ENSAYO DE GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICO

Este artculo nos enfoca en el manejo que debemos tener frente la importancia de
cmo saber afrontar los distintos medios tecnolgicos que han venido surgiendo al
trascurso de los aos y en lo que nos concierne trata mucho sobre la diferencia
que hay debido a la aparicin de los medios informticos y tecnolgicos entre
saber darle un concepto adecuado entre documento y archivo.
Nos da claridad frente al objetivo de implantar estas tecnologas en el campo
archivstico que no es otro sino dejar a un lado el papel y tener todo tipo de
informacin en un soporte informtico por eso es importante prepararnos para este
cambio que se est implantando el cual es cada da ms competitivo. Tambin
nos habla sobre el ciclo vital de los documentos, el archivo virtual las estrategias
prcticas.
Estas tecnologas en el momento de aplicarlas dejan ver dos cosas muy distintas.
1. En este primer aspecto podemos hablar de lo correspondiente frente en el
desenvolvimiento en los conceptos de documento electrnico, email, formato EDI,
intranets y dems.
2. en este aspecto ya se trata ms de la teora y prctica que deben tener los
archiveros en puntos como la gestin de documentos, su ciclo vital en conclusin
todo lo correspondiente a la Archivstica moderna.
La falta de personal preparado en este campo de la gestin documental hace que
esto sea dos puntos distintos y que no se pueda implantar como corresponde es
por eso que las organizaciones los documentos se estn produciendo
electrnicamente
Tratando dejar a un lado el papel, ejemplos de esto podemos citar lo siguiente.
Archivos de oficina. Con una abundancia de copias en papel de documentos
electrnicos, para su bsqueda se debe tener en cuenta la copia en papel y el
nombre del fichero y del directorio electrnico si se ha escrito.
Archivo de organizaciones. Las cuales guardan disquetes y cintas que ya no
tienen importancia.
Documentos producidos por un procesador de texto. Impresos para luego
escanearlos e introducirlos en el sistema de gestin documental.
Por esto los especialistas en informacin y documentacin se han preocupado en
ampliar ms las bases tericas y buscar estrategias prcticas.
BASES TEORICAS
Debido a la tecnologa ya no se puede utilizar el mismo concepto con respecto a la
gestin documental y el ciclo vital de los documentos, cada da esta teora se va
extendiendo ms pero si tiene tres puntos claves.
1. Concepto documento. Es todo tipo de informacin que sirve como prueba o
consulta la cual es guardada en cualquier soporte es una evidencia de un
acontecimiento registrada sobre un soporte concreto.
Los documentos electrnicos se diferencia mucho de los documentos en papel
porque son legibles por maquinas, el contenido no est ligado para siempre a su
soporte, necesitan de metadatos, fecha, programa y autor.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos deben de tener tres fases en su ciclo de vida, creacin, uso,
mantenimiento y eliminacin/conservacin.
Los documentos electrnicos pueden mantenerse accesibles legibles a lo largo del
tiempo, deben dar evidencias fidedignas de su creador, los documentales vitales
son identificados para darle una buena conservacin.
ARCHIVO VIRTUAL
Realmente un sistema de archivo tiene que estar acompaado por los
documentos, en organizaciones sin papeles no puede desaparecer el archivo es
por eso que se llama archivo virtual porque guarda informacin en ordenadores o
dispositivos.
LAS ESTRATEGIAS PRCTICAS
Los profesionales en la informacin y documentacin deben tomar medidas sobre
este tema debido a que las empresas ya se estn acomodando a estas
tecnologas porque hoy en da ya es ms fcil enviar informacin por medio de
redes informticas, dejando a un lado el papel.
Para esto siguen los siguientes pasos:
Participar en la implantacin de las tecnologas. Esto sirve para plantear un
buen sistema de gestin de la documentacin
Formacin en tecnologa. Capacitarse en el manejo adecuado de estas
herramientas, utilizando tres pasos importantes.
La compresin de cmo funcionan, la destreza en el manejo y el conocimiento de
las novedades.
CLAVES PARA EL DIA A DIA
Para saber que trato se va tomar se pueden optar medidas importantes que
prestan gran ayuda.
1. En el sistema informtico hay que decidir cul va hacer la opcin de
preservacin de los documentos para ello hay tres posibilidades.
- Preservar la tecnologa. Tanto en hardware como software para as facilitar su
lectura.
- Eliminar la dependencia de una tecnologa concreta. Optando por utilizar
estndares esto se ha ido imponiendo, pero estos no son tan compatibles como la
teora.
- la tecnologa presenta soluciones intermedias que se incluye en muchas
aplicaciones. visualizadores que permiten leer los documentos.
2. Para darle un control intelectual a los documentos electrnicos fuera de tener
las mismas reglas que se tienen con el papel se deben tener otros datos como,
creacin, modificacin y borrado, aplicaciones, formato o cdigo, nomenclatura.
3. La organizacin lgica de unidades de almacenamiento como son los discos
duros o discos pticos.
CONCLUSION
Esta lectura nos pone a reflexionar mucho con respecto al futuro porque ya es
frecuente que todos los das aparezcan nuevas tecnologas en la informtica es
por ello que debemos estar preparados para saber darles un buen uso.

LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS COMO FUNCION
ARCHIVISTICA.
Documento electrnico es aquel por medio del cual se rene o se recibe
informacin en distinto soporte desde su iniciacin hasta su ciclo vital de una
actividad institucional o personal y cuenta con un contexto y una estructura.
Contenido: De lo que trata el documento
Estructura: El uso de encabezamientos y estructuras para identificar las partes
importantes del documento, utilizando cursiva, negrita.
Contexto: Entorno y la red de relaciones.
Los componentes caractersticos del documento electrnico segn L. Duranti, son:
1. Medio
2. Contenido
3. Forma fsica e intelectual
4. Accin
5. cuatro personas: (las entidades actuantes, autor, destinatario, redactor,
creador).
6. Vinculo Archivstico
7. Contexto
DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO CONVENCIONAL Y DOCUMENTO
ELECTRONICO
1. Registro y uso de smbolos: El documento tradicional los usa para mayor
accesibilidad mientras que el documento electrnico usa smbolos en una forma
que deben ser decodificados para su accesibilidad.
2. Conexin entre contenido y medio: El contenido de un documento tradicional
es inseparable del soporte, mientras que en el electrnico pueden ser separado y
enviado a otros soportes.
3. Caracterstica de la estructura fsica y lgica: Es el criterio ms importante y
sirve para demostrar su autenticidad, en cambio el documento electrnico est
ligado al hardware y software.
4. Metadatos: dato sobre dato, mientras que el documento electrnico carece de
ellos, David Bearman dice que los datos necesarios son seis para cumplir con los
requisitos.
4.1. Registro
4.2. Trminos y condiciones
4.3. Estructura
4.4. Contexto
4.5. Contenido
4.6. Historia del uso
ESTRATEGIAS PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Se deben basar en requisitos como: diseo, uso y conservacin de los
documentos implantado las siguientes fases.
1. Fase de diseo: Demostrando que el documento tenga fiabilidad, autenticidad,
integridad, accesibilidad, descripcin, seleccin.
2. Fase de utilizacin: Para que no haya ningn tipo de alteracin se debe utilizar
los siguientes requisitos. Interconexin, interrelacin, transferencia.
3. Fase de conservacin: Los documentos electrnicos conservan su
autenticidad utilizando la renovacin frecuente y la migracin peridica.


NIVEL ORGANIZACIONAL
En los documentos electrnicos existen tres grandes categoras.
1. Necesidades operativas habituales
2. Servir a la responsabilidad organizacional
3. Documentar la historia corporativa
NIVEL DE GESTION DOCUMENTAL
Es el nivel que le corresponde al ciclo de vida de los documentos con sus
respectivas fases.
Creacin en un entorno seguro, seleccin y disposicin de conjuntos
documentales, preservacin.
NIVEL TECNOLOGICO

Hay dos funciones relacionadas:
Electronic Document Management, ayuda a explotar la informacin ms eficaz y
soporta las necesidades de informacin de las operaciones inmediatas.
Electronic Records Management, gestiona la estructura de archivo corporativo,
clasificacin, seleccin y disposicin.