FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

RECURSOS HUMANOS


ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN


INFORME DEL II CONCURSO DE GDC

IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA ORACLE FINANCIALS
EN EL REA DE FACTURACIN DE INDUSTRIAL
COMERCIAL DEL NORTE E.I.R.L.


Docente

CSAR BELLIDO PUGA


Presentado por:

CARLOS AGUIRRE
RENZO RODRIGUEZ
ROXANA VILLARREAL






LIMA - PERU


2013



Pgina 2


INDICE


1. Resumen Ejecutivo.Pgina 3

2. Descripcin del caso de estudio (Escenario).Pgina 4

3. Descripcin del proceso...Pgina 5

4. Sntomas..Pgina 6

5. Descripcin del problemaPgina 6

6. Solucin...Pgina 7


a. Proceso mejorado.Pgina 8

b. Criterios..Pgina 8

c. Plan de accin.Pgina 8


7. Conclusiones.Pgina 9


8. Bibliografa.Pgina 9

















Pgina 3



INFORME FINAL PARA EL II CONCURSO DEL CURSO DE GESTIN
DE LA CALIDAD 2013


1. Resumen ejecutivo

El presente trabajo plantea una alternativa de solucin a unas deficiencias observadas
en el proceso de Facturacin de la empresa INDUSTRIAL COMERCIAL DEL NORTE
E.I.R.L. Se pretende hacer un anlisis del proceso y los pasos que implica, tomando
en cuenta un diagrama de flujo base del proceso diseado por la organizacin, para
posteriormente realizar unos planteamientos nuevos con el objeto de mejorar el
mismo.

Las deficiencias observadas en el proceso consisten en que la empresa INDUSTRIAL
COMERCIAL DEL NORTE E.I.R.L., al ser una PYME y encontrarse en crecimiento, an
no cuenta con un sistema o software con el cul pueda registrar automticamente sus
datos, en cunto a los ingresos y egresos, compras y ventas relacionadas a su propia
actividad comercial, asimismo elabora aun manualmente los comprobantes de pago
que son emitidos a diario por esta empresa.

Dado que sus ventas estn incrementando y la empresa se encuentra en pleno
desarrollo, la solucin que proponemos es implementar un nuevo sistema (software)
llamado ORACLE FINANCIALS (OF) que le ayude a automatizar el ingreso de los datos
y poder manejarlos de una manera ms eficiente para los requerimientos que la
empresa demande.













Pgina 4



2. Descripcin del caso de estudio (Escenario)

El caso elegido est referido al proceso de facturacin manejado por la empresa
INDUSTRIAL COMERCIAL DEL NORTE E.I.R.L. el cul pretendemos mejorar a travs
de una solucin alternativa, la cual consiste en implementar un sistema que
automatice el ingreso de datos y la emisin de los comprobantes de pago.

INDUSTRIAL COMERCIAL DEL NORTE E.I.R.L., identificada con RUC 20530753981, es
una microempresa ubicada en la ciudad de Huacho, que se dedica a la elaboracin,
produccin y comercializacin de productos de consumo humano como vinagre, sillao,
caf, licores de fantasa entre otros productos; los cules distribuye a travs de las
ventas que realiza en distintos puntos de distribucin y comercializacin en el Norte
chico. Los clientes usuales son las tiendas de abarrotes, los vendedores de los
mercados tradicionales y mayoristas que distribuyen a su vez hacia otras provincias
del Norte.

Actualmente la empresa cuenta con 10 empleados: 1 Gerente General que cumple a
su vez la labor de Administrador, 1 secretaria, 2 choferes, 2 vendedoras, 4 obreros.
La contabilidad es un servicio tercerizado y que es realizado por el estudio contable
BRANDAN, que lleva el control de las cuentas de la empresa. Asimismo INDUSTRIAL
COMERCIAL DEL NORTE E.I.R.L. cuenta con un local donde se fabrica y almacena el
inventario, y donde funciona tambin la oficina de Administracin.

En el caso de estudio revisaremos el funcionamiento del rea de Facturacin que se
encuentra bajo el manejo del Administrador, ste a su vez deriva las funciones
respectivas a la secretaria quin hace este tipo de tareas bajo el control de ste, por
ejemplo el elaborar manualmente todos los comprobantes de pago que son
requeridos a diario por la empresa. Lo que se pretende es automatizar este proceso.
Cabe resaltar que el sistema a implementar no solo ayudara en la automatizacin de
estos procesos si no ayudara tambin a la empresa a tener el manejo de la propia
informacin y poder llevar su propia contabilidad.









Pgina 5



3. Descripcin del proceso
El proceso de facturacin de la empresa INDUSTRIAL COMERCIAL DEL NORTE E.I.R.L.
se encuentra especificado en el siguiente diagrama de flujo:



En el diagrama de flujo presentado se puede apreciar un nivel muy bsico en el
proceso de facturacin, una vez realizada la venta pasa por una simple aprobacin de
Administracin para luego emitir el comprobante manualmente el cul es realizado
por las vendedoras o la secretaria.








Pgina 6



4. Sntomas

La empresa, al carecer de un sistema que automatice el ingreso de datos, se ve
en la necesidad de estar haciendo manualmente este tipo de tareas con el cul
invierte demasiado tiempo que podra ser utilizado en otras tareas ms
provechosas, adems de exponerse a un mayor porcentaje de errores durante el
ingreso de datos.



La empresa, al carecer de un sistema que automatice el ingreso de datos,
desperdicia recursos en trminos monetarios tambin los cules implican costos
para la empresa y al contar con un software ahorrara tiempo y dinero como
mencionamos anteriormente.

