Mca-01-D-01 - Manual de Gestion v9

MANUAL DE GESTION
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FECHA
16/10/12
VERSIN
9
GESTION ESTRATEGICA
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIN RAZN DEL CAMBIO
21/11/08 1 Versin original
24/03/09 2 Actualizacin nueva estructura organizacional
04/09/09 3
Cambio de nombre del manual de calidad a manual de gestin, ajuste del
contenido a una descripcin de acuerdo al modelo de operacin por procesos
establecido por la Corporacin.
22/12/09 4
Incluir anexo aclaratorio con respecto al cumplimiento de los requisitos de la
Norma NTCGP 1000:2004 y NTC-ISO 9001:2008 en los referente al Numeral 7.
Realizacin del producto o prestacin del servicio.
09/03/10 5
Incluir dentro del manual lo siguiente: lo referente al Numeral 7. Realizacin del
producto o prestacin del servicio, especficamente lo relacionado con la
Identificacin de la trazabilidad en los procesos y la propiedad del cliente. Lo
relacionado a las responsabilidades del profesional Universitario del Laboratorio
Ambiental de Corponor, los Informes del personal directivo y de supervisin como
entrada para la revisin por la direccin. El plan de actividades dentro de la
estructura de planeacin de la entidad.
20/08/10 6
Incluir dentro del Manual lo establecido en el Sistema de Gestin Integral HSEQ,
en lo referente a la gestin ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional de
la Corporacin.
16/12/10 7 Definir la comunicacin de los aspectos ambientales significativos identificados
19/09/11 8
Ajustar el manual en lo relacionado a los siguientes puntos:
7.4 Adquisicin de bienes y servicios con el fin de incluyendo lo relacionado a los
procesos subcontratados
10. Revisin por la direccin: incluyendo la entrada especfica de los resultados
de administracin del riesgo y definir qu se debe concluir sobre la conveniencia,
adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad continuas del Sistema de Gestin.
16/10/12 9
Modificacin de la identificacin y trazabilidad en el punto 7.5 correspondiente a
los productos del proceso de Administracin de recursos financieros. Inclusin de
los equipos sonmetros, equipos de calidad del aire en el punto 7.6
correspondiente a los equipos del proceso de Evaluacin, Seguimiento y Control
Ambiental. Inclusin de aclaracin en el punto No 10 en lo relacionado a la
revisin por la Direccin del Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio

TABLA DE CONTENIDO

ITEM DESCRIPCION PAG.
1
OBJETO
3
2
ALCANCE DEL DOCUMENTO
3
3
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL HSEQ
3
4
EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL HSEQ
3
5
PRESENTACIN DE CORPONOR
3
ELABOR:
Hilda Cristina Torres Castellanos
Profesional especializado Subd. De
Planeacin y Fronteras
REVIS:
Luis Lizcano Contreras
Director General
APROB:
Luis Lizcano Contreras
Director General

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ITEM DESCRIPCION PAG.
5.1
Resea histrica
3
5.2
Estructura de Planeacin de la Corporacin
4
5.3
Direccionamiento estratgico de la Corporacin
4
5.4
Estructura orgnica de la Corporacin
4
5.5
Usuarios de la corporacin
4
5.6
Partes interesadas
4
6
DESCRIPCION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ
5
7
PRESENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ
(GESTION DE CALIDAD)
7
7.1
Planificacin de la realizacin del producto prestacin del servicio
7
7.2
Procesos relacionados con el cliente
7
7.3
Diseo y desarrollo
8
7.4
Adquisicin de bienes y servicios
8
7.5
Prestacin de servicios
9
7.6
Control de los dispositivos de seguimiento y medicin
13
8
AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD, PARTICIPACION Y CONSULTA Y
COMUNICACIN
13
9
COMPROMISO DE LA DIRECCIN
14
10
REVISIN POR LA DIRECCIN
14
Anexo 1.
ESTRUCTURA ORGNICA DE LA CORPORACIN
---

DOCUMENTOS RELACIONADOS:

MCA-01-D-02 Mapa de procesos
MCA-01-D-03 Direccionamiento Estratgico
MCA-01-D-04 Normograma General por procesos
MCA-01-D-05 Normograma Ambiental
MCA-01-D-06 Normograma Seguridad Industrial y Salud Ocupacional
MCA-01-D-07 Objetivos Estratgicos HSEQ
MCA-01-D-08 Matriz de Comunicacin
MCA-01-D-09 Matriz de Participacin y consulta
MCA-01-D-10 Matriz de Autoridades y Responsabilidades
MCA-01-CPG-D-01 Caracterizacin procesos gerenciales - Planeacin Corporativa
MCA-01-CPG-D-06 Caracterizacin procesos gerenciales - Gestin Estratgica
MCA-01-CPO-D-01 Caracterizacin procesos Operativos - Planificacin y Ordenamiento Ambiental territorial
MCA-01-CPO-D-02 Caracterizacin procesos Operativos - Evaluacin, Seguimiento y Control Ambiental
MCA-01-CPO-D-04 Caracterizacin procesos Operativos - Gestin Jurdica
MCA-01-CPA-D-01 Caracterizacin procesos de Apoyo - Adquisicin de Bienes y Servicios
MCA-01-CPA-D-02 Caracterizacin procesos de Apoyo - Gestin Administrativa
MCA-01-CPA-D-04 Caracterizacin procesos Apoyo - Administracin de Recursos Financieros
MCA-01-CPA-D-05 Caracterizacin procesos - Administracin de sistemas de informacin
MCA-01-CPA-D-07 Caracterizacin procesos de Apoyo - Medicin y anlisis ambiental
MCA-01-CPA-D-08 Caracterizacin procesos de Apoyo - Comunicaciones
MCA-01-CPE-D-01 Caracterizacin procesos de Evaluacin - Control, Evaluacin y Mejora del Sistema de
Gestin

