1 Entregable Estudio Preliminar

UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE INGENIERA CIVIL

ESCUELA DE INFORMTICA
CARRERA DE INGENIERA EN SISTEMAS

ESTUDIO PRELIMINAR.
DISEO ORIENTADO A OBJETOS

Edwin Eber Belduma Morocho
Sandra Anabel Palacios Abad
MACHALA- EL ORO- ECUADOR

2014

Documento: SIGAPH-RCA
Estudio Preliminar

Sistema Informtico para la Gestin Administrativa del
Hotel RCA.

Responsables:
Sandra Palacios Edwin Belduma
Fecha de Creacin: 02 06 2014

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ESTUDIO PRELIMINAR
PROYECTO DE VINCULACION CON LA
SOCIEDAD

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SIGAPH-RCA

ESTUDIO PRELIMINAR
DEL SOFTWARE

VERSIN 1.0

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Tabla 1 Especificacin de cambios

CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Descripcin Responsable Versin
03/06/2014 Modificacin del Orgnico Funcional de la empresa
turstica Hotel RCA.
Sandra
Palacios
Edwin
Belduma
1.0

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ndice

1. Introduccin ________________________________________________________________ 6
1.1. Propsito ............................................................................................................................. 6
1.2. Definiciones, acrnimos y abreviaturas .............................................................................. 6
1.3. Referencias .......................................................................................................................... 7
2. Fuente de Informacin. _______________________________________________________ 7
2.1 Entrevista ............................................................................................................................ 7
2.2 Encuesta .............................................................................................................................. 8
3. Descripcin de la Institucin ___________________________________________________ 8
3.1. Misin y Visin ......................................................................................................................... 9
3.2. Orgnico Funcional ................................................................................................................. 10
3.3. Especificacin de Procesos ..................................................................................................... 10
3.4. Funcionamiento Actual de la Institucin................................................................................ 11
3.5. Problemas encontrados (Causas y Efectos) ........................................................................... 12
4. Alternativas de Solucin con el sistema informtico a desarrollar. ___________________ 13

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1. Introduccin

El estudio preliminar tiene como objetivo introducirnos en la historia de la empresa,
conocer el personal de trabajo que ejecuta las actividades, la disposicin de oficinas y
procesos que realizan dentro de la misma; tambin nos permite comprender cmo
est distribuida la informacin en la organizacin y qu se podra mejorar en relacin a
este tema, adems de facilitar la captura de los requerimientos de informacin de la
empresa de turismo Hotel RCA y plantear una propuesta que les ayude a maximizar las
ganancias dentro de la empresa, as como tambin solucionar la mayora de
problemas encontrados en el presente estudio preliminar ya que de esa manera
podemos satisfacer en su totalidad cada una de sus necesidades.
1.1. Propsito
En el estudio preliminar se recoge la informacin necesaria del Departamento de
Administracin y finanzas de la empresa turstica Hotel RCA, con el propsito de
conocer la situacin actual y los diferentes procesos que intervienen en el
departamento que lleva control de la contabilidad y de los huspedes.
La recaudacin de los datos como registro de los hospedajes de las personas, las
facturas que se realizan, los egresos e ingresos es muy importante en esta etapa para
el desarrollo futuro del software.
1.2. Definiciones, acrnimos y abreviaturas
A continuacin se describe las definiciones y acrnimos utilizados en el Estudio
Preliminar.
Tabla 2. Definiciones
Definiciones Significado
mbito Espacio comprendido dentro de lmites establecidos.
Base de Datos Conjunto de informacin estructurada relacionada entre si
Software Producto compuesto de aplicaciones, datos y documentacin.

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Tabla 3. Acrnimos

Acrnimos

Significado
EP Estudio Preliminar
AS mbito del Software
SIGAPH-RCA Sistema Informtico para la Gestin Administrativa para el Hotel RCA.

1.3. Referencias
Roger S. PRESSMAN. Ingeniera del Software un Enfoque Prctico, Mc-Graw-
Hill/Interamericana de Espaa S.A.U 2002, Quinta Edicin.
Roger S. PRESSMAN. Ingeniera del Software un Enfoque Prctico, McGraw-Hill,
Madrid, Espaa, Sexta Edicin.
URLs:
IEEE. http://www.fdi.ucm.es/profesor/gmendez/docs/is0809/ieee830.pdf
WIKIPEDIA. http://es.wikipedia.org/wiki/IEEE
Vico.org. http://www.vico.org/
2. Fuente de Informacin.
La fuente de informacin para el desarrollo del presente documento la integra el
gerente del Hotel RCA, el mismo que est encargado del departamento de
administracin y finanzas.
Tabla 4. Fuente de Informacin
Personal Cargo rea de Trabajo
Gerente General Ing. Leonardo Correa Figueroa Administracin.

