USP tabelas temporalidade documentos

UNIVERSIDADE DE SO PAULO
Reitor
Flvio Fava de Moraes

Vice-Reitora
Myriam Krasilchik

COMISSO TCNICA DO SAUSP
Presidente
Hlio Nogueira da Cruz

Vice-Presidente
Eunice Ribeiro Borges

Membros
Ana Maria de Almeida Camargo
Helosa Liberalli Bellotto
Johanna Wilhelmina Smit
Lor Cury
Luiz Antonio Teixeira
Luiz Carlos Pinto Costa
Helena M. C. Carmo Antunes
Maria Tereza Dutra Carrijo
Siang Wun Song

Suplentes
Ana Maria da Cruz de Moraes
Lus Carlos Moreira Gomes
Maria Aparecida Perlino
Marli Marques de Souza
Renata de Goes C. P. T. dos Reis
Rubens Kazuo Abe

TABELAS DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS DA USP
1
RGOS CENTRAIS DE DIREO E SERVIO
1 CONSELHO UNIVERSITRIO - Co

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

DOCUMENTOS GERADOS PELAS
ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
1

CONSELHO
UNIVERSI-
TRIO

(Co)

Estabelecimento da polti-
ca geral da Universidade

Estatuto, art.16

Julgamento de recursos in-
terpostos contra decises
deliberativas das Comis-
ses bem como dos Con-
selhos Centrais

Julgamento dos recursos
interpostos em concursos
da carreira docente, ouvi-
da a CLR

Deliberao sobre a polti-
ca salarial do pessoal do-
cente e dos servidores
no-docentes, ouvida a
COP

Aprovao do Plano Dire-
tor da Universidade

Deliberao sobre a cria-
o e extino de cursos
de graduao, por propos-
ta do Conselho de Gradu-
ao

- Aprovar o Plano Diretor
da Universidade

- Elaborar e emendar o
Regimento Geral da Uni-
versidade

- Aprovar os Regimentos
dos Conselhos Centrais e
das Unidades

- Estabelecer as diretrizes
de planejamento geral da
USP e supervisionar a sua
execuo

- Fixar anualmente o n-
mero de vagas para o
concurso vestibular

- Deliberar sobre a criao
e extino de cursos de
Graduao

- Deliberar sobre a poltica
salarial do pessoal docen-
te e no docente

- Pautas de reunio
- Atas de reunio
- Listas de presena

- Pareceres de membros
do Co
- Resolues do Co
- Portarias do Co
- Ofcios
- Ofcios circulares
- Regimentos da Universi-
dade e das Unidades
- Processos

1
10
10

5

Vigncia
Vigncia
5
2
Vigncia

Instruo
(Devolver
origem)

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2

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Aprovao dos regimentos
dos rgos de integrao
e complementares

Regimento Geral art.11
- Julgar recursos inter-
postos contra decises de-
liberativas da COP, CLR e
CAA

- Julgar recursos inter-
postos em concursos da
carreira docente, ouvida a
CLR

- Aprovar, por dois teros:
.a concesso do ttulo de
Professor Emrito a seus
professores aposentados
que se hajam distinguido
por atividades didticas e
de pesquisa ou contribu-
do, de modo notvel, para
o progresso da Universi-
dade

3

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
1.1

COMISSO
DE LEGIS-
LAO E
RECURSOS

(CLR)

Emite opinio sobre
questes que lhe so
submetidas pelo Conselho
Universitrio, Conselhos
Centrais ou pelo Reitor

Estatuto,art.20
- Opinar sobre recursos de
qualquer natureza, da al-
ada do Conselho Univer-
sitrio

Deliberar sobre:
.projetos de Lei, Decretos,
Regulamentos e Resolu-
es
.expedio de outra via de
diploma em caso de extra-
vio

- Decidir, em grau de re-
curso, sobre sanes dis-
ciplinares aplicadas a
membros do corpo docen-
te

Estatuto, art.21

- Pautas de reunio
- Atas de reunio
- Listas de presena
- Pareceres
- Portarias
- Resolues
- Ofcios
- Ofcios circulares
1
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10
5
Vigncia
Vigncia
2
2
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4

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
1.2

COMISSO
DE ORA-
MENTO E
PATRIM-
NIO

(COP)

Emite opinio sobre ques-
tes que lhe so submeti-
das pelo Conselho Univer-
sitrio, Conselhos Centrais
ou pelo Reitor

Estatuto,art.20
- Elaborar proposta do or-
amento-programa da
USP

- Deliberar sobre :
.propostas de criao,
modificao e extino de
funes administrativas
.aceitao de legados e
doaes feitas USP,
quando clausuladas
.pedidos de transposio
e suplementao de ver-
bas
.acordos entre a USP,
suas Unidades, rgos de
Integrao, rgos Com-
plementares e entidades
oficiais ou particulares
.propostas de criao,
rgos administrativos

Estatuto, art.22

- Pautas de reunio
- Atas de reunio
- Listas de presena
- Pareceres
- Ofcios
- Ofcios-circulares
-.Diretrizes oramentrias
- Propostas oramentrias

1
10
10
5
2
2
5
5
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5

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
1.3

COMISSO
DE
ATIVIDADES
ACAD-
MICAS

(CAA)

Emite opinio sobre ques-
tes que lhe so submeti-
das pelo Conselho Univer-
sitrio, Conselhos Centrais
ou pelo Reitor

Estatuto, art.20
Opinar sobre:
.propostas de criao de
cargos de professor doutor
e de professor titular
.propostas oriundas dos
Conselhos Centrais, que
devam ser objeto de deli-
berao pelo Conselho U-
niversitrio
.propostas de criao de
Unidades, rgos de inte-
grao, rgos comple-
mentares e Departamen-
tos

Estatuto, art.23

- Pautas de reunio
- Atas de reunio
- Listas de presena
- Pareceres
- Ofcios
- Ofcios circulares
1
10
10
5
2
2
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Preservar
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6
2 REITORIA - GR

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
2

REITORIA

(GR)

Superintendncia de to-
das as atividades universi-
trias

Estatuto, art.34

- Administrar a Universida-
de, e represent-la em ju-
zo ou fora dele

- Zelar pela fiel execuo
da legislao da Universi-
dade

- Convocar e presidir o
Conselho Universitrio

- Baixar o oramento da
Universidade e as trans-
posies oramentrias, e
aprovar as aberturas de
crdito

- Nomear os Pr-Reitores,
os Prefeitos dos Campi, os
Diretores das Unidades,
dos Museus e dos Institu-
tos Especializados

- Estabelecer e fazer ces-
sar as relaes jurdicas
de emprego do pessoal
docente e no-docente da
Universidade

- Exercer o poder disci-
plinar

7
2 REITORIA - GR

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Cumprir e fazer cumprir
as decises do Conselho
Universitrio, de suas Co-
misses e dos Conselhos
Centrais

- Designar membros e
respectivos presidentes
para: Comisso de Plane-
jamento, Comisso Espe-
cial de Regimes de Traba-
lho e Comisso de Coope-
rao Internacional

- Designar o secretrio ge-
ral, o consultor jurdico
chefe, o presidente do
GPS e os coordenadores
das vrias coordenadorias

- Designar superin-
tendentes dos rgos
Complementares, bem
como dirigentes e mem-
bros dos demais rgos
vinculados Reitoria

- Aceitar doaes e lega-
dos no clausulados feitos
USP

- Ofcios
- Cartas
- Resolues GR
- Portarias GR
- Ofcios-circulares
- Memorandos
- Relatrios gerais da USP
(anuais)
- Procuraes
- Declaraes
- Boletins USP-Urgente
- Portarias
- Despachos

Obs.: Correspondncia do Reitor
preservada no Expediente

6
6
10
10
6
4
6

Vigncia
1
1
5
5
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8
2 REITORIA - GR

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Decidir sobre as pro-
postas de relotao de
servidores no-docentes
de um para outro rgo

- Apresentar anualmente
ao Co o relatrio geral de
atividades da USP

- Dar posse a diretores

Estatuto, art. 42 e Regimento Geral,
art. 13

9
2 REITORIA - GR

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
2.1

SECRETA-
RIA

Realizao dos servios
de secretaria do Reitor
- Coordenar a agenda
do Reitor

- Atender pblico interno e
externo

- Gerenciar documentos
pertinentes ao Reitor

- Montar, alimentar e atua-
lizar banco de dados

- Enviar e receber mensa-
gens via Internet
- Agendas mensais
- Agendas dirias
1
1

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10
2 REITORIA - GR

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
2.2

CHEFIA DE
GABINETE

Prestar ao Reitor assistn-
cia tcnico-administrativa e
assessoria de relaes
pblicas

Regimento Geral, art. 17
- Analisar os processos e
correspondncias

- Preparar o expediente
para a assinatura do Reitor
e do Vice-Reitor

- Atendimento ao pblico
em geral

- Assessorar o Reitor e o
Vice- Reitor em assuntos
diversos da Universidade e
de outras entidades

- Preparar as diversas
reunies das quais o Rei-
tor participar, inteirando-
se previamente do assunto

- Ofcios
- Cartas
- Ofcios-circulares
- Memorandos
- Procuraes
- Declaraes
- Despachos

6
6
6
4
Vigncia
1
5
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11
2 REITORIA - GR

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
2.2.1

ASSESSO-
RIA DE
IMPRENSA
Realizao de assessoria
de Imprensa
- Analisar e selecionar as
notcias sobre a USP nos
meios de comunicao

- Divulgar a USP nos
meios de comunicao

- Elaborar matrias res-
pondendo a solicitaes e
crticas da comunidade

- Atender jornalistas, alu-
nos e docentes

- Documentrios em som
e/ou imagem de matria
veiculada por rdio e/ou
televiso
- Releases veiculados na
imprensa escrita (clips/ re-
cortes)
- Artigos para meios de
comunicao
- Notas para imprensa
- Pautas para imprensa
- Reportagens
- Ofcios
- Documentrios de
eventos em som e/ou ima-
gem (vdeo, fitas, cd's, etc)

1

1

1

1
1
1
5
2
Preservar

Preservar

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Eliminar
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12
2 REITORIA - GR

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
2.2.2

CERIMO-
NIAL

Realizao e/ou participa-
o do Reitor e Vice-Reitor
em eventos e cerimnias
- Coordenar as agendas
de eventos do Reitor e Vi-
ce-Reitor

- Preparar e acompanhar
eventos e cerimnias aos
quais comparece ou se fa-
a representar o Reitor ou
Vice-Reitor
- Agendas do Reitor
- Cartas de Representao
- Cartes de cumprimentos
- Cartas e cartes de
agradecimento
- Cartes de apresentao
de autoridades
- Convites
- Registros dos convites
recebidos
- Listagens dirias dos
convites recebidos
- Listas de presena de
autoridades em eventos
- Listagens de endereos
de autoridades
- Listagens de honrarias
- Roteiros de eventos e so-
lenidades
- Sinopses dos eventos

1
1
1
1

1

1
1

Alimentao

1

Alimentao

Alimentao
1

1

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13
2 REITORIA - GR

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
2.2.3

EXPE-
DIENTE
Coordenao dos servios
auxiliares relativos s ati-
vidades administrativas e
controlar os que lhe forem
pertinentes

Cumprir as determinaes
do Reitor, chefia de Gabi-
nete
- Controlar documentos
recebidos e expedidos pe-
lo Gabinete do Reitor

- Controlar os adianta-
mentos

- Dar andamento atravs
de despachos, a proces-
sos e correspondncias
em geral

- Cadastro de comisses
e grupos de trabalho da
USP

- Redao/edio/ confe-
rncia de documentos di-
versos
- Ofcios
- Cartas
- Cartes de agrade-
cimento
- Cartes de cumprimento

- Declaraes
- Memorandos
- Ofcios-circulares
- Portarias GR
- Portarias
- Resolues GR
- Procuraes
- Relatrios anuais das
atividades da USP
- Boletins USP-Urgente
- Despachos

6
6
1

1

1
4
6
10
5
10
Vigncia
5

1
5

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Preservar

Preservar
Preservar
14
3 VICE-REITORIA - GVR

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
3

VICE-
REITORIA

(GVR)
facultado ao Reitor dele-
gar ao Vice-Reitor atribui-
es constantes do artigo
42.

Estatuto, artigo 42, Pargrafo nico
- Representar o Reitor,
participar de Comisses,
cumprir agenda de com-
promissos, manter corres-
pondncia oficial
- Agendas
- Cartas
- Convites
- Memorandos
- Ofcios
- Pareceres
- Projetos
- Artigos

2
1
1
1
4
4
4
4

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Eliminar
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Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

- Registrar e controlar con-
vnios
- Sistemas informatizados
de controle de convnios
- 0fcios
- Relatrios de controle de
convnios (papel)
- Termos de Convnios
(cpias)

Alimentao

4
1

Vigncia
Preservar

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Eliminar
- Coordenar e controlar o
programa de aperfeioa-
mento de ensino - PAE
- Boletins informativos do
PAE (sistema informatiza-
do)
PAE (papel)
- Fichas de inscrio no
PAE
- Planilhas de acompa-
nhamento do PAE (siste-
ma informatizado)
nhamento do PAE (papel)
- Ofcios

1

5

1

Alimentao

1

4

Preservar

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Preservar

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15

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Analisar as vagas de do-
centes nas Unidades da
USP e promover a redistri-
buio
- Planilhas de controle de
vagas de docentes (siste-
ma informatizado)
vagas de docentes (papel)
- Ofcios
vagas de docentes (siste-
ma informatizado)
vagas de docentes (papel)

Alimentao

Durante uso

4
5

5

Preservar

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Preservar

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16

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
3.1

SECRETA-
RIA
Realizao dos servios
de secretaria do Vice-
Reitor
- Elaborar e coordenar a
agenda

pertinentes Vice-Reitoria

externo

gens via Internet

- Agendas mensais
- Agendas dirias

1
1

Eliminar
Eliminar
- Controlar documentos
recebidos e expedidos pe-
lo Gabinete

- Ofcios
- Catlogos
- Folhetos
- Folders
- Convites

5
2
2
2
2

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Eliminar
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17
4 CONSELHO DE GRADUAO - CoG

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
4

CONSELHO
DE GRADUA-
O

(CoG)

Estabelecimento de diretri-
zes para orientar a ao da
Universidade no ensino de
Graduao

Resoluo 3461; Resoluo Co
3732; Resoluo CoG 4235; Reso-
luo 3765; Resoluo 4141; Reso-
luo CoG 3918; Resoluo CoG
3740
- Estabelecer normas, apro-
var diretrizes e executar
avaliao peridica de qua-
lidade, adequao e fun-
cionamento dos cursos de
Graduao
- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Relatrios de avaliao
- Resolues
- Questionrios (matrizes)
5
2
5
Vigncia
5
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
- Opinar sobre propostas
de criao de novos cursos
apresentadas pelas Unida-
des de Ensino, Museus ou
Institutos Especializados,
assim como propor a extin-
o de cursos de Gradua-
o, ouvidas as Unidades
interessadas e propostas
de novas disciplinas
- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Processos de propostas
de criao de cursos
- Resolues
- Pareceres sobre criao e
organizao de cursos
de extino de cursos
de novas disciplinas
- Pareceres

5
2
5

Vigncia
5

5

5

5
Preservar
Eliminar
Preservar

Preservar
Preservar

Preservar

Preservar

Preservar
- Estudar questes de es-
trutura curricular realizadas
pelas Comisses de Gra-
duao, aprovando as mo-
dificaes curriculares pro-
postas pelas Unidades

- Processos sobre estrutura
curricular
- Pareceres
- Currculos anuais
- Ofcios (cpias)
- Processos de aprovao
de estrutura curricular de li-
cenciatura

5

5
5
5
5

Preservar

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar

18

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Estabelecer normas para
a promoo de alunos,
formas de seu ingresso e
dar diretrizes para o con-
curso vestibular, assim co-
mo propor o nmero de va-
gas iniciais para cada curso

- Estabelecer normas para
expedio de diplomas dos
cursos de Graduao, as-
sim como para revalidao
de diplomas expedidos por
instituies de ensino supe-
rior de pases estrangeiros

- Fixar anualmente o calen-
drio escolar de Graduao
e organizar o catlogo da
Graduao

- Fixar normas para a com-
posio e funcionamento
das Comisses de Gradua-
o e das Comisses de
Coordenao de Curso

- Constituir Cmaras e deli-
berar sobre a composio
das Comisses de Coorde-
nao de Curso
- Aprovar a criao, prorro-
- Processos de ingresso de
candidatos
- Processos de concurso
vestibular
- Instrues
- Processos sobre nmero
de vagas

- Normas
- Pareceres
- Atas

- Calendrios escolares
- Catlogos de Graduao

- Resolues
- Normas

- Atas
- Despachos e ofcios (c-
pias)
- Resolues
Vigncia

Vigncia

Vigncia
Vigncia

Vigncia
5
5

10
5

Vigncia
Vigncia

5
2

5
Preservar

Preservar

Preservar
Preservar

Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar
Preservar

Preservar
Preservar

Preservar
Eliminar

Preservar
19

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
gao e desativao dos
Ncleos de Apoio ao Ensi-
no de Graduao (NAGs)

- Pareceres
- Resolues

Vigncia
Vigncia

Preservar
Preservar

20

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
4.1

CMARA DE
AVALIAO
Formulao de diretrizes
para a avaliao dos Cur-
sos de Graduao
- Propor diretrizes sobre
avaliao ao Conselho de
Graduao

- Opinar sobre assuntos re-
ferentes avaliao junto
ao Conselho de Gradua-
o.

- Coordenar a avaliao di-
dtica de disciplinas e de
cursos

- Propostas ao Conselho de
Graduao
- Atas de reunio
- Pautas de reunio

- Pareceres
- Ofcios (cpias)
- Circulares
- Instrues

- Relatrios

5

5
2

5
5
5
5

5

Preservar

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Preservar
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Preservar
Preservar

Preservar

21

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
4.2

CMARA
CURRICU-
LAR E
DO VESTI-
BULAR
Assessoria ao Conselho de
Graduao e Pr-Reitoria
de Graduao nos assun-
tos referentes a cursos, es-
truturas curriculares e ves-
tibulares
- Analisar as estruturas cur-
riculares e suas alteraes,
apresentando parecer ao
Conselho de Graduao

- Analisar propostas de dis-
ciplinas novas nas Unida-
des de Ensino e nos Mu-
seus e Institutos Especiali-
zados.

- Realizar o acompanha-
mento dos exames vestibu-
lares, opinando sobre modi-
ficaes em suas normas

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Pareceres
- Circulares normativas
- Ofcios (cpias)
- Manuais

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Pareceres
- Ofcios (cpias)

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Pareceres
- Ofcios (cpias)
5
2
5
5
2
2

5
2
5
2

5
2
5
2
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22
5 CONSELHO DE PS-GRADUAO - CoPGr

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
5

CONSELHO
DE
PS-GRA-
DUAO

CoPGr
USP no ensino de Ps-
Graduao

Resoluo CoPGr 3734
Resoluo CoPGr 3773
Regimento Geral, art. 57-58
- Promover atividades de
Ps-Graduao estabele-
cendo as normas que julgar
necessrias

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Calendrios de reunies
- Ofcios solicitando parece-
res sigilosos
- Pareceres sigilosos

Vigncia
2
1
Vigncia

Vigncia
Preservar
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Eliminar
Preservar

Preservar
- Autorizar, acompanhar e
avaliar os programas de
Ps-Graduao

- Processos do curso de
Ps-Graduao
- Publicaes DOE (cpias)
- Ofcios sigilosos solicitan-
do pareceres
- Pareceres
Vigncia

Vigncia
5

5

Preservar

Preservar
Preservar

Preservar
- Credenciar e recredenciar
orientadores

- Processos de credencia-
mento de orientadores
Vigncia Preservar
- Aprovar a criao, prorro-
gao e desativao, bem
como avaliar os Ncleos de
Apoio ao Ensino de Ps-
Graduao (NAPG)

- Processos do NAPG Vigncia Preservar
- Credenciar disciplinas de
Ps-Graduao

- Formulrios de creden-
ciamento de disciplinas
Vigncia Preservar
- Reconhecer os ttulos de
mestre, doutor e livre-
docente para equipar-los
aos da USP, quando for o
caso
- Processos/ protocolados
de reconhecimento de ttu-
los
Instruo
(devolver o-
rigem)

23

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Proceder revalidao de
ttulos e certificados de
Ps-Graduao obtidos no
exterior ou em outra IES

- Processos de revalidao
de diploma
Vigncia Preservar
- Analisar pedidos de rees-
truturao de cursos de
Ps-Graduao

- Processos do curso

Vigncia Preservar
- Aprovar crditos obtidos
por aluno de Ps-
Graduao em disciplinas
cursadas fora da USP

- Processos de aluno

Instruo
(devolver o-
rigem)

- Credenciar docentes para
disciplinas de Ps-
Graduao

ciamento de docente
Vigncia Preservar
24

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
5.1

CMARA DE
AVALIAO
para a avaliao dos cur-
sos de Ps-Graduao
- Acompanhar a avaliao
dos programas de Ps-
Graduao pela CAPES

- Aprovar bolsas "sandu-
che" (CAPES)

- Credenciar e recredenciar
orientadores

- Instruir processos de cria-
o de ncleos de apoio
Ps-Graduao

- Instruir processos de fun-
cionamento de cursos

- Relatrios CAPES elabo-
rados pelas Unidades
- Ofcios
- Ofcios da CAPES (c-
pas)

- Ofcios de encaminha-
mento
- Processos de alunos
- Ofcios CAPES de deci-
so sobre a bolsa
- Instrues da bolsa

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Processo de credenci-
amento de orientador

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Processos de criao de
ncleos de apoio

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Ofcios sigilosos
- Processos de funciona-
mento de curso
5

5
5

5

1
1

1

5
2
5

5
2
Instruo
(devolver o-
rigem)

5
2

Instruo
(devolver o-
rigem)
Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar
Preservar

Preservar
Eliminar

Preservar
Eliminar
Preservar

25

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
5.2

CMARA
CURRICU-
LAR
Formulao de diretrizes no
que diz respeito ao creden-
ciamento de disciplinas, re-
conhecimento de ttulos e
de diplomas e reconheci-
mento de crditos na Ps-
Graduao
- Deliberar sobre o creden-
ciamento de disciplinas

- Examinar pedidos de deli-
berar sobre reestruturao
de cursos

- Examinar pedidos e deli-
berar sobre criao de cur-
sos

- Instruir processos de re-
conhecimento de ttulos e
diplomas

- Deliberar sobre cursos de
Ps-Graduao lato sensu

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Deliberaes

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Programas de cursos
- Deliberaes

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Deliberaes

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
de diplomas

- Processos de reconheci-
mento de ttulos

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Deliberaes
5
2
5

5
2
5
5

5
2
5
5

5
2
Instruo
(devolver o-
rigem)

Instruo
(devolver o-
rigem)

5
2
5
5
Preservar
Eliminar
Preservar

Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar

Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar

5
2

Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
26

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
5.3

CMARA
DE NORMAS
E RECUR-
SOS
para o estabelecimento de
normas e para o julgamen-
to de recursos na rea de
Ps-Graduao
- Aprovar regulamentos e
normas dos novos progra-
mas de Ps-Graduao
e/ou alteraes nos j exis-
tentes

- Regulamentos
- Normas
- Programas
- Atas de reunio
- Pautas de reunio
Vigncia
Vigncia
Vigncia
5
2
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
- Julgar sobre recursos re-
ferentes ao ensino de Ps-
Graduao


- Pautas de reunio
- Atas de reunio

Instruo
(devolver o-
rigem)
2
5

Eliminar
Preservar
- Examinar solicitaes de
prorrogao de prazo em
carter excepcional


- Pautas de reunio
- Atas de reunio
Instruo
(devolver o-
rigem)
2
5

Eliminar
Preservar

- Examinar solicitaes de
novas matrculas e transfe-
rncia de rea


- Pautas de reunio
- Atas de reunio
Instruo
(devolver o-
rigem)
2
5

Eliminar
Preservar

27
6 CONSELHO DE PESQUISA CoPq

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
6

CONSELHO
DE
PESQUISA
USP na rea da pesquisa
em todas as reas do co-
nhecimento

Regimento resoluo N 3735 de
4.9.90
- Estimular a investigao
cientfica

ps-doutoramento

- Deliberar sobre progra-
mas de pesquisa
- Atas de reunio
- Ofcios
- Pautas de reunio
- Portarias
- Relatrios
- Editais de divulgao
- Listas de presena

- Atas de reunio
- Ofcios
- Pautas de reunio
- Portarias
- Relatrios
- Cadastros
- Listas de presena
- Processos de programa

- Atas de reunio
- Ofcios
- Pautas de reunio
- Relatrios
- Listas de presena

- Convocaes
- Deliberaes
- Resolues

5
5
1
5
5
1
5

5
5
5
5
5
Alimentao
1
5
5

5
5
5
5
5
5

5
5
5

Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar

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Preservar
Preservar

28
7 CONSELHO DE CULTURA E EXTENSO UNIVERSITRIA CoCEx

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
7

CONSELHO
DE CULTURA
E EXTENSO
UNIVERSIT-
RIA
Estabelecimento de nor-
mas e promoo das ativi-
dades da Universidade nos
setores de Cultura e Exten-
so Universitria

Estatuto, art.33
Resoluo N 3733 de 04.09.90 D.O
de 07.09.90
- Analisar e aprovar ativi-
dades culturais e de exten-
so universitria para con-
cesso de auxlio

- Deliberar sobre a utiliza-
o da dotao orament-
ria

- Deliberar sobre matrias
que lhe sejam submetidas
pelo Reitor ou pelo Co

- Opinar sobre a criao,
transformao e extino
de rgos e Servios

- Traar diretrizes para
orientar a ao da USP na
rea da Cultura e Extenso

- Assessorar o Pr-Reitor
em assuntos pertinentes
Pr-Reitoria

- Elaborar o calendrio
cultural

- Pautas de reunio
- Listas de presena
- Atas de reunio
- Deliberaes do Conse-
lho
- Informaes

- Pareceres
- Moes
- Ofcios
- Portarias do Conselho
- Resolues do Conselho
- Documentrios em ima-
gem e/ou som
- Catlogos (apresentao)
- Documentos descritivos
- Textos de pronuncia-
mento
- Calendrios culturais
- Cartazes
- Folders
- Impresses primrias do
jornal (boneco)
- Cartas
- Formulrios padro de
propostas de cursos de ex-
tenso
- Programas (recebidos)
- Relaes de cursos para
divulgao (recebidas)
- Relaes de nomes para
cadastro no banco de da-
1
5
5
5

5

5
5
5
5
5
5

5
5
5

5
5
5
1

1
1

1
1

1

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar

Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar
Preservar
Preservar
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Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

29

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Divulgar as atividades cul-
turais e os cursos de ex-
tenso

dos
- Relatrios de atividades
- Releases

5
1

Preservar
Eliminar

30

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
7.1

CMARA DE
CULTURA
Definio de diretrizes, ze-
lando pela execuo dos
programas da rea de cul-
tura obedecida a orientao
geral emanada dos colegi-
ados superiores

Resoluo CoCEx 3786 de 31.01.91
e Resoluo CoCEx 3877 de
20.09.91
- Acompanhar e avaliar os
programas de cultura

- Deliberar sobre a matria
delegada pelo CoCEx

- Instruir os processos dos
programas de cultura

- Propor ao CoCEx pro-
gramas de cultura

- Pautas de reunio
- Ofcios de convocao
- Ofcios
- Listas de presena
- Atas de reunio
- Informaes
- Pareceres
- Propostas de programa
1
1
5
5
5
5
5
5
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar

31

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
7.2

CAMARA DE
EXTENSO
UNIVERSIT-
RIA
Definio de diretrizes e ze-
lando pela execuo dos
programas da rea de ex-
tenso, obedecida a orien-
tao geral emanada dos
colegiados superiores

Resoluo CoCEx 3786 de 31.01.91
e Resoluo CoCEx 3877 de
20.09.91
- Acompanhar e avaliar os
programas de extenso u-
niversitria

- Deliberar sobre a matria
delegada pelo CoCEx

- Instruir os processos dos
programas de extenso u-
niversitria

- Propor ao CoCEx pro-
gramas de extenso uni-
versitria

- Pautas de reunio
- Ofcios
- Listas de presena
- Atas de reunio
- Informaes
- Pareceres
- Propostas de programa
5
1
5
5
5
5
5
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar

32
8 PR-REITORIA DE GRADUAO - PR-GRAD

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
8.1

GABINETE

Coordenao geral da ao
da Universidade no ensino
da Graduao

Resoluo CO 3732; CoG 4235; e
CoG 4133

- Presidir o Conselho de
Graduao

- Opinar sobre os substitu-
tos do Pr-Reitor a serem
indicados.

Constituir comisses tem-
porrias dentro da rea.

- Submeter apreciao da
Cmara de Graduao os
assuntos de sua especiali-
dade

- Receber das Unidades
propostas de alteraes
curriculares

- Aprovar proposta de or-
amento e despesas extra-
ordinrias encaminhada pe-
lo Conselho Diretor do Pro-
grama Pr-Aluno.

- Aprovar a distribuio de
salas Pr-Aluno, elaborada
pelo Conselho Diretor do
Programa Pr-Aluno.

- Portarias

- Ofcios
- Portarias internas
- Circulares

- Processos de estrutura
curricular

- Propostas de oramento e
despesas extraordinrias

- Quadros de distribuio
das salas Pr-Aluno

Vigncia

5
Vigncia
2

5

10

5

Preservar

Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

33

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Supervisionar o Sistema
Informatizado de controle
acadmico

- Coordenar o Programa
PET/CAPES

- Atendimento comunida-
de em geral

- Acompanhar legislao
sobre ensino superior

- Histricos escolares (re-
gistro eletrnico)

- Processos de relatrios
de atividades
- Folhas de pagamento
mensal (cpias)

- Cartas-resposta (cpias)

- Atos normativos

Alimentao

2

3

2

Vigncia

Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar

34

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
8.2

PROGRAMA
PR-ALUNO

Suporte de informtica aos
alunos da Graduao

Resoluo CoG 4133, art. 1

- Prover os alunos de Gra-
duao de hardware e
software para uso exclusivo
nas suas atividades de
Graduao

- Fornecer cdigo de aces-
so ao Programa Pr-Aluno
a todo aluno regularmente
matriculado na Graduao

- Fornecer monitores e su-
porte tcnico para o funcio-
namento do programa

- Planilhas de programas

- Registros de controle de
cdigos de acesso

- Planilhas de equipamen-
tos

5

Vigncia

5

Preservar

Eliminar

Eliminar

35

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
8.2.1

CONSELHO
DIRETOR

Superviso do Programa
Pr-Aluno

Resoluo CoG 4133

- Submeter Pr-Reitoria a
proposta de oramento do
programa e despesas ex-
traordinrias

- Elaborar a distribuio
das salas Pr-Aluno

- Propor a poltica geral de
software

- Elaborar relatrios de ati-
vidades do programa

- Atas de reunio
- Pautas de reunio

- Planilhas de distribuio
de salas

- Projetos de adoo de
software

- Relatrios anuais de ativi-
dades
- Regulamentos internos
- Ofcios

5
2
5

5

5

5

Vigncia
2

Preservar
Eliminar
Preservar

Eliminar

Preservar

Preservar

Preservar
Eliminar

36

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
8.2.2

COORDENA-
O

Direo do Programa Pr-
Aluno de acordo com as di-
retrizes aprovadas pelo
Conselho Diretor

Resoluo CoG 4133

- Elaborar relatrios semes-
trais e anuais de atividades

- Propor ao Conselho Dire-
tor distribuio, modificao
e instalao de salas Pr-
Aluno, assim como a manu-
teno dos seus equipa-
mentos eletrnicos

- Recrutar, treinar e avaliar
o trabalho dos monitores
alocados nas salas Pr-
Aluno

- Cadastrar usurios das
salas Pr-Aluno

- Relatrios semestrais e
anuais de atividades
- Ofcios

- Propostas de distribuio
de salas
- Propostas de expanso e
modificao de salas

- Editais de convocao
- Provas de seleo de
monitores
- Apostilas/Manuais
- Folhas de pagamento de
monitores

- Cadastros de usurios

5

5

5

5

1
1

Vigncia
2

Alimentao

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar
Eliminar

Preservar

37
9 PR-REITORIA DE PS-GRADUAO - PR-PGR

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
9.1

GABINETE

da Universidade na rea da
Ps-Graduao
Ps-Graduao

- Portarias
- Resolues
Vigncia
Vigncia
Preservar
Preservar

indicados

- Constituir Comisses
temporrias dentro da rea

- Ofcios
- Relatrios
5
5

Eliminar
Preservar
- Desenvolver projetos se-
toriais
- Projetos
- Ofcios de divulgao
- Relatrios

5
5
5
Preservar
Eliminar
Preservar
- Aprovar propostas de or-
ordinrias da Pr-Reitoria
- Relatrios para COP
- Ofcios
- Prestaes de contas
10
5
5

Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Gerenciar recursos da
CAPES
- Ofcios
- Relatrios tcnicos

5
5
5
Eliminar
Eliminar
Preservar
38

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
9.1.1

ASSESSO-
RIA
Assessoramento ao Pr-
Reitor em assuntos perti-
nentes Ps-Graduao
- Levantar dados sobre as-
suntos da Ps-Graduao
- Relatrios
- Planilhas
- Grficos
- Pareceres
- Pronunciamentos
- Catlogos

10
10
10
5
5
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
39

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
9.1.2

SECRETARIA
Organizao e manuteno
da infraestrutura necessria
ao desempenho dos r-
gos da Pr-Reitoria de
Ps-Graduao
- Elaborar a agenda

- Controlar documentos re-
cebidos e expedidos pelo
Gabinete do Pr-Reitor

- Conferir o histrico esco-
lar e expedir diplomas de
Ps-Graduao

- Desenvolver aplicativos
de controle da Ps-
Graduao

- Manter atualizados dados
estatsticos de interesse

- Controlar e acompanhar
eleies

- Agendas

- Ofcios
- Catlogos
- Folhetos
- Folders
- Ofcios-circulares

- Processos de alunos

- Cronogramas
- Atas de reunio
- Manuais do sistema
- Requisies de servio
(cpias)

- Listagens
- Levantamentos estatsti-
cos
- Relaes de diplomados

- Atas de eleio
- Avisos de eleio
- Editais de eleio
- Ofcios
- Cdulas
- Requerimentos de ins-
crio
- Listas de presena

1

5
2
2
2
5

Instruo
(devolver o-
rigem)

1
5
Vigncia
1

5
5

5

5
5
5
5
5
5

5

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar

Preservar
Preservar

Preservar

Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

40

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Acompanhar legislao de
Ps-Graduao baixada
pela Pr-Reitoria de Ps-
Graduao ou por outros
rgos Centrais da USP

- Processos de legislao
(portarias e resolues j
publicadas no DOE)
- Processos de legislao
baixada por rgos federais
(cpias)
- Normas
- Publicaes no DOE (c-
pias)

Vigncia

Vigncia

Vigncia
Vigncia
Preservar

Preservar

Preservar
Preservar

41

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
9.1.3

INTERCM-
BIO COM OS
RGOS
FEDERAIS

(SIOF)

Administrao, intercmbio
e bolsas concedidas pela
CAPES
- Elaborar a folha de paga-
mento de bolsistas DS,
PICDT e PET (Mestrado)

- Emitir declaraes para
imposto de renda de bolsis-
tas

- Elaborar relatrio da Pr-
Reitoria e dos cursos para
a CAPES

- Manter contato com a
CAPES para bolsas DS,
PIDCT e PEC/PG

- Manter contato com a
CAPES para os projetos
DAAD, COFECUB e British
Council

- Manter manuais e normas
da CAPES

- Ofcios CAPES de infor-
maes

- Declaraes

- Ofcios
- Relatrios tcnicos

- Ofcios
- Relaes CAPES de alu-
nos bolsistas

- Currculos de docente
- Ofcios
- Formulrios CAPES
- Projetos

- Manuais CAPES
- Normas CAPES
- Formulrios CAPES

1
5

Alimentao

5
5
Alimentao

5
Alimentao

Vigncia
Vigncia
Vigncia
Vigncia

Vigncia
Vigncia
Vigncia
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar

Eliminar

Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar
Preservar
Preservar

42
10 PR-REITORIA DE PESQUISA - PR-PESQ

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
10.1

GABINETE
Coordenao geral da
ao da Universidade na
rea de pesquisa
Pesquisa

indicados

- Acompanhar e presidir
reunio da Cmara e das
Comisses Permanentes
do Conselho de Pesquisa

- Supervisionar o funcio-
namento do Expediente da
Pr-Reitoria

- Elaborar a agenda

- Controlar documentos re-
cebidos e expedidos pelo
gabinete do Pr-Reitor

- Realizar o apoio adminis-
trativo aos servios da rea

- Portarias

- Resolues
- Ofcios

- Agendas

- Ofcios
- Memorandos
- Cartas
- Convites
- Cadernos de protocolo

- Requisies de material
de almoxarifado
- Solicitaes de frias
- Memorandos
- Relatrios
- Processos de adian-
tamentos
5

5
5

1

5
5
5
5
1

1

1
1
10
5, aps apro-
vao do TCE
Preservar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
43

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
10.1.1

ASSESSO
RIA
Reitor em assuntos per-
tinentes pesquisa

- Levantar dados sobre as-
sentos de pesquisa
- Pareceres
- Pronunciamentos
- Catlogos
- Relatrios
- Planilhas
- Grficos

5
5
5
10
10
10

Elimimar
Elimimar
Elimimar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
44

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
10.1.2

SECRETA
RIA
Realizao de servios
de secretaria
agenda

externo

pertinentes ao Pr-Reitor

- Alimentar e atualizar ban-
co de dados

- Agendas mensais
- Agendas dirias

1
1

Eliminar
Eliminar
45

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
10.2

NCLEOS
DE APOIO

PESQUISA

(NAPES)

rgos de integrao
destinados a reunir es-
pecialistas de uma ou
mais unidades e rgos
em torno de programas
de pesquisa de carter
interdisciplinar e/ou de
apoio instrumental
pesquisa

Resoluo 3657 de 15.2.90 es-
tabelece normas para criao,
funcionamento, renovao e de-
sativao de Ncleos de Apoio
Pesquisa
- Desenvolver projetos de
pesquisa na rea pertinen-
te, divulgando resultados
em peridicos especializa-
dos ou outras formas de
publicaes e, tambm,
publicaes para o grande
pblico

- Administrao Geral:
administrar e controlar
convnios
reunies do Conselho De-
liberativo e Comisses
diversas

- Realizar eventos: cursos,
palestras, seminrios, con-
gressos

- Prestar assessoria / con-
sultoria

- Artigos
- Cartas

- Ofcios
- Memorandos

- Projetos de pesquisa
- Editais
- Convnios
- Memrias tcnicas
- Cartazes
- Folders
- Programas
- Apostilas
- Questionrios
- Documentrios (vdeo)
- Propostas de projeto
- Pareceres
- Relatrios financeiros
- Relatrios tcnico-cien-
tficos
- Requisies de compras
- Extratos bancrios
- Relatrios intermedirios
- Relatrios finais
- Listas de presena
- Certificados
- Papers
- Anais
- Convocaes
- Pautas de reunio
5
Vigncia do
projeto
5
Vigncia do
projeto
5
1
5
5
5
5
5
1
5
5
5
5
5
5

1
3
5
2
5
1
5
5
5
5
5
Preservar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
46

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Deliberaes
- Atas de reunio

5
5

Preservar
Preservar

47
11 PR-REITORIA DE CULTURA E EXTENSO UNIVERSITRIA -PR-CEX

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.1

GABINETE
da Universidade na rea de
Cultura e Extenso Univer-
sitria
Cultura e Extenso Univer-
sitria

- Ofcios 5 Preservar
indicados

- Memorandos
- Portarias
- Informaes
5
5
5
Eliminar
Preservar
Preservar

Constituir comisses tem-
porrias dentro da rea
- Submeter apreciao da
Cmara de Cultura e de
Extenso Universitria as-
suntos de sua especialida-
de

- Termos de convnios 5 Eliminar
- Aprovar proposta de or-
ordinrias
- Ofcios-circulares

5
5
5
Eliminar
Preservar
Preservar
48

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.1.1

ASSESSO-
RIA

Reitor em assuntos perti-
nentes Cultura e Exten-
so

- Levantar dados sobre Cul-
tura e Extenso

- Pareceres
- Catlogos
- Relatrios
- Planilhas
- Grficos
5
5
10
10
10
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
49

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.1.2

EXPEDIENTE
Orientao e superviso do
recebimento, registro, ex-
pedio e arquivamento de
documentos
- Controlar a entrada de
processos e documentos

- Ofcios
- Relaes de remessa
5
1
Eliminar
Eliminar
- Controlar a expedio de

50

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.1.3
SECRETARIA
Realizao dos servios de
secretaria do Pr-Reitor
agenda

externo

pertinentes ao Pr-Reitor

co de dados

gens via Internet

- Agendas manuais
- Agendas dirias
1
1

Eliminar
Eliminar
51

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.1.4

APOIO
ADMINIS-
TRATIVO
- Coordenao das ativida-
des de apoio administrativo
e administrao de meios e
recursos da Pr- Reitoria
de Cultura e Extenso Uni-
versitria
- Controle de pessoal - Ofcios
(cpias)
5
5
Eliminar
Eliminar
- Elaborao e controle de
oramento

- Controle de gastos e re-
ceita
- Planilhas de custo de
pessoal
- Planilhas de oramento
- Relatrios
- Cadernos de controle
de gastos
- Guias de recolhimento de
receita
- Recibos de prestao de
servios
- Guias de ISS, IRRF, INSS
(Original)

5

5
5
5
1

5

30

30
Eliminar

Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
52

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.2
COMISSO
DE
ESTUDOS DE
PROBLEMAS
AMBIENTAIS

(CEPA)
Exame , discusso e pro-
moo do desenvolvimento
de projetos tcnicos e cien-
tficos em que haja partici-
pao da USP

Portaria GR 2966 de 15.09.95 e Por-
taria GR 2089/86
- Contribuir nos estudos de
solues de aspectos am-
bientais das comunidades
carentes

- Desenvolver projetos tc-
nicos e cientficos com ins-
tituies estaduais e priva-
das

- Examinar e discutir a in-
corporao da dimenso
ambiental nos cursos

- Examinar e discutir proje-
tos oficiais que envolvam
problemas ambientais

- Oferecer subsdios i-
dentificao e soluo de
problemas ambientais

- Promover junto USP
eventos de divulgao
cientfica relacionada a
questes ambientais

- Pautas de reunio
- Atas de reunio
- Informaes
- Projetos
- Pareceres
- Laudos tcnicos
- Relatrios
- Ofcios
- Lista de presena
5
5
5
5
5
1
5
5
5
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
53

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.3

COORDENA-
O DE
MUSEUS

Traar a poltica de integra-
o entre os museus e as
unidades de ensino e pes-
quisa afins deliberando so-
bre sua estrutura, funcio-
namento e atividades.

Resoluo 3728 de 20.8.90 Art.3 -
Competncia
- Deliberar sobre as ativi-
dades de integrao
- Atas de reunio
- Documentos recebidos
para instruo
- Informaes
- Listas de presena
- Ofcios
- Pareceres
- Pautas de reunio
- Portarias
- Resolues
- Processos

5
5

5
1
5
5
5
Vigncia
Vigncia
5
Preservar
Eliminar

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
- Aprovar os regimentos
dos museus e submet-las
aprovao do Co

- Fixar normas de funcio-
namento dos Museus

- Emitir pareceres sobre re-
latrios anuais de ativida-
des dos museus

- Constituir comisses es-
peciais

- Opinar sobre os progra-
mas de cursos

- Propor ao Co questes li-
gadas carreira docente

54

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Propor ao Co modifica-
es no regimento da coor-
denao

55

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.4

CENTRO
UNIVERSI-
TRIO
MARIA
ANTONIA

(CEUMA)

Manuteno de espao
destinado a mostras e e-
ventos culturais promovidos
por membros da comuni-
dade USP ou no, desde
que autorizados por seu
Conselho Consultivo

Portaria GR N 2823 de 06.04.94
que dispe sobre a composio e a-
tribuies do Conselho Consultivo do
CEUMA

- Realizao de eventos:
palestras, cursos, semin-
rios, oficinas, etc.
- Cartazes
- Convites
- Documentrios (fitas cas-
setes e de vdeo)
- Folders
- Cadastros de eventos
- Documentrios (fotogra-
fias)
- Livros de presena
- Memorandos
- Ofcios
- Programas
anuais
mensais
- Releases

5
1
5

5
5
5

2
1
5
1
5

1

1
Preservar
Eliminar
Preservar

Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

Eliminar

Eliminar

- Realizao de exposies - Cartas
- Cartazes
- Catlogos
- Contratos de estagirios
envio de fax para a impren-
sa
- Convites
- Cronogramas
- Currculos
- Cadastros de eventos
- Releases (formulrios pa-
ra assessoria de imprensa)
- Formulrios para clipping
1
10
1
5
1

1
1
1
1
1

Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar

Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar

56

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

Realizar atividades de a-
poio a administrativo-
financeiro
- Layout de cartaz
- Layout de catlogo
- Layout de convite
- Layout de folder
- Livros de assinaturas
- Ofcios
- Oramentos
- Panfletos de divulgao

- Memorandos
- Ofcios
- Relaes / Guias de
remessa
- Registros de recebimento
- Planilhas de controle
- Memorandos de solicita-
o de servios
- Requerimentos de frias
- Planilhas de entrada e
sada de materiais
- Memorandos de requisi-
es de materiais
recebimento de cpias
o de Xerox
- Guias de recolhimento
- Recibos
1
1
1
1
1
5
5
5
1

1
5
1

1
1
1
1

5
1

5

1

5
1

5
5
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
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57

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.5

CORAL

(CORALUSP)

Constituio, manuteno e
apresentao de grupos
corais integrados por mem-
bros da comunidade USP
ou no.

Resoluo N 3675 de 16.04.90 que
altera o artigo 3 da Resoluo N
3608 de 27.11.89 passando o
CORALUSP da CODAC/CCS para a
Pr- Reitoria de Cultura e Extenso
Universitria
- Apoio administrativo

- Manuteno do arquivo
especializado

- Realizao de concertos

- Memorandos
- Ofcios
dades

- Documentrios (fitas
cassetes / vdeos)
- Livros
- Partituras

- Cartas
- Cartazes
- Convites
- Filipetas
- Ofcios
- Programas
- Releases

5
5
5

5

5
5

5
5
5
5
5
5
1

Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar

Preservar
Preservar

Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar

58

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.6

ORQUESTRA
SINFNICA

(OSUSP)

Divulgao da msica sin-
fnica e camerstica espe-
cialmente a msica de con-
certo brasileira e latino-
americana atravs de con-
certos promovidos pela
OSUSP

Resoluo N 3675 de 16.4.96 pas-
sando a OSUSP da CODAC/CCS
para a Pr-Reitoria de Cultura E Ex-
tenso Universitria
Regimento da OSUSP - Resoluo
CoCEx N 4.205 de 24.10.95

- Promover concertos com
finalidades didticas nos
vrios campi da USP
- Informativos para divulga-
o
- Memorandos
- Ofcios
- Programas
- Cartazes
- Folders de divulgao da
programao anual

1

1
5
5
5
5
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar

Organizao de concursos
destinados a premiar a jo-
vens solistas, compositores
e maestros ou destinados a
completar seu quadro de
pessoal
- Realizar concursos para
instrumentos diversos e
concursos para regente
- Cartazes
- Documentos pessoais dos
candidatos
- Documentos de compro-
vao artstica
sete recebidas)
- Folders
- Formulrios de inscrio
- Informativos de divulga-
o
- Memorandos
- Ofcios

5
1

1

5

1
1
1

1
5
Preservar
Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar
Eliminar
Preservar

Eliminar
Eliminar

Organizao de cursos, pa-
lestras e festivais divulgan-
do a cultura musical e
- Realizar master class pa-
ra instrumentistas
- Cartazes
- Documentos pessoais
- Folders
5
1
5
Preservar
Eliminar
Preservar
artstica junto a especialis-
tas ou comunidade em
- Informativos de divulga-
1
1
Eliminar
Preservar
59

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
geral o
- Memorandos
- Ofcios

1
5

Eliminar
Eliminar
- Realizar palestras para a
comunidade em geral
- Cartazes
- Documentos pessoais
- Folders
5
1
5
1
Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar

Apoio administrao - Elaborar e controlar cor-
respondncia
- Controlar vida funcional
de pessoal
- Controlar estoque e repo-
sio de material
- Controlar atividades
administrativas

- Memorandos
- Ofcios
dades

1
5
1
1
5

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
60

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.7
TEATRO

(TUSP)

Gerenciamento e realiza-
o de eventos, promoven-
do a atividade teatral na
USP

Resoluo N 3675 de 16.4.90 que
altera o Artigo 3 da Resoluo N
3608 de 27.11.89 passando o TUSP
da CODAC/CCS para Pr-Reitoria
de Cultura e Extenso Universitria


- Promover o festival de te-
atro da USP
- Memorandos
- Ofcios
(cpias)
o de materiais
dades

- Cartazes de divulgao
- Cartazes de inscrio
- Certificados
- Convites
- Fichas de inscrio
- Documentrios (fitas de
udio e vdeo)
- Folders
- Fotografias
- Ofcios
- Programas
- Projetos do espetculo
(recebido)
- Termos de responsabi-
lidade
- Relatrios de acompa-
nhamento

2
5
5

5
1

1

5
5
5
1
1
5

5
5
5
5
5

5

5
Eliminar
Eliminar
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Eliminar

Preservar

Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar

Preservar

Preservar
61

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.8
CINEMA

(CINUSP)
Promover e divulgar filmes
de qualidade para a comu-
nidade USP e para o pbli-
co em geral
- Reunio de conselho

- Exibio de filmes

- Promoo de mostras te-
mticas de filmes

- Realizao de debates,
palestras e seminrios
- Atas de reunio
- Ofcios
- Pautas de reunio

- Cartazes
- Ofcios
- Releases
- Sinopses
- Filmes

- Cartazes
- Folders
- Ofcios
- Programas
- Releases

- Cartazes
- Folders
- Ofcios
- Programas
- Recibos de pagamento de
pr-labore
- Releases

5
5
5

5
5
5
5
1

5
5
5
5
5

5
5
5
5
5

5
Preservar
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Eliminar

Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

Preservar
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Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar

Eliminar
62

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.9

ESTAO
CINCIA
Abertura e gerenciamento
de espao cientfico-cultural
para mostra permanente de
diferentes campos de pes-
quisa pura e de suas apli-
caes prticas atravs da
tecnologia.

