Indices

Indices................................................................................................................................................... 1
1.Introducao........................................................................................................................................... 2
2.Conceito de controle interno............................................................................................................... 3
3.Importncia do controle interno.......................................................................................................... 6
4.Caractersticas de um sistema de controle interno.............................................................................8
5.Objetivos do controle interno............................................................................................................ 1
6.Controle interno e sistemas de procedimento eletr!nico de dados...................................................12
".#ro$ramas de computador............................................................................................................... 13
8.#rocedimentos de entrada................................................................................................................ 13
%.#rocessamento................................................................................................................................. 13
1.&anuten'(o de ar)uivos................................................................................................................. 13
11. &anuten'(o do e)uipamento......................................................................................................... 14
12. *esponsabilidade pela determina'(o do controle interno..............................................................14
13.*esponsabilidade da administra'(o............................................................................................... 15
14.Controle interno e +raude................................................................................................................ 16
15.Conclusao....................................................................................................................................... 18
16.,iblio$ra+ia...................................................................................................................................... 1%
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1. Introducao
Em pases como Mocambique onde a disciplina de Auditoria interna jovem (o seu maior
crescimento e empregabilidade deve-se ao facto estarem a entrar no pas muitas empresas
multinacionais que precisam prestar contas s suas sedes com a mesma fiabilidade ou com o maimo
de comparabilidade possivel em relacao aos pases de origem!
"s ve#es imagina-se ser o controle interno sin$nimo de auditoria interna!
% uma idia totalmente equivocada& pois a auditoria interna equivale a um trabal'o organi#ado de
revis(o e aprecia)(o dos controles internos (normalmente eecutado por um departamento
especiali#ado*& ao passo que o controle interno se refere a procedimentos de organi#a)(o adotados
como planos permanentes da empresa!
+este trabal'o procura-se estabecer algumas acepcoes do que um ,istema de -ontrolo .nterno bem
como os parametros para a sua emplementacao e n(o s/!
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2. Conceito de controle interno
0 -omit1 de 2rocedimentos de Auditoria do .nstituto Americano de -ontadores 23blicos -ertificados&
A.-2A& afirma4
50 controle interno compreende o plano de organi#a)(o e o conjunto coordenado dos mtodos e
medidas& adotados pela empresa& para proteger seu patrim$nio& verificar a eatid(o e a fidedignidade de
seus dados contabilisticos& promover a efici1ncia operacional e encorajar a ades(o poltica tra)ada
pela administra)(o!5
2oe sua ve# 0 ..A preconisa que4 60 controlo interno um conjunto de procedimentos
implementados pela gest(o& com o objectivo de valorar e planear a organi#a)(o e todos os mtodos e
medidas adoptados numa entidade a fim de refor)ar e mel'orar a efic7cia e efici1ncia na utili#a)(o de
recursos& salvaguardar os activos& verificar a fiabilidade& eactid(o e fidedignidade da informa)(o
financeira& o cumprimento das leis e normas contabilsticas& promover a efic7cia operacional! 0u seja&
um actividade que procura garantir as boas praticas de gest(o e procedimentos e cumprimento das
polticas estabelecidas pela gest(o!8
,egundo 9omes (:;;;*& um sistema de controle compreende a estrutura e o processo de controle! A
estrutura de controle deve ser desen'ada em fun)(o das vari7veis-c'ave que derivam do conteto social
e da estratgia da organi#a)(o& alm de levar em considera)(o as responsabilidades de cada
administrador ou encarregado por centros de compet1ncia! A estrutura contm& ainda& o sistema de
indicadores de informa)<es e de incentivos!
A defini)(o provavelmente mais ampla do que o significado que& s ve#es& se atribui ao termo! +a
realidade& ela recon'ece que um sistema de controle interno se projeta alm daquelas quest<es
diretamente relacionadas com as fun)<es dos departamentos de contabilidade e de finan)as!
2.1. Interpretao do conceito de controle interno
2ela sua amplitude& o conceito de controle interno& para ser corretamente compreendido& deve ser
devidamente eaminado quanto ao seu real significado& com base no conceito de controle interno
estabelecido pelo .nstituto Americano de -ontadores 23blicos -ertificados& e lu# dos con'ecimentos
de administra)(o!
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2ela defini)(o de controle interno pode-se observar a amplitude de seu significado que& em verdade&
inclui uma srie de procedimentos bem definidos que& conjugados de forma adequada& asseguram a
fluide# e a organi#a)(o necess7rias para a obten)(o de algo palp7vel!