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1. OBJETO

El presente Manual de Gestin tiene como objeto:
Describir el Sistema de Gestin Integral HSEQ implementado por la Corporacin Autnoma Regional
de la Frontera Nororiental CORPONOR, para el cumplimiento de los requisitos establecidos en las
siguientes Normas: Calidad: Norma Tcnica Colombiana para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009,
Norma Tcnica de Calidad NTC ISO -9001:2008, Control interno (SCI), MECI 1000:2005, Gestin
Ambiental NTC ISO -14001:2004, Seguridad y salud Ocupacional Norma NTC-OHSAS 18001:2007,
Laboratorio NTC ISO 17025:2005.
Documentar el modelo de operacin por procesos, la poltica de gestin integral, la descripcin del
sistema de gestin integral HSEQ en cada uno de sus componentes.
Ser medio de consulta interna acerca del Sistema de Gestin Integral HSEQ.

2. ALCANCE DEL DOCUMENTO

El Sistema de Gestin Integral HSEQ est implementado en todas las reas y procesos de la Corporacin y
se encuentra documentado en el presente manual de gestin a disposicin de todos los usuarios,
funcionarios, contratistas y partes interesadas como gua fundamental para el buen entendimiento de la
estructura, composicin y compromiso del Sistema de Gestin Integral HSEQ de la Corporacin.

3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE GESTION INTEGRAL HSEQ

El alcance del Sistema de Gestin Integral HSEQ cubre los aspectos e impactos ambientales, riesgos y
peligros, generados en el desarrollo de actividades realizadas por la Corporacin para la ejecucin de
programas y proyectos enfocados a fortalecer la Gestin hacia la Sostenibilidad, con el fin de ejecutar de
manera efectiva la Poltica Ambiental establecida por el Gobierno Nacional a travs de la administracin de
los Recursos Naturales en la Jurisdiccin del Departamento Norte de Santander.

4. EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ

A la Corporacin Autnoma Regional de la Frontera Nororiental CORPONOR no le son aplicables los
siguientes requisitos de la NTCGP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008:

Numeral 7.3. Diseo y desarrollo, ya que la Corporacin no est dedicada al diseo de productos o
servicios, sino que planifica sus servicios de acuerdo con la Ley, la entidad no crea servicios nuevos que
impliquen un diseo especfico.

5. PRESENTACION DE CORPONOR

5.1 RESEA HISTRICA

CORPONOR fue creada mediante decreto 3450 del 17 de Diciembre del ao 1983, durante el gobierno de
Belisario Betancur, como Corporacin de desarrollo cuyo objetivo principal era encausar, fomentar,
coordinar, ejecutar y consolidar el desarrollo econmico y social de la regin comprendida dentro de su
jurisdiccin y con algunas funciones de administracin de los recursos naturales y del Medio Ambiente.

Diez (10) aos despus, con la expedicin de la Ley 99 de 1993, la Corporacin transforma sus funciones,
pasando a ser una Corporacin Autnoma Regional, teniendo como jurisdiccin el Departamento Norte de
Santander y cuya funcin principal es la de ejercer como mxima autoridad ambiental del Departamento, de
acuerdo con las normas y directrices trazadas por el Ministerio del Medio Ambiente, Vivienda y Desarrollo
Territorial.

La jurisdiccin de CORPONOR es el Departamento Norte de Santander que comprende una extensin de
21.658 Km2, que representa el 1.9% del total del Pas. Su rea de trabajo abarca cuarenta (40) municipios

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en donde desarrollan sus actividades cerca de 1140.000 Habitantes, distribuidos en tres (3) cuencas
hidrogrficas: La Cuenca del ro Catatumbo, la Cuenca del ro Arauca y la Cuenca del ro Magdalena.

5.2. ESTRUCTURA DE PLANEACION DE LA CORPORACION:

PLAN DE GESTIN AMBIENTAL REGIONAL PGAR. El Plan de Gestin Ambiental Regional es el
instrumento de planificacin estratgico de largo plazo de las Corporaciones Autnomas Regionales para el
rea de su jurisdiccin, que permite orientar su gestin e integrar las acciones de todos los actores
regionales con el fin de que el proceso de desarrollo avance hacia la sostenibilidad de las regiones. El Plan
de Gestin Ambiental Regional tendr una vigencia de mnimo 10 aos (Decreto 1200 de 2004).

PLAN DE ACCIN. En concordancia con el Decreto 1200 de 2004, el Plan de Accin, es el instrumento de
Planeacin en el cual se concreta el compromiso institucional para el logro de los objetivos y metas
planteados en el Plan de Gestin Ambiental Regional, en el perodo para el cual es elegido el Director
General de la Corporacin.

OBJETIVOS ESTRATGICOS: Los objetivos estratgicos que orientan la misin de la Corporacin son,
enmarcados dentro del Plan de Accin Corporativo y se encuentran documentados en el Plan de Accin de
la Corporacin y los relacionados con el sistema de gestin integral HSEQ se encuentran documentados en
el documento MCA-01-D-07 OBJETIVOS ESTRATEGICOS.

PLANES DE ACTIVIDADES: El plan de actividades permite realizar la planeacin anual y el seguimiento
de las actividades necesarias para desarrollar las actividades propias de cada proceso o proyecto de
inversin.

