Arquivologia

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ARQUIVOLOGIA
Prof. LINO MADUREIRA

ARQUIVOLOGIA
Texto de Apoio
Atualizado at a Lei 12.527
(Lei de Acesso Informao)

2013

MDULO 1 Conceitos, caractersticas e princpios
relacionados a arquivos e documentos.

ARQUIVOLOGIA
Disciplina que estuda as funes do arquivo e os
princpios e tcnicas a serem observados na produo,
organizao, guarda, preservao e utilizao dos
arquivos. Tambm chamada arquivstica. (Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica)

ARQUIVO
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
rgos pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos. (Lei 8.159, Art. 2)

- Conjunto de documentos produzidos e acumulados por
uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou
famlia, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte.

- Instituio ou servio que tem por finalidade a
custdia, o processamento tcnico, a conservao e o
acesso a documentos.

- Instalaes onde funcionam arquivos.

- Mvel destinado guarda de documentos.
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica)

DOCUMENTO
Unidade de registro de informaes, qualquer que seja
o suporte ou formato. (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivistica)

ORGOS DE DOCUMENTAO

- Arquivo
Acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no
curso de sua atividade, e preservados para a
consecuo de seus objetivos, visando utilidade que
podero oferecer no futuro. (Marilena Leite Paes)

- Biblioteca
Conjunto de material, em sua maioria impresso,
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e
consulta. (Marilena Leite Paes)

- Museu
Instituio de interesse pblico, criada com a finalidade
de conservar estudar e colocar disposio do pblico
conjuntos de peas e objetos de valor cultural. (Marilena
Leite Paes)

dever do Poder Pblico a gesto documental e a
proteo especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova
e informao. (Lei 8.159, Art. 1)

Questes de Provas

AGU CESPE - 2010
01 - O arquivo de um rgo o
conjunto de documentos recebidos ou
expedidos por esse rgo no exerccio
de suas atividades. Esse conjunto de
documentos pode ser formado por
qualquer espcie documental.

PF/Escrivo CESPE - 2009
02 - As informaes contidas nos
documentos de arquivo so produzidas
no ambiente interno da organizao ou
so recebidas do ambiente externo e
tm uma relao direta ou indireta com
a misso dessa organizao.

03 - Uma base de dados desenvolvida
em uma instituio pblica com vistas a
atender, racionalizar e implementar
uma de suas funes deve ser
considerada como parte dos arquivos
dessa instituio.

MPU CESPE - 2010
04 - Um arquivo documental tem por
objetivo servir como prova ou
testemunho da ao de pessoas
jurdicas ou fsicas.

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO
(Baseado em Schellenberg, sistematizao retirada de
Marilena Leite Paes)

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ARQUIVOLOGIA

GNERO DOS DOCUMENTOS
BIBLIOTECA ARQUIVO

Documentos impressos
Audiovisual
Cartogrfico

Documentos textuais
Audiovisual
Cartogrfico

ORIGEM
BIBLIOTECA ARQUIVO

- Os documentos so
produzidos e
conservados com
objetivos culturais.

- Os documentos so
produzidos e
conservados com
objetivos funcionais.

AQUISIO ou CUSTDIA
BIBLIOTECA ARQUIVO

- Os documentos so
colecionados de fontes
diversas, adquiridos por
compra ou doao.

- Os documentos existem
em numerosos
exemplares.

- A significao do acervo
documental no depende
da relao que os
documentos tenham
entre si.

- Os documentos no
so objetos de coleo;
provm das atividades
pblicas ou privadas,
servidas pelo arquivo.

- Os documentos so
produzidos num nico
exemplar, ou limitado
em nmero de cpias.

- H uma significao
orgnica entre os
documentos.

MTODO DE AVALIAO
BIBLIOTECA ARQUIVO

- Aplica-se a unidades
isoladas.

- O julgamento no tem
carter irrevogvel.

- O julgamento envolve
questes de convenincia,
e no de preservao ou
perda total.

- Preserva-se a
documentao referente a
uma atividade, como um
conjunto e no como
unidades isoladas.

- Os julgamentos so finais
e irrevogveis.

- A documentao no raro
existe em via nica.

MTODO DE CLASSIFICAO
BIBLIOTECA ARQUIVO

- Utiliza mtodos
predeterminados.

- Exige conhecimento do
sistema, do contedo e
da significao dos
documentos a classificar.

- Estabelece
classificao especfica
para cada instituio,
ditada pelas suas
particularidades.

- Exige conhecimento da
relao entre as
unidades, a organizao
e o funcionamento dos
rgos.

MTODO DESCRITIVO
BIBLIOTECA ARQUIVO
- Aplica-se a unidades
documentais.

- As sries (anurios,
peridicos,...) so
unidades isoladas para
catalogao.
- Aplica-se a conjuntos
documentais.

- As sries so
consideradas unidades
para fins de descrio.

Questes de Provas

AGU CESPE - 2010
05 - Um documento arquivstico
confivel quando ele mantm relaes
com os demais documentos do rgo
que refletem suas funes e atividades.

TRE/BA CESPE - 2009
06 - Os documentos de arquivo devem
ser organizados a partir dos mesmos
princpios aplicados na organizao das
bibliotecas, principalmente no que se
refere aos mtodos de classificao.


3
ARQUIVOLOGIA

TRE/MT CESPE - 2009
07 - Assinale a opo correta a respeito
de arquivo.

A) Os documentos de arquivo so
produzidos e recebidos com finalidades
histricas, culturais e cientficas.

B) De acordo com o conceito de
arquivo, uma coleo de manuscritos
histricos colecionados por uma pessoa
fsica no considerada arquivo.

C) O sentido ou significado do acervo
documental no depende da relao
que os documentos tm entre si.

D) Os documentos so produzidos em
exemplares mltiplos e inexiste uma
significao orgnica entre esses
documentos.

E) O julgamento acerca da preservao
dos documentos tem carter revogvel,
envolvendo questes de convenincia.

PF/Escrivo CESPE 2009
08 - O documento de arquivo somente
adquire sentido se relacionado ao meio
que o produziu, e o seu conjunto tem
de retratar a estrutura e as funes do
rgo que acumulou esse documento.

MPU CESPE - 2010
09 - Em regra, a incluso de
documentos em um arquivo ocorre por
compra ou permuta de fontes mltiplas.

FINALIDADES DO ARQUIVO
1 Servir administrao
2 Servir histria

FUNO DO ARQUIVO
Tornar disponvel as informaes contidas no acervo
documental sob sua guarda.

- Guarda e conservao
- Acessibilidade e pesquisa

CLASSIFICAO QUANTO AS AGNCIAS
CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS

- Pblicos
Federal
Estadual
Distrito Federal
Municipal

- Privados
Institucionais
Comerciais
Pessoais

(Lei 8.159)
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos, no exerccio de
suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia
de suas funes administrativas, legislativas e
judicirias.

1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por instituies de carter
pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto
de servios pblicos no exerccio de suas atividades.

Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos
de documentos produzidos ou recebidos por pessoas
fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.

Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados
pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social,
desde que sejam considerados como conjuntos de
fontes relevantes para a histria e desenvolvimento
cientfico nacional.

LEI 12.527 LEI DE ACESSO INFORMAO
(Fonte: CGU. Acesso informao pblica: uma
introduo Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011).

A informao sob a guarda do Estado sempre pblica,
devendo o acesso a ela ser restringido apenas em
casos especficos. Isto significa que a informao
produzida, guardada, organizada e gerenciada pelo
Estado em nome da sociedade um bem pblico. O
acesso a estes dados que compem documentos,
arquivos, estatsticas constitui-se em um dos
fundamentos para a consolidao da democracia, ao
fortalecer a capacidade dos indivduos de participar de
modo efetivo da tomada de decises que os afeta.

No Brasil, o acesso informao pblica est inscrito no
captulo I da Constituio -- dos Direitos e Deveres
Individuais e Coletivos -- particularmente no inciso
XXXIII do artigo 5. Veja o texto constitucional:

todos tm direito a receber dos rgos pblicos
informaes de seu interesse particular, ou de interesse
coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei,
sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo
sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e
do Estado.

este dispositivo em conjunto com outros incisos dos
artigos 37 e 216 -- que a Lei 12.527, tambm conhecida
como Lei de Acesso Informao Pblica, regulamenta.
Ao efetivar o direito de acesso, o Brasil:
consolida e define o marco regulatrio sobre


4
ARQUIVOLOGIA

o acesso informao pblica sob a guarda do Estado
estabelece procedimentos para que a Administrao
responda a pedidos de informao do cidado
estabelece q u e o acesso informao pblica a
regra, e o sigilo, a exceo.

Uma importante iniciativa nesse sentido foi o
lanamento, em 2004, do Portal da Transparncia do
Governo Federal: www.transparencia.gov.br . Por
meio do Portal possvel: acompanhar informaes
atualizadas diariamente sobre a execuo do oramento
obter informaes sobre recursos pblicos transferidos
e sua aplicao direta (origens, valores, favorecidos).

Veja algumas caractersticas de experincias bem-
sucedidas de comunicao entre o Poder Pblico e a
sociedade: a informao apresentada de forma
transparente e objetiva os dados tcnicos so
traduzidos em linguagem do dia a dia o contedo
acessvel para pessoas com deficincia.

Cultura do Acesso

A demanda do cidado vista como legtima. O cidado
pode solicitar a informao pblica sem necessidade de
justificativa. So criados canais eficientes de
comunicao entre governo e sociedade. So
estabelecidas regras claras e procedimentos para a
gesto das informaes. Os servidores so
permanentemente capacitados para atuarem na
implementao da poltica de acesso informao.

Servio de Informao ao Cidado

Para garantir o acesso, a Lei, alm de estipular
procedimentos, normas e prazos, prev a criao, em
todos os rgos e entidades do poder pblico, de um
Servio de Informaes ao Cidado. Caber a esta
unidade:

protocolizar documentos e requerimentos de acesso
informao; orientar sobre os procedimentos de acesso,
indicando data, local e modo em que ser feita a
consulta; informar sobre a tramitao de documentos.

So estabelecidos prazos para que sejam repassadas
as informaes ao solicitante. A resposta deve ser
dada imediatamente, se estiver disponvel, ou em at 20
dias, prorrogveis por mais 10 dias:

o pedido no precisa ser justificado, apenas conter a
identificao do requerente e a especificao da
informao solicitada o servio de busca e fornecimento
das informaes gratuito, salvo cpias de
documentos.

