Presupuestos flexibles, variaciones en costos directos y control administrativo

Presupuestos estticos y variaciones

Variacin.- Es la diferencia entre los resultados reales y el desempeo esperado. Este ltimo tambin se
denomina desempeo presupuestado y es un punto de referencia para efectuar comparacio11nes.
El uso de las variaciones
Las Variaciones ayudan a los gerentes en la implementacin de sus estrategias haciendo posible la administracin
por excepcin. Esta es la prctica de concentrar la atencin de la gerencia en reas que no estn funcionando
como se esperaba y la dedicacin de menos tiempo a las reas que realmente estn operando de acuerdo con las
expectativas.
Las variaciones permiten a los gerentes que centren sus esfuerzos en las reas ms cruciales.
Las variaciones tambin se usan en las evaluaciones del desempeo y para motivar a la gerencia. Asimismo,
indican que la compaa debera considerar un cambio en su estrategia.
El anlisis de variaciones contribuye de muchas formas a hacer ms efectivos los cinco pasos del proceso de toma
de decisiones. Permite a los gerentes evaluar el desempeo actual, a la vez, toman acciones correctivas para
asegurarse de que las decisiones se implementen correctamente y que se logren los resultados presupuestados.
Adems hacen que los gerentes realicen predicciones ms informadas acerca del futuro y por consiguiente
mejoran la calidad del proceso de toma de decisiones de cinco pasos.
Presupuestos estticos y sus variaciones.
Presupuesto esttico o maestro.- Se basa en el nivel de resultados planeado al inicio del periodo del presupuesto.
El presupuesto maestro se denomina esttico porque el presupuesto del periodo se desarrolla en torno a un solo
nivel planeado (esttico)
Las variaciones del presupuesto esttico es la diferencia entre el resultado real y la cantidad presupuestada
correspondiente en el presupuesto esttico.
Una variacin favorable, cuando se considera en forma aislada, tiene el efecto de aumentar la utilidad en
operacin u operativa en relacin con el monto presupuestado.
Una variacin desfavorable cuando se considera en forma aislada, tiene el efecto de disminuir la utilidad en
operacin en relacin con el monto presupuestado.
Presupuestos flexibles
Un presupuesto flexible calcula los ingresos presupuestados y los costos presupuestados tomando como base la
produccin real en el periodo del presupuesto. El presupuesto flexible se prepara al final del periodo.
La nica diferencia entre el presupuesto esttico y el presupuesto flexible es que el primero se elabora para
resultados planeados, en tanto que el segundo se basa en la produccin real.
El presupuesto flexible se desarrolla siguiendo tres pasos:
1. Identificar la cantidad real de produccin
2. Calcular el presupuesto flexible para los ingresos tomando como base el precio de venta presupuestado y
la cantidad real de produccin
3. Calcular el presupuesto flexible para los costos tomando como base el costo variable presupuestado por
unidad producida, la cantidad real de produccin y los costos fijos presupuestados.
Variaciones del presupuesto flexible y variaciones del volumen de ventas
La variacin del volumen de ventas es la diferencia entre una cantidad del presupuesto flexible y la cantidad
correspondiente del presupuesto esttico.
La variacin del presupuesto flexible es la diferencia entre un resultado real y la cantidad correspondiente del
presupuesto flexible.
Variaciones del volumen de ventas
Variacin del vol. De ventas = cantidad del pres. flexible cantidad del pres. Esttico
La diferencia entre las cantidades del presupuesto esttico y las cantidades del presupuesto flexible se denomina
variacin del volumen de ventas, porque surge nicamente de la diferencia entre la cantidad real vendida y la
cantidad que se esperaba que se venda en el presupuesto esttico.
Las variaciones desfavorables del volumen de ventas pueden darse por lo siguiente:
- La demanda general no esta creciendo a la tasa anticipada
- Los competidores se estan llevando una participacion del mercado que era de la empresa
- La empresa no se adapto con rapidez a los cambios en las preferencias y gustos de los consumidores
- Las metas de las ventas presupuestadas se establecieron sin realizar un analisis cuidadoso de las
condiciones del mercado
- Se desarrollaron problmas de calidad que hizo que el cliente pierda la preferencia a la empresa
La manera en que se responda a la variacin desfavorable en el volumen de ventas estar influida por aquello que
la gerencia considere la causa de la variacin.
La variacin del volumen de ventas, refleja los efectos de un pronstico inexacto para las unidades producidas
vendidas.
