Las ventajas de un presupuesto flexible

Muchas compaas usan presupuestos fijos o flexibles para completar su

proceso global de presupuesto. Los presupuestos fijos requieren que las
compaas acuerden los nmeros del presupuesto al principio del ao. Estos
nmeros permanecern igual durante el periodo destinado para el presupuesto.
Los presupuestos flexibles a menudo varan sus nmeros dependiendo del
nivel de actividad de la compaa. Tienen muchas ventajas para las compaas
que los incorporan en sus procesos.
Fijo vs. variable
El primer paso para crear un presupuesto flexible implica clasificar los gastos
fijos y variables. Los gastos fijos permanecen igual sin importar el nivel de
actividad. Los gatos variables se incrementan a la par de la actividad. Los
presupuestos flexibles usualmente se disean utilizando un software de hoja de
clculo debido a la facilidad de incorporar frmulas al presupuesto. El
coordinador de presupuesto comienza por crear un encabezado que incluya el
nombre de la compaa, el nombre del reporte y el marco de tiempo del
reporte. l incluye una celda donde indica el nivel de actividad. Luego lista cada
uno de los gastos en la primer columna de la hoja de clculo. Identifica cada
uno de los gastos fijos e introduce la cantidad de presupuesto para cada uno
de estos elementos. Luego, observa cada uno de los gastos variables. Por
cada gasto variable, l determina el costo por unidad. Introduce una frmula
que toma el costo por unidad de tiempo de la cantidad referida en la celda
donde introdujo el nivel de actividad.
Mejora de la evaluacin del desempeo
Las compaas usan presupuestos para evaluar el desempeo del
departamento de administracin. Sin embargo, a menudo ciertos factores estn
fuera del control del administrador. El primer factor fuera del control del
administrador son los niveles de produccin. Cuando la demanda de los
clientes aumenta, los niveles de produccin deben incrementarse para
adaptarse. Los aumentos en el nivel de produccin incrementan los gastos
mediante los cuales el administrador es evaluado. Un presupuesto flexible
considera el impacto adicional en la produccin y ajusta los nmeros del
presupuesto de acuerdo a l. Esto le permite a la compaa evaluar el
desempeo del administrador de manera ms justa.
Utilidad de los anlisis de variaciones
Cuando el nivel de actividad cambia, la variable de los costos de manufactura
tambin cambia. Los anlisis de variacin comparan el costo actual al costo del
presupuesto. Cuando los nmeros del presupuesto permanecen igual y los
costos se incrementan, la variable tambin se incrementa. Un presupuesto
flexible considera los incrementos del costo debido al aumento en los niveles
de actividad, eliminando el impacto.



