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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

Formulado por:

Grupo de Archivo y Correspondencia




Aprobado por:

Comit Institucional de Desarrollo Administrativo mediante Acta 3 del 30 de septiembre de 2013


















SECRETARIA GENERAL
Subdireccin Administrativa y Financiera
Grupo de Archivo y Correspondencia
Bogot, D. C., Septiembre de 2013
Versin 1.0

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Contenido
1. INTRODUCCIN ............................................................................................................................................................................................................ 3
2. ANTECEDENTES ........................................................................................................................................................................................................... 3
4. JUSTIFICACIN............................................................................................................................................................................................................. 4
5. OBJETIVO...................................................................................................................................................................................................................... 4
6. MARCO LEGAL ............................................................................................................................................................................................................. 4
7. MBITO DE APLICACIN ............................................................................................................................................................................................. 4
10. CONSIDERACIONES BSICAS ........................................................................................................................................................................................... 5
10.1. PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS.................................................................................................................................................................................. 5
11. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL .......................................................................................................................... 7
11.1. DEFINICIN ............................................................................................................................................................................................................. 7
11.2. Planeacin ............................................................................................................................................................................................................... 7
11.3. Produccin Documental y Trmite .......................................................................................................................................................................... 7
11.4. Formatos para uso general de la Entidad ............................................................................................................................................................... 7
11.5. Procesos Misionales ............................................................................................................................................................................................... 8
11.6. Procesos de Apoyo ................................................................................................................................................................................................ 8
11.7. Procesos de Evaluacin y Seguimiento................................................................................................................................................................. 9
12. Recepcin de Documentos ..................................................................................................................................................................................... 9
13. Radicacin ............................................................................................................................................................................................................... 9
14. Distribucin ............................................................................................................................................................................................................. 9
15. Organizacin Archivstica ..................................................................................................................................................................................... 10
16. Almacenamiento y Conservacin ......................................................................................................................................................................... 12
17. Disposicin final .................................................................................................................................................................................................... 12
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.................................................................................................................................................................................... 12
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL .............................................................................................................................................................................. 13
2. Presentacin y Aprobacin......................................................................................................................................................................................... 14
3. Ajustes ........................................................................................................................................................................................................................ 14
4. Aplicacin.................................................................................................................................................................................................................... 14
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ................................................................................................................................................................................... 14
1. Transferencias primarias ............................................................................................................................................................................................ 14
2. Transferencias Secundarias ....................................................................................................................................................................................... 14
3. Custodia ...................................................................................................................................................................................................................... 15
CONSULTA ............................................................................................................................................................................................................................. 15
RESERVA ................................................................................................................................................................................................................................ 15
INVENTARIO ........................................................................................................................................................................................................................... 15
ndices..................................................................................................................................................................................................................................... 16
POLTICA CERO PAPEL Y GESTIN ELECTRNICA DEL DOCUMENTO ............................................................................................................................ 16
1. Implementacin de la firma electrnica ...................................................................................................................................................................... 17
2. Implementacin de la poltica ..................................................................................................................................................................................... 17
3. Seguimiento a la implementacin ............................................................................................................................................................................... 17
4. Sustitucin de memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electrnicos ................................................................................ 18
5. Intercambio de correspondencia entre entidades por medios electrnicos ............................................................................................................. 18
6. Mejoramiento trmites y procedimientos ................................................................................................................................................................... 18


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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL


1. INTRODUCCIN

Mediante la expedicin de la Ley 594 de 2000; por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, se establece que las
entidades pblicas debern elaborar Programas de Gestin Documental, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin
debern observarse los principios y procesos archivsticos. Adicionalmente el captulo II y anexo del Decreto 2609 de 2012, por medio del cual se dictan
disposiciones en materia de Gestin Documental, establecen la obligacin y la metodologa para la elaboracin, aprobacin e implementacin del Programa de
Gestin Documental.

En observancia a lo establecido anteriormente, la Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia ha formulado el Programa de Gestin Documental, el cual
contiene el conjunto de acciones administrativas y tcnicas a corto, mediano y largo plazo, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su conservacin y acceso.

El Programa de Gestin Documental PGD, ilustra de manera detallada la planeacin para la ejecucin de los procesos de gestin documental de la entidad
incluyendo la produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin, disposicin final de los documentos y la implementacin de
nuevas tecnologas como herramienta para contribuir a una gestin pblica efectiva, eficiente y eficaz, al reducir el uso del papel en la gestin de Migracin
Colombia, tanto para sus procesos internos como para los servicios que presta a los ciudadanos, en desarrollo a lo previsto en las polticas de Gobierno en Lnea
GEL y Eficiencia Administrativa y Cero Papel.

Con la ejecucin del PGD, Migracin Colombia busca lograr la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los procedimientos, trmites
administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalizacin e implementacin de modelos y formatos para la produccin documental, la utilizacin de
materiales, soportes y equipos de calidad que faciliten la preservacin y el cuidado del medio ambiente, la normalizacin en los procedimientos de recepcin,
radicacin y distribucin de la correspondencia mediante la utilizacin de sistemas eficientes de correo y mensajera, regularizar el manejo y organizacin del
sistema de administracin de documentos y archivos, mediante la implementacin de un software de gestin documental, bajo los preceptos de autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y la preservacin de documentos, la implementacin de la Tabla de Retencin Documental se normalizarn
los procesos de organizacin, transferencias primarias, recuperacin, preservacin, conservacin de la Informacin y disposicin final de los documentos y la
organizacin de los archivos, de acuerdo con los criterios tcnicos archivsticos establecidos para tal fin.

2. ANTECEDENTES

El Gobierno Nacional a travs del Decreto 4062 de 2011 cre La Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia como un organismo civil de seguridad,
denominada Migracin Colombia, con personera jurdica, autonoma administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdiccin en todo el territorio,
adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores.

El objetivo de Migracin Colombia, es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjera del Estado colombiano, dentro del
marco de la soberana nacional y de conformidad con las leyes y la poltica que en la materia defina el Gobierno Nacional.

En Migracin Colombia, como resultado de la supresin del DAS y el traslado de la funciones de Extranjera, el proceso de organizacin de archivos se inici en
el 2012, con la cesin del Contrato Interadministrativo de prestacin de servicios 143 de 2010 suscrito entre el DAS y el Archivo General de la Nacin, cuyo
objeto fue la realizacin del inventario documental y la organizacin archivstica correspondiente al archivo de extranjera del Departamento Administrativo de
Seguridad D.A.S., teniendo en cuenta los aspectos legales y tcnicos establecidos para tal fin, y dems normas proferidas por el Archivo General de la Nacin.

En el marco del Contrato Interadministrativo de prestacin de servicios 143 de 2010, se organizaron un total de dos mil seiscientos (2.600) metros lineales de
documentacin, de los cuales ochocientos ochenta y nueve (889) se constituyeron en transferencia secundaria entregada al Archivo General de la Naci y los
restantes un mil setecientos once (1.711) entraron a ser parte del archivo de gestin de la Migracin Colombia.

Es importante resaltar que los archivos correspondientes a la serie documental Historias de los Extranjeros contienen toda la informacin relacionada con la
identidad y movimiento del extranjero en el pas, con la informacin ms completa y nica sobre cada uno de los visitantes al pas: edad, sexo, condicin civil,
motivos de ingreso, permanencia, resea decadactilar, entre otra informacin de los extranjeros que han permanecido por diferentes motivos en el territorio
nacional. Esta informacin facilita las investigaciones detalladas y puntuales sobre el movimiento migratorio, circunstancias que han acompaado dicho
movimiento, estadsticas relacionadas con perfiles, motivos de ingreso, actividades del extranjero en el pas, impacto en la economa y en el orden social.

3. ALCANCE

El Programa de Gestin Documental se formula en directa relacin con la prioridad del Plan Estratgico Institucional Fronteras en Lnea 2012-2014, el cual
establece a mediano plazo la ejecucin del Proyecto de Inversin Implementacin del Programa de Gestin y Conservacin Documental a nivel Nacional para
la organizacin y preservacin del patrimonio documental de extranjeros transferido a Migracin Colombia, buscando desarrollar y fortalecer las competencias
misionales y administrativas del personal a cargo de operacin, as como las condiciones generales de su conservacin.

