Administracin de Recursos Informticos ___________________________________ 173
Anexos
ANEXO 1. CUESTIONARIOS PARA EVALUAR LAS COMPETENCIAS 47
Evaluacin de Competencias previas. 1. Qu nivel de estudios tiene? a) Tcnico b) Licenciatura c) Maestra d) Doctorado e) Otro________ 2. Qu metodologas ha utilizado para desarrollar software? a) Yourdon b) Presuman c) Iconix d) Otra ______ 3. Cules lenguajes de programacin ha utilizado? a) Pascal b) Delphi c) Java d) Visual Basic e).Net f) C g)Otro________ 4. Tiene alguna certificacin? a) No b) Si Cul? _______________________ 5. En qu lenguajes se consideras experto? 6. En qu compaas ha trabajado? 7. En qu fase de desarrollo de software ha trabajado ms? a) Anlisis b) Diseo c) Programacin d) Pruebas e) Mantenimiento 8. Le gusta trabajar en equipo? A) Si b) No Por qu? _____________________ 9. Qu idiomas maneja? a) Ingls ____% b) Francs____% c) Japons____% d) Otro____________ 10. Cules son sus expectativas al entrar a nuestra empresa?
Evaluacin de desempeo de actividades laborales 1. Cmo es el trato en su grupo de trabajo? a) Bueno b) Regular c) Malo 2. Con cul lenguaje de programacin ha tenido ms problemas? a) Pascal b) Delphi c) Java d) Visual Basic e) .Net f) C 3. Cmo ha sido su desempeo laboral? a) Bueno b) Regular c) Malo 4. Cuntas faltas tiene? 5. El equipo de computo disponible es ... a) Bueno b) Regular c) Malo 6. El tiempo asignado para el desarrollo de su trabajo es ... a) Suficiente b) Demasiado c) Escaso 7. Cunto tiempo lleva laborando en la compaa? 8. Ha sido ascendido recientemente?
47 Anexo propuesto por la Mtra. M Esther Garca Zamora; Catedrtica de la Facultad de Estadstica e Informtica. Anexos ____________________________________________________________________ 174 ___________________________________ Administracin de Recursos Informticos ANEXO 2: MTODOS DE EVALUACIN BASADOS EN EL DESEMPEO DURANTE EL PASADO. Los mtodos de evaluacin basados en el desempeo pasado tienen la ventaja de versar sobre algo que ya ocurri y que puede, hasta cierto punto, ser medido. Su desventaja radica en la imposibilidad de cambiar lo que ocurri. Las tcnicas de evaluacin ms comunes son: 1. Escalas de puntuacin: el evaluador debe conceder una evaluacin subjetiva del desenvolvimiento del empleado en una escala que vaya de bajo a alto. La evaluacin se basa nicamente en las opiniones de la persona que confiere la calificacin. Se acostumbra conceder valores numricos a cada punto, a fin de permitir la obtencin de varios cmputos. Algunas empresas acostumbran vincular la puntuacin obtenida a los incrementos salariales. Sus ventajas son la facilidad de su desarrollo y la sencillez de impartirlo, los evaluadores requieren poca capacitacin y se puede aplicar a grupos grandes de empleados.
Pts Optimo Siempre superior 6 Muy bueno A veces es superior 5 Bueno Siempre es Satisfactorio 4 Regular Parcialmente Satisfactorio 1 Deficiente Nunca es Satisfactorio 0 Calidad en el trabajo 5 X Esmero y orden 4 X
Trato a usuarios 6 X Total: 15 Las desventajas son numerosas: es muy probable que surjan distorsiones involuntarias en un instrumento subjetivo de este tipo; se eliminan aspectos especficos de desempeo de puesto a fin de poder evaluar puestos diversos. La retroalimentacin tambin se ve menoscabada, porque el empleado tiene escasa oportunidad de mejorar aspectos deficientes o reforzar los adecuados cuando se administra una evaluacin de carcter tan general. 2. Lista de verificacin: requiere que la persona que otorga la calificacin seleccione oraciones que describan el desenvolvimiento del empleado y sus caractersticas. El evaluador suele ser el supervisor inmediato. Independientemente de la opinin del supervisor, el rea de Informtica asigna puntuaciones a los diferentes puntos de la lista de verificacin, de acuerdo con la importancia de cada uno. El resultado recibe el nombre de lista de verificacin con valores. Estos valores permiten la cuantificacin. Si en la lista se incluyen puntos suficientes, puede llegar a proporcionar una descripcin precisa del desempeo del empleado.
