INTRODUCCION

Las pasantas fueron ejecutadas en la empresa HOTEL BRISTOL BARINAS SRL

durante un periodo de dos meses consecutivos, donde el pasante aplico los
conocimientos aduiridos en aula ! a la ve" aporto parte de su aprendi"aje para el
#uen funcionamiento de la empresa$
El presente informe refleja las actividades reali"adas en el perodo de pasantas
profesionales, reuisito indispensa#le para culminar la carrera de T%cnico Superior
En Administraci&n de Empresas, mas all' de ser un reuisito, es una forma de poner
en pr'ctica los conocimientos aduiridos en las diferentes materias ue se cursaron en
la carrera, sirviendo as, para comparar o confrontar la teora con la realidad del da a
da$
El tra#ajo se encuentra estructurado por captulos, llevando el si(uiente orden)
*apitulo I Rese+a de la empresa, donde se presenta el nom#re oficial de la
empresa, tipo ! rama de actividad comercial, o#jetivos ! estructura or(ani"acional de
la misma$ *apitulo II) -escripci&n del departamento donde se reali"& las pasantas,
presenta los o#jetivos, funciones, actividades ! estructura or(ani"acional del
departamento$ *apitulo III -ia(nostico situacional *apitulo I. /ropuesta de la
soluci&n
0
AUTORIZACION
1
CONSTANCIA DE TRABAJO
2
CONSTANCIA DE NOTAS
3
CONSTANCIA DE INSCRIPCION EN EL SEGURO SOCIAL
4
CAPITULO I
RESEA DE LA EMPRESA
El estado Barinas posee un contrastante panorama llanero ! andino, ! esta es una
caracterstica ue lo 5ace un particular destino turstico, por esta ! muc5as ra"ones es
ue en nuestro estado e6iste un red 5otelera dispuesta a prestar los mejores servicios a
sus 5u%spedes, entre ellos encontramos al Hotel Bristol Barinas SRL$ Es un
esta#lecimiento ue presta en forma permanente el servicio de alojamiento en
5a#itaciones ofreciendo al 5u%sped servicios #'sicos ! complementarios se(7n su
cate(ora ! modalidad, siendo su tarifa de alojamiento diaria por tipo de 5a#itaci&n !
numero de ocupantes$ Es una c%lula importante del sistema de servicios ! de oferta
en actividad turstica ! recreacional, 8orma parte del turismo nacional ! participa
del sistema turstico mundial$
El Hotel Bristol Barinas Srl$ *omen"& su construcci&n en el a+o 09:9 por dos
inmi(rantes italianos nacionali"ados vene"olanos Emenuele ;ennuso ! .icence"o
Ri""a con capital personal ! privado, fue i(naurado en el a+o de 09<0$ =n ele(ante !
conforta#le Hotel 2 estrellas ue a#ri& sus puertas al p7#lico, en la avenida 12 de
Enero de la ciudad de Barinas, desde entonces sus propios due+os asumieron la
responsa#ilidad directa de (erenciar ! administrar ofreciendo a sus clientes una
atenci&n ! servicio personali"ado$ /or su e6celente u#icaci&n, el 5otel se constru!o !
se dise+o pensando en atender al cliente ejecutivo, 5om#re de ne(ocios ! el viajero
ue va a la ciudad en plan de turismo ! de actividades comerciales, a solo 1>> mts$
del aeropuerto ! a pocos pasos de la ma!or actividad comercial de la ciudad$ -ispone
de ?9 5a#itaciones @remodeladas en a+o 1>>:A, amplias, con una decoraci&n atractiva
para 5acer de su estancia lo m's a(rada#le posi#le, salones para eventos, lunc5eria,
e6clusivo restaurante ! locales comerciales$ Las 5a#itaciones disponen de los
?
servicios 5a#ituales de un 5otel de 3 estrellas$ Entre ellos, aire acondicionado,
tel%fono directo, acceso Bifi a Internet, televisi&n pantalla plana ! un cuarto de #a+o
de dise+o con espejo de aumento, accesorios de #a+o$
Nombre Oficial de la Emre!a
HOTEL BRISTOL BARINAS S$R$L$
Tio " Rama de Ac#i$idad Comercial
Es una empresa dedicada al servicio de 5ospedaje ! restaurante ofreciendo
comodidad ! tranuilidad en el estado Barinas
Mi!i%&
C /roveer un servicio inte(ral de 5otelera de calidad, calide" a todos nuestros
5u%spedes ! clientes 5aciendo de la e6celencia nuestra carta de presentaci&n$
C Ofrecer al 5u%sped ! comensal el mejor servicio con un trato personali"ado
para 5acerlos sentir como en su propia casa, en un am#iente de tranuilidad,
comodidad ! confort, a trav%s de cola#oradores comprometidos ue #uscan la
superaci&n personal para o#tener una mejor calidad de vida$
'i!i%&
C Lo(rar la preferencia ! satisfacci&n de nuestros clientes e6cediendo sus
e6pectativas de #uen servicio$
C Ser una empresa consolidada, altamente competitiva, ue responda a las m's
estrictas e6i(encias, #uscando e6ceder las necesidades ! e6pectativas de
nuestros 5u%spedes
:
Ob(e#i$o! de la Emre!a
C Dantener un mejor servicio a nuestros clientes
C Ocupar el numero uno en ventas a nivel re(ional
C Dantener satisfec5os a los 5u%spedes actuales ! persuadir a los futuros$
C Ser lder a nivel re(ional en la prestaci&n de servicios de calidad$
C Ser fuente de empleo para la comunidad #arinesa$
C Tener un 5istorial de clientes 5ospedados en nuestro 5otel$
ESTRUCTURA ORGANIZATI'A
La empresa se encuentra estructurada de la si(uiente manera)
Direc#or Gere&#e
Tiene la responsa#ilidad de la administraci&n del 5otel ! normalmente es en
uien descansa el %6ito o fracaso financiero del mismo, siempre tiene la autoridad
para esta#lecer las polticas (enerales para su operaci&n$
Admi&i!#raci%&
Tiene como funci&n diri(ir, controlar ! administrar toda la operaci&n del
esta#lecimiento$ *uentas por pa(ar, *uentas por co#rar, compras, ventas, inventario,
nomina, eventos$ Entre otros$
Ama de lla$e!
Es el responsa#le de la #uena presentaci&n @limpie"a ! ordenamientoA !
euipamiento @suministro de elementosA de las 5a#itaciones ! de las 'reas pu#licas
del 5otel$ Esto permite al 5u%sped o#tener #uena ima(en ! #uen servicio
Dear#ame&#o de Receci%&
<
Reci#e a los 5u%spedes
.ende ! asi(na 5a#itaciones
-a informaci&n (eneral del 5otel
Hace el re(istro de entrada del 5u%sped
Revisa el reporte de 5a#itaciones 5ec5o por ama de llaves
Lleva el control de entradaEsalida de 5u%spedes
Reporta a ama de llaves las 5a#itaciones c5ecF out para fines de limpie"a
Lleva el control de las llaves de la 5a#itaci&n
Dear#ame&#o de Re!er$acio&e!
