta pantalla ser'n para el
a/o ?@@F.


E&emplo Pr'ctico

Para los ejemplos que se realizan a continuacin vamos a asumir que la etapa de novedades esta a%ierta
para el a/o ?@@F.

.a opcin ;etiro-;epro%acin trae los alumnos que pertenezcan a la institucin, sede, jornada, grado,
grupo seleccionado y que su 0ltimo estado sea(
Para el a/o de la novedad( 5En nuestro ejemplo pr'ctico ?@@F7
;epro%ado
atriculado
!signado
"rasladado
Sin continuidad
Para el a/o siguiente de la etapa de la novedad 5En nuestro ejemplo pr'ctico ?@=@7
Promocionado
Pre matriculado
Sin continuidad
8raduado
.a pantalla trae la in$ormacin del 0ltimo estado en que se encuentra el alumno y el a/o de ese
estado.
Si el a/o del 0ltimo estado del alumno se encuentra en el a/o de la
etapa de novedad, se manejaran normalmente las reglas del cam%io
de estado defnidas.
Si el a/o del 0ltimo estado del alumno se encuentra en el a/o
siguiente de la etapa de novedad, se #ar' as(
Si el cam%io que se desea realizar es un retiro, se eliminar'n los
estados del a/o siguiente 5En nuestro ejemplo los del ?@=@7 y se
colocara en estado retirado en el a/o de la novedad 5En nuestro
ejemplo en el ?@@F7. El calculo de cupos se seguir' las mismas
reglas que se #an venido aplicando.
Si el cam%io que se desea realizar es a repro%ado, se eliminar'n los
estados del a/o siguiente 5En nuestro ejemplo los del ?@=@7 y se
colocar' en estado repro%ado en el a/o de la novedad 5En nuestro
ejemplo en el ?@@F7, en el grado que esta%a cursando en el a/o de
la novedad 5En nuestro ejemplo en el a/o ?@@F7.
Si el alumno en el a/o siguiente a la novedad 5En nuestro ejemplo
en el a/o ?@=@7 se encontra%a promocionado, se eliminar'n los
estados de ese a/o siguiente y se dejar' promocionado en el grado
que tena en el a/o de la repro%acin, pero en el a/o siguiente,
siempre y cuando e&ista cupo, sino e&iste cupo lo de%e dejar en el
mismo grado en el a/o siguiente en estado SI9 6O9"I9)I1!1.
instituciones de la jerarqua seleccionada(

Seleccione la Sede a la cual va a e$ectuar el ;etiro o la ;epro%acin de !lumnos(

Oprima el %otn Seleccionar y aparecer' la siguiente pantalla donde de%er' seleccionar :ornada, 8rado
y 8rupo.
Oprima el %otn Seleccionar para el alumno al cual desea #acerle el retiro o la repro%acin, seleccione
el 9uevo Estado y el otivo y luego de clic en el %otn 8uardar
!l teminar el proceso aparecer' el siguiente mensaje en el alumno seleccionado '

REC7ERDE8
jerarqua superior.
Este proceso est' #a%ilitado tanto para Instituciones Ofciales
como Privadas.
Para poder #acer este proceso, la etapa Z9ovedadesZ de%er' estar
a%ierta para el a/o en el cual se van a retirar y-o repro%ar los
alumnos.

I.I ?aloracin de DesempeHo

1entro del men0 atricula, usted encontrar' la opcin KNaloracin de 1esempeFoT.

Esta opcin permite ingresar las valoraciones del desempe/o para los estudiantes cuyo 0ltimo estado sea
matriculado, graduado o repro%ado, esto es necesario para realizar el proceso de matrcula y de
novedades a partir del a/o ?@=@.


En esta pantalla es posi%le realizar la %0squeda y seleccin de la Institucin en la cual se encuentran los
alumnos a los cuales se les ingresar' la valoracin.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 1igite K:ose !cevedoL en el campo 9om%re Institucin y oprima el %otn 4uscar Instituciones.


!l oprimir el %otn seleccionar en la Institucin correspondiente, se muestran las sedes pertenecientes a la
institucin(

!l oprimir el %otn Ner Sede en la sede correspondiente se visualiza la pantalla de ingreso de criterios de
%0squeda de alumnos(
.uego de ingresar los criterios, por ejemplo(
!/o( ?@==
8rado( 6uarto
:ornada( 6ompleta
8rupo( A@=

Oprimir el %otn 4uscar, el sistema muestra los alumnos que cumplen con los criterios ingresados(
El sistema valida la $ec#a actual y la5s7 matriculas5s7 para #a%ilitar o des#a%ilitar los campos de valoracin.

REC7ERDE8
Es necesario #a%er confgurado las $ec#as de inicio y fn de los
periodos I y II para poder ingresar la valoracin de desempe/o,
esto se realiza en la opcin KDec#as de Naloracin de
desempe/oL del men0 !dministracin.
1espu*s de introducir la valoracin del Periodo II no es posi%le
modifcar la del Periodo I.
.uego de que un alumno #a sido matriculado, no es posi%le
modifcar las valoraciones de a/o anterior.
Solo los usuarios de jerarqua superior podr'n modifcar la
valoracin del desempe/o de los semestres del a/o actual o
anterior

F. Reportes

El mdulo de reportes permite la o%tencin de in$ormes del proceso de matrcula y sus etapas. Permite
visualizar de $orma ordenada la in$ormacin que alimenta el sistema y el estado de cualquiera de los
su%procesos en un momento dado. Dacilita la generacin de in$ormacin estadstica para apoyar de $orma
oportuna la gestin del proceso. Permite la o%tencin de los arc#ivos requeridos en la resolucin =CC de
?@@=.

F. Re!ortes
6uando el usuario ingresa a est' opcin podr' visualizar una lista de seleccin en la cual de%er' elegir el
reporte que requiere generar.
Este mdulo permite la produccin de los reportes que #an sido confgurados en el sistema. En general los
reportes se encuentran asociados a los mdulos del sistema.

)na vez se selecciona una opcin, se despliegan los respectivos reportes asociados a esa eleccin y es
posi%le escoger el reporte que se desea producir.

El icono de ayuda u%icado en la columna !yuda, proveer' una %reve descripcin del reporte que se
requiere generar.

)na vez #a sido seleccionado el reporte que se desea producir, podr' escoger los par'metros para fltrar
la in$ormacin del reporte.

.os par'metros o fltros que son dados en esta pantalla son los criterios de %0squeda del reporte es decir
que solo saldr' la in$ormacin que ac' se seleccione.

)na vez se #ayan defnido los fltros se puede elegir uno de los %otones que se encuentran en la parte
in$erior de la pantalla, ellos son(
+".( 8enera el reporte en $ormato #tml
P1D( Este $ormato es el utilizado por el so$tBare !do%e ;eader, para ver
estos reportes el usuario de%er'
tener instalado la aplicacin.
6SN( !rc#ivo de tipo te&to separado por comas
E&emplo pr'ctico

Seleccione Inscripcin de alumnos nuevos. !l seleccionar el mdulo aparece la siguiente pantalla(

En esta pantalla es posi%le seleccionar el reporte que se desea o%tener.

!#ora seleccione el reporte 6onsolidado de Inscripciones. )na vez seleccionado el reporte, aparece la
siguiente pantalla.
En esta pantalla Se ingresan los par'metros para la produccin del reporte seleccionado.
!/o
:erarqua
1ane Institucin
9om%re Institucin
E&emplo pr'ctico

Ingrese la siguiente in$ormacin para el reporte 6onsolidado de Inscripciones.

!/o ?@@G
:erarqua 6artago
1ane Institucin =MC=AM@@@@=>
9om%re Institucin SO; !;I! :).I!9!

El campo 9om%re de la Institucin es opcional, %astar' con oprimir el %otn KNerifcarL y el sistema
proveer' la in$ormacin. )na vez se #a ingresado la in$ormacin para la generacin del reporte, es posi%le
elegir el $ormato para el mismo(

+".
P1D

!l ser seleccionado el $ormato, el reporte es enviado a Procesos por .otes para ser procesado y se
presenta el siguiente mensaje(

Para ver el reporte ingrese a procesos por lotes 5Ner capitulo A administracin numeral A.=G procesos por
lotes7

Para cada mdulo e&isten di$erentes reportes. Seg0n el mdulo seleccionado es posi%le o%tener los
reportes correspondientes al mismo.

REC7ERDE8
Esta opcin es de acceso restringido, dependiendo de los roles y
El reporte aparecer' en el $ormato seleccionado.
Para poder o%servar un reporte de%er' ir por !dministracin Procesos
por .otes
6>0606 Con'enios #e Continui#a#

1entro del men0 de ;eportes, usted encontrar' la opcin K6onveniosL. !l seleccionar esta opcin usted
o%servar' la siguiente pantalla(

En esta pantalla es posi%le seleccionar el reporte que se desea producir

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Alumnos en Convenios de Continuidad. Se presentar' la siguiente pantalla

1igite la in$ormacin necesaria para producir el reporte

!/o ?@@>
:erarqua 2 6artago
6digo de Institucin 2 =MC=AM@@@IMC

Oprima +".

O%servar' la siguiente in$ormacin

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Convenios de Continuidad, para producir un arc#ivo con la in$ormacin de convenios
e&istentes. Se presentar' la siguiente pantalla.
1igite la in$ormacin necesaria para producir el in$orme

!/o , ?@@>
:erarqua 2 6artago
6digo 1!9E 2 =MC=AM@@@IMC

Oprima el %otn +".

El sistema desplegar' el siguiente mensaje

1e%er' dirigirse a !dministracin _ Procesos por .otes, para descargar el reporte.

O%servar' la siguiente in$ormacin(

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Convenios de Continuidad Eistentes. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o ?@@>
:erarqua Cartago
Cdigo DAN0 de Instit%cin 153115!!!253
Oprima el %otn verifcar y el %otn para el $ormato P1D




6>0609 )eneraci(n #e arc?i'os

1entro del men0 de ;eportes, usted encontrar' la opcin K8eneracin de arc#ivos L.

Esta opcin permite generar de manera autom'tica los arc#ivos correspondientes a(

!ne&o = !rc#ivo =( 1irectorio Pnico de Esta%lecimientos Educativos 2 1)E.

!ne&o = !rc#ivo ?( caractersticas de niveles, grados y jornadas de los esta%lecimientos por jornada.

!ne&o = !rc#ivo I( in$ormacin de las sedes de la institucin educativa del sector ofcial
e&clusivamente.

!ne&o = !rc#ivo A in$ormacin complementaria para instituciones del sector 9o ofcial
e&clusivamente.

!l ingresar esta opcin se presenta la siguiente pantalla
En esta pantalla es posi%le #acer la seleccin del reporte que se desea producir.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Aneo ! Arc"ivo !. Se presentar' la siguiente pantalla

Seleccione el nivel de jerarqua para el cual se desea seleccionar el reporte, para este ejemplo 9ari/o.
Oprima el %otn 6SN.