Nos casos em que a informao estiver sob algum tipo
de sigilo previsto em Lei, direito do requerente obter o
inteiro teor da negativa de acesso quando a informao
for parcialmente sigilosa, fica assegurado o acesso, por
meio de certido, extrato ou cpia, com a ocultao da
parte sob sigilo.

No caso de negativa de acesso a informaes, o
cidado pode interpor recurso autoridade
hierarquicamente superior quela que emitiu a deciso.
Persistindo a negativa, o cidado poder recorrer ao
Ministro de Estado da rea ou, em caso de
descumprimento de procedimentos e prazos da Lei
12.527, CGU. Em ltima instncia, caber recurso
Comisso Mista de Reavaliao de Informaes.

A Lei 12.527/2011 prev excees regra de acesso
para dados pessoais e informaes classificadas por
autoridades como sigilosas. Informaes sob a guarda
do Estado que dizem respeito intimidade, honra e
imagem das pessoas, por exemplo, no so pblicas
(ficando protegidas por um prazo de cem anos). Elas s
podem ser acessadas pelos prprios indivduos e, por
terceiros, apenas em casos excepcionais previstos na
Lei.

A Lei 12.527/2011 traz novas regras referentes
classificao da informao. Como princpio geral,
estabelece que uma informao pblica somente pode
ser classificada como sigilosa quando considerada
imprescindvel segurana da sociedade ( vida,
segurana ou sade da populao) ou do Estado
(soberania nacional, relaes internacionais, atividades
de inteligncia).

As informaes podem ser classificadas como:

Ultrassecreta prazo de segredo: 25 anos
(renovvel uma nica vez)

Secreta prazo de segredo: 15 anos

Reservada prazo de segredo: 5 anos

A classificao do sigilo de informaes no mbito da
Administrao Pblica Federal de competncia:

Grau Ultrassecreto:
Do Presidente da Repblica, Vice-Presidente da
Repblica, Ministros de Estado e autoridades com as
mesmas prerrogativas, Comandantes da Marinha, do
Exrcito e da Aeronutica, Chefes de Misses
Diplomticas e Consulares permanentes no exterior.

Grau Secreto
Das autoridades mencionadas acima, mais: titulares de
autarquias, fundaes ou empresas pblicas e
sociedades de economia mista.

Grau Reservado
Das autoridades supracitadas, mais: as que exercem
funes de direo, comando ou chefia, de hierarquia
equivalente ou superior ao nvel DAS 101.5; as que


5
ARQUIVOLOGIA

compe o grupo -Direo e Assessoramento
Superiores, conforme regulamentao especfica de
cada rgo ou entidade.

Direitos Humanos
No podero ser objeto de restrio de acesso
informaes ou documentos que versem sobre
condutas que impliquem violao dos direitos humanos
praticada por agentes pblicos ou a mando de
autoridades pblicas.

A Lei 12.527/2011 tambm prev a responsabilizao
do servidor nos casos de seu descumprimento.
Recusar-se a fornecer informao requerida nos termos
da Lei, destruir ou alterar documentos ou impor sigilo
para obteno de proveito pessoal, por exemplo, so
consideradas condutas ilcitas, podendo caracterizar
infrao ou improbidade administrativa.

Questes de
Provas

10 Questo Removida

EVOLUO OU FREQUENCIA DE USO

1 Idade Corrente / Ativo
Constitudo de documentos em curso ou consultados
frequentemente, conservados nos escritrios ou nas
reparties que os receberam e os produziram ou em
dependncias prximas de fcil acesso. (Marilena Leite
Paes).

Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que,
pelo seu valor primrio, objeto de consultas freqentes
pela entidade que o produziu, a quem compete a sua
administrao. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica).

So conservados pela administrao e somente
o pessoal dessa administrao tem
competncia para sobre o seu trato,
classificao e utilizao.

2 Idade Intermedirio / Semi-Ativo
Constitudo de documentos que deixaram de ser
freqentemente consultados, mas cujos rgos que os
receberam e os produziram podem ainda solicit-los.
No h necessidade de serem conservados prximos
aos escritrios. (Marilena Leite Paes).

Conjunto de documentos originrios de arquivos
correntes, com uso pouco freqente, que aguarda
destinao. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica).

Saem do domnio exclusivo da administrao
que os produziu e tornam-se passivos de ao
comum desta e da Administrao de Arquivos,
permanecendo a propriedade exclusiva da
primeira.

3 Idade Permanente / Inativo
Constitudo de documentos que perderam todo valor de
natureza administrativa, que se conservam em razo de
seu valor histrico ou documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua evoluo. (Marilena
Leite Paes).

Conjunto de documentos preservados em carter
definitivo em funo de seu valor. (Dicionrio Brasileiro
de Terminologia Arquivstica).

So de competncia exclusiva da Administrao
dos Arquivos.

CLASSIFICAO QUANTO A EXTENSO /
ATUAO

- Setoriais
So aqueles estabelecidos junto aos rgos
operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente.
(Marilena Leite Paes).

- Gerais / Centrais
So os que se destinam a receber os documentos
correntes provenientes dos diversos rgos que
integram a estrutura de uma instituio, centralizando,
portanto, as atividades de arquivo corrente. (Marilena
Leite Paes).

Questes de Provas


6
ARQUIVOLOGIA

DPU CESPE 2010
11 - Com relao aos procedimentos
adotados nos arquivos permanentes,
assinale a opo correta.

A) vedada a reproduo parcial ou
total dos documentos em suporte papel.

B) A pesquisa facultada ao pblico
externo.

C) Os documentos existentes so
passveis de eliminao.

D) Os documentos pblicos
posteriormente sero transferidos para
o Arquivo Nacional.

E) comum o emprstimo de
documentos, inclusive para rgos
externos.

PF/Escrivo CESPE 2009
12 - O acesso aos documentos
recolhidos ao arquivo permanente, por
natureza, restrito, e esses
documentos podem ser consultados
apenas com autorizao da instituio
que os acumulou.

MPU CESPE - 2010
13 - Dada a importncia da
preservao dos documentos que
compem o arquivo corrente de
determinado setor de trabalho,
recomenda-se o arquivamento desses
documentos em local afastado do
referido setor.

CLASSIFICAO QUANTO A NATUREZA DOS
DOCUMENTOS

Arquivos Especiais
Tem sob sua guarda documentos de formas fsicas
diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que
por esta razo merecem tratamento especial no
apenas no que se refere ao seu armazenamento, como
tambm no registro, acondicionamento, controle e
conservao. (Marilena Leite Paes).

- Documento Especial
Documento em linguagem no-textual, em
suporte no convencional, ou, no caso de papel,
em formato e dimenses excepcionais, que
exige procedimentos especficos para seu
processamento tcnico, guarda e preservao,
e cujo acesso depende, na maioria das vezes,
de intermediao tecnolgica. (Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica)

Arquivos Especializados
Tem sob sua guarda documentos resultantes da
experincia humana num campo especfico,
independente da forma fsica que apresentem. (Marilena
Leite Paes).

CARACTERSTICAS
Conforme suas caractersticas os documentos podem
ser classificados de acordo com os seguintes
elementos: suporte, forma, formato, gnero, espcie,
tipo. (Janice Gonalves)

SUPORTE
Definio Exemplos

Material sobre o qual as
informaes so
registradas.

- Acetato
- Papel
- Fita Magntica
- Disco ptico

FORMATO
Definio Exemplos

Configurao fsica de
um suporte, de acordo
com a natureza e o
modo como foi
confeccionado.

- Caderno
- Diapositivo
- Folha
- Folhas avulsas
- Mapa
- Planta
- Rolo de filme
- Cartaz
- Livro

FORMA
Definio Exemplos

Estgio de preparao e
de transmisso de
documentos.

- Original
- Cpia
- Rascunho/Minuta


7
ARQUIVOLOGIA

GNERO
Definio Exemplos

Configurao que
assume o documento de
acordo com o sistema
de signos utilizado na
comunicao de seu
contedo.

- Audiovisual
- Sonoro
- Iconogrfico
- Textual
- Cartogrfico
- Microgrfico
- Informtico

ESPCIE
Definio Exemplos

Configurao que
assume um documento
de acordo com a
disposio e a natureza
das informaes nele
contidas.

- Boletim
- Certido
- Declarao
- Relatrio
- Contrato

TIPO
Definio Exemplos

Configurao que
assume uma espcie
documental, de acordo
com a atividade que a
gerou

- Boletim de
Ocorrncia

- Boletim Mdico

- Boletim Escolar

- Contrato de Locao

Questes de Provas

AGU CESPE - 2010
14 - Mapas, perfis, desenhos tcnicos e
plantas fazem parte do gnero
documental cartogrfico.

AGU CESPE - 2010
15 - Ofcio, memorando e aviso so
exemplos de tipologias documentais.

TRE/BA CESPE - 2009
16 - Os ofcios datilografados ou
impressos, os mapas e as plantas
fazem parte do gnero de documentos
escritos ou textuais e so muito comuns
nos arquivos permanentes.

17 - Ofcios, memorandos, cartas,

telegramas e e-mails so tipologias
documentais.

18 - Documentos iconogrficos so
aqueles em formatos e dimenses
variveis, com representaes
geogrficas, arquitetnicas ou de
engenharia.

MPU CESPE - 2010
19 - Os documentos do gnero
iconogrfico tm suporte sinttico, em
papel emulsionado ou no, e contm
imagens estticas, tais como
ampliaes fotogrficas, slides,
diapositivos e gravuras.

PRINCPIOS ARQUIVSTICOS

Fundo
Conjunto de documentos de uma mesma provenincia.
Termo que equivale a arquivo

Provenincia
Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o
arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou
famlia no deve ser misturado aos de outras entidades
produtoras.

Organicidade
Relao natural entre documentos de um arquivo em
decorrncia das atividades da entidade produtora.

Unicidade
Os documentos so nicos em decorrncia de sua
gnese.

Pertinncia
Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser
reclassificados por assunto sem ter em conta a
provenincia e a classificao original. Tambm
chamado princpio temtico.

Ordem Original
Princpio segundo o qual o arquivo deveria conservar o
arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia
que o produziu.


8
ARQUIVOLOGIA

Questes de Provas

TRE/BA CESPE - 2009
20 - O estgio de evoluo dos
arquivos conhecido como princpio de
respeito aos fundos, que o principal
fundamento da arquivologia.

TRE/MT CESPE - 2009
21 - O princpio de respeito aos fundos
ou princpio da provenincia um dos
pilares da arquivologia. Com relao a
esse princpio, assinale a opo
correta.

