JOHANA GUADALUPE CHAVARRIA GOMEZ

ANTECEDENTES DE LAS COMPRAS

Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre. Empezaron cuando el hombre
dio en trueque o en cambio alguna de sus propiedades por la posesin de una pertenencia
ajena. La compra ha sido siempre bsica para el progreso y la riqueza del hombre, trtese
de su progreso o riqueza personal o como parte de sus funciones ya organizadas en grupo.
Toda actividad industrial exige materiales y suministros para su funcionamiento. Antes de que
una rueda pueda empezar a girar dentro de un proceso fabril, deben tenerse materiales al
alcance de la mano, y la seguridad de que el abastecimiento de dichos materiales ser
continuo, con el fin de hacer frente a las necesidades y los programas de produccin. La
calidad de los materiales debe ser la adecuada para el objeto a que se destinan y la
conveniente para el proceso y el equipo utilizados. El hecho de no cumplir con algunos de
estos requisitos puede implicar costosas demoras (provocando con frecuencia que el costo
rebase en un amplio margen el valor de los materiales mismos), produccin deficiente,
productos de mala calidad, fallo en el cumplimiento de los tiempos de entrega y descontento
entre los clientes. Para mantener una posicin vendedora favorable, capaz de hacer frente a la
competencia y rendir beneficios satisfactorios, se deben adquirir los materiales al precio ms
bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio. El precio de la obtencin de estas
materias y el de almacenamiento de las exigencias debern mantenerse tambin a un nivel
econmico.

Aprovisionamiento: Aprovisionamiento se entiende la actividad de comprar ms la gestin,
planificacin y control de materiales.
Se puede identificar como Objetivo general del rea de aprovisionamiento el conseguir que el
producto o servicio est disponible cuando se necesite, con la calidad adecuada, la cantidad
necesaria y en el plazo oportuno, al menor coste posible. La importancia de contar con un rea
de aprovisionamiento radica principalmente en los siguientes puntos:
El aprovisionamiento como fuente de la informacin:
Fuente para integrar presupuestos. Fuente para clasificar los gastos de compra Fuente para
identificar gastos provenientes de departamentos, talleres o reas. Fuente para identificar
gastos de compra relacionados a la fabricacin serial o de nuevos proyectos. Fuente para la
seleccin de proveedores. Fuente para adquisicin de productos.
El aprovisionamiento como factor influyente en la situacin econmica de la empresa:
Influye debido a la importancia de los costos de material. Influye por las posibilidades de
adquisicin de financiamientos con los proveedores. Influye por la gestin de existencias.
La empresa: funciones y organizacin;
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En resumen, una empresa que funciona es aquella en la que:

1- El dpto Comercial/Ventas consigue vender los objetivos de ventas planteados para que la
empresa consiga una rentabilidad, atendiendo y fidelizando a los clientes.

2- El dpto de Produccin fabrica la produccin ms el stock objetivo que luego
ser comercializado por Ventas cumpliendo los objetivos de gastos.

3- El dpto de Compras adquiere buenas materias primas a buen precio siempre cuando es
necesario, sin roturas de stock.

4- El dpto de Administracin contabiliza las facturas emitidas y recibidas, cobra a los clientes,
paga a los proveedores y plantilla, y liquida los impuestos en las fechas correspondientes.

5- El dpto Financiero consigue financiacin para las necesidades de la empresa (inversiones o
circulante), planifica para que sta siempre tenga dinero para afrontar sus pagos puntualmente
y tenga una situacin patrimonial saneada (balance solvente), y controla que la actividad
resulte rentable (cuenta de PyG con beneficios).

6- El dpto de Control de Gestin supervisa y vigila que todos los departamentos cumplan sus
objetivos, reportando a la direccin general.

7- El dpto de Marketing colabora con el Comercial para conseguir ms ventas y atender mejor a
los clientes
8- El dpto de Recursos Humanos gestiona a las personas para garantizar el cumplimento de las
distintas funciones en cada jornada y que los puestos estn siempre cubiertos, aplica las
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frmulas de contratacin ms adecuadas en cada caso, remunera a los trabajadores y los
mantiene motivados.