Estas variaciones del presupuesto flexible son una medida del desempeo operativo mejor que las variaciones de
presupuesto esttico porque comparan los ingresos reales con los ingresos presupuestados, y los costos reales con
los costos presupuestados para la misma produccin.
Variaciones de los presupuestos flexibles
Variacin del presupuesto flexible = Resultado real cantidad del pres. Flexible
La variacin del presupuesto flexible para los ingresos se denomina variacin del precio de venta porque surge
nicamente de la diferencia entre el precio de venta real y el precio de venta presupuestado.
Variacion del precio de venta = (precio de venta real precio de venta presupuestado)*unidades
reales vendidas
La existencia de cantidades de insumos mas altas y/o de mayores precios de insumos en relacion con los montos
presiupuestados puede ser el resultado de que la empresa decidiera elaborar un mejor producto o de
ineficiencias en las compras o manufactura.
Siempre se debera pensar en el anlisis de variaciones como aquel que brinda sugerencias para una investigacin
ms profunda, en vez de concebirlo como una evidencia concluyente de un desempeo optimo o deficiente.
Variaciones en precio y variaciones en eficiencia para los insumos de los costos directos
1. Una variacin en precio refleja la diferencia entre el precio real y el precio presupuestado de los insumos
2. Una variacin en eficiencia refleja la diferencia entre la cantidad real y la cantidad presupuestada de los
insumos
La informacin que est disponible a partir de estas variaciones ayuda a los gerentes a entender mejor el
desempeo pasado y a tomar acciones correctivas para implementar estrategias superiores en el futuro. Los
gerentes tienen por lo general, mas control sobre las variaciones en eficiencia que sobre las variaciones en
precio porque la cantidad de insumos usada se ve afectada bsicamente por factores internos a la compaa,
mientras que los cambios en los precios de los materiales o en las tasas salariales podran quedar en su mayora
determinados por fuerzas de mercado externas a la compaa.
Obtencin de los precios y las cantidades presupuestas para los insumos
Las 3 principales fuentes de informacin para precios y cantidades presupuestadas son:
1. Datos reales de los insumos provenientes de periodos anteriores.- Para buscar tendencias o patrones. Sirven
como estndares de comparacin para una mejora continua. Ventajas: estn disponibles a un bajo costo y
utilizan informacion real en ligar de hipotetica. Desventajas: datos del pasado suelen incluir ineficiencias.
2. Datos provenientes de otras compaas que tiene procesos similares.- Representan estndares de
comparacin competitivos de otras compaas. Lo malo, es que generalmente no estn disponibles o quiz
no sean comparables con la situacin de otra compaa.
3. Estndares desarrollados.- Un estndar es un precio, costo o cantidad cuidadosamente determinado y que se
usa como un punto de referencia para juzgar el desempeo. Generalmente se expresan en unidades. Hay dos
ventajas en el uso de medidas estndar: 1. Tienen como propsito excluir las ineficiencias pasadas y 2.
Tienen la finalidad de tomar en cuenta los cambios que se espera que sucedan en el periodo del
presupuesto.
Un insumo estndar es una cantidad de insumo determinada con todo cuidado, que se requieren para obtener
una unidad de produccin. Un precio estndar es un precio cuidadosamente determinado que una compaa
espera pagar por un insumo. Un costo estndar es un costo de una unidad de produccin.
Costo estndar por unid prod = insumo estndar por unid prod x precio estndar por unid prod
Datos para el clculo de las variaciones en precio y de las variaciones en eficiencia
Variacin en precio
v. en precio = (precio real precio presupuestado) x cantidad real del insumo
Las variaciones en precio pueden surgir por:
- El gerente de comprar negocio los precios de los materiales directos con una mayor habilidad
- El gerente de compras cambio a un provedor con un precio mas bajo
- El gerente de compras ordeno mayores cantidades que las presupuestadas y obtuvo un descuento por
volumen
- Los precios de los materiales directos disminuyeron
- Los precios de compra presupuestados de los materiales directos se fijaron a un nivel demasiado alto
- El gerente de compras recibio precios favorables porque estaba dispuesto a aceptae terminos
desfavorables
Variacin en eficiencia
v. en eficiencia = (c. real de insumos c presupuestada de insumos) x p. presup. Del insumo
Una compaa es ineficiente si emplea una mayor cantidad de insumos que la cantidad presupuestada para su
nivel real de produccin y es eficiente cuando suced lo contrario.
