5.

3 LA IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS EN LAS

ORGANIZACIONES.
5.3.1 concepto e importancia e! pre"#p#e"to
Concepto
Se le llama presupuesto (Budget en ingls) al clculo y negociacin anticipada de
los ingresos y gastos de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio,
una empresa, una oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo general en
forma anual.
1
Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, epresada
en valores y trminos financieros !ue debe cumplirse en determinado tiempo y
ba"o ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organi#acin.
$
El presupuesto es el instrumento de
desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se
formulan por trmino de un a%o.
Importancia
&os presupuestos son importantes por!ue ayudan a minimi#ar el riesgo en
las operaciones de la organi#acin.
'or medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la
empresa en unos lmites ra#onables.
Sirven como mecanismo por la revisin de polticas y estrategias de la
empresa y direcciones (acia lo !ue verdaderamente se busca.
)uantifica en trminos financieros los diversos componentes de su plan
total de accin
&as partidas del presupuesto sirven como guas durante la e"ecucin de
programas de personal en un determinado periodo de tiempo y sirven como
norma de comparacin una ve# !ue se (ayan completado los planes y
programas
&os procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las
necesidades totales de las compa%as, y a dedicarse a planear de modo
!ue puedan asignarse a los varios componentes y alternativas de la
importancia necesaria.
&os presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a
determinado nivel y vertical entre e"ecutivos de un nivel a otro. *na red de
estimaciones presupuestarias se filtran (acia arriba a travs de niveles
sucesivos para su ulterior anlisis.
&as lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas o
tratadas al momento en !ue los gerentes observan su comportamiento en
relacin con el desenvolvimiento del presupuesto.
5.3.$ O%&eti'o"( 'enta&a" ) !imitacione" e! pre"#p#e"to.
O%&eti'o"
)onsideracin del futuro, para !ue los planes tra#ados permitan la
obtencin de la utilidad mima, de acuerdo con las condiciones !ue se
presenten.
+segurar la li!uide# financiera de la empresa.
&a coordinacin de todas las actividades, para obtener ese fin.
Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y
determinar la direccin !ue se lleva en relacin con los ob"etivos
establecidos.
*enta&a"
&a ,ireccin posee en todo momento un cuadro general de las operaciones
y resultados pudiendo de esa manera prever las situaciones y tomar
decisiones mas acertadas.
Se dispone de instrumento por el cual el traba"o de la empresa se desarrolla
de acuerdo a un plan general coordinado.
&e posibilita la accin o adopcin de medidas con suficiente anticipacin
permitiendo "u#gar los acontecimientos con la perspectiva adecuada.
+yuda al mane"o financiero de la Empresa.
Sirve para medir la eficiencia de los "efes responsables.
-ace participar en las tareas de programacin y direccin a una mayor
cantidad de responsables impulsndoles a actuar de manera efica# en la
correccin de planes !ue son suyos.
.acilita el control administrativo.
Es un reto constante presentado a los e"ecutivos de la empresa para
e"ercitar su creatividad y criterio profesional a fin de me"orar la situacin de
la misma.
/mpone a los e"ecutivos no solo responsabilidad operativa sino tambin
responsabilidad financiera.
0bliga a mantener un arc(ivo de datos (istricos controlables.
Limitacione"
&os datos incluidos en los presupuestos estn basados en estimaciones o
pronsticos, es decir, se debe considerar la posibilidad de error en las
estimaciones como un factor adicional, al anali#ar las diferencias entre los
datos reales y los presupuestados.
*n sistema presupuestario no puede implantarse de improvisto, para su uso
en condiciones satisfactorias son necesarios ciertos re!uisitos bsicos,
dentro de los cuales el factor tiempo y eperiencia acumulada tiene un
papel preponderante.
&a limitacin ms importante se deriva de la circunstancia de !ue el control
presupuestario, es una (erramienta de la direccin de la empresa. Es decir,
no debe pensarse !ue la suplanta de alguna manera sino !ue es su me"or
auiliar.
