50 Consejos para Ser ms Efectivo en tus Labores Diarias
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1. Identifica las actividades en tu da que consumen tu tiempo. Mantn algn control sobre cunto tiempo dedicas a leer e-mails a navegar en Internet y a hablar por telfono. Estos son algunos de los ms conocidos ladrones de tiempo. Una vez que identifiques cunto tiempo le dedicas a estas actividades, seguramente podrs ahorrar algo de tiempo en estas reas. 2. Comienza por establecer objetivos alcanzables. An los ms sencillos objetivos pueden contribuir con tus habilidades de administracin del tiempo. Define algn objetivo sencillo -como por ejemplo no leer los e- mails personales durante el horario laboral durante una semana o archivar la correspondencia el mismo da que llega en lugar de apilarla. Una vez que alcances alguno de estos pequeos y simples objetivos, podrs continuar con algo ms ambicioso. Para cuando te des cuenta, el problema de administracin del tiempo ser algo del pasado! 3. Define un plan para la administracin de tu tiempo. Por qu? Simplemente porque, tal vez, tus esfuerzos no se noten hasta que comiences a realizar el seguimiento del progreso que irs logrando. Puedes crear un pequeo esquema con el plan que te haz propuesto y ubicarlo en tu escritorio en algn lugar fcilmente visible. Completa all qu planeas hacer y cundo realizaste esa actividad. Esto de permitir ver rpidamente qu necesitas hacer. Adems, en la medida en que vayas completando cada uno de los tems, sentirs gran satisfaccin. Esto redundar en motivacin para continuar con el plan previsto y muy pronto sers un experto en productividad y administracin de tu tiempo. 4. Encuentra el sistema de administracin del tiempo que se adapte a tu necesidad. Tendrs que llevar el control de tus objetivos de alguna manera. Ya sea en tu computadora, en tu agenda, en tu calendario, en tu Palm, en fin, de la manera que mejor te convenga. La clave es encontrar algo que te resulte adecuado. Lo importante es mantener slo un sistema ya que tener sistemas diferentes para las cosas de la oficina y las cosas de casa muchas veces nos induce a confusin. www.DecidaTriunfar.net 3
5. Utiliza la opcin de recordatorios de tu calendario. Ya sea que uses el calendario del Outlook u otro sistema de correo electrnico o tu Palm o hand-held, utiliza la funcin de alarmas. Te ayudar a recordar qu has planeado para un determinado bloque de tiempo. 6. Dedica algunos minutos cada maana a revisar tu listado de tareas. Decide primero qu necesitas hacer durante el da. Luego, prioriza los tems que absolutamente debes hacer. Es importante realizar esto cada maana para adquirir el hbito de priorizar. Ha sido demostrado que si logras hacerlo durante 21 das, habrs adquirido el hbito. Por lo tanto, mantn la rutina y en unas pocas semanas lo estars haciendo de manera automtica cada maana. 7. Delega todo lo posible. Si necesitas pasar por la tintorera, llenar el tanque de nafta y parar en la verdulera camino al trabajo, considera pedirle a tu esposo o esposa que realice alguna de esas actividades por ti. A veces, solicitar un poquito de ayuda puede ahorrarte muchos dolores de cabeza y liberar tiempo en tu agenda para que las cosas fluyan sin problemas. 8. Comienza una rutina y compromtete con tu agenda. Rutina y agenda dos palabras que la mayora de le gente le disgustan son las dos palabras ms importantes cuando se trata de administrar eficazmente el tiempo. Necesitas establecer una rutina y una agenda, y necesitas proponerte cumplir con ello cuanto sea posible. Hazte un favor: involucra a toda tu familia. Si todos son concientes de qu se espera que hagan, las cosas funcionarn sin inconvenientes. 9. No pierdas tiempo esperando. Un tema particular por el cual mucha gente se queja es el tiempo dedicado a esperar. En lugar de simplemente esperar a que el mdico te atienda o a que cambien el aceite de tu auto, llvate algo para hacer mientras esperas. Podras llevar tu lista de tareas, o tu chequera si necesitas revisar los saldos o cualquier otra cosa que puedas hacer mientras esperas. 10. Comprende de qu se trata realmente la administracin del tiempo. Administrar el tiempo no significa solamente saber exactamente a qu dedicas tu tiempo significa encontrar formas de cambiar tu rutina para ser lo ms productivo posible. Significa no comprometerse ms de lo www.DecidaTriunfar.net 4
posible. Significa mantener cierto balance. Este balance es la clave para lograr hacer las cosas ms importantes primero, sin dejar de lado el tiempo necesario para disfrutar de tu vida.
