Base de Datos

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA
Facultad de Ingeniera
Escuela Acadmico Profesional de Ingeniera Geolgica

MONOGRAFA | BASE DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS 2013 1

MANEJO DE BASE DE DATOS CON
MICROSOFT ACCES 2013

2014]
DOCENTE: Ing. EDUARDO BARRANTE MEDINA
INTEGRANTES:
REGALADO MEGO, Rosa E.

CURSO: COMPUTACIN BSICA
Cajamarca, Julio del 2014


Contenido
INTRODUCCION ........................................................................................................................................ 4
OBJETIVOS ................................................................................................................................................ 5
1.1 OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................................... 5
1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ................................................................................................................ 5
MARCO TEORICO ..................................................................................................................................... 6
DEFINICIN DE ACCESS ........................................................................................................................ 6
2 BASE DE DATOS ............................................................................................................................... 6
2.1 TABLAS ........................................................................................................................................... 8
2.1.1 CONCEPTO: ............................................................................................................................ 8
2.1.2 CREAR UNA TABLA NUEVA .................................................................................................... 9
2.1.3 IMPORTAR O VINCULAR PARA CREAR UNA TABLA .............................................................10
2.1.4 TIPOS DE DATOS ..................................................................................................................10
2.1.5 RELACIONES DE TABLA ........................................................................................................11
2.1.6 GUARDAR UNA TABLA .........................................................................................................12
2.1.7 DEFINIR LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ......................................................................12
2.2 RELACIONES .................................................................................................................................13
2.2.1 RELACIONES UNO A UNO ....................................................................................................13
2.2.2 RELACIONES UNO A VARIOS ................................................................................................13
2.2.3 RELACIONES VARIOS A VARIOS ...........................................................................................14
2.2.4 CREACIN DE RELACIONES..................................................................................................14
2.2.5 BORRADO DE RELACIONES ..................................................................................................16
2.3 CONSULTAS .................................................................................................................................19
2.3.1 GENERAR UNA NUEVA CONSULTA ......................................................................................19
2.3.2 ADICIONAR CAMPOS A LA CONSULTA ................................................................................22
2.3.3 CLASIFICACIN DE LOS DATOS PRESENTADOS ...................................................................23
2.3.4 GRABAR E IMPRIMIR CONSULTAS .......................................................................................24
2.3.5 SELECCIN CON VALORES NICOS SIN REPETICIN ...........................................................26
2.3.6 CONSULTAS CON MLTIPLES TABLAS .................................................................................28
2.3.7 TOTALIZACIONES .................................................................................................................31
2.3.8 TABLAS CRUZADAS ..............................................................................................................33
2.3.9 PROPIEDADES DE LA ASOCIACIN ......................................................................................34


2.3.10 CONSULTAS CON PARMETROS .........................................................................................38
2.4 FORMULARIOS .............................................................................................................................39
2.5 INFORMES ...................................................................................................................................42
2.5.1 TIPOS DE INFORMES ............................................................................................................42
2.5.2 CREACIN DE INFORMES ....................................................................................................43
2.5.3 OTROS RECURSOS QUE COMPRENDEN LOS INFORMES .....................................................44
2.6 MACROS ......................................................................................................................................44
2.6.1 GRUPO DE MACROS ............................................................................................................45
2.6.2 ACCIONES CONDICIONALES ................................................................................................46
2.6.3 CMO SE CREA UNA MACRO? ..........................................................................................47
2.6.4 CARACTERSTICAS DE LAS MACROS ....................................................................................48
2.7 MODULOS ....................................................................................................................................48
2.7.1 MODULOS DE CLASES ..........................................................................................................49
2.7.2 MODULOS ESTANDAR .........................................................................................................49
CONCLUSIONES .....................................................................................................................................51
LINKOGRAFA ..........................................................................................................................................52



INTRODUCCION

El Microsoft Access es un software utilizado para el desarrollo de sistemas de Base de Datos.
l est basado en el argumento de las bases de datos relacionales en el cual el
usuario/proyectista mantiene informaciones organizadas en forma tabular. No es el objetivo de
esta apostilla detallar cualquier metodologa de anlisis de sistemas orientado a la
especificacin de soluciones basadas en el argumento relacional. Normalmente este anlisis y
reflexin previos, constituyen pasos importantes para la obtencin de buenos sistemas
automatizados de almacenamiento y recuperacin de informaciones.
A lo largo del texto, se emplea un ejemplo/modelo muy simple basado en apenas tres tablas.
Lo que se desea automatizar es una nmina de empleados donde, adems de las
informaciones tpicas de nombre y nmero, participan informaciones asociadas referentes al
departamento del empleado, su cargo y su salario. Estas informaciones constan en otras dos
listas. Estas listas son naturalmente tabulares y su exacto contenido queda evidente a lo largo
del texto



OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL

Conocer la base terica del Manejos de Base de Datos con Microsoft Acces 2013.

1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Conocer las diferentes aplicaciones de este sofwart que pueda tener.
Aprender su uso de dicho programa mediante las pautas que podamos mencionar.



MARCO TEORICO
ACCESS
DEFINICIN DE ACCESS
Es un sistema gestor de datos, una base de datos puede definirse como un conjunto de informacin
relacionada, organizada sistemticamente.
2 BASE DE DATOS
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las
bases de datos, se puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o
cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de
procesamiento de texto o en una hoja de clculo. Una base de datos informatizada es un
contenedor de objetos. Una base de datos puede contener ms de una tabla.
DETERMINAR LA FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS
Es conveniente plasmar en papel el propsito de la base de datos: cmo piensa
utilizarla y quin va a utilizarla. Para una pequea base de datos de un negocio particular, por
ejemplo, podra escribir algo tan simple como "La base de datos de clientes contiene una lista
de informacin de los clientes para el envo masivo de correo y la generacin de informes". Si
la base de datos es ms compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en
un entorno corporativo, la finalidad podra definirse fcilmente en uno o varios prrafos y
debera incluir cundo y cmo va a utilizar cada persona la base de datos.
La idea es desarrollar una declaracin de intenciones bien definida que sirva de
referencia durante todo el proceso de diseo. Esta declaracin de intenciones le permitir
centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.
BUEN DISEO DE BASE DE DATOS
El proceso de diseo de una base de datos se gua por algunos principios.
El primero de ellos es que se debe evitar la informacin duplicada o, lo que es lo
mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la
probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias.
El segundo principio es que es importante que la informacin sea correcta y completa.
Si la base de datos contiene informacin incorrecta, los informes que recogen


informacin de la base de datos contendrn tambin informacin incorrecta y, por
tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarn mal fundamentadas.
Un buen diseo de base de datos es, por tanto, aqul que:
Divide la informacin en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
Proporciona a Access la informacin necesaria para reunir la informacin de las tablas
cuando as se precise.
Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la informacin.
Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generacin de informes.
PARTES DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS
1. TABLAS
2. RELACIONES
3. CONSULTAS
4. RELACIONES
5. FORMULARIOS
6. INFORMES
7. PAGINAS
8. MACROS



2.1 TABLAS
2.1.1 CONCEPTO:
Es el componente bsico o elemental de la base de datos, Una tabla contiene
informacin sobre algo o alguien, datos personales, calificaciones, compras, etc.
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son
listas de filas y columnas basadas en temas, Cada registro de una tabla contiene
informacin sobre un elemento, como un determinado empleado. Por ejemplo,
puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones
y nmeros de telfono. Siempre debe empezar a disear una base de datos
creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de base de datos.