A) A aplicao do princpio de respeito
aos fundos separa o arquivo em trs
fases: a corrente, a intermediria e a
permanente.

B) Esse princpio designa um conjunto
de operaes que, a partir da avaliao
de documentos, promove a guarda
temporria ou permanente dos
documentos.

C) Esse princpio permite a elaborao
de um instrumento de pesquisa
destinado orientao dos usurios no
conhecimento e utilizao dos fundos
que integram o acervo de um arquivo
permanente.

D) Esse princpio um elemento de
identificao das unidades de
arquivamento, constitudo de nmeros,
letras ou combinao de nmeros e
letras, que permite a localizao dos
documentos.

E) Esse princpio determina que os
documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de arquivo
devem ser mantidos reunidos.

22 - Um dos critrios para que uma
instituio pblica ou privada constitua
um fundo de arquivo possuir
atribuies precisas e estveis,
definidas por um texto com valor legal
ou regulamentar.

23 - O tamanho do acervo documental
e a sua complexidade definem se o
fundo de arquivo de uma instituio
pblica ou privada um fundo fechado
ou aberto.

GABARITO DAS QUESTES
(Gabarito oficial da banca examinadora aps recursos)

01 C 13 E
02 C 14 C
03 C 15 E
04 C 16 E
05 E 17 E
06 E 18 E
07 B 19 C
08 C 20 E
09 E 21 E
10 ---- 22 C
11 B 23 E
12 E

BIBLIOGRAFIA CITADA

BRASIL. Lei 8159.

Brasil. Decreto 4.553

CGU. Acesso informao pblica: uma introduo
Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011. Disponvel
em:<http://www.cgu.gov.br/Publicacoes/CartilhaAcessoa
Informacao/CartilhaAcessoaInformacao.pdf>.

DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio
de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Disponvel
em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Ter
m%20Arquiv.pdf>.

GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar
documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. Disponvel em:
<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_com
o_fazer/cf2.pdf>.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed.
ver. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p.


9
ARQUIVOLOGIA

MDULO 2 Gesto documental; avaliao e
temporalidade.

GESTO DE DOCUMENTOS
Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
(Lei 8.159, Art. 3)

Questes de Provas

AGU 2010 (CESPE)
24 O conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, ao uso,
avaliao e ao arquivamento dos
documentos em fase corrente e
intermediria, visando sua eliminao
ou seu recolhimento para a guarda
permanente denominado gesto de
documentos.

TRE-BA 2009 (CESPE)
25 A gesto de documentos visa ao
tratamento do documento desde o
momento de sua criao ou recepo
em um servio de protocolo at a sua
destinao final, que pode ser a
eliminao ou a guarda permanente.

MPU 2010 (CESPE)
26 Considera-se gesto de documentos
o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes a
produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos.

DIAGNSTICO DE ARQUIVOS
Anlise das informaes bsicas (quantidade,
localizao, estado fsico, condies de
armazenamento, grau de crescimento, freqncia de
consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e
estabelecer programas de transferncia, recolhimento,
microfilmagem, conservao e demais atividades. (Ieda
Pimenta Bernardes).

OS TRS MOMENTOS (FASES) DA GESTO DE
DOCUMENTOS

IEDA PIMENTA
BERNARDES
Marilena Leite Paes
Produo dos Produo
Documentos
Inclui a elaborao de
formulrios, implantao de
sistemas de organizao
da informao, aplicao
de novas tecnologias aos
procedimentos
administrativos.

Elaborao dos
documentos em
decorrncia das
atividades de um rgo
ou setor. O arquivista
deve contribuir para que
sejam criados apenas
documentos essenciais
administrao da
instituio e evitadas
duplicao e emisso de
vias desnecessrias;
sugerir a criao e a
extino de modelos e
formulrios; participar da
seleo dos recursos
humanos que devero
desempenhar tarefas
arquivsticas e afins.

Manuteno e Uso
Implantao de sistemas
de arquivo, seleo dos
sistemas de reproduo,
automatizao do acesso,
mobilirio, materiais, local.

Utilizao
Inclui as atividades de
protocolo (recebimento,
classificao, registro,
distribuio, tramitao),
de expedio, de
organizao e
arquivamento de
documentos em fase
corrente e intermediria,
bem como a elaborao
de normas de acesso
documentao e
recuperao da
informao.

Destinao Final dos
Documentos
Programa de avaliao que
garanta a proteo dos
conjuntos documentais de
valor permanente e a
eliminao de documentos
rotineiros e desprovidos de
valor probatrio e
informativo.

Destinao
Anlise e avaliao dos
documentos acumulados
nos arquivos, com vistas
a estabelecer seus
prazos de guarda,
determinando, quais
sero objeto de
arquivamento
permanente e quais
devero ser eliminados.

Questes de
Provas


10
ARQUIVOLOGIA

TRE-MT 2009 (CESPE)
27 A gesto de documentos
engloba, entre outras, as fases de

A) produo e destinao.
B) emulao e migrao.
C) conservao e restaurao.
D) eliminao e preservao.
E) criao e aquisio.

MPU 2010 (CESPE)
28 Na fase de produo de
documentos, o arquivista deve
evitar a duplicao e a emisso de
vias desnecessrias, alm de
poder sugerir a criao ou extino
de modelos e formulrios.

AGU 2010 (CESPE)
29 A fase da gesto de
documentos que inclui as
atividades de protocolo, de
expedio, de organizao e de
arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediria
denominada fase de utilizao de
documentos.

MPU 2010 (CESPE)
30 A destinao final dos
documentos deve ser a
eliminao, a guarda temporria
no arquivo intermedirio, a guarda
permanente ou a eliminao por
amostragem.

TRE-BA 2009 (CESPE)
31 A fase de destinao de
documentos, em um programa de
gesto de documentos, mais
complexa que as fases anteriores,
por envolver a avaliao de
documentos que devem ser
encaminhados para o arquivo ou o
descarte.

AVALIAO DE DOCUMENTOS
Processo de anlise de documentos de arquivo, que
estabelece os prazos de guarda e a destinao, de
acordo com os valores que lhes so atribudos.
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica).

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar
valores para os documentos (imediato e mediato) e
analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer
prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo
para a racionalizao dos arquivos e eficincia
administrativa, bem como para a preservao do
patrimnio documental. (Ieda Pimenta Bernardes)

OBJETIVO DA AVALIAO DE DOCUMENTOS (Ieda
Pimenta Bernardes)

- Preservao Documental

- Reduo da massa documental

- Liberao de espao fsico

- Melhor conservao dos documentos de guarda
permanente

- Incremento pesquisa

- Agilidade na recuperao dos documentos e das
informaes

- Racionalizao da produo e do fluxo de
documentos (tramite)

- Eficincia administrativa

VALOR PRIMRIO
Valor atribudo a documento em funo do interesse
que possa ter para a entidade produtora, levando-se em
conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica).

VALOR SECUNDRIO
Valor atribudo a um documento em funo do interesse
que possa ter para a entidade produtora e outros
usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins
diferentes daqueles para os quais foi originalmente
produzido. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica).

Valores (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica)

Valor Administrativo
Valor que um documento possui para a
atividade administrativa de uma entidade
produtora, na medida em que informa,
fundamenta ou prova seus atos.

Valor Fiscal
Valor atribudo a documentos ou arquivos para
comprovao de operaes financeiras ou
fiscais.


11
ARQUIVOLOGIA

Valor Legal
Valor que um documento possui perante a lei
para comprovar um fato ou constituir um
direito.

Valor Probatrio
Valor intrnseco que permite a um documento
de arquivo servir de prova legal.

Valor Informativo
Valor que um documento possui pelas
informaes nele contidas,
independentemente de seu valor probatrio.

Valor Intrnseco
Valor que um documento possui em razo de
seu contedo, das circunstncias de sua
produo, de suas assinaturas ou selos.

Valor Permanente
Valor probatrio ou valor informativo que
justifica a guarda permanente de um
documento em um arquivo. Tambm chamado
valor arquivstico ou valor histrico.

PRAZOS CONSIDERADOS NO PROCESSO DE
AVALIAO . (Ieda Pimenta Bernardes)

Prazo de Vigncia
Intervalo de tempo durante o qual o documento produz
efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as
finalidades que determinaram sua produo.

Prazo de Prescrio
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a
empresa, ou qualquer interessado pode invocar a tutela
do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que
entenda violado.

Prescrio: Extino dos prazos para a
aquisio ou perda de direitos contidos
nos documentos (Dicionrio Brasileiro
de Terminologia Arquivstica).

Prazo de Precauo
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a
empresa ou qualquer interessado guarda o documento
antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda
definitiva no Arquivo Permanente.

Questes de Provas

AGU 2010 (CESPE)
32 O arquivo corrente formado por
documentos que esto em trmite, mas
que no so consultados
frequentemente porque aguardam sua
destinao final.

AGU 2010 (CESPE)
33 Uma das principais funes do
arquivo intermedirio armazenar
temporariamente os documentos que
no so mais movimentados.

PF ESCRIVO 2009 (CESPE)
34 Documentos de arquivo produzidos
ou recebidos por uma instituio
pblica ou privada, com valor
administrativo, legal ou fiscal,
considerados como parte do arquivo
intermedirio dessa instituio, so
tambm considerados de valor
secundrio.

35 A teoria dos valores de documentos,
concebida por Schellenberg, apesar da
sua importncia para a avaliao de
documentos, no permite definir se o
documento da fase corrente, da
intermediria ou da permanente.

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

Instrumento de destinao, aprovado por
autoridade competente, que determina prazos e
condies de guarda tendo em vista a
transferncia, recolhimento, descarte ou
eliminao de documentos. (Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica).

A tabela de temporalidade um instrumento
arquivstico resultante de avaliao, que tem por
objetivos definir prazos de guarda e destinao
de documentos, com vista a garantir o acesso
informao a quantos dela necessitem. Sua
estrutura bsica deve necessariamente
contemplar os conjuntos documentais
produzidos e recebidos por uma instituio no
exerccio de suas atividades, os prazos de
guarda nas fases corrente e intermediria, a
destinao final eliminao ou guarda
permanente , alm de um campo para
observaes necessrias sua compreenso e
aplicao. (Conarq Res. 14)


12
ARQUIVOLOGIA

Nesse instrumento importante registrar tambm os
documentos que devero ser reproduzidos em outros
suportes (microfilmagem, digitalizao etc.).

