Pam Ec 05 PRC 012 3

Revisin de Planillas
Departamento: FIC
Cdigo No.: PAM-EC-05-PRC-0012
Revisin: 3
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La informacin del presente documento es propiedad exclusiva de Petroamazonas EP y no debe ser usada para otros propsitos distintos a los especificados.

ndice

1 OBJETIVO

2 ALCANCE

3 DEFINICIONES

4 RESPONSABILIDAD

5 PROCEDIMIENTO

6 FLUJO DEL PROCESO

7 REFERENCIAS

8 REGISTROS

9 ANEXOS

10 OTROS

11 SSA

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1 OBJETIVO

Garantizar que la facturacin realizada por la Contratista o Proveedor cumpla con las
condiciones contractuales; a travs de un proceso de revisin con criterios definidos.

2 ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las Planillas de Cobro generadas por la Contratista o
Proveedor, relacionada con el Soporte a la Operacin y Construccin; y que maneje el
Departamento de Facilidades, Ingeniera y Construcciones de PAM EP.

3 DEFINICIONES

3.1 PRESUPUESTO: Es el documento en el cual la Contratista presenta el detalle de
trabajos solicitados por PAM EP con las cantidades y costos respectivos, determinando
el costo total del trabajo a realizar.

3.2 ORDEN DE TRABAJO: Documento legalizado por parte de PAM EP y una Contratista,
para el inicio de los trabajos dentro de un Contrato vigente. En este se establece el
alcance del trabajo, la duracin y el costo. Existen las rdenes de Trabajo Quito (OTQ)
y Campo (OTC).

3.3 ORDEN DE SERVICIO (OS): Documento suscrito por PAM EP y una Contratista, la
cual ser seleccionada conforme los Procedimientos de Contrataciones de
PETROAMAZONAS EP; para la ejecucin de obras o la prestacin de servicios emitida
conforme lo establecido en la Seccin 8.1 de los referidos Procedimientos para
Contrataciones.

3.4 ORDEN DE SERVICIO ESPECIAL (OSE): Documento suscrito por PAM EP y una
Contratista para le ejecucin de obras o la prestacin de servicios para el desarrollo de
actividades de exploracin y explotacin de los recursos hidrocarburferos emitida
conforme lo establecido los Procedimientos para Contrataciones de
PETROAMAZONAS EP.

3.5 HOJA DE CONTROL DIARIA: Reporte donde constan los trabajos a realizar,
materiales, personal y/o equipo utilizado durante el da. Este documento se lo firma y
revisa todos los das. (Tiempo & Materiales)

3.6 PLANILLA: Documento que resume los trabajos realizados y de los cuales se emitir
una factura por parte de la contratista o proveedor.

3.7 BASE PERMANENTE: Grupo de personal y equipo que trabaja permanentemente en el
Departamento de Construcciones.

3.8 FACTURA: Documento que la Contratista presenta al Departamento Financiero de
Petroamazonas para realizar el cobro respectivo por los trabajos realizados.

3.9 MEMORANDO DE ACCIN: Documento que evidencia cambios al Alcance inicial de
una Orden de Trabajo y que sirve como respaldo para iniciar el proceso de revisin de
la misma. Se genera si cumple cualquiera de estos criterios:
Cuando el cambio supera el 10% del valor (US$) total de la Orden.
Cuando con la sola modificacin en la cantidad de un nico rubro o recurso se
supere el 5% del valor (US$) total de la Orden.

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Cuando la cantidad (unidades) de un rubro o recurso supera el 30% de la cantidad
(unidades) estimada en ese rubro o recurso de la Orden.
Cuando se requiera nuevos rubros o recursos no considerados en el alcance de la
Orden.

En cuanto al proceso de revisin considerar los siguientes tiempos:
Para un periodo mensual de facturacin (por ejemplo 26 Febrero 25 Marzo), se
utilizarn todos los Memorando de Accin generados hasta el 20 de cada mes
como soporte para la revisin de la OTQ u OTC correspondiente, siempre que la
vigencia de la OT sea igual o menor a 6 meses. En los casos de que el tiempo de
vigencia sea superior a 6 meses, el Memorando de Accin se convierte en el
documento que respalda el pago con la aprobacin de la Superintendencia de
Construcciones.

En caso de existir Memorando de Accin generados para trabajos ejecutados
desde el 21 al 25 de cada mes, dichos Memorando de Accin deben ser enviados
hasta el 27 de cada mes.

