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PRESENTACIN


Las empresas encaminadas a una buena gestin de calidad establecen una
metodologa de control de la informacin, para que sta sea eficiente y con un grado de
jerarqua en el crecimiento y desarrollo de la organizacin; y as facilitar la consulta de
diferentes documentos de importancia para la empresa y de relevante anlisis en sus
procesos de gestin.

Es por esto que en este contenido se presentan los conceptos de Inventario
Documental; diligenciamiento de rotulados, segn el sistema de la organizacin;
tcnicas de prevencin y conservacin documental y norma de sistema de gestin
documental, para llevar acabo la Organizacin Documental.
























Resultado de aprendizaje:Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el
sistema establecido por la organizacin, la normatividad vigente, normas y tcnicas de
prevencin y conservacin documental y el sistema de gestin de la calidad.



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TABLA DE CONTENIDO


PRESENTACIN ............................................................................................................ 2
NDICE DE FIGURAS ..................................................................................................... 4
1. INVENTARIO DOCUMENTAL ..................................................................................... 5
2. OPERACIONES EN LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL ........................................ 6
3. UNIDADES DE CONSERVACIN DOCUMENTAL .................................................... 8
4. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL (Norma ISO 15489) .................................. 14
4.1. Informacin y Documentacin: Generalidades .................................................... 14
4.2. Informacin y documentacin: Directrices ........................................................... 15
GLOSARIO .................................................................................................................... 16
BIBLIOGRAFA .............................................................................................................. 17
WEB GRAFA ................................................................................................................ 18
IMGENES .................................................................................................................... 19
CRDITOS .................................................................................................................... 20













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NDICE DE FIGURAS


Figura 1. Cajas para uso de archivo x200 ....................................................................... 9
Figura 2. Carpetas ......................................................................................................... 11
Figura 3. Amarre ............................................................... Error! Marcador no definido.
Figura 4. Embalaje ........................................................... Error! Marcador no definido.




















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1. INVENTARIO DOCUMENTAL


El inventario documental es una herramienta de recuperacin de la informacin que
detalla de manera precisa y acorde las series o asuntos de un fondo documental. Es
decir, que se reconocer la documentacin producida.

Dicho proceso es realizado por un servidor pblico, quien es la persona encargada
de la apropiada organizacin, manejo, conservacin y uso de la informacin de escritos
y archivos, con el fin de hacer un control de los documentos en sus diferentes fases.

Pero aquel servidor pblico que sea vinculado, movido o desvinculado de su cargo,
deber recibir o entregar, segn sea el caso, los escritos y archivos adecuadamente
relacionados en el inventario, de tal manera que se logre garantizar la persistencia de la
gestin pblica.

Por otro lado, las entidades pblicas acogern el Formato nico de Inventario
Documental FUID, con su respectivo instructivo, para la conservacin y preservacin
de los escritos y documentos pblicos. Pues este formato ayuda a orientar a los
archivistas en los mtodos para la entrega y recibo de los documentos, as como de las
transferencias de stos.






















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2. OPERACIONES EN LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL


En el desarrollo de la organizacin, principalmente durante la ordenacin de los
documentos, es puntual implementar varias acciones de carcter fsico con el objetivo
de controlar y conservar la documentacin:










Imagen 1. El Formato nico de Inventario Documental es diligenciado por un
servidor pblico en ejercicio de sus funciones.

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3. UNIDADES DE CONSERVACIN DOCUMENTAL


Las Unidades de conservacin se pueden definir como el material usado para la
conservacin y preservacin de la documentacin. Las ms usuales que se logra hallar
en los diversos archivos, se encuentra: Paquetes, legajos, tomos, cajas, carpetas y A
Z. Dependiendo del estado de conservacin, estas unidades deben prepararse de la
siguiente manera para la transferencia:

Cuando la documentacin encuadernada o empastada cuyos dorsos estn
despegados o daados debe pasar al proceso de empaste o encuadernacin del
lomo aplicando materiales y procedimientos adecuados.

