PROTECCION DE DATOS EN EXCEL

La informacin que guardamos en nuestros archivos es de mucha importancia y

Excel nos permite proteger un libro de varias maneras de modo que solo aquellas
personas autorizadas puedan tener acceso a los datos.
Existen diferentes tipos de seguridad que podemos aplicar a nuestros libros de
Excel. El primero y ms bsico de todos es la proteccin de una hoja.

PROTEGER UNA HOJA DE UN LIBRO EXCEL
Para impedir que se hagan cambios en los datos de una hoja podemos protegerla
con contrasea. Para ello debemos ir a la ficha Revisar y en el
grupo Cambios pulsar el botn Proteger hoja.


Se mostrar el cuadro de dilogo Proteger hoja donde deberemos especificar una
contrasea.

Las opciones que aparecen seleccionadas de manera predeterminada
son Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas. Lo que
ambas opciones indican es que les estaremos dando permiso a los usuarios de
seleccionar y copiar las celdas de la hoja. Si quitamos la marca de estas cajas de
seleccin entonces nadie podr seleccionar las celdas sino solamente ver la
informacin en pantalla.
Al pulsar el botn Aceptar se solicitar confirmar la contrasea previamente
especificada y entonces la hoja quedar protegida. Para poder modificar la hoja se
deber pulsar el botnDesproteger hoja en la ficha Revisar.


Excel solicitar la contrasea y una vez proporcionada podremos realizar las
modificaciones necesarias a la hoja.
PROTEGER UN LIBRO DE EXCEL
Otro tipo de proteccin que podemos aplicar es el de proteger un libro lo cual
significa proteger su estructura, es decir, al proteger un libro nadie podr insertar
nuevas hoja o modificar las hojas ya existentes. Es importante notar que proteger
un libro no impide modificar las celdas de una hoja. Para proteger las celdas
tendramos que aplicar adicionalmente el mtodo anterior de proteccin de hojas.
Para proteger un libro debemos seleccionar el comando Proteger libro ubicado en
la ficha Revisar.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Proteger estructura y ventanas.

Si marcamos la caja de seleccin Ventanas, entonces las ventanas de las hojas
quedarn tambin fijas y no se podrn maximizar para ocupar toda el rea de la
ventana de Excel. Generalmente con dejar seleccionada la opcin Estructura ser
suficiente para proteger el libro. Recuerda que al proteger la estructura de un libro
impedimos eliminar o insertar nuevas hojas.
Una vez establecida la contrasea y pulsar el botn Aceptar se solicitar confirmar
la contrasea y entonces la proteccin del libro quedar establecida. Para remover
la proteccin debemos ir de nuevo a la ficha Revisar y pulsar el botn Proteger
libro y proporcionar la contrasea.
CIFRAR CON CONTRASEA
El ltimo mtodo que mostrar en esta ocasin es el de cifrar un libro con
contrasea. Este mtodo solicitar una contrasea al momento de intentar abrir el
archivo. Para utilizar esta proteccin en nuestro libro debemos ir a la
ficha Archivo y seleccionar la opcin Informacindonde observaremos un botn
llamado Proteger libro. Al pulsarlo encontraremos la opcin Cifrar con contrasea.

Excel solicitar la contrasea dos veces antes de realizar la proteccin del archivo.
Una vez protegido, la prxima vez que se intente abrir el libro de Excel se
solicitar la contrasea:

Si no se especifica la contrasea adecuada no se podr abrir el libro y por lo tanto
no se podr ver el contenido del archivo.
Para remover este tipo de proteccin debemos ir de nuevo a la ficha Archivo en la
seccin Informacin y pulsar el botn Proteger libro para seleccionar la
opcin Cifrar con contrasea y en esta ocasin ser suficiente con remover la
contrasea para quitar la proteccin del libro.







. COMPARTIR LIBROS EN EXCEL

Es una cuestin bastante repetida en el mundo empresarial el poder trabajar
varios usuarios simultneamente sobre el mismo libro de Excel, es decir, compartir
un libro de Excel. Sin duda esta utilidad gana fuerza cuando diferentes personas
necesitan trabajar al tiempo sobre un mismo libro, que suele estar en una
ubicacin en la red compartida.
En general sabemos que tal cosa no es posible, ya que Excel nos advierte que el
archivo ests siendo usado por otra persona, sin embargo Excel nos ofrece la
posibilidad de Compartir libro, y nosotros como propietarios del libro compartido,
podremos administrarlo controlando el acceso a ste y resolviendo los cambios
que estn en conflicto. Despus de incluir todos los cambios, podremos dejar de
compartir el libro.
Los pasos para emplear esta herramienta, que tiene algunas limitaciones, como
veremos a continuacin, son:
En primer lugar abriremos o crearemos un Libro a compartir (cualquiera que tenga
inters para varias personas). Con el fichero abierto, y como administradores del
futuro Libro compartido, accederemos a la ficha Revisar > grupo Cambios > botn
Compartir libro. Esto nos abrir la ventana dilogo 'Compartir libro':

