Mejoramiento Funcional

FECHA VERSIN
12/1/2010 5
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
DESCRIPCION DEL HALLAZGO CAUSA ACCIONES
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL
Auditoria Interma- NTC-
ISO/IEC 17025
NC
Los mtodos de ensayo que aplica el
laboratorio no se han revisado frente a la
ltima versin vigente de Standard
Methods for the Examination of Water
and Wastewater, (21th ed, 2005). Se
incumple el requisito 5.4.2 de la norma
No se habia considerado
necesaria la revision de los
metodos frente al ultima edicion
debido a que los resultados de
las pruebas de competencia han
sido satisfactorios.
Adquisicion del Standard Methods for the
Examinatin of water an Wastewater,(21
th ed, 2005). Revisin de los Metodos
aplicados en el laboratorio. Revalidacin
de los mtodo si aplica. Implementacion
de las metodologias revalidadas.
AC
Subdirector de
desarrollo sectorial
sostenible. Profesional
universitario -
Coordinador de
laboratorio. Analistas
Standard Methods for the Examinatin of water an
Wastewater,(21 th ed, 2005) adquirido - Metodos
revisados. Revalidacin e Implementacion de los mtodo si
aplica.
3/1/2010 3/15/2010 12/30/2012 ABIERTA 4/17/2012
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL
Auditoria Externa- NTC-
ISO/IEC 17025
OBS.
Los mtodos de anlisis de Laboratorio
siguen los lineamientos del Standard
Methods Ed.20, 1998, a pesar que ya
existe la Ed.21, 2005.
Los mtodos de anlisis DBO5, DQO,
SST, pH y CE fueron validados en 2002 y
aos anteriores.
A pesar de que se evidencia la validacin
del anlisis de pH utilizando el pHmetro
Metrohm en el ao 2000, falta evidenciar
la confirmacin del mtodo utilizando los
equipos de campo Mettler Toledo. Se
afecta el cumplimiento de los requisitos:
4.13.2.1., 4.13.2.2., 5.4.2., 5.4.5.3. de la
norma NTC-ISO/IEC 17025:2005
Debido a que los resultados de
las pruebas de competencia han
sido satisfactorios, no se
considero necesaria la revision
de los metodos frente al ultima
edicion, ni su revalidacion.
Igualmente como se contaba con
la validacion del metodo de pH
no se penso que al utilizar otro
equipo era necesaria la
ampliacion de esta confirmacion .
Adquisicion del Standard Methods for the
Examinatin of water an Wastewater,(21
th ed, 2005). Revisin de los Metodos
aplicados en el laboratorio. Revalidacin
de los mtodos en que aplique y de
aquellos que tengan fecha de validacion
poco reciente. Implementacion de las
metodologias revalidadas. Confirmacin
del mtodo SM 4500-H+B, utilizando los
equipos de campo Mettler Toledo.
AM
Subdirector de
sostenible. Profesional
universitario -
Coordinador de
Standard Methods for the Examinatin of water an
Wastewater,(21 th ed, 2005) adquirido - Metodos
revisados. Revalidacin, confirmacion e Implementacion de
los mtodo que apliquen.
3/23/2010 4/5/2010 12/30/2012 ABIERTA 4/17/2012
NC
NTCGP 100:2004 Numeral 5.1 tem (e)
MECI : Estructura organizacional
Falta de recursos fsicos y tecnolgicos
para el desarrollo del los
procedimientos.Territorial Pamplona
NO SUMINISTRO DE LOS
RECURSOS POR PARTE DE
LA ALTA DIRECCION
SOLICITAR A LA ALTA DIRECCION EL
SUMINISTRO DE LOS RECURSOS
AC JAIRO A. SUAREZ
DEPENDE DE LA RESPUESTA DE LA ALTA
DIRECCION
10/21/2010 11/2/2010 7/31/2012 ABIERTA

24/02/2012
NC
NTCGP 1000: 2009
Numeral 6.3 Item (A)
MECI: infraestructura apropiada de
trabajo
La territorial Ocaa no cuenta con las
instalaciones adecuadas para el manejo
de fauna decomisada. Territorial Ocaa
Falta de recursos para la
adecuacin de las instalaciones
Inclusin en el presupuesto de la
vigencia 2011, de recursos para la
adecuacin de instalaciones para la
fauna decomisada
AC
Director Territorial
Ocaa
9/21/2010 11/2/2010 6/30/2012 ABIERTA 2/9/2012
NC
NTCGP 1000:2009
Numeral 6.2.2 Item
( B) MECI: desarrollo del talento humano
En personal de la oficina de control y
vigilancia no se encuentra capacitado
para el manejo de serpientes. Territorial
Ocaa
falta de Capacitacin a los
funcionarios sobre el manejo de
fauna
SOLICITAR Proseso de talento humano
la programacion y capacitacion del
personal en el manejo de fauna exotica
AC
Director Territorial
Ocaa
9/21/2010 11/2/2010 6/30/2012 ABIERTA 2/9/2012
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL
Revisicin del proceso,
resolucion de
Acreditacion de
parametros
NC
Suspensin provisional de la acreditacion
del parametro de Hierro Total
Perdida de la prueba de
desempeo del parametro de
hierro total por dos aos (2008 y
no se presento la prueba y 2009
resultado insatisfactorio) y
Presentacion de prueba de
evaluacion de desempeo del
IDEAM con satisfactorio para el
parametro de Hierro.
.
Solicitar anualmente las pruebas de
evaluacion de desempeo del IDEAM
incluyendo todos los parametros
acreditados. Aplicacin de
evaluacion de desempeo
intralaboratorios al analista responsable
del parametro
AC
Profesional
universitario -
Coordinador de
Solictud de pruebas de evaluacion de desempeo del
IDEAM con todos los parametros acreditados incluidos.
Registro de evaluacion de desempeo intralaboratorios de
hierro total ejecutada Resultado satisfactorio en la prueba
de desempeo del IDEAM
9/15/2010 9/15/2010 6/30/2012 CERRADA 4/17/2012
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL Y/O INDIVIDUAL
PERIODO DE SUSCRIPCION:
Cumplimiento del 100 %.
Se obtiene resultado
satisfactorio en prueba de
desempeo
interlaboratorios, se
evidencia mediante los
resultados de las pruebas
del IDEAM ejecutadas en
Diciembre de 2011.
Cumplimiento del 56%
Se revalidaron 4
parametros. Pendientes
por revalidar 3 parametros
que son: DQO, Aceites y
grasas y Cromototal.
Se reprograma la fecha de
cumplimiento de la accin
para el 30 de diciembre de
2012.
Se han revalidado 5
parmetros: DBO5,
Conductividad, SST, ST, y
PH. Quedan pendientes
por revalidar 3 parmetros:
Aceites y Grasas,
Cromototal y DQO.
Se reprograma la fecha de
cumplimiento de la accin
para el 30 de diciembre de
2012.
EVALUACION
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL
AUDITORIA CALIDAD
La ejecucin de la accin
se realizar en el 2012.
Reprogramar la fecha para
el 30/06/2012.
No se ha realizado la
capacitacin.
el 30/06/2012.
MPE-01-F-02-8
Pgina 1 de 1
OBSERVACIONES
MANUAL DE PROCESOS DE EVALUACION
CONTROL, EVALUACIN Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION
AUDITORIAS INTEGRALES DE GESTION
Se ejcutar en el 2012, a
la fecha la Alta Direccin
no ha asignado recursos
par la adecuacin.
el 31/07/2012.
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL
Pruebas de evaluacion de
Desempeo 2010
NC
Perdida de la acreditacion del
parametro de Hierro y suspencion
provisional de la acreditacion de los
parametros de Nitrogeno total y Amonio
Resultado insatisfactiorio en
la prueba de desempeo
interlaboratroios del IDEAM para
los parmetros Hierro, Nitrogeno
Total y Amonio.
Realizar pruebas intralaboratorios con
valores de referencia similares a las de
las pruebas enviadas por el IDEAM y en
identicas condiciones para revisar el
procedimiento, detectar fallas y realizar
correcciones en el mismo. Presentar las
pruebas de desempeo interlaboratorios
del IDEAM con resultados satisfactorios
en los parametros de Hierro, Nitrogeno
Total y Amonio. Solicitar la Auditoria del
IDEAM para la acreditacion del
parametro de Hierro.
AC
Profesional
universitario -
Coordinador de
laboratorio. Analista
asignado
Resultados satisfactorios de las pruebas intralaboratorio y
del IDEAM para los parmetros de Hierro, Nitrgeno Total
y Amonio y Acreditacion del parametro de Hierro
4/29/2011 5/5/2011 30/11/2012 ABIERTA 8/30/2012
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL
Revisin proceso,
desempeo de equipos
AM
No se cuenta con un electrodo, sonda
DBO con agitador de repuesto para el
equipo YSI modelos 52 y 50B, en caso de
presentar falla, por lo tanto puede
presentarse el incumplimiento del
requisito 5.5.1 de la norma NTC/ISO IEC
17025:2005
El electrodo sonda que se tenia
en stok fue puesta en en
funcionamiento
Adquisicion de electrodo, sonda DBO
con agitador Modelo YSI 5905 para el
equipo YSI modelos 52 y 50B
AP
Subdirector Desarrollo
sectorial Sostenible.
Profesional
universitario -
Coordinador de
laboratorio
Electrodo, sonda DBO con agitador Modelo YSI 5905 para
el equipo YSI modelos 52 y 50B en stock
2/17/2011 3/30/2011 3/30/2012 CERRADA 4/17/2012
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL
Revisin proceso,
desempeo de equipos
AM
El equipo tubidimetro no cuenta con una
celda adicional en caso de que se
presente un incidente con la actual,
impidiendo la realizacion de mediciones
en el equipo, por lo tanto puede
presentarse el incumplimiento del
requisito 5.5.1 de la norma NTC/ISO IEC
17025:2005
Falta de una celda en stock
Adquisicion de celda para turbidimetro
Ref. 20849-00 Marca Hach
AP
Subdirector Desarrollo
sectorial Sostenible.
Profesional
universitario -
Coordinador de
laboratorio
Celda para turbidimetro en stock 3/30/2011 4/29/2011 3/30/2012 CERRADA 4/17/2012
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL
Autoevalucin del
proceso
NC
No se esta asegurando la permanacia de
personal para desarrollar la prestacin de
servicios de analsis en el laboratorio,
afectando el cumplimiento del numeral
5.2.3 de la norma ISO- NTC 17025 del
2005. Se suspenden las actividades
analiticas del laboratorio del 13 al 26 de
julio.
contratacin interumpida del
personal y terminacin de
contrato en la misma fecha.
Estudiar alternativas de contratacin de
tal forma que el laboratorio cuente con
personal durante todo el ao.
AC
Director General,
Subdirector de
sostenible
Contar con personal en el laboratorio a intervalos que
cubran la vigencia del ao.
7/25/2011 1/31/2012 3/30/2012 CERRADA 2/6/2012
Auditoria interna obs.
Se pudo evidenciar que unos expedientes
donde el recurso afectado es aire se
encuentran represados ya que los
tecnicos manifiestan que el sonometro se
encuentra daado Exp No:
68/2011,94/2011,112/2011,119/2011,125
/2011,138/2011,139/2011,150/2011,156/
2011,170/2011,171/2011,175/2011,177/2
011178/2011181/2011,185/2011,200/201
1
El equipo de medicion
sonometrica (ruido) se encuentra
en mantenimineto
Solicitud mediante memorandos a la
Subdireccion de Desarrollo Sectorial la
reparacion del sonometro de la oficina de
control y vigilancia Ambiental, para la
atencion de las denuncias por
contaminacion auditiva
AM
Hernando Prada
Gnzalez
100% Jun-11 30-Jun-12 ABIERTA

06/02/2012
Auditoria interna obs.
Se evidencio que el expediente No
936/2010 se encuentra represado, se
remitio una solicitud de apoyo 1/02/2011
La denuncia del exp 936/2010 ya
existe en el exp 859/2010
Se solicito a la Subdireccion de
Planeacion y Fonteras mediante el
memorando de fecha 01/02/2011 la
anulacion del EXP 936/2010
CO Diego Joya 100% Jun-11 8/1/2011 8/31/2011 CERRADA 9/28/2011
GESTION
ESTRATEGICA
OBS
OBSERVACION: Se evidencio que
aunque existen listas de chequeo que
permiten un control en los requisitos de
cumplimientos en los expedientes, los
no soportes en estas carpetas de los
informes tcnicos, hacen que las
decisiones all tomadas, no cuenten con
un soporte tcnico. Se evidencio en el
expediente 017 del 2010, la carencia del
auto de notificacin personal, al
usuario. Se evidencio en el proceso de
concesin de aguas, un acto
administrativo donde se otorga la
concesin, sin embargo, no se identifico
el concepto tcnico del profesional, a
quien se le fue delegada la visita,
reflejndose que dicha decisin no
obtuvo un soporte tcnico como
soporte al otorgamiento del permiso
Todas las carpetas relacionadas
con concesiones de aguas o
cualquier otro acto administrativo
se soporta en un concepto
tcnico sin el cual no es posible
emitir resoluciones. Sin embargo
en un hecho aislado se encontr
un oficio de respuesta sin su
soporte tcnico. - la notificacin
de auto admisorios de
concesiones de aguas no se
estaba realizando por disminuir
costo del proceso para el
usuario.
En adelante cualquier oficio que requiera
soporte de informe tcnico, ser un
documento anexo al oficio de solicitud y
su respuesta.
Se notificara por parte de los tcnicos el
auto admisorio en el momento de la visita
tcnica
AC
Director y Tcnicos de
la Territorial Ocaa
cumplir con el 100%de la accin correctiva. 9/8/2011 9/9/2011 6/30/2012 CERRADA 8/24/2012
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL -
CALIDAD DEL AIRE
Auditoria interna de
calidad HSEQ
OBS
No se evidencia registro de calibracin
para el equipo Medidor gran volumen,
segn las especificaciones del equipo la
calibracin debe realizarse anual, el
ltimo registro es del ao 2008.
No se ha realizado la calibracin
de este equipo. Se solicit al
subdirector de desarrollo
sectorial sostenible pero ha falta
de presupuesto no se ha
ejectuado el tramite de la
solicitud.
Realizar nueva solicitud de calibracin,
Asignar presupuesto y Dar tramite a la
solicitud de calibracin del equipo.
AC
Profesional
Universitario y
Subdirector de
sostenible
Registro de Calibracin del equipo medidor gran volumen. 9/28/2011 10/3/2011 11/30/2012 ABIERTA

06/02/2012
EVALUACION
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL
Se adquirio a la Empresa
Quimirel Ltda.
Esta pendiente la firma del
convenio por parte del
IDEAM para la
acreditacin del parametro
de hierro. Se reprograma
la accin para el 30/11/12
Se adquirio a la Empresa
Quimirel Ltda.
Se solicito la reparacin
del sonmetro el cual fue
arreglado, pero no se logro
subsanar el atraso que se
tiene en los expedientes
que se encuentran
represados.94/11, 125/11
Mediante la auditoria
realizada a la direccipn
territorial Ocaa se logro
evidenciar el cumplimiento
de la accin.
Se esta realizando el
proceso de adqu
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
CONTROL
EVALUACION Y
MEJOEA DEL
SISTEMA DE
GESTION
Obs.
Se evidencia requerimientos del servicio
no conforme a los procesos sin embargo
se evidencia que estos son reiterativos
por las mismas causas. Se debe disear
estrategias que permitan contar con
planes de accin efectivos.
No cumplimiento oportuno de los
requerimientos del servicio no
conforme
Solicitar plan de mejoramiento a las areas
en mora con el cumplimiento del servicio
no conforme
AC
Jefe oficina Control
Interno
acciones de mejora Sep.2011 9/9/2011 12/31/2012 ABIERTA

02/02/2012
Se tiene tabla de retencin documental,
se utilizan los que se encuentra
identificados, Estos estn legibles,
fcilmente obtenibles. OBSERVACION:
El formato de control de entrada y salida
de visitantes, no se evidencia con claridad
dicho control.
Falta de publicacin en la pagina
web del formato de MPA-02-F-09-
13 - Control de entrada y salida
de visitantes Versin 1 -
09/11/2010 - Sedes utilizado
para las sedes Territoriales
Solicitar a SIGESCOR la revisin y
publicacin del formato
AM Director Territorial Tib Formato publicado en SIGESCOR 9/9/2011 9/9/2011 10/7/2011 CERRADA

13/02/2012
OBSERVACION: Implementar como plan
de contingencia en caso de que no se
pueda activar la alarma de evacuacin,
otro medio.
El sistema alterno de activacin
de la alarma de evacuacin
(silbato) no se encontraba en el
sitio indicado
Ubicar el sistema alterno (silbato) en el
sitio indicado (junto a la alarma electrica)
AM Director Territorial Tib
Utilizacin de los Silbatos por parte de los brigadistas en
caso de no funcionar la alarma
9/9/2011 9/9/2011 10/7/2011 CERRADA 2/13/2012
ADQUISICION DE
BIENES Y
SERVICIOS
Auditoria Interna calidad
HSEQ
OBS
Se evidencio la asignacin de
funciones responsabilidades del
personal asignado al procesos, sin
embargo aun no es claro, a donde
deben ser ubicados los originales de
los procesos contractuales.
No se tiene establecido por
escrito la ubicaciin de los
originales de los documentos de
los procesos contractuales
Revisin, ajuste y socializacin del
procedimiento LEGALIZACIN,
EJECUCIN Y LIQUIDACIN
DE LOS CONTRATOS
AC
Equipo de trabajo -
Contratacin-
Secretario General
Procedimiento actualizado y socializado 9/9/2011 9/9/2011 5/18/2012 CERRADA 8/30/2012
GESTION
ADMINISTRATIVA -
TALENTO HUMANO
auditoria intena calidad
HSEQ
OBS
Segn procedimiento para el rea de
Capacitacin para hacer el Diagnstico
de necesidades se debe aplicar encuesta
con cdigo MPA-02-F-09-01
(IDENTIFICACIN DE NECESIDADES
DE CAPACITACIN) a los Jefes de
rea. Se revisa carpeta correspondiente y
slo se encuentra diligenciadas 5 de11:
Direccin general, oficina jurdica, control
interno, control disciplinario interno,
secretaria general (2 hojas, no estn
secuenciales), control y vigilancia
ambiental. La Jefatura de las dems
reas diligenciaron encuesta individual
con cdigo MPA-02-F-09-02.
Se hizo entrega de los formatos
correspondientes a cada jefe de
rea pero solo lo diligenciaron
correctamente 5 de ellos
Dar a conocer por parte de la persona
encargada de realizar la encuesta la
importancia para cada rea de diligenciar
la encuesta correctamente.
AC
Personal de apoyo
Capacitacin y
Bienestar Social.
Para el Plan de Capacitacin 2012 todas las reas
contaran con encuestas de necesidades de capacitacin
diligenciadas correctamente
9/9/2011 9/9/2011 2/29/2012 CERRADA
GESTION
ADMINISTRATIVA -
TALENTO HUMANO -
SALUD
OCUPACIONAL
calidad HSEQ
OBS
Existe matriz de responsabilidades y
autoridades, pero no hay una poltica
clara incluida en manual de contratistas o
articulados de contratistas que
establezcan el cumplimiento de
responsabilidades SISO.
El Manual de Contratacin es del
28/12/2009 y en esta fecha se
estaba implementado SISO y no
exista Matriz de
Responsabilidad y autoridad
En la prxima modificacin del Manual de
Contratacin incluir las
responsabilidades SISO de acuerdo a lo
establecido en Matriz de
Responsabilidad y autoridad
CO rea de Contratacin
Manual de Contratacin con responsabilidades SISO de
acuerdo a lo establecido en Matriz de Responsabilidad y
autoridad
9/9/2011 9/9/2011 6/30/2012 CERRADA 8/30/2012
Avance de un 75%. Se
han tomado estrategias: 1.
En comit asesor se
estableco un
responsable por cada
proceso para el manejo y
control de la informacin.
2. El C.I.D. genera un
reporte cada 15 das a
control interno sobre las
GESTION
ADMINISTRATIVA
Auditoria Interna de
calidad HSEQ
OBS

Avance de un 80%. Se
estn realizando y
ajustando con
SIGESCOR los
procedimientos de
contratacin.
el 18 de mayo de 2012
Se verifico inclusin en el
manual de contratacin
MPA-D-01 V:2
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
GESTION
ADMINISTRATIVA -
TALENTO HUMANO
calidad HSEQ
OBS
Dentro del cronograma de actividades se
incluye capacitacin en temas como
Atencin al pblico, la cul esta incluida
en dicho programa pero no se ha
desarrollado. Durante seguimiento se
establece que se har a travs de la
ESAP, estaba programada para el mes
de Abril, a la fecha no se ha ejecutado,
solo referencia problemas de
coordinacin con el proveedor. se verifica
Correo 08/07/2011 respuesta
ALEXANDER MORA DEP capacitacin
Esap. Fecha 12/09/2011. La capacitacin
sobre Acoso laboral: programada para
Abril y se ejecut en Mayo de 2011.
mediante formato de asistencia MPG-01-
F-02 25 asistentes. Se efecta
Aplicacin de encuesta de satisfaccin.
Los ndices reportados de Medicin de
asistencia es de 24 de 140 invitados.
Incumplimiento por parte del
Proveedor capacitador, el ndice
de participacin en las
capacitaciones es bajo debido a
la falta de tiempo por parte de los
funcionarios para asistir
Continuar con la gestin para ejecutar las
capacitaciones programadas, encontrar
espacios de tiempo para que haya mas
participacin en las capacitaciones por
parte de los funcionarios.
CO
Personal de apoyo
Capacitacin y
Bienestar Social.
