LA GESTIN DEL CAMBIO I ,II,III,IV

Rubn Garca. Director Genera MSIN !Ar"a#$e%enta.co"&

El mercado esta en constante cambio, en constante movimiento, las
empresas sean grandes o pequeas se ven afectadas por cambios de todo
tipo a su alrededor, hasta hace slo una dcada los cambios eran vistos
como algo que corran de vez en cuando, actualmente los cambios son
algo con lo que las empresas van a tener que vivir de forma constante.
La primera pregunta que surgen siempre cuando se habla de cambios es:
!or qu cambiar"
La respuesta es para muchos sencilla # para otros comple$a, sin embargo,
al final todos ven lo mismo, las empresas que imponen la iniciativa son las
que obligan a las otras a cambiar, son las que hacen que los dem%s giren a
su alrededor # en muchos entornos tienen mucha m%s fuerza que cualquier
elemento poltico o empresarial.
El saber adaptarse al cambio es una de las cosas que hace que las
empresas pequeas puedan competir en entornos complicados, en
entornos en los que las empresas grandes han estado siempre copando el
mercado # pueden despuntar pos su capacidad de respuesta o por su
capacidad para ofrecer servicios de una forma mucho m%s %gil # con m%s
calidad que las de toda la vida.
&entro de las empresas ocurre un fenmeno que hace que las personas
sean arrastradas por las circunstancias # muchas veces el problema es
que no se entienden esas circunstancias.
'anto las personas en las organizaciones como las organizaciones en si
pueden afrontar los cambios de tres formas, una de ellas es resistirse al
cambio, esto hace que al final sean llevados por los derroteros que otros
les indican # a menudo se terminan dando cuanta que han de adaptarse o
fracasar en su intento por cambiar, esto significa perder una venta$a frente
a los compaeros o a otras empresas que se han adaptado # perder una
venta$a en este punto significa que estar% de lado en el momento en el que
lleguen las vacas flacas en la empresa o en el sector.
Las personas o las empresas que se adaptan a los cambios mantienen una
actitud abierta tanto a las posibilidades como a los riesgos que se les
presentan, el (nico problema que se les puede presentar es la toma de una
determinada decisin en momentos crticos, #a que aunque puedan
equivocarse en la toma de esa decisin lo importante es que tendr% la
suficiente capacidad como para retomar esa decisin # acertar en su
segundo intento.
'ambin est%n las personas # organizaciones que dirigen los cambios,
aunque parezca que es una parte alta de la pir%mide # son los que mandan
lo cierto es que son los que m%s incertidumbre tienen a su alrededor # son
los que cuando se han de tomar decisiones m%s posibilidades tienen de
errar en el intento, con todas sus consecuencias, #a que una decisin
errnea puede hacer que cientos de personas o empresas se diri$an haca
un camino profesional o empresarial que les reportar% (nicamente
perdidas.
El cambio normalmente tiene aspectos positivos # negativos, el problema
es que a corto plazo parece que normalmente son m%s negativos que
positivos #a que ha# que hacer ma#or esfuerzo para aparentemente no
moverse haca ning(n sitio, sin embargo a largo plazo suelen ser bastante
m%s positivos puesto que se ve que los esfuerzos realizados comienzan a
dar respuesta # esa respuesta como mnima ser% la posibilidad de que a
los que dirigen el resto estn decididos a seguirles haca una direccin.
)uando cientos de empresas en el sector *nternet se dedican a hacer
fuertes recortes de personal # a cerrar oficinas de m(ltiples pases las
opciones # las opiniones haca lo positivo son bastante pocas, sin
embargo, en principio esto de$ar% que las empresas que puedan sobrevivir
a este cambio del mercado sean capaces de ser rentables # ofrecer futuros
prometedores a todos sus empleados # directivos.
'omando de nuevo el e$emplo del sector *nternet, es cierto que tambin ha
habido cambios positivos o cambios que en principio parecan positivos #
que en la ma#ora de los casos se han convertido en autnticos desastres,
al principio del ao +,,, hubo un boom de inversiones # de acercamiento
de las empresas de capital riesgo a las empresas tecnolgicas, todo el
mundo quera invertir en empresas de *nternet, profesionales que no
contaban con m%s de +- aos se recorran las mesas de las principales
compaas de capital riesgo del pas # cuando se vea que tenan una
buena idea invertan varios miles de millones en la empresa, haciendo que
personas que pr%cticamente no haban tenido tra#ectoria profesional
tuviesen una perspectiva de salida a bolsa en menos de . ao vista.