Las variaciones en eficiencia se pueden dar por:
- El gerente de personal contrato a trabajadores no calificados
- El programador de la produccion planeo deficientemente el trabajo
- El departamento de mantenimiento no dio mantenimiento adecuado
- Los estandares de tiempo presupuestado se establecieron con demasiada rigidez
Otra forma alternativa de calcular las variaciones en precios y en eficiencia es la variacin o diferencia que ocurre
entre los costos reales incurridos (c. real de insumos x precio real ) y el presupuesto flexible (c, de insumos presup
x precio presup) que sera la cantidad real de insumos x precio presupuestado.
Asientos de diario usando costos estndar
En los asientos de diario, las variaciones desfavorables son cargos y las favorables son abonos.
Los asientos de diario, sealan otra ventaja del sistema de costeo estndar: los costos estndar simplifican el
costeo de un producto.
De manera alternativa, las variaciones se prorratean entre los costos de los bienes vendidos y diversas cuentas de
inventarios.
Implementacin del costeo estndar
El costeo estndar brinda informacin valiosa para la administracin y el control de los materiales mano de obra y
actividades relacionadas con la produccin.
El costeo estndar y la tecnologa de la informacin
La tecnologa de la informacin moderna fomenta el uso creciente de los sistemas de costeo estndar para el
costeo y el control de los productos.
La variacin en la eficiencia de los materiales directos se calcula a medida que se termina la produccin y para
ellos se compara la cantidad estndar de los materiales directos que debera haberse usado con la requisicin
computarizada de materiales directos remitida por un operador del rea de produccin.
Las variaciones en mano de obra se calculan a medida que los trabajadores ingresan a las terminales del
departamento de produccin y teclean sus nmeros de empleado, los tiempo de inicio y terminacin, y la
cantidad de productos que ayudaron a elaborar.
Aplicabilidad del costeo estndar
Las compaas que han implementado la administracin de la calidad total y los sistemas de manufactura
integrada por computadora (MIC), as como las firmas del sector servicios, han encontrado que el costeo estndar
es una herramienta de utilidad. Las organizaciones que implementan los programas de la administracin de la
calidad total usan el costeo estndar para controlar los costos de los materiales.
El uso de los Sistemas de Planeacin de los Recursos Empresariales (PRE) ha facilitado que las empresas realicen
un seguimiento de los costos estndar, costos promedio y costos reales para inventarios, y que hagan
evaluaciones en tiempo real de la variaciones.
Aplicaciones administrativas de las variaciones
Las variaciones se utilizan para evaluar el desempeo despus de que se implementan las decisiones, con la
finalidad de activar el aprendizaje de la organizacin y realizar mejoramientos continuos.
Causas mltiples de las variaciones
Los gerentes no deben interpretar las variaciones en forma aislada entre s. Las causas de las variaciones Las
causas de las variaciones existentes en una parte de la cadena de valor pueden ser el resultado de decisiones que
se hayan tomado en otra parte de la cadena de valor. Las posibles causas operativas de dichas variaciones a lo
largo de la cadena de valor de la compaa son las siguientes:
1. Un diseo deficiente para los productos o los procesos
2. Una ejecucin deficiente sobre la lnea de produccin debido a trabajadores con una capacitacin
insuficiente o a la presencia de mquinas defectuosas
3. Una asignacin inadecuada de la mano de obra de las maquinas a trabajos especficos
4. Una congestin ocasionada por la programacin de un alto nmero de rdenes urgentes de los
representantes de ventas
5. Los proveedores no fabrican los materiales con una alta calidad uniforme.
Cundo hay que investigar las variaciones
Una variacin dentro de un rango aceptable se considera un acontecimiento bajo control y no requiere
investigacin.
Con frecuencia, los gerentes investigan las variaciones con base en juicios subjetivos o en reglas empricas. Sin
embargo, el anlisis de variaciones est sujeto a la misma prueba costo-beneficio.
Medicin del desempeo usando las variaciones
Se evalan dos atributos del desempeo:
1. Efectividad: El grado en que se cumple un objetivo o una meta predeterminados
2. Eficiencias: La cantidad relativa de insumos que se usan para lograr cierto nivel de produccin.
Los gerentes no deberan interpretar automticamente una variacin favorable como buenas noticias, sino que
deben evaluar las consecuencias tanto a corto como a largo plazo.