Portaria GR N 2.604 de 25.7.90 que
incorpora o Projeto Estao Cincia
CNPq Pr-Reitoria de Cultura e
Extenso
Estatuto da primitiva Fundao Es-
tao Cincia (convnio com CNPq.
18.6.90 Proc. RUSP N 1.25168.1.2)

- Apoio administrativo - Cartas
- Ofcios
- Ofcios - circulares
- Portarias
- Processos de adianta-
mento/prestao de contas

- Relaes de remessa
es de material
- Resolues
5
5
5
Vigncia
5 aps a a-
provao do
TCE

1
1
1

5
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar

- Realizar cursos

- Realizar eventos

- Agendas
- Cartas
- Cartazes
- Fichas de inscrio
- Folders
- Listas de presena
- Programas
- Recibos de pagamento ao
docente
- Releases
- Fax (recebidos)

- Agendas
- Cartas
- Cartazes
- Catlogos
- Convites
- Fax (recebidos)
5
5
5
1
5
1
5
5

1
5

5
5
5
5
5
5
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Preservar
Preservar
Preservar
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63

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Realizar exposies

- Realizar exposies itine-
rantes

vdeo e fotografias)
- Folders
- Livretos
- Programas
- Projetos

- Releases
- Agendas
- Boletins informativos
- Cartas
- Cartazes
- Catlogos
- Convites
vdeo e fotografias)
- Folders
- Livretos
- Projetos
- Relatrios de exposio
semestrais/anuais
- Documentrios de slides
- Termos de responsabili-
dade

- Agendas
- Cartazes
- Catlogos
vdeo e fotografias)
5

5
5
5
5

1
5
5
5
5
5
5
5

5
5
5
5
5

5
5

5
5
5
5

Preservar

Preservar
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Eliminar
Eliminar
Preservar
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Preservar
Preservar
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Preservar
Preservar
Preservar

Preservar
Eliminar

Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
64

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Realizar palestras e semi-
nrios

- Folders
- Relaes de remessa
- Livretos
- Releases

- Cartazes
- Fichas de inscrio
- Folders
- Folhetos de divulgao
- Listas de presena
- Releases

5
1
5
1

5
1
5
5
1
1
Preservar
Eliminar
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Eliminar

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Eliminar
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Eliminar
65

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
P11.10

PATRIMNIO
CULTURAL

(CPC)

Propor ao CoCEx diretrizes
para que se trace polticas
de patrimnio cultural da
USP

Regimento: resoluo 4.013 de
12.8.93 DO 18.8.93
- Definir critrios e proce-
dimentos

- Definir planos orament-
rios e critrios para aloca-
o de recursos

- Atas de reunio
- Pautas
- Ofcios
- Resolues

5
1
5
Vigncia

5
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Eliminar
Propor, fomentar, desen-
volver ou coordenar pro-
gramas de documentao e
levantamento tcnico do
patrimnio cultural da USP
- Estabelecer e manter rol
dos bens significativos

- Coordenar programas de
conservao e restaurao
de bens culturais dentro da
USP ou em elaborao ex-
terna

- Aprovar obras e interven-
es em bens listados
- Relatrios/rol de bens

- Contratos
- Atas de reunio
- Pautas
- Ofcios
- Relatrios

- Pautas
- Atas de reunio
- Informaes
- Ofcios

Alimentao

Vigncia
5
1
5
5

1
5
5
5
Preservar

Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Propor, fomentar e desen-
volver ou coordenar pro-
gramas educacionais de
formao especializada e
de divulgao e valorizao

- Propor convnios, acor-
dos, termos de cooperao
com entidades oficiais ou
particulares, nacionais ou
estrangeiras

- Propostas
- Ofcios
- Convnios, acordos, ter-
mos de cooperao

5
5
5

Eliminar
Eliminar
Preservar

66

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Divulgar e valorizar pa-
trimnio cultural
- Pareceres
- Contratos
5
2
Preservar
Eliminar
- Ofcios
- Atas de reunio
- Pautas
- Relatrios

5
5
1
5
Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
Opinar sobre a alienao
de bens mveis e imveis
de interesse cultural

Opinar sobre uso e preser-
vao de bens culturais
- Emitir pareceres sobre
alienao de bens culturais

- Emitir pareceres sobre
uso e preservao de bens
culturais
- Atas de reunio
- Pautas
- Ofcios
- Pareceres

- Atas de reunio
- Pautas
- Ofcios
- Pareceres

5
1
5
5

5
5
5
5
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Controlar a administrao

- Controlar e prestar contas
de adiantamentos

- Acompanhar a vida
funcional de pessoal

pertinente rea de atua-
o da CPC

- Organizar agendas de
- Anulaes de empenho
- Balancetes
- Notas de empenho
- Notas fiscais
- Ofcios


- Decretos
- Normas
- Portarias
- Resolues

- Agendas
5
5
5
5
5

5

5
5
5
5

2
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar
67

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
trabalho
- Requisitar material de
almoxarifado

o de materiais
1

Eliminar

68

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.11.1

UNIVERSI-
DADE E AS
PROFISSES

Orientao aos estudantes
do 2 grau para as carreiras
e cursos da USP
- Visitar as Unidades

- Levantar o perfil do aluno

- Levantar colgios e cur-
sinhos

- Solicitar patrocnio

- Fichas de inscrio
- Calendrios de visitas
- Atestados de participao
para as Unidades (modelo)
- Ofcios
- Pr-calendrios de visitas

- Questionrios de avalia-
o

- Relaes de colgios e
cursinhos

- Projetos para as empre-
sas
- Relatrios/levantamentos
dos questionrios de perfil
e avaliao
1
5
5

5
1

1

Alimentao

5

5
Eliminar
Preservar
Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
69

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.11.2

UNIVERSI-
DADE
ABERTA 3
IDADE

Oferecer atividades e parti-
cipao em atividades da
USP comunidade de 3
idade

Coordenar e Controlar ati-
vidades fsico-esportivas di-
rigidas comunidade de 3
idade

- Oferecer vagas em disci-
plinas regulares das unida-
des da USP
- Ofcios
- Programas
- .Questionrios de avalia-
o de perfil scio-
econmico
- Questionrios de opinio
- Relatrios
- Releases

- Cartazes
- Folders
- Formulrios resposta
- Manuais de atividades
- Ofcios
o de perfil scio-eco-
nmico
- Questionrios de opinio
- Relatrios
- Releases

5
5
1

5
5
1

5
5
5
5
5
1

5
5
1
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Preservar
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Preservar
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70

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.11.3

CALEND-
RIO
CULTURAL
Divulgao de atividades
culturais da Universidade

Gerenciamento da elabora-
o de um calendrio cultu-
ral mensal para divulgar as
atividades da rea
cultural

- Elaborar material a ser di-
vulgado no calendrio cul-
tural

- Ofcios (recebidos)
- Catlogos (recebidos)
- Folders (recebidos)
- Fotos (recebidos)
- Impresso primria do
jornal (boneco)
- Calendrios Culturaisl
- Mailing
- Documentos do calend-
rio cultural:
. documentrios em ima-
gem e/ou som
. catlogos (apresentao)
. documentos descritivos
. textos de pronunciamento
. calendrios culturais
. cartazes
. folders
. impresses primrias do
jornal (boneco)
. cartas
. fax (recebido)
. formulrios padro de
tenso
. programas (recebidos)

- Textos das matrias
- Documentrios (fotos)
- Fax recebidos sobre
eventos a serem divulga-
1
1
1
5
1

1
Alimentao

5

5
5
5
5
5
5
1

1
1
1

1

1
5
1

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar
Preservar

Preservar

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70

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.11.3

CALEND-
RIO
CULTURAL
Divulgao de atividades
culturais da Universidade

Gerenciamento da elabora-
o de um calendrio cultu-
ral mensal para divulgar as
atividades da rea
cultural

- Elaborar material a ser di-
vulgado no calendrio cul-
tural

- Catlogos (recebidos)
- Folders (recebidos)
- Fotos (recebidos)
- Impresso primria do
jornal (boneco)
- Calendrios Culturaisl
- Mailing
- Documentos do calend-
rio cultural:
. documentrios em ima-
gem e/ou som
. catlogos (apresentao)
. documentos descritivos
. textos de pronunciamento
. calendrios culturais
. cartazes
. folders
. impresses primrias do
jornal (boneco)
. cartas
. fax (recebido)
. formulrios padro de
tenso
. programas (recebidos)

- Textos das matrias
- Fax recebidos sobre
eventos a serem divulga-
1
1
1
5
1

1
Alimentao

5

5
5
5
5
5
5
1

1
1
1

1

1
5
1

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar
Preservar

Preservar

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Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
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Preservar
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72

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.11.4

CALEND-
RIO DE EX-
TENSO
UNIVERSI-
TRIA
Divulgar os cursos de ex-
tenso
- Elaborar o calendrio de
extenso universitria
- Relaes de cursos para
divulgao (recebidos)
- Relaes/cadastro de
nomes (banco de dados)
- FAX (recebidos)
- Cartas (recebidas)
- Formulrios de proposta
de cursos de extenso
- Programas (recebidos)
- Bonecos do calendrio
- Calendrios de extenso

1

1

1
1
1
1

1
1
1
1
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
73

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.11.5

NASCENTE
Gerenciamento das ativi-
dades de estmulo e
premiao de manifesta-
es artsticas dos alunos
da USP

- Planejar atividades - Calendrios
- Contratos de prestao de
servios
- Cronogramas de ativi-
dades culturais
- Memorandos
- Ofcios
- Planilhas de custo (ora-
mento)
- Planilhas de etapas de
elaborao
- Relatrios anuais de ati-
vidades

1
5

1

1
5
5

1

5
Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Preservar
- Receber inscries e ma-
terial
- Fichas de inscrio
- Documentrios (filmes,
fitas cassetes, fitas de v-
deo e fotografias)
- Gravuras
- Livros
- Partituras

5
5

5
5
5

Eliminar
Preservar

Preservar
Preservar
Preservar

- Elaborar normas e regu-
lamentos
- Normas
- Regulamentos
5
5

Preservar
Preservar
- Demonstrar produtos ar-
tsticos nos campi

- Cartazes
- Convites
- Discos
vdeo)
- Memorandos
- Ofcios
5
5
5
5

1
5
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar
Eliminar
74

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Divulgar o projeto na
USP e nos meios de comu-
nicao

- Mensurar a visibilidade da
ao cultural da USP na
mdia

- Coordenar as atividades
dos alunos finalistas

- Acompanhar os trabalhos
do jri

- Organizar a cerimnia de
entrega dos prmios
- Programas

- Cartazes
- Catlogos
- Documentrios (fitas
cassete)
- Folders
- Panfletos
- Press-Kit
- Releases

sete, fitas de vdeo e fotos)
- Recortes de jornais
- Recortes de revistas

- Cartazes
- Convites
- Listas de divulgao
- Programas

avaliao de jri

- Convites
- Disquetes do tema es-
colhido
5

5
5
5

5
5
1
1

5

5
5

5
5
1
5

5

5
5

Preservar

Preservar
Preservar
Preservar

Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar

Preservar

Preservar
Preservar

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Preservar

Preservar
Preservar

75

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Ofcios
- Textos
- Processos

5
5
5
Eliminar
Preservar
Preservar
76

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
11.12

NCLEOS
DE APOIO
CULTURA E
EXTENSO
UNIVERSIT-
RIA

(NACE)
Desenvolver estudos e
pesquisas, promover, ge-
renciar e executar projetos
especficos e interdisci-
plinares nas reas de
especialidade de cada n-
cleo
- Prestar assessoria ou
consultoria

- Promover e desenvolver
estudos

- Realizar cursos, oficinas e
seminrios

- Reunies deliberativas

- Desenvolver programas e
atividades especficas

- Ofcios
- Relatrios

- Memorandos
- Ofcios
- Projetos
- Cartazes
- Relatrios

- Anais
- Apostilas
- Cronogramas
- Documentrio (vdeo)
- Folders
- Ofcios
- Programas
- Relatrios
- Certificados

- Atas de reunio
- Relatrios anuais
- Relatrios bianuais e
qinqenais
- Ofcios
- Pautas de reunio

- Cartazes
- Folders
- Ofcios
- Programas
- Projetos
5
5

1
5
5
5
5

5
5
5
5
5
5
5
5
2

5
5
5

5
5

5
5
5
5
5
Eliminar
Preservar

Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar

Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar

Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar
Eliminar

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
77

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Divulgao de resultados

- Relatrios
- Papers
- Artigos

5
5
5
Preservar
Preservar
Preservar

78

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Divulgao de resultados

- Relatrios
- Papers
- Artigos

5
5
5
Preservar
Preservar
Preservar

79
12 SECRETARIA GERAL - SG

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
12.1

REGISTROS
ACAD-
MICOS
Registro de diplomas, ttu-
los e certificados

- Acompanhar a referncia
legislativa do ensino supe-
rior

- Realizar anotao e/ou
registro de apostilas lavra-
das em diplomas

- Registrar diplomas de
Graduao

- Atender as instituies de
ensino superior

- Leis

- Decretos

- Decretos-Lei

- Medidas provisrias

- Pareceres

- Portarias

- Resolues

- Revistas Documenta

- Banco de dados de regis-
tro de diplomas

- Processos de apostila de
diploma
- Protocolados de apostila
de Diploma
- Processos de registro de
diploma de Graduao

- Ofcios
- Relaes de diligncias
- Relaes de Remessa de
diplomas registrados
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Alimentao

10

10

10

5
5
5

Preservar

Preservar

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

* Observao: Material de consulta fica por tempo indeterminado na Unidade, mas no documento de carter permanente. Com a cessao de seu uso dever ser eliminado.
80

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Revalidao de diplomas e
legislao

- Acompanhar a legislao

- Registrar diplomas de
Ps-Graduao

- Revalidar e registrar di-
plomas estrangeiros
- Livros de registro de di-
plomas por curso (at
1987)
- Regimentos Gerais

- Estatutos

- Decretos

- Pareceres

- Resolues

- Portarias

- Currculos

- Fichas de assinatura

diploma de Ps-Gradua-
o

diplomas estrangeiros

Resoluo 3751/90 e 3996/93

Durante uso

Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*

10

10

Preservar

Preservar

Preservar

81

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
12.2

ASSISTN-
CIA AOS
COLEGIA-
DOS
Assessoramento aos r-
gos Centrais da Universi-
dade

Regimento Geral, art.20
- Providenciar para que as
reunies do Co e dos
Conselhos Centrais sejam
devidamente secretariadas

- Declaraes de compa-
recimento a reunies
- Ofcios
- Ofcios-circulares
- Memorandos
- Notas de empenho
- Notas fiscais
- Relaes de processos
retidos
- Relaes de remessa
de documentos
- Relaes de processos
extraviados

2

2
5
1
5
5
1

1

1
Eliminar

Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

82
13 CONSULTORIA JURDICA - CJ

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
13

CONSULTO-
RIA JUR-
DICA

(CJ)

Assistncia jurdica ao Rei-
tor e atendimento a con-
sultas formuladas pelo CO,
CTA e CEPE, bem como
pelas Unidades da USP,
por intermdio do Reitor

Resoluo RUSP
N 3168 de
5.06.1986
Representar judicialmente
a Universidade de So
Paulo

13.1 - Pesquisar marcas e pa- - Processos de busca de 5 Eliminar
83
* Material de consulta fica por tempo indeterminado na Unidade mas no documento de carter permanente. Com a cessao de seu uso dever ser eliminado

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

ASSESSO-
RAMENTO
AO
DESENVOL-
VIMENTO
DE
INVENTOS

(GADI)

tentes

- Verificar colidncia de
marcas

- Proceder ao depsito de
marca

- Proceder ao depsito de
patente

- Realizar a prestao de
contas

- Providenciar o registro
de direito autoral

- Providenciar o registro
de software

- Proceder regularizao
de depsitos de patentes
efetuados diretamente pe-
los docentes inventores
marcas
- Processos de busca de
patentes

- Processos de colidncia
de marcas

- Processos de depsito
de marca

- Processos de depsito
de patente

- Processos de prestao
de contas

- Certificados de registro
de direito autoral

direito autoral
- Certificados de registro
de software
software
software INPI

- Publicaes dos registros
no D.O.U., pela SEI (c-
pias)
- Processos de regulariza-

5

5

5

5

5, aps pres-
tao de con-
tas
1

5

5

5

5

5

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar
84

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Realizar atividades de
infra-estrutura para o fun-
cionamento do Grupo

- Realizar seminrios e
palestras

o de patentes
- Ofcios
- Informaes

de contas (cpias)
- Resultados de buscas
- Editais
- Controles de processos
- Duplicatas e notas fiscais
- Correspondncias
- Documentos normativos
- Certificados de marcas
- Cartas patentes

- Programas
- Convites ao docente
- Listas de freqncia
- Certificados de concluso
(modelos)

5
1

5

1
5
5
5
1
Vigncia
5
5

1
1
1
5
1

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

Eliminar
Preservar
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Eliminar
Preservar
Observao: As Revistas da Propriedade Industrial - RPI bem como artigos e publicaes diversas que no so produzidos pela USP no constituem material de arquivo. Devem
ficar disposio dos funcionrios enquanto for de seu interesse a consulta.
85

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
13.2

HERANAS

Administrao das heran-
as destinadas USP
- Arrecadar e administrar
bens mveis e bens im-
veis

apoio administrativo
- Autos de arrecadao
- Cartas para locatrios de
imveis
- Peties da Curadoria e
da Universidade
- Prestaes de contas de
advogados (cpias)
- Relatrios de viagens de
advogados (cpias)
- Relatrios sobre heran-
as
- Informaes referentes a
sindicncias

- Ofcios
- Pareceres
- Relatrios finais
processos administrativos
(cpias)
- Cadernos de controle de
entrada e sada de docu-
mentos
- Fichas de acompanha-
mento de processos
- Requisies de veculos
- Solicitaes de licenas

1
5

1

5

5

1

3

5
1
1
3

2

Alimentao

1
2
2
Preservar
Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
86

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
13.3

ACOMPA-
NHAMENTO
DOS FEITOS
JUDICIAIS

Acompanhamento e con-
trole dos processos judi-
ciais
- Acompanhar e controlar
a tramitao dos proces-
sos judiciais

- Cadastros dos processos
(programa SIRIM e SAP)
- Habilitaes de proces-
sos judiciais junto aos Fo-
ros
- Fichas de controle de
prazos

- Fichas de andamento
interno de processos judi-
ciais
- Fichas de andamento
externo de processos judi-
ciais
- Relatrios de processos
acompanhados em Bras-
lia
- Relatrios de processos
novos
- Peties
- Ofcios
- Informaes
- Pareceres
- Despachos em proces-
sos

- Controles de carros ofi-
ciais
- Controles de ligaes
interurbanas
- Prestaes de contas de
adiantamento (cpias)
Alimentao

1

At despacho
final do pro-
cesso
At despacho
final do pro-
cesso
At despacho
final do pro-
cesso
2

1

1
15
5
5
1

1

1

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

87

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
13.4

SERVIOS
ADMINIS-
TRATIVOS

Apoio administrativo e-
quipe da Consultoria Jur-
dica
- Agendar compromissos e
atividades do procurador-
chefe, sub-chefe, assesso-
res e assistentes

- Controlar a produtividade
mensal e anual dos asses-
sores e assistentes

- Prover a equipe de ma-
terial de consumo e per-
manente

- Controlar as ligaes
urbanas e interurbanas

- Controlar frias, licenas
e certides

- Requisitar manuteno e
conservao das instala-
es, mveis, mquinas e
equipamentos
- Agendas do procurador-
chefe, sub-chefe, assesso-
res e assistentes

- Cadernos de registro da
produtividade dos asses-
sores e assistentes
- Relatrios de produtivi-
dade mensal
- Relatrios de produtivi-
dade anual

- Requisies de materiais
entrada e sada de mate-
rial

- Livros de registro de liga-
es urbanas e interurba-
nas

- Livros de registro de cer-
tides
- Quadros de escalo-
namento

- Memorandos requisitan-
do manuteno

1

2

5

5

1
Alimentao

2

30

1

1

1

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

88

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Distribuir processos em
andamento

- Arquivar cpias de do-
cumentos produzidos e
recebidos

- Cadernos de registro de
distribuio de processos

- Despachos
- Ofcios
- Memorandos
2

1
1
1
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

89

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
13.5

SERVIOS
AUXILIARES
DA ADMI-
NISTRAO

- Controlar, arquivar e re-
cuperar textos editados
pareceres
peties
pesquisas
- Cadernos de registro e
controle de pareceres
- Textos editados (cpias)
1

5

1

5

15
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

90

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
13.6

EXPEDIEN-
TE E COMU-
NICAO

- Controlar a entrada de

- Expedir processos e do-
cumentos

- Registrar e controlar
processos de concurso

- Solicitar frias

- Solicitar materiais de
consumo e permanentes
andamento
- Pareceres

- Ofcios
- Avisos de recebimento
de processos e documen-
tos

- Livros de protocolo
processos de concurso

- Memorandos
- Formulrios

o de material

2

2

1
1

1
1

1
1

1
1

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
91

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
13.7

REGISTRO E
ARQUIVO

- Referenciar e registrar a
legislao

- Solicitar a renovao de
assinatura de peridicos

- Solicitar a aquisio de
livros
- Fichas de assunto
- Leis federais, estaduais e
municipais
- Leis complementares
federais, estaduais e mu-
nicipais
- Decretos federais, es-
taduais e municipais
- Decretos-leis federais,
estaduais e municipais
- Medidas provisrias

- Instrues normativas

- Portarias ministeriais

- Portarias do Reitor

- Resolues ministeriais

- Resolues do reitor

- Deliberaes

- Ofcios de solicitao de
renovao de assinatura
de peridicos

livros
Alimentao
Material de
consulta*
Material de
consulta*

Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*
Material de
consulta*

1

1

Eliminar

Eliminar

92

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Controlar o material bi-
bliogrfico

- Prestar contas de adian-
tamento

- Solicitar materiais de
consumo e
permanentes

- Controlar frias

- Fichas catalogrficas

- Livros e peridicos

- Processos de adian-
tamento
- Notas fiscais
- Ofcios

- Memorandos de soli-
citao de materiais

Material de
consulta*
Material bi-
bliogrfico

5, aps apro-
vao TCE
5
5

1
1

1

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

93
14 COORDENADORIA DE ADMINISTRAO GERAL - CODAGE

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.1

GABINETE
DO COOR-
DENADOR
Coordenao da Adminis-
trao Geral da USP: Fi-
nanas, Recursos Huma-
nos e Atividades Auxilia-
res, bem como Sistemas
Especiais
- Normatizar e orientar o
planejamento, a execuo
e o controle da administra-
o geral da USP

- Instituir Grupos de Tra-
balho para estudos de as-
suntos especficos

- Ofcios
- Ofcios-circulares
- Portarias
5
5
5
Preservar
Preservar
Preservar

94

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2

DIRETORIA

(DA)

Coordenao e adminis-
trao geral das atividades
do Departamento de Ser-
vios Administrativos
- Assessorar a CODAGE
em assuntos administrati-
vos

- Analisar e apresentar
propostas sobre os pedi-
dos de contratao de ser-
vios e aquisio de bens.

- Elaborar o relatrio anual
de atividades

- Ofcios
- Memorandos
- Informaes

- Relatrios de Atividades

5
5
5

5

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar
95

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2.1

MATERIAL

(DAM)

dades relativas ao cadas-
tramento de fornecedores,
compras no mercado na-
cional e internacional, ar-
mazenamento e distribui-
o dos materiais aos r-
gos Centrais e almoxari-
fados de Unidades, bem
como acompanhamento e
controle da execuo dos
contratos administrativos

- Elaborar relatrio anual
de atividades

- Relatrios de Atividades

- Informaes
- Memorandos
- Minutas
- Ofcios

5

5
5
1
5
Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
96

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2.1.1

COMPRAS E
CADASTRO
DE FORNE-
CEDORES

(DAMCC)
Coordenao e controle
das compras nacionais e
internacionais para aten-
dimento a rgos centrais
e demais Unidades da
USP, no caso de compras
centralizadas
- Realizar contratao de
servios e/ou aquisio de
bens atravs de licitao,
dispensa ou inexigibilidade
- Processos de licitao,
contendo:
.autorizao para realiza-
o da licitao
.indicao sucinta de seu
objeto
.indicao do recurso pr-
prio para a despesa
.edital ou convite e respec-
tivos anexos
.comprovantes das publi-
caes do edital resumido
no DOE e jornais de
grande circulao ou da
entrega do convite
.ato de designao da co-
misso julgadora de licita-
o ou do responsvel pe-
lo convite
.original das propostas e
dos documentos que as
instrurem
.atas, relatrios e delibera-
es da comisso julgado-
ra de licitao
.pareceres tcnicos ou ju-
rdicos
.atos de adjudicao do
objeto da licitao e da
sua homologao
.recursos eventualmente
apresentados pelos licitan-
5, aps apro-
vao TCE
Eliminar
97

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
tes e respectivas manifes-
taes e decises
.ato de anulao ou de re-
vogao da licitao
.outros comprovantes de
publicaes
.demais documentos rela-
tivos licitao

- Realizar compras midas
ou execuo de servios
de pequeno porte, atravs
de adiantamentos

mento e prestao de con-
tas
- Ofcios
5,aps apro-
vao TCE

5
Eliminar

Eliminar
Organizao e atualizao
do cadastro de fornecedo-
res da USP
- Elaborar o cadastro de
fornecedores da USP,
mantendo-o atualizado

- Processos de cadastro
de fornecedores
Vigncia Eliminar
- Controle de licitaes,
processos e legislao
- Agendas das licitaes
- Livros de registro num-
rico das licitaes
- Leis
- Portarias
- Resolues
- Recortes de legislao

5
5

Vigncia
Vigncia
Vigncia
Vigncia
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
98

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2.1.2

CONTRA-
TOS

(DAMCT)
Elaborao, acompanha-
mento e controle dos con-
tratos administrativos em
geral, no mbito da RUSP
e dos rgos Centrais
a execuo dos contratos
administrativos, elaboran-
do termos aditivos

- Processos de contrata-
o de servio ou de aqui-
sio ou locao de bens
10, aps en-
cerramento
contrato
Eliminar
- Acompanhar a legisla-
o, normas e procedi-
mentos relativos a contra-
tos administrativos

- Leis
- Pareceres
- Portarias
- Circulares/ofcios-circula-
res
Vigncia
Vigncia
Vigncia
Vigncia
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Apoio administrativo - Informaes
- Memorandos
- Notas de empenho esti-
mativo (cpias)
- Ofcios

5
5
5

5
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
99

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2.1.3

ALMOXARI-
FADO

(DAMA)

Gerenciamento do esto-
que, reposio e distribui-
o de materiais
- Apoio administrativo - Formulrios de atendi-
mento tcnico CCE
- Formulrios de materiais
a serem desativados
- Memorandos de manu-
teno predial

1

1

1
Eliminar

Eliminar

Eliminar
- Controlar o estoque fsico
e escritural dos materiais,
bem como a reposio dos
mesmos
- Balancetes mensais
- Inventrios anuais
- Relatrios anuais/Balan-
os anuais
- Informaes sobre a l-
tima aquisio
- Requisies de compras

5
5
5

1

1
Eliminar
Eliminar
Preservar

Eliminar

Eliminar
- Receber, conferir e esto-
car os materiais
- Notas de empenho
- Notas fiscais
estoque
- Laudos de inspeo

5
5
Alimentao

5
Eliminar
Eliminar

Eliminar
- Controlar a separao e
distribuio de materiais

de atividades

- Fichas de controle de es-
toque
- Requisio de material
- Ofcios
- Memorandos solicitando
estorno de material e/ou
despesa

Alimentao

5
5
1

5

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar
100

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2.2

COMUNICA-
ES E
ARQUIVO

(DACA)

dades de protocolo, expe-
dio e arquivamento de
em geral

de atividades

- Ofcios normativos

- Informaes
- Memorandos
- Ofcios
- Portarias
- Resolues

5
5

5
5
5
Vigncia
Vigncia
Preservar
Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
101

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2.2.1

RECEPO,
TRIAGEM E
EXPEDIO

(DACAE)
Coordenao, acompa-
nhamento e controle das
atividades de recebimento,
conferncia e distribuio
de processos, protocola-
dos e documentos em ge-
ral

- Receber, controlar e en-
caminhar a correspondn-
cia recebida e expedida

- Supervisionar os servios
de correio e malotes
- Recibos
- Relaes de remessa

- Recibos de postagem

2
2

5

Eliminar
Eliminar

Eliminar

102

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2.2.2

PROTOCO-
LO

(DACAP)
Coordenao, controle e
acompanhamento da au-
tuao de processos
- Autuar documentos, pro-
cessos e protocolados
- Relatrios/Listagens de
processos e protocolados
autuados
- Relaes de remessa

1

2

Eliminar

Eliminar
103

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2.2.3

ACOMPA-
NHAMENTO
E CONTRO-
Registro e acompanha-
mento do andamento da
documentao, processos
e protocolados

- Avaliar a tramitao de
processos e protocolados
- Relatrios estatsticos
- Relatrios de tramitao
de processos e protocola-
dos
5
1
Preservar
Eliminar
LE

(DACAC)
- Dar suporte aos usurios
do sistema informatizado
de protocolo
- Agendas
- Memorandos
- Circulares/Ofcios-
circulares
- Normas
- Ofcios
- Planilhas
- Informativos Proteos

1
5
Vigncia

Vigncia
5
1
5

Eliminar
Eliminar
Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
104

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2.3

ATIVIDADES
COMPLE-
MENTARES

(DAAC)

Gerenciamento dos Servi-
os de Portaria, Vigiln-
cia, Transportes, Conser-
vao e Manuteno do
Patrimnio dos rgos
Centrais.
de atividades

- controlar o sistema de
acesso eletrnico aos edi-
fcios da RUSP

a execuo dos servios
terceirizados no mbito da
Reitoria e rgos Centrais

- Controlar a distribuio
de materiais de consumo
aos rgos Centrais e da
Reitoria

vidades

- Relatrios dirios

- Memorandos

- Listas de materiais
5

1

1
5
1

1
1
Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
105

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2.3.1

MANUTEN-
O

(DAACM)
Manuteno e controle da
efetiva conservao dos
bens mveis e imveis dos
prdios da Reitoria

- Acompanhar as visitas de
assistncia tcnica de e-
quipamentos e instalaes
em geral

- Memorandos
- Informaes
- Relatrios de ocorrncia
- Ordens de servio

5
5
5
1
1
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Acompanhar as visitas da
assistncia tcnica de ele-
vadores

- Controlar a execuo dos
servios de manuteno
em geral
- Processos de contrata-
o de servios de tercei-
ros


- Ordens de servio

5, aps apro-
vao TCE

1

1
1
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
106

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2.3.2

PORTARIA E
VIGILNCIA

(DAACP)

trole do acesso de pesso-
as aos prdios da Reitoria
- Controlar o acesso de
pessoas, executando ser-
vios acessrios de recep-
o de visitantes

- Controlar os Servios de
Limpeza, Vigilncia e se-
gurana em geral, dos
prdios da Reitoria e r-
gos Centrais

- Memorandos
- Informaes
- Relatrios de ocorrncias

- Escalas de servio
- Relatrios de ocorrncia
5
5
5

1
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
107

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2.3.3

TRANSPOR-
TES

(DAACT)

Realizao de servios
necessrios administra-
o de sua frota de vecu-
los, efetuando os controles
na forma solicitada pelo
rgo Central

Portaria GR 2916/94, republicada
pela Portaria GR 2933/95
- Controlar a Frota Dimen-
sionada de Veculos Ofi-
ciais (recursos prprios e
de convnios), bem como
da compra, transferncia e
substituio dos mesmos

- Controlar as datas de
vencimento de emplaca-
mento, licenciamento e
seguro obrigatrio e total
dos Veculos Oficiais da
Frota Dimensionada
- Processos de implanta-
o SAT/Unidade (Formul-
rio 1 - cadastro individual de veculo
oficial, Formulrio 2 cadastro in-
dividual de veculo oficial/convnio,
Formulrio 3 quadro demonstra-
tivo da frota)
- Processos de alienao
de veculos

- Relaes de veculos ofi-
ciais
o SAT/Unidade
- Documentos do veculo:
.Certificado de propriedade
.Bilhete de seguro obriga-
trio
.Bilhete de seguro total
.Bilhete IPVA

Instruo

Instru-
o(Devolver
origem)
Alimentao

Instruo

Enquanto o
veculo per-
manecer na
Unidade a-
ps, encami-
nhar PCO

Preservar

Preservar

- Controlar o trfego e os
servios executados por
veculo
- Formulrios de requisi-
es de servios
- Agendas de servios
- Autorizaes de viagem
- Boletins de servio -
Formulrio 4

1

2
1
5

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

- Controlar a manuteno
preventiva, corretiva e de
despesas por veculo
- Processos de relatrio
mensal SAT/Unidade
(Formulrio 6 relatrio mensal)
consumo de combustvel e
1

1

Eliminar

Eliminar

108

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
outros
- Cronogramas de revi-
so/manuteno
vidades

1

1
Eliminar

Preservar
- Cartas
- Ofcios
- Ofcios-circulares
- Portarias
-Memorandos/formulrios
de requisio de mate-
riais/servios

1
1
Vigncia
Vigncia
1

Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar

14.2.4 Gerenciamento dos bens - Controlar os imveis da - Relatrios do sistema in- 1 Eliminar
109

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

ADMINIS-
TRAO DE
IMVEIS

mveis e imveis oriundos
de heranas vacantes e
testamentrias, doaes e
prprios
Universidade provenientes
testamentrias

formatizado
(DAI) - Controlar os bens mveis
provenientes de heranas
vacantes

- Processo de controle de
mveis de heranas va-
cantes
Instruo Preservar
as locaes de imveis de
heranas vacantes e tes-
tamentrias

- Processos de administra-
o dos imveis
Instruo Preservar
de atividades

- Relatrios de atividades 5 Preservar
14.2.4.1 Controle da alienao de - Realizar licitao para a- - Processos de licitao de 5, aps apro- Preservar
110

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

ADMINIS-
TRAO E
VISTORIA
imveis provenientes de
heranas vacantes
lienao de imveis pro-
venientes de heranas va-
cantes

imveis vao do
TCE
DE IMVEIS

(DAIV)
- Promover vistorias peri-
dicas nos imveis da Capi-
tal e Interior
- Cronogramas de vistorias
- Relatrios dos imveis a
vistoriar

Vigncia
5
Preservar
Preservar

trole do recebimento e pa-
gamento de despesas dos
imveis de heranas va-
cantes e testamentrias
- Controlar o recebimento
e o pagamento das despe-
sas dos imveis de heran-
as vacantes e testamen-
trias

- Solicitar levantamentos
topogrficos e altipla-
nimtricos

- Relatrios mensais de
recebimento de condom-
nio
5 Eliminar
14.2.4.2 Coordenao e controle - Controlar as locaes e - Processos de locao Instruo Preservar
111

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

LOCAES
E REGIS-
TROS IMO-
BILIRIOS
das locaes de imveis
testamentrias
propor atualizao peridi-
ca do valor dos aluguis
dos imveis de heranas
vacantes e testamentrias

- Relatrios dos imveis
locados
Durante uso Eliminar

(DAIL)
das atividades de registros
imobilirios
- Providenciar os registros
imobilirios junto aos car-
trios e prefeituras

- Processos de heranas
vacantes ou testament-
rias
Instruo Preservar
Coordenao e controle do
pagamento de taxas
Controlar os pagamentos
de taxas provenientes dos
imveis de heranas va-
cantes e testamentrias

- Processos de controle
dos pagamentos de taxas
municipais pelos inquilinos
5 Eliminar
14.2.5 Gerenciamento das ativi- - Promover e controlar as - Processos de licitao ou Instruo
112

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

IMPORTA-
O E EX-
PORTAO

(DAIMP)

dades relativas s impor-
taes e exportaes de
bens, do porto/aeroporto
de origem s Unidades de
destino
aes necessrias s im-
portaes

- Realizar a classificao
das mercadorias, confor-
me a TAB Tarifa Adua-
neira do Brasil

de dispensa/inexigibilida-
de:
.bens de consumo (RUSP)
.bens de consumo (Unida-
des)
.bens permanentes(RUSP)
.bens permanentes (Uni-
dades)
- Relatrios do sistema in-
formatizado
Devolver o-
rigem

Alimentao

- Gestionar junto aos ex-
portadores objetivando fi-
xar datas e condies de
embarque

a chegada, armazenagem,
transporte e embarque
Unidade de destino dos
materiais de importao

- Providenciar a contrata-
o de cmbio nas condi-
es pr-pactuadas pela
Administrao
- Elaborar cartas de crdi-

113

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
to, providenciando sua a-
bertura junto a instituies
financeiras

- Realizar contatos junto
Receita Federal, Banco
Central, consolidadores de
cargas, despachantes a-
duaneiros, CNPq, FINEP,
FAPESP e CAPES

- Acompanhar a utilizao
da cota de importao
CNPq

formatizado
- Relatrios anuais de im-
portaes CNPq

Alimentao

5

Eliminar
- Informaes
- Memorandos
- Minutas
- Ofcios
vidades

5
5
1
5
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
- Acompanhar os desem-
baraos aduaneiros

- Declaraes de Importa-
o (comprovantes de en-
trega)

10 Preservar

114

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.2.6

ADMINIS-
TRAO DE
TRANSPOR-
TES
Gerenciamento e controle
do SAT - Sistema de Ad-
ministrao de Transpor-
tes

- Controlar as atividades
do SAT - Sistema de Ad-
ministrao de Transpor-
tes

o

Alimentao

(SAT)

RGO
CENTRAL
Portaria GR 2916/94, republica-
da pela Portaria GR 2933/95
da rea

- Leis
- Portarias
- Circulares/ofcios-circula-
res

Vigncia
Vigncia
Vigncia
Eliminar
Eliminar
Eliminar

- Aprovar compra de ve-
culos, observada a Frota
Dimensionada da Unidade

- Processos de compra de
veculos
Instruo
- Propor COP a aliena-
o de veculos

de veculos
Instruo
- Autorizar a transferncia
de veculos entre unidades
ou rgos da USP

o SAT/Unidade
Instruo
- Manter atualizado o ane-
xo I da Portaria

o SAT/USP
Alimentao
- Alterar, em carter ex-
traordinrio e fundamen-
tando a deciso em cada
caso, a composio das
frotas dimensionadas de
veculos

o SAT/USP
Alimentao
115

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Controlar o recolhimento
de veculos e sua perma-
nncia na frota por tempo
ou quilometragem superior
ao previsto, mediante justi-
ficativa apresentada pelas
Unidades ou rgos, des-
de que no provoque mo-
dificao na composio
da Frota Dimensionada

o SAT/Unidade
(Formulrio de Recebimento e Re-
colhimento de Veculo Oficial)
- Relatrios gerais de re-
colhimento de veculos ofi-
ciais

Instruo

Alimentao

- Decidir sobre a efetiva-
o de Seguros contra ris-
cos materiais, furtos e in-
cndios ou sobre a admi-
nistrao de fundo especi-
al para cobrir despesas da
espcie, fixando procedi-
mentos para qualquer das
alternativas

Anlise e controle do de-
sempenho dos veculos
- Aprovar normas adminis-
trativas complementares e
medidas que objetivem a
perfeita operacionalizao
do SAT

- Manter cadastro dos ve-
culos oficiais da Frota Di-
mensionada, atualizando-o
quando houver modifica-
es
o SAT/Unidade
(Formulrio modelo 1 cadastro indi-
vidual de veculo oficial)

At transfe-
rncia ou
baixa do ve-
culo
At transfe-
Preservar

Preservar
116

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
o SAT/Unidade
(Formulrio modelo 2 cadastro de
veculo oficial/convnio)

rncia ou
baixa do ve-
culo
sionada e a Frota Transit-
ria no momento da implan-
tao do SAT e quando de
suas alteraes (criao e
extino de vagas)

o SAT/USP
o SAT/Unidade
(Formulrio modelo 3 quadro de-
monstrativo da frota)
At alterao
da frota
At alterao
da frota
Preservar

Preservar
mensalmente as despesas
por veculo

- Processos de relatrios
mensais SAT/Unidade
(Formulrio modelo 6 relatrio
mensal)
Instruo
- Prestar apoio administra-
tivo
- Cartas
- Ofcios
- Ofcios-circulares
- Portarias
- Requisies de servios
- Relatrios anuais de
atividades

5
5
Vigncia
Vigncia
1
1
5
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
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Preservar

117

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.3

FINANAS

(DF)
Orientao, fiscalizao e
execuo de atividades
pertinentes s reas de
Finanas e Contabilidade

Regimento Interno CODAGE art.46
e alteraes

de finanas, contabilidade
e patrimnio

118

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.3.1

CONTABILI-
DADE

(DFC)
Organizao e execuo,
em nvel centralizado, dos
servios de contabilidade
da USP

Regimento Interno CODAGE art.49
e alteraes

119

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.3.1.1

CONTABILI-
DADE
FINAN-
CEIRA E
ORAMEN-
TRIA

(DFCO)
- Realizar a contabilizao
de compensao

- Balancetes de compen-
sao
- Balancetes de compen-
sao (fita magntica)
- Listagens de impresso
fechamento adiantamento
fechamento adiantamento
(fita magntica)
- Razo de compensao
- Razo de compensao
(fita magntica)
- Relaes de adianta-
mentos por perodo
mentos por perodo (fita
magntica)
mentos pagos
mentos pagos (fita magn-
tica)
- Informaes

5

1

1

1

1
1

1

1

1

1

1

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Preservar
Preservar

Eliminar

Preservar

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Preservar

Eliminar

120

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
financeira

- Balancetes do Sistema
Financeiro (sistema infor-
matizado)
- Balancetes do sistema fi-
nanceiro
- Boletins de caixa (siste-
ma informatizado) (SIAF)
- Boletins de caixa (cpias)
- Boletins de pagadores
(sistema informatizado)
- Boletins de pagadores
- Dirios financeiros (sis-
tema informatizado)
- Dirios financeiros
- Extratos para reconci-
liao bancria
- Relatrios das reconci-
liaes bancrias para
TCE (sistema informatiza-
do)
- Relatrios para reconci-
liaes bancrias para
TCE
- Guias de recolhimento (fi-
ta magntica) (SIAF)
(cpias)
- Listagens de cancela-
mento de restos a pagar
(fita magntica)
- Listagens de cancela-
5

5

1

2
5

2
2

1
5

5

5

1

1

1

1
Preservar

Eliminar

Preservar

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121

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
mento de restos a pagar
DDO (Depsito de Diver-
sas Origens) (fita magnti-
ca)
DDO (Depsito de Diver-
sas Origens)
fechamento financeiro (fita
magntica)
fechamento financeiro
- Registros MANTA (des-
pesas oradas empenha-
das) (sistema informatiza-
do)

1

1

1

1

1

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

- Registros MANTA (des-
pesas oradas empenha-
das)
- Razo financeiro (siste-
ma informatizado)
- Razo financeiro

5

1

1

Eliminar

Preservar

Preservar
122

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
oramentria

- Listagens de despesas
requisitadas
requisitadas (fita magnti-
ca)
efetuadas (fita magntica)
efetuadas
requisitadas nvel despe-
sa.62 - fita magntica
requisitadas nvel despe-
sa.62
requisitadas pessoal des-
pesa.58
requisitadas pessoal des-
pesa.58 (fita magntica)
- Listagens de execuo
oramentria (fita magn-
tica)
- Listagens de execuo
oramentria
- Relaes de estimativa
SIAF/48 (fita magntica)
- Relaes de estimativa
SIAF/48

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

123

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.3.1.2

CONTABILI-
DADE PA-
TRIMONIAL

(DFCP)
- Centralizar as operaes
contbeis da USP, me-
diante assentamento pr-
prio

- Levantar balancetes
mensais dos quatro siste-
mas contbeis da USP

- Elaborar o balano geral
da USP e respectivos ane-
xos
- Balancetes dos sistemas
1,2,3 e 4
- Balancetes dos sistemas
1,2,3 e 4 (registro informa-
tizado)
- Balancetes gerais men-
sais
- Balancetes gerais men-
sais (registro informatiza-
do)
- Balanos gerais
- Balanos gerais (registro
informatizado)
- Dirios gerais
- Dirios gerais (registro
informatizado)
- Papeletas contbeis sis-
tema 2
- Papeletas contbeis sis-
tema 2 (registro informati-
zado)
- Papeletas contbeis
sistema 1,2,3,4
sistema 1,2,3,4 (registro
informatizado)
- Razo centralizador
- Razo centralizador (re-
gistro informatizado)
- Razo do dirio
- Razo do dirio (registro
informatizado)
1

1

1

10

10
10

10
10

10

5

10

10

10
10

10
10

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar
Preservar

Preservar
Preservar

Eliminar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar
Preservar

Preservar
Preservar

124

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Razo - sistema 2
- Razo - sistema 2 (regis-
tro informatizado)

10
10

Preservar
Preservar

125

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.3.2

INSPEO E
TOMADA DE
CONTAS

(DFI)
Exame dos contratos, con-
vnios e acordos firmados
pela USP

Exame dos adiantamentos
e tomada de contas

- Analisar as licitaes

- Analisar os pedidos de
prorrogao de prazo para
prestao de contas

- Analisar e registrar con-
vnios

- Liberar as verbas de
convnios

- Analisar, registrar e libe-
rar pagamento de contra-
tos

- Informaes de anlise
de licitaes

- Informaes de pedidos
de prorrogao de prazo
para prestao de contas
- Laudas de publicao
(registro informatizado)

- Fichas de registro de
convnios - registro infor-
matizado
- Fichas de registro de
convnios

convnios

- Contratos

- Termos aditivos de con-
tratos

- Quadros demonstrativos
de clculos de pagamen-
1

1

1

1

10, aps
prestao
contas apro-
vada

5, aps pres-
tao contas
aprovada

5, aps pres-
tao contas
aprovada
5, aps pres-
tao contas
aprovada
1

1

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar

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Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

126

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Apurar fraudes e/ou irre-
gularidades passveis de
sindicncias

- Calcular e atualizar pre-
catrios

- Examinar e abonar as
prestaes de contas de
adiantamentos

tos de contratos
- Informaes sobre con-
trole de contratos
- Livros de registro de
contratos
- Pareceres sobre contra-
tos

- Relatrios de fraudes ou
irregularidades passveis
de sindicncia verificados
na inspeo de licitaes,
convnios e contratos

de clculos de precatrios
de clculos de precatrios
- Informaes sobre clcu-
lo e atualizaes de preca-
trios
- Relatrios de previso
oramentria de preca-
trios

- Informaes de im-
pugnao de prestaes
de contas de adiantamen-
tos

1

1

1

5

5

5

1

1

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar

127

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.3.3

ORAMEN-
TO E CON-
TROLE

(DFO)

Gerenciamento da pro-
gramao e execuo or-
amentrias

- Realizar a abertura e o
controle oramentrios

- Elaborar Programao
Oramentria
- Relatrios de controle or-
amentrio por Unidade
- Relatrios de controle or-
amentrio por Unidade
- Relatrios de dbito por
Unidade
- Relatrios de dbito por
Unidade (registro informa-
tizado)
- Relatrios de dotao por
Unidade
- Relatrios de dotao por
Unidade (fita magntica)
- Relatrios de gastos com
pessoal e reflexos
- Relatrios de gastos com
pessoal e reflexos (registro
informatizado)
- Relatrios de saldo das
contas por Unidade
- Relatrios de saldo das
contas por Unidade (fita
magntica)
- Relatrios de transposi-
o da cota oramentria
o da cota oramentria
(fita magntica)
o oramentria
1

1

1

1

1

1

1

1

1

4

1

1

1

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

128

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.3.3.1

EXECUO
ORAMEN-
TRIA

(DFOE)
Controle da execuo or-
amentria da Reitoria
- Emitir notas de empenho
de despesas da Reitoria
- Notas de empenho de a-
diantamento
- Notas de empenho esti-
mativa
- Notas de empenho ordi-
nrio
- Notas de anulao

5

5

5

5
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
129

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.3.4

TESOURA-
RIA CEN-
TRAL

(DFT)
Execuo e controle de
pagamentos e recebimen-
tos
- Realizar a conciliao
bancria

- Elaborar o Boletim de
Caixa

- Executar a programao
financeira

- Realizar o apoio admi-
nistrativo aos servios da
rea
- Documentos de abertura
de contas
- Extratos bancrios
- Planilhas de confirmao
de crdito

- Boletins de controle geral
das contas bancrias
- Resumos das entradas e
sadas

- Ofcios de transferncia
financeira
- Planilhas de programa-
o financeira
pagamentos efetuados
pagamentos efetuados
( fita magntica)

- Ordens de servio
- Leis
- Portarias
- Ofcios
- Pronturios de funcion-
rios da rea

1

6
1

6

1

1

5

5

1

Vigncia
Vigncia
Vigncia
5
Durante per-
manncia do
funcionrio
na rea e
(encaminhar
para rea de
transferncia)
Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

130

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.3.4.1

LIQUIDA-
O

(DFTL)

- Registrar a liquidao da
despesa
pagamentos de encargos
de folha: INSS, IAMSPE,
IPESP, PASEP
pagamentos de encargos:
DARF, FGTS, IR, SILI de-
psitos
- Guias judiciais de reco-
lhimentos
- Planilhas das folhas de
pagamento mensais e a-
vulsas
- Recibos de rescises
contratuais
- Relaes de consignat-
rias
- Ofcios
- Ofcios de pagamentos
de fornecedores

1

1

10

5

5

5

5
5

Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

131

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.4

INFORM-
TICA

(DI)

Coordenao e adminis-
trao geral das atividades
do Departamento de In-
formtica
- Gerenciar atividades ad-
ministrativas do Departa-
mento

- Gerenciar atividades tc-
nicas do Departamento

- Controles de protocolo
- Solicitaes de servios
- Ofcios

- Atas de reunio
- Pareceres tcnicos
- Pautas de reunio
- Relatrios tcnicos

1
1
5

5
5
1
5

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar

132

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.4.1

PRODUO

(DVPROD)
Execuo de manuteno
com o intuito de corrigir ou
adequar a novas regras os
sistemas aplicativos corpo-
rativos e locais desenvol-
vidos pelo DI

Execuo rotineira de pro-
cedimentos pr-
estabelecidos de proces-
samentos, visando a emis-
so de relatrios geren-
ciais, de controle opera-
cional e de pagamentos.