Dentro del concepto de cadena de valor del Plan Estratgico Institucional de Migracin Colombia, la ejecucin del Programa de Gestin Documental, le permitir
a la entidad desarrollar actividades de soporte tendientes al manejo y control de informacin contenida en los archivos con criterios de confiabilidad y
oportunidad, minimizando las debilidades institucionales en lo que respecta en los controles y seguridad de los archivos, mediante el aprovechamiento de
tecnologas de la informacin y las comunicaciones en la produccin y administracin de documentos y expedientes electrnicos.

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Todos los aspectos contemplados en el Programa de Gestin Documental estn dirigidos tanto para los archivos generados durante la fase activa del DAS, que
fueron y sern entregados a Migracin Colombia en razn a las funciones asumidas por esta entidad, como para los generados y recibidos a partir de la puesta
en marcha de la entidad.

4. JUSTIFICACIN

En desarrollo de lo previsto en el artculo 19 y 21 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, y en el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, Migracin
Colombia debe desarrollar todas las acciones necesarias para la elaboracin, ejecucin, seguimiento y evaluacin del Programa de Gestin Documental
tendiente a desarrollar procesos relacionados con la normalizacin de formas y formularios electrnicos, a la formulacin de planes de riesgo operativo para la
preservacin de documentos vitales o esenciales, la administracin de documentos electrnicos, la tercerizacin de la custodia y administracin y
descentralizacin de archivos, sistemas de fotocopiados, impresin y digitalizacin, administracin de documentos grficos, sonoros y audiovisuales, la
capacitacin y formacin de los servidores en materia archivstica

5. OBJETIVO

Suministrar los lineamientos para la normalizacin y aplicacin de los procedimientos para la produccin, recepcin, trmite, organizacin, conservacin y
disposicin final de los documentos, as como para la implementacin del documento electrnico, en Migracin Colombia, facilitando el acceso y la consulta de
la informacin de manera segura, eficiente, gil y confiable, garantizando la prestacin eficaz del servicio a usuarios y ciudadanos.

6. MARCO LEGAL

Ley 43 de 1913. Sobre uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas
digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 6 de 1992, articulo 74 Valor probatorio de las imgenes pticas no modificables.
Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades
del estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o que presten servicios pblicos.
Decreto 2363 de 2012. Sobre la firma electrnica.
Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos.
Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000.
Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia, se
reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 060 de 2001, (Art. 3, 5, 8,11 y12. Establece pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las
privadas.
Acuerdo 039 de 2002: Por la cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las tablas de retencin documental.
Acuerdo 042 de 2002: por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas.
Acuerdo 04 de 2013, Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin,
presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental
Acuerdo 05 de 2013, Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades
pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictas otras disposiciones.
Circular No. 004 de 2010. Estndares mnimos en procesos de administracin de archivos y gestin de documentos electrnicos
Circular Externa No 004 de 2011 - Directrices o Lineamientos al Manejo y Administracin de los Archivos de las Entidades Sealadas en la Ley 1444 De
2011
Circular Externa No. 005 de 2012 - Procesos de Digitalizacin y Comunicaciones Oficiales Electrnicas en la Iniciativa Cero Papel.
Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisicin de herramientas tecnolgicas de Gestin Documental.
Directiva 0049 del 13 de Marzo de 2013. Sobre poltica cero papel de Migracin Colombia.
Directiva interna 017 de 2013. Polticas de seguridad de la informacin para Migracin Colombia.
Cdigo Disciplinario nico: artculo 34: deberes y artculo 35: Prohibiciones de los funcionarios pblicos.

7. MBITO DE APLICACIN

El responsable de garantizar la implementacin y de hacer seguimiento al PGD es el Grupo de Archivo y Correspondencia, en coordinacin con la Oficina de
Control Interno de la entidad.

Es aplicable a cualquier tipo de informacin producida y/o recibida por la entidad, sus dependencias, funcionarios y contratistas que presten servicios a la
entidad, en atencin a las funciones asumidas por Migracin Colombia, independientemente del soporte y medio de registro (anlogo o digital), en que se
produzca.

El Programa de Gestin Documental PGD ser socializado a todos los funcionarios de la entidad, utilizando los diferentes canales de comunicacin existentes
y estableciendo los recursos necesarios para garantizar su cumplimiento. Los directores regionales y coordinadores de Centros Facilitadores y Puestos de
Control Migratorio, velarn porque se apliquen los procedimientos establecidos en este programa, de conformidad con los lineamientos impartidos por el nivel
central y las normas sobre la materia. Cada funcionario que genere, reciba y administre documentos de archivo deber conocer e implementar el PGD.


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10. CONSIDERACIONES BSICAS

Es importante conocer los fundamentos que rigen la gestin documental, como son el principio de procedencia y principio de orden original, as como los
conceptos bsicos que permitan una mejor comprensin del programa de gestin documental.

10.1. PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS

Principio de procedencia: Se define como aquel segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y dentro
del mismo en su lugar de origen. Cada documento debe guardar relacin con el rgano que lo ha producido respetando la estructura jerrquica de la
entidad.

Principio de orden natural: Conservacin de los documentos en el orden secuencial de produccin. La disposicin fsica de los documentos debe
respetar la secuencia de los trmites que los produjo.


Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin
administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

Archivo de Gestin: Donde se rene la documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta por las mismas oficinas u otras que la soliciten.
Es el archivo de las oficinas productoras.

Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva,
una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Archivo Histrico: aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de
archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.

Archivo Pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades
privadas.

Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Acceso a los Archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley.

Automatizacin: Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos de almacenamiento y recuperacin de la informacin documental y de los documentos
electrnicos de archivo.

Accesibilidad: La caracterstica de ser de fcil acceso o utilizar con un mnimo de barreras. La capacidad para localizar la informacin relevante a travs del
uso de catlogos, ndices, instrumentos de bsqueda, u otras herramientas. Autorizacin para localizar y recuperar informacin de uso (consulta o de referencia)
dentro de las restricciones que establece la ley por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.

Bases de datos: Coleccin datos anes, relacionados entre s y estructurados de forma tal que permiten el
Rpido acceso, manipulacin y extraccin de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de bsqueda
rpida.

Cartogrcos: Mapas y planos, algunos de ellos con valores histricos y en muchos casos artstico.
Estos documentos, debido a su naturaleza y origen, deben ser tratados de manera especca (utilizar
Un escner especial, metadatos particulares, entre otros).

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en los archivos de gestin y archivos
administrativos y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.

Correos Electrnicos (comunicaciones El correo electrnico (e-mail): es uno de los servicios ms usados en Internet que permite el intercambio de
mensajes entre las personas conectadas a la red, de manera similar a como funcionaba el correo tradicional. Bsicamente es un servicio que nos permite enviar
mensajes a otras personas de una forma rpida y econmica, facilitando el intercambio de todo tipo de archivos, dando clic en el link adjuntar que aparece en
pantalla. Los documentos que se adjuntan comienzan a ser nombrados como documentos electrnicos de archivo, debido a que incorporan informacin de alto
valor que sirve de soporte y evidencia para las
Entidades. Constituye un tipo de documento en el que con mayor frecuencia se incluyen datos de gran valor documental.

Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico,
econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

Documento Electrnico: Documento cuyo soporte material es algn tipo de dispositivo electrnico y en el que el contenido est codificado mediante algn tipo
de cdigo digital que puede ser ledo o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetizacin.

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Documento Electrnico de Archivo: Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivsticos.

Documentos Omticos: Documentos de procesadores de texto, hojas de clculo, grficos, etctera, que son producidos con distintos programas o paquetes
de software y en diferentes versiones de un mismo software.

Entidad de Certificacin: Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, est facultada para emitir certificados en relacin con las firmas
digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronolgico de la transmisin y recepcin de mensajes de datos, as como
cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales.

Expediente Electrnico: es un conjunto de documentos electrnicos que hacen parte de un mismo trmite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de
informacin que contengan y que se encuentran vinculados entre s para ser archivados.