E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Aneo ! Arc"ivo #. Se presentar' la siguiente pantalla
Seleccione el nivel de jerarqua para el cual se desea seleccionar el reporte, para este ejemplo E9.
Oprima el %otn 6SN.



E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Aneo ! Arc"ivo $. Se presentar' la siguiente pantalla

Oprima el %otn 6SN.



E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Aneo ! arc"ivo %. Se presentar' la siguiente pantalla
Oprima el %otn 6SN.




6>060: Inscri!ci(n #e alunos nue'os

1entro del men0 de ;eportes, usted encontrar' la opcin KInscripcin de alumnos nuevosL.

Esta opcin permite generar reportes de inscripciones de $orma detallada o consolidada.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Consolidado de &nscripciones. Se presentar' la siguiente pantalla
1igite la in$ormacin necesaria para generar el reporte.

!/o del proceso de inscripciones del cual se desea generar un reporte , ?@@>
9ivel de jerarqua 2 6artago
6digo de 1!9E de la Institucin para la cual se generar' el reporte consolidado de inscripciones 2
=MC=AM@@@@=>

Oprima los %otones verifcar y P1D

El reporte es enviado a procesos por lotes.

O%servar' la siguiente in$ormacin en el reporte(
E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte 'etallado de &nscripciones, este mostrar' una lista detallada con cada uno de los
alumnos inscritos en la Institucin seleccionada, en el cual se indica el grado al que se inscri%e el alumno,
el modelo educativo, tipo de documento y n0mero 0nico de identifcacin, apellidos y nom%res, estado y
n0mero de documento.

Se presentar' la siguiente pantalla, digite la in$ormacin necesaria para producir el in$orme

!/o ?@@F
:erarqua 2 !mazonas
6digo 1!9E 2 ===@@@=@@=@@
Oprima el %otn NE;IDI6!;
Oprima el %otn P1D
El reporte es enviado para procesamiento por lotes

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte 'etallado de Alumnos (uevos. Este reporte indicar' los alumnos que $ueron inscritos
pero su estado en la Inscripcin es Z9uevoZ. El alumno todava no tiene asignado institucin.


!/o ?@@G
:erarqua 2 E9
+aga clic en el %otn +". o P1D

El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

O%servar' el siguiente reporte de 1etallado de !lumnos 9uevos.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte )raslados entre *ecretarias. Este reporte permita visualizar los traslados de los
alumnos que se #a realizado entre Secretarias.



!/o ?@@G
:erarqua 2 9ari/o


O%servar' el siguiente reporte de "raslados entre Secretarias.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte *olicitudes de )raslados. Este reporte indicar' los alumnos que #an realizado las
solicitudes de traslados para el siguiente a/o lectivo. Se presentar' la siguiente pantalla.


!/o ?@@G
:erarqua 2 9ari/o


O%servar' el siguiente reporte de Solicitudes de "raslados.

6>0605 Matr*cula #e alunos anti"uos

1entro del men0 de ;eportes, usted encontrar' la opcin Katrcula de alumnos antiguosL.

Esta opcin permite generar de manera autom'tica diversos reportes de alumnos que se encuentran
matriculados en sistema educativo nacional, tanto a nivel detallado como consolidado.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Consolidado de estudiantes por estado. Se presentar' la siguiente pantalla
1igite la in$ormacin necesaria para generar el reporte

!/o del cual se requiere in$ormacin de alumnos inscritos en el sistema educativo nacional 2 ?@@>
6digo 1!9E de la Institucin , =MC=AM@@@@=> 5oprima verifcar7
6onsecutivo de la Sede 2 =MC=AM@@@@=>@= 5oprima verifcar7
Seleccione matriculado

Oprima el %otn P1D


O%servar' el siguiente reporte

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Consolidado de estudiantes por +ona. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o del cual se requiere in$ormacin de alumnos 2 ?@@G
9ivel de jerarqua 2 9ari/o
Seleccione del campo Estado !lumnos los que quiere consultar 2 atriculados

Oprima el %otn P1D o +".


E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Consolidado de ,romocionados. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o del cual se requiere in$ormacin de alumnos promocionados 2 ?@@C
9ivel de jerarqua 2 Itagui
6digo 1!9E de la Institucin , =@>IC@@@=I>M 5oprima verifcar7
6onsecutivo de la Sede 2 =@>IC@@@=I>M@= 5oprima verifcar7
Oprima el %otn +".



E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Consolidado de Repitencias. Se presentar' la siguiente pantalla
1igite la in$ormacin necesaria
!/o del cual se requiere in$ormacin de alumnos repitentes 2 ?@@A
6digo 1!9E de la Institucin , =MC=AM@@@IMC 5oprima verifcar7
6onsecutivo de la Sede 2 =MC=AM@@@IMC@= 5oprima verifcar7
Oprima el %otn +".


E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte 'etallado de estados. Se presentar' la siguiente pantalla.

!/o del cual se requiere in$ormacin de alumnos por estado 2 ?@=@
9ivel de jerarqua 2 !mazonas
6digo 1!9E de la Institucin , ===@@@=@@=@@ 5oprima verifcar7
6onsecutivo de la Sede 2 ===@@@=@@=@@@C 5oprima verifcar7
:ornada 2 6ompleta

Oprima el %otn P1D



E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte 'etallado de matrculas. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o del cual se requiere in$ormacin detallada de matrculas 2 ?@@>
:ornada 2 ma/ana
8rado 2 septimo

Oprima el %otn +".



E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte 'etallado de promociones. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o del cual se requiere in$ormacin detallada de promociones2 ?@@>
6onsecutivo de la Sede 2 =MC=AM@@@@=>@= 5oprima verifcar7
:ornada 2 ma/ana
8rado 2 d*cimo

Oprima el %otn +".



E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte 'etallado de repitencias. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o del cual se requiere in$ormacin detallada de promociones 2 ?@@>

Oprima el %otn +".. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte -o.a de matrcula. Se presentar' la siguiente pantalla
1igite la in$ormacin necesaria

!/o del cual se requiere in$ormacin de #oja e matrcula 2 ?@@>



E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte )otal matriculados por *ecretara. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o del cual se requiere in$ormacin de alumnos matriculados por Secretara 2 ?@@>
9ivel de jerarqua 2 E9


E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte )ransacciones de Matrcula. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o del cual se requiere in$ormacin de las transacciones del alumno 2 ?@@>
"ipo de documento 2 ;egistro 6ivil
1ocumento 2 =F?AFCIM

Seleccione +". El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Estudiantes por *ecretara. Se presentar' la siguiente pantalla
1igite la in$ormacin necesaria para generar el reporte.

!/o del proceso del cual se desea generar un reporte de estudiantes por Secretara , ?@@>

Oprima el %otn +". para indicar el $ormato. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

O%servar' la siguiente in$ormacin en el reporte.
E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Reporte de estudiantes por estado. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o del cual se requiere el reporte de estudiantes por estado2 ?@@>
6digo 1!9E de la Institucin , =MC=AM@@@@=>@= 5oprima verifcar7
Seleccione matriculado


6on los datos completos o%servar' el siguiente reporte

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 DETALLADO DE ALUMNOS CON INTERNADO , Se presentar' la siguiente pantalla(

!/o 2 ?@=@ 5O%ligatorio7
:erarqua * Ara%ca 5O%ligatorio7
1ane Institucin( ?G=@C>@@I@>M. 6licO en el %otn Nerifcar.
6onsecutivo Sede( ?G=@C>@@I@>M@=. 6licO en el %otn Nerifcar.
:ornada( 6ompleta
8rado( 6uarto

Oprima el %otn P1D. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 DETALLADO DE ALUMNOS CON VALORACIN DE DESEMPEO , Se presentar' la siguiente
pantalla(

!/o 2 ?@=@ 5O%ligatorio7
:erarqua * Ara%ca 5O%ligatorio7
1ane Institucin( ?G=@C>@@I@>M. 6licO en el %otn Nerifcar.
6onsecutivo Sede( ?G=@C>@@I@>M@=. 6licO en el %otn Nerifcar.
:ornada( 6ompleta
8rado( 6uarto

Oprima el %otn 6SN. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

6>0608 Matr*cula #e alunos nue'os

1entro del men0 de ;eportes, usted encontrar' la opcin Katrcula de alumnos nuevosL.

Esta opcin permite generar de manera autom'tica diversos reportes, a nivel detallado y consolidado, de
alumnos que se reci*n ingresan al sistema educativo nacional.
E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte &n/orme consolidado de asignaci0n de alumnos nuevos. Se presentar' la siguiente
Pantalla(

!/o 2 ?@@>
:erarqua 2 6artago

Oprima el %otn +". El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte &n/orme detallado de alumnos nuevos. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o 2 ?@@>
:erarqua 2 6artago
6digo 1!9E de Institucin 2 =MC=AM@@@@=> 5oprima verifcar7
6onsecutivo de Sede 2 =MC=AM@@@@=>@= 5oprima verifcar7
:ornada 2 "arde
8rado , Se&to



6>0602 Otros re!ortes

1entro del men0 de ;eportes, usted encontrar' la opcin KOtros reportesL.

Esta opcin permite generar de manera autom'tica reportes de diversos temas

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Alumnos cambian grado. Se presentar' la siguiente pantalla
1igite la in$ormacin necesaria para produccir el reporte

!/o 2 ?@=@

:erarquia 2 !ntioqua.

1ane de la institucin 5campo opcional y en caso de digitarlo de%e correponder a un esta%lecimiento que
pertenezca a la :erarquia seleccionada en la parte superior y tam%ien seleccione el %otn Nerifcar para
que SI!" valide que el esta%lecimiento corresponde a la :erarquia seleccionada anteriormente.

Por 0ltimo seleccione el grado para el cual desea que el reporte sea generado 5el campo grado es
opcional7.

Este reporte podr' ser generado en los $ormatos 6SN y P1D. Seleccione cualquiera de los dos $ormatos.

O%servar' la siguiente in$ormacin.

1irjase a la pantalla de Procesos por lotes en !dministracin e ingrese los criterios de %usqueda de su
interes para realizar una consulta mas puntual y seleccione el %otn de la lupa de 4uscar en la parte
superior.

! continuacin podr' encontrar los reportes que cumplan con los criterios de %usqueda ingresados en el
paso anterior.

Seleccione el %oton de ;esultado para a%rir o descargar el arc#ivo que gener.

/eporte de 0lumnos que Cambiaron de 1rado m%s de una vez al ao.
E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte !lumnos Inscritos - atriculados 1i$erencia enor o ayor a un grado. Se presentar'
la siguiente pantalla


!/o 2 ?@=@




superior.

! continuacin podr' encontrar los reportes que complan con los criterios de %usqueda ingresados en el
paso anterior.