A Tabela de Temporalidade um instrumento dinmico
de gesto de documentos, por isso precisa ser
periodicamente atualizada a fim de incorporar os novos
conjuntos documentais que possam vir a ser
produzidos, e devido as mudanas que eventualmente
ocorrem na legislao e podem implicar em mudana
nos prazos de arquivamento. (Ieda Pimenta Bernardes).

* Ver exemplo de Tabela de Temporalidade Documental
em Anexo

TRANSFERNCIA
Passagem de documentos do arquivo corrente para o
arquivo intermedirio. (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica).

RECOLHIMENTO
Entrada de documentos pblicos em arquivos
permanentes, com competncia formalmente
estabelecida.

Operao pela qual um conjunto de documentos passa
do arquivo intermedirio para o arquivo permanente.
(Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica).

ELIMINAO
Destruio de documentos que, na avaliao, foram
considerados sem valor permanente. Tambm chamada
expurgo de documentos. (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica).

A eliminao depende de algum instrumento legal ou
normativo que a autorize.

Questes de
Provas

AGU 2010 (CESPE)
36 Os documentos, aps
cumprirem o prazo determinado
para sua permanncia no arquivo
corrente, so recolhidos ao arquivo
especializado.

MPU 2010 (CESPE)
37 Os prazos de guarda dos
documentos nos arquivos do tipo
corrente e intermedirio devem ser
definidos com base na legislao
pertinente e nas necessidades
administrativas.

DPU 2010 (CESPE)
38 Assinale a opo correta a
respeito dos procedimentos
adotados para os documentos na
fase intermediria, ou segunda

idade dos arquivos.

A) Os documentos so recebidos
por transferncia dos arquivos
correntes.
B) Cumpridos os prazos
estipulados na tabela de
temporalidade, os documentos
sero transferidos ao arquivo
central.
C) O emprstimo de documentos
facultado somente para o produtor
do documento.
D) Os documentos cujo prazo de
guarda seja estabelecido em cem
anos devero ser recolhidos ao
arquivo permanente.
E) O procedimento de
microfilmagem indicado apenas
para os processos que estejam em
pssimo estado de conservao.

MPU 2010 (CESPE)
39 A funo do arquivo
intermedirio possibilitar o
armazenamento de documentos
que, embora usados com pouca
frequncia, devem ser mantidos,
por questes legais, fiscais,
tcnicas ou administrativas.

TRE-BA 2009 (CESPE)
40 Os documentos que no
apresentam mais valor primrio,
mesmo que tenham valor
secundrio, podem ser eliminados,
pois no so mais necessrios
como prova de uma atividade
desenvolvida pela organizao.

MPU 2010 (CESPE)
41 O arquivo permanente uma
extenso do arquivo intermedirio,
tendo este ltimo a nica funo
de evitar a transferncia prematura
de documentos do arquivo
corrente para o arquivo
permanente.

PASSOS PARA A IMPLANTAO DE PROCESSOS
DE AVALIAO . (Ieda Pimenta Bernardes).

- Constituio formal da Comisso de Avaliao de
Documentos, que garanta legitimidade e autoridade
equipe responsvel.


13
ARQUIVOLOGIA

- Elaborao de textos legais ou normativos que
definam normas e procedimentos para o trabalho de
avaliao.

- Estudo da estrutura administrativa do rgo e anlise
das competncias, funes e atividades de cada uma
de suas unidades.

- Levantamento da produo documental: entrevistas
com funcionrios, responsveis e encarregados, at o
nvel da seo, para identificar as sries documentais
geradas no exerccio de suas competncias e
atividades.

- Anlise do fluxo documental: origem, pontos de
tramitao e encerramento do trmite.

- Identificao dos valores dos documentos de acordo
com sua idade: administrativo, legal, fiscal, tcnico,
histrico.

- Definio dos prazos de guarda em cada local de
arquivamento.

COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS
(Conarq Res. 14)

A Comisso Permanente de Avaliao compor-se- de:

- arquivista ou responsvel pela guarda da
documentao;

- servidores das unidades organizacionais s quais se
referem os documentos a serem destinados, com
profundo conhecimento das atividades desempenhadas;

- historiador ligado rea de pesquisa de que trata o
acervo;

- profissional da rea jurdica, responsvel pela anlise
do valor legal dos documentos;

- profissionais ligados ao campo de conhecimento de
que trata o acervo objeto da avaliao (economista,
socilogo, engenheiro, mdico e outros);

- outros profissionais que possam colaborar com as
atividades da comisso.

Competir comisso designar grupo de trabalho
responsvel pela execuo dos procedimentos
metodolgicos

ATIVIDADES DAS COMISSO DE AVALIAO DE
DOCUMENTOS (Ieda Pimenta Bernardes).

Comisso Central de Avaliao
(Comisso Permanente de Avaliao)

- Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas
pelas Comisses Setoriais de Avaliao, respeitada a
legislao especfica de cada rgo.

- Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de
Temporalidade elaboradas pelas Comisses Setoriais
de Avaliao.

- Orientar a execuo das decises registradas na
Tabela de Temporalidade (eliminao, transferncia,
recolhimento, reproduo).

- Supervisionar as eliminaes de documentos ou
recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o
estabelecido nas Tabelas de Temporalidade.

- Aprovar as amostragens.

- Propor critrios de organizao, racionalizao e
controle da gesto de documentos e arquivos.

Comisso Setorial de Avaliao de Documentos
(Grupos de Trabalho)

- Promover o levantamento e a identificao das sries
documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por
seu respectivo rgo.

- Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade,
encaminhando-a, acompanhada das necessrias
justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD.

- Solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para
o desenvolvimento dos trabalhos, em razo de sua
especificidade ou volume.

- Acompanhar os trabalhos de organizao,
racionalizao e controle de arquivos e documentos de
seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de
eliminao ou envio para guarda permanente.

- Propor as modificaes cabveis para a Tabela de
Temporalidade, atualizando-a sempre que necessrio.

- Elaborar a relao dos documentos a serem
eliminados ou remetidos para guarda permanente.

- Coordenar o trabalho de seleo e preparao
material dos conjuntos documentais a serem
eliminados, deixando-os disponveis para eventuais
verificaes.

- Presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a
respectiva ata.


14
ARQUIVOLOGIA

Questes de Provas

42 Uma das funes do diagnstico da
situao arquivstica reunir
informaes suficientes para a
elaborao do cdigo de classificao e
da tabela de temporalidade de
documentos de arquivo.

MPU 2010 (CESPE)
43 O processo de avaliao de um
documento tem como resultado a
elaborao da tabela de temporalidade
do documento.


24 C 34 E
25 C 35 E
26 C 36 E
27 A 37 C
28 C 38 A
29 C 39 C
30 E 40 E
31 C 41 E
32 E 42 C
33 C 43 C

BIBLIOGRAFIA CITADA

BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivos. So Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. 89 p. Disponvel
em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_
como_fazer/cf1.pdf>.

BRASIL. Lei 8159.

CONARQ Resoluo 14. Disponvel
Em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/re
solucao_14.pdf>.

em:
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Ter
m%20Arquiv.pdf>.

rev. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p.

MDULO 3 Prticas arquivsticas: classificao,
ordenao, protocolo.

CLASSIFICAO (Janice Gonalves)
O objetivo da classificao , basicamente, dar
visibilidade s funes e s atividades do organismo
produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre
os documentos.

Podemos entender que a classificao , antes de tudo,
lgica: a partir da anlise do organismo produtor de
documentos de arquivo, so criadas categorias, classes
genricas, que dizem respeito s funes/atividades
detectadas.

Ex: Uma classe RECURSOS HUMANOS subdividida
em Cadastro de Funcionrio e Benefcios

RECURSOS HUMANOS
Cadastro de Funcionrios
Benefcios

Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo com a
necessidade.

RECURSOS HUMANOS
Cadastro de Funcionrios
documentos pessoais
Benefcios
alimentao
sade

A classificao geralmente traduzida em esquema no
qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece
representada espacialmente, esse esquema chamado
de Plano de Classificao.

PLANO DE CLASSIFICAO

Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e
funes da instituio e anlise do arquivo por ela
produzido, pelo qual se distribuem os documentos em
classes, de acordo com mtodos de arquivamento
especficos. Expresso geralmente adotada em
arquivos correntes.

QUADRO DE ARRANJO

Esquema estabelecido para arranjo de documentos de
um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funes
ou atividades do gerador e da anlise do acervo.
Expresso adotada em arquivos permanentes.


15
ARQUIVOLOGIA

O Plano de Classificao pode seguir o critrio
FUNCIONAL, ou o critrio ESTRUTURAL.

Critrio Funcional: que tem por eixo as funes
desempenhadas pela entidade produtora do arquivo

Critrio Estrutural: que tem por eixo a estrutura
administrativa da entidade produtora do arquivo

Um Plano de Classificao deve possuir trs
caractersticas (Schellemberg):

Simplicidade
Flexibilidade
Expansibilidade

ORDENAO (Janice Gonalves)

Tem como objetivo bsico facilitar e agilizar a consulta
aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma
mesma atividade, e em relao a um mesmo tipo
documental os documentos atingem um volume
significativo.

A ordenao feita com base nos elementos
informativos contidos nos documentos:

N do documento (atribudo pelo
emissor ou pelo receptor)
Data
Local de procedncia
Nome do emissor ou do destinatrio

Para a definio do critrio de ordenao devemos
considerar os tipos de busca que recai sobre cada
documento.

Questes de Provas

ANAC CESPE - 2009
44 O mtodo de arquivamento dos
documentos de arquivo deve ser
definido a partir da natureza dos
documentos e da estrutura da
organizao que os produz ou recebe.

DPU CESPE - 2010
45 O instrumento auxiliar adotado na
gesto de documentos que possibilita o
arquivamento e, posteriormente, a
recuperao desses documentos
denomina-se plano de

A) descarte.
B) reteno.
C) arquivamento.
D) avaliao.

E) classificao.

MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO
(Marilena Leite Paes)

ALFABTICO

GEOGRFICO

NUMRICOS
Simples
Dgito Terminal
Cronolgico

IDEOGRFICOS (Assunto)
Alfabtico
enciclopdico
dicionrio
Numricos
duplex
decimal

Sistema Direto: a busca do documento realizada
diretamente no local onde o documento est guardado.

Sistema Indireto: para se localizar um documento
necessrio utilizar um ndice ou um cdigo.

ORDENAO ALFABTICA

Existem dois tipos de ordenao alfabtica.

Letra por Letra
Considera cada letra como elemento de ordenao.
(desconsiderar o espao entre as palavras).