- Banco de dados:
.efetuar manuteno dos
bancos de dados adminis-
trativos

.gerar fitas de backup dos
bancos de dados

.gerar fitas de backup dos
programas e arquivos dos
sistemas aplicativos

.gerenciar performance
dos bancos de dados ad-
ministrativos

- Efetuar manuteno no
sistema aplicativo de folha
de pagamento

- Efetuar manuteno no
sistema aplicativo de pa-
trimnio

- Executar processa-
mento de dados nos sis-
temas aplicativos
QUIRON, SIAF, SIAP, Pa-
trimnio, SIBI, FORN,
PROTEOS
- Programas de estrutura
de banco de dados
- Solicitaes de alterao
de banco de dados

- Fitas backup
- Relatrios de controle

- Fitas backup
- Relatrios de controle

- Listagens de controle de
performance
- Relatrios estatsticos de
uso dos sistemas

- Controles de protocolo
- Cronogramas
- Relatrios de proces-
samento realizado

- Solicitaes de servio

5

5

5
5

5
5

1

5

5
5
5

1

Preservar

Preservar

Preservar
Preservar

Preservar
Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

133

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.4.2

SISTEMAS

(DVSIST)

Desenvolvimento de sis-
temas:
.aplicativos corporativos e
promover possvel reen-
genharia nos processos
operacionais.
.aplicativos locais, para in-
formatizar operaes liga-
das aos rgos centrais
(CODAGE, Gabinete, Pr-
Reitorias e Secretaria Ge-
ral)

Prestao de servios de
suporte microinformtica,
aos usurios dos rgos
da Reitoria da USP

Realizao de treinamen-
tos na rea de informtica
aos usurios dos rgos
da Reitoria da USP

Atendimento e suporte aos
usurios dos sistemas
corporativos

Atendimento e suporte aos
usurios interessados na
integrao entre sistemas
locais e corporativos

- Desenvolver e fazer a
manuteno de sistemas
de software

- Realizar a manuteno
de hardware

- Dar atendimento aos
usurios

- Realizar treinamento

- Relatrios
- Circulares
- Ofcios
- Projetos
- Pareceres
- Manuais
- Minutas de contratos
- Apostilas

- Circulares
- Editais de licitao
- Especificaes tcnicas
de equipamentos
- Informaes
- Memorandos
- Notas fiscais
- Ofcios
- Oramentos
- Pareceres
- Processos de transfern-
cia de equipamentos
- Fichas de reparos


- Listas de presena

5
5
5
5
5
Vigncia
5
5

5
5
5

5
5
5
5
5
5
5

1

1

1

Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

134

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Administrao dos dados
dos sistemas corporativos,
apoiando os projetos na
modelagem dos dados e
gerenciando a base de
dados integrada e replica-
da entre os vrios bancos
de dados

Estabelecimento de nor-
mas, procedimentos e pa-
dres que orientem o de-
senvolvimento, documen-
tao e apresentao dos
sistemas

Pesquisas e estudos de
novas tecnologias de soft-
wares e hardwares

Administrao dos bancos
de dados

135

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5

DIRETORIA

(DRH)

Estrutura definida
pela Resoluo
4149 de 24/1/95
Coordenao das ativida-
des do Departamento de
Recursos Humanos
- Instruir processos
- Acompanhar propostas de
perfis de recursos humanos
da USP
- Coordenar reformulao
da carreira

- Processos

- Ofcios
- Memorandos
- Cadernos de Protocolo
- Tabelas de recursos
humanos
- Jornais da ADUSP,
SINTUSP, FORUM e ou-
tros
2
Instruo

5
5
Durante uso
Durante uso

Durante uso
1

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

1 O destino ser explicitado para cada tipo de processo na rea que der o despacho final.
2 Material bibliogrfico.
136
14.5 CODAGE / RECURSOS HUMANOS - DRH

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.1

APOIO AO
SISTEMA E
USARIO

(SCAPOSU)
Apoio ao Sistema de Admi-
nistrao de Pessoal e U-
surio
- Registrar tabelas de ven-
cimentos e verbas de re-
presentao

- Tabelas de vencimentos
(Estado e carreira USP)
(papel)
- Tabelas de vencimentos
(Estado e carreira USP)
(suporte informatizado)
- Tabelas de verba de re-
presentao (papel)
- Tabelas de planto do
Hospital Universitrio (pa-
pel)*

10

10

10

10

Preservar

Eliminar

Preservar

Preservar

- Atualizar o SIAP a novas
determinaes legais e
normativas
rea de Informtica*

4 Preservar
- Criar cdigo de verba de
representao

- Realizar o clculo e a res-
tituio de contribuio
IAMSPE aps a iseno

- Cadastrar e acompanhar
a penso alimentcia fixa

rea de Informtica*

- Informaes sobre o cl-
culo para restituio de
contribuio IAMSPE*

penso alimentcia fixa*

4

8

8

Eliminar

Eliminar

Preservar
* O cadastramento mediante registro eletrnico no sistema SIAP. As informaes so preservadas no sistema
137

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Emitir folhas de paga-
mento

- Controlar relatrios ps
folhas de pagamento

- Calcular os estornos de
pagamento

- Cadastrar o valor etapa
da Folha do Navio

- Controlar as RAIS

- Relatrios ps folhas de
pagamento (suporte infor-
matizado)
- Relatrios ps Folhas de
pagamento (papel)

- Informaes sobre clculo
de estornos de pagamento
(papel)
- Informaes sobre clculo
de estornos de pagamento
(suporte informatizado)*

- Certificados de entrega
das RAIS
- Relatrios RAIS
- Ofcios-circulares s
Unidades sobre as RAIS
(papel)
- Ofcios-circulares s
Unidades sobre as RAIS
rea de Informtica sobre
as RAIS
10

1

1

1

1

10
1

5

1

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Preservar

138

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Realizar o suporte admi-
nistrativo s demais ativi-
dades
- Cadernos de protocolo*

- Cadernos de telefonemas
interurbanos

- Quadros de controle de
frias
- Quadros de controle de li-
cena-prmio
material permanente


Durante
preenchimen-
to
Durante
preenchimen-
to
1

1

At transfe-
rncia ou
baixa do ma-
terial
1
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
* O controle de entrada e sada de processos feito pelo sistema PROTEOS
139

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.2

RECRUTA-
MENTO E
SELEO

(SCRES)
Recrutamento e Seleo - Realizar o recrutamento e
a seleo do pessoal cele-
tista
- Requisies de pessoal

- Anncios para divulgao
de vaga no campus
- Anncios para divulgao
de vaga em jornal dirio
- Editais de abertura de
seleo de pessoal para o
DOE
- Fichas de inscrio
- Modelos de provas
- Provas realizadas
- Listas de presena
- Listas de aprovados para
entrevista
- Laudos de entrevista
- Listas de aprovados na
anlise curricular
- Editais de classificao
- Homologaes de seleo
de pessoal
- Relatrios de processo
seletivo
- Informaes
- Memorandos
- Ofcios

Alimentao

1

1

5

5
Vigncia
5
5
5

5
5
5

5
5

5

1
1
5

Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar
Eliminar
Preservar

Preservar
Preservar

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
140

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.3

TREINAMEN-
TO E
DESENVOL-
VIMENTO

(SCTED)
Treinamento e desenvolvi-
mento
- Administrar o projeto de
agentes multiplicadores

- Anteprojetos de apre-
sentao
- Agendas das entrevistas
com os candidatos
Projeto
de candidatos
- Relatrios das entrevistas
com candidatos
- Memorandos
- Ofcios
- Termos de compromisso
de adeso

5

5

5

5
5

5

1
5
Durante pe-
rodo de ade-
so

Preservar

Eliminar

Preservar*

Preservar*
Eliminar

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
* Preservar um exemplar e eliminar as cpias
141

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Apoiar o desenvolvimento
do Telecurso 2000

- Apostilas do orientador
- Folders de apresentao
do Telecurso
- Folders com ficha de ins-
crio
- Informaes com pro-
posta
- Informaes comple-
mentares
- Modelos de avaliao
seletiva
- Modelos de lista de pre-
sena
- Ofcios
- Pr-projetos

5
5

5

5

5

5

5

5
5
Preservar
Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
- Coordenar cursos de in-
formatizao para secret-
rias e programa de quali-
dade nas Sees de Pes-
soal

- Apostilas
- Avaliaes dos partici-
pantes
dos cursos ou programas
- Convocaes para os
cursos
- Fichas de inscrio
- Folders com fichas de
inscrio
- Levantamentos de dados
para relatrios
- Listas de presena
- Listas de reconvocao
- Ofcios
5
5

5

5

5
5

5

5
5
5
Eliminar
Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar
Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

142

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Realizar programas de
treinamento e avaliar seus
resultados
- Formulrios para levan-
tamento de necessidades
- Listagens de populao-
alvo
- Listagens de vagas
preenchidas
- Listagens de formao de
turmas
- Listagens de participantes
de cursos
- Listas de presena dos
cursos
- Cadastros de funcionrios
treinados
- Cronogramas de ativida-
des
- Convocaes
- Planos de aulas dos cur-
sos
externos
- Propostas de cursos ex-
ternos
- Apostilas
- Documentrios de treina-
mento (filmes e slides)
- Manuais de aplicao dos
filmes

10

10

10

10

10

10

Alimentao

5

10
10

5

5

Durante uso
Durante uso

Durante uso

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar
Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar
Preservar

Preservar

143

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Manuais do instrutor
(apresentao das aulas
pelos treinandos)
- Formulrios de controle
de faltas
- Atestados de freqncia
- Informaes de transfe-
rncia de curso
- Devolutivas de aprovei-
tamento dos treinandos
- Devolutivas de aprovei-
tamento pelos instrutores
- Formulrios para
relatrios de treinamentos
- Grficos de treinamentos
- Cartas de apresentao
para cursos externos
- Cartas de consultores
- Ofcios sobre contratao
de instrutores externos
honorrios
- Cheques de instrutores
externos (cpias)
- Justificativas para con-
tratao de instrutores ex-
ternos
- Notas de adiantamento de
instrutores externos
- Termos de prorrogao
de prazo de contratao de
instrutores externos
10

5

10
10

10

10

10

10
5

10
10

10

10

10

10

10

Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

144

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Filipetas preenchidas
- Formulrios para consulta
sobre espaos e equipa-
mentos disponveis
- Memorandos sobre es-
paos e equipamentos dis-
ponveis
- Ofcios sobre espaos e
equipamentos disponveis
- Formulrios de emprsti-
mo de materiais e equipa-
mentos
- Memorandos de emprs-
timo de materiais e equi-
pamentos
- Ofcios de emprstimo de
materiais e equipamentos
- Relatrios de resultados
dos treinamentos

10
5

5

5

5

5

5

5
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
- Realizar palestras e semi-
nrios

- Propostas de seminrios
- Convites enviados
- Convocaes
- Listas de formao de
turmas
- Filipetas
- Listas de participantes
- Listas de presena
- Listas de vagas preenchi-
das
5
5
5
5

5
5
5
5
5

5
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
145

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Avaliaes dos partici-
pantes
- Avaliaes - tabulao
das avaliaes
- Textos utilizados
- Relatrios dos eventos
- Ofcios

5

5

5
5
5
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Preservar
Eliminar
- Realizar ciclos de pales-
tras

- Folders
- Fichas de inscrio
- Filipetas
- Informaes para abertura
de processo
- Listas de formao de
turmas
- Listas de presena
- Ofcios
- Memorandos

5
5
5
5

5

5
5
1
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Realizar reunies com re-
presentantes da rea de
treinamento

- Cadastros de represen-
tantes de treinamento
- Convocaes
- Filipetas preenchidas
- Formulrios de participa-
o
- Formulrios de pesquisa
- Listas de vagas preenchi-
das
- Listas de presena
- Ofcios de designao de
representantes de treina-
mento
5

5
5
5

5
5

5
5

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

146

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Administrar o projeto
USP-RECICLA

- Cartas aos agentes
- Textos
- Informativos de reunies

3
3
3
Eliminar
Eliminar
Preservar
- Apoiar estudos para im-
plantao do plano de car-
reira de funcionrios

- Formulrios de levan-
tamento de necessidades
- Listas de presena de
reunies
- Minutas de projetos a se-
rem implantados
- Planos de classificao de
cargos
- Ofcios
- Memorandos
- Relatrios de reunies
5

5

5

5

5
2
5

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Garantir suporte adminis-
trativo para as atividades
- Formulrios de frias
- Formulrios de licenas
- Atestados mdicos para
licena
- Formulrios para lana-
mento de dados sobre es-
tagirios
- Solicitaes de chamados
do CCE
- Solicitaes de veculos
telefonemas interurbanos
- Contas telefnicas
- Ofcios sobre contas
Durante uso
5
5
5

30

1

1
1

5
5
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
147

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
telefnicas
- Ofcios sobre estagirios
de estagirios
- Memorandos para aquisi-
o e controle de materiais
- Boletins: Espao Aberto,
GTT News Fea, etc.

30
30

1

1

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

148

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.4

ADMINIS-
TRAO
SALARIAL

(SCADSAL)
Gerenciamento de pesqui-
sas de salrios no mercado
- Realizar pesquisas rela-
cionadas administrao
salarial e levantamentos de
mercado
- Cadernos de coleta de
dados salariais
- Cartas-convite para parti-
cipar nas pesquisas
salariais
- Listagens emitidas pelo
SCAPOSU - 01
- Quadros de dados tabula-
dos de pesquisas salariais
- Relatrios de resultados
de pesquisa salarial envia-
dos por empresas
- Ofcios-circulares
5

5

1

5

5

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar

Preservar
149

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.5

PAGAMENTO
E
CONTAGEM
DE TEMPO

(DVPCT)
Superviso de atividades
de revises contratuais,
aposentadoria, complemen-
taes de aposentadorias,
pagamentos de auxlio-
funeral, pagamentos retroa-
tivos de pessoal e atualiza-
o salarial para reviso de
penso paga pelo IPESP
para fins de consulta

- Dar conhecimento ao
IPESP de alteraes ou a-
tualizaes salariais refe-
rentes a servidores faleci-
dos para reviso de penso

- Leis, decretos, medidas
provisrias e outras mat-
rias normativas federais re-
ferentes gesto de recur-
sos humanos
- Leis, decretos, medidas
provisrias e outras mat-
rias normativas estaduais
referentes gesto de re-
cursos humanos
- Normas previdencirias

- Normas referentes ao
imposto de renda
- Tabelas salariais do Esta-
do de So Paulo
- Pareceres

- Relaes de servidores
falecidos, com os respecti-
vos enquadramentos
- Informaes
- Ofcios
- Pareceres
Vigncia e
uso

Vigncia e
uso

Vigncia e
uso
Vigncia e
uso
Vigncia

10

05

5
5
5
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar
150

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.5.1

PAGAMEN-
TOS

(SCPGTO)
Realizao dos procedi-
mentos referentes a paga-
mento de pessoal
- Formalizar a aposentado-
ria de autrquicos e docen-
tes

- Formalizar a comple-
mentao da aposentadoria

- Realizar a pesquisa para
a incorporao de verba de
representao

- Realizar a pesquisa da si-
tuao funcional para bene-
fcio (art. 133)

- Formalizar a folha de pa-
gamento de auxlio funeral

- Calcular indenizaes, f-
rias e licenas prmio
- Acordos de aes judi-
ciais
- Comunicaes para o
INSS
- Declaraes de incorpo-
rao de representao e
de incorporao por regime
de trabalho
- Formulrios de enqua-
dramento
- Informaes
- Portarias de aposentado-
ria

- Extrato do FGTS
- Formulrios de resciso
contratual
- Papeletas de clculo

- Informaes

- Apostilas para inativos
- Informaes

- Informaes

- Formulrios de clculo

5

5

5

5

2
5

5
30

5

2

5
5

5
2

2

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

151

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Cadastrar indenizaes,
frias e licenas prmio

- Providenciar o pagamento
do 13
salrio para demiti-

dos e falecidos

- Cadastrar a acumulao
do INSS

- Calcular a resciso con-
tratual

- Instruir processos

- Fazer consultas ou solici-
taes do interesse da rea

- Regularizar a situao
funcional dos inativos

- Formulrios de indeniza-
o*

- Formulrios de clculo do
13
salrio
- Listagens de demitidos e
falecidos*

- Declaraes de acumula-
o do INSS*

- Extratos do FGTS
contratual*

- Informaes

- Ofcios
- Memorandos

- Apostilas
- Informaes

5

10

1

5

5
5

2

5
2

5
2

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

* O cadastramento feito mediante registro eletrnico em sistema informatizado. As informaes so preservadas no sistema
152

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.5.2

AES
JUDICIAIS

(SCACJUD)

Instruo e acompanha-
mento de aes judiciais
referentes ao pessoal da
USP
- Instruir aes judiciais

- Cadastramento de in-
formaes no SIAP*


- Prover suporte adminis-
trativo s atividades
- Informaes de processos
- Planilhas
- Pareceres

- Recortes do DOE

- Solicitaes de frias e li-
cenas de funcionrios
- Ofcios
1
1
1

Vigncia e
uso
1

5

Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
* O cadastramento feito registro eletrnico em sistema informatizado - SIAP. As informaes so preservadas no sistema

153

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.5.3

CONTAGEM
DE TEMPO

(SVCONTP)
Realizao dos procedi-
mentos referentes con-
tagem de tempo
- Elaborar documentao
para fins de aposentadoria

- Fazer a incluso ou revi-
so de tempo de servio*

- Informar sobre tempo de
servio

para fins de consulta e apli-
cao
- Certides de contagem de
tempo de servio para apo-
sentadoria
- Ttulos de liquidao de
tempo de servio
tempo para o INSS
tempo para rgo pblico

- Informaes

- Pareceres
- Leis, decretos e outros di-
plomas legais referentes a
contagem de tempo

5

5

5

5

5

30
Vigncia e
uso

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
154

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.6

REGISTRO
DE ATOS

(SVRATOS)
Registro de Atos - Cadastrar informaes no
banco de dados

- Listagens
- Ofcios*
5
5
Eliminar
Eliminar
- Cadastrar consignatrias - Ofcios de solicitao de
reajustes
- Planilhas de consigna-
es
para a rea de informtica*

35

5

1
Preservar

Eliminar

Eliminar
- Cadastrar a estrutura
administrativa da USP
- Informaes
- Organogramas anteriores
e posteriores ao SIAP
- Processos referentes a
estrutura administrativa*

1
20

Instruo
Eliminar
Preservar

Preservar
- Cadastrar penses ali-
mentcias
- Informaes
- Ofcios
- Processos de penso
alimentcia
para a rea de informtica*

1
5
30

1
Eliminar
Eliminar
Preservar

Eliminar
- Cadastrar vagas - Processos de vagas*

30 Preservar
* O cadastramento feito registro eletrnico em sistema informatizado. As informaes so preservadas no sistema
155

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Calcular e cadastrar
tickets alimentao da
Coseas fora de prazo
- Ofcios*

5 Eliminar
- Cadastrar contagem de
tempo de servio
- Planilhas de retificaes
de freqncia*

para a rea de informtica

5

1
Eliminar

Preservar
- Cadastrar a permisso de
uso de equipamentos e i-
mveis
- Termos de permisso de
uso*

Vigncia Eliminar
- Recadastrar inativos - Formulrios de recadas-
tramento*

5 Preservar
- Prover suporte administra-
tivo s atividades

- Cadernos de telefonemas
interurbanos

- Ofcios
- Memorandos

Durante
preenchimen-
to
Durante
preenchimen-
to
5
1
1
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
* O cadastramento feito registro eletrnico em sistema informatizado. As informaes so preservadas no sistema
156

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.7

CONTRATO-
SAUTRQUI-
COS E DO-
CENTES

(SVCOAUD)
Controle e registro de con-
tratao e eventos da vida
funcional de autrquicos e
docentes
- Controlar a contratao
de docentes e autrquicos

- Cadastrar prorrogao de
contratos*

- Cadastrar o falecimento
de funcionrios*

- Fazer o controle dos car-
gos de docentes e sua re-
distribuio

- Controlar o cadastra-
mento das substituies

- Elaborar as portarias de
nomeao para cargos do-
centes

- Elaborar apostilas de
aposentadoria

- Termos de contrato (su-
porte informatizado)

- Fichas de nomeao de
docentes
- Portarias de redistribuio
de cargos publicadas em
DOE*

- Folhas de substituio

- Portarias de nomeao
para cargos docentes (su-
porte informatizado)*

- Apostilas de aposentado-
ria (suporte informatizado)
- Portarias de aposentado-
ria (suporte informatizado)*

1

10

10

5

1

1

1

Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

157

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Elaborar apostilas de
complementao salarial
(art.133)

- Preparar e registrar as
dispensas, rescises e e-
xoneraes

- Formalizar a alterao de
regime de trabalho

- Formalizar o apostila-
mento de nome

- Formalizar e cadastrar au-
torizao de liminar e pror-
rogao de liminar
- Apostilas de complemen-
tao salarial (suporte in-
formatizado)*

- Portarias de exonerao e
dispensa contratual
- Termos de resciso con-
tratual (suporte informati-
zado)

- Apostilas de alterao de
regime de trabalho (suporte
informatizado)
- Termos de Alterao de
regime de trabalho (suporte
informatizado)*

- Apostilas de alterao de
nome (suporte informatiza-
do)
- Termos de alterao de
nome (suporte informatiza-
do)*

- Comunicados de liminar

1

1

1

1

1

1

1

1

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
158

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Formalizar enquadra-
mento na carreira de tcni-
co

- Formalizar a transferncia
de funcionrios autrquicos
e docentes

- Formalizar e cadastrar ho-
ras extras e gratificao no-
turna

- Comunicados de prorro-
gao de liminar (suporte
informatizado)*

- Apostilas de enquadra-
co (suporte informatizado)
- Portarias de enquadra-
co (suporte informatizado)*

- Apostilas de transferncia
para autrquicos (suporte
informatizado)
- Portarias de transferncia
para QDOS-PG (quadro
dos docentes da Universi-
dade de So Paulo - Parte
Geral)
- Termos de transferncia
para contratados (suporte
informatizado)*

- Informaes (suporte in-
formatizado)*

1

1

1

1

1

1

1

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

159

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Formalizar a progresso
na carreira docente

- Incluir adicional de insalu-
bridade

- Formalizar as designa-
es

- Formalizar a acumulao
de cargos

- Manter recortes de publi-
caes de legislao e
normas no DOE, para fins
de consulta

- Portarias de alterao
para QDUSP-PG (suporte
informatizado)
- Termos de alterao da
nomenclatura para contra-
tados (suporte informatiza-
do)*

- Apostilas de incluso de
adicional de insalubridade

- Portarias de designao

- Apostilas de acumulao
de cargos para QDUSP-PG
- Termos de acumulao
de cargos para contratados

- Recortes de publicaes
no DOE

1

1

1

1

1

1

Vigncia e
uso

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

160

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

tivo para as atividades

frias e licenas-prmio
- Controles de interurbanos
1

1
1

Eliminar

Eliminar
Eliminar
161

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.8

CONTRATOS
CLT
Controle de contratos e e-
ventos da vida funcional de
celetistas
- Controlar as vagas em
postos de trabalho
vagas e postos de trabalho
(papel)*
05 Eliminar

(SVCOCLT)
- Formalizar e cadastrar os
contratos de celetistas
- Apostilas de contrato (su-
- Informaes de contrata-
tao (suporte informatiza-
do)
- Termos de contrato (su-

5

5

5
Eliminar

Eliminar

Eliminar
- Formalizar e cadastrar as
prorrogaes de contratos
de celetistas
- Informaes de prorroga-
o de contratos de celetis-
tas (suporte informatizado)
- Termos de aditamento de
contrato (papel)*

5

5
Eliminar

Eliminar
- Formalizar e cadastrar as
rescises contratuais de
celetistas
- Apostilas de resciso de
contrato (suporte informati-
zado)
- Informaes de resciso
de contrato (suporte infor-
matizado)
- Termos de resciso de
contrato (papel)*

5

5

5
Eliminar

Eliminar

Eliminar
162

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Manter o controle de fun-
cionrios celetistas em sis-
tema manual at 1991

- Fichas funcionais de cele-
tistas, at 1991 (papel)
1 Preservar
- Cadastrar e formalizar al-
teraes contratuais
- Apostilas de alteraes de
contrato (suporte informati-
zado)
- Informaes de alteraes
matizado)
- Termos de aditamento
matizado)

5

5

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar
- Cadastrar e formalizar de-
signaes
- Informaes de designa-
o (suporte informatizado)
- Atos de designao (su-

5

5
Eliminar

Eliminar
- Cadastrar e formalizar
enquadramento, alterao
de jornada, adicional notur-
no, transferncia e suspen-
so contratual
- Informaes de enqua-
dramento, alterao de jor-
nada, adicional noturno,
transferncia e suspenso
contratual (suporte informa-
tizado)
- Termos de aditamento

5

5
Eliminar

Eliminar
163

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Registrar no sistema in-
formatizado de controle de
pessoal as substituies,
aposentadorias, trmino de
contrato, falecimentos

formatizado)*

5 Eliminar
- Controlar a acumulao
de cargos de celetistas
- Informaes sobre acu-
mulao de cargos (suporte
informatizado e papel)
- Pginas do DOE Seo II
( referente a votos)*

1

1

Eliminar

Eliminar

- Controlar a contratao,
a prorrogao de contratos
e o desligamento de esta-
girios

- Informaes sobre con-
tratao de estagirios (su-

5 Eliminar
- Prover suporte adminis-
trativo para as atividades
- Memorandos (suporte
informatizado)
de consumo (suporte in-
formatizado e papel)
- Solicitaes de material
permanente (suporte infor-
matizado e papel)
do DOE - Seo II - USP
- Relatrios de claros ad-
ministrativos por Unidade
- Ofcios-circulares

5

1

1

5

1

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

164

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Pareceres da Consultoria
Jurdica

5 Eliminar
165

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.9

ASSENTA-
MENTOS

(SVASSEN)
Assentamentos da vida
funcional dos servidores
- Fazer os assentamentos
individuais
- Pronturios de dados in-
dividuais dos servidores,
at 1991
Obs. :Os assentamentos
aps 1991 esto no siste-
ma SIAP
- Registros do SIAP

Durante uso

Alimentao
Preservar

Preservar
- Fazer o levantamento de
situao funcional de ex-
servidores e de servidores
comissionados
- Certides (suporte in-
formatizado)
formatizado)
- Portarias (suporte infor-
matizado)
- Apostilas (suporte infor-
matizado)*

5

5

5

5
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

- Fazer a anlise para a
concesso de afastamento
- Informaes (suporte
informatizado)
matizado)
matizado)*

5

5

5
Eliminar

Eliminar

Eliminar

166

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Fazer a anlise para a
concesso de licena-
prmio
formatizado)
formatizado)
matizado)
matizado)
Jurdica*
5

5

5

5

5
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

- Cadastrar suspenses
preventivas e penalidades
administrativas

- Registros de suspenses
preventivas e penalidades*
1 Preservar
- Proceder levantamento de
frias e casos especiais

formatizado)
Jurdica*

5

5
Eliminar

Eliminar
- Proceder ao levantamento
de verbas de representa-
o aps 30/4/87, computar
o tempo anterior ao levan-
tado pela Seo de Paga-
mento e efetuar o cadastro
formatizado)
formatizado)
- Minutas de Portarias
matizado)
- Apostilas em suporte in-
formatizado

5

5

5
5

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
167

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
tivo s atividades
apostilas - at junho de 97
certides - at junho de 97
informaes - at junho de
97
portarias - at junho de 97
- Fichas de controle de co-
missionamentos at 1991
- Fichas-ndice de localiza-
o dos pronturios at
1991
- Recibos de emprstimo
de pronturios
Jurdica (cpias)

5

5

5

5

1

1

5

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar

168

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.10

PUBLICA-
O

Encaminhamento da publi-
cao de atos referentes a
servidores e funcionrios
da USP
- Verificar textos em laudas
e disquetes preparados por
rgos da USP para enca-
minhamento IMESP
- Minutas de atos referen-
tes a servidores e funcion-
rios da USP (papel e dis-
quete)
2 Eliminar
(SVPUBL) - Prover suporte adminis-
trativo s atividades
- Controles de frias
- Controles de licenas-
prmio
- Dirios Oficiais de Estado
1
1

Durante uso

Eliminar
Eliminar

Eliminar
169

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.11

EXPEDIENTE
E CONTRO-
LE DE LE-
GISLAO E
DOCU-
MENTOS

(SVEXCLD)
Expedio e controle de le-
gislao e documentao
- Editar textos - Despachos (suporte
informatizado)
- Informaes
- Informaes (suporte
informatizado)
- Ofcios
- Ofcios (suporte informa-
tizado)
- Ofcios-circulares
- Ofcios-circulares (suporte
informatizado)
- Organogramas
- Organogramas (suporte
informatizado)
- Controles de numerao
(informatizado)
- Tabelas
- Tabelas (suporte infor-
matizado)

4

Durante uso
4

Durante uso
4

Durante uso
4

Durante uso
4

Durante uso

Durante uso
4

Eliminar

Preservar
Eliminar

.Preservar
Eliminar

Preservar
Eliminar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar

pertinente administrao
de recursos humanos
- Fichas de legislao por
assunto
- Fichas de legislao por
nmero
nos Dirios Oficiais do Es-
tado
- IOB - ICMSC - IPI e ou-
tros

Durante uso

Durante uso

Durante uso
e consulta

Material
bibliogrfico
de consulta

Preservar

Preservar

Eliminar

170

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- IOB - imposto de renda e
legislao societria

- IOB - legislao traba-
lhista e previdenciria

- IOB - repertrio de juris-
prudncia

- IOB - temtica contbil e
balanos

- IOB textos legais

- Triplex da legislao do
trabalho
- Triplex de matria tribut-
ria
- Triplex de matria traba-
lhista
- Relaes, por ttulo, de li-
vros, revistas e colees
- Memorandos

Material
bibliogrfico
de consulta
Material
bibliogrfico
de consulta
Material
bibliogrfico
de consulta
Material
bibliogrfico
de consulta
Material
bibliogrfico
de consulta
Durante uso e
consulta
Durante uso e
consulta
Durante uso e
consulta

5

Eliminar

Eliminar

- Instruir os processos de
aposentadoria para
apreciao pelo Tribunal de
Contas

- Processos de aposenta-
doria
At aprovao Preservar
170

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- IOB - imposto de renda e
legislao societria

- IOB - legislao traba-
lhista e previdenciria

- IOB - repertrio de juris-
prudncia

- IOB - temtica contbil e
balanos

- IOB textos legais

- Triplex da legislao do
trabalho
- Triplex de matria tribut-
ria
- Triplex de matria traba-
lhista
- Relaes, por ttulo, de li-
vros, revistas e colees
- Memorandos

Material
bibliogrfico
de consulta
Material
bibliogrfico
de consulta
Material
bibliogrfico
de consulta
Material
bibliogrfico
de consulta
Material
bibliogrfico
de consulta
Durante uso e
consulta
Durante uso e
consulta
Durante uso e
consulta

5

Eliminar

Eliminar

- Instruir os processos de
aposentadoria para
apreciao pelo Tribunal de
Contas

doria
At aprovao Preservar
172

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.5.12

PESSOAL
DOS R-
GOS
CENTRAIS

(SPOC)
Gesto do pessoal dos r-
gos Centrais
- Emitir declaraes solici-
tadas pelos funcionrios a-
tivos e inativos

- Requerimentos de solici-
tao de declarao
- Cartas de referncia
- Declaraes de contagem
de tempo recproca junto
ao INSS para funcionrios
autrquicos
- Declaraes para fins de
financiamento junto ao SFH
- Formulrios da CEF para
fins de reviso de presta-
o de financiamento
seleo junto s creches da
USP
- Declaraes para dispen-
sa de educao fsica
acesso livre a transporte
coletivo aos funcionrios
aposentados
aposentadoria aos funcio-
nrios celetistas
inscrio junto Conselho
Universitrio
- Declaraes para visto
junto a consulados
- Declaraes para propor-
cionalidade de contribuio
previdenciria
3

3
10

3

3

3

3

3

5

2

3

3

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

173

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Declaraes a ex-fun-
cionrios para fins de pro-
cesso seletivo

3 Eliminar
174

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Providenciar o preenchi-
mento de formulrios solici-
tados pelos funcionrios

- Processos de autorizao
para afastamento de fun-
cionrio
- Guias de encaminha-
mento mdico a funcion-
rios autrquicos
- Formulrios de discrimi-
nao das parcelas do sa-
lrio de contribuio
- Relaes dos salrios de
contribuio ao INSS para
fins de auxlio
doena/aposentadoria
- Notificaes do INSS
comunicando aposentado-
ria de funcionrio
- Ofcios do Departamento
Mdico do Estado comuni-
cando aposentadoria de
funcionrio por invalidez
- Processos de afasta-
mento de funcionrio au-
trquico por licena sade

55

5

10

10

15

15

55

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

- Preparar documentao
referente contratao de
funcionrios
- Formulrios de criao,
transformao ou reativa-
o de posto de trabalho
- Ofcios de autorizao
para contratao
- Extratos de editais de
abertura, classificao,
55
55

55

55

Preservar
Preservar

Preservar

Preservar

175

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
homologao e convoca-
o de seleo (publicao
no DOE)
- Cpias de documentos
pessoais de funcionrios:
RG, CIC, carteira profissio-
nal
- Atestados de sade

- Formulrios de atribuio
de funo

- Cadernetas de vacinao
- Certides de nascimento
dos filhos menores de 14
anos (cpia)
- Declaraes de antece-
dentes criminais
- Declaraes de depen-
dentes para fins de imposto
de renda
- Contratos de trabalho
- Fichas de registro de em-
pregados

- Fichas de salrio famlia

dade para fins de salrio
famlia

Vigncia do
contrato de
trabalho

Vigncia do
contrato de
trabalho
Vigncia do
contrato de
trabalho
55
55

55

55

Vigncia
Vigncia do
contrato de
trabalho
Vigncia do
contrato de
trabalho
55

Preservar

Preservar

Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
Preservar

Preservar

Eliminar

176

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Declaraes de opo de
FGTS

auxlio-creche

Vigncia do
contrato de
trabalho
10

Preservar

Eliminar

referente contratao de
estagirios

- Convnios com as insti-
tuies de ensino para rea-
lizao do estgio
- Ofcios a instituies de
ensino que ainda no esto
conveniadas
- Ofcios para a criao de
vaga para contratar
estagirio
- Documentos pessoais dos
estagirios: cpia RG, CIC,
etc
- Atestados de matrcula
- Atestados de sade
- Aplices de seguros de
estagirios (cpias)
- Informaes sobre anlise
da documentao apresen-
tada pelos estagirios
- Declaraes a estagirios
para abertura de conta cor-
rente
- Planos individuais de
estgio

10

10

15

15
30

30
30
30

30

30

30

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

177

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
do estgio
- Termos de aditamento de
compromisso do estgio
30

30

Preservar

Preservar

referente a resciso contra-
tual

- Cartas de pedido de de-
misso
- Cartas de dispensa de
funcionrio
- Certides de bito de
funcionrios para resciso
por falecimento (cpias)
contratual de celetistas pa-
ra clculo da resciso
- Termos de resciso de
contrato de trabalho
- Requerimentos de seguro
desemprego
7

7

2

3

7

4

Preservar

Preservar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

- Preparar a contagem de
tempo para fins de licena
prmio

tao de contagem de tem-
po para fins de licena-
prmio
tao de gozo de licena
prmio
- Informaes
tempo para fins de licena
prmio

55

55

55
55

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

178

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Comunicados de sobres-
tamento de licena prmio

55

Eliminar

- Fazer o controle e a ma-
nuteno da aplice de se-
guros - COSESP

- Aplices coletiva de segu-
ros de estagirios da USP
(cpias)
- Avisos de sinistro de aci-
dentes pessoais
COSESP (cpias)
- Formulrios de bito para
prova de morte COSESP
- Quadros de movimento
mensal na aplice de segu-
ros contra acidentes pes-
soais
- Relatrios de estagirios
inclusos e exclusos da ap-
lice de seguros

5

5

5

5

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

- Efetuar cadastro de frias

de funcionrios autrquicos
de funcionrios celetistas
- Notificaes de frias de
funcionrios celetistas
- Memorandos sobre o in-
deferimento de frias de
funcionrios autrquicos
- Ofcios sobre o indeferi-
mento de frias de funcio-
nrios autrquicos
55

10

10

55

55
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

179

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Efetuar cadastro para
processamento de folha de
pagamento

- Boletins de freqncia
de funcionrios comissio-
nados
- Atestados mdicos
- Atestados de licena
gestante para fins de sal-
rio maternidade
- Certides de casamento
(cpias)
- Certides de bito de pa-
rentesco previsto em lei,
para fins de justificativa
(cpias)
- Listagens de consigna-
es do grmio para cadas-
tro
- Requerimentos de aposti-
lamento de nome

55
55

55
15

55

55

5

55
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

referente a penalidade ad-
ministrativa

- Cartas de advertncia a
funcionrios
- Cartas de suspenso a
funcionrios
- Portarias de suspenso
aplicada a funcionrios

55

55

55
Eliminar

Eliminar

Eliminar

- Atender fiscalizao do
trabalho e CIPA

- Livros de inspeo do tra-
balho
- Informaes trimestrais
do nmero de acidentes de
trabalho ocorridos
Durante uso

5

Preservar

Eliminar

180

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Comunicaes de aci-
dente de trabalho/trajeto
- Questionrios de respon-
sabilidade do empregador
sobre a comunicao de
acidentes de trabalho/tra-
jeto

55

55
Eliminar

Eliminar
- Entregar os comprovantes
do Imposto de Renda

- Comprovantes de rendi-
mentos pagos e de reten-
o de imposto de renda na
fonte
mento das relaes de
comprovantes de rendi-
mentos pagos
- Comprovantes nominais
de recebimento dos com-
provantes de rendimentos
pagos
6

3

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar

181

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
14.6

COMISSO
PERMA-
NENTE DE
ACIDENTES
DE VECU-
LOS
OFICIAIS

(COPAVO)

- Normatizao e orienta-
o de procedimentos em
casos de acidentes/roubos
ou furtos envolvendo ve-
culos oficiais a servio da
USP

Orientao s Comisses
dos Campi do Interior
- Controlar e normatizar
procedimentos para casos
de acidentes/roubos ou
furtos, envolvendo vecu-
los oficiais a servio da
USP

- Apurar responsabilidades
administrativas para casos
de acidentes/roubos ou
furtos envolvendo veculos
oficiais a servio da USP,
na Capital

- Orientar e informar sobre
o ressarcimento de danos
materiais resultantes de
acidentes envolvendo ve-
culos oficiais a servio da
USP

- Manuais de procedi-
mentos para casos de aci-
dentes com veculos ofici-
ais

- Processos de apurao
de responsabilidade admi-
nistrativo-disciplinar
- Leis e normas (recortes)
- Documentrios de aci-
dentes (fotografias)

- Processos de ressar-
cimento de terceiros
- Pareceres
- Relatrios
- Ofcios
- Memorandos

- Processos de apurao
de responsabilidade

Vigncia

5

Vigncia
10

10

10
10
5
1

Instruo
Preservar

Preservar

Eliminar
Preservar

Preservar

Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar

Preservar

182
15 COORDENADORIA DE ASSISTNCIA SOCIAL - COSEAS

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.1

GABINETE
DO
COORDE-
NADOR

Resoluo N 661
de 21 de maio de
1975 que dispe
sobre a constitui-
o, organizao
e atribuies da
Coordenadoria de
Assistncia Social
Planejamento e execuo
de servios, estudos e
pesquisas ligadas assis-
tncia social e outros ser-
vios que venham benefi-
ciar a comunidade univer-
sitria

- Controlar as atividades
de lazer e entretenimento
- Relatrios
- Solicitaes de utilizao

5
1

Preservar
Eliminar
183

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.2

ALIMENTA-
O
Administrao dos restau-
rantes e lanchonetes

- Controlar o custo das re-
feies e nmero de usu-
rios

- Controlar e supervisionar
a qualidade dos servios
dos restaurantes, atravs
de superviso e anlise
tcnica dos alimentos

- Controlar e elaborar tare-
fas administrativas para
Restaurantes e setores
COSEAS
- Planilhas de custo da re-
feio
- Relatrios mensais
- Relatrios quinzenais
- Relatrios semanais

- Cardpios
- Relatrios
- Solicitaes de manuten-
o de frias nos restau-
rantes
- Ofcios
- Laudos (originais)
- Manuais de normas de
higiene

- Cartazes
- Autorizaes de refei-
es
- Catlogos
- Comunicados internos
- Ofcios
- Solicitaes de contrata-
o de funcionrios (c-
pias)
- Formulrios/cadastros de
funcionrios
5

10
10
1

5
5
5

5
5
10

5

1
1
5
5
10

5
Eliminar

Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

- Listagens/relaes de f-
rias coletivas
- Substituies de verba
de representao
- Classificaes de pro-
5

5

10
Eliminar

Eliminar

Preservar
184

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Solicitar e supervisionar
trabalhos visando a melho-
ria dos servios de restau-
rantes, desenvolvidos por
nutricionistas, estagirios e
bolsistas
cesso seletivo
- Dirios Oficiais (cpias)
- Ofcios-circulares
- Relatrios anuais ativida-
des

- Relatrios

5
5
5

1

Eliminar
Preservar
Preservar

Preservar
185

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.2.1

RESTAU-
RANTES

(existentes na
Escola de En-
fermagem, Fa-
culdade de Sa-
de Pblica, Insti-
tuto de Qumica,
Instituto de Fsi-
ca, Clube dos
Professores, Fa-
culdade de Direi-
to, Ncleo de
Recreao Infan-
til e Lanchone-
tes)
- Planejar e supervisionar
a execuo e fornecimento
de refeies aos usurios

- Controlar a higienizao
do restaurante atravs de
desinsetizao e desrati-
zao

a qualidade dos alimentos
atravs de medies de
temperaturas e anlises
tcnicas de alimentos e
gua

- Executar e implantar roti-
nas para melhoria dos ser-
vios desenvolvidos por
estagirios e bolsistas-
trabalho

- Manuais de normas de
higiene
- Receiturios
- Cardpios
- Escalas de servio de
funcionrios

- Certificados de qualidade
da execuo dos servios

- Ofcios (cpias)
- Laudos das anlises (c-
pias)
de temperatura da geladei-
ra
de temperatura do balco
de temperatura de alimen-
tos
- Relatrios de visita a for-
necedores (cpias)

10

10
1
1

5
5

5
5

1

1

1

1

10
Preservar

Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
186

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.2.2

ALMOXARI-
FADO
- Executar e acompanhar a
aquisio de mercadorias
para os restaurantes

- Solicitaes de compras 5 Eliminar
- Coordenar, controlar e
acompanhar a movimenta-
o dos estoques de mer-
cadorias aos restaurantes
- Inventrios
- Notas de empenho (c-
pias)
- Processos e editais de
mercadorias adquiridas
- Notas fiscais de merca-
dorias recebidas (cpias)
- Guias de remessa de
mercadorias estocadas ex-
ternamente
- Notas fiscais de simples
remessa
- Notas de entrega de ma-
terial de consumo (2 via)
- Notas de entrega de
mercadorias
de mercadorias estocadas
em frigorficos e armazns
externos
- Formulrios de autoriza-
o de retirada de merca-
dorias estocadas externa-
mente
- Balancetes mensais do
almoxarifado (sistema in-
formatizado)
5
5

1

5

5

5

5

5

5

5

5

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

187

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

fas administrativas

- Requisies de mercado-
rias
de consumo
- Requisies de compra
de hortifrutigranjeiros
- Solicitaes de compras
- Balancetes mensais de
estoque (originais)
- Programas de freqncia
e per capitas de gneros
- Controles das requisi-
es
- Relatrios de custos di-
rios das mercadorias

- Relatrios de consumo
das reas
- Recibos de devoluo de
mercadorias
- Recibos de pagamentos
a fornecedores
- Cartas
- Boletins CEAGESP
- Comunicados (cpias)
- Comunicados (originais)
- Normas Administrativas
- Matrizes
- Cardpios
dade
1

1

1

1
5

5

1

5

1

5

5

5
1
5
5
5
10
1
5
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Preservar
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188

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

a qualidade dos alimentos
adquiridos, atravs de va-
lidade, parecer tcnico e
anlises laboratoriais

- Controlar e administrar
custos

- Planejar, elaborar e su-
pervisionar as atividades
do almoxarifado

- Catlogos
- Solicitaes de verbas
- Dossis de funcionrios

- Exames peridicos

- Contratos administrativos
de gneros/servios

- Cartas de validade
de validade
- Recibos de amostras
- Comunicados de recla-
maes
- Relatrios de visita a
fornecedores
de temperatura das cma-
ras frigorficas
- Pareceres tcnicos sobre
licitaes

- Laudos de anlise (origi-
nais)

- Cotaes de preos de
gneros
- Planejamentos de com-
pra
1
1
Vigncia

Vigncia

5

1
1

5
1

5

1

5

5

1

1

Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar

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Eliminar

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Eliminar

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189

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Supervisionar e adminis-
trar bens e materiais atra-
vs de manuteno pre-
ventiva e controle patrimo-
nial de equipamentos e
mveis

- Requisies de manuten-
o
- Protocolos das requisi-
es
- Inventrios patrimoniais
- Formulrios de movimen-
tao patrimonial
- Comprovantes de manu-
teno preventiva e servi-
os
- Notas de bens patrimo-
niais
- Recibos de devolues e
recebimento de cilindros
de refrigerantes

1

1

10
1

5

5

5
Eliminar

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Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
190

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.3

PROMOO
SOCIAL

- Atuao comunitria de
apoio a alunos bolsistas
- Controlar bolsas: alimen-
tao, moradia (Gradua-
o e Ps-Graduao),
Eduardo Panads e traba-
lho

- Controlar pagamento pa-
ra aluno bolsista

- Controlar distribuio de
tickets alimentao a bol-
sistas e utilizao nos res-
taurantes

- Controlar a permanncia
no alojamento

- Realizar reavaliao s-
cio-econmica anual de
bolsas moradia e alimen-
tao

- Pronturios de alunos
bolsistas
- Atestados de bolsistas
- Requerimentos
- Cronogramas e orienta-
o
- Folhas de freqncia
mensal
- Contratos
- Listagens

mensal
- Ofcios
- Protocolos

- Listagens mensais
- Ofcios

- Comunicados sobre pra-
zo
- Comunicados sobre bai-
xa

- Ofcios
- Listagens
- Convocaes
- Comunicados

30

10
10
10

10

10
10

10

5
5

5
5

5

5

5
5
5
5

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191

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Realizar seleo scio-
econmica para conces-
so de bolsas: moradia, a-
limentao, Eduardo Pa-
nads e trabalho

- Efetuar controle estatsti-
co de atendimento para
bolsas: moradia, alimenta-
o, Eduardo Panads e
trabalho, para programa
de residncia externa, Nu-
ri, creche e funcionrios

- Efetuar e controlar ca-
dastro de ofertas de mora-
dia a usurios/USP - Pro-
grama Residncia Externa

- Efetuar divulgao de
prazos para inscrio a
bolsas moradia e alimen-
tao

- Realizar visitas domicilia-
res
- Ofcios/Comunicados
- Portarias
- Listagens
- Resumos de projetos
- Processos

- Formulrios
- Relatrios mensais
- Relatrios anuais

- Cadastros
- Formulrios
- Listagens
- Fichas inscrio

- Ofcios
- Cartazes
- Cronogramas

- Ofcios
- Relatrios
- Formulrios
5
5
5
5
5

5
5
5

5
5
5
5

5
5
5

10
10
10

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Preservar

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Preservar
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- Atuao comunitria de
apoio aos funcionrios

- Orientar e encaminhar os
funcionrios

- Fichas de controle
- Relatrios de atendimen-
to
5
5

Eliminar
Eliminar

192

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Atendimento comunitrio
para crianas do Projeto
Esporte e Talento
- Efetuar inscrio de filhos
de funcionrios e seleo
scio-econmica para pro-
cesso seletivo de vagas
creche e Nuri

- Realizar triagem scio-
econmica de crianas do
Projeto Esporte e Talento

- Certides nascimento
- Comprovantes de vnculo
com a USP
- Fichas de inscrio
- Formulrios
- Comunicados
- Ofcios
- Relaes de inscritos

- Fichas de avaliao de
crianas aprovadas
- Ofcios
42
42

42
7
7
7
7

42

5
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193

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.3.1

HOSPEDA-
GEM
- Administrao da mora-
dia de alunos e hspedes
(CRUSP)
- Controlar ingresso, per-
manncia e freqncia dos
moradores e hspedes
- Comunicados
- Listagens moradores /
hspedes
- Mapas moradores
- Listas assinaturas
dade
- Convocaes
- Protocolos
- Formulrios / Relatrios
estatsticos
- Levantamentos de hs-
pedes irregulares
- Cartas de desistncia de
morador
- Solicitaes de baixa de
vagas
- Ocorrncias
- Relatrios
- Fichas de cadastro
- Declaraes de residn-
cia
- Requerimentos

5
5

5
5
5

5
5
5

5

5

5

5
5
5
5

5
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Eliminar

Eliminar
- Controlar alojamento co-
letivo

- Listagens
- Ofcios
lidade
- Guias de pagamento das
dirias

- Solicitaes de desrati-
5
5
5

5

5
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194

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Controlar manuteno
dos blocos, equipamentos,
elevadores, telefones e in-
terfones

- Realizar o controle admi-
nistrativo
zao
o
- Cadernos de chamadas
de assistncia tcnica
- Ofcios
- Notas fiscais (2 via)

- Notas de empenho
- Notas fiscais
- Notas fiscais de gs
- Solicitaes de compra
de material
ao almoxarifado
- Solicitaes de verba (3
via) + justificativa
- Movimentaes patrimo-
niais

5

5

5
5

5
5
5
5

5

5

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar
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Eliminar
Eliminar
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Eliminar

chaves do Restaurante
Central
- Termos de emprstimo
de mveis
- Convocaes
emprstimo de chaves
- Solicitaes de baixa de
mveis/equipamentos (2
via)
- Relatrios
- Termos de ocorrncias
5

5

5
5

5

5
5
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar
195

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Ofcios

- Comunicados
- Ofcios
- Portarias
- Circulares
- Cronogramas
veculos estacionados
o de materiais

5

5
5
5
5
5
5

5
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196

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.3.2

IDENTIFI-
CAO
- Administrao do servio
de identificao e passe
escolar dos alunos da USP
- Distribuir a 1 e 2 vias e
solicitar 2 via de carteira
USP para alunos de espe-
cializao, de graduao,
de ps-graduao e fun-
cionrios

- Impressos
- Listagens de assinaturas
para retirada de carteira
- Ofcios
- Normas para emisso
de carteira
- Comprovantes de paga-
mento para emisso de 2
via
- Guias de pagamento
para emisso de 2 via
- Formulrios para emis-
so de 2 via

Ano letivo
Ano letivo

Ano letivo
Ano letivo

Ano letivo

Ano letivo

Ano letivo
Eliminar
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Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
- Distribuir carteiras estu-
dantis e de passe aos alu-
nos

- Solicitar e conferir cartei-
ras estudantis e de passe

- Carteiras
- Listagens para assinatura

- Formulrios
- Ofcios
- Listagens
- Relatrios

- Circulares
- Ofcios
- Comunicados
- Folhas de ponto
- Notas de recebimento de
material
5
5

5
5
5
5

5
5
5
5
5
5
5

5
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197

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
tao patrimonial
o

5

Eliminar
198

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.4

CRECHES

(Creches: Central,
Oeste, Ribeiro
Preto e Sade
Pblica)
Gerenciamento tcnico-
administrativo das creches
- Planejar, coordenar e
controlar as atividades a-
nuais relativas ao atendi-
mento integral de crianas
de 4 meses a 6 anos e 11
meses.

- Elaborar polticas e roti-
nas de gerao de docu-
mentos

- Elaborar manuais de
orientao e procedimen-
tos tcnicos.
- Agendas anuais
- Planos de trabalho
- Avaliaes anuais

- Normas de funcionamen-
to
- Normas para o processo
seletivo de crianas
- Regimentos Internos
- Normas para estagirios
- Manuais de procedimen-
tos
- Ofcios-circulares

- Normas
- Comunicados
- Agendas
- Solicitaes de transpor-
tes

1
6
1

12

6

6
6
6

1

6
1
1
1
Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar

Preservar

Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar

Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
199

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.4.1

CHEFIA
Planejamento, coordena-
o, execuo e controle
das atividades e resulta-
dos do atendimento
criana de 4 meses a 6
anos e 11 meses
- Coordenar cursos, trei-
namentos, atividades did-
tico-cientficas, reunies
de sade e nutrio;
orientar procedimentos de
pesquisas, aprimoramento
e segurana do trabalho
nas creches.