Si los escritos no se encuentra encuadernados ni encartonados debe ser
almacenada en cajas y carpetas.

Las unidades de conservacin que el Archivo General de la Nacin aconseja, tanto
para transferencia como tambin para aglomerar la documentacin en archivos
centrales o histricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrn las siguientes
especificaciones:














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Imagen 3. Caja de Archivo
Central.
Figura 1. Cajas para uso de archivo x200

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El reconocimiento de las cajas se hace a travs de la rotulada en las cubiertas
laterales, con los siguientes datos generales:

Cdigo (de la entidad)
Fondo
Seccin
Subseccin
Nmero de carpetas o expediente
Caja N
N Consecutivo
N Correlativo
Fechas extremas del ______ al________













Imagen 4. Rotulado para la Caja de
Archivo.


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Figura 2. Carpetas

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Otro tipo de carpetas que se utiliza son las de yute, que es un material neutro.





Otros de los procedimientos necesarios que se deben realizar con las Unidades de
Conservacin en la Organizacin Documental son:













Imagen 7. Las carpetas de yute tambin tienen ciertas medidas y
color especfico.

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Para embarcar las cajas en el medio de transporte, es necesario realizarla de la
siguiente manera:

La primera caja incorporada debe corresponder al ltimo nmero de referencia y as
consecutivamente en orden descendente, permitiendo que la caja N1 sea la ltima
de ingresar al vehculo.

El elemento cartogrfico debe valorarse en su estado de proteccin, logrando
establecer el mtodo de empaque ms apropiado para su transporte, el cual se
realizar en guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.


4. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
(Norma ISO 15489)


La norma ISO 15489 se fundamenta en el inicio de la gestin de documentos y fija las
condiciones bsicas, para que las organizaciones logren implantar un marco de
prcticas que mejoren de forma sistemtica y efectiva la creacin y mantenimiento de
sus documentos, apoyando la poltica y los objetivos de la organizacin.

La normatividad expresa un mtodo especfico para esquematizar e implementar el
sistema de gestin de documentos, concretar los procedimientos tcnicos, crear las
herramientas principales y establecer las actividades de evaluacin, medicin y
aprendizaje que conducen a la mejora continua del sistema.

La norma ISO 15489 est conformada por dos partes:

4.1. Informacin y Documentacin: Generalidades


Es la esencia de la norma, donde se determinan los conceptos bsicos, los orgenes y
los requerimientos de la gestin de documentos en las organizaciones. Se especifican
los elementos que se deberan tener en cuenta, con el fin de garantizar que una
organizacin crea y gestiona los documentos que necesita. En la primera parte se
encuentra:

Beneficios de la gestin de documentos
Cuadro reglamentario
Estrategia y responsabilidades

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Obligaciones de la gestin de documentos
Delineacin y aplicacin de un sistema de gestin de documentos
Mtodos e inspeccin de la gestin de documentos
Control y auditora
Formacin


4.2. Informacin y documentacin: Directrices


Es un documento tcnico que suministra unas tcnicas de implementacin de un
sistema de gestin de documentos, segn los principios puntualizados en el primer
segmento de la norma. As, se insiste especficamente en las habilidades y los mtodos
de diseo y aplicacin y tambin las directrices agregadas para concretar los procesos
y los instrumentos principales de gestin de documentos.

Esta segunda parte tiene relacin con el documento tcnico, el cual se centra en un
enfoque sistemtico para la utilizacin del experto en gestin de documentos y los
comprometidos de tramitar los documentos en las organizaciones.








Imagen 10. Para a Gestin de documentos se debe realizar
lo dictado en la Norma ISO 15489.

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GLOSARIO


Directrices: Conjunto de normas o reglas generales para el desarrollo de alguna
situacin o suceso.

Documentos Pblicos: Son los escritos que informan situaciones de carcter general
o especfico, y cuenta con la posibilidad de ser consultado por cualquier persona.

Fuelle de Cartn: Son pliegues realizados lateralmente con hojas gruesas o cartn que
sirve para aumentar la capacidad o profundidad para guardar algo.