Evidentemente esto es un cambio que, aunque en un principio parezca que
es para bien, al final siempre tiene su respuesta por parte del mercado #
son mu# pocos los que tienen la capacidad de decidir que hacer # haca
donde se ha de dirigir el mercado, si estos toman una decisin errnea
har%n que todos los dem%s entren en una rueda de la que slo algunos
podr%n de$ar de dar vueltas # orientarse haca una direccin de
rentabilidad.
LA GESTIN DEL CAMBIO II
Rubn Garca. Director Genera MSIN !Ar"a#$e%enta.co"&
/ por qu suceden los cambios"
Evidentemente el mercado # lo que le rodea es un ente vivo, tiene
movimientos que hacen que unos suban # que otros ba$en pero e0isten
mu# poco que consigan quedarse estabilizados, slo aquellos a los que
los cambios sociales, econmicos # tecnolgicos no les afecten
demasiado.
Los cambios sociales son evidentes aunque alrededor no se vean mu#
directamente, si usted es empresario o un profesional de cualquier
empresa recordar% o habr% escuchado como traba$aban sus ma#ores hace
+, aos.
E0ista un mercado de personas mu# importante, en Espaa por e$emplo el
fenmeno del 1ab# 1oom de los aos 2,3-, hizo que en los aos 4, # 5,
hubiese traba$adores de sobra en cualquier empresa, las empresas podan
invertir de todo menos en personal # en su formacin, si embargo, Espaa
ho# en da es uno de los pases m%s vie$os de Europa con todo lo que ello
significa, en el ao +,,, nacen hasta - veces menos nios de los que
nacan en las pocas de 1ab# 1oom # eso se traduce en menos personas
para poder contratar, a las personas a las que contrata tenerlas mu#
motivadas # formadas en aspectos tecnolgicos # de productividad.
Los aspectos econmicos aunque a corto plazo menos evidentes son los
m%s aplastantes a la hora de pasar factura a las empresas que no se han
sabido adaptar a los cambios, actualmente llega a Espaa la figura del
Euro, una nueva moneda que entra en un periodo en el que la
incertidumbre para las empresas es constante, como ve en un periodo de
cambio con esta incertidumbre tener la inseguridad de no poder afrontar
cambios o arrastrar lastres con personas que no quieren cambiar hace que
una situacin difcil se pueda volver crtica.
/ por supuesto, los aspectos tecnolgicos, cada vez se invierten m%s en
*6& 7*nvestigacin # &esarrollo8, la tecnologa permite que una persona
desde su casa con un ordenador # una buena idea # una formacin en
tecnologa pueda llegar a hacer sombra a una empresa con .,,, personas
en su estructura, # esto por qu es as, si una persona no puede pensar
m%s que .,,, $untas" !ues si, sin embargo, una persona con una alta
capacidad de cambio puede ir mucho m%s deprisa que .,,, en formula ..
)mo se pueden clasificar los cambios"
Los cambios normalmente pueden ser mu# dr%sticos o generarse de una
forma natural # gradual.
Los cambios que se realizan de una forma gradual son mucho m%s
efectivos cuando se trata de involucrar a toda la empresa # en muchos
casos se realiza para implantar sistemas de calidad con el fin de me$orar
los productos o procesos en la empresa, de esta forma e0iste un control
sobre el proceso de cambio que permite conocer la adaptacin sufrida o
no por cada una de las partes implicadas.
Los cambios dr%sticos o que se realizan de una forma radical suelen ser
bastante arriesgados aunque se realizan con vista de conseguir un buen
resultados, estos cambios hacen que las empresas se muevan
r%pidamente hacia un sitio u otro, en la ma#ora de los casos slo
determinadas partes de la empresa est%n implicada en el cambio # no es
normal que estn todas, por e$emplo, el departamento de 9ar:eting de una
empresa que ve o que analiza un posible hueco de mercado a cubrir antes
que la competencia por su posible inters estratgico.
Los cambios en general han de ser planificados con cuidado # sobre todo
prove#endo todos los posibles comportamiento de las variables que van a
intervenir en ellos puesto que esas variables ser%n las que usadas de
me$or o peor manera permitir%n obtener un me$or o peor resultado.
En muchas ocasiones los cambios se pueden ir inculcando a travs de la
formacin de los empleados, ofreciendo nuevos caminos # alternativas a
las personas involucradas en los diferentes departamentos, imagnese que
en una de estas empresas de *nternet que reciban una inversin
millonaria, antes de recibir esa inversin se les hubiese e0plicado a esos
emprendedores que es lo que les iba a pasar en el da a da a partir de ese
momento, noches sin dormir, presiones de los inversores, clientes que no
quieren comprar on3line por inseguridad, personal con una rotacin cada ;
meses entre empresa # empresa, etc.
