UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RAFAEL MARA BARALT
REALIZADO POR: JORGE BARRIOS, C.I.: 12.714.310 JHORDAN ROMERO, C.I.: 17.585.016 VICTOR REVEROL, C.I.: 16.018.198 EDWARD CARREO, C.I.: 10.390.110
PROF.: MAY SNCHEZ
LOS PUERTOS DE ALTAGRACIA, MAYO DEL 2014 ESQUEMA
1. AUDITORIA 2. TIPOS DE AUDITORIAS 3. ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 4. DEFINICIONES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 5. NECESIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 6. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 7. PRINCIPIOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 8. ALCANCE 9. CAMPO DE APLICACIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 10. FACTORES Y METODOLOGAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA BIBLIOGRAFA
1. AUDITORIA La Auditoria es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa de una institucin o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus equipos, humanos y fsicos. La auditora es la actividad por la cual se verifica la correccin contable de las cifras de los estados financieros; es la revisin misma de registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestra los estados financieros emanados de ellos. La auditora es una revisin y anlisis minucioso, con espritu crtico, de los registros y estados financieros de una organizacin; con la finalidad de dictaminar el grado de confiabilidad que ofrecen; considerando las leyes, principios y usos, que norman a tales registros.
2. TIPOS DE AUDITORIAS Auditora Fiscal: Consiste en la investigacin selectiva de las cuentas del balance, de las cuentas de resultados, de la documentacin, registro y operaciones efectuadas por una empresa, tendientes a comprobar que las bases afectas a tributos se hayan determinado de acuerdo con las normas tcnicas que regulas la contabilidad y cumpliendo con las disposiciones legales contenidas en el Cdigo de Comercio, Cdigo Orgnico Tributario, y dems leyes impositivas que corresponda aplicar
Auditora Contable (de estados financieros): Consiste en el examen de la informacin contenida en stos por parte de un auditor independiente al ente emisor. El propsito de este examen es determinar si los mismos fueron preparados de acuerdo a las normas contables vigentes en cada pas o regin. Auditoria interna: La lleva acabo un departamento dentro de la organizacin y existe una relacin laboral. Auditoria externa: No existe relacin laboral y la hacen personas externas al negocio para que los resultados que nos arroje sean imparciales como pueden ser las firmas de contadores o administradores independientes. Auditoria operacional: Es la valoracin independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para determinar si se lleva a cabo polticas y procedimientos aceptables, si se siguen las normas establecidas y si se utilizan los recursos de manera eficaz y econmica. Auditoria administrativa: Es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales.
Auditora integral: Es la evaluacin multidisciplinaria, independiente y con enfoque de sistemas del grado y forma de cumplimientos de los objetivos de una organizacin, de la relacin con su entorno, as como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas para el logro ms adecuado de sus fines y/o el mejor aprovechamiento de sus recursos. Auditora Financiera: Consiste en una revisin exploratoria y critica de los controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa realizada por un contador pblico, cuya conclusin es un dictamen a cerca de la correccin de los estados financieros de la empresa. Auditoria de legalidad: Este tipo de auditoria tiene como finalidad revisar si la dependencia o entidad, en el desarrollo de sus actividades, ha observado el cumplimiento de disposiciones legales que sean aplicables (leyes, reglamentos, decretos, circulares, etc.)
3. ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Con el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms significativa a lo largo de la historia de la administracin. En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras, consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable." Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administracin, seala que "La confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el significado esencial de la auditora administrativa." Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos." El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a travs de un mtodo que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una organizacin. Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre de auditora administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa. El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja Fernndez, de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Auditora de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditora administrativa. Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin del Instituto Politcnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura Teora de la Administracin, destina un espacio para presentar un trabajo de auditora administrativa. Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Revisin del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin, financiamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as como registro contable y estadstico. A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes modalidades. En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la tcnica. Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en Administracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditora Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa. Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos Prcticos sobre Auditora Administrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la prctica y, Jorge lvarez Anguiano, en Apuntes de Auditora Administrativa incluye un marco metodolgico que permite entender la auditora administrativa de manera por dems accesible. En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en organizaciones pblicas y privadas. Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin. En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (entidad de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditoras en las oficinas pblicas. Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, contina ampliando y enriqueciendo.
4. DEFINICIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Es una revisin sistemtica y devaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientemente. Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organizacin. La auditora administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgnica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos. La auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administracin de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador pblico adiestrado en disciplina administrativa o respaldada por otros especialistas. El resultado de la auditoria administrativa es una opinin sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella. Podemos definir a la auditoria administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales. Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin.
5. NECESIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. La auditora tradicional (financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros. Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluacin de: La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional) La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoria analtica) Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos e internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.
6. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio: La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones: Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.
7. PRINCIPIOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes: Sentido de la evaluacin: La auditora administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica. Importancia del proceso de verificacin Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qu es lo que s est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la prctica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Habilidad para pensar en trminos administrativos El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.
8. ALCANCE DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad
9. CAMPO DE APLICACIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1) Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) 2) Entidad Paraestatal 3) Organismos Autnomos 4) Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) 5) Comisiones Intersecretariales 6) Mecanismos Especiales En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: 1) Tamao de la empresa 2) Sector de actividad 3) Naturaleza de sus operaciones En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: 1) Microempresa 2) Empresa pequea 3) Empresa mediana 4) Empresa grande Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: 1) Telecomunicaciones 2) Transportes 3) Energa 4) Servicios 5) Construccin 6) Petroqumica 7) Turismo 8) Cinematografa 9) Banca 11) Maquiladora 12) Electrnica 13) Automotriz 14) Editorial 15) Grfico 16) Manufactura 17) Autocartera 18) Textil 19) Agrcola 21) Qumica 22) Forestal 23) Farmacutica 24) Alimentos y Bebidas 25) Informtica 26) Siderurgia 27) Publicidad 28) Comercio 10) Seguros 20) Pesquera En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: 1) Nacionales 2) Internacionales 3) Mixtas Tambin tomando en cuenta las modalidades de: 1) Exportacin 2) Acuerdo de Licencia 3) Contratos de Administracin 4) Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas 5) Subsidiarias En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: 1) Tipo de organizacin 2) Naturaleza de su funcin Por su tipo de organizacin son: 1) Fundaciones 2) Agrupaciones 3) Asociaciones 4) Sociedades 5) Fondos 6) Empresas de solidaridad 7) Programas 8) Proyectos 9) Comisiones 10) Colegios Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas: 1) Educacin 2) Cultura 3) Salud y seguridad social 4) Poltica Obrero Campesino Popular 5) Empleo 6) Alimentacin 7) Derechos humanos 8) Apoyo a marginados y discapacitados Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad. La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador slido.
10. FACTORES Y METODOLOGAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1) Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos.
2) Organizacin. a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin.
3) Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas.
4) Reglamentos. Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales.
5) Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras.
6) Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces.
7) Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados.
8) Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin.
9) Equipo Fsico y su Disposicin. Determinar su podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo.
10) Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes.
BIBLIOGRAFA
Alvin A. Arens. Ao 1995. Auditoria Un enfoque Integral. Editorial Ocano. Enciclopedia de la Auditoria. Francisco Gmez Rondn. Auditoria Administrativa. Joaqun Rodrguez Valencia. Ao 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa Leonard, W.P. (1971). Auditoria Administrativa (1 ed.). Mxico: Editorial Diana, S.A. Ley de Ejercicio de la Profesin de Licenciado en Administracin. (1982). Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela 3004 (Extraordinaria), agosto 26, 1982. Real Ruiz Roa, J. (1995). Anlisis de Gestin Administrativa. Caracas: Monte vila. Amaya Snchez, C.E. (1976). Auditoria Administrativa (2a ed.). Mxico: Ediciones Contables y Administrativas. Cervantes Abreu, S. (1977). Dinmica de la Auditoria Administrativa. Mxico: Ediciones Contables y Administrativas. Fernndez Arena, J.A. (1996). La Auditoria Administrativa (2a ed.). Mxico: Jus. Gmez Rondn, F. (1992). Auditoria Administrativa. Caracas: Autor. Lazcano Sales, J.M. (1995). El manejo de las organizaciones y su auditoria interna. (la ed.). Mxico: McGraw-Hiel Interamericana.