11. Jams permitas que el trabajo interfiera con tu necesario tiempo de inactividad. Sea que necesites tomarte los fines de semana, o una hora por la maana para ir al gimnasio, o algunas horas para ver televisin, tmate el tiempo necesario para recargar tu energa. De esta manera sers ms efectivo. Marca o bloquea el tiempo necesario para tu esparcimiento y compromtete con ello de la misma manera que lo haces con cualquier otra actividad laboral. 12. Establece un tiempo todos los das para trabajo ininterrumpido. Sea cual sea la tarea en la que tienes trabajar, prioriza tener cada da un bloque de tiempo para trabajar ininterrumpidamente en ese asunto. Si esto resulta imposible para ti, al menos intenta minimizar las interrupciones cuanto sea posible. Este tiempo te permitir enfocarte en hacer las cosas que tienes que hacer y la sensacin de haberlo logrado contribuir de tal manera que sers ms productivo durante el resto del da. 13. Lleva el control de tus actividades diarias. Por una semana, lleva contigo un cuaderno y anota todo lo que haces en el transcurso del da. Esto es muy til ya que te permitir tener un punto de referencia a partir del cual tendrs claro en que reas debers esforzarte para administrar mejor el tiempo. Esta informacin te permitir identificar los puntos obvios en los cuales pierdes tiempo (podra ser que fuiste al supermercado tres veces en la semana o que te pasaste diez minutos todos los das buscando las llaves del auto, etc.). Cuando efectivamente ves a qu le dedicas tu tiempo, fcilmente podrs mejorar. 14. Habla con otras personas que tambin estn trabajando en el desarrollo de sus habilidades de administracin del tiempo. Prcticamente todo el mundo lucha con la administracin del tiempo. Encuentra amigos o colegas que tambin estn trabajando en ello y habla sobre tus logros, tus dificultades y tus descubrimientos. Como con cualquier otra cosa, tener un grupo de contencin es una manera excelente de incrementar las posibilidades de xito. www.DecidaTriunfar.net 5
15. Determina qu es lo ms importante. Si ests trabajando sobre la administracin del tiempo en el trabajo, identifica cules son las funciones ms crticas dentro de tu posicin o rol. Si ests trabajando en ello y tienes inconvenientes en el manejo de las tareas de tu hogar, determina cuales actividades son las ms importantes. Arma una lista con las prioridades definidas. Esto te permitir fcilmente tomar una decisin cuando debas dejar algo de lado. 16. Nunca te preguntes si sientes ganas de hacer algo. Todos nos enfrentamos a cosas en la vida que no tenemos ganas de hacer y si dedicramos menos tiempo a no querer hacerlas y ms tiempo a hacerlas, piensa cuanto ms productivos seramos! Por lo tanto, la prxima vez que te sorprendas pensando en las pocas ganas que sientes de hacer tal o cual cosa, simplemente hazla! Evita perder tu valioso tiempo pensando en que no sientes ganas de hacerlo.
17. Identifica tu horario de alto desempeo. Todos tenemos diferentes momentos en el da en el que somos ms eficientes. Presta atencin a los momentos en los que logras hacer ms cosas y luego asegrate de utilizar ese tiempo para las tareas ms importantes. Si eres ms efectivo durante la maana, haz el esfuerzo de llegar temprano a la oficina. Si encuentras que el mejor momento para ti es por la tarde, podra ser una buena idea ir a trabajar ms tarde y retrasar un poco el horario de finalizacin. 18. Toca cada papel solamente una vez. Este es un gran truco de administracin del tiempo; tocar cada papel una sola vez. Toma una decisin al respecto la primera vez que lo tomas en tus manos; o lo archivas, o lo tiras. Si lo logras, inmediatamente notars que el tiempo que dedicas a buscar cosas entre pilas de papeles disminuye considerablemente. 19. S flexible. Si encuentras que tu agenda est colmada o totalmente desbordada, s realista y acepta que muchas veces no puedes terminar algo en un solo da. No logrars nada torturndote al respecto. En lugar de eso, dedica algn tiempo a comprender porqu ests tan ocupado y buscar de qu manera puedes eliminar algunas cosas. www.DecidaTriunfar.net 6
20. No olvides dedicar tiempo para ti. Asegrate de asignar en tu agenda algo de tiempo personal en algn momento cada da. Aunque sean unos pocos minutos es importante no dejar esto de lado. Ya sea que quieras salir a caminar, ver tu programa de televisin favorito o darte un largo bao relajante, dedcate algo de tiempo. No consideres que esto es tiempo perdido. Recuerda que tomar cierto tiempo para recargar tu energa te permitir ser ms productivo y eficiente en otras tareas que debes completar.
