ORGANIZACIN DE

EVENTOS DEPORTIVOS
Y RECREATIVOS
lvaro Merino Jimnez
Director Acadmico Escuela de Estudios
Universitarios Real Madrid
ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS Y RECREATIVOS
Podemos hablar de EVENTO como
aquella actividad que se desarrolla en un
momento puntual en el tiempo, con un
principio y un final previamente
conocido, independientemente de que conocido, independientemente de que
pueda poseer
una periodicidad establecida.
ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS Y RECREATIVOS
Decidir: Atender una secuencia lgica:
recogida de informacin, procesado y
anlisis, seleccin de respuestas
posibles y eleccin de la que creemos
mas conveniente. (Martn, 2002)
Organizar: Coordinar de forma
planificada las actividades de un grupo
de personas, para procurar el logro de
un propsito comn, a travs de la
divisin de trabajo y funciones, y a
travs de una jerarqua de autoridades y
responsabilidades. (Martn, 2002)
ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS Y RECREATIVOS
Los equipos son la mejor opcin
cuando:
Ningn individuo posee la
combinacin adecuada de
CONOCIMIENTO EXPERIENCIA CONOCIMIENTO EXPERIENCIA
PERSPECTIVA para hacer el trabajo.
Los individuos tienen que trabajar en
grupo con un alto nivel de
INTERDEPENDENCIA.
El objetivo se presenta como un
DESAFO NICO.
ETAPAS EN LA PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN DE UN EVENTO
ANTES: Etapa Previa
Tenemos una buena idea?
Por qu y para qu se propone?
Quin la propone?
Contamos con cierto apoyo en el desarrollo de
la idea? la idea?
Como se piensa llevar a cabo?
Dnde y cundo se desarrollar el evento?
Quin ser el responsable?
Quines sern los colaboradores?
Cuntos recursos y de que tipo se necesitan?
DURANTE: Etapa de ejecucin
DESPUS: Etapa posterior
ETAPAS EN LA PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN DE UN EVENTO
ANTES: Etapa Previa
1. Recogida y anlisis de la informacin.
2. Determinacin de la principales variables
3. Estudio econmico.
4. Plan de viabilidad.
ETAPAS EN LA PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN DE UN EVENTO
DURANTE: Etapa de ejecucin
1. Preparacin
Organigrama
Comunicacin interna
Plan de accin: Cronogramas - responsabilidades
2. Desarrollo 2. Desarrollo
3. Seguimiento y control
Observacin directa: topo Mistery shopping
Valoracin de los participantes
Adaptaciones a las desviaciones.
ETAPAS EN LA PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN DE UN EVENTO
DESPUS: Etapa posterior
1. Evaluacin en relacin a:
Datos objetivos de lo acontecido.
Memoria econmica.
Anlisis, valoracin y conclusiones.
Comparacin con ediciones anteriores, si procede
2. Elaboracin de la memoria final. 2. Elaboracin de la memoria final.
3. Finalizar los tramites iniciados.
4. Concluir operaciones abiertas con
empresas colaboradoras.
5. Recogida y almacenamiento del material.
6. Transmitir conclusiones y datos a las
personas y entidades implicadas
7. Cartas de agradecimiento y entrega de
memorias.
8. Dossier de prensa.
EJEMPLO DE PLAN DE ACCIN
TRABAJO PREVIO
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Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Tarea 4
Tarea 5
Tarea 6
Tarea 7
Tarea 8
Tarea 9
Tarea 10
DESARROLLO
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Tarea 4
Tarea 5
TRABAJO POSTERIOR
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Tarea 4
Tarea 5
REAS QUE INTERVIENEN EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO
REA DE COMUNICACIN Y MARKETING
Responsable de cuidar la imagen que se da desde el
evento. Imagen corporativa, protocolo del evento y
atencin a las personalidades.
REA ECONOMICA
Encargada de la previsin de los costes necesarios para
poder ejecutar el evento.
REA JURDICA
Tramitan todos los aspectos relacionados con los
requisitos legales imprescindibles para la organizacin
del evento (permisos y licencias), as como de la
documentacin necesaria, el rgimen de contratos de
los trabajadores y los seguros de Responsabilidad Civil.
REA LOGISTICA
Responsable de la organizacin interna
complementaria relacionada con los aspectos de viajes,
estancias y movilidad.
REAS QUE INTERVIENEN EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO
REA DE INFRAESTRUCTURAS
Responsable del acondicionamiento y preparacin de
las infraestructuras necesarias para la celebracin del
evento. Responsable del rea de seguridad.
REA TCNICA
rea especializadas en el desarrollo de las actividades rea especializadas en el desarrollo de las actividades
del evento. Responsable de la planificacin, desarrollo y
control de la actividad.
REA MEDICO SANITARIA
Responsable del control de los protocolos de atencin
en incidencias medicas, implicada en el protocolo de
evacuacin.
EL PLANO DEL EVENTO
La creatividad
EL PLANO DEL EVENTO
La creatividad
EL PLANO DEL EVENTO
La creatividad
EL PLANO DEL EVENTO
Mapas de circulaciones Ubicacin del personal
EL PLANO DEL EVENTO
El diseo del plano de un evento de
ocio es fundamental para:
Ofrece una visin global.
Facilita el trabajo de los diferentes
departamentos implicados en la
planificacin y ejecucin del proyecto. planificacin y ejecucin del proyecto.
(Seguridad, montaje, equipos, proveedores,
manutencin, patrocinadores, animadores,...)
Facilita la delegacin de tareas.
Herramienta eficaz para el control.
Facilita las modificaciones y/o
adaptaciones.
Es una herramienta de marketing.
Define espacios y evita conflictos.
EL PLANO DEL EVENTO
QU DEBE APARECER?
Mapa de circulaciones.
Actividades y organizacin de filas de
espera.
Zonas de acceso.
Salidas de emergencia Salidas de emergencia
Plano de evacuacin.
Servicios sanitarios.
rea de desarrollo del evento. (actividades,
rea VIP, etc.)
Zonas de alimentacin.