____________________________________________________________________ Anexos Administracin de Recursos Informticos ___________________________________ 175 SI NO Pts 1. Hace uso eficaz de su rea de trabajo. 2. Solicita permisos con frecuencia. 3. Labora en forma lenta, pero segura. 4. Manifiesta regular inters en su trabajo. 5. Cuida el aseo y buen estado de su equipo. 2 0 2 2 5 0 3 0 0 0 2 0 2 2 0 Total: 6
A pesar de que este mtodo es prctico y estandarizado, el uso de afirmaciones de carcter general reduce el grado de relacin que guarda con el puesto especfico. Las ventajas son la economa, la facilidad de administracin, la escasa capacitacin que requieren los evaluadores y su estandarizacin. Las desventajas son la posibilidad de distorsiones, interpretacin equivocada de algunos puntos y la asignacin inadecuada de valores por parte del rea de Informtica, adems de la imposibilidad de conceder puntuaciones relativas. 3. Mtodo de registro de acontecimientos crticos: requiere que el evaluador lleve una bitcora diaria (o un archivo en computadora), el evaluador consigna las acciones ms destacadas (positivas o negativas) que lleva a cabo el evaluado. Estas acciones o acontecimientos tienen dos caractersticas: se refiere exclusivamente al perodo relevante a la evaluacin, y se registran solamente las acciones directamente imputables al empleado, las acciones que escapan a su control slo se registran para explicar las acciones que lleva a cabo el evaluado.
Enero 2009 Da tem Incidente positivo Da Item Incidente negativo 03 A Presentacin al usuario 05 B Discusin con el equipo de trabajo 12 A Aprobacin del comit de sistemas 15 C Se retardo la junta 30 minutos
Item Ptje Pts A En relacin al trabajo 5 10 B Actitudinal 3 -3 Tot: C Ausentismo 2 -2 5 Es til para proporcionar retroalimentacin al empleado. Reduce el efecto de distorsin por acontecimientos recientes. Gran parte de su efectividad depende de los registros que lleve el evaluador. Algunos supervisores empiezan registrando algunos incidentes con lujo de detalles, pero posteriormente decae el nivel de registro, hasta que al acercarse la fecha de evaluacin aaden nuevas observaciones. Cuando esto ocurre, se presenta el efecto distorsin que ejercen los acontecimientos recientes. Incluso cuando el supervisor va registrando todos los Anexos ____________________________________________________________________ 176 ___________________________________ Administracin de Recursos Informticos acontecimientos, el empleado puede considerar que el efecto negativo de una accin equivocada se prolonga demasiado. 4. Escalas de calificacin conductual: utilizan el sistema de comparacin del desempeo del empleado con determinados parmetros conductuales especficos. El objetivo es la reduccin de los elementos de distorsin y subjetividad. A partir de descripciones de desempeo aceptable y desempeo inaceptable obtenidas de diseadores del puesto, otros empleados y el supervisor, se determinan parmetros objetivos que permiten medir el desempeo. Una seria limitacin del mtodo radica en que el mtodo slo puede contemplar un nmero limitado de elementos conductuales para ser efectivo y de administracin prctica. La mayor parte de los supervisores no mantiene actualizados los registros, debido a lo cual se reduce la efectividad de este enfoque. Da mantenimiento bsico a su equipo en forma diaria 5 todos los das 3 cada tercer da 0 menos frecuencia
5 Cumple con el estndar de productividad 5 12,000 gph o ms 4 10,000 gph o mas 0 menos de 10,000 gph
4 Falta en forma injustificada a su trabajo 0 mas de una vez 1 solo una vez 5 nunca
1 Total: 10 5. Mtodo de verificacin de campo: un representante calificado del personal participa en la puntuacin que conceden los supervisores a cada empleado. El representante del rea de Informtica solicita informacin sobre el desempeo del empleado al supervisor inmediato. A continuacin, el experto prepara una evaluacin que se basa en esa informacin. La evaluacin se enva al supervisor para que la verifique, canalice y discuta primero con el experto de Informtica y posteriormente con el empleado. El resultado final se entrega al especialista de Informtica, quien registra las puntuaciones y conclusiones. Escala 1-10 Durante su labor, relaciona la teora con la prctica? 8 Impulsos la participacin de sus compaeros? 7 Promovi en sus compaeros actitudes positivas? 8 Que tan competente demostr ser en sus funciones? 9 Total: 32 La participacin de un personal calificado permite que aumenten la confiabilidad y la comparabilidad, pero es probable que el aumento en el costo haga ____________________________________________________________________ Anexos Administracin de Recursos Informticos ___________________________________ 177 que este mtodo sea caro y poco prctico. Una variante se emplea en puestos donde la evaluacin del desempeo puede basarse en un examen de conocimientos y habilidades. Los expertos provienen de cada rea del Departamento de Informtica y los exmenes pueden ser de muchos tipos y para que sean tiles deben ser confiables adems de estar validados. ANEXO 3. FUNCIONES BSICAS EN PUESTOS DE REAS QUE CUENTAN CON SERVICIOS INFORMTICOS. Funciones del Operador Ejecuta los procesos basndose en los calendarios y