Registro o fila
Campo o columna

FILA (REGISTRO)
En los registros es donde se almacena cada informacin individual. Cada registro
consta de campos (al menos uno).
COLUMNA (CAMPO)
Cada fila de una tabla se denomina registro. Los campos corresponden a las columnas
de la tabla.
Ejemplo
Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que
cada registro (fila) contiene informacin sobre un empleado distinto y cada campo
(columna) contiene un tipo de informacin diferente, como el nombre, los apellidos, la
direccin, o similares.


Para lograr la mxima flexibilidad para una base de datos, la informacin tiene que estar
organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena informacin
sobre empleados, cada empleado se insertar una sola vez en una tabla que se configurar
para contener nicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarn
en su propia tabla, y los datos sobre sucursales tambin tendrn su tabla aparte. Este proceso
se conoce como normalizacin.
2.1.2 CREAR UNA TABLA NUEVA
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una
base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como
un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un
archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se
inserta automticamente una nueva tabla vaca
Pasos
a) A las tablas se les adiciona nombres a los campos. Para ello se debe abrir la pestaa
vista de diseo, para poder editar los campos.

o Cuando vamos asignar nombres a los campos se debe poner o escoger un tipo de
datos el cual servir para que el sistema lo reconozca como un texto , nmero, fecha y
otra u otro tipo de datos.



2.1.3 IMPORTAR O VINCULAR PARA CREAR UNA TABLA
Puede crear una tabla importando o vinculando informacin almacenada en otro lugar. Por
ejemplo, puede importar o vincular a la informacin de una hoja de clculo de Excel, una
lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de
Microsoft Office Outlook 2007 y otros orgenes distintos. Cuando se importa la informacin,
se crea una copia de la informacin en una nueva tabla de la base de datos actual. Sin
embargo, cuando se vincula a la informacin, se crea una tabla vinculada en la base de
datos que representa un vnculo activo a la informacin existente almacenada en otro
lugar.
2.1.4 TIPOS DE DATOS
Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica la clase de datos
almacenados en el campo, como grandes cantidades de texto o archivos adjuntos.
Configuracin del tipo de datos
Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero se diferencia de las dems propiedades de
campo por lo siguiente:
El tipo de datos de un campo se establece en la cuadrcula de diseo de la tabla y no
en el panel Propiedades del campo.
El tipo de datos de un campo determina qu otras propiedades tiene el campo.
El tipo de datos de un campo se debe establecer al crear el campo.
NOTA Para crear un nuevo campo en Access, puede escribir datos en una columna nueva en
la vista Hoja de datos. Cuando crea un campo de esta forma, Access asigna un tipo de datos
para el campo automticamente segn al valor especificado. Si la entrada no implica ningn
otro tipo de datos, Access establece el tipo de datos en Texto. Si es necesario, puede cambiar


el tipo de datos mediante el uso de la cinta, que forma parte de la nueva Interfaz de usuario de
Microsoft Office Fluent.
2.1.5 RELACIONES DE TABLA
Aunque cada tabla almacena datos acerca de un asunto diferente, las tablas de una base de
datos generalmente almacenan datos acerca de asuntos que se relacionan entre s. Por
ejemplo, es posible que una base de datos contenga:
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.
Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imgenes
de cada artculo.
Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.
Dado que los datos de los diferentes asuntos se almacenan en tablas independientes, es
necesario encontrar la manera de relacionar los datos de modo que pueda combinar fcilmente
los datos relacionados pertenecientes a esas tablas independientes. Para conectar los datos
almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relacin es una conexin lgica
entre dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en comn.
Claves
Los campos que forman parte de una relacin de tabla se denominan claves. Una clave consta
por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por ms de un campo. Existen dos
tipos de claves:

Clave principal. Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave
principal est compuesta por uno o ms campos que identifican cada registro
almacenado en la tabla de forma exclusiva. Por lo general, hay un nmero de
identificacin nico, como un nmero de serie o un cdigo que funciona como la clave
principal. Por ejemplo, puede tener una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un
nmero de identificacin de cliente nico. El campo de identificacin de cliente es la
clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene ms de un
campo, generalmente est compuesta de campos preexistentes que, en su conjunto,
proporcionan valores nicos. Por ejemplo, puede usar una combinacin de apellidos,
nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla para personas.


Clave externa. Una tabla puede tener adems una o ms claves externas. Una clave
externa contiene valores que se corresponden con valores de la clave principal de otra
tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un
nmero de identificacin de cliente
que se corresponda con un
registro de una tabla Clientes. El
campo de identificador de cliente
es una clave externa de la tabla
Pedidos. Para asociar cada
pedido a un cliente, se agrega un
campo de clave externa a la tabla
Pedidos correspondiente al campo
de identificador de la tabla
Clientes y, a continuacin, se crea
una relacin entre las dos claves.

2.1.6 GUARDAR UNA TABLA
Despus de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseo. Cuando guarde una tabla
por primera vez, asgnele un nombre que describa la informacin que contiene. Puede utilizar
hasta 64 caracteres (letras o nmeros), incluidos espacios. Por ejemplo, podra asignar a una
tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o Productos.
Haga clic en el botn de Microsoft Office Imagen del botn y, a continuacin, haga clic
en Guardar o presione CTRL+G.O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a
continuacin, haga clic en Guardar en el men contextual. O bien,
Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido.
Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuacin,
haga clic en Acepta
2.1.7 DEFINIR LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Puede controlar la apariencia de la informacin, impedir que se especifiquen entradas
incorrectas, especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de bsqueda y
ordenacin y controlar otras caractersticas de la apariencia y del funcionamiento definiendo


propiedades de campo. Por ejemplo, puede aplicar formato a los nmeros para facilitar su
lectura o puede definir una regla de validacin que deba satisfacerse para la informacin
especificada en un campo.
El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la
propiedad SloAnexar slo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se
puede definir esta propiedad en un campo con otro tipo de datos.
2.2 RELACIONES
Es comn que informaciones de una tabla estn asociadas con informaciones de otras tablas.
En este caso podemos establecer una relacin entre las dos tablas. Es a travs de la relacin
que el Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener informaciones
registradas en la otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B: uno a
uno, uno a varios, varios a varios.
2.2.1 RELACIONES UNO A UNO
La relacin uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como mximo un registro
asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como mximo un registro asociado en
la tabla A.
Esta relacin est presente en el nmero de gerente/nmero de empleado, entre el PADRN
DE DEPARTAMENTOS y el PADRN DE EMPLEADOS. Para cada nmero de gerente
identificamos apenas un registro en el PADRN DE EMPLEADOS y cada funcionario es
eventualmente gerente de apenas un departamento.
2.2.2 RELACIONES UNO A VARIOS
La relacin uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener ms de un registro
asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como mximo un registro
asociado en la tabla A.
Esta relacin est presente en la sigla del departamento entre el PADRN DE
DEPARTAMENTO y el PADRN DE EMPLEADOS. Para cada sigla del PADRN DE
DEPARTAMENTOS identificamos varios registros con esta sigla en el PADRN DE
EMPLEADOS, mientras que, para cada sigla en el PADRN DE EMPLEADOS identificamos
como mximo un registro en el PADRN DE DEPARTAMENTOS.
Tambin debe quedar claro que, en principio, podemos tener departamentos sin funcionarios y
funcionarios que momentneamente no estn asignados a ningn departamento.


