1/7/2014 14 Auditoria de Processos | BPM Diffuser

http://bpmquotes.wordpress.com/2012/01/21/14-auditoria-de-processos/ 1/6
14 Auditoria de Processos
21/01/2012 DEIXE UM COMENTRIO
(HTTP://BPMQUOTES.WORDPRESS.COM/2012/01/21/14-AUDITORIA-DE-
PROCESSOS/#RESPOND)
Algumas definies:
- Mecanismo de verificao de conformidade entre a maneira como a empresa est
executando os seus processos de negcio, e os objetivos, metas, estratgias e procedimentos
definidos.
- Trabalho sistemtico realizado, para avaliar o grau de cumprimento da forma de execuo
dos processos em relao a padres pr-estabelecidos e normas administrativas / sistmicas,
para assegurar que os controles e procedimentos internos adotados nos processos executados
esto propcios para garantir eficincia e eficcia dos processos, bem como para que possam
fornecer informaes precisas e no tempo hbil, visando subsidiar os gestores da empresa nas
tomadas de decises em prol do cumprimento de misses, objetivos e metas.
- Auditoria pode ser definida como um trabalho de confrontao entre uma situao
encontrada contra um determinado critrio, ou seja, a comparao entre um fato ocorrido com
o que deveria ocorrer. um exame imparcial e objetivo, cuja finalidade assessorar a alta
administrao, atravs da avaliao contnua e/ou peridica da eficincia e eficcia dos
processos de negcio e controles introduzidos nestes, com a finalidade de assegurar
informaes precisas e sugestes efetivas para o adequado gerenciamento corporativo. Trata-
se de uma ferramenta de apoio gesto.
Auditoria um reflexo da necessidade que os administradores das empresas teem em
assegurar que os controles e procedimentos internos adotados nos processos executados
sejam suficientes para garantir eficincia e eficcia, visando subsidiar os gestores nas tomadas
de decises em prol do cumprimento de misses, objetivos e metas, assegurando a melhoria
das operaes e controles, o gerenciamento de riscos e a aplicao da governana corporativa.
Em essncia, a causa da evoluo da Auditoria foi o desenvolvimento econmico dos pases,
gerando crescente complexidade na administrao dos negcios e de prticas financeiras. A
velocidade e dinamismo das mudanas no mercado fizeram com que o auditor convencional
emitisse, alm do parecer sobre as demonstraes Contbeis-Financeiras, um relatrio de
sugestes sobre problemas operacionais nascia a a Auditoria de Processos. O
posicionamento da Auditoria de Processos centra a sua ateno, no na Auditoria aos rgos
ou reas da empresa, mas s atividades / processos que estas executam.
1/7/2014 14 Auditoria de Processos | BPM Diffuser
http://bpmquotes.wordpress.com/2012/01/21/14-auditoria-de-processos/ 2/6
No se trata de uma atividade puramente de fiscalizao, mas tambm de assessoria e auxiliar
promoo da melhoria.
Tem como funo principal avaliar o processo de gesto, que o responsvel pela melhoria
contnua, apontando eventuais desvios e vulnerabilidade s quais a organizao est sujeita.
Envolve verificar se:
H informao segura sobre a conexo (ou no) do processo com a estratgia
Quais KPIs respondem Estrategia Corporativa
Os Objetivos / Metas relativos ao processo esto definidos
Os Objetivos / Metas relativos ao processo esto sendo alcanados
H fatores que afetam negativamente o sucesso do processo
Os recursos que o processo necessita para atingir os objetivos esto disponveis
Os controles so compatveis com os fatores chave de sucesso
Os controles so compatveis com as vulnerabilidades
As competncias e capacitaes das pessoas envolvidas so as ideais
H monitoramento da eficincia
H monitoramento da eficcia
H integridade dos resultados do processo opinio do cliente
Os critrios de avaliao da eficincia e eficcia so periodicamente revistos
H manuteno de registros relativos ao processo histrico
O pessoal que toma deciso tem alada para tal
As condies de trabalho so adequadas
Os procedimentos esto sendo seguidos
Os sistemas efetivamente auxiliam a execuo
H controles em paralelo (ex. Excel, Access)
H um controle sobre os problemas e um plano para a soluo de cada um
O Processo tem Risco(s) e um processo de gesto dos mesmos
A forma de atuao da Auditoria de Processos, visando eficincia e eficcia no alcance de
resultados positivos, pode ser dividida em trs etapas, sendo estas: planejamento, execuo, e
controle.