PRESUPUESTO FLEXIBLE
El presupuesto flexible es resultante de la consideracin anticipada de las variaciones que
pudieran existir en los ingresos en las ventas; esta posible efectuacin conduce a la
predeterminacin de los cambios factibles en los volmenes de produccin y por
consiguiente en los gastos.
Todos los gastos incurren debido a: A)al transcurso del tiempo, B)a la produccin o
actividad productiva o, C)a una combinacin de tiempo y produccin o actividad. Si esto es
razonable en un negocio, puede darse al os gastos una formulacin matemtica mediante
la cual puedan calcularse los planes para la planificacin y el control de los mismos.
La aplicacin de este concepto significa que:
Deben identificarse los gastos en cuanto a sus componentes fijo y variable, cuando
se relacionan con la produccin o la actividad productiva.
Los gastos deben relacionarse razonablemente con la produccin o actividad
productiva.
La produccin debe medirse en forma segura.
Las frmulas de los presupuestos flexibles deben ser periodos especficos de
tiempo, o para una escala especfica y relevante de produccin.
Para los fines de la planificacin y el control, deben desarrollarse frmulas de
presupuestos flexibles por cada rengln de gasto en cada centro de
responsabilidad dentro de una empresa.
RELACION DE LOS GASTOS CON LA PRODUCCIN
Los presupuestos flexibles de gastos se apoyan fundamentalmente en el concepto de la
variabilidad de los gastos, el cual se enfoca sobre el efecto que tienen en los mismos, el
transcurso del tiempo y la produccin o actividad productiva.
En parte de que algunos gastos son parte fijos y en parte variable, los gastos se clasifican
en tres categoras generales.
Gastos fijos.
Gastos variables.
Gastos semivariables.
Definicin de gastos fijos: Son aquellos que no varan con la produccin o a la actividad
productiva. Se van acumulando principalmente por solo el transcurso del tiempo, esto es,
son gastos relacionados con el tiempo. Permanecen constantes en su importe durante un
corto periodo de tiempo dado, dentro de una amplitud relevante de actividad. Los gastos
fijos se incurren, por la tenencia de activos y los dems factores de la produccin, en un
estado de "listo para producir; por lo tanto, a menudo se les conoce como costos de
capacidad. Los gastos fijos son de dos tipos principales. En primer lugar, las decisiones de
la administracin ejecutiva establecen compromisos para ciertos gastos fijos; como la
depreciacin, impuestos y seguros. En segundo lugar, algunos gastos fijos se establecen a
juicio de alta administracin sobre una base de corto plazo. As, los sueldos, los
desembolsos para publicidad y para investigacin caen dentro de esta categora y pueden
fluctuar por razn de cambios en la estructura del negocio, en los mtodos de operacin y
por cambios discrecionales en la poltica de la administracin.
El control de los gastos fijos a veces se interpreta de forma incorrecta. Todos los gastos
fijos son controlables en el curso del periodo de existencia de la compaa. Algunos plazo
fijos, pero no todos, estn sujetos al control de la administracin en el corto plazo.
Definicin de gastos variables:
Los gastos con frecuencia varan en proporcin directa a los cambios en la produccin o la
actividad, en un centro de responsabilidad. Los gastos variables se basan en la actividad y
no en el transcurso del tiempo, porque los mismos se incurren como resultado directo de la
produccin, la actividad, la actividad productiva o el trabajo desarrollado.
Los gastos variables aumentan o disminuyen directamente con los cambios de produccin,
por lo tanto si se duplica la produccin ,el gasto variable tambin se duplica, o si disminuye
la produccin en un diez por ciento ,el gasto se reduce tambin en un diez por ciento.
Definicin de gastos semivariables:
Los gastos semivariables o semifijos, aumentan o disminuyen al hacerlo la produccin,
pero no en proporcin a los cambios en la base de actividad. De acuerdo con esto, los
gastos semivariables participan de algunas caractersticas, tanto de los costos fijos como
de los variables. La variabilidad de los gastos semivariables se debe al efecto combinado
de: el transcurso del tiempo, la actividad de produccin, las decisiones discrecionales de la
administracin. Los gastos semivariables a menudo representan una parte substancial de
los gastos de la compaa.
PRESUPUESTO PUBLICO Y PRIVADO
An a la fecha, se elaboran los presupuestos pblicos con base en la idea del control, de
gastos; los gobiernos hacen primero una estimacin de los gastos que se hayan de
originar debido a las necesidades pblicas, y despus planean la forma en que podrn
cubrirlas, estudiando la aplicacin de los ingresos, que habrn de provenir de la
recabacin de impuestos, de la obtecin de emprstitos y como ltimo recurso de la
emisin de papel moneda, que necesariamente ocasionara inflacin.
Las empresas privadas por el contrario, primero deben estimar sus ingresos, para, sobre
esta base, predeterminar su distribucin o aplicacin ms compleja y difcil de solucionar.
Entonces la diferencia entre la presentacin del control presupuestario gubernamental y el
privado, nace de la distinta finalidad que ambas entidades persiguen. Tradicionalmente las
compaas econmicas privadas, tienen como fin primordial el logro de utilidades. La
concepcin actual de empresas industrial, incluye como importante, adems de la
bsqueda de utilidades, otros factores, entre ellos, un superior beneficio social, al procurar
la satisfaccin adecuada de las necesidades de la regin en que sta se desarrolle, una
mejor distribucin de la riqueza.
Las entidades gubernamentales sin embargo, no deben en caso alguno tener la obtencin
de utilidades, sus funciones consisten bsicamente en satisfacer las necesidades pblicas
de la mejor manera posible, con el fin de lograr la estabilidad econmica del pas cuya
administracin les ha sido encomendada.
En lo que se refiere a las utilidades o prdidas en una entidad particular, se les denomina
faltante o sobrante en una entidad pblica.
PRESUPUESTO
PUBLICO
LO REALIZAN LOS GOBIERNOS
BASE : GASTOS:
ESTIMAN LOS GASTOS NECESARIOS
DETERMINAN LA FORMA DE CUBRIRLOS
FINALIDAD:
SATISFACER LAS NECESIDADES PUBLICAS PARA LOGRAR LA ESTABILIDAD
ECONOMICA
PRIVADO
LO REALIZAN LAS EMPRESAS PARTICULARES
BASE : INGRESOS
A) ESTIMAN SUS INGRESOS
PREDETERMINAN SU DISTRIBUCIN Y APLICACIN.
FINALIDAD:




