El departamento de 5a#itaciones es el encar(ado de captar ! manejar las
solicitudes de reservas$ El mismo opera en estrec5a coordinaci&n con el personal del
departamento de recepci&n ! ama de llaves$ Este departamento de#e determinar la
disponi#ilidad del 5otel, coti"ar las tarifas de las 5a#itaciones, tomar ! confirmar las
reservaciones ! documentarlas$
El departamento esta compuesto por un (erente de reservaciones uien supervisa !
diri(e el #uen desempe+o del departamento ! los a(entes de reservaciones los cuales
reali"aran las funciones de atender las reservaciones ue lle(uen por los diferentes
medios de comunicaci&n, las reservas de (rupo, las reservas de a(encias de Internet,
manejar el dinero proveniente de los dep&sitos correspondientes para (aranti"ar las
reservas$
Dear#ame&#o de Co&#abilidad
En esta 'rea se pretende manejar de manera eficiente las operaciones financieras
ue ocurren dentro de la empresa$ As como mantener la conta#ilidad del 5otel al da
reportar los estados financieros ! proporcionar los an'lisis financieros del 5otel,
(estionar las actividades de ndole le(al$
9
ORGANIGRAMA
)OTEL BRISTOL BARINAS SRL
*+e&#e, G+#i-rre.
0>
DIRECTOR GERENTE
ADMINISTRACION
AMA DE LLA'ES
RECEPCION CONTABILIDAD
*=ENTAS /OR
/A;AR
CUENTAS POR
COBRAR
RECURSOS
)UMANOS
LEN*ERIA
G LA.AN-ERIA
HABITA*IONES
RESER.A*IONES
BOTONES
ID/=ESTOS
CAPITULO II
DESCRIPCION DE LAS ACTI'IDADES LABORALES
Nombre de la Emre!a)
S=/ER OIL *A$
Dear#ame&#o,
Administraci&n
Tiemo de !er$icio,
< a+os ! 1 meses
Ac#i$idade! Reali.ada!,
Elaboraci%& de la fac#+ra
La misma se reali"a en un sistema automati"ado, donde simult'neamente se
factura, se reali"a movimiento en el inventario, por medio del sistema SAINT
A-DINISTRATI.O$ @Sistema de Administraci&n Inte(rado versi&n 0$>$>A /ara la
#7sueda ! selecci&n de los productos se reali"an a trav%s de c&di(os divididos por
cate(oras, como son los lu#ricantes, aditivos filtros a su ve" e6iste una clasificaci&n
se(7n su marca, !a sea pdv, S5ell, venoco, entre otros$ En los productos ofrecidos
tam#i%n se encuentran filtros de diversas marcas ! modelos$ La facturaci&n se reali"a
de dos formas, facturaci&n de contando ! cr%dito$ La facturaci&n de contando se
reali"a tomando los datos del cliente nom#re, cedula de identidad ! direcci&n, lue(o
se #usca el c&di(o del producto a facturar, se selecciona ! se escri#e el precio del
producto sin I.A$ La facturaci&n a cr%dito se reali"a tomando los datos completos del
cliente como el nom#re, la c%dula de identidad, tel%fono ! direcci&n completa, se
#usca el c&di(o el producto, para lue(o reali"ar los descuentos correspondientes a
cada cliente en particular$ En la factura se estipula la fec5a de vencimiento de dic5o
00
cr%dito$ Lue(o esta es firmada por el cliente, al cual se le entre(a el triplicado de
dic5a factura, por 7ltimo se arc5iva en la carpeta del cliente la factura ori(inal ! se
refleja en au6iliar de ventas, el numero de factura con su respectivo monto ! fec5a de
emisi&n, donde se lleva un control de todas las facturas , a#onos ! cancelaciones$ La
facturaci&n tanto cr%dito como de contando se reali"a so#re un formato de
facturaci&n li#re, el cual contiene una numeraci&n de control$
Proce!o de cobra&.a " ca&celacio&e! de de+da! co&#ra/da! de la emre!a
La empresa posee una cartera de clientes a los cuales les concede cr%ditos,
(eneralmente son empresas distri#uidoras al detal$ El sistema de cr%dito empleado
por la empresa lleva cuentas por separado para cada unos de los clientes, una ve" ue
se cumpla al pla"o del vencimiento el cliente de#e pasar por la empresa para cancelar
dic5a cuenta o factura, si no sucede as, se procede llamar al cliente para recordarle la
fec5a de cancelaci&n$ Al momento de reali"ar la cancelaci&n se #usca en los arc5ivos
la carpeta donde se lleva la relaci&n de las facturas de dic5o cliente ! se procede a
reali"ar la cancelaci&n en el sistema, #uscando por el c&di(o del cliente, re(istrado
con anterioridad, para as disminuir el saldo del mismo$ En el reci#o de co#ro se
o#serva cada una de las facturas ue se esta cancelando con sus respectivos monto,
dando el total a cancelar, donde e6iste la opci&n de ue realice en efectivo o c5eue$
Si se reali"a un a#ono el ori(inal de ese reci#o de co#ro se arc5iva junto con la
factura ! se entre(a una copia al cliente, uedando un triplicado para el cuadre de
caja$ Si es el caso de una cancelaci&n, se entre(aran los ori(inales de la factura como
el reci#o de co#ro al cliente, ! se toma el triplicado para el cuadre de caja$
*o&#rol de I&$e&#ario
La mercanca reci#ida al lle(ar al (alp&n se procede a verificar los datos de la
facturaci&n ue concuerde con las de la orden de compra reali"ada con anticipaci&n
facturas son separadas en ori(inal cliente, copia conta#ilidad ! copia transporte, al
mismo tiempo se procede a #ajar ! verificar la mercanca, con la responsa#ilidad de
01
revisar ue la mercanca sean los facturados$ La misma es #ajada de las (andolas
por los o#reros contratados por el departamento de administraci&n para reali"ar este
tra#ajo$ =na ve" verificada la mercanca en su totalidad, se procede a firmar ! sellar
las facturas, anotando la fec5a de recepci&n de la mercanca$ Se(uidamente se
verifica los precios unitarios de los productos se(7n el precio de la lista actual$
E&#rada de la merca&c/a al !i!#ema
En el nivel de (estiones se entra a compras ! pa(os$ Se #usca el c&di(o del
distri#uidor ue est' enviando la mercanca, se copia el n7mero de factura, ! se da
entrada a la cantidad de productos se(7n c&di(os$ El monto de la factura en el sistema
de#e ser i(ual al de la factura enviada por el distri#uidor$ Este proceso se reali"a para
llevar control de la mercanca reci#ida$ Adem's de tener en claro las cuentas por
pa(ar de la or(ani"aci&n a distri#uidores$
Pa0o de &omi&a
Se reali"a los das uince ! ultimo de cada mes, la cancelaci&n de la misma se
efect7a reali"ando los so#res de pa(o en donde se reflejan en las asi(naciones el
sueldo deven(ado durante el mes ! las deducciones
las cuales inclu!e I.SS, L/H, S/8 de la a misma manera los prestamos personales
ue se descuentan por cuotas, el pa(o se reali"a en efectivo !a ue siempre 5a!
