O uso de ferramentas administrativas para buscar melhores

resultados no Cartrio Cvel e Anexos na Comarca de Reserva-PR

Jos Cassiano Lucio (UEPG) cassiano_chicken@hotmail.com
Pedro Henrique Tadra (UEPG) neobless@hotmail.com
Cesar Eduardo Abud Limas (UEPG) uepg@interalfa.com.br
Resumo:
O presente artigo tem objetivo elencar tcnicas de Mtodos e Sistemas Administrativos
para possveis melhorias em rotinas e procedimentos, avaliar onde esto s falhas dos
processos e poder corrigi-los, eliminando atividades desnecessrias ou apenas
reorganizando o fluxo de informaes e execues forenses. Destarte que a princpio foi
realizada uma pesquisa exploratria, fundamentada em autores renomados da rea e por
fim tem se como estudo de caso, a aplicao em um cartrio Cvel e Anexos, na cidade
de Reserva PR. As rotinas e processos foram colhidos atravs de observao in loco,
atravs do autor do presente, que resolveu relatar e desenvolver este estudo, devido sua
observncia nas dificuldades encontradas para execuo das rotinas jurdicas. O
trabalho tenta solucionar problemas de ineficincia e dispor melhor as tarefas, para que
assim as pessoas possam dispor de tempo para apreender novos procedimentos e
enriquecer o circulo de trabalho, como tambm obter uma melhor logstica das
informaes e servios prestados. Com a utilizao das ferramentas proporcionadas pela
Administrao, consegue-se avaliar, definir pontos de melhoria. Conclui-se que a
Administrao est presente em vrios ramos de trabalho incluindo a rea do Direito, o
que alm de poder otimizar resultados, ajuda o servio pblico a atingir seus fins com
qualidade e eficincia na prestao de servios.
Palavras-chave: Mtodos e Sistemas Administrativos, processos, ineficincia, servio
pblico, qualidade.


The use of administrative tools to get better results in the Civil Registry and
Exhibits in the District of Reserves PR


Abstract:
The purpose of this article is to list techniques Methods and Management Systems for
possible improvements in routines and procedures, assess where are the failures of
processes and correct them, eliminating unnecessary activities or just rearranging the
flow of information and forensic plays. Thus the principle was performed an
exploratory research, based on renowned authors in the area and finally got it as a case
study, the application in a Civil Registry Office and Attachments in the town of Reserva
- PR routines and processes were collected through on the spot remark by the author of
this, we decided to report and develop this study, because its observance on the
difficulties encountered in the normal course legal. The work tries to solve problems of
inefficiency and have better jobs, so that people can afford the time to learn new
procedures and enrich the circle of work, but also get a better logistics and information
services. With the use of the tools provided by the Administration, it is possible to
evaluate, identify points of improvement. We conclude that management is present in
various lines of work including the area of Law, which besides it can optimize results,
helps the public service to achieve its goals with quality and efficiency in services.
Key words: Methods and Administrative Systems, processes, inefficiency, public
service, quality.

1. Introduo
O objetivo deste artigo elencar possveis solues para problemas presentes na rea de
Gesto Pblica tais como a logstica de trabalho e informaes, a desorganizao dos
setores e/ou departamentos e demonstrar aos servidores a importncia de procedimentos
administrativos.
Este estudo busca aprofundar os temas como o de resistncia mudana por parte dos
servidores pblicos em aceitarem e por vezes ficarem estagnados ou acomodados na
mesma funo, seja pela segurana a mais que existe no cargo pblico como tambm
em executarem as mesmas tarefas durante um longo perodo. Atentaremos tambm
sobre a disposio fsica dos materiais e informaes para possveis benefcios nas
maneiras de execuo das rotinas, visto que geralmente existe morosidade das
atividades quando no existe um fluxo definido para as operaes na organizao e em
seus diversos setores, ainda mais quando a atividade complexa e burocrtica.
Tendo em vista que estes defeitos podem acarretar em falta de tempo para que os
colaboradores aprendam novas funes, tenham uma viso holstica do seu ambiente de
trabalho e entendam como o processo funciona num contexto geral.