en la normatividad. Atiende los mensajes que requiere el proceso en ejecucin. Registra en la bitcora de control los procesos y las incidencias. Realiza la limpieza parcial en los dispositivos. Opera correctamente el equipo de cmputo. Vigila que los equipos auxiliares de apoyo funcionen adecuadamente. Reporta el sistema y equipo en caso de falla. Ejecuta controles para mantener la seguridad y proteccin del equipo. Aplica controles para mantener la seguridad en las instalaciones. Revisa la calidad de impresin en listados y totalidad de productos. Informa a los ajustes y fallas en los procesos. Etiqueta externamente los dispositivos magnticos solicitados. Mantiene actualizado y organizado el archivo fsico de los dispositivos. Lleva un control de los dispositivos magnticos en produccin. Lleva un control de respaldos efectuados. Vigila la vigencia de los dispositivos magnticos con informacin. Funciones de Programacin de sistemas (Soporte tcnico) Elabora control de proyectos de los trabajos asignados. Elabora manuales de operacin. Asesora al usuario del uso del sistema operativo. Instala y configura equipos de cmputo. Instala y configura redes. Actualiza el funcionamiento del software de acuerdo a las necesidades. Programa cursos de actualizacin del software e instalaciones. Anexos ____________________________________________________________________ 178 ___________________________________ Administracin de Recursos Informticos Participa en la elaboracin de los estudios de factibilidad. Realiza estudios de las nuevas versiones del sistema operativo. Supervisa el software para establecer de polticas del uso adecuado. Revisa los sistemas a implementar que cumplan con los estndares. Participa en el comit de sistemas y control de calidad. Revisa las aplicaciones a implantar de acuerdo a los estndares. Autoriza el acceso a las bases de datos compartidas y red. Mantiene estricto control de los sistemas en desarrollo y en produccin que accesan las bases de datos y a la red. Efecta respaldo de las bases de datos. Mantiene actualizadas las bases de datos. Funciones del Analista de sistemas Participa en la elaboracin de los estudios de viabilidad. Documenta en coordinacin con el usuario los proyectos asignados. Planear las actividades a realizar en el control de proyectos. Disea las especificaciones funcionales del sistema. Presenta el diseo al comit de sistemas. Asesora y supervisa el grado de avance del desarrollo del sistema. Elabora acuerdos y minutas de trabajo. Supervisa la implantacin de los sistemas. Elabora la documentacin de acuerdo a los estndares de la instalacin Mantiene informado al usuario del desarrollo de su sistema. Forma parte del comit de sistemas y control de calidad. Funciones del Programador Analiza en coordinacin con el analista la documentacin del programa. Resuelve los problemas estructurales y lgicos de un programa. Aplica las tcnicas de programacin que considere. Codifica y prueba el programa. Elabora documentacin del programa. Elabora informe de avance. Responsabilidades comunes para todos los puestos. ____________________________________________________________________ Anexos Administracin de Recursos Informticos ___________________________________ 179 Atiende cortsmente al usuario en todo lo referente a los servicios informticos. Asiste puntualmente a los cursos de actualizacin que se le indiquen. Asiste puntualmente a realizar las labores encomendadas. Propone mejoras a los procedimientos establecidos. Coopera con sus compaeros de trabajo en las funciones que se requieran. Asiste a los llamados de trabajo extraordinario cuando se requiera. Mantiene una relacin cordial con sus compaeros de trabajo. Entrega puntualmente los reportes e informes de trabajo. Promueve un clima de cordialidad y respeto con sus compaeros, usuarios y jefes.
ANEXO 4: DESARROLLO DE UN ESTUDIO DE VIABILIDAD (CASO EJEMPLO)
Anexos ____________________________________________________________________ 180 ___________________________________ Administracin de Recursos Informticos Peticiones del usuario 48
0.- Control de asistencia y puntualidad del personal. Disear una aplicacin para resolver los problemas de informacin que se tienen con respecto a las incidencias de asistencia y puntualidad en los diferentes departamento de la empresa, que se pueda consultar la estadstica de incidencias del personal de cada rea de la organizacin al da, un reporte diario del personal que incurre en incidencias de asistencia y puntualidad por cada rea de la Organizacin, un reporte quincenal que muestre la estadstica por departamento de los empleados que registran incidencias de asistencia y puntualidad y un informe de pagos y descuentos para la nmina quincenal por concepto de ausentismo. CAP Formato de control de asistencia y puntualidad Nm. Personal Cve de Horario Incidencia Incidencia 1 2 524589 A123 30 587921 A123 s/r 145 365871 A123 7 Libro de Control de asistencia y Puntualidad
Nm. Personal
Nombre Cve de Horario Hora de llegada
Firma Hora de Motivo Salida Regreso 524589 Josuha Castaeda Montes
A123 8:30 587921 Juan Antonio Hernndez
A123 8:00 9:15 11:40 particular 365871 Rafael Puente Surez
A123 8:07 S/firma 10:00 11:30 almacn