Palavra por Palavra
Considera a palavra como elemento de ordenao.

Letra por Letra Palavra por Palavra

Monte Alegre
Monte Branco
Monteiro
Monte Mor
Montenegro
Monte Sinai

Monte Alegre
Monte Branco
Monte Mor
Monte Sinai
Monteiro
Montenegro

* As partculas no devem ser consideradas no
momento da ordenao (de, da, dos, e,...)


16
ARQUIVOLOGIA

MTODO ALFABTICO

O elemento considerado para ordenao o Nome.

Regras de Alfabetao

1) Para pessoa fsica considera-se o ltimo sobrenome
e depois o prenome.
Alfabetado

Paulino Macedo
Pedro Paulo Silveira
Jos Antunes Andrade

Andrade, Jos Antunes
Macedo, Paulino
Silveira, Pedro Paulo

2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a
ordem alfabtica do prenome.
Alfabetado

Joo Antunes
Paulo Antunes
Anbal Antunes

Antunes, Anbal
Antunes, Joo
Antunes, Paulo

3) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado,
ou ligados por hfen, no se separam.
Alfabetado

Marcelo Costa Montes
Claros
Heitor Villa-Lobos

Montes Claros, Marcelo
Costa
Villa-Lobos, Heitor

4) Sobrenomes formados por Santo, Santa, So, no
se separam.
Alfabetado

Jorge Santa Cruz
Waldemar Santo Antonio
Luis Carlos da Silva So
Bento

Santa Cruz, Jorge
Santo Antonio, Waldemar
So Bento, Luis Carlos da
Silva

5) As indicaes de grau de parentesco como Filho,
Jnior, Sobrinho, Neto, so consideradas partes
integrantes do ltimo sobrenome e no so separados
na inverso.
Alfabetado

Wilson de Almeida Filho
Oscar de Oliveira Sobrinho
Sebastio de Pdua Jnior
Antonio de Brito Neto

Almeida Filho, Wilson de
Brito Neto, Antonio de
Oliveira Sobrinho, Oscar de
Pdua Jnior, Sebastio de

6) Os ttulos so colocados no final do nome entre
parnteses.
Alfabetado

Prof. Jos Cludio de
Souza
Dra. Paula Brito

Brito, Paula (Dra.)
Souza, Jos Cludio de
(Prof.)

7) Os nomes espanhis so registrados a partir do
penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome
paterno.
Alfabetado

Mario Vargas Llosa
Carlos del Prado Morales

Prado Morales, Carlos del
Vargas Llosa, Mario

8) Os nomes orientais (japons, chins, rabe) so
registrados como se apresentam, sem inverso
Alfabetado

Tsutomu Kato
Tadashi Osanai
Ikutaro Kakehashi

Ikutaro Kakehashi
Tadashi Osanai
Tsutomu Kato

9) Nomes de empresas e instituies (pessoa jurdica)
devem ser transcritos como se apresentam, porm, os
artigos iniciais no devem ser considerados para
alfabetao, e aparecem no fim entre parnteses.
Alfabetado

EMBRATEL
Fundao Joaquim
Nabuco
Pesca do Vale e Cia.
A Colegial Ltda.

Colegial Ltda (A)
EMBRATEL
Fundao Joaquim Nabuco
Pesca do Vale e Cia.

10) Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies,
os nmeros arbicos, romanos ou escrito por extenso
devero aparecer no final entre parnteses.
Alfabetado


17
ARQUIVOLOGIA

II Conferncia da Sade
Quarto Encontro de
Turismo
3 Congresso de Direito
Penal

Conferncia da Sade (II)
Congresso de Direito Penal
(3)
Encontro de Turismo
(Quarto)

MTODO GEOGRFICO

Utiliza informaes do aspecto geogrfico do
documento.

Existem 3 (trs) formas de arquivamento

1 FORMA: ESTADO CIDADE

Os documentos so agrupados por Estados

Ex: Pernambuco
Rio Grande do Norte

Dentro das divises estaduais seguem as divises
por cidades, ficando a primeira subdiviso para a
capital

Ex: PERNAMBUCO
Pernambuco Recife
Pernambuco Brejinho
Pernambuco Caruaru
Pernambuco Limoeiro
Pernambuco Olinda

RIO GRANDE DO NORTE
Rio Grande do Norte Natal
Rio Grande do Norte Brejinho
Rio Grande do Norte Caic
Rio Grande do Norte Mossor

2 FORMA: CIDADE ESTADO

Os documentos so agrupados por Cidade

Ex:
Brejinho
Brejinho
Caic
Limoeiro
Mossor
Natal
Olinda
Recife

Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que
pertence.

Ex:
Brejinho Pernambuco
Brejinho Rio Grande do Norte
Caic Rio Grande do Norte
Limoeiro - Pernambuco
Mossor Rio Grande do Norte
Natal Rio Grande do Norte
Olinda - Pernambuco
Recife - Pernambuco

3 FORMA: PAS CIDADE

Os documentos so agrupados por Pas

Ex: Frana
Portugal

Dentro das divises de Pas seguem as
divises por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA SUBDIVISO PARA CAPITAL

Ex: FRANA
Frana Paris
Frana Lorena
PORTUGAL
Portugal Lisboa
Portugal Coimbra
Portugal Porto

MTODO NUMRICO SIMPLES

O Mtodo numrico simples considera um nmero j
existente no documento (ex: n de matrcula do
funcionrio no carto de ponto) ou o receptor do
documento pode atribuir um nmero ao documento.

Importante: Controle da numerao para no atribuir o
mesmo nmero para dois itens diferentes.

O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois
exige a utilizao de um ndice alfabtico para a
realizao de uma busca.


18
ARQUIVOLOGIA

Ex: Dossis de Funcionrios Ordenados por N de
Matrcula.

Pastas Dossis de Funcionrios

41737

40072

30095

30021

20241

NDICE ALFABTICO
Aguiar, Antonio - 40072
Caldas, Luis Henrique - 30095
Guerra Filho, George - 41737
Magalhes, Joo - 20241
Tenrio, Edilson 30021

MTODO DGITO-TERMINAL

A base do mtodo consiste subdividir um nmero de
seis dgitos em trs grupos de dois dgitos a partir de
uma leitura da direita para a esquerda, separando os
pares com hfen. Sendo o primeiro par da direita
denominado grupo primrio, seguido pelo grupo
secundrio, e grupo tercirio.

Ex:

Decompondo o nmero 829319
Teremos: 82-93-19

Sendo o grupo primrio para ordenao 19, seguido do
grupo secundrio, 93, e do grupo tercirio 82.

Se o nmero apresentar apenas cinco dgitos o grupo
tercirio dever ser complementado com um nmero 0
(zero).

Ex:
56212 05-62-12

Ex:

Numrico Simples Dgito Terminal

56212
86212
94217
218703
672789
972689
21-87-03
05-62-12
08-62-12
09-42-17
97-26-89
67-27-89

MTODO NUMRICO CRONOLGICO

Utiliza a informao cronolgica do documento (DATA)
para a ordenao.

No momento da ordenao, os documentos mais
recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se forem
pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais
antigas.

INFORMAO CRONOLGICA
DIA MS ANO
1 Janeiro / jan. /01 ...
2 Fevereiro / fev / 02 ... 1
ANO
3 Maro / mar. / 03 1940
4 Abril / abr. / 04 ... Seqnci
a

5 Maio / maio / 05 ... da 2
MS
... Junho / jun. / 06 1965 Ordena
o

... Julho / jul / 07 1966
... Agosto / ago. /08 ... 3 DIA
... Setembro / set. / 09 ...
29 Outubro / out. /10 1999
30 Novembro / nov. /
11
2000
31 Dezembro / dez. /
12
2001

ASSUNTO ALFABTICO - DICIONRIO

Assuntos isolados so dispostos em ordem alfabtica.

EX:
ATESTADO MDICO
CONTA DE GUA
CONTA DE LUZ
CONTRATO DE TRABALHO
FOLHA DE PAGAMENTO
NOTA FISCAL DE ENTRADA
NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO
NOTA FISCAL DE SADA
TESTE DE ADMISSO


19
ARQUIVOLOGIA

ASSUNTO - ALFABTICO - ENCICLOPDICO

Assuntos correlatos so agrupados sob um ttulo geral.

EX:

CONTABILIDADE
Conta de gua
Conta de Luz
Notas Fiscais
nota fiscal de entrada
nota fiscal de imobilizado
nota fiscal de sada

PESSOAL
Atestado Mdico
Contrato de Trabalho
Folha de Pagamento
Teste de Admisso

ASSUNTO NUMRICO - DUPLEX

Os assuntos so divididos em classes e sub-classes.

O mtodo permite a criao ilimitada de classes, o que
exige cuidado para que no sejam criadas pastas com
assuntos j includos em sub-pastas.

Para cada assunto principal atribudo um
nmero

CONTABILIDADE 1
PESSOAL 2

Dentro dos assuntos principais podem ocorrer
subdivises

CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1
NOTAS FISCAIS 1-2

Dentro das subdivises podem ocorrer novas
subdivises.

CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1
Conta de gua 1-1-1
Conta de Luz 1-1-2
NOTAS FISCAIS 1-2
Nota Fiscal de Entrada 1-2-1
Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2
Nota Fiscal de Sada 1-2-
3

Para a utilizao do mtodo duplex fundamental
utilizar um plano de classificao (que contm toda
estrutura numrica utilizada) + ndice (para identificao
do cdigo numrico que dever ser utilizado com base
no assunto).

PLANO DE CLASSIFICAO
1 CONTABILIDADE
1-1 CONTAS DE CONSUMO
1-1-1 Conta de gua
1-1-2 Conta de Luz
1-2 NOTAS FISCAIS
1-2-1 Nota Fiscal de Entrada
1-2-2 Nota Fiscal de Sada

NDICE
Conta de gua
Conta de Luz
CONTABILIDADE
CONTAS DE CONSUMO
Nota Fiscal de Entrada
Nota Fiscal de Sada
NOTAS FISCAIS
1-1-1
1-1-2
1
1-1
1-2-1
1-2-2
1-2

ASSUNTO NUMRICO - DECIMAL

O Mtodo Decimal utilizado em arquivos baseado na
tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey
Classificao Decimal de Dewey (CDD).

Esta Classificao divide o conhecimento humano em 9
(nove) classes principais e 1 (uma) dcima reservada
para assuntos gerais.