dinero en caja producto de las ventas efectuadas$
Nombre de la Emre!a)
HOTEL BRISTOL BARINAS S$R$L
Dear#ame&#o,
Administraci&n
Tiemo de !er$icio,
-esde fe#rero del a+o 1>>< 5asta la actualidad
02
Dear#ame&#o de Admi&i!#raci%&
El departamento est' diri(ido por el -irector ;erente ! la Administradora de la
empresa, el cual es responsa#le de todo el funcionamiento del mismo$ A su ve" esta
conformado por un asistente administrativo, uien es la encar(ada de ejecutar las
actividades de ma!or trascendencia, ! ue reali"a los procesos restantes en el 'rea
administrativa$
Ob(e#i$o! del Dear#ame&#o
.erificar ue se realicen todas las actividades diarias necesarias para cumplir los
o#jetivos or(ani"acionales$ -iri(iendo ! controlando los procesos de ventas,
facturaci&n ! prestaci&n de servicios$ Dantener el #uen servicio de la empresa
mediante de ejecuci&n de poltica ! normas de control e 5i(iene industrial$
*+&cio&e! del Dear#ame&#o
Administraci&n cumple las si(uientes funciones)
-esarrollar el proceso de facturaci&n de los servicios prestados$
Supervisar la relaci&n compra ! venta de la empresa$
Asi(nar sueldo ! salarios$
Esta#lecer precios de los servicios ofrecidos$
*oncretar el estado de cuentas por pa(ar ! co#rar de HOTEL BRISTOL
BARINAS SRL$
Reclutar, seleccionar ! contratar personal$
I&#errelaci%& co& o#ro! dear#ame&#o!1
El departamento de administraci&n se encar(a de la coordinaci&n de los
procedimientos de toda la empresa, recopila toda la informaci&n de caja entre(a al
03
personal de mensajera para llevarlo a los #ancos ue corresponde, entre(a la
documentaci&n al departamento de conta#ilidad para ue sea procesado$
Reci#e facturaci&n de proveedores para crear pasivos por cuentas por pa(ar En
conjunto con recursos 5umanos verifican asistencia de personal para la creaci&n !
pa(o de nomina$
E!#r+c#+ra Or0a&i.acio&al del Dear#ame&#o 2Or0a&i0rama3
*+e&#e, G+#i-rre.
Ac#i$idade! reali.ada!
Receci%& de fac#+ra!
Se reci#e las facturas emitidas por el departamento de reservaciones los cuales
son encar(ados de facturar los servicios prestados a los 5u%spedes ue en la ma!ora
de los casos son empleados de empresas ue tienen cr%dito con el 5otel, al(unas de
las ue se pueden nom#rar son) /dvsa, /etre6$ Halli#urton, sc5lum#er(er, *ocaCcola,
/epsiCcola, Bancos, Se(uros, entre otros$ Estas facturas ori(inales son revisadas ue
04
Gere&#e Admi&i!#ra#i$o
Gere&cia Ge&eral
Secre#aria
A!i!#e&#e
Admi&i!#ra#i$o
Rec+r!o!
4+ma&o!
Co&#abilidad
C+e&#a!
or Cobrar
4+ma&o!
C+e&#a!
or Pa0ar

cumplan con los reuisitos ! enviadas a las empresas en jue(os de ori(inal ! copia de
manera ue se devuelva la copia firmada ! sellada reci#ida, soporte ue le ueda al
5otel para efectos de co#ro ! en caso de al(7n reclamo$@Ane6o 0A
Ge!#i%& de Cobra&.a
Reali"ar el co#ro de las facturas ue est%n vencidas aplicando los si(uientes
procedimientos) se reci#e la notificaci&n por parte del cliente !a sea va fa6 o va
mail, lue(o se verifica en estado de cuenta de la empresa, !a confirmada la
transferencia se procede a reali"ar el reci#o de in(reso ue va a ser reflejado en la
relaci&n mensual de co#ran"a, se(uidamente se procede a re#ajar del sistema para
descar(ar las facturas canceladas ! as permitir mantener el saldo del cliente
actuali"ado, para cuando el cliente viene a pa(ar directamente sea efectivo o con
c5eue, se procede a asentar el mismo en la respectiva planilla de deposito #ancario
a cualuiera de la cuentas de la empresa se(7n sea el c5eue, posterior a esta
reali"amos el mismo procedimiento ue con las transferencias$ A fin de mes se 5ace
una relaci&n de co#ran"a con la finalidad de o#tener el monto reca#ado durante el
periodo ! reflejarlo en la conta#ilidad ! de esta manera sa#er cual es el activo
e6i(i#le con el ue cuenta la empresa para el pr&6imo mes$ @Ane6o 1A
Ca&celaci%& de S+eldo! a lo! obrero! " emleado!
Los das jueves de cada semana se reali"a la nomina semanal, ! los das uince !
ultimo de cada mes se reali"a la nomina (erencia ! de empleados la cual consta de 22
empleados, la misma se car(a en el sistema el cual reali"a los c'lculos de I.SS, L/H,
G S/8, autom'ticamente !a ue es un sistema inte(rado mu! completo ! esta
confi(urado para procesar los datos ue se le indiue sin em#ar(o 5a! ue vaciar
todo lo referente a las 5oras e6tras ! das domin(os tra#ajados para totali"ar las
asi(naciones ! para car(ar las deducciones tales como prestamos personales,
i(ualmente mandar a imprimir los reci#os de pa(o en formas continuas con copia
una para la conta#ilidad de la empresa ! la otra para el empleado, lue(o se procede a
reali"ar las transferencia #ancaria depositando en la cuenta personal de cada uno de
0?
los #eneficiarios para 5acer efectivo su pa(o, de la misma manera se la 5ace firmar
su reci#o ! el li#ro de re(istro de 5oras e6tras ! domin(os tra#ajados, para cumplir
con las o#li(aciones esta#lecidas por el Dinisterio del Tra#ajo$@Ane6o 2A
Edici%& del Libro de Comra!
Cuando se car(a una factura de compra en el sistema se 5ace afectando
directamente el li#ro de compras, esta se reali"a de la si(uiente manera, el sistema
procesa los datos ue se aporta tales como fec5a, No$ -e factura, No$ -e control,
nom#re o ra"&n social, monto sin I.A @el sistema 5ace el calculo autom'tico del
monto a pa(arA el cual de#e ser i(ual al de la factura, de esta manera se (enera el
pa(o de la misma ! este a sus ves afecta tanto el #anco con ue se 5ace la cancelaci&n
como el li#ro de compras del periodo, acumulando as el cr%dito fiscal ue se va a
declarar al finali"ar el periodo fiscal$ @Ane6o 3A
Edici%& del Libro de 'e&#a!
