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Sesin 6: Tcnicas de apoyo a la administracin del tiempo

Objetivo especfico:
Que el participante identifique y reconozca que administrar el tiempo no es un
concepto aislado sino que tiene relacin con tcnicas que le proporcionan apoyo.

Contenido de la sesin 6:
6.1 Equipos de trabajo autodirigidos
6.2 360 grados de retroalimentacin e involucramiento
6.3 Manejo de conflictos
6.4 Conclusin















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6.1 Equipos de trabajo autodirigidos
El que la empresa decida transformar el mtodo de trabajo hacia equipos
autodirigidos proporciona apoyo a la variable de desempeo velocidad de tiempo y
proporciona ventaja competitiva a cualquier organizacin.
El que los procesos no dependan de una sola persona proporciona apoyo al
cumplimento del objetivo aun y cuando alguna de las personas del equipo falle en
alguna de las actividades. El que nos apoyemos en otras personas apoya
definitivamente el proceso.
Un equipo de trabajo es el proceso en el cual las personas trabajan activamente
y en conjunto para lograr un objetivo comn. Los miembros de un equipo
autodirigido tienen la autoridad para tomar decisiones en relacin con la forma en
que compartirn y terminarn el trabajo ( Schermerhorn, 2002).

Caractersticas de los equipos autodirigidos:
Los miembros comparten colectivamente la responsabilidad de los resultados
de desempeo.
Los miembros tienen capacidad de decisin para programar el trabajo dentro
del equipo.
Los miembros son capaces de desempear ms de un trabajo en el equipo.
Los miembros se capacitan unos a otros para desarrollar mltiples habilidades
para el trabajo.
Los miembros evalan las contribuciones al desempeo de los dems
integrantes del equipo de trabajo.
Los miembros son responsables de la calidad total de los productos que genere
el equipo.

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Por ejemplo, si regresamos al caso DIMCO en el cual analizamos sus juntas de
trabajo, el lograr que todos los miembros de la junta trabajen en equipo proporciona
apoyo a los resultados de la reunin.
Cmo lograr el trabajo en equipo de todos los participantes a la junta para
mejorar en trminos de administracin del tiempo?
Enfatizar en la planeacin de la junta (los tiempos son muy importantes).
Enfocarse en temas que deben ser discutidos.
Dirigir la discusin constructivamente.
Motivar los comentarios de todos los participantes.
No permitir participantes silenciosos, fomentando la participacin.

Cuestionario para conocer la madurez de un equipo de trabajo.





















Criterios para eval uar la madurez de su equipo de trabajo.
Un grupo maduro posee:
1. Mecanismos adecuados para obtener retroalimentacin.
Mecanismos Mecanismos
deficientes de 1 2 3 4 5 excelentes de
retroalimentacin Promedio retroalimentacin
2.- Procedimiento adecuado para la toma de decisiones.
Procedimiento Toma de decisiones
deficiente para la 1 2 3 4 5 muy adecuada
toma de decisiones Promedio
3.- Cohesin ptima
Cohesin baja 1 2 3 4 5 Cohesin ptima
Promedio
4.- Organizacin y procedimientos flexibles.
Muy inflexibles 1 2 3 4 5 Muy flexibles
Promedio
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5.- Mximo uso de los recursos de cada miembro del equipo.
Uso deficiente 1 2 3 4 5 Uso excelente
de recursos Promedio de recursos
6.- Comunicaciones claras
Mala 1 2 3 4 5 Comunicacin
comunicacin Promedio excelente
7.- Metas claras aceptadas por los miembros del equipo.
Metas confusas: 1 2 3 4 5 Metas muy claras:
no aceptadas Promedio aceptadas
8.- Sentimientos de interdependencia con la persona de autoridad.
Ninguna 1 2 3 4 5 Interdependencia
interdependencia Promedio elevada
9.- Participacin compartida en funciones de liderazgo
Ninguna participacin 1 2 3 4 5 Alta participacin
compartida Promedio compartida
10.- Aceptacin de las personas consideradas miembros de una minora y de sus opiniones.
Ninguna 1 2 3 4 5 Gran aceptacin
aceptacin Promedio
Fuente : Edgar H. Schein
Process Consultation
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6.2 360 grados de retroalimentacin e involucramiento


La mayora de los autores define el proceso de retroalimentacin como el
proceso de decirle a un individuo cmo te sientes en relacin con algo que l dijo o
hizo. El arte de retroalimentar es una habilidad indispensable, en particular para los
administradores que regularmente deben retroalimentar a otras personas, a menudo
en relacin a su desempeo. El recibir o el ofrecer retroalimentacin proporciona
apoyo a todos los pasos que se realiza al implementar el Time Management Skills. En
ocasiones realizamos actividades o actos concretos en forma inconsciente y hasta que
alguien ms nos lo sealan notamos su desarrollo y el efecto que estas actividades
tienen en nuestro desempeo.