0 Obras Gerais
1 Filosofia
2 Religio
3 Cincias Sociais
4 Filologia
5 Cincias Puras
6 Cincias Aplicadas
7 Belas Artes
8 Literatura
9 Histria e Geografia

O nmero de classificao composto por uma parte
inteira formada por trs dgitos, podendo ou no ter uma
parte decimal.

100
110
111
111.1

Aps o ponto podem existir quantos nmeros forem


20
ARQUIVOLOGIA

necessrios. Lembrando que cada novo nmero um
nvel de especificidade e detalhamento maior do
assunto.

Importante: No h uma classificao universal para
arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda
espcie de documento produzida e recebida por uma
entidade. Da Classificao de Dewey podemos aplicar
aos arquivos apenas a tcnica e no o sistema de
classificao.

100 CONTABILIDADE
110 CONTAS DE CONSUMO
111 Conta de gua
112 Conta de Luz
113 Conta de Telefone
113.1 Fixo
113.2 Celular
113.21 Tim
113.211 Pr Pago
113.212 Ps Pago
113.22 Oi
113.23 Claro
120 NOTAS FISCAIS
121 Nota Fiscal de Entrada
122 Nota Fiscal de Sada
200 PESSOAL
A desvantagem que para cada nvel temos um
nmero de subdivises limitado (0-9).

Questes de Provas

ANAC CESPE - 2009
46 A localizao dos documentos de
arquivo nos mtodos de arquivamento
do sistema direto depende de um ndice
ou de um cdigo.

ANAC CESPE - 2009
47 Nome, local, nmero, data e assunto
so os elementos de um documento
que devem ser considerados na
ordenao dos documentos de arquivo.

ANAC CESPE - 2009
48 A ordenao geogrfica, que tpica
do sistema direto, tem como elemento
principal o correspondente.

ANATEL CESPE - 2008
49 A diviso da documentao em
classes, conforme os temas,
caracteriza o mtodo de arquivamento
dgito-terminal.

ANTAQ CESPE - 2008
50 O mtodo numrico simples
determina a numerao sequencial dos
documentos, dispondo os nmeros em

trs grupos de dois dgitos cada um.
Por exemplo: 52-63-19.

ANTAQ CESPE - 2008
51 Uma das vantagens apresentadas
pelo mtodo duplex de arquivamento
a possibilidade ilimitada de classes de
documentos.

DPU CESPE - 2010
52 Considere que os documentos de
um determinado setor da DPU estejam
organizados com base na procedncia
ou local. Nessa situao, o mtodo de
arquivamento adotado denomina-se

A) por assunto.
B) onomstico.
C) geogrfico.
D) ideogrfico.
E) alfabtico.

MCT CESPE - 2008
53 Na alfabetao de nomes
espanhis, o registro feito pelo
prenome.

ORGANIZAO DA DOCUMENTAO

Arranjo
Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam
organizao dos documentos de um arquivo ou
coleo, de acordo com um plano ou quadro
previamente estabelecido.

Notao
Cdigo de identificao que permite a ordenao ou
localizao das unidades de arquivamento. Tambm
chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com
a Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica
ISAD(G), equivale a cdigo de referncia.

Guia Fora
Indicador colocado no lugar de uma unidade de
arquivamento ou item documental para assinalar a sua
remoo temporria. Tambm chamado fantasma ou
ficha-fantasma.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

Guia
Instrumento de pesquisa que oferece informaes
gerais sobre fundos e colees existentes em um ou
mais arquivos.

Inventrio


21
ARQUIVOLOGIA

Instrumento de pesquisa que descreve, sumria ou
analiticamente, as unidades de arquivamento de um
fundo ou parte dele, cuja apresentao poder refletir
ou no a disposio fsica dos documentos.

Catlogo
Instrumento de pesquisa organizado segundo critrios
temticos, cronolgicos, onomsticos ou toponmicos,
reunindo a descrio individualizada de documentos
pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumria ou
analtica.

Repertrio
Instrumento de pesquisa no qual so descritos
pormenorizadamente documentos, pertencentes a um
ou mais fundos e/ou colees, selecionados segundo
critrios previamente definidos.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA AUXILIAR

ndice
Relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares,
assuntos ou datas contidos em documentos ou em
instrumentos de pesquisa, acompanhados das
referncias para sua localizao.

Tabela de Equivalncia
Instrumento que estabelece uma correspondncia entre
notaes diferentes.

PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente

a) Servio encarregado do recebimento, registro,
classificao, distribuio, controle da tramitao e
expedio de documentos. (Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica)

b) Servio encarregado do recebimento, registro,
autuao, classificao, distribuio, controle da
tramitao e expedio de documentos. Tambm
referido como unidade protocolizadora
(Conarq Res. 14)

c) Marilena Leite Paes considera as seguintes
atividades de protocolo: Recebimento e Classificao;
Registro e Movimentao.

A) B) C)

- Recebimento;
- Registro;
- Classificao;
- Distribuio;
- Controle da
tramitao e
expedio de
documentos.

- Recebimento;
- Registro;
- Classificao;
- Distribuio;
- Controle da
tramitao e
expedio de
documentos;
- Autuao.

- Recebimento;
- Registro;
- Classificao;
- Movimentao.

ROTINAS DE PROTOCOLO
(Marilena Leite Paes)

Recebimento e Classificao

Receber a correspondncia;

Separar a correspondncia oficial da particular;

Distribuir a correspondncia particular;

Separar a correspondncia oficial de carter
ostensivo da correspondncia de carter
sigiloso;

Encaminha a correspondncia sigilosa aos
respectivos destinatrios;

Abrir a correspondncia ostensiva;

Tomar conhecimento da correspondncia pela
leitura, verificando a existncia de
antecedentes;

Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os
antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor
de Registro e Movimentao informar onde se
encontram e os solicitar para ser feita a
juntada;

Interpretar e classificar a correspondncia, com
base no cdigo de assuntos adotado, se for o
caso;

Apor carimbo de protocolo
numerador/datador, sempre que possvel, no
canto superior direito do documento;

Anotar abaixo do nmero e da data a primeira
distribuio e o cdigo de assunto, se for o
caso;

Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na
ficha de protocolo;

Encaminhar os papis ao Setor de Registro e
Movimentao.

Registro e Movimentao

Funciona como uma atividade de distribuio de
documentos. Faz o registro do documento anotando
dados de identificao, e encaminha os documentos
aos setores a que se destinam.


22
ARQUIVOLOGIA

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias,
anotando: nmero de protocolo; data de
entrada; procedncia, espcie, nmero e data
do documento; cdigo e resumo do assunto;
primeira distribuio;

Anexar a segunda via da ficha ao documento,
encaminhando-o ao seu destino, juntamente
com os antecedentes, aps o registro e as
anotaes pertinentes nas respectivas fichas,
se for o caso;

Inscrever os dados constantes da ficha de
protocolo nas fichas de procedncia e assunto,
arquivando-as em seguida;

Arquivar as fichas de protocolo em ordem
numrica;

Receber dos vrios setores os documentos a
serem redistribudos; anotar nas respectivas
fichas o novo destino;

Encaminhar os documentos aos respectivos
destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente.

Autuao Formao de Processos

Expedio Controle de Documentos Emitidos

Questes de Provas

ANATEL CESPE - 2008
54 O registro dos documentos que
chegam a um rgo pblico deve ser
feito no setor de protocolo e consiste na
reproduo dos dados do documento
destinada a controlar a movimentao e
fornecer dados de suas caractersticas
fundamentais aos interessados.

MCT CESPE - 2008
55 Aps o cadastramento do processo
e(ou) documento, deve ser feito um
controle das movimentaes,
conhecidas como tramitao, visando a
sua localizao fsica e a prestao de
informaes s partes interessadas.

MI CESPE - 2009
56 O recebimento, o registro, a
movimentao e a expedio de
documentos so atividades de

responsabilidade do setor de protocolo.

MI CESPE - 2009
57 A autuao mencionada na situao
descrita o termo que caracteriza a
abertura do processo.

MI CESPE - 2009
58 O controle da tramitao dos
processos pelos setores de trabalho
responsveis pela conduo dos
assuntos tratados nos processos de
responsabilidade do setor de protocolo
e dos prprios setores de trabalho por
onde tramitam os processos.

MMA CESPE - 2009
59 A incluso de dados sobre o
documento em uma base de dados
conhecida como registro de
documentos e faz parte das atividades
de protocolo, vinculadas aos arquivos
correntes.

MS CESPE - 2008
60 O recebimento e a expedio dos
documentos em um rgo pblico so
tarefas realizadas pelo protocolo.

MTE CESPE - 2008
61 A entrada de um documento em um
ministrio, por exemplo, exige seu
registro em um sistema de protocolo
manual ou informatizado. Esse registro
realizado com o objetivo de se extrair
informaes especficas de acesso
(data, nmero do documento,
destinatrio, origem, assunto etc.) do
documento para seu controle.

DPU CESPE - 2010
62 As rotinas do setor de protocolo
incluem atividades de

A) classificao, registro, avaliao e
emprstimo de documentos.

B) recebimento, classificao, registro e
movimentao de documentos.

C) recebimento, eliminao e
emprstimo de documentos.

D) ordenao, classificao e avaliao
de documentos.

E) registro de processos, classificao
e avaliao de documentos.


23
ARQUIVOLOGIA

PF/ESCRIVO CESPE - 2009
63 O protocolo a porta de entrada e
de sada dos documentos de uma
instituio e, por suas caractersticas,
faz parte das atividades dos arquivos
correntes.

DPU CESPE - 2010
64 A finalidade da adoo da guia-fora
nos arquivos consiste em

A) possibilitar a identificao dos
documentos arquivados
equivocadamente.

B) indicar os documentos que foram
retirados do arquivo.

C) facilitar o rearquivamento dos
documentos.

D) registrar os descartes efetuados no
acervo arquivstico.

E) indicar os documentos que esto
destinados a restaurao.


44 C 55 C
45 E 56 C
46 E 57 C
47 C 58 C
48 E 59 C
49 E 60 C
50 E 61 C
51 C 62 B
52 C 63 C
53 E 64 C
54 C

BIBLIOGRAFIA CITADA

BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivos. So Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. 89 p. Disponvel
em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_
como_fazer/cf1.pdf>.

CONARQ Resoluo 14. Disponvel
Em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/re
solucao_14.pdf>.

em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Ter
m%20Arquiv.pdf>.

GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar
documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. Disponvel em:
<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_com
o_fazer/cf2.pdf>.


MDULO 4 Tecnologias aplicadas gesto
documental (GED e Microfilmagem).