/eporte de 0lumnos Inscritos 23atriculados di#erencia ma$or o menor a un !rado.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Alumnos repitentes m1s de una ve2. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o 2 ?@=@



opcional7.


superior.

paso anterior.


/eporte de 0lumnos que repiten m%s de un ao por !rado.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte !lumnos cam%ian metodologa. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o 2 ?@=@



opcional7.

Este reporte podr' ser generado en los $ormatos 6SN y P1D. Seleccione cualquiero de los dos $ormatos.

superior.

paso anterior.


/eporte de 0lumnos que Cambiaron de 3etodolo!(a m%s de una vez al ao.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte 6onsolidado de alumnos retirados con motivo desercin. Se presentar' la siguiente
pantalla

!/o 2 ?@=@



6onsecutivo de la Sede 5campo opcional y en caso de digitarlo de%e corresponder a una sede del
esta%lecimiento que $ue ingresado anteriormente. Por 0ltimo seleccione los %otones de Nerifcar para que
SI!" valide que el esta%lecimiento corresponde a la :erarquia seleccionada anteriormente.

Este reporte podr' ser generado en el $ormato P1D.

superior.

paso anterior.

/eporte Consolidado de 0lumnos /etirados con 3otivo 4esercin.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte 1etallado de alumnos retirados con motivo desercin. Se presentar' la siguiente
pantalla


!/o 2 ?@=@



6onsecutivo de la Sede 5campo opcional y en caso de digitarlo de%e corresponder a una sede del
esta%lecimiento que $ue ingresado anteriormente. Por 0ltimo seleccione los %otones de Nerifcar para que
SI!" valide que el esta%lecimiento corresponde a la :erarquia seleccionada anteriormente.

Este reporte podr' ser generado en el $ormato 6SN.

superior.

paso anterior.



/eporte 4etallado de 0lumnos /etirados con 3otivo 4esercin.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte de Escolaridad. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o 2 ?@=@


Este reporte podr' ser generado en el $ormato 6SN o P1D.

superior.

paso anterior.

/eporte )scolaridad.
E&emplo pr'ctico


!/o , ?@@>
6digo 1!9E de la Institucin , =MC=AM@@@IMC

Oprima el %otn verifcar



E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Constantes. Se presentar' la siguiente pantalla
Seleccione el %otn +".. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.
O%servar' la siguiente pantalla con la lista de cada una de las categoras de constantes defnidas y sus
correspondientes cdigos de identifcacin en el sistema. Podr' ver m's in$ormacin usando la %arra de
desplazamiento.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte 'etallado de .ornadas. Se presentar' la siguiente pantalla


Oprima el %otn verifcar. Oprima el %otn +".. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte 'irectorio de &nstituciones. Se presentar' la siguiente pantalla
Podr' o%tener in$ormacin de las Instituciones de la jerarqua que seleccione, o de una Institucin en
particular, si se suministra el cdigo 1!9E de Institucin, el cual es opcional.

1igite la in$ormacin necesaria para producir el reporte.


Podr' o%servar el resto de la in$ormacin usando la %arra de desplazamiento

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte &n/orme de *edes. Se presentar' la siguiente pantalla


Oprima el %otn verifcar. Oprima el %otn +".. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.


E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Men3 por rol. Se presentar' la siguiente pantalla
Seleccione +".. El reporte es enviado para procesamiento por lotes.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte ,rocesos. Se presentar' la siguiente pantalla
Seleccione la jerarqua para la cual se requiere in$ormacin de procesos. Seleccione el $ormato 6SN. El
reporte es enviado para procesamiento por lotes.

E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte CONSOLIDADO ASIGNACIN DE ESTRATEGIAS. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o , ?@=@. 56ampo O%ligatorio7
9ivel de jerarqua 2 !rauca. 56ampo O%ligatorio7
6digo 1!9E de la Institucin.


E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte Consolidado Asignaci0n de Estrategias por *ecretaria. Se presentar' la siguiente
pantalla(

9ivel de jerarqua 2 E9. 56ampo O%ligatorio7


E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte 'etallado Asignaci0n de Estrategias. Se presentar' la siguiente pantalla.

1!9E Institucin 2 ?G=MFA@@I?@? y oprima el %otn Nerifcar. 56ampo Opcional7



E&emplo pr'ctico

Seleccione el reporte DETALLADO ASIGNACIN DE ESTRATEGIAS PARA RETIRADOS. Se presentar' la
siguiente pantalla(

6digo 1!9E de la Institucin 5Opcional7 .



6>060= Pro+ecci(n #e cu!os

1entro del men0 de ;eportes, usted encontrar' la opcin KProyeccin de cuposL.

!l seleccionar esta opcin o%servar' la siguiente pantalla

1ependiendo del reporte que quiera generar el sistema presentar' el $ormulario para realizar el fltro del
in$orme seleccionado.

.os reportes all creados son(

!dministracin de 1emanda( permite generar de manera autom'tica la in$ormacin requerida para la
administracin de la demanda.

6onsolidado de la !mpliacin de 6upos, 6upos Daltantes y So%rantes( El in$orme muestra la o$erta total
de cupos y grupos ampliados para el siguiente a/o y el n0mero total de cupos y grupos que quedan
$altantes y so%rantes por cada institucin, jornadas y modelos educativos que contenga una secretaria.

6onsolidado Proyeccin de 6upos O$erta "otal !/o Siguiente( El in$orme consolida el n0mero total de
cupos y grupos proyectados para el siguiente a/o por cada institucin, sede, jornada y modelo.

1etallado de !mpliacin de 6upos, 6upos Daltantes y So%rantes( El in$orme muestra la o$erta total de
cupos y grupos ampliados para el siguiente a/o y el n0mero total de cupos y grupos que quedan
$altantes y so%rantes por cada grado. El in$orme se realiza por cada sede, jornadas y modelos
educativos que contenga una institucin.

Proyeccin de 6upos( El in$orme permite visualizar la estructura de una Institucin en cuanto a cupos y
grupos proyectados y como se encuentran distri%uidos, en los niveles de( Sede, :ornada, odelo
Educativo, 8rado. Este reporte tam%ien puede ser consultado en $ormato 6SN ingresando
a ;eportes ;eportes Planos F. Proyeccin de 6upos.

Proyeccin de 6upos O$erta "otal !/o Siguiente El in$orme resume la o$erta total de cupos y grupos
proyectada para el siguiente a/o por cada grado. El in$orme se realiza por cada sede, jornada y modelo
educativo que tenga una Institucin.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 ;eportes Proyeccin de 6upos !dministracin de 1emanda. Se presentar' la siguiente
pantalla


!/o ?@@C
:erarqua 2 6artago
6digo de Institucin 2 =MC=AM@@@IMC Oprima Nerifcar
6onsecutivo Sede 2 =MC=AM@@@IMC@A Oprima verifcar
:ornada ma/ana

6uando no se digita alguno de los campos requeridos o%servar' mensajes como el que sigue, proceda a
completar la in$ormacin para o%tener el correspondiente in$orme.


O%servar' el siguiente reporte de !dministracin de la demanda

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 ;eportes Proyeccin de 6upos Proyeccin de 6upos. Se presentar' la siguiente pantalla.


!/o ?@@G
:erarqua 2 9ari/o
6digo de Institucin 2 =?IA>CMGF@=I Oprima verifcar

O%servar' el siguiente reporte de Proyeccin de 6upos

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 ;eportes Proyeccin de 6upos Proyeccin de 6upos O$erta "otal !/o Siguiente Se

!/o ?@@G
:erarqua 2 9ari/o


O%servar' el siguiente reporte de Proyeccin de 6upos O$erta "otal 6upos !/o Siguiente

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 ;eportes Proyeccin de 6upos 1etallado de !mpliacin de 6upos, 6upos Daltantes R
So%rantes. Se presentar' la siguiente pantalla(


!/o ?@@G
:erarqua 2 9ari/o

O%servar' el siguiente reporte de 1etallado de !mpliacin de 6upos, 6upos Daltantes y So%rantes

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 ;eportes Proyeccin de 6upos 6onsolidado de !mpliacin 1e 6upos, 6upos Daltantes y
So%rantes. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o ?@@G
:erarqua 2 9ari/o


O%servar' el siguiente reporte de 6onsolidado de !mpliacin 1e 6upos, 6upos Daltantes y So%rantes.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 ;eportes Proyeccin de 6upos 6onsolidado Proyeccin de 6upos O$erta "otal !/o
Siguiente. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o ?@@G
:erarqua 2 9ari/o


O%servar' el siguiente reporte de 6onsolidado Proyeccin de 6upos O$erta "otal !/o Siguiente
6>060@ Presta#ores

1entro de la opcin K;eportesL del en0 K;eportesL usted encontrar' el odulo( Prestadores.

Esta opcin permite generar reportes detallados y consolidados de la in$ormacin de los alumnos
vs. convenios.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 1etallado de !lumnos en convenios , Se presentar' la siguiente pantalla(


!/o , ?@=@
:erarqua * Tame

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 6onsolidado de !lumnos en convenios , Se presentar' la siguiente pantalla

!/o , ?@=@
:erarqua * Ara%ca


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 Prestadores , Se presentar' la siguiente pantalla(

!/o , ?@=@
:erarqua * M0N


6>0607 Re!ortes "erenciales

1entro del men0 de ;eportes, usted encontrar' la opcin K;eportes gerencialesL.

Esta opcin permite generar reportes con in$ormacin estrat*gica para la produccin de indicadores y
toma de decisiones. O%servar' la siguiente pantalla en la que podr' seleccionar el5os7 reportes a producir

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !lumnos inscritos no atendidos por municipio , Se presentar' la siguiente pantalla

!/o , ?@@>
:erarqua * Cartago



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !lumnos matriculados por Institucin , Se presentar' la siguiente pantalla

!/o , ?@@C
:erarqua * T%lBa
Corte 4r%ea T%l%a


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !lumnos no atendidos en Secretara por Institucin , presentar' la siguiente pantalla


!/o , ?@@>
:erarqua * Cartago

Oprima el %otn +".. El reporte es enviado para procesamiento por lotes

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 Estudiantes asignados vs. inscritos , Se presentar' la siguiente pantalla

!/o , ?@@C
:erarqua * Cartago


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 Estudiantes asignados vs. matriculados, Se presentar' la siguiente pantalla

!/o , ?@@C
:erarqua * Cartago
Corte Corte 2!!3


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 6upos, Se presentar' la siguiente pantalla

!/o , ?@@C
:erarqua * Cartago



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 Estudiantes enviados a convenios , Se presentar' la siguiente pantalla

!/o , ?@@>
:erarqua * Cartago


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 Estudiantes atendidos por a/o , Se presentar' la siguiente pantalla

!/o , ?@@C
:erarqua * Cartago
Corte Corte 2!!3


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 Estudiantes retirados , Se presentar' la siguiente pantalla

!/o , ?@@>
:erarqua * Cartago
Corte Corte 2!!,



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 Estudiantes seg0n estrato socioeconmico , Se presentar' la siguiente pantalla


!/o , ?@@>
:erarqua * Itag%
6digo 1!9E de la Institucin , =@>IC@@@=I>M. Oprima el %otn verifcar
6onsecutivo de la Sede 2 =@>IC@@@=I>M@=. Oprima el %otn verifcar
6orte 2 6orte ?@@> E9


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 Estudiantes seg0n estrato SIS4E9 , Se presentar' la siguiente pantalla

!/o , ?@@C
:erarqua , 6artago
6digo 1!9E de la Institucin , =MC=AM@@@@=>. Oprima el %otn verifcar
6onsecutivo de la Sede , =MC=AM@@@@=>@=. Oprima el %otn verifcar
6orte 2 6orte reporte


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 ;eservados vs atriculados.


