Manual Usuario Avanzado myCRMweb V 5.2.1

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myCRMweb - Manual Avanzado

2011. SAI, S.L. www.mycrmweb.com

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n nd di ic ce e
1. CAMPAAS ____________________________________________________________ 5
2. ENLACE CON OFFICE __________________________________________________ 7
2.1 PROCEDIMIENTO DE INSTALACIN _______________________________________ 7
Requisitos del Sistema _______________________________________________________________ 7
Prerrequisitos de Instalacin _________________________________________________________ 7
Instalar el Enlace ____________________________________________________________________ 7
Desinstalar el Enlace _________________________________________________________________ 8
2.2 TRABAJAR CON EL ENLACE DE OFFICE ____________________________________ 8
Configurar el Servidor MyCRMweb ____________________________________________________ 8
Identificacin ________________________________________________________________________ 9
Insertar Datos de Campos en el Documento _________________________________________ 10
2.3. MANEJAR LAS PLANTILLAS_______________________________________________ 11
uardar las Plantillas de correo _____________________________________________________ 11
Crear Documentos de Mailing _______________________________________________________ 12
Crear documentos de mail merge ___________________________________________________ 12
ERR!RES ___________________________________________________________________________ 12
PR!"#EM$S C!%!CID!S ___________________________________________________________ 13
3 Plantillas de Comunicacin __________________________________________ 15
3.1 Plantillas de Email _________________________________________________________ 15
&'('( Cmo crear una plantilla ______________________________________________________ 15
3.2 Plantillas de Mailin _______________________________________________________ 17
&')'( Cmo crear una plantilla de Mailing ___________________________________________ 17
4. PO!"C#OS __________________________________________________________ 19
3.1 Int!"d#$$i%n al Cat&l"" de P!"d#$t"s __________________________________ 19
3.2 N#e'"s P!"d#$t"s _________________________________________________________ 20
$. #AIFAS ______________________________________________________________ 21
(.1 Int!"d#$$i%n _______________________________________________________________ 21
(.2 N#e'a Ta!i)a _______________________________________________________________ 22
%. PO&EE!OES _______________________________________________________ 24
*.1 Int!"d#$$i%n _______________________________________________________________ 24
*.2 N#e'" P!"'eed"! __________________________________________________________ 25
'. PE!I!OS _____________________________________________________________ 27
+.1 Int!"d#$$i%n _______________________________________________________________ 27
(. O!ENES !E COMPA _______________________________________________ 29
,.1 Int!"d#$$i%n _______________________________________________________________ 29
,.2 N#e'a C"m-!a _____________________________________________________________ 30
). FAC#"AS ____________________________________________________________ 33
..1 Int!"d#$$i%n _______________________________________________________________ 33
..2 N#e'a Fa$t#!a _____________________________________________________________ 35


4
1*. +ASE !E CONOCIMIEN#O __________________________________________ 37
1/.1 Int!"d#$$i%n ______________________________________________________________ 37
1/.2 N#e'a ent!ada de C"n"$imient" ________________________________________ 38
11. MA,"ESINA !E AN"NCIOS ______________________________________ 39
11.1 Int!"d#$$i%n ______________________________________________________________ 39
Programador de %otificaciones ______________________________________________________ 39
11.2 N"ti)i$a$i"nes de In'enta!i" ____________________________________________ 40
12. IN!ICA!OES ______________________________________________________ 41
12.1 Int!"d#$$i%n ______________________________________________________________ 41
13. INFOMES __________________________________________________________ 43
13.1 Int!"d#$$i%n ______________________________________________________________ 43
13.2 0ene!a! N#e'"s In)"!mes _______________________________________________ 44
12. 2 Edita! #n In)"!me _______________________________________________________ 49
13. 3 C!ea$i%n de n#e'as $a!-etas de In)"!mes _____________________________ 51
14. SS __________________________________________________________________ 53
1$. MIS -E+S ___________________________________________________________ 55



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1. CAMPAAS
En este mdulo se almacena toda la informacin relacionada con las campaas que lleva a cabo
su empresa. Inicialmente se mostrar un listado tal y como se visualiza en la siguiente imagen:

Al igual que ocurre en el resto de los mdulos, si quiere ver informacin ms detallada de una
determinada campaa, tan slo ha hacer clic sobre el nombre de la misma. Se abre entonces una
pantalla como la que se muestra a continuacin:



6

Otra informacin relacionada con las Campaas, es la siguiente:

Este botn permite aadir de una sola vez todos los contactos o referencias de una vista que se haya
generado previamente y seleccionada desde el desplegable o incluso aadir todos los que haya en el sistema
(dependiendo de la opcin elegida)


7
2. ENLACE CON OFFICE

2.1 PROCEDIMIENTO DE INSTALACIN

Requisitos del Sistema
Hardware: x486 con 256 MB RAM o superior con un mnimo de 100 MB espacio en
disco.
Sistema Operativo: Windows 2000/XP/2003/Vista/ Windows 7..
Software: Microsoft Word 2000/2003 (Ingles o Alemn) e Internet Explorer 5.5.

Prerrequisitos de Instalacin
Debe ser usuario Administrador y tener privilegios en el sistema.
Ha de tener un login vlido para conectar el MyCRMweb con Microsoft Word
Antes de instalar el enlace, ha de tener instalado en su ordenador el Microsoft Word.

Instalar el Enlace

1. Descargar el Plug-in desde:
http://www.sai.es/index.php/ver-detalles/b.-mi-crm-web/176-enlace-ms-office-
5.0.4.html
2. Hacer un doble clic en vitger_Office_Plugin_5.0.4.exe en el directorio donde se ha
descargado el archivo.
3. En la opcin de vtiger CRM Office Plug-in Setup, haga clic en el botn Next button
para empezar el proceso de instalacin.
4. En la opcin de License Agreement, leer el acuerdo de la licencia y hacer clic en el
botn de I Agree si acepta las condiciones de la licencia
5. En la opcin de Language Selection, seleccione el lenguaje y haga clic en el botn
Next.
6. En la opcin Choose Destination Location, busque el directorio en el cual desea
instalar el Plug-in y haga clic en el botn Next.
7. En la opcin Start Copying Files, haga un clic en el botn Next para empezar la
instalacin. Esta instalacin puede durar varios segundos.
8. Hacer clic en el botn de Finish para completar la instalacin.


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Desinstalar el Enlace
1. Detener la ejecucin de Microsoft Word si se est ejecutando.
2. Ir al Panel de Control, y hacer un clic en el icono de Aadir o Borrar Programas.
3. Seleccionar vtiger Office Plug-in y hacer clic en Quitar. Este proceso puede durar
varios minutos

2.2 TRABAJAR CON EL ENLACE DE OFFICE
Usted puede usar este enlace para crear plantillas de correo, catlogos, etiquetas para mandar por
correo, y todo ello utilizando las cuentas y los campos de la base de datos de los contactos del
MyCRMweb.
Puede realizar las siguientes operaciones en Microsoft Word usando el enlace para Office:
- Configurar el Servidor de CRM
- Salir fuera del CRM
- Insertar un campo especfico de la base de datos de CRM en un documento

Configurar el Servidor MyCRMweb
Primero tiene que establecer una conexin entre Microsoft Word y MyCRMweb para desplegar
los campos del banco de datos relacionado a los referencias, contactos y cuentas en Microsoft
Word.

Pa!a $"n)i#!a! el se!'id"! de M1CRM2e34

1. Iniciar Microsoft Word.
2. En Microsoft Word, pulse el botn de Configuracin del men de MyCRMweb.
En la opcin de Configuracin bajo la seccin, introduzca los siguientes detalles en el
servidor MyCRMweb:
Nombre de usuario: Introduzca el mismo nombre de usuario que al
acceder al MyCRMweb
Password: Introduzca la contrasea para ese usuario.
Host Name: Introduzca el nombre del servidor donde se est ejecutando.



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3. En la opcin de Configuracin de vtiger CRM bajo la seccin de vtiger Configure
Proxy to access vtiger via Internet introduzca los siguientes detalles:
Seleccione la opcin de conexin directa a Internet si est conectado
directamente al MyCRMweb
Seleccione la configuracin manual del Proxy si est conecta al a travs de
Proxy. Introduzca los siguientes detalles:
- Direccin IP: Escriba el nombre o nmero de direccin IP del servidor
Proxy.
- Puerto: Escriba el nmero de puerto.
- Proxy User Name: Escriba el nombre de usuario para acceder a
Internet.
- Password: Escriba el password para ese usuario.
Identificacin
Deben autentificarse los detalles de su login para usar en enlace con Microsoft Word.

