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GESTIN Y CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
FOTOGRFICOS EN EL TERCER SECTOR:
EXPERIENCIA DE LA FUNDACIN VICENTE FERRER
Juan Alonso-Fernndez
Juan Alonso-Fernndez, especialista en documentacin fotogrfca, es licenciado en historia por
la Universitat Autnoma de Barcelona (UAB) y licenciado en documentacin por la misma univer-
sidad. Actualmente est cursando la licenciatura de comunicacin audiovisual en la Universitat
Oberta de Catalunya (UOC). Es autor del blog Documentacin fotogrfca y colabora en RecBib
con artculos sobre la gestn de la imagen fja. Trabaja desde 2008 en la Fundacin Vicente Ferrer,
en las reas de documentacin fotogrfca y audiovisual.
Fundacin Vicente Ferrer
Pars, 71 - 3. 08029 Barcelona
jalonso@fundacionvicenteferrer.org
htp://documentacionfotografca.blogspot.com
Resumen
En el Tercer Sector la fotografa es doblemente importante: por su carcter documental y por la responsabilidad social de las
ONGs a la hora de mostrar la imagen de los pases en vas de desarrollo. La revolucin digital incrementa la produccin y el
consumo de documentos visuales y los pxeles irrumpen en el archivo modifcando equipos y obligando a considerar nuevos
modelos de funcionamiento. Se exponen los procedimientos de trabajo de un archivo fotogrfco del Tercer Sector desde la
perspectva de la experiencia en la Fundacin Vicente Ferrer. Se explica la gestn de la imagen digital en un departamento
de comunicacin de una ONG para el desarrollo.
Palabras clave
ONG, ONGD, Tercer Sector, Documentacin fotogrfca, Archivos fotogrfcos, Inmagic, Fundacin Vicente Ferrer, Fotografa,
Imgenes digitales, Gestn fotogrfca, Edicin grfca.
Title: Management and conservaton of photographic documentaton in the Third Sector: the experience
in the Vicente Ferrer Foundaton
Abstract
In the Third Sector photography is doubly important: because of the documentary character of photography and because
of the social responsibility of NGOs when it comes to portraying the image of developing countries. The digital revoluton
increases producton and consumpton of visual documents and pixels burst into the photo archives, which makes it ne-
cessary to change equipments and consider new working models. The working procedures of a photo archive of the Third
Sector are developed from the perspectve of the experience in the Vicente Ferrer Foundaton. Digital image management
in a communicaton department of an NGO for Development (NGDO) is explained.
Keywords
NGO, NGDO, Third Sector, Documentary photography, Photo archives, Inmagic, Vicente Ferrer Foundaton, Photography,
Digital images, Photographic management, Photo editon.
Alonso-Fernndez, Juan. Gestn y conservacin de documentos fotogrfcos en el Tercer Sector: experiencia de la
Fundacin Vicente Ferrer. El profesional de la informacin, 2011, julio-agosto, v. 20, n. 4, pp. 444-447.
htp://dx.doi.org/10.3145/epi.2011.jul.12
Introduccin
La importancia de la imagen fja es indiscutble. Como dice
Del-Valle-Gastaminza
1
, la fotografa representa la memo-
Artculo recibido el 28-04-11
Aceptacin definitiva: 06-06-11
ria visual de los siglos XIX y XX y es un medio de represen-
tacin y comunicacin fundamental. La imagen registra
situaciones, transmite valores, genera cultura y en algunos
casos ayuda a transformar realidades. Recordemos en este
La fotografa podra ser esa tenue luz que modestamente nos ayudar a cambiar las cosas
Eugene Smith
Gestin y conservacin de documentos fotogrficos en el Tercer Sector: experiencia de la Fundacin Vicente Ferrer
El profesional de la informacin, 2011, julio-agosto, v. 20, n. 4 445
sentdo trabajos como Vietnam Inc, de Philip Jones-Grifths
o la fotografa social de Lewis Hine o Jacob Riis. Si adems
nuestro mbito es el Tercer Sector, nuestra responsabili-
dad hacia una correcta gestn de la imagen se incrementa.