5.3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO DE LA CORPORACION. La Direccin General estableci
el marco de referencia que orienta la Corporacin hacia el cumplimiento de su misin, el alcance de su visin
y el compromiso con el desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin Integral HSEQ de la
Corporacin (Ver documento MCA-01-D-03. Direccionamiento Estratgico).

5.4. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA CORPORACION. (Ver ANEXO 1. Estructura Orgnica de la
Corporacin)

5.5. USUARIOS DE LA CORPORACIN
Comunidad
Entidades territoriales
Instituciones
Sectores Productivos
Universidades
Colegios
Etnias
Organizaciones no gubernamentales
Organismos Internacionales
Actores SINA en general

5.6 PARTES INTERESADAS
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial MAVDT
Asociacin de Corporaciones ASOCARS
Sociedad Civil
Ambiente
Proveedores bienes y servicios
Entes de Control
Medios de Comunicacin
Actores SINA

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6. DESCRIPCION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ
El Sistema de Gestin Integral HSEQ de la Corporacin ha sido establecido, documentado e implementado
bajo los requisitos de la NTCGP 1000, NTC-ISO 9001, integrado al Modelo Estndar de Control Interno y al
Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA, NTC ISO 14001, NTC OHSAS 18001, NTC ISO 17025,
tomando como referencia el enfoque basado en procesos e integrando los elementos comunes, el cual
permite gestionar de manera sistmica e interrelacionada los procesos de acuerdo a la misin, visin,
planes, programas, proyectos, metas e indicadores de la entidad, garantizando as que todos los Servidores
pblicos trabajen en equipo y en la misma direccin, obteniendo una gestin eficiente, eficaz y efectiva de la
Corporacin, la satisfaccin de los usuarios y partes interesadas, as como la prevencin de la
contaminacin y la prevencin de riesgos y peligros en la ejecucin de sus actividades. El sistema de
gestin integral HSEQ, contempla lo siguiente:

Los procesos necesarios para el Sistema de Gestin Integral HSEQ, se han definido en el Mapa de
procesos, el cual permite visualizar grficamente todos los procesos que desarrolla la Corporacin (Ver
el documento MCA-01-D-02. Mapa de procesos) y son los identificados como:

Procesos Gerenciales / Estratgicos: incluye procesos relativos al establecimiento de polticas y
estrategias, fijacin de objetivos, provisin y aseguramiento de la disponibilidad de recursos financieros
y revisiones por la Direccin.

Procesos Operativos / Misionales: contribuye directamente al cumplimiento de los objetivos y a la
razn de ser de la Corporacin, brindando a los usuarios y partes interesadas los servicios que requieren
para satisfacer sus necesidades en cumplimiento de las funciones misionales de la Corporacin.

Procesos de Apoyo: conformado por todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son
necesarios en todos los procesos.

Procesos de evaluacin: incluye aquellos procesos necesarios para controlar y evaluar que los
resultados y acciones previstas se cumplan.

La Direccin General documento la poltica de gestin integral HSEQ, la cual es adecuada a la misin de
la Corporacin, fue comunicada a los servidores pblicos y establece el marco de referencia para los
objetivos estratgicos HSEQ (Ver documento MCA-01-D-03. Direccionamiento Estratgico).

La secuencia e interaccin de los procesos se muestra en los documentos identificados como
Caracterizacin del proceso en la cual se describen los elementos fundamentales del proceso, de los
que se dispone de uno (1) por cada proceso.

Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin integral HSEQ de la
Corporacin se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos, del cual se dispone de
un listado maestro por cada proceso y un listado maestro del manual de gestin.

Los puntos de control sobre los riesgos operacionales de mayor probabilidad de ocurrencia, se
encuentran descritos en los Mapas de Riesgos de cada proceso, de los que se dispone de uno (1) por
cada proceso.

Los criterios y mtodos necesarios para la operacin y control de los procesos se encuentran definidos
en los procesos, procedimientos y en las caracterizaciones de los mismos. Los mtodos para medir la
eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema estn establecidos mediante el seguimiento de los
indicadores de gestin establecidos en el Plan de Accin Corporativo, Planes de Actividades, revisiones
por la Direccin, seguimientos de compromisos, evaluaciones internas y externas y los informes de
gestin generados por cada dependencia. Se establece que la entidad realizar auditoras internas

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mnimo una (1) vez al ao, siguiendo los procedimientos indicados y la programacin de auditoras
establecida al comienzo de ao.

El Director General junto con el Comit Asesor son responsables de estimar y asegurar los recursos
que sean necesarios para la implementacin y mantenimiento del Sistema de Gestin Integral HSEQ;
dentro del Sistema se han identificado como procesos de apoyo: Administracin de Recursos
Financieros, Gestin Administrativa, Adquisicin de Bienes y Servicios para asegurar la oportuna y
suficiente provisin de los recursos.

- Recursos Financieros: El proceso de administracin de recursos financieros es el responsable de
Registrar, controlar, analizar y salvaguardar las finanzas de la Corporacin, las fuentes de recursos
estn establecidas en la Ley 99 de 1993 e incluyen:

Tasas Retributivas y compensatorias para la utilizacin de los recursos naturales.
Tasas por utilizacin de aguas.
Porcentaje (%) ambiental de los gravmenes a la propiedad inmueble.
Transferencias del sector elctrico.
Fondo de compensacin ambiental.
Recursos de cofinanciacin con entes nacionales e internacionales.