Firma Digital: La firma digital es un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado
a la clave de quien origina el mensaje y al texto que contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave iniciador y que
el mensaje inicial no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin. Esta firma digital est basada en un certificado reconocido y generada
mediante un dispositivo seguro de creacin. La firma digital tiene, respecto de los datos consignados en forma electrnica, el mismo valor que la firma
manuscrita en relacin con los consignados en papel.

Formularios Electrnicos: Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos para realizar trmites en lnea. Por ejemplo: Formularios de contacto o
Formularios para peticiones, quejas y reclamos.

Funcin Archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.

Gestin Electrnica de Documentos (GED): Un sistema GED es un software que le posibilita conservarla informacin de la institucin; por un lado la que
procede de archivos fsicos en papel y por otro la contenida en archivos electrnicos.

Gestin Documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Gestin de Documentos (Records Management): Gestin documental. rea de gestin responsable de un control eficaz y sistemtico de la creacin, la
recepcin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la informacin
y prueba de las actividades y operaciones de la organizacin.

Herramientas de Bsqueda: Documento que contiene informacin detallada acerca de una coleccin especfica de documentos o registros dentro del archivo
de una institucin.

Imagen, Videos y Audio Digital: Los archivos creados en estos tipos de formatos se admiten como pruebas en el sistema judicial colombiano.

ndice Electrnico: constituye un objeto digital donde se establecen e identican los documentos electrnicos que componen el expediente, ordenados de
manera cronolgica y segn la disposicin de los documentos, as como otros datos con el n de preservar la integridad y permitir la recuperacin del mismo.

Intercambio Electrnico de Datos (EDI): La transmisin electrnica de datos de una computadora a otra, que est estructurada bajo normas tcnicas
convenidas al efecto.

Mensajes de Datos Generados Mediante Redes Sociales: En algunos casos este tipo de mensajes pueden ser utilizados dentro de algn proceso llevado a
cabo por la administracin (Twitter, Facebook, entre otros).

Pginas Web: Una pgina web est compuesta principalmente por informacin (texto y/o mdulos multimedia), as como por hipervnculos. Adems, puede
contener o asociar datos sobre el estilo que debe tener y cmo debe visualizarse y tambin aplicaciones embebidas con las que se puede interactuar para
hacerlas dinmicas. Deben establecer se actualizacin, producir y aprobar la publicacin.

Programa de Gestin Documental: Modelo integral de gestin de la documentacin que recibe o produce la entidad ajustado a la normatividad y procesos
archivsticos alineados con los objetivos y metas estratgicas.

Registro (registration): Acto por el que se adjudica a un documento un identificador nico en el momento de su entrada en el sistema.

Sistemas Electrnicos de Gestin Documental (Electronic Records Management): Conjunto de programas, utilizados para recuperar y almacenar
documentos electrnicos y/o imgenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.

Sistema de Gestin de Documentos (records System): Sistema de informacin que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del
tiempo.

Sistema de Informacin: Se entender todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

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Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales o medios tecnolgicos empleados. Adems de los archivos en
papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.

Tabla de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.

11. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

11.1. DEFINICIN

El Programa de Gestin Documental en Migracin Colombia se entiende como el conjunto de actividades y procedimientos tendientes a establecer los
lineamientos para la produccin, distribucin, organizacin, consulta y conservacin de los documentos, de conformidad con los parmetros y metodologas del
Archivo General de la Nacin.

11.2. Planeacin

El Programa de Gestin Documental se disea teniendo en cuenta los resultados del Diagnstico Integral del Sistema de Gestin Documental, elaborado por
Migracin Colombia, mediante el cual se identificaron los diferentes aspectos relacionados con la infraestructura para los archivos, condiciones
medioambientales, unidades de conservacin, adems de los aspectos sobre organizacin y descripcin archivstica, tanto a Nivel Central, como de las
Regionales a nivel nacional.

Migracin Colombia cuenta con el Comit de Archivo, reglamentado mediante Resolucin 665 de 2012, el cual tiene la funcin de asesorar al Director en la
formulacin, definicin y fijacin de polticas internas para la organizacin administrativa y tcnica del archivo de la Unidad. De igual manera se cre el Comit
Institucional de Desarrollo Administrativo de Migracin Colombia, mediante Resolucin 0455 de 2013, el cual tiene como funcin la de aprobar el Programa de
Gestin Documental y las Tablas de Retencin Documental.

Dentro del plan anual de accin institucional, se para la vigencia 2013, se vienen ejecutando actividades tendientes a la implementacin de la poltica Eficiencia
Administrativa y Cero Papel. El seguimiento de los mismos est dado por los informes trimestrales y la verificacin por parte de la Oficina de Control Interno, el
Comit de Archivo y el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo.

En lo que respecta a la capacitacin para el 2013, se formul el Plan de Capacitacin Archivstica, con el respectivo cronograma, para impartir a los
funcionarios a nivel nacional los lineamientos y tcnicas para la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en la organizacin de los archivos de gestin.

Los manuales de procesos y procedimientos, de funciones y el Organigrama de la entidad hacen parte de la planeacin en materia de gestin documental y se
constituyeron en fuente de informacin relevante para la elaboracin de la Tabla de Retencin Documental, la cual fue aprobada por el Comit Institucional de
Desarrollo Administrativo el 21 de junio de 2013.

Los lineamientos tecnolgicos para la implementacin de Gobierno en Lnea y de la poltica Eficiencia Administrativa y Cero Papel estn cubiertos en el
Programa de Gestin Documental para ser implementados a travs del aplicativo de Gestin documental que se viene diseando por la Unidad bajo el principio
de interoperatibilidad interna con los diferentes aplicativos que actualmente se estn siendo implementando en la entidad, tales como:

SEVEN. Aplicativo para la administracin del sistema financiero y contable
Kactus. Aplicativo para la administracin del talento humano
Platinum. Aplicativo para el control de los procesos misionales de control migratorio, verificacin migratoria y extranjera.
Centro virtual de atencin al ciudadano. Radicacin, distribucin, control y respuesta virtual de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
SIPAV. Aplicativo para el control y administracin de pasajes y viticos.

11.3. Produccin Documental y Trmite

La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de
Migracin Colombia, con el propsito de normalizar y unificar los criterios de elaboracin y presentacin de los documentos, reflejando la imagen institucional de
la entidad.

Al interior de Migracin Colombia se viene aplicando la gua EDG.01 (v1), donde se establecen los lineamientos que se deben tener en cuenta para la
elaboracin de documentos y registros, los cuales son utilizados en cada uno de los procesos que hacen parte de la entidad y de esta manera adoptar acciones
necesarias para el mejoramiento continuo y la calidad de la informacin procesada en Migracin Colombia, basados en el cumplimiento de las normas
constitucionales y legales. Esta gua permite definir el procedimiento para la elaboracin, aprobacin, codificacin y manejo de los documentos y registros que
producen las dependencias de la Entidad, lo cual permite la unificacin, presentacin, distribucin y su correcta utilizacin.

11.4. Formatos para uso general de la Entidad

La Gua EDG.01 (V1) define la jerarqua de los documentos, los cuales se encuentran divididos en dos clases: Externos e Internos.

Documentos externos: Documento generado por terceros y que se requiere para llevar a cabo los procesos en la Unidad, son: Leyes, decretos, resoluciones,
normas tcnicas, informes, estudios, investigaciones, planos, especificaciones y en general, toda informacin necesaria para la prestacin del servicio.


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Documentos Internos: Son aquellos que orientan de forma general y especfica las actividades de la Unidad y estn clasificados as:

Documentos estratgicos: Aquellos en los cuales se refleja la direccin y poltica a seguir institucionalmente, como por ejemplo: PEI, Polticas, Planes,
Programas y Proyectos.
Documentos dispositivos: Aquellos en los que la autoridad expresa una voluntad que debe ser cumplida, como por ejemplo las resoluciones, directivas y
circulares.
Documentos operacionales: Los que se aceptan legalmente como prueba de un hecho, por ejemplo, rdenes de trabajo, informes, expedientes
disciplinarios, contratos, entre otros.
Documentos informativos: Cuando recogen una informacin determinada.