2.2.3 RELACIONES VARIOS A VARIOS
La relacin varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener ms de un
registro asociado en la tabla B y, anlogamente, un registro en la tabla B puede tener ms de
un registro asociado en la tabla A.
Los cargos ocupados por un empleado a lo largo del tiempo constituyen una relacin de esta
naturaleza. Cada empleado ocup varios cargos y un cargo fue ocupado por diversos
empleados. En esta relacin queda inmediatamente aparente que al par empleado/cargo
probablemente estarn asociadas otras informaciones, por ejemplo, la fecha en que el
empleado asumi el cargo en cuestin.
Relaciones de este tipo varios a varios no pueden ser especificadas directamente en Access.
Es necesario la creacin de una tabla intermediaria que en nuestro caso podra tener el
nombre: cargos ocupados. Cada registro en esta tabla sera compuesto de tres campos:
Nmero de empleado, Cdigo del cargo y Fecha de admisin a este cargo. Como se observa,
se cre una relacin uno a varios entre el PADRN DE EMPLEADOS y el PADRN DE
CARGOS OCUPADOS y, anlogamente, otra relacin uno a mucho entre el PADRN DE
CARGOS Y SALARIOS y el PADRN DE CARGOS OCUPADOS. Por lo tanto una relacin
varios a varios es convertida en dos relaciones una a varios cuando hubiera informaciones
asociadas a los pares relacionados.
2.2.4 CREACIN DE RELACIONES
En Access podemos crear relaciones localizadas, utilizadas en una consulta especfica, o
relaciones globales que posiblemente tendrn un uso ms general. Relaciones de uso
localizado sern vistas ms adelante en el captulo referente a consultas.
Las Relaciones de uso general son tiles porque pueden ser usadas automticamente en
nuevas consultas, facilitan la generacin de subformularios y sub-informes y permiten un cierto
grado de proteccin en operaciones de actualizacin al imponerse la integridad referencial para
las relaciones como ser visto ms adelante.
La creacin y edicin de relaciones es hecha en la ventana Relaciones como muestra la figura
1. En esta ventana se muestra el diagrama de relaciones entre las tablas. Para cada tabla son
mostrados sus campos y lneas de asociacin con campos de otras tablas. Estas lneas
representan las relaciones.



FIGURA 1: Ventana de Relaciones
Para exhibir la ventana Relaciones, se pica en el botn Relaciones de la barra de herramientas
de la ventana Base de Datos. En respuesta aparece la ventana acompaada de la ventana de
dilogo Mostrar tabla. Si el dilogo no aparece, basta cliquear el botn Mostrar tabla en la barra
de herramientas. En el caso fueron adicionadas tres tablas anteriormente construidas. Las
tablas adicionales pueden ser arrastradas y redimensionadas hasta que queden visualmente
legibles.
Para crear una relacin entre el PADRN DE DEPARTAMENTOS y el PADRN DE
EMPLEADOS, picar sobre el campo Sigla del departamento en la tabla PADRN DE
DEPARTAMENTOS y se arrastra hasta el campo Sigla del departamento en la tabla PADRN
DE EMPLEADOS. En respuesta surge la ventana de dilogo de relaciones (figura 2.3.) Para
que sean provistas ms especificaciones sobre la ligazn en cuestin. En el caso que se desee
alterar posteriormente estas especificaciones basta dar un doble clic sobre la lnea de unin,
esto hace aparecer la ventana de dilogo relaciones.
En el caso que se desee Exigir la integridad referencial para imposibilitar el empadronamiento
de empleados en departamentos inexistentes en el PADRN DE DEPARTAMENTOS. Al
activar esta opcin pasa a ser necesario especificar tambin cual es el tipo de relacin El tipo
uno a varios ya aparece seleccionado porque es el padrn del Access. Adems de eso, es
necesario indicar si desea guardar el layout de esta ventana. Conviene guardarlo si una nueva
distribucin de las tablas fuera visualmente ms adecuada. Se debe observar que el diseo de


las relaciones indica si l es del tipo uno a varios (algoritmo 1 y smbolo de infinito 8) o un a uno
(algoritmo 1). Los bordes ms gruesos de la lnea de unin indican que la integridad referencial
fue impuesta por la relacin.
2.2.5 BORRADO DE RELACIONES
Para borrar una relacin basta seleccionar la lnea de unin y accionar la tecla DEL.
Para borrar una tabla basta seleccionarla y accionar tambin la tecla DEL.
Es importante recordar que la eliminacin de una tabla no borra la relacin. Si la ventana
relaciones fue cerrada y accionada de nuevo, entonces la tabla borrada es mostrada
nuevamente con todas sus relaciones. Por lo tanto, para borrar una relacin es necesario
seleccionar la relacin explcitamente y accionar DEL, enseguida se borra la tabla.
Se puede borrar todo el contenido de la ventana Relaciones. Para eso, basta en el men
Edicin accionar Borrar diseo. Pero esto no borra las relaciones registradas Internamente.
Enseguida se puede adicionar
una tabla y utilizar el botn de la
barra de herramientas. Mostrar
todas relaciones directas para
exhibir apenas las relaciones
directamente asociadas a la tabla.
Para exhibir todo, accione el
botn Mostrar todas las
relaciones.

FIGURA 2: Barra de
herramientas
de la ventana
relaciones.



FIGURA 3: Ventana de dilogo relaciones

ACCESS 2013



Cosas que se pueden hacer
TAREA CMO HACERLA
Agregar una tabla o una
consulta a la ventana
Haga clic en Diseo > Mostrar tabla, seleccione la tabla o la consulta que desee y
haga clic en Agregar.
Eliminar una tabla o una
consulta de la ventana
Seleccione la tabla o la consulta y presione SUPR.
Ocultar una tabla o una
consulta
Haga clic con el botn secundario en la tabla o en la consulta y despus haga clic
en Ocultar tabla.
Crear una relacin Arrastre un campo de una tabla o de una consulta al campo correspondiente de la
otra tabla o consulta.
Establecer las propiedades de
una relacin
Haga clic con el botn secundario en la lnea de relacin entre dos tablas (puede
necesitar varias pruebas para acertar) y despus haga clic en Modificar relacin.
Eliminar una relacin Haga clic con el botn secundario en la lnea de relacin entre dos tablas (puede
necesitar varios intentos para acertar) y despus haga clic en Eliminar.
Mostrar todas las relaciones Haga clic en Diseo > Todas las relaciones.