Para desenvolver este tema apresentaremos o conceito de estruturas organizacionais,
mtodos e sistemas, a relao que existe entre pessoas, tecnologia e processos, sobre
anlise e diagnstico, o que um funcionograma, fluxograma, QDT (Quadro de
distribuio de trabalho), PDCA, qualidade total e sua busca, os instrumentos
direcionados qualidade-eficincia-eficcia, layout, manuais e regulamentos,
formulrios.
Como ser discorrido sobre a atividade pblica, se faz necessrio falarmos sobre tal rea
tambm. Atualmente algumas gestes e fluxos nas atividades pblicas tm se tornadas
truncadas e deficientes, dificultando assim o melhor fluxo das tarefas e aprendizagem
por alguns fatores que num primeiro momento parecem simples, porm que fazem
muita diferena.
Torna-se til entender certos conceitos de organizao, fluxo, a maneira como as
informaes chegam, de que forma as mesmas so recepcionadas, questionar se existe
alguma pessoa especfica para tal processo e se est apta para a execuo daquela
atividade. Isso tem uma relao direta sobre a forma como a instituio est distribuda,
estruturada e se realmente h organograma e/ou fluxograma. Na gesto pblica e em
especial na rea jurdica os conceitos dos cargos e as hierarquias existem, como tambm
disponibilizado para os funcionrios os cdigos de normas, portarias, leis e tantos
outros documentos que regulamentam as atividades visando esclarecer o papel de cada
um. Mas isso realmente praticado? E de que forma uma atividade solucionada?
Mesmo que tenha atingido o fim que a tarefa exigia, ao considerarmos a forma como
isso desenvolvido tem grandes impactos se pensarmos ao longo de todo um
expediente, durante uma semana, ms e assim por diante.
O foco aperfeioar o tempo de execuo das tarefas comumente desempenhadas,
capacitando e identificando as pessoas que esto inseridas em tal expediente e, por
conseguinte desencadear outros possveis benefcios como: o melhor uso do tempo,
melhorar a forma como est sendo executado o servio, isso poder possibilitar um
tempo a mais para outros aprendizados, treinamentos e capacitaes que so
necessrias, visto que profissionais que ficam engajados apenas em algo mecnico, sem
muitas expectativas, podem acabar ficando desmotivados, limitados e sem ambies.
Fundamentao Terica
Primeiramente importante discorrer sobre a Gesto Pblica e os servidores inseridos
nesse ambiente, visto que o estudo abordar a prtica do cartrio jurdico na Vara Cvel
e anexos numa localidade do interior da regio dos Campos Gerais, Paran.
Segundo Matheson (2004, apud Schimidt 2012, p.16) para ocorrer uma melhoria no
desempenho dos setores pblicos, deve se atentar a formao e desenvolvimento da
equipes, com tica e qualidade no servio, necessita-se mudanas no perfil do servidor e
conseqentemente pode-se que este pensamento seja aplicado aos processos, com este
intuito desenvolvido este artigo abaixo.
As rotinas neste mbito existem com as suas subdivises, seus responsveis e quando
necessrio o servidor pode ter autonomia para tomar decises em determinadas
situaes entre outras coisas. Uma adequada sistematizao ou mesmo uma logstica
coerente com o fluxo das informaes e sua execuo bem estruturada, podem
fortalecer o funcionamento das rotinas desempenhadas, pois muitas vezes ao falar de
servio pblico, as pessoas remetem seus pensamentos sobre a Gesto Pblica como
morosos, burocrticos, negligenciados e outros adjetivos.
Na verdade, existe um conjunto de caractersticas dos servios pblicos que
condiciona a aplicao de alguns elementos da gesto privada neste contexto.
Assim, salientam-se, desde logo, a no existncia do objetivo de
maximizao do lucro, substitudo pela distribuio de benefcios de bem-
estar social aos cidados, sendo que os servios pblicos so em geral
gratuitos, tendo retorno atravs dos impostos, enquadrando-se num contexto
de concorrncia pontual e pouco significativa, longe da necessidade
constante da iniciativa privada de conquistar clientes. (CARVALHO, p.55,
2008).
