Cmo ser freelance y mantener buenas prcticas contables

Si los impuestos son un dolor de cabeza, para los freelance pueden ser una migraa:
olvidar la declaracin de un mes o descuidar los gastos deducibles puede iniciar una
complicada carrera contra la verdadera autonoma. Por eso, resulta de vital importancia
llevar un sano control de las finanzas y de las cuentas con Hacienda
Por Miriana Moro

Es importante observar buenas prcticas contables para evitar problemas/foto:Lalis
Jimnez y Carlos Daz Corona
EDICION: MAGIS 421 ABRIL - MAYO 2011
SECCION: DISTINCTA
TAGS: DECLARACIN ANUAL
, FREELANCE
, HACIENDA
, IMPUESTOS
ANTETITULOS: IMPUESTOS
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Frente a la imposibilidad de cubrir sus gastos con el salario de un solo empleo, Flix
Ascencio complementa sus ingresos con trabajos como freelance desde hace varios aos,
lo que le ha dado la oportunidad de mantenerse empleado y obtener dinero extra de
distintos clientes. Jeffrey Prez, dedicado desde hace aos a la decoracin de escenarios
para cine y televisin, se convirti en freelance sin haberlo planeado: un da se encontr
entregando facturas y recibiendo proyectos de diversos clientes en temporadas aleatorias.
La figura de trabajador independiente, o freelance, se ha vuelto un esquema laboral cada
vez ms popular en Mxico (Sin horario ni patrn: las rutas del freelance. Magis 412
octubre-noviembre de 2009). El auge de esta forma de trabajo profesional se debe en
buena parte a la escasez de empleos permanentes bien remunerados. As, Humberto
Pinedo, maestro de arte al que las escuelas contratan como trabajador independiente, no
cuenta con las prestaciones de ley, pero puede realizar diversas tareas, obtener mayores
ingresos y tener temporadas de descanso cuando lo requiere.
Y si hay algo en lo que Jeffrey, Humberto y Flix coinciden adems de las distintas
formas en las que llegaron a ser freelance es en la dificultad que enfrentan para estar al
da en sus asuntos fiscales. Al no trabajar al mismo ritmo durante todos los meses del ao,
Jeffrey no puede contratar a un contador de forma permanente; Flix no comprende los
mecanismos para hacer las declaraciones y el pago de impuestos que exige la Secretara
de Hacienda, y tiene constantes problemas contables porque no todos sus clientes le dan
facturas; y a Humberto le cuesta comprobar gastos mes con mes, porque Hacienda slo
permite deducir rubros directamente relacionados con su profesin de docente, lo que
significa que paga muchos impuestos.
Contratar un contador o calcular los propios impuestos?

La manera ms comn en la que un freelance se registra en Hacienda es conforme al
rgimen de Servicios Profesionales Independientes, o como Persona Fsica con Actividad
Empresarial. Registrarse ante el Servicio de Administracin Tributaria (SAT) es sencillo
para obtener un Registro Federal de Contribuyentes (RFC) slo se necesita acudir a las
oficinas del sat con un acta de nacimiento, comprobante de domicilio y una
identificacin; lo complicado es mantener las cuentas en orden: los trabajadores
independientes estn obligados a dar cinco declaraciones al mes referentes a tres
impuestos: Impuesto al Valor Agregado (IVA), el Impuesto Sobre la Renta (ISR) y el
Impuesto Empresarial a Tasa nica (IETU), adems de dos declaraciones informativas de
iva e ietu, y una declaracin anual.
Omitir una de las declaraciones obligatorias puede ocasionar que Hacienda requiera la
informacin del contribuyente, y esto puede representar multas que van de 900 a 9 mil
pesos, seala Olga Cano Vera, administradora de la oficina del SAT Guadalajara Sur, quien
asegura que es comn que los freelance no declaren a tiempo, pues la complejidad de los
trmites dificulta que sea el propio trabajador quien atienda, entienda y solucione los
asuntos fiscales.
Jeffrey tuvo una buena racha fiscal cuando contrat a una muy buena contadora que le
mantena en regla sus declaraciones y pagos, pero que tambin significaba un gasto
permanente que no todos los meses poda cubrir. Aunque no existe un tabulador que
determine una tarifa para los servicios de un contador, los honorarios se calculan en
funcin del nmero de horas que dedique el profesional al ejercicio fiscal del trabajador.
El precio promedio de una hora de servicio de un contador pblico es de 500 pesos, segn
Benjamn Luqun, el titular del Colegio de Contadores Pblicos de Guadalajara. Esta
cantidad podra aumentar o disminuir dependiendo de la calidad y del volumen de
trabajo, pero calcula que se requieren en promedio de tres a seis horas al mes para llevar
una contabilidad de una persona fsica con actividad moderada.