2.3 CONSULTAS
Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la
pantalla. Sern estudiados tres tipos de consultas:
De seleccin: selecciona y presenta registros en formato patrn
De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla
De accin: altera el contenido de registros en una nica operacin
Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinmico en el sentido
de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la
consulta est activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto
constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella
automticamente reflejarn esas alteraciones.
Las consultas constituyen un recurso prctico para obtener informaciones especficas
contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:
Elegir campos especficos de tablas especficas;
Seleccionar informaciones va criterios;
Mostrar las informaciones en varios rdenes;
Obtener datos de varias tablas simultneamente;
Calcular totales;
Crear formularios e informes;
Crear otras consultas y grficos.
2.3.1 GENERAR UNA NUEVA CONSULTA
La obtencin de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos,
seleccionando Consultas y picando en la opcin Nuevo. En respuesta aparecer un cuadro de
Visualizar las relaciones de
una tabla concreta
Seleccione la tabla y despus haga clic en Diseo > Mostrar relaciones directas.
Visualizar las relaciones de
una tabla sin visualizar las
relaciones de otras tablas
Haga clic en Diseo > Herramientas > Borrar diseo. Agregue la tabla cuyas
relaciones desee visualizar (Diseo > Relaciones > Mostrar tabla) y despus haga
clic en Diseo > Relaciones > Mostrar relaciones directas.


dilogo que le permite a Ud. elegir el modo de cmo, la consulta, debe ser construida. O Ud.
mismo monta la consulta a travs del modo Vista Diseo o Ud. utiliza los Asistentes, que
facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc.
Al elegir el modo Vista Diseo, aparecer la ventana Consulta de Seleccin sobrepuesta con la
ventana de dilogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre
y pique en el botn Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta
seleccionarla y apretar DEL para borrarla del rea de tablas

FIGURA 4: Ventana Mostrar tabla de consulta
La activacin de la ventana de dilogo Mostrar tabla tambin puede ser realizada a travs del
men Consulta opcin Mostrar tabla o por el botn correspondiente en la barra de
herramientas.
La ventana Consulta Seleccin posee dos reas, el rea de las tablas envueltas en la consulta
y el rea de la consulta propiamente dicha. En esta ltima rea el montaje de la consulta es
hecho a travs del esquema QBE (Query By Example). En este esquema creamos las
consultas arrastrando campos del rea superior de la ventana para el rea inferior. En la
planilla QBE cada columna contiene informaciones al respecto del campo incluido en la
consulta.


FIGURA 5: Barra de herramientas de la ventana Consulta
La figura 6 muestra la estructura de la consulta que fue denominada "Ingenieros de la
Empresa". Al accionar la ejecucin de la consulta aparece el resultado presentado en la figura
7. Esta figura muestra que el resultado es presentado en una hoja de datos que, en principio,
puede ser tambin
usada para alterar y
excluir registros.

FIGURA 6: Estructura de la Consulta Ingenieros de la Empresa.


FIGURA 7: Hoja de Datos de la consulta Ingenieros de la empresa.

2.3.2 ADICIONAR CAMPOS A LA CONSULTA
Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla. Se Puede seleccionar varios campos
picando y apretando simultneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, apuntar para alguno de los
campos seleccionados y arrastrarlo para la lnea Campo: en el rea inferior.
Tambin es posible adicionar un campo seleccionndolo desde el Campo en el rea inferior.
Basta abrir el cuadro de combinaciones que aparece cuando el punto de insercin est
posicionado en el rea del Campo y elegir entre los campos listados.
Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE es necesario inicialmente
seleccionar todos los campos. Hay un atajo para esta tarea: basta picar dos veces en la barra
de ttulo de la tabla. Otro mtodo consiste en el arrastre de la lnea de asterisco (*) de la tabla
para algn campo de la parte inferior. Mientras tanto, en este caso l arrastra toda la tabla y
produce un efecto secundario interesante: en caso que la tabla vaya a ser alterada en su
estructura, por adicin/exclusin de campos, no ser necesario rehacer la consulta. Por otro
lado, campos QBE basados en asterisco no admiten criterio de clasificacin y seleccin.


Para insertar un campo entre otros ya existentes en la planilla QBE basta arrastrar un campo
seleccionado, en la parte superior, para el campo que quedar a la derecha del campo
insertado. Para reordenar campos en la planilla QBE basta seleccionar y arrastrar para otra
posicin. Para eliminar un campo, basta seleccionar y dar DEL. Para remover todos los
campos de la planilla use la opcin Borrar cuadrcula del men Edicin.
El texto que identifica columnas, en la hoja de datos, es el nombre del campo. Muchas veces
ese nombre es largo y se desea substituirlo por otro. Para ello basta preceder al nombre del
campo en la planilla QBE con el nombre deseado seguido de dos punto.
Ejemplo: Cargo: Cdigo del cargo. Mientras tanto, si la columna posee la propiedad leyenda
esta tendr prioridad.
Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una consulta sin que haya necesidad de
mostrarlo en la hoja de datos, por ejemplo, cuando ese campo participa de la llave de
clasificacin. En este caso basta desactivar la marca de Mostrar correspondiente en la
planilla QBE.
2.3.3 CLASIFICACIN DE LOS DATOS PRESENTADOS
Basta especificar el orden de clasificacin (creciente o Decreciente) de los campos que hacen
parte de la llave de clasificacin. Observar que el orden de los campos pasa a ser importante y,
eventualmente, es necesario reordenar las columnas en relacin a su orden en la tabla original.
Nada impide que un campo de la tabla concurra dos o ms veces como campo en la planilla
QBE. Eventualmente esa puede ser una solucin interesante para poder usar el campo en la
llave de clasificacin (donde su posicin es fija) desactivando su presentacin en la
lnea Mostrar; la segunda versin del campo es exhibida en la posicin deseada por el usuario.
El mismo efecto puede ser utilizado en conjunto con campos de la planilla QBE oriundos de
asterisco. Como no es posible usar criterios de seleccin y clasificacin para campos
asterisco (*), basta incluir un duplicado de los campos necesarios. Para esos campos
duplicados son establecidos los criterios de clasificacin y seleccin concomitantemente con la
desactivacin de su presentacin en la lnea Mostrar de la planilla QBE