El control presupuestario: los Presupuestos Flexibles.
Lunes, 30 de mayo de 2011 admin Dejar un comentario Ir a comentarios
Por Mariano Ramos Meja
Terminbamos nuestro post anterior diciendo que es
posible que las variaciones en la mezcla se deban a variaciones ocurridas en su componente
fsico (las cantidades vendidas), su componente monetario (los precios relativos de cada
producto) o en ambos componentes a la vez. Es decir, que la variacin total entre cada una
de las cifras reales con las presupuestadas debe descomponerse en principio en una
Variacin cantidad (por variaciones entre los volmenes presupuestados y reales) y una
Variacin precio (por diferencias entre los precios presupuestados y los reales).
Para la determinacin de estas variaciones se utiliza una herramienta conocida como
Presupuesto Flexible, y que desarrollamos a continuacin.
Los denominados presupuestos flexibles son un criterio de evaluacin de resultados que
consiste en establecer los resultados que se habran presupuestado si se hubieran conocido
de antemano las cantidades que se iban vender de cada uno de los productos, lo cual
significa aplicar las siguientes frmulas:
Presupuesto flexible
Ventas = Cantidades reales x Precio Presupuestado
Costo de Ventas = Cantidades reales x Precio Presupuestado
Siendo la contribucin marginal total la resultante de restarle al monto de ventas el de los
costos variables respectivos, o lo que es lo mismo, el resultado de multiplicar las cantidades
reales por la diferencia entre los valores unitarios del precio de venta y el costo variable
presupuestados.
En otras palabras, lo que hemos hecho es dejar fija en el presupuesto flexible una de las
variables en juego (las cantidades) a fin de poder despejar una variacin cantidad entre
las ventas y los costos presupuestados y los que surgen del presupuesto flexible, creando un
paso intermedio ya que al comparar el resultado del presupuesto flexible con el real, siendo
que ambos consideran las mismas cantidades, el resultado ser solamente una variacin
precio.
Desarrollaremos a continuacin un pequeo ejemplo numrico. En el mismo se detallan el
Presupuesto original y el Estado de resultados real y luego se procede al clculo del
Presupuesto Flexible y al desarrollo de las variaciones presupuestarias.
El ejemplo es el siguiente:
Presupuesto Original $ %
Ventas 2.000 unidades a $ 6 $ 12.000 100 %
Costo variable 2.000 unidades a $ 4 $ 8.000
Contribucin marginal $ 4.000 33 %
Costos Fijos $ 1.500
Resultado neto $ 2.500
Estado de resultados real $ %
Ventas 2.500 unidades a $ 5 $ 12.500 100 %
Costo variable 2.500 unidades a $ 3,50 $ 8.750
Contribucin marginal $ 3.750 30 %
Costos Fijos $ 1.250
Resultado neto $ 2.500
Al efectuar la comparacin entre el resultado real y el presupuestado se obtiene lo siguiente

