Las siete etapas para analizar y resolver problemas en los negocios

En la vida laboral as como en la vida cotidiana, nos enfrentamos a diferentes situaciones que
necesitan ser resueltas, normalmente le llamamos problemas, en realidad son retos
personales o laborales que se nos presentan para encontrarle una alternativa de solucin, no
es fcil ni emprico, se necesita tener una metodologa de pensamiento, anlisis y trabajo que
permita encontrar las alternativas de solucin que la situacin amerita.

Es precisamente el objetivo del presente artculo, poder brindarle al lector 7 etapas
indispensables para un adecuado enfrentamiento y una bsqueda ordenada de la solucin.

Primera Etapa: El equipo de trabajo.

Exacto, es el equipo de trabajo que tenemos es el generador de ideas para poder resolver el
problema, pues son ellos quienes conocen la esencia de la situacin a resolver o tal vez, fueron
ellos quienes la propiciaron. Independiente a esto, es con ellos con quienes trabajamos, con
quien nos informamos y con quien finalmente, implementaremos la solucin seleccionada, es
por eso que el formar un buen equipo de trabajo, con ideas, conocimientos, experiencia
e iniciativa lo que nos permitir tener un semillero de alternativas de mejora o de correccin de
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fallas.

Es muy importante aclara que no es lo mismos Equipo de trabajo que Trabajo en equipo, y
precisamente donde el lder del equipo hace la diferencia, pues es quien conduce los esfuerzos
de la gente a un feliz destino, reconociendo las cualidades de cada uno de los integrantes y
aplicando sus habilidades de negociacin y persuasin, al dejar que el equipo se oriente hacia
la resolucin del problema, jerarquizando las alternativas, las implicaciones y finalmente los
resultados esperados.
Cuando el equipo est motivado, orientado y bien conducido, no hay situacin que los detenga.

El lder siempre es corresponsable de los resultados de su equipo de trabajo, pero es el trabajo
en equipo quien genera los resultados.

Segunda Etapa: Anlisis de la situacin

Con un equipo de trabajo listo para funcionar, debemos hacer un anlisis de la situacin, es
decir, determinar:

1. Definir el objetivo a cumplir o resolver, medible y alcanzable

3. Determinar la informacin necesaria complementaria que requerimos para establecer un anlisis causa efecto o un rbol del problema inmediato.


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2. Hacer un inventarios de recursos disponibles para enfrentar la situacin ( tiempo disponible, talentos del personal, recursos financieros, recursos humanos, apoyo de operaciones, ventas, mercadeo, informacin disponible, etc..)

4. Disear las posibles Alternativas de solucin


Combinando la informacin recabada y los talentos del equipo de trabajo, se realiza una
reunin de trabajo para determinar las posibles causas y los efectos de la situacin que
estamos analizando.

Tercera Etapa: Seleccin de las alternativas de solucin

Con el problema o situacin claramente definida por el equipo, nos enfrentamos a la situacin
de brindar alternativas de solucin al problema, en primera instancia se piensa soluciones en
corto plazo , que logran controlar temporalmente la situacin, ganando tiempo para poder
disear soluciones de tipo permanente.

La tcnica que se recomienda utilizar es la -lluvia de ideas-, nuevamente, el equipo de trabajo
genera las diferentes alternativas de solucin y es el lder quien las modera, organiza, combina
y descarta, bajo la mayor cordialidad y madurez de trabajo.

Normalmente , la ideas seleccionadas son resultado de modelar o combinar las diferentes
menciones o alternativas de accin, siempre es enriquecedor escuchar las implicaciones de
hacer o no hacer ciertas actividades, desde el punto de vista contable, operativo, financiero,
mercadolgico, etc, bajo este escenario multidisciplinario en la empresa, las alternativas de
solucin consideran todas la reas implicadas y facilita su implementacin, al sentirse
involucradas en la formulacin y seleccin de la solucin, logrando que todos participen
activamente en su implementacin.

Como resultado de esta etapa, debemos tener una lista de las alternativas de solucin, desde
tres criterios:

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Temporalidad :corto plazo y largo plazo

Impacto : soluciones de alto impacto y bajo impacto

Viabilidad : alta y baja posibilidad de implementacin

Cada solucin armada debe analizarse y asignarle una calificacin para cada uno de estos tres
criterios.

Cuarta Etapa: Implementacin de la solucin temporal

En esta etapa, tomamos las soluciones que clasificamos con el criterio temporal de corto
plazo , recordemos
que tenemos un problema frente a nosotros, por lo que implementar una solucin temporal, de
corto plazo, nos brindar el tiempo necesario para complementar nuestro anlisis y selecciona
u obtener los recursos para una solucin de tipo permanente.

Es importante dar solucin oportuna a los problemas, sino, estos crecer y se redimensionan,
pero es justo en este momento donde se deciden las grandes hazaas, los grandes xitos,
por qu? Porque cuando dejamos una solucin temporal a un problema, se presenta siempre
la reincidencia, es muy raro que una solucin temporal sirva como solucin definitiva, en
nuestra cultura de negocios, es muy comn que una solucin que naci como temporal se
quede como permanente, las razones sobran financieros, de tiempo-la misma dinmica de
trabajo- pero es precisamente cuando seguimos las tres etapas que faltan que ofrecemos un
liderazgo intelectual, al evitar que problemas inconclusos regresen a interferir con nuestra
actividades.

Recuerde, Son soluciones Temporales y as fueron concebidas

Quinta Etapa: Anlisis de las posibles causas del problema
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A partir de esta etapa, se marca la diferencia entre la gente ordinaria y la gente extraordinaria,
el dar un poco ms que los dems nos perfila a ser lderes intelectuales, el conducir a nuestro
equipo de trabajo a nuevos horizontes o etapas, generar resultados diferentes a los que
tenamos. El pensar en forma distinta al resolver los problemas, generar nuevas alternativas
de solucin.