!/o , ?@@C
6orte 2 6orte ?@@C


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 "otal estudiantes atendidos por municipio



!/o 2 ?@@C
:erarqua 6artago
6orte 2 6orte ?@@C



F.2 Reportes Resolucin ..

1entro del men0 de ;eportes, usted encontrar' la opcin K;esolucin =CCL.

Esta opcin permite generar reportes que con$orman la ;esolucin =CC con in$ormacin para ser reportada
ante el inisterio. O%servar' la siguiente pantalla en la que podr' seleccionar el5los7 reporte 5s7 a producir

Para producir los reportes de%er' seleccionar la secretaria, el reporte, el a/o, el corte 5opcional7 y el
calendario 5opcional7.

En el reporte !ne&o C! encontrar' las siguientes nuevas varia%les(

Duente de ;ecursos

Igualmente el sistema SI!" cuenta con la $uncionalidad de enviar en lnea parte de los reportes de la
;esolucin =CC al sistema SI9E4 5Sistema de In$ormacin 9acional de Educacin 4'sica y
edia7 #ttp(--sine%.mineducacion.gov.co . .os siguientes son los reportes enviados(

Arc%i&o $om're
!ne&o = !rc#ivo > 1etallado de los alumnos con convenio
!ne&o ? !rc#ivos =,?,?!,I,A,A!,>,M,G
atrculas Sector Ofcial 6orrespondiente a la
de Instituciones Ofciales y a la de !lumnos
Su%sidiados del Sector Privado.
!ne&o >, !rc#ivos =,?,I,A,A!,>,PO; DE6+!
atrcula Sector 9o Ofcial. In$ormacin que los
1epartamentos y 1istritos de%en reportar al
inisterio de Educacin.
!ne&o C !, ! PO; DE6+!,4,4 PO; DE6+!
In$ormacin mnima que los 1epartamentos y
1istritos de%en recoger de sus municipios para
el tema de matrcula. 9ivel 1epartamental 2
1istrital.
!ne&o G !rc#ivo = y ? Proyeccin de 6upos y Proyeccin Supuestos.
!ne&o =I !
Estrategias. alumnos que alguna vez #an
pertenecido a una estrategia, para un a/o,
para un calendario.

Esta $uncionalidad permitir' agilidad en los procesos de entrega de la in$ormacin requerida por el
inisterio de Educacin por parte de la Secretarias de Educacin y se tendr' un mayor control en el envo
de los datos aumentando el grado de confa%ilidad en la in$ormacin all enviada.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o = !rc#ivo >. Este reporte in$ormar' el detallado de los alumnos con convenio. Se

9ivel de jerarqua 2 9orte de Santander
El reporte se generar' para el !/o .ectivo vigente

Oprima el %otn

El reporte generado esta en $ormato 6SN, el cual puede ser a%ierto en E&cel.


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&oG. Este reporte in$ormar' la proyeccin de cupos, con el n0mero de grupos y el n0mero
de cupos o$erta y nuevos de las instituciones Ofciales y Privadas. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@F

Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o?!. Este reporte in$ormar' de los alumnos matriculados en instituciones privadas y que
reci%en su%sidio. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@M

Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o? !rc#ivo=. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o 2 ?@@M
6alendario , !

Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o? !rc#ivo?. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C

6orte Prue%a reportes 8erenciales

Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o? !rc#ivo?!. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@==

Oprima el %otn


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o? !rc#ivoI. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C


Oprima el %otn


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o? !rc#ivoA. Se presentar' la siguiente pantalla



!/o ?@@C


Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o? !rc#ivoA!. Se presentar' la siguiente pantalla



!/o ?@@C


Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o? !rc#ivo>. Se presentar' la siguiente pantalla



!/o ?@@C


Oprima el %otn

El reporte generado est' en $ormato 6SN, el cual puede ser a%ierto en E&cel.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o? !rc#ivoM. Se presentar' la siguiente pantalla



!/o ?@@C


Oprima el %otn


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o? !rc#ivoG. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C


Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o>!. Se presentar' la siguiente pantalla



;eporte 2 !ne&o >!

!/o ?@@G

6alendario !

Oprima el %otn


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o> !rc#ivo=. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o , ?@@M
6alendario , !


Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o> !rc#ivo?. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C


Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o> !rc#ivoI. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C


Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o> !rc#ivoA. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C


Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o> !rc#ivo A!. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C


Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o> !rc#ivo>. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C


Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o>! PO; DE6+!. Se presentar' la siguiente pantalla

!/o ?@@F
6alendario !
Dec#a ;eporte @C-@=-?@=@

Oprima el %otn


E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&oC!. Se presentar' la siguiente pantalla


;eporte 2 !ne&o C!

!/o ?@@G

6alendario !

Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&oC! PO; DE6+!. Se presentar' la siguiente pantalla


;eporte 2 !9EHO C! PO; DE6+!
!/o ?@@F
6alendario !
Dec#a ;eporte @C-@=-?@=@
Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&oC4. Se presentar' la siguiente pantalla


;eporte 2 !ne&oC4

!/o ?@@G

6alendario !

Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&oC4 por Dec#a. Se presentar' la siguiente pantalla


;eporte 2 !ne&oC4 por Dec#a
!/o ?@@F
6alendario !
Dec#a ;eporte( @C-@=-?@=@

Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o G !rc#ivo ?. Este reporte in$ormar' la Proyeccin de Supuestos de las instituciones
Ofciales y Privadas. Se presentar' la siguiente pantalla



!/o =@

Oprima el %otn


El reporte generado est' en $ormato 6SN, el cual puede ser a%ierto en E&cel.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o=@ !rc#ivo =. Este reporte contiene la in$ormacin de in$raestructura tecnolgica.

Oprima el %otn


Este ane&o ser' enviado por el sincronizador a SI9E4, con el siguiente esquema(

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !ne&o=I!. Este reporte tendr' la in$ormacin de los alumnos que alguna vez #an pertenecido
a una estrategia, para un a/o, para un calendario. Se presentar' la siguiente pantalla

9ivel de jerarqua 2 !rauca
!/o ?@=@
6alendario !

Oprima el %otn



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 6onsolidado de atricula. Se presentar' la siguiente pantalla



!/o ?@@F

Oprima el %otn



F.( Reportes Planos

1entro del men0 de ;eportes, usted encontrar' la opcin K;eportes PlanosL.

Esta opcin permite generar reportes en $ormato 6SN con in$ormacin 0til para detectar errores en la
in$ormacin y para toma de decisiones. O%servar' la siguiente pantalla en la que podr' seleccionar el5os7
reportes a producir

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 1etallado de !lumnos. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C
1ane de la institucin =MC=AM@@@IMC y oprima el %otn verifcar
6digo de la Sede =MC=AM@@@IMC@= y oprima el %otn verifcar
:ornada "arde
Estado atriculado

+aga clic en el %otn




E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 6onsolidado de !lumnos. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C
:ornada "arde
Estado ;epro%ado




E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 "otal por Secretaria. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C




E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 ;eporte 8rupos E&ceden C@ 6upos. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C




E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 !lumnos con edad no permitida por grado. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C




E&emplo pr'ctico

Seleccione 28rupos etodologa Errnea. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C




E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 6onsolidado de !lumnos . Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C




E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 6onsolidado de 9ovedades. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@G




E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 Proyeccin de 6upos. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@G
1ane de la Institucin =?IA>CMGF@=I



E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 P.!9O P!;! 6;)6E ;E8IS";!1)6;I! 6E1).!S. Se presentar' la siguiente pantalla(


:erarqua 2 .E.9.




El arc#ivo contiene los n0meros de identifcacin de las personas con tipo de documento 6*dula de
6iudadana que no est*n plenamente identifcados 5"IPT6;)T;ES8IS";!1);I! aQ =7.

Se O%servar' la siguiente in$ormacin(

E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 1etallado de !lumnos. Se presentar' la siguiente pantalla


!/o ?@@C
:ornada "arde
Estado atriculado




E&emplo pr'ctico

Seleccione 2 )S)!;IOS PO; :E;!;Y)I!. Se presentar' la siguiente pantalla(

:erarqua 2 9ari/@



El reporte generado esta en $ormato t&t, el cual puede ser a%ierto en E&cel.

O%servar' la siguiente in$ormacin por registro(
Secretaria
:erarqua
Esta%lecimiento Educativo 5cuando el usuario sea institucin7
.ogin
9om%res del usuario
!pellidos del usuario
"ipo de documento
9umero de documento
;ol 5Para los casos en los que el usuario tiene varios roles separarlos por
comas7
+a%ilitado

F.+ Reportes Din'micos

1entro del men0 de ;eportes, usted encontrar' la opcin K;eporte 1in'micoL.

Esta opcin permite generar reportes en $ormato 6SN. .os reportes que genere utilizando esta #erramienta
podr'n ser armados de acuerdo a las necesidades del usuario. Igualmente podr'n ser guardadas estas
confguraciones con el fn de ser generadas nuevamente o modifcadas. O%servar' la siguiente pantalla.

Para producir un reporte de%e seleccionar las varia%les que incluir' en la pesta/a 1atos

.uego oprimir el icono K8uardarL.

El sistema lo lleva a la pesta/a KOrdenamientoL. Es desde aqu donde determinar' el orden de las
columnas del reporte. Seleccione las varia%les de la ventana 6ampos Seleccionados y con ayuda de la
<ec#as ingrese el orden en la ventana 6ampos Ordenados.


El sistema lo lleva a la pesta/a K6riteriosL donde de%er' especifcar los fltros para crear el reporte.

El sistema lo lleva a la pesta/a K8eneracin de ;eporteL en el cual de%er' #acer clic en el %otn K8enerar
6onsultaL.

)na vez realiza esta accin el sistema despliega el siguiente mensaje(

Para guardar el ;eporte 1in'mico en el sistema de%er' #acer clic en el %otn K!lmacenar 6onsultaL. )na
vez realiza esta accin el sistema despliega el siguiente mensaje(

!dem's el sistema solicitar' que ingrese un nom%re al ;eporte

El sistema lo lleva a la pesta/a KNer consultasL donde podr' consultar los reportes din'micos que #a
creado en el sistema.