- Talento Humano: proceso de gestin administrativa a travs de los procedimientos de ingreso,
evaluacin y permanencia para contar con personal calificado para ejercer las funciones asignadas;

- Infraestructura: La Corporacin tiene como sede principal el Parque Sede en la ciudad de Ccuta y
adems cuenta con sedes en las Direcciones Territoriales de Pamplona, Ocaa y Tib; Oficina de
Control y Vigilancia en Los Patios y Estacin Hogar de Paso y Laboratorio Ambiental en el Municipio
de El Zulia. La Corporacin ofrece a sus funcionarios y contratistas la infraestructura adecuada para
su labor a travs del Proceso de Gestin Administrativa con el fin de lograr el ptimo funcionamiento
de la Corporacin, a travs del mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor, parque
sede, Territoriales y de los bienes muebles e inmuebles.

- Ambiente de Trabajo: condiciones mnimas requeridos para la operacin del Sistema suministradas
por el proceso de Gestin Administrativa, a travs de la ejecucin del Plan de Bienestar Social y el
Programa de Salud Ocupacional.

- Adquisicin de Bienes y Servicios: asegurando el suministro oportuno de los bienes y servicios
requeridos para el desarrollo de las actividades y optimo funcionamiento de la Corporacin, de
acuerdo a los principios de eficiencia, eficacia, economa, transparencia y publicidad.

En cuanto al control de registros, la Corporacin le da cumplimiento a la Ley 594 del 2000 (Ley General
de Archivos) y a los requerimientos normativos que expide el Archivo General de la Nacin. Los
registros correspondientes a cada dependencia y/o proceso reposarn en los archivos de cada rea
respectivamente de acuerdo a las Tablas de retencin documental. Al mismo tiempo se establece las
Copias de Seguridad con el fin de garantizar la proteccin de los registros electrnicos y de todos
aquellos aplicativos que utiliza la Corporacin en el desarrollo de sus actividades.

Los peligros y riesgos, generados por las actividades y operaciones propias, se encuentran descritos en
Matriz de identificacin y valoracin de riesgos y peligros, de la cual se dispone de uno (1) por cada
proceso.

Los aspectos e impactos ambientales, generados por las actividades y operaciones propias, se
encuentran descritos en Matriz de identificacin de aspectos y valoracin impactos ambientales, de la
cual se dispone de uno (1) por cada proceso.

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La Corporacin, por ser una entidad pblica debe asegurarse del cumplimiento de los requisitos legales
y con base en ellos trazar las directrices para lograr la satisfaccin de los usuarios, asi mismo se
encuentra definidos los requisitos legales en salud ocupacional y gestin ambiental (Ver documentos
MCA-01-D-04 NORMOGRAMA GENERAL POR PROCESOS, MCA-01-D-05 NORMOGRAMA EN
AMBIENTAL, MCA-01-D-06 NORMOGRAMA SISO EN SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD
OCUPACIONAL)

7. PRESENTACION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL HSEQ (GESTION DE CALIDAD)
A continuacin se presenta una relacin de la forma de dar cumplimiento a los requisitos establecidos en la
Normas NTCGP 1000:2004, NTC-ISO 9001:2008 en lo relacionado al Numeral 7.

Aclaracin: La descripcin correspondiente a la Gestin Ambiental y la Salud Ocupacional se realizara a
travs de la presentacin de diapositivas, la cuales sern controladas a travs de su versin y fecha.

7.1 Planificacin de la realizacin del producto prestacin del servicio

El proceso de planeacin es el conjunto de actividades y metodologas necesarias para concebir, ejecutar,
hacer seguimiento, evaluar y ajustar la gestin de la Direccin y de los funcionarios de la entidad. En este
sentido la corporacin cuenta la estructura de planeacin definida en el Captulo 5.2 del presente manual.

Los documentos que conforman el Sistema de Gestin de la Corporacin definen las actividades a realizar
con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos de la entidad, del producto y de Ley, a travs de la
formulacin de los planes de accin y de la ejecucin de los proyectos, garantizando los recursos humanos,
fsicos y financieros necesarios para satisfacer las necesidades de los usuarios.

7.2 Procesos relacionados con el cliente

Determinacin de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio. Los requisitos del cliente
son establecidos mediante disposiciones legales y reglamentarias o convenios dentro del funcionamiento del
SINA, amparados por la ley 99 de 1993. En cada uno de los procesos y procedimientos del Sistema de
Gestin de la Corporacin, se hace referencia a los requisitos aplicables documentados en el Normograma,
el cual se encuentra en la Pgina Web de la entidad, para conocimiento de los funcionarios y dems partes
interesadas.

Otros requisitos relacionados con el Sistema de Gestin de la Corporacin no establecidos por el cliente
pero necesarios para el desarrollo de los procesos, se expresa a travs de actos administrativos
(resoluciones, decretos, oficios, circulares).

Revisin de los Requisitos. La Oficina Jurdica es la encargada de mantener actualizada y de comunicar la
legislacin aplicable a travs de la revisin, actualizacin y divulgacin del Normograma.

La Corporacin determina su competencia dentro de cada proceso y procedimiento para atender la solicitud
de prestacin de servicios presentadas por los usuarios, las cuales estn definidas por la Ley 99/1993 y sus
artculos reglamentarios. En consecuencia de esa revisin se inician las actividades propias de cada proceso
o se comunica por escrito al solicitante de la no competencia de la entidad respecto al requerimiento.

La Corporacin a travs de los procesos determinan los controles para garantizar la adecuada ejecucin de
las actividades que dan cumplimiento a los requisitos de los usuarios.

Medios de Comunicacin. La Corporacin posee diferentes instrumentos de comunicacin los cuales se
desarrollan a travs de la ejecucin del proceso de comunicaciones.