Pa!a ent!a! 1 sali! de CRM
Clic en Sign In para entrar en MyCRMweb.
Clic en Sign Out para salir de MyCRMweb.


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Insertar Datos de Campos en el Documento
Usted puede crear una plantillas de correo que usen los campos de la base de datos de para
referencias, contactos, Cuentas, para que pueda crear rpidamente documentos de
MyCRMweb. Una vez se creen los documentos, pueden ser guardados localmente o
remotamente. Usted puede crear documentos imprimibles mediante el MyCRMweb en lnea.

Inse!ta! $am-"s de la 3ase de dat"s en d"$#ment"s

1. Iniciar Microsoft Word en Inicio >Todos los programas >Microsoft Word.
2. En la ventana de Microsoft Word, crear un Nuevo documento desde el men Archivo >
Nuevo.
3. En la nueva caja de dilogo, seleccione un Documento en Blanco o una de las plantillas
de otras etiquetas.
4. En la nueva caja de dilogo, seleccione el Documento y haga clic en OK.
5. En la misma ventana, haga clic en el men de vtiger CRM > Insertar Campo.

6. En la opcin de vtiger CRM - Insert Merge Fields, siga el siguiente procedimiento:
I. Ponga el cursor en el lugar deseado del documento.
II. En la seccin Choose Field Type section, seleccione uno de los tipos de
campos (Contactos, Cuentas,).
III. Escoja el campo a ser insertado en la seccin Select merge field to insert.
Puede seleccionar mltiples campos pulsando el botn de los campos a ser
insertados.
IV. Una vez seleccionados los campos, clicar en el botn de Insert. Puede
seleccionar campos y ser insertados en el lugar donde tenga el cursor. Siga el
mismo procedimiento hasta que haya completado la plantilla de correo
7. Una vez completado el documento, salvarlo con la extensin *.dot (plantilla de
documento).



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2.3. MANEJAR LAS PLANTILLAS
Despus de crear las plantillas de correo creadas en Microsoft Word insertando los campos
especficos de la base de datos del MyCRMweb, guarde la plantilla de correo en el servidor de
MyCRMweb. Despus, los usuarios podrn empezar a usar estas plantillas y pueden crear
documentos fusionando los datos relacionados con clientes como cuentas, contactos
Una vez creados los documentos, stos pueden ser guardados en su propia mquina o pueden
estar disponibles en el servidor, para darles un uso pblico. Tambin podr enviar estos
documentos a sus clientes.

Guardar las Plantillas de correo
Despus de crear la plantilla de correo en Microsoft Word, gurdelo en MyCRMweb para
que los usuarios puedan aadir sus datos de los cliente en dicha plantilla y crear los documentos.
Alma$ena! las -lantillas de $"!!e"
1. Acceda al MyCRMweb con un login de administrador vlido. Por favor, salte esta
seccin si usted no es Administrador del Sistema.
2. Seleccione la opcin de Configuracin
3. En la pgina de Inicio, bajo la seccin Plantillas de comunicacin, hacer clic en
Plantillas de Mail Merge
4. En la pgina de Plantillas de Mail Merge, clickar en el botn de Nueva Plantilla.
5. Rellenar los campos que se indican a continuacin:


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Module: Seleccione Referencias, Cuentas, Incidencias o Contactos.
File Name: Busque el nombre de la plantilla de mail merge creada

Description: Especificar comentarios adicionales.
6. Clic en el botn de Procesar Archivo.

Crear Documentos de Mailing
Usted puede crear documentos de Word con datos de MyCRMweb tales como cuentas,
contactos,.
Ha de tener Microsoft Internet Explorer versin 5.5 o superior y Microsoft Word 2000/2003
en su mquina para poder visualizar los documentos de mail merge.
Mientras crea la plantilla de Mailing, le aparecer un mensaje de seguridad desplegado en su
Internet Explorer, debido a que el archivo vtigerCRM.cab puede ser descargado en su servidor
de MyCRMweb.
Pulsar el botn Yes para descargar el archivo vtigerCRM.cab. Mientras no podr crear otras
plantillas de Mail Merge

Crear documentos de mail merge
1. Logarse en MyCRMweb con un login vlido.
2. Seleccione un contacto, cuenta o referencia que necesite dentro de su modulo
correspondiente.
3. En la pgina de la cuenta, contacto o referencia, seleccione la plantilla que desee dentro
de la lista que se desplegar.
4. Hacer clic en el botn Fusin.
5. Ahora ya puede salvar localmente o imprimir el documento.