2.1 Entrevista

Se realiz en base a entrevistas personales al responsable del departamento de
gestin administrativa.

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2.2 Encuesta

Una encuesta es un estudio observacional en el cual se busca recaudar datos por medio
de un cuestionario prediseado, y no modifica el entorno ni controla el proceso que est
en observacin. Los datos se obtienen a partir de realizar un conjunto de preguntas
normalizadas dirigidas a la persona responsable del Hotel RCA.
3. Descripcin de la Institucin

Datos de la Institucin.
Nombre: Empresa de Turismo HOTEL RCA
rea: Gestin Administrativa.
Direccin: Boyac S/N e/ Juan Montalvo y 9 de Mayo.
Localizacin: Machala- El Oro- Ecuador.
Telfono:
La empresa de turismo HOTEL RCA fue fundada y abri sus puertas en el ao
agosto del 2007 conformada por un grupo 3 personas y comenz con una proyeccin de
habitaciones de 17 para el servicio al cliente a medida de que pas el tiempo la empresa
creci en trabajadores actualmente la empresa consta con una cantidad de 10
trabajadores en la empresa, en cuanto a sus habitaciones tiene una proyeccin con ms
de 40 habitaciones, consta con red inalmbrica y con cafetera lo que dara un avance muy
grande en lo que respecta el tiempo

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.
Ilustracin 1: Mapa de Ubicacin del Hotel RCA
Hoy en da la empresa de turismo quiere llegar a masificar sus servicios hacia el
cliente modernizando cada una de los elementos que conforman la empresa de acuerdo
de acuerdo al ministerio de turismo. Implementacin del Software Informtico se lo
realizar en la empresa de turismo Hotel RCA localizada en las calles Boyac S/N e/ Juan
Montalvo y 9 de Mayo cantn Machala provincia el Oro
3.1. Misin y Visin

La misin de RCA Hotels es la de alcanzar la excelencia en los servicios a nuestros clientes,
lograda mediante el esfuerzo y creatividad de nuestra gente retribuyndole con su
remuneracin y realizacin personal, obteniendo una adecuada rentabilidad a nuestros
accionistas por su inversin en la compaa.
Ser reconocidos como lderes en lo que hacemos, y preferidos como una de las mejores
compaas hoteleras en Ecuador, ofreciendo la mejor calidad y servicio posible a nuestros
huspedes. Nuestro esfuerzo gira alrededor de una sola meta la: "GENTE". El bienestar de

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nuestros huspedes es prioridad sobre cualquier otra cosa. Creemos en la fuerza
innovadora de un mercado de libre competencia.
3.2. Orgnico Funcional

3.3. Especificacin de Procesos
Gestin de Seguridad del Sistema
Administracin de Personal
Ingreso de nuevos personal (datos personales)
Listado de personal de trabajo
Buscar (buscar por cdula y cdigo)
Administracin de Turno
Nuevo (Tiempo de entrada del usuario a uso del programa ms el dinero
que tiene en total y la cantidad de clientes y habitaciones)
Finalizar (Tiempo de finalizacin de turno ms el monto recaudado y la
cantidad de clientes atendidos y habitaciones ocupadas y desocupadas)
Gestin Administrativo
Administracin de Huspedes
Listado de huspedes (con paginacin de 15 registros)
Nuevo Husped (datos personales del cliente, Buscar datos del cliente
mediante nmero de cdula si no consta en el registro permitir ingresar
los respectivos datos del cliente.)

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Modificaciones (Cambio de Nombre, Apellido, Direccin, Telfono, datos
personales )
Buscar (por: nmero de Cdula y cdigo)
Navegar entre registros (inicio, atrs, siguiente, fin)
Control de Estado Lgico
Administracin de Reservaciones
Ingresar nueva reservacin
Consultar una reservacin realizada
Listar todas las reservaciones realizadas
Administracin de Habitaciones
Listar (con paginaciones de 15 registros)
Nuevo (Tipo de habitacin, clase de habitacin y cdigo)
Buscar (Por cdigo de habitacin)
Navegar entre registros (inicio, atrs, siguiente, fin)
Control de Estado Lgico (si habitacin est ocupada o desocupada)
Administracin de Facturacin
Generar Factura (Por medio del nmero de habitacin, el cdigo del cliente,
el total de das de hospedaje, el tipo de pago y el precio de la habitacin)
Imprimir Factura
Gestin de Servicio
Agregar (Agregar productos que se realicen a la habitacin)
Administracin de Registros
Generar (Clientes, Habitaciones, Facturas, Turnos de Usuarios e Historial
diario)
Imprimir Reportes
3.4. Funcionamiento Actual de la Institucin.
Control Administrativo.
El departamento de Administracin y finanzas en la actualidad lleva el control de las
personas hospedadas en el hotel mediante libros de registros de entrada los cuales
consta de nmero, nombre, departamento y mes que se registraron dentro del hotel.