0 controle tem significado e relev=ncia somente quando concebido para garantir o cumprimento de
um objetivo definido& quer seja administrativo ou gerencial!
>essa forma& o controle n(o algo sem face ou sem forma& mas um dado fsico que avalia uma fun)(o
observ7vel! 2ela an7lise da defini)(o de controle interno podemos observar a eist1ncia de v7rios
fatores que necessitam ser clara e objetivamente epostos4
a* 2lano de organi#a)(o o modo pelo qual se organi#a um sistema! A estrutura organi#acional
necessita corresponder a uma divis(o& adequada e balanceada& de trabal'o& de forma que sejam
estabelecidas as rela)<es de autoridade e responsabilidade entre os v7rios nveis& pelas parcelas de
trabal'o eigidas para a consecu)(o dos objetivos da empresa& e de maneira que sejam definidas&
claramente& as responsabilidades e autoridades dos diversos nveis!
b* Mtodos e medidas estabelecem os camin'os e os meios de compara)(o e julgamento para se c'egar
a determinado fim& mesmo que n(o ten'am sido preestabelecidos formalmente! A empresa& como um
todo& pode ser caracteri#ada como a conjun)(o de v7rios subsistemas! -ada um dos subsistemas& por
sua ve#& comp<e-se de uma cadeia de procedimentos destinados a gerar e registrar informa)<es finais!
0 planeamento de um sistema& alm de resultar num sistema eficiente& pr7tico& econ$mico e 3til& deve
levar em conta a defini)(o de procedimentos especificamente destinados para promover o controle
sobre as opera)<es e as atividades preferencialmente formali#adas atravs de manuais&
c* 2rote)(o do patrim$nio compreende a forma pela qual s(o salvaguardados e defendidos os bens e
direitos da empresa! A defini)(o e o estabelecimento de independ1ncia das fun)<es de eecu)(o
operacional (cust/dia& controle e contabili#a)(o dos bens patrimoniais& conjugada a um sistema de
autori#a)<es& de acordo com as responsabilidades e riscos envolvidos* possibilitam eficiente e salutar
meio de salvaguardar os interesses da empresa!
d* Eatid(o e fidedignidade dos dados contabilisticos correspondem a adequada precis(o e observ=ncia
aos elementos dispostos na contabilidade! A classifica)(o dos dados dentro de uma estrutura formal de
contas& seguida da eist1ncia de um plano de contas que facilite o seu registro& prepara)(o e
contabili#a)(o em tempo '7bil& a utili#a)(o de um manual descritivo do uso das contas conjugado
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defini)(o de procedimentos que possibilitem a an7lise& a concilia)(o e a solu)(o tempestiva de
quaisquer diverg1ncias s(o elementos significativos para a epress(o da fiel escritura)(o cont7bil!
e* Efici1ncia operacional compreende a a)(o ou for)a a ser posta em pr7tica nas transa)<es reali#adas
pela empresa! A defini)(o de adequado plano de organi#a)(o aliada aos mtodos e procedimentos bem
definidos& assim como a observa)(o de normas salutares no cumprimento dos deveres e fun)<es com a
eist1ncia de pessoal qualificado& treinado para desenvolver suas atividades e adequadamente
supervisionado por seus respons7veis& tendem a implementar a desejada efici1ncia nas opera)<es!
f* 2olticas administrativas compreendem o sistema de regras relativas dire)(o dos neg/cios e
pr7tica dos princpios& normas e fun)<es para a obten)(o de determinado resultado! As polticas
representam as guias de raciocnio& planejadas para a tomada de decis<es em nveis inferiores e
aplic7veis s situa)<es repetitivas& de forma a canali#ar as decis<es para o objetivo& que afetam tanto o
comportamento da organi#a)(o (poltica estratgica* quanto s regras de trabal'o (polticas
operacionais*!
2ela descri)(o dos fatores anteriormente dispostos& f7cil compreender que todos os itens se
interinfluenciam de forma acentuada!
Esses elementos& pela import=ncia intrnseca de cada um& s(o de tais formas essenciais para um
controle interno adequado& que uma grave defici1ncia de qualquer deles comprometeria o
funcionamento eficiente de todo o sistema!
As polticas operacionais s(o fundamentais ao planeamento e opera)(o dos sistemas e estes& por sua
ve#& fluem segundo o arranjo organi#acional definido!