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Mecanismos de Participacin. Para los procesos de evaluacin en los casos que se requiera, se debe dar
cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 76 de la Ley 99 de 1993, en materia de consulta previa con
comunidades indgenas y negras tradicionales y al Decreto 1320 de 1998 o al que la sustituya o modifique.
As mismo en lo relacionado con la realizacin de audiencias pblicas para la rendicin de cuentas y
auditorias visibles de acuerdo a la normatividad vigente.

Para la Corporacin aplican los siguientes Mecanismos de Participacin ciudadana:

MECANISMO OBJETIVO
Proceso de contratacin
(Audiencias pblicas) Permitir a los interesados conocer y
discutir los resultados de las adjudicaciones de licitaciones de
contratos.
Proceso de gestin
(Acciones de tutela) Permitir al ciudadano reclamar el
reconocimiento de sus derechos.
Proceso de gestin
(Derechos de peticin) Permitir al ciudadano reclamar sobre
alguna inconsistencia en un procedimiento por el cual se ve
afectado.
Proceso de toma de decisiones
(rendicin de cuentas)
Permitir al ciudadano opinar acerca de la gestin de la entidad.
Proceso de vigilancia y control
(Veeduras ciudadanas) Permitir a los ciudadanos o a las
diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia
sobre el proceso de la gestin pblica, as como sobre la
convocatoria de una entidad encargada de la ejecucin de un
programa, proyecto, contrato o de la prestacin de un servicio.
Proceso de vigilancia y control Buzn de quejas y reclamos

7.3. Diseo y desarrollo

Los servicios (procesos) que ejecuta la Corporacin le han sido asignados por la Ley y por lo tanto no est
sujeta de desarrollar otros servicios por fuera del marco legal vigente. Por lo tanto este requisito no aplica
para el Sistema de Gestin de la Corporacin de la Corporacin.

7.4 Adquisicin de bienes y servicios

La Corporacin estableci el Proceso de apoyo Adquisicin de Bienes y Servicios y documento los
procedimientos de contratacin ajustados a la normatividad vigente, asegurando el suministro oportuno de
los bienes y servicios requeridos para el desarrollo de las actividades y optimo funcionamiento de la
Corporacin, de acuerdo a los principios de eficiencia, eficacia, economa, transparencia y publicidad. El
proceso se realiza desde la sede principal y desde all se definen los criterios para seleccin de proveedores
por parte de un comit evaluador, evaluacin de los proveedores a travs de los informes de Interventora y
reevaluacin de los mismos con la firma del acta de liquidacin.

Para el caso de los procesos subcontratados (procesos, bienes y servicios) se encuentran identificados en el
Plan de Compras el cual se elabora para cada vigencia de acuerdo a las necesidades y presupuesto de la
Corporacin y las actividades de control se realizan a travs de las actividades de supervisin e Interventora
para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y a los mecanismos de control establecidos por la ley.

Para el cumplimiento de las normas NTC-ISO 14001 de Gestin Ambiental y NTC-OHSAS 18001 en
Seguridad y Salud Ocupacional los controles se encuentran establecidos en las obligaciones contractuales
de las cuales se verificara su cumplimiento.

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7.5. Prestacin de servicios

Control de la prestacin de servicios. Los controles de la prestacin de servicios se encuentran definidos
en cada uno de los procedimientos operativos o misionales.

Validacin de los procesos: en los procedimientos que hacen referencia al Laboratorio Ambiental de
CORPONOR, establecidos en el proceso de Medicin y Anlisis Ambiental, se realiza la respectiva
validacin de las tcnicas para el anlisis de aguas.

Identificacin y trazabilidad. Todos los registros pertenecientes al Sistema de Gestin de la Corporacin
se identifican, almacenan, protegen y recuperan de acuerdo a la disposicin del Archivo General Nacin, al
procedimiento MPA-02-P-01 Organizacin, conservacin, transferencia y custodia de documentos y a las
tablas de retencin documental. Los procedimientos diseados en el sistema de gestin de la Corporacin
permiten identificar y trazar el producto parcial o final de los procesos, actividades y/o servicios que presta l a
Corporacin, as mismo permiten conocer el estado de realizacin del producto o los servicios (estado de las
solicitudes) por medios adecuados en cada una de las dependencias o procesos que aplique.

Adicionalmente para los procesos se identificaron los siguientes mecanismos de Identificacin y trazabilidad
de los productos obtenidos definidos de la siguiente manera:

PROCESO PRODUCTO MTODO DE IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD
GESTION
ESTRATEGICA
Documentos del Sistema de
Gestin
Se identifican con el cdigo definido para cada
documento de acuerdo al instructivo Diseo y estructura
documentos del sistema de gestin la codificacin para
cada documento es nica dentro del proceso, y las
versiones actualizadas se controlan a travs del Listado
Maestro de Documentos
Actas de reunin del Comit
Asesor
Se identifican por medio de la fecha y No consecutivo por
ao dejando evidencia fsica en la carpeta
correspondiente y en medio magntico.
PLANEACION
CORPORATIVA
Plan de gestin ambiental
regional - Plan de accin
Se identifican por el periodo correspondiente para cada
vigencia, dejando evidencia fsica y en medio magntico.
Informe de gestin anual
Se identifica por la vigencia del ao correspondiente,
dejando evidencia fsica y en medio magntico.
Planes de actividades
Se identifican por cada uno de los proyectos establecidos
en el Plan de Accin Corporativo o por los procesos
establecidos y la subdireccin o dependencia
responsable.
Proyectos Externos
Los proyectos de origen externo (Ministerio, Fonade,
Invias, Fonam, entre Otros) se identifican con el nmero
de radicado de Correspondencia y el nombre del
Proyecto o solicitante.
Proyectos Internos
Para los Proyectos Internos se identifican con la
Codificacin del departamento, el cdigo del plan de
accin consecutivo y la vigencia fiscal. Ejemplo 54-01-09.
Indicadores del Plan de Accin
Generados
Se identifican por el nmero determinado en el Plan de
accin para la vigencia establecida.
PLANIFICACIN Y
ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
TERRITORIAL
Plan de ordenacin forestal
Se identifica con la sub-serie documental. Cuenta con un
Plan Operativo, cada fase del Plan de Ordenacin
Forestal tiene documento impreso y digital, se tiene un
resumen ejecutivo y el documento general del Plan
General de Ordenacin Forestal.
Plan de ordenacin de
cuencas hidrogrficas
Se identifica con la sub-serie documental. Cuenta con un
Plan Operativo, cada fase del Plan de Ordenacin de las
cuencas tiene documento impreso y digital, un resumen
ejecutivo y se tiene un documento general del Plan de
Ordenamiento y Manejo de Cuencas Hidrogrficas.