Real Presupuesto Variacin
Ventas $ 12.500 $ 12.000 $ 500
Costo variable $ 8.750 $ 8.000 $ - 750
Contribucin Marginal $ 3.750 $ 4.000 $ - 250
Costos Fijos $ 1.250 $ 1.500 $ 250
Resultado neto $ 2.500 $ 2.500 $ 0
De nuestro sencillo ejemplo, se observa que en principio se ha llegado al resultado neto
previsto de $ 2.500 pero al analizar cada uno de los datos vemos que existen variaciones:
a) En las cantidades de ventas.
b) En los precios de venta.
c) En los valores de los costos variables.
d) En el monto de los costos fijos.
Es decir, distintas variaciones (positivas y negativas) producto de que existen diferencias
entre las cantidades y los precios presupuestados y los reales, y cuyo anlisis y
consideracin por separado es imprescindible para conocer las variaciones y aprender de las
mismas.
Para determinar cada una de ellas elaboramos el Presupuesto flexible.
Presupuesto Flexible (cantidades reales a precios
presupuestados)
$ %
Ventas 2.500 unidades a $ 6 $ 15.000 100 %
Costo variable 2.500 unidades a $ 4 $ 10.000
Contribucin marginal $ 5.000 33 %
Costos Fijos $ 1.500
Resultado neto $ 3.500
Comparando el Estado de resultados real con el Presupuesto flexible, determinamos la
Variacin Precio, dado que en el flexible se dejaron sin modificaciones las cantidades
reales.

Real PresupuestoFlexible Variacin
Precio
Ventas $ 12.500 $ 15.000 $ 2.500
Costo variable $ 8.750 $ 10.000 $ 1.250
Contribucin Marginal $ 3.750 $ 5.000 $ 1.250
Costos Fijos $ 1.250 $ 1.500 $ 250
Resultado neto $ 2.500 $ 3.500 $ 1.000
Puede observarse que la variacin en los Costos fijos es nicamente una variacin precio.
Si ahora se compara el Presupuesto Flexible con el Presupuesto Original, podr
determinarse la Variacin Cantidad.

Presupuesto
Flexible
Presupuesto
original
Variacin
Cantidad
Ventas $ 15.000 $ 12.000 $ 3.000
Costo variable $ 10.000 $ 8.000 $ 2.000
Contribucin Marginal $ 5.000 $ 4.000 $ 1.000
Costos Fijos $ 1.500 $ 1.500 $ 0
Resultado neto $ 3.500 $ 2.500 $ 1.000
En este caso hablamos de una Variacin cantidad, dado que los precios de ambos
presupuestos son los mismos.
Conciliando los resultados reales con los presupuestados, podemos descomponer las
variaciones de la siguiente manera:
Resultado real
$ 2.500
Menos Variacin precio ventas -$ 2.500
(2500 unidades por ($ 5 $ 6))
Mas: Variacin precio costos variables +1.250
(2500 unidades por ($ 3,50 $ 4)
Mas: Variacin precio costos fijos +$ 250
($ 1250 $ 1500)
Mas: Variacin cantidad ventas +$ 3.000
($ 6 por (2500 unidades 2000 unidades))
Menos: Variacin cantidad costos variables -$ 2.000
Resultado presupuestado $2.500
Tambin puede presentarse la comparacin entre los datos reales y los presupuestados de la
siguiente forma:
Real Presupuesto
Flexible
Variacin
Precio
Presupuesto
Original
Variacin
Cantidad
Variacin
Total
Ventas 12.500 15.000 (2.500) 12.000 3.000 500
Costo
Variable
8.750 10.000 1.250 8.000 (2.000) (750)
Contribucin
Marginal
3.750 5.000 (1.250) 4.000 1.000 (250)
Costo Fijo 1.250 1.500 250 1500 0 250
Resultado
Neto
2.500 3.500 (1.000) 2500 1.000 0
Con este pequeo ejemplo slo hemos querido introducir al lector en la mecnica del control
presupuestario, y por supuesto no pretendemos agotar el tema.
Por ahora slo diremos que el control presupuestario puede desarrollarse en niveles de
complejidad creciente, niveles de los que solamente hemos visto los dos primeros. Es posible
continuar profundizando en el anlisis de la mezcla de productos, efectuar la comparacin
para todos los productos o para alguno de ellos que revistan mayor inters y contrastar la
venta con la demanda total del mercado para verificar la participacin de la empresa en el
mismo.