ERRORES
Mensajes de error mientras crea la plantilla de Mail Merge: Esta caracterstica necesita IE 5.5 o
superior parar Windows en Microsoft Windows 2000, Windows NT4 SP6, Windows XP.
El mensaje de error anterior se desplegar si usted est usando el MyCRMweben un navegador
que no sea Microsoft IE 5.5 o anterior.



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PROBLEMAS CONOCIDOS
Un usuario con privilegios puede acceder al enlace de Microsoft Word a MyCRMweb.
Las caractersticas de autentificacin no estn implementadas en vtiger Office Plug-in
4.2. se aconseja a los usuarios de MyCRMweb que no expongan su CRM a Internet.
Mensaje de error durante la instalacin: Primero llame a regDBCreateKeyEX.
Amablemente este mensaje de error se ignorar.
No puede usar el Enlace a Office con otros buscadores web que no sea Microsoft
Internet Explorer.
Mensaje de error mientras crea el documento mail merge: vtiger CRM no puede
descargar la plantilla. El mensaje del error anterior se desplegar, si el valor para "
$site_URL " en el archive config.php presente en <vtiger CRM Home> no estn
configurados correctamente. Indique el nmero exacto del Puerto al servidor donde
MyCRMweb se est ejecutando



14


15
3 Plan!lla" #e Com$n!cac!%n

En este mdulo de la Configuracin del sistema, se podrn crear tanto plantillas de Emails, como
de Mail Merge, crear notificaciones.

3.1 Plantillas de Email

Permite la creacin de plantillas que posteriormente podrn ser utilizadas tanto en el envo de un
correo electrnico ordinario como en el envo de Emails masivos.

3.1.1 Cmo crear una plantilla

Despus de hacer un clic en el botn [Nueva Plantilla] (ver imagen anterior), se abre una nueva
pantalla como la que se muestra a continuacin:

Inicialmente se mostrar un
listado con las plantillas
creadas con anterioridad,
dando la opcin de aadir
una nueva


16

En la seccin de Mensaje es donde se escribir el texto de la plantilla que se desea crear, de
manera que se pueden aadir campos de la base de datos para que cuando se enve un email con
esta plantilla, sta se personalice con los datos correspondientes del destinatario.

Ejemplo:

Apreciado $contacts-salutationtype$,

A partir del 1 de Enero del 2007, nuestra nueva direccin ser:
SAI
C/Rossell, 13
08190 Sant Cugat del Valls
(Barcelona)

El nuevo telfono ser 902 14 13 12, un nmero fcil y sencillo para recordar de forma rpida
cada vez que tenga que ponerse en contacto con nosotros.
Estaremos encantados de poder seguir sirvindole desde la nueva direccin con la misma
atencin que le hemos dispensado hasta el momento.

Atentamente

(nombre)
(cargo)

Cuando se enve esta plantilla, el campo sealado en negrita ser sustituido por el valor
correspondiente del contacto al que va dirigido dicho e-mail.

Pblico: la plantilla ser visible para
cualquier usuario
Personal: slo podr ver la plantilla
el propietario de la misma


17
3.2 Plantillas de Mailing

Permite la creacin de plantillas de Mailing creadas mediante el enlace de Office con
MyCRMweb.

3.2.1 Cmo crear una plantilla de Mailing

Para poder realizar esta accin, es necesario tener instalado el enlace con MS Office.
Una vez se ha hecho clic sobre el botn de [Aadir Plantilla] se abre una nueva ventana como la
que sigue:

Inicialmente se mostrar
un listado con las plantillas
de Mailing creadas con
anterioridad, dando la
opcin de aadir una
nueva
Mdulo al que est
asociada la plantilla
Hay que localizar la
direccin donde est
ubicado el archivo de
plantilla


18


19
&. P'O()C*OS

3.1 Introduccin al Catlogo de Productos
MyCRMweb utiliza el trmino Producto para referirse a cualquier tipo de mercanca,
producto, servicio u operacin que puede ofrecer y vender su compaa.

Si hacemos doble clic sobre el nombre del Producto, veremos toda su informacin de forma ms
detallada:

Estando en un determinado
producto, se puede crear un
nuevo presupuesto, factura,
pedido o compra, de
manera que toda la
informacin del producto
actual, se transfiere de
manera automtica al
mdulo de la operacin
seleccionada.