2.3.4 GRABAR E IMPRIMIR CONSULTAS
Para grabar la consulta, use las opciones Guardar y Guardar como o Exportar del
men Archivo.
Para imprimir la consulta debemos estar en la hoja de datos y accionar Vista preliminar para
ver el layout de la hoja a ser impresa. La opcin Imprimir del men Archivo realiza la impresin
permitiendo eventualmente imprimir apenas los registros seleccionados en la hoja de datos.
Para eso, basta elegir la opcin Registro Seleccionados como Intervalo de Impresin.
Criterios de Seleccin conteniendo un nico campo.
Como criterio de seleccin en la planilla QBE podemos emplear diversos tipos de expresin
envolviendo diversos tipos de funciones internas. El resultado de algunos criterios ejemplos es
presentado a continuacin. :
>520 todos los nmeros mayores a 520
Entre 520 y 1528 todos los nmeros entre 520 y 528 inclusive
="Carlos Moreira" todos los exactamente iguales a
"S*" todos los iniciados con la letra S
"fe*eira" por ejemplo: ferreira, fereira, festeira
"sm?th" por ejemplo: smith, smyth
"* * *" nombres de tres palabras separadas por un blanco
*/*/93 todas las fechas del 93
Negado como "S*" todos los nombres no iniciados por S
>=1-ene-92 y <=20-feb-93 todas las fechas del intervalo
"S*" o "R*" todos los iniciados por la letra S o R


Nulo todos los registros con campo nulo
Negado nulo todos los registros con valor en el campo
Fecha () todos con la fecha actual
Entre fecha () y fecha ()-7 todos con fecha de la ltima semana
Criterios de seleccin comprendiendo ms de un campo.
En este caso se emplean las lneas Criterio: , o: y lneas siguientes de la planilla QBE. Se
debe observar la siguiente regla para definir expresiones entre varios campos:
Expresiones ligadas por y quedan en la misma lnea
Expresiones ligadas por o quedan en lneas diferentes.
Los ejemplos siguientes aclaran la cuestin.
a. seleccionar todos los ingenieros y que sean del departamento de finanzas:

FIGURA 8. a
b. todos los ingenieros o Empleados del departamento de finanzas:


FIGURA 9.b
c. todos los ingenieros de nivel 2 del departamento de marketing o ingenieros nivel 2 con
nombres comenzados por la letra R.

FIGURA 10.c
FIGURA: 8 (a) 9 (b) 10 (c) Selecciones comprendiendo ms de un campo.
2.3.5 SELECCIN CON VALORES NICOS SIN REPETICIN


Si el problema es el de exhibir los cargos constantes del PADRN DE EMPLEADOS. En
principio basta mostrar una consulta simple, incluyendo apenas el Cdigo del cargo, conforme
a la figura 11, 12 y 13.

FIGURA 11: Consultas sin y con valores exclusivos.



Como se observa hay repeticin de valores, pues todos los registros fueron seleccionados y
apenas el campo Cdigo del cargo es presentado. Para listar sin repeticin se debe indicar
que la seleccin debe omitir valores repetidos. Para ello se debe accionar en la pantalla de
proyecto (modo Vista diseo) el men Ver opcin Propiedades o picar en el botn
correspondiente.
En la ventana de dilogo que aparece enseguida, activar la opcin Valores nicos.
2.3.6 CONSULTAS CON MLTIPLES TABLAS
Es comn que los datos para una consulta se localicen en diversas tablas. Por ejemplo, la tabla
PADRN DE EMPLEADOS hace referencia al Cdigo de cargo del funcionario, pero no
especifica su salario, pues en la empresa ejemplo, el salario es funcin apenas del cargo.
De esta forma, el salario correspondiente a cada cargo (Salario del cargo) consta solamente
en la tabla PADRN DE CARGOS Y SALARIOS.


Si deseamos hacer una consulta que presente el Nombre del empleado y su Salario (Salario
del cargo)ser necesario la referencia a las dos tablas. Adems de eso, es necesario
informarle al sistema cmo las informaciones se ligan entre las tablas, en este caso, la relacin
es a travs del Cdigo del cargo que consta en las dos tabla. Esa relacin es establecida en
el modo diseo de la consulta despus de haber adicionado las dos tablas en la parte superior.
Para hacer la relacin, basta picar sobre la lnea Cdigo del cargo en la tabla PADRN DE
EMPLEADOS y arrastrar hasta que el icono quede sobre la lnea Cdigo del cargo en la
tabla PADRN DE CARGOS Y SALARIOS. Si los campos comprendidos poseen el mismo
nombre en las dos tablas entonces el Access intentar establecer la relacin automticamente.
De la misma forma, en el caso en que ya hayan sido establecidas las relaciones entre las dos
tablas en la ventana relaciones, entonces al adicionar las tablas en la ventana de proyecto de
consultas automticamente aparecer la lnea de relacin entre los campos relacionados.
Finalmente especificamos en la planilla QBE cules son los campos a incluir en la consulta.
El Nombre del empleado
El Salario del cargo
El descuento del 8% sobre el salario.
El ltimo campo es un campo computado cuya descripcin se inicia con la palabra descuento
seguida de dos puntos. Esta ser la leyenda de la columna. El clculo efectuado envuelve la
siguiente expresin.
Cmoneda(IIf(Esnulo([salario del cargo]);0;[salario del cargo]*0,08))
Esta frmula envuelve varias funciones internas del sistema. Inicialmente se debe observar qu
campos son los comprendidos en las expresiones; pues precisan estar entre corchetes, por
esta razn se debe escribir [salario del cargo].
La funcin IIf es una funcin del tipo IIf(x;y,z) donde x es un test e y y z son los resultados que
la funcin provee. Si el test da verdadero, entonces devuelve el resultado y, si el test da falso,
entonces devuelve z. En nuestro caso, es necesario testear el campo salario del cargo pues
podemos tener funcionarios sin cargo. De esta forma, es hecho un test para verificar si el
campo tiene valor nulo.


Observar que al digitar IIf, el nombre de la funcin es automticamente substituido por el
nombre SiInm. Observar tambin que el hecho de que el salario no exista es que est siendo
testeado por la funcin Esnulo y no que el valor del salario valga cero.
Si no existiera el salario entonces devuelve cero como descuento. Si el salario existe entonces
l es empleado para calcular 8% sobre l. Tanto un resultado como el otro acaban siendo
alimentados en la funcin Cmoneda que convierte ese resultado en formato interno para
formato moneda y que es finalmente presentado en la hoja de datos.
La frmula para el clculo de los descuentos fue digitada directamente en la columna QBE por
lo tanto, podra haber sido construida con el auxilio del botn Generar que acciona
el Generador de expresiones.

FIGURA 14: Consulta comprendiendo varias tablas.