48 Peticiones confusas para as apegarse a la realidad. ____________________________________________________________________ Anexos Administracin de Recursos Informticos ___________________________________ 181 ESTUDIO DE VIABILIDAD PARA EL SISTEMA DE CONTROL DEL PERSONAL CONTENIDO - Introduccin. - Planteamiento del problema. - Alternativas de solucin. - Recomendaciones - Analista responsable - Fecha Introduccin A solicitud del departamento de Recursos Humanos de la Jefatura Administrativa, se pretende desarrollar un sistema computacional que permita conocer las incidencias de asistencia y puntualidad en que incurre el personal en sus diferentes reas de trabajo, lo anterior debido a que el control que actualmente se tiene implantado, carece de confiabilidad, oportunidad y en la mayora de las veces no se aplica como es debido, esto ha ocasionado un incremento sustancial en el ausentismo por carecer de este control. El presente estudio esta encaminado a dar solucin al problema planteado, para lo cul primeramente se identificar el problema a solucionar, se definir el objetivo y se delimitar el alcance del problema, posteriormente se sugerirn algunas alternativas de solucin, mismas que se plantearn a la alta gerencia acompaadas de algunas recomendaciones y conclusiones. Para el presente trabajo reconoceremos a SICOPE como al Sistema de Control de Personal, CAP al formato de control de asistencia y puntualidad y SIN al Sistema de Nminas de la empresa, ERA al equipo del registro automtico. Al concluir el presente estudio se estar en condiciones de determinar la alternativa de solucin mas viable y factible para la empresa. Planteamiento del problema. Descripcin del sistema actual: Diariamente al inicio de la jornada de trabajo, el personal debe registrar su asistencia, en la entrada de cada rea de la empresa existe un libro en el cual cada trabajador anota en el rengln correspondiente a su nombre, la hora en que se presenta a laborar, as como su firma, este control tambin cuenta con espacio disponible para registrar -en caso de salir del rea de trabajo en horas hbiles-, la hora de salida/regreso y el motivo, diariamente la informacin es revisada por el personal encargado del control de incidencias, calcula los minutos de Anexos ____________________________________________________________________ 182 ___________________________________ Administracin de Recursos Informticos retardo y vaca esta informacin en el formato CAP, este formato se remite quincenalmente al rea personal de nminas para el clculo de los descuentos que procedan y sea afectado en su pago. Problemas identificados: 1. No hay control preciso del personal en cuanto a sus incidencias de asistencias y puntualidad. 2. Se desconoce el nmero de faltas injustificadas, licencias con o sin sueldo, retardos, pases de salida, etc. 3. La hora anotada no garantiza que sea la hora real de su llegada. 4. El tiempo anotado de ausencias no garantiza que sea el tiempo real de ausencia. 5. No se tiene control de la hora de salida. 6. No se exige la firma autgrafa, puede prestarse a registros por otras personas. 7. En complicidad, puede registrarse en otro da o en otras horas. 8. Errores en el clculo de los minutos de retardo y de salidas antes. 9. Errores en el traslado de la informacin del libro al formato CAP. 10. Se carece de informacin estadstica al respecto. 11. Los conceptos por descuento de incidencias de asistencias y puntualidad no son confiables. 12. Existen constantes reclamaciones con los descuentos mal calculados o injustificados. 13. No se cuenta con informacin oportuna para la toma de decisiones. Peticiones del usuario: Objetivo: Contar con un control de las incidencias de asistencia y puntualidad de manera eficiente, que permita la toma de decisiones oportuna, los descuentos a nmina confiables y que resuelva los problemas de informacin relacionados con el ausentismo del personal de la empresa. Alcance: Automatizar el procedimiento de registro y control diario de las incidencias de ausentismo y su enlace al sistema de nmina para su afectacin en los pagos y descuentos. Resultado: Registro automatizado de las incidencias de ausentismo y enlace automtico con el sistema de nminas, as como la emisin de reportes y consultas.
____________________________________________________________________ Anexos Administracin de Recursos Informticos ___________________________________ 183 Productos: 1. Reporte diario del personal que incurre en incidencias de asistencia y puntualidad por cada rea de la Organizacin. 2. Consulta de la estadstica de incidencias del personal de cada rea de la Organizacin al da. 3. Un reporte quincenal que muestre la estadstica por departamento de los empleados que registran incidencias de asistencia y puntualidad. 4. El informe de pagos y descuentos a la nmina quincenal por concepto de ausentismo. Alternativas de solucin Alternativa nmero Uno Procedimiento.- El registro de incidencias se procesa en forma diaria, consiste en que cada trabajador al inicio de su jornada de trabajo, inserta su tarjeta magntica personal en el ERA, ste graba la informacin necesaria para registrar los datos del personal y de su asistencia, el procedimiento tambin se realiza en caso de salir del rea de trabajo fuera de su horario, el SICOPE automticamente identifica que se trata de una salida dentro de su jornada, posteriormente a una hora preestablecida se procesa la informacin de esa jornada, obteniendo los reportes y la consulta diaria, se realiza el proceso en tiempo real en el SIN para la afectacin de los pagos y descuentos correspondientes. Al cierre de la quincena se genera el reporte de estadstica por departamento y el reporte de pagos y descuentos definitivo. Diseo conceptual del SICOPE Proceso de trabajo diario:
Proceso de trabajo quincenal:
INSERTA TARJETA MAGNETICA EN EL CHECADOR
REGISTRO DE LA INCIDENCIA PROCESO INCIDENCIAS DE LA JORNADA AFECTACIN AL SISTEMA DE NOMINAS PRODUCTOS DE INDENCIAS DIARIAS PROCESO ESTADSTICA QUINCENAL PRODUCTOS DE INDENCIAS QUINCENALES S.N. Anexos ____________________________________________________________________ 184 ___________________________________ Administracin de Recursos Informticos Plan estimado de desarrollo.- Se estima un tiempo aproximado de seis meses para la implantacin del sistema que incluye las actividades de: Identificacin de necesidades y determinacin del objetivo, realizacin del estudio de factibilidad, desarrollo del sistema computacional, capacitacin e implantacin. Para el desarrollo de esta alternativa se requiere la total participacin del rea de Conservacin en la adecuacin de reas, instalacin del ERA y cableado de la red que para tal fin ser instalada, el rea de Adquisiciones que ser la encargada del proceso de compra del hardware y software seleccionado, se requiere la capacitacin del personal de Informtica en la operacin del ERA, la asignacin de un equipo de trabajo que incluya a un lder de proyecto, dos analistas y cuatro programadores, personal de soporte tcnico y disponibilidad de un equipo de cmputo para el desarrollo de la aplicacin. Dado que el rea de Informtica cuenta en su estructura con personal dedicado al desarrollo de sistemas computacionales y que el personal usuario ser el encargado de operar el SICOPE, no se generarn gastos adicionales por conceptos de servicios de personal. Costos.- Los costos aproximados para esta alternativa son: Adecuacin de locales Adquisicin del ERA Adquisicin de tarjetas de red Instalacin de la red $ 1,500 dls $ 3,500 dls $ 2,500 dls
$ 1,500 dls Viticos de capacitacin Adquisicin de tarjetas checadoras Gastos de implantacin $ 550 dls
$ 1,000 dls $ 200 dls TOTAL $10,750 dls Beneficios.- Se obtiene una mayor eficiencia en el proceso, confiabilidad en el registro de las incidencias del personal, seguridad e integridad de la informacin, mayor exactitud en el calculo y las afectaciones al SIN, oportunidad en el conocimiento de la informacin para la toma de decisiones, optimizacin de recursos tanto materiales como humanos, rapidez en la obtencin de resultados y una mejor imagen para la empresa. Ventajas.- Se resuelven los problemas de control del personal en cuanto a sus incidencias de asistencias y puntualidad, as como la falta de conocimiento de las estadsticas de ausentismo, existe la garanta del registro personalizado y exacto de las incidencias, el clculo correcto de los minutos de retardo y de salidas antes, se abaten los errores en el traslado o trascripcin de la informacin, se obtienen productos con informacin estadstica, la afectacin al SIN es en tiempo real, se abaten las constantes reclamaciones en los descuentos de manera injustificada o mal calculados, se obtiene la informacin oportuna para la toma de decisiones y se aprovecha la infraestructura de red para implantar otros sistemas en tiempo real para la empresa. ____________________________________________________________________ Anexos Administracin de Recursos Informticos ___________________________________ 185 Desventajas.- Se considera una fuerte inversin en la adquisicin e instalacin de los equipos, adecuacin de reas y capacitacin. Supuestos y restricciones.- Esta alternativa esta supeditada a un estudio de factibilidad que garantice la existencia y disponibilidad de ERA, la adquisicin del hardware necesario para los equipos de computo e instalaciones de la red as como la adecuacin de reas, tambin se considera que haya sido aprobado el presupuesto para la realizacin del proyecto, disponibilidad de personal para el desarrollo del sistema, as como personal del rea de Conservacin para la adecuacin de reas y de Soporte Tcnico para el tendido de la red. Comentarios generales.- Se considera una excelente alternativa en el que destacan las ventajas respecto al sistema actual, as como los beneficios en infraestructura que representa para la organizacin y en el procesamiento automatizado de la informacin. Alternativa nmero Dos. Procedimiento.- El registro de incidencias se procesa en forma diaria, consiste en que cada trabajador al inicio de su jornada de trabajo, inserta su tarjeta magntica personal en el ERA, ste graba la informacin necesaria para registrar los datos del personal y de su asistencia, el procedimiento tambin se realiza en caso de salir del rea de trabajo fuera de su horario, el SICOPE automticamente identifica que se trata de una salida dentro de su jornada, posteriormente a una hora preestablecida se procesa la informacin de esa jornada, obteniendo los reportes y la consulta diaria, adems un dispositivo magntico que es enviado al departamento de personal para la afectacin de los pagos y descuentos correspondientes en el SIN, al cierre de la quincena se genera el reporte de estadstica por departamento y el reporte de pagos y descuentos definitivo. Diseo conceptual del SICOPE Proceso de trabajo diario:
Proceso de trabajo quincenal:
INSERTA TARJETA MAGNETICA EN EL CHECADOR
REGISTRO DE LA INCIDENCIA PROCESO INCIDENCIAS DE LA JORNADA PRODUCTOS DE INDENCIAS DIARIAS DISPOSITIVO MAGNETICO PROCESO ESTADSTICA QUINCENAL PRODUCTOS DE INDENCIAS QUINCENALES S.N. Anexos ____________________________________________________________________ 186 ___________________________________ Administracin de Recursos Informticos Plan estimado de desarrollo.- Se estima un tiempo aproximado de cuatro meses para la implantacin del sistema que incluye las actividades de: Identificacin de necesidades y determinacin del objetivo, realizacin del estudio de factibilidad, desarrollo del sistema computacional, capacitacin e implantacin. Para el desarrollo de esta alternativa se requiere la total participacin del rea de conservacin en la adecuacin de reas e instalacin del ERA, el rea de adquisiciones que ser la encargada del proceso de compra del hardware y software seleccionado, se requiere la capacitacin del personal de Informtica en la operacin del ERA, la asignacin de un equipo de trabajo que incluya al lder de proyecto y dos analistas/programadores, personal de soporte tcnico y disponibilidad de un equipo de cmputo para el desarrollo de la aplicacin. Dado que el rea de Informtica cuenta en su estructura con personal dedicado al desarrollo de sistemas computacionales y que el personal usuario ser el encargado de operar el SICOPE, no se generarn gastos adicionales por conceptos de servicios de personal. Costos.- Los costos aproximados para esta alternativa son: Adecuacin de locales Adquisicin del ERA Viticos de capacitacin $ 1,500 dls $ 3,500 dls $ 550 dls Adquisicin de tarjetas checadoras Gastos de implantacin
$ 1,000 dls $ 200 dls TOTAL $ 6,750 dls Beneficios.- Se obtiene una mayor eficiencia en el proceso, confiabilidad en el registro de las incidencias del personal, seguridad e integridad de la informacin, mayor exactitud en el calculo y las afectaciones al SIN, mayor oportunidad en el conocimiento de la informacin para la toma de decisiones, optimizacin de recursos tanto materiales como humanos, rapidez en la obtencin de resultados y una mejor imagen para la empresa. Ventajas.- Se resuelven los problemas de control del personal en cuanto a sus incidencias de asistencias y puntualidad, as como la falta de conocimiento de estadsticas de ausentismo, existe la garanta del registro personalizado y exacto de las incidencias, el clculo correcto de los minutos de retardo y de salidas antes, se reducen los errores en el traslado y trascripcin de la informacin, se obtienen productos con informacin estadstica, la afectacin al SIN es por medio de un proceso computacional, se abaten las constantes reclamaciones en los descuentos de manera injustificada o mal calculados y se obtiene informacin oportuna para la toma de decisiones. Desventajas.- Se requiere invertir en la adquisicin e instalacin de los equipos, adecuacin de reas y capacitacin, es necesario implantar procedimientos de control de dispositivos magnticos y de enlace con el SIN. ____________________________________________________________________ Anexos Administracin de Recursos Informticos ___________________________________ 187 Supuestos y restricciones.- Esta alternativa esta supeditada a un estudio de factibilidad que garantice la existencia y disponibilidad del ERA, as como la adecuacin de reas, que haya sido aprobado el presupuesto para la realizacin del proyecto, disponibilidad del personal del rea de desarrollo de sistemas computacionales, del rea de conservacin para la adecuacin de reas. Comentarios generales.- Se considera una muy buena alternativa en el que destacan las ventajas respecto al sistema actual, as como los beneficios en el procesamiento automatizado de la informacin. Alternativa nmero Tres. Procedimiento.- El personal continua utilizando el libro de registro de asistencia, anota en el rengln correspondiente a su nombre, la hora en que se presenta a laborar, as como su firma, en caso de salir del rea de trabajo fuera de su horario, tambin registra la hora de salida/regrreso y el motivo, diariamente esta informacin es revisada por el personal encargado del control de incidencias para corregir las inconsistencias de registro que se puedan presentar, este formato se remite quincenalmente al rea de procesamiento de datos para su captura, el dispositivo magntico se genera por duplicado, uno es enviado al departamento de personal para su proceso en el SIN y sea afectado en los pagos y descuentos correspondientes, el otro se procesa en el SICOPE para generar los reportes y la consulta del da. Al cierre de la quincena se genera el reporte de estadstica por departamento y el reporte de pagos y descuentos definitivo. Diseo conceptual del SICOPE Proceso de trabajo diario:
Proceso de trabajo quincenal:
REGISTRO DE INCIDENCIA EN EL LIBRO REVISIN DEL REGISTRO DE LA INCIDENCIA CAPTURA DE LAS INCIDENCIAS DE AUSENTISMO PRODUCTOS DE INDENCIAS DIARIAS PROCESO ESTADSTICA QUINCENAL PRODUCTOS DE INDENCIAS QUINCENALES DISPOSITIVO MAGNETICO DISPOSITIVO MAGNETICO DISPOSITIVO MAGNETICO S.N. Anexos ____________________________________________________________________ 188 ___________________________________ Administracin de Recursos Informticos Plan estimado de desarrollo.- Se estima un tiempo aproximado de dos meses para la implantacin del sistema que incluye las actividades de: Identificacin de necesidades y determinacin del objetivo, desarrollo del sistema computacional, capacitacin e implantacin. Para el desarrollo de esta alternativa se requiere la asignacin de un equipo de trabajo que incluya al lder de proyecto y dos analistas/programadores, disponibilidad de un equipo de cmputo para el desarrollo de la aplicacin. Dado que el rea de Informtica cuenta en su estructura con personal dedicado al desarrollo e implantacin de sistemas computacionales y que el personal usuario ser el encargado de operar el SICOPE, no se generarn gastos adicionales por conceptos de servicios de personal ni de adquisicin de equipos. Costos.- Esta alternativa no presenta costos. Beneficios.- Se obtiene un sistema muy eficiente respecto al sistema actual, mayor confiabilidad en la captura de las incidencias del personal, mayor exactitud en el calculo y las afectaciones al SIN. Ventajas.- Se minimizan los problemas de control del personal en cuanto a sus incidencias de asistencias y puntualidad, as como la falta de conocimiento de las estadsticas de ausentismo, el registro de incidencias incluye una etapa de validacin y correccin de errores, el calculo de los minutos de retardo y de salidas antes es automatizado, se obtienen productos con informacin estadstica, la afectacin al SIN es por medio de un proceso computacional, se reducen significativamente las constantes reclamaciones en los descuentos de manera injustificada o mal calculados y se obtiene informacin para la toma de decisiones. Desventajas.- Las incidencias de ausentismo diario se procesan en forma desfasada, es posible la existencia de errores de captura y en el control de dispositivos magnticos, pueden presentarse errores en el traslado y trascripcin de la informacin, es necesario implantar procedimientos de control de dispositivos magnticos y de enlace con el SIN. Supuestos y restricciones.- Esta alternativa esta supeditada a la disponibilidad del personal del rea de desarrollo de sistemas computacionales. Comentarios generales.- Se considera una buena alternativa en el que destacan las ventajas respecto al sistema actual, as como los beneficios en el procesamiento semi automatizado de la informacin. ____________________________________________________________________ Anexos Administracin de Recursos Informticos ___________________________________ 189 Recomendaciones y conclusiones. Comparacin de alternativas. Se considera que las tres alternativas cumplen con el objetivo y con las expectativas planteadas por el usuario en cuanto a los resultados esperados, sin embargo la seleccin de la alternativa deber ser consistente con las polticas y tendencia tecnolgica de la empresa. Recomendaciones. Se recomienda la alternativa nmero uno por ser la que mas beneficios representa para la organizacin, considerando que, dada su total automatizacin prcticamente se eliminarn los errores y omisiones, se dispondr de infraestructura tecnolgica para la empresa, se optimizarn los recursos y se dar una mejor imagen. Acciones adicionales. Se recomienda realizar un estudio de factibilidad para la adquisicin del ERA, considerar la disponibilidad de equipos, infraestructura de ingeniera, refacciones y costos. Involucrar en el proyecto a las reas de Soporte Tcnico, Conservacin, Recursos Humanos, Organizacin y Mtodos, Apoyo Operativo, Adquisiciones, Auditoria y Control de Calidad.
ANEXO 5. ESTRUCTURA INTERNA DE LA EMPRESA 49 . A continuacin se muestran algunos de los objetivos, metas y polticas de la empresa as como procedimientos, programas, reglas, estndares en los que esta basada la empresa para su buen funcionamiento. Objetivos: Contar con instalaciones adecuadas y cmodas para los alumnos y docentes. Contratar con maestros que cuenten con los conocimientos actitudes y habilidades necesarias para la enseanza. Metas: Los cursos de capacitacin del personal tendrn una duracin de no ms de 5 das obteniendo buenos resultados. Contar con 200 alumnos en un plazo de 6 meses, en dos turnos Matutino y Vespertino. Contar con 110 equipos de cmputo al inicio del primer curso. Realizar auditorias internas cada 6 meses para verificar el buen funcionamiento de sta. Polticas: Se recomienda que; las instalaciones elctricas y equipos se revisen semanalmente para detectar posibles fallas. Las instalaciones debern estar listas 30 minutos antes de la hora de entrada a la primera clase del da. Que todos los maestros asistan al curso de capacitacin. Que los servicios de mantenimiento cuenten con una garanta de 30 das a partir de la fecha en que se realizo el servicio. Que los resultados de las auditorias realizadas se entreguen en un plazo de 5 das. Que los resultados de las auditorias realizadas a la empresa se entreguen a la alta gerencia.