- Participar do processo
seletivo de profissionais da
rea, elaborar provas e
realizar entrevistas

- Realizar reunies com
funcionrios e pais
usurios sobre as aes
desenvolvidas para o a-
cesso ao saber e formao
integral da criana

- Relatrios

- Provas

- Relatrios individuais das
crianas
- Relatrios de grupos
- Projetos
5

1

42

6
15
1
Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Preservar
Eliminar

- Controlar a ao educati-
va e cuidado assistencial:
a) alimentao

- Circulares psicopedag-
gicas
- Rotinas
- Livros de presena
- Autorizaes dos pais
para passeios
- Pronturios individuais
das crianas

1

1
1
42

42

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

200

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Controlar a ao educati-
va e cuidado assistencial:
b) sade

- Relatrios de custos de
gneros

- Relatrios de controles
de estoque de gneros
no perecveis

- Pedidos de gneros pe-
recveis

- Pedidos de gneros no
perecveis

- Notas de entrega

- Acompanhamentos de
ingesto alimentar do
mdulo I

mento das crianas

- Fichas de prateleira

- Consumos dirios de g-
neros
sade
- Carteiras de vacinao
- Fichas mensais de aci-
dentes
1

1

1

1

1

1

42

1

1

42

42
42
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

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Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
201

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Realizar atividades pres-
tar apoio administrativo
- Exames mdicos admis-
sionais
- Relatrios individuais de
intercorrncias
- Grficos pondo-estatural
- Prescries e encami-
nhamentos mdicos
- Fichas de sade e hbi-
tos de sono
- Resultados de triagem
odontolgica, oftamolgi-
ca, fonoaudiolgico, exa-
mes de sangue, fezes e u-
rina

- Cartas (originais)
- Cartas (cpias)
- Pedidos de demisso
(cpias)
- Advertncias (cpias)
- Memorandos (cpias)
- Requisies internas (c-
pias)
- Autorizaes para movi-
mentao de patrimnio
- Agendas de horrios de
reunies com os pais

42

42

42
42

42

42

1
1
1

1
1
1

1

1
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
- Supervisionar a comisso
de pais

- Ofcios
- Circulares

5
5

Eliminar
Eliminar

202

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Supervisionar o Projeto
USP/Recicla
- Recibos de venda de
composto
- Recibos de entrega de la-
tas
- Declaraes de desistn-
cia de vagas
- Pronturios dos funcion-
rios

- Boletins/atestados de fre-
qncia (cpias)
- Adiantamentos (cpias)
- Certificados de garantia
de equipamentos

1

1

1

Durante o
contrato de
trabalho

1

5
5
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar
Preservar
203

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.4.2

PROGRA-
MAS E
PROJETOS
- Analisar a viabilizao de
projetos educacionais,
coordenao e controle
da programao anual de
formao continuada, a-
travs de cursos, semin-
rios e treinamentos reali-
zados pela Diviso de
Creches

- Coordenar e controlar a
programao anual de a-
perfeioamento e capaci-
tao dos profissionais das
reas, realizadas em insti-
tuies externas

- Coordenar e controlar
projetos de pesquisa na
rea de educao infantil

Projeto de Fonoaudiologi-
a/FMUSP

Projeto de Odontologi-
a/Servio de Odontologi-
a/HU

- Ofcios
- Fax
- Ofcios (3 via)
- Solicitaes de verba

- Ofcios (3 via)

vidades

triagem odontolgica
vidades

1
1
1
1

1
1

1

1

6
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar
204

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Projeto Oficina de Infor-
mao - Proesi/ECA-USP

- Coordenar e controlar es-
tgios no remunerados

controlar a aplicao de
recursos oramentrios e
extra-oramentrios

estoques e reposio de
materiais de consumo, pe-
daggico e permanente

controlar as atividades de
- Ofcios
- Boletins OFIN Informa

- Ofcios
- Relatrios

- Transferncias oramen-
tria para a creche de Ri-
beiro Preto (cpias)
(3 via)
(3 via)
- Notas fiscais (3 via)

de materiais de consumo e
permanente (3 via)
- Solicitao de verbas
para aquisio de mate-
riais de consumo (3 via)
- Requisies internas
- Ofcios
- Memorandos
- Catlogos

- Pedidos de demisso
(cpias)
1
6

5
6

1

1

1

1
10

1

1

1
5
1
1

2

Eliminar
Preservar

Eliminar
Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

205

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
pessoal - Pedidos de reativao de
vagas (cpias)
- Pedidos de criao de
vagas (cpias)
- Editais (cpias)
- Ofcios

1

1

1
5

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

o desempenho das cre-
ches

o desempenho da promo-
o de sade e nutrio
nas creches

- Compilar dados para a
elaborao do relatrio
anual de atividades

- Compilar dados para a
elaborao do relatrio
anual de sade

- Coordenar projetos de
novas edificaes e/ou re-
vidades
sade
das creches

vidades
sade
das creches



- Ofcios
- Relatrios de viabilidade
12

12

12

12

12

12

1

1

5
5
Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Preservar
206

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
formas

- Solicitaes de conser-
tos (cpias)

1

Eliminar
Coordenao, superviso
e orientao das ativida-
des e resultados dos seto-
res de psicopedagogia de
sade e nutrio para o
melhor desempenho do
atendimento integral
criana, famlia e aos
funcionrios da Diviso de
Creches

- Supervisionar o atendi-
mento integral criana e
famlia nas creches

- Supervisionar estgios
de alunos, professores e
pesquisadores

programao anual de for-
mao continuada, atra-
vs de cursos, seminrios
e treinamentos realizados
pela Diviso de Creches

- Controlar a programao
anual de aperfeioamento
e capacitao de recursos
humanos dos profissionais
das reas, e em institui-
es externas

- Supervisionar projetos de
pesquisa desenvolvidos
em todas as Creches

- Relatrios

- Folders
- Cadernos de resumos
- Cartazes

12

5
5
5

Preservar

Preservar
Preservar
Preservar

- Supervisionar projeto de
Fonoaudiologia/FMUSP

207

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Supervisionar o Projeto
Oficina de Informao -
PROESI/ECA-USP

- Planejar, executar e con-
trolar a aquisio de brin-
quedos e jogos; materiais
pedaggicos diversos, jo-
gos, fitas cassete, fitas pa-
ra vdeo, livros

- Folders
- Catlogos especficos de
brinquedos, editoras, vi-
deotecas, filmotecas

1
1

Preservar
Preservar
- Participar de projetos de
pesquisa

- Examinar currculos de
candidatos aos processos
seletivos da Diviso de
Creches

- Contribuir na elaborao
de relatrios tcnicos (par-
ciais ou finais), para publi-
cao, disseminao e a-
valiao das atividades

- Supervisionar e controlar
o desempenho das cre-
ches Central, Oeste, Sa-
de e Ribeiro Preto

- Relatrios

- Relatrios

5

5

Preservar

Preservar
208

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.4.2.1

PSICOPE-
DAGOGIA E
RECURSOS
HUMANOS
Superviso e orientao
das atividades e resulta-
dos para o melhor desem-
penho no atendimento in-
tegral criana, famlia e
aos funcionrios das Cre-
ches: Central, Ribeiro
Preto, Sade e Oeste;

- Supervisionar e orientar a
elaborao da programa-
o psicopedaggica das
creches

- Utilizar tcnicas pedag-
gicas e psicolgicas apli-
cadas educao, sade,
trabalho e comunidade

- Supervisionar e orientar o
desenvolvimento de proje-
tos voltados para os
clientes das creches

- Coordenar solicitaes
de estgios no remune-
rados, de alunos, profes-
sores e pesquisadores

- Coordenar e participar de
projetos interdisciplinares

- Assessorar projetos inte-
grados a outras unidades
educacionais

- Supervisionar pedagogos
e psiclogos de todas as
creches

- Relatrios

- Ofcios/solicitaes de
estgios
- Relatrios
lidade

- Relatrios
- Ofcios

5

5

5
5

2
2

Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar
Preservar

209

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Planejar e executar a a-
quisio de material pe-
daggico

- Efetuar levantamento das
necessidades de treina-
mentos, reciclagens e for-
mao continuada para
funcionrios

- Coordenar cursos e trei-
namentos para tcnicos e
funcionrios

- Participar de atividades
didtico-cientficas

- Organizar textos de pe-
ridicos e artigos para a in-
formao e formao de
educadores e tcnicos de
apoio educativo

- Notas fiscais (cpias)
- Notas de entrega (c-
pias)
- Catlogos

- Ofcios
- Folders

- Apostilas
1
1

1

5
5

5
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Preservar
Preservar

Preservar
210

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.4.2.2

SADE E
NUTRIO
o e controle das ativida-
des anuais relativas nu-
trio e sade integral da
criana de 4 meses a 6
anos e onze meses das
creches
- Elaborar provas para se-
leo de funcionrios

- Contribuir na elaborao
de relatrios tcnicos (par-
ciais ou finais), para publi-
cao, disseminao e a-
valiao de atividades

- Promover aes educati-
vas aos responsveis pela
sade e nutrio das
crianas nas creches

- Planejar refeies que
atendam 70% das neces-
sidades nutricionais, para
todas as crianas/cardpio

- Provas de seleo

- Relatrios

- Agendas de reunies es-
pecficas
- Relatrios

- Listas de gneros ali-
mentcios no perecveis
- Relatrios de custos
mensais

1

5

1

5
5

1
1

1

Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar
Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
- Supervisionar estgios
curriculares de alunos,
pesquisadores e docentes

- Elaborar avaliao pe-
ridica do trabalho corri-
gindo possveis desvios

- Subsidiar o acompanha-
mento e orientao proje-
tos especiais

211

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Odonto/Oftalmo/Fono

- Realizar exame mdico
admissional/diagnstico e
tratamento de crianas
matriculadas

- Orientar profissionais
nos procedimentos tcni-
cos de/para a sade da
criana e do adulto

- Planejar, acompanhar e
controlar a aquisio de
gneros perecveis; gne-
ros no perecveis; utens-
lios e equipamentos para
cozinha e lactrio

- Relatrios

(3 via)
(3 via)
- Notas ficais (cpias)
pias)

1

1

1

1
1

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
212

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.5

ADMINIS-
TRAO E
FINANAS
fas administrativas
- Solicitaes de uniformes
- Catlogos
- Dossis de funcionrios
- Exames peridicos
- Autorizaes de refei-
es
- Comunicados (cpias)
- Comunicados (originais)
- Normas administrativas
- Matrizes
- Guias de remessa
- Formulrios/termos de
responsabilidade
- Listas de alunos da Esco-
la de Aplicao

1
1
1
10
10
1

5
5
5
10
1
10

1

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar

Eliminar
- Controlar e administrar
custos atravs de clculos
per capita de gneros e
material de consumo

- Controlar e recolher tic-
kets de refeies dos usu-
rios por categoria

- Impressos bsicos de per
capita
- Relatrios mensais
- Custos dirios de merca-
dorias
- Inventrios de estoque
- Relatrios de consumo
das reas

- Boletins dirios
- Tickets cancelados
- Relatrios quinzenais

1

1
10
5

1
1
1

5
1
5

Eliminar

Eliminar
Preservar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

213

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Preparar documentos e
protocolados

- Manusear, conferir e re-
ceber numerrios atravs
de comandas e vendas de
tickets, depsitos banc-
rios e controle da numera-
o
- Protocolos

- Boletins dirios (3 via)
dirio de numerao
(4 via)
- Livros-caixa
- Relaes de cheques
- Transferncias de verbas
- Comandas de garon

2

5
5

5

5
5
5
5

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

214

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
15.5.1

CLUBE DOS
FUNCION-
RIOS
- Administrao do Clube
dos Funcionrios
- Controlar a utilizao do
espao de lazer e entrete-
nimento

- Controlar a utilizao do
espao cedido lanchone-
te

- Vigiar reas internas e
externas

- Abastecer o espao com
materiais de consumo e
permanentes

- Fazer manuteno de
mobilirios e equipamen-
tos

- Ofcios
usurios
custo/usurio

- Contratos de concesso
de uso
- Ofcios


de manuteno
bens patrimoniais

- Memorandos
- Comunicados internos
- Ofcios
- Portarias
- Circulares

5
5

5

5

5

5
5

5

5

5

5
5
5
5
Vigncia
Vigncia
Eliminar
Preservar

Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

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Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

215
16 COORDENADORIA DE COMUNICAO SOCIAL - CCS

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
16

COORDENA-
DORIA DE
COMUNICA-
O
SOCIAL

(CCS)

Organizao e manuten-
o da Rdio, Jornal, Re-
vista da USP, Boletim Es-
pao Aberto e da Agncia
de Notcias e administra-
o dos espaos para e-
ventos

Resoluo N 3608, de 27/11/89

216

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
16.1

RDIO-
DIFUSO

Administrao da Rdio
USP

- Organizar e controlar a
programao

- Manter os programas
musicais

- Manter programas jorna-
lsticos e educativos

- Organizar, manter e atua-
lizar a discoteca

- Ofcios
- Memorandos
- Solicitaes internas
- Programas

- Documentrios (discos
de vinil e CD`s)
- Relaes dirias de di-
reitos autorais

- Textos
programas especiais)

5
1
1
5

5

1

1
1

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar

Eliminar

Preservar
Eliminar

217

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
16.2

EDITORA-
O E JOR-
NALISMO

Composio do Jornal da
USP, Revista da USP e
Boletim Espao Aberto

Manuteno da Agncia
de Notcias, incluindo seto-
res de fotografia e de ban-
cos de dados

Organizao da editorao
do material que lhe for
destinado

- Recolher notcias de
agncias e da Internet

- Criar a diagramao

- Executar a reviso do
material a ser editado

- Relatrio de controle de
assinantes
- Ofcios
- Memorandos
- Textos

- Boletins
- Textos a serem divulga-
dos
- Documentrios (fotogra-
fias)

- Textos a serem publica-
dos (filmes e chapas para
impresso)
- Ofcios
- Memorandos
- Solicitaes

5

5
1
1
5

5
1

5

5

5
1
1

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Eliminar
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Preservar

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Eliminar

Preservar

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Eliminar

218

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
16.3

ARTES
GRFICAS

Preparao do material a
ser editado

- Compor e produzir a arte-
final

- Executar a impresso
off-set ou a impresso gr-
fica

- Oramentos
- Memorandos
- Ofcios

- Ordens de servio

1
1
5
5

1
1

Eliminar
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Eliminar
Eliminar

219

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
16.4

ESPAOS
DE
EVENTOS
Agendamento e supervi-
so do uso dos espaos
para eventos
- Controlar o uso do audi-
trio das Colmias

- Controlar o uso do anfi-
teatro de convenes e
congressos

- Programas mensais
- Ofcios
- Memorandos
- Relatrios

- Agendas
1
5
1
1
5

1
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220
17 COORDENADORIA EXECUTIVA DE COOPERAO RGOS CENTRAIS DE DIREO E SERVIO
UNIVERSITRIA DE ATIVIDADES ESPECIAIS - CECAE

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
17

COORDENA-
DORIA
EXECUTIVA
DE COOPE-
RAO UNI-
VERSITRIA
DE ATIVIDA-
DES ESPE-
CIAIS

(CECAE)

Agilizao, articulao e
apoio s atividades de ex-
tenso, atuando de forma
entrosada com a Cmara
de Extenso, em benefcio
dos servios comunida-
de

Administrao da coope-
rao entre a USP e os
organismos estatais

Resoluo RUSP N 3911 de
12.02.92

rao entre a USP e ou-
tras universidades
- Apoiar os projetos de ex-
tenso para a comunidade
escolar

- Dar assistncia tcnica
aos CAICs e capacitao
de seu pessoal

- Atender demanda do
sistema escolar de 1 e 2
graus (Estadual/Municipal)

- Elaborar projetos de edu-
cao profissional

- Elaborar catlogos de
servios de educao da
USP
- Ofcios
- Projetos
- Relatrios
- Papers

- Ofcios
mento de processos
- Recortes de jornal sobre
visitas
- Relatrios de estudos e
pesquisas
- Registros de treinamento
- Apostilas
- Certificados
- Cadernos - PRONAICA
- Processos USP/MEC
- Processos USP/FNDE

- Ofcios
- Projetos
- Publicaes
- Relatrios

- Ofcios
- Projetos
- Publicaes
- Relatrios

- Ofcios
- Projetos
- Publicaes
5
5
5
5

5
5

1

5

5
5
2
5
1
1

5
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5

5
5
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5

5
5
5
Eliminar
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221
RGOS CENTRAIS DE DIREO E SERVIO 17 COORDENADORIA EXECUTIVA DE COOPERAO

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Apoiar a produo audio-
visual

- Atender demandas da
rede escolar

- Gerenciar as pginas da
USP na Internet

- Promover cursos e semi-
nrios comunidade inter-
na e externa

- Relatrios

- Balanos de projeto
- Ofcios
cursos
- Fichas de inscrio em
cursos
mostras
seminrios
- Fichas de presena em
reunies
- Fichas de inscrio
- Atas/memrias de reu-
nio

- Ofcios

nio
- Ofcios
- Relatrios

- Ofcios
- Folders
- Recibos
- Relatrios

5

1
5
5

1

1

1

1

1
1

5

1

5
5

5
1
5
5

Preservar

Preservar
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222
17 COORDENADORIA EXECUTIVA DE COOPERAO RGOS CENTRAIS DE DIREO E SERVIO

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
rao entre a USP e a co-
munidade

rao entre a USP e as
empresas

- Promover encontros edu-
cativos nas Unidades e/ou
rgos da USP em todos
os seus Campi

- Dar apoio logstico aos
projetos de Extenso Uni-
versitria

- Dar atendimento s de-
mandas apresentadas pela
sociedade civil organizada/
Organizao do Meio Am-
biente

- Dar atendimento de-
manda de mdias e gran-
des empresas para parce-
rias tcnicas e cientficas

- Dar atendimento s con-
sultas advindas de empre-
sas e/ou empreendedores

- Folders
nio
- Ofcios
- Projetos
- Relatrios
- Relatrios (cpias)

- Ofcios
- Cartas
- Projetos
- Publicaes
- Relatrios

- Ofcios
- Projetos
- Publicaes

- Cartas
- Ofcios
- Manuais

- Cartas
- Fichas de consulta
- Guias de remessa
- Listagens sumrias das
fichas de consultas
- Recibos
- Relaes nominais de
1
1

5
1
1
1

5
1
5
5
5

5
2
2

1
5
5

1
Vigncia
1
1

5
5
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223
RGOS CENTRAIS DE DIREO E SERVIO 17 COORDENADORIA EXECUTIVA DE COOPERAO

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

Coordenao da execuo
de projetos especiais da
USP

- Estabelecer parcerias en-
tre a USP e as empresas
para pesquisa e de-
senvolvimento

- Promover seminrios de
sensibilizao e atualiza-
o tecnolgica

- Dar apoio s reas de
projeto

pagamento
to
- Relatrios de despesa
- Relatrios de pagamento
- Requisies de paga-
mento

- Cartas
- Ofcios
- Manuais

- Apostilas
- Cadastros de mala direta
- Listas de presena
atividades

- Folders
- Guias de remessa
- Ofcios
- Relatrios
- Memorandos

2

5
1
1

1
5
1

2
5
1
5

1
1
5
1
1

Preservar

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224
RGOS CENTRAIS DE DIREO E SERVIOS
18 PREFEITURAS DOS CAMPI ADMINISTRATIVOS

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.1

CONSELHO
DO CAMPUS

PREFEITU-
RAS DOS
CAMPI
ADMINIS-
TRATIVOS:

SO PAULO
(PCO)

BAURU
(PCAB)

PIRACICABA
(PCLQ)

PIRASSU-
NUNGA
(PCAPS)

RIBEIRO
PRETO
(PCARP)

SO
CARLOS
(PCASC)

Promover o entrosamento
das atividades comuns de
interesse das unidades in-
tegrantes do Campus, de
forma a atender os princ-
pios de integrao e eco-
nomia de recursos.

Aprovar proposta oramen-
taria da Prefeitura do Cam-
pus.

Propor ao FUNDUSP o
plano de obras e reformas
de interesse comum do
campus.

Aprovar as normas de fun-
cionamento.

Proceder elaborao da
lista trplice para escolha do
Prefeito.

Sugerir s Unidades medi-
das que julgar oportunas
para o aperfeioamento
dos servios essenciais de
interesse comum.

Propor Reitoria acordos,
convnios ou contratos
- Pautas de reunio
- Atas de reunio
- Pareceres
- Resolues
- Deliberaes
1
1
1
5
5
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
225

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
com entidades pblicas ou
privadas, nacionais ou in-
ternacionais

Deliberar sobre a ocupao
e utilizao de bens im-
veis e reas comuns do
Campus

Opinar sobre alienao,
transferncia ou ocupao
de bens imveis de res-
ponsabilidade da Prefeitura

Deliberar sobre aceitao
de doaes e legados
quando no clausulados

Opinar sobre o Plano Dire-
tor elaborado pelo
FUNDUSP

Propor ao Reitor o regimen-
to do Campus e suas modi-
ficaes

Deliberar sobre avaliao
de desempenho dos servi-
dores

226

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.2

GABINETE
DO
PREFEITO

Administrar e coordenar to-
das as atividades do Cam-
pus

Obs.: As competncias foram gene-
ralizadas a partir da consulta aos
respectivos regimentos.

- Cumprir e fazer cumprir,
no mbito da Prefeitura, as
normas da Universidade

as decises do Conselho
do Campus

- Exercer o poder discipli-
nar no mbito da Prefeitura

- Controlar o atendimento
mdico
- Portarias GR (cpias)
- Resolues GR (cpias)
- Ofcios-circulares
- Planos de ao anual
- Portarias do Prefeito
- Ofcios

- Agendas de consulta
- Guias mdicas para con-
sultas
- Relatrios
- Processos

Vigncia
Vigncia
Vigncia
5
1
5
5

1
1

5
5
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar
Preservar
Administrao das ativida-
des e servios de interesse
comum das Unidades as-
sim como prover a conser-
vao das reas de uso
comum do Campus

Cooperao na elaborao
e atualizao do plano dire-
tor territorial do Campus

- Controlar o uso de ocupa-
o do solo do Campus

- Controlar a vigilncia

- Promover eleio de re-
presentantes discente e
no docente junto ao Con-
selho do Campus

- Promover as eleies dos
servidores para escolha de
representantes do CTA, da
congregao e de outros
colegiados

- Ofcios
- Circulares
- Portarias
- Atas
- Cdula de votao
- Listagens de resultados
- Processos de eleio

5
5
5
5
5
5
5

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

227

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.2.1

SECRETARIA

Realizao dos servios de
secretaria do Prefeito
agenda

externo

pertinentes ao Prefeito

co de dados

- Agendas mensais
- Agendas dirias

- Ofcios
1
1

5
Eliminar
Eliminar

Eliminar
228

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.2.2

APOIO
ADMINIS-
Realizar atividades de a-
poio administrativo
- Controlar o estoque e a
reposio de material de
consumo

- Memorandos/ formulrios
de requisio de material
- Ofcios-circulares
- Portarias(cpias)
1

5
Vigncia
Eliminar

Preservar
Eliminar
TRATIVO - Acompanhar as normas

229

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.3
OBRAS E
SERVIOS
Cooperao na elaborao
do Plano de Obras do
Campus
- Elaborar planejamento de
obras
- Projetos
- Cronogramas
- Ordens de servio

5
5
5
5
Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Responsabilizar-se pela
execuo, controle, fiscali-
zao de novas obras e re-
formas e pela manuteno
dos edifcios do Campus

- Elaborar medies de
obras
- Planilhas de medies 5 Eliminar
Conservao e reparo das
obras de uso comum do
Campus como pavimenta-
o, cabines, abrigos, pra-
as e monumentos

- Fiscalizar obras e elaborar
pareceres tcnicos de a-
cordo com normas do
CREA
- Laudos
- Memoriais
- Atestados
- Notificaes
- Pareceres
2
5
5
5
5
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Execuo e conservao
da pintura em obras de uso
coletivo
- Acompanhar os servios
de execuo de obras e/ou
reformas
- Relatrios
- Ofcios
- Cartas
- Informativos
- Memorandos
- Catlogos
- Ordens de servio

5
5
5
1
1
1
Vigncia
5
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Controlar EPIs

- Planilhas
- Listas de materiais
- Oramentos
- Ofcios
- Memorandos
1
1
5
5
1
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

230

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Controle da execuo das
obras civis
- Controlar as horas traba-
lhadas por ordem de servi-
o

- Controlar ordens de servi-
o finalizadas

- Elaborar listas de mate-
riais e oramentos

231

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.3.1

PLANEJA-
MENTO E
PROJETOS
Administrao e planeja-
mento de projetos
as assinaturas e renova-
es de peridicos

- Processos de aquisio
de assinatura
- Ofcios
- Requisies
- Relaes/listagens de pu-
blicao
- Revistas da rea de en-
genharia
- Peridicos da rea de en-
genharia

5

5
1
Alimentao

Durante uso

Durante uso

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar

Eliminar

- Conferir medies e tari-
fas pblicas
- Faturas de tarifas gua e
esgoto
- Faturas de tarifa eltrica

5

5
Eliminar

Eliminar
- Elaborar, coordenar e su-
pervisionar projetos

- Acompanhar a execuo
fsica de obras e respecti-
vos prazos e padres de
qualidade
- Memoriais descritivos
- Oramentos
- Artes finais

- Grficos
- Projetos
- Tabelas
- Planilhas de recadastra-
mento fsico
- Remanejamentos e adap-
taes
- Documentrios de execu-
o de obras (fotografias)
- Cronogramas fsico-finan-
ceiros
- Cpias heliogrficas

5
5
5

1
5
1
5

5

5

5

5
Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar

Preservar

Preservar

Eliminar

Preservar
232

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Executar a reproduo
heliogrfica
o de servios
- Cartas solicitao
o de material

1

1
1
Eliminar

Eliminar
Eliminar

- Executar a reproduo
fotogrfica e de vdeo

- Confeccionar materiais
didticos e documentao
de experimentos

- Confeccionar fotos para
publicaes
o de fotos e vdeos
- Cartas solicitao

- Ofcios
- Relatrios
o de material

o de fotos e vdeos
- Cartas de solicitao

1

1

5
5
1

1

1
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

233

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.3.2

MANU-
TENO E
AMPLIAO
DE REDES
TELEF-
NICAS, EL-
TRICAS E
HIDRU-
LICAS
Acompanhamento e contro-
le dos servios de manu-
teno e ampliao das re-
des telefnicas, eltricas e
hidrulicas do Campus
- Efetuar servios de am-
pliao e manuteno pre-
ventiva e corretiva das re-
des telefnicas, eltricas e
hidrulicas
formatizado
- Boletins de servios
- Ofcios
- Planilhas de custos de
materiais
o de servios
o de materiais
- Informaes
- Memoriais descritivos das
instalaes
- Relatrios de ligamento /
desligamento/religamento

Alimentao

5
5
5

1

1

1
3

5

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Preservar

Eliminar

- Efetuar manuteno das
redes de gua, esgotos,
guas pluviais, iluminao
pblica e telefonia nas -
reas e edifcios do Campus

- Executar e manter siste-
ma de ar- condicionado nos
edifcios do Campus

- Elaborar projetos de ins-
talao ou de reforma
- Organizar catlogos de
materiais e equipamentos

- Recibos de retirada e de-
voluo de aparelhos

- Projetos
- Catlogos
- Planilhas

3

1
Vigncia
5

Eliminar

Preservar
Eliminar
Eliminar

234

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.3.3

MANUTEN-
O CIVIL
- Elaborar listas de
materiais e oramentos
- Listas oramentrias
- Planilhas/relatrios
- Ofcios-circulares
- Portarias (cpias)

5
5
1

Vigncia
Vigncia
Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar
Eliminar

- Controle de EPIs

- Controle de ordens de
servio finalizadas

- Controle das horas traba-
o

235

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.3.4

MANUTEN-
O DE
EQUIPAMEN-
TOS
Controle do uso e manu-
teno de veculos, inclusi-
ve o transporte coletivo

Controle de outros equipa-
mentos tais como cortadei-
ras de grama, compresso-
res, torno, solda, serralhei-
ra

o de material
- Ofcios-circulares
- Portarias (cpias)

5
5
1

Vigncia
Vigncia
Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar
Eliminar
- Controlar EPIs

o finalizadas

- Controlar horas trabalha-
das por ordem de servio

236

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.3.5

CARPINTA-
RIA E
Execuo de servios de
carpintaria e marcenaria
- Realizar reformas e ma-
nuteno de mveis em ge-
ral

5
5
Eliminar
Preservar
MARCENA-
RIA

- Controlar EPIs

o finalizadas

- Controlar horas trabalha-
das por ordem de servio

237

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.3.6

JARDI-
NAGEM E
LIMPEZA
PBLICA

Administrao e controle
dos servios nos parques,
jardins, vias reas em geral
de uso comum

- Manter viveiro de plantas
- Manter reservas florestais
do Campus
- Ofcios-circulares
- Portarias (cpias)
5
5
1

Vigncia
Vigncia
Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar
Eliminar
- Limpeza de praas e
caladas, bem como mu-
dana de mveis
- Formulrios de ordem de
servio
- Ofcios
- Memorandos
1

1
1

Eliminar

Eliminar
Eliminar
- Controle de EPIs

- Controle de ordens de
servio finalizadas

- Controle das horas traba-
o

238

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.3.7

SEGURANA
Execuo de rondas notur-
nas e diurnas no Campus

- Controle de escalas de
servios, elaborao de
ocorrncias

- Escalas de servio
- Boletins de ocorrncia
- Memorandos
- Ofcios

5
5
1
5

Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar

239

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.3.8

PABX
Atendimento e orientao
ao pblico em geral

- Operar mesa telefnica

- Receber e transmitir liga-
es locais, nacionais e in-
ternacionais

- Relatrios de ligaes
- Planilhas de ramais
- Memorandos
- Ofcios
- Listas telefnicas

1
5
1
5
5

Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

240

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.4

ATIVIDADES
CULTURAIS

Administrao e desenvol-
vimento de projetos rela-
cionados com a difuso da
cultura na comunidade

Controle das atividades cul-
turais no Campus

Manuteno da Rdio do
Campus
- Desenvolver projetos re-
lacionados com a difuso
da cultura na comunidade

- Exercer atividades de
assessoria de imprensa

- Oferecer espao e incen-
tivo a artistas emergentes
da comunidade do Campus

- Organizar e divulgar cur-
sos de lnguas estrangeiras
e/ou de msica e dana

- Promover e realizar even-
tos culturais

- Organizar e controlar o
acervo (obras de arte)

- Coordenar e executar as
atividades complementares
da Universidade Aberta
Terceira Idade

integrao junto aos calou-
ros e esposas dos alunos
da ps-graduao

- Convites
- Memorandos
- Ofcios
- Cartazes
- Cadastros de artistas
(releases)
- Fichas de matrcula
- Folders
- Memorandos / formulrios
o de servio
acervo

1
1
5
1
1
1

5
1
1
1

1

1

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar

Eliminar

Preservar
241

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.5

CENTRO DE
CONVI-
VNCIA
INFANTIL
o e execuo de ativida-
des educacionais, psicol-
gicas e recreativas de
crianas (3 meses de idade
at completar 7 anos)
- Realizar atividades re-
creativas e psicolgicas, in-
clusive passeio com as
crianas, por faixa etria

- Realizar eleies de re-
presentantes das mes

- Realizar reunies trimes-
trais com pais visando o
acompanhamento do de-
senvolvimento dos filhos

- Controlar o nmero de
crianas atendidas pelo
Centro
- Documentrios (filmes e
fotografias)

- Circulares
- Cdulas
- Listas de presena
- Mapas de apurao

- Listas de presena
- Livros de ocorrncias

- Relaes mensais das
crianas (banco de dados)
- Listas de espera (banco
de dados)

- Livros de matrcula

- Fichas de inscrio
42
42
1

5
1
1
1
1

1
at completar
o livro

Alimentao

Alimentao

At completar
o livro

5
42
Eliminar
Eliminar
Preservar

Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar

Preservar

Eliminar
Eliminar

- Controlar a sade e
desenvolvimento da criana
- Atestados mdicos
- Fichas de encaminha-
mento de enfermagem
- Relatrios dirios de en-
fermagem
42
1

5

Eliminar
Eliminar

Eliminar

242

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
exames fsicos

- Grficos de controle pon-
do-estatural

- Quadros ilustrativos pon-
do-estatural
sade

At desliga-
mento
(devolver ao
interessado)

At desliga-
mento
(devolver ao
interessado)

1

42

Eliminar

Eliminar
- Controlar a vacinao das
crianas

- Quadros de vacinao
- Fichas de vacinao


5
At desliga-
mento
(devolver ao
interessado)

42
Eliminar

Eliminar
- Controlar aplicao de
flor

- Receitas mdicas para
anti-trmicos
es de medicamentos

5

1
Eliminar

Eliminar

- Controlar a administrao
de medicamentos e anti-
trmicos

- Cardpios
toque

1
1

Eliminar
Eliminar

243

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
de requisies de material

1 Eliminar
- Fornecer alimentao e
higiene s crianas
- Relatrios de aceitao
de almoo

1 Eliminar

- Controlar aceitao do
almoo

244

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.5.1

CONSELHO
DELIBERA-
TIVO
Delibera sobre assuntos re-
lacionados ao Centro de
Convivncia Infantil
- Realizar reunies para de-
liberar sobre as atividades
do Centro de Convivncia
Infantil
- Pautas de reunio
- Atas de reunio
- Ofcios

1
1
1

Eliminar
Preservar
Eliminar

245

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.6

RESTAU-
RANTES E
LANCHO-
NETES
Administrao do Restau-
rante do Campus
- Efetuar compras diversas - Quadro de cotaes de
preos
de requisies de compra
- Ofcios
- Circulares
- Cartas

1

1

5
5
6
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Efetuar venda de tickets

- Controlar adiantamentos

- Controlar os servios de
catraca

- Controlar o custo mensal
dos gneros

- Elaborar previso de con-
sumo quinzenal de gneros
para planejamento das
compras

- Controlar as refeies

- Controlar os cardpios

- Boletins de caixa
- Recibos de depsito
- Relatrios mensais de ar-
recadao de tickets
- Relatrios de entrada e
sada de tickets
- Relatrios/ boletins de
catraca
- Mapas mensais de custo
per capita
- Mapas de custos reais
- Planilhas dos cardpios
- Planilhas de custo

- Mapas mensais de custo
per capita
5
5
5

1

1

10

5
1
5

10
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
- Mapas de custos reais
- Planilhas das refeies

10
10
Eliminar
Eliminar
246

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
de requisio de gneros
de requisio de materiais

1

1
Eliminar

Eliminar
- Controlar diariamente a
sada e consumo de car-
nes

- Memorandos
- Relatrios estatsticos di-
rios e mensais
anuais

1
1

5
Eliminar
Eliminar

Preservar
- Controlar diariamente a
sada e consumo de gnero
e produtos hortifrutigranjei-
ros

rios e mensais
anuais

1

5

Eliminar

Preservar
- Controlar a arrecadao
diria, mensal e anual

rios e mensais
anuais

1

5
Eliminar

Preservar
- Controlar a Bolsa-
Alimentao

- Relaes/listas de bolsas-
alimentao
1 Eliminar
247

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.7

ATIVIDADES
ESPORTIVAS
das atividades esportivas
do Campus
- Ministrar aulas de Educa-
o Fsica curricular.
- Calendrios semestrais
- Fichas de exames mdi-
cos
mensal
- Formulrios de matrcula
- Horrios de aulas
- Testes de avaliao
- Relatrios de avaliao e
de freqncia

10
10

10

10
10
10
10
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

- Ministrar cursos

- Administrar e orientar ati-
vidades esportivas no
Campus

- Fichas de exame mdico

- Listas de presena/ relat-
rios de freqncia
- Agendas de espao fsico
- Horrios de aulas
- Relatrios anuais
- Fichas de inscrio
- Autorizaes para uso de
dependncias

- Pautas de reunio
- Atas de reunio
- Avisos
- Circulares
- Cartazes

1
At o desli-
gamento
1
1

1
1
5
1
1

1
5
1
5
1

Preservar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar

248

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Efetuar a divulgao se-
mestral de prticas esporti-
vas

- Elaborar o planejamento
de modalidades esportivas

249

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.8

ASSIS-
TNCIA
SOCIAL
Assistncia social comu-
nidade do Campus

- Gerenciamento da con-
cesso de benefcios
sociais como: bolsa, mora-
dia e programas educativos
e de integrao

- Conceder benefcios so-
ciais atravs de bolsas

- Efetuar o encaminha-
mento mdico-hospitalar e
psicolgico
- Ofcios
- Cartas
- Fichas de inscrio
- Fichas de avaliao scio-
econmica
- Relatrios

- Agendas de consultas
- Memorandos
- Ofcios
- Relatrios de visitas
- Guias para exames
- Guias de encaminha-
mento

5
5
1
At o desli-
gamento
5

10
5
5
5
10
2
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
250

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.8.1

BOLSAS
E
MORADIAS
ESTUDANTIS

Coordenao e controle da
avaliao anual scio-
econmico para a conces-
so de bolsas-alimentao,
bolsas-trabalho, bolsas E-
duardo Panads; moradias
estudantis dentro e fora do
Campus e atividades de fi-
ana imobilirias

- Controlar a concesso de
bolsas-alimentao, bolsas-
trabalho, bolsas Eduardo
Panads e de moradias es-
tudantis

- Atualizar o banco de da-
dos de ofertas de moradia
fora do campus e imobili-
rias

de fiana imobiliria
- Fichas de controle de bol-
sas
- Fichas resumo de avalia-
o scio-econmico
- Listas comprovantes de
renda
- Resumos oramentrios
da famlia
- Resumos oramentrios
do aluno
- Termos de compromissos
- Relatrios

30

5

5

5

5

30
5
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Preservar
251

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.9

ASSISTN-
CIA TCNICA
AGROPE-
CURIA

- Gerenciamento tcnico
dos rebanhos
- Controlar os medicamen-
tos de uso veterinrio

- Fichas de controle de me-
dicamentos
- Ofcios
o de medicamentos
o de materiais

1

5
1

1

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

252

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.9.1

PLANEJA-
MENTO E
CONTROLE
des agrcolas
- Controlar a produo
agrcola

agrcola anual

- Fichas de lanamento
- Projetos
- Relatrios de produo
anual
- Memorandos
5
5
5

1
Eliminar
Preservar
Preservar

Eliminar
- Controlar e efetuar o pre-
paro do solo, a adubao e
o plantio

- Relatrios mensais
1
1
Eliminar
Eliminar
- Coordenar a fabricao e
distribuio de raes
- Relatrios/ programaes
- Memorandos
- Relatrios mensais

5
3
3
5
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Controlar e explorar as
madeiras de eucaliptos

- Fichas de entrada e sada
de estoque
- Relatrios mensais
2

5
Eliminar

Eliminar
253

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.9.2

ATIVIDADES
PECURIAS

Controle administrativo e
zootcnico das criaes
- Controlar administrativa e
zootecnicamente as cria-
es

- Relatrios das reas de
criao
5

Preservar
254

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.9.2.1

GADO
LEITEIRO
dades relativas ao rebanho
bovino
- Controlar a industrializa-
o do leite
- Tales de sada de pro-
dutos
- Relatrios dirios das en-
tradas, sadas e estoque
- Relatrios mensais
- Processos
- Tales de produo

5

5

5
5
5
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Acompanhar e controlar o
manejo e reproduo de
bovinos leiteiros

- Fichas de manejo
- Fichas de nascimentos
- Fichas de bitos
- Fichas mensais reprodu-
tivas
- Relatrios dirios de ma-
nejo

10
10
10
10

5

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar
abate de animais

- Acompanhar e controlar a
industrializao de produ-
tos crneos

- Acompanhar e controlar a
ordenha do gado holands
- Fichas de abate de ani-
mais

- Fichas de desdobramento
de carcaas
- Tales de produo

- Relatrios dirios de pro-
duo e ocorrncias

10

10

5

10

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

255

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.9.3

ATIVIDADES
VETERIN-
RIAS

des de explorao da pro-
duo e criao de animais
e aves

256

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.9.3.1

BUBALINO-
CULTURA
Coordenao e controle de
explorao animal
- Controlar a explorao
leiteira e de corte de buba-
linos
- Fichas de controle de ma-
nejo
nascimentos
- Fichas de controle de -
bitos
nejo
duo de leite
- Relatrios mensais
- Tales de produo

10

10

10

5

5

5
5
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar
257

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.9.3.2

SUINO-
CULTURA
explorao animal
- Coordenar a explorao e
criao de sunos
nejo
nascimentos
bitos
nejo
- Relatrios mensais

10

10

10

5

5
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
258

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.9.3.3

CUNI-
CULTURA
explorao animal
- Coordenar a explorao
da criao de coelhos
nejo
nascimentos
bitos
nejo
- Relatrios mensais

10

10

10

5

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

259

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.9.3.4

AVICULTURA
explorao animal
da criao de aves de pos-
tura e corte
- Tales de produo
duo de ovos por galpo
duo de ovos e consumos

5
5

5
Eliminar
Eliminar

Eliminar
260

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.9.3.5

EQINO-
CULTURA
explorao animal
- Coordenar e explorar a
criao de eqinos e mua-
res
nejo
nascimentos
bitos
nejo
- Relatrios mensais

10

10

10

5

5
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

261

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.9.3.6

BOVINOS DE
CORTE
explorao animal
de bovinos de corte
nejo
nascimentos
bitos
nejo
- Relatrios mensais

10

10

10

5

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

262

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.9.3.7

OVINOS E
CAPRINOS
explorao animal
criao de ovinos e capri-
nos de corte

produo leiteira de capri-
nos

nejo
nascimentos
- Fichas de controle de -
bitos
nejo
duo de leite
- Relatrios mensais
- Tales de produo

nejo
nascimentos
bitos
nejo
duo de leite
- Relatrios mensais
- Tales de produo

10

10

10

5

5

5
5

10

10

10

5

5

5
5
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar
263

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
18.10

BIOTRIO
E
ATIVIDADES
EXPERI-
MENTAIS DE
ANIMAIS
Coordenao e superviso
das atividades do setor

- Controlar o fornecimento
de maravalha

- Controlar a aquisio de
vacina junto a Diviso Vete-
rinria

- Controlar o fornecimento
de rao comercial

- Controlar a produo de
animais para laboratrio

- Boletins de ocorrncias
- Ofcios
- Relatrios de forneci-
mento de maravalha
- Relatrios de produo de
animais
mento de rao comercial
o de material
o de servios

5
5
5

5

5

1

1
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar

Eliminar

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Eliminar

264
19 COMISSO ESPECIAL DE REGIME DE TRABALHO - CERT

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
19

COMISSO
ESPECIAL
DE REGIME
DE
TRABALHO

(CERT)

Anlise das admisses de
docentes, opinio sobre
regime de trabalho, orien-
tao sobre a aplicao da
legislao pertinente.

Estatuto, art. 91
- Aprimorar os regimes de
trabalho na USP - RTC e
RDIDP

- Apurar, mediante sindi-
cncias, infringncias le-
gislao

- Interpretar e determinar a
aplicao das normas refe-
rentes aos regimes de tra-
balho

- Julgar relatrios no mbi-
to de suas atribuies

- Opinar sobre ingressos,
licenas, afastamentos,
contratos e nomeaes de
docentes

- Opinar sobre ingressos,
licenas, afastamentos,
contratos e nomeaes de
docentes

- Propor ao Reitor a edio
de normas que disciplinem
a aplicao da legislao

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Listas de presena
- Informaes (cotas)
- Ofcios
- Ordens do dia
- Pareceres

vidades
- Recortes do DOE

- Processos

5
1
1
5
5
1
5

5

Material de
consulta

Instruo
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265

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Zelar pelo cumprimento
do RTC e RDIDP


266

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
19.1

COMISSO
PERMANEN-
TE DE AVA-
LIAO

(CPA)

Avaliao dos Departa-
mentos das Unidades da
USP

Resoluo GR 3920 de 07.04.1992
- Ordens do dia
- Atas de reunio
- Cartas
- Pareceres
- Planilhas de acompanha-
mento
- Relatrios de auto-avalia-
o
- Bancos de dados de ca-
dastro de professores

1
5
1
5
5

5
5

Alimentao
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Preservar
Preservar

267
20 COMISSO CENTRAL DE RECURSOS HUMANOS - CCRH

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
20

COMISSO
CENTRAL
DE
RECURSOS
HUMANOS

(CCRH)
Gerenciamento da carreira
de funcionrios da USP
- Acompanhar a imple-
mentao das carreiras

- Acompanhar as propos-
tas de avaliao de de-
sempenho

- Acompanhar processos
de reviso de enquadra-
mento

- Acompanhar os salrios
de mercado

de RH

- Executar e ou revisar o
enquadramento na carreira
do pessoal ativo, inativo e
falecido

- Atas de reunio
- Pareceres da Comisso
Central
- Informaes
- Circulares
- Resolues
- Portarias
- Memorandos
- Ofcios
- Tabelas
- Listagens
5
5

2
2
Vigncia
Vigncia
1
5
Vigncia
Vigncia

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Preservar

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268
21 COMISSO DE COOPERAO INTERNACIONAL - CCInt

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
21

COMISSO
DE COOPE-
RAO IN-
TERNACIO-
NAL

(CCInt)

Assessoramento ao Reitor
nas relaes internacio-
nais da Universidade e
assistncia aos rgos
Centrais na rea de coo-
perao internacional

Estatuto, art. 34 3 e Regimento
Geral, Art. 36
- Analisar e apoiar finan-
ceiramente as viagens de
professores da USP ao ex-
terior

- Prestar apoio administra-
tivo-financeiro

- Avaliar e acompanhar a
execuo dos projetos de
cooperao

- Gerenciar os pedidos de
auxlio

- Gerenciar os programas
de professores visitantes

- Acompanhar os progra-
mas de intercmbio de es-
tudantes de graduao
(bolsistas)
- Cartas
- Ofcios
- Pautas de reunio
- Atas de reunio
vidades

- Notas fiscais
- Cadastros de convnios
internacionais
- Convnios

- Fichas de controle dos
professores visitantes
de professores visitantes
- Relatrios financeiros de
professores visitantes

- Cartazes sobre cursos e
bolsas no exterior
- Catlogos de cursos
alunos de convnio
- Programas de divulgao
de cursos e bolsas

2
5
1
5
5

5
5
Alimentao

Vigncia

Vigncia

5

5

5

Vigncia
Vigncia

1

Preservar
Preservar
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269
21 COMISSO DE COOPERAO INTERNACIONAL - CCInt

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Relaes de alunos es-
trangeiros
- Relatrios de desempe-
nho de estudantes bolsis-
tas
- Releases para Rdio e
Jornal da USP

1

5

1

Preservar

Preservar

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270
22 COMISSO CENTRAL DE INFORMTICA - CCI

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
22

COMISSO
CENTRAL
DE INFOR-
MTICA

(CCI)

na gerao e aplicao de
diretrizes gerais de infor-
mtica da USP; na propo-
sio e administrao de
programas especiais de in-
formtica; na criao de
postos de trabalho da rea
de informtica das diver-
sas Unidades da USP e
enquadramento do pes-
soal respectivo; na gera-
o e administrao do
Plano Diretor de Informti-
ca da USP;na gerao de
diretrizes para o proces-
samento cientfico a serem
seguidas pelo CCE; na
avaliao crtica da atua-
o das Unidades na rea
de informtica; na avalia-
o do desempenho do
CCE

Resoluo N 3385 de 07.01.1988,
alterada pela Resoluo 4064 de
25/02/94

- Assessorar o Reitor na
definio de diretrizes para
servios centralizados

produo e aplicao de
diretrizes gerais de infor-
mtica

proposio e administra-
o de programas espe-
ciais
- Estudos de custo de
equipamentos
- Normas de manuteno
e reposio
- Ofcios

- Ofcios-circulares
- Planilhas
- Portarias (cpias)
- Relatrios
- Tabelas

- Pautas de reunio
- Atas de reunio
- Resolues GR
- Normas sobre redes lo-
cais
- Manuais
- Planos de modernizao
- Planos de reestruturao
de sistemas
- Projetos de desenvolvi-
mento de sistemas
- Relatrios comparativos
de sistemas
nhamento de sistemas
- Relatrios orament-
rios

Vigncia

Vigncia

5

5
Vigncia
Vigncia
5
Vigncia

1
5
Vigncia
Vigncia

Vigncia
5
5

5

5

5

5
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271
23 SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS - SIBI

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
23.1

CONSELHO
SUPERVI-
SOR
Aprovao e emisso de
parecer sobre as atividades
de interesse do sistema
- Apreciar os assuntos refe-
rentes s atividades que
constituem a finalidade do
sistema

- Atas de reunies
- Atas de reunies com as-
sinaturas
- Pautas de reunies
- Deliberaes datadas e
numeradas
- Ofcios
- Relatrios

5
5

2
5

5
5
Preservar
Preservar

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Preservar

Preservar
Preservar
- Aprovar o plano anual de
ao do sistema

na escolha do diretor do
departamento tcnico do
SIBI, quando solicitado

- Aprovar o relatrio de ati-
vidades do sistema

- Encaminhar, anualmente,
ao Reitor, relatrio de suas
atividades, para conheci-
mento do Co

Resoluo 3571, art.9
o
, de 29/8/89

272

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
23.2

DIRETORIA

Resoluo 3571,
art.10, de 29/8/89
des tcnicas das bibliote-
cas da USP, para seu fun-
cionamento sistmico

- Estabelecer, coordenar e
acompanhar planos e pro-
gramas de ao
- Relatrios de anlises
- Atas de reunies com as-
sinaturas
- Levantamentos
- Ofcios
- Pautas de reunies
- Quadros, tabelas e gr-
ficos
- Regulamentaes
- Relatrios

5
5

5
5
5
2
5

5
5
Preservar
Preservar

Preservar
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Eliminar

Preservar
Preservar
Instituio e manuteno
de banco de dados com as
informaes documentrias
existentes nas bibliotecas e
as produzidas nas unida-
des

Acompanhamento da cola-
borao s bibliotecas na
implantao e manuteno
de base de dados na USP

Estabelecimento da disse-
minao da informao na
USP como um todo

Estabelecimento do fluxo
da informao entre os
componentes do sistema

- Estabelecer, coordenar e
acompanhar a execuo de
projetos, convnios e con-
tratos
- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Informaes
- Levantamentos
- Ofcios

- Quadros, tabelas e grfi-
cos
- Questionrios
- Relatrios sucintos
- Relatrios anuais
- Contratos
- Convnios
5
2
5
5
5
5, aps apro-
vao TCE
5

5
5
5
5
5
5
Preservar
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Preservar
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Preservar
Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
273

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Acompanhamento da exe-
cuo de procedimentos
normatizados nas bibliote-
cas do sistema

Desenvolvimento, apoio e
assistncia a estudos que
visem a padronizao dos
procedimentos a serem a-
dotados pelo conjunto das
bibliotecas e aperfeioa-
mento do pessoal tcnico e
auxiliar do sistema

Apresentao de proposta
de constituio de grupos
de estudos para assuntos
especficos

- Estabelecer comisses ou
grupos de estudos
- Atas de reunies
- Pautas de reunies
- Manuais
- Ofcios
- Publicaes
5
2
5
5
5
Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
274

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
23.3

TRATAMEN-
- Tomar decises no mbito
da Diviso
- Atas de reunies
- Pautas de reunies
5
1
Preservar
Eliminar
TO DA
INFORMA-
O

- Coordenar e controlar as
atribuies dos servios e
sees subordinadas

- Anlises
- Ofcios
- Pareceres
- Relatrios

5
5
5
5
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
- Providenciar a instruo
de expedientes que devam
ser submetidos conside-
rao superior

- Informaes de proces-
sos
5

5, aps apro-
vao do TCE
Preservar

Eliminar
- Executar plano anual de
atividades

- Ofcios
- Relatrios

5
5
Eliminar
Preservar
- Elaborar relatrios anuais

- Relatrios
- Ofcios

5
5
Preservar
Eliminar
- Manter a infra-estrutura
do servio

correspondncia
- Fichas de controle de fax
- Formulrios de ligaes
telefnicas

2

2
2

Eliminar

Eliminar
Eliminar
275

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
23.3.1

PROCESSA-
MENTO
AUTOMATI-
ZADO

inclusive sees
subordinadas

Coordenao e execuo
das atividades relativas ao
processamento tcnico au-
tomatizado de recursos bi-
bliogrficos
- Gerenciar a catalogao
cooperativa on-line
- Contratos
- Manuais
- Ofcios
- Relatrios
- Bancos de dados

5
Vigncia
2
5
Alimentao

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar

- Gerenciar o Banco de
Dados Bibliogrficos da
USP (Dedalus) Mdulo
Monografias e Publicaes
Seriadas
de uso e procedimentos
o
- Manuais
- Ofcios
- Projetos
o do software

5

5

5
5
5
2
Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
- Manter e atualizar os da-
dos USP em bases exter-
nas

- Ofcios
- Relatrios
- Relatrios tcnicos
- Tabelas de dados tcni-
cos

5
5
5
5
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
- Controlar a emisso de
relatrios off-line e outros
produtos Dedalus

- Relaes de cdigos de
produtos
- Solicitaes de listagens
5

5
Preservar

Eliminar
276

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Planejar e desenvolver
treinamentos de pessoal in-
terno ao DT/SIBI e das bi-
bliotecas do Sistema refe-
rentes aos servios auto-
matizados

- Manuais
- Ofcios
- Relaes de metas/parti-
cipantes
- Relatrios
- Cronogramas
o
- Formulrios de avaliao
- Listas de presena
- Formulrios de exerccios

5
5
5

5
5
5

5
5
5
5
5
Preservar
Eliminar
Preservar

Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
- Participar de eventos da
rea

- Certificados
- Relatrios de participao

5
5
Eliminar
Preservar
des relativas ao processa-
mento tcnico automatiza-
do de livros, teses, eventos
e outros materiais no pe-
ridicos, visando implan-
tao e manuteno do ca-
tlogo coletivo de monogra-
fias, catlogo de teses da
USP e catlogo de eventos

Estrutura do SIBI, 1985

- Acompanhar o cadastra-
mento on-line de monogra-
fias efetuado pelas bibliote-
cas

- Autorizaes
- Formulrios alt/rem/transf
- Listagens
- Pginas de rosto
- Planilhas

5
5
5
5
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

- Normalizar entradas de - Catlogos de obras raras Vigncia Preservar
277

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
obras raras e efetuar a
descrio bibliogrfica

- Fichas descritivas
- Manuais
- Pginas de rosto

5
5
5
Preservar
Preservar
Preservar
- Executar o projeto de
converso retrospectiva de
catalogao OCLC

- Bancos de dados
- Ofcios
- Projetos
- Tabelas de banco de da-
dos

Alimentao
5
5
5

Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
des relativas ao processa-
mento tcnico automatiza-
do de peridicos da USP,
visando implantao e
manuteno do catlogo
coletivo de peridicos da
USP, bem como o catlogo
coletivo nacional de peri-
dicos, ncleo regional de
So Paulo


- Acompanhar o cadastra-
mento on-line de publica-
es seriadas efetuado pe-
las Bibliotecas

- Autorizaes
- Formulrios alt/rem/transf-
ttulos
- Listagens
- Pginas de rosto
- Planilhas

5
5

5
5
5
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar
Preservar

Execuo de projetos es-
peciais
- Executar o projeto
CD-ROM unibibli

- Bancos de dados em CD-
ROM
- Listagens
- Ofcios
- Procedimentos
- Prospectos
- Relatrios
Vigncia

5
5
5
5
5
Preservar

Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
- Executar o projeto de em-
prstimo automatizado
- Bases de dados em
bibliotecas
Alimentao

Preservar

278

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
local

- Contratos
- Listagens
- Manuais
- Ofcios
- Relatrios

5
5
5
5
5
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
- Acompanhar a armazena-
gem de dados do projeto
FAPESP