Percebe-se que nem sempre a teoria praticada, o que literalmente fica apenas no papel.
Faz-se necessrio conhecer quem so os profissionais atuantes na organizao, objeto
do estudo, quais so suas competncias, experincias, o grau de instruo que possuem
para executar as tarefas e se realmente os funcionrios entendem o que est sendo feito,
o porqu de algo e assim obter a viso de um todo dessas tarefas.
Ressalta-se que o simples processo de desenvolver uma atividade com base no
ensinado, mas no compreendendo o porqu disso, nem sempre a melhor maneira de
resolver tal problema, porque o profissional poder ficar limitado e dependente de outra
pessoa, de manuais, entre outras coisas.
Na realidade jurdica e especificamente na rea Cvel, Famlia, Infncia e Juizado
Especial Cvel, as rotinas so diversas, cada autuao uma realidade, cada petio
uma forma de ser, ao mudar a natureza do processo jurdico, como por exemplo:
podemos identificar diferenas nos ritos entre autuaes de processos na rea da Famlia
e outro no Juizado Especial Cvel. Infere-se que alm de atividades distintas, as pessoas
tambm so mpares na sua forma de ser, pensar, aprender e o prprio fazer.
Estruturar uma rotina de tarefas, capacitar os profissionais e buscar um dinamismo no
dia a dia forense, so formas de viabilizar um melhor fluxo na execuo dos servios,
bem como acomodar e distribuir melhor o espao fsico, instigar o servidor a estar
receptivo a novas mudanas e como isso, agregar um melhor desempenho com solues
de logstica de servios e/ou informaes, criando uma rotatividade dessas prticas
cotidianas de cartrio para que o conhecimento no fique restrito a apenas um
profissional.
Sertek (2011, p.50), sobre uma melhor administrao menciona:
Assim, temos uma conjuntura que tende para o pluralismo das organizaes
(com respeito s opes e crenas do cliente); para uma crena na
necessidade da constante transformao e assimilao de novas estruturas,
demandas e concepes (viso de mundo), incluindo a reestruturao do
prprio ambiente de trabalho, que deve atender de modo satisfatrio ao bem
estar dos funcionrios e dos clientes. Todos esses aspectos, no esqueamos,
precisam ser levados em conta na elaborao das estratgias, para que a
organizao opere com maior competitividade e se torne lder em seu
segmento.
Pode-se adaptar a nomenclatura lder na citao acima por referncia, visto que o
setor Pblico no visa o lucro de capital como as empresas e organizaes privadas em
geral. O foco o melhor atendimento ao pblico e ao bem comum, ligados ao rgo
Estadual ou Federal, Municpios atravs de seus representantes que podem ser os
prprios servidores e entidades pblicas como tambm algumas empresas particulares,
que prestam servio pblico.
Ao adotar uma logstica que facilite todo um trabalho de expediente forense, a inteno
alm de otimizar o tempo de trabalho, de aprendizado, de atendimento e economia
processual em suas diversas facetas tambm poder se tornar uma referncia ou modelo
dessa estrutura, pois ao se aplicar em outras reas que executam atividade jurdicas,
fazendo-se as adaptaes necessrias, visa sempre esse o propsito de facilitar a
rotatividade de informaes para melhor capacitar e solidificar o conhecimento de cada
servidor pblico.
Para tanto, precisamos de ferramentas para diagnosticar e avaliar a realidade dos fatos,
por conseguinte executar os planos estratgicos na gesto pblica. No mbito
administrativo e de negcios existe uma ferramenta que ajuda a explicitar e controlar
isso, que se chama PDCA, o qual se ilustra na figura abaixo:

Figura 1. Ciclo PDCA
(Ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming)
Sertek (2011, p. 78) menciona essa ferramenta como algo especfico e h muito
utilizada nos cursos de Administrao, pois todo o processo parte dela. Para Oliveira
(2004, apud Sertek, 2011, p.78), o planejamento pressupe a necessidade de um
processo decisrio que ocorrer antes, durante e depois de sua elaborao e implantao
na empresa, e consiste em visualizar o futuro e procurar mensur-lo (medi-lo).