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Primero para el registro de huspedes, despus para emitir las facturas y llevar el
control de los ingresos y egresos que existen dentro del Hotel.
Al final de cada mes el gerente revisa el total de huspedes que ha obtenido el hotel
para as poder verificar si el mismo ha producido ganancias.

3.5. Problemas encontrados (Causas y Efectos)

PROBLEMA

CAUSA

EFECTO
Control administrativo de rea
personal poco tarda y poco
confiable.

No hay un sistema que
permita la administracin de
personal de la empresa como
tambin el control
automatizado de ingresos y
egresos que lleva cada
trabajador

Esto puede causar tardos en el
momento del control de entrada
y salida de personal.
Poca confiabilidad en el control
administrativo de ingresos y
egresos de la empresa.
Administracin de habitaciones y
huspedes tarda.
El control de habitaciones y
huspedes se los lleva
manualmente mediante
diarios de registro
Esto causa una lentitud al
momento de ingresar datos de
nuevos huspedes a las
habitaciones como a su vez en el
actualizado de datos.

La generacin de facturas para pagos
de servicios de hospedaje poco tarda
La generacin de facturas que
realiza la empresa se la realiza
de manera manual mediante
facturas pre impreso.
Esto genera una lentitud al
momento que se tenga que
generar varias facturas los
huspedes.

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3. Alternativas de Solucin con el sistema informtico a
desarrollar.

Tabla 5 Alternativa de solucin I
Tabla 6 Alternativa de solucin II

Los productos que adquiere la
empresa para dar servicio a los
huspedes son poco confiable.
Cada producto que se
adquiere a la empresa no
cuenta con un control de
ingresos.
Esto genera un poco de
desestabilidad en cuando a los
egresos que realiza la empresa
para adquirir nuevos productos
Generacin de reportes es poco
eficiente.
Los reportes que emite la
empresa en cuanto a control
de huspedes, detalles de
facturas no es muy confiable a
ms de que no cuenta con
reportes de ingreso y egreso.
Al ser poco eficiente la empresa
no puede llevar un buen control
sobre los ingresos que adquiere.
Alternativa I
Detalle Ventajas Desventajas
Desarrollo de sistema de
administracin de habitaciones
y huspedes del hotel.
Permitir al empresa acelerar en
cuanto a registro y control de las
habitaciones y huspedes que
tengan en el hotel
Se deber realizar el ingreso de
todas las habitaciones una vez
realizado el sistema.
Alternativa II
Detalle Ventajas Desventajas
Desarrollo de sistema de
facturacin y control de
personal de trabajo de la
empresa.
Aligerara el registro de entrada- salida del personal
que trabaja en el hotel y llevar en control de los
ingresos y egresos que aporta cada uno a la
empresa.
Facilitar la generacin rpida de facturas emitidas
por la empresa a los huspedes.
El control de ingresos
y egresos se lo har
en un tiempo fijo
predefinido.

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Luego de analizar las alternativas, ventajas y desventajas se determin algunos objetivos
viables para departamento de Administracin y Finanzas de la Empresa Turstica Hotel
RCA.
El desarrollo de un software que permita controlar, la gestin administrativa y contable,
utilizando un sistema administrativo y contable, reemplazando el uso de un libro de
registros, evitando la prdida de dicho libro, est diseado con una base de datos
PostGreSQ.
El sistema informtico integra los procesos manuales y requerimientos actuales de:
Gestin Administrativa.
Registro de huspedes, ingresos y egresos.
Registros de facturas emitidas.
Para brindar una excelente interaccin entre el usuario y el sistema informtico se
utilizara una herramienta de programacin visual (Visual Studio 2012), para crear
una aplicacin con un entorno de trabajo amigable, de fcil uso, atractivo y que
permita el rpido acceso a la informacin.
La seguridad de la informacin estar garantizada debido a que tendr que utilizar
claves de acceso al sistema por parte de los diferentes usuarios, con el refuerzo de
un Manejador de Base de Datos utilizado segn las condiciones y recursos
econmicas del Hotel RCA, el manejador de base de datos propuesto es
PostGreSQ.

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