6>0506 Consulta #e Re!ortes Dinicos crea#o en el Sistea

Seleccione ;eportes ;eporte 1in'mico

Oprima el %otn Ner 6onsultas !lmacenadas

El sistema despliega la pantalla de 6onsultas !lmacenadas, en el cual podr' seleccionar la consulta que
quiere generar nuevamente oprimiendo el icono o la que quiere editar #aciendo clic en el icono .

"am%i*n es posi%le eliminar la consulta seleccionando el icono KEliminarL.

E&emplo pr'ctico

Seleccione ;eportes ;eporte 1in'mico 1atos.

Seleccione

En 1atos de !lumno

"ipo de 1ocumento
1ocumento
!pellido =
9om%re =

En In$ormacin de ;esidencia

Estrato

En In$ormacin !cad*mica

:ornada
8rupo
8rado

En Ordenamiento

"ipo de 1ocumento
1ocumento
PrimerT !pellido
Primer T 9om%re

En criterios

:erarqua
1!9E de la Institucin( 9ari/o
!/o ?@@G
6onsecutivo de la Sede( =?IA>CMGF@=I
Estados atriculado( =?IA>CMGF@=I@=

En 8eneracin de ;eporte

Oprima el %otn 8enerar 6onsulta

8uarde la consulta, oprimiendo el %otn !lmacenar 6onsulta

Ingrese un nom%re a la 6onsulta
+aga clic en el icono 8uardar. .a consulta es almacenada en la ta%la de 6onsultas !lmacenadas y puede
generarla nuevamente, editarla o modifcarla.

660 Estrate"ias

. Confi"uraci(n Estrate"ias

.as estrategias son las acciones llevadas a ca%o por las Secretaras para aumentar las ci$ras de asistencia
escolar, de retencin de alumnos, o de co%ertura del sistema educativo.

El rector del esta%lecimiento educativo es el responsa%le de asociar a los alumnos las estrategias
apro%adas por la Secretara de Educacin por a/o lectivo. .a asignacin de estrategias solo se puede
#acer a alumnos matriculados.

Para realizar dic#a asignacin, de%e e&istir al menos una estrategia con cupos sufcientes para ser
asignado, de igual manera el a/o, la institucin, sede, jornada y grado del estudiante de%en coincidir con
los cupos de la estrategia.

.a confguracin de una estrategia es la%or del ministerio o de las secretarias de educacin y se realiza por
el men0 Estrategias.

1entro del men0 de Estrategias, usted encontrar' la opcin K6onfguracin EstrategiasL. Esta opcin le
permitir' la creacin, modifcacin, eliminacin y la asignacin de cupos.

Ingrese por la opcin K6onfguracin EstrategiaL. +'galo de la siguiente manera(

en0Estrategias6onfguracin Estrategia


En esta pantalla se de%e seleccionar la jerarqua para la cual se desea consultar o modifcar estrategias.

E&emplo pr'ctico

Seleccione 9orte de Santander

)na vez seleccionada la jerarqua, es posi%le realizar las siguientes operaciones(

6onsultar estrategias defnidas
1efnir nueva estrategia
Eliminar estrategia
!signar 6upos
En la parte superior de la pantalla usted encontrar' cuatro %otones, dos de los cuales se encuentran
#a%ilitados(

!gregar

4uscar

R des#a%ilitados los %otones Eliminar y 8uardar

660606 Crear una nue'a estrate"ia

!l oprimir el %otn !gregar , es posi%le registrar una nueva estrategia en el sistema.


en0Estrategias 6onfguracin EstrategiaSeleccionar jerarqua!gregar


1e%e ingresar(
6alendario
!/o
"ipo
Dec#a Inicio
Dec#a Din
Periodicidad
1e%e seleccionar
Su%tipo
Duente de ;ecursos

REC7ERDE8
El nom%re de las estrategias estar' con$ormado por la unin
K:erarquaL 2 K!/o .ectivoL, K"ipo EstrategiaL,KSu%tipos de la
EstrategiaL,KDuentes de ;ecursosL.

E&emplo pr'ctico

6alendario( !
!/o( ?@=@
"ipo( "ransporte
Dec#a Inicio( @=-@?-?@=@
Dec#a Din( ?G-@?-?@=@
Periodicidad( ensual

Seleccione(
Su%tipo( "ransporte
Duente de ;ecursos( Otros - S8P

Oprima el %otn K8uardarL .

!l guardar la estrategia creada, el aplicativo validara las $ec#as de la estrategia, si la estrategia ya e&iste
desplegara el siguiente indic'ndolo(

1e lo contrario, adicionara la nueva estrategia.

En este punto, si se desea se puede asignar los cupos de la estrategia por Institucin, :ornada y 8rado.

660609 ;uscar estrate"ia

.a opcin K6onfguracin EstrategiaL permite %uscar estrategia en el sistema.


en0Estrategias6onfguracin Estrategia

Para realizar la %0squeda es posi%le ingresar los criterios(
:erarqua
6alendario
!/o
"ipo
Dec#a Inicio
Dec#a Din
Periodicidad
.uego oprima el %otn %uscar

El sistema le mostrar' las estrategias defnidas para los criterios ingresados(

REC7ERDE8
Para realizar consultas en *sta pantalla se de%er' seleccionar como mnimo la Entidad
"erritorial.

66060: Eliinar estrate"ia

!l oprimir el %otn Eliminar es posi%le la eliminacin de una estrategia del sistema.


En este punto el sistema pide confrmacin para la eliminacin de la estrategia seleccionada. Si desea

REC7ERDE8
Solo es posi%le eliminar estrategias que no #ayan sido asignadas a
un alumno y que no tengan cupos asignados en alg0n grado.

11.1.4 Modificar estrategia

!l oprimir el %otn odifcar es posi%le modifcar una estrategia.

En este punto el sistema valida si la estrategia se encuentra asignada a alg0n alumno, si este es el caso
solo es posi%le modifcar la Dec#a Inicio, la Dec#a Din y 90mero m'&imo de %enefciarios siempre y cuando
se cumpla con los siguiente(
El par'metro de 90mero m'&imo de %enefciarios siempre podr' ser
incrementado, y slo se podr' disminuir si no es menor que el n0mero de
alumnos ya asignados a la estrategia y aplica solo para $uente de
recursos KOtrosL.
.as $ec#as se pueden cam%iar de acuerdo a las siguientes reglas(
a. Eec=a de Inicio de Estrategia*
:erarqua( !ntioquia
!/o !ctual 6alendario( ?@=@
Estrategia( !limentacin, Su%,tipo( 1esayuno
Dec#a inicio( @=,ar,?@=@, Dec#a fn( ?F,Sep,?@=@
Esta%lecimiento Educativo( ara del Sol
6alendario !, !/o .ectivo( ?@=@

Primer ni/o asignado a la estrategia( @>,!%r,?@=@
6aso =( 6am%io $ec#a inicio a @=,Ene,?@=@. Se puede #acer.
6aso?( 6am%io $ec#a inicio a @=,:un,?@=@. 9o se puede #acer, e&iste un alumno asignado
antes de la $ec#a a cam%iar.
6aso I( 6am%io $ec#a inicio a @I,!%r,?@=@. Se puede #acer.
6aso A( 6am%io $ec#a inicio a =?,1ic,?@@F. 9o se puede #acer por cam%io de a/o, la $ec#a
de%e estar dentro del rango de $ec#as del a/o escolar para el ejemplo dentro de @=,Ene,
?@=@ a I=,1ic,?@=@
:erarqua( !ntioquia
Dec#a inicio( =>,Sep,?@@F, Dec#a fn( =>,:un,?@=@
Esta%lecimiento Educativo( 6E1 !lameda
6alendario 4, !/o .ectivo( ?@@F,?@=@

! , Primer ni/o asignado a la estrategia( @=,Oct,?@@F
Dec#a de modifcacin de la estrategia( ==,9ov,?@@F
6aso =( 6am%io $ec#a inicio a @=,Ene,?@@F. 9o se puede #acer por cam%io de a/o escolar,
para el ejemplo dentro de @=,Sep,?@@F a I@,:un,?@=@
6aso ?( 6am%io $ec#a inicio a =@,Oct,?@@F. 9o se puede #acer, e&iste un alumno asignado
6aso I( 6am%io $ec#a inicio a ?@,Sep,?@@F. Se puede #acer.
6aso A( 6am%io $ec#a inicio a @=,Ene,?@=@. 9o se puede #acer, e&iste un alumno asignado
4 , 9o #ay ni/os asignados a la estrategia
Dec#a de modifcacin de la estrategia( Se puede cam%iar a cualquier $ec#a comprendida en
el rango de $ec#as del a/o escolar, para el ejemplo entre el @=,Sep,?@@F y el I@,:un,?@=@.
1. Eec=a Ein de Estrategia*
:erarqua
Dec#a inicio( @=,ar,?@=@, Dec#a fn( ?F,Sep,?@=@
Esta%lecimiento Educativo( San :os*
6alendario !, !/o .ectivo( ?@=@

Pltimo ni/o asignado a la estrategia( @=,Sep,?@=@
6aso =( 6am%io $ec#a fn a =@,Sep,?@=@. Se puede #acer.
6aso?( 6am%io $ec#a fn a =>,!go,?@=@. 9o se puede #acer, e&iste un alumno asignado

:erarqua( !ntioquia
Dec#a inicio( =>,Sep,?@@F, Dec#a fn( =>,:un,?@=@
Esta%lecimiento Educativo( 6olegio arianito
6alendario 4, !/o .ectivo( ?@@F,?@=@

! , Pltimo ni/o asignado a la estrategia( @=,Oct,?@@F
Dec#a de modifcacin de la estrategia( ==,9ov,?@@F
6aso =( 6am%io $ec#a fn a @=,!%r,?@@F. 9o se puede #acer porque esta $ec#a no puede ser
menor a la $ec#a de inicio.
6aso ?( 6am%io $ec#a fn a =@,Oct,?@@F. Se puede #acer.
6aso I( 6am%io $ec#a fn a ?@,Sep,?@@F. 9o se puede #acer, e&iste un alumno asignado
6aso A( 6am%io $ec#a fn a @=,Ene,?@=@. Se puede #acer.
6aso >( 6am%io $ec#a fn a =,:ul,?@=@. 9o se puede #acer por cam%io de a/o escolar, para el
ejemplo dentro de @=,Sep,?@@F a I@,:un,?@=@.

4 , 9o #ay ni/os asignados a la estrategia
Dec#a fn de modifcacin de la estrategia( Se puede cam%iar a cualquier $ec#a comprendida
entre el @=,Sep,?@@F y el I@,:un,?@=@ 5seg0n ejemplo7.

