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Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)

23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)


www.documentalistas.org

EL PAPEL DEL ARCHIVISTA: DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS


A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

Autora: Dolors Visa

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN:

Tradicionalmente hemos representado un papel “pasivo” frente a los


documentos y ante la sociedad, hemos sido los grandes “curadores” de todo
aquello que se nos ha dejado bajo nuestra guarda y custodia, pero la aparición
de la sociedad de la información nos ha empujado a nuevos planteamientos
profesionales.

Ante las nuevas tecnologías hemos mostrado una lenta capacidad de


reacción y además no hemos conseguido demasiado consenso profesional, las
posturas arcaicas de mantenernos en el lugar tradicionalmente asignado nos
ha conllevado el enfrentamiento profesional con otras disciplinas, mas cercanas
a las nuevas tecnologías y obviamente una perdida de terreno en el desarrollo
profesional.

Debemos aceptar que nuestra formación académica no reflejaba las


necesidades del mundo en que deberíamos desarrollarnos profesionalmente,
mientras nos preparábamos con la paleografía y el latín, la sociedad nos
demandaba la aplicación de las nuevas tecnologías ante uno de los problemas
más imprevistos y acuciantes; el incremento en progresión geométrica de la
documentación en papel.

La aparición de las nuevas tecnologías alimentó el sueño de muchos


administradores y gestores: la desaparición del papel, el computador aparecía
como el ángel de liberación, siendo más que evidente después de varias
décadas de nuevas tecnologías que por ahora sigue siendo un sueño
imposible, pero lo que es más grave, es que las nuevas tecnologías no solo no
han eliminado el papel de nuestros escritorios, sino que lo ha multiplicado
exponencialmente.

Ante esta realidad inaplazable, todas las administraciones tanto públicas


como privadas han demandado soluciones y ahí han aparecido nuestros más

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hábiles competidores, ingenieros de sistemas y documentalistas, ofreciendo


toda suerte de soluciones, ante clientes que desconocen el papel del archivista.

La solución que demanda nuestra sociedad, esta basada en dar


respuesta a la liberación del voluminoso papel y sobre todo, no hay que
olvidarlo, en poder dar respuestas a las necesidades de información de
cualquier institución.

A partir de estas necesidades, nuestra obligación está en dar respuestas


y empezar a modificar hábitos; si hasta ahora, habíamos actuado al final del
proceso, “recogiendo” la documentación, era el momento de empezar a trabajar
desde el principio, actuando sobre los “productores” de documentos,
verdaderas legiones de funcionarios, que hicieron de la copia y la multicopia un
deporte habitual.

Si además nuestro papel estaba tradicionalmente ligado a la


administración pública, debíamos plantearnos nuestro desarrollo profesional
delante de empresas que necesitaban de nuestras habilidades y
conocimientos, sin olvidar que la modernización de las instituciones públicas ha
llevado a aplicar conceptos de eficacia y eficiencia para mejorar la respuesta al
ciudadano en naciones donde el derecho de éstos es una máxima democrática.

Estos principios de eficacia y eficiencia, se unen a unas máximas


aplicables tanto a la administración pública como privada, la excelencia y la
calidad de los productos tanto si son bienes o servicios.

Para llegar a dar respuestas eficaces y eficientes debemos conocer a


fondo el amplio mercado que tenemos frente a nosotros; y no me refiero
únicamente a realizar estudios de mercado, sino conocer como actuar en este
nuevo panorama, es necesario saber evaluar diferentes parámetros tales como
volúmenes generados, flujos de trabajo (workflow), costes, tiempos invertidos,
soportes utilizados, etc....

Evidentemente, que nuestra formación tiene deficiencias pero no por


ello, dejaremos de hacer lo que sí sabemos hacer, es necesario pues que no
nos rindamos frente a retos que son subsanables con una adecuada “alianza
estratégica” con otros profesionales, esencialmente con el departamento de

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sistemas, se trata de que ambos profesionales se complementen en una tarea


única, la organización y el buen desarrollo de un sistema de gestión
documental para dar respuestas adecuadas a las entidades u organizaciones
que requieran de soluciones.