El li#ro de ventas se 5ace al momento de emitir una factura este reporte lo (enera
el sistema de facturaci&n HOS/ES, en el mismo refleja las ventas reali"adas durante
el mes, la estructura del li#ro contiene) fec5a de la factura, nom#re o ra"&n social, No$
-e Re(istro de informaci&n fiscal @RI8A, c&di(o, descripci&n, cantidad, alcuota,
monto de la operaci&n sin I.A, al final el total en forma detallada #ase imponi#le,
I.A, monto total de la operaci&n, es indispensa#le ue las facturas lleven orden
correlativo tanto del No$ -e factura como de No$ -e control, esto para cumplir con
las providencias e6i(idas por el seniat$ @Ane6o 4A
Edici%& de la Relaci%& de Re#e&cio&e!
*ada ve" ue un cliente reali"a un pa(o a la empresa a mismo tiempo proceden a
reali"ar unas retenciones de Impuesto al valor a(re(ado @I.AA e Impuesto So#re La
Renta @ISLRA las retenciones de I.A se aplican el :4H del monto del I.A ! la del
ISLR se aplica el 1H so#re la #ase imponi#le de la factura, estos impuestos son
relacionados mensualmente inmediatamente reci#ido el compro#ante remitido por la
0:
empresa ue aplica la misma$ El formato donde se relacionan dic5as retenciones
de#en llevar) nom#re o ra"&n social, Re(istro de Identificaci&n 8iscal @RifA de la
empresa, fec5a de emisi&n de la factura, fec5a del compro#ante de Retenci&n,
Numero de compro#ante, numero de la factura sujeta a retenci&n al i(ual ue el
numero de control de la misma monto #ase imponi#le, monto de retenci&n, total de la
factura ! monto retenido$ El monto de las retenciones de I.A se convierten en
cr%dito fiscal para la empresa el cual se utili"a al final del periodo conta#le @2> dasA
para ser deducido del de#ito fiscal ue tiene la empresa ! ue se declara los primeros
das del mes su#si(uiente$ @Ane6o ?A
0<
CAPITULO III
DIAGN5STICO SITUACIONAL
De!crici%& " form+laci%& del roblema
Este captulo se #asa en detectar ! descri#ir las fallas o pro#lemas dentro de la
empresa, HOTEL BRISTOL BARINAS SRL$ /ara as determinar una alternativa
co5erente ue le permita a la empresa, encontrar una soluci&n a las de#ilidades ue
se puedan encontrar, dentro de los procedimientos administrativos de la empresa$
A escala mundial los procedimientos administrativos ! tecnol&(icos vienen a
transformarse en rutinas ue al paso del tiempo se van modificando con el desempe+o
mismo de las tareas cotidianas, el creciente (rado de especiali"aci&n, como
consecuencia de la divisi&n del tra#ajo, 5ace necesario el uso de una 5erramienta ue
esta#le"ca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura
or(ani"acional$ As pues los manuales administrativos representan una alternativa
para este pro#lema, !a ue son de (ran utilidad en la reducci&n de errores, en la
o#servancia de las polticas del or(anismo, facilitando la capacitaci&n de nuevos
empleados, proporcionando una mejor ! m's r'pida inducci&n a empleados en nuevos
puesto$
En este sentido las or(ani"aciones con visi&n futurista, est'n en la #7sueda
constante de mejorar cada da los procedimientos ue a!udan a la completa
reali"aci&n de funciones a ca#alidad ! dentro de estas 5erramientas se cuenta con uno
de los m's utili"ados como son los manuales$
09
Se(7n *atacora 8$ @099?A, Afirma ue) Los manuales son por e6celencia los
documentos or(ani"ativos ! 5erramientas (erenciales utili"adas para comunicar !
documentar los procedimientos conta#les ! no conta#les$ *onsiste en la or(ani"aci&n
l&(ica ! ordenada de todos los procedimientos identificados, #ajo el esuema de una
especie de li#ro actuali"a#le @p$:3A$
La finalidad de los manuales es ue permiten plasmar la informaci&n clara,
sencilla ! concreta$ A trav%s de esta 5erramienta se orienta ! facilita el acceso de
informaci&n a los miem#ros de la or(ani"aci&n, mediante cursos de acci&n
cumpliendo estrictamente los pasos para alcan"ar las metas ! o#jetivos o#teniendo
#uenos resultados para la misma$
En .ene"uela para las empresas es una necesidad esta#lecer manuales
administrativos, Ga ue las or(ani"aciones 5an pro(resado con el 5ec5o de
simplificar con esta 5erramienta de control la manera de reali"ar sus la#ores$
La empresa HOTEL BRISTOL BARINAS SRL se encuentra u#icada en la
Avenida 12 de enero edificio Hotel Bristol piso /EB local SEN sector el *armen
Barinas edo$ Barinas$ Se dedica a la prestaci&n de servicios especficamente
5ospedaje ! restaurante a cual lleva apro6imadamente 19 a+os sirvi%ndoles a la
comunidad de Barinas ! a todas las personas ue visitan nuestra ciudad$
Esta empresa actualmente presenta una pro#lem'tica relacionada en el 'rea de
cuentas por co#rar de#ido a la falta de control al momento del re(istro de las mismas
lo ue (enera el retraso ! falta de informaci&n confia#le$ Ga ue no se cuenta con un
documento formal ue indiue los procedimientos a se(uir de manera ue arroje
saldos al da$
La pro#lem'tica anteriormente descrita (enera lo si(uiente)
1>
-esconocimiento de los procesos a se(uir en el re(istro ! control de las
cuentas por co#rar llevadas por el departamento de administraci&n
8alta de Informaci&n confia#le para la toma decisiones$
-escontrol en el proceso de co#ran"a
Saldos inciertos
/or lo tanto es necesaria la implementaci&n de un manual de procedimientos para
las cuentas por co#rar de manera ue el proceso sea eficiente ! efica", ! as arrojar
resultados favora#les para el #uen funcionamiento de la empresa
A&6li!i! de la I&formaci%&

Se(7n 8idias ($ Arias @099:A, La o#servaci&n es una t%cnica ue consiste en
visuali"ar o captar mediante la vista, en forma sistem'tica, cualuier 5ec5o,
fen&meno o situaci&n ue se produ"ca en la naturale"a o en la sociedad, en funci&n de
unos o#jetivos de investi(aci&n preesta#lecidos$ @p$?9A
/ara la o#tenci&n de la informaci&n se evidenci& a trav%s de una o#servaci&n
continua dentro del departamento de administraci&n ! se esta#leci& comparaciones
con #ases te&ricas lle(ando a la conclusi&n de ue reuiere la implementaci&n de un
manual de procedimientos para la cuentas por co#rar de la empresa$
El procedimiento de las cuentas por co#rar se reali"an de manera desor(ani"ada !a
ue la persona encar(ada de esta actividad se (ua por los avisos de pa(o ue remite
el cliente cuando 5ace la transferencia #ancaria ! en muc5as ocasiones no lo 5acen al
da de manera ue esos pa(os van uedando pendientes 5asta tanto no se ten(a
conocimiento de esta informaci&n por otro lado no se reali"an conciliaciones
#ancarias constantemente para verificar los saldos a#onados por los deudores, de
i(ual manera esta falla en el control de las cuentas por co#rar, trae como
10
consecuencia ue los estados de cuenta de los clientes se atrasen ! a la 5ora de
verificar el estatus de su cr%dito se encuentre siempre con saldos pendientes 5a#iendo
pa(ado la totalidad de su cuenta$
Es por esta ra"&n ue las cuentas por co#rar reuiere de un manual de
procedimientos ue le permita a la persona encar(ada llevar una secuencia en los
procesos de re(istro ! control de las mismas, ! de esta manera mantener saldos
sincerados ! una informaci&n confia#le para la toma de decisiones$
Procedimie&#o!
