INTRODUCCION A LA GESTION DE APROVISIONAMIENTO

Para producir es necesario adquirir materias primas. Estas materias primas se deben trasladar
hasta la planta de fabricacin, posteriormente se almacenan en espera de ser utilizadas en la
produccin. Antes de obtener los productos terminados, las materias primas y los productos semi-
terminados o en curso deben almacenarse para ser usados en una fase posterior. Todo ello genera
muchos costes.
Una empresa, recordemos, produce bienes y servicios. Para la realizacin de dichos bienes y
servicios necesita de una serie de inputs o factores de produccin. Entre ellos se encuentran las
existencias necesarias para la actividad de la empresa. La obtencin y gestin de esas existencias
forma la funcin de aprovisionamiento.
Tomemos como ejemplo una fbrica de coches. La empresa se debe aprovisionar de las materias
primas que van a conformar el automvil: neumticos, chapa, componentes electrnicos, etc. Los
distintos componentes semielaborados tambin debern esperar como stocks su momento de ser
incorporados en el proceso productivo. Luego los vehculos terminados deben esperar a ser
transportados hacia los puntos de venta.
En un supermercado la correcta gestin de las compras puede ser decisiva para la obtencin de
resultados satisfactorios. Esta gestin incluir descuentos, correcto almacenamiento de los
productos, plazos de entrega, etc.

La funcin de aprovisionamiento se realiza de forma muy diversa segn el tipo de empresa que la
ejerza. La amplia diversidad que existe se puede empezar clasificando en tres grandes ramas:
Las empresas del sector secundario
Se dedican a la transformacin de materias primas para la produccin de bienes y servicios. En
estas empresas la funcin de aprovisionamiento es importante y compleja. Los inventarios se
clasifican en funcin del proceso productivo, as hay un almacn de materias primas, de productos
en curso, de productos terminados, etc.

Las empresas comerciales
Mediante el productor y consumidor comprando y vendiendo productos ya elaborados. No existen
distintos productos en funcin de las fases del proceso productivo, ya que las mercaderas no son
objeto de transformacin. En estas empresas la funcin de aprovisionamiento es clave para la
competitividad de la empresa.

Las empresas de servicios
Producen bienes intangibles, lo que quiere decir que la funcin de aprovisionamiento tiene menos
importancia, ya que no existen inventarios, ni de materias primas ni de productos terminados.
Pero la forma de gestionar todos aquellos suministros necesarios para la prestacin de los
servicios de la empresa es una funcin que merece ser tenida en consideracin, ya que en muchas
ocasiones es fuente de costes importante.

LA FUNCIN DEL APROVISIONAMIENTO
La funcin de aprovisionamientos suele definirse como el conjunto de actividades que desarrollan las
empresas para asegurarse la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios
para la realizacin de sus actividades.
El objetivo general de esta funcin se vislumbra bajo los parmetros de eficacia y eficiencia.
Desde la ptica de la eficacia, se trata de conseguir que el producto o servicio est disponible cuando
se necesite, con la calidad adecuada, la cantidad necesaria y en el plazo oportuno.
Desde la eficiencia, los aprovisionamientos tratan de conseguir que el coste de los recursos
empleados para realizar las distintas actividades encaminadas a conseguir el anterior objetivo sea el
menor posible.
El departamento de aprovisionamiento tiene dos funciones fundamentales:
1. Gestin de las compras
Se encarga de realizar todas las compras de productos que se requieren para la produccin
o comercializacin del producto. Esta funcin debe valorar aspectos como:
El precio de las mercancas.
La calidad de las mismas.
Los plazos de entrega y la seriedad en el cumplimiento de los mismos.
Las facilidades de pago.
Los posibles descuentos por pronto pago, por cantidad de pedido...
Los servicios post-venta.

2. Gestin de inventarios
Se encarga de la organizacin de las existencias que permanecen en stock. Contempla
variables como:
Determinar la cantidad de existencias que se han de mantener para cubrir las
necesidades de la produccin.

Garantizar un ritmo de pedidos adecuado.


Organizar el espacio fsico o almacn en el que se van a apilar las existencias, de
forma que el almacenamiento se realice en ptimas. condiciones para evitar
mermas, roturas y gastos innecesarios.

A continuacin profundizaremos sobre las tareas asociadas a esta parte de la
gestin de provisiones



IMPORTANCIA DE LA FUNCION DE APROVISIONAMIENTOS
Desde un punto de vista general
a) Es una de las reas ms atractivas para acometer en ella programas de reduccin de costes,
escondiendo unos beneficios potenciales muy importantes, ya que:

El dinero ahorrado en aprovisionamientos se traduce inmediatamente en beneficio, puesto
que no sale de caja.
Las modificaciones en este rea no suelen exigir grandes inversiones ni implicar discusiones
laborales y, adems de reducir costes, puede servir para mejorar el producto y el servicio
ofrecido al cliente.
Al ser un rea, an poco tecnificada, no suele ser difcil encontrar puntos donde introducir
mejoras.

b) Es un rea que acomete una serie de riesgos para la empresa tales como:

Los originados por los cambios constantes en los mercados de suministros:

- Amenazas de agotamiento y escasez de materias primas, que suelen estar unidas a un
constante incremento de precios.
- Sucesos e intervenciones de los gobiernos en los mercados de suministro de materias
primas.
- Oferta cada vez mayor de productos semielaborados y desde mbitos geogrficos cada
vez ms amplios (Singapur, Corea, etc.).
- Costes de capital y tasas de cambios de moneda con variaciones cada vez ms
impredecibles, etc.