Aprendizaje de la organizacin
La meta del anlisis de variaciones es que los gerentes entiendan el motivo por el cual surgen las variaciones que
aprendan y que mejoren el desempeo futuro. Deben ayudar a la compaa a aprender a partir de lo que sucedi
y como lograr un desempeo mejor en el futuro.
Los gerentes tienen que encontrar un equilibrio sutil entre ambos usos de las variaciones que hemos expuesto: la
evaluacin del desempeo y el aprendizaje de la organizacin. El anlisis de variaciones es de utilidad para las
evaluaciones del desempeo; no obstante, un nfasis exagerado sobre la evaluacin del desempeo y la
satisfaccin de las metas individuales de las variaciones socavara el aprendizaje y la mejora continua, ya que el
logro de un estndar se convierte en un fin en s mismo. En consecuencia, los gerentes buscarn metas fciles de
alcanzar, en vez de buscar metas que sean desafiantes y que requieran creatividad.
Mejora continua
Los gerentes tambin utilizan el anlisis de variaciones para crear un ciclo virtuoso de mejoramiento continuo
identificando en forma repetida las causas de las variaciones, iniciando las acciones correctivas y evaluando los
resultados de las acciones. Las oportunidades para la mejora son, con frecuencia, ms fciles de identificar
cuando los productos se elaboran por primera vez.
Medidas financieras y no financieras del desempeo
Casi todas las compaas usan una combinacin de medias financieras y no financieras del desempeo para la
planeacin y el control, en lugar de basarse en forma exclusiva en algn tipo de medida.
Para controlar un proceso de produccin, los supervisores no pueden esperar hasta que se les entregue un
informe contable con las variaciones reportadas en dlares. En cambio, en tales situaciones con frecuencia se
usan medidas oportunas de desempeo no financiero para fines de control.
Los trabajadores de produccin encuentran que estas medidas no financieras son fciles de entender. Al mismo
tiempo, los gerentes de produccin tambin usarn medidas financieras para evaluar la eficiencia general en
costos y ayudarn a orientar las decisiones acerca de , por ejemplo, cambiar la mezcla de insumos que se usa en
la manufactura de un producto. Las medidas financieras a menudo resultan fundamentales en una compaa
porque indican el efecto econmico de diversas actividades fsicas. Este conocimiento perite a los gerentes buscar
decisiones de equilibrio - aumentar los costos de una actividad fsica para reducir los costos de otra medida fsica.
Fijacin de estndares de comparacin y anlisis de variaciones
La fijacin de estndares de comparacin (benchmarking) es el proceso continuo de comparar los niveles de
desempeo en la elaboracin de productos y servicios, as como de ejecutar actividades contra los mejores
niveles de desempeo en las compaas rivales o en las organizaciones que tienen procesos similares.
Las compaas desarrollan estndares de comparacin y calculan las variaciones sobre las partidas que sean ms
importantes para su negocio.
El uso de estndares de comparacin no est exento de problemas. El hecho de encontrar los estndares de
comparacin adecuados es una cuestin relevante para la implementacin de los puntos de referencia. Se
pueden comprar datos a empresas de consultora. Otro problema consiste en asegurarse de que las cifras de los
estndares de comparacin sean comparables.
Los contadores administrativos son ms valiosos para los gerentes cuando usan datos de estndares de
comparacin con la finalidad de ofrecer certezas en relacin con la razn por la cual los costos o los ingresos
difieren entre compaas, o dentro de las plantas en una misma organizacin, a diferencia del hecho de reportar
simplemente la magnitud de tales diferencias.
* Apendice
Variaciones en la participacion de mercado y el tamano de mercado
La variacion en el volumen de ventas depende de la demanda general y de la participacion de mercado de la
empresa
La variacion en la participacion de mercado es la diferencia en el margen de contribucion presupuestado para el
tamano real del mercado en unidades, , la cual es causada porque el tamano real del mercado es diferente del
tamano presupuestado del mercado.
Var en la particip de mercado = tamano real del mercado*(particip real particip presupuestada)*MgC presup
La variacion en el tamano de mercado es la diferencia entre el margen de contribucion presupuestado y la
participacion de mercado presupuestada, la cual es causada porque el tamano real del mercado es diferente del
tamano presupuestado del mercado.
Alguna companias ponen mas enfasis en la variacion de la participacion de mercado que en la variacion del
tamano del mercado porque consideran que que la variacion en el tamano del mercado esta influida por factores
que afectan a toda la economia, factores que escapan de sus manos.