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reas estratgicas adquiridas
y/o declaradas
Se identifican por documento de priorizacin, protocolo
de adquisicin del predio (cuando aplica), acuerdo de
declaratoria y plan de manejo (cuando aplica).
Planes de ordenamiento
territorial (PBOT o EOT) o
Planes Parciales
Se identifican por expediente de ajustes de planes de
Ordenamiento Territorial o Planes Bsicos de
Ordenamiento Territorial o Esquemas de Ordenamiento
Territorial desde el Auto de Inicio hasta el Acto
Administrativo y en los Planes Parciales desde el
Memorando de Evaluacin hasta el Acta de
Concertacin.
Agendas ambientales
municipales
Borrador de Agenda Ambiental Municipal, Agenda
Ambiental Municipal
Animales decomisados
Se cuenta con el documento de priorizacin y un registro
de manejo de ingreso de fauna silvestre.
Reglamentacin de corriente
Documento de priorizacin, documento de seleccin de
reglamentacin, Resolucin ordenatoria, publicaciones,
Comunicaciones, Control de Asistencia, Encuestas de
reglamentacin uso de aguas superficiales, formulario
con anexos, proyecto de distribucin de caudales,
publicacin proyecto de distribucin de caudales,
comunicaciones, informe de reunin y resolucin de
reglamentacin.
Plan de Educacin Ambiental
por Municipio
Formulacin del plan de Accin en Educacin Ambiental,
Asistencias, Informes finales de impacto anual por
municipio
Certificacin servicio social
obligatorio
Asistencias y Reporte mensual de horas trabajadas en
los diferentes proyectos
EVALUACIN,
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL
Expedientes de tramites
Ambientales
Los expedientes que se generan fruto de un trmite
ambiental previo el cumplimiento de los requisitos para
generarlo, se identifican a travs de un nmero
consecutivo generado por el Software SISPROP
Expedientes de denuncias por
infraccin ambiental

Los expedientes que se generan fruto de una denuncia
por infraccin ambiental se identifican a travs de un
nmero consecutivo generado por el Software y SIPJ.
PGIRS
Se encuentran organizados los archivos digitales por
orden alfabtico (municipios)
Certificaciones exportacin e
importacin de productos
forestales
Consecutivo cronolgico durante el ao en vigencia.
Certificado de adopcin de
fauna silvestre
Se encuentran organizados por fecha de radicacin de la
solicitud
Permisos de Poda y tala de
rboles
Registro SISPROP y se organiza por el No de
consecutivo del No de radicado de correspondencia y se
archiva en expedientes por mes
GESTION JURIDICA
Actos administrativo:
Resoluciones
Se lleva el consolidado de los actos administrativos por
cada vigencia en un registro de control en Excel.
ADQUISICIN DE
BIENES Y SERVICIOS
Contratos
Los contratos de formalidades plenas se identifican a
travs de un nmero consecutivo ms el ao, es decir,
cada ao se inicia con un consecutivo nuevo.
Convenios
Los convenios se identifican a travs de un nmero
consecutivo ms el ao, es decir, cada ao se inicia con
un consecutivo nuevo.
OPS Ordenes de prestacin de
servicios
Las OPS se identifican a travs de un nmero
consecutivo ms el ao, es decir, cada ao se inicia con
un consecutivo nuevo.
Actas de vinculacin
Las actas de vinculacin se identifican a travs de un
nmero consecutivo ms el ao, es decir, cada ao se
inicia con un consecutivo nuevo.