Como agentes sociales de referencia, las ONGs tenen una
obligacin moral a la hora de representar grfcamente las
realidades de los pases en vas de desarrollo
2
.
1. fotgrafos profesionales en plantlla;
2. fotgrafos profesionales que viajan de forma freelance a
India;
3. fotgrafos profesionales contratados por la Fundacin
para reportajes determinados;
4. fotgrafos afcionados (visitantes, socios o trabajadores
de la Fundacin);
5. fotgrafos profesionales contratados por terceros que
acompaan a empresas o insttuciones en su visita a los
proyectos de desarrollo.
Todas las fotografas que se reciben deben ir asociadas a un
contrato donde, tras la correspondiente negociacin con el
autor, se especifcan los posibles usos de las mismas. La Fun-
dacin respeta los derechos de autor contemplados en la
Ley de propiedad intelectual de 1996 por un evidente tema
legal pero tambin por una cuestn de deferencia y recono-
cimiento profesional hacia el fotgrafo y su trabajo.
La mayora de las fotografas se reciben en soporte ptco
(CD, DVD) y, en su defecto, va fp. Sigue habiendo cesio-
nes de diapositvas, negatvos y papel de material antguo
pero son casos puntuales. Si se acepta el ingreso de los do-
cumentos se realiza el correspondiente asiento. Esto tene
dos fnalidades: dejar constancia escrita de los ingresos de
documentacin e identfcar cada uno de los fondos que van
a ser gestonados por la Fundacin para evitar que se pierda
su integridad, respetando as el principio de procedencia de
Natalis de Wailly segn el cual los documentos producidos
por una insttucin u organismo no deben mezclarse con los
de otra.
Una vez en el archivo se procede a la seleccin del material
segn dos criterios: tcnico y poltca visual. As, se descar-
tan las imgenes tcnicamente muy incorrectas (fuera de
foco, trepidadas, oscuras o sobreexpuestas, repettvas y sin
contextualizacin informatva, entre otros). No se trata de
un ensalzamiento de aspectos formalistas especfcos sino
de apostar por una calidad esttca e informatva para la edi-
cin grfca.
Si consideramos el snapshot (instantnea sin pretensiones)
de George Eastman (fundador de Kodak en 1892) como una
primera gran revolucin visual en el sentdo de que demo-
cratza el acceso a la produccin fotogrfca, dicha extensin
social se multplica con la aparicin de la tecnologa digital.
Susan Sontag ya adverta en los 70 que la necesidad de
confrmar la realidad y enfatzar la experiencia mediante fo-
tografas es un consumismo esttco al que hoy todos son
adictos
3
. El xito de las cmaras digitales y los mviles con
cmara acentan una sobreproduccin visual y como indica
Luis Pavo hoy el mundo tene ms fotografas de las que
puede consumir
4
. En este nuevo contexto, las organizacio-
nes, los archivos fotogrfcos, deben aprender a trabajar con
importantes volmenes de documentos digitales y contar
con profesionales que sepan valorar con criterio y rapidez
las fotografas y los reportajes. Si el entorno es, como en
este caso, un departamento de comunicacin, la agilidad y
la inmediatez se hacen imprescindibles.
En este artculo se presenta el caso de un archivo fotogrfco
del Tercer Sector en base a la experiencia de la Fundacin
Vicente Ferrer prestando especial atencin a la gestn de la
imagen digital. Basaremos nuestra explicacin en la estruc-
tura de la tradicional cadena documental: entrada, trata-
miento y salida. Como archivo de una entdad sin nimo de
lucro se encuentra en un estado intermedio entre el archivo
puramente patrimonial y el archivo fotogrfco de carcter
editorial. La adaptacin a este limbo partcular ha deter-
minado la mayora de las decisiones que se han tomado.
El archivo fotogrfco
Se encuentra integrado en el departamento de comunica-
cin de la propia organizacin. Conserva y gestona imge-
nes sobre el trabajo de la Fundacin Vicente Ferrer y respon-
de a las necesidades de informacin de carcter visual a la
vez que promueve y partcipa en las diferentes estrategias
de difusin fotogrfca. El documentalista recibe, seleccio-
na, prepara para la ingesta, digitaliza, clasifca, conserva,
preserva, gestona los derechos de autor, satsface petcio-
nes, propone y edita reportajes y proyectos de difusin y se
responsabiliza de forma completa de todos los contenidos
visuales de la organizacin.