El contenido de cada uno de los anteriores documentos debe tener las siguientes caractersticas:

Veraz y actualizado
Preciso y concreto
Didctico y ameno
Coherente con otros documentos
Libre de enmendaduras

Dentro de la produccin documental de Migracin Colombia hay formatos que son de uso comn adoptados mediante acto administrativo por la entidad y
regulados en los siguientes manuales por proceso:
Proceso de Comunicacin Estratgica y Servicio al Ciudadano

Establece que cada servidor pblico de Migracin Colombia debe cumplir un papel fundamental en el servicio al ciudadano, al estar facultados para proporcionar
informacin de los diversos procedimientos y servicios ofrecidos, recibir las peticiones del pblico y procesar la informacin resultante, dado que sus acciones y
actitudes son la imagen de la institucin frente a la ciudadana. As mismo define que la Gestin enfocada en el Ciudadano, requiere como un primer paso
esencial el convencimiento claro que l, es el eje de la gestin pblica y que toda la organizacin se alinea con el propsito de satisfacer sus expectativas y
necesidades.

Proceso direccionamiento Estratgico

En este se encuentran los lineamientos de carcter estratgico que orientan la gestin de la entidad, presentando diferentes procedimientos en materia de
planeacin y procesamiento y anlisis de informacin estratgica.

11.5. Procesos Misionales

En el marco del Sistema integrado de Gestin, Migracin Colombia elabor documentos a nivel de caracterizacin de procedimientos, guas, instructivos y
formatos, conformando Manuales para cada uno de los procesos misionales, de apoyo y evaluacin y seguimiento que permiten el correcto funcionamiento de
la entidad.

Proceso de Control Migratorio

Incluye procedimientos para la verificacin que realiza MIGRACIN COLOMBIA a personas naturales, jurdicas, nacionales y/o extranjeros sobre el ingreso y
salida del territorio nacional.

Proceso de Extranjera

Este manual tiene como objeto regular los procesos de la Subdireccin de Extranjera buscando con los mismos el cumplimiento de los fines sealados y la
claridad en los procedimientos para los servidores que, a nivel central y en las Regionales, prestan los servicios del rea a ciudadanos nacionales y extranjeros.

Proceso Verificacin Migratoria

Es la verificacin de los ingresos, la permanencia, las visas, la ocupacin, la profesin, el oficio o la actividad que adelantan los extranjeros en el territorio
nacional, as como la confirmacin de la autenticidad de los documentos, la comprobacin de parentesco, la verificacin de convivencia marital y la confirmacin
de cumplimiento de los extranjeros. El control tambin se refiere a las actividades relacionadas con su permanencia en el territorio colombiano.

11.6. Procesos de Apoyo

Proceso de Gestin del Talento Humano

Contiene procedimientos para la seleccin e incorporacin del talento humano, la permanencia y el retiro del mismo, dndole una estructura integral, en busca
del mejoramiento continuo, siempre pensando en satisfacer a los diferentes usuarios, tanto internos como externos


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Proceso de Gestin Contractual

Establece preceptos generales aplicables a la gestin contractual, fijando parmetros de actuacin que permitan identificar las responsabilidades que competen
a cada uno de los actores partcipes de la gestin contractual y que se traduzcan en procesos de seleccin de contratistas transparentes y eficientes que
generen contratos ejecutados para satisfacer intereses pblico y cumpliendo los fines que la ley impone a la Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia.

Proceso de Gestin Administrativa

Los procedimientos que conforman este manual permiten cumplir con el objetivo establecido para el proceso de Gestin Administrativa. Dichos procedimientos
se encuentran relacionados con el almacenamiento, distribucin, registro de inventarios, aseguramiento, baja y disposicin final de los bienes; as mismo, estn
incluidos los procedimientos para gestionar la prestacin de servicios generales y el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes inmuebles de Migracin
Colombia.

Proceso de Gestin Financiera

Esta herramienta sirve para que todos los funcionarios de la entidad conozcan y apliquen los procedimientos con el fin de dar cumplimiento a las normas legales
vigentes, as mismo, como apoyo para el desarrollo de las actividades financieras dentro de la institucin, tales como el flujo de la cadena presupuestal, los
ingresos, egresos, el anlisis, la verificacin y la consolidacin de la informacin, entre otros. Igualmente, es un soporte para las entidades y dependencias que
ejercen vigilancia y el control en el tema financiero.

11.7. Procesos de Evaluacin y Seguimiento

Proceso de Control Disciplinario Interno

Establece los procedimientos que se deben desarrollar en el Control Disciplinario Interno buscando con los mismos el cumplimiento de los fines sealados en la
Ley y la claridad en la realizacin de las actividades propias de la Subdireccin, responsable de la ejecucin de este proceso.

Proceso de Seguimiento y Medicin

Contiene los roles que legalmente corresponde, en trminos de asesora, acompaamiento, evaluacin, y seguimiento debidamente planificados, procedimientos
que se reflejan en el manual de calidad de la entidad.

Es importante sealar que este instrumento de control de gestin, facilita interactuar con cada uno de los procesos de Migracin Colombia a nivel central y
regional, lo que permitir tener una visin actualizada de la organizacin, para apoyar el mejoramiento continuo de los servicios que ofrece la Unidad a sus
usuarios, en cumplimiento del decreto 4062 de 2011.

12. Recepcin de Documentos

Migracin Colombia implement la Gua AGAG.04 (v1) la cual unifica los criterios y se define las polticas para la radicacin y distribucin de las comunicaciones
oficiales recibidas y enviadas a nivel interno y externo, convirtindose en una herramienta para normalizar los procesos al interior del Grupo de Archivo y
Correspondencia y de las reas de Correspondencia en Regionales, proporcionando a los funcionarios de la Unidad los elementos que orienten las acciones
para el uso eficaz y eficiente del servicio prestado a travs de estas reas.

13. Radicacin

Para el ingreso oficial las comunicaciones en Migracin Colombia se registran en el aplicativo de Software SIGDOC, de acuerdo con la el manual para su
manejo y administracin. Como parte del mejoramiento institucional y sobre la base de que dicho aplicativo no cuenta con la funcionalidad para el adecuado
control y trazabilidad de los trmites, se viene adelantando el proceso para la implementacin del Software de Gestin Documental Orfeo, en las siguientes
fases:

Instalacin de la base de datos y aplicacin en los servidores.
Configuracin y parametrizacin de usuarios y dependencias del nivel central.
Capacitacin a funcionarios del nivel central.
Instalacin de puntos de radicacin a nivel nacional.
Puesta en produccin
Integracin con el aplicativo misional Platinum
Puesta en produccin del mdulo de PQRS
Integracin con el aplicativo de administracin del Talento Humano Kactus

14. Distribucin

Con la entrada en produccin del aplicativo de Gestin Documental ORFEO se plantea el inicio de la implementacin de la Poltica Eficiencia Administrativa y
Cero Papel.


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Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarn en la forma y el plazo que para tales casos
establezcan las normas vigentes.

Los trminos dentro de los cuales se debern responder estos tipos de comunicaciones oficiales empiezan a contarse a partir del da siguiente al de su
radicacin.

Las dependencias de Migracin, recibirn de los funcionarios del rea de Archivo o Unidad de Correspondencia, las comunicaciones oficiales, atendiendo al
siguiente procedimiento:

Recibir la comunicacin entregada por el funcionario del rea de Archivo o Unidad de Correspondencia.
Revisar en la planilla pre impresa o en el formato Reporte Radicados: que el nmero de radicacin en el documento corresponda al registrado en la
planilla, que las comunicaciones que se reciban correspondan a los asuntos que se manejan en la dependencia y que los anexos estn completos.

Registrar en la planilla la fecha, nombre y firma de recibido.

Si se constata que el asunto es competencia de otra dependencia, se debe proceder a devolverla de manera inmediata al Grupo o Unidad de Correspondencia,
para que sea descargado y re direccionado. As mismo, cuando se encuentre una inconsistencia o error en los datos incorporados en la radicacin por parte del
Grupo o Unidad de Correspondencia, se deber informar oportunamente para realizar las correcciones pertinentes.

Con el propsito de velar por la transparencia de la actuacin administrativa, no se podrn reservar nmeros de radicacin, ni se asignar un mismo nmero a dos
o ms comunicaciones diferentes, no se harn enmendaduras, tachaduras o correcciones.