Se definen como los planes ue esta#lecen un m%todo 5a#itual de manejar
actividades futuras$ Son verdaderos (uas de acci&n m's #ien ue de pensamiento,
ue detallan la forma e6acta #ajo la cual ciertas actividades de#en cumplirse$
Ob(e#i$o! de Lo! Procedimie&#o!
;&me" 8$ @0992A se+ala ue) I El principal o#jetivo del procedimiento es el de
o#tener la mejor forma de llevar a ca#o una actividad, considerando los factores del
tiempo, esfuer"o ! dineroI$ @p$?0A$
E6plicaci&n del prop&sito ue se pretende cumplir con los procedimientos)
Jreas de aplicaci&n o alcance de los procedimientos$
Responsa#les
=nidades administrativas !Eo puestos ue intervienen en los procedimientos en
cualuiera de sus fases$
/olticas o normas de operaci&n
En esta secci&n se inclu!en los criterios o lineamientos (enerales de acci&n ue se
determinan para facilitar la co#ertura de responsa#ilidades ue participan en los
procedimientos$
11
Imor#a&cia de Lo! Procedimie&#o!
El 5ec5o importante es ue los procedimientos e6isten a todo lo lar(o de una
or(ani"aci&n, aunue, como seria de esperar, se vuelven cada ve" m's ri(urosos en
los niveles #ajos, mas ue todo por la necesidad de un control ri(uroso para detallar
la acci&n, de los tra#ajos rutinarios lle(a a tener una ma!or eficiencia cuando se
ordenan de un solo modo$
Ma&+al De Procedimie&#o!
El manual de procedimientos es un componente del control interno, el cual se crea
para o#tener una informaci&n, detallada, ordenada, sistem'tica e inte(ral ue contiene
todas las instrucciones, responsa#ilidades e informaci&n so#re polticas, funciones,
sistemas o procedimientos de distintas operaciones ! actividades ue se reali"an en
una or(ani"aci&n$
Es necesario ue la empresa prepare un manual de or(ani"aci&n ue permita dar a
conocer o aclarar los o#jetivos, las polticas a se(uir, la estructura ! funciones, las
t%cnicas, m%todos ! sistemas para el desarrollo propio de las funciones, con calidad !
eficiencia$
Se(7n -u5alt D$ @09::)1?A el uso de los manuales ofrece cuantiosas ventajas
entre las cuales se pueden mencionar)
8acilitar la revisi&n constante de las polticas ! procedimientos, revelando las
diferencias o de#ilidades$
/ermite conocer detalladamente todas las actividades de un 'rea de la
Instituci&n, la responsa#ilidad individual ! los procedimientos$
Esta#lecen la continuidad ! co5erencia en las pr'cticas ! normas a trav%s del
tiempo$
12
Hacen m's efica" ! eficiente el tra#ajo del personal, ! el re(istro de las
operaciones, evitando ue se alteren ar#itrariamente$
Sirven para uniformar ! controlar las rutinas de tra#ajo evitando su alteraci&n
ar#itraria$
Sirven como 5erramienta en el entrenamiento ! capacitaci&n del personal en
su ran(o, a!uda a la selecci&n de tra#ajadores en caso de vacantes$
Al estar por escrito, uedan claramente esta#lecidas las funciones a ejecutar
para cada tra#ajador controlando as las actuaciones de cada uno$
A5orra tiempo a la or(ani"aci&n, !a ue evita repetir informaci&n,
e6plicaciones$ o instrucciones similares$
Ase(ura la continuidad de las operaciones de la empresa, durante la ausencia
de al(uno de los responsa#les de un car(o en particular$
8acilita la coordinaci&n del tra#ajo ! a su ve" reduce la duplicaci&n de
funciones$
Son un instrumento de (ran utilidad en el tra#ajo de auditoria, puesto ue
muestran los detalles del sistema ! sirve como medio para verificar el
procedimiento correcto a se(uir$
Son una fuente permanente de informaci&n$
/ermiten el mejor entendimiento de las normas de la empresa, as como la
responsa#ilidad individual ! en los procedimientos, de cada tra#ajador$
Carac#er/!#ica! De Lo! Ma&+ale! de Procedimie&#o!
/artiendo de las ventajas de la utili"aci&n de los manuales de procedimientos se
pueden enunciar al(unas de las caractersticas ue ellos de#en cumplir)
Satisfacer las necesidades reales de la empresa
13
*ontar con instrucciones apropiadas de uso, manejo ! conservaci&n$
8acilitar las locali"aci&n de las orientaciones ! disposiciones especificas
mediante un dia(rama ue corresponda a su verdadera necesidad,
Redacci&n simple, corta ! comprensi#le$
Hacer uso racional ! adecuados, por parte de los destinatarios
;o"ar de adecuada fle6i#ilidad para cu#rir diversas situaciones$
Tener un proceso continuo de revisi&n ! actuali"aci&n$
8acilitar a trav%s del dise+o, su uso, conservaci&n ! actuali"aci&n$
Estar de#idamente formali"ado por la instancia correspondiente de la
empresa$
Limi#acio&e! al &o +#ili.ar Ma&+ale! de Procedimie&#o!
E6iste un costo en su redacci&n ! confecci&n ue, induda#lemente, de#e
afrontarse$
E6i(en una permanente actuali"aci&n, dado ue la p%rdida de vi(encia de su
contenido acarrea su total inutilidad$
No incorporan los elementos propios de la or(ani"aci&n informal, la ue
evidentemente e6iste pero no es reconocida en los manuales$
Be&eficio! de Lo! Ma&+ale!1
8lujo de informaci&n administrativa$
;ua de tra#ajo a ejecutar$
*oordinaci&n de actividades$
=niformidad en la interpretaci&n ! aplicaci&n de normas$
14
Revisi&n constante ! mejoramiento de las normas, procedimientos !
controles$
Simplifica el tra#ajo como an'lisis de tiempo.