- Contratos
- Projetos
- Propostas de fornecedo-
res
- Catlogos tcnicos
- Relatrios
- Softwares

5
5
5

5
5
Vigncia
Preservar
Preservar
Eliminar

Preservar
Preservar
Preservar

- Acompanhar o projeto U-
nivideo

- Bases de dados
- Cartazes
- Manuais
- Memorandos
- Ofcios
- Planilhas
- Prospectos
- Relatrios

Alimentao
5
5
2
5
5
5
5
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

- Supervisionar o desenvol-
vimento de atividades
tcnicas estabelecidas por
convnios

- Pareceres
- Informaes
- Processos
5
5
5
Preservar
Eliminar
Preservar

Anlise tcnica dos servi-
os executados pelas se-
es subordinadas, pro-
pondo, diretoria de divi-
do servio

- Editar o guia de bases de
- Memorandos
- Notas de servio

- Formulrios
5
5

5
Eliminar
Eliminar

Eliminar
279

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
so, procedimentos e me-
todologias para o seu apri-
moramento
dados existentes nas
Bibliotecas da USP

- Guias de bases de dados
- Ofcios

Vigncia
5
Preservar
Eliminar

Estrutura de SIBI, 1985
- Elaborar manuais e pro-
cedimentos

- Manuais
- Procedimentos

5
5
Preservar
Preservar
- Elaborar relatrios

- Relatrios mensais
- Relatrios anuais
- Relatrios extraordinrios
- Quadros estatsticos se-
manais

1
5
5
2

Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
- Controlar a freqncia e o
servio do pessoal

- Formulrios de compen-
sao

2
1

1
Preservar
Eliminar

Eliminar
- Planejar anualmente as
atividades do servio

- Cronogramas 5 Preservar

280

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
23.3.2

NORMALIZA-
O,
PUBLICA-
O E
DIVULGA-
O

inclusive sees
subordinadas
des relativas ao preparo e
normalizao de publica-
es geradas no Departa-
mento Tcnico e elabora-
o de notcias sobre o sis-
tema

- Normalizar e preparar pu-
blicaes
- Cadastros
- Bonecos de originais
- Memorandos
- Ofcios
- Relatrios de expedio
- Estatsticas
- Listagens
- Capas
- Boletins mensais
- Relatrios anuais
- Cadernos de estudos
- Catlogos
- Guias
tos
- Controles de expedio

Alimentao
5
1
5
5
5
Alimentao
5
1
5
5
5
5
5

2
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar

Coordenao da divulga-
o das atividades do sis-
tema
- Gerenciar o Banco de
Dados Bibliogrficos da
USP (Dedalus) mdulo
Produo do Corpo Docen-
te e Teses

- Gerenciar o funciona-
mento do banco

- Cpias de telas
nhamento
- Relatrios de modelagem
- Relatrios de ocorrncias
- Mensagens por e-mails
- Estatsticas
- Formulrios de dvidas
- Formulrios de fluxo de
remoes
- Listagens

5
5

5
5
1
5
2
2

5

Preservar
Preservar

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar

Preservar

281

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Realizar apresentaes
de divulgao do Sistema e
dos Projetos realizados
- Folhas de presena
- Transparncias
- Documentrios (filmes)

5
5
5
Eliminar
Eliminar
Preservar
- Organizar e participar de
eventos da rea

- Papers/textos
- Transparncias
- Relatrios de participao
- Autorizaes
- Avaliaes
- Cadernos de exerccios
- Listas de presena
- Manuais
nhamento
- Cartazes
- Folders
- Folhetos

5
5
5
5
5
5
5
5
5

5
5
5

Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar
Preservar
Preservar

es subordinadas e propor
diretoria de diviso pro-
cedimentos e metodologias
para o seu aprimoramento

- Planejar anualmente as
atividades do servio
- Metas de trabalho
- Rotinas de trabalho
- Roteiros de trabalho
5
Vigncia
Vigncia
Eliminar
Preservar
Eliminar
- Elaborar e submeter pro-
gramas e projetos apre-
ciao superior

- Memorandos
- Programas
- Projetos

1
5
5
5
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
282

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Solicitar servios gerais
de manuteno

- Memorandos 2 Eliminar
- Supervisionar o servio e
a freqncia dos funcion-
rios

- Relatrios mensais
- Relatrios anuais
- Memorandos
- Ofcios
- Fichas de controle de ho-
ras compensadas
abonos e sadas
funcionrios

2
5
2
5
1

1

5
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Preservar
283

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
23.4

BIBLIOTE-
CAS
Programao desenvolvi-
mento e superviso das a-
tividades dos servios e
sees subordinadas em
acordo com o planejamento
e a orientao do diretor
tcnico do SIBI

- Desenvolver atividades
relativas ao setor

- Elaborar plano anual do
programa

- Atas de reunies
- Pautas de reunies

- Cronogramas
5
1

5

Preservar
Eliminar

Preservar
Elaborao de normas e
procedimentos necessrios
execuo das atividades
tcnicas dos servios su-
bordinados
- Participar do credencia-
mento de publicaes pe-
ridicas cientficas das Uni-
dades da USP e da
designao de assessores
para avaliao de mrito
das revistas

- Relatrios de anlises
- Ofcios
- Pareceres
5
5
5

Eliminar
Eliminar
Preservar
Avaliao da produo da
diviso mediante controles
estatsticos e propor dire-
toria tcnica medidas que
visem o aprimoramento das
atividades da diviso
- Elaborar relatrios - Relatrios
- Ofcios
5
5
Preservar
Eliminar
do servio
- Controles de correspon-
dncia
- Fichas de controle de fax
- Formulrios de ligaes
telefnicas

2

2
2

Eliminar

Eliminar
Eliminar
284

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Assessoramento ao diretor
tcnico do SIBI; para troca
de informaes com o dire-
tor da diviso de tratamento
da informao para o bom
entrosamento das ativida-
des das duas divises; ava-
liao e proposta de aquisi-
o de publicaes de inte-
resse do departamento
tcnico, estabelecendo,
com as bibliotecas do con-
junto de base, os contatos
necessrios para o bom
andamento dos servios e
sees subordinadas

- Gerenciar verba do pro-
grama de aquisio e de
encadernao de publica-
es

- Identificar a necessidade
de complementar as dota-
es oramentrias

- Promover encontros
- Quadros
- Relatrios


- Relatrios

- Listas de presena
- Relatrios

5
5

5
5, aps apro-
vao do TCE
5

5
5

Eliminar
Preservar

Preservar
Preservar

Preservar

Eliminar
Preservar

285

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
23.4.1

ACESSO AO
DOCUMEN-
TO E
INFORMA-
des relativas ao emprsti-
mo entre bibliotecas
- Efetuar e controlar o em-
prstimo entre bibliotecas
- Cadastros de requisies
- Estatsticas
- Requisies de emprs-
timo

2
2
2
2
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
O

inclusive. sees
subordinadas
Coordenao as atividades
relativas comutao
bibliogrfica, a nvel USP,
nacional e internacional;
coordenao do programa
COMUT na USP
- Efetuar o controle global
da comutao bibliogrfica
nacional convencional
- Estatsticas
- Notas de servio externo
- Ofcios
- Requisies
2
2
5
5
2
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar

- Realizar a comutao bi-
bliogrfica internacional
convencional
- Estatsticas
- Ofcios
- Requisies

2
2
2
2
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Efetuar o controle global
do programa de comutao
bibliogrfica nas bibliotecas
da USP
- Convnios
- Estatsticas
- Informes mensais
- Notas de servios ex-
ternos
- Ofcios
- Relatrios

2
5
2
2
2

5
5
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar
des de acesso s informa-
es armazenadas nos ca-
tlogos coletivos de mono-
grafias e peridicos, medi-
ante atendimento a consul-
- Manter o catlogo coletivo
regional de livros do Estado
de So Paulo

- Catlogos de endere-
amento
- Formulrios
- Ofcios

5

5
5
Preservar

Eliminar
Eliminar

286

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
ta local, por carta, telefone
ou outros meios

- Coordenar e executar o
projeto de automao do
catlogo coletivo regional
do Estado de So Paulo

- Cadastros das bibliotecas
- Projetos
- Folders
- Formulrios
- Ofcios
- Projetos
- Relatrios
- Tabelas
- Cronogramas
- Processos do Projeto de
automao do Catlogo
Coletivo Regional do ESP
- Recibos

Alimentao
5
5
5
5
5
5
5
5
Instruo

5
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Eliminar
- Localizar obras bibliogr-
ficas atravs do catlogo
coletivo regional de livros e
de outras fontes dispon-
veis
- Estatsticas
- Ofcios
- Relatrios mensais
- Relatrios anuais
5
5
2
5
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

Viabilizao do emprstimo
e da consulta do acervo e-
xistente no departamento
tcnico
- Adquirir e manter o acervo
DT/SIBI

- Documentaes banc-
rias
- Listagens
- Memorandos
- Planilhas

5

5
2
2
5
Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
287

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Receber e redistribuir ma-
terial oriundo de doaes

- Ofcios 5 Eliminar
es subordinadas, pro-
pondo diretoria de diviso
procedimentos e metodolo-
gias que visem seu aprimo-
ramento

- Administrar o relatrio in-
dividual das bibliotecas
(RIBI)
- Textos analticos
- Formulrios para bibliote-
cas
- Manuais de operaes
- Ofcios
- Relatrios
- Tabelas
5
5

5
5
5
5
Preservar
Preservar

Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
- Organizar cursos, est-
gios e treinamentos para os
profissionais das bibliote-
cas do sistema
- Papers/textos
- Apostilas
- Listas de presena
- Memorandos
- Ofcios

5
5
5
5
2
5
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
- Assessorar em micro-
informtica o DT/SIBI
- Apostilas
- Listas de presena
- Memorandos
- Ofcios
- Softwares

5
5
2
5
Vigncia
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Execuo projetos especi-
ais
- Assessorar grupos de es-
tudo

- Projetos
- Ofcios
- Atas de reunies
- Folders
- Listas de presena
- Manuais de operao
5
5
5
5
5
5
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
- Assessorar o projeto de
informatizao do SIBI
entrega de equipamento
5

Eliminar

288

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Projetos
- Manuais
- Mapas de acompanha-
mento
- Notas fiscais
- Ofcios
- Relatrios

5
Vigncia
5

5
5
5
Preservar
Preservar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar
- Utilizar o servio de cata-
logao cooperativa
(PRISM) para identificao
de registros

- Documentos do servio
- Documentos de treina-
mentos
- Manuais de treinamento
- Relatrios
- Relatrios de cursos
- Relatrios de viagem

5
5

5
5
5
5
Preservar
Preservar

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
- Coordenar o projeto de
auto-servio de cpias Xe-
rox

- Formulrios
- Relatrios
- Projetos
- Ofcios
- Questionrios
- Solicitaes

5
5
5
5
5
5
5
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Coordenar o projeto
INTERSIBI

- Atas de reunies
- Documentos do projeto
- Manuais de operao
- Ofcios

5
5
Vigncia
5
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
- Coordenar o projeto
SISCOMUT

- Atas de reunies
- Manuais de operao
- Ofcios
5
Vigncia
5
Preservar
Preservar
Eliminar
289

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Projetos
- Solicitaes de programa
- Projetos
5
5
5
Preservar
Preservar
Preservar

- Administrar o programa
de encadernao de mate-
rial bibliogrfico

- Notas de empenho
- Ofcios
- Relatrios
5
5
5
Eliminar
Eliminar
Preservar

- Manter a infra-estrutura - Fichas de controle de fax
- Relatrios
- Requisies de ligaes
telefnicas
- Cadastros de funcionrios
- Fichas de Controle de
abonos
compensaes
frias
- Memorandos
- Ofcios

2
5
2

Alimentao
2

2

2

2
5
Eliminar
Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

- Relatrios mensais
- Relatrios anuais

2
5
5
Eliminar
Preservar
Preservar

- Divulgar internamente in-
formaes e documentos
(DT/SIBI)
- Folders
- Folhetos
- Jornais

1
1
Durante uso
Preservar
Eliminar
Eliminar

290

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
23.4.2

FORMAO
E MANUTEN-
O DE
ACERVOS

(inclusive. sees
subordinadas)
des relativas aquisio
planificada de material bi-
bliogrfico de interesse das
Unidades da USP e cota-
tando bibliotecas e sees
competentes da Reitoria,
necessrios agilizao e
bom andamento dos servi-
os de aquisio de livros e
publicaes seriadas

- Coordenar os processos
centralizados de aquisio
de livros e peridicos das
Unidades com verba RUSP
e das agncias financiado-
ras
- Atas de reunies
- Pautas de reunies
- Relatrios
- Quadros de substituio e
cancelamento de ttulos
5
1
5
5
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar

- Cadastrar fornecedores
de material bibliogrfico
- Catlogos
- Contratos
- Listagens
- Ofcios
5
5
5
5

Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar

- Coordenar a aquisio de
CD-ROM
- Contratos
- Formulrios de aquisio
e controle de distribuio
- Quadros de recebimentos
- Relatrios de estudos e
pesquisas

5
5

5
5

Preservar
Eliminar

Eliminar
Preservar
- Organizar pastas com co-
taes de moedas

- Recortes de jornal Durante uso Eliminar
- Realizar/operacionalizar a
distribuio de verbas de
aquisio para as Unidades

- Ofcios
- Quadros estatsticos

5
5
Eliminar
Preservar

- Supervisionar a aquisio - Contratos 5 Preservar
291

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
de material bibliogrfico a-
travs de verbas de conv-
nios

- Manuais
- Ofcios
- Relatrios
- Prestao de contas

Vigncia
5
5
5
5
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
- Realizar a aquisio de li-
vros e peridicos de forma
centralizada para as Uni-
dades

- Leis
- Regulamentos
- Manuais de aquisio
- Normas internas
- Regras internas
- Portarias do SIBI
- Formulrios de anlise
para uso de cartes de
crdito
- Formulrios de cadastro
de fornecedores
- Declaraes Infotech
(processo Lange & Sprin-
ger)
- Declaraes de iseno
de imposto de renda
- Remanejamentos ora-
mentrios
- Transposies oramen-
trias

Vigncia
Vigncia
Vigncia
Vigncia
Vigncia
Vigncia
5

5

5

5

5

5
5

5, aps apro-
vao do TCE
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
- Encaminhar informaes
para licitao de livros e
acompanhar a sua execu-
- Contratos
- Grficos
- Listagens
5
5
5
Preservar
Eliminar
Eliminar
292

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
o

- Ofcios

5
5
Eliminar
Preservar
- Elaborar a prestao de
contas das aquisies rea-
lizadas

- Ofcios
- Processos

5
5
5
Eliminar
Eliminar
Preservar
- Elaborar a previso ora-
mentria para os progra-
mas de aquisio

- Documentos de estudos
- Ofcios
- Quadros de controle
- Tabelas

5
5
5
5
Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar

das aquisies de publica-
es seriadas
- Efetuar/controlar os pa-
gamentos de assinaturas
de peridicos nacionais

- Adquirir publicaes seri-
adas
- Lanamentos de paga-
mentos

- Fichas de unidades refe-
rentes a verbas gastas
- Fichas gerais de verbas
gastas
- Ofcios
- Oramentos

5

5

5

5
5
Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar
Eliminar
- Controlar pagamentos de
assinaturas de peridicos
estrangeiros
- Formulrios de remessa
de moeda estrangeira ao
exterior
- Relatrios gerais de con-
trole de verbas
- Relatrios de Unidades
referentes a ttulos (cole-
es)
- Ofcios
10

5

5

5
Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar
293

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Proformas

5
5
Eliminar
Eliminar

- Prestar contas das aquisi-
es efetuadas

- Balancetes
- Declaraes
- Recibos
- Notas fiscais

5
5
5
5
5
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Solicitar liberao de ver-
bas Reitoria

- Ofcios
de contas
5
5
Eliminar
Preservar
- Gerenciar a substituio
de ttulos assinados pelas
bibliotecas

- Ofcios
- Quadros
5
5
Eliminar
Preservar
- Coordenao e controle
das aquisies de livros e
outros materiais no peri-
dicos
- Patrimoniar aquisies

- Efetuar a compra de li-
vros, quando pertinente ou
organizar / acompanhar /
realizar parte do processo
licitatrio
- Notas de empenho
- Listagens de itens

- Processos de compra
- Listagens de processos
- Balancetes
- Notas fiscais
- Termos de aceite
- Ofcios
- Quadros/relatrios estats-
ticos
- Grficos

5
5

5
5
5
5
5
5
5

5
Preservar
Eliminar

Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Eliminar
- Acompanhar a produo
de editoras
- Catlogos 1 Eliminar

294

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
des de avaliao do uso de
colees de monografias e
publicaes seriadas


- Constituir grupos de es-
tudo
- Ofcios
- Relatrios
5
5
5
Eliminar
Preservar
Preservar
Analisar tecnicamente os
servios executados pelas
sees subordinadas e
propor diretoria da diviso
procedimentos e metodolo-
gias que visem o seu apri-

- Elaborar manuais tcnicos
- Relatrios mensais
- Relatrios anuais

- Manuais de aquisio
- Manuais de atividades

2
5

Vigncia
Vigncia

Eliminar
Preservar

Preservar
Preservar
moramento

anual de atividades do ser-
vio

- Cronogramas
- Quadros de dotaes or-
amentrias anuais
- Quadros de distribuio
de verbas

5
5

5
Eliminar
Preservar

Preservar
do servio

- Memorandos internos
- Notas-guias
- Livros de protocolo
- Ofcios
- Relatrios mensais
- Relatrios anuais

1
2
2
2
5
2
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
295

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
23.5

APOIO
ADMINIS-
TRATIVO
Apoio administrativo rea
de pessoal
- Controlar a vida de fun-
cionrios

- Atestados de sade
- Folhas de frias
- Formulrios de abono
- Licenas
- Ofcios
- Processos de funcionrios
- Relatrios de sadas,
abonos, etc.

10
2
10
10
5
30
10

10
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar

Eliminar

- Contratar estagirios para
as bibliotecas do sistema

- Declaraes de abertura
de conta
- Informaes
- Ofcios
- Protocolados

1

1
5
10
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar
- Controlar documentos dos
funcionrios inativos

- Processos de pessoal 50 Preservar
- Elaborar e controlar guias
de recolhimento da receita
prpria do DT/SIBI

- Comprovantes de dep-
sito

5

5
Eliminar

Eliminar
- Gerenciar processos sele-
tivos de pessoal para o
DT/SIBI

- Currculos
- Editais de concurso
- Fichas de inscrio
- Listagem de funcionrios
aprovados
- Portarias
- Processos de contratao
- Provas
- Relatrios finais
1
2
3
1

50
50
3
1
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
296

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Apoio administrativo na -
rea financeira

- Gerenciar adiantamentos
para o DT/SIBI
de contas (cpias)
- Informaes
- Ofcios
- Pedidos de adiantamento

5

2
5
2
Eliminar

Preservar
Eliminar
Preservar
- Realizar a compra de e-
quipamentos para o
DT/SIBI

- Manuais de utilizao
- Faturas
- Notas de empenho
- Ofcios
- Oramentos

2
5
2
5
5
2
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Realizar a compra de ma-
teriais para o DT/SIBI

- Catlogos
- Oramentos
- Processos de licitao

2
5
2
10
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Realizar a compra de mo-
bilirios para o DT/SIBI

- Catlogos
- Notas de fornecimento
- Notas fiscais
- Ofcios
de contas
- Recibos

2
2
2
5
5

5
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar

Eliminar
297

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Apoio administrativo de in-
fra-estrutura
- Controlar registros de pro-
tocolados

- Cadernos de controle 2 Eliminar
- Expedir documentos para
as Unidades da USP e ou-
tras instituies
- Controles de circulares
- Controles de recebimento
- Roteiros de atividades

1
1
1
Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Protocolar documentos
para o DT/SIBI

- Mensagens por e-mail
- Memorandos
- Ofcios
- Processos
- Telex

1
1
5
10
1
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

- Requisitar material junto
ao almoxarifado central pa-
ra o DT/SIBI

- Relaes de entrega de
material
1 Eliminar
- Executar servio de xerox
ao pblico

- Comprovantes de Dep-
sitos
- Formulrios de manuten-
o de mquinas xerox
- Notas de fornecimento

2

2

2
1
Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar

- Executar servio de
correio para uso do DT/SIBI

- Faturas
- Notas fiscais

1
1
Eliminar
Eliminar

- Solicitar servios externos
(reparos, etc.)

- Memorandos
- Ofcios
- Oramentos

1
5
1
Eliminar
Eliminar
Preservar

298

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Solicitar servios internos
para apoio a eventos e re-
unies (copa)

- Memorandos 1 Eliminar
- Controlar veculos do
DT/SIBI

- Notas fiscais de combus-
tvel (cpias)
1
1
Eliminar
Eliminar

299
24 EDITORA DA UNIVERSIDADE DE SO PAULO - EDUSP

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.1

COMISSO
EDITORIAL

Superviso das atividades
da EDUSP

Resoluo N 237 de 10/08/73; Por-
taria No. 356, de 17/12/75; e Reso-
lues N 4094, de 04/07/94, N
4199, de 29/09/95
- Fixar as diretrizes dos tra-
balhos editoriais

- Opinar sobre os trabalhos
que lhe forem apresenta-
dos para fins de financia-
mento ou publicao

- Pautas de reunio
- Atas de reunio

- Pareceres
1
5

5
Eliminar
Preservar

Preservar
dos trabalhos editoriais

- Aprovar a proposta or-
amentria e submet-la ao
Reitor

- Funcionar como rgo de
consulta da USP em mat-
ria editorial

- Emitir pareceres para jul-
gamento de obras relacio-
nadas sua rea de espe-
cializao, encaminhadas
pelo Presidente

- Pareceres 5 Preservar
300

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.2

PRESIDN-
CIA
das atividades da EDUSP
as decises do Reitor e da
Comisso Editorial

- Ofcios
- Portarias do Presidente
- Resolues GR (cpias)
- Portarias GR (cpias)

5
Vigncia
Vigncia
Vigncia

Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar

- Orientar a preparao das
pautas e a elaborao das
atas das reunies da Co-
misso Editorial

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Convocaes
- Resolues
5
1
1
5

Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
- Participar das reuni-
es e de todas as decises
da Comisso Editorial

Superintendncia de todos
os trabalhos editoriais de
interesse da USP, ouvida a
Comisso Editorial

- Representar a EDUSP na
Universidade e fora dela

- Promover os entendi-
mentos com editores, dis-
tribuidores de livros e livrei-
ros para o fornecimento de
obras em consignao para
venda na EDUSP

- Autorizar a concesso e o
recebimento de consigna-
es

- Autorizaes 5 Eliminar
- Adotar providncias ne-
cessrias, por meio dos r-

301

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
gos competentes da Edi-
tora e da Reitoria visando a
execuo dos servios edi-
toriais

- Promover gestes perante
as editoras pblicas ou par-
ticulares do pas para coe-
dio de obras de interesse
da USP

- Ofcios 5 Eliminar
- Adotar providncias para
encaminhar exposies no
Pas e no exterior e a ven-
da de suas edies em
congressos, simpsios e
demais certames culturais

- Ofcios 5 Eliminar
- Preparar a proposta or-
amentria e submet-la
apreciao da Comisso
Editorial

- Encaminhar os pedidos
de adiantamento e as pres-
taes de contas

- Propostas 5 Preservar
- Elaborar o relatrio anual
das atividades da EDUSP

vidades
5 Preservar
nar no mbito da EDUSP

302

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Coordenar os servios de
preparo de publicao do
Boletim Bibliogrfico

Programa Especial de In-
centivo Publicao de Li-
vros

Portaria GR 2053, de 26/06/86

- Implementar o Programa
Especial de Publicao de
Livro
- Relatrios semestrais
COP
- Normas
5

Vigncia
Preservar

Eliminar
303

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.2.1

SECRETARIA
das atividades de secreta-
ria e apoio administrativo
Presidncia

- Secretariar a Presidncia - Agendas
- Ofcios
- Informaes
1
5
1
Eliminar
Eliminar
Eliminar

- Controlar os pagamentos
de pareceristas

- Planilhas/relatrios de pa-
gamentos efetuados
5 Preservar
304

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.2.2

ASSESSO-
RIA
Assessoria Presidncia
em assuntos relacionados
s reas de atividades da
EDUSP

- Assessorar a Presidncia - Ofcios 5 Eliminar
305

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.3

EDITORA-
O

dades da rea

306

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.3.1

ARTE

Elaborao da arte final,
criao de projetos grfi-
cos, capas, diagramaes
de imagens
- Elaborar a arte final
307

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.3.2

COMPOSI-
O

Composio de livros da
identidade visual
- Efetuar a composio de
livros, projetos grficos e
produes de imagens
- Projetos grficos
- Documentrios
5
5

Preservar
Preservar

308

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.3.3

REVISO

Reviso de livros - Fazer a reviso de livros - Originais de obras/livros
estrangeiros
1 Preservar
309

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.3.4

DIVULGA-
O

Divulgao de livros - Efetuar a divulgao de li-
vros
- Cartazes (fotolitos)
- Listagens de endereos
(mailing)
- Resenhas de lanamen-
tos

1
Alimentao

1
Preservar

Preservar
310

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.3.5

SECRETARIA
EDITORIAL
Controle de edio e co-
edio de obras
- Controlar a edio e coe-
dio de obras
- Artes finais
- Dossis das obras/livros,
contendo:
.carta encaminhamento
dos originais do livro
.ofcio do Presidente solici-
tando parecer sobre a obra
.questionrio de parecer
(aspectos negativos e posi-
tivos)
.deciso da Comisso Edi-
torial
.memorando solicitando o
pagamento do parecerista
.notas fiscais (cpias)
.recibos de free-lancer (c-
pias)
- Fichas de free-lancer
- Fichas de obras
- Fotolitos das obras
- Provas heliogrficas das
obras/livros
- Ofcios
- Originais de obras/livros
nacionais

1
3

3
3
Vigncia
1

5
1
Eliminar
Preservar

Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar
311

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.4

COMERCIA-
LIZAO
vendas da Editora
- Controlar e autorizar a
venda, expedio e distri-
buio de livros.
- Fichas de venda pelo te-
lemarketing
venda
- Ofcios
- Memorandos
de pagamento de direitos
autorais
- Relaes de devoluo de
livros
- Relaes de materiais
para divulgao

1

5
5

5
5
5

5

1
Eliminar

Eliminar
Preservar

Eliminar
Eliminar
Preservar

Eliminar

Eliminar
consignao de livros
- Controlar e autorizar o re-
cebimento e distribuio de
livros e softwares em con-
signao
- Guias de consignao
externa
- Relaes/relatrios de
consignao externa
estoque de softwares
estoque de livros
entrada de obras para di-
vulgao
sada de obras
- Ofcios

5

1

1

1

1

1

5
Eliminar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Eliminar
Orientao e administrao
dos trabalhos afetos s se-
- Elaborar listas de preos
e catlogos das obras pu-
- Listas de preos
- Catlogos das publica-
Vigncia
1
Eliminar
Preservar
312

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
es de Livrarias, de Con-
signao e de Lanamen-
tos

blicadas pela EDUSP es EDUSP
313

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.4.1

CONSIGNA-
O,
COMPRAS E
DISTRIBUI-
O
Controle do recebimento de
obras/livros em consigna-
o e da distribuio s Li-
vrarias EDUSP

- Receber e distribuir livros

- Relatrios de estoque de
software
- Notas fiscais
- Ofcios
devoluo de obras
sada de obras
venda de obras consigna-
das

1

5
5
1

1

1
Preservar

Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar

Preservar
- Apurar e conferir os pre-
os para efeito de venda ou
prestao de contas

- Organizar e manter fich-
rio para controle de obras
consignadas Editora

- Organizar e manter ca-
dastro geral de editoras e
consignatrias

- Preparar os expedientes
para distribuio das obras
s diversas Livrarias

- Extrair notas fiscais de
venda e de remessa de o-
bras aos consignatrios e
remeter as mesmas Se-

314

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
o de Finanas

Controle de reajustes de
preos

- Controlar os reajustes de
preos
- Listagens de reajustes de
preos
- Mapas/relatrios de
prestao de contas de li-
vros vendidos
- Posies de estoque de
livros consignados

1

5

1
Eliminar

Eliminar

Eliminar

le de estoque de livros
- Armazenar e controlar o
estoque de livros prprios e
co-editados
- Relatrios referentes
sada de livros
toque
- Fichas de controle de li-
vros EDUSP na reserva
- Listas/Relatrios de sada
de livros para as Livrarias

1

At preenchi-
mento
At preenchi-
mento
10

5
Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
315

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.4.2

LIVRARIAS

Comercializao e controle
da venda de livros
- Efetuar a venda de livros - Guias de recolhimento
informatizadas - Sistema
Hermes
- Relatrios de vendas

Alimentao

1

Preservar

Controle da venda de livros - Receber, controlar e ar-
mazenar obras e artigos de
uso da Editora
- Relaes de extravios de
livros
- Movimentos dirios de
vendas
- Relaes de sada de li-
vros
- Listagens de posio de
estoque
- Relaes de cheques
- Relaes de doao de li-
vros

Alimentao

Alimentao

Alimentao

Alimentao

1
Alimentao

Eliminar

- Afixar avisos de lana-
mentos e promoes de li-
vros

necessrios para participa-
o da EDUSP em eventos
culturais nacionais e inter-
nacionais

- Recolher o produto das
vendas Tesouraria Cen-
tral, atravs da Seo de
Finanas

316

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.5

ADMINIS-
TRAO

- Receber e encaminhar
propostas de coedio bem
como controlar a tramitao
interna de documentos

- Ofcios
- Recortes do Dirio Ofi-
cial do Estado
- Listagens de obras publi-
cadas

5
1

1

Eliminar
Eliminar

Preservar

317

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.5.1

EXPEDIENTE
E ARQUIVO
- Protocolar, autuar, classi-
ficar e registrar processos

- Preparar as reunies da
Comisso Editorial e lavrar
as atas respectivas

- Providenciar o expediente
para pagamento dos pare-
ceres aos assessores

- Atender e encaminhar as
partes interessadas na Edi-
tora

- Receber as propostas de
edio com as respectivas
taxas, encaminhando-as
Seo de Finanas

- Processos de edio 1 Preservar
- Protocolar, classificar e
registrar as propostas, for-
mando processos EDUSP

- Elaborar os expedientes
de doao

318

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
24.5.2

FINANAS
contbil

- Elaborar balanos e
balancetes contbeis

- Balanos

1
5

Eliminar
Preservar

- Organizar e efetuar a
prestao de contas dos
adiantamentos

- Documentos referentes a
feiras
- Ofcios
- Relaes nominais de pa-
receres
- Relaes nominais e re-
cibos de direitos autorais
- Relaes nominais e valo-
res de resenhas

5
5

5
1

1

1

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

- Efetuar registros cont-
beis de bens patrimoniais
da Editora e realizar inven-
trios

- Livros de registros de en-
tradas
Durante uso Eliminar
- Elaborar lanamentos
contbeis

- Recibos
- Levantamentos de publi-
caes internas
- Fichas de controle de pa-
gamento free-lancer
- Demonstrativos de des-
pesas
- Documentos de cartes
Visa/Credicard
- Documentos da Prefeitura
e Estado de SP
- Livros de registro do ICM
5
5
1

5

5

5

5

5
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar
319

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Escriturar os livros cont-
beis e fiscais

- Controlar o movimento
dirio de arrecadao e re-
colher o respectivo produto
Tesouraria Central

Coordenao, acompanha-
mento e controle oramen-
trio
- Controlar recursos ora-
mentrios

- Solicitar Reitoria a
emisso das notas de em-
penho relacionadas com a
publicao de obras

Controle de adiantamento - Solicitar e controlar os
adiantamentos pela receita
industrial

- Preparar as folhas de pa-
gamento e recibos das ta-
xas de pareceres aos as-
sessores e servios de ter-
ceiros

Controle de contas banc-
rias
- Controlar as contas ban-
crias

- Boletos de carto de cr-
dito
- Boletos de cobrana con-
signao externa
- Canhotos de talo de
cheques
5

1

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar

320

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Cheques (cpias)
- Dados bancrios interna-
cionais
- Extratos bancrios

5
5

5

Eliminar
Eliminar

Eliminar

321
25 CENTRO DE COMPUTAO ELETRNICA - CCE

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
25

CENTRO DE
COMPUTA-
O ELE-
TRNICA

(CCE)
Gerenciamento, projeto e
especificao tcnica da
USPnet, a rede de compu-
tadores da USP, aqui com-
preendidos todos os edif-
cios da USP e suas redes
internas, e responsabilida-
de tcnica pela implanta-
o, gerenciamento, opera-
o, funcionamento, manu-
teno e interligao com
sistemas externos Uni-
versidade como FAPESP,
CNPq e outras instituies
de ensino e pesquisa

Operao e superviso de
manuteno de todos os
computadores de grande e
mdio porte que se encon-
tram sob sua responsabili-
dade, para atender de-
manda de processamento
de dados para pesquisa e
ensino

Operao e superviso de
manuteno de todos os
computadores de grande e
mdio portes que se en-
contram sob sua responsa-
bilidade, e que so utiliza-
- Dar infra-estrutura admi-
nistrativa para execuo de
todas as atividades de in-
formtica

- Assessorar a Comisso
Central de Informtica

- Assessorar nos projetos
Penlope, FAPESP, FINEP

- Assessorar o programa da
Comisso de Administra-
o dos Fundos de Infor-
mtica (CAFI)

- Anurios
- Atas de reunio
- Circulares
- Convnios
- Cartazes
- Folders
- Ofcios
- Oramentos
vidades

- Atas de reunio
vidades

- Ofcios
- Comunicados
- Projetos
- Termos de recebimento

- Atas de reunio
- Relatrios / registros de
atendimento de equipa-
mentos com garantia
- Circulares
- Declaraes
- Ofcios
- Ordens de servio
- Portarias
vidades
1
5
1
5
1
1
5
5
5

5
5

5
5
5
5
5

5
5

5
1
5
1
Vigncia
5

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
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Eliminar
Preservar

Preservar
Preservar

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Eliminar
Eliminar

Preservar
Preservar

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Eliminar
Preservar

322

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
dos pelo Departamento de
Informtica da Reitoria para
o processamento de dados
associados aos sistemas
administrativos de informa-
o

Instalao e manuteno
da rede ASTIR, a rede de
terminais dedicados por
onde trafegam as transa-
es dos sistemas de in-
formao administrativos,
enquanto no se fizer a mi-
grao destes para a USP-
net

Instalao e manuteno
da infra-estrutura local para
finalidades descritas acima

Oferta de acesso direto aos
equipamentos de computa-
o eletrnica, especial-
mente os de maior porte, a
docentes e pesquisadores
da USP, e de outras institu-
ies de ensino superior
conveniadas

Assistncia tcnica e con-
- Assessorar o programa da
Fundao de Apoio USP
- FUSP

- Assessorar os projetos
Fenix, MTIA, USPnet

- Estudar e implantar o
projeto de qualidade

- Realizar a manuteno de
hardware

- Termos de acordos de
trabalho
- Circulares
- Convnios
- Demonstrativos financei-
ros

- Relatrios de alteraes
do sistema
- Pareceres
- Normas para redes locais

- Atas da reunio

- Atas de reunio
- Circulares
de equipamentos
- Informaes
- Memorandos
- Notas fiscais
- Ofcios
- Oramentos
- Pareceres
- Requisies de cheques
- Processos de transfe-
rncia de equipamentos
- Notas fiscais
- Fichas de reparos
- Relatrios
5

5
Vigncia
5

5

5
Vigncia

5

5
5
5
Vigncia

5
5
5
5
5
5
5
5

5
1
5
Eliminar

Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar

Preservar
Preservar

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323

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
sultoria em informtica e
uso de redes a docentes e
pesquisadores da USP,
assim como a alunos de
Ps-Graduao, especial-
mente, mas no exclusiva-
mente, aos vinculados a
Unidades sediadas na ci-
dade de So Paulo

Coordenao do programa
Pr-Aluno, sob orientao
da Pr- Reitoria de Gra-
duao e do Conselho Di-
retor do Programa, que en-
volve hoje superviso e
manuteno de software e
hardware de 40 salas Pr-
Aluno em todos os Campi
da USP

Projeto, implementao e
administrao da Rede A-
luno, uma extenso da
USPnet restrita ao domnio
USP e destinada ao uso de
alunos de Graduao e do-
centes

Gerncia de estaes de
trabalho e outros computa-
dores de porte mdio das
- Desenvolver e realizar a
de software

usurios

- Gerenciar as salas Pr-
Aluno
- Circulares
- Ofcios
- Projetos
- Pareceres
- Manuais
- Apostilas

- Oramentos

- Atas de reunio
- Relatrios de avaliaes
tcnicas
- Circulares
- Memorandos
dades
5
5
5
5
Vigncia
5
5

5

5
5

5
5
5

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar

Eliminar

Preservar
Preservar

Eliminar
Eliminar
Preservar

324

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Unidades da USP localiza-
das na cidade de So Pau-
lo

Manuteno, em termos de
atendimento de campo, de
todos os microcomputado-
res da USP, incluindo-se os
cedidos em comodato aos
seus docentes de Unidades
sediadas na cidade de So
Paulo

Manuteno, em termos de
atendimento em laborat-
rio, de todos os microcom-
putadores da USP, incluin-
do-se os cedidos em co-
modato aos seus docentes,
de todas as Unidades da
USP

Apoio tcnico aos Centros
de Informtica localizados
em outros Campi, e aos
rgos de Informtica das
Unidades Universitrias
que o solicitarem

Apoio tcnico CCI e ao
325

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Grupo Tcnico de Inform-
tica GATI

Promoo de assessoria de
eventos que divulguem o
uso de equipamentos de
computao eletrnica, e
outras atividades de fomen-
to

326
26 CENTRO DE PRTICAS ESPORTIVAS DA USP - CEPEUSP

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
26.1

DIRETORIA

Administrao das ativida-
des do CEPEUSP
- Elaborar e executar o
planejamento do rgo

- Incentivar e promover ati-
vidades fsicas, esportivas
e recreativas

- Despachar com a Reitoria
da USP os casos de inte-
resse do CEPEUSP

- Baixar atos, ordens de
servio, comunicados e ins-
trues no mbito de sua
competncia

- Praticar os atos funcio-
nais de sua competncia
referentes ao pessoal tc-
nico e administrativo

- Propor ao Conselho o
calendrio esportivo

as deliberaes do Conse-
lho e da Comisso Admi-
nistrativa

- Circulares
- Comunicados
- Memorandos
- Ofcios
- Portarias
- Normas
Vigncia
5
5
5
Vigncia
Vigncia
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
327

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
26.2

ADMINIS-
TRAO
Gerenciamento da rea
administrativa e financeira
- Planejar as atividades do
CEPEUSP

- Viabilizar notas e progra-
mas elaborados pela Divi-
so de Educao Fsica

- Planejar e propor medidas
para o funcionamento ope-
racional do CEPEUSP

- Controlar a confeco de
carteirinhas de funcionrios
e dependentes
- Circulares
- Informaes

- Normas internas
- Relatrios
- Ofcios

- Listagens de usurios
- Fichas de usurios
- Recibos
- Ordens de servio
- Relatrios (sistema infor-
matizado)

Vigncia
5

Vigncia
5
5

5
5
5
1
5
Preservar
Eliminar

Preservar
Preservar
Eliminar

Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar

328

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
26.3

EDUCAO
FSICA

Coordenao, divulgao e
controle de eventos espor-
tivos e culturais

- Realizar e desenvolver
atividades fsicas, esporti-
vas e recreativas do
CEPEUSP

- Planejar e propor medidas
de carter funcional, visan-
do o atendimento comu-
nidade universitria

- Cartazes
- Folhetos
- Documentrios de even-
tos (fotos e filmes)
- Filipetas
- Circulares
- Memorandos
- Ofcios
- Projetos
- Relatrios
- Regulamentos
- Smulas
- Fichas de inscrio
- Ordens de servio
1
1
1
1
1
Vigncia
5
5
5
5
5
5
5
5
5
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

329

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
26.3.1

ATIVIDADES
FSICAS
ORIENTA-
DAS
Promover atividades fsicas
em geral de carter preven-
tivo e de recuperao, pos-
sibilitando a melhoria das
condies fsicas e de sa-
de
- Organizar e promover
cursos de sua responsabili-
dade

- Promover o levantamento
de dados de interesse das
diferentes reas e ativida-
des

- Elaborar estatsticas dos
dados referentes s diver-
sas reas e atividades

- Propor a reestruturao a
partir das anlises realiza-
das

- Planejar e orientar o de-
senvolvimento das ativida-
des tcnico-pedaggicas

- Promover avaliao a
partir da reciclagem de da-
dos

- Processos de calendrio
anual
- Cartazes
- Filipetas
- Circulares
- Fichas de inscrio
- Regulamentos
- Folders
- Relatrios
- Memorandos
- Ofcios
- Planilhas
estatsticos
5

5
1
Vigncia
5
5
5
5
5
1
5
5
5
Preservar

Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
330

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
26.3.2

COMPETI-
ES, RE-
CREAO E
LAZER
Gerenciamento das compe-
ties internas e externas
constantes do calendrio
anual esportivo da USP

- Promover a realizao de
competies internas e ex-
ternas constantes do ca-
lendrio esportivo da USP

- Assessorar as competi-
es internas das entida-
des da USP (associaes
atlticas e acadmicas)

- Organizar as selees
esportivas representativas
da USP, promovendo suas
competies e coordenan-
do sua participao em
competies oficiais e a-
mistosas

- Promover cursos e clni-
cas de arbitragem e moni-
toria

- Prover de equipes de ar-
bitragem e monitoria os e-
ventos constantes do ca-
lendrio anual esportivo da
USP

- Promover, organizar e
coordenar atividades de re-
creao para a comunidade
- Proporcionar orientao
- Processos de calendrio
anual
- Cartazes
- Filipetas
- Circulares
- Fichas de inscrio
- Regulamentos
- Folders
- Relatrios
- Memorandos
- Ofcios

5

5
1
Vigncia
5
5
5
5
5
1
5

Preservar

Preservar
Eliminar
Preservar
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331

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
tcnica e informao cultu-
ral suficientes para que a
comunidade possa desfru-
tar sadiamente suas horas
de lazer

- Coordenar a execuo
das atividades da equipe
tcnica de competies, re-
creao e lazer

- Organizar e coordenar o
processo das inscries pa-
ra seus eventos esportivos

- Controlar e avaliar as ati-
vidades de competio, re-
creao, arbitragem e mo-
nitoria

332

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
26.3.3

REGISTROS
DE USU-
RIOS

- Controlar o ingresso na
praa de esportes de pes-
soas no vinculadas Uni-
versidade

- Efetuar as reservas das
instalaes esportivas
- Processos anuais de con-
trole de ingresso de visitan-
tes

- Agendas de reservas
- Autorizaes
- Mapas de instalao
- Escalas de planto
- Memorandos
- Ofcios
- Relatrios
1

1
1
1
1
5
5
5
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Eliminar
Preservar

333

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
26.3.4

NCLEO DE
RECREAO
INFANTIL

(NURI)

- Executar programao de
atividades motoras, recrea-
tivas e culturais para crian-
as de 3 a 6 anos
- Relatrios dirios de con-
trole de freqncia e atraso
- Documentrios dos
eventos
- Pronturios das crianas
- Autorizaes para mi-
nistrar remdios s crian-
as
- Memorandos
- Ofcios
- Quadros de horrios

1

1

Vigncia
Vigncia

1
5
1

Preservar

Preservar

Preservar
Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

334

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
26.3.5

PROJETOS
ESPECIAIS

- Realizar treinamento de
adolescentes em vrias
modalidades esportivas, vi-
sando descobrir novos ta-
lentos
- Cadastros de alunos
- Fichas de inscrio
- Fichas de avaliao fsi-
ca/fichas para teste
- Fichas individuais
- Fichas de avaliao tcni-
ca
- Planilhas de avaliao
tcnica
- Cartas
- Declaraes
- Informaes
- Memorandos
o de materiais
- Relatrios
- Ordens de servio
- Listagens mensais de
controle de vales transporte
- Listagens mensais de
controle de vales refeio
Vigncia
42
42

42
42

Vigncia

5
5
5
1
5
1

5
1
1

1

Preservar
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Eliminar

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Eliminar

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Eliminar

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335

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
26.4

ATIVIDADES
GERAIS
- Administrar as instala-
es, observando horrios
de funcionamento de cur-
sos e de outras atividades

- Circulares
- Quadros de horrios de
funcionamento

Vigncia
Vigncia

Eliminar
Eliminar

336

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
26.4.1

INSTALA-
ES ES-
PORTIVAS

- Controlar a limpeza e ma-
nuteno de pisos, cortinas
e equipamentos das insta-
laes

- Zelar pela obrigatoriedade
do uso de uniformes pr-
prios pelos usurios e fun-
cionrios

337

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
26.4.2

MATERIAL
ESPORTIVO

- Separar e catalogar o
material esportivo de acor-
do com os respectivos cur-
sos

- Distribuir, receber e con-
trolar os materiais desporti-
vos

- Emitir requisies de ma-
terial desportivo, visando
manuteno do estoque i-
deal

- Elaborar relatrio de ocor-
rncias

- Entregar aos interessados
as reservas de quadras
devidamente autorizadas
pela Diviso de Educao
Fsica

material

- Relaes/relatrios e
estoque
o de materiais
- Relatrios de ocorrn-
cias
- Ofcios

5

5

1

5

5

Preservar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

338

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
26.4.3

RAIA OLM-
PICA

- Supervisionar as instala-
es da Raia Olmpica

do material remeiro

o de servios
o de materiais

o de servios
o de materiais

1

1

1

1

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

339

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
26.4.4

CONJUNTO
AQUTICO

- Controlar o funcionamento
do maquinrio do conjunto
aqutico

- Controlar a clorao da
gua

- Controlar a aspirao e
filtrao das piscinas

- Controlar a medio da
temperatura e da qualidade
da gua

340
27 FUNDO DE CONSTRUO DA UNIVERSIDADE DE SO PAULO - FUNDUSP

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
27.1

DIRETORIA
EXECUTIVA

Gerenciamento dos planos,
diretrizes e programas das
obras em geral no mbito
da USP

Decreto N 36699, de 03.06.1960,
do Governo do Estado

341

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
27.2

PLANEJA-
MENTO FSI-
CO
Organizao, orientao e
controle dos planos, diretri-
zes e programas das obras
em geral no mbito da USP

- Desenvolver normas e di-
retrizes das edificaes u-
niversitrias, projetos espe-
ciais

- Normas
- Projetos
- Ofcios
- Memorandos
- Normas da ABNT
5
5
5
1
1
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar

das tarefas para elabora-
o de projetos e planos de
arquitetura
- Atas de reunio
- Relatrios
- Projetos de arquitetura
- Planos de arquitetura
- Contratos
- Desenhos
- Registros de desenhos
- Relatrios de pesquisa
- Materiais de avaliao de
catlogo
- Planilhas de oramento e
normas de execuo
- Planilhas de quantificao
- Relatrios de vistoria
- Relatrios de levan-
tamento fotogrfico

5
5
5
5
5
5
5
5
5
1

1

1
1
2

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Preservar

Preservar
Preservar
Preservar

das tarefas para elabora-
o de projetos e planos de
estruturas

- Atas de reunio
- Desenhos
- Memrias de clculo
- Pareceres de vistorias
- Planilhas de quantifica-
o/especificao de mate-
riais
5
5
1
5
1
5

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

342

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
das obras de arquitetura e
engenharia
- Planos de obras
- Projetos
- Relatrios
- Plantas
- Ofcios
- Desenhos
- Atas de reunio
- Atestados de capacidade
tcnica
- Clculos de multa por ine-
xecuo de obra
- Cronogramas fsico-
financeiros
- Ordens de incio de exe-
cuo
- Planilhas de custos
- Planilhas de medio
- Prestaes de contas di-
rias
de desembolso
- Relatrios tcnicos
- Solicitaes de viagens
- Relatrios fotogrficos de
acompanhamento de obras
provisrio
definitivo
5
5
5
5
5
5
5
5
1

5

1

1

5
5
5
1

5

5
5
1
5

1

1

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
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Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar

Preservar

Preservar

Preservar
Preservar
Preservar
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Eliminar

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar

Preservar

Preservar

343

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Planejar a infra-estrutura
das obras, custo e especifi-
caes(inclui instalaes
eltricas, hidrulicas e es-
peciais)
- Cadernos de encargos do
FUNDUSP
- Normas da ABNT
- Levantamentos topogrfi-
cos
- Desenhos
- Projetos de terraplanagem
- Pareceres
- Relatrios de estimativas
de custos
- Pareceres tcnicos
- Relatrios / demonstra-
tivos/ planilhas de custos

5

1
5

5
5
5
5
5

5
3

Preservar

Preservar
Preservar

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Preservar
Preservar

- Proceder a avaliao pe-
ricial em edificaes de pa-
trimnio da USP em geral

- Pareceres tcnicos/pare-
ceres tcnicos em questes
judiciais
- Desenhos
- Manifestaes / pareceres
sobre laudos
- Planilhas de oramento
- Relatrios fotogrficos
- Modelos com padres
prprios
- Grficos
- Laudos tcnicos de im-
veis
5

5
5

5
5
5
5

5
5

Preservar

Preservar
Preservar

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Preservar
Preservar

344

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Controlar reformas,
layouts e organizar siste-
mas virios nos Campi
- Atas de reunio
- Cronogramas fsico-finan-
ceiros
- Informaes
- Layouts (diagramao de
placas)
- Desenhos (levantamento
de reas)
- Relatrios

5
1

1
1

5

5
5
5
Preservar
Preservar

Preservar
Eliminar

Preservar

Preservar
Preservar
Preservar

345
28 CENTROS DE INFORMTICA

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
28

CENTRO DE
INFORM-
TICA DE RI-
BEIRO
PRETO

(CIRP)

CENTRO DE
INFORM-
TICA DE
SO
CARLOS

(CISC)

As competncias
foram generaliza-
das a partir da
consulta aos res-
pectivos regimen-
tos
Prestao de servios de
informtica e realizao de
cursos na rea

- Dar infra-estrutura admi-
nistrativa para execuo
de todas as atividades de
informtica

de hardware

- Desenvolver e realizar a
de software

- Anurios
- Atas de reunio
- Circulares
- Convnios
- Cartazes
- Folders
- Ofcios
- Oramentos
vidades
- Apostilas

- Atas de reunio
- Circulares
de equipamentos
- Informaes
- Memorandos
- Notas fiscais
- Ofcios
- Oramentos
- Pareceres
- Requisies de cheques
- Processos de transfe-
rncia de equipamentos
- Fichas de reparos

- Relatrios
- Circulares
- Ofcios
- Projetos
1
5
1
5
1
1
5
5
5

5

5
5
5
5

5
5
5
5
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5
5
5

1

5
5
5
5
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346

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

usurios

- Ministrar cursos aos
usurios

- Produzir pginas para
Home Page da Unidade

- Pareceres
- Manuais
- Apostilas

- Oramentos
- Ordens de servio
- Relatrios
- Apostilas

- Apostilas
- Certificados (Modelos)

5
5
5
5

5
1
5
5

5
1

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar

Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

Preservar
Preservar
347

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
28.1

CONSELHO
DELIBERA-
TIVO
Elaborao e proposio
de modificaes no Regi-
mento Interno submeten-
do-as aprovao dos r-
gos superiores da USP,
bem como zelar pela sua
execuo

Deliberao sobre os pla-
nos anuais de trabalho e
de programas que fixem
as linhas gerais de ao
do rgo, propostos pelo
diretor, e eventuais modifi-
caes por ele apresenta-
das

Deliberao sobre afasta-
mentos e dispensas de
servidores, propostos pelo
diretor

Deliberao sobre conv-
nios e contratos com r-
gos da administrao p-
blica e entidades particula-
res

Criao e extino de r-
gos de execuo defini-
dos no organograma

- Atas de reunio
- Pautas / convocaes de
reunio
- Pareceres
- Deliberaes
- Livros de freqncia dos
membros
- Mapas de distribuio de
salas
5
1

5
5
Durante uso

1
Preservar
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Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar
348

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Aprovao de normas e
instrues propostas pelo
diretor, relativas aos r-
gos de execuo

Deciso sobre casos o-
missos do regimento

349
UNIDADES DE ENSINO, PESQUISA E EXTENSO
29 FACULDADES, INSTITUTOS E ESCOLAS

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.1

CONGRE-
GAO

Deliberao sobre as ativi-
dades da Unidade

Estatuto art.44
- Aprovar, por maioria
absoluta:
.o regimento da Unidade e
suas modificaes
.os regimentos de Depar-
tamentos e das Comisses
.as propostas de abertura
de concursos da carreira
docente
.as inscries dos candida-
tos aos concursos carrei-
ra docente e livre-
docncia

- Aprovar, por dois teros:
.a suspenso de concur-
sos da carreira docente e
de livre-docncia
.a concesso do ttulo de
Professor Emrito a seus
professores aposentados
que se hajam distinguido
por atividades didticas e
de pesquisa ou contribu-
do, de modo notvel, para
o progresso da Universi-
dade

Regimento Geral, art. 93 Pargrafo
nico

- Pautas de reunio
- Ordens do dia
- Livros/listas de presena
- Atas de reunio
- Pareceres
- Resolues
- Cartas
- Memorandos
- Ofcios
- Regimentos das Unida-
des
- Regimentos de depar-
tamento
- Despachos/informaes
- Portarias

5
5
5
5
5
5
1
1
5
Vigncia

Vigncia

5
Vigncia

Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
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Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar

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Preservar

350

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
.a transferncia de docen-
tes de outra instituio de
ensino superior para Uni-
dades da USP, respeitada
a categoria docente

Regimento Geral, art. 130 - inciso II,
2

- Aprovar, por proposta
dos departamentos, a con-
tratao de professor co-
laborador e admisso de
professor visitante

- Aprovar, em carter ex-
cepcional, e somente em
cursos devidamente auto-
rizados pelo CoPGr, com
voto favorvel de pelo me-
nos dois teros da CPG e
da Congregao, a con-
cesso de ttulos de doutor
somente com defesa de
tese, a candidatos de alta
qualificao comprovada,
mediante exame de ttulos
e trabalhos

Regimento Geral, art. 103, Pargra-
fo nico

- Convocaes
- Legislaes
- Circulares

1
Vigncia
Vigncia

Eliminar
Preservar
Preservar

351

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Propor ao CoG a estrutu-
ra curricular; os programas
das disciplinas ministradas
pela Unidade, a criao ou
extino de cursos de gra-
duao, a criao, trans-
formao ou extino de
departamentos

- Homologar o relatrio da
comisso julgadora de
concursos da carreira do-
cente e de livre-docncia

- Propor ao Conselho Uni-
versitrio a criao de car-
gos docentes

- Deliberar sobre renova-
o contratual de docen-
tes, sobre a revalidao de
diplomas de Graduao
obtidos no exterior em ins-
tituies de ensino supe-
rior; sobre a aplicao da
pena de demisso de
membros do corpo docen-
te; em grau de recurso das
decises do CTA, conse-
lhos dos departamentos e
Comisses; sobre impug-
nao de atos do diretor

- Relatrios

- Processos

5

Instruo

Preservar

352

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Integrar a assemblia
universitria para a eleio

- Participar do colgio
eleitoral da Unidade

- Eleger o seu represen-
tante e suplente no Co, o
representante e respectivo
suplente da Unidade junto
aos Conselhos Centrais,
de Pesquisa e de Exten-
so Universitria, quando
a Unidade no compor a
comisso

- Opinar sobre a equiva-
lncia de ttulos de Ps-
Graduao obtidos em ou-
tras instituies de ensino
superior do Pas (exceto
Unicamp e UNESP) ou do
exterior

- Delegar parte de suas
atribuies ao CTA

Regimento Geral, art. 39

353

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.2

COMISSO
DE GRADUA-
O
des de Graduao no mbi-
to das Unidades

Resoluo CoG 3741, art.2

- Traar diretrizes e zelar
pela execuo dos progra-
mas de Graduao, coor-
denando o processo de a-
valiao, submetendo
Cmara de Avaliao as
devidas propostas, promo-
vendo e coordenando a
anlise do funcionamento
dos Cursos de Graduao
da Unidade.