Para poder ofrecer resultados tenemos que utilizar tanto en el


diagnóstico como en la aplicación del sistema, métodos de planificación
estratégica (DAFO: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) y
demostrar que nuestra mejor fortaleza es hacer nuestro trabajo; recoger,
clasificar, ordenar y responder adecuadamente a las necesidades de búsqueda
de información.

UNA ALIANZA ESTRATEGICA: ARCHIVISTA-EMPRESA

Desde el inicio de nuestra profesión nos hemos vinculado


inexorablemente a la administración pública, por la necesidad de salvaguardar
la memoria histórica y defender las funciones de los diferentes poderes en base
a la demostración escrita, efectivamente seguimos siendo garantes de
derechos y deberes, pero nuestra habilidad tiene un mercado más amplio y que
nos demanda con más insistencia.

Las máximas que rigen a la empresa privada son, esencialmente, el


pragmatismo y la obtención de resultados, de entrada, los planteamientos
historicistas no están contemplados, su inquietud esta basada en la inmediatez,
sobretodo a la hora de tomar decisiones y obtener respuestas para adelantar
actuaciones estratégicas y dar respuesta a requerimientos de clientes y
administraciones. Si los archivistas estamos en condiciones de dar respuesta a
estas necesidades, sin importar como se nos denomine; gestores de la
información, asesores documentales o archivistas como tal, podemos ocupar la
franja de mercado laboral que nos corresponde, atendiendo a nuestras
habilidades.

Creo firmemente, que nuestro primer paso en este camino es la


consultoría. Nuestro colectivo, en muchas ocasiones se ha visto limitado por el
hecho de “exigir” la contratación de un profesional en planta, pero si queremos

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desarrollarnos como a profesionales en nuestro campo, debemos contemplar la


posibilidad de actuar como profesionales externos, algo tan habitual para otras
disciplinas como el marketing, el derecho, las finanzas o los expertos fiscales.

La experiencia demuestra que las empresas recorren a nosotros, cuando


se enfrentan, a lo que a mi me gusta llamar “el estado crítico” de ciertos fondos;
la superproducción de papel y la falta de seguridad en conservar la información
decisiva para la empresa hace que se planteen buscar soluciones donde sea,
incluso soluciones únicamente informáticas, debemos intentar convencerles
que nuestro trabajo va más allá.

Andersen Consulting, afirmaba ya en 1993, el peligro que suponía


aplicar “soluciones únicamente informáticas”, a problemas documentales sin la
asesoría de un gestor de la información o archivista, ya que demostraron que
“automatizar la ineficiencia, significa inevitablemente, mayor ineficiencia”

La reingeniería de procesos y las teorías para la simplificación de


trámites de los records management norteamericanos nos han ayudado a
normalizar y a teorizar parte de nuestro trabajo, sacándonos de la imagen
ancestral del archivo y aplicando técnicas de marketing para reposicionar
nuestra profesión.

Ante estas necesidades de empresa, nuestro primer paso es la auditoria


de procesos, aplicando las teorías archivísticas, procedencia documental,
conocimiento del organigrama y sus funciones, marco jurídico de la
organización y la legislación que les afecta, conocimiento del negocio y
sobretodo, estándares de calidad que se pretenden.

Si a este estudio le sumamos el conocimiento de los productores


documentales y quienes son los usuarios de la información, tendremos todos
los elementos necesarios para un buen planeamiento de las actuaciones.

Una vez detectadas las deficiencias, hay que iniciar las un plan de
trabajo con actuaciones determinadas, es importante no caer en la teorización
archivística, hay que ofrecer soluciones reales a problemas reales. Las
reuniones periódicas con los altos niveles de la organización nos permitirán
conocer los fondos “críticos” que necesitan una actuación inmediata, no hay

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que olvidar que nuestro trabajo es esencialmente pausado, pero hay que
conseguir fomentar la idea de que se esta trabajando en ello, y además lograr
de las directivas que se nos facilite el trabajo con los funcionarios, planteando
nuestra “intromisión” como una solución a sus problemas de organización
documental.

No hay duda de que debemos actuar inmediatamente en los fondos mas


críticos, pero sin dejar de lado el trabajo global para definir un sistema de
gestión documental, que afecte a toda la administración del negocio, no se trata
de “apagar fuegos”, se trata de ofrecer soluciones a los problemas
documentales a medio y largo plazo y para ello es necesario estudiar y conocer
los flujos de trabajo (workflow), hacer seguimiento de los mismos y detectar las
distorsiones que impiden un trabajo ágil y eficaz y sobretodo localizar los
problemas que hacen que las respuestas a las búsquedas de información se
ralenticen o se conviertan en inexistentes.