El panorama a veces es me$or e0plicarlo # que cada uno lo va#a valorando
en su $usta medida # sobre sus propios mtodos de entender las cosas, la
formacin es un buen mtodo para conseguir que las personas que est%n
involucradas en el cambio puedan entender los motivos # a$ustarlos a su
propia realidad.
9uchas empresas ven el cambio como una forma de conseguir adelantarse
a la competencia de su mercado # de posicionarse en me$or lugar, eso ser%
bueno siempre # cuando no se de$en otros valores detr%s o sin recursos
como por e$emplo de$ar de atender bien a los clientes para sencillamente
conseguir una ma#or masa de clientes. 9uchas veces para ser me$or que
la competencia no ha# que buscar cambiar sino sencillamente ser
diferente, aunque tambin el ser diferente se tenga que aprender del propio
mercado.
Es posible que (ltimamente ha#a escuchado o ledo el termino <estin del
)onocimiento, en si este termino parece mu# rimbombante # lo es, pero lo
m%s importante es lo que ha# por detr%s. Las empresas para conseguir que
las personas tengan la capacidad de adaptarse a cualquier entorno de
mercado invierten en el propio conocimiento de sus personas,
consiguiendo que las empresas lleguen a ser pequeas sociedades de
informacin en las cuales la propia empresa aprende a aprender # en la
cual la propia empresa aprende a cambiar.
LA GESTIN DEL CAMBIO III
Rubn Garca. Director Genera MSIN !Ar"a#$e%enta.co"&
La planificacin del cambio.
=na de las cosas m%s importantes que tanto las personas como las
organizaciones han de tener en cuenta es si de verdad pueden determinar
ob$etivos, tengamos en cuenta que el cambio muchas veces se hace en
entornos de incertidumbre en los cuales no sabemos hasta donde
podemos llegar.
&icho de otra forma si #o se que la distancia entre dos puntos > # 1 es de
+, metros s que si parto de > llegar a 1 de la forma que sea # s que
habr% recorrido esos +, metros de distancia, sin embargo el problema ho#
en da es que el punto 1 a veces no se tiene claro, entonces, que hemos
de hacer"
>ntes de entrar a definir ob$etivos # estrategias hemos de conocer todos
los conceptos en los cuales nos vamos a mover a partir de ahora, si
estamos en una empresa dedicada a la venta de ladrillos # comenzamos a
establecer ob$etivos en el mercado 1+1 # en el mercado 1+) teniendo en
cuenta que el 1+E tambin puede ser rentable, podemos encontrarnos con
la sorpresa de que el ?,@ de las personas a las que el cambio les va a
afectar no sepan ni siquiera a que se refiere cuando habla de 1+1, 1+) o
1+E, por lo tanto antes de comenzar a definir ob$etivos, identificar # fi$ar
los conceptos con los que vamos a traba$ar.
Atra parte importante antes de comenzar a definir ob$etivos es identificar
cuales son las diferencias entre las capacidades que ha de tener una
persona para afrontar el supuesto punto 1 al que tenemos que llegar, es
posible que el ?,@ de las personas con las que estamos traba$ando
necesiten reciclarse a todos los niveles para sentirse como mnimo
seguras a la hora de tomar decisiones cuando tenga que aportar su granito
de arena en los (ltimos - metros antes de llegar a 1.
)uando esto lo tenga dominado con unos mnimos establecidos evalu el
momento actual en el que se encuentra desde un punto de vista social,
econmico # tecnolgico, defina cual es su idea de empresa BidealB o su
idea de empresa lder, mida cuales son los BmetrosB, es decir, el esfuerzo
necesario # los recursos necesarios para llegar del punto inicial al
deseado, analice los cambios que se van a efectuar en el tra#ecto # prevea
que har% en el momento en el que se los encuentre, como los afrontar% #
por fin e0prese ese cambio en cifras.
)mo puede saber si ha de comenzar a realizar cambios o no"
!ues sencillamente escuche a los empleados que son sus clientes internos
a los que tiene que ofrecer servicios que les permitan desarrollar me$or su
labor productiva # escuche tambin a sus clientes, las que$as a veces son
verdaderos tesoros que le indican e0actamente haca donde # como tiene
que cambiar.
/ por dnde empezar a cambiar"
!ues en principio por los lugares o los puntos de la empresa m%s
importantes o de los que dependan otros de forma directa, #a que estos
ser%n los que le indicar%n hacia donde tienen que ir los cambios de
segunda lnea.