Entrada
Las fotografas provienen de cinco tpos de productores:
La correcta seleccin, indexacin y sali-
da, vienen determinadas por la capaci-
dad analtica y sinttica del documen-
talista, su dominio de la terminologa
fotogrfica y su cultura visual
Por otro lado, como medio de una ONG, existe una poltca
de comunicacin visual basada en unos cdigos deontolgi-
cos y especialmente en el Cdigo de Imgenes y Mensajes
a propsito del Tercer Mundo aprobado por la Asamblea
General del Comit de Enlace de las Organizaciones No Gu-
bernamentales Europeas ante la CE en 1989. En la Funda-
cin se rechazan las imgenes con estereotpos y se apuesta
por una fotografa que acerque a la realidad y a la riqueza
cultural de los grupos desfavorecidos. Los estereotpos res-
ponden a imgenes preconcebidas en nuestro imaginario,
muchas veces enraizadas en el subconsciente de las socie-
dades ms desarrolladas. Imgenes clich que simplifcan
una realidad y no ayudan a comprender la complejidad del
Las ONGs tienen una obligacin moral a
la hora de representar grficamente las
realidades de los pases en vas de de-
sarrollo
Juan Alonso-Fernndez
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mundo, en este caso, de la India rural. Como indica Rebeca
Martn el imaginario icnico colectvo del Tercer Mundo
ha pasado en pocas anteriores por la imagen de las comu-
nidades asoladas por los confictos tnicos y armados, los
desastres naturales o por la infancia desnutrida. El abuso
de estas fotografas en los medios de comunicacin de los
pases desarrollados crea una imagen distorsionada de los
que estn en vas de desarrollo ya que obvia las causas de la
pobreza y contribuye al fomento de los estereotpos (Mar-
tn-Nieto, 2009, p. 156).
Se trata, por tanto, de ofrecer fotografas que aporten infor-
macin sobre la forma de vida y la cultura de las personas
del Tercer Mundo: su entorno, su da a da, sus rituales, sus
deseos, sus creencias Representaciones que nos ayuden
a comprender sus situaciones y sus necesidades. Se inten-
ta huir de la imagen paternalista y ofrecer un contexto ms
fel: se observa a los benefciarios en su entorno natural, tra-
bajando, relacionndose, realizando actvidades cotdianas,
siendo protagonistas de su propio desarrollo. En defnitva,
se valoran aquellas imgenes que no inciten a la lstma o
la caridad sino que promuevan la refexin desde una repre-
sentacin constructva y respetuosa.
El documentalista ha de ejercer una funcin de editor grf-
co teniendo en cuenta para quin est trabajando y en qu
lnea comunicatva. Las decisiones deben ir guiadas por el
criterio profesional, entendindolo como el conjunto de
normas a aplicar para valorar una fotografa o reportaje
5
.
Es importante la capacidad del documentalista para leer
imgenes, mucho ms all de sus elementos de denotacin
pura, sabiendo detectar gneros, identfcando discursos
visuales y comprendiendo, desde su inherente subjetvi-
dad, las diferentes opiniones fotogrfcas sobre el mundo.
El hecho de que la produccin fotogrfca sea en soporte
digital ha llevado a adoptar algunos aspectos de OAIS (open
archival informaton system), modelo funcional nacido de
la nueva realidad tecnolgica. De esta forma, despus de
la seleccin se convierte el llamado SIP (submission infor-
maton package) u objeto digital que proviene directamente
del productor, a AIP (archival informaton package), lo que
sera el mster de archivo defnitvo. Si es necesario se mo-
difca el fchero digital y se renombra, siempre teniendo en
cuenta la conservacin permanente. Sobre todo, antes de
una entrega de material, se intenta negociar con el produc-
tor tratando que el SIP sea lo ms parecido posible al mster
digital o AIP.