20
Si hace un clic sobre la pestaa de Ms Informacin, puede ver toda la informacin asociada a
un determinado producto:

3.2 Nuevos Productos

Para crear un nuevo producto, pulse el botn de aadir ( ) y le aparecer entonces una
pantalla como la mostrada en la siguiente figura:



21
+. *A'IFAS

5.1 Introduccin
MyCRMweb ofrece la posibilidad de trabajar con un nmero ilimitado de diversas listas de
precios, tambin llamadas TARIFAS. Esto es muy provechoso, por ejemplo, si su empresa tiene
diversos tipos de clientes que requieran una tarificacin diferente.

Para ver informacin con ms detalle de una tarifa, al igual que en el resto de los mdulos, basta
con hacer doble clic sobre el nombre de la tarifa deseada. Se visualiza entonces la informacin
siguiente:

La informacin que encontraremos en la pestaa de Ms informacin ser la relativa a los
productos que formen parte de dicha tarifa, pudiendo en todo momento aadir ms productos o
servicios mediante los botones de [Seleccionar Producto] o [Seleccionar Servicio], editar los
que ya pertenecen a la tarifa o incluso eliminar aquel que ya no interese que pertenezca a la
tarifa.



22

5.2 Nueva Tarifa

Para crear una nueva tarifa, pulse el botn de aadir ( ) y le aparecer entonces una pantalla
como la mostrada en la siguiente figura:

Una vez rellenados estos campos y tras pulsar el botn de [Guardar], aparecer una nueva
pestaa de Ms Informacin en donde puede ir aadiendo los productos y/o servicios que
formarn parte de la tarifa creada:

El precio que figura en el campo
Lista de Precios es solamente
vlido para esta tarifa de precios.
El precio unitario que aparece en esta
lista, es que tiene asignado el artculo
de manera genrica.


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Importante: Solamente los productos activados estn disponibles para la seleccin. Si no ve un
producto en la lista de la seleccin, debe comprobar el estado de dicho producto
abriendo los detalles de este producto.
Despus de pulsar [Seleccionar Producto] o [Selecionar Servicio]
Slo los productos marcados se
incluirn en la Tarifa
Aqu se indica el precio que tendr el producto
para esa tarifa


24
,. P'O-EE(O'ES

6.1 Introduccin

MyCRMweb permite incorporar un nmero ilimitado de proveedores que proporcionan
mercancas o servicios a su empresa o a sus clientes.

Para ver la informacin ms detallada del proveedor, hacer doble clic sobre el nombre del mismo
y se visualizar una pantalla como la siguiente:

Si pulsa en la pestaa de Ms informacin, se muestra toda la informacin asociada a dicho
proveedor, tal y como muestra en la siguiente imagen, de manera que puede saber en todo
momento los productos y/o servicios que dicho proveedor suministra a su empresa o clientes as
como los contactos y correos electrnicos asociados:



25

6.2 Nuevo Proveedor
Para crear un nuevo proveedor, pulse el botn de aadir ( ) y le aparecer entonces una
pantalla como la mostrada en la siguiente figura:

Una vez rellenada la informacin bsica, debe ir a la pestaa de Ms informacin para
terminar de cumplimentar todos los datos. Pulse el botn [Guardar] para
almacenar los datos del nuevo proveedor en su sistema.


26


27
.. PE(I(OS

7.1 Introduccin

Los Pedidos son rdenes que recibe de sus clientes. Tales pedidos de productos o de servicios se
presentan generalmente como una copia de papel recibida por fax o correo.

Nota: Para incorporar Pedidos en su sistema de CRM ha de tener almacenados previamente los
servicios y/o productos asociados a dichos pedidos en su catlogo de productos.

Para ver la informacin detallada de un determinado Pedido, tan slo hay que hacer un doble clic
sobre l. Se muestra entonces una pantalla como la siguiente:



28

Para ver toda la informacin asociada que tiene un pedido, deberemos hacer un clic sobre la
pestaa de Ms Informacin:



29

/. O'(ENES (E COMP'A
8.1 Introduccin

MyCRMweb le apoyar en la compra de productos o servicios. Esto puede ser til si tiene que
pedir algo para satisfacer una orden de compra. Antes de incorporar cualquier rden de compra
ha de tener toda la informacin referente al proveedor almacenada en el sistema. Tambin ha de
tener los productos y/o servicios que se comprarn en tu catlogo de productos.