Capacitaciones realizadas y con mayor participacin de
funcionarios
9/9/2011 9/9/2011 6/30/2012 CERRADA 8/30/2012
GESTION
ADMINISTRATIVA -
TALENTO HUMANO -
SALUD
OCUPACIONAL
calidad HSEQ
OBS
Se llev a cabo estudio y existe informe
tcnico de Elementos de proteccin
personal netamente descriptivo donde se
menciona cada uno de los elementos, con
un anexo que determina que elementos
de deben dotar, por actividades. A la
fecha no se ha comprado ningn epp, no
hay evidencia de inicio de proceso de
contratacin o licitacin la dotacin de
dichos elementos.
Se estaba solicitando
cotizaciones para elaboracin de
presupuesto estimado para
realizar el proceso contractual
para la compra de EPP
Asignar los recursos necesarios para la
dotacin de EPP.
Adelantar proceso contractual para la
adquisicin de EPP, realizar estudios
previos y solicitud de disponibilidad
presupuestal
AC
Director General -
Secretario General
Funcionarios dotados con EPP 9/9/2011 9/9/2011 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
GESTION
ADMINISTRATIVA -
TALENTO HUMANO -
SALUD
OCUPACIONAL
calidad HSEQ
NC
La entidad no asegura que se est dando
cumplimiento al requisito 4.4.7
Preparacin y Respuesta ante
Emergencias literal a) relacionado con la
identificacin potencial de situaciones de
emergencia; lo anterior se evidenci ya
que no se han definido protocolos para
responder ante emergencias ambientales
como derrames, tampoco se han
realizado simulacros ambientales y no se
cuenta con sistemas de contencin en las
reas de almacenamiento de sustancias
qumicas, as mismo se evidencia extintor
despresurizado. No se evidencian gua al
uso del botiqun y dems equipos de
emergencia.
El Plan de emergencias se
encuentra en actualizacin.
Para el caso de los extintores se
solicito un concepto tcnico por
parte de la empresa prestadora
del servicio y recarga en la cual
se soporto tcnicamente que
estn dentro del rango permitido
por la norma NFPA 10 - 2002.
Se cuenta con el documento
MPA-02-G-09-01 GUIA PARA
MANEJO DEL BOTIQUIN DE
PRIMEROS AUXILIOS
elaborada por salud Ocupacional
y para los dems equipos no se
haba detectado la necesidad de
tener gua de uso.
No se haba contemplado los
derrames de sustancias
peligrosas como un estado de
emergencia ya que nunca han
1. Definir el protocolo de actuacin para
la atencin de emergencias ambientales
por derrames de sustancias peligrosas e
incluirlo en el plan de emergencias
SISOMA.
2. Realizar la socializacin del protocolo
para la atencin de emergencias
ambientales a los responsables de su
aplicacin y a la Brigada de emergencias.
3. Definir en el plan de capacitacin de la
Brigada de Emergencias la atencin de
emergencias ambientales.
4. Para la prxima recarga de extintores a
efectuarse en el mes de noviembre de
2011 se exigir al proveedor que la
recarga quede en el punto medio del
rango permitido.
5. Adquirir manual de primeros auxilios
para los botiquines de las sedes y kit de
emergencias para la atencin de
derrames de sustancias peligrosas
AC
1, 2 y 3. Gestin
administrativa salud
ocupacional
4. Gestin
administrativa
recursos fsicos
5. Gestin
ocupacional
6. Gestin
ocupacional Brigada
de emergencias
7. Gestin
ocupacional Comit
de Emergencias
1. Plan de emergencias actualizado.
2. Registros de socializacin del plan.
3. Capacitacin atencin emergencias ambientales.
4. Extintores en el punto de presin ideal.
5. Compra y entrega del manual de primeros auxilios para
los botiquines de las sedes y kit de emergencias para la
atencin de derrames de sustancias peligrosas a los
responsables de su utilizacin.
6 y 7 Formato de evaluacin del simulacro diligenciado.
8. Informe de seguimiento
9/9/2011 9/9/2011
1) 07/10/11
2) 14/10/11
3) 30/10/11
4) 30/11/11
5) 07/10/11
6) 30/11/11
7) 30/11/11
8) 30/12/11
CERRADA 9/28/2012
GESTION
ADMINISTRATIVA
calidad HSEQ
OBS
No se evidencia aislada, demarcada y
sealizada el rea de servidores, esta se
encuentra en la oficina de secretaria y
atencin a usuarios y en el rea de
almacenamiento de archivos. Se
evidencian condiciones locativas
inseguras, como cableados sueltos en el
rea de secretaria, humedad y grietas en
paredes de rea jurdica y otras,
lavamanos de bao partido.
Falta de recursos para la
adecuacin de las instalaciones.
LA DIRECCION DE LA DEPENDENCIA
ENVIARA SOLICITUD A LA
SECRETARIA GENERAL PARA LA
ASIGNACION DE RECURSOS-
PRESUPUESTO PARA MEJORAR LA
INFRAESTRUCTURA.
AC
JAIRO SUAREZ
COMESAA
Memorando solicitud recursos 9/9/2011 10/1/2011 12/31/2012 ABIERTA 2/24/2012
GESTION
ESTRATEGICA
Revisin del Proceso de
evaluacin, control y
mejora del sistema de
gestin en cuanto al
consumo de papel y
energa.
AM
No cumplir con la meta establecida para
el consumo de papel, energia, agua.
Alto consumo de papel .Papel
sub-utilizado .Alto consumo de
energa.Desubicacin o
desinformacin de visitantes.
Reducir el consumo del papel utilizando
la herramienta de correo interno y
escaneo de documentos.Apagar los aires
acondicionados 30 minutos antes de la
hora de salida y durante las horas de
trabajo mantener una temperatura
confortable y mantenerlos apagados
cuando sea posible.
Apagar las luces que no se estn
utilizando y separar las instalaciones
elctricas encedido de luces de la sala de
juntas.
Apagar los computadores con sus
respectivos estabilizadores a la hora de
AP
Personal Direccin
General.
Reducir consumo del papel y utilizacin de herramienta
informtica,: Reutilizacin del papel, Disminuir el consumo
de energa y el riesgo de dao en equipos,Disminuir el
consumo de energa
1/1/2012 1/1/2012 12/31/2012 ABIERTA 9/28/2011
MEDICION Y ANALISI
AMBIENTAL
gestin en cuanto al
consumo de papel y
energa.
AM
Alto consumo de energa .
Alto consumo de agua
Fecha de inicio: Septiembre de
1. Registros archivados en medio
magntico.
2. Elaborar formato de registro de
Entrenamientos, fortalecimientos y
socializaciones, con el fin de disminuir al
mximo la impresin de formatos para el
registro de estas actividades, que se
estaba llevando en el formato MPG-01-F-
02 Control de asistencia
1. Disponer en el tanque del sanitario
AP
profesionales y
analistas del
laboratorio ambiental
reducir consumo del papel y utilizacin de herramienta
informtica. Disminuir el consumo de
energa y agua
1/1/2012 1/1/2012 12/31/2012 ABIERTA 8/30/2012
Se envi la solicitud a
Secretara General para la
asignacin de recursos,
pero no se ha realizado
ninguna mejora fisica
Se realizaron
capacitaciones
Se ha publicado dos
veces el proceso de
contratacin,
declarandose desierto.
Se reprograma la fecha
para el 30/12/2012
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
PlANIFICACIN Y
ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
TERRITORIAL
gestin en cuanto al
consumo de papel y
energa.
AM
Los comportamientos que
tenemos en nuestra vida
cotidiana influyen de manera
directa en la conservacin del
ambiente, por lo tanto con esta
iniciativa queremos fomentar
actuaciones frente al cambio
climtico.
Reutilizar el papel que slo este
impreso por una cara, que no
est en mal estado para evitar
daos a las impresoras.
Elaboracin de libretas para uso
interno de la Subdireccin, para
EQUIPOS DE COMPUTACIN

Parque Sede, Subdireccin de Recursos
Naturales (Cuatro oficinas)
Auditora energtica.
De 12:00 m. hasta las 2:15 de la tarde
De 6:00 pm. a 7:15 de la maana
En cualquier momento dentro de este
horario se harn auditorias al azar en
alguna de las dependencias de la
Subdireccin de Recursos Naturales; en
el evento de encontrarse un equipo de
computacin encendido sin que se le
est dando uso, se le dejar un mensaje
AP
Parque Sede,
Subdireccin de
Recursos Naturales
(Cuatro oficinas)
Sede Zulia, Centro
Hogar de Paso (rea
de oficinas y galpn de
alevinos)
Lograr un consumo eficiente y responsable de la energa
elctrica, mediante acciones sencillas y cambio de hbitos
en el uso diario de los equipos de computacin, aires
acondicionados y luces de la Subdireccin. Nuestra
meta es contribuir con el uso integral de los residuos
slidos para disminuir los impactos negativos sobre los
recursos naturales y el ambiente.
1/1/2012 1/1/2012 12/31/2012 ABIERTA
ADMINISTRACION
DE RECURSOS
FINANCIEROS
Administracin de
recursos financieros
AM
el consumo de papel y energia
Alto consumo de papel en la
elaboracin de informes de
auditoria
Disminuir el consumo de papel
utilizando la herramienta de correo
electronico.
Leer en el computador informacin que
llegue a la oficina y no imprimirla.
Disminuir el consumo de energa:
Apagar las luces en el horario de 12:00
m a 2:00 p.m. y en horas de la noche.
Apagar el estabilizador cuando se
apague el computador.
Apagar el aire media hora antes del
horario de salida.
AP
Personal Subdireccin
Financiera
Disminuir el consumo de papel y consumo de energia 1/1/2012 1/1/2012 12/31/2012 ABIERTA
PLANEACION
CORPORATIVA
Planeacin corporativa.
AM
elaboracin de comunicaciones .
Papel sub-utilizado . Alto
consumo de energa .
Desubicacin o desinformacin
de visitantes. Mejorar el ambiente
laboral. Evitar contaminacin
auditiva
Reducir el consumo del papel utilizando
la herramienta de correo interno
principalmente en la emisin de
comunicaciones.
Reutilizacin de papel impreso por una
cara, para elaboracin de tacos o libretas
de notas para uso exclusivo de la
subdireccin de Planeacin.
Apagar los aires acondicionados 20 o 30
minutos antes de la hora de salida y
durante las horas de trabajo mantener
una temperatura confortable
Apagar las luces que no se estn
AP
Profesionales y
tcnicos de la
Subdireccin de
Planeacin y
Fronteras.
Reducir consumo del papel y utilizacin de herramienta
informtica
Disminuir el consumo de energa y el riesgo de dao en
equipos.Mejorar la atencin al pblico, Mejorar imagen
corporativaContribuir a un mejor ambiente.
1/1/2012 1/1/2012 12/31/2012 ABIERTA 9/28/2011
EVALUACION,
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL
Revisin al
procedimiento control y
vigilancia ambiental en
cuanto al consumo de
papel, agua, energia
AM
elaboracin de memorandos
Fecha de inicio: Octubre 25 de
2010
elaboracin de resoluciones y
oficios
2010 Evitar el consumo de
papel por memorandos de envo
proyectos de respuesta.
Escasez del recurso agua.
Alto consumo de energa
CONSUMO DE PAPEL
Realizar un manejo integral de consumo
responsable de papel en la utilizacin de
papel reciclable a los memorandos
internos. Realizar un manejo integral
de consumo responsable de papel en la
utilizacin de papel en dos caras para las
resoluciones y oficios que genera la
Oficina.
responsable de papel al enviar impreso
los proyectos de respuesta a derechos
de peticin, reclamos, tutelas y
respuestas a rganos de control para
AP
Funcionarios y
Contratistas de la
Oficina de Control y
Vigilancia Ambiental.
Disminuir el consumo de papel y consumo de energia 1/1/2012 1/1/2012 12/31/2012 ABIERTA 9/28/2011
JURIDICA
Revisin del proceso en
papel y de energa
AM
el consumo de papel
elaboracin de conceptos
jurdicos y proyeccin de actos
administrativos
AHORRO DE PAPEL
1. Memorandos internos en papel
reciclable.
2. Oficios externos 1 hoja en blanco
(salida) y la otra en reciclable.
3. Utilizacin al mximo de los mensajes
por correo interno.
AHORRO DE ENERGIA
1. En poca de invierno y buen clima en
las reas de las oficinas, prender los
aires mximo 2 horas si es necesario.
2. Apagarlos media hora antes de
AP
Abogados rea
Jurdica
Disminuir el consumo de papel 1/1/2012 1/1/2012 12/31/2012 ABIERTA 9/28/2011
COMUNICACIONES
Revisin del Proceso en
papel y luz.
AM
el consumo de papel
elaboracin de los Comunicados,
Boletines Impresos para las
carteleras, el peridico interno
Nativa y las Piezas de
comunicacin.
Realizar Un Manejo Integral del consumo
responsable de papel en el Proceso
Comunicaciones, a travs del envo de
los comunicados para los diferentes
Medios de Comunicacin local, regional y
nacional, va correo electrnico externo,
el Boletn Impreso de informacin de las
carteleras sern impresos en hojas
reutilizables al igual que las piezas de
comunicacin (campaas de cultura
organizacional), los memorandos que se
emitan desde esta rea para otra
dependencia ser mediante correo
electrnico interno, al igual que el
AP
Comunicadores
Sociales, Diseador
Grafico, rea de
Comunicacin -
Responsables
Elaboracin de los
comunicados y Piezas.
ADQUISICION DE
BIENES Y
SERVICIOS
papel
AM
el consumo de papel
elaboracin y revisin de los
estudios previos
2010
responsable de papel en el proceso de
adquisicin de bienes y servicios, a
travs del envio de la Programacin de
Revisin de los Estudios Previos, para
que los responsables enven a travs del
correo electrnico el estudio previo para
revisin del abogado respectivo.
AP
Abogados Area de
Contratacin -
Responsables
elaboracin estudios
previos
Se lleva un registro diario
de los compromisos
establecidos
de los compromisos
establecidos
de los compromisos
establecidos
de los compromisos
establecidos
de los compromisos
establecidos
de los compromisos
establecidos
de los compromisos
establecidos
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
CONTROL,
EVALUACION Y
MEJORA DEL
SISTEMA DE
GESTION
gestin en cuanto al
consumo de papel y
energa.
AM
el consumo de papel y energia
elaboracin de informes de
auditoria
Disminuir el consumo de papel:
Enviar en medio magntico los informe
ejecutivos de evaluacin al sistema de
gestin, a la direccin.
Enviar en medio magntico los informes
de auditora al jefe de la oficina para la
revisin y posterior envi a los lderes de
procesos.
Leer en el computador informacin que
llegue a la oficina y no imprimirla.
Disminuir el consumo de energa:
Apagar las luces en el horario de 12:00
m a 2:00 p.m. y en horas de la noche.
Apagar el estabilizador cuando se
AP
Jefe , secretaria y
asesores Oficina
Control interno
Disminuir el consumo de papel y consumo de energia 1/1/2012 1/1/2012 12/31/2012 ABIERTA 9/28/2011
ADMINISTRACION
DE SISTEMAS DE
INFORMACION
cuanto a los programas
establecidos en la
Corporacin.
AM
Impresin del registro de radicacin en
diversos documentos recepcionados y
despachados
Debido a que se han presentado
inconvenientes en los relojes
radicadores de correspondencia,
tanto en insumos como cinta y
saltos de numeracin; se hace
necesario disear los registros
de radicacin para ser impresos
tanto en los documentos
recepcionados como en los
despachados; de esta forma
tambin se ahorrara los costos
de las cintas y se tendr una
mejor presentacin.
MODULO DE RECEPCIN
DOCUMENTAL: se disea el registro
radicado conteniendo la siguiente
informacin: Logo de CORPONOR,
nmero de radicado, direccin territorial,
fecha, hora y vigencia del radicado,
cdigo oficina a la cual se le realiza el
pase documental, cdigo de la serie,
nmero de oficios, hojas y anexos, y
espacio para firma del funcionario que
realiza el registro.(ver anexo).
Se realizan nueve (9) reportes para
ubicar el registro de radicacin en el
espacio disponible en el documento
AM
Daniel Jaimes Palacios-
Subdireccin de
Planeacin y Fronteras
Impresin del registro de radicacin en diversos
documentos recepcionados y despachados
1/12/2012 1/1/2012 1/19/2012 ABIERTA
AUDITORIA INTERNA
NTC/ISO-IEC
17025/2005, Numeral:
4.2.2
NC
No se evidenci que la poltica de calidad
del laboratorio sea aprobada por la alta
direccin.
Al documentar el MPA-07-D-01
en donde se encuentra la politica
de calidad del laboratorio no se
tuvo en cuenta que esta debia
ser firmada por la alta direccion
para evidenciar su aprobacion.
Aprobar la poltica de calidad del
laboratorio mediante la firma del Director
general
AC Director General
Politica de calidad del laboratorio aprobada mediante la
firma del Director general
1/20/2012 1/13/2012 2/24/2012 CERRADA 4/17/2012
AUDITORIA INTERNA
NTC/ISO-IEC
17025/2005, Numerales:
4.3.2.3
NC
Algunos documentos no tienen
identificacin nica, como el instructivo de
operacin de equipos MPA-07-1-12-14
que tiene numeracin de pginas
independiente para las instrucciones de
cada equipo pero todos tienen el mismo
cdigo.
Al distribuir en las diferentes
areas el instructivo MPA-07-I-12-
14, que es un unico documento,
este se imprimio para cada
equipo con paginacion
independiente, haciendo ver que
se tratara de diferentes
documentos con una misma
identificacin.
Imprimir el instructivo MPA-07-I-12-14
conservando el consecutivo de
paginacion y distribuirlo por equipos en
las diferentes areas del laboratorio.
AC Profesional de apoyo
Instructivo MPA-07-I-12-14 impreso conservando el
consecutivo de paginacion y distribuido por equipos en las
diferentes areas del laboratorio.
1/20/2012 2/20/2012 3/2/2012 CERRADA 4/17/2012
AUDITORIA INTERNA
NTC/ISO-IEC
4.13.1.4
4.13.1.2
4.4.2
NC
No se identifican e incluyen todos los
registros en el control de registros, como
sucede con los correos electrnicos de
comunicaciones con los clientes;
adicionalmente no se cumplen todos los
tiempos de retencin de registros
establecidos, ya que se encontraron
registros de campo RC-15 de los aos
2007 y 2008 archivados en el rea
instrumental, siendo que su tiempo de
retencin documentado es de dos aos.
No se han definido tiempos de retencin
para el grupo documental 2000.99.14.
No se contemplaron los correos
electrnicos de las
comunicaciones con los clientes
como registros. No se aplico la
tabla de retencion documental
para fechas anteriores al 2009
por que se consider su
aplicacion partir de dicha fecha.
Al momento de la auditoria no se
contaba con el registro
actualizado de la tabla de
retencion documental en donde
se tiene definido el tiempo de
retencion para el grupo
Incluir los correos electrnicos de las
comunicaciones con los clientes dentro
de los registros controlados y
documentar en el MPA-07-D-01 como se
realiza el control de los mismos. Dar
cumplimiento a los tiempos de retencin
dispuestos en la tabla de retencin
documental. Enviar al laboratorio la tabla
de retencion documental actualizada
AC
Profesional de apoyo -
Subdirector de
sostenible -
Funcionaria de Archivo
y Correspondencia
Correos electrnicos de las comunicaciones con los
clientes incluidos dentro de los registros controlados y
documentado su control en el MPA-07-D-01. Cumplimiento
de los tiempos de retencin dispuestos en la tabla de
retencin documental. Tabla de retencion documental
actualizada enviada al laboratorio
1/20/2012 2/13/2012 6/30/2012 CERRADA 8/30/2012
AUDITORIA INTERNA
NTC/ISO-IEC
4.15.1
4.15.2
NC
No se evidenci que la alta direccin
revise todos los aspectos requeridos por
la norma ISO/IEC 17025:2005, ya que el
respectivo informe no es explcito en
cuanto al concepto de la alta direccin
respecto a la adecuacin de polticas, la
evaluacin por organismos externos, las
pruebas de desempeo interlaboratorios
ni la retroalimentacin de los clientes y
tampoco especifica las acciones surgidas
de la revisin.
No se esta registrando en forma
detallada en el acta de revision
MPG-01-F-01, el concepto de la
alta direccion con respecto a
todos los aspectos a evaluar del
sistema de calidad del laboratorio
de acuerdo con la norma
ISO/IEC 17025:2005
Registrar en el Acta de Revisin por la
direccin de manera explcita, el
concepto de la alta direccin con
respecto a cada uno de los aspectos
requeridos por la norma ISO/IEC
17025:2005 y las acciones derivadas de
la revisin de los mismos
AC
Director General -
Profesional
Especializado -
Profesional
universitario /
Coordinador
Laboratorio
Acta de Revisin por la direccin de manera explcita, el
concepto de la alta direccin con respecto a cada uno de
los aspectos requeridos por la norma ISO/IEC 17025:2005
y las acciones derivadas de la revisin de los mismos
1/20/2012 2/13/2012 5/30/2012 CERRADA 8/30/2012
AUDITORIA INTERNA
NTC/ISO-IEC
5.5.2
5.5.10
NC
No se evidenci que se hayan calibrado
y/o verificado los sensores de
temperatura asociados a los electrodos
de pH, conductividad y oxgeno disuelto,
ni los termmetros ambientales.
Adicionalmente, no se evidencia que el
molinete OTT/C31 haya sido calibrado
desde el ao 2007.