A su vez existe otra copia de seguridad en una coleccin de
DVDs. Estas unidades ptcas realizan tambin la funcin de
las antguas cajas fotogrfcas del archivo tradicional. Cada
DVD representa una parcelacin lgica de la informacin en
4,5 GB. Esto permite dotar de mayor estructuracin y orden
al fondo.
La eleccin del AIP fue compleja ya que las necesidades son
muy variadas. La voluntad de ser un archivo de carcter pa-
trimonial en una insttucin con ms de 40 aos de historia,
aconsej el tf como formato mster ideal. Sin embargo la
faceta de archivo de comunicacin y sus caracterstcas (gran
volumen de un fondo en constante crecimiento y recursos
materiales disponibles) exiga rapidez en el trabajo y optmi-
zacin del espacio. Finalmente se opt, en la mayora de los
casos, por el jpeg de primera generacin como el usado por
la Agencia EFE. Con este formato se resuelven la mayora de
las petciones y una correcta conservacin y gestn elimina
los riesgos de la degradacin de la compresin. Sin embar-
go, en ocasiones, por tratarse de determinados reportajes
de gran calidad, se conserva el tf.
El documentalista ha de ejercer como
editor grfico teniendo en cuenta para
quin est trabajando y en qu lnea co-
municativa
Tratamiento
Se vio la necesidad de crear un sistema que permitera mi-
grar de forma rpida la informacin digital a hardware y
sofware ms modernos, optando para ello por una combi-
nacin de soportes magntcos y ptcos. El archivo cuenta
con una cabina de discos duros con copia de seguridad pe-
ridica en una cinta magntca alojada en un lugar externo.
El documentalista recibe, selecciona,
digitaliza, clasifica, conserva, preserva,
gestiona los derechos de autor
Se utliza el sistema de gestn de bases de datos (sgbd) In-
magic con una confguracin ad hoc. Se cataloga segn la
normatva ISBD (Internatonal standard bibliographic des-
cripton) y Aacr2 (Anglo-American cataloguing rules, 2nd
ed.). El contenido se indiza con un lenguaje documental
de descriptores controlados. Basndose en los usuarios, la
temtca del fondo y el grado de descripcin documental
acordado, se redact un manual de indexacin con una nor-
matva que dota a la operacin de una coherencia y una es-
pecifcidad que busca mejorar la recuperacin. Para reducir
el enorme trabajo que supone un archivo de estas carac-
terstcas, se decidi incluir en el campo Tipo de registro
(que incluye: Fotografa nica, Fotografa principal con
asociadas o Reportajes) el descriptor Reportajes. A di-
ferencia de Fotografa principal con asociadas que podra
ser una pequea serie de un momento y motvo concretos,
Reportajes es el conjunto de imgenes que, mediante una
narratva o algn leitmotv visual, muestran un acto (inau-
guraciones, exposiciones, encuentros, entregas de premios,
stands, manifestaciones) o tema concreto con una mirada
determinada. Un reportaje es, por ejemplo, la inauguracin
del Hospital Peditrico en la localidad de Bathalapalli. Esto
permite agrupar en un solo registro un conjunto de imge-
nes con un tema determinado.
Salida
La salida de las imgenes se produce por dos motvos: uno
reactvo, que responde a las necesidades informatvas de la
organizacin y otro ms proactvo vinculado a la confgura-
cin y partcipacin en poltcas de difusin.
En el primer caso, en base a su destno fnal, el criterio profe-
Gestin y conservacin de documentos fotogrficos en el Tercer Sector: experiencia de la Fundacin Vicente Ferrer
El profesional de la informacin, 2011, julio-agosto, v. 20, n. 4 447
sional debe valorar aspectos morfolgi-
cos, de contenido y semntcos, dotan-
do a la imagen polismica de un sentdo
ms o menos unvoco y consciente. Las
demandas son muy variadas y pueden
ir desde fotografas para ilustrar la for-
mulacin de un proyecto fnanciado por
una insttucin pblica a imgenes para
un reportaje en un medio de comunica-
cin, entre otros. El uso va a determinar
tanto las caracterstcas fsicas, el modo
de entrega, como el contenido esttco
e informatvo de la imagen. No ser lo
mismo una imagen para un pster cor-
poratvo de 90x60 cm que para una web
de una empresa colaboradora. La pri-
mera necesitara una resolucin de 300
dpi (puntos por pulgada) mientras la
segunda se puede resolver con 72 dpi.
