Manual de Usuario - a2 Nmina - Versin 1.

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a2 Nomina

Carga Inicial de Datos: Para la correcta carga y estructuracin de la aplicacin a2 nmina se recomienda lo siguiente:

1. Comenzar diseando la estructura de los tipos de nmina, el criterio que debe prevalecer para separar los empleados en diferentes
tipos de nmina es primero que todo su esquema de pago: Semanal, Quincenal, Mensual; en segundo trmino la carga de
conceptos que tienen, por ejemplo, se puede tener 2 nminas de obreros pero a cada grupo le aplico conceptos de pago totalmente
diferentes.
Con esta facilidad el sistema lo que persigue es que 2 o ms nminas, compartan por ejemplo su formulacin, esto quiere decir que,
aunque estn en diferentes directorios de datos los conceptos de pago y todo lo que involucra la formulacin esta compartida.
2. Los niveles de una nmina tienen que asociarse a la estructura organizacional de la empresa, el sistema maneja hasta 5 niveles,
de forma tal que para una empresa que tiene sucursales en todo el pas, pudiendo ser su estructura como sigue:

NIVEL 01 =========> ESTADO
NIVEL 02 ============>CIUDAD
NIVEL 03 ===============>SUCURSAL
NIVEL 04 =================>DEPARTAMENTO
NIVEL 05 =====================>SUB-DEPARTAMENTO

3. Incluir la informacin que corresponde a las profesiones y cargos que existen en la empresa.
4. Ahora bien, una vez que esta informacin esta completa, lo ideal es comenzar a incluir los conceptos de pago que corresponden a
las asignaciones y deducciones del personal. De igual forma pudiramos incluir un integrante de nmina de manera que conforme
avanza la programacin de los conceptos podemos ver los resultados en el integrante que incluimos.
5. Para configurar los conceptos de pago debemos decidir si hace falta utilizar tabuladores y grupos de nmina, esto es importante,
ya que a veces se utilizan sin que sea necesario y hacen el proceso de elaboracin de nmina muy laborioso.
Los grupos de nmina deben ser usados cuando los conceptos de pago son heterogneos dentro del tipo, por ejemplo, tengo un
grupo de empleados que ganan ciertos conceptos y tengo otro grupo de empleados que ganan otros conceptos, cuando esto es as es
recomendable usarlos.
Los tabuladores persiguen que un mismo valor sea compartido entre los trabajadores, por ejemplo, manejo en mi nmina 50 carpin-
teros, 50 albailes y 50 soldadores, al momento de crear la constante de salario diario, le marco la opcin de manejo de tabuladores,
de esta manera aseguramos que todos los carpinteros ganen el mismo salario diario y lo que es mas importante, que al momento de
cambiarlo con hacerlo una sola vez en la seccin de tabulares se aplica a todos.
6. La creacin de conceptos de pago se apoya en la preexistencia de constantes, tablas, acumulados generales y calendarios, de
forma tal que primero debe crear los 4 ltimos mencionados, se recomienda para una configuracin limpia y bien elaborada es solicitar
del personal de nmina un recibo de pago del trabajador que incluimos con los conceptos que l maneja; de esta forma podemos ir
incluyendo los conceptos uno a uno y al mismo tiempo generando las tablas y constantes que nos hagan falta.
Nota: La nmina incluye una constante propia de ella que en la formulacin se denomina "REF". Esta variable almacena un valor
diferente para cada integrante, de esta manera por ejemplo, podemos crear un concepto de "OTRAS ASIGNACIONES", poniendo a
REF como frmula nica sin tener que crear una constante para ello.
NOTA IMPORTANTE: El nmero de personas en la nmina determina el esquema de procesamiento que debe ser utilizado, existe el
modo en lnea, que viene por defecto que elabora los clculos al momento que son requeridos, esto quiere decir que si elaboramos el
reporte general de pago 10 veces, los clculos se efectan 10 veces. Cuando las nminas tienen muchos integrantes o muchos
conceptos, este esquema puede resultar muy lento, por lo que debe seleccionarse "PRENOMINA" desde la seccin de "TIPOS DE
NOMINA".
Nota: Se debe tener la precaucin de definir de forma adecuada cada una de las opciones, ya que los resultados del proceso de la
nmina dependern de ello. Una nmina mal formulada arrojar resultados errneos o inadecuados.
Nota: Cada una de estas opciones estn relacionadas entre si, por lo tanto de deber tener el cuidado en la carga de datos, de
planificar el orden de la misma.
La creacin de acumulados generales es de mucha importancia, a travs de ellos podemos llevar de forma consolidada por mes
y por ao los montos devengados por los empleados. Por ejemplo, podemos crear un acumulado que se denomine "SALARIO
INTEGRAL". Una vez creado el acumulado, cada vez que generemos un concepto podemos marcar si dicho concepto forma parte o
no de cada uno de los acumulados generales.
7. Una vez creado los conceptos que corresponden a asignaciones, deducciones y aportes patronales podemos pasar a crear los
tipos de prstamos que manejamos.
8. Con esta informacin ya cargada en el sistema podemos verificar la elaboracin de nmina y la generacin de reportes que
corresponden a recibos de pago y reporte general de pago; si dichos valores cuadran con los montos de la nmina actual, podemos
proceder a la carga de los integrantes.
9. Al momento de incluir cada uno de los integrantes de nmina debemos tambin actualizar sus valores particulares que
corresponden a:

9.1- Familiares
9.2- Constantes de Nmina
9.3- Conceptos Particulares.
9.4- Prstamos
9.5- Acumulados Generales
10. Podemos proseguir configurando los conceptos que corresponden a los proceso de vacaciones y liquidaciones.


Extracto del Manual de Usuario - a2 Nmina - Versin 1.0 Pg. 68 Distribuidor Autorizado: www.rssoftsistemas.com