49 Anexo propuesto por la Mtra. M Esther Garca Zamora; Catedrtica de la Facultad de Estadstica e Informtica. Anexos ____________________________________________________________________ 190 ___________________________________ Administracin de Recursos Informticos Reglas: Queda estrictamente prohibido el paso a personas no autorizadas dentro de la institucin. Queda estrictamente prohibido el consumo de alimentos dentro de la institucin. Independientemente si el alumno no asiste a clase deber cubrir su cuota mensual. Es obligacin de alumnos y maestros asistir puntualmente a clases. No se permite por ningn motivo al personal intervenir en los resultados de las auditorias que se realicen. Estndares: El contenido de los estudios impartidos para cumplir con la validez oficial. La elaboracin de los exmenes conforme al formato del CENEVAL. Las especificaciones de la instalacin elctrica del centro de cmputo de acuerdo a lo establecido por la CFE. Los requisitos del personal a contratar. Procedimientos: Para el ingreso al centro de cmputo, para el acceso a la informacin, para la contratacin del personal, para impartir las clases diarias, para informar los resultados del los cursos. Programas: Actividades Tiempo propuesto Fecha inicial
Fecha final Preparacin de lugar de trabajo 1 Mes
19/febrero/2009 19/marzo/2009 Evaluacin, contratacin y capacitacin del personal 2 Meses 19/marzo/2009 19/mayo/2009 Distribucin de la propaganda e inscripcin 2 Meses
19/mayo/2009 19/julio/2009 Inicio y duracin del curso 4 Meses
19/julio/2009 19/nov/2009 Re-evolucin del personal y re- capacitacin 1/2 Mes 19/nov/2009 30/nov/2009 Presupuesto: Preparacin de lugar de trabajo 1200,000.00 Personal $52,000.00 Distribucin de la propaganda e inscripcin $10,000.00 Re-evaluacin del personal y re- capacitacin $2,000.00 Ejemplos de: Objetivos, metas, polticas, reglas, estndares y procedimientos. Objetivos.- Ser la institucin de enseanza de computacin mejor preparada y popular de la ciudad. Egresar alumnos de la institucin bien preparados para enfrentarse al ____________________________________________________________________ Anexos Administracin de Recursos Informticos ___________________________________ 191 mundo real. Contratar al personal ms capacitado de los solicitantes para todas las reas de la escuela para garantizar calidad y prestigio a la institucin. Mantener en ptimas condiciones el equipo de cmputo para permitir el uso apropiado por parte de los alumnos y personal administrativo. Mantener capacitado al personal para impartir los cursos con los programas ms actuales y un mejor servicio en el rea de mantenimiento y soporte. Metas.- Lograr en seis meses a partir de la fecha de emisin de la convocatoria el cupo lleno de alumnos aceptados en todos los horarios. Contar con utilidades que permitan cubrir al 100% el mantenimiento del equipo de cmputo. Al inicio de cada periodo escolar, se elegir al menos a cinco miembros de la empresa para la toma de cursos de capacitacin. Polticas.- Se recomienda aprobar solo a los alumnos que demuestren tener los conocimientos, habilidades y actitudes requeridos para el curso. Se sugiere no rebasar el cupo mximo de alumnos para cada curso. Se recomienda la instalacin del software actualizado para el correcto funcionamiento del equipo de cmputo. Se recomienda no introducir alimentos dentro de las instalaciones del centro de cmputo. Se recomienda capacitar al personal en los distintos manuales de los procesos establecidos en caso de conflictos. Reglas.- Ningn alumno podr aprobar si no rene el 75 % como mnimo de las asistencias totales. El lmite de tolerancia, para poder contar con la asistencia es de 15 min. La empresa deber contar con el permiso de hacienda antes de comenzar a impartir los cursos y dems servicios. Se deben mantener optimizadas las instalaciones elctricas a travs de mantenimientos anuales para garantizar la seguridad de la institucin. Se deben instalar sistemas de aire acondicionado para el enfriamiento del centro de cmputo. Estndares.- El contenido del plan de estudios establecido y aprobado por la SEC. El uniforme para los maestros (Traje, corbata y camisa). El contenido de la solicitud de inscripcin para todos los alumnos a ingresar a algn curso. La configuracin que contendr el software y hardware de todo el equipo de cmputo de la escuela. El contenido del examen realizado para la seleccin del personal el cual permita la identificacin de sus habilidades. Procedimientos.- Procedimiento de inscripcin, procedimiento para el pago de colegiaturas, procedimiento para entregar a mantenimiento de equipo de cmputo, procedimiento para la adquisicin del software, procedimiento de seleccin de personal. Anexos ____________________________________________________________________ 192 ___________________________________ Administracin de Recursos Informticos ANEXO 6.- INSTRUMENTO DE EVALUACIN (ejemplo): Evaluacin de las tres dimensiones de la competencia (conocimientos, habilidades y actitudes).
INSTITUTO MEXICANO DE INFORMATICA Subdireccin General de Finanzas
Jefatura de Servicios Informticos INSTRUMENTO DE EVALUACION Departamento: Fecha: Oficina: Antigedad en el puesto: Puesto: Telfono: Nombre: EVALUACION: CONOCIMIENTOS: 40%
Pts. Optimo Siempre superior 8 Muy bueno A veces es superior 6 Bueno Siempre es Satisfactorio 4 Regular Parcialmente Satisfactorio 1 Deficiente Nunca es Satisfactorio 0 1.- Integracin el presupuesto anual
2.- 3.- 4.- 5.- Total: HABILIDADES: 35% Si No Pts. 1.- Elaboracin del presupuesto anual 7 2.- 7 3.- 7 4.- 7 5.- 7 Total: ACTITUDES: 25% 1.- Falta en forma injustificada a su trabajo 0 ms de una vez 2 solo una vez 5 nunca Pts.
2.- 5 todos los das 3 cada tercer da 0 menos frecuencia
3.- 4.- 5.- Total: Evaluado Evaluador Jefe de Servicios Joshua Castaeda Montes Ing. Luis Garca Postigo. Ing. Gildardo Aguilar Castillo