3.10 ENMIENDA DE LA ORDEN DE SERVICIO: Es el trmite que se ejecuta cuando existen
cambios en el alcance original de una Orden de Servicio independientemente del monto
o tiempo y antes de la terminacin de la Orden. Para esto seguir las instrucciones del
PAM-EP-ECU-LGL-00-PRC-001 Procedimiento de Contrataciones.

3.11 REPORTE DIARIO DE OBRA (RDO): Reporte que se genera por parte de la
Contratista todos los das para evidenciar las actividades realizadas, horarios y recursos
aplicados durante la jornada. Este reporte es parte de los documentos que se adjuntan
para sustentar la facturacin.

3.12 SOPORTES A LA EJECUCIN DE TRABAJOS: Reporte de trabajos ejecutados por
precios unitarios (rubros) debiendo ser estos sustentados con hojas de clculo de reas
o volmenes y fotografas (segn lo especifica el procedimiento en cada caso).

4 RESPONSABILIDADES

4.1 Superintendente de Construcciones de Petroamazonas EP
Administrar el/los contratos del Activo a su cargo, de acuerdo al alcance de la
delegacin de funciones aprobada por el Administrador del Contrato.
Aprobar las planillas de la Contratista.
Controlar que el proceso se realice de acuerdo a las polticas de PAM EP.

4.2 Supervisor de Construcciones de Petroamazonas EP
Verificar la informacin relacionada con planillas CAPEX, en cuanto a: cantidades de
obra, montos y especificaciones tcnicas con los cuales se sustenta la planilla.
Garantizar el cumplimiento de los requisitos contractuales, mediante una fiscalizacin
efectiva de los proyectos CAPEX.
Comunicar oportunamente el inicio y finalizacin de trabajos a Control de Costos.

4.3 Ingeniero de Construcciones de Petroamazonas EP
Verificar la informacin relacionada con planillas OPEX, en cuanto a: cantidades de
obra, montos y especificaciones tcnicas con los cuales se sustenta la planilla.
Garantizar el cumplimiento de los requisitos contractuales, mediante una fiscalizacin
efectiva de los proyectos OPEX.
Comunicar oportunamente el inicio y finalizacin de trabajos a Control de Costos.

4.4 Control de Costos del Departamento de Construcciones
Verificar que la informacin contable de las planillas: cuentas, tarifas, valores e
impuestos.
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Mantener la comunicacin oportuna entre Contratista y PAM EP relacionado a los
temas de Planillas.

4.5 Inspector de Construcciones
Confirmar la informacin presentada por la Contratista en los diferentes registros de
control de obra y control de calidad.

4.6 Contratista
Presentar las planillas de los trabajos concluidos en el mes de ejecucin.
Sustentar las planillas de acuerdo a la documentacin especificada en este
procedimiento.
Cumplir con los tiempos establecidos para el proceso.

5 PROCEDIMIENTO

5.1 Entregar Resumen de Avance de Ordenes
La Contratista presenta al Superintendente de Construcciones y Responsable de
Control de Costos semanalmente el 05-RGT-012-01 Resumen de Avance de Ordenes
de Trabajo Servicio, detallada por rubro para identificar la variacin de cantidades o
costos en relacin a la Orden vigente y los Memorandos de Accin (si aplica).

5.2 Entregar las Planillas del mes con soportes
La Contratista entrega mediante Transmittal a Control de Costos de Construcciones la
Planilla con los soportes correspondientes dependiendo del tipo de Orden:

Orden de Servicio mayor a 30 das y toda Orden de Trabajo: a partir del 25 al ltimo da
de cada mes, considerando al perodo de facturacin de 26 del mes anterior al 25 del
mes vigente.
Orden de Servicio igual o menor a 30 das. Presentacin inmediata una vez finalizados
los trabajos.
Para el caso de tickets de servicio no es necesario el Transmittal.