C+e&#a! Por Cobrar
;&me", 8 @09<0A esta#lece ue las cuentas por co#rar Kson acreencias a favor de
la empresa, liuida#les dentro del ejercicio normal de la misma ! provenientes de sus
actividades especificas en ue comercia$ Suelen estar amparadas por facturas, reci#os
! documentos similaresL$ @p$ ?0A$
Las cuentas por co#rar comprenden todos los derec5os de co#ro ue se presentan
en los #alances #ajo distinta clasificaciones ! terminolo(as$ En t%rminos (enerales,
es la representaci&n financiera de la relaci&n deudorCacreedor ue otor(a el derec5o
le(timo de reci#ir efectivo u otra clase de #ienes o servicios$
Carac#er/!#ica! De La! C+e&#a! Por Cobrar
En las cuentas por co#rar 5a! caractersticas especiales ue se deriva de la
naturale"a de la empresa, su estudio es primordial en la revisi&n de esta partida, lo
ue o#li(a a tomar en cuenta como caractersticas)
aA Mue sean co#ra#les$
#A Mue correspondan con autenticidad a un cr%dito de la empresa cu!as cuentas se
auditan$
*a!e! De La! C+e&#a! Por Cobrar
En la revisi&n de cuentas por co#rar, es #'sico tener presente las fases cruciales de
su evoluci&n desde su ori(en 5asta su liuidaci&n$ /%re", L @1>>2A, considera ue las
fases ordenadamente pueden discriminarse para su estudio, de la manera si(uiente)
71 Ori(en de la cuenta$
1?
81 8lujo del tramit% ! re(istro en cuentas$
91 -ocumentaci&n de soporte$
:1 D%todo de vi(ilancia de la documentaci&n$
;1 *one6i&n entre el documento ue soport& el car(o ! la caja ! su
re(istro en cuentas$
E!#ablecimie&#o De Pol/#ica! De Cobra&.a!
Toda empresa para lo(rar sus o#jetivos, de#e esta#lecer efica"mente polticas de
co#ran"as, ue cu#ran el tra#ajo de co#ro, estas polticas ser'n sometidas a an'lisis
peri&dicos de acuerdo a las condiciones ! necesidades de cada empresa esto radica en
las condiciones de ventas, pla"os de co#ro ! clientes con pro#lemas especiales$
Las polticas de co#ran"as se planifican tomando en cuenta, las normas
administrativas, es decir las re(las ue administrativamente se de#en se(uir$ Se(7n
Rosen#er(, N$ @0999A, las polticas administrativas son la K-efinici&n de normas,
sistemas de valoraci&n o de decisi&n ue al definir ! puntuali"ar los o#jetivos de una
empresa, pueden (uiar ! re(ular los m%todos ! las polticas de or(ani"aci&nL @p$ 201A
Las polticas de co#ran"as a su ve" son una serie de procedimientos esta#lecidos
para o#tener co#ro o el pa(o de las cuentas vencidas @cuentas por co#rarA, si no es
efectuada %sta operaci&n antes del vencimiento las cuentas, la misma deven(ar'
intereses de mora, tratando de evitar la prolon(aci&n inde#ida del perodo de
co#ran"as ! las p%rdidas directas$
La eficiencia de estas polticas puede ser parcialmente evaluada considerando el
nivel de los (astos por cuentas inco#ra#les$ Este nivel depende tam#i%n de auellas
otras polticas en la ue se #asa la concepci&n de cr%dito$
1:
CAPITULO I'
PROPUESTA DE SOLUCION
Pro+e!#a,
<Ma&+al de rocedimie&#o! ara el co&#rol de la! c+e&#a! or cobrar=
J+!#ificaci%& e Imor#a&cia
La importancia de los manuales de procedimientos administrativos permite llevar
a las empresas u or(ani"aciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo
como planear, or(ani"ar, diri(ir ! controlar de una manera m's efica" las actividades
ue se desi(na a cada uno de los miem#ros de la or(ani"aci&n$ Este conjunto de
actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo ue va a
permitir reali"ar a ca#alidad las la#ores o actividades para estandari"ar la
operatividad de la misma1
/ara la empresa HOTEL BRISTOL BARINAS SRL lo interesante del si(uiente
manual de procedimientos administrativos de cuentas por co#rar, es ue se #usca a
ue contri#u!a a mejorar la eficacia ! eficiencia en el re(istro ! control de los
mismos para salva(uardar la operatividad de la empresa$ As mismo, para el
departamento de Administraci&n, !a ue le permitir' contar con una 5erramienta para
o#tener informaci&n r'pida ! oportuna, llevar el control en cada uno de los
procedimientos de las cuentas por co#rar de la empresa$ -e este modo, se espera ue
para los nuevos empleados con la implantaci&n de este manual de procedimiento no
1<
surjan inconvenientes ni deficiencias internas en el departamento de cuentas por
co#rar$ El cual tam#i%n facilitar' la informaci&n clara ! sencilla de las actividades a
la 5ora de tomar decisiones$
Alca&ce! " Limi#acio&e!
La propuesta de este manual constitu!e un instrumento administrativo ue
esta#lecen los lineamientos de car'cter (eneral ! o#li(atorio para las unidades ue
intervienen en cada uno de los procedimientos ue reali"a el departamento de
administraci&n de la empresa HOTEL BRISTOL BARINAS SRL, para el desarrollo
de las funciones ue le 5an sido encomendadas$
*a#e se+alar ue de#er' llevarse a ca#o una distri#uci&n de las funciones !
responsa#ilidades se+aladas en el manual entre el personal ue inte(ra cada una de las
'reas de acuerdo a su competencia, de tal manera ue las lleven a ca#o en tiempo !
forma, de conformidad con los lineamientos esta#lecidos1
Ob(e#i$o Ge&eral
/roponer un manual de procedimientos administrativos para el control de las
cuentas por co#rar
Ob(e#i$o! E!ec/fico!
-ia(nosticar la situaci&n actual del departamento de administraci&n con
relaci&n a las cuentas por co#rar de la empresa HOTEL BRISTOL BARINAS
SRL$
Identificar los procedimientos a se(uir en las cuentas por co#rar de la
empresa HOTEL BRISTOL BARINAS SRL$
/roponer la ela#oraci&n del manual de procedimientos para el control de las
cuentas por co#rar de la empresa HOTEL BRISTOL BARINAS SRL$
19
De!arrollo de la Pro+e!#a
El o#jetivo de este manual es esta#lecer los lineamientos metodol&(icos para el
manejo de las cuentas por co#rar de la empresa HOTEL BRISTOL BARINAS SRL
este constitu!e un instrumento id&neo para suministrar informaci&n de los
procedimientos involucrados en el re(istro ! control de dic5as cuentas, (eneradas por
las distintas unidades ue conforman la empresa ! centrali"ando su co#ro en la
secci&n de cuentas por co#rar$
El manual de#e ser estructurado de la si(uiente manera)
ESTRUCTURA DEL MANUAL1
Su estructura de#e comprender tres partes primordiales ue son)
0$ Enca#e"amiento$
1$ *uerpo$
2$ ;losario$
E&cabe.amie&#o$C Este de#e tener la si(uiente informaci&n)
Nom#re de la empresa1 2)OTEL BRISTOL BARINAS SRL3
-epartamento, secci&n o dependencia en las cuales se llevan a ca#o los
procedimientos descritos$ 2CUENTAS POR COBRAR3
Ondice o ta#la de contenido de un criterio de relaci&n de los elementos ue
contiene el manual$
El C+ero del Ma&+al$C Este de#e contener la si(uiente informaci&n)
-escripci&n de cada uno de los t%rminos o actividades ue conforman el
procedimiento, con indicaciones de c&mo ! cuando desarrollar las actividades$
2>
Glo!ario de T-rmi&o!$C Al final del manual se de#e incluir los si(uientes datos)
Ane6os o ap%ndices como complementos e6plicativos de auellos aspectos
del manual ue lo ameriten$
$8ec5a de emisi&n del procedimiento para determinar su vi(encia$
Nom#re de la entidad responsa#le de la ela#oraci&n del manual ! su
contenido$
ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos se estructuran de la si(uiente manera)
Ide&#ificaci%&1 Este ttulo contiene la si(uiente informaci&n)
Lo(otipo de la or(ani"aci&n
-enominaci&n ! e6tensi&n de la unidad ue corresponde
Lu(ar ! fec5a de ela#oraci&n$
Numero de revisi&n$
=nidades responsa#les de su revisi&n !Eo autori"aci&n
>&dice o co&#e&ido
Relaci&n de los captulos ue forman parte del documento$
I&#rod+cci%&
E6posici&n so#re el documento, su contenido, o#jeto, 'rea de aplicaci&n e
importancia de su revisi&n ! actuali"aci&n$
Ob(e#i$o! de lo! rocedimie&#o!