1oma tiempo y costo su preparacin.
2o se debe esperar resultados demasiado pronto.
Su e"ecucin no es automtica, es necesario !ue el personal de la empresa
comprenda la utilidad de esta (erramienta.
*na de las principales limitaciones !ue enfrenta la elaboracin del
presupuesto, es la falta de informacin contable en forma adecuada y
oportuna.
En muc(os casos la administracin emprica de la empresa, (ace !ue el
presupuesto sea solo un documento de simple estimacin y no de
aplicacin y control.
5.3.3 C!a"i+icaci,n e !o" pre"#p#e"to".
&os presupuestos se pueden clasificar desde diferentes puntos de vista, a
continuacin se presentan los siguientes3
Por e! tipo e empre"a-
'4blicos3
)orresponden a gobiernos federal, estatal, municipal y empresas
descentrali#adas. Se estima, en primer lugar, el monto de las necesidades
sociales a satisfacer y, posteriormente se planea la forma de generar los ingresos
necesarios para cubrirlas.
'rivados3
'ertenecen a la operacin de las empresas privadas, primero se estiman los
ingresos y, posteriormente, se planea su distribucin o aplicacin
Por "# contenio-
'rincipales3
)orresponden a la agregacin y resumen de los presupuestos auiliares,
presentan los aspectos relevantes de todos los presupuestos de una empresa.
+uiliares3
5uestran en forma analtica las operaciones estimadas para cada uno de los
departamentos de la organi#acin.
Por "# +orma-
.leibles3
)onsideran diferentes planes opcionales de aplicacin ante las posibles
variaciones en las situaciones previstas.
.i"os3
2o varan en todo el periodo, se elaboran con un alto grado de eactitud, por lo
!ue la entidad debe ce%irse infleiblemente a ellos.
Por "# #raci,n-
,e corto pla#o3
+barcan un a%o o menos.
,e largo pla#o3
+barcan ms de un a%o.
'lanes gubernamentales3
/ncluyen periodos completos, cuatrienio (E*+), seenio (5ico).
Por !a t.cnica e e'a!#aci,n-
Estimados3
Se formulan sobre bases empricas, por ser determinadas sobre eperiencias
anteriores, representan la probabilidad ra#onable de !ue efectivamente suceda lo
!ue se (a planeado
Estndar3
Son a!uellos !ue por ser formulados sobre bases cientficas eliminan en un
elevado porcenta"e la posibilidad de error, por lo !ue sus cifras estimadas
representan los resultados !ue se deben obtener.
Por "# re+!e&o en !o" e"tao" +inanciero"-
,e posicin financiera3
5uestran la posicin esttica !ue tendra la entidad en el futuro si se cumplieran
las predicciones3 'osicin financiera presupuestada
,e resultados3
Se%alan las utilidades futuras.
,e costos3
6efle"an las erogaciones futuras por concepto del costo total.
Por !a" +ina!iae" /#e pretene-
,e promocin3
6e!uiere una estimacin previa de ingresos y egresos para preparar un proyecto
financiero y de epansin.
,e aplicacin3
Se elaboran para solicitudes de crdito. +l pronosticar la distribucin de los
recursos con !ue contar la entidad en el futuro.
,e fusin3
,eterminan anticipadamente las operaciones resultantes de una con"uncin de
entidades.
'or 7reas y 2iveles de 6esponsabilidad3
)uantifica la responsabilidad de los encargados de las reas y niveles en !ue se
divide la entidad.
'or 'rogramas3
Epresan el gasto en relacin con los ob"etivos !ue se persiguen. ,etermina el
costo de las actividades concretas !ue cada dependencia debe e"ecutar para
desarrollar los programas a su cargo.
8ase cero3
Se formulan sin tomar en cuenta las eperiencias previas de operacin.
Por tra%a&o-
'resupuestos parciales3
Se elaboran en forma analtica, mostrando las operaciones estimadas por cada
departamento.