Infere-se pela ferramenta PDCA que definir as metas primordial, neste caso, redefinir
a logstica e at conceitos pr-definidos do fluxo das atividades em cartrio, conduzindo
a forma como sero redistribudas as informaes e executada as tarefas. Em seguida,
reeducar as pessoas a praticarem isso e treinando-as para esse fim. Chegando o
momento da execuo a hora de avaliar o que foi proposto, como est acontecendo na
prtica, para visualizar com mais preciso e veracidade o contexto, ratificando alguns
pontos e corrigindo outros.
A partir dessa anlise, de como est se desenvolvendo a prtica, d-se continuidade para
a fase de verificao de resultados, que diagnosticar e extrair os resultados das fases
anteriores e posteriormente atuar corretivamente.
Outra ferramenta administrativa o funcionograma, derivado do organograma
(representa a estrutura hierrquica da empresa), esse tem como objetivo de elencar em
seu corpo as atribuies dadas aos setores da organizao:
Aps sua correta estruturao, podemos extrair algumas concluses de grande
relevncia, como:
As tarefas so executadas em sua totalidade. O servio pblico, em boa parte dele,
encontra-se carente de mo de obra e pessoas para suprirem toda a demanda que
gerada, pelas mais diversas necessidades, de segurana, de sade, de justia entre
outros.
Por vezes alguns servidores, como no caso da justia que o abordado neste trabalho,
podem acabar acumulando funes e praticando muito mais do que o atribudo no
estatuto e normas para aquela funo. A carga excessiva de trabalho tende a dificultar
que todas as atribuies sejam realizadas e mesmo quando so realizadas, as condies
para erros e falhas podem ser maiores, onerando tanto o trabalho do servidor, sua sade
como tambm das pessoas que necessitam desse servio.
H dois setores exercendo o mesmo trabalho? Importante definir o que cada um ir
executar, na realidade do cartrio em questo, o volume de trabalho de fato grande,
duplicidade dificilmente seria gerada, o fato real a necessidade de se contratar novos
servidores, seja para a realidade que existe hoje nas rotinas judiciais como para o futuro
o qual est propenso a ocorrer mudanas, pela informatizao dos processos, leis,
normas e por a adiante.
As atividades principais de cada cargo esto sendo executadas pelo cargo definido, tem
um equilbrio na distribuio das tarefas? O desequilbrio acontece, pois como citado
em itens anteriores, o volume de servio inversamente proporcional ao nmero de
pessoas e processos que entram em cartrio. Por hora, como independe dos servidores
da secretaria o chamamento de novos profissionais, o que da alada de instncias
superiores, cabe tentarmos amenizar o impacto que isso gera no dia a dia. O sugerido
at aqui realinhar o que atualmente feito atravs de uma rotatividade de tarefas da
semana para que todos tenham a oportunidade de presenciar e fazer determinado
ato/tarefa.
Percebe-se que um profissional que fica de frente ao balco est mais vulnervel a
atender os clientes, advogados, recebendo papis, correio, informaes, carga do juiz, o
que impede de ter mais tempo ou oportunidade de aprender outras tarefas e deter mais
conhecimento. A rotina em si no permite que se dispenda um momento para isso e
literalmente as coisas vo acontecendo. Contudo, ao longo do tempo podemos ser pegos
de surpresa ao no saber responder algum questionamento vindo de algum superior
(analista, juiz, promotor) ou outra pessoa o que pode levar a um grau, mnimo que seja
de impotncias, constrangimento ou outro adjetivo qualquer porque depende muito de
cada indivduo.
Assim, desenha-se um novo quadro operacional, no qual se privilegia o
ensinar ao aprender, bem como o feedback, o autocontrole dialgico
(dilogo entre os membros da equipe), sem que isso represente a eliminao
da estrutura hierrquica e sua substituio pelas estruturas em rede, mas, sim,
o emergir de novos valores e fatores na escala de poder das organizaes, de
novas concepes (Llano, 1996, p. 108 apud Sertek p.199).