REC7ERDE 8
Si una estrategia dura m's de un a/o lectivo, se de%er'
confgurar en el sistema las estrategias para cada a/o lectivo en
que dure la estrategia.
El sistema permite cam%iar el par'metro de n0mero m'&imo de
%enefciarios. dste par'metro siempre podr' ser incrementado,
y slo se podr' disminuir si no es menor que el n0mero de
alumnos ya asignados a la estrategia.

660608 Asi"nar cu!os

!l oprimir el %otn !signar 6upos es posi%le realizar la asignacin de cupos por institucin, :ornada y
8rupo.

En este punto el sistema valida el n0mero de cupos asignados con relacin al cupo m'&imo que se
pueden asignar a una estrategia y los que ya se encuentran asignados.

.a asignacin especfca de una estrategia a un alumno se puede realizar de por las siguientes opciones(
In$ormacin del !lumno.
9ovedades 2 en0 atricula.
!signar Estrategias Inst. 2 en0 atricula
!signar Estrategias Otros 2 en0 atricula.
Para encontrar la opcin de In$ormacin del alumno se puede recurrir a los siguientes men0s(
Estudiantes,;egistro de estudiantes( !l entrar en esta opcin se navegara
por un Bizard en %usca de un estudiante o los estudiantes en el a/o lectivo,
institucin educativa, sede, jornada, grado y grupoJ al dar clic al %otn
K1etallesL de un estudiante podr' consultar su in$ormacin.
Estudiantes,6onsulta de !lumnos( 1irectamente se %usca un estudiante
por sus datos personales 5solo es o%ligatorio el primer apellido y nom%re7,
se despliega una lista con los alumnos que coinciden con los datos y luego
se da clic al %otn KNer !lumnoL de un estudiante para consultar su
in$ormacin.
atricula,9ovedades( 1irectamente se %usca un estudiante por sus datos
personales 5solo es o%ligatorio el primer apellido y nom%re7, se despliega
una lista con los alumnos que coinciden con los datos y luego se da clic al
%otn KNer !lumnoL de un estudiante para consultar su in$ormacin.
.a Opcin de In$ormacin del !lumno se desplegara de la siguiente manera(

!l intentar guardar la in$ormacin del alumno pueden presentarse los siguientes mensajes(
.as Estrategias seleccionadas no son compati%les entre s( Sucede cuando
se #an seleccionado al tiempo ? estrategias con alg0n su%tipo o %enefcio
igual.
El ;egistro del !lumno KlL, se realiz Satis$actoriamente( la in$ormacin
del alumno, incluida la estrategia asignada #a sido guardada.
.as Estrategia seleccionado no tiene cupos disponi%les( la estrategia lleg a
su n0mero m'&imo de asignados.

REC7ERDE8
El sistema controlar' que no se asignen m's estrategias del n0mero m'&imo de
%enefciarios defnido por( a/o, estrategia, esta%lecimiento educativo. Sede, jornada,
grado. Si es necesario ajustar el n0mero de cupos, se puede realizar por la opcin de
confguracin de estrategias y solo aplica para $uente de recursos KOtrosL.

.2 Asi"naci(n Estrate"ias O!era#ores

Esta opcin permite asociar los operadores del servicio de estrategias a estrategias por Esta%lecimiento
Educativo, Sede, :ornada y 8rado. Para esto de%en estar defnidos los operados de las estrategias, esto se
realiza por el mdulo de prestadores. .os prestadores que vayan a o$recer servicios de estrategias
de%er'n tener asignado en tipo de servicio KOperadores de estrategiasL.

.a opcin KAsignacin 0strategias 8'eradoresL permite defnir para un prestador que estrategias tiene
asignadas.


en0Estrategias !signacin Estrategias Operadores

9it Operador
9om%re Operador
.uego oprima el %otn %uscar

El sistema le mostrar' los operadores defnidos para los criterios ingresados(

Oprima el %otn Estrategias , se mostrar' la pantalla donde se podr'n seleccionar las estrategias que se
le van a asignar al prestador(

Oprima el %otn Instituciones , se muestra la pantalla donde se selecciona el Esta%lecimiento Educativo
en el que el prestador %rindar' el %enefcio
Oprima el %otn !signacin , una vez seleccionada el Esta%lecimiento Educativo la pantalla desplegar'
las sedes de acuerdo al fltro seleccionado en la pantalla que contiene los par'metros de sede, jornada y
grado, se listar'n los registros coinciden con el fn de incluirlos, estos quedar'n asignados a nivel de sede,
jornada y grado.
Oprima el %otn 8uardar .

.( Asi"naci(n #e Usuarios a O!era#or

En esta opcin es posi%le que la secretaria de educacin relacione los usuarios con el prestador de
servicios con el fn de que puedan crear y diligenciar planillas. Para esto, el usuario de%e tener asignado el
rol ;O.TOPE;!1O;.


en0EstrategiasAsignacin de :s%arios a 8'erador

9it Operador
9om%re Operador
.uego oprima el %otn %uscar .

El sistema le mostrar' los operadores defnidos para los criterios ingresados(
Oprima el %otn !signacin )suarios , se mostrar' la pantalla donde se podr'n seleccionar los usuarios
que se le van a asignar al operador(
Seleccione el usuario y oprima el %otn 8uardar .

.+ Dili"enciar Planillas O!era#or

660506 Crear Planilla

En esta opcin es posi%le que el operador ingrese con el fn de registrar sus planillas.


en0EstrategiasDiligenciar 4lanillas 8'erador

Para consultar las estrategias que le #an sido asignadas al operador, ingrese los criterios de %0squeda(
:erarqua
!/o
"ipo de estrategia


Oprima el %otn Instituciones , se mostrar' la pantalla donde se consulta el Esta%lecimiento Educativo
en donde le $ue asignada la estrategia
Oprima el %otn Planillas , se mostrar' la pantalla donde se consulta las planillas que #as sido creadas.

.uego oprima !gregar

Ingrese los criterios de la planilla(
!/o
es
Dec#a Inicio
Dec#a Din
Sede
:ornada
8rado
Oprima el %otn 8uardar , se desplegaran la lista de los alumnos que est'n asociados a la estrategia
en el esta%lecimiento educativo, sede, jornada, grado seleccionado. Introduzca el n0mero de %enefcios
para cada estudiante y oprima nuevamente 8uardar(

REC7ERDE8
.os estados de la planilla manejados por el operador son(
En proceso de diligenciamiento( 6uando la crea el operador.
!pro%ada por el operador, sin No4o del rector( 6uando el operador considera que ya
lleno sus datos y est' completa la planilla.

660509 Mo#ificar Planilla

En esta opcin es posi%le que el operador modifque sus planillas, esto solo es posi%le si la planilla se
encuentra en los estados(
En proceso de diligenciamiento.
1evuelto.


en0EstrategiasDiligenciar 4lanillas 8'erador

Para consultar las estrategias que le #an sido asignadas al operador, ingrese los criterios de %0squeda(
:erarqua
!/o
"ipo de estrategia


Oprima el %otn Instituciones , se mostrar' la pantalla donde se consulta el Esta%lecimiento Educativo
en donde le $ue asignada la estrategia
Oprima el %otn Planillas , se mostrar' la pantalla donde se consulta las planillas que #as sido creadas.

.uego oprima el %otn 1iligenciar
Oprima el %otn 8uardar .

.- A!ro%aci(n #e Planillas

660806 A!ro%ar o Rec?a<ar Planilla

En esta opcin es posi%le que el rector aprue%e o rec#ace planillas.


en0EstrategiasA'roacin de 4lanillas

Para consultar las instituciones, ingrese los criterios de %0squeda(
:erarqua
6digo 1!9E
9om%re Institucin

.uego oprima el %otn %uscar . Se desplegar'n los esta%lecimientos educativos
encontrados(
Oprima el %otn Seleccionar, el sistema procede a 6onsultar los operadores de estrategias(
Oprima el %otn !pro%acin Operadores , se desplegar' la pantalla con las planillas en los estados(
!pro%adas
;ec#azadas
!pro%adas por el operador, sin No4O por el rector.
Oprima el %otn 6alifcar , se desplegar' la pantalla de !pro%acin de planillas(
El ;ector de%e !pro%ar o rec#azar la planilla y califcar el servicio del Prestador.

660809 )enerar Re!orte #e Planilla

.uego de que la planilla #a sido apro%ada es posi%le generar el ;eporte de Planillas, en la
opcin .

Por ultimo 6licO en el linO
Presione aqu para descargar su reporte.

Se mostrar' el reporte(

REC7ERDE
.os estados de la planilla manejados por el ;ector son(
!pro%ada( Si el rector est' de acuerdo con los %enefcios reportados por el operador.
;ec#azada( Si el rector considera que #ay inconsistencias
Si el estado de la planilla es Z;E6+!X!1!Z se de%e ingresar la
justifcacin.
Si la califcacin del servicio del prestador es !.! o ;E8).!; se
de%e ingresar la justifcacin.

2. Mane&o de errores

En esta seccin usted encuentra los mensajes de error m's $recuentes y la accin que usted de%er' tomar
cuando aparezca cada uno de ellos.
2. El contenido del 5e1 Site =a sido 1lo,ueado por Internet EGplorer En=anced Secutity
Con:guration

6uando ocurra este error, se presentar' la siguiente pantalla.

Si aparece este mensaje es por que se de%e #a%ilitar la opcin del %roBser de scripting. Esto se #ace de la
siguiente manera(

Por el men0 del %roBser seleccione KtoolsL KInternet optionsL seleccione la carpeta KsecurityL, luego
aparecer' la siguiente pantalla(
Seleccione el %otn Kcustom levelL. !parecer' una pantalla como la que se muestra a continuacin.
Seleccione el tem, KscriptingL, y dentro de *l seleccione KscriptingL, y colquelo en Kena%leL.

2.2 ConeGin cancelada

Si usted lleva m's de I@ minutos sin utilizar el sistema, se producir' este mensaje de error.

Para continuar tra%ajando en el sistema, reinicie su cone&in presionando Salir.

1e esta manera, volver' a iniciar la sesin, present'ndose la siguiente pantalla.

Para ingresar al sistema usted de%e proveer su )suario y 6ontrase/a.

2.( 7suario o cla#e in#'lidos

Si al ingresar al sistema no se digitan correctamente el usuario y la clave, se producir' este mensaje de
error.
Para ingresar al sistema digite correctamente su usuario y clave y presione el %otn Entrar.

1e esta manera, ingresar' al sistema, present'ndose la siguiente pantalla.
En esta pantalla se presenta el men0 del sistema.
2.+ Seleccione una constante

Si al ingresar a la opcin 6onstantes se oprime el %otn para %ajar de nivel sin #a%er seleccionado una
constante previamente, se producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema seleccione una constante. 1esaparecer' el mensaje de error.