Para ver en detalle toda la informacin relativa a una determinada compra, bastar con hacer
doble clic sobre la misma:



30

Para ver ms informacin detallada referente a la compra, hacer un clic sobre la pestaa de Ms
Informacin:

8.2 Nueva Compra

Para incorporar una nueva orden de compra, pulse el botn de aadir ( ) del propio men
rpido.


31
Otra opcin es la de hacer un clic sobre el botn de [Aadir Compras] en la opinin del detalle
de un Proveedor (Inventario > Proveedores). Usando esta opcin el CRM transferir la
informacin del proveedor a la nueva compra automticamente.

En ambos casos, la nueva pantalla que aparecer para introducir la informacin de la nueva
Compra ser la siguiente:



32



33

0. FAC*)'AS
9.1 Introduccin

Puede utilizar el sistema MyCRMweb para crear facturas de clientes. Para ello, deber ir al men
de Ventas > Facturas. Desde all podr ver todas las facturas que se hay almacenadas en el
sistema:

Si quiere ver informacin detallada de la factura, tan slo hace falta hacer doble clic sobre la
misma:



34

Para ver toda la informacin asociada a una determinada factura, debe hacer un clic sobre la
pestaa de Ms Informacin:



35
9.2 Nueva Factura

Para incorporar una nueva Factura, pulse el botn de aadir ( ) del men rpido.

Aparece entonces una nueva pantalla como la mostrada en la siguiente figura, en la que deber
cumplimentar toda la informacin relativa a la nueva factura que desea emitir:



36


37
10. 1ASE (E CONOCIMIEN*O
10.1 Introduccin
El sistema de MyCRMweb le ofrece la posibilidad de tener una base de conocimiento (con todas
aquellas preguntas frecuentes). Este mdulo est directamente relacionado con los tickets de
incidencias que abren sus clientes a travs del portal. La Base de Conocimiento guarda la
informacin relacionada con todas aquellas preguntas que se realizan con ms frecuencia junto
con sus respuestas. Puede utilizarla, por ejemplo, para lo siguiente:
como base de conocimiento para informar a su cliente sobre su producto, servicios o
procedimientos
para sus empleados, para tenerles informados sobre ciertos procedimientos internos de su
negocio
para su personal de servicio, para poder valorar los mejores procedimientos de ayuda a
los clientes

El listado principal que se ver en este mdulo es como el siguiente:

Para ver la informacin de una determinada entrada, hacer un doble clic sobre ella. Se abre una
nueva pantalla como la que se muestra a continuacin:

Producto sobre el cual
se hace la pregunta
frecuente.


38
10.2 Nueva entrada de Conocimiento
Para incorporar una nueva entrada de conocimiento, pulse el botn de aadir ( ) del propio
men rpido. Visualizar entonces una pantalla como la mostrada en la siguiente figura:

Nota: Las entradas de la Base de conocimiento tambin se pueden ver en la pestaa de Ms
Informacin del cliente al que est asociada. Solamente las entradas con el estado
publicado sern visibles.
En esta lista desplegable se seleccionar la
categora a la que pertenece dicha entrada.
Esta lista es configurable por el administrador
del sistema.
Estado en el que se encuentra la
pregunta. Se recomienda que se
vaya actualizando segn vaya
variando su estado.


39
11. MA'2)ESINA (E AN)NCIOS
11.1 Introduccin

Dentro del men Configuracin encontramos el mdulo de edicin del anuncio de la
marquesina representado por este smbolo

Si entramos en el mdulo aparecer la pantalla en la que podremos insertar el anuncio

Programador de Notificaciones

Muestra una lista de todas las notificaciones que se activaran automticamente cuando ocurra el
correspondiente evento. Su funcin es avisarnos de la ocurrencia de un determinado suceso.

Estas notificaciones son estndar, pero permiten la opcin de modificar el contenido del mensaje
que envan y cambiar su estado (Activa / Inactiva).



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11.2 Notificaciones de Inventario

Muestra una lista de las notificaciones que se envan al proveedor del producto con respecto a la
demanda y a la cantidad actual disponible durante la creacin de un presupuesto, de una Orden
de Venta o de una Factura

Si hace un clic sobre cualquiera de las notificaciones existentes, puede modificar el asunto y
contenido de la misma:



41

12. IN(ICA(O'ES

12.1 Introduccin
Los Indicadores son una herramienta en la cual se incluye una representacin grfica de las
ventas y mantienen datos relacionados segn lo almacenado en el sistema de CRM.

