Control Interno

Se entiende como el sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de

planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y
evaluacin adoptado por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades,
operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales dentro de las polticas trazadas
por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos.
Objetivos
El Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar que la gestin
administrativa de la entidades y organismos del Estado, en este orden de ideas a la Oficina de
Control Interno como elemento asesor, evaluador y dinamizador del Sistema de Control Interno
propende por el logro en el cumplimiento de la misin y los objetivos propuestos de acuerdo
con la normatividad y polticas del Estado.
a) Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada administracin ante
posibles riesgos que los afecten;
b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las operaciones, promoviendo y
facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades definidas para el logro de la
misin institucional;
c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn dirigidos al
cumplimiento de los objetivos de la entidad;
d) Garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin organizacional;
e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y de sus registros;
f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que
se presenten en la organizacin y que puedan afectar el logro de sus objetivos;
g) Garantizar que el sistema de control Interno disponga de sus propios mecanismos de
verificacin y evaluacin;
h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeacin y mecanismos adecuados para
el diseo y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y caractersticas.
Principios de control interno
1. Responsabilidad: Capacidad de la Entidad Pblica para cumplir los compromisos
contrados con la comunidad y dems grupos de inters, en relacin con los fines
esenciales del Estado o, en caso de no hacerlo, de hacerse cargo de las
consecuencias de su incumplimiento. Se materializa en dos momentos, El primero, al
considerar aquellos aspectos o eventos capaces de afectar la gestin de la entidades
estableciendo las acciones necesarias para contrarrestarlos; el segundo, al reconocer
la incapacidad personal o institucional para cumplir los compromisos y en
consecuencia, indemnizar a quienes se vieran perjudicados por ello.
2. Transparencia: Es hacer visible la gestin de la entidad a travs de la relacin
directa entre los gobernantes, los gerentes y los servidores pblicos con los pblicos
que atiende. Se materializa en la entrega de informacin adecuada para facilitar la
participacin de los ciudadanos en las decisiones que los afecten, tal como lo manda
el artculo 2 de la Constitucin Poltica. Para ello, las autoridades administrativas
mantienen abierta la informacin y los documentos pblicos, rinden informes a la
comunidad y dems grupos de inters sobre los resultados de su gestin.
3. Moralidad: Se manifiesta, en la orientacin de las actuaciones bajo responsabilidad
del Servidor Pblico, el cumplimiento de las normas constitucionales y legales
vigentes, y los principios ticos y morales propios de nuestra sociedad.
4. Igualdad: Es reconocer a todos los ciudadanos la capacidad para ejercer los
mismos derechos para garantizar el cumplimiento del precepto constitucional segn el
cual "todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirn la misma
proteccin y trato de las autoridades y gozarn de los mismos derechos, libertades y
oportunidades sin ninguna discriminacin por razones de sexo, raza, origen nacional o
familiar, lengua, religin, opinin poltica o filosfica"1 . Los servidores pblicos estn
obligados orientar sus actuaciones y la toma de decisiones necesarias para el
cumplimiento de los fines esenciales del Estado hacia la primaca del inters general.
5. Imparcialidad: Es la falta de designio anticipado o de prevencin a favor o en
contra de personas, a fin de proceder con rectitud, dictaminar y resolver los asuntos de
manera justa. Se concreta cuando el Servidor Pblico acta con plena objetividad e
independencia en defensa de lo pblico, en los asuntos bajo su responsabilidad a fin
de garantizar que ningn ciudadano o grupo de inters se afecte en sus intereses,
producto de la actuacin de la entidad pblica. 6. Eficiencia: Es velar porque, en
igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la entidad pblica obtenga la
mxima productividad de los recursos que le han sido asignados y confiados para el
logro de sus propsitos. Su cumplimiento garantiza la combinacin y uso de los
recursos en procura de la generacin de valor y la utilidad de los bienes y servicios
entregados a la comunidad. 7. Eficacia: Grado de consecucin e impacto de los
resultados de una entidad pblica en relacin con las metas y los objetivos previstos.
Se mide en todas las actividades y las tareas y en especial al concluir un proceso, un
proyecto o un programa. Permite determinar si los resultados obtenidos tienen relacin
con los objetivos y con la satisfaccin de las necesidades de la comunidad. 8.
Economa: Se refiere a la austeridad y la mesura en los gastos e inversiones
necesarios para la obtencin de los insumos en las condiciones de calidad, cantidad y
oportunidad requeridas para la satisfaccin de las necesidades de la comunidad. Su
operatividad esta en la medicin racional de los costos y en la vigilancia de la
asignacin de los recursos para garantizar su ejecucin en funcin de los objetivos,
metas y propsitos de la Entidad.
9. Celeridad: Hace referencia a la prontitud, la rapidez y la velocidad en el actuar
pblico. Significa dinamizar la actuacin de la entidad con los propsitos de agilizar el
proceso de toma de decisiones y garantizar resultados ptimos y oportunos. En
aplicacin de este principio, los servidores pblicos se comprometen a dar respuesta
oportuna a las necesidades sociales pertinentes a su mbito de competencia. 10.
Publicidad: Es el derecho de la sociedad y de los servidores de una entidad pblica al
