Anlisis de problemas

y toma de decisiones
Cuatro patrones bsicos de
pensamiento
Qu est ocurriendo?
por qu ocurri esto?
qu curso de accin deberamos
adoptar?
qu nos espera ms adelante?
Las tcnicas del Anlisis de
Problemas
Las tcnicas se dividen en estas principales categoras:
1. Definicin del problema.
2. Descripcin del problema en cuatro dimensiones: identidad, ubicacin, tiempo y
magnitud.
3. Extraccin de la informacin clave en las cuatro dimensiones para descubrir las
posibles causas.
4. Pruebas para deducir la causa ms probable.
5. Verificacin de la causa real.
Ambos tipos de problemas, la desviacin actual de un desempeo que
antes era aceptable y un desempeo que nunca ha satisfecho las
expectativas, pueden abordarse mediante las tcnicas del Anlisis de
Problemas.
Descripcin del problema en cuatro
dimensiones: identidad, ubicacin, tiempo y
magnitud
IDENTIDAD: qu es lo que estamos tratando de
explicar
UBICACIN: dnde lo observamos
TIEMPO: cundo ocurre
MAGNITUD: que tan grave, o extenso es
Situaciones en las que el desempeo real
nunca ha estado a la altura de las
expectativas
Cuando comenzamos el Anlisis de Problemas del tipo
" nunca ha dado resultado" , es razonable examinar el
propio DEBIERA del desempeo y quiz realizar
alguna investigacin.
Es realista el DEBIERA? Ha sido alcanzado, en
algn sitio, por alguien? Quin dice que es el
DEBIERA? Y con base en qu criterios? En
ocasiones las normas de desempeo se establecen
sin cuidado o en un nivel intencionalmente mayor al
que puede llegar cualquiera. Y en ocasiones un
DEBIERA del desempeo se comunica de cierta
manera, cuando en realidad significa otra cosa.
Anlisis de decisiones
En todas las organizaciones deben tomarse decisiones y realizarse acciones.
Compete a las personas correspondientes de la organizacin seleccionar las
acciones, determinar cmo realizarlas, y hacer-se responsables de su
implantacin con xito. Pero con frecuencia hay confusin respecto a las
decisiones. A las personas se les dificulta pensar juntas sobre las elecciones
que deben hacer. No se ponen de acuerdo en dnde comenzar o cmo
proceder. Como resultado, pueden pasar por alto informacin importante, no
consultar a las personas debidas y cometer errores. La toma de decisiones
organizacional con frecuencia no es tan buena como debera.
A la gente le gusta tomar parte en la toma de decisiones. No obstante, en una
organizacin muchos rehyen la tarea debido a las controversias que
implica. Al carecer de procedimientos imparciales y aceptados por todos, la
toma de decisiones se convierte en una contienda entre los que sostienen
distintos puntos de vista. Prevalecen los que detentan ms poder. Los dems
aceptan las decisiones para no quedar en ridculo y evitar una confrontacin
directa.
S o No? Debemos cambiar
o continuar como antes?
En ocasiones debemos decidir si cambiamos cierta
operacin o seguimos como antes. La decisin " S,
cambiamos" siempre va acompaada por muchos
factores desconocidos.
Por otro lado, la decisin " No, no cambiamos" tiene
desventajas obvias, porque de no ser as nunca se
habra hecho la propuesta de cambiar. No obstante, el
estar familiarizado con el status quo es un atributo
que ayuda para elegir el No.
Cuatro actividades bsicas
Identificacin de reas crticas de una actividad, proyecto,
operacin, suceso, plan, etc.
Identificacin de problemas potenciales especficos dentro
de esas reas vulnerables que pudieran tener suficientes
efectos negativos en la operacin para ameritar que se
acte ahora.
Identificacin de las causas probables de esos problemas
potenciales e identificacin de las acciones que evitarn
que ocurran.
Identificacin de las acciones contingentes que pueden
realizarse si fracasan las acciones preventivas, o cuando
no es posible accin preventiva alguna.
Identificacin de causas probables y
de acciones preventivas
Quien realice un Anlisis de Problemas Potenciales cuenta con
dos tipos de acciones: acciones preventivas y acciones
contingentes.
El efecto de una accin preventiva consiste en eliminar, parcial o
totalmente, la causa de un problema potencial.
El efecto de una accin contingente consiste en reducir el
impacto de un problema que no puede ser prevenido.
Las acciones preventivas, si pueden ejecutarse, son obviamente
ms efectivas que las acciones contingentes.
Un tipo distinto de proceso
El Anlisis de Problemas Potenciales tiene una
caracterstica que lo distingue en esencia de los
procesos racionales del Anlisis de Problemas y el
Anlisis de Decisiones.
En estos ltimos, un paso conduce inexorablemente
al siguiente y los pasos se siguen ordenada y
exhaustivamente hasta producir una conclusin
lgica. Esto no siempre ocurre en el Anlisis de
Problemas Potenciales.