FIGURA 15: Hoja de datos de consulta comprendiendo varias tablas.
2.3.7 TOTALIZACIONES
Es posible obtener totales en consultas. Podemos contar el nmero de ocurrencias de
registros, obtener sumas, promedio, mnimos, mximos, etc. Para obtener totales es
necesario incrementar una lnea Total en la planilla QBE lo que es hecho por el botn
sumatoria? en la barra de herramientas o men Ver opcin Totales. En la lnea Total para
cada campo de la consulta deber ser especificado el tipo de totalizacin deseada. Por
ejemplo, si el campo sirve apenas para contar registros, debemos elegir la opcin Contar. Si el
campo tuviera que sumar, se selecciona Suma. Por otro lado, siempre habr campos que van a
controlar el argumento de los registros, por ejemplo, si deseamos totales por departamentos,
en nuestro caso para el del Nombre del departamento, especificaremos Agrupar por.
Para obtener totales de sub-agrupamientos basta incluir en la secuencia correcta a los campos
que dan origen a los grupos y subgrupos indicando el orden de clasificacin ms conveniente.
El ejemplo de la figura 16 muestra la obtencin del total de Empleados por cargo dentro de
cada departamento. Para cada entrada en esta consulta tambin es presentada la suma de los
salarios. En la figura 17 de la hoja de datos se observa que la columna con el total de los
salarios posee leyenda y est en formato moneda. Estas caractersticas fueron definidas
seleccionando la columna salario del cargo en la ventana de diseo de la consulta y


accionando el botn propiedades en la barra de herramientas. En la ventana Propiedades del
campo fueron especificados: el formato moneda, lugares decimales automticas y ttulo Suma
(agregar en la tabla PADRN DE EMPLEADOS algunos registros con el mismo cargo en el
mismo departamento).

FIGURA 16: Consulta incluyendo totales

FIGURA 17: Hoja de datos de consulta incluyendo varias tablas


2.3.8 TABLAS CRUZADAS
Las totalizaciones vistas anteriormente tambin pueden ser obtenidas a travs de consultas de
referencia cruzada. La figura 18 muestra la construccin de una consulta de este tipo en la
ventana Consulta de Tablas de Referencia Cruzada accionada por el botn correspondiente en
la barra de herramientas.
En este tipo de consulta se debe indicar cul es la informacin que caracteriza filas y columnas.
Esto es indicado en la fila Referencias cruzada: Encabezado de fila, Encabezado de columna o
valor. En el ejemplo, el campo nmero de empleado fue usado como valor para indicar la
cuenta de los empleados del departamento y cargo. Adems de eso, es necesario indicar en la
lnea total cmo cada campo debe ser computado. La sigla del departamento y el cdigo del
cargo son campos de agrupamiento y el nmero de empleado indica simplemente un
contador.

FIGURA 18: Estructura de la consulta de Referencia Cruzada



FIGURA 19: Hoja de Datos de la consulta de Referencia Cruzada. 3.12
Cuando se crea una nueva consulta de re referencia cruzada por primera vez podra ser
conveniente, para una mejor comprensin del procedimiento de construccin de este tipo de
consulta, la utilizacin del asistente para consultas de referencias cruzadas.
2.3.9 PROPIEDADES DE LA ASOCIACIN
Cuando se construye una relacin entre dos tablas en una consulta es necesario especificar
cul es el tipo de asociacin deseada. Esta cuestin puede ser observada en la consulta que
relaciona para cada departamento (PADRN DE DEPARTAMENTO) el nombre de su gerente
(PADRN DE EMPLEADO). La figura 20 muestra la estructura de esa consulta que envuelve
dos tablas y una asociacin entre el Nmero de gerente y el Nmero de
empleado (fue quitada la relacin, general, entre siglas del departamento). Vale la pena
destacar que los dominios de los ambos campos Nmero de gerente y Nmero de
empleado son iguales.


FIGURA 20: Consulta por campos asociados iguales.
Al picar sobre la lnea de asociacin aparece la ventana Propiedades de Asociacin, conforme
a la figura 21.

FIGURA 21: Ventana para definir el tipo de asociacin.


En esa ventana est activa la primera opcin, lo que indica que en la hoja de datos de la
consulta solo irn a aparecer las informaciones de campos de las dos tablas para registros
donde el nmero del gerente y el nmero del empleado fuesen iguales. La hoja de datos
correspondiente aparece en la figura 22.

FIGURA 22: Hoja de datos para asociados tipo 1.
Por otro lado, si deseamos que aparezcan todos los departamentos igualmente aquellos que
no poseen gerente o cuyo nmero de gente por alguna razn no ocurra en el PADRN DE
EMPLEADOS, entonces debemos activar la opcin que incluye todos los registros
del PADRN DE DEPARTAMENTOS. Observar que en este caso la lnea de asociacin se
transforma en un vector que va del PADRN DE DEPARTAMENTOS al PADRN DE
EMPLEADOS. La hoja de datos correspondiente aparece en la figura 23.


FIGURA 23: Hoja de datos para la asociacin tipo 2.
Finalmente es posible relacionar todos los empleados del PADRN DE EMPLEADOS
acompaados de su eventual registro asociado en el PADRN DE DEPARTAMENTOS (en el
caso que sean gerentes). En este caso es necesario elegir la tercera opcin en la ventana
Propiedades de Asociacin. Observar que en esta caso la lnea de asociacin se transforma en
un vector que va del PADRN DE EMPLEADOS para el PADRN DE DEPARTAMENTOS.
La hoja de datos
correspondiente aparece en
la figura 24.

FIGURA 24: Hoja de datos para la asociacin tipo 3.


2.3.10 CONSULTAS CON PARMETROS
Podemos construir consultas cuyos criterios de seleccin pueden ser provistos cuando la
consulta es ejecutada. Por ejemplo, podemos pedir al usuario que provea la Sigla del
departamento de los empleados que desea listar en la pantalla. Para esto construimos una
consulta normal de seleccin, por ejemplo, a partir de la tabla PADRN DE EMPLEADOS y en
la lnea Criterio del campo Sigla del departamento especificamos un mensaje entre
corchetes: [Informar sigla del departamento al listar]. Este mensaje es presentado a travs
de una ventana de informacin de parmetro donde el usuario debe digitar la sigla deseada.
Solo los registros con esta sigla sern listados. La figura 25 muestra la estructura y la ventana
de solicitud del parmetro.

FIGURA 25: Consulta con parmetro.



2.4 FORMULARIOS
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces
que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que
ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando
los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos
prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fcil de utilizar para trabajar con los datos. Adems,
se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los
botones para determinar qu datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o
informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podra crear un formulario denominado
"Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podra tener
un botn para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del
cliente.
Los formularios tambin permiten controlar la manera en que otros usuarios interactan con los
datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre nicamente
ciertos campos y que permita la ejecucin de determinadas operaciones solamente. As, se
favorece la proteccin de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.
Existen tres tipos importantes de formularios: de columnas, tabular y subformularios. En
general es posible crear rpidamente un formulario relativamente padronizado sobre los cuales
si el proyectista lo desea, es posible hacer ajustes. La secuencia de pasos para la creacin de
un formulario a travs del asistente es la siguiente:
En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y picar el botn Nuevos
Elegir la opcin Asistente de formulario
Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario ser desarrollado.
Seguir las indicaciones dadas por las ventanas presentadas por el sistema.
Para generar un formulario rpidamente en el formato padrn basta elegir el asistente para
autoformularios de columnas, tabular u hoja de datos
Al final de este proceso se puede inspeccionar el formulario generado en la ventana de diseo
o en la ventana de formulario con los datos de la tabla o consulta. Accesoriamente se puede


inspeccionar esa tabla o consulta en el formato padrn de la hoja de datos, basta accionar los
botones correspondientes en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla. La
figura 1.1 muestra el formulario generado para el PADRN DE EMPLEADOS.