- Aprovar os programas de
ensino, inclusive as disci-
plinas de Graduao ofere-
cidas por outras Unidades,
Museus e Institutos Espe-
cializados, ouvidos os de-
partamentos e a Comisso
de Coordenao de Curso,
propondo Congregao a
estrutura curricular.

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Ofcios
- Propostas de avaliao
(cpias)

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Programas de ensino
- Pareceres
- Pareceres
curricular contendo: ofcios,
circulares, programas das
disciplinas, pareceres

5
2
Vigncia
5
5

5

5
2
5
5
5
5
5

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Preservar
Preservar
Preservar

354

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Submeter Congregao,
ouvida a Comisso de
Coordenao de Curso,
propostas de criao, modi-
ficao ou extino de cur-
sos

- Propor Congregao os
critrios para transferncia,
aprovar processos de
transferncia e aprovar pe-
didos de reativao de ma-
trcula

- Emitir opinio nos pedidos
de revalidao de diplomas
e encaminh-los Congre-
gao

- Processos contendo: pro-
postas de criao, modifi-
cao ou extino de cur-
sos, ofcios, circulares, pa-
receres e decises

- Resolues
cia
- Processos de reativao
de matrcula
- Editais
- Instrues internas

- Pareceres (cpias)

5

5
5

5

5
5

Durante uso
Preservar

Preservar
Preservar

Preservar

Preservar
Preservar

Eliminar

355

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.2.1

COMISSO
DE
COORDENA-
O DE
CURSOS
Apoio Comisso de Gra-
duao no que se refere a
cursos

Resolues CoG 3740 art. 7 e
4235, art. 3
- Analisar propostas das
Comisses de Graduao
no sentido da ordenao
hierarquizada das discipli-
nas ministradas pelas Uni-
dades

- Analisar a pertinncia do
contedo programtico e
definir a integrao de no-
vas disciplinas pelas Co-
misses de Graduao de
outras Unidades

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Propostas de currculos
- Ofcios
curricular contendo: ofcios,
circulares, programas das
disciplinas, grade curricular,
pareceres

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Pareceres
5
2
5
5
5

5
2
5

Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar
Eliminar
Preservar

356

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.3

COMISSO
DE
PS-GRA-
DUAO

des de Ps-Graduao no
mbito das Unidades, pla-
nejando, controlando e di-
vulgando os programas dos
respectivos cursos

Resoluo CoPGr 3774

- Traar diretrizes e zelar
pela execuo dos progra-
mas de Ps-Graduao

- Acompanhar a criao de
programas de Ps-Gra-
duao

- Coletar e atualizar a le-
gislao referente aos cur-
sos de Ps-Graduao

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Ofcios

- Calendrios de reunies e
atividades de Ps-Gra-
duao
- Pautas de reunio
- Atas de reunio
programa
- Portarias (cpias)
- Regulamentos da CPG
- Decises e normas da
CPG
- Prospectos / folders do
programa
do programa
- Guias do programa
- Guias de ps-graduando

- Ofcios-circulares
- Decretos
- Leis
- Portarias
- Regimentos Internos

5
2
5
5

2

2
5
5

Vigncia
Vigncia
5

Vigncia

5

5
5

5
5
5
5
5

Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
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Preservar

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Preservar
Preservar

357

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Montagem e realizao
dos concursos

- Processo do Concurso,
contendo no que couber:
Proposta do Departamento;
Aprovao da Congrega-
o; Edital de Abertura de
inscries ao Concurso,
publicado no DOE; Reque-
rimentos de inscrio; do-
cumentos do candidato; a-
testado de sanidade fsica
e mental; Termo de apre-
sentao de inscrio; pa-
recer sobre Memorial para
julgamento pela Congrega-
o; Ofcios de proposta da
Comisso julgadora pelo
Departamento; Aprovao
da inscrio pela Congre-
gao e publicao do edi-
tal no DOE; cpia dos of-
cios dirigidos aos membros
da Comisso julgadora so-
licitando sua participao;
ofcios recebidos em respo-
ta; Informaes dando con-
ta da formao final da co-
misso; cpia das atas dos
trabalhos da Comisso Jul-
gadora ; Listas de pontos
para as Provas; Ofcios dos
sorteios dos pontos; As
provas realizadas; Quadros
5

Preservar

358

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

Acompanhamento, controle
e aprovao de propostas
de credenciamento de ori-
entadores e docentes, ofe-
recimento de disciplinas e
vida acadmica dos alunos

propostas de credencia-
mento de disciplinas, bem
como seu oferecimento

das notas atribudas em
cada prova e mdia final;
parecer final da Comisso,
cpia dos certificados emi-
tidos para Comisso Julga-
dora; um exemplar da tese
e memorial apresentados
pelo candidato; homologa-
o pela Congregao e
publicao do edital no
DOE.

- Processos / protocolados
de credenciamento de ori-
entador ou docente, con-
tendo: formulrio de cre-
denciamento e recredenci-
amento junto PG; parecer
e currculo
ciamento e recredencia-
mento junto PG (cpia)
- Pareceres (cpias)
- Currculos (cpias)
- Cadastros de orientadores
- Normas com critrios de
credenciamento

5

5

5
5
5
5

Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

propostas de credencia-
mento de disciplinas, bem
como seu oferecimento
- Formulrios para apresen-
tao de disciplina e pare-
cer
- Cadastros / catlogos /
5

5
Preservar

Preservar
359

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

guias de disciplinas ofere-
cidas
- Boletins de freqncia e
notas/formulrios/listas/lis-
tagens
- Ofcios/formulrios de al-
terao de freqncia e/ou
nota
- Modelos de materiais di-
dticos utilizado nas disci-
plinas
- Modelos de materiais di-
dticos utilizado nas disci-
plinas
o de disciplinas
o de disciplinas
disciplinas, automatizado,
contendo: ofcio, formulrio
para apresentao de dis-
ciplina, parecer do relator
designado pela CPG, deci-
ses da CPG e CoP-
Gr(Processo por programa
de curso, abre-se tantos
volumes por programa
quantos necess-rios)

10

10

5

1

5

1

5, aps encer-
rado o volume

Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

360

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

Organizao e controle da
troca de informaes entre
o programa e as agncias
financiadoras

- Acompanhar distribuio
didtica

- Organizar e administrar a
concesso de bolsas

- Providenciar relatrios

- Controlar a aplicao de
verbas de bancada
(CAPES, CNPq, etc.)

- Grades de horrios
- Formulrios de disponibi-
lidade/indisponibilidade do
docente

- Relatrio de Comisso de
Bolsas
- Relaes nominais de bol-
sas / listagens
- Relatrios de bolsistas
- Formulrios de solicitao
de bolsa ou renovao
- Formulrios de agncia fi-
nanciadora
- Ofcio CAPES de con-
cesso de bolsa
- Declaraes dos bolsistas
CAPES
- Portarias GR
- Portarias da Unidade
- Mapas de apurao

Relatrios CAPES anuais
(cpias)
1
1

5

10

5
5

5

5

5
5
5

Vigncia
Vigncia
1

2
Eliminar
Eliminar

Preservar

Preservar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar
361

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.3.1.

SERVIO DE
PS-GRA-
DUAO

Controle da vida acadmica
dos alunos

- Adotar as providncias
para o desligamento de a-
lunos

- Adotar as providncias
para trancamento de matr-
cula do aluno no programa

- Distribuir e controlar car-
teirinhas de identificao
COSEAS

- Cadastrar e acompanhar
usurios discentes junto ao
convnio UNIMED

- Acompanhar a matrcula e
o cumprimento de crditos
de alunos regulares
- Processos de atividades
didticas semestrais

- Processos dos alunos

- Recibos

- Ofcios
- Listas de recebimento

- Formulrios
- Recibos
- Processos dos alunos de
PG contendo, no que cou-
ber: requerimento / formul-
rio de matrcula; requeri-
mento/formulrio de pedido
de trancamento; requeri-
mento/formulrio de pedido
de destrancamento; guia de
recolhimento; atestado de
matrcula; requerimento de
desligamento; requerimento
de transferncia de orien-
tador; requerimento de in-
corporao
10

10

1

10
10

10
10
10, aps con-
cluso
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
362

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
de crditos de disciplina;
formulrio de atividades
programadas; reconheci-
mento do ttulo de mestre,
certificado e atestado de
sade
- Pastas dos alunos de PG
contendo: ficha de lana-
mento/pronturio de aluno /
ficha cadastral de aluno e
histrico escolar
- Listagens de alunos regu-
lares
- Processos de alunos de
PG, automatizados, con-
tendo: requerimen-
to/formulrio de pedido de
trancamento; requerimen-
to/formulrio de pedido de
desligamento; requerimento
de incorporao de crditos
de disciplina, reconheci-
mento do ttulo de mestre,
e respectivos pareceres e
decises da CPG e CoPGR
(estes processos contm
os pedidos que precisam
de aprovao da CPG e
CoPGr)
- Pastas / pronturios do
aluno de PG contendo: re-
querimento / formulrio de

10, aps a
concluso

10

10, aps a
concluso

10, aps a
concluso

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

363

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
matrcula, atestado de ma-
trcula, requerimento de
desligamento, requerimento
de transferncia de orien-
tador, formulrio de ativida-
des programadas, certifica-
do e atestado de sade
- Formulrios de atividades
programadas, certificados e
atestados de sade, fichas
de lanamento, fichas ca-
dastrais de alunos, histri-
cos escolares, documentos
pessoais, curriculum vitae,
projetos de pesquisa e to-
dos os pedidos que no
precisam tramitar junto ao
CoPGr (cpias)

10, aps con-
cluso

Eliminar
- Acompanhar matrcula e
cumprimento de crditos de
alunos especiais
ou pastas contendo: guia
de recolhimento ; histrico
escolar; formulrio de ma-
trcula, atestado de matr-
cula; declarao
ou pastas contendo: guia
de recolhimento ; histrico
escolar; formulrio de ma-
trcula, atestado de matr-
cula; declarao (cpias)
10, aps a
concluso

10, aps a
concluso

Preservar

Eliminar

364

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Cadastros de alunos es-
peciais

Vigncia Eliminar

- Realizar exames de quali-
ficao, defesas de mes-
trado e doutorado
- Documentos originais in-
corporam o processo do a-
luno regular de PG: aviso;
carta-convite; ofcio de soli-
citao de exame; ofcio-
convocatrio da banca;
comunicado; ata/relatrio
de defesa; ata/relatrio de
exame de qualificao; de-
clarao; requerimento pa-
ra expedio de diploma;
exemplar do relatrio de a-
tividades para Exame Geral
de Qualificao; indicao
de banca ; solicitao do o-
rientador
- Documentos acima rela-
cionados (cpias)
- Exemplares da disserta-
o ou tese
- Requisies / formulrios
de passagens, pagamentos
de banca, transportes, sa-
las, outros recursos (c-
pias)
- Recibos / livros de proto-
colo
- Levantamentos / listagens
de dissertaes e teses de-
10, aps con-
cluso

5

1, enviar ao
SBD
1

Vigncia

1
Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Preservar
365

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
fendidas

- Organizar matrculas de
PG
- Documentos que incorpo-
ram os proces-
sos/pronturios do aluno
contendo:
- Requerimentos / formul-
rios de matrcula; recibo
- Cadastros de alunos ma-
triculados
- Listagens de aprovao

10, aps con-
cluso

Alimentao

Alimentao

10
Preservar

Preservar
Organizao do ingresso
PG
- Divulgar e montar os pro-
cedimentos de seleo

- Processos contendo do-
cumentos relacionados
divulgao e seleo de a-
luno de PG, contendo, no
que couber: edital de divul-
gao, seleo e inscrio;
edital de divulgao publi-
cado no DOE; cartaz de di-
vulgao; lista de inscritos;
formulrio/requerimento de
inscrio; recibo; pasta de
material para comisso jul-
gadora do ingresso; nor-
mas para seleo; lista de
presena; relatrio/ata/ edi-
tal de resultado da seleo
; edital de resultado publi-
cado no DOE; parecer da
Comisso Examinadora;
modelo de prova
1

Preservar

366

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Realizar provas

- Documentos dos alunos
selecionados incorporam
os processos/pronturios
do alunos

- Provas

10,aps a
concluso

5
Preservar

Eliminar
- Organizao de exame de
proficincia em idiomas
- Montar o exame e realizar
provas

- Recibos
- Calendrios
- Modelos de prova
- Portarias de designao
de banca
- Atas de exame de lngua
- Listas de presena
- Provas

2
2
2
2

5
2
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar
Eliminar
Eliminar
- Providenciar relatrios - Relatrios CAPES anuais
(cpias)

2 Preservar
- Organizao e manuten-
o da infra-estrutura ne-
cessria rea

de PG

- Controlar a distribuio de
salas de aula

- Atualizar o Banco de Da-
dos de Curriculum vitae

- Receber, registrar e dis-
tribuir correspondncia
- Legislaes

- Quadros/mapas de distri-
buio de salas de aula

- Curriculum vitae

- Livros/cadernos de proto-
colo
Vigncia

Vigncia

Alimentao

1
Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
367

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Providenciar relatrios ge-
rais

- Relatrios de atividade
semestral e/ou anual (c-
pia)

1 Preservar
- Receber, registrar e distri-
buir correspondncia

- Livros/cadernos de proto-
colo
2 Eliminar

- Controlar material de con-
sumo e permanente
- Formulrios de pedido de
material (cpia)
- Formulrios / requisies
de solicitao de espaos
ou servios (cpia)

1

1
Eliminar

Eliminar
- Organizao e controle
de relaes com outras ins-
tituies de PG
- Organizar a vinda de pro-
fessores-visitantes
- Ofcios-convite
- Cadastros de professores-
visitantes
- Propostas de convnio

5
10

10
Eliminar
Preservar

Eliminar
- Organizao de eventos
relacionados PG

- Organizar eventos - Programao de eventos 5 Preservar
- Assistncia a professores
e alunos de PG

- Dar assistncia a profes-
sores e alunos de PG
- Cartas de referncia

5 Eliminar
- Controle, realizao e a-
companhamento de elei-
es
- Montar o Processo de
eleio de representante
discente e outro para os
membros da comisso,
contendo todos os docu-
mentos gerados Processo
- Atas de eleio
- Avisos de eleio
- Editais de eleio
- Ofcios
- Cdulas de votos

5
5
5
5
1

Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar

368

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
automatizado.
- Requerimentos de inscri-
es de candidatos
- Listas de presena

5

5

Eliminar

Preservar
369

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.4

COMISSO
DE
PESQUISA

Proposio ao Conselho de
Pesquisa de atividades e
programas de pesquisa da
sua respectiva Unidade

Coordenao programas
de pesquisa na sua respec-
tiva Unidade

- Deliberar sobre assuntos
da rea de pesquisa da U-
nidade

- Orientar sobre obteno
de recursos para projetos
de pesquisa

- Catalogar linhas de pes-
quisa da Unidade

- Catalogar e centralizar a
produo cientfica da Uni-
dade

- Coordenar e controlar as
bolsas de Iniciao Cient-
fica do CNPq e PIBIC

- Atas de reunio
- Circulares
- Ofcios
- Pautas de reunio
- Despachos em processos
- Formulrios
- Legislaes

- Projetos de instituies de
fomento

- Circulares aos docentes
solicitando dados
- Listagens de alterao de
dados (Internet)

- Circulares
- Formulrios para atuali-
zao de produo cientfi-
ca
- Relatrios

- Pronturios de bolsistas
contendo:
. Documentos pessoais
. Fichas de inscrio
. Formulrios de agncias
de fomento
. Ofcios de encaminha-
mento
. Ofcios de solicitao/ re-
5
1
5
1
1
Vigncia
Vigncia

Vigncia

1

Alimentao

1
1

5

Vigncia da
bolsa

Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar

Preservar

370

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Informar sobre programas
de intercmbio cientfico

- Informar sobre programas
de ps-doutoramento na
USP

apoio administrativo Co-
misso de Pesquisa

novao de bolsa
- Relatrios finais do bolsis-
ta/orientador

- Circulares
- Projetos
- Ofcios

- Projetos
- Ofcios
- Resolues

- Agendas
- Atas de reunio
- Atas de processos sele-
tivos
- Autorizaes
- Circulares
- Declaraes
- Deliberaes
- Informaes
- Memorandos
- Ofcios
- Pautas de reunio
- Regimentos
- Relatrios
- Requisies de paga-
mento
- Tabelas

3

1
5
5

5
5
5

1
5
2

1
1
1
1
5
1
1
5
5
5
5
1
1

1
1

Preservar

Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar
Eliminar
Preservar

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Preservar
Preservar

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Eliminar
Eliminar
Eliminar
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Preservar
371

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Coordenar participao
no Congresso anual de ini-
ciao cientfica da USP

da rea de pesquisa da U-
nidade

- Manter cadastro e catlo-
gos sobre:
. recursos de projetos de
pesquisa
. linhas de pesquisa da
Unidade
. produo cientfica da
Unidade
. bolsas de estudo (ini-
ciao cientfica, bolsas de
produo em pesquisa do
CNPq; ps-doutoramento
do CNPq e outras que no
so de ps-graduao)

- Divulgar programas de
apoio pesquisa de agn-
- Quadros de seleo de
monitores
em reunies (cpias):
. Presidente
. Membros

- Ofcios
- Circulares

- Editais

1

1

5
5

1
5

Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar

372

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

Promoo de eventos que
estimulem a produo cien-
tfica e sua divulgao
cia de fomento

- Orientar sobre obteno
de recursos de projetos de
pesquisa

simpsios, palestras, etc.

- Desenvolver estudos e
projetos de apoio ao ensino
de graduao

- Manter banco de dados
de pesquisa da unidade

- Anais/ livros
- Circulares
- Ofcios
- Relatrios
- Certificados
- Cartazes
- Listas de presena

- Ofcios
- Projetos
- Questionrios
- Relatrios

- Circulares
- Fichas de pesquisa
- Formulrios para cadastro
de pesquisa
- Bancos de dados de pes-
quisa

5
1
5
5
5
1
5

5
5
5
5
5

1
5
5

5
Alimentao

Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar

Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar
Preservar
Preservar

Preservar

373

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.5

COMISSO
DE CULTURA
E EXTENSO
UNIVERSI-
TRIA

- Proposio ao CoCEx, de
atividades de cultura e ex-
tenso da sua respectiva
Unidade
de cultura e extenso da
Unidade
- Atas de reunies
- Circulares
- Pautas de reunies
- Despachos em processos
- Formulrios
- Legislao
- Relatrios

5
2
1
5
5
Vigncia
5
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
(UNIDADES) - Coordenao de ativida-
des de Cultura e Extenso
nas Unidades
- Informar sobre atividades
de cultura e extenso

- Circulares
- Folders/cartazes
- Ofcios

2
5
5
Eliminar
Preservar
Eliminar
- Apoio administrativo s
atividades de cultura e ex-
tenso
- Agendas
- Atas de reunio
- Autorizaes
- Circulares
- Declaraes
- Regimentos
- Deliberaes
- Memorandos
- Ofcios
- Requisies de pagamen-
to

2
5
5
5
2
5
5
5
5
5
5
5

1
1
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
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Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
- Catalogar e centralizar a
realizao de cursos e e-
ventos

- Relatrios
- Ofcios
- Formulrios
- Circulares
5
5
1
2
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
374

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Assessoramento s Co-
misses CCEx (Comisso
de Cultura e Extenso) e
P.A E. (Comisso do Pro-
grama de Aperfeioamento
de Ensino)
- Divulgar atividade cultu-
rais e cursos

- Assessorar a Comisso
em assuntos pertinentes

- Auxiliar na preparao da
visita Unidade e levantar
colgios e cursinhos para o
envio de material de conta-
to (Projeto Universidade e
as Profisses)

- Promover e divulgar o
oferecimento de vagas (U-
niversidade aberta 3
a
. i-
dade)

- Controlar, acompanhar e
divulgar o Programa de
Aperfeioamento de Ensino
(PAE)

- Relatrios
- Pautas
- Convocaes
- Atas
- Ofcios
- Estatsticas
- Memorandos
- Cartazes
- Folders
- Livretos
- Projetos
- Convites
- Agendas
- Processos
5
1
1
1
5
5
5
5
1
1
5
1
1
1
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar

375

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.5.1

SERVIO DE
CULTURA E
EXTENSO
UNIVERSI-
TRIA

(UNIDADES)
- Produo de cursos de
extenso universitria

- Produo de eventos
palestras, seminrios,
Workshop etc.
- Pautas de reunio
- Atas
- Ofcios
- Relatrios
- Cartas
- Convites
- Cartazes
- Folders
- Certificados (modelos)
- Atestados
- Apostilas
- Anais
- Fichas de inscrio
- Listas de presena
- Programas

- Memorandos
o
- Cadastro / fichrio de alu-
nos
- Planilha de custos

1
5
5
5
1
1
5
5
1
1
5
5
1
5
5
5, aps apro-
vao do TCE
2
2

1
2

2

Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

376

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.6

CONSELHO
TCNICO-
ADMINIS-
TRATIVO

(CTA)
Deliberao sobre assun-
tos da Unidade, cabendo
recurso de suas decises
Congregao

Estatuto art.18 e 47
- Aprovar o oramento da
Unidade

- Opinar sobre a criao,
departamentos

- Propor Congregao a
criao de cargos e fun-
es docentes

- Deliberar sobre a con-
tratao, relotao, afas-
tamento e dispensa de do-
centes

- Deliberar sobre afas-
tamento e dispensa de
servidores no-docentes

- Deliberar sobre a aceita-
o de legados e doaes
quando no clausulados,
submetendo ao Reitor

- Opinar sobre as matrias
que lhe forem encaminha-
das pelo diretor, pela Con-
gregao e pelas comis-
ses

Regimento Geral, art.41
- Pautas de reunio/ordens
do dia
- Livros/listas de presena
- Atas de reunio
- Pareceres elaborados
para o CTA
- Resolues do CTA
- Oramentos da Unidade
- Cartas
- Memorandos
- Ofcios
- Regimentos da Unidade
- Regimentos dos departa-
mentos
- Processos

- Calendrios das reunies

5

5
5
5

5
5
1
1
5
Vigncia
Vigncia

Instruo
(Devolver
origem)
1

Eliminar

Preservar
Preservar
Preservar

Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

Eliminar

377

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Aprovar o horrio de au-
las das disciplinas de gra-
duao

- Aprovar a relao de
monitores bolsistas junto
aos departamentos

- Deliberar sobre a realiza-
o de processos seletivos
para contratao de do-
centes

- Homologar o relatrio da
comisso julgadora do
processo seletivo docente

- Deliberar sobre inscri-
es do PAE

- Aprovar estrutura admi-
nistrativa da Unidade

- Quadros
- Informaes

- Cartas
- Portarias

- Relatrios homologados
- Convocaes
- Legislaes
- Relatrios
- Editais
- Cartas
- Horrios
- Comunicados
- Requerimentos
- Listas de pontos

- Cartas
- Relaes de aprovados

administrativa da Unidade

5
5

5
5

5
1
Durante uso
5
5
5
5
5
5
5

5
5

Instruo

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar

Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Eliminar
Preservar

Preservar

378

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Deliberar sobre as bolsas
do programa de aperfei-
oamento de ensino, ouvi-
da a comisso coordena-
dora da Unidade

379

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.7

DIRETORIA
Administrao da Unidade

(Regimento Geral artigo 42)
- Dar cumprimento s de-
terminaes da Congrega-
o e do CTA

- Circulares
- Relatrios de levanta-
mentos estatsticos
- Ofcios
- Portarias
5
5

5
5
Preservar
Eliminar

Eliminar
Preservar

- Convocar e presidir as
reunies da Congregao
e do CTA
- Atas de reunio
- Agendas
- Convocaes
- Listas de presena
- Pautas de reunio

5
1
1
5
2
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar

nar
- Processos administrati-
vos
- Normas
- Circulares
5

5
5
Preservar

Preservar
Preservar

- Zelar pela execuo do
Estatuto, Regimento Geral,
e Regimento da Unidade

- Circulares
- Regimentos
- Portarias
5
5
5
Preservar
Preservar
Preservar
- Providenciar a abertura
de concursos da carreira
docente e livre-docente

- Processos de concurso 5 Preservar

- Convocar eleies para
representantes das diver-
sas categorias docentes,
do corpo discente e dos
servidores no docentes
- Processos de eleies
- Agendas
- Atas de eleio
- Portarias
- Ofcios
- Memorandos
- Cdulas
5
1
5
5
5
5
1
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
380

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Listas de presena

5 Eliminar
- Designar comisses para
assessor-lo no desenvol-
vimento de suas funes

- Portarias
- Ofcios

5
5
Preservar
Eliminar
- Elaborar anualmente a
proposta oramentria da
Unidade

- Processos
- Ofcios
5
5
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar

- Ordenar o empenha-
mento de verbas e as res-
pectivas requisies de
pagamento
ou prestao de servios

mento
5, aps apro-
vao TCE

5, aps apro-
vao TCE

Eliminar

Eliminar
- Encaminhar Reitoria
propostas de contrato ou
admisso de pessoal no
docente

- Processos de contrato 5 Preservar

381

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.8

ASSISTN-
CIA TCNICA
ADMINIS-
TRATIVA
1

(ATAD)

Superviso e gerenciamen-
to das atividades admi-
nistrativas da Unidade
- Assessorar a Diretoria em
assuntos ligados adminis-
trao de meios e recursos

- Coordenar, orientar e su-
pervisionar as sees e
servios subordinados

- Ofcios
- Cartas
- Memorandos
- Circulares
- Cartas
- Comunicaes internas
- Pareceres
- Relatrios
- Mensagens em fac-smile
- Portarias
- Resolues
- Normas administrativas

5
5
1
Vigncia
5
1
5
5
1
1
Vigncia
Vigncia
Vigncia
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

- Promover as eleies de
servidores para escolha de
representante no C.T.A. da
Congregao, Comisses,
outros colegiados.
2

- Promover as eleies de
servidores para a CIPA

- Subsidiar a realizao de
sindicncias e processos
administrativos disciplina-
res

- Atas de eleio
- Cdulas de votao
- Listagens de resultados
de eleio
- Processos de eleio

- Folhas de votao

- Processos de Sindicncia
- Processos administrativos
- Designaes de Comis-
so de Sindicncia (c-
pias)
5
1
1

5

5

5
5
5

Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
Preservar
Eliminar

1
Em algumas Unidades a atividade de realizar as eleies de servidores para representantes em colegiados e comisses realizado pela rea acadmica. Foi mantida nesta tabela
por ter sido indicada pela maioria das Unidades.
2
Em algumas Unidades a Assistncia Tcnica Administrativa realiza a atividade de preparar os processos seletivos anuais dos servidores. Mas verificou-se que, na maioria dos casos,
essa atividade realizada pela rea de Pessoal. Assim, a identificao dos documentos gerados por esta atividade, tempo de arquivamento na Unidade e destino esto na rea de
PESSOAL.
382

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

Assessoramento Prefeitu-
ra do Campus (competn-
cia especfica de Unidades
de Campus fora da Capital)

- Controlar a ocupao de
residncias no Campus

- Controlar a cesso e a uti-
lizao de espaos do
Campus por entidades es-
tranhas USP

- Depoimentos em Sindi-
cncia (cpias)

- Termos de permisso de
uso
- Declaraes
- Ofcios
- Ofcios
5

Vigncia

5
5
5
Vigncia da
cesso

Eliminar

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
383

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.8.1

EXPEDIENTE
Orientao e superviso do
recebimento, registro, ex-
pedio e arquivamento de
documentos

- Controlar abertura e trami-
tao de processos e pro-
tocolados
- Receber diariamente e
distribuir a correspondncia
destinada ao rgo
Livros/fichas de controle de
documentos internos
5 Eliminar

384

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.8.2

PROTOCOLO
Registro e classificao de
documentos no sistema in-
formatizado

Informao ao pblico so-
bre o andamento dos do-
cumentos
- Receber expedientes e
processos
- Verificar a documentao
apresentada em relao
satisfao de requisitos e
normas
- Protocolar, autuar e clas-
sificar os documentos en-
caminhados ao rgo
- Registrar informaes de
ingresso e circulao de
documentos no sistema de
protocolo informatizado da
USP
- Informar sobre o anda-
mento de processos e ou-
tros documentos
- Livros de registro de pro-
cessos ou de protocolo

- Recibos de tramitao de
processos / recibos de en-
trada e sada de proces-
sos*
- Recibos de tramitao de
protocolados*
- Recibos de entrada e sa-
da de protocolados*
- Relaes de remessa de
documentos por malote
- Recibos de postagem de
correspondncia
- Livros de controle de nu-
merao de editais
- Livros de controle de nu-
merao de portarias inter-
nas
- Relatrios mensais do
Protocolo

10

2

2

2

2

2

5

2

1
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

A produo destes documentos dispensvel, tendo em vista a existncia de um sistema informatizado de protocolo na USP.
385

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.8.3

ARQUIVO
Administrao do arquivo
intermedirio e permanente
da Unidade

- Receber e conferir os do-
cumentos com despacho
de arquivamento
- Registrar o ingresso de
documentos no arquivo
- Armazenar os documen-
tos zelando pela sua ade-
quada conservao
- Atender requisio de do-
cumentos arquivados
- Controlar o retorno de do-
cumentos requisitados do
arquivo

- Livros de controle e locali-
zao de documentos ar-
quivados
- Editais (cpias)
- Portarias Internas (cpias)
- Portarias do Reitor (c-
pias)
- Resolues (cpias)
- Requisies de documen-
tos arquivados
- Recibos de retirada de do-
cumentos
Durante o uso

10
10
Vigncia

Vigncia
1

At a devolu-
o do docu-
mento

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

386

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.8.4

SERVIOS
AUXILIARES

29.8.4.1

PORTARIA E
VIGILNCIA
Administrao dos servi-
os de vigilncia, seguran-
a e portaria
- Orientar e supervisionar
os servios de limpeza e
vigilncia, terceirizados ou
no

- Controlar a entrada de vi-
sitantes

- Manter em lugar visvel
relao de telefones inter-
nos e de telefones de e-
mergncia

- Executar servios de tele-
fonia
- Escalas de pessoal tercei-
rizado
- Escalas de pessoal pr-
prio de limpeza e vigilncia
chaves
- Fichas de controle de re-
lgio
- Fichas de rondas notur-
nas
- Livros de ocorrncia da
vigilncia

- Livros de controle de en-
trada de visitantes

- Relaes de telefones

- Livros de controle de tele-
fonemas interurbanos

Durante o
contrato
2

1

2

2

5

1

Alimentao

2
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Algumas Unidades tm em seu organograma apenas uma rea de Servios Auxiliares, que realiza as atribuies de administrao dos servios de vigilncia, portaria, copa, manu-
teno e controle de veculos. Outras possuem sees e setores para cuidar de cada tarefa. As que se enquadrarem no primeiro caso devem considerar as atividades e os documen-
tos em seu conjunto.
387

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.8.4.2

TRANSPOR-
TES/VECU-
LOS
Realizao de servios ne-
cessrios administrao
de sua frota de veculos,
efetuando os controles na
forma solicitada pelo rgo
Central

Portaria GR 2916/94, republicada
pela Portaria GR 2933/95
sionada de Veculos Ofi-
ciais (recursos prprios e
de convnios), bem como
da compra, transferncia e
substituio dos mesmos

- Controlar as datas de ven-
cimento de emplacamento,
licenciamento e seguro o-
brigatrio e total dos Vecu-
los Oficiais da Frota Di-
mensionada
- Processos de implantao
SAT/Unidade (Formulrio 1 -
cadastro individual de veculo oficial,
Formulrio 2 cadastro individual
de veculo oficial/convnio, Formu-
lrio 3 quadro demonstrativo da
frota)
de veculos

- Relaes de veculos ofi-
ciais
- Processos de implantao
SAT/Unidade
- Documentos do veculo:
. certificado de propriedade
. bilhete de seguro obriga-
trio
. bilhete de seguro total
. bilhete IPVA

Instruo

Instruo
(Devolver o-
rigem)
Alimentao

Instruo

Enquanto o
veculo per-
manecer na
Unidade. En-
caminhando
PCO no reco-
lhimento

Preservar

Preservar

- Controlar o trfego e os
servios executados por
veculo
es de servios
- Agendas de servios
- Autorizaes de viagem
- Boletins de servio - For-
mulrio 4

1

2
1
5

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

preventiva, corretiva e de
despesas por veculo
- Processos de relatrio
mensal SAT/Unidade
(Formulrio 6 relatrio mensal)
consumo de combustvel e
1

1

Eliminar

Eliminar

388

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
outros
- Cronogramas de revi-
so/manuteno
dades

1

1

Eliminar

Preservar
- Cartas
- Ofcios
- Ofcios-circulares
- Portarias
- Memorandos / formulrios
de requisio de materi-
ais/servios

1
1
Vigncia
Vigncia
1

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

389

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.8.4.3

COPA
Coordenao dos servios
de copa

- Zelar para que as reas
destinadas a copa e refeit-
rio, bem como seus equi-
pamentos e acessrios, es-
tejam em perfeitas condi-
es de conservao, lim-
peza e higienizao

- Controlar o consumo dos
materiais utilizados

- Requisitar recursos e/ou
materiais necessrios

- Requisies de material e
servio

1 Eliminar
390

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.8.4.4

MANUTEN-
O
Coordenao da manuten-
o interna e externa das
dependncias e bens m-
veis da Unidade
- Realizar ou requisitar ser-
vios de conservao e re-
parao interna e externa
do edifcio e de seus bens
mveis

os servios de sua espe-
cialidade realizados por
Terceiros

- Providenciar a substitui-
o de materiais, instala-
es e/ou tubulaes eltri-
ca e hidrulica do edifcio,
quando necessrio

- Requisies de manuten-
o

- Solicitaes de contrata-
o de terceiros

1

1

1

5
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
391

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.8.5

PESSOAL
Cumprimento e adoo dos
procedimentos estabeleci-
dos para a administrao
de pessoal

Manuteno atualizada dos
assentamentos referentes
aos servidores da Unidade

Instruo e acompanha-
mento de processos de
pessoal

Orientao e informao
aos servidores

- Preparar os processos se-
letivos de servidores

- Realizar e atualizar as-
sentamentos e documenta-
o de servidores

- Processos anuais de pro-
cesso seletivo, contendo
editais de abertura e resul-
tados, convocao dos a-
provados e homologao
processo seletivo
- Editais de resultados de
processo seletivo
- Convocaes de aprova-
dos em processo seletivo
- Homologaes de pro-
cesso seletivo

- Processos individuais de
contratao de servidores
(originais)

contratao de servidores
(cpias)

7

2

2

2

2

Durante per-
manncia do
servidor na
Unidade

Durante per-
manncia do
servidor na
Unidade:
. resciso
. aposentado-
ria
. enviar ao
rgo de des-
tino, na trans-
ferncia
Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

A preparao de processos seletivos de servidores em algumas Unidades atividade realizada pela Assistncia Administrativa.
392

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Processos de pagamento
de horas-extras

- Processos de reclama-
es trabalhistas

- Processos de escala de
substituio
- Registros de Empregado

- Registros funcionais exi-
gido pelo Ministrio do Tra-
balho

- Processos coletivos de
afastamento de servidores
(originais)

afastamento de servidores
(originais)

10

Instruo

10

Durante per-
manncia do
servidor na
Unidade

Durante per-
manncia do
servidor na
Unidade

Instruo

Durante per-
manncia do
servidor na
Unidade:
. enviar ao r-
go de desti-
no, na transfe-
rncia ou Rei-
toria

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Preservar

Preservar

Eliminar

393

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Processos de comissio-
namento de servidores (o-
riginais)

doria de servidores (origi-
nais)

- Processos de pagamento
de penso alimentcia

- Recibos de pagamento de
penso alimentcia

- Termos de contrato (c-
pias) - o original inserido
no processo

Durante per-
manncia do
servidor na
Unidade:
. enviar ao r-
go de desti-
no, na transfe-
rncia ou Rei-
toria

Instruo

Durante per-
manncia do
servidor na
Unidade:
. enviar ao r-
go de desti-
no, na transfe-
rncia ou Rei-
toria

Inserir no pro-
cesso

Durante per-
manncia do
servidor na
Unidade:
. resciso

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar
394

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Termos de alterao con-
tratual (cpias) - o original
inserido no processo

- Termos de prorrogao
contratual (cpias) - o origi-
nal inserido no processo

- Termos de resciso con-
. aposentado-
ria
. enviar ao
rgo de des-
tino na tranfe-
rncia

Durante per-
manncia do
servidor na
Unidade:
. resciso
. aposentado-
ria
. enviar ao
rgo de des-
tino, na trans-
ferncia

Durante per-
manncia do
servidor na
Unidade:
. resciso
. aposentado-
ria
. enviar ao
rgo de des-
tino, na trans-
ferncia

Durante per-
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

395

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

tratual (cpias) - o original
inserido no processo

- Pronturios / Pastas /
Dossis funcionais dos ser-
vidores da Unidade, con-
tendo:
. ficha de assentamentos
. certificado de sanidade
(para ingresso de estatut-
rios) e de sade ocupacio-
nal (para celetistas)
. atestados mdicos peri-
dicos para celetistas
. atestados de licena m-
dica
. curriculum vitae
. documentos pessoais (c-
pias)
. atestado de freqncia
. requerimentos de licenas
. ficha de salrio-famlia
. ficha de salrio materni-
dade
manncia do
servidor na
Unidade:
. resciso
. aposentado-
ria
. enviar ao
rgo de des-
tino, na trans-
ferncia

Durante per-
manncia do
servidor na
Unidade:
. enviar ao
rgo de des-
tino, na trans-
ferncia

Eliminar
Eliminar

Eliminar

396

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

. declaraes referentes a
afastamento
. formulrio para pleitear
aposentadoria do INSS
(cpias)
peclio ao INSS (cpia)
aposentadoria especial
(cpias)
. formulrio para resciso
contratual da USP (2 via),
. formulrio oficial de desli-
gamento (cpias)
. formulrio de seguro-
desemprego (cpias)
. certido para fins de li-
cena-prmio (cpia)
. requerimento ou recurso
referente carreira (cpia)
. informes e declaraes de
rendimentos (cpias)

- Fichas de salrio-famlia
de servidores celetistas

- Atestados mdicos relati-
vos a afastamento de cele-
tistas por incapacidade

- Guias para percia mdica
- Atestados mdicos relati-

10

20, a partir do
desligamento

10
10

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
397

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Controlar freqncia
vos a celetistas para ma-
ternidade
- Comprovantes de entrega
de comunicao de dispen-
sa

- RAIS

- Relatrios para a CERT

- Relatrios para o SESMT

- Recibos de abono de f-
rias
- Recibos de entrega de va-
le-transporte
- Listagens de venda de
tickets COSEAS

- Boletins de freqncia in-
dividual

- Registros individuais de
apurao de freqncia (li-
vro de ponto, carto depon-
to, lista de presena ou ou-
tro documento)

Inserir no pro-
cesso de res-
ciso

10

Inserir no pro-
cesso de con-
trato

Inserir no pro-
cesso de con-
trato

5

5

1

5

5

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

398

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Pedidos de frias

- Avisos de frias

5

5
Eliminar

Eliminar
- Controlar estgios - Processos de estagirios
(individuais)

30 Preservar
- Manter documentos refe-
rentes segurana e aci-
dentes de trabalho
- Estatsticas mensais de
acidentes de trabalho
- Mapas anuais de aciden-
tes de trabalho
- Comunicados de acidente
de trabalho (cpias)
- Livros de inspeo do tra-
balho

1

5

20

Durante
preenchimen-
to
Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar
- Controlar convnios m-
dicos ou de sade para
servidores
- Cadastros de servidores
em convnio

- Planilhas de incluso e
excluso (cpias)

At 2 aps a
vigncia do
convnio

Vigncia do
convnio

Eliminar

Eliminar

dades
At 2 aps a
vigncia do
convnio

Eliminar
399

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.8.6

MATERIAL
Orientao e superviso
das atividades de compras
e de administrao de ma-
terial no rgo

- Supervisionar as ativida-
des de compras e adminis-
trao de material

2.8.6.1

COMPRAS
Requisio de recursos pa-
ra despesas mensais com
aquisio de materiais de
consumo e servios de ter-
ceiros

Aquisio dos materiais,
por nota de empenho ou
por adiantamento

Elaborao da prestao
de contas
- Receber os pedidos de
compra ou contrato de ter-
ceiros

- Formalizar contratos ad-
ministrativos

- Requisitar os recursos

- Preparar e acompanhar o
desenvolvimento dos pro-
cessos de licitao, com
elaborao dos respectivos
editais

- Adquirir os materiais, por
meio de notas de empenho
ou por adiantamento.

- Prestar contas atravs
da apresentao de docu-
mentos fiscais de despesa
- Processos de licitao,
contendo:
. pedido de compra
. editais
. convite
. recibo de documentos
para licitao
. atas de abertura e julga-
mento
. termo de licitao

- Pedidos de compras
dos pedidos
- Editais de licitao (c-
pias)
- Catlogos de fornecedo-
res

- Livros de atas de licitao
- Convites para licitao
(cpias)
- Recibos de documentos
apresentados em licitao
(cpias)
- Atas de abertura e julga-
mento (cpias)
Instruo

1
1

1

Alimentao

At completar
1

1

1

Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

400

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Termos de licitao (c-
pias)

- Relatrios mensais das li-
citaes realizadas
- Processos de compras
anulados e/ou revogados

1

5

5, aps
deciso
Eliminar

Eliminar

Eliminar

401

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.8.6.2

ALMOXARI-
FADO
Controle de entrada e sada
de material
- Receber e conferir o ma-
terial adquirido

- Registrar a entrada do
material nas fichas de pra-
teleira e nas financeiras
- Produzir relatrios de
controle

- Atender as requisies de
materiais estocados
- Notas de entrada de ma-
terial
- Notas de sada de mate-
rial - RUSP
- Notas fiscais
- Ofcios (cpias)

- Fichas dirias de produtos
ou fichas de prateleira

- Fichas financeiras de pro-
dutos em estoque

- Relatrios mensais
- Quadros mensais de mo-
vimentao de materiais de
consumo
- Inventrios anuais do es-
toque, com discriminao,
quantidade, preos unit-
rios e total

- Sistema de controle de
estoques informatizado*

2

2

5
2

At esgotar o
material

At esgotar o
material

5
1
1

5

Alimentao

1
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar

Eliminar

*
As Unidades que utilizam sistemas informatizados de controle de estoque no devem produzir outros documentos repetitivos. Os relatrios mensais so um dos produtos do sistema.
402

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Providenciar a reposio
dos materiais que tenham
atingido o ponto de estoque
mnimo
- Notas de entrega de ma-
terial ou recibos de entrega
de material

- Pedidos de compra

2

1
Eliminar

Eliminar

403

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.8.6.3

IMPORTA-
O

Aquisio de material ou
equipamentos por importa-
o
por importao

- Processos de importao
de material de consumo
- Mapas mensais de apura-
o das importaes (c-
pias)
- Relatrios mensais para o
CNPq

At a desin-
corporao do
bem

10

1

5
Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar

A aquisio por importao no localizada no mesmo setor para as diversas Unidades.

404

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.9

ASSISTN-
CIA TCNICA
FINANCEIRA

(ATAF)
Planejamento, organizao
e controle das atividades
das reas contbil e finan-
ceira
- Coordenar e supervisionar
as atividades das reas
contbil e financeira

- Instruir processos referen-
tes a transposio ora-
mentria, contratos, repas-
ses de verba para auxlio a
atividades didticas, des-
pesas com banca de douto-
rado, imunidade tributria e
outros similares

- Ofcios
- Cartas
- Mensagens em fac-smile
- Comunicados
- Memorandos
- Leis, decretos e outros di-
plomas legais
- Resolues
- Portarias
- Normas
- Circulares

- Processos

- Contratos (cpias)
5
5
1
1
1
Vigncia

Vigncia
Vigncia
Vigncia
Vigncia

Instruo

Vigncia
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Encaminhar
ao destino

Eliminar

Na maioria das Unidades no existe Assistncia Tcnica para Assuntos Financeiros.

405

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.9.1

CONTABILI-
DADE
Controle do oramento e
das despesas

Controle de convnios e
verbas especiais

Registro do movimento di-
rios de bens, direitos e o-
brigaes - ativo e passivo

Elaborao do encerramen-
to de exerccio

- Controlar a execuo or-
amentria

- Instruir processos e expe-
dientes

- Emitir notas de empenho

- Realizar compras diver-
sas, atravs de adianta-
mento

- Contabilizar as papeletas
contbeis e os balancetes
dos sistemas patrimonial e
de compensao, bem co-
mo elaborar os balancetes
mensais

- Controlar convnios e
verbas especiais
- Processos contendo a pe-
a oramentria anual da
Unidade
- Mapas de controle ora-
mentrio e financeiro
- Informaes
- Reservas de recursos

- Notas de esboo de em-
penho
- Notas de empenho
- Notas de anulao de
empenho (cpias)

- Notas fiscais
mento e prestao de con-
tas

- Planilhas contbeis
- Registros de incorpora-
es contbeis
- Livros dirios
- Processos de balancete
mensal da Unidade

- Balanos anuais

- Processos de balano
anual da Unidade
1

5

5
5

1

5
5

5
5, aps apro-
vao TCE

5
5

5
5
1
Instruo

5

Instruo

Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Preservar

Preservar

406

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Fazer a requisio de pa-
gamento s firmas fornece-
doras

- Atender as fiscalizaes
interna e externa

- Processos de convnio
para ensino e pesquisa
- Registros de incorporao
- Processos de solicitao
de pareceres da Consulto-
ria Jurdica*
- Relatrios de gastos (c-
pias)
de bem ou servio


- Autorizaes de paga-
mento

- Requisies de pagamen-
to

10

1
5

5

Instruo

5

5

5

Preservar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

* No deve ser formado processo exclusivamente para solicitar parecer Consultoria Jurdica, j que se trata de instruo de algum assunto que parte de outro documento. Os que
j existem podero ser eliminados, pois a Consultoria Jurdica preservar seus pareceres.

407

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.9.2

TESOURA-
RIA
Controle de adiantamentos
sob vrias categorias

Recebimento de numer-
rios

Execuo de recolhimentos

Prestao de contas de a-
diantamentos

Controle de verbas de con-
vnios

Pagamentos
- Depositar os pagamentos
nas contas do pessoal

- Realizar os recolhimentos
relativos s Contribuies
de Previdncia Social das
folhas de pagamento do
pessoal regido pela C.L.T.

- Entregar o numerrio dos
adiantamentos aos destina-
trios

- Receber e conferir a do-
cumentao fiscal das des-
pesas realizadas com
adiantamentos

- Organizar as prestaes
de contas

- Depositar as receitas

- Realizar os pagamentos
de fornecedores e presta-
dores de servios

- Realizar pagamento de
monitores

- Atender as fiscalizaes
- Guias de recolhimento da
previdncia social
- Notas fiscais
- Notas fiscais (cpia)
- Recibos de numerrio
- Guias de remessa de nu-
merrio
- Guias de recolhimento /
guia RECOL
de contas por adiantamento

adiantamentos (cpias)
- Canhotos de pagamento
em cheque
- DARF IR
- Extratos bancrios
- Guias de anulao
(cpias)
- Relatrios dos gastos
de cotas de dirias
de aplicao de recursos
externos
bolsistas
30

5
3
5
5

5

5, aps apro-
vao TCE

5

5

5
1
5
5

5
1

5

10

10
Eliminar

Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
408

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

Acompanhamento e Con-
trole da arrecadao de
contribuies mensais re-
cebidas pelo Centro de
Convivncia Infantil
interna e externa.

- Calcular a contribuio
das mes com base no sa-
lrio e controlar o recebi-
mento mensal
auxlio funeral
- Processos mensais de pa-
gamento de monitores

- Relaes de salrio das
mes
- Autorizaes para dbito
em conta bancria
- Relaes mensais das
contribuies
- Extratos bancrios
- Recibos de despesas
- Canhotos de cheques
- Cheques (cpias)

10

1

42

5

5
5
42
5
5

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
409

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.9.3

PATRIMNIO
Formalizao da aquisio
de bens mveis (material
permanente)

Incorporao, transferncia
e desincorporao (baixa)
de bens patrimoniais
- Receber o material adqui-
rido e elaborar as notas de
aquisio de bens perma-
nentes

- Abrir processo de incorpo-
rao de bem patrimonial

- Receber a avaliao do
bem, quando a incorpora-
o for por doao

- Classificar, identificar e
registrar o bem permanen-
te, incorporando-o como
bem patrimonial

- Fazer o controle dos bens
patrimoniais

- Notas de aquisio de
bens patrimoniais (cpia)

- Processos de incorpora-
o de bens patrimoniais

- Relatrios de avaliao do
bem (cpias)

- Fichas ou registros de ca-
dastro de bem patrimonial

- Bancos de dados de bens
patrimoniais

controle de bens patrimo-
niais
- Relatrios da contabilida-
de patrimonial - SISPA
(produto do sistema infor-
matizado)
cia de bens entre Unidades
5

Instruo

1

At a desin-
corporao do
bem

Alimentao

5

10

At a desin-
corporao do
Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar

O uso de fichas ou outro tipo de registro dispensvel quando a Unidade utiliza o sistema informatizado de registro e controle de bens patrimoniais, cujo banco de dados deve ser
preservado.