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GESTION ESTRATEGICA
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GESTION
ADMINISTRATIVA -
DOCUMENTAL
Oficios
Por el No de radicado y la serie documental respectiva, y
se lleva el registro de la base de datos CID
Memorandos
Por el No consecutivo de cada dependencia, fecha y la
serie documental respectiva.
Tablas de retencin documental Por cada dependencia y por fecha de actualizacin.
Documentos del Centro de
Documentacin Ambiental
Por la SIGNATURA TOPOGRFICA (conjunto de
smbolos alfanumricos que se utilizan para identificar un
documento y sealar el lugar que ocupa en el depsito o
estante
TEJUELO (etiqueta que se coloca en el lomo del libro y
donde se refleja la signatura topogrfica).
GESTION
ADMINISTRATIVA -
TALENTO HUMANO
Hojas de vida
Se identifican por el nombre del funcionario, rea de
dependencia, cdigo, serie, subserie, documental, folios
y fecha.
Procesos disciplinarios
Se identifica con el nombre de la dependencia, cdigo,
serie, subserie, documental, folios y fecha. Nombre del
implicado y/o investigado
GESTION
ADMINISTRATIVA -
RECURSOS FISICOS
Inventarios
Los inventarios se identifican por las ACTAS DE
INVENTARIOS, firmados. En los inventarios tambin se
encuentran identificadas las BAJAS DE ELEMENTOS.
Bienes e inmuebles
Los Bienes e Inmuebles se identifican por una PLACA.
Esta placa de identificacin se produce luego de ingresar
una serie de elementos al sistema y al realizar la salida
cuando este reporte se origina ya sale con esta placa de
identificacin
ADMINISTRACIN DE
RECURSOS
FINANCIEROS
Facturas
Consecutivo que emite el Sistema Integrado de
Informacin Administrativo y Financiero
Presupuesto
Documento Ejecucin Presupuestal de Ingresos y
Egresos, emitida por el Sistema Integrado de Informacin
Administrativa y Financiera
rdenes de pago
Informacin Administrativa y Financiera
Comprobantes de egreso
Recibos de caja
Notas de tesorera
Comprobantes de contabilidad
Libros de contabilidad
ADMINISTRACIN Y
DESARROLLO DE
SISTEMAS DE
INFORMACIN
Cartografa
Por el metadato, la solicitud realizada, el tema y nombre
de la cartografa.
Bases de datos
En la base de datos relacional corporativa se tiene
activado el concepto de llave primaria que permite
identificar plenamente cada registro de cada tabla.
Igualmente se tiene activado las integridades
referenciales que permiten mantener consistente la
informacin que se almacena.
MEDICION Y
ANLISIS
AMBIENTAL
Anlisis de laboratorio
Las muestras, los anlisis y sus resultados se identifican
a travs de un nmero consecutivo por ao, es decir,
cada ao se inicia con un consecutivo nuevo.
COMUNICACIONES
Programas de Radio.
Se identifican por medio de la fecha y No consecutivo del
acta dejando evidencia fsica en la carpeta
correspondiente y en medio magntico del programa de
radio.
Material POP (Afiches, folletos, Se lleva el registro de la pieza de comunicacin diseada

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plegables, gorras, camisetas,
postales)
e impresa.
Videos institucionales
Se identifican por medio de la fecha los guiones
institucionales y en medio magnticos de la campaa.
Comunicados
Se identifican por medio de la fecha de elaboracin,
dejando evidencia fsica en medio magntico y publicado
en la pgina Web.
Publicaciones en revistas
Se lleva el registro de la publicacin impreso para
realizar el control de la divulgacin de la misma.
EVALUACIN DEL
SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Planes de mejoramiento
Se lleva un consolidado de los planes de mejoramiento
por vigencia

Propiedad del cliente. Los documentos entregados por el usuario para adelantar las solicitudes
presentadas, se anexan a los respectivos tramites o procesos y se encuentran acogidos a las disposiciones
de los procedimientos MPA-02-P-01 Organizacin, conservacin, transferencia y custodia de documentos,
MPA-02-P-02 Tramite de correspondencia interna y externa a las tablas de retencin documental de acuerdo
a lo dispuesto por el Archivo General de la Nacin. Cuando los documentos no cumplen con los requisitos
establecidos se le comunica y/o devuelven al usuario.

Los siguientes procesos manejan la Propiedad del Cliente:

PROCESO PROPIEDAD DEL CLIENTE CONTROL
PLANEACIN
CORPORATIVA
Proyectos Aplicacin de Procedimientos
documentados
Aplicacin tablas de Retencin
Documental
PLANIFICACIN Y
ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
TERRITORIAL.
Documentacin de los Proyectos financiados
interna y externamente.
Plan de ordenacin forestal
Plan de ordenacin de cuencas hidrogrficas
Documentos anexos para la cofinanciacin de
reas estratgicas
Planes de ordenamiento territorial
Procedimientos documentados de los
procesos adelantados.
Fichas y Seguimiento de cada uno de los
Proyectos.
EVALUACIN,
SEGUIMIENTO Y
CONTROL AMBIENTAL
GESTIN JURDICA
Formularios y anexos de las solicitudes Aplicacin de Procedimientos
documentados
Documental
ADQUISICIN DE
BIENES Y SERVICIOS
Documentacin de Contratistas, como hojas
de vida y sus respectivos soportes
(Antecedentes disciplinarios, fiscales y
judiciales, RUT, formatos de la funcin pblica
entre otros.) plizas presentadas en la
propuesta en caso de no adjudicacin, y los
informes, actas del contrato y soportes de las
respectivas cuentas.

Aplicacin de Procedimientos
documentados

Documental
ADMINISTRACIN Y
DESARROLLO DE
SISTEMAS DE
INFORMACIN
Mapas, fichas de metadatos, informacin
ambiental
Informacin base de datos
documentados
Backups
Control de acceso a la informacin de
base de datos mediante asignacin de
usuario y contrasea solo a personal
autorizado
MEDICIN Y ANLISIS
AMBIENTAL
(LABORATORIO).
Muestras para el anlisis Aplicacin de Procedimientos
documentados.
Documental

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PROCESO PROPIEDAD DEL CLIENTE CONTROL
GESTIN
ADMINISTRATIVA -
TALENTO HUMANO
Hojas de vida Aplicacin de Procedimientos
documentados
Documental
GESTIN
ADMINISTRATIVA -
DOCUMENTAL
Los documentos entregados por el usuario
para adelantar las solicitudes presentadas.
documentados
Documental
Cuando los documentos no cumplen con
los requisitos establecidos se le
comunica y/o devuelven al usuario.
GESTIN
ADMINISTRATIVA -
ALMACN
Bienes y elementos decomisados e incautados Aplicacin de Procedimientos
documentados
Documental

7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y medicin

La verificacin y/o calibracin de los equipos de medida que se utilizan como apoyo para la prestacin de
servicios, se realiza de acuerdo a las instrucciones de cada equipo por el proceso de Medicin y Anlisis
Ambiental. El control y seguimiento de los Equipos de Seguimiento y Medicin se realiza a travs del
Procedimiento de Control de Equipos.