La empresa, al carecer de un sistema que automatice el ingreso de sus datos, se
ve en la obligacin de tercerizar el manejo de su contabilidad ya que no es capaz
de registrar todos los documentos emitidos manualmente y elaborar los balances
requeridos.



5. Descripcin del problema

Como podemos observar la empresa INDUSTRIAL COMERCIAL DEL NORTE E.I.R.L.
presenta problemas con el funcionamiento de Facturacin y el hecho de tener que
tercerizar el servicio de Contabilidad por no contar con un software que le ayude a
automatizar el ingreso de los datos y as poder manejar su propia informacin y
emitir sus propios estados financieros.

Para poder llegar al planteamiento de la solucin identificamos los requerimientos de
la empresa y para ello utilizamos algunas herramientas de anlisis como: los
diagramas de flujo, el anlisis de los resultados y un diseo preliminar de la
alternativa de solucin.






Pgina 7



6. Solucin

Como mencionamos desde un principio el propsito del presente trabajo es poder
plantear una solucin para poder mejorar el sistema de facturacin, para agilizar la
emisin de comprobantes de crdito fiscal, como boletas de ventas, facturas, guas de
remisin y sus similares como notas de crdito, dbito, etc; y as brindar un mejor
servicio al cliente y a su vez llevar un registro ms eficiente para la misma
organizacin.

El sistema a implementar, Oracle Financials (OF), es un software completo con el que
se pretende maximizar los beneficios para la empresa y dejar a su vez un sistema
que podr ir evolucionando junto a ella.

a. Proceso mejorado



Pgina 8




b. Criterios

De acuerdo a la investigacin realizada en la empresa se ha logrado
determinar que esta necesita de un sistema de facturacin ms eficiente para
poder desempear sus actividades de manera ms rpida y confiable. Este
nuevo sistema incluye factura de consumidor final, comprobante de crdito
fiscal, notas de dbito y de crdito y boletas de venta. Recordemos que los
clientes desean una buena atencin, esto incluye la manera en que se les
atiende, que tan rpido son atendidos y la buena presentacin de los
documentos entregados. Por medio de este nuevo sistema la calidad se va a
detectar desde el momento en que el empleado hace contacto con el cliente
hasta que el cliente realiza el pago.
Ya que la empresa ha decidido adquirir nueva tecnologa entonces esta
tambin debe pensar en aplicar nuevos programas para estar a la par de este
mundo cambiante. INDUSTRIAL COMERCIAL DEL NORTE E.I.R.L. esta forzada
a cambiar para mantenerse a la par de la competencia que existe en su rama,
no se puede quedar atrs, debe de estar siempre luchando en el campo de
batalla.
Aparte de los documentos de contabilidad, la empresa tambin lleva un
registro de toda esta informacin por medio de una copia de la factura. Esto le
facilita a la empresa a llevar todos sus datos de manera ordenada. El tiempo
de realizacin de las facturas puede cambiar de acuerdo al cliente pero es un
tiempo estimado de 1 a 5 minutos

c. Plan de accin

Se ha analizado gran parte de los requerimientos de la empresa y se
establecido que para que la propuesta funcione, debe de haber una
participacin integra de software, hardware y capital Humano. La empresa aun
no cuenta con el equipo por lo que tendr que adquirirse para poder empezar
con la primera etapa del proyecto.
Para el desarrollo de las etapas se necesitara el siguiente recurso humano.






Pgina 9

RECURSO HUMANO

ACTIVIDADES
Analista Programador

Como Analista-programador,
tendr la tarea ardua de
implantar el sistema, darle
mantenimiento y coordinar el
proyecto.

Digitador

Ser la persona encargada de
introducir los Datos en el
sistema y ser el responsable
de la informacin en la base de
Datos.

Personal

La importancia del personal es
importante, puesto que ellos,
como usuarios, son los que
brindan la informacin para un
posible desarrollo del sistema y
mejoras al sistema.



Se ha mencionado, el sistema cumple con los requisitos mencionados
anteriormente. Se puede mencionar el proceso de la facturacin, donde todas
las facturas se guardan en los registros y se lleva un control de este mediante
la aplicacin.
El personal tendr que tomar un adiestramiento de cmo se maneja la
aplicacin y la forma en que se genera una factura as de cmo almacenarla y
recuperar informacin til.

7. Conclusiones
Al identificarse los requerimientos y necesidades de la Empresa pudimos ver que era
de carcter urgente el poder automatizar el ingreso de los datos ya que era un
desperdicio de recursos en trminos monetarios y de tiempo, los que a su vez no
reflejaban una buena gestin de calidad en el proceso de facturacin y el manejo de
la Contabilidad. Con la implementacin del sistema se lograra beneficiar a la
Empresa en muchos sentidos al modernizar su manera de ingresar datos, emitir sus



Pgina 10

comprobantes de pagos y manejar su propia contabilidad. Lo que tambin pudimos
observar fue que la Empresa debera obtener certificaciones para poder tener un
mejor crecimiento y desarrollo. Todo ello lo diferenciara de sus competidores y con
sus nuevos procesos podra posicionarse en su sector y poder tener mejores objetivos
a largo plazo.

8. Bibliografa

Creacin de valor Certificaciones de calidad .Extrada desde
http://www.crecemype.pe/portal/images/stories/files/img/coleccion-crecemype/creacion-de-
valor/6%20certificaciones%20de%20calidad.pdf