Ento, deixando todo o trabalho disponvel para todos, para que realmente circule as
informaes, sejam elas reorganizadas e coordenadas respeitando cada hierarquia e
profissionais de cada funo especfica, seria uma sugestiva ferramenta para amenizar e
at solucionar alguns problemas, contudo poderia facilitar um processo de
aprendizagem.
Com base no Funcionograma, pode-se redefinir as atribuies de cada setor
da empresa.
Igualmente importante que os funcionrios assimilem a atribuio
corretamente, convergindo, funcionrios e responsveis pelo setor, para o
mesmo objetivo. (PEREIRA; CARVALHO; MOREIRA; AMARAL, 2009,
p. 4).
O fluxograma por sua vez responsvel por representar a direo das aes, onde por sua
vez esto envolvidos documentos, pessoas e informaes.
Atravs desta ferramenta podemos observar a destinao de tempo, de conhecimento, de
recursos. Ao ter conhecimento dessas informaes fica fcil, de maneira clara e mais
objetiva identificar possveis falhas no processo, possveis desperdcios, transformando
a linha de execuo de uma tarefa muito mais rpida e sem propenso ao erro. Com esta
ferramenta agregada junto com o ciclo PDCA, comentado anteriormente, pode-se ter
um acompanhamento continuo na execuo das tarefas, minimizar os erros e trabalhar
com o melhoramento e aperfeioamento contnuo.
O fluxograma representado por smbolos onde cada um expressa a sua ao dentro de
um processo o que facilita o entendimento, assegurando que flua o expediente do
trabalho. Com ele busca-se aperfeioar o tempo para operaes diversas que se faam e
ao estrutur-lo importante que as informaes sejam reais, mesmo que sejam com
falhas, pois alguns pontos logo se identificam ao desenh-lo, visto que para isso que
ele existe: reconhecer o que est ocorrendo na prtica. Chiavenato (2001, p.263)
menciona que:
Fluxogramas so grficos que representam o fluxo ou sequncia de
procedimentos e rotinas. So grficos descritivos e dinmicos que descrevem
analiticamente as tarefas ou operaes executadas, seja por rgos ou por
ocupantes de cargos. Indicam a sequncia do processo envolvido, as unidades
envolvidas e os responsveis pela sua execuo, permitindo a visualizao de
eventuais atividades desnecessrias, que podero ser abreviadas, canceladas
ou distribudas em outras atividades relevantes.

Para que atinja o fim definido pelo fluxograma, sua elaborao deve envolver tudo o
que ocorre no cartrio, de que forma as atividades funcionam e ilustrando isso desde o
seu incio at a ltima etapa. Para tanto ter o maior nmero de informaes sobre o que
se quer fundamental, saber o que preciso fazer e como devo fazer, quando, o tempo
previsto, o(s) objetivo(s) e at por quem isso vai passar, so algumas das perguntas e
dados que vo tornar mais consistente essa ferramenta.
Essa coleta de informaes pode ocorrer de varias formas: com o lder/chefe do seu
departamento, pelos prprios colegas de trabalho que executam o mesmo que voc ou
paralelamente a isso.
Entender como funciona o processo num contexto geral (de quem vem e para onde vai)
ajuda a enxergar as pessoas a quem se deve perguntar e em seguida mapear os dados
coletados.
Assim como no processo de planejamento, a aquisio de dados de entradas definir nas
ferramentas que forem utilizadas qual a minha situao atual e como poderei retific-
las. Dados de entrada so informaes sobre o presente, passado ou futuro do ambiente
externo e dos sistemas internos da organizao. Os dados de entrada mostram
necessidades, ameaas, oportunidades ou uma situao com a qual voc ir lidar.
(MAXIMIANO, 2010, p.118).
Abordaremos agora o QDT - Quadro de Distribuio de Tarefas - onde est organizada
e elenca toda designao de servio e o funcionrio responsvel, importante para
observar se no h colaboradores/servidores com muita carga de trabalho e outros com
pouco ou quase nenhuma, um bom QDT auxilia no desenvolvimento social, pessoal e
profissional, tendo em vista que se no h a sobrecarga de servio todos ficam mais
satisfeitos e abrimos espao para adquirirem novos conhecimentos e novas aptides.