Para Planillas de cobro por rubro (Precios unitarios):
Planilla de Cobro
OT/OS legalizada
Soporte de Cantidad y soporte a los rubros como: Registros de control de calidad,
planos, red lines, hoja de clculo de reas o volmenes; los cuales deben estar
sellados como documentos controlados por parte de la Contratista. Para ensayos
de hormigonado (por el tiempo que implican la obtencin de los resultados) se
podr realizar pagos parciales hasta obtener los resultados definitivos
05-RGT-012-02 Memorandos de Accin Aprobados por Superintendencia y con
justificacin de trabajos (Exclusivo para OTs)
Soporte del inicio y finalizacin de trabajos con el 05-RGT-024-01 Reporte Diario

Para Planillas de cobro por T&M:
Adicional a los requisitos anteriores:
Hoja de Control Diario de cada actividad ejecutada donde se desglose los tiempos
y materiales aplicados. La cual debe estar aprobada por los Inspectores de Calidad
de PAM EP y Supervisor de Construcciones PAM EP
Registro de Inicio de Obra (05-RGT-023-01)
Acta de Entrega Recepcin definitiva de la obra (05-RGT-025-07)

Para Planillas de reembolso de Facturas por materiales:
Factura del Proveedor
Requisicin de materiales aprobada por personal de PAM EP
Orden de Compra emitida por la Contratista hacia el proveedor
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Cuadro Comparativo de las ofertas de los proveedores que se presentaron (el
nmero que el contrato especifique), aprobado por Superintendente de
Construcciones o Ingeniero Senior de Facilidades
Proformas de las ofertas presentadas
Acta Entrega Recepcin de los Materiales
Orden de Trabajo Servicio, en la cual se incluyen los materiales requeridos

Para Planillas de reembolso de Facturas de Servicios:
Factura del Proveedor
Orden de Servicio emitida por la Contratista hacia el proveedor
Cuadro Comparativo de las ofertas de los proveedores que se presentaron (el
nmero que el contrato especifique), aprobado por Superintendente de
Construcciones o Ingeniero Senior de Facilidades
Proformas de las ofertas presentadas
Acta Entrega Recepcin de los servicios ejecutados
Orden de Trabajo Servicio, en la cual se incluyen los servicios requeridos

Para Planillas de Gastos Administrativos:
Copia de la factura de la Subcontratista
Orden de Trabajo Servicio, en la cual se incluyen los servicios mencionados

5.3 Receptar documentacin
El Responsable de Control de Costos de Construcciones recepta la documentacin y
registra la fecha en el Transmittal como constancia (si aplica).

5.4 Validar documentos
El Responsable de Control de Costos de Construcciones en un tiempo mximo de 7
das (a partir de la recepcin de la primera planilla para toda OT y OS mayor a 30 das);
y mximo 2 das (para OS igual o menor a 30 das). Colocar el sello de Revisado,
asignar las cuentas y montos y validar en la documentacin de respaldo:

Cdigo de rubro
Valor de tarifas coincidan con Contrato/OT/OS (de acuerdo a lo que aplique)
Valor total e IVA correspondiente
Los trabajos o servicios estn dentro de fechas vigentes de Orden
Cantidades descritas en planilla o factura coincidan con soportes
Valores coincidan con la Hoja de Control Diario de personal y equipo (si es T&M)
Coincida el proveedor aprobado en el Cuadro Comparativo (si es Reembolso)
Coincida el valor entre Planilla y Factura del Proveedor (si es Reembolso)

5.4.1 Si la documentacin est completa y cumple los criterios contina el proceso en
la actividad 5.5.

5.4.2 Si la documentacin NO est completa o NO cumple los criterios, se devuelve al
Contratista a travs de Control de Documentos (Transmittal), quien debe
presentar nuevamente la planilla o factura observada (incluyendo los
comentarios realizados) mximo 2 das despus de la fecha de devolucin y los
7 das de revisin inician nuevamente; y pasados los 2 das el Contratista debe
presentarla el siguiente mes. Retorna el proceso a la actividad 5.2.

5.5 Entregar documentacin al Revisor
El Responsable de Control de Costos de Construcciones entrega fsicamente la Planilla
con sus correspondientes respaldos segn el caso:
Planillas de Proyectos CAPEX: al Supervisor de Construcciones
Planillas de Proyectos OPEX: al Ingeniero de Construcciones

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5.6 Verificar los documentos
El Supervisor Ingeniero de Construcciones verifica en un tiempo mximo de 6 das (a
partir de la recepcin de la primera planilla), segn corresponda:
Volmenes de construccin ejecutados estn acorde con la OT/OS y se respalden
con registros de calidad, fotografas, entre otros; legalizado previamente por el
responsable designado
Alcance del trabajo realizado este sustentado
Fechas de ejecucin estn dentro del plazo
Firmas de revisiones anteriores consten en cada documento que lo requiera

5.6.1 Si la documentacin est completa y cumple los criterios contina el proceso en
la actividad 5.7.
5.6.2 Si la documentacin NO cumple los criterios regresa a la actividad 5.4.2.