Assim sendo& se os procedimentos componentes de um sistema foram estabelecidos em conformidade
com determinada poltica& a eecu)(o desses procedimentos corresponde& por si s/& ao cumprimento da
poltica estabelecida!
2or outro lado& fica evidente a etrema dificuldade de 'aver sistemas eficientes onde ineistem
polticas adequadas& ou em situa)<es organi#acionais confusas e vice-versa!
?inalmente& necess7rio lembrar que esses planos de polticas& sistemas e organi#a)(o s(o ferramentas
utili#adas por pessoas!
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>entro de uma vis(o sist1mica da empresa& f7cil compreender que& mesmo com sistemas& polticas&
adequadamente planejados& a efici1ncia administrativa ser7 comprometida se a empresa n(o dispuser de
um quadro de pessoal adequadamente dimensionado& capa#& eficiente e motivado!
>essa forma& podemos atestar que o controle interno compreende todos os meios planejados numa
empresa para dirigir& restringir& governar e conferir suas v7rias atividades com o prop/sito de fa#er
cumprir os seus objetivos!
0s meios de controle incluem& mas n(o se limitam a4 forma de organi#a)<es& polticas& sistemas&
procedimentos& instru)<es& padr<es& comit1s& plano de contas& estimativas& or)amentos& invent7rios&
relat/rios& registros& mtodos& projetos& segrega)(o de fun)<es& sistema de autori#a)(o e aprova)(o&
concilia)(o& an7lise& cust/dia& arquivo& formul7rios& manuais de procedimentos& treinamento& carta de
fian)a etc!
3. Importncia do controle interno
A import=ncia do controle interno fica patente a partir do momento em que se torna impossvel
conceber uma empresa que n(o dispon'a de controles que possam garantir a continuidade do fluo de
opera)<es e informa)<es proposto!
A confiabilidade dos resultados gerados por esse fluo que transforma simples dados em informa)<es a
partir das quais os empres7rios& utili#ando-se de sua eperi1ncia administrativa& tomam decis<es com
vistas no objetivo comum da empresa& assume vital import=ncia!
-omo possvel tomar decis<es adequadas utili#ando-se de informa)<es que correm o risco de n(o
serem confi7veis@
2ara que se 5verifique a import=ncia do controle oportuno analisar o crescimento e a diversifica)(o de
uma empresa!
,e pudermos identificar uma empresa em fase inicial& verificaremos que o dono o ponto referencial
do controle!
% ele quem analisa e controla praticamente todos os segmentos da empresaA verifica a pontualidade dos
funcion7riosA a fabrica)(o e o padr(o de qualidade dos produtosA o despac'o e a entrega aos clientesA o
pedido e o contas a pagar aos fornecedoresA contas a receber e o recebimento dos clientes etc!
A partir do momento que a empresa toma vulto e inicia sua fase de crescimento em volumes& em
diversifica)(o de produtos& em locais diferenciados de produ)(o e de vendas a clientes em v7rias
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localidades& e at de segmenta)(o diversa de novos produtos& torna-se invi7vel que seu dono& so#in'o&
controle todas as opera)<es e transa)<es!
Buanto maior vai ficando a entidade social& maior e mais complea se torna a organi#a)(o estrutural&
pois grande parte das atividades controladas inicialmente pelo dono v(o sendo delegadas a outros
funcion7rios& dos quais ele espera que 'aja compromisso e capacita)(o igual quela que dispun'a
pessoalmente na gest(o do neg/cio!
>ado isso& para eistir controle eficiente das opera)<es e poder de an7lise preciso eistir relat/rios&
indicadores e outros ndices que reflitam a gest(o das opera)<es pelos funcion7rios contratados e o
atendimento aos planos e metas tra)ados!
Cm sistema de controle interno implica que os funcion7rios ten'am liberdade de atua)(o na eecu)(o
de seus compromissos para buscar mel'ores resultados!
-ontudo& para evitar que esses mesmos funcion7rios eorbitem em suas fun)<es e possam tirar
benefcios em seu pr/prio proveito e causarem& deste modo& preju#os a entidade social& por erros
intencionais ou dolosos& um adequado sistema de controle interno limita a pr7tica desses atos e
possibilita que estes n(o permane)am arquivados em definitivo!
2or 3ltimo& o sistema de controle interno previne que funcion7rios possam cair em tenta)(o dado a
possveis problemas pessoais ou financeiros e incorrer em atos ilcitos!
Dodas as empresas possuem controles internos! A diferen)a b7sica que estes podem ser adequados ou
n(o!