Nuestra habilidad como gestores de la información debe consistir no solo


en detectar deficiencias e inconsistencias en la producción documental, sino
conseguir la colaboración de otros departamentos, especialmente sistemas que
nos aportarán datos, información valiosa y soluciones reales para la
planificación de actuaciones, actuaciones que se harán en colaboración
estrecha con los ingenieros de sistemas o de procesos, si los hay.

Como asesores debemos ofrecer propuestas viables y sustentadas


económicamente en función del ciclo vital de los documentos, debemos
presentar soluciones para los diferentes problemas que pueden tener las
organizaciones, desde el momento en que nace un expediente, hasta el acceso
del mismo, debemos diseñar una arquitectura donde la información sea muy
abierta para facilitar la búsqueda de respuestas, pero debemos hacer hincapié
en la necesidad de salvaguardar la documentación restringida, consultada y
operada por determinadas unidades.

Nuestro proyecto debe favorecer la economía y la eficacia al servicio de


la organización, aportando además la reducción de costes, fruto de la mejora
en la producción y organización documental, debemos ser ambiciosos en los
resultados que vamos a obtener, nunca pretender la necesaria inversión en el

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archivo, como premisa inicial para desarrollar las actuaciones previstas, dichas
inversiones suelen hacerse a partir de los primeros resultados obtenidos
(reducción de costes) y no a priori.

La elaboración del cuadro de clasificación y las tablas de retención serán


las herramientas que aportan la seriedad necesaria dentro de las estructuras
organizativas, muchas veces, sino en la mayoría, les supone una “grata
sorpresa” la racionalización del problema documental, especialmente por lo que
les supone en términos de planeación estratégica y en economía de costes a la
hora de salvaguardar la documentación esencial de la que es perfectamente
eliminable.

Para determinar el “valor documental” es necesario la creación del


Comité de Archivos, aunque sea “ad hoc”, y de nuevo convocar a las altas
instancias de la organización, siendo la interrelación con el departamento
jurídico absolutamente imprescindible, pero todos los productores de la
información están involucrados, para evaluar las series documentales, no sólo
para conocer como se generan y desarrollan, sino para determinar su
conservación, tiempo y condiciones. No hay duda de que es un momento
excelente para que los diferentes responsables tomen conciencia de la
“magnitud de la tragedia” a que se enfrentan, tanto en volumen documental,
como en esa absurda voluntad de conservar gran número de documentos que
han perdido toda su vigencia y tan sólo son; basura.

Ante esta “vorágine” de producción documental, nótese que no hago


referencia a los diferentes soportes, que son capitulo aparte, pero que se
incluyen en el concepto producción documental, se impone una racionalización
de dicha producción y para conseguirlo es necesario la implementación de un
manual de procedimientos que afecte a todo la estructura organizacional.

La aplicación de un manual se hace aún, mas acuciante, si cabe, ante la


dispersión física de las oficinas productoras y es ahí donde queda demostrado
que nuestra actuación debe iniciarse desde el principio de la producción, sino,
nuestra efectividad delante de verdaderas legiones de productores, ayudados
de impresoras, fotocopiadoras y multicopiadoras, se verá absolutamente
mermada en los resultados.

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Es necesario redactar y aplicar un manual de procedimientos para todas


las unidades, responsabilizar a los productores y supervisar los procesos una
vez instaurados, reglamentar las transferencias al archivo inactivo y los
préstamos internos y externos, aumentando así nuestro prestigio profesional y
los estándares de calidad.

La aplicación de sistemas de gestión de calidad en las organizaciones


en general, y en las actividades en particular, es hoy en día, un paso obligado,
para disponer de una metodología contrastada y coherente en la mejora
continua de la eficacia y la eficiencia de los procesos que se llevan a cabo.

Es necesario desarrollar la cultura de la calidad total, estableciendo los


principios básicos de orientación al cliente, planificación, procesos, gestión y
mejora continua, para que una vez implantado y adaptado a los estándares de
las empresas, se puede realizar el necesario seguimiento de los indicadores de
eficacia y eficiencia.