Puede cambiar entre diversos tipos de informes y visiones de los mismos. Algunos informes
permiten modificar el perodo as como el tipo de datos incluidos. Para ello, pulsar el botn de
[Editar] que se encuentra en la parte inferior derecha de la grfica para modificar los ajustes.

Listado de los diferentes
tipos de indicadores que
podemos visualizar
Indica la grfica que se muestra dentro
del tipo de Indicador seleccionado
Los grficos se pueden
ver en forma de lista o
bien visualizar varias
grficas a la vez


42

Un ejemplo de los indicadores que puede encontrar es el mostrado en la figura siguiente:



43

13. INFO'MES

13.1 Introduccin
Puede conseguir un informe de casi cualquier dato almacenado en su sistema de CRM desde el
men Anlisis > Informes:

Crear Informe
Crear Nueva Carpeta
Mover Informe
Eliminar Informe


44

El CRM te ofrece un generador de informes, as como un diseador de los mismos.
Generador de informes: El generador de informes le provee de los informes que puede
ver en la pantalla y le permite la opcin de poder importarlos como archivos pdf o Excel.

Diseador de informes: El diseador de informes permite que seleccione los datos que
quisiere ver en un determinado informe. El CRM viene con una amplia seleccin de
informes estndares segn lo ilustrado en la figura anterior. Cada uno de estos informes
pueden ser generados de dos formas distintas:
Informe tabular: Los informes tabulares son la manera ms simple y ms rpida
de conseguir un listado de sus datos.
Informe sumario: Los informes sumarios permiten que vea sus datos junto con los
subtotales y otra informacin sumaria.
13.2 Generar Nuevos Informes
Para generar un nuevo informe, se han de seguir los siguientes pasos:
1. Ir al men de Anlisis > Informes:

2. Debe indicar el mdulo al que pertenecer el nuevo informe haciendo un clic sobre el nombre
de dicho mdulo:

Para crear un nuevo informe, puede hacer clic en
cualquiera de estas dos opciones


45
2. Se abre una nueva ventana como la siguiente:

Una vez rellenados todos los campos, pulsar el botn de [Siguiente]
3. En la siguiente ventana, debe indicar con qu mdulo desea relacionar el nuevo informe:

Damos un nombre al nuevo
informe que se va a crear
Seleccionamos una carpeta de
entre todas las de la lista en
donde queremos que se ubique el
nuevo informe
Si lo desea, puede aadir una
breve descripcin para indicar el
contenido del informe
Diferentes mdulos con los que
puede relacionar un informe


46
Una vez hecho esto, pulsar el botn de [Siguiente].

4. En este punto debe indicar cmo desea que se muestre la informacin.

a) Formato Tabulado: le permite poder realizar agrupaciones de los datos
b) Resumen del informe: le permite aadir ciertas operaciones con los campos numricos
que existan en los mdulos que haya seleccionado.

a) Formato tabulado:

a1. Si ha elegido esta opcin, al pulsar en el botn de [Siguiente] le ventana mostrada a
continuacin, en la cual deber ir aadiendo aquellos campos que desee visualizar en el
informe. Para ellos deber seleccionar el campo deseado de la lista Campos Disponibles,
pulsar el botn de [Aadir] e inmediatamente dicho campo aparece en la lista de la
derecha llamada Campos Seleccionados.

Con estos dos botones
puede modificar el orden en
el que desea aparezcan los
campos en el informe.
Elimina un campo de los
seleccionados con anterioridad
En este tipo de
informes, el punto 5 de
la Creacin no se
realiza, por lo que se
pasa directamente al
punto 6: Clculos.


47

a2. Debe elegir de entre todos los campos numricos que existan en los mdulos
seleccionados con anterioridad, qu operaciones desea que se realicen con ellos para
que tambin sean mostradas en el informe:

a3. Por ltimo, tan slo debe indicar si desea aplicar algn filtro al informe diseado para
mostrar slo la informacin que ms le interese:

Basta con marcar las operaciones
que desea realizar con los campos
mostrados
En esta parte se mostrarn todos los
campos numricos existentes en los
mdulos seleccionados del informe
Puede utilizar unos los filtros
ya existentes en el CRM o
bien puede personalizar uno
segn sus necesidades.