acceso pleno, oportuno, veraz y preciso a las actuaciones, resultados e informacin de
las autoridades estatales. Es responsabilidad de los gobernantes y gerentes pblicos
dar a conocer los resultados de su gestin y permitir la fiscalizacin por parte de los
ciudadanos, dentro de las disposiciones legales vigentes. 11. Preservacin del Medio
Ambiente: Es la orientacin de las actuaciones del ente pblico hacia el respeto por el
medio ambiente, garantizando condiciones propicias al desarrollo de la comunidad.
Cuando el hacer de una entidad pueda tener un impacto negativo en las condiciones
ambientales, es necesario valorar sus costos y emprender las acciones necesarias
para su minimizacin.
Sistema de control interno para cuentas por cobrar
Control interno de las cuentas por cobrar.
Ya se ha comentado que el grupo ms importante de cuentas por cobrar es aquel
proveniente de las ventas de bienes o servicios. Ello Implica que las cuentas por
cobrar es slo un elemento de todo el ciclo de operaciones que se denomina ciclo de
Ingresos en el que estn ntimamente relacionadas las operaciones de:
a- Ventas.
b- Despacho.
c- Facturacin.
d- Crdito y Cobranzas.
e- Cuentas por cobrar.
f- Caja.
Es esta la razn por la que se recomienda que cuando se implanta el control interno,
se haga no slo para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino que,
simultneamente, deben quedar tambin resguardadas el resto de las operaciones
mencionadas.
Se sugiere a continuacin, algunas medidas de control interno que deben ponerse en
prctica en tomo al ciclo de ingresos:
a) Con respecto a las ventas:
Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisin y aprobacin antes del
despacho de la mercanca. Esta revisin debe ser hecha por:
a. El departamento de ventas en cuanto a condiciones.
b. El departamento de crdito en cuanto a la determinacin de riesgos.
b) Con respecto a despachos:
1. Insistiendo en la separacin de funciones, las personas encargadas del
despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercanca en el
almacn.
2. Los empleados de la seccin de despacho no deben tener acceso al
almacn.
3. Las cantidades fsicas a despachar deben ser verificadas con las que se
mencionan en la nota de despacho al cliente.
4. Las notas de despacho deben estar pre numeradas y establecer un control
sobre la secuencia de las mismas.
c) Respecto a facturacin:
1. Deben estar separadas las funciones del departamento de facturacin de las
que realizan los departamentos de despacho y cuentas por cobrar.
2. Se establecern los controles necesarios para asegurarse de que todas las
notas de despacho de mercancas son facturadas.
3. Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado de su
existencia y uso.
4. Una vez elaborada la factura se proceder a verificada en cuanto a precio,
exactitud aritmtica, rebajas etc.
d) En cuanto a crdito y cobranzas.
El departamento de crdito debe ser independiente de los departamentos de
ventas y cuentas por cobrar.
Debe requerirse la aprobacin de un funcionario responsable para:
a. Dar de baja en libros las cuentas que resulten incobrables.
b. Conceder descuentos fuera del perodo normal o exceso sobre los trminos
usuales.
Las notas de crdito por devoluciones y rebajas deben estar pre numeradas y
su uso debidamente controlado.
Cuando se emitan notas de crdito por concepto de devolucin, deben estar
respaldadas por un informe de recepcin de mercanca devuelta y aprobadas por un
funcionario responsable.
Las facturas deben ser clasificadas por su antigedad y ser revisadas
peridicamente por un funcionario responsable.
Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y
examinadas peridicamente con el objeto de gestionar su cobro.
) Con respecto a cuentas por cobrar:
1. Mensualmente, como mnimo, deben ser cuadrados los auxiliares de
cuentas por cobrar con el mayor general.
2. Es una prctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los
clientes.
3. Personas independientes del departamento de ventas, facturacin y caja,
deben:
a. Comparar los estados de cuenta mensuales con el balance de comprobacin
y enviar directamente por correo los estados de cuenta, investigando las
diferencias encontradas.
b. Comparar el balance de comprobacin y el anlisis por antigedad con el
saldo en el mayor.
4. Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar
deben ser rotados con frecuencia.
5. Los despachos de mercancas en consignacin deben ser manejados
separadamente de las ventas y las cuentas por cobrar.
Sistema de control interno para los inventarios
El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de
verificacin automtica que se producen por la coincidencia de los datos reportados
por diversos departamentos o centros operativos.
El rengln de inventarios es generalmente el de mayor significacin dentro del activo
corriente, no solo en su cuanta, sino porque de su manejo proceden las utilidades de
la empresa; de ah la importancia que tiene la implantacin de un adecuado sistema
de control interno para este rengln, el cual tiene las siguientes ventajas:
Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades
excesivas de inventarios
Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos
Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancas
Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.



Mtodo de Control de los Inventarios
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos
de vista: Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado,
tanto en trminos cuantitativos como cualitativos, de donde es lgico pensar
que el control empieza a ejercerse con antelacin a las operaciones mimas,
debido a que si compra si ningn criterio, nunca se podr controlar el nivel de
los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control
Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita,
evitando acumulacin excesiva.
La auditora, el anlisis de inventario y control contable, permiten conocer la
eficiencia del control preventivo y seala puntos dbiles que merecen una
accin correctiva. No hay que olvidar que los registros y la tcnica del control
contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.