En caso de presentarse errores involuntarios en la radicacin y que se requiera la anulacin de un nmero, se debe dejar constancia por escrito en un Acta, que
contenga fecha, nmero de radicacin, justificacin, la cual deber firmarse por parte del responsable de la radicacin y del Jefe del Grupo o Unidad de
Correspondencia, segn el caso.

Cuando el ciudadano presente personalmente la comunicacin, se le entregar de inmediato su copia debidamente radicada. Deber presentar un original, una
copia y cuantas copias adicionales se requiera, de acuerdo con el nmero de destinatarios. El original pasa para el trmite respectivo al destinatario.

Todos los sobres cerrados cuyo destinatario sea la entidad, sern abiertos, para verificar su contenido, los datos del destinatario y remitente, previo a su
radicacin. La apertura de los sobres se har siempre y cuando no tenga ninguna anotacin especial como: No abrir, confidencial, privado, reservado, entre otros.
En caso de fayas en el sistema, cortes de energa u otro inconveniente, se le entregar la copia sellada, la cual contendr datos de entidad, y fecha de recibido.

En condiciones normales todas las comunicaciones oficiales recibidas debern ser radicadas el mismo da de su recepcin. En caso de ingreso de grandes
volmenes y para las comunicaciones que ingresen finalizando el da, se radicarn a ms tardar el da siguiente.

15. Organizacin Archivstica

Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de Migracin Colombia.

Fondos acumulados

Teniendo en cuenta que Migracin Colombia, por efectos de lo ordenado en el artculo 23 del Decreto 4057 de 2011, en donde se establece que los archivos con
las funciones que se trasladan, sern asumidos por las entidades que los reciben y lo previsto en el ARTCULO 32, donde se establece que los archivos de los
cuales sea el titular el Departamento Administrativo de Seguridad - DAS en Proceso de Supresin, a la entrada en vigencia del presente decreto y que tengan
relacin con las competencias de Migracin Colombia, debern ser transferidos a esta entidad, en los trminos que sealen los representantes legales a travs
de las Secretaras Generales, Migracin Colombia viene administrando el Proyecto de Inversin Implementacin del Programa de Gestin y Conservacin
Documental, donde se tiene previsto presupuesto para las vigencias 2013 a 2016 para la organizacin de los archivos de las antiguas 27 seccionales del
Departamento Administrativo de Seguridad DAS, as como de la documentacin de Extranjera que se reposan en el Archivo Central de dicha entidad.

Se tiene un estimativo que se reciba del DAS en Proceso de Supresin, un promedio de 4.000 metros lineales, de los cuales un aproximado de 3.500 se
encuentran sin los procesos tcnicos archivsticos requeridos para el acceso a la informacin y el cumplimiento de las normas legales sobre la materia.

Para la organizacin del Fondo Documental entregado por Migracin Colombia, se desarrollarn los siguientes procesos archivsticos:

Valoracin: Proceso que se adelantar con base en lo establecido en el Acuerdo 002 del 23 de enero 2004 y en la gua para la Organizacin de Fondos
Documentales, tanto del Archivo General de la Nacin como del Archivo de Bogot.

Organizacin: En el entendido de ejecutar actividades relacionadas con la clasificacin, ordenacin, foliacin, seleccin, descripcin archivstica y
almacenamiento para la conservacin de la documentacin, en concordancia con lo establecido en el Acuerdo 42 de 2002 del Archivo General de la Nacin.

El cronograma con responsabilidades del proceso de organizacin, tanto del DAS en Proceso de Supresin como de Migracin Colombia, est siendo sometido
a validacin por parte de las entidades, con la mediacin del Archivo General de la Nacin.


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Archivos de Gestin

La organizacin de los archivos de gestin de Migracin Colombia se har de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 042 de 2002, del Archivo General de
la Nacin. De igual manera Migracin Colombia cuenta con la gua MEG03 Gua Consulta de Base de Datos y Manejo de Archivos, en la cual se establecen los
criterios bsicos para la organizacin de Archivos de Gestin.

Como resultado del contrato interadministrativo 143 de 2010, suscrito entre el Fondo Rotatorio del DAS y el Archivo General de la Nacin, actualmente
Migracin Colombia administra dentro de su archivo de gestin un total de 303.054 de un total de 703.874 historias de extranjeros, los cuales se encuentran
organizados y estn siendo objeto de actualizacin.

La Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia, actualmente administra aproximadamente 350 metros lineales de archivo de la serie Historias de
Extranjeros, producida por UAEM desde el 1 de enero de 2012, de los cuales Sesenta y Cinco (65) metros lineales fueron organizados en el stano del Edificio
Platinum, mediante la suscripcin del contrato interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72. Actualmente se suscribi el contrato 056
de 2013 con la misma firma para la organizacin de aproximadamente 285 metros lineales de documentacin que requieren ser intervenidos aplicando la
metodologa prevista para tal fin, garantizando la normalizacin de los procesos archivsticos para esta serie documental.

Actividades

Clasificacin documental: Identificacin de las series y subseries documentales de las dependencias, de conformidad con la Tabla de Retencin
Documental.
Ordenacin documental: de acuerdo con los sistemas de ordenacin documental se deben ordenar los documentos al interior del expediente o
carpeta, teniendo en cuenta el criterio de ordenacin que corresponda por ao fiscal o expediente.
Foliacin: numeracin consecutiva de los expedientes y carpetas previamente ordenadas, este proceso se hace de conformidad con lo establecido
en la Gua de consulta en bases de datos y manejo archivos fsicos del Manual de Extranjera.
Disposicin fsica: conservacin en carpetas y cajas establecidas por la entidad.
Descripcin: elaboracin de los inventarios de archivo de gestin en el formato unido de inventario documental FUID, establecido en el Acuerdo
042 de 2002.

Sistemas de Ordenacin

Teniendo en cuenta que la ordenacin debe hacerse a partir de las series documentales definidas en la TRD, se debe adoptar el sistema de ordenacin que se
ajuste a la documentacin, necesidades administrativas y con las caractersticas de la serie: Numricos (simples y cronolgicos), alfabticos (onomsticos,
toponmicos y temticos) y los mixtos o alfanumricos.

Sistemas de ordenacin numricos

Ordinal: Consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeracin que los identifica; ejemplo:

rdenes de Pago Contratos

Orden de pago No. 1234 Resolucin No. 123
Orden de pago No. 1243 Resolucin No. 124
Orden de pago No. 1244 Resolucin No. 125

Cronolgico: Consiste en ubicar un documento detrs del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que ha sido tramitado, teniendo en cuenta ao,
mes, da; ejemplo:

2012-03-21
2012-05-03
2012-06-13
2012-08-02

Sistemas de ordenacin alfabticos: consiste en ordenar los documentos por orden de letras (A-Z)

Onomstico: Se aplica para series documentales conformadas por expedientes que permanecen abiertos por largos periodos; historias laborales, ejemplo:

Acosta Prez, Jorge
Botero Acosta, Margarita
Higuera Mendez, Fabio Andres
Jaimes Manrique, Melisa

Toponmico o (alfabtico geogrfico): La serie documental se ordena alfabticamente por nombres de lugares; ejemplo:

Amazonas
Andina
Caribe

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San Andrs

Temtico: Las series y subseries se ordenan por el asunto o tema de su contenido; Ejemplo:

Informes
Informes de Gestin
Actas
Actas del Comit Institucional de Desarrollo Administrativo

Sistemas de ordenacin mixtos: La documentacin se ordena combinando el orden alfabtico y numrico.

16. Almacenamiento y Conservacin

Se refiere a todas las medidas de tipo tcnico, necesarias que debe adoptar la entidad para garantizar la preservacin de los archivos, de conformidad con el
Acuerdo 049 de 2000 y dems normas sobre la materia. Estas se deben adoptar a travs de todo el ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestin, Archivo
Central y Archivo Histrico), la ltima fase corresponde aplicarla al Archivo General de la Nacin.

Los edificios o lugares destinados para la custodia de los archivos de Migracin Colombia, deben contar con las condiciones medio ambientales, de seguridad y
de mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de los documentos.