5.7 Entregar documentacin a Superintendencia
El Supervisor de Construcciones entrega fsicamente la Planilla con sus
correspondientes respaldos al Superintendente de Construcciones para su legalizacin.

5.8 Revisar y legalizar documentacin
El Superintendente de Construcciones revisa en un tiempo mximo de 1 da la
documentacin receptada, tomando muestreo de rubros ms importantes en cunto a
costo y de acuerdo al tipo de proyecto; de los cuales hace un seguimiento de inicio a fin.

5.8.1 Si la documentacin cumple los criterios contina el proceso en la actividad 5.9.
5.8.2 Si la documentacin NO cumple los criterios devuelve al Responsable de
Control de Costos.

5.9 Entregar documentacin a Control de Costos
El Superintendente de Construcciones devuelve toda la documentacin legalizada a
Control de Costos.

5.10 Entregar documentacin legalizada a Contratista
El Responsable de Control de Costos entrega va Control de Documentos toda la
informacin legalizada a la Contratista para que proceda con la facturacin.

5.11 Entregar CD de respaldo
La Contratista para el caso de toda Orden de Trabajo u Orden de Servicio mayor a 30
das, entrega dentro del mismo mes el CD de respaldo por Planilla con toda la
informacin aprobada.

5.12 Guardar informacin en disco Q
El Responsable de Control de Costos guarda toda la informacin de respaldo de las
planillas y la base de seguimiento, en la respectiva carpeta del disco Q.
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6 FLUJO DEL PROCESOS

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7 REFERENCIAS
7.1 Contrato de Servicios para Soporte a la Operacin y para Construccin de Nuevas
Facilidades de Superficie (Campo aplicable).

8 REGISTROS
8.1 05-RGT-012-01 Resumen de Avance de Ordenes
8.2 05-RGT-012-02 Memorando de Accin
8.3 05-RGT-024-01 Reporte Diario de Obra (RDO)

9 ANEXOS

9.1 Formato Referencial de Planilla
9.2 Formato Referencial de Soporte de Ejecucin de Trabajos
9.3 Formato Referencial de Hoja de Control Diario (T&M)

10 OTROS

No Aplica

11 SSA

No Aplica

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ANEXO 9.1
FORMATO REFERENCIAL DE PLANILLA

PETROAMAZONAS E.P.
Soporte a la Operacin y Construccin de Nuevas Facilidades CO-00XX
Servicios de Construccin
Soporte de Facturacin - Valores
JULIO 2011
Nombre de OTQ
ITEM DESCRIPCION
CANTIDAD
ESTIMADA
UNIDAD CODIGO MAXIMO
PRECIO
UNITARIO
PREVIO ESTE PERIODO ACUMULADO PREVIO ESTE PERIODO ACUMULADO
1
1.01
1.02
1.03
1.04
1.05
2
2.01
2.02
2.03
2.04
2.05
3
3.01
3.02
3.03
3.04
3.05
Sub-total con I.V.A.
Sub-total sin I.V.A.
I.V.A. (12%)
TOTAL
Por Petroamazonas E.P.: Por Contratista:
Superintendente de Construcciones Superintendente Contratista
Fecha: Fecha:
CANTIDADES TARIFAS

Departamento: FIC
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ANEXO 9.2
FORMATO REFERENCIAL DE SOPORTE DE EJECUCION DE TRABAJOS

ANEXO 9.3
FORMATO REFERENCIAL DE HOJA DE CONTROL DIARIO (T&M)

DEPART: CONSTRUCCIONES
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PERSONAL/ EQUIPO PERSONAL/ EQUIPO PERSONAL/ EQUIPO PERSONAL/ EQUIPO
Dia
Hora
Dia
Hora
Dia
Hora
Dia
Hora
Dia
Hora
Inspector
Supervisor
SOPORTE A LA CONSTRUCCION Y OPERACION CO-0067
5
PETROAMAZONAS E.P.
CONDUTO ECUADOR S.A.
FECHA INICIO
OT
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25-nov-10
Item
26-oct-10 FECHA FIN
Posicin Unidad
1
nov-10
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