Tutorial de Google Docs elaborado por Manolo Ibáñez

TUTORIAL DE GOOGLE DOCS

1. CREAR, SUBIR Y ORGANIZAR DOCUMENTOS

Google Docs es una suite de ofimática disponible en línea que nos permite crear
documentos y acceder a ellos desde cualquier ordenador conectado a Internet.
También podemos subir documentos almacenados en nuestro ordenador y
compartirlos con cualquier usuario que disponga de una cuenta Google (gmail) de tal
forma que pueda verlos y/o editarlos (en función de los permisos que le demos).

Para poder hacer uso de

esta aplicación debemos
entrar con nuestro nombre
de usuario y contraseña
de gmail y una vez que lo
hemos hecho acceder a
travñes de la pestaña
“Más” “Docs”

De esta forma entramos en nuestro servicio Google Docs y en la primera ventana

encontraremos en la parte izquierda 1 las distintas opciones sobre los documentos,
debajo 2 las carpetas que hemos creado (si lo hubieramos hecho), a la derecha en la
parte de arriba 3 varios botones con diferentes opciones y debajo 4 los documentos
que tenemos disponibles (si es la primera vez que utilizamos el servicio aquí no
veriamos nada).

En esta misma ventana disponemos también de las opciones 5 para crear

documentos nuevos o subir otros que ya tengamos creados y guardados en nuestro
disco duro.

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Tutorial de Google Docs elaborado por Manolo Ibáñez

Si abrimos el menú “Crear Nuevo” 6 nos

ofrece la opción de crear un documento de
texto, una presentación de diapositivas, una
hoja de cálculo, un formulario o una nueva
carpeta.

Cuando creamos (o cuando abrimos) un documento de texto el aspecto es similar al

de un procesador con sus diferentes menús 7 y opciones 8 que podemos utilizar de
la misma manera que cuando trabajamos con, por ejemplo, word.

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Tutorial de Google Docs elaborado por Manolo Ibáñez

Si nos posicionamos sobre una de nuestras carpetas 9 podremos ver todo lo que hay
dentro, 10 ya sean documentos u otras subcarpetas.

Si elegimos el botón para subir 11

nos aparece la siguiente ventana
en la que tendremos que elegir el
directorio de nuestro ordenador en
el que hemos guardado el archivo
que queremos subir.

Seleccionamos el archivo 12 e iniciamos la subida 13

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Después de subir veremos el mensaje

de confirmación 14. Desde aquí
podemos volver a Google Docs 15

Si volvemos en la siguiente ventana

veremos de nuevo todos los
documentos que tenemos y en primer
lugar estará el que acabamos de subir.
Desde ahí tenemos la opción, por
ejemplo, de arrastrarlo hasta una de
nuestras carpetas. Como vemos en la
imagen siguiente

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Tutorial de Google Docs elaborado por Manolo Ibáñez

2. COMPARTIR NUESTROS DOCUMENTOS

A continuación aprenderemos a compartir nuestros documentos con otros usuarios

de gmail (por ejemplo nuestros alumnos). Para ello debemos marcar la casilla que hay
delante del nombre de aquel o aquellos que queramos compartir (si sólo es uno
también podríamos hacerlo con el documento abierto)

Cuando compartimos 16
tenemos la opción de
obtener un enlace que
podemos enviar por correo
electrónico o utilizarlo para
enlazar el documento
desde un blog o la de
invitar a usuarios; esta es
la que vamos a elegir.

En la ventana para compartir observamos que existen varias pestañas; la que nos
interesa en primer lugar es la de invitar usuarios 17

En el cuadro 18 escribimos
las direcciones de correo
de las personas a quienes
queremos invitar aunque
también tenemos la
posibilidad 19 de elegirlas
desde nuestra libreta de
contactos.

Otra opción que se nos

ofrece 20 es la de darles
permiso para editar o sólo
para ver.