A classifica)(o pode ser dada analisando-se a efici1ncia dos fluos de opera)<es e informa)<es e os
seus custosEbenefcios!
A implanta)(o ou aprimoramento de um tipo de controle tanto vi7vel quanto positiva for sua rela)(o
custoEbenefcio!
0 grau m7imo de avalia)(o do benefcio deve ser atribudo import=ncia e qualidade da informa)(o a
ser gerada!
Buanto ao custo& vale lembrar que sempre que possvel se deve utili#ar o conceito de custo de
oportunidade& que muito mais amplo!
0 controle interno parte integrante de cada segmento da organi#a)(o e cada procedimento
corresponde a uma parte do conjunto do controle interno!
2or eemplo& se o departamento de vendas tira um pedido& devem eistir procedimentos que permitam
determinar se o cliente poder7 quitar seus compromissos junto compan'ia!
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2or sua ve#& o setor de epedi)(o ter7 de saber se a venda foi reali#ada para proceder ao seu despac'o e
solicitar a emiss(o da documenta)(o comprobat/ria& que compulsoriamente ter7 de ser contabili#ada& e
assim por diante!
0 conjunto dos procedimentos no eemplo que pode ser considerado como controle interno& muito
embora 'aja outros procedimentos que mere)am considera)<es para que se complete o ciclo& de
vendas& no caso!
-omo se pode depreender do referido eemplo& o controle interno gira em torno dos aspectos
administrativos& que t1m influ1ncia direta sobre os aspectos contabilisticosA '7& portanto& necessidade
premente de sua considera)(o conjunta para efeito de determina)(o de adequado sistema de controle
interno!
A fun)(o da contabilidade como instrumento de controle administrativo 'oje unanimemente
recon'ecida!
Cm sistema de contabilidade que n(o esteja apoiado em eficiente controle interno & at certo ponto&
in3til& uma ve# que n(o possvel confiar nas informa)<es contidas nos seus relat/rios!
.nforma)<es contabilisticos distorcidas podem levar a conclus<es erradas e danosas para a empresa!
Apesar disso& embora pare)a absurdo& eistem muitas empresas para as quais o controle interno
descon'ecido!
2ensam que& tendo empregados de confian)a& estar(o cobertas contra qualquer irregularidade!
-onfiar nos subordinados n(o deia de ser corretoA necess7rio& porm& admitir que esta confian)a
pode dar lugar a toda espcie de fraudes!
Fasta di#er que grande parte das irregularidades nos neg/cios& segundo se tem verificado& deve-se a
empregados nos quais se confiava!
Alm disso& quando n(o eistem procedimentos adequados de controle interno& s(o freqGentes os erros
involunt7rios e os desperdcios!
4. Caractersticas de um sistema de controle interno
Cm sistema de controle interno bem desenvolvido pode incluir4
o controle or)ament7rioA
custos-padr(oA
relat/rios operacionais peri/dicosA
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an7lises estatsticasA
programas de treinamento do pessoal e& inclusiveA
auditoria interna!
2ode tambm& por conveni1ncia& abranger atividades em outros campos& como& por eemplo& estudo de
tempos e movimentos e controle de qualidade!
Em sentido amplo& o controle interno inclui& portanto& controles que podem ser peculiares tanto
contabilidade como administra)(o& como segue4
a* Controles contabilisticos4 compreendem o plano de organi#a)(o e todos os mtodos e
procedimentos diretamente relacionados& principalmente com a salvaguarda do patrim$nio e a
fidedignidade dos registros contabilisticos! 9eralmente incluem os seguintes controles4 sistema de
autori#a)(o e aprova)(oA separa)(o das fun)<es de escritura)(o e elabora)(o dos relat/rios
contabilisticos daquelas ligadas s opera)<es ou cust/dia dos valoresA e controles fsicos sobre estes
valores!
b* Controles administrativos4 compreendem o plano de organi#a)(o e todos os mtodos e
procedimentos que di#em respeito efici1ncia operacional e decis(o poltica tra)ada pela
administra)(o! +ormalmente& se relacionam de forma indireta aos registros financeiros! -om
freqG1ncia abrangem an7lises estatsticas& estudos de tempo e movimentos& relat/rios de desempen'o&
programas de treinamento e controle de qualidade!
As delimita)<es que indicam se certos planos especiais de organi#a)(o e determinados mtodos e
procedimentos podem ser classificados como controles contabilisticos ou administrativos variam&
naturalmente& de acordo com circunst=ncias especficas!