2.- Seleccione una di#ipola

Si al ingresar a la opcin 1ivipola se oprime el %otn para %ajar de nivel sin #a%er seleccionado una
divipola previamente, se producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema seleccione una divipola. 1esaparecer' el mensaje de error.

2.. Seleccione P

Si al ingresar a la opcin :erarqua se oprime el %otn para %ajar de nivel sin #a%er seleccionado una
jerarqua previamente, se producir' este mensaje de error.

Para continuar tra%ajando en el sistema seleccione una jerarqua. 1esaparecer' el mensaje de error.
2.0 De1e especi:car un nom1re para el corte

Si al ingresar a la opcin 6ortes se oprime el %otn agregar para adicionar un corte nuevo y no se ingresa
el nom%re del mismo, se producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema ingrese el nom%re del corte. 1esaparecer' el mensaje de error.

2.2 De1e seleccionar primero un ni#el para poder adicionarle un grado

Si al ingresar a la opcin 9iveles se oprime el %otn agregar para adicionar un grado nuevo y no se #a
seleccionado un nivel, se producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema seleccione un nivel. 1esaparecer' el mensaje de error.

2.I El tipo de documento es un campo re,uerido

Si usted desea agregar un usuario y no defne su tipo de documento de identidad, se producir' este
mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema seleccione un tipo de documento. 1esaparecer' el mensaje de
error.

2.F El documento es un campo re,uerido

Si usted desea agregar un usuario y no defne su documento de identidad, se producir' este mensaje de
error.

Para continuar tra%ajando en el sistema ingrese el documento. 1esaparecer' el mensaje de error.

2. El primer apellido es un campo re,uerido

Si usted desea agregar un usuario y no defne su primer apellido, se producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema ingrese el primer apellido del usuario. 1esaparecer' el mensaje
de error.

2.2 El primer nom1re es un campo re,uerido

Si usted desea agregar un usuario y no defne su primer nom%re, se producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema ingrese el primer nom%re del usuario. 1esaparecer' el mensaje
de error.

2.( El login es un campo re,uerido

Si usted desea agregar un usuario y no defne su login, se producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema ingrese el login del usuario. 1esaparecer' el mensaje de error.

2.+ @a cla#e es un campo re,uerido

Si usted desea agregar un usuario y no defne su clave, se producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema ingrese la clave del usuario. 1esaparecer' el mensaje de error.

2.- @os dos campos de la cla#e de1en ser iguales
Si usted desea agregar un usuario, una vez defnida la clave de%e reingresarla. Si no lo #ace o si al
reingresarla no coincide con la clave defnida, se producir' este mensaje de error.

Para continuar tra%ajando en el sistema reingrese la clave del usuario. 1esaparecer' el mensaje de error.

2.. De1e seleccionar al menos un rol

!l agregar un usuario, una vez ingresada la in$ormacin, de%e seleccionar el5los7 rol5es7 para el mismo 5al
menos uno7. Si no lo #ace, se producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema seleccione un rol. !l oprimir el %otn 8uardar desaparecer' el
mensaje de error.

2.0 @os reportes est'n asociados a un mduloD por >a#or eli&a uno

!l agregar un reporte, de%e defnirse a qu* mdulo del sistema corresponde. Si no lo #ace, se producir'
este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema seleccione un mdulo. 1esaparecer' el mensaje de error.

2.2 El campo 3om1re es re,uerido

!l agregar un reporte, de%e ingresarse su nom%re. Si no lo #ace, se producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema ingrese el nom%re del reporte. 1esaparecer' el mensaje de error.

2.I El campo Arc=i#o es re,uerido

!l agregar un reporte, de%e ingresarse el arc#ivo que proveer' los datos para el mismo. Si no lo #ace, se
producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema ingrese el arc#ivo. 1esaparecer' el mensaje de error.

2.2F El campo !uery es re,uerido

!l agregar un reporte, de%e ingresarse el Yuery que procesar' los datos para el mismo. Si no lo #ace, se
Para continuar tra%ajando en el sistema ingrese el Yuery. 1esaparecer' el mensaje de error.

2.2 El campo Par'metros de !uery es re,uerido

!l agregar un reporte, de%en ingresarse los par'metros para el Yuery defnido. Si no lo #ace, se producir'
este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema ingrese los par'metros para el Yuery. 1esaparecer' el mensaje
de error.

2.22 El campo AHo es re,uerido

!l defnir par'metros por Secretara, de%e ingresarse el a/o, de lo contrario se producir' este mensaje de
error.
Para continuar tra%ajando en el sistema ingrese el a/o. 6uando se realice la transaccin desaparecer' el
mensaje de error.

2.2( Digite un aHo #'lido

!l defnir procesos de matrcula, de%e ingresarse el a/o, de lo contrario se producir' este mensaje de
error.
Para continuar tra%ajando en el sistema ingrese el a/o. 6uando se realice la transaccin desaparecer' el
mensaje de error.

2.2+ De1e elegir un calendario

!l defnir par'metros por Secretara, de%e seleccionarse el calendario, de lo contrario se producir' este
mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema seleccione el calendario. 6uando se realice la transaccin
desaparecer' el mensaje de error.

2.2- De1e especi:car un nom1re para el responsa1le

!l defnir procesos de matrcula, de%e registrarse el nom%re del responsa%le para cada etapa, de lo
contrario se producir' este mensaje de error.

Para continuar tra%ajando en el sistema registre el nom%re del responsa%le. 6uando se realice la
transaccin desaparecer' el mensaje de error.

2.2. De1e especi:car un cargo para el responsa1le

!l defnir procesos de matrcula, de%e registrarse el cargo del responsa%le para cada etapa, de lo contrario
se producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema registre el cargo del responsa%le. 6uando se realice la transaccin

2.20 De1e especi:car una c"dula para el responsa1le

!l defnir procesos de matrcula, de%e registrarse la c*dula del responsa%le para cada etapa, de lo
Para continuar tra%ajando en el sistema registre la c*dula del responsa%le. 6uando se realice la

2.22 De1e especi:car una >ec=a :nal para el proceso

!l defnir procesos de matrcula, de%e registrarse la $ec#a fnal para cada etapa, de lo contrario se

Para continuar tra%ajando en el sistema registre la $ec#a fnal. 6uando se realice la transaccin
2.2I @a >ec=a inicial de1e ser menor ,ue la :nal

!l defnir procesos de matrcula, la $ec#a inicial de%e ser anterior a la $ec#a fnal para cada etapa, de lo
Para continuar tra%ajando en el sistema corrija la $ec#a correspondiente. 6uando se realice la transaccin

2.(F De1e especi:car una etapa del proceso

!l defnir procesos de matrcula, de%e seleccionarse la etapa, de lo contrario se producir' este mensaje de
error.
Para continuar tra%ajando en el sistema seleccione la etapa correspondiente. 6uando se realice la

2.( Error en la insercin. $ay otra etapa de:nida en ese rango de >ec=as

Este error se presenta porque esta etapa ya se encuentra defnida para un a/o di$erente y se encuentra
a%ierta. Nerifque.
Para solucionarlo es posi%le entrar a %uscar la etapa en otros a/os y cerrarla. 6on esto se #a%ilita el
registro de la etapa para el a/o deseado.

2.(2 Seleccione un tipo de asignacin

Si al ingresar a la opcin Naria%les se oprime el %otn !gregar sin #a%er seleccionado un tipo de
asignacin previamente, se producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema seleccione un tipo de asignacin. !l realizar la transaccin

2.(( Seleccione una Secretara

Si al ingresar a la opcin Naria%les se oprime el %otn !gregar sin #a%er seleccionado una Secretara
previamente, se producir' este mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema seleccione una Secretara. !l realizar la transaccin desaparecer'
el mensaje de error.

2.(+ Qa eGiste una Sede con este consecuti#o

Si usted intenta adicionar una Sede que ya #a sido seleccionada, al salvar se presentar' el siguiente
mensaje de error.
Para continuar tra%ajando en el sistema, reinicie su cone&in presionando el %otn !gregar.

2.(- De1e seleccionar un grupo #'lido

Si usted intenta realizar una %0squeda de alumnos sin #a%er defnido jornada, grado y-o grupo se
presentar' el siguiente mensaje de error.

Sin em%argo en este punto es posi%le ingresar los criterios y presionar el %otn 4uscar.

2.(. El alumno tiene menos de cinco aHos de edad

Si usted intenta registrar en el sistema un alumno menor a cinco a/os de edad, aparecer' el siguiente
mensaje de error.

2.(0 @a >ec=a de nacimiento no puede ser mayor a la >ec=a actual

Si usted intenta registrar en el sistema una $ec#a de nacimiento del alumno posterior a la actual,
aparecer' el siguiente mensaje de error.

Sin em%argo en este punto es posi%le corregir la in$ormacin y presionar el %otn Salvar !lumno, con lo
cual el estudiante quedar' registrado en el sistema.

2.(2 De1e especi:car una >ec=a de recepcin

Si usted intenta realizar la inscripcin de un alumno y no ingresa la $ec#a de recepcin del $ormulario,
Sin em%argo en este punto es posi%le ingresar la in$ormacin y continuar con el registro de la inscripcin.

2.(I De1e especi:car una >ec=a de digitacin

Si usted intenta realizar la inscripcin de un alumno y no ingresa la $ec#a de digitacin del $ormulario,
2.+F De1e especi:car un grado
Si usted intenta realizar la inscripcin de un alumno y no especifca el grado al que se desea inscri%ir,

2.+ De1e especi:car el modelo educati#o para la opcin RRRR

Si usted intenta realizar la inscripcin de un alumno y no especifca el modelo educativo al que se desea
inscri%ir en la Institucin seleccionada, aparecer' el siguiente mensaje de error.

2.+2 @a >ec=a de estado no puede ser mayor a la >ec=a actual
Si usted intenta registrar en el sistema una $ec#a para el estado del alumno posterior a la actual,
Sin em%argo en este punto es posi%le corregir la $ec#a y continuar con el registro del estudiante.

2.+( Para adicionar un >amiliar de1e seleccionar un parentesco #'lido

Si usted intenta realizar el registro de $amiliares de un estudiante sin #a%er defnido un parentesco, se
Sin em%argo en este punto es posi%le ingresar la in$ormacin y presionar el %otn Salvar Damiliares, con lo
cual el $amiliar quedar' registrado en el sistema.
2.++ Para adicionar un >amiliar de1e digitar un nom1re

Si usted intenta realizar el registro de $amiliares de un estudiante sin #a%er defnido el primer nom%re y-o
el primer apellido, se presentar' el siguiente mensaje de error.
Sin em%argo en este punto es posi%le ingresar la in$ormacin y presionar el %otn Salvar Damiliares, con lo
cual el $amiliar quedar' registrado en el sistema.

2.+- @a di#ipola ,ue intenta eliminar posee otras ,ue dependen de ella. Elimine primero
dic=as di#ipolas.