21. No permitas que la tecnologa sea una molestia en lugar de una ayuda. Si utilizas una Palm, hand-held u otro dispositivo de esta naturaleza, aprende a utilizarlo. Muchas veces cambiamos un equipo por otro ms nuevo y pasamos ms tiempo intentando comprender como funciona que terminando una tarea concreta que debemos realizar. Lo mismo sucede con los calendarios electrnicos y otras maravillas tecnolgicas. Muchas veces, el viejo papel y lpiz son la mejor opcin. 22. Mantn tu bandeja de entrada del correo electrnico ordenada. Cuando lees un e-mail toma alguna decisin al respecto. Si es SPAM (correo no deseado), elimnalo. Si lo respondiste y no necesita ser archivado, elimnalo y si es importante archvalo. Pero no dejes que tus e- mails se acumulen en tu bandeja de entrada hasta que tienes cientos de ellos para procesar. Esto te tomar demasiado tiempo y puede ser una fuente de ansiedad el simple hecho de saber que tienes por delante un trabajo semejante. 23. Aprende a utilizar los filtros anti-SPAM en tu correo electrnico. En esta poca la mayora de la gente dedica mucho tiempo a filtrar su e-mail para determinar qu es SPAM. Los filtros anti-SPAM pueden eliminar varios minutos por da que podrs dedicar a otras cosas. 24. Mantn ms de una lista de tareas. En lugar de tener una sola, enorme lista, opta por armar un sistema de listas. De esta manera, tendrs todo ms y mejor organizado. Adems, claramente si tienes un listado enorme de tareas por hacer, al leerlo instantneamente te sentirs abrumado. Los sistemas de listas subdivididas son una gran alternativa. Podrs genera listas por categoras: lista de cosas para hacer hoy, lista de proyectos www.DecidaTriunfar.net 7
generales, lista de temas delegados o que esperan respuestas de terceros, listas detalladas de acciones a realizar por proyecto, etc. 25. Distingue entre pequeos y grandes proyectos. Claramente, los grandes proyectos requieren muchas pequeas tareas a completar y los pequeos proyectos tal vez incluyan slo una accin. Mantn un control de las tareas asociadas a cada proyecto. Al desglosar los grandes proyectos en tareas ms pequeas y manejables vers ms explcitamente el progreso que vas logrando. 26. Utiliza el mtodo ABC para priorizar. Puedes utilizar el mtodo en el cual los proyectos A son importantes porque contribuirn al xito en el largo plazo. Los proyectos B son importantes pero no urgentes y los proyectos C son los que sera bueno hacer cuando tengas tiempo. Siempre comienza con las actividades marcadas con A y desglsalas en otras acciones ms pequeas para poder terminarlas ms rpidamente. Luego pasa a las tareas o proyectos B y finalmente si tienes tiempo a las tareas marcadas con C. 27. Mide las tareas de acuerdo a su urgencia e importancia. No ests seguro cmo priorizar todas las cosas que tienes que hacer? Mira cada tarea y determina cuan urgente y cuan importante es. Aunque algo sea importante, puede no ser urgente. Y, slo porque algo no es importante, no significa que no sea urgente (o que tenga alguna fecha particular de vencimiento). El lugar ms lgico para comenzar es por realizar las que son tanto urgentes como importantes. 28. No permitas que las emociones negativas te impidan completar una tarea. Si te encuentras con que tus emociones te impiden completar una tarea, dedica algn tiempo a determinar las causas y busca formas de aliviar esos sentimientos para que puedas conseguir hacer lo que tienes que hacer. 29. Escucha audio libros sobre superacin personal. Hay muchos y diferentes libros que estn actualmente disponibles en formato MP3. Los audio-libros son ideales para escuchar mientras te trasladas de un lugar a otro, incluso mientras sales a caminar o haces ejercicio. Busca aquellos que puedan brindarte consejos y tcnicas de administracin del tiempo. Aunque puedas no estar 100% del tiempo concentrado en escuchar, irs www.DecidaTriunfar.net 8
incorporando consejos que escuches ms atentamente en ciertos momentos. 30. Organzate! Los estudios demuestran que la gente organizada toma menos tiempo buscando tems importantes y ms tiempo completando tareas. Cmprate elementos para archivar bien tus documentos y papeles. Todo tipo de contenedores de organizacin como bandejas, fuelles, carpetas, tarjeteros, etc. sern de gran utilidad. Puede ser un trabajo considerable realizar una primera gran organizacin general pero te sorprenders al ver el tiempo que ahorrars despus.