Como se observa en la figura anterior, el recibir retroalimentacin de muchas
fuentes de informacin apoya enormemente el proceso. En la actualidad, la teora
conocida como 360 grados de libertad describe este proceso. Este tipo de
retroalimentacin incluye la evaluacin de los subordinados hacia su jefe, as como la
retroalimentacin adicional que pueden proporcionar los colegas, los clientes
internos y externos, as como los altos ejecutivos.

En este proceso es muy importante seguir los pasos para escuchar con eficacia
considerando que debemos actuar como receptores de informacin en el proceso de
retroalimentacin. Los pasos a seguir se enumeran a continuacin:
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Deja de hablar.
Haz que la otra persona se sienta tranquila.
Demuestra que quieres escuchar.
Elimina cualquier distractor potencial.
Empatiza con la otra persona.
No respondas demasiado rpido; se paciente.
No te enojes; controla tu carcter.
No exageres las discusiones y las crticas.
Pregunta.
Deja de hablar.

Todo este proceso nos proporcionar apoyo para realizar en forma ms eficaz
nuestra propia planeacin y a alinear nuestros objetivos a los de la organizacin,
como lo delimitamos anteriormente en el proceso de Time Management Skills.



















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6.3 El manejo de conflictos

Es muy importante manejar los conflictos dado que en muchas ocasiones
nuestro propio trabajo depende de la interaccin que se tenga con otras personas y
con otras reas. Cuantas veces hemos escuchado No termin la actividad X por
culpa de la persona Y, que no me entreg a tiempo los resultados que yo necesitaba
para realizar mi trabajo.
El posible beneficio que un conflicto pudiera tener para las personas y las
organizaciones depende de dos factores:
a) la intensidad
b) un buen manejo
El conflicto constructivo estimula a la gente hacia mayores esfuerzos de trabajo,
cooperacin y creatividad. Un conflicto mal manejado distrae e interfiere con otras
actividades ms pertinentes para la tarea.
Por ejemplo, si dos personas no pueden trabajar juntas debido a la hostilidad
interpersonal, o los miembros de un comit no pueden ponerse de acuerdo en
objetivos comunes, esto provocar problemas en la administracin del tiempo de
todos los involucrados.
La gente responde al conflicto enfatizando de manera distinta a la
cooperacin y a la asertividad. La cooperacin es el deseo de satisfacer las
necesidades y preocupaciones de la otra parte; la asertividad es el deseo de
satisfacer las propias necesidades y preocupaciones. Se pueden observar en la
matriz que aqu se presenta, correspondiente a los estilos alternativos para el
manejo del conflicto.








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Evitacin: no ser cooperativo ni asertivo; restarle importancia al desacuerdo,
retirarse de la situacin y / o permanecer neutral a cualquier costo.
Acomodacin o limar asperezas: ser cooperativo pero no asertivo; dejar que
dominen los deseos de los dems; suavizar las cosas o pasar por alto las
diferencias para mantener la armona.
Competencia o imposicin: no ser cooperativo sino asertivo; trabajar en contra
de los deseos de la otra parte, enfrascarse en una competencia de tipo ganar o
perder y / u obligar al otro a travs del ejercicio de la autoridad.
Acuerdo: ser moderadamente cooperativo y asertivo, negociar para llegar a
soluciones aceptables en las cuales cada parte gana un poco y pierde otro
poco.
Colaboracin o solucin del problema: ser cooperativo y asertivo, tratar de
satisfacer a fondo las preocupaciones de todos resolviendo diferencias,
descubriendo y resolviendo problemas de modo que todos ganen.



















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6.4 Conclusin

Es importante, reconocer la gran ventaja que tendremos si logramos manejar
adecuadamente estas tcnicas para mejorar la administracin de nuestro tiempo.
Primero, es indispensable darnos cuenta de la interdependencia existente entre
los tres mtodos: al manejar los conflictos lograremos trabajar mejor en nuestro
equipo de trabajo y si aplicamos de forma adecuada la retroalimentacin de
diversas fuentes de informacin lograremos mejorar en ambas (trabajo en equipo
y manejo de conflictos) para lograr el xito, el cual es nuestra finalidad como
indicador de desempeo mximo.