Cuando se solicit la verificacin
y/o calibracin de los equipos
pHmetro, Conductivmetro y
Oxmetro con sensores de
temperatura no se tuvo en cuenta
solicitar adems la verificacin y
calibracin de dichos sensores,
as como de los termmetros de
medicin de temperatura
ambiente. No se ha dado tramite
a las solicitudes de calibracin
del equipo molinete OTT / C31,
con fechas 26/04/10, 14/07/10,
26/08/10, 18/02/11 y 26/07/11
Incluir dentro de la solicitud de
verificacin y/o calibracin de los equipos
pHmetro, Conductivmetro y Oxmetro, la
verificacin y/o calibracin de los
sensores de temperatura, as como los
termmetros ambientales y dar trmite a
la solicitud. Dar trmite a las solicitudes
de calibracin del equipo Molinete OTT /
C31
AC
Profesional
Universitario -
Coordinador de
laboratorio.
Subdirector de
sostenible
Verificacin y/o calibracin de los sensores de temperatura
de los equipos pHmetro, Conductivmetro, Oxmetro y
termmetros ambientales realizados. Calibracin del
equipo Molinete OTT / C31 realizada
1/20/2012 2/13/2012 11/30/2012 ABIERTA 8/30/2012
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL
Cumplimiento del 100 %
de la accin para cierre de
la no conformidad. Se
evidencia mediante
poltica documentada y
firmada por el Director
General
evidencia en cada uno de
los puestos de los
equipos.
de la accin, incluso de
los tiempos de retencin
actualizacin de la TRD y
envi al laboratorio.
Se realiz la revisin por la
direccin el 15 de mayo de
2012 segn registro de la
respectiva acta.
de los compromisos
establecidos
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
AUDITORIA INTERNA
NTC/ISO-IEC
5.5.4
5.5.5
NC
Se evidenciaron algunas fallas en la
identificacin nica de algunos equipos,
ya que no coinciden los nmeros de serie
del equipo con los consignados en sus
registros asociados, como en los
siguientes casos: en los informes de
calibracin de las incubadoras no se
reportan sus respectivos nmeros de
serie; en el certificado de calibracin del
titulador Dosimat no aparecen
identificados los nmeros de serie de las
unidades dosificadoras calibradas.
Adicionalmente, en los registros de
equipos no se identifican unvocamente
Cuando se recibieron los
informes de calibracin no se
tuvo en cuenta verificar que en
estos se encontrara el nmero de
serie correspondiente a cada
equipo en el caso de las
incubadoras y de las unidades
dosificadoras en el caso del
titulador Dosimat. No se tuvo en
cuenta identificar los accesorios
crticos de los equipos de
medicin que lo requieren, como
los electrodos de los equipos
electromtricos y las hlices de
Verificar cada informe de calibracin una
vez sea entregado y solicitar al proveedor
del servicio el registro de los nmeros de
serie de los equipos y sus accesorios, en
los certificados de calibracin. Identificar
los accesorios crticos de los equipos de
medicin que lo requieren, como los
electrodos de los equipos electromtricos
y las hlices de los molinetes en el
registro MPA-07-F-12-57.
AC
Profesional
Universitario -
Coordinador de
laboratorio.
Profesional Contratista
Informe de calibracin verificado y completo con toda su
informacion. Accesorios crticos de los equipos
electromtricos y las hlices de los molinetes identificados
en el registro MPA-07-F-12-57.
1/20/2012 13/0212 11/30/2012 ABIERTA 8/30/2012
AUDITORIA INTERNA
NTC/ISO-IEC
5.10.2.b, c, e, k
NC
Los informes de resultados denominados
informes de muestreo y anlisis de
aguas no incluyen: direccin del
laboratorio, identificacin unvoca del
informe, numeracin de pginas y nmero
total de pginas, identificacin de los
mtodos de ensayo ni declaracin de que
los resultados se relacionan nicamente
con las muestras analizadas.
Los informes de muestreo y
anlisis de aguas no se tienen
considerados como informes de
resultados, aunque estos
incluyen dentro de su contenido
los resultados obtenidos en los
anlisis
Elaborar un formato para el informe de
muestreo que incluya toda la informacin
requerida por la norma: direccin del
laboratorio, identificacin unvoca del
informe, numeracin de pginas y
nmero total de pginas, identificacin de
los mtodos de ensayo ni declaracin de
que los resultados se relacionan
nicamente con las muestras analizadas
AC Profesional de apoyo Formato para el informe de muestreo elaborado 1/20/2012 2/13/2012 2/17/2012 CERRADA 4/17/2012
AUDITORIA INTERNA
NTC/ISO-IEC
4.2.1
4.1.4
4.1.5.a,c
4.3.2.1
4.3.3.4
5.5.11
OBS
La documentacin del sistema de gestin
se podra mejorar en aspectos como:
identificar potenciales conflictos de
inters del Subdirector de Desarrollo
Sectorial Sostenible, documentar la
transmisin electrnica de resultados,
documentar el manejo de documentos
conservados en medios informticos,
documentar el procedimiento de
aplicacin de factores de correccin
provenientes de las calibraciones.
No se ha documentado
ampliamente: los potenciales
conflictos de inters del
Subdirector de Desarrollo
Sectorial Sostenible, la
transmisin electrnica de
resultados, el manejo de
documentos conservados en
medios informticos, el
procedimiento de aplicacin de
factores de correccin
provenientes de las calibraciones
Identificar y documentar en el MPA-07-D-
01 o procedimiento correspondiente:
potenciales conflictos de inters del
Subdirector de Desarrollo Sectorial
Sostenible, como se realiza la
transmisin electrnica de resultados, el
manejo de documentos conservados en
medios informticos y el procedimiento
de aplicacin de factores de correccin
provenientes de las calibraciones
AM Profesional de apoyo
Potenciales conflictos de inters del Subdirector de
Desarrollo Sectorial Sostenible, transmisin electrnica de
resultados, manejo de documentos conservados en medios
informticos y procedimiento de aplicacin de factores de
correccin provenientes de las calibraciones
documentados en el MPA-07-D-01 o proedimiento
correspondiente
1/20/2012 2/13/2012 6/30/2012 CERRADA 8/30/2012
AUDITORIA INTERNA
NTC/ISO-IEC
4.13.1.1; 4.4.2
4.6.2; 4.6.3
OBS
El control de registros se podra mejorar
en aspectos como: registrar todas las
conversaciones relevantes con los
clientes, registrar evidencia de la
verificacin de recepcin de suministros
crticos.
No se lleva el registro de las
conversaciones relevantes
mantenidas con los clientes. No
se mantiene evidencia de los
chequeos de verificacin
realizados durante la de
recepcin de suministros crticos
Implementar el registro de las
conversaciones con los clientes a traves
de correos electronicos. Modificar el
formato MPA-07-F-03 con el fin de
registrar en forma detallada la verificacin
realizada durante la de recepcin de
suministros crticos
AM
Profesional
Universitario -
Coordinador de
laboratorio.
Profesional de apoyo
Registro de conversaciones con los clientes a traves de
correos electronicos implementado. Formato MPA-07-F-03
modificado
1/20/2012 2/13/2012 6/30/2012 CERRADA 8/30/2012
AUDITORIA INTERNA
NTC/ISO-IEC
17025/2005, Numeral:
4.8
OBS
Se debera implementar un mecanismo
de identificacin de quejas menos
relevantes de los clientes del laboratorio,
ya que el sistema implementado en la
Corporacin es adecuado pero orientado
a quejas formales ambientales o de
servidores pblicos, lo que puede excluir
el registro de quejas menores y de fcil
solucin que usualmente se presentan en
los laboratorios.
Debido a que se tiene
establecido un procedimiento
para la atencion de quejas en la
corporacion, no se tuvo en
cuenta implementar un
mecanismo adicional para la
atencin de Quejas menos
relevantes en el laboratorio
Documentar en el MPA-07-D-01, el
mecanismo para la atencin de quejas
menores en el laboratorio
AM Profesional de apoyo
Mecanismo para la atencin de quejas menores en el
laboratorio documentado en el MPA-07-D-01
1/20/2012 2/13/2012 5/30/2012 CERRADA 8/30/2012
AUDITORIA INTERNA
NTC/ISO-IEC
17025/2005, Numeral:
5.4.1
OBS
Los mtodos de ensayo se podran
mejorar en aspectos como: asegurar que
siempre se resta el valor del blanco de
cloruros en el clculo, asegurar que las
muestras para DQO no tienen alto
contenido de cloruro.
No se esta realizando la resta del
blanco de reactivos en el calculo
de resutados de cloruros en
muestras sin diluir, debido a que
se consideraba que el blanco
que se maneja en el laboratorio
tiene alto contenido de cloruros
(3,0 a 4,0 mg/l) que en ultimas al
restarlo a la muestra estaria
alterando el valor real de la
misma. No se evala el
contenido de cloruros en las
muestras para el anlisis de la
DQO, la aplicacin del reactivo
Realizar ensayos para determinar si se
requiere restar el blanco en el calculo de
Cloruros e Implementar el calculo de
cloruros de acuerdo con los resultados
de los ensayos realizados. Realizar
pruebas para identificar la necesidad de
aplicacion del reactivo para eliminacin
de interferencias de Cloruros en el
anlisis de DQO e Implementar su
aplicacion de acuerdo a los resultados de
los ensayos
AM
Profesional de apoyo.
Pasante calificado
Ensayos realizados y resultados implementados 1/20/2012 1/23/2012 2/29/2012 CERRADA 4/17/2012
AUDITORIA INTERNA
NTC/ISO-IEC
5.9.1
5.9.2
OBS
El control de calidad de los ensayos se
podra mejorar en aspectos como:
diferenciar el control que se aplica a
mtodos rutinarios y a mtodos no
rutinarios, utilizar otras sustancias como
estndares de control en dureza total
(calcio + magnesio), fsforo total (fsforo
no soluble + soluble), NKT (nitrgeno
orgnico + amoniacal), recalcular los
intervalos de aceptacin de duplicados.
En los mtodos rutinarios los
controles de calidad se ven
disminuidos debido a que el
programa de control de calidad
se ajusta de acuerdo con la
capacidad del laboratorio en
cuanto a disponibilidad de
equipos, materiales y reactivos.
Las sustancias empleadas como
estndares de control en los
mtodos aplicados por el
laboratorio son las referenciadas
en el Standard Methods. Los
clculos de los UCL para
Ajustar la frecuencia de programacion de
controles de calidad analtica de acuerdo
con la cantidad de anlisis realizado por
parmetro. Continuar aplicando las
sustancias referenciadas en el Standard
Methods como estandares de control.
Recalcular e implementar los intervalos
de aceptacin de duplicados.
AM
Profesional
Universitario -
Coordinador de
laboratorio.
Profesional de apoyo.
Analista responsable
Frecuencia de programacion de controles de calidad
analtica ajustada de acuerdo con la cantidad de anlisis
realizado por parmetro. Continuar aplicando las
sustancias referenciadas en el Standard Methods como
estandares de control. Intervalos de aceptacin de
duplicados recalcular e implementados.
1/20/2012 2/13/2012 2/29/2012 CERRADA 4/17/2012
evidencia mediante
documentacin de
ensayos realizados e
implementacin de
resultados.
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL
se documento en el
formato MPA-07-D-01 el
mecanismo para la
obtencin de quejas
menores en el laboratorio
18/05/12 V.5
evidencia mediante
programa de control
ajustado, aplicacin de
sustancias en
referenciadas e intervalos
de duplicados
recalculados.
Accesorios crticos de los
equipos electromtricos y
las hlices de los
molinetes identificados en
el registro MPA-07-F-12-
57.
evidencia su aplicacin en
los informes emitidos.
Cumplimiento del 100
registro MPA-07-D-01 del
18/05/12 V.5 y MPA-07-P-
12 del 14/02/12 V.5
Cumplimiento del 100
registro MPA-07-P-03-
DEL 14/04/*12 v.5
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
AUDITORIA INTERNA
NTC/ISO-IEC
4.2.3
5.1.2
5.2.3
OBS
No se evidencia un decidido compromiso
institucional con el mantenimiento y
mejoramiento de la eficacia del sistema
de gestin, ya que el personal del
laboratorio en el ao 2011 estuvo
contratado por 5 meses y despus tuvo
nueva contratacin por 4,5 meses, lo que
no garantiza una adecuada disponibilidad
de personal; por ejemplo, no se evidenci
que el personal del laboratorio tuviese
contrato vigente cuando se analizaron las
muestras de desempeo de la prueba del
IDEAM del ao 2010.
Terminacin de los contratos de
personal en la misma fecha.
Estudiar alternativas de contratacin del
personal del Laboratorio de tal forma
que cuente con personal durante todo el
ao y se garantice la prestacin de los
servicios
AM
Director General -
Subdirector de
sostenible
Contar con personal en el laboratorio a intervalos que
cubran la vigencia del ao.
1/20/2012 1/20/2012 12/31/2012 ABIERTA 4/17/2012
Cumplimiento de la
norma MECI al Proceso
de Gestin Administrativa
OBS
En la oficina de talento humano adscrita a
la secretaria general presenta una tabla
de retencin documental con fecha de
modificacin corresponde al 20 de enero
del 2011 con el cdigo 1011.31
denominado historias laborales. Para lo
anterior se evidencia que las historias en
lo concerniente a los aprendices SENA,
no cumplen con los tipos documentales
exigibles en la TRD. De acuerdo a lo
anterior se recomienda a la persona
responsable del procedimiento a
mantener actualizado el listado con la
cantidad de tipos documentales por
expediente, y acorde a la clasificacin
definida por colores, y efectuar en la
tabla de retencin documental una
aclaracin en lo que respecta a las
personas vinculadas como aprendices
SENA.
Los tipos documentales no se
encuentran registrados dentro de
la TRD.
A partir del 25 de Mayo el Centro de
Informacin documental modifico,
incluyendo en la Tabla de Retencin
Documental (TRD) en el cdigo 31
historias laborales, los documentos que
deben contener los aprendices SENA.
AM Talento Humano
Lograr incluir en la TRD el cdigo 31 historias laborales,
los documentos que deben contener los aprendices SENA.
5/9/2012 5/22/2012 8/31/2012 CERRADA 11/30/2012
Cumplimiento de la
OBS
La oficina de talento humano mediante el
comit adopto la resolucin 00338 del
abril 2012 el plan de actividades como
instrumento de planificacin en los
aspectos de capacitacin, bienestar
social y salud ocupacional. Por lo tanto
esto permite una mejor organizacin de
los eventos programados para cada
vigencia con un registro inicial y sus
respectivos avances trimestrales y luego
contar con una codificacin de
aprobacin en la Subdireccin de
Planeacin. Este plan debe diligenciarse
completamente en el momento de entrega
del seguimiento trimestral y ms en lo que
respecta a anlisis de resultado y
acciones a seguir.
Se evidencia que el seguimiento del
primer trimestre el indicador No. de
solicitudes de permiso registradas en la
estadstica y archivadas / No. de
Solicitudes recibidas. De la actividad
Registro y anlisis de ausentismo
laboral, no refleja resultados acordes a
la cantidad de personas ausentadas y el
anlisis que se debera generar trimestral
de forma oportuna las acciones que
deberan implementar cuando estas
aumentan. Por lo tanto en la elaboracin
del plan de actividades deben generarse
variables que indiquen resultados
favorables de acuerdo a las actividades y
El indicador No. de solicitudes
de permiso registradas en la
estadstica y archivadas / No. de
Solicitudes recibidas. De la
actividad Registro y anlisis de
ausentismo laboral, no refleja
resultados acordes a la cantidad
de personas ausentadas y el
anlisis que se debera generar
trimestral de forma oportuna
Plantear un nuevo indicador. AM Talento Humano
Plantear un nuevo indicador que refleje resultados acordes
a la informacin requerida.
5/9/2012 5/22/2012 8/31/2012 CERRADA 11/30/2012
Gestin Administrativa -
Talento Humano
Formatos reestructurados
ficha de proyectos
1/30/2012 planeacin Corporativa
Autoevalucin del
proceso
AM
Mejorar aspectos relacionados con la
ejecucin de la inversin.
Debilidad en la identificacin y
formulacin de proyectos
Restructuracin de los formatos Ficha
Banco de Proyectos y sub-proyectos, de
acuerdo a la cultura y teora de proyectos
Sensibilizacin de la restructuracin de
los formatos con los funcionarios de la
Corporacin, que elaboran proyectos de
inversin.
Revisin y ajustes de formatos de
acuerdo a sugerencias, inquietudes de
los ejecutores de la inversin.
Implementacin y puesta en marcha
AM 5/31/2012 5/30/2012 CERRADA 8/30/2012
Fredy Quintero
Mogolln- Subdirector
de Planeacin y
Fronteras

Restructuracin de los formatos Ficha Banco de Proyectos
y sub-proyectos

MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
Cumplimiento de la
OBS
En lo que respecta a las actividades de
induccin y reinduccin en el
procedimiento se define como punto de
control el diligenciamiento del formato y la
evidencia se registra en un expediente
denominado Programa de induccin y
reinduccin. Pero en la revisin del
mismo en la oficina de talento humano no
cuentan con la firma en el formato del jefe
inmediato, lo mismo se evidencia en
algunos formatos registrados en los
meses de enero a marzo del 2012. De
igual forma se evidencia que el formato
MPA-02-F-08-1 del 12 abril del 2010
versin 1 debe ser actualizado en lo que
respecta a descripcin de las funciones
especificas del cargo y lo concerniente a
la informacin sobre aspectos de
seguridad social, salud ocupacional y
bienestar (ARP, EPS, Caja de
Compensacin, Fondo de Pensiones y
Cesantas) para el caso de los
contratistas ya que ellos adquieren una
vinculacin administrativa mas no laboral.
En la Revisin del el formato
MPA-02-F-08-1 del 12 abril del
2010 versin 1 se encontro
incompleto en las firmas de ste.
Igualmente segn la auditoria se
hace necesario una
actualizacin.
Firma de los Formatos MPA-02-F-08-1
del 12 abril del 2010 versin 1 que hacen
falta y revisin del formato en caso
necesario se har la respectiva
modificacin.
AM Talento Humano
Completar todos los formatos que les hace falta firmas y en
caso necesario de realizarle modificaciones realizarlas.
5/9/2012 5/22/2012 8/31/2012 CERRADA 11/30/2012
Auditoria Interna OBS
La poltica de comunicaciones definida
debe actualizarse en los aspectos como:
nuevas decisiones de Direccin
implementadas, lineamientos del Sistema
de Gestin Integral HSEQ, estructura
organizacional en el aspecto definido
como Subdireccin Administrativa y
Financiera y la Subdireccin de
Planeacin y algunas funciones definidas
en los procesos.
Politica de comunicacin
desactualizada, de acuerdo a la
nueva politica de gestin integral
HSEQ
Actualizacin de la politioca de
comunicaciones
AM
Sandra Ordoez
Acevedo
Politica actualizada 3/26/2012 3/28/2012 5/8/2012 CERRADA 5/30/2012
Auditoria Interna OBS
Por lo anterior se hace necesaria la
aceptacin de la tabla de retencin
documental acorde a cada proceso y
funciones de los cargos definidos en la
Corporacin, mediante firma probatoria
del subdirector o jefe de oficina y el
Secretario General para la actualizacin e
implementacin y a su vez se logre llevar
a cabo la organizacin y conservacin de
los expedientes constituidos de manera
ordenada.
TRD sin firma de aprobacin Aprobacin y socializacin de las TRD AM Martha Guevara TRD aprobadas 3/26/2012 3/28/2012
ACCION
CUMPLIDA
CERRADA 8/30/2012
Auditoria Interna
OBSERVACIO
N
Se evidencia en los Planes de Actividades
de los proyectos 2, 8, 12.1, 12.2, 12.3 y
12.4 que la informacin relacionada con
Informes de Avance Trimestral a los
proyectos de inversin y/o Planes de
Actividades, a los avances de los
indicadores de gestin en las hojas
metodolgicas y al informe final para
presentacin ante Asamblea Corporativa
del ultimo trimestre del ao 2011, no fue
entregada en los plazos establecidos
dentro del cronograma de actividades
para su evaluacin y seguimiento.
Retraso en la consolidacin de la
informacin.
Consolidacin de la informacin de
avance de los Planes de Actividades
AM
Subdirector de
Desarrollo Sectorial
Sostenible -
funcionarios
Entrega de Informe de Avance dentro del plazo estipulado 5/11/2012 5/11/2012 5/18/2012 CERRADA 8/30/2012
Auditoria Interna
OBSERVACIO
N
No se evidenci el registro de Anlisis de
resultados y Acciones a seguir de los
indicadores dentro del Plan de
Actividades por proyecto, proyectos 2, 8,
12.1, 12.2, 12.3, 12.4 y 12.8, cuando una
meta establecida se incumple o supera el
cumplimiento de la meta programada.
Se encontraba en
diligenciamiento al momento de
la realizacin de la auditora
Verificacin del diligenciamiento total del
formato respectivo
AM
Subdirector de
Sostenible -
funcionarios
Diligenciamiento total del formato respectivo 5/11/2012 5/11/2012 5/18/2012 CERRADA 8/30/2012
Auditoria Interna
OBSERVACIO
N
No se evidencia dentro de los
procedimientos del proceso de
Evaluacin, Seguimiento y Control
Ambiental, la actividad de solicitud interna
al Sistema de Informacin Ambiental SIA
para obtener informacin actualizada del
Departamento necesaria para la toma de
decisiones del componente ambiental en
cada licencia, permiso o autorizacin que
se tramite en la Corporacin.