Si usted intenta eliminar el registro de una divipola sin #a%er eliminado aquellas que dependen de ella, se
Sin em%argo en este punto es posi%le oprimir el %otn de KIr al siguiente nivelL para seleccionar las
divipolas #ijas y eliminarlas, para permitir la eliminacin de la que se desea. !l oprimir el %otn K Eliminar
1ivipolaL aparece la siguiente pantalla.

!l dar confrmacin KOUL la 1ivipola seleccionada es eliminada de la %ase de datos.
2.+. Error en la insercin

Si usted intenta adicionar un registro cuya llave ya e&iste en la %ase de datos, se presentar' el siguiente
mensaje de error.

2.+0 3o eGiste un ni#el superior

Si usted intenta su%ir de nivel encontr'ndose en el nivel mas alto, se presentar' el siguiente mensaje de
error.
En este punto usted puede seleccionar el nivel que desea y el error desaparece de la pantalla.

2.+2 3o =ay grupos en los grados en la &ornada a promocionar

Este error sucede porque se est' intentando realizar promocin de alumnos para una jornada y grado que
no tiene defnidos los grupos de destino para promocionar los alumnos.
6ercirese de que los grupos se encuentran defnidos para la jornada y grado y vuelva a realizar el
proceso de Promocin de alumnos.

2.+I @a Institucin ,ue desea adicionar ya se encuentra adicionada

Si usted intenta adicionar una Institucin que ya se encuentra registrada en el sistema, aparecer' el
siguiente mensaje de error.
Sin em%argo en este punto el sistema permite la correccin de la in$ormacin, %orrando as el error de la
pantalla.

2.-F Error en la eliminacin. 3o es posi1le inacti#ar o eliminar la Institucin eGisten Sedes
asociadas

Si usted intenta eliminar una Institucin que tiene Sedes registradas en el sistema, aparecer' el siguiente
mensaje de error.
Esto sucede porque se est' intentando eliminar del sistema un dato que tiene #ijos, por ejemplo una
Institucin que tiene Sedes asociadas.

Sin em%argo en este punto el sistema permite eliminar los #ijos para posteriormente poder eliminar el
dato deseado, %orrando as el error de la pantalla.

2.- 3o eGiste Sede alguna con ese cdigo en la Institucin actual

Si usted desea generar un reporte y al defnir los par'metros para su produccin le retorna este error, es
porque el cdigo esta errado. Sin em%argo, es posi%le corregirlo y continuar.
Nerifque el cdigo de la Sede. E$ect0e las correcciones necesarias y vuelva a intentarlo.

2.-2 De1e seleccionar un arc=i#o para poder reali)ar la carga

Este error sucede cuando el arc#ivo destino de la carga de in$ormacin no es defnido. Si esto sucede, se
de%e defnir el arc#ivo destino de la carga de datos.
)na vez defnido el arc#ivo destino, la carga de datos se realizar'.
2.-( De1e Seleccionar una Institucin

Si usted selecciona realizar promocin por Institucin y no la #a seleccionado, aparecer' el siguiente
mensaje de error.
Sin em%argo en este punto es posi%le seleccionar la Institucin y presionar el %otn ;ealizar promocin por
Institucin o Seleccionar Sede, seg0n lo desee.

2.-+ Es posi1le ,ue el usuario ,ue intenta sal#ar ya est" creado o ,ue el login de usuario
escogido ya eGista o lo est" usando otro usuario

Si usted intenta crear un usuario, de%e tener en cuenta que ni el login ni la clave e&istan. 1e lo contrario,
aparecer' este mensaje(
KEs posi%le que el usuario que intenta salvar ya est* creado o que el login de usuario escogido ya e&ista o
lo est* usando otro usuarioL.
Sin em%argo, usted puede corregir la in$ormacin y continuar con la creacin del usuario.

2.-- Qa eGiste este grupo para el aHoD InstitucinD SedeD &ornadaD grado

Este error se presenta cuando el ingreso de un nuevo grupo se realiza utilizando un nom%re que ya se
#a%a asignado para otro grupo.
Sin em%argo en este punto es posi%le modifcar el nom%re del grupo y continuar con la gra%acin de la
in$ormacin del mismo.

2.-. Imposi1le con:gurar RRR. Se de1e de:nir en Procesos de Matrcula

Este error se presenta cuando el proceso no #a sido defnido o sus $ec#as son inv'lidas. .a $ec#a de inicio
no puede ser superior a la de fnalizacin, adem's la $ec#a de inicio de%e ser menor o igual a la actual.

En este punto usted de%e ir a la opcin !dministracin 2 Procesos matrcula y defnir la etapa. Si no cuenta
con los permisos y privilegios para realizar esta operacin, comunique el pro%lema al administrador del
sistema.
2.-0 7suario no autori)ado para reali)ar esta operacin

Este error se presenta cuando el usuario no tiene permisos para ingresar a esa opcin o para realizar la
operacin deseada.
Si no cuenta con los permisos y privilegios para realizar esta operacin, comunique el pro%lema al
administrador del sistema.

2.-2 3o es posi1le agregar el alumno para 2FF+ ya ,ue el aHo lecti#o es 2FF-

Este error se presenta cuando el usuario intenta agregar un nuevo estudiante para un a/o di$erente al a/o
lectivo confgurado en el sistema.
odifque el a/o e intente de nuevo.

2.-I Error en la insercin. Qa eGiste un con#enio en este aHoD para estas dos instituciones

Este error se presenta cuando el usuario intenta registrar un nuevo convenio entre dos instituciones para
las cuales ya #ay un convenio registrado en el a/o lectivo.
odifque la Institucin destino e intente de nuevo.

2..F Para modi:car los alumnos de un con#enioD es necesario sal#ar los cupos del con#enio
con anterioridad

Este error se presenta cuando el usuario intenta registrar los alumnos para un convenio y no #a defnido
los cupos para el mismo.
Seleccione el grado e ingrese los cupos en el mismo para el convenio.

2.. 9ransaccin no #'lida. El alumno no puede pasar al nue#o estado

Este error se presenta cuando el usuario intenta registrar una novedad para la cual no se encuentra
defnida la transicin de estados.
;evise el tipo de novedad que desea registrar para el alumno.

2..2 El menS aparece descon:gurado

6uando ocurra este error, se presentar' la siguiente pantalla.
Por el men0 del %roBser seleccione KtoolsL KOptionsL seleccione la carpeta KprivacyL, luego la opcin
K6ac#eL y oprima el %otn 6lear. 6on esto limpiar' el cac#e de su equipo, es decir ser'n %orrados los
arc#ivos que est'n en desuso pero est'n ocupando memoria.
)na vez realizada la accin anterior, oprima el %otn OU.

2..( Error en la actuali)acin. Qa se cre un ni#el para ese modelo y )ona

Este error se presenta cuando el usuario intenta registrar un nivel que ya se encuentra defnido para la
zona y modelo educativo seleccionados.
Sin em%argo en este punto es posi%le corregir la seleccin errada y continuar presionando el %otn
8uardar.

[1] 6uando realiza la seleccin de la varia%le KEn situacin de Despla)amientoL se activan los campos Dec#a
E&pulsin, 1epartamento E&pulsor, unicipio E&pulsor, 6ertifcado, de lo contrario permanecer'n %loqueados.
e?f El sistema realiza la validacin de la $uente de recursos que de%er' seleccionar con %ase en si es un
Esta%lecimiento Educativo ofcial o no ofcial y si el estudiante reci%e su%sidio o no.
[3] 6uando realiza la seleccin de la varia%le KEn situacin de Despla)amientoL se activan los campos Dec#a
E&pulsin, 1epartamento E&pulsor, unicipio E&pulsor, 6ertifcado, de lo contrario permanecer'n %loqueados.
eAf 6uando realiza la seleccin de la varia%le K9iene Su1sidioL en In$ormacin acad*mica se activa el campo Duente
de ;ecursos, de lo contrario permanecer'n %loqueados.
[a1]Aorge Jarrera' ACuste desde la ersin 208=08070 Coo nue'o re$ueriiento
[a/]Aorge Jarrera' ACuste desde la ersin 208=08070 Coo nue'o re$ueriiento
[a4]Aorge Jarrera' ACuste desde la ersin 208=08070 Coo nue'o re$ueriiento
[!S6]!sto esta mal son metodologiasK Se de$e pegar el de usuarios
[a8]Aorge Jarrera' .mplementado como nueo re"uerimiento en la ersin 9'87'8':
[a0]Bodi-icado de acuerdo con el ;e"uerimiento 4': del Contrato 1339L3: en la &ersin
[a:]Aorge Jarrera' .mplementado como nueo re"uerimiento en la ersin 9'87'8':
[a11]odifcado I 1iciem%re-@F de acuerdo con los ;equerimientos del ;elease II
[a1/]odifcado I 1iciem%re-@F de acuerdo con los ;equerimientos del ;elease II

[a14]odifcado I de 1iciem%re de acuerdo con los ;equerimientos de ;elease II
[!S16]odifcado de acuerdo con los nuevos requerimientos del ;elease II 2 ==-@?-?@=@
[!S18]Actualizado por Adriana Montaez segn Requerimientos de SIMAT III
[!S19]Actualizado por Adriana Montaez segn Requerimientos de SIMAT III Solo se cam!io el
titulo " el e#emplo prctico

Actualizado por $hristian %im&nez "a que las e'presiones (ooleanas
Se encontra!an incompletas
[!S17]Adicionado por Adriana Montaez de acuerdo con los Requerimientos de SIMAT III
[a10]odifcado por !driana onta/ez, de acuerdo con los 9uevos ;equerimientos del ;elease II,
@C-@=-?@=@
[a1:]Aorge Jarrera implementado en la ersin 9'87'7'1'
[a/3]Aorge Jarrera' Correcion de -uncionalidad menu
[a/1]Bodi-icado de acuerdo con ;e" 6'1 del Contrato 1339L/33:
[a//]Aorge Jarrera' Se corrige in-ormacin de -uncionalidad de men
[a/4]Bodi-icado de acuerdo con el ;e" 6'1 del Contrato 1339L/33:
[a/6]Aorge Jarrera' ACuste ersin 9'87'8':
[a/8]Bodi-icado de acuerdo con el ;e" 6'1 del Contrato 1339L/33:
[a/9]odifcado I de 1iciem%re de acuerdo con los requerimientos del ;elease II
[!S/7]6reado por !driana onta/ez el ? de 1iciem%re de ?@@F seg0n requerimientos de ;elease =
[a/0]Aorge Jarrera' .ncluido desde la ersin 9'87'9'4
[!S/:]6reado por !driana onta/ez @?-=?-?@@F requerimientos ;elease ?
[a43]6reado por !driana onta/ez de acuerdo con los requerimientos de ;elease =
[a41]Bodi-icado 3/L1/L/33:

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