31. Aprende a identificar cosas que consumen tu tiempo. Algunas cosas a las que debes prestar atencin pueden ser: fracaso en planear de manera apropiada, reuniones no previstas ni agendazas, tareas administrativas bsicas que podras delegar, interrupciones de naturalezas varias (inclusive llamados telefnicos), etc. Una vez identificadas, podrs trabajar para evitarlas y mejorar mejor tu tiempo en el futuro.
32. Define una agenda para cada reunin. Al definir los objetivos y temas a tratar en todas las reuniones, todos los involucrados tendrn bien claro que temas se discutirn y cual es el objetivo del encuentro. Inclusive en las reuniones en las que realices lluvias de ideas o sesiones de brainstorming, es mejor anunciar de antemano el tiempo que dedicarn y que todos estn de acuerdo con ello. Ciertas limitaciones generan reuniones ms productivas.
33. Define un cronograma para los proyectos en equipo. Cuando tienes que supervisar un equipo de trabajo, es crtico que todos sepan cual es su rol y cuales sus responsabilidades para lograr completar el proyecto. De esta manera, dedicars ms tiempo a trabajar y menos tiempo a explicar lo que cada persona tendra que estar haciendo y cuando deben hacerlo. Un cronograma claro compartido por todo el equipo de trabajo permite que cada integrante vaya trabajando de manera independiente en sus reas de responsabilidad y logren completar el proyecto en tiempo y forma.
34. Define tus objetivos y prioridades cada semana. Los objetivos y las prioridades cambian. Lo que hoy puede ser importante tal vez la semana prxima no lo sea. www.DecidaTriunfar.net 9
Por lo tanto, debes estar dispuesto a cambiar el foco de atencin ocasionalmente. Evaluar cada semana qu cosas son importantes te permitir ajustar las tareas que realizars y estars siempre enfocado en lo ms importante.
35. Limpia tu escritorio. En el trabajo o en casa, el consumidor de tiempo nmero uno es un escritorio en el cual ms del 20% de su superficie se encuentra cubierta. Despeja tu escritorio y vers inmediatamente como mejora tu productividad.
36. No postergues. Si ves que debes hacer algo, hazlo ahora en lugar de pasar mucho tiempo pensando sobre por qu hay que hacerlo o por qu no lo has hecho an. Seguramente, si eliminas ese tiempo dedicado a pensar al respecto, a re-programar tiempo para hacerlo, etc. podras tener la tarea completada y archivada.
37. Aprende a decir no. Si alguien te solicita que tomes alguna otra actividad que no puedes o no quieres hacer, simplemente utiliza la palabra no. Encontrars cierta dificultad al principio pero una vez que comiences a hacerlo vers los beneficios y rpidamente lo incorporars. 38. Limita la cantidad de reuniones a las que asistes. Muchas veces, las reuniones nos hacen perder demasiado tiempo. Por lo tanto, haz cuanto est a tu alcance para reducir al mximo la cantidad de reuniones en las que participas. A veces, podrs delegar la asistencia en alguna otra persona o simplemente solicitar una minuta de la reunin (en particular si el tema en cuestin no es de suma importante para tus actividades).
39. Define un objetivo de largo plazo. Un gran objetivo general te ayudar a desarrollar objetivos ms pequeos de corto plazo que sean ms fcilmente alcanzables. Tener en mente metas ms pequeas es muy importante para planificar tu da. Simplemente, desglosa un gran objetivo en tareas ms pequeas y manejables.