4.1. As caractersticas de um eficiente sistema de controle interno compreendem:
2lano de organi#a)(o que proporcione apropriada segrega)(o de fun)<es entre eecu)(o operacional
e cust/dia dos bens patrimoniais e sua contabili#a)(o!
,istema de autori#a)(o e procedimentos de escritura)(o adequados& que proporcionem controle
eficiente sobre o ativo& passivo& receitas& custos e despesasA
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0bserva)(o de pr7ticas salutares no cumprimento dos deveres e fun)<es de cada um dos
departamentos da organi#a)(oA e
2essoal com adequada qualifica)(o tcnica e profissional& para a eecu)(o de suas atribui)<es!
. !b"etivos do controle interno
0 conceito& a interpreta)(o e a import=ncia do controle interno envolvem imensa gama de
procedimentos e pr7ticas que& em conjunto& possibilitam a consecu)(o de determinado fim& ou seja&
controlar!
Hegra geral& o controle interno tem quatro objetivos b7sicos4
A salvaguarda dos interesses da empresaA
A precis(o e a confiabilidade dos informes e relat/rios contabilisticos& financeiros e operacionaisA
0 estmulo efici1ncia operacionalA e
A ader1ncia s polticas eistentes!
.1. #alva$uarda dos interesses
0 objetivo do controle interno relativo salvaguarda dos interesses refere-se prote)(o do patrim$nio
contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades!
Cma empresa disp<e de bens& direitos e obriga)<es que se encontram divididos por diversos
departamentos e setores que cuidam individualmente da parte que l'es cabe!
>essa forma& o almoarifado tem a seu dispor o material estocado da empresa e requer cuidado na sua
manuten)(o& guarda e distribui)(o!
A tesouraria& por sua ve#& controla os saldos banc7rios& entradas e sadas de numer7rio& e assim por
diante!
0 setor de pessoal o respons7vel pelo c7lculo e controle da fol'a de pagamento& assim como pelo
recol'imento dos encargos sociais!
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-omo se v1& por esses eemplos& a empresa disp<e de enorme gama de atividades que requer
especiali#a)(o& con'ecimento e entendimento de forma que sejam condu#idas dentro de padr<es
adequados& minimi#ando a possibilidade de perdas e riscos!
0s principais meios que podem dar o suporte necess7rio salvaguarda dos interesses s(o os seguintes4
a% #e$re$ao de fun&es: estabelece a independ1ncia para as fun)<es de eecu)(o operacional&
cust/dia fsica e contabili#a)(o! +ingum deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases
inerentes a uma opera)(o! -ada uma dessas fases deve& preferencialmente& ser eecutada por pessoas e
setores independentes entre si!
b% #istema de autori'ao e aprovao: compreende o controle das opera)<es atravs de mtodos de
aprova)<es& de acordo com as responsabilidades e os riscos envolvidos! +a medida do possvel& a
pessoa que autori#a i n(o deve ser a que aprova para n(o epor a risco os interesses da empresa!
c% (eterminao de fun&es e responsabilidades: determina para cada funcion7rio a no)(o eata de
suas fun)<es& incluindo as responsabilidades que comp<em o cargo! A eist1ncia de& organogramas
claros& determinam lin'as de responsabilidades e autoridades definidas por toda a lin'a 'ier7rquica!
d% )otao de funcion*rios: corresponde ao rod#io dos funcion7rios designados para cada trabal'oA
possibilita redu#ir as oportunidades de fraudes e resulta& geralmente& em novas idias de trabal'o para
as fun)<es!
e% Carta de fiana: determina aos funcion7rios que em geral lidam com valores a responsabilidade
pela cust/dia de bens e valores& protegendo a empresa e dissuadindo& psicologicamente& os funcion7rios
em tenta)(o! >e acordo com as circunst=ncias pode-se utili#ar seguro fidelidade& isolada ou
conjuntamente carta de fian)a!
f% +anuteno de contas de controle: indica a eatid(o dos saldos das contas detal'adas& geralmente
controladas por outros funcion7rios! 2ermite a reali#a)(o de confronta)(o permanente entre os saldos
detal'ados e o& saldo sinttico& e a aplica)(o de procedimentos de comprova)(o da eatid(o dos
registros!
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$% #e$uro: compreende a manuten)(o de ap/lice de seguros& a valores adequados de reposi)(o& dos
bens& valores e riscos a que est7 sujeita a empresa!