E6plicaci&n del prop&sito ue se pretende cumplir con los procedimientos.
?rea! de alicaci%& o alca&ce de lo! rocedimie&#o!
20
Esferas de acci&n ue cu#ren los procedimientos$
Re!o&!able!
=nidades administrativas !Eo puestos ue intervienen en los procedimientos en
cualuiera de sus fases$
Pol/#ica! o &orma! de oeraci%&
En esta secci&n se inclu!en los criterios o lineamientos (enerales de acci&n ue se
determinan para facilitar la co#ertura de responsa#ilidades ue participan en los
procedimientos$ Adem's de#er'n contemplarse todas las normas de operaci&n ue
precisan las situaciones alterativas ue pudiesen presentarse en la operaci&n de los
procedimientos$ A continuaci&n se mencionan al(unos lineamientos ue de#en
considerarse en su planteamiento
Se definir'n perfectamente las polticas !Eo normas ue circunscri#en el marco
(eneral de actuaci&n del personal, a efecto de ue est% no incurra en fallas$
Los lineamientos se ela#oran clara ! concisamente, a fin de ue sean
comprendidos incluso por personas no familiari"adas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo$
-e#er'n ser lo suficientemente e6plcitas para evitar la continua consulta a los
niveles jer'ruicos superiores$
Co&ce#o!
/ala#ras o t%rminos de car'cter t%cnico ue se emplean en el procedimiento,
las cuales, por su si(nificado o (rado de especiali"aci&n reuieren de ma!or
informaci&n o ampliaci&n de su si(nificado, para 5acer m's accesi#le al usuario la
consulta del manual$
Procedimie&#o
21
/resentaci&n por escrito, en forma narrativa ! secuencial, de cada una de las
operaciones ue se reali"an en un procedimiento, e6plicando en u% consisten,
cu'ndo, c&mo, d&nde, con u%, ! cu'nto tiempo se 5acen, se+alando los
responsa#les de llevarlas a ca#o$ *uando la descripci&n del procedimiento es
(eneral, ! por lo mismo comprende varias 'reas, de#e anotarse la unidad
administrativa ue tiene a su car(o cada operaci&n$ Si se trata de una descripci&n
detallada dentro de una unidad administrativa, tiene ue indicarse el puesto
responsa#le de cada operaci&n$ Es conveniente codificar las operaciones para
simplificar su comprensi&n e identificaci&n, aun en los casos de varias opciones
en una misma operaci&n$
*orm+lario de Imre!o!
8ormas impresas ue se utili"an en un procedimiento, las cuales se intercalan
dentro del mismo o se adjuntan como ap%ndices$ En la descripci&n de las
operaciones ue impliuen su uso, de#e 5acerse referencia especfica de %stas,
empleando para ello n7meros indicadores ue permitan asociarlas en forma
concreta$ Tam#i%n se pueden adicionar instructivos para su llenado$
Dia0rama! De *l+(o$
Representaci&n (r'fica de la sucesi&n en ue se reali"an las operaciones de un
procedimiento !Eo el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las
unidades administrativas @procedimiento (eneralA, o los puestos ue intervienen
@procedimiento detalladoA, en cada operaci&n descrita$ Adem's, suelen 5acer
menci&n del euipo o recursos utili"ados en cada caso$ Los dia(ramas
representados en forma sencilla ! accesi#le en el manual, #rinda una descripci&n
clara de las operaciones, lo ue facilita su comprensi&n$ /ara este efecto, es
aconseja#le el empleo de sm#olos !Eo (r'ficos simplificados$
Glo!ario De T-rmi&o!$
22
Lista de conceptos de car'cter t%cnico relacionados con el contenido ! t%cnicas
de ela#oraci&n del manual de procedimientos, ue sirven de apo!o para su uso o
consulta$
CONCLUSIONES
La fase de ejecuci&n del periodo de pasantas 5a representado un complemento
indispensa#le para la educaci&n del alumno, de#ido a ue le 5a permitido aumentar la
e6periencia la#oral, conocer el conte6to de la empresa ! o#tener una visi&n m's
amplia acerca de las actitudes ue se de#e tomar en una or(ani"aci&n$
Todas las actividades anteriormente e6puestas se 5an cumplido
satisfactoriamente, por ello se puede resaltar ue en el proceso de pasantas Se lo(r&
poner en pr'ctica las 5a#ilidades, destre"as ! ense+an"as en el campo de tra#ajo, a
trav%s de los conocimientos aduiridos durante el proceso de ense+an"a !