Se realiza la solicitud al SIA en la
etapa de evaluacin ambiental,
pero no se encuentra especfico
en el procedimiento
Ajuste de los procedimientos e inclusin
del envo del expediente a la
Subdireccin de Planeacin para la
emisin de concepto de acuerdo al SIA
AM
Subdirector de
Sostenible -
funcionarios
Procedimientos ajustados 5/11/2012 5/11/2012 6/9/2012 CERRADA 8/30/2012
Auditoria Interna
OBSERVACIO
N
Para el periodo de Noviembre de 2011 a
Febrero de 2012, se evidencia el
cumplimiento parcial de las actividades de
seguimiento de licencias, permisos y
autorizaciones ambientales que se
otorgan en la Corporacin porque no se
realiz la verificacin del cumplimiento de
las actividades que se contemplan en los
actos administrativos con los cuales se
otorga cada licencia, permiso y
autorizacin ambiental.
Capacidad operativa insuficiente
para la atencin del 100%de los
seguimientos
Ajuste de las metas establecidas de
seguimiento a las Licencias y Permisos
Vigentes otorgados por la Corporacin.
AM
Subdirector de
Sostenible -
funcionarios
Ajuste de las Metas del Plan de Accin Corporativo
asociadas al seguimiento
5/11/2012 5/11/2012 5/24/2012 CERRADA 8/30/2012
Gestin Administrativa -
Talento Humano
Se evidencia mediante
resolucin 0401 del
8/025/12
Comunicaciones
Se elaboro el informe de
avance con corte a
30/06/12
Se verifico en el plan de
actividades a 30 de junio
se registro el analisi de
resultados y acciones a
seguir.
EVALUACION SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL
SIGESCOR aprobo el
ajuste al procedimiento
Se realizaron los ajuestes
de metas y se envio a la
subdireccin de
planeacin
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
Auditoria Interna
OBSERVACIO
N
De la muestra selectiva realizada a los
expedientes de PSMV Se pudo evidenciar
que al 86,7% de los PSMV de los
municipios se le realiz el seguimiento de
las obligaciones y compromisos
establecidos a Diciembre de 2011 de
acuerdo a los Actos administrativos de
aprobacin. El 13,3% corresponde a dos
(2) PSMV que no fueron objeto de
seguimiento puesto que no se
evidenciaron registros de actas de visita
ni informes de seguimiento y
correspondieron a los PSMV de los
municipios de Hacar y San Calixto.
Dificultad para el desplazamiento Realizar los seguimientos en su totalidad AM
Subdirector de
Sostenible -
funcionarios
Realizar los seguimientos a los municipios 5/11/2012 5/11/2012 5/9/2012 CERRADA 8/30/2012
Auditoria Interna
OBSERVACIO
N
Se evidenci incoherencia en las
unidades de medida del indicador Carga
de contaminacin hdrica reducida por
proyectos relacionados con el tratamiento
de aguas residuales, cofinanciados para
la Corporacin (Toneladas DBO, DQO y
SST), puesto que el indicador menciona
Toneladas DBO, DQO y SST y la unidad
menciona porcentaje de carga
contaminante en Kg/da para DBO y SST,
de acuerdo a los Indicadores del Plan de
Accin Corporativo 2011.
Error de digitacin Realizar los ajustes correspondientes AM
Subdirector de
Sostenible -
funcionarios
Realizar el ajuste a las unidades del indicador en mencin 5/11/2012 5/11/2012 5/9/2012 CERRADA 8/30/2012
Auditoria Interna
OBSERVACIO
N
Se evidencia bajo recaudo (50,46%) por
concepto de Tasa Retributiva a Diciembre
de 2011 con relacin a lo facturado, de
acuerdo al Indicador de Gestin Total de
Recursos Recaudados con referencia al
Total de Recursos Facturado por
concepto de Tasa Retributiva
1. La facturacin se enva por
medio del servicio de mensajera
472 y la entrega a los
respectivos usuarios llega con 15
o 20 das de atraso despues de
vencidas. 2. La facturacin
correspondiente al mes de
diciembre, tienen fecha de
vencimiento y oportuno pago en
la vigencia siguiente. 3. Cuando
se realizan Acuerdos de Pago,
las facturas realizadas hasta el
momento quedan para pago
posterior y se refleja en lo
facturado.
1. Las facturas se estn enviando via
email y por correo 472.
AM
Profesional
Universitario,
Facturacin y Cartera
de Tasa Retributiva
100/100 Usuarios de Tasa Retributiva con cobro
persuasivo
5/11/2012 2/6/2012 7/5/2012 CERRADA 8/30/2012
Auditoria Interna
OBSERVACIO
N
Se evidenci bajo cumplimiento del
indicador Tiempo promedio de trmite
para la evaluacin de las licencias
ambientales, permisos y autorizaciones
otorgadas en los proyectos 12.1, 12.2 y
12.4 en el que se exceden los tiempos de
trmite
Retraso en algunas etapas de los
trmites
Dar celeridad a los trmites en las etapas
que conciernen a la Subdireccin.
AM
Subdirector de
Sostenible -
funcionarios
Cumplir con los tiempos establecidos. 5/11/2012 5/11/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/28/2012
Auditoria Interna
OBSERVACIO
N
De acuerdo al muestreo aleatorio de
expedientes que se realiz para revisin
documental, no se evidencia el
diligenciamiento completo del formato
MPO-02-F-06 Control de Tiempos para
establecer el tiempo total real de los
trmites de las licencias, permisos y
autorizaciones ambientales en la
Corporacin
No se diligencia en cada etapa
del trmite
Revisin y diligenciamiento del formato
en cada etapa del trmite
AM
Secretaria de
Autorizaciones
Ambientales
Diligenciamiento total del formato respectivo 5/11/2012 5/11/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/28/2012
Auditoria Interna
OBSERVACIO
N
No se evidencia el ingreso al Sistema de
Informacin de Procesos Operativos
SISPROP de la Corporacin de las
solicitudes de Autorizacin o Permiso de
Tala o Poda de rboles Aislados tal como
lo contempla el procedimiento MPO-02-P-
5 Tala o Poda de rboles Aislados
No se registr la informacin en
el SIPROP
Realizar el ingreso y actualizacin de la
informacin correspondiente a los
permisos de tala y poda de rboles
AM
Subdirector de
Sostenible -
funcionarios
Mantener actualizado el Sistema SISPROP 5/11/2012 5/11/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/28/2012
Auditoria Interna
NO
CONFORMIDA
D
Se evidenci el incumplimiento de la
norma Protocolo de la Red de Vigilancia
de Calidad del Aire en cuanto a
calibracin de los equipos, puesto que el
protocolo sostiene que se debe realizar
calibracin anual de los equipos de
medicin. No se evidenciaron registros
relacionados a las calibraciones anuales
que se les debe realizar a los equipos de
medicin HIGH-VOL PM10 y PM2,5 de la
Corporacin.
No se haba efectuado el
respectivo mantenimiento a los
equipos
Efectuar el mantenimiento de los Equipos AC
Subdirector de
Sostenible -
funcionarios
Realizar el mantenimiento anual de los equipos tal como lo
establece el procedimiento.
5/11/2012 5/11/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/28/2012
Adquisicin de bienes
y servicios
Autoevaluacin del
proceso
AM
Impresion de actas y documentos
relacionados con el proceso contractual
(copia de la minuta, plizas aprobadas,
actas de inicio, suspensin, reinicio, etc.),
Uso excesivo de papel
Establecimiento de carpeta digital
compartida entre el rea de Contratacin,
y las reas de de Trmite de cuentas y
Contable de la Subd. Financiera, con el
fin de implementar el uso digital de actas
y documentos relacionados con el
proceso contractual (copia de la minuta,
plizas aprobadas, actas de inicio,
suspensin, reinicio, etc.),
AM
Profesionales de
secretaria General
disminuir el uso de papel en cumplimiento de la poltica del
SGI HSEQ y del programa de consumo responsable del
papel.

7/24/2012 7/24/2012 12/31/2012 CERRADA 8/23/2012
Se ajusto el seguimiento al
mpio de Hacari 23 de
abril de 2012 y San Calixto
9 de mayo de 2012.
Se realizaron los ajues y
se enviaron segn correo
electronoico del 24/05/12
Se ha mejorado
significativamente l
recaudo de la facturacin.
EVALUACION SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL
Se encuentra instalado y
funcionando en la oficina
de archivo y
correspondencia
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL
Auditoria Interma- norma
MECI
NC
Se evidenci el incumplimiento del
procedimiento Control de Equipos (MPA-
07-P-12) en cuanto al mantenimiento y
calibracin de los equipos, puesto que el
procedimiento establece que se debe
realizar calibracin cada 2 aos de los
equipos de medicin. No se evidenciaron
registros relacionados a la ltima
calibracin al equipo de medicin de flujo-
caudal (molinetes) de la Corporacin.
No se han tramitado las
solicitudes de fechas 2010 y
2011, emitidas por el laboratorio
relacionadas con el manteimietno
y calibracion de los equipos de
medicion de flujo caudal
Molinetes
Realizar nuevamente la solicitud en este
ao. Autorizar el tramite de dicha
solicitud por parte del responsable.
Realizar los estudios para la contratacion
de los servicios de mentenimiento y
calibracion de los equipos molinetes
AC
Profesional
universitario -
Corrdinador de
laboratorio.
Subdirecctor de
Sostenible.
Equipos de medicion de flujo o caudal con mantenimeitno y
calibracion realizados
8/16/2012 8/16/2012 11/30/2012 ABIERTA
ADMI NISTRACION
DE SISTEMAS DE
INFORMACION
Autoevaluacin del
proceso
AM
Ajustar los mdulos de RECEPCION y
PASES de la siguiente forma: a) Control
del cdigo de tramite 20 b) Adjuntar
anexos a los pases.
Necesidad de controlar
respuestas requeridas radicadas
evitando que coloquen de forma
equivocada el cdigo 20 en
trmite. 2). adjuntar documentos
a los pases en el formato que
llegan (xls, doc, pdf, etc), y
enviarlos via email.
1, Se ajusta el Mdulo de RECEPCION,
agregando una columna de
RESPUESTA REQUERIDA (s/n): DE
ESTA forma se exige la obligatoriedad de
una respuesta (despachada) al radicado
evitando que en el mdulo de pases le
coloquen cdigo de trmite 20.
2, Se ajusta el Mdulo de recepcin para
permitir adjuntar documentos adicionales
al documento radicado, permitiendole
que via email llegue en el formato
respectivo (xls, doc, pdf, etc).
3, Se ajusta el mdulo de PASES,
AGREGANDO LA FUNCIONALIDAD,
que el usuario respectivo pueda
seleccionar un documento y adjuntarlo al
pase, mediante una interfaz amigable al
usuario.
AM
Oficina de Sistemas
Daniel Jaimes Palacios
- Subdireccin de
Anexos escaneados a radicados y control de codigo de
tramite 20
18/092012 9/18/2012 9/18/2012 CERRADA 11/30/2012
GESTIN
ADMINISTRATIVA -
TALENTO HUMANO
Autoevaluacin del
proceso
AM
Implementacin de la estrategia de
Gobierno en Lnea para certificacin en
lnea para los usuarios internos de la
Corporacin
1) Necesidad de tener disponible
para los usuarios internos
(personal de planta) de la
Corporacin los comprobantes
de pago y certificados de
retencin . 2). Reducir el
consumo de papel en el proceso.
3) Disponibilidad de la
informacin de manera inmediata
Cambio del ambiente de trabajo del
sistema de nomina de cliente - servidor a
medio web habilitando el servicio de
consulta para cada uno de los
funcionarios de planta
Cambio de equip para utilizar el sistema
Habilitacin del mdulo de consulta a los
usuarios
AM
Profesional
Universitario Nmina
Dario Rodriguez -
Secretaria General
Habilitar modulo de consulta para descargar los
comprobantes de pago y certificados de retencin, el cual
inicialmente estar habilitado el mes de octubre del
presente ao; y externamente se puede consultar por la
pagina web de la corporacin en el link certificaciones en
lnea.
10/8/2012 10/8/2012 10/31/2012 CERRADA 11/30/2012
GESTIN
ADMINISTRATIVA -
TALENTO HUMANO
Cumplimiento de la
de Gestin
Administrativa.
OBS
La Oficina de Talento humano, de la
secretaria general en lo correspondiente a
la realizacin de las capacitaciones o
eventos en el cual utilizan los formatos de
asistencia a eventos de capacitacin o
reunin de la Corporacin MPG-01-F-
02del 10/09/09 versin 2, no se ubica el
nombre del evento. Y en la revisin del
plan de actividades comparado con los
registros de los expedientes, no se logra
detectar la temtica realizada. Por lo tanto
se hace necesario ubicarles el nombre del
evento a realizar en cada lista de
asistencia y su respectiva fecha de
ejecucin del evento.
Falta diligenciamiento del
formato.
Diligenciar los formatos en su totalidad. AM
Profesional Bienestar
Social, Salud
ocupacional y
capacitacin -Talento
Humano
Diligenciar en su totalidad los formatos de asistencia. 10/4/2012 10/22/2012 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
OBS
En la actividad de ingreso de un animal al
Centro en el registro de Acta No. 18 de
Envo Hogar de Paso (MPO-02-F-15-8),
el cual es realizado y enviado por la
oficina de Control y Vigilancia Ambiental
de fecha 30/04/2012, en donde se
decomisaron las especies de fauna
silvestre amenazadas como gaviln,
bho, gallina ciega, tortuga, boa, se
evidencia informacin incompleta acerca
de la descripcin tanto de las
caractersticas como de las condiciones
La Polica Nacional en los oficios
de entrega de los animales no
brinda informacin completa
sobre el estado de los animales y
la oficina de Control y vigilancia
no cuenta con el personal
capacitado para brindar
informacin sobre el estado de
los animales.
Dar Tramite a la Subdireccin de
Recursos Naturales sobre el
procedimiento relacionado con la
biodiversidad
Capacitar a la Polica Nacional sobre el
protocolo para la recepcin de animales.
En el mes de marzo del ao 2013 se
realizara la respectiva capacitacin
AC
vigilancia y
Subdireccin de
Recursos Naturales
Memorando subd. Recursos Naturales
Control de asistencia de capacitacin
10/24/2012 10/26/2012 3/30/2013 ABIERTA 11/8/2012
OBS
De acuerdo al expediente SAN-035/2012
en donde se evidencia el Acta de
Decomiso preventivo para especies de la
fauna, flora, productos y elementos objeto
de decomiso (MPO-02-F-15-7) de fecha
28/02/2012 donde se decomisaron 260
unidades de Moro ordinario
correspondientes a 7,2 m3, el Acta de
Error en el conteo de la madera
por parte de la Oficina de Control
y vigilancia
Solicitud de la presencia de los
funcionarios de Almacn y Control y
vigilancia en el momento de contar la
madera.
AC
vigilancia y Almacn
acta nica de control y trafico ilegal de flora y fauna
silvestre
10/24/2012 10/26/2012 11/30/2012 CERRADA 11/8/2012
OBS
De acuerdo al Acta de Operativo Control y
Vigilancia Ambiental de fecha 23/03/2012
Operativo Recurso Aire y Agua en la
vereda Quebrada Seca, va al municipio
de El Zulia cuyos participantes son el
grupo de Carabineros MECUC-Polica,
Corponor y Grupo de Proteccin
Ambiental y Ecolgica, en donde se
No se diligenciaron las
observaciones especificando la
actividad que se realizo.
Diligenciar el acta de operativo
especificando el motivo de la actividad
programada.
AC
Vigilancia
Acta de operativos diligenciada 10/24/2012 10/26/2012 11/30/2012 CERRADA 11/8/2012
EVALUACIN
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL -
CONTROL Y
VIGILANCIA
AUDITORIAS
INTEGRALES DE
GESTIN
Se envo Memorando a la
Subdireccin de Recursos
Naturales 1030.21.127 y
se programara
capacitacin para el mes
de marzo del ao 2013
Se verific en el
expediente 035/2012 el
acta unica de control al
trafico ilegal de flora y
fauna silvestre en donde
se registraron 240
unidades de madera
Se verifico en el acta de
operativo de control y
vigilancia de fecha
23/03/2012 que la
informacin detallada del
operativo se encuentre
descrita completamente
de acuerdo a lo realizado.
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
Al revisar los expedientes SAN 26, 35,
38, 68, 76, 100, 116 y 128 de 2012 no se
evidenci el diligenciamiento del formato
Control de Tiempos para establecer el
servicio No conforme y poder determinar
el tiempo real del trmite del proceso
sancionatorio administrativo.
Falta de organizacin y
capacitacin a los funcionarios
que manejan los expedientes.
Ajuste al procedimiento, modificacin a la
tabla de retencin documental y
capacitacin al funcionario que recepcin
la denuncia y maneja los expedientes
para el diligenciamiento de la tabla de
retencin.
AP
Vigilancia y Direccin
General
Procedimiento ajustado
TRD ajustada
Control de asistencia de capacitacin
10/24/2012 10/27/2012 11/30/2012 ABIERTA 08/11/012
OBS
De acuerdo al indicador Total de
denuncios atendidos con referencia al
total de denuncios recibidos por presunta
infraccin a las normas ambientales
dentro del Plan de Actividades del
proyecto 13, se recibieron en la sede
principal (Ccuta) 230 denuncios y se
atendieron 158, lo cual indica la no
Se tomaba como denuncio
atendido aquella denuncia que ya
tenia acta de inspeccin ocular
Verificar que en el VITAL todas las
denuncias tengan su respectivo COR y
se halla asignado tcnico para su
respectiva visita
AC
Vigilancia
Denuncias registradas en Vital con su respectivo COR 10/24/2012 6/30/2012 11/30/2012 CERRADA 11/8/2012
OBS
De acuerdo al indicador Nmero de
procesos sancionatorios ambientales
fallados en relacin al Nmero de
procesos sancionatorios ambientales
activos dentro del Plan de Actividades
del proyecto 13, no se evidencia de
manera clara y precisa en anlisis del
resultado ni de las acciones a seguir del
Demora en la revisin y firma de
la Resolucin Sancin, ya que
por acumulacin de expedientes
y cambio de jefe se demoro en
enviar expedientes para su
respectiva firma. El tiempo que
se designa para la firma de la
Resolucin Sancin es muy corto
Revisin del formato de control de tiempo
para ajuste de acuerdo a las etapas del
procedimiento y del sistema VITAL
Diligenciamiento del formato de control
de tiempos en las diferentes etapas por
parte de los responsables. ajustar el
formato de control de tiempos
AC
General
Formato de control de tiempos ajustado
Diligenciamiento formato control de tiempos
10/24/2012 10/26/2012 11/30/2012 ABIERTA 11/8/2012
OBS
Se tomaron tres expedientes para
verificar el cumplimento y aplicabilidad
de la tablas de retencin documental
TRD: Los expedientes no estn
foliadas en su totalidad, no estn las
carpetas debidamente diligenciado los
cdigos de T.R.D. No se identifican las
unidades de conservacin de los
Falta de ajuste del procedimiento
Sancionatorio y TRD e
implementacin de los formatos
de conservacin de los
expedientes , control de tiempos
y foliacin de los mismos, falta
de adquisicin de archivadores y
carpetas lo cual dificulta la
Ajustar el procedimiento Administrativo
sancionatorio ambiental, revisin la de
TRD y ajuste y control de tiempos
Foliar los expedientes faltantes y
diligenciar los cdigos respectivos,
realizar la identificacin y conservacin
de los expedientes.
Realizar solicitud de archivadores y
AC
Vigilancia Ambiental,
Subdireccin de
Recursos Naturales y
Secretaria General
TRD ajustada
Archivos organizados
10/26/2012 10/27/2012 1/30/2013 ABIERTA
Observacin: Se entrevisto a los
funcionarios, se realizaron preguntas
sobre los riegos ambientales y
operaciones, ocupacionales , quien es
su lder y puntos de control del
procedimiento y algunos no
respondieron correctamente.
Se entrevisto a personal nuevo y
sin induccin
Se darn charlas acerca del Sistema
HSEQ con funcionarios y contratistas
AC
Vigilancia y Talento
Humano
Actas de socializacin 10/26/2012 10/29/2012 11/30/2012 ABIERTA
OBS
Se entrevisto al personal y jefe de la
Brigada de emergencias acerca de la
realizacin de simulacros en la sede. En
esta vigencia no se han realizado, lo cual
no permite garantizar que los protocolos
ante emergencia sean efectivos y que el
personal responda de forma adecuada en
caso de una eventualidad.
No nos han dado las pautas para
implementar los simulacros en la
oficina de Control y Vigilancia ya
que se hacen en conjunto con la
sede principal, por lo tanto se
deben implementar los
protocolos ante alguna
emergencia. No existe un lugar
Solicitar los protocolos para la realizacin
de simulacros e implementarlos en la
oficina de control y vigilancia.
Buscar o adecuar un lugar para la
ubicacin del las camillas e implementos
de inmovilizacin para resguardarlos del
mugre y los factores que causan
AC
Vigilancia Ambiental y
Secretaria General,
Secretaria General
(oficina de servicios
generales)
Evidencia realizacin simulacro
Reubicacin camilla botiqun
Reglamento de higiene y seguridad publicado
Memorando solicitud
10/26/2012 10/26/2012 30/11/2012 ABIERTA
OBS
Observacin: Durante entrevista al
personal de la sede, manifestaron han
tenido incidentes con el sistema elctrico,
explosin de la zona donde se encuentra
el cableado de red, telefona, internet y
parte elctrica (cables expuestos y de
apariencia desordenada). En la estructura
fsica, se evidencia cielo raso cado,
La oficina no cuenta con la
infraestructura adecuado ya que
se evidencia cables sueltos, cielo
raso cado, humedad, goteras,
problemas de roedores,
problema con el internet y parte
elctrica, la parte de las
escaleras y pasamanos estn en
Enviar Memorando a la Secretaria
General (oficina de Servicios Generales)
donde se notificara detalladamente de los
problemas de la infraestructura de la
oficina, no se tenia conocimiento que los
incidentes se tenan que reportar a la
oficina de Talento humano.