Gestin Pblica: Es el conglomerado de acciones por las cuales las entidades buscan
alcanzar los logros de sus fines, objetivos y metas, cumpliendo con los fines del Estado,
segn lo establecido por las polticas gubernamentales.

Legados: Son diferentes documentos de agrupacin de A Z.

Servidor pblico: Es la persona empleada por el Estado que presta sus servicios a la
comunidad en general.






















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BIBLIOGRAFA


Ley General de Archivo. (2000, 14 de Julio) Congreso Nacional de la Repblica de
Colombia, 2000, 14 de Julio
























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WEB GRAFA


Archivo General de la Nacin. Acuerdo 060 de 2001. Tomado de
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010.

Maomauro. (2006). Archivos documentales. Unidades de conservacin
Tomado de http://maomauro.blogdiario.com/.

Snchez, J. N. (2013). Unidades de almacenamiento. Tomado de
http://www.archivobogota.gov.co/libreria/php/decide.php?patron=01.090608.

Archivo General de la Nacin. Acuerdo 050 de 2000. Tomado de
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2007.

(s.a.) Informacin y Documentacin. Gestin de documentos. Tomado de
http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/viewFile/297/346.
















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IMGENES

Imagen 1. (s.n.) Formato nico de Inventario Documental. Tomada de
http://3.bp.blogspot.com/-
1Gdg6w4JMW0/UANDCnSyp9I/AAAAAAAAAIM/fN6czAe0_Hg/s320/formatounicoinven
atario.png

Imagen 2. (s.n.) Caja de Archivo Histrico. Tomada de
http://papelerialacomuna.com/tienda/images/imagecache/caja%20archivo%20inactivo%
2035-20%20minerva.jpg

Imagen 3. (s.n.) Caja de Archivo Central. Tomada de
http://argospapel.com/images/cajas%20x-200.jpg

Imagen 4. (s.n.) Rotulado de Caja de Archivo. Tomada de
http://cgservicios.df.gob.mx/prontuario/vigente/2375_archivos/image002.gif

Imagen 5. (s.n.) Diagrama de Carpeta. Tomada de
http://1.bp.blogspot.com/_cp_onvdb8sw/SMGuObZQzZI/AAAAAAAAAFk/kXrV3GDD0s8
/s400/image003.gif

Imagen 6. (s.n.) Diseo de Carpeta Propalcote. Tomada de
http://images01.olx.com.co/ui/11/59/61/1313275081_239155861_4-CAJAS-DE-
CARTON-PARA-ARCHIVO-INACTIVO-Compra-Venta.jpg

Imagen 7. (s.n.) Tamao de Carpeta. Tomada de
http://www.forteco.com.co/img/imagenes_productos/medidas_carpeta.jpg

Imagen 7a. (s.n) Diseo carpeta de Yute. Tomada de
http://images03.olx.com.co/ui/11/59/61/1313275081_239155861_3-CAJAS-DE-
CARTON-PARA-ARCHIVO-INACTIVO-Otras-ventas.jpg

Imagen 10. (s.n) Gestin de documentos. Tomada de http://www.scarchivistas.org/wp-
content/uploads/2010/10/Control_documentos.jpg






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CRDITOS

Lderes del Proyecto
Carlos Fernando Cometa Horta
Juan Pablo Vale Echeverry

Lder de Lnea
Julin Andrs Mora Gmez


Expertos Temticos
Sandra Milena Montoya Lpez
Eliana Del Pilar Ospina Castaeda

Asesora Pedaggica
Yiced Pulido Cabezas


Editora
Luisa Fernanda Boada Tllez


Equipo de Diseo
Lina Marcela Garca Lpez
Dalys Ortegn Caicedo
Nazly Mara Victoria Daz Vera
Yisell Noraya Buitrago Rodrguez
Liam Pamela Hermida Garca


Equipo de Programacin
Luis Fernando Amrtegui Garca
Charles Richar Torres Moreno
Carlos Andrs Orjuela Lasso
Sergio Alejandro Camacho Hernndez