Titulo: FICA – Cálculo de tasas

MÓDULO FICA 
 
 
 
 
 
 

MANUAL DEL USUARIO: 
CÁLCULO DE TASAS 
 
 
 
 
 
 
 
DEPARTAMENTO: CUENTAS POR COBRAR 
 
 
 
 
 
 
 
 
     AGOSTO  2008 
 
 
 

Nombre del archivo: RSFCINCA Documento maestro SAP

MANUAL DE USUARIO Última modificación: 01/08/08 Página 1 / 11
 Titulo: FICA – Cálculo de tasas

Terminología

Historia de los Cambios

Actualice la tabla siguiente, en caso de ser necesario, cuando este documento haya
sido modificado:

Fecha Nombre Descripción del Cambio

Nombre del archivo: RSFCINCA Documento maestro SAP

MANUAL DE USUARIO Última modificación: 01/08/08 Página 2 / 11
 Titulo: FICA – Cálculo de tasas

Objetivo (del Proceso Empresarial)

Conocer como se lleva a cabo el proceso centralizado del cálculo de tasas o inscripciones y
como es su afectación en los estados de cuenta de los alumnos.

Iniciador del Proceso

Para poder iniciar la generación del cálculo de tasas es necesario contar con la información
de los registros administrativos de la inscripción vigente; es decir haberse ejecutado el cierre
de la inscripción en curso.

Prerrequisitos
- Ejecución de los procesos de cierre de la inscripción
- Contar con el concentrado de la información de los registros administrativos de los alumnos.
- Configuración de la información de la inscripción.

Ruta de Menú
• Para visualizar el proceso finalizado del cálculo de tasas o inscripciones, es por
medio del estado de cuenta del alumno. FPL9

Código de Transacción
Las transacciones utilizadas para la generación del cálculo de tasas o inscripciones son
centralizadas, el campus podrá ver la información generada en el estado de cuenta del
alumno FPL9.

Temario

Proceso centralizado del cálculo de tasas o inscripciones…………………………………6

* Generación de la cartera de colegiatura y formas de pago de los alumnos…6
* Compensación de las formas de pago…………………………………………….6
* Reconocimiento de ingresos………………………………………………………7
Afectación del proceso centralizado del cálculo de tasas o inscripciones en el estado de
cuenta del alumno……………………………………………………………………………….9

Nombre del archivo: RSFCINCA Documento maestro SAP

MANUAL DE USUARIO Última modificación: 01/08/08 Página 3 / 11
 Titulo: FICA – Cálculo de tasas

Diagrama de Flujo de Pantallas

NO
Configuración de Candidato a
Registro Administrativo
los sidi’s inscribir
y Académico por parte
del alumno
SI

Generación de
Tablas de
Envío de Datos de
Colegiatura
inscripción a SAP
y a SSA

Configuración
SSA, calcula y
de los
genera la cuenta
sistemas
por cobrar de los
adminsitrativos
alumnos.
SSA

fin

Configuración
de los
Generación del cálculo
sistemas
de Tasas (proceso de 4
adminsitrativos
inscripciones)
SAP

Compensación de
las formas de
5
Pago. Clase de
documento FP

La única que no reconoce

SI
ingresos es PATR, genera Reconoce
fin
una cxc al BP Ingreso
patrocinador

NO

Se realiza el reconocimiento
de ingresos por parte del
departamento de contabilidad.
Con clase de documento ZF

fin

Nombre del archivo: RSFCINCA Documento maestro SAP

MANUAL DE USUARIO Última modificación: 01/08/08 Página 4 / 11
 Titulo: FICA – Cálculo de tasas

4
Configuración
Cuotas
Registration
categorias

Calcula

SIDI+ Envía Datos

del registro
administravio

Se crean documentos de
colegiatura de acuerdo al
nivel y plan de pagos que el Genera
alumno eligió. documentos de
El documento es CT y es Colegiatura
Positivo

La cartera por BECA o

Financiamiento es negativa y
Genera doctos.
el docto es CT.
Por beca y/o
¿Tiene Beca? SI El sistema deberá generar la
financiamiento
cartera de CE no
documentado. (actualmente
NO se hace manual)

El número de documentos
Genera doctos por es de acuerdo al plan de
¿Tiene interés por
SI Interés por pagos.
Financiamiento?
financiamiento El documento es CT y es
positivo.
NO
Se crearán la cantidad de
documentos necesarios
como formas de pago tenga
el alumno.
Genera doctos por
¿Tiene formas El documento es CT y es
SI cada forma de
de Pago? positivo
pago .
Si Existe un PATR se genera
la CxC en el BP patrocinador
NO mediante un archivo
ZFI0050