Actualmente la UAEMC a nivel central no cuenta con las espacios adecuados para la conservacin de los documentos, por lo que se suscribi contrato con el
Archivo General de la Nacin para la custodia de los expedientes de extranjeros, valorados como histricos, los cuales pasaron a conformar parte del archivo
histrico de Migracin y del patrimonio histrico de la nacin. Estos documentos Datan de 1916 y reflejan la historia migratoria desde la creacin del
Departamento Administrativo del Servicio de Inteligencia Colombiano (SIC), a partir del ao 1960, el cual pas a ser el Departamento Administrativo de Seguridad
hasta el ao 2011. La transferencia fue efectuada por Migracin Colombia en razn al contrato 143 de 2010, cedido por el Departamento Administrativo de
Seguridad en Proceso de Supresin a Migracin Colombia.

17. Disposicin final

La disposicin final de los documentos se refiere a la decisin que se tome con respecto al destino de los documentos, una vez culmine su retencin en el
archivo de gestin y archivo central. Esta disposicin est dada en las tablas de retencin documental, en 4 alternativas:

CT: Conservacin Total: los documentos deben ser conservados permanentemente y ser transferidos al Archivo General de la Nacin para su
custodia definitiva.
S: Seleccin: De la totalidad de la serie o subserie se toma una muestra representativa para su conservacin definitiva.
RT: Reproduccin Tcnica: Los documentos se reproducen a travs de un medio tcnico como la digitalizacin.
E: Eliminacin: Los documentos se eliminan una vez culmine su retencin en el archivo de gestin y/o central.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Se refiere a las etapas sucesivas por la que atraviesan los documentos de archivo desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal hasta
su eliminacin o integracin a un archivo permanente.

La Ley 594 de 2000, en su artculo 23. Formacin de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en
Archivos de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico.

Archivo de gestin: Esta fase comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental:

Produccin
Recepcin
Distribucin
Trmite
Organizacin
Consulta
Conservacin
Transferencia primaria
Disposicin final de documentos

Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental: Conservacin, Consulta, Transferencia secundaria
Disposicin final de documentos


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Archivo Histrico: A este archivo se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que de conformidad con las tablas
de retencin documental se valoran como de conservacin total. La transferencia documental de estos archivos se efecta a travs del Grupo
de Archivo y Correspondencia y su custodia la hace el Archivo General de la Nacin.




TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

El artculo 24 de la Ley 594 de 2000, seala Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retencin documental.

Las Tablas de Retencin Documental - TRD son una herramienta archivstica necesaria para la gestin documental. Esta permite la clasificacin de los
documentos generados y recibidos por la entidad, en razn a las funciones asumidas por las dependencias de la Unidad, facilitando la optimizacin y
racionalizacin de la produccin de los documentos.

Las TRD se elaboraron con base en los principios bsicos, esto son teniendo en cuenta la estructura orgnico funcional de la entidad con el fin de identificar las
series y subseries documentales cualquiera sea el soporte en que se generen.

Las TRD son parte fundamental del Programa de Gestin Documental de la entidad, mediante la aplicacin de las TRD, se garantizar la adecuada organizacin
de los archivos, facilitando la recuperacin de la informacin y dndoles una oportuna disposicin final.

Para dar cumplimiento a lo establecido en la mencionada normatividad la Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia, inicio actividades en octubre de
2012 para la elaboracin de las TRD, a travs del contrato 122 de 2012 suscrito con Servicios Postales Nacionales 4-72.

Para la elaboracin de la Tabla de Retencin Documental se aplic la siguiente metodologa sealada por el Archivo General de la Nacin:

Investigacin preliminar sobre Migracin Colombia

Compilacin de la informacin institucional: Se compilo informacin de la estructura orgnica funcional de la entidad como:

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacin y cambios estructurales de la entidad (Decretos,
resoluciones, acuerdos, directivas, entre otros)
Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y procedimientos.
Organigrama actual, resoluciones y actos administrativos de creacin de grupos internos de trabajo y asignaciones de funciones.

Entrevista con los productores de documentos:

Se hicieron entrevistas a todos los jefes de reas del nivel central (Direccin, Subdirecciones, Oficinas y Grupos) y a nivel regional en Andina y Caribe, con el fin
de aplicar la encuesta unidad documental para la definicin de:

Unidades documentales
Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.
Valoracin primaria de los documentos.

Anlisis e interpretacin de la informacin compilada

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Una vez compilada la informacin institucional, se hizo el anlisis estableciendo:

Cuadro de clasificacin documental
Series y subseries con los respectivos tipos documentales.
Valoracin y seleccin documental: identificacin de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de
archivo.
Relacin de normas internas y externas para la valoracin documental de las series y/o subseries documentales.
Definicin y alcance de las series y subseries.

2. Presentacin y Aprobacin

Una vez elaborada la propuesta de TRD para cada dependencia del nivel central, se someti a consideracin del respectivo jefe de rea, socializndolas y
ajustndolas en la medida en que as se requiri, as mismo para las Regionales que se tomaron como modelo. Estas fueron avaladas en primera instancia por
cada jefe.

Las TRD de Migracin Colombia fueron sometidas a consideracin del Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, quien emiti concepto de favorabilidad
mediante Acta de Reunin del 21 de julio de 2013.
De igual manera se expidi Resolucin Interna No. 0918 del 24 de junio de 2013, por medio de la cual se aprueban las TRD para Migracin Colombia.

Finalmente estas TRD sern presentadas ante el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin, para su evaluacin tcnica y
convalidacin, acompaada con los anexos que soporten su elaboracin.

3. Ajustes

En caso que el AGN efectu observaciones que den lugar ajustes, estos debern realizarse en el tiempo que seale el AGN.

De igual manera las una vez aplicadas las TRD, se podrn efectuar ajustes cuando se presenten las siguientes situaciones:

Necesidad de crear una nueva serie y/o subserie documental
Necesidad de suprimir una serie y/o subserie documental
Reestructuraciones de la estructura orgnico funcional de la entidad (creacin, fusin o supresin de dependencias)

Para todos los casos los ajustes sern efectuados por el Grupo de Archivo y Correspondencia, en coordinacin con las reas afectadas.

4. Aplicacin

Teniendo en cuenta la expedicin de la Resolucin No. 0918, una vez convalidadas las TRD de Migracin Colombia, por parte del Comit Evaluador de
Documentos del AGN, su aplicacin ser de obligatorio cumplimiento. Para su aplicacin, el Grupo de Archivo y Correspondencia realizar las siguientes
acciones:

Difusin de las TRD y el instructivo para su aplicacin
Difusin de la normas sobre organizacin de archivos de gestin.
Capacitaciones a nivel Nacional segn el Plan de Capacitacin Presencial sobre Gestin Documental, para funcionarios de la Unidad
Administrativa especial Migracin Colombia emitida por la Secretaria General con fecha 08 de Marzo de 2013. Esta capacitacin contempla
todos los aspectos bsicos necesarios para la aplicabilidad de esta herramienta.
Acompaamientos y seguimiento, de acuerdo con lo contemplado en el Plan Anual de Gestin.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

1. Transferencias primarias

El traslado de los documentos desde los archivos de gestin al archivo central de la entidad, una vez culmine su retencin en el archivo de gestin, se realizan
de conformidad con la tabla de retencin documental, por parte de la dependencia productora, en coordinacin con el Grupo de Archivo y Correspondencia,
atendiendo al respectivo cronograma de transferencias.

Teniendo en cuenta que Migracin Colombia, creada en octubre de 2011, entro en operacin a partir del 2012, los periodos de retencin de la documentacin
para ser transferida de los Archivos de Gestin al Archivo Central, inicia en la vigencia 2014. Para efectos de la planificacin de la entrega de la documentacin,
el Plan de Accin Gestin Documental 2013, prev la elaboracin del Plan Anual de Transferencias donde se determinarn las condiciones de entrega y
recepcin de la documentacin as como el cronograma respectivo a desarrollarse durante el 2014.