Figura 26: Formulario generado por el asistente para el PADRN DE EMPLEADOS
Para verificar la distribucin de las informaciones de ese formulario impreso, basta accionar el
botn Vista preliminar. Este botn tambin puede ser accionado directamente en la
ventana Base de Datos. El sistema provee una visin de la impresin en formato compactado.
Para visualizar detalles se puede accionar un zoom picando sobre la parte deseada. Para salir
del modo de visualizacin de impresin, basta picar la tecla ESC o picar el botn Cerrar.


Las barras de herramientas para la construccin de formularios presentan recursos que
dependen de la personificacin usada (men Ver, opcin Barra de herramientas,
personificar). En general se presentan configuradas conforme la figura 5.3. Adems de eso,
tambin es empleado el cuadro de herramientas para construir rtulos y cuadros de texto
conforme detalles a seguir. En caso en que las barras o el cuadro no estn visibles en modo
diseo del formulario se hacen visibles a travs de las opciones del men Ver

Figura 27: Ventana de diseo del formulario del padrn de funciones.


2.5 INFORMES
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe
responde a una pregunta especfica, como "Cunto dinero se ha facturado por cliente este
ao?" o "En qu ciudades estn nuestros clientes?" Cada informe se puede disear para
presentar la informacin de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejar los datos actualizados
de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero
tambin se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo
electrnico.
2.5.1 TIPOS DE INFORMES
Los informes bsicos que Access les ayuda a crear son:
- Auto informe en columnas.-Imprime en una columna de cuadros de texto los valores de cada
registro de una tabla o consulta.

Figura 28: Ventana de herramientas


-Auto informe en tablas.-Presenta una columna para cada campo de la tabla o consulta e
imprimen los valores de los registros en las filas situadas bajo el encabezado de las columnas.
-Informes de grficos.-Crea un informe con un grfico.
-Informes de grupos y totales.-Son muy utilizados. Agrupan los registros y resumen la
informacin imprimiendo subtotales y totales.
-Etiquetas postales.-Son un tipo especial de informe se utilizan para imprimir nombres y
direcciones (u otros datos) en grupo.
-Informes independientes.-Contienen sub informes basados en fuentes de datos no
relacionadas entre s.
2.5.2 CREACIN DE INFORMES
Para crear un informe sin auxilio del asistente se selecciona Informe y Nuevo en al ventana de
base de datos. En la ventana Nuevo informe se especifica la tabla o consulta que servir de
base para el informe y se selecciona la opcin Vista diseo. Asi como por ejemplo: el informe
de empleados por cargo a partir de la tabla PADRN DE EMPLEADOS.
Despus de picar OK aparece la ventana de diseo del informe. Conviene especificar
inicialmente cual ser la organizacin del agrupamientos y clasificacin de los campos
comprendidos. Para esto se acciona el men Ver opcin Ordenar y agrupar o se acciona el
botn correspondiente en la barra de herramientas. En respuesta aparece la ventana Ordenar y
agrupar.
En esta ventana se indica que habr agrupamiento por cdigo del cargo y los cargos deben ser
listados en orden Ascendente. Por otro lado, dentro de cada cargo los empleados deben ser
clasificados segn su nombre (en verdad el nombre no constituir grupo).
Para el cdigo del cargo deseamos la inclusin de una lnea adicional al final de cada grupo
(pi de grupo), pero no deseamos la lnea adicional en el inicio (encabezado de grupo).
Adems de eso, el agrupamiento debe ser hecho por el cdigo del cargo por entero y el
segundo algunos caracteres iniciales, por lo tanto elegimos Agrupar cada Valor. Para esta
opcin el nmero de caracteres es irrelevante y no precisa ser especificado. Como para el
nombre del empleado no deseamos agrupamiento alguno, no indicamos ni en el encabezado ni
en el pi las propiedades del grupo.


Despus de cerrar esta ventana el sistema incorpora la lnea adicional de pi de cdigo del
cargo a la ventana de estructura.
Ahora podemos detallar los campos que deseamos disponer en la ventana. Para esto, basta
exhibir la ventana de campos y seleccionar el nmero y nombre del empleado y cdigo del
cargo (va tecla CTRL). Se arrastra la seleccin para la lnea de detalle. Los campos van
acompaados de sus rtulos que precisan ser seleccionados, recortados y pegados en la lnea
de encabezado de pgina.
2.5.3 OTROS RECURSOS QUE COMPRENDEN LOS INFORMES
Para insertar cambios de pginas basta seleccionar el botn correspondiente en el cuadro de
herramientas y picar en el rea de la ventana de diseo donde se desea la insercin. El
sistema inserta una marca de 5 puntos indicando la posicin del cambio. Tambin es posible
colocar cambios de pgina antes o despus de un pi o encabezado. En este case se debe
usar la lista de propiedades de pi o encabezado y definir la propiedad Forzar nueva pgina.
Es posible hacer agrupamientos basados en parte de un valor. Por ejemplo, si el campo de
agrupamiento fuera una fecha entonces es posible indicar grupos basados en parte de la fecha.
Como ya fue visto, esto es hecho en la ventana Ordenar y agrupar a travs de la propiedad
Reagrupar. Dependiendo del tipo de campo el sistema ya lista las alternativas posibles para el
usuario. Algunas alternativas son: agrupar por la primera letra de un campo de texto o agrupar
segn intervalos de amplitud constante para un campo numrico.
2.6 MACROS
Una macro es un conjunto de una o ms acciones e instrucciones, llamado tambin
comando, que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios,
informes y controles sin escribir cdigo en un mdulo de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA). Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en VBA y,
para la mayora de los usuarios, es ms fcil generar una macro que escribir cdigo de
VBA. Es el objeto de Access 2013 que define de forma estructurada las acciones que el
usuario desea que access realice en respuesta a un evento determinado.
Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programacin
simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo,
puede adjuntar una macro a un botn de comando en un formulario para que la macro se
ejecute cada vez que se hace clic en ese botn. La mayora de las operaciones de la


base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de
macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.
Las macros tienden a almacenarse en el mbito del propio programa que las utiliza
y se ejecutan pulsando una combinacin especial de teclas o un botn especialmente
creado y asignado para tal efecto.
Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la
siguiente figura.

Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a
la eleccin de un elemento de un formulario.
2.6.1 GRUPO DE MACROS
Cuando se tienen muchas macros, el reunirlas que estn relacionadas en grupos de
macros (grupo de macros: coleccin de macros relacionadas que se almacenan juntas
bajo un nico nombre de macro. A menudo, se hace referencia a la coleccin
simplemente como una macro.) Puede simplificar la administracin de la base de datos.
Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, denominado Botones, est compuesto
de tres macros relacionadas: Empleados, Productos, y Representantes. Cada macro lleva


a cabo la accin Abrir Formulario, y la macro Productos lleva tambin a cabo la accin
Desplazar Tamao.