Se generan Se genera un archivo con

¿Adquirió cartera positiva y se carga
SI documentos por
servicios? en la transacción ZBI002
servicios
El documento es CT
NO

Compensación de
Formas de Pago

Nombre del archivo: RSFCINCA Documento maestro SAP

MANUAL DE USUARIO Última modificación: 01/08/08 Página 5 / 11
 Titulo: FICA – Cálculo de tasas

Documento de Instrucción

Proceso centralizado del cálculo de tasas o

inscripciones
Generación de la cartera de colegiatura y formas de pago de los alumnos
Para poder iniciar la generación de CXC (Cuentas por cobrar) en SAP es necesario haber
realizado el cierre de los sistemas de inscripción, contar con el concentrado de los registros
administrativos de los alumnos de la inscripción vigente y las configuraciones en SAP
requeridas. Teniendo esta información se inicia el proceso de generación de CxC el cual es
centralizado.

El proceso para la generación de las CxC de los alumnos se lleva a cabo en tres pasos:
Primer paso. Se carga la información de los registros administrativos; es decir plan de pago,
unidades a cobrar y becas.
Segundo paso. Se carga la información de las formas de pago adquiridas por los alumnos;
es decir PIE, beca fallecimiento, descuento por nómina, etc.
Tercer paso. Se realiza el cálculo de tasas; es decir la integración de los dos pasos
anteriores. Al terminar de ejecutar este último paso tendremos las CxC de los alumnos en el
estado de cuenta (FPL9) como documentos abiertos; es decir sin compensar.

Antes de continuar con los siguientes pasos, se realiza una comparación entre el reporte de
cierre de SIDI contra el reporte de cartera generado en SAP, con la finalidad de corroborar
que la información sea correcta. La información que se corrobora es por cada uno de los
alumnos.

El siguiente paso a realizar es la carga de los servicios adquiridos por los alumnos. Esta
carga se realiza por medio de la transacción ZBI002.

Compensación de las formas de pago

Teniendo verificada la información de las CxC, se realiza la compensación de la cartera de
colegiatura contra las formas de pago del alumno, la clase de documento de esta
compensación es FP.

La compensación se realiza en el siguiente orden y por cada una de las fechas de

vencimiento:
1- Becas
2- Crédito
3- Beca capacitación
4- Beca de fallecimiento
5- PIE
6- Cobertura Tec
7- Beca empresa (patrocinios)
8- Descuento de nómina

Nombre del archivo: RSFCINCA Documento maestro SAP

MANUAL DE USUARIO Última modificación: 01/08/08 Página 6 / 11
 Titulo: FICA – Cálculo de tasas

Reconocimiento de ingresos

RECONOCIMIENTO DE INGRESOS PAGO CON DEPÓSITO BANCARIO (EFECTIVO)

El proceso de reconocimiento de Ingresos se basa en dar de baja el producto anticipado de la
cuenta por cobrar contra el registro a la cuenta de ingresos correspondiente.
Para Colegiatura la cuenta de ingresos que se utiliza es la 5101010000.
Para el caso de Colegiatura con Pago en Efectivo, se debe de considerar el siguiente
ejemplo:

1. Creación de Colegiatura

1106010000 CxC de Colegiatura

2301010000 PA de Colegiatura

Registro en la FPE1
Op Principal Op. Parcial CxC CeBe Clase de Objeto Clase
Documento
9010 CPF 1106010000 (ej: 000000157) PROF CT

2. Pago con Depósito Bancario.

110200000 Cuenta de Banco
1102000104 Cuenta concentradora de Pagos de Colegiatura

3. Aplicación Centralizada de las Cuentas Concentradoras de Colegiatura, dispararán el

siguiente asiento.
1102000104 Cuenta concentradora de Pagos de Colegiatura
1106010000 CxC de Colegiatura

4. Reconocimiento de Ingreso.
2301010000 PA de Colegiatura
5101010000 Ingresos Exentos

RECONOCIMIENTO DE INGRESOS POR FORMAS DE PAGO.