,% -e$islao: corresponde atuali#a)(o permanente sobre a legisla)(o vigente& visando diminuir
riscos e n(o epor a empresa s conting1ncias fiscais e legais pela n(o-obedi1ncia aos preceitos atuais
vigentes!
i% (iminuio de erros e desperdcios: indica a detec)(o de erros e desperdcios na fonteA comumente
essas fal'as s(o originadas devido a controles mal definidos& falta de controles& c/pias e vias ecessivas
etc! A divis(o racional do trabal'o& com a identifica)(o clara e objetiva das normas& procedimentos&
impressos& arquivos e n3mero de subordinados compatvel& fornece condi)<es ra#o7veis que permitem
supervis(o suficiente e& conseqGentemente& prevenir-se contra ocorr1ncia de erros e desperdcios!
"% Conta$ens fsicas independentes: corresponde reali#a)(o de contagens fsicas de bens e valores&
de forma peri/dica& por intermdio de pessoa independente ao custodiante& visando maimi#ar o
controle fsico e resguardar os interesses da empresa!
l% Aladas pro$ressivas: compreende o estabelecimento de al)adas e procura)<es de forma
escalonada& configurando aos altos escal<es as principais decis<es e responsabilidades! A utili#a)(o de
al)adas progressivas& com dupla assinatura de pessoas independentes entre si& fornece maior seguran)a
empresa& permitindo que as principais decis<es& de acordo com os riscos e valores envolvidos& fiquem
canali#adas junto aos principais administradores!
.. Controle interno e sistemas de procedimento eletr/nico de dados
-om a crescente aplica)(o de meios eletr$nicos de processamento de dados nos sistemas de informa)(o
das empresas surgem como conseqG1ncia& novos aspectos de controle interno nesses sistemas!
A correta observa)(o dos princpios de controle interno muito importante quando '7 aplica)(o de
meios eletr$nicos de processamento de dados& s ve#es at mais do que em sistemas cujo
processamento seja convencional!
.sto decorre do fato de que uma unidade do -2> passa a centrali#ar o processamento de uma parte
substancial dos dados!
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0. 1ro$ramas de computador
0 problema b7sico de controle interno& com rela)(o aos programas& refere-se documenta)(o deles!
0s documentos que eplicam e servem de suporte aos programas devem ser cuidadosamente
elaborados mantidos!
As altera)<es de programas tambm devem ser refletidas na documenta)(o do programa! >evem&
ainda& ser aprovadas por pessoas com autoridade para tanto!
2. 1rocedimentos de entrada
% evidente a import=ncia de que os dados de entrada sejam precisos e recebidos para processamento& de
forma ordenada& acurada e completa!
,(o necess7rios& portanto& procedimentos adequados e formais& um mnimo de transa)<es que
requeiram tratamento especial& para que se obten'a eatid(o nos dados de entrada e se fortale)a o
controle interno!
3. 1rocessamento
>urante o processamento& v7rios procedimentos s(o necess7rios para efeito de controle interno!
As instru)<es aos operadores devem ser precisas e por escritoA estes devem ser instrudos para n(o
manter contatos diretos ou aceitar instru)<es verbais dos programadores& quando surgirem errosA
c/digos numricos de identifica)(o devem ser compostos com dgitos autoconferidores e devem eistir
pontos de controle em toda a etens(o do processamento& instru)<es formais sobre inconsist1ncias etc!
14.+anuteno de ar5uivos
0 processamento amplamente baseado em arquivos e dados (fitas magnticas& discos*!
%& portanto& evidente a necessidade de adequado controle interno sobre a manuten)(o desses arquivos!
>evem eistir controles fsicos que impossibilitem rasuras ou reutili#a)<es inadvertidas de fitas& discosA
para isso os arquivos devem ser adequadamente identificados!
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11. +anuteno do e5uipamento
% /bvia a necessidade de que se ten'a seguran)a quanto ao funcionamento constante e normal do
equipamento!
Assim sendo& as condi)<es fsicas do local devem ser adequadas& devendo 'aver manuten)(o do
equipamento feita regularmente e por pessoal capacitado!
12. )esponsabilidade pela determinao do controle interno
A administra)(o respons7vel pelo planeamento& instala)(o e supervis(o de um sistema de controle
interno adequado!
Bualquer sistema& independentemente de sua solide# fundamental& pode deteriorar se n(o for
periodicamente revisto!