410

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Abrir processo de desin-
corporao de bem patri-
monial, efetuando o compe-
tente registro

- Notas de transferncia de
bens patrimoniais entre
Unidades

- Processos de cesso
temporria ou permisso
de uso de bens patrimo-
niais

- Termos de cesso tempo-
rria ou permisso de uso
de bens patrimoniais

- Processo de inventrio
dos bens patrimoniais da
Unidade

- Listagens de bens para
desincorporao (baixa pa-
trimonial)

- Notas de baixas patrimo-
niais

- Processos de baixa de
bens patrimoniais

bem

10

Enquanto du-
rar o emprs-
timo

Vigncia

Instruo

10

10

5, aps a a-
provao do
Balano

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar

411

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.10

ASSISTN-
CIA TCNICA
ACADMICA

(ATAC)
Superviso e coordenao
das atividades de expedi-
ente de alunos nos cursos
de Graduao
Orientar e supervisionar a
confeco dos catlogos de
cursos de graduao

- Coordenar o trabalho de
registro e revalidao de
diplomas

- Supervisionar a renova-
o das aplices de segu-
ros para estagirios

- Conferir e encaminhar a
freqncia para pagamento
aos monitores de sala Pr-
Aluno

do processo seletivo do
Programa de Aperfeioa-
mento de Ensino (PAE)

- Fornecer subsdios da -
rea acadmica para a ela-
borao do oramento da
USP

- Orientar e acompanhar a
elaborao dos relatrios
de atividades das Unidades
de servios subordinadas

- Catlogos de graduao

- Processos de registros de
diplomas
de diplomas
- Aplices de seguro


- Editais
- Ofcios
- Cartazes
- Relatrios



Vigncia

5

5

2

1

5
5
1
5

5

5

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar

Eliminar

Preservar

412

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Realizar eleies de re-
presentantes docentes,
discentes e servidores

- Montar a estrutura curricu-
lar dos cursos de gra-
duao

- Emitir atestados, declara-
es para alunos e docen-
tes

- Organizar a distribuio
de salas de aula

- Atas de eleies
- Atas de reunio
- Pautas de reunio

- Processos de eleio de
representantes discentes,
de representantes docentes
e de representantes dos
servidores junto aos rgos
colegiados da Unidade,
contendo: editais de convo-
cao, requerimentos de
inscries dos candidatos,
atas de eleio, cdulas de
voto, listas de presena e
ofcios.

curricular

- Atestados (cpias)
- Declaraes (cpias)

de salas

1
5
5
2

5

5

1
1

1

Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

413

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Colaborar na redao de
regulamentos e regimentos
pertinentes

- Controlar a apresentao
de trabalhos de graduao
dos alunos do ltimo ano

- Regulamentos
- Regimentos

- Trabalhos de graduao

Vigncia
Vigncia

5

Preservar
Preservar

Preservar

414

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.10.1

APOIO AOS
COLEGIA-
DOS

(SAC)
Apoio aos colegiados da
Unidade
da Congregao
- Cartas
- Memorandos
- Ofcios
assunto
- Resumos de ordem do
dia
- Pautas
- Convocaes
- Atas

1
1
5
5

5

1
1
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar
das eleies
diretor e vice-diretor
- Processos de eleio do
reitor e vice-reitor
representante docente
representante discente
representante no docente

5

5

5

5

5
Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar
de formatura

- Processos de formatura 5 Eliminar
dos concursos de carreira
docente
- Processos do concurso
- Processos do interessa-
do

Instruo
Instruo
Preservar
Preservar
do CTA, Conselho de In-
formtica (CI), Comisso
- Cartas
- Memorandos
- Ofcios
1
1
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar
415

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
de Cultura e Extenso U-
niversitria (CCEx), Co-
misso de Pesquisa (CPq)

- Solicitar expedio de di-
plomas de livre docncia e
titulares

- Acompanhar, registrar e
controlar minutas de con-
vnios

da Comisso de Gradua-
o

da Comisso de Coorde-
nao de Curso

assunto
dia
- Pautas
- Convocaes
- Atas

- Requerimentos
- Ofcios
- Recibos

- Cartas
- Memorandos
- Ofcios
assunto
dia

- Cartas
- Memorandos
- Ofcios
assunto
dia

5

5

1
1
5

Vigncia
5
5

1
1
5
5

5

1
1
5
5

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

416

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
da Assistncia Acadmica

- Ofcios
- Informaes
- Despachos

5
5
5

Eliminar
Eliminar
Preservar

417

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.10.2

SERVIO DE
GRADUA-
O
Assistncia Cmara de
Graduao e Cmara
Curricular

- Secretariar a Cmara Cur-
ricular do Conselho de
Graduao

- Planejar normas e instruir
processos em questes
curriculares e montagem da
estrutura curricular dos
Cursos de Graduao

- Atas de reunio
- Pautas de reunio

- Manuais de estrutura cur-
ricular
- Ofcios
- Despachos
- Relatrios
- Informaes
- Currculos de curso

5
2

2

5
5
5
5
5
Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

- Elaborar folha de paga-
mento das Bolsas do PET
- Processos de folha de
pagamento
- Ofcios
5

5

Preservar

Eliminar
- Planejar o catlogo dos
cursos de Graduao
- Ofcios
- Catlogos
5
5
Eliminar
Preservar
- Elaborar o Calendrio Es-
colar da USP

- Calendrios escolares Vigncia Preservar

- Controlar a vida acadmi-
ca dos alunos

- Pronturios de alunos:
. documentao de identi-
dade
. Certificado de 2 grau ou
equivalente
. Histrico escolar de 2.
grau
. Histrico escolar de outras
Instituies de Ensino Su-
perior
. Programa das disciplinas
Vigncia

Eliminar

418

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
cursadas
. Ficha de inscrio na
FUVEST
. Formulrio de matrcula
de cada semestre
. Ofcio de alterao de fre-
qncia e nota

- Confeccionar o horrio de
aulas e distribuio de sa-
las

- Quadros de horrios de
aulas
de salas
Vigncia

Vigncia
Eliminar

Eliminar
- Controlar o sistema de re-
cuperao das disciplinas

- Planilhas de recuperao
- Planilhas de recuperao

5
Alimentao
Eliminar
- Expedir guias de
transferncia

- Guias de transferncia 5 Preservar
confeco de diplomas

- Ofcios 5 Eliminar
registro de diplomas
diploma, contendo: histri-
co escolar, xerox dos do-
cumentos pessoais
diploma, contendo: histri-
co escolar, xerox dos do-
cumentos pessoais

5

Alimentao
Preservar

419

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.11

CONSELHO
DEPARTA-
MENTAL

Superviso do funciona-
mento do Departamento
- Propor anualmente ao
Conselho de Graduao a
estrutura curricular das dis-
ciplinas oferecidas na gra-
duao
- Ofcios
- Formulrios
- Tabelas
- Ementas
5
5
5
5
5
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar
- Opinar a respeito de equi-
valncia de disciplinas cur-
sadas em outra Unidade ou
fora da USP


- Aprovar o relatrio anual
do Departamento

dades
5 Preservar

- Manifestar-se Comisso
de Graduao sobre o n-
mero de vagas e a estrutu-
ra curricular dos cursos


- Manifestar-se Comisso
de Graduao quanto
criao, modificao ou ex-
tino de cursos


- Reunir-se ordinria e ex-
traordinariamente para de-
liberaes prprias de seu
nvel de deciso

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Resolues
-
5
2
5

Preservar
Eliminar
Preservar

420

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Convocar periodicamente
eleies para compor sua
constituio com membros
docentes e discentes

- Editais
- Convocaes
- Atas de eleio
- Pastas de eleio de re-
presentantes docentes jun-
to ao Conselho
- Pastas de eleio de re-
presentantes discentes jun-
to ao Conselho

1
1
5
5

Vigncia da
gesto

Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

Preservar

421

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.12

COMISSO
DEPARTA-
MENTAL DE
GRADUA-
O
Assistncia, a nvel dos de-
partamentos, Comisso
de Graduao e aos Con-
selhos Departamentais
- Propor ao Conselho De-
partamental a estrutura cur-
ricular e o quadro das dis-
ciplinas de Graduao com
todas as especificidades
devidas
- Curriculum-vitae dos cur-
sos
- Quadros das disciplinas

5

5

Preservar

Preservar

- Apresentar ao Conselho
Departamental informaes
e anlises sobre problemas
curriculares

- Estudos sobre problemas
curriculares

5

Preservar
- Emitir pareceres Comis-
so de Graduao sobre
dispensa, transferncia,
trancamento e cancelamen-
to de matrculas

- Pareceres em processos
de dispensa, transferncia,
trancamento e cancelamen-
to de matrculas
- Relatrios sobre transfe-
rncias

10

10
Preservar

Eliminar

422

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.13

COMISSO
DEPARTA-
MENTAL DE
PS-GRA-
DUAO

Planejamento e divulgao
do programa de ps-gra-
duao

Estatuto, art.52

- Ministrar, isoladamente ou
em conjunto com outros
departamentos, disciplinas
de graduao e ps-
graduao

- Folders
- Cronogramas
- Catlogos de disciplinas
oferecidas
- Manuais informativos
5
5
5

5
Eliminar
Eliminar
Preservar

Eliminar
- Efetuar pagamento de
bolsas institucionais e taxas
de bancada
- Cartas
- Projetos
- Pareceres
- Relatrios
- Ofcios
- Circulares
- Formulrios
- Cadastros de bolsistas

10
10
10
10
10
10
10
2
10
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

423

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.14

CHEFIA
DEPARTA-
MENTAL
Ensino de Graduao e de
Ps-Graduao, execuo
de pesquisa e de atividades
de extenso
- Ministrar, por docentes
autorizados, ensino de dis-
ciplinas no nvel de Gradu-
ao e de Ps-Graduao,
de especializao, aperfei-
oamento e extenso

- Estruturas curriculares
- Grades horrias semes-
trais
- Listas de avaliao
- Requerimentos de alunos
- Ofcios
- Memorandos
- Provas
- Currculos de docentes
- Propostas de cursos de
extenso
- Pastas de cursos de ex-
tenso
- Boletins semestrais de
notas e freqncia

5
2

5
5
5
2
5
2
2
5

5

5
Preservar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
- Executar pesquisas indivi-
duais e/ou coletivas envol-
vendo corpo docente e/ou
discente

- Ofcios
de bolsas para pesquisa

5
5
5
5

Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar

- Executar atividades de ex-
tenso em forma de cursos
ou de servios comuni-
dade
- Cartazes
- Folders
- Propostas
- Relatrios

2
5
5
5

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar

424

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

das atividades de departa-
mento
- Promover concursos de
ingresso de docentes

- Convocar reunies de
Conselho Departamental e
assemblias de Departa-
mento

- Supervisionar o trabalho
de estagirios no Departa-
mento
- Ofcios
- Editais
- Programas
- Provas
- Atas

- Editais
- Convocaes

de estgio
- Planos de estgio
- Relatrios de estgio

5
2
2
5
2

1
1

Vigncia

Vigncia
Vigncia
Vigncia
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar

425

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.14.1

SECRETA-
RIA
Administrao da vida aca-
dmica dos alunos

- Controlar matrculas e fre-
qncia dos alunos de
Graduao e Ps-Gradua-
o

- Formulrios de matrcula
- Relatrios
- Estruturas curriculares
- Ofcios
- Memorandos
- Comunicados
- Fichas de identificao do
aluno

- Projetos Departamentais
(cpia)

2
Vigncia
5
5
5
5
2
2
Enquanto o
aluno cursar a
Graduao
5
Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Eliminar

426

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.15

LABORAT-
RIOS, CEN-
TROS E ES-
TAES DE
PESQUISA
(REAS DE
CINCIAS
Desenvolvimento de ativi-
dades prprias de labora-
trio da rea das cincias
humanas, exatas e aplica-
das dentro das Unidades
em que esto inseridos,
servindo ao ensino, pesqui-
sa e atendimento comu-
nidade
- Produzir material de tes-
tes e pesquisa para subsi-
diar as atividades laborato-
riais

- Ofcios
- Testes
- Relatrios
- Pareceres
tos tcnicos

5
1
5
1
5
Vigncia
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar

EXATAS,
APLICADAS
E HUMANAS)
- Executar exames e per-
cias laboratoriais
- Formulrios de requisio
de percia
de exames
tos tcnicos
- Fichas de resultados de
exames
- Laudos tcnicos

1

5

1

1

5

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Fornecimento de certifica-
dos de exigncia estadual

- Analisar material para
autorizar sua validade

- Propostas
- Ofcios
- Relatrios
- Pareceres
- Laudos

5
5
5
5
5

Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar

Elaborao de material re-
sultante de pesquisas ou a
ser utilizado em pesquisas
- Realizar gravao de m-
sica, estudos vocais, depo-
imentos, sons emitidos por
animais, sons de instru-
mentos isolados, sons da
natureza, estudos de lngua
estrangeira
- Documentrios (fitas mag-
nticas, CDs, vdeos)
5

Preservar

427

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Executar projetos clima-
tolgicos (urbano, rural,
ambiental)

- Projetos
- Documentrios de pes-
quisa (fotografias)
- Papers
- Mapas
- Relatrios

5
5

5
5
5

Preservar
Preservar

Preservar
Preservar
Preservar
- Levantar dados meteoro-
lgicos

- Boletins meteorolgicos
- Quadros de dados meteo-
rolgicos

5
5

Eliminar
Eliminar

- Determinar a composio
qumica de minerais

anlise
- Formulrios de resultado
de exame
quisa (fotografias de ro-
chas)
- Formulrios de prepara-
o de amostra para anli-
se qumica
- Grficos de deferrificao
de argilas
- Fichas de extrao de
amorfos
- Grficos de extrao de
amorfos
- Fichas de determinao
de teor da matria orgnica
1

1

5

1

1

1

1

1

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

428

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Separar argila para anli-
se por difrao de Raio-X

- Cadernos
- Fichas
1
1

Eliminar
Eliminar

- Criar e/ou adaptar meto-
dologias

- Quadros de dados e re-
sultados analticos
- Relatrios finais
- Manuais tcnicos
- Normas de utilizao

5

5
5
Vigncia

Eliminar

Preservar
Preservar
Preservar

- Obter dados microtrmi-
cos

- Papers
- Relatrios

5
5

Preservar
Preservar

- Preparar materiais tipo
corte/britagem/moagem
- Formulrios de prepara-
o de lminas
- Relatrios
- Livros de controle de
amostras
- Fichas de lanamento de
difratograma

1

5
1

1
Eliminar

Preservar
Eliminar

Eliminar

- Realizar estudos geolgi-
cos de campo

- Relatrios de pesquisa de
campo
- Cadernetas de campo
de campo
- Fichas de pesquisa de
campo
- Projetos

5

5
5

5

5

Preservar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Preservar

- Realizar estudos sociol-
gicos de campo

- Fitas magnticas
- Relatrios
- Projetos
5
5
5
Preservar
Preservar
Preservar
429

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Coordenao da realizao
de ensaios didticos, cient-
ficos e tcnicos nas reas
dos laboratrios de estrutu-
ras, maquetes, mecnica
das rochas, mecnica dos
solos, geologia, hidrulica,
conforto, midimagem, pls-
tica, engenharia mecnica,
microeletrnica, etc.

Coordenao de trabalhos
de programao visual e
programao grfica para
arquitetura e urbanismo

- Produzir material para
atender pesquisa, ao en-
sino e prestao de ser-
vios

- Planilhas de ensaios
- Relatrios
- Laudos tcnicos
- Convnios de prestao
de servio
- Folhas de leituras de en-
saio
- Normas de realizao de
ensaio
- Papers
de servios
- Memorandos

1
5
1
5

1

1

5
1

1

Eliminar
Preservar
Eliminar
Preservar

Preservar

Preservar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Manuteno das instala-
es, equipamentos e ma-
terial de campo
- Aferir aparelhos

- Quadros de aferio de
aparelhos meteorolgicos
- Listagens de equipamen-
tos

5

1

Eliminar

Eliminar

- Controlar material de
campo dos estudos geol-
gicos

de materiais de campo
- Relaes de entrega de
materiais

1

1

1

Eliminar

Eliminar

Eliminar

430

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Orientar e supervisionar
pesquisadores e usurios

usurios
- Relatrios

5

5
Eliminar

Preservar

431

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.16

ESCOLA DE
APLICAO
DA
FACULDADE
DE EDUCA-
O
Ensino de 1 e 2 graus
como laboratrio de pes-
quisa, de aperfeioamento
do processo educativo e de
estgio para os alunos da
FEUSP

432

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.16.1

DIRETORIA E
CONSELHO
DIRETOR
- Supervisionar o funcio-
namento da Escola e suas
relaes com a FEUSP e a
Delegacia de Ensino

- Atas de reunio do Con-
selho Diretor
- Pautas de reunio de CD
- Convocaes para reu-
nio do Conselho Diretor
- Ofcios
- Portarias
- Expedientes para a Dele-
gacia de Ensino (cpias)
- Regulamentos internos
da Escola

5

2
1

5
5
5

Vigncia
Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar
Preservar

Preservar
433

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.16.2

SECRETARIA
- Atender aos alunos - Histricos escolares
- Boletins escolares
- Comunicados de adver-
tncias
- Comunicados de suspen-
so
- Comunicados de re-
preenso
- Normas da Escola
- Calendrios escolares
- Autorizaes de pais
nio de pais
- Protocolos de recadas-
tramento de alunos
- Convocaes para recu-
perao
- Fichas de matrculas
- Listas/Listagens de alunos
(nome e srie)
- Comunicados de faltas ou
atrasos
- Pedidos de transferncias
- Declaraes de transfe-
rncias
- Fichas de inscries para
sorteio
- Editais de inscries para
sorteio

5
5
5

5

5

5
5
42
1

2

5

42
Vigncia

1

5
5

2

2

Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
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Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

434

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Atender aos professores - Programas anuais a se-
rem ministrados
- Ofcios
- Dirios de classe
- Apostilas
- Solicitaes de equipa-
mentos
5

5
5
5
2

1
Preservar

Eliminar
Eliminar
Preservar
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Eliminar

435

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.16.3

NCLEO DE
ORIENTA-
O PEDA-
GGI-CA
Orientao pedaggica - Propor diretrizes da Esco-
la de Aplicao

- Elaborar plano anual e re-
latrios

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Convocaes de reu-
nio
- Planos escolares anuais
- Relatrios
5
2
2

5
5
Preservar
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Eliminar

Preservar
Preservar
436

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.16.4

NCLEO DE
ORIENTA-
O
EDUCACIO-
NAL
Orientao educacional - Opinar sobre projetos de
pesquisa e atividades

437

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.16.5

CONSELHO
DE SRIE
Avaliao de rendimento da
classe, anlise de critrios
para as notas, de relaes
professor aluno e identifi-
cao de problemas de de-
sajustamento de alunos
- Estudar os resultados da
aprendizagem

- Encaminhar alunos a es-
tudos de recuperao e ao
NOE (Ncleo de Orienta-
o Educacional)

- Apreciar recursos inter-
postos por alunos ou res-
ponsveis
- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Convocaes de reunio

- Pareceres
- Relatrios
- Ofcios

- Pareceres
- Deliberaes

5
2
2

5
5
5

5
5

Preservar
Eliminar
Eliminar

Preservar
Preservar
Eliminar

Preservar
Preservar
438

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
29.16.6

ASSEM-
BLIA DE
CLASSE
Discusso de questes re-
lativas ao desenvolvimento
do processo educacional e
ao desempenho da Escola
- Analisar os programas e
trabalhos de classe

- Encaminhar aos rgos
competentes os resultados
de suas discusses
- Atas de reunio
- Pautas de reunio

- Ofcios
- Pareceres
- Relatrios

5
2
2

5
5
5
Preservar
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Eliminar
Preservar
Preservar

439
30 INSTITUTOS ESPECIALIZADOS

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
30

CENTRO DE
BIOLOGIA
MARINHA
(CEBIMAR)

CENTRO DE
ENERGIA
NUCLEAR NA
AGRICUL-
TURA
(CENA)

INSTITUTO
DE ESTUDOS
AVANA-
DOS
(IEA)

INSTITUTO
DE ESTUDOS
BRASILEI-
ROS
(IEB)

Desenvolvimento e pro-
moo em carter perma-
nente do conhecimento de
sua rea especfica por
meio do ensino
- Oferecer cursos prprios
em nvel de Ps-
Graduao, Graduao,
especializao e/ou Ex-
tenso
- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Programas de curso
- Editais
- Convites a docentes
- Certificados de concluso
(modelo)
- Curriculum vitae dos alu-
nos
- Fichas de inscrio dos
alunos
- Folders
- Recibos de entrega de
certificados de concluso
- Ofcios
- Declaraes
- Cartas
- Relatrios
- Quadros de horrios dos
cursos
- Apostilas

5
5
5
1
1
1
1
1

1

1

5
5

5
1
1
5
1

5

Preservar
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Preservar
Preservar
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Eliminar
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INSTITUTO
DE ELETRO-
TCNICA E
ENERGIA
(IEE)

- Colaborar com as Unida-
des em cursos de Gradua-
o e de Ps-Graduao
em disciplinas ministradas
por seu pessoal cientfico

- Fichas de inscrio
- Folders
- Quadros de horrio de
cursos
- Relatrios
- Ofcios
- Apostilas

1
5
1

5
5
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar
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Eliminar
440

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
As competncias
foram generaliza-
das a partir da
consulta aos res-
pectivos regimen-
tos
moo em carter perma-
nente, do conhecimento de
sua rea especfica por
meio de pesquisa
- Planejar e realizar pes-
quisas com pesquisadores
de seu quadro ou com a
colaborao de pessoal
externo
- Relatrios
- Convnios
- Contratos
- Ofcios
- Documentrios (fita de
vdeo)
- Questionrios
5
5
5
5
5

5
5

Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar

Eliminar
Preservar
- Oferecer condies de
efetivao, difuso e pu-
blicao
- Publicaes: anais, li-
vros, revistas, boletins
- Ofcios
- Fotolitos
- Provas tipogrficas
- Mapas de venda e publi-
caes
- Recibos de vendas
- Cartes de recebimento
de publicaes

5

5
5
1
1

5
1
Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Desenvolvimento de m-
todos e tcnicas inditas
nas respectivas reas de
especializao, assegu-
rando treinamento
- Promover o acesso de
pesquisadores de seu
quadro ou de fora aos a-
cervos e laboratrios
- Projetos
- Propostas
- Pareceres
- Normas
- Manuais de procedi-
mento

5
5
5
5
5
5
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
- Divulgar e testar as no-
vas metodologias e tcni-
cas

- Comunicaes
- Projetos
- Papers
5
5
5
Preservar
Preservar
Preservar
441

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Manter estagirios - Projetos
- Ofcios

5
5
5
5
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Manuteno e desenvol-
vimento de acervo espe-
cializado, colocando-o a
servio da coletividade pa-
ra a pesquisa e o estudo
- Classificar, descrever
acervos tornando-os aces-
sveis consulta
- Projetos de tombamento
- Projetos de encaderna-
o
- Projetos de restaurao
- Projetos de organizao
- Diagnsticos
- Levantamentos
- Catlogos
- Guias do acervo
- Inventrios do acervo

5
5
5

5
5
5
5
5
Vigncia
Vigncia
5
Preservar
Preservar
Eliminar

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
- Dar apoio ao usurio - Cadastros de usurios
- Formulrios de visita tc-
nica
- Formulrios de identida-
de do usurio
- Formulrios de reprodu-
o de documentos
em andamento
o de emprstimo de do-
cumento
- Grficos e estatsticas
sobre usurios
2
1

1

5

5

5

2

Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

442

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Grficos e estatsticas
sobre utilizao do acervo
- Recibos de pagamento
de reproduo de micro-
filme
- Relatrios anuais do se-
tor
- Requisies de docu-
mentos

2

5

5

1
Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

- Divulgar o acervo - Ofcios
- Boletins
- Folders
- Releases
- Cartazes

5
5
5
5
5
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Colaborao com as Uni-
dades de ensino e pesqui-
sa da USP afins sua -
rea de especializao
- Aprovar e/ou autorizar a
colaborao dos pesqui-
sadores de seu quadro
junto s reas de gradua-
o e de ps-graduao
- Projetos
- Programas
- Ofcios
- Convnios
- Formulrios CNPq
- Formulrios CAPES
- Pronturios de bolsista
CNPq

5
5
5
5
5
5
5
Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Prestao de servios
comunidade na sua rea
de especializao
- Desenvolver projetos e
programas
- Propostas
- Oramentos
- Projetos
- Planilhas
- Relatrios
- Ofcios
5
5
5
5
5
5
5
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar
443

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Contratos
- Anotaes de ensaio
tos
- Pareceres

5
5
vigncia

5
Eliminar
Preservar
Preservar

Preservar
Estmulo s pesquisas e
s atividades que intensifi-
quem contatos dos pes-
quisadores, docentes e a-
lunos da USP com as cor-
rentes intelectuais e
- Ofcios
- Projetos
- Programas
- Convnios
- Relatrios
5
5
5
5
5
Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
cientficas mais significati-
vas do Pas e do exterior

Atuao e desempenho de
funo de laboratrio es-
tadual oficial nas reas de
competncia do instituto
(IEE)

- Propostas
- Ofcios
- Relatrios
- Pareceres
5
5
5
5
Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar
Superviso e coordenao
servios e equipamentos
especiais (Base e navio do
CEBIMAR)
- Assessorar projetos de
pesquisa desenvolvidas
bordo
- Registros de mensagens
de rdio
- Dirios de mquinas
- Dirios de nutica
- Guias de autorizao
para entrada/sada de ma-
terial
- Guias de autorizao de
acesso bordo

5

5
5
5

5
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
444

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Fornecer infra-estrutura
para o desenvolvimento de
trabalhos de campo de
projetos de pesquisa, dis-
ciplinas, projetos da co-
munidade em geral
(CEBIMAR)
- Escalas de vigilncia
- Planilhas de horas-extras
- Formulrios de uso de
viaturas
embarcaes
- Registros de dados me-
teorolgicos
- Relatrios
- Ofcios
- Memorandos
- Registros de mensagens
de rdio
- Guias de remessa de
material
embarcao
- Mensagens de rdio
- Fichas de controle de via-
turas

2
2
2

2

2

5
5
2
5
5

2

5

5
5
5

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar
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Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
- Elaborar cronograma de
utilizao de embarcaes
e bases (CEBIMAR)
- Cronograma
- Ofcios
- Memorandos
- Ordens de servio
- Tabelas de estadia
- Requisies de veculos

5
5
5
5
5
5
Eliminar
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Eliminar
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445
31 MUSEUS

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
31

MUSEU DE
ARQUEO-
LOGIA E
ETNOLOGIA
(MAE)

MUSEU DE
ARTE
COMTEM-
PORNEA
(MAC)

MUSEU
PAULISTA
(MP)

MUSEU DE
ZOOLOGIA
(MZ)

Resoluo 2342
de 8.1.82 que bai-
xa o Regimento
dos Museus
Artigo 6. do Esta-
tuto da USP e Ar-
tigo 7 do Regi-
mento Geral

moo do campo especfi-
co de atividades do Museu

Atendimento consulta e
zelo pelo respectivo acer-
vo, procurando sua am-
pliao e aperfeioamento

- Produzir e divulgar pa-
pers

- Assessorar Instituies
afins

- Elaborar, executar e a-
companhar projetos edu-
cativos

- Organizar e ampliar o
acervo

- Textos cientficos para
apresentao em congres-
sos
- Textos cientficos para
publicao

- Ofcios
- Atestados de assessoria
- Laudos tcnicos
- Relatrios
- Pareceres

- Ofcios
- Autorizaes
- Projetos
- Textos
- Propostas de projetos

- Ofcios
- Projetos
- Relaes/listagens de
peas
- Dossis de emprstimo
- Controles de transfe-
rncia
- Fichas ou livros de regis-
tro
- Laudos tcnicos
- Mapas topogrficos do
acervo
- Listas/listagens de aqui-
sio
1

1

5
5
1
5
5

5
5
5
5
5

5
1
5

1
1

5

5
5

5

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446
31 MUSEUS

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
(As competncias
foram generaliza-
das a partir do
Regimento de ca-
da Museu)

- Dar atendimento ao p-
blico interno e externo

- Produzir instrumentos de
pesquisa

- Controles de sada para
encadernao, restaura-
o ou fotografao
- Certificados de proce-
dncia
- Guias de importao
- Termos de doao
o de reproduo de o-
bras
- Notas de aquisio
- Manuais de preen-
chimento de fitas, thesauri
e glossrios
- Documentrios (foto-
grafias, cromos)

- Registros de usurios
- Roteiros de visitao
- Relatrios
- Roteiros de treinamento
- Livros de emprstimo in-
terno
- Ofcios
- Dossis temticos
- Agendas de atendimento

- Catlogos
- Inventrios
- Guias

5

5

2
5
2

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1

1

5
5
5
5
5

5
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5
5

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447
31 MUSEUS

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

Promoo de pesquisas
destinadas a aumentar o
conhecimento das diferen-
tes reas de interesse de
cada Museu

- Conservar e restaurar o
acervo

- Montar e executar proje-
tos de pesquisa

- Divulgar as pesquisas

- Fichas tcnicas
- Pareceres
- Laudos
- Fotografias
- Livros de vistoria
- Relatrios de diagnsti-
cos

- Ofcios
- Curriculum vitae
- Textos de projeto
- Fichas de pesquisa
- Folhas de freqncia de
bolsistas e estagirios
- Relatrios
- Dirios de campo e de
pesquisa
- Inventrios de peas ob-
jeto da pesquisa

- Arte-final de material de
divulgao
- Layout de material de di-
vulgao
- Oramentos
- Provas de fotolito
- Provas tipogrficas
- Textos para publicao

5
5
5
5
5
5

5

5
5
5
1
1

5
5

5

5

1

5
1
1
5

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448
31 MUSEUS

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Promoo do aperfeioa-
mento cientfico e cultural
de seus especialistas ou
especialistas de fora

Manuteno de intercm-
bio didtico e de pesquisas
com os Departamentos a-
fins na USP e com Museus
e outras instituies nacio-
nais e estrangeiras

- Possibilitar viagens e visi-
tas tcnicas

- Orientar estagirios

- Cadastrar instituies e
especialistas

- Estabelecer convnios e
termos de cooperao

- Identificar material cient-
fico enviado

- Ofcios
- Propostas e projetos
- Relatrios
- Pareceres

- Curriculum vitae dos
candidatos
- Fichas de inscrio
- Registros de freqncia
- Fichas de avaliao
- Trabalhos finais de est-
gio
- Roteiros de leitura

- Listagens de nomes e
endereos

- Textos dos convnios e
dos termos de cooperao
- Projetos
- Relatrios

- Ofcios
- Pareceres
- Laudos

5
5
5
5

5

1
30
30
5
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5

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5

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449
31 MUSEUS

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Promoo de atividades
culturais, tcnicas e cient-
ficas dentro de seus cam-
pos especficos para a
USP ou para a comunida-
de em geral

- Organizar exposies
pblicas

- Exercer a curadoria de
exposies in loco ou em
trnsito

- Ofcios
- Propostas e projetos
- Textos e legendas
- Cartazes
- Listas/listagens de visi-
tantes
- Croquis e plantas baixas
- Relatrios
- Formulrios de solicita-
o de servios
- Relaes/listagens das
peas
- Documentrios (fotos,
slides, negativos, vdeos,
disquetes)
- Maquetes
- Curriculum vitae de ar-
tistas
- Etiquetas das obras
- Dossis de exposio
- Convites
- Catlogos

- Boletins de ocorrncia na
exposio
- Dossis das peas em
emprstimo
- Recibos de emprstimo

- Manuais de orientao
para vigilantes
- Pareceres
5
5
5
5
1

1
5
1

5

5

1
1

1
5
1
1

1

Vigncia do
emprstimo
Vigncia do
emprstimo
1

5
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450
31 MUSEUS

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Cadastrar instituies e
pessoas fsicas interessa-
das

- Realizar cursos de Ps-
Graduao, especializa-
o, extenso ou aperfei-
oamento

- Promover eventos, pa-
lestras, etc.

instituies
pessoas

- Fichas de inscrio
- Ofcios
- Programas
- Relaes / listagens de
aprovados
- Relaes / listagens de
entrega de atestados
- Editais
- Apostilas
- Convites a docentes

- Folders
- Fichas de inscrio
- Convites a conferencistas
- Programas
- Relatrios

5

5

1
1
5
5
5

1

1
1
5
1

5
5
1
1
5
5

Preservar

Preservar

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Preservar

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

451
32 HOSPITAIS E SERVIOS DE SADE

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.1

SUPERIN-
TENDNCIA

HOSPITAL
UNIVERSI-
TRIO
(HU)
Resoluo 3760,
20.12.90

HOSPITAL
DE
PESQUISA E
REABILITA-
O DE LE-
SES LBIO-
PALATAIS
(HPRLLP)
Portaria. n 2239,
18.02.87

CENTRO
FUNDAO
DE
PESQUISA
DE
ONCOLOGIA
(CFPO)
Resoluo n 872
de 21.1.76
Administrao de ativida-
des de ensino, pesquisa e
extenso de servios co-
munidade em colaborao
com outras Unidades no
mbito da sade e da as-
sistncia mdica
- Supervisionar todos os
departamentos, sees e
servios

- Elaborar projetos espec-
ficos para captao de re-
cursos extra-oramentrios

- Planejar, desenvolver e
coordenar atividades em
conjunto com Unidades da
USP

- Assessorar rgos de
pesquisa e governamentais
em assuntos especficos

- Assinar convnios e con-
tratos


- Constituir comisses e
- Agendas
- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Balancetes
- Balanos
- Circulares

- Projetos
- Convnios
- Relatrios
- Termos de contrato

- Projetos
- Convnios
- Relatrios

- Pareceres
- Projetos
- Relatrios

- Termos de contrato

- Relatrios

- Ordens de servio
1
5
1
1
5
2
5
2

5
5
5
1

5
5
5

5
5
5

Vigncia

5

Vigncia
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Preservar

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Preservar

Preservar
452

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
grupos

- Elaborar portarias e or-
dens de servio

- Ordens de servio
- Termos de controle
- Portarias

Vigncia
2
Vigncia

Preservar
Preservar
Preservar
453

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.1.1

CONSELHO
DELIBERA-
TIVO
Assessoramento Su-
perintendncia dos Hospi-
tais

- Promover reunies - Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Deliberaes

5
1
1
5
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Eliminar
Preservar
454

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.2

CLNICAS,
AMBULAT-
RIOS E SER-
VIOS DE
ATENDIMEN-
TO MDICO
E ODONTO-
LGICO

Existentes em dife-
rentes Unidades
de ensino e pes-
quisa, em centros
de sade, no HU,
HCFMRP e
HPRLLP
dades assistenciais de pre-
veno e tratamento de
doenas, bem como de
proteo e recuperao da
sade

- Atender pacientes da co-
munidade USP e de fora
dela

- Controlar doenas infec-
ciosas, epidemias e vacina-
o
- Pronturios mdicos ou
odontolgicos
- Cadastros clnicos de pa-
cientes
- Fichas de pacientes
- Radiografias
- Formulrios de atendi-
mento
- Listas de pacientes
- Fichas de atendimento
clnico emergencial
- Diagnsticos psicolgicos
- Laudos psicolgicos
- Fichas de evoluo da te-
rapia
pacientes
SIA (Sistema de Informa-
o Ambulatorial); SUS
(Sistema nico de Sade)
e CSE
- Normas SIA (Sistema de
Informao Ambulatorial);
SUS (Sistema nico de
Sade) e CSE
- Ofcios
- Relatrios

- Boletins de vigilncia e-
pidemiolgica
- Relatrios de vigilncia
5

5

5
5
1

5
5

5
5
5

5

Vigncia

Vigncia

5
5

5

5
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455

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

Controle de medicamentos
e equipamentos usados no
atendimento mdico, odon-
tolgico, superviso do a-
tendimento ambulato-
rial e clnico

- Registrar movimento das
pequenas cirurgias

- Atender pedidos de me-
dicamentos

- Controlar movimento dos
curativos

- Elaborar instrumentos de
em sade
- Fichas de investigao
epidemiolgica
nhamento e controle de
doenas
- Boletins de avaliao de
doenas de notificaes
obrigatrias
- Boletins mensais de vaci-
nao (Programa Nacional
de Imunizao)
- Fichas de registro de va-
cinao
- Atas de reunio de Co-
misso de Infeco Hospi-
talar

- Formulrios de movi-
mento das pequenas cirur-
gias

o de material
o de aparelhos

- Relatrios

- Formulrios de instrumen-

1

5

5

5

5

5

1

1

1

5

1

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Preservar

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456

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
avaliao de grupos de es-
tudo

- Controlar uso dos apare-
lhos: estetoscpio, esfig-
momanmetro e otoscpio

- Relatar ocorrncias
Comisso de Controle de
Infeco Hospitalar

- Organizar o atendimento
aos pacientes em progra-
mas de clnica geral e em
programas especiais (der-
matologia, odontologia, ge-
riatria, fonoaudiologia, gi-
necologia e obstetrcia, pe-
diatria, sade mental,
oftalmologia e fisiologia)

- Organizar a atuao dos
mdicos e dentistas

- Agendar consultas de re-
torno

- Codificar diagnsticos e
tos de avaliao

aparelhos

- Relatrios

- Pronturios mdicos ou
odontolgicos
- Ofcios
- Radiografias
- Fichas de inscrio
- Filipetas de atendimento
peditrico
- Fichas de evoluo clnica
- Livros de registro de
bipsias

- Agendas
- Relatrios
- Solicitaes de estgio
- Relaes de estagirios

- Agendas

- Relatrios dirios de a-

1

1

5

5
5
5
1

1
1

1
2
1
1

Alimentao

5

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457

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
procedimentos das emer-
gncias

- Controlar atendimento
ambulatorial

- Encaminhar pacientes pa-
ra os servios de
diagnose

- Elaborar instrumentos pa-
ra avaliao de grupos de
estudo (diabticos, asmti-
cos etc)

tendimento de emergncia

- Tabelas descritivas dos
procedimentos SIA (Siste-
ma de Informao Ambula-
torial); SUS (Sistema nico
de Sade)

- Livros de registros de pa-
cientes encaminhados

- Formulrios de instru-
mento de avaliao

Vigncia

1

1

Preservar

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Preservar
458

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.2.1

DIRETORIA

(Departamento
mdico do HU)

Gerenciamento do funcio-
namento das Clnicas e da
Comisso de tica Mdica

- Receber, reproduzir e dis-
tribuir documentos concer-
nentes ao setor

- Promover reunies de di-
retores e da Comisso de
tica Mdica

- Estabelecer escalas de
trabalho

- Deliberar sobre questes
ligadas ao funcionamento e
s atividades das unidades
sob sua responsabilidade

- Avaliar estgios de alunos

- Controlar atendimento dos
psiclogos aos pacientes

- Livros de controles de
entrada e sada de docu-
mentos

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Deliberaes
- Relatrios da Comisso
de tica Mdica

- Escalas dirias
- Escalas mensais

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Deliberaes

- Provas prticas
- Provas tcnicas
- Fichas de avaliao
- Roteiros de aulas
- Planilhas para notas


1
1

5
1
1
5
5

Vigncia
5

5
1
1
5

2
2
2
2
2

2

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459

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Elaborar programas para
residncia mdica

- Elaborar relatrios dos
assistentes

- Elaborar relatrios das a-
tividades

- Coordenar a elaborao
de trabalhos cientficos

- Elaborar programa de ati-
vidades de alunos estagi-
rios

- Avaliar alunos e estagi-
rios

- Programas
- Relatrios
- Tabelas


cada assistente

- Papers

- Roteiros de aulas
- Roteiros de seminrios
- Roteiros de estgios

- lbuns para notas
- Planilhas para notas
- Provas

1
1
1

5

5

5

5
5
5

5
5
5

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460

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.2.2

CHEFIA

das atividades e do aten-
dimento a pacientes dentro
de suas respectivas reas
- Realizar as atividades de

atendimento de pacientes

- Ofcios
- Memorandos
- Planilhas de custos ope-
racionais
- Portarias
- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Convocaes de reu-
nio
- Relatrios
- Deliberaes

- Fichas de produo ci-
rrgica
- Laudos para emisso de
AIH (Autorizao de Inter-
nao Hospitalar)
- Solicitaes de diagnsti-
cos
- Relatrios
- Manuais de orientao de
tratamento (psicolgico,
fonoaudiolgico e fisiote-
rpico)
atendimento
- Testes (Psicologia)
- Avaliaes para fissuras
(Fonoaudiologia)
- Fichas de evoluo de te-
5
2
2
2

5
2
5
5
1

5
5

2

2

1

5
5

1

2
2

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461

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Acompanhar pacientes na
etapa ps-cirrgica

- Desenvolver projetos es-
peciais

- Realizar material didtico
para palestras
rapia (Fisioterapia)
- Documentrios de nasofa-
ringoscopia (fitas magnti-
cas / fitas-cassetes/fotogra-
fias)
- Documentrios de amos-
tra de fala (fitas magnticas
/ fitas-cassetes)
- Documentrios de video-
fluoroscopia (fitas magnti-
cas / fitas-cassetes)
- Levantamentos de sinto-
matologia

- Censos dirios de condi-
es e altas de pa-
cientes internados (Enfer-
magem)
- Escalas de planto (En-
fermagem)

- Fichas de avaliao
- Listas de convocao de
pacientes ligados a projetos

quisa (slides)
- Textos de pesquisa
- Textos de palestras

2

2

2

2

2

5

1
1

2

5
5

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462

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.3

ANLISES
CLNICAS E
BANCO DE
SANGUE

Gerenciamento dos setores
de anlises clnicas e de
bancos de sangue para a-
tender os servios para a
comunidade e as atividades
de ensino e pesquisa das
respectivas Unidades
- Realizar coleta, armaze-
namento e transfuso de
sangue
- Ofcios
- Folhetos de divulgao
de campanhas de doao
- Fichas de doadores
- Fichas de receptores
- Livros de doadores
- Livros de receptores

5
1

5
5
5
5
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Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
- Controlar o material per-
manente
- Relatrios
- Ofcios

5
5
1
Preservar
Eliminar
Eliminar
- Executar exames labora-
toriais
de exames
tos tcnicos
- Listagens de registro de
dados de controle de quali-
dade
- Fichas de resultado final
de exame de HIV
de exames
- Registros de resultado fi-
nal de exame
nal de exame (sistema in-
formatizado HMS)
- Relatrios
- Ofcios

1

Vigncia

1

1

1

1

Alimentao

1
5
5
Eliminar

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Preservar
Eliminar
463

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.4

LABORAT-
RIOS

dades prprias de laborat-
rio da rea de cincias da
sade, dentro das Unida-
des em que esto inseri-
dos, servindo ao ensino,
pesquisa e atendimento
comunidade
- Produzir material, testes e
pesquisas para subsidiar o
ensino e a pesquisa

- Controlar o material per-
manente

toriais
qumico e de animais
- Relatrios
- Testes
- Ofcios

- Relatrios
- Ofcios

de exames
tos tcnicos
- Listagens de registro de
dados de controle de quali-
dade
de exame de HIV
de exames
nal de exames
nal de exames (sistema in-
formatizado HMS)

1

5
1
5
1

5
2
1

1

Vigncia

1

1

1

1

Alimentao
Eliminar

Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar

Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

464

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.5

LABORAT-
RIOS
ESPECIAIS

dades dos laboratrios e
realizao de exames e
pesquisas atinentes s res-
pectivas reas
- Gerenciar as atividades-
fim dos laboratrios

- Realizar aconselhamento
gentico (Laboratrio de
Gentica e Citogentica)

- Realizar exames de cari-
tipo (Laboratrio de Genti-
ca e Citogentica)

- Realizar exames de cultu-
ra de tecido (Laboratrio de
Gentica e Citogentica)

- Realizar exames de DNA-
Fisch.