2. Transferencias Secundarias

En cumplimiento de lo ordenado en el artculo 2 del Decreto 1382 de 1995, el cual establece la obligacin de efectuar transferencias secundarias al Archivo
General de la Nacin, y como resultado del proceso de levantamiento del inventario documental y la organizacin archivstica de los expedientes de la serie
documental Historias de Extranjeros, adelantado en el marco del contrato interadministrativo No. 143 de 2010, la Unidad Administrativa Especial Migracin

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Colombia, hizo entrega de trescientos tres mil cincuenta y cuatro (303.054) expedientes de historias de extranjeros, que cumplieron con los periodos de retencin
y entran a ser patrimonio documental de la Nacin bajo la custodia del Archivo General de la Nacin.

La legalizacin de la transferencia secundaria, mediante la cual se hacen entrega fsica y real de la documentacin al Archivo General de la Nacin, qued
materializada en el Acta suscrita el 12 de diciembre de 2012, dentro de la cual se estipula que Migracin Colombia debe efectuar el acompaamiento del proceso
de revisin, verificacin, y determinacin del protocolo para el acceso a los expedientes, para lo cual, en el evento de presentarse variaciones en las cantidades,
se harn los ajustes y correcciones correspondientes.

En desarrollo de lo previsto en el Acta de Transferencia suscrita con el Archivo General de la Nacin, Migracin Colombia viene prestando el acompaamiento
del proceso de revisin, verificacin, y determinacin del protocolo para el acceso a los expedientes, para lo cual, en el evento de presentarse variaciones en las
cantidades, se harn los ajustes correspondientes. Para desarrollar dichas actividades, la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIN COLOMBIA,
suscribi el Contrato Interadministrativo 40 de 2013 con la sociedad Servicios Postales Nacionales 4-72.

3. Custodia

Con el fin garantizar la autenticidad de la evidencia que se utilizara como prueba dentro de un proceso de investigacin judicial. Se utiliza para resguardar la
evidencia y para evitar adulteraciones, prdidas y contaminaciones de la misma. Por lo tanto, cualquier personal por cuyas manos pase la evidencia, es
responsable de guardar la cadena de custodia.
Los archivos de los expedientes de las Historias de Extranjeros vienen siendo almacenados en depsitos o bodegas que cumplen con las condiciones tcnico
ambientales requeridas para garantizar su preservacin, salvaguarda, acceso y consulta, a travs de Contratos Interadministrativos suscritos con el Archivo
General de la Nacin. Lo anterior, debido a que Migracin Colombia no cuenta con la infraestructura suficiente para el almacenamiento y conservacin de la
documentacin.

CONSULTA

Migracin Colombia garantiza el acceso a la documentacin de archivo a los servidores y ciudadanos que requieran informacin, de conformidad con las normas
legales sobre acceso y reserva de los documentos y dems que apliquen segn el caso.

Usuarios internos. La consulta se surte con base en los procedimientos establecidos internamente. En caso de requerirse el retiro de los
documentos de la dependencia responsable, se deja el registro en los controles correspondientes mediante la implementacin de formatos para
control de prstamos.

Ciudadanos externos. Los archivos deben atender a los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, escrita, por correo
electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente. De ser necesario a obtener copia de los mismos (cumpliendo los requisitos para cada
caso).

RESERVA

De los archivos de la Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia, el registro de extranjeros, los documentos que contienen informacin judicial e
investigaciones de carcter migratorio y el movimiento migratorio, tanto de nacionales como de extranjeros, tienen reserva legal por estar relacionados con la
seguridad nacional y por involucrar la privacidad de las personas. Esto de conformidad con el artculo 32 del Decreto 834 de 2013, concordado con el artculo 12
de la Ley 57 de 1985 y el numeral 4 del artculo 24 de la Ley 1437 de 2011.

No obstante, la anterior informacin que se lleva en la Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia, podr ser entregada a:

Los funcionarios judiciales y de polica que adelanten investigaciones respecto de la persona registrada.
Las autoridades y entidades que cumplan funciones administrativas que siendo constitucional y/o legalmente competentes para ello necesiten conocer la
informacin para el debido ejercicio de sus funciones o por virtud de disposicin legal expresa que lo establezca.
El titular del dato o informacin.
Los parientes del titular del respectivo registro, hasta el cuarto grado de consanguinidad en lnea ascendente o descendente y primero civil.
El cnyuge o compaero permanente debidamente reconocido del respectivo titular del registro.
Los terceros que cuenten con la facultad expresa mediante poder especial debidamente otorgado por el titular de la informacin en cumplimiento de lo
dispuesto por el numeral 4 del artculo 24 de la Ley 1437 de 2011 o por virtud de disposicin legal expresa que lo establezca.

Mediante Resolucin 790 de 2013 se cre el Comit Tcnico del Sistema de Gestin de Seguridad de Informacin, de Migracin Colombia, con el propsito
entre otros, de asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios el Sistema de Gestin de Seguridad de la informacin. De igual
manera se expidi la Directiva 017 de 2013, en la que se establecen y definen las polticas de seguridad y normas de uso de la infraestructura de tecnologa,
con el fin de garantizar la proteccin de la informacin institucional y la Directiva 054 de 2013, por la cual se adopta la poltica de seguridad de la informacin
SGSI con el fin de proteger los activos de informacin de Migracin Colombia, asegurar el cumplimiento de la confidencialidad, integridad, disponibilidad y
legalidad de los mismos.

INVENTARIO

El artculo 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 establece como obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.


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En el Acuerdo 042 de 2004 del Archivo General de la Nacin se establecen los parmetros para organizar los archivos de las entidades pblicas y privadas que
cumplan funcin pblica y se regula el inventario nico documental, suministrando las pautas para su realizacin.

De igual manera el Decreto 2578 de 2012, en el artculo 24, establece que es responsabilidad de las entidades del Estado a travs del Secretario General o de
otro funcionario de igualo superior jerarqua y del responsable del Archivo o quin haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de
archivo que se encuentren en poder de servidores pblicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones. As mismo, debern
denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligacin para las acciones del caso. Es su pargrafo seala que es deber de entregar
inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor pblico, tanto de los documentos fsicos en archivos tradicionales, como a los documentos
electrnicos que se encuentren en equipos de cmputo, sistemas de informacin, medios porttiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o
medio electrnico.

El inventario documental de la entidad deber ser publicado en lugares visibles y en medios electrnicos de fcil acceso a los ciudadanos, de conformidad con lo
establecido en la Metodologa para la Implementacin del Modelo de Gestin Integrado de Planeacin y Gestin, de la presidencia de la Repblica.

En los archivos de gestin, el Grupo de Archivo y Correspondencia viene impartiendo instrucciones para la elaboracin y administracin de los inventarios de
conformidad con el Acuerdo 042 de 2002. Mediante la implementacin del Formato nico de Inventario Documental FUID. Debido a lo restringido del formato
en Migracin Colombia se administrarn columnas adicionales que permitan incorporar ndices de acceso o descriptores para hacer eficiente los procesos de
bsqueda.

Dentro del contrato interadministrativo No. 143 de 2010, la Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia, se llev a cabo el proceso de levantamiento del
inventario documental y la organizacin archivstica de los expedientes de la serie documental Historias de Extranjeros, Dentro de la transferencia secundarias
efectuadas con el Archivo General de la Nacin. En la entrega de trescientos tres mil cincuenta y cuatro (303.054) expedientes de historias de extranjeros, que
cumplieron con los periodos de retencin y entran a ser patrimonio documental de la Nacin bajo la custodia del Archivo General de la Nacin.

Los inventarios documentales, actualmente se administran en hojas de clculo Excel. Hacia el mediano y largo plazo se tiene previsto su administracin en el
mdulo de administracin de archivos del software de gestin documental.

ndices

Mediante la gestin electrnica, digital y la administracin de los expedientes virtuales basados en las TRD, y la introduccin de metadatos se obtendrn ndices
de acceso para la recuperacin de la informacin.

Dentro de la gestin documental de la entidad, se disearn otros instrumentos de consulta de la informacin que faciliten el acceso a los documentos, mediante
la implementacin de herramientas tecnolgicas.

POLTICA CERO PAPEL Y GESTIN ELECTRNICA DEL DOCUMENTO

El Plan Nacional de Desarrollo de 2010 2014 tiene dentro de los propsitos del gobierno nacional el establecimiento de una gestin pblica, efectiva, eficiente
y eficaz, para lograrlo contempl la estrategia denominada Poltica Cero Papel, la cual consiste en sustituir los flujos documentales generados en papel, por
soportes y medios electrnicos, sustentados en la utilizacin de tecnologa de la informacin y las telecomunicaciones, con el fin no solo de evitar el impacto
ambiental sino adems incrementando la eficiencia en la administracin pblica.