1. Planejamento de Auditoria:
Seja anual ou parcial, certamente funcionar como uma bssola cronometrada e/ou
termmetro, que em outras palavras, traduz-se no guia de aes e medidor de desempenho.
As atividades que podem compor a etapa so:
Definir escopo;
Elaborar programao e cronograma.
2. Execuo:
As atividades que podem compor a etapa so:
Verificao de polticas, objetivos, programas e procedimentos
Elaborar questionrio e/ou check list;
1/7/2014 14 Auditoria de Processos | BPM Diffuser
http://bpmquotes.wordpress.com/2012/01/21/14-auditoria-de-processos/ 3/6
Realizar reunio de abertura;
Realizar entrevistas;
Elaborar e validar memorando de entrevistas;
Analisar dados e processo;
Realizar observaes direta;
Coletar evidncias;
Preparar relatrio analtico;
Preparar plano de regularizao;
Apresentar relatrio analtico;
Realizar reunio de fechamento;
Formalizar e distribuir relatrio analtico;
Arquivar documentos de Auditoria;
Elaborao do relatrio de auditoria;
Reunio de fechamento e apresentao dos resultados;
Acompanhamento das aes de melhoria.
3. Controle
Caracteriza-se como ao de avaliao do nvel de melhoria das prticas laborais e
comprometimento dos envolvidos, pois consiste em verificar se as aes regularizadoras de
no-conformidades esto efetivamente incorporadas na rotina laboral e na forma de execuo
do processo auditado. Deve ser desenvolvida com base nas atividades de planejamento e
execuo.
Resultados:
A empresa ter um diagnstico (relatrio) de seus problemas que impactam negativamente o
alcance dos objetivos traados, permitindo correo de procedimentos e diminuio dos riscos
associados execuo de suas atividades. Permite otimizar o gasto em recursos de Tecnologia
de Informao, direcionando os gastos para as reas e solues que tragam mais retorno em
relao ao cumprimento dos objetivos da empresa. Para os casos de comportamentos
excepcionais, identificar as causas e recomendar que as mesmas sejam seguidas por outros
processos.
Vantagens:
Execuo contnua e sistemtica da auditoria contribui para o alcance dos seguintes
resultados:
Segurana no atingimento dos objetivos estratgicos
Fortalecimento e melhoria das prticas gerenciais;
Eliminao de efeitos negativos nos processos de negcio;
Melhoria de recursos tecnolgicos utilizados nas rotinas laborais;
Fortalecimento da cultura de fazer certo na primeira vez;
Aumento de nfase na cultura disciplinar, participativa e sistmica;
Atuao sobre os fatores que propiciam e gerao e concretizao de riscos;
Acesso informaes seguras e de origem independente para subsidiar o gerenciamento
das prticas laborais;
Panorama alta Administrao, do grau de evoluo no alinhamento das prticas
gerenciais com objetivos estratgicos pr-determinados;
1/7/2014 14 Auditoria de Processos | BPM Diffuser
http://bpmquotes.wordpress.com/2012/01/21/14-auditoria-de-processos/ 4/6
Interfaces dos processos aprimoradas;
Qualidade no gerenciamento dos processos;
Estruturas (fsicas e funcionais) de trabalho adequadas;
Aumento do nvel de produtividade;
Alerta a violao de brechas propcias fraudes;
Upgrade do nvel de satisfao dos clientes internos e externos;
Maior adaptabilidade para atendimentos de exigncias externas
Mininimizao de Fraudes
Padro de Trabalho princpio essencial da Qualidade
Aplicabilidade da Governana Corporativa
Existncia de mecanismo de avaliao da Eficincia do Processo
Existncia de mecanismo de avaliao da Eficcia do Processo
Aderncia s Normas Internas
Aderncia s Regulaes
Mitigao de Riscos
Existncia de mecanismos de melhoria contnua
Evoluo em maturidade de processos
Ideal capacitao das pessoas
Quem:
Cabe ao auditor, basicamente, identificar e evidenciar no conformidades e sugerir aes
regularizadoras ou atenuadoras, aes estas que sejam viveis e factveis, e tambm
acompanhar o nvel de implementao das mesmas, mas no deve de forma alguma interferir
diretamente na execuo. Esse servio habitualmente prestado pelo Escritrio de Processos.