MICROFILMAGEM
Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste
Decreto, o resultado do processo de reproduo em
filme, de documentos, dados e imagens, por meios
fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de
reduo. (Decreto N 1.799 de 30/01/1996).

Lei 5.433 de 08 de maio de 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais
e d outras providncias.

Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996
Regulamenta a Lei 5.433/68.

Portaria n 12 de 8 de junho de 2009
Secretaria Nacional de Justia - dispe sobre o
registro e a fiscalizao do exerccio da
atividade de microfilmagem de documentos.

Vantagens da Microfilmagem
Integridade das informaes. Segurana contra fraudes
e arquivamento incorreto, facilidade de pesquisas
atravs de Leitores de Microfilme.

Segurana: Duas vias de microfilme, original e cpia,
proporcionando Microfilmagem total segurana.

Rapidez de acesso: Fcil pesquisa, com auxlio de
ndices em banco de dados, busca das informaes em
poucos minutos e cpias em papel se necessrio.

Reduo do espao ocupado: at 98% de reduo de
espao fsico dos arquivos.

Confiabilidade: Atravs do microfilme obtem-se total
durabilidade de arquivo.


24
ARQUIVOLOGIA

Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislao
prpria.

Compatibilidade: A Microfilmagem compatvel com
as mdias magnticas e pticas.
MICROFORMAS
Termo genrico para designar todos os tipos de suporte
contendo microimagens.

Principais Bitolas

16mm (at A4)
35mm (Grandes Formatos, Plantas)
105 mm (Micropublicaes, Microfichas)

PRINCIPAIS MICROFORMAS

Rolo de Microfilme

O rolo de microfilme a microforma bsica, a primeira a
ser utilizada e que serviu de origem maioria das
microformas conhecidas. Apresenta o menor custo por
imagem filmada. Proporciona perfeita integridade de
arquivo.

O rolo de microfilme no se presta microfilmagem de
informaes sujeitas a atualizaes constantes em seus
diversos itens, servindo apenas nos casos de arquivos
que possuam somente crescimento seqencial
numrico ou cronolgico.

As larguras mais usadas so 16mm para documentao
administrativa e os de 35mm para arquivos tcnicos de
plantas, mapas, livros, etc.

Jaqueta

A jaqueta formada por duas folhas de polister
especial, transparentes e muito finas, unidas a
intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando
canais, que permanecem abertos nas extremidades, por
onde sero inseridas as tiras de microfilme.

As jaquetas podem ter canaletas de 16mm, 35mm, ou
mistas. O tamanho padro de uma jaqueta 105mm x
148mm.

Suas principais vantagens so a possibilidade de
atualizao por itens independentes de arquivo, a
facilidade de disseminao da informao e o baixo
custo dos aparelhos de leitura.

Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para
indexao, possvel por meio de vrios recursos como a
datilografia, cores, ranhuras etc.

Microficha

A microficha nada mais que uma folha de filme,
normalmente da largura superior a 70mm. A microficha
considerada padro e a mais usada a de 105mm x
148mm. Sua capacidade pode variar de 60 a 420
fotogramas. As microfichas podem ser geradas de
muitas maneiras diferentes, entre elas as mais comuns
so:

- Duplicando uma jaqueta
- Montando tiras de filmes
- Utilizando uma cmara planetria tipo Step &
Repeat
- Utilizando uma cmara C.O.M.

EQUIPAMENTOS DE MICROFILMAGEM

Microfilmadoras Planetrias


25
ARQUIVOLOGIA

Composta de uma base fixa onde est o campo
fotogrfico, a unidade filmadora deste equipamento est
posicionada sobre o campo fotogrfico. Tanto o
documento quanto o filme esto parados no momento
da microfilmagem.

Microfilmadoras Rotativas

Utilizada para microfilmar documentos padronizados,
possui um sistema de transporte por meio de esteiras
ou correias que conduzem o documento para o interior
da mquina. Na microfilmadora rotativa tanto o
documento quanto o filme esto em movimento no
momento da microfilmagem.

Processadoras

Aps a microfilmagem as processadoras transformam a
imagem latente em imagens visveis.

Duplicadores

Utilizado para fazer cpias das microformas.

Leitores Simples

Utilizados para a consulta das microformas, os leitores
simples se restringem apenas a consulta.

Leitores Copiadores

Diferente dos leitores simples, os leitores copiadores
possibilitam imprimir e/ou digitalizar a imagem.

Scanner de Microfilme

Utilizado para digitalizar diretamente da pelcula com
alta capacidade de produo

GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE
DOCUMENTOS

um conjunto de tecnologias que permite o
gerenciamento de documentos de forma digital. Tais
documentos podem ser das mais variadas origens e
mdias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo
arquivos j criados na forma digital.


26
ARQUIVOLOGIA

Document Imaging
o processo que permite armazenar e gerenciar
imagens de documentos digitalizados. Os documentos
originalmente em mdias analgicas (papel,
mirofilme,...) devero ser convertidos atravs de
processos de digitalizao.

A principal vantagem o armazenamento e a
diminuio do volume fsico dos documentos.

13.000 pginas A4 digitalizadas cabem
em 1 CD-ROM. (700 MB).

Outro aspecto importante com relao
disponibilidade e acessibilidade. O mesmo documento
pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma
pessoa ao mesmo tempo, e acessibilidade pode ser
restringida atravs de senhas.

Workflow
Ferramenta para armazenamento, recuperao e
tramitao de Documentos, o termo Workflow refere-se
ao modo como os documentos so processados.

Com os documentos convertidos para imagens, era
preciso uma tecnologia que substitusse o processo
humano de trmite de documentos em papel. Surgiu
ento a tecnologia de Workflow para imagens de
documentos

O Work Flow uma poderosa ferramenta no processo
de tomadas de decises onde necessrio um intenso
trmite de documentos muitas vezes at em cidades e
pases diferentes.

Vantagens:
- Incremento ao Tramite
- Informao just in time.

Questes de Provas

AGU CESPE - 2010
65 O microfilme de substituio
aquele que serve preservao das
informaes contidas em documentos
que so eliminados, tendo em vista a
racionalizao e o aproveitamento de
espao.

AGU CESPE - 2010
66 O documento digitalizado tem o
mesmo valor legal do documento em
suporte papel, podendo, at, ser
apresentado em juzo.

TRE/MT CESPE - 2009
67 Assinale a opo correta com

relao microfilmagem e ao uso das
novas tecnologias.

A) A microfilmagem permite a reduo
do espao fsico na guarda de
documentos, mas o seu uso ainda
restrito devido no aceitao do
microfilme como prova legal.
B) A migrao de suportes uma
tcnica importante para combater a
rpida obsolescncia dos software e
hardware, que compromete a
preservao de documentos digitais.
C) A digitalizao de documentos
vantajosa, pois permite o acesso
mltiplo e simultneo aos documentos
e, alm disso, possui ampla aceitao
legal.
D) A opo pelo uso da microfilmagem
deve embasar-se apenas no exame
dos custos ou da economia decorrentes
de seu emprego.
E) A microfilmagem, por limitaes
tcnicas, restrita aos
documentos em suporte papel.

PF/ESCRIVO CESPE - 2009
68 A microfilmagem grande aliada da
reduo de espao ocupado pelos
documentos arquivsticos em papel,
bem como da preservao dos
documentos originais. Entretanto, no
caso dos documentos considerados de
valor permanente, a microfilmagem no
permite a eliminao dos documentos
originais.

MPU CESPE - 2010
69 Os documentos originais
considerados de guarda permanente
somente podero ser eliminados depois
de microfilmados e digitalizados.

MPU CESPE - 2010
70 O problema relacionado
obsolescncia dos equipamentos e dos
programas de informtica, que
compromete a preservao de
documentos digitais, pode ser resolvido
com o uso de laminao..


27
ARQUIVOLOGIA

TRE-GO CESPE - 2008
71 Com relao alterao do suporte
da informao em arquivos, assinale a
opo correta.

A) A atual legislao somente autoriza
a eliminao de documentos
permanentes aps sua reproduo por
meio dos processos de microfilmagem
ou digitalizao, desde que garantida a
autenticidade da cpia.

B) Qualquer proposta de alterao de
suporte das informaes arquivsticas
deve levar em considerao as
questes legais, garantias jurdicas,
normalizao de procedimentos,
padres de qualidade estabelecidos
pela legislao brasileira. necessrio
considerar, ainda, as peculiaridades de
cada rgo, alm de realizar estudos
de viabilidade econmica.

C) As vantagens da alterao do
suporte de documentos de arquivo,
incluem: agilizar o arquivamento das
informaes por tornar desnecessria a
organizao dos documentos; facilitar o
intercmbio com outras entidades;
proporcionar acesso s informaes em
redes; reduzir a ocupao e melhorar o
aproveitamento do espao; reduzir
custos de manuteno.

D) Apesar de ser um processo de
reproduo de documentos
tradicionalmente muito utilizado, a
microfilmagem no deve ser realizada
quando houver inteno de eliminar os
originais, pois tal processo no pode,
em circunstncia alguma, ter validade
em juzo.


65 C 66 E
67 B 68 C
69 E 70 E
71 B

BIBLIOGRAFIA CITADA

AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre GED
gerenciamento eletrnico de documentos

BRASIL. Lei 5.433 de 08 de maio de 1968.

BRASIL. Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996.

de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p.

SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. So Paulo:
CENADEM.

MDULO 5 Preservao Documental

PRESERVAO
Norma Cianflone
Cassares
Dicionrio Brasileiro de
Terminologia
Arquivstica

um conjunto de
medidas e estratgias
de ordem administrativa,
poltica e operacional
que contribuem direta
ou indiretamente para a
preservao da
integridade dos
materiais.

Preveno da
deteriorao e danos
em documentos, por
meio de adequado
controle ambiental e/ou
tratamento fsico e/ou
qumico.

CONSERVAO
Norma Cianflone
Cassares
Terminologia
Arquivstica

um conjunto de aes
estabilizadoras que
visam desacelerar o
processo de degradao
de documentos ou
objetos, por meio de
controle ambiental e de
tratamentos especficos
(higienizao, reparos e
acondicionamento).

Promoo da
preservao e da
restaurao dos
documentos.

RESTAURAO
Norma Cianflone
Cassares
Terminologia
Arquivstica


28
ARQUIVOLOGIA

um conjunto de
medidas que objetivam
a estabilizao
ou a reverso de danos
fsicos ou qumicos
adquiridos pelo
documento
ao longo do tempo e do
uso, intervindo de modo
a no comprometer
sua integridade e seu
carter histrico.