En la pestaa Modificacin del cuadro de dilogo Compartir libro, activaremos la
casilla Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez.
En la pestaa de Uso avanzado configuraremos diferentes opciones enfocadas
(principalmente) al control de los cambios realizados por los diferentes usuarios
del mismo libro compartido:


Tras Aceptar se nos abrir, si es un libro nuevo, la ventana del Explorador para
indicar dnde guardar nuestro libro y con qu nombre. En mi ejemplo lo guardar
como 'LibroCompartido.xlsx' en Mis documentos, aunque lo normal ser hacerlo
en una carpeta de red compartida, y no en un servidor Web:

Una vez completado este paso, podemos ver en la barra superior el nombre del
fichero y entre corchetes la notacin '[Compartido]'.

Antes de continuar es interesante detenernos un momento y ver un pequeo
listado (no completo) de las funcionalidades incompatibles con un Libro
compartido; y es que un libro compartido no admite completamente todas las
caractersticas habituales.
Si queremos incluir alguna de las caractersticas del siguiente listado, deberemos
agregarlas antes de guardar el libro como un libro compartido, ya que no
podremos realizar cambios en stas despus de compartir el libro:

Una vez 'Compartido' nuestro libro, y conociendo las limitaciones descritas,
podremos especificar y cambiar los datos igual que en un libro normal.
Si no lo hemos hecho en la instalacin de Office, deberamos aadir un Nombre
de usuario desde el men Archivo si trabajamos con Excel 2010 (o botn Office si
lo hacemos con Excel 2007) en Opciones, en el cuadro Nombre de usuario de
Personalizar la copia de Office en la categora General:



Esto no es obligatorio, pero ayudara a identificar los usuarios activos que trabajam
al tiempo en nuestro libro compartido.

Avanzaremos algo ms en el uso del libro compartido. En mi ejemplo, abrir
nuestro LibroCompartido.xlsx con otro usuario; para simularlo con garantas abrir
el libro con la versin Excel 2007, e incluir un texto en la Hoja1. El usuario de
esta versin es 'Excelforo2007':

Cualquier usuario que est compartiendo el libro podr, desde la ficha Revisar >
grupo Cambios >botn Compartir libro, acceder y ver qu usuarios estn
trabajando sobre l:

Igualmente para Quitar a un usuario, bastar seleccionarlo de esta lista y
presionar el botn Quitar usuario.

Para visualizar los cambios o ediciones realizadas por el resto de usuarios bastar
con Guardar nuestro libro (por ejemplo, presionando Ctrl+G). Esta accin mostrar
los nuevos datos, apareciendo adems un mensaje advirtiendo de tal hecho:


El gran problema que puede aparecer con los libros compartidos es que dos o
ms usuarios trabajen sobre una misma celda, lo que generar un conflicto. Este
conflicto es salvable previa configuracin en la pestaa Uso avanzado de la
ventana dilogo Compartir libro.
Por ejemplo, para que nuestros cambios anulen todos los dems cambios sin
mostrar de nuevo el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos, entraremos el
grupo Cambios de la ficha Revisar, haz clic en Compartir libro, y en la pestaa Uso
avanzado, en En caso de cambios conflictivos entre usuarios, clic en Prevalecen
los cambios guardados.
Obviamente este es un handicap importante, ya que slo permanecer una de las
modifaciones de los usuarios, si bien es posible ver cmo nosotros mismos u otros
usuarios hemos resuelto los conflictos anteriores,desde el grupo Cambios de la
ficha Revisar, clic en Control de cambios y despus enResaltar cambios, y en la
lista Cundo, seleccionando Todos.



Finalmente, para desactivar la opcin de Libro compartido bastar con acceder
nuevamente al libro compartido, clic en la opcin Compartir libro en el grupo
Cambios de la ficha Revisar; y en la pestaa Modificacin, tras asegurarnos que
somos el nico usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen
abierto este libro (si hubiera ms podremos Quitarlos); y finalmente
desactivaremos la casilla 'Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez.
Esto tambin permite combinar libros'.