Humberto y Jeffrey confiesan que parte de su problema es que, adems de deberle dinero
a Hacienda, sus deudas se duplicaban por los meses de servicio que deban a sus
contadores. Hay que ser muy disciplinado, advierte Jeffrey, ya que no acostumbramos
guardar dinero para pagar impuestos y lo usamos para pagar tarjetas de crdito, servicios
de casa o diversiones. Para l, Hacienda es un tema tab, de terror: mientras se
preocupa por encontrar ms proyectos, no tiene recursos para pagarle a su contador ni
para pagar impuestos.
Olga Cano Vera considera que cualquier persona con ingresos moderados puede llevar su
contabilidad de manera autnoma, ya que Hacienda ofrece talleres de orientacin,
herramientas en su sitio web para calcular el pago de impuestos (www.sat.gob.mx), as
como tutoriales en video alojados en YouTube y orientacin en lnea a travs de una
cuenta Twitter. No obstante, pocos freelance se acercan a estas vas de informacin o se
empean en entender los procesos, como sucede con Flix, quien afirma que adems de
que los trmites son tediosos, es un mbito que no domina.
Benjamn Luqun considera que la legislacin se ha vuelto demasiado compleja como para
que cualquier persona pueda comprenderla. Roberto Arechederra, acadmico de la
Universidad Panamericana (UP) y especialista en temas contables, coincide con esta
opinin: [La declaracin] es una actividad que requiere cierta tcnica y a veces es mejor
dejarlo a quienes s saben, que son los contadores.
Pequeas grandes cosas por tomar en cuenta
El principal error de los trabajadores freelance es no declarar a Hacienda cuando no
obtienen ingresos, asegura Cano Vera. En estos casos se debe declarar en ceros para
evitar confusiones fiscales. Otro, muy comn, es no notificar al sat cuando se suspenden
actividades. Y otro, aade la funcionaria, es no deducir todos aquellos gastos
indispensables para tu negocio o actividad.
Benjamn Luqun asegura que el ietu resulta muy alto cuando se obtienen ingresos
moderados, porque mientras el isr se calcula en 12 por ciento, la tasa que deben pagar las
personas fsicas por concepto del ietu es de 17.5 por ciento: Es un gravamen caro e
improductivo, salvo que el dinero lo reinviertan en su propia actividad, comenta el
especialista. La recomendacin para cualquier freelance es obvia: gastar cada mes en
productos o servicios relacionados con su trabajo y pedir facturas para disminuir los
pagos.

Pero en el esquema de deducciones para un maestro de arte, la gama de gastos que
Humberto puede considerar es reducida: Todas las deducciones estn pensadas para
oficinas o familias [] y las personas solteras, que tenemos distintos tipos de gastos, no
podemos deducir casi nada de lo que consumimos. A l le gustara poder deducir los
gastos en ropa, comidas en restaurantes y las compras del sper.
Para Flix Ascencio, lo ms complejo de sus responsabilidades fiscales ha sido enfrentarse
a un sistema en el que no todos pagan impuestos, pues muchas de las personas a las
que contrata no le entregan facturas y eso redunda en prdidas para l en su balance ante
Hacienda. Por ello espera que con el uso de la factura electrnica, que entr en vigor a
principios de 2010, se logre mayor equidad en el pago de impuestos y que, adems, se
faciliten los trmites: Puede ser un sistema prctico y sencillo si se lleva a cabo
correctamente, en el cual facturemos todos y sea parejo el pago de impuestos para as
tener una recaudacin de primer mundo.
Seamos trabajadores independientes o no, el mundo fiscal es un laberinto. Mientras no se
simplifiquen los procesos y mecanismos del sistema tributario, los trabajadores freelance
deben contemplar que existen responsabilidades que pueden convertirse en una pesadilla
si se dejan al aire. Como le ha sucedido a Jeffrey, quien ya ha recibido varios citatorios de
Hacienda, y si bien no ha llegado al punto de recibir un anuncio de embargo, est
atrapado, pues al haber descuidado sus ingresos y gastos, hoy no cuenta con dinero para
pagar sus deudas, ni tampoco para pagarle a su contadora, de modo que se ha visto
obligado a pedir facturas prestadas cada vez que necesita comprobar un ingreso