LOS SERVICIOS EXTERNOS (OUTSOURCINGS)

En estos últimos años, han aparecido en el mercado, una gran cantidad


de empresas que se dedican esencialmente al bodegaje de papel,
evidentemente que muchas de ellas, ofrecen otro tipo de servicios vinculados al
trabajo del archivista propiamente. Ciertamente, no nos cabe ninguna duda
entre profesionales, que muchos son advenedizos y no tienen ninguna
formación profesional para adelantar ciertos tipos de trabajo, pero otras han
desarrollado el negocio incluyendo entre sus profesionales a archivistas e
ingenieros y han conseguido dar un esmerado servicio al cliente, que incluye
digitación, digitalización y préstamo prácticamente las 24 horas al día, todos los
días del año.

Pero una vez constatado cierto “intrusismo” en la profesión,


aprovechemos la parte positiva, que efectivamente tienen; estas empresas han
tenido un éxito más que considerable, porque han conseguido liberar a las
organizaciones de una constante pesadilla; las cantidades ingentes de papel en
oficinas que representan un elevado coste urbanístico y un riesgo de seguridad

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en caso de incidente en las oficinas principales. La solución por parte de estas


empresas es el traslado de toda la documentación a suelos industriales, mucho
más asequibles por m2. y un adecuado servicio al cliente.

Nuestra postura como profesionales, aunque hemos sido algo reticentes


a estos nuevos “negocios”, creo que está en aprovechar lo que les supone el
factor diferenciador por excelencia; grandes bodegas y un buen servicio de
préstamo. Nosotros debemos ser los grandes aliados de las organizaciones
que nos han contratado, a fin de cuentas, les asesoramos en una disciplina que
conocemos.

Una vez hemos elaborado el cuadro de clasificación, las tablas de


retención, hemos aplicado el reglamento, debemos diseñar los servicios en
función de las necesidades, aportando no sólo el conocimiento de la
documentación, sino también aplicando criterios de ahorro de costes, dado que
la inversión en almacenaje se ve considerablemente reducida. si se han
aplicado las tablas de retención documental.

En resumen, el archivista, se convierte en el director de procesos y de


políticas de archivo, incluso si los trabajos de clasificación y ordenación, pasan
a manos de terceros, siempre se trabajará bajo los parámetros que hemos
asignado y aplicando nuestras herramientas, se trata muchas veces de tareas
laboriosas que necesitan mucha mano de obra poco calificada y si además,
estos outsourcings asumen la guardia y custodia documental, nuestra
credibilidad ante la organización se ve más que reconocida, ya que hemos
conseguido reducir costos en inmuebles y reducir personal no operativo.

Nuestra función de asesores de la organización, en temas de


organización documental, incluye negociar con las empresas de servicios,
conocer las opciones que nos ofrece el mercado, comparar ofertas, visitar
instalaciones, hacer requerimientos de seguridad y tiempos de respuesta para
las consultas...Es un buen momento para demostrar nuestra profesionalidad,
que es especialmente valorada por los directivos de empresas, el momento de
la negociación es clave, se trata de evaluar lo que nos ofrecen, cuanto nos
costará en términos económicos y qué obtendremos a cambio.

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Pero nuestra asesoría debe llegar más lejos, debemos incidir en la


formación de los productores, allí donde inicia su camino el expediente, allí
donde debe aplicarse el manual de procedimientos y si la organización decide
que la clasificación y la ordenación pasa a manos de terceros, nosotros
estamos en la obligación de formarlos en la aplicación del cuadro de
clasificación y las tablas de retención documental. Es pues, una tarea
compartida, como mejor formemos a los que van a trabajar la documentación,
mejores serán los resultados obtenidos. Esta tarea compartida, tiene además,
otras ventajas, ambos grupos, los que están al principio del ciclo de vida del
documento y los que están al final, se auditan continuamente y se pueden
detectar el nivel de cumplimiento de los procedimientos establecidos.

Como conclusión, podemos afirmar que un adecuado planteamiento del


tema documental, solo puede aportar beneficios a las empresas, es necesario
que después de nuestra intervención, se observen mejoras, no sólo
económicas, sino también en la agilidad de respuestas a las búsquedas de
información, para la toma de decisiones y para poder responder
adecuadamente a clientes y administraciones.