AC
Vigilancia, Secretaria
General (oficina de
secretaria general y
talento humano)
Reporte de accidentes a la Oficina de Talento Humano 10/26/2012 10/30/2012 11/30/2012 ABIERTA
OBS
Observacin: En el expedientes No. 806
del ao 2010 " Aguas Kpital " Se
evidencia que no se estn cumpliendo
con los tiempo establecidos para tramite
de respuesta
Acumulacin de expedientes por
la cantidad de denuncias
recibidas en la oficina y pocos
abogados para ejecutar los
procesos.
Contar con el personal / abogados para
adelantar los Procesos Administrativos
sancionatorios que se encontraban
represados.
AC
Director General / Jefe
vigilancia
Procesos administrativos sancionatorios adelantados 10/26/2012 8/20/2012 12/30/2012 ABIERTA
OBS
Observacin: No se asegura la
continuidad en el registro de los procesos
en el sistema VITAL, la persona que tiene
la clave de ingreso, es personal
contratista, durante el periodo que no
estuvo vinculado no se realizo esta
actividad.
As mismo en el Sistema VITAL, no se ha
La persona que maneja los
procesos en el sistema VITAL es
contratada y por lo tanto no existe
continuidad eficiente para dar
tramite a las denuncias. Por falta
de termino y conocimiento no se
ha sacado reporte del modulo del
RUIA y algunos expedientes son
Disponer de la persona responsable del
manejo del sistema VITAl funcionario o
contratista con continuidad
capacitar a la persona encargada para
obtener el reporte del RUIA y se cumpla
con el control de tiempos por parte de la
Direccin General.
AC
Oficina de control y
General
Sistema Vital actualizado
Reporte RUIA
10/26/2012 10/30/2012 4/30/2013 ABIERTA
OBS
Observacin:
Se evidencia en la zona de depsito de la
madera incautada no hay una
identificacin adecuada de los lotes, lo
cual no permite identificarla, as mismo
algunos lotes estn a la intemperie, no
garantizndose la preservacin de la
misma.
La custodia y preservacin de la
madera esta a cargo de
Secretaria General (almacn)
Realizar memorando a Secretaria
conocer donde se da a conocer la
responsabilidad, organizacin ,
identificacin y preservacin de la
madera.
AC
vigilancia y Secretaria
General
Memorando 10/26/2012 10/30/2012 11/30/2012 ABIERTA
OBS
Observacin: Se verifico el GPS, con
placa de identificacin N 9986, Serial N
16D2777-12-9986, marca Garmin.
Presenta sticker con ltima fecha de
revisin 08/06/2011. No se evidencia
fecha de prximo mantenimiento o
calibracin . Se procedi posteriormente
a indagar sobre el trmite con la
El mantenimiento y calibracin de
los equipos es responsabilidad
del proceso de medicin y
anlisis ambiental
Reportar los equipos de la Oficina de
Control y Vigilancia al Laboratorio
Ambiental de Corponor con el fin de que
se realice el correspondiente
mantenimiento o calibracin
AC
vigilancia y
Coordinador del
Laboratorio
Memorando reporte de equipos 10/26/2012 10/30/2012 11/30/2012 ABIERTA
OBS
Observacin: Al solicitar las Actas de
Reunin del Comit de Control y
Vigilancia Ambiental, estas no fueron
entregadas, ya que se manifest por parte
del auditado, solo se ha realizado una
reunin, precisamente en este mes
(octubre de 2012), pero aun no tiene el
acta elaborada, no fue posible verificar la
A la fecha solo se ha realizado
una reunin de Comit de control
y vigilancia Ambiental debido a
los cambios de Jefe de la oficina.
Se tiene el listado de Asistencia al comit
de Control y Vigilancia Ambiental, a partir
de la fecha se har los respectivos
comits mensuales
AC
vigilancia Ambiental
Actas de reunin Comit de Control y Vigilancia 10/26/2012 10/30/2012 11/30/2012 ABIERTA
EVALUACIN
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL -
CONTROL Y
VIGILANCIA
EVALUACIN
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL -
CONTROL Y
VIGILANCIA
AUDITORIAS
INTEGRALES DE
GESTIN
AUDITORIAS INTERNA
Se informo verbalmente
los incidentes ocurridos.
Se reviso la hoja
metodologica del indicador
total de denuncos
recibidos con el total de
denuncios atendidos con
referencia al total de
denuncios recibidos por
presunta infraccin a las
A la fecha se ha realizado:
la identificacin de los
expedientes, se realizo
memorando a la
Naturales para aclarar
responsabilidades de
recepcin de los animales
A pesar de que se
revisaron los expedientes
SAN
26,35,38,68,76,100,112,1
16,y 128 de 2012 se
evidenciaron diligenciados
completamente los
formatos de control de
NO se evidencia el
analisis del resultado ni as
acciones a seguir del
indicador cuando la meta
supera lo programado
para el periodo auditado el
formato control de tiempos
se encuentra en ajuste de
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
OBS
No se cumplen con los tiempos
establecidos dentro del trmite del
proceso sancionatorio
Se verific en la oficina de atencin al
publico la existencia de Quejas y
Reclamos relacionados con la atencin
oportuna de solicitudes, evidencindose
las peticiones fueron reiteradas por
Con respecto al Rad 6365 del
9Julio, se observa en el CID que
la respuesta se dio
oportunamente y con el rad 7248
la demora fue de 10 das este fue
una reiteracin del rad 2876 la
cual se demoro un da de la
fecha limite en la respuesta.
Dar cumplimiento a los trminos para la
respuesta oportuna a las solicitudes
AC
Vigilancia Ambiental
Cumplimiento trminos 10/26/2012 10/26/2012 10/29/2012 ABIERTA
OBS
Observacin: No se socializa al personal
el procedimiento para reportar incidentes
lo cual garantice se hagan investigaciones
de forma oportuna que eviten la
materializacin de riesgos. El personal
manifiesta no conocan deban reportar
los incidentes de cada en las escaleras al
rea de talento humano
La Oficina de Control y Vigilancia
no tenia conocimiento del reporte
de incidentes
Solicitar mediante memorando
capacitacin de cmo reportar los
accidentes e incidentes.
AC
Humano
Memorando solicitud 10/26/2012 11/1/2012 11/30/2012 ABIERTA
OBS
Observacin: Revisada acciones abiertas
en el Plan de Mejoramiento, se evidencio
que de los expedientes referenciados, a
los cuales no se haba realizado la visita
tcnica, por dao del equipo de medicin
(Sonmetro), se ejecutaron dos visitas el
pasado 16/10/2012. (Exps. 94 y 125 de
2012).
La oficina de control y vigilancia
tiene un sonmetro para 4
tcnicos y atencin de las
denuncias que faltan del 2011
mas las denuncias del 2012 y
operativos de contaminacin
auditiva que se programan, por lo
tanto se ha presentado demora
Dentro del Plan de compras se solicito la
adquisicin de sonmetros para agilizar
la atencin de estas denuncias. Se
requiere la contratacin del personal
tcnico para la atencin de denuncias.
AC
vigilancia / Director
General
Plan de compras ejecutado 10/26/2012 6/30/2011 6/30/2013 ABIERTA
OBS.
No se evidencia dentro de los
procedimientos del proceso de
Evaluacin, Seguimiento y Control
Ambiental tal como el procedimiento de
Permisos, PSMV y Autorizaciones
Ambientales, Seguimiento a Licencias,
permisos y autorizaciones ambientales,
tala o poda de rboles aislados y
En la Direccin Territorial Tib
no se ha instalado el programa
de SIA ni se ha capacitado a
funcionarios y contratistas en el
manejo de esta herramienta.
Solicitar a la Subdireccin de Planeacin,
la instalacion del programa y la respectiva
capacitacin.
AM
Subdireccin de
Planeacin
100% 8/23/2012 10/26/2012 12/31/2012 ABIERTA
NC
De acuerdo al Expediente No. 4459 de
2007 (JAC Vereda El Ambato,
Corregimiento de Campo Dos, Municipio
de Tib) se evidencia incumplimiento del
procedimiento MPO-02-P-13 Seguimiento
a Licencias, Permisos y Autorizaciones
Ambientales en la actividad No. 5
Verificacin del cumplimiento porque no
Se aclara que el procedimiento
no se ha incumplido en la
actividad 5, porque el expediente
tiene informe de seguimiento
durante la vigencia de la
concesin el cual no manifiesta
incumplimiento a las obligaciones
ambientales
Se debe programar y realizar una visita
con el fin de verificar la continuacin en
la utilizacin o no del recurso agua; en
caso de encontrar ilegalidad por el uso y
aprovechamiento del recurso, se
proceder al inicio de un procedimiento
administrativo sancionatorio ambiental.
AM
Funcionario asignado
al procedimiento de la
Direccin Territorial
Tib.
100% 8/23/2012 10/30/2012 12/31/2012 ABIERTA
OBS.
De acuerdo al muestreo aleatorio de
expedientes que se realiz para revisin
documental del procedimiento
Administrativo Sancionatorio, no se
evidencia el diligenciamiento del formato
MPO-02-F-06 Control de Tiempos para
establecer el tiempo total real de los
trmites de atencin de denuncios por
No se diligenci oportunamente
el formato de control de tiempos
A la fecha se encuentran todos los
expedientes de los procesos de control y
vigilancia con el resgistro de control de
tiempos debidamente diligenciado; se
continuar realizando esta accion
oportunamente
CO
Funcionarios
encargados del
procedimiento DTT
100% 8/23/2012 8/23/2012 12/31/2012 ABIERTA
NC
No se evidencia el seguimiento del
compromiso establecido en la
autorizacin, que es la reposicin de los 5
rboles ornamentales en el mismo predio
en un trmino de 30 das una vez
aprobada la solicitud tal como lo
contempla el procedimiento MPO-02-P-
05 Tala o Poda de rboles Aislados en la
En la Direccin Territorial Tib
se priorizan los seguimientos a
los permisos de tala y poda con
mayor nmero de rboles de
reposicin, al no contar con el
personal tcnico suficiente. De
igual manera no existe un
trmino establecido para el
Realizar los seguimientos
correspondientes a los permisos
otorgados.
AC
Personal Tcnico-
Tib, asignados al
procedimiento.
100% 8/23/2012 9/15/2012 12/31/2012 ABIERTA
OBS.
De acuerdo al expediente No. 6761
(Asociacin de Agricultores del Ro Bravo
de Tib) en el cual se evidencia una visita
de seguimiento al permiso de concesin
de agua, en el acto administrativo que
otorga el permiso no se evidencia de
manera clara, es decir, no est definido el
nmero de visitas de seguimiento que se
La normatividad no establece
taxativamente el numero de
visitas de seguimiento.
Coordinar con la SDSS y la oficina
jurdica, los criterios para definir el
nmero de seguimientos a las
concesiones de agua e incluirlos en los
actos administrativos.
AM
Subdireccin de
Sostenible, oficina
Jurdica y Direcciones
Territoriales.
100% 8/23/2012 10/30/2012 12/31/2012 ABIERTA
OBS.
De acuerdo a la denuncia recibida de
radicado No. 272 de 17/04/2012 en el
SIPJ, se evidencia incumplimiento del
Procedimiento Administrativo
Sancionatorio porque se realiz la visita
de inspeccin antes de dictar el Auto de
Indagacin preliminar, tal como lo dispone
el Procedimiento Administrativo
No se aplicaba el orden estricto
que regula el procedimiento.
Aplicar correctamente el procedimiento. AC
Funcionarios
asignados al
procedimiento
administrativo
sancionatorio,
Tib
100% 8/23/2012 8/23/2012 12/31/2012 ABIERTA
OBS.
De acuerdo al radicado No. 122 de
17/02/2012 cuyo asunto es el reporte
inicial de derrame de hidrocarburo por
manipulacin por terceros de una vlvula
de 3 en la lnea desactivada del pozo T-
372, mdulo G14 de la empresa
ECOPETROL se evidencia la apertura de
un proceso sancionatorio ambiental con el
La vigencia de la indagacin
preliminar segn la ley 1333 de
2009, es una etapa procesal que
tiene una duracion de seis (6)
meses prorrogables a juicio de la
autoridad ambiental.
Se tendr en cuenta la observacin, una
vez se venzan los trminos de la
indagacin preliminar, cuando no se
determine la ocurrencia de los hechos y
si la conducta finalmente no constituy
infraccin ambiental para que se realice
el archivo o cesacin de los procesos, del
trmite y de expedientes como lo
AM
Funcionarios
asignados al
procedimiento
administrativo
sancionatorio,
Direccin territorial
Tibu.
100% 8/23/2012 8/23/2012 12/31/2012 ABIERTA
OBS.
Se evidencia la falta de coordinacin y
enlace en cuanto a algunas actuaciones
operativas entre la sede principal
(Ccuta) y la Direccin Territorial Tib
debido a que en los procedimientos de
Licenciamiento ambiental, Permisos,
PSMV y Autorizaciones Ambientales y
Seguimiento a Licencias y Permisos y
Las subdirecciones misionales
no coordinan oportunamente la
programacin de visitas tcnicas
de evaluacin y seguimiento que
se realizan en la jurisdiccin de
la Direccin Territorial.
Solicitar a las subdirecciones misionales
informar oportunamente a la Direccin
Territorial la programacin de visitas
tcnicas que tengan relacin con el rea
de jurisdiccion de la DTT.
AM
Tibu y Subdirecciones
Misionales.
50% 8/23/2012 8/23/2012 12/31/2012 ABIERTA
OBS.
Se evidencia la falta de continuidad de las
actividades que se desarrollan dentro de
los procedimientos tales como el
procedimiento administrativo
sancionatorio y permisos, PSMV y
autorizaciones ambientales debido a la
falta de personal de apoyo contratado,
puesto que las actividades de recepcin
No existe continuidad en la
contratacion del personal
necesario para desarrollar estas
actividades.
La Direccion Territorial Tib ha
gestionado la contratacin de personal de
apoyo mediante el anteproyecto de
presupuesto vigencia fiscal 2013
AM
Tib y Direccin
General
Plan de compras 8/23/2012
01/02/2012
19/09/12
3/30/2013 ABIERTA
OBS.
De acuerdo a lo encontrado en la
auditora y comparndolo con el reporte
consolidado a 30 de Junio de 2012 de los
indicadores del proyecto 13 de Control y
Vigilancia, no se evidencia el reporte de la
fauna decomisada o dejada a disposicin
de la territorial Tib, esto segn los
radicados No. 041 de 18/01/2012 cuyo
Se aclara que las especies
mencionadas en el hallazgo no
corresponden a especies
decomisadas; estas especies
fueron puestas a disposicion de
la Corporacion para su ubicacion
final en el hogar de paso de
fauna silvestre (radicado 041) y
Generar directrices desde el Comit de
Fauna Silvestre, orientadas a unificar
criterios para el diligenciamiento y
aplicabilidad del Acta nica de Control al
Trfico Ilegal de Flora y Fauna Silvestre,
atendiendo solicitud presentada por la
Direccin Territorial Tib
AM
Tib, asignados al
procedimiento, Comit
de Fauna Silvestre.
50% 8/23/2012 11/6/2012 12/31/2012 ABIERTA
AUDITORIAS INTERNA
DIRECCION
TERRITORIAL TIBU
AUDITORIA INTERNA
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
OBS.
En la visita de auditora realizada en la
direccin territorial Tib se evidenci la
denuncia segn SIPJ del da 15/03/2012
con radicado No. 208 de 16/03/2012 cuyo
infractor es el seor Parmenio Tinoco que
no aparece registrada en el consolidado
del indicador de gestin del plan de
accin para el proyecto 13 Total de
De acuerdo a la descripcion del
hallazgo, no hay inconcistencia
por cuanto se recibieron las
denuncias y estas se atendieron
completamente; solo que por
programacin, las visitas y sus
respectivos informes quedaron
evidenciados en los perodos
Se seguirn enviando los reportes de la
informacin de metas e indicadores del
proyecto 13 que corresponden a la
Direccin Territorial Tib a la Sede
Principal en los periodos que
correspondan para la consolidacin de la
informacin a tiempo.
AM
Tib, asignados al
procedimiento.
100% 8/23/2012 8/23/2012 12/31/2012 ABIERTA
OBS
No se evidenci el registro de acciones a
seguir de los indicadores dentro del Plan
de Actividades por proyecto, proyectos
4.1, 9 y 16 (actividades 2, 3, 5, 6 y 8)
cuando una meta establecida se incumple
o supera el cumplimiento de la meta
programada.
Recursos insuficientes lo que
dificulta la continuidad de las
actividades programadas para la
vigencia. Actividades
programadas para dar incio en
mayo, razon por la cual no se
observa avance de la meta a la
fecha de la auditoria.
Presentar a la Subdireccin de
Planeacin las modificaciones al Acuerdo
No. 19 de 2011 "por el cual se aprueba
un ajuste al Plan de accin corporaivo
2010-2012 de la Corporacin Autnoma
Regional de la Frontera Nororiental -
CORPONOR", conforme a las
incorporaciones o redireccionamiento de
AM
Subdirectora de
Recursos Naturales:
Melva Yaneth Alvarez
Vargas
Acuerdo Actualizado 6/8/2012 7/1/2012 12/30/2012 CERRADA 11/30/2012
OBS
Se evidencia que dentro del
procedimiento actual establecido de
Ordenamiento y Manejo de cuencas
Hidrogrficas en el detalle de las
actividades se establecen acciones de
manera general el cual no permite
conocer el conjunto de especificaciones,
relaciones y ordenamiento de las tareas
Se evidencia una falta de
planeacin de recursos
econmicos y de las actividades
se contemplan en el Plan de
Accin.
AM
Subdirectora de
Recursos Naturales:
Vargas
OBS
Teniendo en cuenta el indicador del
proyecto 1, Establecimiento del
componente verde, de acuerdo al Plan de
Actividades de del ao 2012 se tiene una
meta programada de 1000 unidades. En
el mes de abril se realiz la entrega como
donacin de 6600 unidades de material
vegetal (palma de areca) a las diferentes
Superacin de las metas
propuestas inicialmente, por
adicin de recursos al proyecto
para tal fin.
AM
Subdirectora de
Recursos Naturales:
Vargas
NC
Se evidencia la falta de planificacin de
las actividades para el desarrollo del
proyecto 1, el proyecto se realiza de
acuerdo a las solicitudes que se radiquen
en la corporacin de las partes
interesadas tales como los usuarios de
parques, plazas, plazoletas, andenes,
ejes viales, parques recreativos, rondas
Falta de planificacin de las
actividades para el desarrollo del
proyecto
A medida que se realicen
incorporaciones al proyecto se priorizan
las ejecuciones de los proyectos
diseados y socializados
AC
SUBD. RECURSOS
NATURALES -
OSCAR DAVID
DUARTE
Atender 100%de las solicitudes presentadas en el tema a
la Corporacin
6/8/2012 7/1/2012 12/30/2012 CERRADA 11/30/2012
NC
Se observ dentro del proyecto 1 que
para el seguimiento del proyecto en el
mantenimiento de las zonas verdes que
se establecen en un sitio determinado
queda mencionado de manera inicial a
travs de acuerdos o compromisos con la
comunidad beneficiada directamente por
la ejecucin del proyecto (sentido de
No estaba contemplado dentro
de las actividades del proceso.
A partir de la fecha todo nuevo
establecimiento, se hace entrega
mediante documento con las JAC o con
los entes que correspondan para que
estos realicen los mantenimientos
correspondientes.
AC
SUBD. RECURSOS
NATURALES -
OSCAR DAVID
DUARTE - JOS
ANGEL ARDILA
100%de los proyectos con acta de entrega a la
comunidad o ente responsable
6/8/2012 7/1/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
OBS
Dentro del proyecto 5, no se evidencia un
cronograma de actividades o
programacin de visitas para ejecutar en
la vigencia en la Gestin de la
Declaratoria del rea Natural Protegida
Sisavita Santurbn, es decir, se sabe lo
que se debe hacer pero no se evidencia
claramente registros de lo que se realiza,
vigencia. No existe un formato
para evidenciar las actividades
realizadas (visitas a predios)
dentro del proyecto.
Formato de Planificacin de las
actividades en el proceso y su
seguimiento.
AM
Subdirectora de
Recursos Naturales:
Vargas, Henry Carrero
Programacin con seguimiento 6/8/2012 7/1/2012 12/30/2012 CERRADA 11/30/2012
OBS
De acuerdo a la meta establecida dentro
del Plan de Actividades del proyecto 5 en
donde se establece la realizacin de un
(1) proceso para la Gestin de la
Declaratoria del rea Natural Protegida
Sisavita Santurbn, se evidencia que
para el periodo de Enero a Abril de 2012,
el avance del indicador Gestin para la
No se cumple con lo planificado
dentro del plan de accin de la
Corporacin para el ao 2012.
Redireccionar el proceso conforme a los
recursos con lo que cuenta el proyecto y
el apoyo interinstitucional. Presentar a la
Subdireccin de Planeacin las
modificaciones al Acuerdo No. 19 de
2011 "por el cual se aprueba un ajuste al
Plan de accin corporaivo 2010-2012 de
la Corporacin Autnoma Regional de la
AM
Subdirectora de
Recursos Naturales:
OBS
del Plan de Actividades del proyecto 6 en
donde se establece las Especies de
fauna y flora amenazadas, con Planes de
Conservacin en ejecucin, se evidencia
que para el periodo de Enero a Abril de
2012, el avance del indicador es cero (0)
debido a que se los recursos de este
Los recursos asignados no son
suficientes y falta de planeacin
financiera para el cumplimiento
de las actividades de este
proyecto.
AM
Subdirectora de
Recursos Naturales:
Vargas, Antonio
Ramirez
OBS
De acuerdo a lo manifestado por los
auditados se evidencia poca asignacin
de recursos econmicos para el
funcionamiento de los Comits de
Educacin Ambiental en el Departamento
y de actividades complementarias. Se
evidencia una falta de planeacin de
recursos econmicos y por consiguiente
vigencia.