En el caso de que la Colegiatura del alumno sea pagada con cualquier forma de pago, se
deberá de reconocer un gasto y un ingreso, en el siguiente ejemplo se explica el
procedimiento a seguir:

Para el caso de Colegiatura con una Beca de Capacitación el ciclo completo, sería el
siguiente:

5. Creación de Colegiatura
1106010000 CxC de Colegiatura
2301010000 PA de Colegiatura

Regsitro en la FPE1
Op Principal Op. Parcial CxC CeBe Clase de Objeto Clase
Documento
9010 CPF 1106010000 (ej: 000000157) PROF CT

Nombre del archivo: RSFCINCA Documento maestro SAP

MANUAL DE USUARIO Última modificación: 01/08/08 Página 7 / 11
 Titulo: FICA – Cálculo de tasas

6. Pago o Compensación con Forma de Pago con un Descuento Departamental. En

esta parte se tiene que indicar el tipo de Forma de Pago en la FPE1.

2301010000 PA de Colegiatura
1106010000 CxC de Colegiatura

Regsitro en la FPE1
Op Principal Op. Parcial CxC CeBe Clase de Objeto Clase
Documento
9010 CPF 1106010000 (ej: 000000157) DESC FP

Nota: La clase de objeto va a direccionar a que cuentas corresponde el reconocimiento de

Ingresos.
La clase de Documento de Compensación debe de ser FP (Formas de Pago), ya que el
programa automáticamente va a tomar todos estos documentos y los va a reconocer de
acuerdo a las cuentas que estén ligadas.

7. Reconocimiento del Ingreso en la carrera del alumno contra el Gasto de la Beca.

Nota: Como se comenta en el punto anterior todas las compensaciones de Formas de Pago
deben de tener la clase de documento FP, ya que existe un programa automático en FICA
que reconoce el Gasto incurrido y el Ingreso. Este paso no se tiene que hacer manualmente,
pero es muy importante saber cómo funciona el ciclo completo.

7303040000 Cuenta de Gasto

5101010000 Ingresos Exentos

Las cuentas de Gastos y de Ingreso para las Formas de Pago se mencionan a continuación:
FORMA DE
PAGO DESCRIPCIÓN GASTO INGRESO
BFAL Beca Fallecimiento 1104040000 5101010000
CTEC Cancelación TEC 7304020000 5101010000
DCRE Desc Prof. de Cred Educativo 7302010000 5101010000
DCRM Desc Maestría Cred Educativo 7302010000 5101010000
DDOC Descuento Preparatoria 7301010000 5101010000
DECM Descuento Cálculo Maestría 7301010000 5101010000
DECT Descuento Cobertura TEC 7304020000 5101010000
DESC Descuento Departamental 7303040000 5101010000
DESP Descuento Especialidad 7301010000 5101010000
DMAE Descuento Maestría 7301010000 5101010000
DNOM Descuento de Nomina 1501040015 5101010000
DODO Doc Cred Educ Doctorado 7302010000 5101010000
DOES Doc Cred Educ Especialidad 7302010000 5101010000
DOMA Doc Cred Educ Maestría Sem 7302010000 5101010000
DOME Doc Cred Educ Maestría Trim 7302010000 5101010000
DOPR Doc Cred Educ Profesional 7302010000 5101010000
DPRE Descuento Preparatoria 7301010000 5101010000
DPRO Descuento Profesional 7301010000 5101010000
DTEC Descuento Técnico 7301010000 5101010000
PIE Plan de Inversión Educativa 1104040000 5101010000

Nombre del archivo: RSFCINCA Documento maestro SAP

MANUAL DE USUARIO Última modificación: 01/08/08 Página 8 / 11
 Titulo: FICA – Cálculo de tasas

Afectación del proceso del cálculo de tasas o

inscripciones en el estado de cuenta del alumno

A continuación veremos cómo se muestran los documentos de cartera provenientes del

cálculo de tasas o inscripciones en el estado de cuenta del alumno:
Los documentos de cartera provenientes del cálculo de tasas los podemos identificar por su
clase de documento: CT

Las operaciones principales, parciales y clase de objeto de la cartera de colegiatura

generada son:

Operación Principal Operación Parcial Clase De Objeto

9050 PREP PREP
9010 PROF PROF
9020 MAES MAES
9030 DOCT DOCT

Las operaciones principales, parciales y clase de objeto de la cartera de formas de pago

generada son:

- BECA - monto que se le otorga al alumno para cursar sus estudios.