- Realizar gravao de vo-
zes para pesquisa (Labora-
trio de Fontica)

- Ofcios
- Memorandos
- Portarias
racionais

- Fichas de aconselha-
mento gentico

- Desenhos de caritipos
- Fotos de cromossomos
- Laudos

- Desenhos de cromosso-
mos
- Fotos de cromossomos
- Laudos

- Laudos

- Fitas magnticas com
gravao de vozes

5
1
5
1

1

5

2
2
5

2

2
5

2
5

5

Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
Preservar
Preservar

Preservar

Preservar
Preservar

Preservar
Preservar

Preservar

465

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Realizar medidas acsti-
cas (Laboratrio de Fonti-
ca)

- Realizar nasometria (La-
boratrio de Fontica)

- Realizar exames laborato-
riais de pr-internao e
durante internao (Labora-
trio de Patologia Clnica)

- Realizar exames comple-
mentares de diagnstico
(Laboratrio de Fisiologia)
- Fonetografias
- Fitas magnticas com gra-
vao de vozes

- Grficos de nasometria

- Requisies de exames
- Resultados de exames

- Termos de concordncia
- Fichas de entrevistas
- Fichas de avaliao
- Fichas de evoluo fi-
siolgica
- Resultados de exames
(disquete)
exames
- Impressos de exames tra-
ados por aparelhos
- Impressos de resultados
de exames
testes
5
5

5

2
2

2
1
1
1
1

1

1

1

1

5

Preservar
Preservar

Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar
*

466

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
testes

5 Eliminar
**

* Preservar os que sero utilizados para pesquisa
** Eliminar os que no sero utilizados para pesquisa
467

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.6

FARMCIA

Direo e coordenao da
produo, controle e dis-
pensao de medicamen-
tos e correlatos
- Prestar conta das ativida-
des do setor

- Controlar estoque de me-
dicamentos
dades
- Relatrios dos projetos
desenvolvidos

- Listagens de controle de
estoque de medicamentos
- Livros de registro de es-
toque de medicamentos
controlados
- Ofcios
- Mapas mensais de esto-
que
- Relatrios mensais de do-
ses dos medicamentos dis-
pensados

5

5

2

2

5
2
1

2
Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
468

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.6.1

SERVIO
FARMACU-
TICO

- Requerer compra de me-
dicamentos

- Notas de consumo de
material
- Notas de recebimento de
medicamentos
- Notas de transferncia de
medicamentos
- Pedidos de aquisio de
medicamentos
mensal de medicamentos
de compras eventuais
- Relatrios de medica-
mentos consumidos por
conveniados
- Relatrios de medica-
mentos e materiais entre-
gues

1
1

1

1

1

1

1

1

1

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

- Fornecer medicamentos - Livros de fornecimento de
medicamentos controlados
- Ofcios
- Notificaes de receita de
medicamento controlado
- Listagens com mdia de
consumo mensal de medi-
camentos
- Programas de medica-
mentos
- Receitas de fornecimento
de medicamentos
2

5
2

2

1

5

Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

469

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Relatrios de consumo de
medicamentos
- Laudos tcnicos de forne-
cedor

1

2
Eliminar

Eliminar

Produo de medicamen-
tos
- Produzir medicamentos
por indicao dos setores
competentes

- Relatrios
- Formulrios para solicita-
o de material
5
1
Preservar
Eliminar
Padronizao de medica-
mentos,desinfetantes, an-
tisspticos e manuteno
dos padres

- Elaborar a padronizao
de medicamentos, desinfe-
tantes e antisspticos
- Pareceres tcnicos
- Relatrios
- Atas de reunio
- Resolues
1
5
5
Vigncia
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
- Incluir e excluir frmacos
periodicamente da padroni-
zao de medicamentos

- Formulrios e solicitao
para incluso de novo me-
dicamento
- Resolues
1

Vigncia
Preservar

Preservar
Controle de uso de medi-
camentos em geral

Movimentao e controle
de psicotrpicos
- Autorizar o uso de drogas
e afins

- Registrar e controlar o uso
de psicotrpicos

- Promover a dispensao
de psicotrpicos, entorpe-
centes e vacinas
o
- Protocolos de solicitao

- Mapas mensais de psico-
trpicos

- Formulrios de prescrio
mdica
- Formulrios de receita de
medicamento
5

5

2

1

1

Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

470

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
de medicamentos
- Livros de registro de psi-
cotrpicos e entorpecentes
- Notas fiscais de medica-
mentos controlados

1

2

2
Eliminar

Eliminar

Eliminar

- Planejar compra de medi-
camentos e correlatos
- Formulrios de transfe-
rncia de material
- Relatrios de custos de
medicamentos padroniza-
dos

1

2
Eliminar

Eliminar

- Preparar e controlar fsica,
qumica e fsico-qumica e
microbiologicamente as
aditivaes de NPP (Nutri-
o Parenteral Prolongada)

- Formulrios de prescrio
de NPP (Nutrio Parente-
ral Prolongada)
2 Eliminar
- Preparar a distribuio de
medicamentos correlatos e
afins em dose unitria e in-
dividual
consumo de antimicrobia-
nos por clnica
- Formulrios de devoluo
de medicamentos
- Formulrios de prescri-
o mdica
medicamentos pagos pelo
SUS (Sistema nico de
Sade)

2

1

1

2
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
471

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Racionalizar o uso de
frmacos e afins e estabe-
lecer critrios quanto ao
uso abusivo de frmacos e
particularmente ao de anti-
biticos

- Atas de reunio
- Resolues

5
Vigncia
Preservar
Preservar

472

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.7

RESIDNCIA
MDICA

(HU, HPRLLP,
HCFMRP)
Superviso do credencia-
mento, freqncia e plan-
tes dos mdicos residen-
tes
- Organizar o credencia-
mento da residncia mdi-
ca
- Programas para a Comis-
so Nacional de Residncia
Mdica
camento
- Solicitaes de creden-
ciamento para aprovao
no Conselho Departamen-
tal

1

1

1

Preservar

Preservar

Preservar

- Controlar a freqncia dos
mdicos residentes
- Quadros de freqncia
mento das listas de fre-
qncia ao CRH
- Informes mensais de fre-
qncia
- Formulrios de frias e de
afastamentos dos mdicos
residentes

1
1
5

1

1
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
- Organizar os plantes e
estgios
- Quadros da escala de
plantes
- Mosaicos de distribuio
de estgios

5

1
Eliminar

Eliminar
- Selecionar mdicos resi-
dentes

- Questionrios para sele-
o
- Cartas de apresentao
- Solicitaes de abertura
de vagas
- Ofcios sobre resultado de
1

1
1

5
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
473

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Ministrar curso anual de
mdicos residentes

- Supervisionar intercmbio
com hospitais estrangeiros

- Avaliar o desempenho
dos mdicos residentes
seleo
- Relaes de mdicos re-
sidentes
- Relaes de nomes para
banca de seleo
- Provas de seleo
- Quadros de previso de
bolsas

- Programas
- Cartazes com o programa
- Modelos de certificados
para docentes

- Programas

- Fichas de avaliao pelos
docentes
- Provas bimestrais
- Regulamentos da Comis-
so Nacional de Residncia
Mdica
- Manuais dos mdicos re-
sidentes
- Certificados de residncia
mdica

1

1

1
1

1
1
1

1
1

1

1
Vigncia

Vigncia

1

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar
Preservar
Eliminar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Preservar

Preservar

Eliminar
474

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.8

CENTROS
DE SADE -
ESCOLA

Butant
(FM)

Ipiranga
(FMRP)
Assistncia mdica popu-
lao em colaborao com
a Secretaria Municipal e
Estadual de Sade, servin-
do como treinamento dos
alunos da FMRP e da FM
em atividades de assistn-
cia, ensino e pesquisa na
rea da sade
- Supervisionar a assistn-
cia mdica

- Propor s Secretarias
Municipal e Estadual da
Sade projetos comuns

- Treinar pessoal da rea
de sade
- Normas para assistncia
mdica
- Ofcios
- Resolues

- Projetos educacionais se-
gundo convnio com secre-
tarias
- Minutas de convnios

- Relatrios
- Ofcios

5

5
5

5

5

5
5
1
Preservar

Eliminar
Preservar

Preservar

Preservar

Preservar
Eliminar
Preservar
475

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.9

ENSINO E
PESQUISA
NOS
HOSPITAIS

(HU E HPRLLP)
Coordenao, com as Uni-
dades de ensino e pesqui-
sa, de estgios e cursos
para alunos de graduao
e de ps-graduao
- Promover estgios para
alunos de graduao e de
ps-graduao
- Listas de freqncia de
estagirios
- Crachs de identificao
- Listas de estagirios
dade
de estgio
- Declaraes de estgio
concludo
- Memorandos
- Quadros de bolsistas
estgio
estagirios

5

Vigncia
2
30

2

30

1
1
5

1

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar
- Auxiliar a realizao de
eventos no HU

- Folders de publicidade de
cursos e congressos

5

5

Preservar

Eliminar
476

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.9.1

COMISSO
DE ENSINO E
PESQUISA

(HU E HPRLLP)
Apoio solicitao de aux-
lio pesquisa e controle de
bolsistas, de capacitao
de servidores e de controle
de afastamentos para e-
ventos no Pas e no exteri-
or
atinentes Comisso

- Controlar funcionrios
dos cursos

- Controlar afastamentos
para eventos no Pas e no
exterior

- Colaborar no programa de
educao de adultos

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
nies
- Deliberaes

- Crachs de identificao

- Memorandos com nomes
de alunos-funcionrios para
a Seo de Pessoal
confeco de certificado
- Memorandos com nomes
dos aprovados

- Cadernos de registros

de afastamento

- Listas de alunos
- Memorandos Seo de
Pessoal com nome de alu-
nos

5
1
1

5

1
5
Durao do
curso
2

1

2

1 e
Alimentao

2

2
2
1

Preservar
Eliminar
Eliminar

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar
Eliminar
Eliminar

477

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Auxiliar na realizao de
eventos
- Listas de convites
- Folders com programas
- Listas de participantes
colaborao no evento
- Memorandos informando
sobre realizao de evento

2
1
1
1
1

1
Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar
Eliminar

Eliminar
478

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.10

DOENAS
INFECCIO-
SAS

Superviso do controle de
doenas transmissveis e
da vigilncia epidemiolgi-
ca, assim como controle da
infeco hospitalar
- Notificar as doenas
transmissveis s autorida-
des competentes no mbito
Municipal, Estadual e Fede-
ral

- Proporcionar tratamento
de doenas transmissveis

- Normatizar e comprovar
as aes da vigilncia e-
pidemiolgica

- Expedir carteiras de sa-
de

- Notificaes de doenas
transmissveis
- Ofcios
- Relatrios
- Boletins mensais de ava-
liao de Programa da Rai-
va

- Pronturios mdicos
- Requisies de exames
laboratoriais

- Memorandos
- Manuais de vigilncia epi-
demiolgica
- Normas de procedimentos
- Normas tcnicas
- Ordens de servio
- Boletins epidemiolgicos

- Relatrios de antibiogra-
mas de cultura

- Livros de agendamentos
de carteiras de sade
- Livros de registro de ex-
pedio de carteira de
sade
1

5
1
1

1
1

1
Vigncia

Vigncia
Vigncia
1
1

3

1

1
Preservar

Eliminar
Preservar
Preservar

Preservar
Preservar

Eliminar
Preservar

Preservar
Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar
479

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Elaborar programao
das necessidades de medi-
camentos e solicit-los
Secretaria da Sade

- Promover e supervisionar
estgios

- Elaborar medidas de pre-
veno e controle de
doenas infecciosas

- Controlar uso de antibiti-
cos
- Relatrios

- Declaraes
- Ofcios
- Relatrios

- Normas

- Listas de consumo de an-
tibiticos
- Fichas de controle de an-
tibitico

5
1

30
30
5

Vigncia

3

3
Preservar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar
480

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.11

ARQUIVO
MDICO E
INFORMTI-
CA
Organizao e arquivamen-
to de pronturios

Responsabilidade pelos
pertences dos pacientes in-
ternados

Comunicao de ocorrn-
cias especiais
- Ordenar a documentao
mdica recebida e arquivar
pronturios

- Arquivar pronturios es-
peciais

- Controlar entrada e sada
de pronturio

- Controlar internao e ci-
rurgias

- Guardar e devolver per-
tences dos pacientes in-
ternados

- Informar Secretaria Mu-
nicipal de Sade casos de
- Pronturios mdicos
- Listagens de atendimen-
tos de ambulatrio e inter-
nao de pacientes

- Pronturios

- Listagens dirias de retor-
no ambulatorial
pronturio solicitado

- Fichas de comunicao
de utilizao de rteses,
prteses e material espe-
cial (CUOPMES)
- Formulrios de termo
de recebimento
- Relatrios de descrio ci-
rrgica
- Relaes de convocao
- Resumos de alta

- Livros de controle

- Relatrios mensais refe-
rentes a acidentes provo-
1
5
2

5

1

1

5

1

1

1
1

5

1

Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar

Preservar

Preservar
Preservar

Eliminar

Eliminar

481

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

Codificao de diagnsti-
cos e procedimentos reali-
zados sobre os pacientes
internados

Fornecimento de dados es-
tatsticos por clnica

Fornecimento de dados es-
pecficos do Berrio e da
Pediatria
acidentes que envolvam
co e gato

- Receber comunicao de
doena compulsria

- Registrar diagnsticos e
procedimentos

- Manter dados referentes
ao atendimento a pacientes

- Classificar as doenas pe-
lo manual da classificao
internacional de doenas

- Elaborar relatrio mensal
dos atendimentos por clni-
ca

- Registrar nascimentos e
acompanhamento de re-
cm-nascidos
cados por co e gato

- Fichas de comunicao
de doena compulsria
- Fichas de servio de veri-
ficao, tipo 3 (notificao
Secretaria)

- Banco de dados (sistema
informatizado HMS)

informatizado HMS)

- Manuais da CID (Classifi-
cao Internacional de Do-
enas)

- Relatrios mensais de a-
tendimentos realizados
- Relatrios anuais de a-
tendimentos realizados

- Planilhas de anotaes
dirias referentes aos nas-
cimentos

2

2

Alimentao

Alimentao

1 e
Alimentao

1

5

1

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Eliminar

482

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Relatrios anuais dos re-
cm-nascidos
- Relatrios mensais dos
recm-nascidos
- Boletins informatizados
das urgncias peditricas
- Relatrios informatizados
das urgncias peditricas
por faixa etria

5

1

1

1
Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
483

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.12

INTERNA-
AO E SER-
VIO DE
PACIENTES

HU E HPRLLP
Gerenciamento de rotinas
de pr-internao, estada
hospitalar e alta

- Controlar a pr-internao
e convocar pacientes para
internaes programadas

- Escalar funcionrios para
os setores de internao

- Atender emergncias

- Triar pacientes a serem
internados

- Matricular e agendar pa-
cientes laboratoriais

- Internar pacientes

- Fichas de admisso
- Livros de movimento di-
rio
- Livros de movimento
mensal
- Ofcios
toque

- Quadros de escala de fun-
cionrios

- Fichas de triagem
- Listas dirias de pacientes
triados
- Manuais da CID (Classifi-
cao Internacional de
Doenas)
- Mapas mensais de ad-
misses, altas e bitos

- Agendas (sistema infor-
matizado HMS)

- Livros de internao/pro-
tocolo
- Livros de registro hospita-
2
2

2

5
2
1

Alimentao

1
1

Vigncia

5

Alimentao

1

1 e
Preservar
Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar

Preservar

Eliminar

Preservar

Preservar
484

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Controlar retorno de pa-
cientes

- Realizar atendimento so-
cial ao paciente e ao res-
ponsvel pela internao

- Controlar o material e as
atividades durante o pero-
do de internao

lar

- Listagens de retornos

- Ofcios

- Relatrios

- Formulrios de cota de
laboratrio (controle de
frascos laboratoriais)

pedidos de exames mdi-
cos
- Relatrios de enfermagem
- Escalas dirias de enfer-
magem
- Escalas mensais de en-
fermagem
- Formulrios de cotas de
almoxarifado

- Formulrios de cota de la-
vanderia

- Formulrios de cota de
farmcia
Alimentao

1

5

5

1 e
Alimentao

1

1
1

1

2 e
Alimentao

2 e
Alimentao

2 e
Alimentao

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

485

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Controlar pertences, valo-
res e documentos de paci-
entes internados sem a-
companhantes ou por longo
perodo

- Informar sobre pacientes
em alta e encaminhar seus
pronturios ao SAME (Ser-
vio de Arquivo Mdico e
Estatstica)

de carro de emergncia
de parada cardaca
de troca de cilindros de o-
xignio
- Formulrios de cota CME
(Central de Materiais Este-
rilizados)
- Relatrios mensais para a
Comisso de Controle de
Infeco Hospitalar

dade
- Listagens de pertences
- Listagens de roupas e
objetos, no reclamados
- Listagens dos envelopes
de valores e documentos
entregues a familiares

- Censos dirios
pacientes em alta

2

2

1

2

1

2
2

2

5
1

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
486

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Controlar materiais utili-
zados em pacientes parti-
culares/convnios

- Registrar isolamentos

- Registrar encaminhamen-
tos externos
- Listagens de notas de d-
bito

- Cadernos de registros de
pacientes em isolamento

- Cadernos de registros de
encaminhamentos de paci-
entes para outras institui-
es

1

1

1
Preservar

Preservar

Preservar
487

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.13

NUTRIO,
DIETTICA E
LACTRIO
Coordenao, acompanha-
mento, superviso de ser-
vio de nutrio
- Controlar preparo e distri-
buio de lanches e refei-
es
- Quadros estatsticos de
consumo
de mercadorias da cozinha
de mamadeiras
de refeies
de temperatura de alimen-
tos
- Formulrios de dietas es-
peciais
- Prescries de dietas
especiais
- Dirios do dietrio de nu-
trio das unidades de in-
ternao
- Requisies de gneros
alimentcios

1

1

1

1

1

1

1

1

1
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar

- Atualizar prescries die-
tticas

- Cdigos de dieta/controle
de prazo do servio de in-
ternao (sistema informa-
tizado HMS)

Alimentao
- Elaborar orientaes die-
tticas nas altas hospitala-
res

- Relatrios mensais de o-
rientaes dietticas nas al-
tas hospitalares

1 e
Alimentao
Eliminar
- Prescrever dietas, acom-
panhar e orientar pacientes
- Formulrios de orienta-
es nutricionais
1 e
Alimentao
Eliminar

488

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
tos nutricionais de ambula-
trio
- Formulrios de prescri-
es dietticas

1

1
Eliminar

Eliminar
- Fornecer dietas ao Hemo-
centro e Instituto Butant
(HU)

- Requisies de dietas
- Comprovantes de entrega
de dietas
1
1
Eliminar
Eliminar
- Efetuar clculos e controle
de frmulas lcteas e ente-
rais
- Clculos e frmulas para
mamadeira
de temperatura (geladeiras
industriais)
- Frmulas enterais
- Frmulas lcteas
- Mapas de controle de
nmeros de sondas
- Mapas de controle de
nmeros de mamadeiras
- Resultados de exame
bacteriolgico de sondas
- Resultados de exame
bacteriolgico de mamadei-
ras
- Comprovantes de envio
de amostras (sondas e
mamadeiras, ao Instituto
Adolfo Lutz
- Requisies de gneros
alimentcios
1

1

1
1
1

1

1

1

1

1

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

489

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Relatrios de identificao
de mamadeiras e sondas
(sistema informatizado
HMS)

5 Preservar
490

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.14

CONVNIOS
E AUDITORIA
HOSPITALAR
Controle dos servios hos-
pitalares e dos convnios
de sade e atendimento a
conveniados
- Atender usurios conve-
niados em ambulatrio ou
internao

- Fichas de convnio com
autorizao para atendi-
mento externo
- Livros de protocolo de
laudos recebidos

Vigncia

1
Preservar

Eliminar
- Agendar atendimento - Agendas eletrnicas (sis-
tema informatizado HMS)

Alimentao

- Efetuar cobrana de ser-
vios prestados aos conv-
nios e a particulares

- Faturas de servios pres-
tados aos convnios e a
particulares
5 Eliminar

- Conferir formulrios e re-
latrios de educao em
sade, laudos mdicos e
resumo de alta com os rela-
trios do HMS

do setor
- Relatrios de informaes
para o Ncleo Regional de
Sade
1

5

Eliminar

Eliminar

- Controlar e conferir as
sesses de hemodilise
com os relatrios HMS

- Conferncia de guias
SADT (Servio de Apoio de
Diagnstico e Tratamento)
com os relatrios do HMS

- Formulrios NEFRO-5 (re-
ferentes a pacientes de
hemodilise)

guias
- Bancos de dados de con-
trole de guias (sistema in-
formatizado HMS)

5

1

Alimentao
Eliminar

Preservar

- Efetuar transferncias de
dados quanto produo
- Relatrios de estatstica
de triagem e ambulatrio
1

Eliminar

491

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
ambulatorial, triagem e in-
ternao, consultas e exa-
mes (Sistema de Informa-
o Ambulatorial) / SUS

- Planilhas da produo
diria de exames
1

Eliminar
- Incluir dados no programa
o Ambulatorial)
- Planilhas estatsticas de
incluso
- Boletins de coleta de
dados

1

Alimentao
Eliminar

- Proceder o fechamento da
produo mensal do SIA
(Sistema de Informao
Ambulatorial) / SUS (Sis-
tema nico de Sade)

- Faturas em formulrios
contnuos

de entrega do faturamento
5 e
Alimentao

1
Preservar

Eliminar
- Processar a produo
ambulatorial

informatizado HMS)

Alimentao
- Processar o fechamento
mensal do SIH/SUS (Sis-
tema nico de Sade)

- Relaes da AIH (Autori-
zao de internao Hospi-
talar) apresentadas
(Sistema Informatizado
HMS)
Alimentao
- Transportar dados do
programa HU para o
SISAIHOI/DATASUS
(SISAIHOI Programa da
AIH; DATASUS Depar-
tamento de Informtica do
- Relatrios de emisso de
AIH e laudos mdicos de
estimativa de faturamento,
de OPME, de pacientes a-
tendidos e da UTI; faturas
sintticas
Alimentao
492

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
SUS)

- Comunicar s devidas au-
toridades vrios atos e pro-
cedimentos dos setores
mdicos e clnicos

DATASUS e faturas que
geram valores DATASUS

- Boletins de produo
ambulatorial mensal
o Ambulatorial) / SUS

- Comprovantes anuais de
rendimentos referentes a
Autorizaes de Internao
Hospitalar (AIH)

do rateio entre o corpo cl-
nico

do rateio entre o SADT
(Servio de Apoio de
Diagnstico e Tratamento)

- Fichas de cadastro de in-
ternao
o de internao hospita-
lar (AIH)
- Formulrios de educao
em sade

5

5

5

5

5

5

5

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

493

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Formulrios NEFRO 1, 2,
3, 4, 7 (Referentes a Pa-
cientes de hemodilise)

- Laudos mdicos
- Memorandos discriminan-
do pacientes infantis e defi-
cientes fsicos submetidos
anestesia
- Portarias / resolues
DOU e DOE
- Relaes dos nmeros do
CRM e CPF dos mdicos

- Relatrios de produo
ambulatorial fsicos e finan-
ceiros

- Relatrios de autorizao
de internao hospitalar
(AIH) rejeitados

tos e comunicados de aci-
dentes de trabalho

- Relatrios de CUOPMES

- Relatrios de doenas de
notificao compulsria
5

1
1

Vigncia

Durante per-
manncia do
funcionrio no
HU

5

5

1

5

1

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

494

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Relatrios de faturamento
por servios profissionais
/consultas

- Relatrios de guias das
UBS (Unidade Bsica de
Sade)

- Relatrios de pagamentos
do SIH/SUS (Sistema ni-
co de Sade) referentes
aos SADT/OPME e aten-
dimento RN (recm-
nascido)

- Relatrios de vacinas a-
plicadas

- Relatrios de visita domi-
ciliar

- Relatrios de processa-
mento da RAA (relatrio
das AIHs apresentadas)

- Relatrios dos atendimen-
tos das reas de Odontolo-
gia e Psicologia

- Relatrios dos procedi-
mentos especiais do Servi-

5

5

5

5

1

5

5

1

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

495

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
o de Farmcia

- Relatrios dos resumos
de alta hospitalar

- Relatrios quantitativos de
procedimentos UBAS (Uni-
dade Bsica de Apoio ao
SISUSP) dos Campi do In-
terior

- Planilhas de dados pro-
cessados
- Relatrios de estatsticas
por clnica
- Relatrios do sistema
HMS
- Requisies referentes a
procedimentos de gesso

5

5

1

1

1

1

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
496

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.15

ENFERMA-
GEM
Controle de compra e uso
de material, assim como
elaborao da escala men-
sal de trabalho das enfer-
meiras
- Requerer as compras ne-
cessrias para o funciona-
mento do setor

- Controlar material usado
em cirurgias e material para
teste

- Controlar trocas de lentes
intra-oculares

- Elaborar atas de reunio e
relatrios
de compras

- Formulrios CUOPME: de
comunicao de rteses e
de prteses e material es-
pecial

- Fichas de parecer tcnico
lidade de materiais

- Atas de reunio
- Ofcios
- Relatrios anuais
- Relatrios mensais rece-
bidos das unidades do De-
partamento de Enferma-
gem

1

2

3
1

5
5
5
2
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Preservar

Preservar
Eliminar
Preservar
Eliminar
497

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.16

CURSO DE
AUXILIARES
DE
ENFERMA-
GEM

HU
- Preparo de auxiliares de
enfermagem por meio de
aulas tericas e prticas e
estgios
- Organizar curso e contro-
lar as matrculas

- Apoiar estgios e contro-
lar notas e freqncia

- Controlar a aprovao
- Cronogramas das ativida-
des
- Requerimentos de matr-
cula
- Fichas de inscrio
dade relativos aos direitos
e deveres dos alunos
- Folhas de ocorrncias de
alunos
- Formulrios de declara-
o comprovando matrcu-
las no curso
- Formulrios de advertn-
cia

- Roteiros de avaliao de
estgio
- Fichas individuais de alu-
nos
- Listas de notas
- Requerimentos para 2
chamada

- Formulrios de declara-
o comprovando aprova-
o no curso

5

5

2
5

5

5

5

5

5
5

5
1

5
Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar

Preservar

498

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.17

BERRIO
E CENTRO
OBSTTRI-
CO
DO HU

Controle do funcionamento
e das atividades prprias
da rea de Obstetrcia e
Berrio

- Controlar as internaes

- Controlar os partos

- Encaminhar requisies
de exames e de medica-
mentos para parturientes,
purperas e recm-
nascidos

- Coordenar o trabalho no
Centro Obsttrico

- Elaborar escalas mensais
de funcionrios do Centro
Obsttrico e do Berrio

internao

partos

pedidos de exames
solicitaes de medicamen-
tos
controle de uso de txicos
da Obstetrcia e Berrio

- Manuais do Centro Obst-
trico
- Ofcios
- Relatrios mensais
- Relatrios Comisso de
Controle de Infeco Hospi-
talar da Obstetrcia e do
Berrio

- Cadernos de agenda-
mento de enfermagem
- Cadernos de agenda-
mento mdico
- Relatrios dirios
1

1

1

1

1

Vigncia

2
2
1

1

1

1
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
499

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Controlar admisso e alta
de recm-nascidos

- Ministrar aulas s purpe-
ras
- Relatrios mensais

RN (recm-nascidos)
- Censos dirios de leitos
via Sistema HMS do HU
(sistema nformatizado
HMS)

orientaes

1

1

Alimentao

1
Eliminar

Eliminar

Eliminar
500

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.18

CIRRGICO,
UNIDADE DE
TERAPIA
INTENSIVA,
SEMI-
INTENSIVA E
EMERGN-
CIA

HU E HPRLLP
do funcionamento e das a-
tividades dos Centros Ci-
rrgicos , unidades de tera-
pia intensiva e semi-
intensiva e das unidades de
emergncia

- Registrar pacientes

- Organizar a programao
das cirurgias e cadastr-las

pacientes

encaminhamento de mate-
rial para a lavanderia
- Formulrios de internao
cirrgica semanal
- Cadernos de cadastro de
cirurgias
- Formulrios de programa-
o cirrgica
- Memorandos
- Ordens de servios
- Portarias
o de material em esto-
que
- Mapas cirrgicos
- Fichas cirrgicas
dade de material perma-
nente

frascos e tubos
exames decorrentes das ci-
rurgias
peas encaminhadas para
exames antomo-patolgi-
1

1

1

1

1

2
Vigncia
Vigncia
1

1
1
Vigncia do
bem patrimo-
nial

1

1

1

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
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Eliminar

Eliminar

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Eliminar

501

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

Superviso e controle do
funcionamento e das ativi-
dades dos setores de tera-
pia intensiva e semi-
intensiva

- Registrar o uso de psico-
trpicos e de medicamen-
tos no-padronizados

- Registrar os bitos ocorri-
dos na UTI

- Encaminhar aos laborat-
rios os pedidos de exames
emanados destes setores

- Encaminhar pronturios
ao SAME (Servio de Ar-
quivo Mdico e Estatstica)

- Controlar a estada de pa-
cientes, o uso de medica-
mentos e equipamentos
nas dependncias da UTI

cos
lentes
psicotrpicos

psicotrpicos
medicamentos

bitos

exames

pronturios

- Censos dirios de pa-
cientes
- Formulrios de troca de
cilindros de oxignio
- Relatrios mensais
o de medicamentos

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1
1

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

502

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Controlar a medicao do
carro de PCR (Parada Cr-
dio-Respiratria)

- Controlar alta de pacien-
tes da UTI

- Controlar escala mensal
dos funcionrios


- Ofcios
- Memorandos
- Relatrios da CCIH (Co-
misso de Controle de In-
feco Hospitalar)
dade de materiais
psicotrpicos
- Cadernos de requisio
de medicamentos
- Listas de pertences dos
pacientes
- Listas dos bitos de pa-
cientes particulares e de
convnios

- Bancos de dados (sistema
informatizado HMS)

- Censos dirios

- Escalas mensais

- Relatrios mensais

5
2
1

Vigncia

1

1

1

1

Alimentao

1

5

1

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

503

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Controlar a entrada, me-
dicao, bitos ou alta de
pacientes no Servio de
Emergncia

- Controlar o funcionamento
do Servio de Emergncia
tao de pacientes
- Cadernos de protocolo de
pronturios dos pa-
cientes de alta
- Requisies de medica-
mentos
bitos

lidade de materiais

- Relatrios da CCIH (Co-
misso de Controle de In-
feco Hospitalar)
- Cadernos de relatrios de
enfermagem
psicotrpicos
pertences de pacientes
- Cadernos de protocolo de
exames encaminhados
- Escalas dirias de traba-
lho
- Escalas mensais de traba-
lho

2

1

1

1

1
Vigncia do
bem patrimo-
nial

2

1

1

1

1

Vigncia

5
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

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504

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.19

ODONTOLO-
GIA,
ORTODON-
TIA E
ODONTOPE-
DIATRIA
Responsabilidade pelas ati-
vidades do HU e do
HPRLLP na rea de Odon-
tologia
- Receber, reproduzir e dis-
tribuir documentos concer-
nentes ao setor

- Promover reunies do se-
tor

- Organizar escalas de tra-
balho de seu pessoal

- Programar semanalmente
as cirurgias odontolgicas

- Confeccionar material di-
dtico na rea de Odonto-
pediatria do HPRLLP

- Gerenciar as atividades
do Setor Ortodontopeditri-
co e do Setor Ortodntico
do HPRLLP

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Livros de presena de re-
unies
- Deliberaes

- Escalas (relatrios de ho-
rrios)

- Relatrios de programa-
o de cirurgias
da Diviso

- Documentrios (Fotogra-
fias)
-- Documentrios (Slides)
- Apostilas
- Transparncias

- Ofcios
1
1

5
1
1
1

5

5

1

1

2

3
5
5

5
5
2
2
Eliminar
Eliminar

Preservar
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Eliminar
Preservar

Preservar

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Preservar

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505

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.20

CIRURGIA
PLSTICA E
OTORRINO-
LARINGO-
LOGIA
dades do setor
- Controlar a programao
das cirurgias

- Organizar internaes

- Fichas de produo cirr-
gica

- Laudos para emisso de
AIH (Autorizaes de Inter-
nao Hospitalar)
- Ofcios
- Memorandos
racionais

2

2

5
1
2
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
506

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.21

RETAGUAR-
DA HOSPITA-
LAR, SERVI-
O SOCIAL
RECREAO
E EDUCA-
O

HPRLLP E HU
Prestao de assistncia
psicolgica, social, recrea-
tiva e material a pacientes
e acompanhantes no
HPRLLP e HU
- Desenvolver atividades
psicopedaggicas e de re-
creao a pacientes e a-
companhantes

- Controlar a hospedagem
de pacientes ps-cirrgicos
e acompanhantes

- Reunir responsveis pelo
planejamento e organiza-
o das atividades de Ser-
vio Social

- Atender e orientar o usu-
rio e famlia nos setores de
Emergncia, Ambulatrios,
UTIs e Triagem

- Projetos
- Planilhas de planejamen-
to
- Ofcios

- Censos dirios
- Livros de movimento di-
rio
- Livros de movimento
mensal
- Ofcios
- Escalas de trabalho
toque

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Deliberaes
- Escalas de planto
- Fichas de ocorrncia de
planto

- Fichas de encaminhamen-
to
- Fichas-relatrios
- Livros de registro
- Livros de protocolo de
criana vitimizada (Estatuto
da Criana e Adolescente)
1
1

2
5

2
2

2

5
5
2

2

5
1
1
5
5
2

1

1
1
1
Preservar
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507

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Cadastrar e atualizar da-
dos referentes aos recursos
jurdicos de sade e de
bem estar social

- Localizar recursos exter-
nos (vagas para internao
de pacientes)

- Orientar comunicado de
bitos

- Realizar triagem social

- Realizar visitas domicilia-
res

- Relatrios para a Vara de
Infncia e Juventude (Esta-
tuto da Criana e do Ado-
lescente)
- Livros de recursos
- Pastas de recursos

- Protocolos de encami-
nhamento a hospitais
- Requisies de vagas ex-
ternas

nhamento delegacia
nhamento ao cartrio


- Relatrios
1

1
1

1

1

5
1

1

1

1
Preservar

Preservar
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508

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.22

COMISSES
DE INFEC-
O
HOSPITA-
LAR, AVALI-
AO DE
TRATAMEN-
TO E
ORIENTA-
O E
SUPERVI-
SO DE
PACIENTES
INTERNOS

HU E HPRLLP

Anlise e deliberao sobre
assuntos de interesse co-
mum a todos os setores
das atividades-fim
- Analisar providncias rela-
tivas ao tratamento do pa-
ciente

- Controlar a evoluo e in-
tercorrncias durante a es-
tada do paciente
- Livros de ocorrncias
- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Deliberaes

- Relatrios
- Boletins
- Notificaes
- Ofcios
1
5
1
1
5

5
5
5
2
Preservar
Preservar
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509

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.23

RADIOLO-
GIA,
FOTOGRA-
FIA E
AUDIOVI-
SUAL

HU E HPRLLP
- Elaborao de material fo-
togrfico, radiogrfico e au-
diovisual como complemen-
to s atividades dos setores
pertinentes
- Realizar exames radiogr-
ficos, mdicos e exames
radiogrficos odontolgicos
em pacientes

- Produzir fotografias em
cromo
- Ofcios
- Solicitaes de exame
- Radiografias
- Laudos de resultados

- Listagens de acervo foto-
grfico
- Listagens de material de
laboratrios fotogrficos
de material

5
1
1
5
5

1

1

1
Eliminar
Eliminar
Eliminar
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Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar
- Gravar fitas em vdeo
SVHS

- Reservar e controlar o
- Documentrios (Fitas
SVHS)
o de uso de imagens
de gravao em vdeo
- Listagens de acervo de
filmagens externas para
consulta
- Listagens de acervo au-
diovisual
- Quadros resumidos a se-
rem fotografados para
a confeco de slides

interno para reserva e uso
de equipamento audiovi-
1

1

2

1

1

1

1

1
Eliminar

Preservar

Eliminar

Presevar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar
510

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
emprstimo de equipamen-
tos audiovisuais

- Registrar em fotos as v-
rias etapas de tratamento
dos pacientes
sual
o de emprstimo material
- Relatrios
dade

- Documentrios de pa-
cientes (fotografias e sli-
des)
- Fichas de estatstica de
fotografias
- Fichas de estatstica de s-
lides
- Memorandos

1

5
Vigncia do
bem patrimo-
nial
2

1
1

1

1

Preservar

Eliminar
Eliminar

Preservar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
511

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.24

CENTROS
ESPECIAIS

CENTRO
EDUCATIVO
DE
DEFEITOS
AUDITIVOS
(CDA)

CENTRO DE
PESQUISAS
AUDIOL-
GICAS
(CEPAL)

LABORAT-
RIO DE PR-
TESE DE
AUDIO E
AUDIOLOGIA
CLNICA DO
HPRLLP
Pesquisas, atendimento e
tratamento na rea de Au-
diologia
- Agendar, cadastrar e re-
gistrar pacientes

- Arquivar pronturios e
controlar sua sada e en-
trada

- Triar pacientes audiolgi-
cos

- Promover a reabilitao
educacional do deficiente
auditivo.
- Cadastros pessoais
- Cadastros de diagnsti-
cos, tratamentos e apare-
lhos
- Agendas

- Convocaes de pacien-
tes
- Pronturios de pacientes
de problemas auditivos

- Protocolos para unidades
especficas
- Ofcios

- Memorandos
- Planilhas de custos
para professores
- Regulamentos
- Relatrios
- Autorizaes de pais /
responsveis pelos meno-
res
dade de pais/responsveis
- Pautas de planejamento
do setor

2
2

2

1

2

5

5

2
2
2
5

Vigncia
5
2

1

1
1
Preservar
Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar
Eliminar

Preservar

Preservar
Eliminar
512

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Desenvolver pesquisas e
projetos especficos na
rea de Audiologia

- Diagnosticar patologias de
perdas auditivas profundas

projetos com outras institui-
es da rea

materiais didticos e de o-
rientao a pacientes

- Realizar cirurgias de im-
plante coclear

- Realizar testes, indicar
aparelhos e supervisionar a
adaptao AASI

- Projetos
- Relatrios

- Agendas
- Pronturios mdicos

- Convnios
- Ofcios
- Projetos
- Relatrios

- Manuais de orientao a
pacientes
- Documentrios didticos
sobre pacientes (fotogra-
fias, slides e vdeos)

- Fichas de produo cirr-
gica

- Fichas tcnicas de ca-
ractersticas de aparelhos
- Levantamentos para im-
portao de aparelho audi-
tivo
- Contratos de aparelhos de
emprstimo
5
5

2
5

5
5
5
5

5

5

2

2

2

2

Preservar
Preservar

Eliminar
Preservar

Preservar
Eliminar
Preservar
Preservar

Preservar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

513

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Confeccionar prtese au-
ditiva

- Dar atendimento psicol-
gico a deficientes auditivos
e visuais

- Produzir material audiovi-
sual sobre tratamento

- Fichas de atendimento
ambulatorial
- Listagens de adaptao
de aparelhos

produo

- Diagnsticos psicolgicos
- Laudos psicolgicos

- Documentrios sobre tra-
tamento (fotografias, slides,
vdeos)
2

2

1

1

1

2

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar

Preservar
514

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.25

COMISSO
DE TICA
MDICA
Anlise e deliberao sobre
questes ligadas tica
Mdica no mbito dos Hos-
pitais
- Promover reunies

- Elaborar relatrios para o
Departamento Mdico

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Deliberaes

- Relatrios
5
1
1
5

5

Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar

515

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
32.26

COMISSO
DE ANLISE
DE PRON-
TU-RIO E
BITO

ligadas s causas de bitos
- Atas de reunio
- Pautas de reunio
- Deliberaes

5
1
1
5
Preservar
Eliminar
Eliminar
Preservar

516
33 SERVIOS DE VERIFICAO DE BITOS - SVOC/SVOI

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
33.1

DIRETORIA
Esclarecimento da causa
mortis em casos de bito
por molstia mal definida
ou sem assistncia mdica.

Lei Estadual n. 10.095, de 3/5/1968;
Lei Estadual n. 5452, de 22/12/1986;
Resoluo 3462, de 11/10/1988; Re-
soluo 3477, de 27/12/1988; Reso-
luo 3564, de 22/8/1989

517

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
33.2

AUTPSIA
- Realizar as necrpsias de
pessoas falecidas de morte
natural sem assistncia
mdica ou com atestado de
bito de molstia mal defi-
nida.

- Encaminhar para sepul-
tamento, dentro dos prazos
legais, os corpos no re-
clamados.

- Comunicar ao IML e/ou s
autoridades policiais os ca-
sos suspeitos de morte
violenta ou de causa no
identificada.

- Remover para o IML os
corpos de suspeitos de
morte violenta ou de causa
no identificada.

- Guias de requisio de
exames
- Ofcios recebidos
- Boletins de ocorrncia
- Relatrios de histria pre-
gressa
- Laudos de necrpsia
- Livros de controle de au-
tpsias
fotografias
- Documentrios de ne-
crpsia (fotografias)
mento

- Ordens de servio

- Ofcios

- Livros de controle de trn-
sito de cadveres
- Guias de livre trnsito

5

5
5
5

5
5

5

5

5

2

5

5

5

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar
Preservar

Eliminar

Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

518

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Restituir aos familiares os
corpos reclamados.

- Fiscalizar o embarque de
cadveres, ossadas ou res-
tos exumados para fora do
municpio.

- Realizar e fiscalizar em-
balsamamentos e formoli-
zaes.

- Sepultar peas anatmi-
cas

- Lacrar as urnas funer-
rias destinadas ao Exterior,
nos casos de morte natural.

servios
- Atas/termos de embalsa-
mamento e formolizao
- Memorandos
embalsamamento e formo-
lizao

- Memorandos
- Declaraes

5

2

2
5

2
2

Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

519

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
33.3

REGISTROS
DE BITOS
- Expedir atestados de
bito ps-necrpsia.

- Proceder ao registro de
bito dos corpos no re-
clamados

- Declaraes e certides
de bito (cpias
- Relaes/listagens de re-
gistro de bito de corpos
no reclamados

5

5

Eliminar

Preservar

- Enviar informaes
Fundao Sistema Esta-
dual de Anlise de Dados
SEADE e outros rgos, se
for o caso.


5 Preservar
520

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
33.4

LABORAT-
RIO DE
HISTOLOGIA
Prestao de colaborao
tcnica, didtica e cientfica
aos Departamentos de Pa-
tologia das Faculdades de
Medicina, rgos afins ou
outros interessados.

- Fornecer peas anatmi-
cas para estudos comple-
mentares

- Produzir fragmentos his-
tolgicos
- Autorizaes de retirada
- Relatrios

- Lminas histolgicas
- Livros de controle de ma-
terial histolgico
- Recibos

5
5

5
5

5
Eliminar
Preservar

Preservar
Preservar

Eliminar

521
34 HOSPITAL VETERINRIO E SERVIOS COMPLEMENTARES

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
34.1

HOSPITAL
VETERIN-
RIO

(HOVET)
Promoo de atividades de
ensino, pesquisa e exten-
so de servios comuni-
dade em colaborao com
outras Unidades no mbito
da medicina veterinria e
de cincias afins

- Promover estgios para
alunos de graduao e m-
dicos veterinrios
inscrio
- Curriculum vitae
- Relaes de candidatos
aprovados
- Escalas de estagirios
- Livros de presena
- Livros de registro de cer-
tificados

1

5
1

30
30
30

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar
Preservar

522

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
34.1.1

RESIDNCIA
MDICA VE-
TERIN-RIA

Superviso do credencia-
mento, freqncia e plan-
tes dos mdicos veterin-
rios residentes

- Selecionar mdicos vete-
rinrios residentes

- Controlar a freqncia dos
mdicos veterinrios resi-
dentes

- Bancos de dados de
questes para provas
- Editais de concurso
- Fichas de inscrio
- Folhas de respostas de
provas
- Livros de registro de certi-
ficados
- Informaes
- Provas realizadas
- Relaes de candidatos
aprovados

- Folhas mensais de fre-
qncia
Alimentao

1
1
1
1

1

1
1
1
4

2

1
Preservar

Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar

Preservar

Eliminar
Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
523

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
34.2

CLNICAS E
AMBULAT-
RIOS VETE-
RIN-RIOS

- Coordenao e controle
das atividades de atendi-
mento mdico - veterinrio
- Prestar atendimento m-
dico-veterinrio

- Controlar medicamentos e
materiais cirrgicos

- Agendas
- Relatrios de casos aten-
didos
- Ofcios
anestsicos ministrados
- Pronturios mdicos
- Relatrios
- Talonrios de guias de re-
colhimento
- Tabelas de preos de ser-
vios prestados
- Planilhas de cirurgias rea-
lizadas
mento

controle e estoque
controle de material cirrgi-
co
- Fichas de requisio de
material
- Livros registro de medi-
camento controlado
- Registros de entrada de
material (informatizado)
- Relaes de material

2
1
2

5
5

5
2
2

2

2

1

1

1

2

5

Alimentao

4

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar

Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Permanente

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar

524

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Registrar e arquivar pron-
turios

- Fichas de cadastro de
clientes
- Fichas de registro geral
- Pronturios mdicos

5

5
5

Preservar

Preservar
Preservar

525

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
34.2.1

ESTERILIZA-
O

Coordenao e controle da
esterilizao do material ci-
rrgico e rouparia
- Controlar a esterilizao
do material cirrgico e rou-
paria

- Requisies de material 2 Eliminar
526

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
34.2.2

ROUPARIA

- Confeccionar e prover a
conservao da rouparia
hospitalar

- Realizar a lavagem da
rouparia hospitalar


2

2
Eliminar

Eliminar
527

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
34.2.3

SERVIOS
GERAIS

- Controle das atividades
de higienizao e distribu-
io de alimentos aos ani-
mais internados
- Prestar cuidados de ali-
mentao e higienizao
de animais internados

- Realizar servios gerais
de limpeza interna e exter-
na

- Escalas de servios de
planto


5

2

Eliminar

Eliminar

528

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
34.3

LABORAT-
RIOS

(FMVZ, FZEA,
LZT-11)
das atividades dos Labora-
trios
toriais

- Produzir material, testes e
pesquisas para subsidiar o
ensino e a pesquisa

- Promover a extenso de
servios comunidade

- Fichas/formulrios de re-
quisio de exames (origi-
nal)
(cpia)
sultados de exames
- Agendas
- Relatrios
- Talonrios de guia de re-
colhimento
- Livros de registro de ma-
terial
- Certificados

quisio de material
- Fichas/formulrios de lan-
amento de resultados de
exames
- Projetos
- Trabalhos cientficos
- Relatrios
- Apostilas
- Laudos mdicos

- Agendas
- Laudos de exames
- Livros de registros de
anlises
- Cartas
2

2

1

1
2
2

5

5

2

5

5
5
5
5
5

1
2
2
10

2
Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar

Eliminar

Eliminar

Preservar

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Eliminar
Eliminar
Preservar
Preservar

Eliminar
529

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS

- Relatrios cientficos
- Tabelas de preos de ser-
vios prestados
- Ofcios

2
1

5

Preservar
Eliminar

Eliminar

530

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
34.4

RADIOLOGIA

(FMVZ,
FZEA)

- Realizar exames radiol-
gicos e de ultra-sonografia

- Controlar arquivo radio-
grfico

- Agendas
quisio de exames
- Radiografias
- Laudos de resultados
- Relatrios
- Talonrios de guia de re-
colhimento

- Filmes radiogrficos
- Laudos de exames radio-
grficos

1
2

2
5
10
5
5

10
10

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Preservar
Preservar
Preservar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

531
35 BIBLIOTECAS - SIBI

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
35.1

COMISSO
DE
BIBLIOTECA
Deliberao sobre assuntos
relacionados Biblioteca

- Dar cincia Direo da
unidade de problemas e
necessidades da biblioteca

- Colaborar no estabeleci-
mento de programas e pro-
jetos da biblioteca

- Colaborar na seleo de
materiais bibliogrficos

- Apreciar o relatrio anual
de atividades da biblioteca
e encaminh-lo direo
da Unidade

- Atas de reunio
- Pautas de reunio
5
5
1
Preservar
Eliminar
Eliminar
532

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
35.2

COMISSO
DE PUBLICA-
ES
Edio das revistas da Uni-
dade
- Atas de reunio
- Pautas de reunio

5
5
1
Preservar
Eliminar
Eliminar
533

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
35.3

DIRETORIA
Planejamento, direo e
controle dos servios tc-
nicos da Biblioteca

Proposta Diretoria da U-
nidade e Comisso de
Biblioteca medidas que vi-
sem melhorias

Manuteno de contatos
com os Departamentos da
Unidade, visando melhor
atendimento s atividades
de ensino e pesquisas

Orientao, controle e ava-
liao dos programas e
projetos da Biblioteca

Promoo e utilizao do
acervo, bem como disse-
minao da informao

Promoo do intercmbio
de publicaes geradas na
Unidade

le da participao da Biblio-
teca nas atividades do SIBI

- Relatrios de planeja-
mento
- Projetos de infra-estrutura
- Questionrios diversos
- Regimentos da Biblioteca
- Regulamentos da bibliote-
ca
- Histricos da biblioteca
- Formulrios
- Tabelas
5

5
5
Vigncia
Vigncia

Vigncia
5
5
5
Preservar

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar

Preservar
Preservar
Preservar
Preservar
Gerenciamento da transfe-
534

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
rncia de informao cient-
fica gerada na Unidade aos
rgos competentes

Apresentao ao Diretor da
Unidade e Comisso de
Biblioteca do plano de tra-
balho e relatrio anual de
atividades

- Relatrios anuais
5
5
Preservar
Preservar

535

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
35.4

TRATAMEN-
TO DA
INFORMA-
O
Processamento tcnico do
material bibliogrfico
- Catalogar, classificar e in-
dexar monografias e multi-
meios
- Manuais
- Bases de dados/ fichas
catalogrficas

Vigncia
Vigncia
Alimentao

Preservar
Preservar

dexar publicaes peridi-
cas

- Manuais
catalogrficas

Vigncia
Vigncia
Alimentao

Preservar
Preservar
dexar materiais especiais e
alimentar bases de dados
- Manuais
catalogrficas

Vigncia
Vigncia
Alimentao
Preservar
Preservar
536

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
35.5

DIFUSO DA
INFORMA-
O

Acompanhamento, capta-
o e registro da produo
acadmica gerada pela U-
nidade
- Cadastrar e alimentar ba-
ses de dados com a produ-
o acadmica da unidade
- Formulrios de coleta de
dados
- Fluxogramas de trabalho
- Manuais de preenchi-
mento da base de dados
- Manuais de utilizao da
base de dados
- Base de dados de produ-
o acadmica

1

Vigncia
Vigncia

Vigncia

Alimentao
Eliminar

Eliminar
Preservar

Preservar
Acompanhamento da difu-
so da informao na Uni-
dade

- Rotinas de trabalho

5
5
Preservar
Eliminar
Superviso da compilao
de bibliografias em reas
de interesse da Unidade

- Elaborar bibliografias - Informaes
- Ofcios
- Bibliografias

2
5
5
Eliminar
Eliminar
Preservar
Superviso da produo
editorial das publicaes
geradas pela Biblioteca

- Elaborar boletins informa-
tivos, boletins de alerta,
sumrios correntes, etc.
- Fluxogramas
- Ofcios
- Cadastros de assinaturas,
permutas e doaes
tos
- Propostas de assinaturas
- Bonecos de publicaes
- Normas tcnicas das pu-
blicaes
- Cadastros de instituies

2
5
Alimentao

Vigncia

1
5
5

Alimentao
Eliminar
Eliminar

Preservar

Eliminar
Preservar
Preservar
537

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
Apoio produo editorial
da Unidade
- Solicitar ISBN e ISSN - Ofcios

5 Preservar

- Editar as revistas da Uni-
dade
- Normas tcnicas
- Artigos de revista
- Pareceres de consultor
- Cadastros de assinantes
- Controles de assinaturas
- Fichas de assinaturas
- Fichas de artigos em tra-
mitao
- Ofcios
- Resumos de situao do
artigo
- Solicitaes de oramen-
tos para grficas
- Controles de estoque de
nmeros publicados
- Publicaes da Unidade

5
5
5
Alimentao
5
5
5

5
5
5
5

1

5

5
Preservar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar
Eliminar

Eliminar

Eliminar

Preservar

538

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
35.6

SELEO,
AQUISIO
E MANUTEN-
O DO
ACERVO
Estabelecimento, coorde-
nao e execuo de uma
poltica de seleo e de-
senvolvimento do acervo
- Selecionar, solicitar e
controlar a aquisio, per-
muta e doao de materiais
bibliogrficos
- Formulrios de compra
- Listagens de material para
compra
pias)
- Ofcios
(cpias)
- Cartas-convite
- Cadastros de fornecedo-
res e livrarias
- Cadastros de solicitaes
/sugestes de docentes
- Documentos de instruo
- Ofcios de consulta prvia
s livrarias
- Processos de compra
(original)
- Fichas de patrimnio/ lis-
tas / livros de tombo
- Catlogos de editoras
- Manuais de poltica de
seleo e descarte
- Proformas-Invoices
- Listas de duplicatas
2
2

10

10
2
10
10

1
5

2

1
1

10

30

5
Vigncia

2
3
Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar

Preservar

Eliminar
Preservar

Eliminar
Eliminar

le da conservao e pre-
servao do acervo
- Realizar inventrios do
acervo

- Relatrios de inventrio 5 Preservar
539

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Solicitar e controlar a en-
cadernao de material bi-
bliogrfico

- Listagens de livros enca-
dernados
- Ofcios
(cpia)
- Relatrios
- Solicitaes de encader-
nao

Alimentao

5
5

2
2

Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
- Solicitar e controlar a
restaurao de material bi-
bliogrfico
- Processos de restaurao 5

Eliminar
540

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
35.7

AUTOMA-
O DA
Gerenciamento dos recur-
sos de informtica
- Gerenciar os programas e
sistemas utilizados

- Manuais de programas e
sistemas
5 Preservar
BIBLIOTECA - Elaborar planos e projetos
de informtica

- Projetos 5 Eliminar
- Acompanhar a evoluo
do parque de informtica

- Relatrios anuais 5 Preservar
541

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
35.8

ATENDIMEN-
TO AO USU-
RIO
Promoo do conhecimen-
to, apoiando e controlando
a utilizao do acervo bibli-
ogrfico
- Promover a utilizao do
acervo
- Guias da Biblioteca
- Manuais informativos
consulta
- Fichas de emprstimo
- Fichas de inscrio de
usurios
- Regulamentos de em-
prstimo
- Listagens de usurios

Vigncia
Vigncia
5

Vigncia
5

Vigncia

5

Preservar
Preservar
Eliminar

Eliminar
Eliminar

Preservar

Eliminar

- Controlar a comutao bi-
bliogrfica
mento
cupons
- Ofcios
- Formulrios COMUT
- Formulrios British Library
- Formulrios BIREME
comutao

5
5

5

5
5
5
5
5
Eliminar
Eliminar

Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar
- Controlar o emprstimo
entre Bibliotecas
mento
- Ofcios
- Controles de emprstimo
emprstimo

5
5

5
1
5
Eliminar
Eliminar

Eliminar
Eliminar
Preservar
542

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Providenciar cpias de ar-
tigos
- Formulrios de remessa
fornecimento de cpias
- Guias de pagamento de
cpias
mento de cpias

5
5

5

5
Eliminar
Preservar

Eliminar

Eliminar
Apoio pesquisa bibliogr-
fica
- Encaminhar a traduo de
textos tcnicos

- Textos tcnicos 3 Eliminar

- Orientar a pesquisa biblio-
grfica manual, on-line ou
em CD-ROM
- Formulrios de aten-
dimento
pesquisas realizadas

5
5

5

Eliminar
Eliminar

Preservar
Promoo de treinamento
de usurios
- Ministrar cursos de edu-
cao formal ou informal de
usurios
- Programa dos treina-
mentos
- Controles de freqncia
- Provas
- Notas/aproveitamento
- Formulrios de proposta
de curso
- Apostilas

5

5
5
5
5

5
Preservar

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

Preservar

543
36 COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES - CIPA

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
36

COMISSO
INTERNA DE
PREVEN-
O DE
ACIDENTES

(CIPA)
Preveno e controle de
acidentes de trabalho
- Promover atividades e
cursos para a preveno
de acidentes de trabalho,
como a SIPAT - Semana
Interna de Preveno de
Acidentes de Trabalho
- Calendrios de eventos
de eventos
- Documentrios sobre
preveno de acidentes de
trabalho (filmes)
- Folders de eventos

- Cartas-convite

2
Durante uso

Durante uso

Durante uso

1

Eliminar
Preservar

Preservar

Preservar

Eliminar
- Observar e relatar condi-
es de risco nos am-
bientes de trabalho
- Mapas de risco
- Avisos sobre condies
de risco nos ambientes de
trabalho
- Ofcios solicitando ins-
peo a DHSMT
- Pareceres da DHSMT
- Relatrios sobre condi-
es de risco nos ambien-
tes de trabalho
- Relatrios trimestrais ao
DRT

5
5

3

3
3

5

Preservar
Eliminar

Eliminar

Preservar
Preservar

Eliminar

- Investigar ou participar
com o SESMT da investi-
gao de acidentes de tra-
balho e de doenas profis-
sionais
- Fichas de anlise de aci-
dente de trabalho
providncias sobre aciden-
te de trabalho
- Convocaes
- Memorandos
- Ofcios

3

3

1
1
5

Preservar

Eliminar

Eliminar
Eliminar
Eliminar

544

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Plantas de ambientes de
trabalho analisados
- Informaes
- Relatrios
3

3
3

Eliminar

Eliminar
Preservar

- Comunicar ao Ministrio
do Trabalho os acidentes
de trabalho ocorridos
- Comunicados de aci-
dente de trabalho - CAP
(cpias)
- Fichas de informao
para o Ministrio do Traba-
lho - SSMT
- Processos de acidente
de trabalho
- Ofcios sobre acidente de
trabalho
- Relatrios de acidente de
trabalho

5

5

Instruo

5

5
Eliminar

Eliminar

Preservar

Eliminar

Preservar
- Propor normas de
orientao, normas de se-
gurana e medidas de
preveno de acidentes de
trabalho

- Manuais
- Relatrios
- Informaes
- Pareceres

Vigncia
5
5
5

Preservar
Preservar
Eliminar
Preservar

- Promover condies de
segurana nos ambientes
de trabalho
- Plantas de ambientes de
trabalho e localizao de
extintores
- Avisos sobre condies
de segurana nos am-
bientes de trabalho

3

3

Eliminar

Eliminar

545

ESTRUTURA

COMPETNCIAS

ATIVIDADES

ATIVIDADES
TEMPO DE
ARQUIVAMENTO
NA UNIDADE
(em anos)

DESTINO DOS
DOCUMENTOS
- Ordens de servio para
recarga de extintores de
incndio

3

Eliminar

- Organizar as eleies
para a CIPA
- Comunicados de eleies
- Editais de eleio
- Cdulas
- Mapa de apurao
- Atas de posse de comis-
so
- Processos de eleio da
CIPA

3
3
3
3
3

Instruo
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar
Preservar

Preservar
- Manter reunies regula-
res da CIPA
ordinrias
- Convocaes para reuni-
es extraordinrias
- Listas de presena
- Atas de reunio da CIPA

3

3

3
3
Eliminar

Eliminar

Eliminar
Preservar
- Manter arquivo de legis-
lao e normas emanadas
dos rgos controladores
e orientadores

- Leis
- Decretos
- Portarias
- Resolues
Vigncia
Vigncia
Vigncia
Vigncia

Eliminar
Eliminar
Eliminar
Eliminar

- Prover apoio administra-
tivo ao funcionamento da
CIPA

- Relaes de remessa de
documentos
2
1

1

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A aquisio por importao no localizada no mesmo setor para as diversas Unidades.

Na maioria das Unidades no existe Assistncia Tcnica para Assuntos Financeiros.

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