'resupuestos 'revios3
,eterminan anticipadamente las operaciones resultantes de una con"uncin de
entidades.
'resupuesto definitivo3
Es a!uel !ue finalmente se va a e"ercer, coordinar, y controlar en el periodo, al
cual se refiere.
'resupuesto maestro o tipo3
)on estos presupuestos se a(orra tiempo, dinero y esfuer#o ya !ue slo se
a"ustan los !ue tengan variacin substancial, deben revisarse continuamente.
.5.3.0 Pre"#p#e"to e e+ecti'o.
El presupuesto de efectivo, tambin conocido como flu"o de ca"a proyectado, es un
presupuesto !ue muestra el pronstico de las futuras entradas y salidas de
efectivo (dinero en efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo
determinado.
Importancia-
2os permite prever la futura disponibilidad del efectivo (saber si vamos a tener un
dficit o un ecedente) y, en base a ello, poder tomar decisiones.
Si pre'emo" /#e 'amo" a tener #n .+icit( poemo"( por e&emp!o-
Solicitar oportunamente un financiamiento.
Solicitar el refinanciamiento de una deuda.
Solicitar un crdito comercial (pagar las compras al crdito en ve# de al contado)
o, solicitar un mayor crdito.
)obrar al contado y ya no al crdito o, otorgar un menor crdito.
Si pre'emo" /#e 'amo" a tener #n e1ceente( poemo"( por e&emp!o-
/nvertirlo en la compra de ma!uinaria o e!uipos nuevos.
/nvertirlo en la ad!uisicin de ms mercancas.
/nvertirlo en la epansin del negocio.
*sarlo en inversiones a"enas a la empresa, por e"emplo, invertirlo en acciones.
Tam%i.n no" "ir'e para-
)onocer el futuro escenario de un proyecto o negocio.
Solicitar un prstamo a alguna entidad financiera ba"o las bases de rentabilidad de
un proyecto.
5.3.5 Pre"#p#e"to e 'enta".
El presupuesto de ventas es una (erramienta valiosa !ue otorga una direccin a la
compa%a en lo !ue refiere a sus ventas esperadas. +yuda a me"orar la
rentabilidad de la empresa. &a firma confecciona un plan financiero teniendo en
cuenta la cantidad de bienes y servicios !ue planea vender en el pla#o de un a%o,
y el precio al !ue esos bienes y servicios sern vendidos.
Importancia-
E"ecuciones de grandes obras p4blicas o privadas9 por lo cual
la ciudadana percibir mayores ingresos y aumentar su poder ad!uisitivo9
(acindose sentir, por lo tanto, los efectos del 5ultiplicador del :asto. El
presupuesto de ventas es el primer paso para reali#ar un presupuesto maestro,
!ue es el presupuesto !ue contiene toda la planificacin. Si el plan de ventas no
es realista y los pronsticos no (an sido preparados cuidadosamente y con
eactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no sern confiables, ya
!ue el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar
los presupuestos de produccin, de compra, de gastos de ventas y de gastos
administrativos.
5.3.2 Pre"#p#e"to per"ona!.
*n presupuesto personal es un documento en donde se cuantifican ingresos y
egresos de dinero !ue una persona espera tener para un periodo de tiempo
determinado.
En general, contar con un presupuesto personal nos permite planificar un me"or
uso de nuestro dinero (especialmente en lo !ue a nuestros gastos se refiere), y
nos sirve de ayuda para ad!uirir la disciplina necesaria para cumplir con lo
planificado.
En trminos ms especficos, un presupuesto personal nos permite3
Evaluar si necesitamos contar con mayores fuentes de ingresos.
/dentificar partidas en donde estemos gastando muc(o dinero de forma
innecesaria.
/dentificar partidas en donde podramos reducir gastos.
Evaluar si necesitamos limitar la ad!uisicin de deudas.
'lanificar la creacin de una bolsa de a(orro.