Los derivados del poder de negociacin que se tenga respecto a los proveedores en razn a
los productos que se consuman.

El nivel de importancia que tengamos como clientes ante proveedores que suministran
productos de carcter crtico.

Como fuente de informacin
El departamento de aprovisionamiento aporta un conjunto de informaciones que tienen relacin con
diferentes reas de la empresa y permiten la toma decisiones dentro de las mismas. As podemos
sealar:
Conformacin del precio estndar.
Gastos de compra por departamentos, talleres o reas.
Gastos de compra por fabricaciones o proyectos.
Sobre el mercado de proveedores.
Sobre el mercado de productos.


Como factor influyente en la determinacin de la rentabilidad econmica de la empresa
La gestin de los aprovisionamientos acta sobre la situacin econmica financiera de la empresa en
la medida que condiciona el comportamiento de las tres siguientes variables:

El costo de materiales.
La financiacin de los proveedores.
La inversin en existencias de materiales.

Si tenemos en cuenta que:
) (Re
) (
Re
cursos Inversin
Gastos Ingresos Beneficio
ntabilidad


Si disminuimos costes de materiales disminuimos gastos, por tanto aumentamos el Beneficio. Si
disminuimos el valor de los stocks de materias primas, disminuimos la Inversin, el valor de los
recursos que necesitamos. Por consiguiente, si aumenta el Beneficio y disminuye la Inversin, la
Rentabilidad aumenta.
Los aprovisionamientos y el coste de materiales
El coste a que se adquieren los materiales necesarios para iniciar el ciclo operativo de la empresa es
de una importancia transcendental. Habitualmente, en las empresas se otorga ms transcendencia y
se aplica un mayor esfuerzo en incrementar la cifra de ventas sin tener en cuenta que un aumento de
una unidad monetaria en estas ltimas contribuye en solo unos cntimos al beneficio, debido al
incremento paralelo que induce en los costes variables, sin embargo, la reduccin del coste de
compras en un porcentaje comparativamente pequeo puede equivaler, en trminos de beneficio, a
un aumento mucho mayor de las ventas en unidades fsicas.
Este significado en trminos de beneficio de los ahorros obtenidos por la gestin de compras se
basa en el principio de la palanca (Leverage principle), el cual establece que un pequeo
ahorro en los costes de compras, tiene una incidencia muy significativa en el incremento de los
beneficios. Por ejemplo, una empresa con un beneficio igual al 5 % de las ventas, y un gasto de
compras igual al 50 % de las ventas, puede aumentar sus beneficios un 100 %, es decir, duplicarlos,
mediante una reduccin del gasto de compras del 10 %. La frmula que recoge este principio es la
siguiente:
. .. .. ..
cos .. .. Re
.. min .. ..
.. min .. .. .. ..
obtenido beneficio del Incremento
te del porcentual duccion
es porcentual os ter en Beneficio
es porcentual os ter en compras de Costes

(50/5 x10 = 100)
Los aprovisionamientos y la financiacin de proveedores
Una proporcin importante de la financiacin de las empresas procede de la que les conceden sus
proveedores.
Es indudable que las consecuencias de aumentar el perodo de pago a proveedores de una forma
gratuita y permanente suponen mejorar la liquidez de la empresa (pues se paga ms tarde) y reducir
las cargas financieras (ya que se podr sustituir financiacin bancaria onerosa -descuento comercial,
prstamos y crditos- por financiacin gratuita de proveedores).
Los aprovisionamientos y la inversin en existencias
La gestin de existencias de materiales persigue el almacenamiento de la cantidad mnima (lo ms
cercana a 0 unidades) imprescindible para cubrir las necesidades bsicas de produccin o de
entrega al cliente, reduciendo al mximo el coste de almacenamiento. Las posibilidades de mejorar
esta gestin pasa por reducir el nivel de existencias y un incremento de la rotacin (relacin entre las
compras y la inversin en existencias).




Conclusin
La gestin de aprovisionamiento es importante para todo tipo de empresa, debido a que se
necesitan disminuir costos en las compras para poder obtener mayores ganancias, tanto en
empresas de insumos, comerciales y de servicios. Una mayor eficacia en la funcin de
aprovisionamiento nos permite tener la cantidad existencias requeridas y una mayor eficiencia nos
permite ahorrar en costos y mayor calidad en los productos.