Conjunto de
procedimentos
especficos para
recuperao e reforo
de documentos
deteriorados
e danificados.

CARACTERSTICAS DO PAPEL

O papel um suporte HIGROSCPICO, isto , tem a
capacidade de absorver e expelir umidade de acordo
com o meio em que esteja, com esta troca de umidade
com o meio ele sofre dilatao e contrao das fibras. O
controle do conjunto de elementos ambientais
fundamental para a preservao dos acervos.

FATORES AMBIENTAIS

Temperatura e Umidade Relativa do AR

A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20
C, e a umidade em 50%. Esse equilbrio deve ser
mantido, pois, a umidade elevada associada com a
temperatura alta atuam como agentes facilitadores da
proliferao de fungos e bactrias, bem como garante
caractersticas propcias para infestao por animais. J
a baixa umidade resseca o papel tornando-o
quebradio.

importante fazer o monitoramento do ambiente
atravs do Termo-Higrmetro, e garantir uma boa
circulao do ar.

Radiao da Luz

O Controle da luminosidade um elemento que
contribui para a preservao dos documentos. A
incidncia luz natural ou artificial sobre os documentos
causa danos de forma irreversvel, modificando cores,
escurecendo, e ressecando o papel.

Qualidade do Ar

importante controlar a qualidade do ar pois nele temos
dois elementos que podem comprometer a segurana
dos documentos, os gases que provocam reaes
qumicas formando cidos que danificam os
documentos, e as partculas slidas que se encontram
em suspenso.

AGENTES BIOLGICOS

Os agentes biolgicos de deteriorao de acervos so,
entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os
roedores e os fungos, cuja presena depende quase
que exclusivamente das condies
ambientais reinantes nas dependncias onde se
encontram os documentos.

Para que atuem sobre os documentos e proliferem,
necessitam de conforto ambiental e alimentao. O
conforto ambiental para praticamente todos os seres
vivos est basicamente na temperatura e umidade
relativa elevadas, pouca circulao de ar, falta de
higiene.

INTERVENO HUMANA

O homem um dos maiores agentes de deteriorao
dos documentos.

Vandalismo

Ataques a arquivos, e extravio e roubo de documentos
so atos intencionais que podem ser minimizados com
uma poltica de acesso e segurana dos documentos.

Acondicionamento

O acondicionamento deve ser feito de forma adequada
utilizando materiais prprios para cada suporte
documental. Essa prtica vai garantir a proteo fsica
aos documentos. Deve-se utilizar o mobilirio e
invlucros com padro arquivstico.

A utilizao de forma correta dos invlucros (envelopes,
pastas, caixas) tambm so importantes para garantir a
integridade documental, visto que a prtica mais comum
a superlotao dos invlucros, danificando os
documentos na sua manipulao de retirada e guarda.

PROCEDIMENTOS TCNICOS

Acondicionamento
Embalagem ou guarda de documentos visando sua
preservao e acesso.

climatizao
Processo de adequar, por meio de equipamentos, a


29
ARQUIVOLOGIA

temperatura e a umidade relativa do ar a parmetros
favorveis preservao dos documentos.

controle ambiental
Conjunto de procedimentos para criao e manuteno
de ambiente de armazenamento propcio preservao,
compreendendo controle de temperatura, da umidade
relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como
preveno de infestao biolgica, procedimentos de
manuteno, segurana e proteo contra fogo e danos
por gua.

desacidificao
Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a
um mnimo de 7, com vistas sua preservao.

desinfeco
Processo de destruio ou inibio da atividade de
microorganismos.

desinfestao
Processo de destruio ou inibio da atividade de
insetos.

desumidificao
Reduo da umidade relativa do ar em reas
determinadas, por meio de processos mecnicos ou
qumicos.

encapsulao
Processo de preservao no qual o documento
protegido entre folhas de polister transparente, cujas
bordas so seladas.
fumigao
Exposio de documentos a vapores qumicos,
geralmente em cmaras especiais, a vcuo ou no,
para destruio de insetos, fungos e outros
microorganismos.

higienizao
Retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira e
outros resduos, com vistas preservao dos
documentos.

laminao
Processo de restaurao que consiste no reforo de
documentos deteriorados ou frgeis, colocando-os entre
folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo
natural, semi-sinttico ou sinttico, por meio de
diferentes tcnicas, manuais ou mecnicas.

planificao
Aplainamento mediante presso, de documentos
dobrados, enrolados ou amarrotados.

reencolagem
Encolagem que visa restituir ao papel a substncia
adesiva original perdida.

secagem a vcuo
Tratamento de documentos molhados mediante gradual
retirada de ar e elevao de temperatura.

secagem por congelamento
Tratamento de documentos molhados por congelamento
e subseqente secagem mediante vcuo e gradual
elevao de temperatura. Tambm chamado liofilizao
ou secagem a frio.

umidificao
Procedimento em que documentos quebradios e
ressecados so colocados numa atmosfera mida para
readquirirem flexibilidade pela absoro gradual do
vapor d'gua.

velatura
Processo de restaurao que consiste na aplicao de
reforo de papel ou tecido em qualquer face de uma
folha.

Questes de Provas

TRE-MT CESPE 2009
72 A conservao compreende os
cuidados prestados aos documentos e,
consequentemente, ao local de sua
guarda. Com referncia conservao
e restaurao de documentos de
arquivo, assinale a opo correta.

A) O ar seco um elemento que
beneficia as condies fsicas do papel.
B) A temperatura ideal para
conservao dos documentos em um
depsito de arquivo deve ser superior a
24
o
C.
C) O alisamento um mtodo eficiente
de combate aos insetos e todos os
outros tipos de pragas que podem
atacar o papel.
D) A limpeza dos documentos em
papel, fase posterior fumigao, pode
ser feita em mesas higienizadoras ou
com um pano macio, uma escova ou
um aspirador.
E) A desinfestao consiste em
mergulhar o documento em banho de
gelatina ou cola, aumentando, assim, a
resistncia das fibras do papel.


30
ARQUIVOLOGIA

PF/ESCRIVO CESPE 2009
73 A luz solar, o ar seco, a elevada
umidade, o mofo, as grandes variaes
de temperatura e a poeira so, a mdio
e longo prazos, prejudiciais
conservao dos documentos.

MPU CESPE - 2010
74 O alisamento uma das operaes
de restaurao de documentos mais
utilizadas em pases tropicais.

ANAC CESPE - 2009
75 O ar seco e a alta umidade so
fatores de enfraquecimento do papel.

ANAC CESPE - 2009
76 A higienizao mecnica dos
documentos feita com uma trincha ou
uma flanela uma ao importante
para a conservao dos documentos
em papel.

ANAC CESPE - 2009
77 O processo qumico mais efetivo
para a desinfestao e desinfeco de
materiais arquivsticos a emulao.

MS CESPE - 2008
78 A ao antrpica no interfere na
degradao dos arquivos.

MS CESPE - 2008
79 A higienizao de documentos um
procedimento em que documentos
quebradios e ressecados so
colocados em uma atmosfera mida
para readquirirem flexibilidade.

MS CESPE - 2008
80 A higienizao e o
acondicionamento so aes de
conservao dos documentos.

MS CESPE - 2008
81 O ar seco e a umidade so fatores
de enfraquecimento do papel.

TRE/GO CESPE - 2008
82 A respeito da preservao da
integridade dos documentos, assinale a
opo correta.

A) Preservao o nome dado ao
processo de exposio de uma pea
documental a vapores qumicos, dentro
de cmaras especiais a vcuo, para
destruio de insetos e fungos,
resultando na polimerizao do

documento.

B) Denomina-se conservao o
conjunto de atividades que visam
preservao dos documentos, isto ,
aes realizadas com o objetivo de
desacelerar os processos de
degradao por meio de controle
ambiental e de tratamentos especficos,
como higienizao, acondicionamento,
reparos e outros.

C) A limpeza do depsito do arquivo
deve ser rigorosa para evitar a
proliferao de fungos e insetos; o cho
deve ser limpo com pano umidecido em
uma mistura de gua, solventes, cera e
substncias bactericidas. Uma vez por
ms, pelo menos, as estantes devem
ser limpas com a mesma mistura.

D) A luz natural e o calor so
prejudiciais aos documentos.
Recomenda-se, para o local de
armazenamento, a utilizao de
lmpadas fluorescentes, por no
produzirem calor nem radiao
ultravioleta (UV), e o uso de
condicionadores de ar para manter a
temperatura abaixo de 5 graus durante
o dia. Durante a noite, os aparelhos
podem ser desligados, para reduzir os
custos e o risco de incndio.
TRE/MA CESPE - 2009
83Quanto preservao,
conservao e restaurao de
documentos, assinale a opo correta.

A) A desinfestao e o alisamento so
tcnicas de restaurao de
documentos.

B) A higienizao dos documentos
consiste em mergulhar o documento
em banho de gelatina.

C) O silking um mtodo de
desinfestao que combate os insetos
e apresenta maior eficincia que a
fumigao.

D) A conservao compreende os
cuidados prestados aos documentos e
no se refere ao local de guarda.

E) A luz do dia e a umidade so
prejudiciais conservao do acervo
documental.


31
ARQUIVOLOGIA

TRE/MG CESPE - 2008
84 A respeito da preservao,
conservao e restaurao de
documentos, assinale a opo correta.

A) Todos os documentos transferidos
ao arquivo intermedirio devem ser
higienizados e restaurados.

B) A laminao uma das tcnicas de
higienizao mais utilizada na
conservao de documentos.

C) A umidade mais alta e a baixa
temperatura so condies ideais para
a preservao dos documentos
arquivsticos em papel.

D) As principais operaes de
conservao dos documentos so:
desinfestao, limpeza, alisamento e
restaurao.

E) A luz solar menos nociva que a luz
artificial na conservao e na
preservao dos documentos de
arquivo.


72 D 73 C
74 E 75 C
76 C 77 E
78 E 79 E
80 C 81 C
82 B 83 E
84 D

BIBLIOGRAFIA CITADA

CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer
conservao preventiva em arquivos e bibliotecas.
So Paulo: Arquivo do Estado, 2000. 70 p.

de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p.


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3076-5055

32
ARQUIVOLOGIA

ANEXO 1

3076-5055

33
ARQUIVOLOGIA

ANEXO 2 - EXEMPLO DE UMA TABELA DE TEMPORALIDADE

3076-5055

34
ARQUIVOLOGIA

ANEXO 3

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