Como aporte al Plan Estratgico Institucional de Migracin Colombia, especficamente para desarrollar la poltica de Modernizacin Tecnologa, desde la gestin
documental la implementacin de la Poltica gubernamental de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, se plantean acciones institucionales para la
implementacin de la iniciativa, en cuatro componentes principales:
Procesos y procedimientos: ajustes a nivel de procesos y procedimientos que se requieran.

1. Cultura organizacional: promover activamente el cambio de cultura, en cuanto a la utilizacin de documentos y procedimientos normalizados para la
administracin de documentos electrnicos de archivo.

2. Componente normativo y de gestin documental: Aplicacin de normas externas e internas sobre la gestin documental.

3. Componente Tecnolgico: Diseo de un programa de gestin documental que incorpore la gestin electrnica de documentos.

Con el propsito de dar cumplimiento a lo establecido por el Gobierno Nacional, la UAEMC ha desarrollado y realizado las siguientes acciones:

Elaboracin del diagnstico de produccin documental.
Expedicin de la Directiva 049 del 13 de marzo de 2013.
Implementacin del software de gestin documental.

De igual manera se han implementado campaas para que los funcionarios sigan las siguientes recomendaciones:

Fotocopiar e imprimir a doble cara.
Reduccin en impresin y reproduccin en soporte papel.
Imprimir a doble cara, con excepcin de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema de Gestin de Calidad o Programa de
Gestin Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja.
Reducir el tamao de los documentos al imprimir o fotocopiar.

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Elegir el tamao y fuente pequeos
Lectura y correccin en pantalla
En las versiones finales o en documentos oficiales debern utilizarse las fuentes y tamaos determinados por el Sistema de Gestin de Calidad o las
normas relacionadas con estilo e imagen institucional.
Configuracin correcta de las pginas
Verificar la configuracin de los documentos antes de dar la orden de impresin. Para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las
opciones de revisin y vista previa para identificar elementos fuera de las mrgenes.
Revisar y ajustar los formatos
Reciclar
Implementacin de herramientas de tecnologa
Uso de la Intranet: se puede evitar la impresin est la posibilidad de publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran tamao que no
admiten el correo electrnico. Adicionalmente la Intranet puede configurar servicios de informacin y referencia en lnea para consolidar elementos
de interaccin y trabajo colaborativo tales como blogs, wikis, foros, entre otros.
Uso del correo electrnico: el correo electrnico debe constituir la herramienta para compartir informacin evitando el uso de papel.
No imprimir correos electrnicos a menos que sea estrictamente indispensable.

Como parte del PGD y en atencin a lo sealado en la Ley 594 de 2000, por la cual se expide la Ley General de Archivos, la UAMC incorporar el uso de nuevas
tecnologas, de conformidad con la Ley 143 de 2011, Ley 906 de 2005, el Decreto 2609 de 2012, la Circular 005 de 2012 del AGN.
Como punto de partida la Unidad est desarrollando una nueva herramienta tecnolgica para la gestin del documento fsico y electrnico, con la
implementacin del Software de Gestin Documental (SGD), bajo la Licencia Pblica General GNU/GPL la cual est orientada principalmente a proteger la libre
distribucin, modificacin y uso de software. Este software desarrolla funcionalidades para la administracin de los flujos documntales y archivsticos con el fin
de garantizar la calidad de los procesos documentales dentro de una organizacin.

El software es un sistema web que le permite a la entidad acceder fcilmente mediante cualquier navegador a travs de Internet o Intranet para gestionar la
trazabilidad de los documentos, evitando as en un gran porcentaje el manejo de documentos fsicos.

Mediante la implementacin del software de Gestin Documental se lograr la administracin de la documentacin desde su captura, registro, clasificacin,
archivo, que controle el acceso, facilite la publicacin y recuperacin as como su disposicin final, con todas las medidas de seguridad necesarias. Esto har
posible el manejo del expediente virtual, lo cual permitir el acceso oportuno a la informacin.

De igual manera la herramienta tecnologa para la administracin documental, se integrar con otros aplicativos de la entidad de manera que se facilite la
gestin y trmites adelantados por la entidad.

1. Implementacin de la firma electrnica

La Ley 527 e 1999, en su artculo 2, literal c, define la firma electrnica se define como el valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando
un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto de mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente
con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin.

El uso de la firma digital tiene la misma fuerza y efectos que la firma manuscrita siempre y cuando sea nica a la persona que la usa y est bajo su control, sea
susceptible de ser verificada, est bajo control exclusivo de la personal que a use, est ligada a la informacin o mensaje y est conforme a la reglamentacin,
art.28
La implementacin de la firma electrnica es una alternativa que ser adoptada por Migracin Colombia a partir del anlisis de las condiciones administrativas
que permitan establecer protocolos claros con base en la normatividad e instrucciones que se den desde las instancias competentes en el tema.

De igual manera que garanticen el documento con firma electrnica cumpla con los requisitos de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad
y conservacin que garanticen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, de conformidad a lo establecido en la Ley 527 de 1999. Para el efecto, dentro
del Plan de Accin para la implementacin de la Poltica Eficiencia Administrativa y cero papel, se tiene previsto realizar las siguientes actividades:

2. Implementacin de la poltica

Formulacin de la poltica cero papel para Migracin Colombia: Directiva 049 de 2013 sobre Eficiencia Administrativa y Poltica cero papel.
Diseo del indicador para la medicin de la eficacia y el impacto de la poltica de cero papel.
Realizar seguimiento a los indicadores de cero papel.
Socializar y sensibilizar la poltica institucional de cero papel y promover el cambio de cultura frente al consumo de papel a todos los funcionarios de
Migracin Colombia a nivel nacional, a travs de campaas masivas de divulgacin.

3. Seguimiento a la implementacin

Realizar seguimiento a la ejecucin del Plan de Cero Papel en Migracin Colombia.
Realizar informe de resultado de las actividades desarrolladas frente a la estrategia de Cero Papel a la Alta Consejera del Buen Gobierno y
Eficiencia Administrativa, el Archivo General de la Nacin y el Programa GEL


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4. Sustitucin de memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electrnicos

Adelantar la Fase I del Proyecto: Puesta en produccin del software de gestin documental (Mdulo de Correspondencia)
Adelantar la Fase II del Proyecto: Articulacin del software de gestin documental a PLATINUM con prueba piloto del Procedimiento salida de
menores.
Adelantar proceso de outsourcing de impresin.
Realizar la distribucin nacional de las herramientas tecnolgicas.

5. Intercambio de correspondencia entre entidades por medios electrnicos

Elaborar concepto sobre la legalidad de los formatos electrnicos y la generacin de archivos en formatos PDF con las imgenes de los documentos
para su administracin en expedientes electrnicos.
Realizar integracin de bases de datos INTERPOL - MC.

6. Mejoramiento trmites y procedimientos

Elaborar documento que defina los tiempos establecidos en trmites ante usuarios externos.
Definir cules documentos y qu funcionarios requieren implementacin de firma digital o mecnica.
Adelantar contrato de adquisicin de firmas digitales.
Elaborar estudio para determinar espacios de almacenamiento.
Elaborar estudio para identificar los documentos de las hojas de vida de extranjeros que deben ser digitalizados
Elaborar modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos
Definir perfiles de acceso al sistema Platinum.
Realizar revisin de los Flujos documentales TRD.

Para la utilizacin de la firma electrnica Migracin Colombia deber obtener previamente un certificado digital, expedido por una entidad certificadora
acreditada por el Organismo Nacional de Acreditacin de Colombia para prestar sus servicios en el pas.

En toda actuacin administrativa o judicial, no se negar eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de informacin en forma de un mensaje de
datos, por el slo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razn de no haber sido presentado en su forma original.

La conservacin de registros y mensajes de datos se podr realizar directamente o a travs de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones
enunciadas en la Ley 527 de 1999.