AM
Subdirectora de
Recursos Naturales:
Vargas, Alma Castillo
OBS
del Plan de Actividades del proyecto 16,
actividad No. 6, en donde se establece el
Acompaamiento a los Comits
Municipales de Educacin Ambiental, se
evidencia que para el periodo de Enero a
Abril de 2012, el indicador presenta 31
comits instalados para el
Se supera la meta planeada.
AM
Subdirectora de
Recursos Naturales:
Vargas, Alma Castillo
OBS
De acuerdo a lo auditado no se evidenci
el seguimiento a los Planes de
Ordenamiento Territorial que debe realizar
la corporacin con el fin de garantizar el
cumplimiento de los mismos segn la
actividad No. 3 del procedimiento de
Concertacin y Seguimiento del
Componente Ambiental en los Planes de
No existe un indicador que pueda
medir el seguimiento de los
POTS o Planes Parciales.
CORPONOR", para crear un nuevo
indicador de seguimiento
AM
Subdirectora de
Recursos Naturales:
OBS
De acuerdo a lo auditado en el proyecto
16, actividad No. 8 Actualizacin e
Implementacin de Acciones e
Inversiones de los Planes de Ordenacin
de Cuencas Hidrogrficas - Gestin del
Riesgo, se debe definir el liderazgo y
responsabilidad definitiva de las
actividades de Gestin del Riesgo debido
No se ha delegado un
funcionario lider y responsable
de dicho proceso.
AM ABIERTA 11/30/2012
DIRECCION
TERRITORIAL TIBU
AUDITORIA INTERNA
PLANIFICACION Y
ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
TERRITORIAL
Auditoria Interna
Transicin del plan de
accin corporativo,
quedando los indicadores
y metas incorporados en
el nuevo plan de accin;
vigenfcia 2012, Segundo
Semestre
accin corporativo,
Semestre
La accin qued invalida
por transicin del plan de
accin corporativo,
La posicin del auditor va
en contrava con la poltica
de la Corporacin en el
desarrollo del proyecto,
por cuanto una solicitud a
la cual se le realiza el
diseo, an cuando no
Se est oficializando la
entrega de las zonas
intervenidas para cumplir
la accin en diciembre
Se elabor el plan de
actividades y se le est
llevando el seguimiento
accin corporativo,
vigencia 2012, Segundo
Semestre
accin corporativo,
Semestre
accin corporativo,
Semestre
accin corporativo,
Semestre
accin corporativo,
Semestre
Depende de direccin
general
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
Solicitar al rea de contratacin y talento
humano reporte de personal nuevo con el
fin de realizar capacitacin mensual
sobre la organizacin y manejo de
expedientes, aplicacin de TRD.
Gestin Administrativa
archivo y
correspondencia
reporte mensual 10/22/2012 23/10/212 11/30/2012 ABIERTA 11/27/2012
Definir las responsabilidades sobre el
manejo de archivo, documentos y
expedientes desde el estudio previo para
los contratistas o en la asignacin de
funciones al personal nuevo que se
encargue del tema.
Todos los procesos -
lideres
Estudios previos con responsabilidades definidas 10/22/2012 23/10/212 12/30/2012 ABIERTA 11/27/2012
Revisin del formato de paz y salvo,
ajuste y socializacin del mismo.
archivo y
correspondencia
SIGESCOR
formato paz y salvo ajustado 10/22/2012 23/10/212 1/30/2013 ABIERTA 11/27/2012
Generar instrumento didctico para la
aplicacin del procedimiento
ORGANIZACIN, CONSERVACION,
TRANSFERENCIA Y CUSTODIA DE
DOCUMENTOS.
archivo y
correspondencia
instructivo aplicacin procedimiento 10/22/2012 23/10/212 1/30/2013 ABIERTA 11/27/2012
Aplicacin efectiva del formato de paz y
salvo por parte de los responsables
verificando la informacin a entregar por
parte de funcionarios o contratistas.
Responsables de
firmas del paz y salvo
Formato paz y salvo diligenciado 10/22/2012 23/10/212 12/30/2012 ABIERTA 11/27/2012
Participacin de la funcionaria de archivo
y correspondencia en las auditorias
programadas por la oficina de control
interno a los diferentes procesos en lo
relacionado a la gestin documental.
Control evaluacin y
gestin, Gestin
Administrativa archivo
y correspondencia
programa de auditorias 10/22/2012 23/10/212 10/30/2013 ABIERTA 11/27/2012
Seguimiento al cumplimiento de las
acciones propuestas
Control evaluacin y
gestin, Gestin
Informe de seguimiento 10/22/2012 23/10/212 30/10/213 ABIERTA 11/27/2012
Revisin y ajuste del procedimiento
Gestin juridica,
gestin estrategica,
evaluacion seguimiento
y control ambiental
Procedimiento ajustado 10/22/2012 23/10/212 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
Revisin y definicin de
responsabilidades en los formatos de
control de tiempos
Gestion juridica,
evaluacin seguimiento
y control ambiental,
medicin y analisi
ambiental,
Formatos ajustados 10/22/2012 23/10/212 12/15/2012 ABIERTA 11/30/2012
Capacitacin y socializacin del
procedimiento y de los formatos a los
responsables de su aplicacin
Gestin juridica. registro de capacitacin y socializacin del procedimiento 10/22/2012 23/10/212 12/21/2012 ABIERTA 11/30/2012
Consolidacin y reporte del servicio no
conforme de manera mensual a los
lideres y responsables del proceso.
Gestin juridica informe consolidado del servicio no conforme 10/22/2012 23/10/212 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
Seguimiento al cumplimiento del
procedimiento
Control evaluacin y
gestin.
informe de seguimiento 10/22/2012 23/10/212 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
Adjudicar presupuesto anualmente para
el mantenimiento de equipos de la
corporacin y dar trmite a las solicitudes
presentadas por el laboratorio
Director general,
subdirector de
apropiacin presupuestal 10/22/2012 23/10/212 3/30/2013 ABIERTA
Realizar el anlisis de las cargas de trabajo
para la modernizacin de la planta de
personal de la corporacin, con el fin de
garantizar la prestacin de los servicios del
Director General,
subdirector de
desarrollo sectorial,
profesional
cargas de trabajo del personal requerido 10/22/2012 10/23/2012 3/30/2013 ABIERTA
Reprogramar y ejecutar las verificaciones
de GPS con el personal contratado del
laboratorio.
Profesional
universitario
coordinador de
laboratorio
verificaciones GPS 10/22/2012 10/23/2012 12/15/2012 ABIERTA
Realizar back up semanal, por
riesgos en el fluido y descargas
elctricas
AP
Subdireccin de
recursos naturales y
coordinador del
centro hogar de
back up actualizado semanalmente 10/26/2012 11/9/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
Revisin del sistema elctrico e
implementar solucin
AP
Secretaria General -
Servicios generales
Sistema elctrico en funcionamiento 10/26/2012 1/1/2013 12/31/2013 ABIERTA 11/30/2012
Monitoreo mensual del servicio de
internet y funcionamiento del
hardware
AP
Subdireccin de
Planeacin y
fronteras -
Sistemas
Servicio continuo de internet e intranet 10/26/2012 11/2/2013 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
Capacitacin al personal
involucrado en el diligenciamiento
de actas
AP
vigilancia
Actas de decomiso y de envo diligenciadas
correctamente
10/26/2012 11/1/2012 12/15/2013 ABIERTA 11/30/2012
Tener personal capacitado en el
diligenciamiento del formato de
recepcin y envo al hogar de paso
de la documentacin completa
AP
vigilancia
Actas de decomiso y de envo diligenciadas
correctamente
10/26/2012 11/1/2012 4/1/2013 ABIERTA 11/30/2012
Hogar de paso sin sistema
de radicacin documental
Analizar alternativa de que exista
radicacin documental en el hogar
de paso
AP
Sigescor - CID -
Area Sistemas
Oficios radicados conforme a la norma 10/26/2012 11/7/2012 4/1/2013 ABIERTA 11/30/2012
Desarticulacin en la
recepcin de los animales
por parte de las dos
dependencias
Generar procedimiento que articule
la accin de las dos dependencias
(control y vigilancia y Subdireccin
de recursos naturales - hogar de
AP
Subdireccin de
Recursos Naturales
y Oficina de Control
y Vigilancia
Procedimiento documentado e implementado 10/26/2012 1/2/2013 4/30/2013 ABIERTA 11/30/2012
OBS
El personal auditado, manifiesta
actualmente no tienen instalado el
Outlook, lo cual limita las
comunicaciones internas con la
Daos en el sistema de
internet e intranet
Monitoreo mensual del servicio de
internet y funcionamiento del
hardware
AP
Subdireccin de
Planeacin y
fronteras -
Sistemas
Servicio continuo de internet e intranet 10/26/2012 11/2/2013 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
calidad HSEQ
MEDICION Y ANALISI
AMBIENTAL
calidad HSEQ
Se evidencia varios procesos de la
corporacin dificultad en aspectos
relacionados con el control de registros,
aplicacin de las tablas de retencin
documental no se diligencias
completamente algunos registros dejando
espacios en blanco, anotaciones con
lpiz, documentos sin firmar
desorganizacin de los expedientes y
control en cuanto al prstamo de los
mismos, en algunos procesos no se logro
evidenciar los registros de ejecucin de
los procesos (planificacin y
ordenamiento ambiental territorial
(educacin ambiental), comunicaciones y
territorial Ocaa, no se estn realizando
copias de respaldo de la informacin en el
centro hogar de paso.
En algunos procesos no se identifican
Las unidades de conservacin de los
registros (folderamas, archivadores), lo
cual afecta la ubicacin de los registros
impresos y expedientes de forma gil y
oportuna se evidencian expedientes
agrupados en cajas bajo los escritorios y
exceso de expedientes en los puestos de
trabajo, por falta de espacio y
desorganizacin.
De lo cual se concluye que no se esta
dando aplicabilidad a lo establecido en el
procedimiento MPA-02-P-01 organizacin
conservacin transferencia y custodia de
documentos de la corporacin, a las
tablas de retencin documental y a la
normatividad vigente expedida por el
archivo general de la nacin.
NC
calidad HSEQ
GESTION
ESTRATEGICA
No es clara la responsabilidad y
compromiso en cuanto a la
organizacin de expedientes y
manejo de archivo.
AC
AC
AC
En la oficina de control interno no se
encontr el consolidado o informe sobre el
servicio no conforme respecto a las
solicitudes de permisos y/o autorizaciones
ambientales, de igual forma no se encontr
el registro mediante el cual se requiere el
envi de este informe a la oficina jurdica
incumplindose lo establecido en el
procedimiento de control del servicio no
conforme. No se cumple con los tiempos
establecidos dentro del trmite del proceso
sancionatorio y el registro de los mismos en
el formato de control de tiempos del
procedimiento y el reporte a la oficina
jurdica de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento.Se verifico en la oficina de
atencin al pblico la existencia de quejas y
reclamos relacionados con la atencin
oportuna de solicitudes, evidencindose las
peticiones fueron reiteradas por parte del
No se tienen claridad en el
procedimiento, falta capacitacin
en la aplicacin del
procedimiento y diligenciamiento
de los formatos, no es clara la
responsabilidad en el
diligenciamiento de los formatos,
no se tiene claridad en las etapas
de los formatos de control de
tiempos, las acciones que se han
identificado no han sido efectivas
y se vuelven repetitivas.
GESTION JURIDICA NC
Una vez revisado el programa de control
de equipos, se evidencio no se est
cumpliendo con las fechas establecidas
para la ejecucin de dichas actividades: el
mantenimiento para GPSs estaba
programado para el mes de junio de
2012. As mismo se evidencia en el
registro MPA-07-F-05-03 8registro de
novedades del control de trabajo NC), se
ha reportado en dos oportunidades
(15/03/2012, 04/06/2012) la necesidad de
No existe presupuesto especifico
para el mantenimiento preventivo,
correctivo y calibracin de
equipos.
NC
OBS
Al consultar acerca de las copias de
respaldo de la informacin, se
manifest por parte del auditado, no
se estn realizando, evento que se
constato con el rea de sistemas.
Actividad que coloca en riesgo la
seguridad de la informacin del
Centro Hogar de Paso.
Daos en los equipos
(Octubre/2011 a Julio 2012)
por problemas del fluido
elctrico y descargas
elctricas y problemas con el
intranet
Accin permanente
Descarga elctrica por
tempestad da las
tarjetas de red de
OBS
Se evidencia oficio de la polica,
donde se remiten animales
decomisados, sin radicar (no hay
una comunicacin inmediata entre
CyV y Hogar de Paso)
SE propone esta alternativa por
cuanto al hogar de paso
ingresan animales de entregas
voluntarias en mal estado, los
PLANEACION Y
ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
TERRITORIAL
AUDITORIA
INTERNA DE
CALIDAD HSEQ
OBS
Las actas de decomiso final, a travs
de las cuales se recepcionan los
especmenes de la fauna silvestre,
no son diligenciadas por su totalidad
por parte de la oficina de CyV, lo
cual no suministra la informacin
completa de las condiciones del
Deficiente diligenciamiento
de acta de envo con sus
soportes
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
OBS
Se revis el contenido del Botiqun
central y porttil para la atencin de
emergencias, en el cual se evidencio
material vencido (suero oral - junio
Desabastecimiento del
botiqun y elementos
vencidos
Revisin trimestral y
diligenciamiento del formato MPA-
02-F-09-7 Lista de chequeo
elemento bsicos de dotacin de
AP
Brigadista del Area
responsable del
botiqun
Botiqun abastecido y con elementos vigentes 10/26/2012 11/7/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
OBS Falta sealizar la ruta de residuos.
No existe sealizacin de la
ruta para evacuacin de
residuos peligrosos
Diseo de la ruta de evacuacin de
residuos peligrosos e
implementacin
AP
Arquitecto -
Secretaria General -
Servicios generales
Ruta de residuos peligrosos establecida 10/26/2012 11/7/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
OBS
Se observo, se tiene un espacio
especifico para depositar los
Espacio de depsito de
medicamentos vencidos sin
Sealizacin del Espacio de
depsito de medicamentos
AP
Subdireccin de
Recursos Naturales
Depsito de medicamentos vencido identificado
10/26/2012 11/7/2012
30/11/2012
ABIERTA
OBS
Se evidencio la existencia de
algunas luminarias quemadas, que
Luminarias quemadas por
vida til cumplida
Cambio de luminarias AP
Subdireccin de
Recursos Naturales
Luminarias funcionando 10/26/2012 10/26/2012 10/31/2012 ABIERTA
OBS
No se logro evidenciar los registros
del municipio de Chincota porque
la carpeta no se encontraba en el
archivo. se evidenci que los
expedientes no se encuentran
foliados; En el del municipio de
Salazar no reposan las actividades
desarrolladas en agosto, septiembre
y octubre; No reposa informe de
avance e impacto del municipio de
Salazar.
Falta de seguimiento y
actualizacin de los
expedientes, as como el
cumplimiento de la
normatividad de archivstica
Foliar los expedientes y actualizar
los mismos con las actividades
desarrolladas mensualmente
AP
Subdireccin de
Recursos Naturales
- Educacin
Ambiental
Expedientes foliados y actualizados 10/26/2012 10/27/2012 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
OBS
Se evidencia el poco control en el
archivo de los expedientes
afectando la custodia de los
documentos (el expediente del
municipio de Chinacota de
educacin ambiental se extravi),
por lo general cada funcionario tiene
su archivo, se recomienda
implementar un solo archivo de
gestin para el rea con el debido
control de prstamo y custodia.
Falta control en la custodia
de los expedientes y archivo
con seguridad
Los expedientes de Educacin
ambiental se guardaran en archivo
con seguro, debidamente marcado
conforme a la normatividad de
archivstica y se les llevar control
de prstamo
AP
Subdireccin de
Recursos Naturales
- Educacin
Ambiental
Expedientes archivados en forma segura, archivo
marcado y control de prstamo de expedientes
implementado
10/26/2012 11/8/2012 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
OBS
Se evidencian registros
debidamente archivados y
diligenciados acorde con la TRD,
Observacin: En la Oficina de
Atencin al Pblico se maneja una
relacin llamada registro de
comunicaciones no considerado en
la documentacin del sistema
integrado de gestin.
Se llenaba un registro de
comunicaciones por aparte, con
el objeto de tener una mayor
informacin de los PQR que se
reciben pues en el CID no se
puede incluir toda la informacin.
Se registrara la informacin en el CID de
una forma mas completa.
AP
Jefe oficina jurdica/
profesional
universitario PQR.
Registrar la informacin en el CID 10/22/2012 10/25/2012 11/6/2012 ABIERTA 11/30/2012
OBS
Se presenta informe trimestral a la
direccin general inherente al
procedimiento servicio no conforme
Observacin: sin embargo no se
enva consolidado a la oficina de
control interno sobre servicio no
conforme de trmite de permisos
ambientales.
No se envo consolidado a la
oficina de control interno, por
falta de conocimiento del
procedimiento.
Se presento la informacin del SNC
hasta el 30 de septiembre a Control
Interno, mediante memorando 1040-82-
495 de fecha 30 de octubre, y a partir
de la fecha se continuara enviando la
informacin a Control interno.
AP
Secretaria contratista.
Enviar el reporte a Control Interno 10/22/2012 10/25/2012 10/30/2012 CERRADA 11/30/2012
OBS
Observacin: La entidad cuenta con
los puntos de control identificados
en cada procedimiento sin embargo
no hay conocimiento pleno de los
mismos, se tienen identificados los
riesgos ocupacionales y aspectos
ambientales del rea de trabajo pero
el personal no los conoce en su
totalidad. No se ha identificado en el
sistema el factor de riesgo
ocupacional inherente a los estados
de nimo de los usuarios (usuarios
agresivos).
Desconocimiento de algn
personal de la oficina de los
procedimientos. El riesgo
ocupacional fue hace poco
detectado. Y fue informado por la
persona responsable al auditor.
Se programara reunin para socializar los
procedimientos y los riesgos
ocupacionales y aspectos ambientales
del rea de trabajo con todos los
funcionarios de la oficina jurdica para el
dia nueve de noviembre a las nueve de
la maana.
Informar a talento humano para evaluar
el riesgo detectado
AP
Secretaria contratista.
Salud Ocupacional -
Talento Humano
Control de asistencia socializacin
Matriz de riesgos ocupacionales del proceso actualizada
10/22/2012 10/25/2012 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
OBS
Observacin: Existe demora en dar
respuesta a solicitudes, revocatorias
y recursos de reposicin (radicado
6333 del 06 de julio de 2012 de
Hector Julio Lindarte debi
contestarse el 27 de julio, a la fecha
no se ha descargado del sistema
CID)- radicado 6347 del 09 de julio
de 2012 debi responderse el 30 de
julio de 2012)
El radicado 6333 fue recibido el
dia 6 de julio de 2012 y se
respondi el 22 de octubre de
2012 hasta que no se obtuvo la
informacin que se requera. Y el
radicado 6347 fue enviado a la
Direccin general para la firma el
27 de julio, sali con
posterioridad a la fecha.
Documento informativo socializado 10/22/2012 10/25/2012 11/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
OBS
Observacin: Se direcciona mal una
solicitud de cambio de nombre y se
realiza trmite como licencia rad
2933 de 2012, solicitud desde el 28
de marzo 2012 y no se ha resuelto a
17 de octubre de 2012 el registro de
control de tiempos MPO-04-F-03-6
es diligenciado por una sola persona
se incumple lo establecido en los
procedimientos en cuanto a la
trazabilidad del servicio o producto.
El Rad 2933 fue recibido el 29
de marzo en la oficina Jurdica, y
enviado a la SDSS el 2 de abril.
No fue responsabilidad de la
oficina jurdica. Consideramos
que esta observacin no
corresponde a esta oficina.. En
cuanto al diligenciamiento de los
formatos no se llena por
desconocimiento de los
funcionarios
Seguimiento y recordatorios PQR y CID 10/22/2012 10/25/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
GESTION JURDICA
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSQ
Elaborar un documento informativo sobre
los tiempos de respuesta para cada tipo
de solicitud y socializar a los Jefes y
funcionarios que intervienen en los
procedimientos.
Continuar realizando el seguimiento y
recordatorios a los PQR
AP
profesional
universitario PQR/
funcionario archivo y
correspondencia
Jefes y funcionarios
que interviene en los
procedimientos
PLANEACION Y
ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
TERRITORIAL
AUDITORIA
INTERNA DE
CALIDAD HSEQ
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
NC
En la Oficina de Control Interno no se
encontr el consolidado o informe sobre
el servicio no conforme respecto a las
solicitudes de permisos y/o autorizaciones
ambientales, de igual forma no se
encontr el registro mediante el cual se
requiere el envo de este informe a la
Oficina Jurdica incumplindose lo
establecido en el procedimiento de control
del servicio no conforme.
proceso sancionatorio y el registro de los
mismos en el formato de control de
tiempos del procedimiento y el reporte a la
Oficina Jurdica de acuerdo a lo
establecido en el procedimiento.
Se verific en la oficina de atencin al
pblico la existencia de Quejas y
Reclamos relacionados con la atencin
oportuna de solicitudes, evidencindose
las peticiones fueron reiteradas por
parte del solicitante y demoro la
respuesta por parte de la Oficina de
Control y Vigilancia en los oficios
radicado # 6365 del 9 de julio y
radicado # 7248 del 30 de julio.