9- La Direccin/Gerencia marca los objetivos estratgicos a alcanzar por la empresa, y
funcionales a alcanzar por cada departamento, y supervisa y coordina su cumplimiento,
asignando recursos y presupuestos para cada uno.

El departamento de compras:El departamento de compras es el encargado de adquirir los
productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para
que sta pueda conseguir los objetivos marcados.
Como es obvio el departamento de compras no puede cumplir su funcin de forma aislada;
para conseguir una buena gestin, al mnimo coste posible, la organizacin debe permitir la
coordinacin de las tareas a realizar y la conexin con otros departamentos de la empresa.
La planificacin de las compras y la programacin del aprovisionamiento se realizan en
coordinacin con los objetivos y estrategias de otras reas funcionales de la empresa. Es decir,
se tienen en cuenta como mnimo:
Los presupuestos elaborados en el departamento financiero.
Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de produccin.
Los clculos realizados por el personal de la gestin de stock y de almacn.
Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.
Con una buena gestin de compras la empresa obtiene ventajas al incrementar los beneficios
en ventas, debido, sobre todo, a la reduccin de costes.

Aprovisionamiento y compras:Las estrategias de compra y aprovisionamiento deben estar
basadas en la evaluacin de los requerimientos y en las condiciones del mercado.

Dependern de los niveles de costos de los compradores y de los riesgos de aprovisionamiento
involucrados. Tambin es necesario considerar temas como la cantidad y clase de proveedores
a emplear, el tipo de relacin a establecer con stos y los contratos a suscribir; as como la
gerencia de cada socio Estratgico y cada contrato.

Necesidades de aprovisionamiento: En la previsin de las necesidades de aprovisionamiento
surgen dos tipos de situaciones que tienen gran incidencia en la misma; una est referida a la
cantidad de artculos o materiales a gestionar y la otra a la eleccin de la tcnica de previsin
ms adecuada para que las estimaciones sobre los requerimientos de los mismos sean
correctas.
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Productos y materiales:El producto es un conjunto de materiales que ha sufrido un proceso de
elaboracin, transformacin o fabricacin y que tiene como finalidad una transaccin mercantil
de compraventa.
Los materiales son los componentes del producto, son bienes tangibles que se pueden
encontrar en la naturaleza o ser el resultado de un proceso de transformacin.
Generalmente, los materiales que se utilizan en el proceso de elaboracin de un producto son
objeto de almacenamiento, y por ello dentro de la empresa se denominan bajo el nombre
comn de stocks o existencias.
Los bienes que forman las existencias o stocks son los siguientes:
Mercaderas: son productos adquiridos por la empresa y que los tiene almacenados hasta el
da de la venta y entrega al cliente, sin que durante ese tiempo hayan sufrido ninguna
transformacin.
Materias primas: son los materiales que utiliza la empresa para fabricar otros productos.
Otros aprovisionamientos: en este apartado se incluyen:
Elementos y conjuntos incorporables: son productos fabricados fuera de la empresa, y
adquirirlos para incorporarlos a sus productos sin someterlos a transformacin.
Combustibles: son materiales de consumo que no se incluyen en el producto
transformado pero tienen la misin de facilitar el proceso.
Repuestos: son piezas de recambio para instalar en equipos y mquinas; no se incluyen
en el producto transformado pero tienen la misin de facilitar el proceso.
Materiales diversos: son otros materiales de consumo que no pertenecen a los
conceptos anteriores y al igual que ellos no se incorporan al producto fabricado.
Embalajes: son cubiertas o envolturas; unas veces se utilizan para empaquetar varias
unidades de un mismo artculo y en otras slo son necesarios para proteger el producto
durante el almacenaje y el transporte.
Envases: son recipientes destinados a contener, proteger o resguardar el producto.
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Material de oficina: es el que se utiliza en las gestiones administrativas derivadas de la
comercializacin (etiquetas, impresos, documentos (pedidos, albaranes, facturas)).
Productos en curso: son aquellos que se encuentran en proceso de fabricacin o
transformacin, al cierre del ejercicio o cuando hacemos inventario al final de mes o semana.
Productos semiterminados: son aquellos que han pasado todo el proceso de fabricacin pero
no estn preparados para la venta por tener que incorporarles algn elemento que la empresa
compra a otro fabricante,
Productos terminados: son los que han concluido todo el proceso de fabricacin e incluso
llevan incorporados los materiales de acondicionamiento.
Subproductos, residuos y materiales recuperados, comprenden:
Los subproductos son artculos de carcter secundario o accesorio al producto principal.
Se fabrican con restos de materia prima recuperable.
Los residuos se obtienen al mismo tiempo que los productos o subproductos. Cuando
los restos de materia prima no tienen aplicacin en la propia empresa, pero pueden ser
utilizados y se venden como restos o residuos a otras empresas.
Los materiales recuperados son los que regresan nuevamente al almacn despus de
haber sido utilizados en el proceso productivo, como es el caso de los envases de
vidrio.
Circuito y flujo de materiales: El circuito o camino que recorre el producto al trasladarse desde
el centro de extraccin (mina, bosque, huerta) o el centro de produccin (fbrica) hasta que
llega al cliente o consumidor se hace en dos etapas: una desde el centro de extraccin a la
fbrica o almacn, que se conoce como canal de aprovisionamiento, y otra desde la fbrica o
almacn a los puntos de venta y se denomina canal de distribucin.
Una vez que los materiales y mercancas han llegado a la empresa, los flujos reflejan las
entradas y salidas que se producen en las distintas secciones o almacenes al realizar las
actividades de fabricacin y venta.
Las empresas industriales se caracterizan por su actividad transformadora y cumple tres
funciones bsicas:
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Aprovisionamiento de materias primas y otros materiales que se obtienen con el fin de
someterlos al proceso de elaboracin o transformacin.
Transformacin de los materiales en productos terminados y aptos para la venta.
Distribucin y venta de los productos fabricados.
Las empresas comerciales centran su actividad en las funciones de aprovisionamiento y
distribucin.
El aprovisionamiento en las empresas comerciales mayoristas proviene directamente
del fabricante; mientras que en las detallistas el proveedor puede ser un fabricante o un
distribuidor mayorista.
La distribucin, en la empresa mayorista, se dirige a travs de empresas detallistas y en
el caso de stas, directamente al consumidor final.
Las empresas de servicios centran sus funciones en satisfacer las necesidades de los clientes.
Los bienes que adquieren son para llevar a cabo la actividad que realizan y al ser de uso,
generalmente, no se almacenan.