Si además, incluimos el ahorro que supone liberar edificios con


documentación desordenada y desactualizada, que no aportan ningún valor
agregado, nuestra función como asesores en gestión documental, ha dado
unos excelentes resultados y lo que es más importante; la inversión ha
producido una mejora indudable en eficacia y eficiencia de los procesos
administrativos y por tanto, hemos mejorado los estándares de calidad de la
empresa.

CONSERVACIÓN, RECUPERACIÓN Y CONSULTA DOCUMENTAL (LAS


NUEVAS TECNOLOGÍAS)

Tradicionalmente nuestro gremio ha desconfiado de las nuevas


tecnologías y de los “profetas de sistemas”, el pregonado ideal de la “oficina sin
papeles” han sido un verdadero tópico y la realidad nos ha aproximado hacia

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una buena y adecuada interlocución de ambas disciplinas que deben permitir


resultados óptimos para la profesión.

El reconocimiento por parte de los ingenieros de sistemas, de sus


deficiencias en tratamiento documental, normalización de formatos y
procedimientos y nuestra carencia de preparación en procesos informáticos y
establecimiento de bases de datos, ha hecho que acercáramos posiciones y
nos convirtiéramos en aliados estratégicos.

El ritmo frenético de evolución de las nuevas tecnologías, nos empujan a


una sensación de llegar tarde a todas partes, pero creo que debemos
abandonar ese pesimismo frente al cambio y mantenernos despiertos para las
nuevas aplicaciones. Debemos aconsejar sobre los inconvenientes de ciertos
aplicativos, detectar inconsistencias y sobre todo establecer las pautas
necesarias para trabajar en la arquitectura tecnológica necesiaria en función de
nuestra demanda y conveniencia.

Podemos asesorar a la organización respecto del soporte (microfilms,


disco óptico, etc.) y las mejores condiciones de conservación de los mismos,
evaluar contratos con terceros, para mantener altos los estándares de
seguridad y conservación, cómo y cuando realizar copias, niveles de acceso
documental, etc.

Internet es una nueva herramienta que almacena cantidades ingentes de


información, pero demasiado abierta para nuestras necesidades, debemos
aprovechar, pues, la Intranet corporativa o la Intranet abierta a los clientes,
especialmente porque nos ofrecen gran cantidad de ventajas a la hora de
agilizar trámites o realizar consultas “on line”, especialmente cuando existen
distancias geográficas.

Las posibilidades de la red, están aún por explotar en su totalidad y las


consecuencias serán revolucionarias; la posibilidad de eliminar grandes
cantidades de papel, se verán materializadas en la red, las transacciones,
especialmente a nivel comercial, cada vez más tendrán formato “internet”. Los
archivistas podemos actuar en el principio y en el final del proceso, conociendo
y analizando qué información y qué tipo de formato “viaja” por la red, quién lo

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puede recibir, quién lo puede abrir, quién lo puede manipular y quién puede
tener acceso a él.

A su vez, se debe revisar, qué es necesario conservar, en qué soporte y


en qué formato, revisar aquello que es necesario que llegue a su destinatario
con garantías de autenticidad y garantizar las firmas digitales en su destino
final.

La consulta de expedientes previamente escaneados, es ya una


realidad, pero es necesario evaluar previamente qué series justifican este
procedimiento, por nivel de consulta o por nivel de importancia y obviamente
establecer los niveles de autorización para realizar la consulta y definir quién
tiene derechos de reproducción. Es indudable que en cuestión de tiempos de
respuesta se ha llegado a la máxima expresión de eficacia y eficiencia.

Es importante resaltar que ante las nuevas tecnologías debemos


mostrarnos prudentes, en el sentido de revisar, el marco legal vigente antes de
aplicar determinadas soluciones ofimáticas. Hemos de ser extremadamente
cuidadosos en el momento de asignar claves de acceso, privacidad de los
datos y niveles de acceso. Desgraciadamente, la legislación suele ir algo
retrasada, respecto de las necesidades sociales.

En cualquier caso, debemos estudiar los procesos y trámites, valorando


la seguridad, la privacidad y la integridad. Para garantizar que podemos dar
respuesta a estas necesidades, debemos contar indispensablemente con el
área jurídica de las diferentes organizaciones.

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