Quando:
As aes de Auditoria de Processo devem ser executadas aleatoriamente, com um cronograma
de realizao, todavia sem a indicao de qual processo ser o alvo do trabalho, para que haja
sempre a suspeita de que qualquer processo pode ser o prximo. Para os processos mais
crticos deve-se assegurar mais que uma ao de auditoria por ano.
Freqncia sugerida para auditoria:
Processos criticidade 1 = 4 X ao ano
Processos criticidade 2 = 3 X ao ano
Processos criticidade 3 = 2 X ao ano
Processos criticidade 4 = 1 X ao ano
Aplicao:
Principalmente para os processos mais crticos, os quais tm ligao mais estreita com a
Estratgia Corporativa. Deve-se priorizar tambm os processos que se enquadrem em uma ou
mais caractersticas:
Utiliza-se de diferentes sistemas para a sua execuo
Alto volume de atividades processo longo
1/7/2014 14 Auditoria de Processos | BPM Diffuser
http://bpmquotes.wordpress.com/2012/01/21/14-auditoria-de-processos/ 5/6
Alto volume de execuo (quantidade de vezes que o processo acionado)
Alto volume de diferentes executores pessoas
Alto volume de diferentes responsveis reas, ou at diferentes plantas da empresa
Fique vontade para me contatar: pepontomello@gmail.com
Algumas das fontes consultadas:
www.portaldeauditoria.com.br/artigos
ALMEIDA, Marcelo Calvalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. 5. ed. So Paulo: Atlas, 1996.
ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicaes. 2. ed. So Paulo: Atlas, 2006.
http://transition-support.com/Process-Auditing_Technique.htm (http://transition-support.com/Process-Auditing_Technique.htm)
You May Like
1.
FILED UNDER BPM, GESTO DE PROCESSOS DE NEGCIO, PROCESSO, SEM
CATEGORIA TAGGED WITH AUDITORIA, CONFORMIDADE, FIDELIDADE,
GOVERNANA DE PROCESSO
Sobre Pedro Mello
Ol! Sou Pedro Mello, diretor da operao So Paulo, da empresa Memora Processos
Inovadores. J passei por vrios papis no ciclo de vida de BPM, nos meus 15 anos dedicados
a esse segmento de trabalho. Sou o responsvel pela execuo e entrega dos projetos e sempre
que possvel, participo tambem da execuo, o que me traz bastante alegria e conforto. Tenho
uma ligao muito especial com o tema treinamento, o que me levou a ser tambm
Professor em disciplinas ligadas Gesto de Processos, na FIAP Faculdade de Informtica
e Administrao de So Paulo, nos cursos de: Gesto de Processos de Negocio Arquiteturas
Corporativas de TI Arquitetura de Solues Engenharia de Software Orientada a Servios
(SOA) MBA em Sistemas de Gesto Empresarial ERP SAP (O fato de BPM estar entre as
disciplinas destes cursos uma prova eloquente do valor do tema nos dias atuais e a
relevncia que tem entre os assuntos de TI) Prometi a mim mesmo escrever um livro sobre
Gesto de Processos de Negcio, todavia com os novos tempos entendi melhor faz-lo de uma
forma publicavel atravs da rede. Gosto de compartilhar aquilo que j aprendi e receber dicas
e conhecimentos de outros colegas que tambm convivem neste universo. A ideia desse blog
exatamente para isso. Tenho uma convico forte sobre a utilidade de BPM, como mecanismo
de melhoria contnua das organizaes e sempre que me for possvel, quero estar ligado,
fazendo, experimentando, pensando e escrevendo sobre o tema e tambem sobre os vrios
recursos ligados a ele. Apesar de me utilizar de pesquisas, publico apenas aquilo que faz
About these ads
(http://en.wordpress.com/about-these-ads/)
1/7/2014 14 Auditoria de Processos | BPM Diffuser
http://bpmquotes.wordpress.com/2012/01/21/14-auditoria-de-processos/ 6/6
parte da minha acreditao e convico. As opinies expressas so estritamente minhas. Sou
grato pela sua visita e espero que outros futuros acessos tambm ocorram. Cordialmente,
Pedro Osorio Souza Mello Fevereiro de 2012.
Crie um website ou blog gratuito no WordPress.com.
O tema Enterprise.