Anlisis de problemas potenciales
El anlisis de Problemas Potenciales plantea dos preguntas bsicas: " Qu podra
salir mal? Qu podramos hacer al respecto ahora?"
Cuatro actividades bsicas nos delimitan el mbito de trabajo para el Anlisis de
Problemas Potenciales:
1. Identificacin del reas crticas: Dnde nos perjudicara ms? En qu puntos
nos afectara ms el cambio?
2. Identificacin de problemas potenciales especficos dentro de las reas de mayor
vulnerabilidad. Son situaciones especficas que presentan una amenaza tan seria que
implican una accin inmediata.
3. Identificacin de acciones que evitarn la ocurrencia de problemas potenciales
especficos. Dichas acciones estn dirigidas a la causa probable del cambio
amenazador.
4. Identificacin de acciones contingentes que puedan minimizar los efectos de
problemas potenciales que no pueden ser totalmente prevenidos.
El Anlisis de Problemas Potenciales no es una bsqueda negativa de dificultades.
Es una bsqueda positiva de modos de evitar y reducir las dificultades aun tienen
probabilidades de presentarse en el futuro.
Tcnicas del anlisis de situaciones
Reconocer situaciones
Separara las situaciones en componentes
manejables
Establecer prioridades
Planear la resolucin de situaciones
Las tcnicas de Anlisis de situaciones permiten al
directivo aumentar su competencia en estas cuatro
actividades
Etapas del Anlisis de situaciones
RECONOCER SITUACIONES:
Actuales o futuras
Desviaciones
Amenazas
Oportunidades
SEPARAR:
Romper situaciones
amplias en situaciones
ms pequeas definidas
con mayor claridad
Enumerar situaciones
adicionales que deben
ser resueltas
FIJAR PRIORIDADES:
Decidir en qu orden
se va a trabajar con
las situaciones ya
desglosadas
PLAN DE RESOLUCIN:
Seleccionar el proceso
apropiado para resolver cada
situacin
Planear el quin, qu,
dnde, cundo y cunto de la
resolucin
Preguntas de especificacin para
problemas de desempeo humano
IDENTIDAD: QUIN es la persona (o el grupo) cuyo comportamiento nos
preocupa?
CUL, especficamente, es ese comportamiento? (Incluir actos y
comentarios del individuo.)
LUGAR: DNDE se observa el comportamiento?
TIEMPO: CUNDO se hizo aparente por primera vez este comportamiento?
CUNDO se observ dicho comportamiento desde esa fecha?
(Tomar nota si existe una pauta reconocible en el tiempo de
ocurrencia de tal comportamiento.)
MAGNITUD: Cul es la EXTENSIN del comportamiento? (Por ejemplo:
Cuntas quejas? Cunto afecta a la operacin? Hasta dnde se
extiende el efecto de ese comportamiento?)
MI TRABAJO
GENERAR ALTERNATIVAS
COMPARAR Y
ELEGIR
ANALISIS DE DECISIONES
ENUNCIADO
ESTABLECER
OBJETIVOS
CLASIFICAR
OBJETIVOS
Vari edad
Ampl i o rango
Obl i gatori os: pasa no pasa
Deseados: rel ati va sati sfaccci on
Consecuenci as adversas
Mi ni mi zar l as amenazas
Elegir
Curso de
Accin
Proposi to
Rel aci on con deci si ones
anteri ores y posteri ores
Resul tados
Recursos
Obl i gatori os l i mi tes
deseados Pesos rel ati vos
Reconocer situaciones
Separar
Fijar prioridad
Colocar AP o AD o APP
ANALISIS DE PROBLEMAS
ENUNCIADO
ESPECIFICAR
DESARRO-
LLAR POSIBLES
CAUSAS
PROBAR PARA HALLAR LA
MAS PROBABLE
CAUSA
VERIFICAR
Hallar la causa
de una desviacion
Debi era
Real i dad
+- Desvi aci on
Es No es
Que
donde
Cuando
Al cance
Usando di sti ngos
y cambi os
Expl i car ES y
expl i car NO ES
Logi ca
Observaci on de l a real i dad
ANTICIPAR
PROBLEMAS
ELEGIR TIPO DE ACCIN
DISPONER
DE MEDIOS
DE AVISO
ANALISIS DE PROBLEMAS
POTENCIALES
DESCRIBIR
PLAN DE
ACCION
Probabi l i dad
Tomar preventi va
- El i mi nar causa
preparar conti ngente
- Di smi nuye efectos
Para control ar progreso
Para i ni ci ar acci n conti ngente
Asegurar el exito
de un plan de
accion o una
actividad
Eventos
Ti empos
Fi j ar pri ori dad
- Probabi l i dad
- Gravedad
ANTICIPAR
PROBABLES
CAUSAS
Anlisis de problemas
y toma de decisiones
GRACIAS!!!