48

a4. Cuando haya realizado este paso, tan slo deber hacer un clic sobre el botn
[Terminado] para que su informe se visualice en pantalla (tal como se muestra en el
ejemplo de la siguiente imagen):

b) Resumen del Informe:

Lo que diferencia esta opcin de la explicada en el apartado a), es que si marca este
modelo de Informe se podr realizar, no slo operaciones con los campos numricos que
existan en los mdulos relacionados, sino que tambin se podr agrupar la informacin
segn los campos que desee (en un mximo de tres niveles).
Por lo tanto los pasos 1, 2, 3 ,4 y 6 de la Creacin seran idnticos en los explicados en el
apartado a).
Estos son todos los campos numricos que existen en el
informe del ejemplo. Como se puede apreciar, se
muestra una tabla con el resultado de las operaciones
realizadas con dichos datos: suma, promedio, valor ms
bajo y valor ms alto
El informe puede ser exportado
bien a PDF, bien a EXCEL o bien
puede ser impreso.


49
En el paso 5, es donde se debe indicar por qu campo desea agrupar la informacin y si desea un
orden ascendente o descendente de los mismos:

Un ejemplo del resultado de un informe creado en modo Resumen, es el mostrado en la figura
siguiente:

12. 2 Editar un Informe
Para modificar un informe se debern seguir los siguientes pasos:
1. Se hace un clic sobre el nombre del informe que se desea modificar:
En el informe se nos indica si hay o
no algn filtro seleccionado
Total de registros encontrados que
cumplan las condiciones especificadas


50

2. Aparece una nueva ventana como la que sigue:

3. Al hacer clic sobre el botn de [Personalizar Informes], la nueva ventana que se abre es la
misma que la visualizada cuando se genera un nuevo informe (Ver la seccin
correspondiente a Generar Nuevos Informes)
Precaucin: El sistema MyCRMweb no controla si hay o no espacio disponible para poder realizar
un pdf apropiado. Si selecciona demasiadas columnas puede ser que no consiga una
exportacin til del pdf.
Nota: Disear un informe puede ser una tarea muy compleja. Debes comenzar con un informe muy
simple y controlar sus resultados con frecuencia antes de que comiences a utilizar funciones
del filtro.
Hacemos un clic en este botn para poder
modificar el informe.
En esta parte se muestran los resultados
del informe tal y como est diseado
originalmente.


51
13. 3 Creacin de nuevas carpetas de Informes
Para crear su propia carpeta de informes debe hacer un clic en el icono de [Crear nueva carpeta]
( ). Aparece una nueva ventana (ver figura) en la que puede indicar tanto el nombre que
desea darle a la nueva carpeta como una breve descripcin de lo que en ella se almacenar.

Podr utilizar esta carpeta creada para almacenar y modificar sus propios informes. La nueva
carpeta ser mostrada junto con el resto de carpetas en el men de Anlisis > Informes.
Si lo desea, tambin puede mover un informe de una carpeta a otra usando el siguiente icono del
men rpido ; o bien eliminarlos definitivamente mediante el icono .



52


53
1&. 'SS

Las RSS se utilizan para muchos propsitos, incluyendo la comercializacin o cualquier otra
actividad que implique actualizaciones o publicaciones peridicas. Muchas corporaciones estn
utilizando las RSS para mostrar sus noticias, substituyendo la distribucin del email y del fax.
Los usuarios de MyCRMweb pueden tener constantemente noticias actualizadas sin necesidad de
tener que buscarlas. El sistema de CRM proporciona en esta herramientas un men de RSS
donde se pueden visualizar un listado RSS, y puede aadir cualquier artculo actualizado que
encuentre. Podr buscar la Web con las RSS que est interesado en mostrar. Cada entrada de
RSS tiene una direccin nica similar a las URLs de la web.



54



55
1+. MIS 3E1S

Puede ligar a MyCRMweb otras pginas web que sean de cualquier inters para su negocio. Los
usuarios no necesitan dejar el sistema de CRM para poder visualizar estas pginas web. Puede
utilizar esta funcin por ejemplo para mirar clientes importantes, su propio Website, o las
pginas Webs de sus competidores.

Para aadir una pgina web, ir al men de Herramientas > Mis Webs, hacer clic en la opcin de
[Gestionar sitios] y aadir la direccin del nuevo sitio web.

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