O QDT tende a um equilbrio estrutural no sentido da distribuio
equivalente, na definio da carga de trabalho de cada agente e na verificao
da qualidade, o rendimento, a eficincia e a eficcia da produtividade de uma
unidade ou rea em estudo. (PREV, 2006, p.67.)

Para Simcsik (2001, apud Prev, 2006, p.67), um QDT representa a distribuio de
trabalho e traz como objetivos principais uma equilibrada utilizao de recursos a partir
de uma distribuio aproximada de atividades, visando obter resultados equilibrados.
Chinelato Filho (1999, apud Prev, 2006, p.68) observa os principais
aspectos que norteiam a utilizao deste instrumento, para obter informaes
sobre:
Identificao do tempo que cada atividade utiliza em deter- minada
unidade;
Redistribuio das atividades, por importncia, para melhor uso do
tempo;
Eliminao de determinadas atividades ou fuso com outras j
existentes;
Ordenamento das atividades segundo o grau de importncia;
Coerncia entre o grau de formao do agente executor e a
importncia da atividade executada;
Possvel execuo em duplicidade de algumas atividades ou parte
delas, em uma mesma unidade;
Carga de ocupao devidamente distribuda, entre os agentes, bem
como verificao da ociosidade;
Aproveitamento da capacidade de seus agentes, distribuindo
atividades segundo a formao e habilidades para um eficiente
desempenho; e
Outros aspectos que justificam estudos nessa direo.

O escopo de representar um quadro com essas informaes colhidas est em saber quem
faz o que e com qual intensidade na execuo, podemos dizer que o QDT uma
maneira slida onde posso confrontar as informaes e acaba tornando-se uma
ferramenta de grande importncia estratgica, devido que atravs dela trago o equilbrio,
no que, diz respeito s atividades da organizao. (PREV, 2006, p.73).
Aps ter a observncia do Quadro de Distribuio de Tarefas completo, ou seja,
observar quais pessoas est executando quais tarefas, se torna necessrio o
direcionamento do foco para o layout que a disposio fsica dos elementos que
contribuem para o sucesso da tarefa, ao observamos essa pequena ferramenta talvez no
demos tanta importncia em uma repartio, o que pode se tornar errneo atravs do
layout bem executado podemos colher o mximo de ganhos referente execuo do
proposto.
Arajo (2006, apud Prev, 2006, p.92) considera que o arranjo fsico deve ser
estrutura- do a partir de um estudo planejado de sistema de informaes, que
permita se relacionar com a distribuio de mveis, equipamentos e agentes.
Por isto o layout se define pela posio que viabiliza, em um determinado
espao fsico, a realizao das atividades e o fluxo de agentes e de materiais.
A importncia do layout bem executado est no sucesso, dificuldade ou at mesmo
fracasso do servio, da tarefa, e quem sabe da organizao. Uma falha neste processo
pode acarretar tanto dificuldade na realizao com trazer danos intrnsecos para o
ambiente, ou seja, pode acarretar em pessoas desmotivadas ou revoltadas com aquela
situao influenciando assim no QDT com ineficincia e consequentemente acmulo de
tarefas.
Um espao e ambiente de trabalho bem organizado e distribudo, ainda mais quando
existe um grande nmero de informaes, processos (que tendem a ser extintos com o
tempo com o advento dos meios digitais), pode se tornar de relevncia considerar tal
layout, pois ele traz vrias economias, como de tempo, esforo fsico, realizao do
trabalho e o desgaste fsico podem ser amenizados, alm do que visualmente bom
estar trabalhando num lugar bem disposto com as ferramentas de expediente como
tambm para o prprio pblico, clientes/pessoas que utilizam os bens e /ou servios da
referida estrutura.
No meio jurdico no muito diferente a questo de formalidades exigidas por diversas
empresas do ramo privado e nisso destacamos tambm o papel de formulrios. Eles tm
sua importncia e nos acompanham desde o nascimento e por a adiante. Preenche aqui,
cadastra ali, completa a ficha de l e assim segue para os mais diversos fins: registro
civil, concesso de crditos, planos de sade.