Podemos escribir un asunto

21 (por defecto aparece el
nombre del documento) y
escribir un mensaje 22 para
la(s) persona(s) que lo va a
recibir y finalmente le damos
al botón para enviar 23

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En la pestaña usuarios
con acceso 24 vemos
todos 25 los que
disponen del documento y
los permisos 26 que
tiene cada uno:
propietario, editar o leer.
Con los 27 menús
desplegables de cada
uno podemos cambiarles
esos permisos.

Cuando el usuario invitado recibe el correo y accede al documento verá una ventana
como la siguiente en la que aparece resaltado el ¡Nuevo! documento recibido.

Cuando lo abra, si es un usuario que sólo puede leer, lo verá como aparece a
continuación: sin las opciones de editar y hacer cambios en el documento. Si fuera
invitado con opción de editar sí vería dichas opciones

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3. CREAR UNA ENCUESTA O EJERCICIO TIPO TEST

Otra de las opciones de crear nuevo 6 es la

posibilidad de elaborar formularios para crear
encuestas o ejercicios tipo test para nuestros
alumnos. Para ello elegiremos Form.

Se nos abrirá la ventana para editar el formulario donde debemos poner en primer
lugar el título 28 y, opcionalmente, una descripción. A continuación comenzamos a
editar las preguntas. Pondremos el título de la pregunta 29 un texto de ayuda 30
(opcional) y elegimos el tipo de pregunta 31

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Los tipos de preguntas que podemos elegir son 6; a continuación describimos cada
uno de ellos:
 Texto: permite recoger, por ejemplo, un nombre o cualquier tipo de respuesta
corta.
 Texto de párrafo: igual que el anterior pero permite mayor longitud del texto
introducido.
 Tipo test: aparecen una serie de respuestas predeterminadas para elegir una
de ellas. Permite también “derivar” el cuestionario en función de la respuesta
dada.
 Casillas de verificación: similar a la anterior aunque admite marcar más de
una opción.
 Elegir de una lista: similar al tipo test aunque las respuestas se presentan en
una lista desplegable.
 Escala: permite dar una valoración sobre una escala previamente decidida (de
1 a 5, por ejemplo).
 Cuadrícula: parecida a la anterior pero asignando una descripción a cada uno
de los escalones. Un ejemplo sería el de ordenar cronológicamente una serie
de hechos.

A continuación vemos algunos ejemplos

Pregunta tipo elegir de una lista

Pregunta tipo test

Pregunta tipo cuadrícula

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En las dos imágenes siguientes vemos la construcción de una pregunta tipo test y de
otra tipo cuadricula.

Para plantear una nueva pregunta elegiremos el botón añadir

elemento

Al editar cada pregunta y antes de de finalizar tenemos la opción de que el alumno

tenga que responder de forma
obligatoria o no.

Cuando hemos elaborado el cuestionario ya sólo nos queda publicarlo. Para ello
tenemos dos opciones:

Una es la de obtener el código para incrustarlo en un

blog o en una página web.

Obtenemos el código que copiamos y pegaremos en el blog

Aquí debemos tener cuidado si lo incrustamos en el blog ya que probablemente el

tamaño del cuestionario va a hacer que se salga de los márgenes de la plantilla. Para

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solucionarlo tenemos que modificar la anchura “width” y opcionalmente la altura

“height” en el código que hemos copiado. Para ello modificaremos los valores que
aparecen (en el ejemplo 760 y 2851) por otros acordes al blog que podrían ser 450 y
600 aproximadamente.

La segunda opción es la de copiar la url del cuestionario (en la parte de abajo) para
enlazarlo también desde el blog o la web.

Ya sólo nos queda esperar a que nuestros alumnos respondan al cuestionario para
recibir y analizar los resultados. Cuando lo han hecho accedemos al cuestionario en
Google docs y lo vemos en forma de celdas con las preguntas 32, la fecha y la hora
33 en que se ha respondido y las respuestas 34

En el menú Formulario tenemos la opción de

ver un resumen de las respuestas mediante
gráficos como se muestra en la imagen
siguiente.

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