0 sistema de controle interno deve estar sujeito a contnua supervis(o para determinar se4
a* a poltica interna presente est7 sendo corretamente interpretadaA
b* as mudan)as em condi)<es operativas tornaram os procedimentos complicados& obsoletos ou
inadequadosA
c* quando surgem fal'as no sistema& s(o tomadas prontamente medidas efica#es e corretivas!
A pr/pria conceitua)(o de controle interno vislumbra a defini)(o da responsabilidade acerca dos
procedimentos a serem adotados ao longo de toda a empresa!
Entretanto& nem sempre o significado de controle interno entendido em toda a sua etens(o&
ocorrendo casos em que tal significado colocado merc1 de sua pr/pria sorte& esquecendo-se a
administra)(o de sua responsabilidade pela boa gest(o do patrim$nio da empresa!
.ntuitiva e logicamente apropriado 'aver alta prioridade para o controle interno& mas freqGentemente
isto n(o ocorre!
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Muitos administradores& especialmente no ambiente atual& avaliam os custos e os benefcios de cada
a)(o& sendo que raramente um controle interno tra# /bvio e eplcito benefcio em termos de custo!
A press(o por benefcios for)a os administradores a evitar custos que n(o gerem retornos imediatos!
Em seu detrimento& os administradores tambm tendem a acreditar que o controle interno constrange o
pessoal& particularmente aqueles que buscam reali#ar neg/cios agressivamente& citando& inclusive& que
controles internos s(o redundantes e n(o se aplicam aos funcion7rios de confian)a!
Dalve# a maior dificuldade para obter a aten)(o da administra)(o para a necessidade de controle
interno seja o fato de que ela se esquece facilmente dos dolorosos impactos origin7rios de controles
inadequados!
Alguns eecutivos julgam mais importantes satisfa#er seus clientes& o que implica passar por cima de
controles!
>ar aos clientes o que eles querem aumenta as press<es em obter trabal'o r7pido e correto& e dessa
forma os controles& em ve# de serem vistos como sustenta)(o& s(o vistos como frustrantes e
atravancadores!
Muitas ve#es& as conseqG1ncias de controles internos inadequados finalmente c'amam a aten)(o da
administra)(o!
As empresas devem ser preventivas e n(o reativas! 2reven)(o nem sempre possvel& mas minimi#a)(o
pode ser encontrada& desde que todo o pessoal-c'ave envolvido na determina)(o de polticas& pr7ticas e
procedimentos esteja ciente e empen'ado em acreditar nesse camin'o!
13.)esponsabilidade da administrao
Em geral& uma empresa constituda atravs da representa)(o 'ier7rquica superior dos
administradores!
A partir do instante em que os administradores passam a eercer forte press(o e influ1ncia no sistema
de controle interno& conseguem ader1ncia do pessoal que depende das a)<es de seu administrador!
?un)<es de controle eistem em todos os nveis da organi#a)(o!
As fun)<es de controle devem ser posicionadas nos mais altos nveis para preservar sua independ1ncia
e objetividade& o que permanece verdadeiro& independentemente do nvel 'ier7rquico do pessoal& pois a
posi)(o n(o deve confundir-se com a verdadeira nature#a da responsabilidade de supervis(o!
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A segrega)(o de fun)<es um elemento crtico do sistema de controle interno e em empresas pequenas
mais difcil de consegui-la!
" medida do possvel& separa)(o rotineira de deveres deve ocorrer& e ece)<es devem eistir somente
quando estabelecidas ou aprovadas pelos administradores& que devem revis7-las periodicamente!
A mais visvel evid1ncia do compromisso da administra)(o para uma organi#a)(o controlada s(o as
polticas& pr7ticas e procedimentos a serem seguidos!
A documenta)(o de polticas& pr7ticas e procedimentos leva muito tempo para assegurar controles
internos sadios& consistentes e cuidadosamente revisados pelos administradores!
,omente a constante dilig1ncia dos eecutivos pode sustentar padr<es ticos sadios!
14.Controle interno e fraude
2or tudo quanto foi dito& at ent(o& tem-se a impress(o de que um bom sistema de controle interno
constitui garantia absoluta contra a ocorr1ncia de fraudes ou irregularidades!
Fons controles internos previnem contra a fraude e minimi#am os riscos de erros e irregularidades&
porque& por si s/& n(o bastam para evit7-los!
Assim& por eemplo& a segrega)(o de uma opera)(o em fases distintas& confiadas a diversas pessoas&
redu# o risco de irregularidadesA porm& n(o pode evitar que estas ocorram& se as diversas pessoas que
interv1m no processo se puserem de acordo para cometer algum ato fraudulento!