Todos esses formulrios constituem um processo, que dado como exemplo o registro
de nascimento de uma criana, tem-se um primeiro processo de identificao da pessoa
que acabou de nascer, que se inicia no hospital e acaba com a obteno da certido de
nascimento. Os formulrios, portanto, constituem parte integrante de um processo.
(DASCENO, 2010, p.136).
Ainda DAsceno (2010, p. 137) conceitua formulrios como um documento, com
campos pr-impressos onde so preenchidos os dados e as informaes, que permite a
formalizao do fluxo das comunicaes nas organizaes..
Na prtica de cartrio, os formulrios esto presentes na rotina forense, seja para carga e
devoluo de processos para advogados e estagirios autorizados, ou mesmo para
controle de outras informaes que so necessrias serem registradas e se no existem
certos controles, percebido certo transtorno naquele momento, mas que precisa ser
resolvido. Um formulrio simples do correio, por exemplo, ajuda a rastrear uma
remessa de um documento importante que o juiz gostaria de saber quando foi expedida,
a previso de chegada e puder assim, definir suas prioridades e atividades.
Ento a falta ou aplicao errada de formulrios pode tanto trazer danos como tambm
ser uma burocracia desnecessria.
Os objetivos e propsitos dos formulrios so por DAsceno (2010, p. 138) citados
abaixo:
- documentar e centralizar as informaes que tramitam em um
processo: os formulrios, como agentes catalisadores das informaes que
so transmitidas interna e externamente empresa, permitem a
documentao de forma ordenada e centralizada dessas informaes, visando
a sua localizao e recuperao imediatas;
- agilizar o fluxo das informaes de um processo: uma vez simplificados
e racionalizados, os formulrios permitem a agilizao do fluxo das
informaes que tramitam em um processo, orientando seus circuitos lgicos
de modo que cada usurio possa contar com a informao de que necessita
em tempo hbil;
- reduzir custos operacionais: devidamente adequados e projetados de
acordo com as necessidades da organizao, os formulrios permitem a
reduo dos custos do processo no qual tramitam e dos respectivos custos de
manipulao, uso, arquivamento, utilizao de papel e impresso;
- padronizar informaes e procedimentos: os formulrios possibilitam a
padronizao das informaes e dos procedimentos de um processo,
permitindo no s o controle mais efetivo, como tambm melhor tratamento
e visualizao dos dados e informaes;
- formalizar operaes de carter legal: os formulrios permitem o
cumprimento de aspectos legais e fiscais que agregam valor jurdico s
transaes da empresa.
Pode ser destacada a importncia dos manuais, que na rea jurdica em questo, esto
sempre presentes. Os manuais servem para nortear as atividades a serem
desempenhadas, respondendo questes comuns para um novo servidor, apresentando os
conceitos necessrios que para o mesmo desempenhe suas atividades, tenha uma viso
geral do que deve ser feito, como executar, de que forma, tempo e as variveis que se
mostrarem necessrias com cada realidade, tudo isso visando certo padro de
pensamento, aes, ajudando tambm em posteriores consultas (tira-dvidas), podendo
evitar ou mesmo minimizar erros.
No TJ-PR os manuais existem em incontveis nmeros, a quantidade de informao,
portanto grande, assim como, o volume de processos, as complexidades que envolvem
cada secretaria do frum, enfim... Aprender e saber todo um manual so tarefas rduas
que decorrem tempo.
Manual o conjunto, ou coleo sistemtica de normas, diretrizes, polticas,
objetivos, instrues e orientaes que indicam para todos os funcionrios da
organizao o que deve ser feito, como, onde, quando, quem deve fazer e por
que feito. (DASCENO, 2010, p. 152)
Metodologia e Mtodo
O presente artigo realizado por meio do mtodo indutivo, que aborda do particular
para o geral, segundo VERGARA (2003, p.12) mtodo uma maneira logica de
pensamentos. Sendo assim, uma pesquisa aplicada onde procura estudar e resolver
possveis problemas reais, no caso em questo em um frum da Comarca de
Reserva/PR.
uma pesquisa qualitativa, devido que existe uma relao dinmica entre o mundo real
e o problema, geralmente o pesquisador utiliza com ocorrncia o mtodo indutivo.