Los procesos que manejan equipos de Medicin y seguimiento para el Cumplimiento de la Funcin de la
Misin de la entidad son:

Proceso Equipos Utilizados
Planificacin y Ordenamiento Ambiental
Territorial
GPS
Evaluacin, Seguimiento y Control Ambiental
GPS, Micromolinetes y molinetes, sonmetros,
equipos de calidad del aire, entre otros.
Medicin y Anlisis Ambiental
Molinetes, equipos de medicin de la calidad del
aire, equipos de medicin de fuentes mviles y los
equipos utilizados para el anlisis de aguas, GPS.

8. AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD, PARTICIPACION Y CONSULTA Y COMUNICACIN

La responsabilidad del Sistema de Gestin Integral HSEQ es compartida por el Director General, los
Subdirectores y Jefes de Oficina, representado en el Comit Asesor, funcionarios y contratistas. La Direccin
General es la responsable de la implementacin y mantenimiento del Sistema de Gestin Integral y tiene la
autoridad para asegurar su efectiva continuidad, por lo tanto se ha designado al Profesional Especializado
de la Subdireccin de Planeacin y Fronteras como Representante de la Direccin, para ejercer la
coordinacin del Sistema de Gestin Integral HSEQ.

Las responsabilidades, autoridades, participacin y consulta y comunicaciones se encuentran definidas en
los siguientes documentos: MCA-01-D-08 - MATRIZ DE COMUNICACIONES, MCA-01-D-09 - MATRIZ DE
PARTICIPACION Y CONSULTA, MCA-01-D-10 - MATRIZ DE AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES

Aclaracin: La informacin sobre los aspectos ambientales significativos identificados y valorados en cada
uno de los procesos dentro del Sistema de Gestin integral HSEQ no se comunican externamente. As
mismo los programas ambientales establecidos no se publican en la pgina web por considerarse de
propiedad intelectual de la Corporacin.

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9. COMPROMISO DE LA DIRECCIN

El Director General junto con su grupo directivo, funcionarios y colaboradores de la Corporacin se
comprometen a implementar y mantener el sistema de gestin integral HSEQ conforme a lo establecido en
las normas relacionadas con calidad, Modelo Estndar de Control Interno MECI, gestin ambiental,
seguridad industrial, salud ocupacional, laboratorio, con el fin de mejorar continuamente los procesos,
cumplir los objetivos, metas y programas propuestos y la poltica establecida, siempre buscando la
satisfaccin de los usuarios y partes interesadas, la prevencin del impacto ambiental negativo, la
prevencin en salud y seguridad industrial y lo ms importante en beneficio del ambiente y comunidad del
Departamento Norte de Santander. Por tal razn la Direccin General se compromete a suministrar los
recursos fsicos, humanos y econmicos necesarios para el buen desempeo del Sistema de Gestin
Integral HSEQ.

10. REVISIN POR LA DIRECCION

La Direccin General establece que la revisin por la direccin del Sistema de Gestin Integral HSEQ se
realizara a travs del Comit Asesor por lo menos una vez al ao, se informar a los integrantes del Comit
a travs de comunicacin telefnica o por e-mail, especificando fecha, hora, lugar de la reunin y los temas
a tratar; cuando se considere necesario se invita a otras personas.

La informacin necesaria para la revisin debe incluir entre otros los siguientes temas:
- Cumplimiento del Plan de Accin Corporativo,
- Cumplimiento del Plan de actividades de procesos
- Resultados de auditoras internas y externas,
- Estado de los planes de mejoramiento,
- Estado de la investigacin de incidentes
- Resultado de los compromisos y acciones tomadas en anteriores revisiones,
- Retroalimentacin del cliente, es decir, resultado de encuestas, quejas y reclamos recibidos,
- Anlisis de servicio / producto no conforme,
- Evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales
- Informe desempeo ambiental de la Corporacin
- Poltica de Gestin Integral HSEQ
- Cumplimiento de objetivos, metas y programas
- Informes desempeo de procesos y servicios,
- Informe de Administracin del Riesgo
- Informes del personal directivo y de supervisin
- Resultados de la participacin y consulta en seguridad industrial y salud ocupacional
- Recomendaciones y/o sugerencias para la mejora.
- Otros temas relacionados con el sistema de control interno y sistema de desarrollo administrativo.

Aclaraciones:
- Las reuniones peridicas del Comit Asesor puede incluir algunas de las entradas de la revisin por la
direccin.
- La revisin por la Direccin del Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio Ambiental de Corponor con
base en la norma ISO 17025 de 2005 se realizara de acuerdo a lo establecido en el documento descriptivo
MPA-07-D-01 Descripcin del sistema de calidad del Laboratorio del proceso Medicin y Anlisis Ambiental.

El Comit Asesor debe concluir sobre la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad
continuas del Sistema de Gestin integral HSEQ. As mismo a partir de la informacin revisada se
determinan las acciones a seguir, dejando como evidencia el acta de reunin, donde se establecen los
compromisos, de igual manera se definen las fechas de ejecucin y responsables y se remite a cada uno de
los miembros del comit asesor para el cumplimiento de los compromisos adquiridos y posterior
seguimiento.

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