+(o obstante isso& os outros elementos dos sistemas podem& em alguns casos& atuar como controles
independentes que revelem a manobra!
A efici1ncia do sistema de controle interno como um todo deve permitir detectar n(o somente
irregularidades de atos intencionais& como tambm erros de atos n(o intencionais! Esses erros podem
ser4
a* de interpreta)(o como& por eemplo& a aplica)(o err$nea dos princpios contabilisticos geralmente
aceitos na contabili#a)(o de transa)<esA
b* de omiss(o por n(o aplicar um procedimento prescrito nas normas em vigorA
c* decorrentes da m7 aplica)(o de uma norma ou procedimento!
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A fraude& entretanto& assume m3ltiplas modalidades! >as diversas classifica)<es de fraudes at 'oje
tentadas& reveste-se de interesse a que as divide em4
a% 6o encobertas: s(o aquelas em que o autor n(o considera necess7rio esconder& porque o controle
interno muito fraco! Cm eemplo seria a retirada de din'eiro do caia& sem se efetuar nen'uma
contabili#a)(o!
b% 7ncobertas temporariamente: s(o feitas sem afetar os registros contabilisticosA por eemplo&
retirar din'eiro proveniente das cobran)as& omitindo o registro delas de modo que seu montante possa
ser coberto com o registro de cobran)as posteriores& e assim sucessivamente!
c% 7ncobertas permanentemente: nesses casos& os autores da irregularidade preocupam-se em alterar
a informa)(o contida nos registros e outros arquivos& para assim ocultar a irregularidade! 2or eemplo&
a retirada indevida de din'eiro recebido de clientes poderia ser encoberta& falsificando-se as somas dos
registros de cobran)asA porm& isto n(o bastaria& pois& como o valor a creditar aos clientes n(o poderia
ser alterado sem o risco de futuras reclama)<es& deve-se procurar outro artifcio! Este poderia consistir
em manter as somas corretas no registro de cobran)asA porm& alterando as somas da conta
correspondente no ra#(o geral& modifica-se& tambm& outra soma& de prefer1ncia alguma conta de
despesas para& assim& manter a igualdade entre saldos devedores e credores! +aturalmente& isto sup<e o
livre acesso do interessado aos registros contabilisticos& o que contraria os bons princpios de controle
interno!
Em geral& o sistema de controle interno deve permitir detectar todas as irregularidades!
Cm bom sistema de controle interno oferece maiores possibilidades de pronta identifica)(o de fraudes
em qualquer que seja a sua modalidade identifica)(o!
Entretanto& o acordo entre dois ou mais integrantes da organi#a)(o pode fa#er deteriorar e cair por terra
o mel'or sistema de controle interno!
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1.Conclusao
Modernamente& os /rg(os institucionais de controle& Auditorias .nternas& tanto na iniciativa privada
quanto na administra)(o p3blica& voltam suas aten)<es para atua)(o preventiva e orientadora& de modo
a evitar as fal'as involunt7rias ou deliberadas por parte dos atores dos processos organi#acionais!
0s benefcios advindos de um sistema de controle interno integrado e atuando com ecel1ncia s(o
inumer7veis! 2or isso& o controle n(o deve ser visto apenas pelo prisma do custo& mas sim como meio
de assegurar o mel'or emprego dos recursos& prevenir ou redu#ir fraudes& desperdcios ou abusos&
contribuindo assim para o cumprimento da miss(o do /rg(o p3blico!
Heferindo-se s fun)<es da -i1ncia da Administra)(o& Megginson (:;IJ* menciona que& se a fun)(o de
controle n(o for desempen'ada efetivamente& as demais fun)<es (planejar& organi#ar e dirigir* ser(o de
valor limitado na organi#a)(o& propiciando& na mel'or das 'ip/teses& baio desempen'o e& na pior& o
caos!
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1..8iblio$rafia
+799I6#!6: -. C.: +!#-7;: (. C.: 1I7<)I =r: 1. >! Administrao: conceitos e aplicaes!
,(o 2aulo4 Karper L KoM do Frasil& :;IJ!
C)71A-(I: #. A. Auditoria contbil: teoria e pratica! ,(o 2aulo4 Atlas& NOOO!
9!+7#: =. #.? #A-A#: =. +. A. Controle de gesto: uma abordagem contextual e organizacional. N!
ed! ,(o 2aulo4 Atlas& :;;;!
www.theiia .org (Institute of Internal Auditors)
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