Para ejecutar una macro de un grupo de macros en un evento o procedimiento de
evento (procedimiento de evento: procedimiento que se ejecuta automticamente en
respuesta a un evento iniciado por un usuario o cdigo de programa o el sistema
desencadena.), escriba el nombre del grupo de macros seguido de un punto y del nombre
de la macro.
2.6.2 ACCIONES CONDICIONALES
En algunos casos, puede desear llevar a cabo una accin o serie de acciones en
una macro solamente si se cumple una condicin concreta. Por ejemplo, si se utiliza una
macro para validar los datos de un formulario, se puede presentar un mensaje en
respuesta a un conjunto de valores introducidos en un registro y otro mensaje en
respuesta a otro conjunto diferente de valores. En casos como stos, puede utilizar las
condiciones para controlar el flujo de la macro.
Una condicin es una expresin (expresin: cualquier combinacin de operadores
matemticos o lgicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y
propiedades que evala a un solo valor. Las expresiones puede realizar clculos,
manipular caracteres o probar datos.) Lgica que se evala como Verdadero/Falso o
S/No. La macro sigue trayectorias diferentes dependiendo de si la condicin es
verdadera o falsa. Cuando ejecuta la macro, Microsoft Access evala la primera
expresin condicional. Si la condicin es verdadera, Microsoft Access lleva a cabo la
accin en esa fila y cualquiera de las acciones inmediatamente posteriores que vayan
precedidas por puntos suspensivos (...) en la columna Condicin.
Si la condicin es falsa, Microsoft Access omite la accin y cualquier otra accin
inmediatamente posterior que vaya precedida por puntos suspensivos en la columna


Condicin. Despus, se desplaza a la siguiente fila de accin que contenga otra
condicin o una columna Condicin en blanco.
2.6.3 CMO SE CREA UNA MACRO?
En muchos programas de Office, puede crear una macro grabando una serie de
acciones o escribiendo la macro. Se crea para realizar un conjunto especfico de
acciones y un grupo de macros para realizar conjuntos de acciones relacionadas.
Las macros pueden estar incluidas en objetos de macro (que a veces reciben el
nombre de macros independientes) o incrustadas en las propiedades de evento de
formularios, informes o controles. Las macros incrustadas forman parte del objeto o
control en el que estn incrustadas.
Para crear una macro independiente
a. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no est
disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botn Mdulo o Mdulo de clase y, a
continuacin, haga clic en Macro. Se muestra el Generador de macros.
b. Agregue una accin a la macro:
1. En el Generador de macros, haga clic en la primera celda vaca de la
columna Accin.
2. Escriba la accin que desea utilizar o haga clic en la flecha para mostrar la
lista de acciones disponibles y, a continuacin, seleccione la accin que
desee.



c. Para agregar ms acciones a la macro, muvase a otra fila de accin y repita el
paso b. Cuando ejecuta la macro, Access lleva a cabo las acciones en el orden en que se
incluyen.
2.6.4 CARACTERSTICAS DE LAS MACROS
- Macros incrustadas: Se puede incrustar macros en cualquiera de los eventos
proporcionados por un formulario, un informe o un control. Una macro incrustada no est
visible en el panel de exploracin; pasa a formar parte del formulario, el informe o el
control en el que se cre.

- Mayor seguridad: Cuando el botn Mostrar todas las acciones no est resaltado
en el Generador de macros, las nicas acciones de macro y argumentos de ejecutar
comando que estn disponibles para el uso son las que no requieren estado de confianza
para ejecutarse. Una macro generada con estas acciones se ejecutar aunque la base de
datos est en modo deshabilitado. Las bases de datos que contienen acciones de macro
no incluidas en la lista de confianza requieren que se les conceda explcitamente el
estado de confianza
- Tratamiento de errores y depuracin: permite realizar acciones especficas
cuando se producen errores durante la ejecucin de la macro.
- Variables temporales: permiten crear y usar variables temporales en las
macros. Pueden utilizarse en expresiones condicionales para controlar la ejecucin de
macros, o para pasar datos a informes o formularios, o desde ellos, o para cualquier otro
propsito que requiera un almacenamiento temporal para un valor.
2.7 MODULOS
Los mdulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la
funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean
seleccionando acciones de una lista, los mdulos se escriben en el lenguaje de
programacin de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Un mdulo es una coleccin de declaraciones, instrucciones y procedimientos que
se almacenan conjuntamente como una unidad. Un mdulo puede ser de clase o
estndar. Son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos, se
escriben en el lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).


2.7.1 MODULOS DE CLASES
Los mdulos de formularios y los mdulos de informes son mdulos de clases que
estn asociados con un formulario o informe determinado. Los mdulos de formularios y
de informes contienen a menudo procedimientos de evento que se ejecutan en respuesta
a un evento en un formulario o informe. Puede usar los procedimientos de evento para
controlar el comportamiento de los formularios e informes, y su respuesta a acciones de
los usuarios, como hacer clic en un botn de comando.
Cuando se crea el primer procedimiento de evento para un formulario o informe,
Microsoft Access crea automticamente un mdulo de formulario o un mdulo de informe.

1. Para ver o agregar un procedimiento de formulario, elija uno de los objetos del
formulario en el cuadro objeto.
2. Seleccionar un evento en el cuadro Procedimiento. Los nombres de eventos que
ya tienen procedimientos aparecen en negrita.
Los procedimientos en los mdulos de formularios y de informes pueden llamar a
procedimientos que haya agregado a los mdulos estndar. Los mdulos de clase
existen nicamente en asociacin con un formulario o informe.
2.7.2 MODULOS ESTANDAR
Los mdulos estndar contienen procedimientos generales que no estn asociados
a ningn otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados
desde cualquier parte de la base de datos. Las principales diferencias entre un mdulo
estndar y un mdulo de clase que no est asociado a un objeto determinado son el
alcance y la duracin. El valor de las variables y constantes declaradas o existentes en
un mdulo de clase sin un objeto asociado est disponible para su uso slo cuando el
cdigo se est ejecutando y slo desde ese objeto.



1. Nombre y argumentos de la funcin
2. Declaraciones e instrucciones de cdigo de Visual Basic
Los mdulos estndar se muestran en Mdulos, bajo Objetos, en la ventana Base
de datos. Los formularios, informes y mdulos estndar se enumeran tambin en
el Examinador de objetos.



CONCLUSIONES

Microsoft Access es un sistema gestor de datos, una base de datos puede
definirse como un conjunto de informacin relacionada, organizada
sistemticamente.
Este programa es ms til en cuanto a su uso, pues nos permite trabajar
con diversos grupos de personas, productos, entre otros.
Con algunas pautas mencionadas podemos utilizarlo y as generarnos
ms conocimiento.



LINKOGRAFA

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-tablas-en-una-base-de-datos-
HA001224251.aspx#BM10.
http://www.aulaclic.es/access-2010/t_2_1.htm
http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/conceptos-basicos-sobre-bases-de-datos-
HA010064450.aspx#BMwhatisadatabase
http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/consultas.htm
http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/que-es-la-ventana-relaciones-
HA102809512.aspx

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