/ cmo puedo saber que %reas son las m%s importantes"
>nalizando la empresa desde el punto de vista de la importancia # la
urgencia, las empresas realizan cosas que son importantes # cosas que
son urgentes, a veces las cosas importantes son poco urgentes # a veces
mu# urgentes # a veces las cosas urgentes son importantes # poco
importantes, pues identifique estas cosas # act(e sobre ellas.
Ceg(n el siguiente cuadrante 7mtodo de Ctephen )ove#8, aqu se analizan
las cosas importantes # las cosas urgentes.
Las compaas m%s activa # las que desde un punto de vista de gestin
son m%s eficientes # efectivas son las que al cuadrante . les dedican un
2-@ de su tiempo, al cuadrante + un ;-@ de su tiempo, al cuadrante ; un
.-@ # al cuadrante 2 un -@ del tiempo.
Cobre este tipo de actividades que se plantean en cada uno de estos
cuadrantes es sobre las que ha de establecer la gestin del cambio, la
estrategia ha de estar centrada en una fle0ibilidad importante en la
empresa, sabiendo que en funcin de lo que ocurra en el entorno de la
empresa la empresa podr% amoldarse para conseguir sus ob$etivos.
Evidentemente a los clientes # en las cosas del da a da poco a poco ir%
entrando una fle0ibilidad parecida # un traba$ador podr% buscar varias
alternativas para resolverle un problema a un cliente # $am%s se quedar%
parado o esperando respuestas de otro departamento a no ser que sea una
causa de orden ma#or de la que l puede abarcar.
LA GESTIN DEL CAMBIO IV
Rubn Garca. Director Genera MSIN !Ar"a#$e%enta.co"&
=na vez que est%n definidas las tareas # e0iste un tiempo de e$ecucin, es
el momento de realizar un plan de accin en el que lo primero que habr%
que tener en cuenta es que ha# que reunir la informacin necesaria sobre
las personas que van a estar involucradas en el cambio # sobre los
detalles que ha# que tener en cuenta con cada parte de ese plan de accin,
cada uno de los detalles debe incorporar unas pequeas submetas que
permitan ir haciendo consciente a todos de que las metas se est%n
consiguiendo # que estamos consiguiendo los pequeos ob$etivos de cada
tarea.
9uchas veces en esta realizacin del plan de accin es posible que
tambin estn involucrados otros departamentos, por lo tanto, ser%
importante que se coordinen acciones con esos departamentos con los
que se est%n involucrando los cambios para no encontrarse con sorpresas
de falta de tiempo de terceros o de falta de apo#o por propia comodidad de
otros o por imposibilidad de dedicacin en un determinado momento para
hacer algo que necesitamos al concluir una tarea.
&el plan de accin deben ser todos conscientes # a todos los que va#an a
estar en el proceso se les ha de e0plicar de forma detallada, sino
encontrar% reticencias para realizar determinados pasos o inseguridad e
incertidumbre por parte de las personas que han de conseguir los
ob$etivos, todos tienen que conocer que esta pasado, haca donde tienen
que ir # cuales son los vehculos que van a tener tanto que aprender a
mane$ar como dirigir para conseguir los ob$etivos.
'ambin imprescindible es que cuando las personas est%n realizando
determinadas tareas sepan si est%n consiguiendo hacer las cosas de forma
efectiva o est%n teniendo perdidas de tiempo, para conseguir conocer
estos datos es mu# importante poder establecer una agenda de control de
forma que todos sean conscientes de los tiempos # de los avances
realizados.
!rever los efectos del cambio.
*maginemos que despus de haber hecho absolutamente todo, que
despus de haber realizado una serie de tareas que han hecho que nuestra
empresa este preparada para competir en el mercado de una forma
realmente solvente se encuentra con el problema que se ha adelantado al
mercado al menos un ao, su visin de la empresa ideal es algo con lo que
la mitad de las personas ni siquiera suean, se encuentra con un Derrari en
una pista de cemento de carretera comarcal entre dos pueblos perdidos
del !irineos.
Esto puede ser un problema realmente desmotivador, saber que tiene una
empresa e$emplar # que no puede competir porque los clientes ni siquiera
pueden entender para que se les ofrezcan tantos servicios de los que no
tienen necesidad.
!rever los efectos del cambio es vital, tiene que saber que ocurrir% cuando
ha#a terminado con su camino de realizacin de las tareas, o al menos
saber entre que mnimos # m%0imos se debera mover la empresa.
>ntes de comenzar a e$ecutar cualquier accin de cambio h%gase la
pregunta: Eu puede pasar para que lo que queremos hacer salga mal" /
desee tiempo para contestar, esta pregunta es crucial responderla, le
permitir% saber con que se esta enfrentando en realidad # cuales pueden
ser los muros de piedra # ladrillo con los que se va a encontrar en mitad
del camino.