Quanto ao seu objetivo a pesquisa exploratria, porque tm como objetivo
proporcionar maior familiaridade com o problema, com vistas a torn-lo mais explicito
ou a construir hipteses (Gil, 2002, p. 41), para enriquecimento do contedo foi
realizado um levantamento bibliogrfico, que desenvolvido com base em autores, por
meio de seus livros, artigos e obras, coletado algumas informaes com pessoas
relacionadas/conhecedoras do problema pesquisado e observaes.
E por fim ressalva se que um estudo de caso, uma modalidade usada com frequncia
nas cincias sociais, onde o autor faz o estudo exaustivo de um ou mais fatores sendo
que propicia ao autor amplo e detalhado conhecimento.
Avaliao e Discusso dos Resultados
Este artigo teve como objetivo propor uma melhor administrao dos recursos humanos
e materiais existentes dentro da realidade jurdica, neste caso no Frum de Reserva-PR
na Secretaria Cvel e Anexos. Tais ferramentas administrativas discorridas no artigo
podem ser aplicadas em outras Comarcas da regio, mas adequando-se as realidades
existentes, as deficincias que podem existir e customizando o estudo abordado.
Quanto execuo das atividades pblicas pelos servidores do Cartrio, infere-se que
por serem geralmente os servios pblicos gratuitos, de grande relevncia considerar
os valores ticos e morais para atingir o fim maior que o bem estar dos servios
prestados aos cidados, amenizando os rumores de tal atividade ser negligente, corrupta
e indiferente com seu cliente.
Em seguida salientam-se os benefcios que a transformao no trabalho pode trazer,
atravs de novas ferramentas de execuo das atividades, uma nova forma de enxergar o
trabalho bem como elaborar estratgias para o expediente forense, visando aperfeioar
os trabalhos praticados, buscando garantir maiores conhecimentos por parte do pessoal e
refletindo isso aos clientes diversos que participam desse processo.
Para otimizar os resultados, ferramentas administrativas foram apresentadas para
formalizar um mtodo, evitando empirismos, citando como exemplo o PDCA, que um
instrumento que traz desde o planejamento de metas e formas de atingir o objetivo at a
anlise dos resultados e agir corretivamente (se necessrio). Ainda sobre ferramentas
administrativas, o funcionograma facilita o entendimento do que cada pessoa
responsvel por fazer concomitante com o QDT e o fluxograma visando estruturar as
atividades por meio de simbologias e visualmente facilitando o entendimento de
atividades que por vezes esto todas concentradas em manuais e formulrios enormes
que dificultam e/ou mesmo so maantes para se aprender.
Quanto aos ltimos meios de facilitar os trabalhos forenses, verificou-se que um bom
layout ajuda a fluir tanto um fluxo de pessoas dentro de um ambiente, como tambm
viabiliza a utilizao de menos esforos para execuo de alguma tarefa, economizando
tempo e direcionando as energias de maneira mais rentvel possvel ao usar da melhor
maneira os materiais disponveis e j existentes na realidade em questo, trazendo um
feedback positivo para o lder da Secretaria.
Concluso
Atravs de uma linguagem simples, com ferramentas presentes no dia a dia, elencadas e
explicadas de forma clara, constata-se que vivel gerir um negcio pblico, em
especial a Secretaria Cvel e Anexos de Reserva, com as ferramentas que a
Administrao nos dispe. interessante ressaltar que pelo simples fato do estudo ser
voltado para o ramo jurdico, isso por si s no exclui a presena que a Administrao
tem-nos diversos ambientes e rotinas de trabalhos, mas que com disciplina, empenho,
rotinas, registrando as informaes relevantes da realidade diria e mensurando o que se
deseja, at quando se almeja tal meta, de que forma alcan-la, com a participao de
quem e tantas outras variveis envolvidas nessas rotinas de trabalho do servio pblico
e tambm privadas, podemos fazer grandes mudanas tanto para o mbito profissional e
estender isso para os usurios do nosso servio.
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Cidado. Tese submetida para obteno do grau de Doutor em Cincias Empresariais. Disponvel em:
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