No se tiene claridad en el
procedimiento
Falta capacitacin en la
aplicacin del procedimiento y
diligenciamiento de los formatos
No es clara la responsabilidad en
el diligenciamiento de los
formatos
No se tiene claridad en las
etapas de los formatos de control
de tiempos
Las acciones que se han
identificado no han sido efectivas
y se vuelven repetitivas
Revisin y ajuste del procedimiento
Revisin y definicin de
responsabilidades en los formatos de
control de tiempos
Capacitacin y socializacin del
procedimiento y de los formatos a los
responsables de su aplicacin
Consolidacin y reporte del servicio no
conforme de manera mensual a los
lideres y responsables del proceso
Seguimiento al cumplimiento del
procedimiento
AC
Oficina Juridica -
Profesional
Especializada
SIGESCOR -
Subd- Desarrollo
Sectorial Sostenible
Vigilancia
Laboratorio Ambiental
Subd. Recursos
Naturales
Oficina Juridica
Oficina de Control
Interno
Formatos ajustados
Control de asistencia capacitacin
Reportes servicio no conforme
mensuales
Informe seguimiento Oficina de Control Interno
10/22/2012 10/25/2012
30/11/2012
15/12/2012
21/12/2012
Mensual
Trimestral
ABIERTA 11/30/2012
OBSERVACI
ON
verificar el cumplimiento y la
aplicabilidad de las tablas de
retencin documental TRD as: el
expediente registro nico
ambiental RUA no se encuentra
foliada, la carpeta no est
diligenciada los cdigos de la
serie y subserie documental de la
TRD. El expediente del seor
Eduardo Mucia Ariza no se
encuentra foliada en su totalidad,
la carpeta del procedimiento
seguimiento a licencias, permisos
y autorizaciones ambientales no
estaba marcada ni foliada, la
carpeta de Olga Beln castillo de
cuadros del expediente 8847 no
se encuentra foliada No se esta
dando aplicabilidad a lo
establecido para la organizacin
de los expedientes
Falta de Capacitacin al
personal de planta y
contratado para las labores
correspondientes a manejo y
organizacin de expedientes.
Programacin de Capacitaciones
sobre manejo de TRD y
organizacin de expedientes.
AP
Subdireccin de
Sostenible. Dr.
Jorge Enrique
Arenas Hernndez
Realizar capacitacin al personal encargado de
organizacin y manejo de expedientes.
10/25/2012 10/25/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/27/2012
OBSERVACI
ON
No se evidencia el registro de las
solicitudes para permiso de tala o
poda de rboles en el sistema de
informacin de procesos operativos
SISPROP de la corporacin,
segn procedimiento MPO-02-P-05
nos informan que este registro solo
lo estn realizando sistema de CID.
Se encontr desactualizada
la informacin ingresada al
SISPROP
Asignacin de personal a cargo del
ingreso de la informacin
relacionada con las solicitudes de
permiso de tala o poda de rboles
aislados
AP
Subdireccin de
Sostenible. Dr.
Jorge Enrique
Arenas Hernndez
Actualizar la informacin asociada vigencia 2012. 10/25/2012 10/25/2012 3/30/2013 ABIERTA 11/28/2012
OBSERVACI
ON
Se evidencia en sistema de
informacin de procesos operativos
SISPROP de la corporacin, que
no se est cumpliendo con los
tiempos establecidos para el trmite
de licencias ambientales y
concesiones de agua
Falta de capacidad operativa
y retraso en las etapas de los
trmites asociados a la
Subdireccin.
Control eficaz del Servicio No
Conforme para eliminar las causas
de los retrasos reportados.
Asimismo, reportar a las
dependencias que participan en el
desarrollo de los trmites.
AP
Subdireccin de
Sostenible. Dr.
Jorge Enrique
Arenas Hernndez
Reducir el nmero de trmites reportados como
Servicios No Conformes.
10/25/2012 10/25/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/28/2012
OBSERVACI
ON
Se entrevisto a la funcionaria
Janeth Ziga donde nos informa
que los siguientes equipos de
G.P.S. y molinetes en el ao 2012
no se le ha hecho mantenimiento.
No se program Control y
Verificacin de Equipos por
parte del Laboratorio
Ambiental.
Programacin de las verificaciones
a los GPS
AP
Subdireccin de
Sostenible. Dr.
Jorge Enrique
Arenas Hernndez
Realizar la verificacin de los GPS y realizar la
programacin del mantenimiento de los molinetes.
10/25/2012 10/25/2012 3/30/2013 ABIERTA 11/28/2012
OBSERVACI
ON
Se evidencia la aplicacin de un
control de programacin de visitas
con el fin de optimizar el uso de
vehculos y equipos pero se
recomienda su documentacin
El formato se encontraba al
momento de la Auditora en
proceso de verificacin de su
utilidad.
Solicitar la inclusin del formato de
control de visitas realizadas en
SIGESCOR
AP
Subdireccin de
Sostenible. Dr.
Jorge Enrique
Arenas Hernndez
Incluir el formato de control de visitas realizadas en
SIGESCOR
10/25/2012 10/25/2012 11/15/2012 ABIERTA
OBSERVACI
ON
Se verifica en la Subdireccin de
planeacin y fronteras, que los
proyectos que maneja el proceso
la mayora no cumple con la
ejecucin de las metas propuestas
en los indicadores.
para el cumplimiento de los
indicadores.
Ajuste de las metas establecidas
para los indicadores asociados a la
Subdireccin de Desarrollo
Sectorial Sostenible.
AP
Subdireccin de
Sostenible. Dr.
Jorge Enrique
Arenas Hernndez
Dar cumplimiento y mejorar los resultados
asociados a los indicadores de la Subdireccin.
10/25/2012 10/25/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/28/2012
GESTION JURDICA
EVALUACION,
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL
AUDITORIA
INTERNA DE
CALIDAD HSQ
A primer trimestre del ao
2013, se actualizar la
informacin vigencia 2012
y el trimestre 2013
correspondiente
Se realizar la revisin
de procedimiento y
formatos, para
proceder a su
implementacin a partir
de la vigencia 2013.
El Laboratorio
Ambiental realiz las
verificaciones de los
equipos los das 06 y
13 de noviembre de
2012
El da 09 de noviembre
de 2012 se envi
correo electrnico a
sigescor@corponor
solicitando la inclusin
del formato de
Se realiz el ajuste de
las metas y la
Subdireccin se
encuentra trabajando
en el cumplimiento de
las mismas.
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSQ
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
OBS
se evidenci que se diligencian los
registros establecidos por la entidad y se
mantiene de conformidad con las
disposiciones legales aplicables para el
control de registros. Observacin: sin
embargo se encontr en un registro
observado la no aplicacin efectiva de la
TRD.
El listado de auditores se encuentra
desactualizada
Aplicacin indebida de las TRD
Aplicar las TRD actualizadas.
Actualizar la lista de auditores.
AC
Registro actualizados de acuerdo a las TRD, lista de
auditores actualizada
10/22/2011 10/22/2011 10/26/2012 CERRADA 11/30/2012
OBS
No se encontr el consolidado o informe
sobre el servicio no conforme respecto a
las solicitudes de permisos y/o
autorizaciones ambientales, de igual
forma no se encontr el registro mediante
el cual se requiere el envo de este
informe
No se suministro la informacin
por parte de la oficina juridica.
Solicitud a la oficina juridica sobre la
entrega del servicio no conforme
AC
solicitud informacin a la oficina juridica servicio no
conforme
10/22/2011 10/22/2011 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
OBS
Se verifica la existencia del plan de
actividades y cumplimiento del
programa de muestreo semanal y
anlisis de muestras.
El indicador del plan de actividades
presenta un indicador de
Validaciones de metodologa
analtica (programadas 3 -
ejecutadas 1 - DQO Reflujo
Cerrado)
Las dos (2) validaciones a
presentar estn en proceso
de ejecucin - Etapa
prevalidacion
Terminar las validaciones para el
mes de Diciembre
AP
Profesional
universitario -
Coordinador de
laboratorio.
Dos (2) Validaciones terminadas a Diciembre de
2012
10/29/2012 10/29/2012 12/31/2012 ABIERTA
OBS
Se verifico el contenido del botiqun
de 2012 - Alcohol - Abril de 2012 -
Apsitos Estriles - Junio de 2012).
Se recomienda mantener impresas
las hojas de Seguridad de manejo
de los residuos peligrosos, ya que
actualmente las tienen en digital, y
estn deben estar en un lugar visible
y de fcil acceso.
No se tenia asignado la
persona para realizar la
inspeccin del botiqun.
Por ahorro de papel no se
haban impreso las hojas de
seguridad de los residuos
peligrosos.
Asignar la persona responsable y
frecuencia para realizar la
inspeccin del botiqun.
Solicitar a Secreataria General los
elementos faltantes o vencidos del
botiquin.
Imprimir las hojas de seguridad de
los residuos peligrosos y mantener
disponible para su consulta
AP
Profesional
universitario -
Coordinador de
laboratorio.
Profesional de
apoyo
Diligenciamiento trimestral del formato MPA-02-F-
09-7 Lista de chequeo elemento bsicos de
dotacin de botiqun de primeros auxilios.
Hojas de seguridad de residuos peligrosos
impresas
10/29/2012 10/29/2012
Trimestral
(30/03/13
30/06/13
30/09/13
30/12/13)
15/11/2012
ABIERTA
OBS
Se evidencia la adecuada
disposicin de los residuos lquidos
del laboratorio, se depositan en
recipientes sellados, debidamente
etiquetados y se cubren para
protegerles de las condiciones
climticas.
Aun as algunas etiquetas presentan
deterioro (contenido ha comenzado
a borrarse), se recomienda
protegerlas con papel adhesivo
transparente y mantener cerca las
hojas de seguridad.
No se cuenta con
instalaciones necesarias
para el almacenamiento de
los recipientes de residuos
peligrosos para evitar el
deterioro de las etiquetas por
lluvias, aun cuando estas
estn cubiertas con papel
adhesivo.
Cambiar las etiquetas que se
encuentren deterioradas.
Adelantar proceso de construccin
del rea para el almacenamiento de
los residuos peligrosos.
AP
Profesional
universitario -
Coordinador de
laboratorio.

Direccin General
Etiquetas deterioradas cambiadas
Proceso contractual para la construccin del rea
para el almacenamiento de los residuos peligrosos.
10/29/2012 11/6/2012
30/11/2012
30/04/2013
ABIERTA
NC
7.6 Control de los equipos de
seguimiento y de medicin - Normas
ISO 9001:2008 y NTCGP
1000:2004
Una vez revisado el Programa de
Control de Equipos, se evidencio no
se esta cumpliendo con las fechas
establecidas para la ejecucin de
dichas actividades: el mantenimiento
para los GPSs estaba programado
para el mes de Junio de 2012. As
mismo se evidencia en el registro
MPA-07-F-05-03 (Registro de
Novedades del control de trabajo
NC), se ha reportado en dos
oportunidades (15/03/2012 -
04/06/2012) la necesidad de
mantenimiento a la Subd. de DSSO
de la plancha de calentamiento
electromantle, peticin reiterada en
memorando 2000.85-546 -
08/05/2012. Lo cual puede terminar
afectando la calidad de los
resultados y servicios que presta la
Corporacin.
No existe disponibilidad
presupuestal para el trmite
de las solicitudes de los
mantenimientos de equipos.
No se cuenta con personal
de Planta en el laboratorio
para evitar la interrupcin y
no cumplimiento de la
ejecucin de las
programaciones
establecidas debido a
terminacin de contratos de
personal. (es el caso de la
verificacin de equipos de
GPS por personal del
laboratorio).
Adjudicar presupuesto anualmente
para el mantenimiento de los
equipos de la Corporacin y dar
trmite a las solicitudes
presentadas por el laboratorio.
Realizar el anlisis de las cargas de
trabajo para la modernizacin de la
planta de personal de la
Corporacin, con el fin de
garantizar la prestacin de los
servicios del laboratorio mediante la
asignacin del personal necesario
para su funcionamiento.
Reprogramar y ejecutar las
verificaciones de GPS con el
personal contratado del laboratorio.
AC
Director General
Subdirector de
Sostenible
Profesional
universitario -
Coordinador de
laboratorio.
Presupuesto anual definido para el mantenimiento
de equipos.
Mantenimientos de equipos ejecutados.
Estudio de cargas de trabajo. Personal asignado al
Laboratorio
Verificacin de
equipos GPS's realizada y registrada.
10/29/2012 11/6/2012
30/03/13
31/12/13
30/03/13
15/12/2012
ABIERTA
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL
AUDITORIA
INTERNA DE
CALIDAD HSEQ
CONTROL
EVALUACION Y
MEJORA DEL
SISTEMA DE
GESTION
calidad HSEQ
Jefe oficina control
interno y secretaria
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
OBS
Se evidencia la aplicacin de
encuesta para medir la satisfaccin
de los usuarios del laboratorio (MPA-
07-F-04-51), el mtodo de
aplicacin no es efectivo, de 40
usuarios que han obtenido los
servicios del laboratorio, solo se
tiene el registro de cinco encuestas,
ya que la recuperacin de la
informacin no es fcil. la encuesta
se entrega al cliente y este no la
devuelve, lo cual no permite obtener
suficiente informacin para anlisis
(muestra representativa).
No se ha tabulado los resultados de
la encuestas aplicadas, por tanto
solo se tienen 5 registros (periodo:
06/05/2012 a 23/07/2012), lo cual a
su vez no permite realizar anlisis.
la comunicacin con el
usuario para la aplicacin de
la encuesta de satisfaccin
del cliente ha sido muy
deficiente, por tanto no hay
retorno de la encuesta
diligenciada en la mayora de
los encuestados y por ende
insuficientes registros para
realizar la evaluacin de las
encuestas
Comunicacin frecuente con el
usuario en el diligenciamiento y
retorno de las encuestas
Evaluar semestralmente los
resultados obtenidos en la
aplicacin de la encuesta de
satisfaccin del cliente
AP
Profesional
Contratista
Registros de las comunicaciones con los usuarios
para el diligenciamiento de las encuestas
Resultados de encuestas evaluadas
10/29/2012 10/29/2012
continua
Semestral
30/06/13
30/12/13
ABIERTA
OBS
verificar el cumplimento y
aplicabilidad de la tablas de
retencin documental TRD: Los
expedientes no estn foliadas en
su totalidad, no estn las carpetas
debidamente diligenciado los
cdigos de T.R.D. No se
identifican las unidades de
conservacin de los expedientes
(folderamas), lo cual dificulta la
bsqueda de los mismos, se
evidencian expedientes agrupados
en cajas bajo los escritorios y
exceso de expedientes en los
puestos de trabajo, por falta de
espacio y desorganizacin.
Actualizacin de la TRD, incluyendo
las AUTIFFS, las cuales hacen parte
de la documentacin para apertura
de procesos sancionatorios. Se
evidencio el oficio radicado N 2495
de 25/04/2012, mtodo de control
para entrega de las AUTIFS a la
polica, pero no es efectivo, ya que
posteriormente no se hace
seguimiento a las actas que
ingresan con relacin a las
entregadas. Se verifico solicitud de
Falta de ajuste del
procedimiento Sancionatorio
y TRD e implementacin de
los formatos de
conservacin de los
expedientes , control de
tiempos y foliacin de los
mismos, falta de adquisicin
de archivadores y carpetas lo
cual dificulta la organizacin
de los expedientes, hace
pocos meses se estn
implementando las Actas
nicas de control de trafico
ilegal de flora y fauna
silvestre por lo tanto no se ha
creado el formato de control
de llegada y salida de los
mismos, la falta de
consecutivos de las actas de
Hogar de Paso se debe a
errores involuntarios al
momento de diligenciarlas, la
oficina de Control y vigilancia
no cuenta con personal
idneo para la recepcin e
informacin del estado de
los animales al igual que la
polica entrega los oficios
Ajustar el procedimiento
Administrativo sancionatorio
ambiental, revisin la de TRD y
ajuste y control de tiempos
Foliar los expedientes faltantes y
diligenciar los cdigos respectivos,
realizar la identificacin y
conservacin de los expedientes.
Realizar solicitud de archivadores y
reestructuracin de las instalaciones
para evitar la desorganizacin de
los expedientes y en general de la
oficina.
De acuerdo a la modificacin del
procedimiento se realizara la
respectiva actualizacin de los
formatos, en cuanto al control de
entrada y llegada de las Actas
nicas de control y trafico ilegal de
flora y fauna silvestre se creara un
formato de apoyo donde se
relacione la salida y entrada de las
mismas, el documento MPO-02-F-
15-3 se integrara con el formato de
programacin de Vehculos
Envio de Memorando a la
Naturales donde se explica que la
oficina de Control y Vigilancia no
AC
Vigilancia
Ambiental,
Subdireccin de
Recursos Naturales
y Secretaria
General
TRD ajustada
Memorandos
Socializacin
Formatos ajustados
Memorando Subd. Rec. Naturales
Acta de capacitacin Polica
10/26/2012 10/27/2012 1/30/2013 ABIERTA
OBS
Se entrevisto a los funcionarios,
se realizaron preguntas sobre los
riegos ambientales y operaciones,
ocupacionales , quien es su lder
y puntos de control del
procedimiento y algunos no
Se entrevisto a personal
nuevo y sin induccin
Se darn charlas acerca del
Sistema HSEQ con funcionarios y
contratistas
AC
Humano
Actas de socializacin 10/26/2012 10/29/2012 11/30/2012 ABIERTA
EVALUACION
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL-
CONTROL Y
VIGILANCIA
AUDITORIA
INTERNA DE
CALIDAD HSEQ
A la fecha se ha
realizado: la
identificacin de los
expedientes, se realizo
memorando a la
Subdireccin de
Recursos Naturales
para aclarar
responsabilidades de
recepcin de los
animales (la oficina de
control y vigilancia solo
debe llevar los
procesos de
incautacin de fauna y
flora mas no la
recepcin de los
mismos),
Se reviso el expediente
SAN 0023-12 donde
se identifico que se
esta realizando los
tramites en el tiempo
establecido en el
control de tiempos (no
compartimos la
observacin realizada
en el informe de
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL
AUDITORIA
INTERNA DE
CALIDAD HSEQ
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
OBS
Brigada de emergencias acerca de
la realizacin de simulacros en la
sede. En esta vigencia no se han
realizado, lo cual no permite
garantizar que los protocolos ante
emergencia sean efectivos y que el
personal responda de forma
adecuada en caso de una
eventualidad.
Se evidencia en las instalaciones la
existencia de los puntos de
encuentro, sealizacin, punto
ecolgico, equipo para la atencin
de emergencias (camillas,
inmovilizadores), estos ltimos
ubicados en la entrada de la oficina.
Los cuales se encuentran en
condiciones de poca limpieza y
cerca a un bajante del techo, donde
queda expuesto a condiciones
ambientales (agua, que pueden
deteriorarlos.)
As mismo el botiqun central de
emergencias no se encuentra
ubicado (se cayo de su sitio y se
coloco sobre un archivador)
contiene material vencido.
No se pudo verificar se encuentre
No nos han dado las pautas
para implementar los
simulacros en la oficina de
Control y Vigilancia ya que
se hacen en conjunto con la
sede principal, por lo tanto
se deben implementar los
protocolos ante alguna
emergencia. No existe un
lugar adecuado para la
ubicacin de las camillas e
inmovilizadores. El Botiqun
no contaba con los refuerzos
necesarios para resistir su
peso. No se tenia
conocimiento de la
publicacin de dicho
reglamento de Higiene y
Seguridad. No existe
condiciones de
infraestructura para el
cableado. No se hace la
recoleccin adecuada de los
fluorescentes en el momento
del cambio de los mismos.
La acumulacin de los
recipientes se debe a
desorganizacin e
identificacin de los mismos
Solicitar los protocolos para la
realizacin de simulacros e
implementarlos en la oficina de
control y vigilancia.
Buscar o adecuar un lugar para la
ubicacin del las camillas e
implementos de inmovilizacin para
resguardarlos del mugre y los
factores que causan deterioro.
Solicitar por medio de memorando
el cambio e instalacin del Botiqun.
Publicar en la cartelera de la oficina
el reglamento de Higiene y
Seguridad.
Realizar memorando solicitando
adecuacin del cableado.
Tener en cuenta que en el
momento del cambio de los
fluorescente se haga el reintegro de
estos a secretaria General.
Organizar e identificar los
implementos de aseo de la parte de
cafetera y aseo de la oficina y
capacitar al personal de servicios
AC
y Secretaria
General, Secretaria
General (oficina de
servicios generales)
Evidencia realizacin simulacro
Reubicacin camilla botiqun
Reglamento de higiene y seguridad publicado
Memorando solicitud
Disposicin adecuada de residuos peligrosos
/fluorescentes
Organizacin implementos de aseo
10/26/2012 10/26/2012 30/11/2012 ABIERTA
OBS
Durante entrevista al personal de la
sede, manifestaron han tenido
incidentes con el sistema elctrico,
explosin de la zona donde se
encuentra el cableado de red,
telefona, internet y parte elctrica
(cables expuestos y de apariencia
desordenada). En la estructura
fsica, se evidencia cielo raso cado,
rastros de humedad, goteras, las
cuales han afectado algunos
expedientes y ha generado la
necesidad de colocar las CPUs
sobre cajas de cartn para evitar se
mojen y daen. As mismo se
reporta por parte del personal un
problema de infestacin de
roedores, aunque no hay registro
del reporte al parque sede.
Se observa las condiciones de las
escaleras de acceso a la oficina no
son adecuadas, presentan deterioro
en los barandales y huecos en el
piso que han provocado incidentes
(cadas no reportadas).
La oficina no cuenta con la
infraestructura adecuado ya
que se evidencia cables
sueltos, cielo raso cado,
humedad, goteras,
problemas de roedores,
problema con el internet y
parte elctrica, la parte de las
escaleras y pasamanos
estn en deterioro. Se han
presentado incidentes en
cuanto la explosin de la
parte de conexiones
elctricos (internet etc) y
cadas en las escaleras se
ha reportado verbalmente
mas no por escrito.