Operación Principal Operación Parcial Clase De Objeto
9050 PREP DDOC
9010 PROF DPRO
9020 MAES DMAE
9030 DOCT DECM

- CREDITO – monto que se le otorga al alumno para que pueda estudiar en estos
momentos y liquidar su adeudo en un futuro.
Operación Principal Operación Parcial Clase De Objeto
9050 PREP DPRE
9010 PROF DOPR
9020 MAES DOME

A los alumnos que hayan tenido una forma de pago de crédito educativo, se les realizara el
cargo correspondiente a la cartera no documentada. Los documentos generados se
bloquean para que no se pueda dar por pagado el documento.

Las operaciones principales, parciales y clase de objeto de la cartera no documentada son:

Operación Principal Operación Parcial Clase De Objeto
8810 PROF BNDP
8820 MAES BNDM
8830 DOCT BNDD

- Descuento Departamental: es un tipo de beca que se otorga cuando los estudios de

un empleado son absorbidos por un departamento en específico.
Operación Principal Operación Parcial Clase de objeto
9050 PREP DESC
9010 PROF DESC
9020 MAES DESC

Nombre del archivo: RSFCINCA Documento maestro SAP

MANUAL DE USUARIO Última modificación: 01/08/08 Página 9 / 11
 Titulo: FICA – Cálculo de tasas

- Beca fallecimiento: es un tipo de beca que se ejecuta cuando el tutor del alumno
fallece.
Operación Principal Operación Parcial Clase de objeto
9050 PREP BFAL
9010 PROF BFAL
9020 MAES BFAL
- Plan de Inversión Educativa: es una forma de pago que consiste en la compra de
materias o semestres a futuro.
Operación Principal Operación Parcial Clase de objeto
9050 PREP PIE
9010 PROF PIE
9020 MAES PIE
- Descuento Cobertura TEC: es una forma de pago que es absorbida por el campus
que la registra.
Operación Principal Operación Parcial Clase de objeto
9050 PREP DECT
9010 PROF DECT
9020 MAES DECT
- Patrocinios/ Beca Empresa: es una forma de pago que consiste en generar una
cuenta por cobrar a una empresa en específico, ya que la empresa deposita el pago
del alumno.
Operación Principal Operación Parcial Clase de objeto
9050 PREP PATR
9010 PROF PATR
9020 MAES PATR

A los alumnos que hayan tenido una forma de pago de beca empresa, se les genera la CxC
al BP de la empresa con las siguientes características:

Operación Principal Operación Parcial Clase de objeto

De acuerdo al nivel del alumno Siglas de la carrera del alumno PATR

(9050 – preparatoria,
9010 – profesional,
9020 - maestría,
9030 – doctorado)

- Aplicación descuento de Nomina: forma de pago que consiste en descontar vía

nómina al empleado lo correspondiente a los estudios que está cursando el alumno
elegido por él; esta forma de pago se necesita generar en el BP de la nómina el cargo
correspondiente al monto solicitado.

Operación Principal Operación Parcial Clase de objeto

9050 PREP DNOM
9010 PROF DNOM
9020 MAES DNOM

Resultado
Al término de la generación del cálculo de tasas se obtendrán los estados de cuenta
actualizados con la información adquirida por el alumno en el sistema de inscripción
(SIDIPLUS) y el reconocimiento de ingresos en la contabilidad del campus.

Glosario
Cálculo de tasas: se refiere al proceso de generación de la información de inscripciones para
desplegar las CxC en el estado de cuenta del alumno.

Nombre del archivo: RSFCINCA Documento maestro SAP

MANUAL DE USUARIO Última modificación: 01/08/08 Página 10 / 11
 Titulo: FICA – Cálculo de tasas

Atención y Soporte
Ejecutivos de CXC del campus correspondiente.
RZS - Arnulfo Santos Alanís Sosa
RZO- Alma Rosa Treviño Gonzalez
RZN- Ana Isabel Rojano González
Campus Santa Fe y CCM - Gabriel Urbano Guzmán
Campus Toluca- Viviana Lozano Loa
Campus Querétaro- Gabriela Rodriguez Gonzalez
Campus CEM – Ana Cecilia Gallardo Garza
Campus VEM- Diana Gabriela López Campa
Campus Monterrey- Blaeva Saldaña Esparza, Tonatiuh Pedroza y Marco Tulio
Villalobos

Nombre del archivo: RSFCINCA Documento maestro SAP

MANUAL DE USUARIO Última modificación: 01/08/08 Página 11 / 11