Título: Tecnología de la información y su aplicación practica en Herdez

Introducción:

La tendencia de las grandes empresas en la actualidad es la de

optimizar, estandarizar y simplificar todas las operaciones, las organizaciones
que han entendido este concepto han invertido capital en la elaboración y
desarrollo de TI adecuadas a sus necesidades, convirtiendo en algunos
casos la TI en una ventaja competitiva que los distingue en el mercado.

En este curso en el que estudiamos las diferentes TI que existen

como apoyo a la gestión y administración de las operaciones de los
negocios, nos aporta un panorama muy completo del uso y aplicación es por
lo tanto en esta actividad identificaremos una de las TI estudiadas para
buscar una aplicación practica que agregue valor a la Organización.

Desarrollo:

Para llevar a cabo esta actividad analizamos el uso de las diferentes

TI en Planta Barilla de Grupo Herdez.

Realizamos un análisis del ERP utilizado y de las diferentes

herramientas que esta empresa aplica para el desarrollo de sus
operaciones. Derivado de este análisis nos dimos cuenta de que esta
empresa tiene fortalezas importantes en TI, sin embargo creemos que una
área de oportunidad evidente de esta empresa es el uso de tecnología
EDI ( Electronic Data Interchange) , que es el intercambio electrónico de
datos de computadora a computadora entre socios comerciales, con la
finalidad de ahorrar tiempo al eliminar los tradicionales métodos de
preparación y envío de documentación a través de la mensajería, y a la vez
tiene la ventaja de ser un método mas seguro y confiable para el manejo de
la información.
 Actualmente Grupo Herdez esta pasando por una transformación
profunda que implica un cambio importante en la Cultura Organizacional ,
esto debido a la reestructuración de la cadena de suministro y aunque
están usando TI para soportar este cambio , los procesos mas importantes
de este cambio siguen siendo burocráticos, con el uso excesivo de firmas
autógrafas e impresión de documentos , además del uso de mensajería
para el envío de documentación.

Por mencionar un ejemplo hablaremos del ciclo de compras en donde

se utilizan ordenes de compra impresas las cuales son firmadas y
aprobadas por lo diferentes directivos, dependiendo del tipo y valor de
compra un pedido puede tener hasta seis firmas , lo que implica tiempo en
la obtención de firmas y traslado de un mismo documento hasta en tres
Estados diferentes de la republica, una vez que este documento reúne
todos los requisitos es enviado al proveedor por correo electrónico, fax o
físicamente, este proceso administrativo genera retrasos importantes en la
disponibilidad de materias primas y materiales.

Con la utilización de la Tecnología EDI, esta Organización puede

agregar valor a sus operaciones ya que podría optimizar no solo el tiempo
en que se generan y aprueban Ordenes de compra, si no la transmisión de
esta información a los proveedores.

Por lo tanto Grupo Herdez, debería incorporar un procedimiento

electrónico de transmisión de información el cual le permitiría a la empresa
ahorrar tiempo ya que la información viaja por redes de comunicación, en
segundo lugar con esta herramienta se producen menos errores, ya que el
proceso esta completamente automatizado, sin contar el ahorro en dinero
por el envío de estos documentos. El EDI sustituye el soporte documental
de las operaciones por lo que agilizaría los procesos de compra,
disminuiría errores en los documentos y envíos, brindar mayor oportunidad a
las materias primas y materiales, disminuir inventarios y en general mejorar
la competitividad de la empresa.
 En la imagen se muestra como se realizan las operaciones
actualmente y como funcionarían en caso de utilizar EDI

Los cambios implementados en la cadena de suministro y las

nuevas tecnologías implementadas deben de ir complementadas con un
correcta administración del cambio en el personal y en la cultura
organizacional.

Es aquí en donde el proceso de implementación se vuelve critico, ya

que es en esta etapa en donde se llevan a cabo todas las actividades
organizacionales encaminadas a la adopción, administración y
estandarización de una innovación en las TI de la empresa. Como esta
empresa cuenta en su mayoría con empleados que no tienen la pericia
técnica requerida para implementar las nuevas tecnologías el proyecto
podría tomar un plazo largo de implementación ya que se requiere un
cambio organizacional extenso ya que se reemplazaran sistemas heredados
profundamente arraigados en los procesos de negocios e inclusive se
puede llegar a medidas extremas como cambio del personal que no se
adapte a las necesidades y exigencias de la nueva cultura organizacional.
Conclusión:

Los beneficios del uso de la Tecnología EDI son muchos, no solo

aplica para operaciones de compra, puede servir para recibir pedidos de
clientes , logística, tesorería , listas de precios y algunos otros usos
importantes que aportan mayor certeza y agilidad a los procesos de la
Organizaciones .

Si Grupo Herdez quiere seguir siendo líder en el mercado de los

alimentos deberá adaptarse a los métodos modernos de administración y
gestión de la operaciones, ya que sus procedimientos no han sido
modernizados lo que ha generado en todo el personal una alta dependencia
de los procesos manuales y burocráticos, aun que se han realizado
esfuerzos e inversiones importantes en estos rubros el reto mas
importante que enfrenta esta la Dirección de esta Organización es la
administración del cambio hacia las nuevas TI y la adaptación de los
procesos hacia la automatización.