40. Introduce metas relacionadas con la administracin del tiempo en tu agenda. Por ejemplo, incluye en tu lista de quehaceres que quieres 15 minutos al final de cada da para organizarte para el da siguiente. www.DecidaTriunfar.net 10
Al hacer de la administracin una prioridad encontrars que pronto se convierte ms en un hbito que una tarea.
41. Finaliza cada da preparado para comenzar el siguiente. Al final de cada da laboral, asegrate de que tu escritorio est ordenado y que al menos, has comenzado la lista de tareas para el da siguiente. Esto har que tu maana sea ms tranquila y te permitir comenzar tan pronto como llegues.
42. No pierdas tiempo al telfono. Las llamadas telefnicas son grandes desperdiciadoras de tiempo para muchas personas. Intenta minimizar este problema planificando las llamadas que debas hacer con tiempo y realizando varias llamadas seguidas en lugar de hacerlas distribuidas a travs del da. Intenta establecer un lmite de tiempo para cada llamada y cmplelo tanto como te sea posible. A menudo, permitir que la persona a quien llamars sepa de antemano que ser una llamada breve es lo nico que hace falta. Simplemente comienza diciendo Solo tengo unos minutos para hablar o Este es solo un llamado breve para decirte que.
43. Determina los momentos del da en los que eres menos efectivo. Todos tienen momentos de baja actividad, es simplemente natural. Al reconocer cules son los tuyos puedes planear tu almuerzo y otros momentos libres durante esos perodos menos eficientes. A menudo una pausa es todo lo que necesitas para despejar tu mente, para que puedas retomar una tarea con un mejor enfoque.
44. Minimiza el estrs quitando del medio las tareas pequeas. El estrs habitualmente surge de la lista de tareas que an tienes pendientes y no de las cosas que ya has completado. Minimiza el estrs realizando las tareas ms pequeas o simples de tu lista. Una vez que tengas un flujo de tareas estars preparado para enfrentar cuestiones mayores y ms complejas.
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45. Deja de perder el tiempo buscando cosas. Mucha gente desperdicia innecesariamente el tiempo, cada da, buscando cosas. Al organizar mejor tu hogar o lugar de trabajo sabrs exactamente dnde estn las cosas en lugar de tener que buscarlas. Esto liberar ms tiempo para trabajar en las cosas que deben hacerse. Ciertamente, organizarse lleva un tiempo al principio pero una vez que te acostumbres a este hbito, tu vida ser ms fcil.
46. Mantn un archivero organizado. Al menos una vez al mes, revisa tus archiveros para asegurarte que tus archivos estn organizados de la manera ms eficiente para con tus hbitos y que contienen informacin til y completa. Elimina viejo papeleo y cosas que ya no tienen utilidad. Esto simplificar y acelerar el hallar lo que necesites cuando lo necesites en lugar de tener que descifrar archivos irrelevantes y papeleo intil.
47. Organiza tu papeleo. Si encuentras que tus carpetas de archive estn explotando de papeles, es hora de implementar una nueva estrategia de archivo. Intenta utilizar cdigos de colores para que sean fciles de encontrar. O inicia subcarpetas. Simplemente utiliza un archivero con divisores ms grandes para contener subcarpetas de modo de mantener todo junto. Mantener tu papeleo organizado reducir la cantidad de tiempo que gastes buscando cosas especficas.
48. Pregntate a ti mismo es esta una forma eficiente de usar mi tiempo? Hacer esto puede recordarte que hay otras prioridades a las que deberas atender en lugar de lo que ests haciendo actualmente.
49. Establece agendas realistas para completar proyectos. Cuando trabajes con una agenda, intenta identificar tempranamente donde puede haber problemas. Agregar algo de tiempo es una buena idea cuando puedes anticipar algn problema. Si todo sale bien, terminars antes de tiempo. Si hay algn problema, estars mejor preparado para resolverlo y an as terminar a tiempo.
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50. Se proactivo con tu planeamiento. Tienes tendencia a dejar todo para ltimo minuto? No eres el nico! Pero recuerda que cuanto antes planees hacer las cosas, mejor estars. Si eres proactivo acerca de hacer que las tareas sean prioritarias con un par de das de antelacin a la fecha en que deben ser completadas, sers ms eficiente y tendrs menos estrs. www.DecidaTriunfar.net