Esto tambin determina la entrega ya
que mientras la segunda se puede ad-
juntar a un correo electrnico, la prime-
ra deber enviarse va FTP o en soporte
ptco por correo postal o mensajero.
Es diferente tambin la seleccin de una petcin para una
puesta en pgina de seis imgenes que para una sola imagen.
En el primer caso se pueden mostrar varios aspectos e incluso
establecer cierta narratva, mientras que en el segundo se ha
de condensar todo el mensaje en una fotografa.
cacin de una organizacin sin nimo de lucro. La capacidad
analtca y sinttca del documentalista as como su dominio
de la terminologa fotogrfca y, en general, su cultura visual
son aspectos importantes que determinan una correcta se-
leccin, indexacin y salida. La potencia del lenguaje foto-
grfco se explota desde una edicin grfca profesional que
optmice recursos y garantce calidad y coherencia. Es sobre
todo el respeto conceptual hacia lo visual como medio de
expresin en s mismo lo que ha de pautar el fujo de traba-
jo. Adems, en una organizacin del Tercer Sector la respon-
sabilidad hacia una correcta comunicacin grfca se hace
extensiva a un compromiso tcito con los benefciarios, los
colaboradores y el colectvo profesional.
http://www.fundacionvicenteferrer.org
El segundo motvo, ms proactvo, responde al propsito de
rentabilizar de la mejor forma posible las diferentes estrate-
gias de gestn y divulgacin del fondo documental. Se trata
de mover las imgenes evitando su encierro en el archivo,
promoviendo a su vez una cultura fotogrfca refexiva y do-
cumental. El profesional debe detectar carencias, plantear
nuevas iniciatvas de difusin y proponer reportajes. Expo-
siciones, mesas redondas, conferencias, proyecciones, son
algunos ejemplos.
Conclusiones
Los nuevos entornos digitales representan una mayor pro-
duccin y lectura de fotografas. Existe una gran variedad
de archivos fotogrfcos. Muchos de ellos se hallan en una
situacin partcular donde, debido al fujo de trabajo o a los
recursos disponibles, es complicado aplicar la lgica que rige
las insttuciones patrimoniales. La correcta gestn de los
documentos visuales exige especializacin y una adaptacin
propia de procesos y equipos que considere normatvas, re-
cursos, tpo de organizacin, fondo, usuarios y objetvos. El
anlisis de caso ha de determinar el modelo.
En esta nota hemos compartdo un tpo aplicable a una si-
tuacin partcular: la imagen digital en un medio de comuni-
El trabajo del profesional en un archivo
fotogrfico viene marcado por el respeto
hacia lo visual como medio de expresin
Bibliografa citada
1. Del-Valle-Gastaminza, Flix (ed.). Manual de documen-
tacin fotogrfca. Madrid: Sntesis, DL 1999, p. 13.
2. Martn-Nieto, Rebeca. El Tercer Mundo representado:
la imagen como nido de estereotpos. Icono14, 2009, no-
viembre, n. 13, pp. 155.
htp://www.icono14.net/revista/num13/8_icono13_rebeca
martn.pdf
3. Sontag, Susan. Sobre la fotografa. Barcelona, Edhasa,
1981, p. 34.
4. Pavo, Luis. Conservacin de colecciones fotogrfcas.
Granada: Junta de Andaluca, Consejera de Cultura: Coma-
res, 2001, p. 17.
5. Vila, Maria-Rosa. Lectura fotogrfca. Los procesos de
valoracin en fotografa. Enfocant, 14 marzo 2010.
http://enfocant.blogspot.com/2010/03/els-processos-de-
valoracio-en.html
Fundacion-Vicente-Ferrer.jpg
http://www.fundacionvicenteferrer.org