Tipos de Organigramas:
1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a ella
en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman.

Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin,


Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector de
actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el trmino mesoadministrativo
corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector pblico, aunque
tambin puede utilizarse en el sector privado.




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2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

o Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean
con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como
informacin accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben
expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de lneas y unidades
asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de
ciertas dimensiones.
o Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de
cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja
de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de anlisis de un
presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas
partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos
instrumentos y sus aplicaciones.

o Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento
planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de
su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se
considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la
S.A.

o Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no
cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin.


3. POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
o Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta
determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector
pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en
tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u
oficina.

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o Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la
organizacin.



4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
o Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas
de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene
anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.



o Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems
de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran
utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma
general.


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o De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el
nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.




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5. POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide en cuatro
tipos de organigramas:
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en
la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma
escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los
manuales de organizacin recomiendan su empleo.



Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en
el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en
tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas
horizontalmente.



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Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para
ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de
organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.



De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar
un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura,
permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.


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Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua
se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales
representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los
extremos, y el ltimo crculo, sea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua
de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y
las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras.


Bibliografa:
[1]Manual de logstica 2000 Grupo Ventra.
[2] Enciclopedia Sopena, Ed. Ramn Sopena S.A. Provenza 95 Barcelona, pg. 11
Publicado 24th August 2011 por administrador
Ing. M.Sc. Edgar CorreaGerente-Director Instituto Tecnolgico del Transporte - Colombia
Consultor, Asesor y Conferencista de xito en Desarrollo Empresarial; Director General del
Centro de Gestin y Desarrollo Empresarial de los Transportes; CEO de www.travinco.com ;
Director de las Revistas especializadas en transporte y logstica: "Nueva Ruta el Transporte al
Da" y Magazn Transporte
http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html
TIPOS DE ORGANIGRAMAS - Promonegocios.net