aprendi"aje$
Al finali"ar las pasantias reali"adas en el departamento de administraci&n de la
empresa HOTEL BRISTOL BARINAS SRL se pudo determinar ue e6isten fallas
en los procedimientos de cuentas por co#rar entre otros tales como)
La empresa evidenciada en particular en el departamento de administraci&n
especficamente en cuentas por co#rar reali"an los pasos de manera emprica,
pues no e6iste un manual de procedimientos ue oriente al desarrollo de las
actividades de manera efectiva$
Se 5a (enerado descontrol ! falta informaci&n confia#le para toma de
decisiones, en vista de ue no se llevan controles para el re(istro de las
cuentas por co#rar de la empresa$
23
Se desconocen los procedimientos adecuados para la efectividad de las
cuentas por co#rar
No 5a! nin(7n mecanismo o 5erramienta ue sirva de instrucci&n u
orientaci&n al personal$
/or lo tanto el alumno propuso al departamento de administraci&n la ela#oraci&n
de un manual de procedimientos para las cuentas por co#rar ! de esta manera lo(rar
una ma!or eficiencia ! efectividad de los procesos a llevar ! al mismo tiempo o#tener
los ma!ores #eneficios para la empresa$
8inalmente en t%rminos (enerales la pasanta 5an reafirmado la capacidad de
adaptaci&n, 5a#ilidades ! destre"as en el 'rea de Administraci&n, lo cual me permite
concluir, ue adem's del cumplimiento de los o#jetivos planteados inicialmente, se
lo(ra tener la oportunidad de poner en pr'ctica los conocimientos aduiridos en el
Instituto de Tecnolo(a Antonio Nos% de Sucre aplic'ndolas en la realidad ue se vive
en el campo de tra#ajo$
24
LISTA DE RE*ERENCIA
*ATA*ORA, 8$ @099?A) Sistemas ! /rocedimientos *onta#les, Editorial Dc$ ;raPC
Hill
-=HALT QRA=SS, Di(uel @099:A KLos manuales de procedimientos en la oficinas
p7#licasL D%6ico) 8*A R =NAD,
8I-IAS ;$ Arias @099:A$ El /ro!ecto de Investi(aci&n, Introducci&n a la Detodolo(a
*ientfica, 4a edici&n
;SDET, 8 @09<0A. Sistema y Procedimiento Administrativo, Caracas: Editorial
Fragor.
HOTEL BRISTOL BARINAS SRL$ @1>>9A Re(istro -e *omercio ! re(lamento
interno de la empresa$
U-ocumento en lineaV$ -isponi#le) 5ttp)EEPPP$mono(rafias$comtra#ajos02Emapro
U*onsulta) 1>0>, enero 0>V
I=TANS$ @1>>93 instructivo para ela#orar el informe de pasantas por e6periencia
la#oral$
ROSENBER;, N$ @0999A, Diccionario de Administracin y Finanzas.
Ocano/Centrum. Barcelona Espaa
2?

GLOSARIO DE T@RMINOS
Admi&i!#raci%&, .oca#lo ue se utili"a para referirse a las personas ue determinan
los o#jetivos ! las polticas de una or(ani"aci&n$
Cobra&.a) Es la percepci&n o reco0ida de al0oA 0e&eralme&#e di&eroA e& co&ce#o
de la comra o el a0o or el +!o de al0B& servicio$ La pr'ctica de la co#ran"a
puede ser llevada a ca#o por una persona en nom#re de la empresa ue #rinda el
servicio en cuesti&n, o en su defecto a la cual se le 5a!a comprado un producto
C+e&#a! or cobrar, *antidades ue se de#en a la compa+a por mercancas,
productos o servicios vendidos o prestados, pero ue se est'n por co#rar$
Co&#rol, es la fase del proceso administrativo ue mide ! eval7a el desempe+o !
toma la acci&n correctiva cuando se necesita$ -e este modo, el control es un proceso
esencialmente re(ulador$
Eficacia, ;rado de optimi"aci&n en ue una persona, or(ani"aci&n, pro(rama,
pro!ecto, actividad o funci&n lo(ra los o#jetivos previstos en sus polticas$
Eficie&cia, Lo(ro de los o#jetivos ! metas con el mnimo de los recursos, ! tiempo$
Es el resultado del mejor aprovec5amiento de los recursos utili"ados para la
reali"aci&n de las actividades ue se prev%n a fin del cumplimiento de una meta o
acci&n determinadas$
2:
*ac#+ra, Es un documento ue refleja la entre(a de un producto o la provisi&n de un
servicio, junto a la fec5a de deven(o, adem's de indicar la cantidad a pa(ar como
contraprestaci&n$
Gere&cia, Empresa lo cual tiene dentro de sus m7ltiples funciones, representar a la
sociedad frente a terceros ! coordinar todos los recursos a trav%s del proceso de
planeamiento, or(ani"aci&n direcci&n ! control a fin de lo(rar o#jetivos esta#lecidos$
I1'1S1S I&!#i#+#o 'e&e.ola&o de lo! Se0+ro! Sociale!, El Instituto .ene"olano de
los Se(uros Sociales es una instituci&n p7#lica, cu!a ra"&n de ser es #rindar
protecci&n de la Se(uridad Social a todos sus #eneficiarios en las contin(encias de
maternidad, veje", so#re vivencia, enfermedad, accidentes, invalide", muerte, retiro !
cesanta o paro for"oso, de manera oportuna ! con calidad de e6celencia en el
servicio prestado, en atenci&n al marco le(al, #ajo la inspiraci&n de la justicia social !
de la euidad, (aranti"a el cumplimiento de los principios ! normas de la Se(uridad
Social a todos los 5a#itantes del pas, de manera oportuna ! con calidad de e6celencia
en los servicios prestados$
Im+e!#o Al 'alor A0re0ado 2I'A3, El I.A es un impuesto ue se aplica so#re los
#ienes ! prestaciones de servicios ! so#re las importaciones definitivas de #ienes, en
todo el territorio de la naci&n
Im+e!#o Sobre la Re&#a 2ISLR3, Es un Impuesto ue se le pa(a al estado
vene"olano @a trav%s del SeniatA so#re las (anancias o#tenidas en el a+o fiscal$
Le" de Pol/#ica )abi#acio&alA 2LP)3, O como se conoce a5ora la Le! de R%(imen
/restacional de .ivienda ! H'#itat$ Esto lo pueden 5acer los ue coti"an
mensualmente al 8ondo de A5orro O#li(atorio @8AOA ! pueden solicitar el cr%dito
solo o con otra persona de su (rupo familiar, #ien sea su pareja, 5ijo, padre o 5ermano
! de#e 5a#er aportado o a5orrado en la Entidad Bancaria donde le depositan los
8ondos de A5orro 5a#itacional @8AOA un mnimo de 01 coti"aciones$
2<
Ma&+ale!, Es la colecci&n sistem'tica de los procesos ue indiue al personal de la
empresa las actividades a ser cumplidas ! la forma como de#en ser reali"adas
Ma&+ale! de rocedimie&#o!, *ontiene una descripci&n precisa de c&mo de#en
desarrollarse las actividades de cada empresa$ Ha de ser un documento interno, del
ue se de#e re(istrar ! controlar las copias ue de los mismos se reali"an$
Procedimie&#o!, =n procedimiento es la acci&n de proceder o el m%todo de ejecutar
al(unas cosas$ Se trata de una serie com7n de pasos definidos, ue permiten reali"ar
un tra#ajo de forma correcta$
Procedimie&#o admi&i!#ra#i$o) Es el cauce formal de la serie de actos en ue se
concreta la actuaci&n administrativa para la reali"aci&n de un fin$ Su finalidad es la
emisi&n de un acto administrativo$
Toma De Deci!io&e!, Es el proceso durante el cual la persona de#e esco(er entre
dos o m's alternativas$
Ob(e#i$o!, Son los prop&sitos perse(uidos en funci&n de los recursos disponi#les$ Es
la situaci&n ue se desea o#tener al final del perodo de duraci&n del pro!ecto,
mediante la aplicaci&n de los recursos ! las acciones previstas$
29