En esta etapa, complementamos lo realizado en la Segunda etapa, en la cual analizamos la
situacin y solo la situacin, pero ahora, analizamos las razones por las que se present el
problema, la verdadera causa que gener esta situacin problemtica y los efectos que se
estn teniendo. Se clarifica lo que es una causa de un efecto, se redimensiona el problema, se
analiza el resultado obtenido por la solucin temporal, la pertinencia de modificar la solucin
temporal o la necesidad de disear una solucin permanente distinta.

Las tcnicas son muy diversas, desde un rbol de problemas o un diagrama de causa-efecto,
ahora tenemos ms informacin, pues gracias a la solucin temporal hemos ganado tiempo
para recabar nuevos datos y la misma solucin temporal genero nueva informacin. Siempre
ser mejor prevenir situaciones conflictivas que resolverlas
.

Un consejo, utilice cinco veces la pregunta por qu?, ante cada argumento que se le presente
como causa de su problema, probablemente en la quinta respuesta encuentre su causa raz.

Ahora, un ejemplo, en una reunin se quejaban de las bajas ventas en una empresa, en busca
de la causa, se inici el dialog:

1. Por qu tenemos bajas ventas?

Respuesta: No hay inventario suficiente para vender


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2. Por qu no hay inventario suficiente para vender?

R: No hay donde guardarlo


3. Por qu no hay donde guardarlo?

R: La bodega est llena


4. Por qu est llena la bodega?

R: Son compras anteriores que no hemos vendido


5. Por qu no se han vendido?

R: No rematamos a tiempo o devolvimos a proveedor



Sexta Etapa: Valoracin de la alternativa de solucin permanente

Con la informacin generada en la Tercera Etapa, tomamos la informacin clasificada como
soluciones a mediano y largo plazo, esta informacin permite al equipo de trabajo seleccionar y
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proponer la mejor alternativa de solucin de tipo permanente, el equipo se enriquece con
nuevas opiniones de la situacin a resolver, debido a que cuentan con ms datas e informacin
de la situacin a controlar.

La valoracin de la solucin permanente se hace cruzando dos criterios: impacto y viabilidad.
Cada solucin planteada debe someterse a este anlisis, para poder llegar a conclusiones
valiosos y hacer estrategias de implementacin.

Las soluciones de bajo impacto, son descartadas. Las soluciones de alto impacto pero baja
viabilidad, se deben negociar internamente su implementacin pues nos darn la diferenciacin
con la competencia o resolvern definitivamente el problema, por ltimo, las soluciones de alto
impacto y alta viabilidad, es fundamental su implementacin, independiente del problema
actual, pues muchas ocasiones son factores que de no ser atendidos, generan nuevas
situaciones conflictivas, es ms, si hemos logrado que el equipo las detecte y las valora como
de alto impacto y muy viables, pues hagmoslas! Manos a la obra.

Evite poner parches a las cosas, tarde o temprano el parche se cae o rompe nuevamente

Sptima Etapa: Indicadores de seguimiento y control de reincidencias.

En este punto de la lectura, me encantara decirles que las soluciones encontradas son
perfectas, pero la realidad es que toda solucin implementada requiere seguimiento, indicador
es de control y vigilancia
, para poder evitar las reincidencias, que tanto dao hacen a la empresa, pues provocan que el
equipo de trabajo se distraiga nuevamente en un problema antigua, que no fue resuelto
completamente o que se qued en la solucin temporal.
El equipo se desmotiva y siente reproceso, lo cual deteriora la imagen el lder.

Los indicadores no deben ser muchos en cantidad, sino en calidad de informacin que
generan, al mismo tiempo que debemos ayudar al equipo de trabajo a interpretarlos
adecuadamente y tomar acciones correctivas preventivas cuando uno de los indicadores se
salga de los lmites de control establecidos.

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Es en esta etapa que de definen esos indicadores y sus bandas de control.

Lo que nos resta por hacer es crear esos indicadores de rendimiento de nuestro negocio y
empresa, que nos permita monitorear la presencia de situaciones de riesgo.

Espero que con estos breves comentarios y etapas descritas, haber aportado y ayudado a
encontrar nuevas alternativas de solucin a sus problemas. Las Siete etapas estn pensadas
en ayudarle a encontrar las alternativas de solucin a diferentes problemas, es un mtodo
ordenado para evitar la reincidencia de los mismos.

Recuerde:

Si su problema tiene solucin, no se preocupe, ocpese de aplicarla,

Si su problema no tiene solucin, no se preocupe, ocpese en otra cosa

Datos del Autor:

El Mtro David Molina Castillo es Actualmente Director de los Programas de Posgrado y
Educacin Continua en la Universidad Anhuac Mayab en Mrida Yucatn. Delegado en
Mxico de la Red Hispanoamericana de Mentores y Miembro del Consejo Directivo de la
Sociedad Latinoamericana de Estrategia SLADE. Dentro de su desarrollo profesional ha
trabajado en el Grupo San Francisco de Ass, en la Consultora Deloitte, en la Junta de
Asistencia Privada en el DF, en Corporacin Mexicana de Restaurantes y es consultor
Acreditado por la Secretara de Economa en la Metodologa Pyme-Jica y por la Universidad
Mexico Emprende en la imparticin del Diplomado Harvard Manage Mentor plus en conjunto
con COPARMEX Mrida.

e-mail: david.molina@anahuac.mx
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