Enviar Memorando a la Secretaria
General (oficina de Servicios
Generales) donde se notificara
detalladamente de los problemas de
la infraestructura de la oficina, no se
tenia conocimiento que los
incidentes se tenan que reportar a
la oficina de Talento humano.
AC
Vigilancia,
Secretaria General
(oficina de
secretaria general y
talento humano)
Reporte de accidentes a la Oficina de Talento
Humano
10/26/2012 10/30/2012 11/30/2012 ABIERTA
OBS
En el expedientes No. 806 del
ao 2010 " Aguas Kpital " Se
evidencia que no se estn
cumpliendo con los tiempo
establecidos para tramite de
respuesta
Acumulacin de expedientes
por la cantidad de denuncias
recibidas en la oficina y
pocos abogados para
ejecutar los procesos.
Contar con el personal / abogados
para adelantar los Procesos
Administrativos sancionatorios que
se encontraban represados.
AC
Director General /
Jefe Oficina de
Control y vigilancia
Procesos administrativos sancionatorios
adelantados
10/26/2012 8/20/2012 12/30/2012 ABIERTA
OBS
No se asegura la continuidad en el
registro de los procesos en el
sistema VITAL, la persona que tiene
la clave de ingreso, es personal
contratista, durante el periodo que
no estuvo vinculado no se realizo
esta actividad.
As mismo en el Sistema VITAL, no
se ha registrado en el mdulo del
RUIA, la ejecutoria de los actos
administrativos de los procesos
sancionados, contrario a lo
establecido segn la Res.
Resolucin 415 del 01/03/2010
Al indagar al respecto, el funcionario
responsable informo, no se ha
realizado tal actividad, por tanto los
expedientes con los actos
sancionatorios no se haban
recibido, se remitieron para firma de
la Direccin General en el mes de
agosto (Memorando del
31/08/2012) y retornaron el
08/10/2012 como consta en el
radicado de las resoluciones.
La persona que maneja los
procesos en el sistema
VITAL es contratada y por lo
tanto no existe continuidad
eficiente para dar tramite a
las denuncias. Por falta de
termino y conocimiento no
se ha sacado reporte del
modulo del RUIA y algunos
expedientes son demorados
en la direccin General para
la firma de la resolucin
sancin.
Disponer de la persona responsable
del manejo del sistema VITAl
funcionario o contratista con
continuidad
capacitar a la persona encargada
para obtener el reporte del RUIA y
se cumpla con el control de tiempos
por parte de la Direccin General.
AC
Vigilancia y
Direccin General
Sistema Vital actualizado
Reporte RUIA
10/26/2012 10/30/2012 4/30/2013 ABIERTA
EVALUACION
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL-
CONTROL Y
VIGILANCIA
AUDITORIA
INTERNA DE
CALIDAD HSEQ
Se informo
verbalmente los
incidentes ocurridos.
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
OBS
:
Se evidencia en la zona de depsito
de la madera incautada no hay una
identificacin adecuada de los lotes,
lo cual no permite identificarla, as
mismo algunos lotes estn a la
intemperie, no garantizndose la
preservacin de la misma.
La custodia y preservacin
de la madera esta a cargo de
Secretaria General
(almacn)
Realizar memorando a Secretaria
conocer donde se da a conocer la
responsabilidad, organizacin ,
identificacin y preservacin de la
madera.
AC
vigilancia y
Secretaria General
Memorando
10/26/2012 10/30/2012 11/30/2012 ABIERTA
OBS
Se verifico el GPS, con placa de
identificacin N 9986, Serial N
16D2777-12-9986, marca Garmin.
Presenta sticker con ltima fecha de
revisin 08/06/2011. No se
evidencia fecha de prximo
mantenimiento o calibracin . Se
procedi posteriormente a indagar
sobre el trmite con la funcionaria
que coordina las actividades del
Laboratorio, esta persona informa
que los equipos ( Sonmetros,
G:P.S. y molinetes) durante el ao
2012 no han recibido
mantenimiento ni validacin.
El mantenimiento y
calibracin de los equipos es
responsabilidad del proceso
de medicin y anlisis
ambiental
Reportar los equipos de la Oficina
de Control y Vigilancia al
Laboratorio Ambiental de Corponor
con el fin de que se realice el
correspondiente mantenimiento o
calibracin
AC
vigilancia y
Coordinador del
Laboratorio
Memorando reporte de equipos
10/26/2012 10/30/2012 11/30/2012 ABIERTA
OBS
Al solicitar las Actas de Reunin del
Comit de Control y Vigilancia
Ambiental, estas no fueron
entregadas, ya que se manifest por
parte del auditado, solo se ha
realizado una reunin, precisamente
en este mes (octubre de 2012), pero
aun no tiene el acta elaborada, no
fue posible verificar la existencia del
registro de asistencia
A la fecha solo se ha
realizado una reunin de
Comit de control y vigilancia
Ambiental debido a los
cambios de Jefe de la
oficina.
Se tiene el listado de Asistencia al
comit de Control y Vigilancia
Ambiental, a partir de la fecha se
har los respectivos comits
mensuales
AC
vigilancia Ambiental
Actas de reunin Comit de Control y Vigilancia
10/26/2012 10/30/2012 11/30/2012 ABIERTA
OBS
proceso sancionatorio
Se verific en la oficina de atencin
al publico la existencia de Quejas
y Reclamos relacionados con la
atencin oportuna de solicitudes,
evidencindose las peticiones
fueron reiteradas por parte del
solicitante y demoro la respuesta
por parte de la Oficina de Control
y Vigilancia . Radicado #6365 del 9
de julio y radicado #7248 del 30
de julio.
Con respecto al Rad 6365
del 9Julio, se observa en el
CID que la respuesta se dio
oportunamente y con el rad
7248 la demora fue de 10
das este fue una reiteracin
del rad 2876 la cual se
demoro un da de la fecha
limite en la respuesta.
Dar cumplimiento a los trminos
para la respuesta oportuna a las
solicitudes
AC
Cumplimiento trminos
10/26/2012 10/26/2012 10/29/2012 ABIERTA
OBS
Observacin: No se socializa al
personal el procedimiento para
reportar incidentes lo cual garantice
se hagan investigaciones de forma
oportuna que eviten la
materializacin de riesgos. El
personal manifiesta no conocan
deban reportar los incidentes de
cada en las escaleras al rea de
talento humano
La Oficina de Control y
Vigilancia no tenia
conocimiento del reporte de
incidentes
Solicitar mediante memorando
capacitacin de cmo reportar los
accidentes e incidentes.
AC
Humano
Memorando solicitud
10/26/2012 11/1/2012 11/30/2012 ABIERTA
OBS
: Revisada acciones abiertas en el
Plan de Mejoramiento, se evidencio
que de los expedientes
referenciados, a los cuales no se
haba realizado la visita tcnica, por
dao del equipo de medicin
(Sonmetro), se ejecutaron dos
visitas el pasado 16/10/2012. (Exps.
94 y 125 de 2012).
La oficina de control y
vigilancia tiene un sonmetro
para 4 tcnicos y atencin
de las denuncias que faltan
del 2011 mas las denuncias
del 2012 y operativos de
contaminacin auditiva que
se programan, por lo tanto
se ha presentado demora en
la visita de inspeccin
tcnica de dichas denuncias.
Algunos de los expedientes
del 2011 ya tienen
actuaciones.
Dentro del Plan de compras se
solicito la adquisicin de
sonmetros para agilizar la atencin
de estas denuncias. Se requiere la
contratacin del personal tcnico
para la atencin de denuncias.
AC
vigilancia / Director
General
Plan de compras ejecutado
10/26/2012 6/30/2011 6/30/2013 ABIERTA
Observacin
Se evidencia que hay demora en el
cumplimento de la fechas en la entrega
de informes por los dems procesos
para la oportuna respuesta a Entes
de control y reporte de actividades.
Entrega inoportuna de
informacion por parte de las
subdirecciones y oficinas
responsables a pesar de las
multiples solicitudes por escrito
Ajuste del procedimiento MPG-01-P-02
Formulacin, seguimiento y ajuste del
Plan Accin Corporativo.
AP Lider del proceso
Procedimiento MPG-01-P-02 Formulacin, seguimiento y
ajuste del Plan Accin Corporativo debidamente ajustado
22-oct-12 2-nov-12 16-nov-12 CERRADA 11/30/2012
Observacin
Segn el procedimiento se debe enviar
un memorando en el primer mes
posterior a la fecha de posesin del
director donde establece el responsable
de la coordinacin
La formulacin del plan de accin
se hace de acuerdo a la
metodologa que defina el
Director General lo cual no se
evidencia en el procedimiento
PLANEACION
CORPORATIVA
AUDITORIAS INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
Las respuestas
inoportunas son por
errores involuntarios y
no son mayores a 10
das.
EVALUACION
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL-
CONTROL Y
VIGILANCIA
AUDITORIA
INTERNA DE
CALIDAD HSEQ
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
Observacin
En el proceso de planeacin corporativa
se evidencia que hay demora en el
cumplimiento de las fechas en la entrega
de informes por los demas procesos para
la oportuna respuesta a los entes de
control.
Entrega inoportuna de
informacion por parte de las
subdirecciones y oficinas
responsables a pesar de las
multiples solicitudes por escrito
Se evidenciarn las capacitaciones y
asesoras mediante formatos
documentados en SIGESCOR
AP
Ariel Pabn V.
Lola Rueda J.
formatos diligenciados segn el SIGESCOR 22-oct-12 24-oct-12 30-nov-12 CERRADA 11/30/2012
Elaboracin de un formato para
evidenciar las asesoras y
acompaamientos a realizar segn la
demanda de las diferentes
dependencias.
AP
Ariel Pabn V.
Lola Rueda J.
formato elaborado y documentado en SIGESCOR 22-oct-12 6-nov-12 30-nov-12 CERRADA 11/30/2012
Observacin
En Sistemas de informacin Ambiental
las Unidades de conservacin se
encuentran desactualizadas y no estn
completamente identificadas.
Se iniciaron el diligenciamiento
en la fecha en que aun se
utilizaban las unidades de
conservacin anteriores
Actualizacin e identificacin de las
unidades de conservacin al nuevo
formato
AP
Tcnico Administrativo
y Subdirector de
Unidades de conservacin actualizadas e identificadas 10/22/2012 10/30/2012 11/15/2012 CERRADA 11/30/2012
Observacin
Los registros no se encuentran
organizados cronolgicamente (evidencia
Solicitud de informacin ambiental MPA-
05-F-01-2).
Por equivocacin se tomaron los
formatos de fechas anteriores
Organizar cronolgicamente los registros
del formato Solicitud de informacin
ambiental MPA-05-F-01-2
AP
Tcnico Administrativo
y Subdirector de
Registros cronolgicamente organizados 10/22/2012 10/30/2012 11/15/2012 CERRADA 11/30/2012
Observacin
Ajustar TRD no se evidencian los
registros: Registro de servicio, Inventario
de Tecnologa (Procedimiento
Administracin de Infraestructura
Tecnolgica) y registro Gua de
organizacin de la informacin MPA-05-G-
01-1 (Procedimiento Administracin del
Sistema de Informacin Ambiental)
Falta de anlisis detallado
Solicitar por medio del Subdirector de
Planeacin y Fronteras al Secretario
General , la inclusin del registro MPA-
05-G-01-1 Gua de organizacin de la
informacin en la serie documental 63.02
Administracin del Sistema de
Informacin Ambiental e igualmente
solicitar la inclusin del registro de
servicio, Inventario de Tecnologa en la
serie documental 63.03 Administracin
de Infraestructura Tecnolgica
AP
Tcnico
Administrativo,
Profesional
Universitario y
Subdirector de
Registros incluidos en las series documentales
correspondientes de las TRD
10/22/2012 10/30/2012 11/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
Observacin
Se cuenta con un plan estratgico para el
fortalecimiento de la infraestructura 2010
y 2011 con cumplimiento de actividades;
Observacin: pero esta desactualizado.
En espera de la aprobacin del
Plan de Accin Corporativo
Actualizar el Plan Estratgico , con base
en la aprobacin del Plan de Accin de
Direccin General
AP
Profesional
Universitario y
Subdirector de
Plan Estratgico Actualizado 10/22/2012 10/30/2012 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
Observacin
No se evidencia la trazabilidad total en
aquellas solicitudes de servicio realizadas
telefnicamente debido a que no se
registran.
Algunas solicitudes son de
tiempo de atencin mnima y
dada la urgencia de la atencin
no se registra
Realizar registro de cada solicitud
igualmente sea va telefnica para tener
una estadstica completa
AP
Profesional
Universitario - Equipo
tcnico de ejecucin
de soporte en
herramientas
informticas
Solicitudes registradas 10/22/2012 10/30/2012 accin permanente CERRADA 11/30/2012
Observacin
No se encuentran registros que
determinen por parte del usuario como se
esta prestando el servicio.
El registro se lleva en formato
MPA-05-F-08-1 SOPORTE Y
ASISTENCIA EN LA
OPERACIN O
IMPLEMENTACION DE
HERRAMIENTAS
INFORMATICAS
Realizar difusin de reportes de servicios
atendidos para que sea conocido por
parte de los usuarios
AP
Profesional
Universitario
Reporte de servicios difundidos 10/22/2012 10/30/2012 Mensual CERRADA 11/30/2012
Observacin
Aplicar anlisis de datos relacionados
con el servicio para identificar
oportunidades de mejora.
El registro se lleva en formato
MPA-05-F-08-1 SOPORTE Y
ASISTENCIA EN LA
OPERACIN O
IMPLEMENTACION DE
HERRAMIENTAS
INFORMATICAS, No se cuenta
con reportes del servicio
realizado
Generar reportes relacionados con el
servicio que permitan realizar anlisis y
posibilitar identificar oportunidades de
mejora
AP
Profesional
Universitario
Reportes generados 10/22/2012 10/30/2012 Bimensual CERRADA 11/30/2012
OBS
Se evidencia que en el Contrato de
Prestacin de Servicios Profesionales N
147 del 10 de agosto de 2012 no se
visualiza el visto bueno del abogado que
revisa el estudio previo.
No se aplic el Punto de Control
establecido en el procedimiento y
en el Manual de Contratacin
APLICAR EL PUNTO DE CONTROL
ESTABLECIDO EN EL
PROCEDIMIENTO Y EL MANUAL DE
CONTRATACION
AC
ALFONSO ENRIQUE
RAMIRES
HERNANDEZ,
ABOGADOS Y
PERSONAL DE
APOYO DEL AREA.
EL 100%DE LOS ESTUDIOS PREVIOS DEBEN ESTAR
REFERENDADOS POR EL ABOGADO QUE LOS
REVISO.
10/23/2012 10/23/2012 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
OBS
Se encuentran memorandos con cdigos
asignados de acuerdo a TRD que no
corresponden. CONVENIO
INTERADMINISTRATIVO MUNICIPIO
DE LOURDES. CONVENIO 10/ 15 DE
MAYO 2012.
No SE APLICO LA TRD
ADOPTADA PARA EL
PROCEDIMIENTO MPA-01-P-
05 DE CONVENIOS
APLICAR LAS SERIES
DOCUMENTALES CONFORME SE
ESTABLECEN EN LA TRD PARA EL
PROCEDIMIENTO MPA-01-P-05
CONVENIOS
AC
ALFONSO ENRIQUE
RAMIRES
HERNANDEZ Y
ABOGADOS.
EL 100%DE LOS MEMORANDOS DE ASIGNACION DE
SUPERVISOR CON SU RESPECTIVA SERIE
DOCUMENTAL CONFORME A LA TRD
10/23/2012 10/23/2012 12/31/2012 ABIERTA 11/30/2012
OBS
NO SE ENCUENTRA ACTA DE INICIO
DEL CONVENIO ASIGNADA LA
SUPERVISION A EL FUNCIONARIO
EDGAR GUTIRREZ MEMORANDO
1014.18.309 ENVIADO EL 24 DE JUNIO
DE 2012
NO SE CUMPLE EL
PROCEDIMIENTO MPA-01-P-
05 CONVENIOS POR PARTE
DEL SUPERVISOR
CUMPLIMIENTO DEL
CONVENIOS POR PARTE DEL
SUPERVISOR, TODA VEZ QUE EL
PROF. UNIVERSITARIO DEL AREA
DE CONTRATACIN ENVIA
OPORTUMNAMENTE EL MEMO DE
ASIGNACION DE SUPERVISON Y
HACE SEGUIMENTO DEL NO
CUMPLIMENTO RECORDANDOLES A
TRAVES DEL CORREO INTERNO
AC
SUPERVISORES DE
LOS CONVENIOS
EL 100%DE LOS CONVENIOS CELEBRADOS CON
SUS RESPECTIVAS ACTAS DE INICIO
10/23/2012 10/23/2012 12/31/2012 ABIERTA 11/30/2012
ADQUISICION DE
BIENES Y
SERVICIOS
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
ADMINISTRACION
DE SISTEMAS DE
INFORMACION
AUDITORIAS INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
PLANEACION
CORPORATIVA
Observacin
En la actividad No 7 Formulacin de los
proyectos del plan de accin corporativo,
no existe asesora, acompaamiento ni
evaluacin de los indicadores a las
subdirecciones misionales, oficinas y
dems procesos, no se evidencio ningn
registro de asesoramiento.
La capacitacin y asesora se
realizaron de manera informal
AUDITORIAS INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
OBS
La publicacin en el portal de
contratacin, de los nuevos procesos ya
no es responsabilidad del rea de
sistemas y los procedimientos aun lo
indican
LOS PROCEDIMIENTOS
ESTBLECEN QUE LOS
RESPONSABLES DE
REALIZAR LA PUBLICACION
EN EL PORTAL UNICO DE
CONTRATACION SON LOS
FUNCIONARIOS DEL AREA
DE SISTEMAS. SE
ESTABLECIO PLAN DE
CONTIGENCIA PARA APOYAR
AL AREA DE SISTEMAS POR
PARTE DE FUNCIONARIA DE
LA SUBD. PLANEACION Y
FRONTERAS Y SE DELEGO
RESPONSABILIDAD PARA LA
CONTRATACION DIRECTA
DE MENOR CUANTIA A LA
PROFESIONAL
UNIVERSITARIA DEL AREA
DE CONTRATACION
SE REALIZAR LA ACTUALIZACION
DEL PROCEDIMIENTO MPA-01-P10
LEGALIZACION, EJECUCION Y
LIQUIDACION DDE LOS
CONTRATOS.
AC
ALFONSO ENRIQUE
RAMIRES
HERNANDEZ Y
ABOGADOS
PROCEDIMIENTO AJUSTADO 10/23/2012 10/23/2012 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
OBS
Los procedimientos segn las actividades
que estn desarrollando actualmente,
otro ejemplo es que la aprobacin de las
plizas se realiza mediante un formato
aprobado, y dicho formato no se
menciona en el procedimiento
correspondiente y hace mencin es que
se aprueba cada pliza mediante sello y
firma.
DESACTUALIZACION DE LOS
PROCEDIMIENTOS A CAUSA
DE LOS CAMBIOS
NORMATIVOS
ACTUALIZACION DE LOS
PROCEDIMIENTOS CONFORME A LA
LEY Y AL REGLAMENTO
AC
ALFONSO ENRIQUE
RAMIRES
HERNANDEZ Y
ABOGADOS.
100%DE LOS PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADOS
CONFORME AL ORDENAMIENTO JURIDICO VIGENTE
10/23/2012 10/23/2012 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
OBS
El procedimiento relacionado al plan de
compras, menciona que se genera un
acto administrativo para aprobar dicho
plan de compras o que la informacin es
consolidada por el rea de sistemas para
entrega de informes y dichas actividades
no se realizan en la realidad.
EL PROCEDIMIENTO MPA-01-
P-01 PLAN DE COMPRAS
ESTBLECE LA EXPEDICION
DE ACTO ADMINISTRATIVO
PARA LA APROBACION DEL
PLAN DE COMPRAS
No necesita generar una accion
debido a que el procedimiento
EMPA 01 P01- plan de compras se
lleva a cabo a cabalidad. Este
procedimiento se base en la ley
1260 de 2008 donde mediante acto
administrativo el director general da
aprobacion al plan de compras
anual basado y discriminado en un
consolidado ingresado a la pagina
wed, los primeros dias del mes de
enero de cada ao.
OBS
ALFONSO ENRIQUE
RAMIRES
HERNANDEZ Y
ABOGADOS.
DEFINIR CLARAMENTE LOS PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISION DE BIENES Y SERVICIOS. OARA EVITAR
CONFUSIONES
10/23/2012 10/23/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
OBS
En el procedimiento MPA-02-P-05
RECEPCIN, ALMACENAMIENTO,
ENTREGA E INVENTARIO DE BIENES
Y ELEMENTOS se menciona la
verificacin de las especificaciones al
ingresar los elementos adquiridos, y al
auditar dicho procedimiento se hizo
observacin al respecto que el
interventor o supervisor del
contrato acompaara el recibo a
satisfaccin de la responsable de
almacn.
SE RECOMIENDA ATENDER LA
OBSERVACION DE LA AUDITORIA
EN EL SENTIDO DE MODIFICAR EL
RECEPCIN, ALMACENAMIENTO,
ENTREGA E INVENTARIO DE BIENES
Y ELEMENTOS, CON EL FIN DE QUE
QUEDE LA EVIDENCIA DE QUE EL
SUPERVISOR O INTERVENTOR DEL
CONTRATO ACOMPAA EL
RECIBIDO A SATISFACION DE LOS
BIENES ADUIRIDOS POR LA
CORPORACION.
AM
ALFONSO RAMIREZ
Y ASESORA DE
ALMACEN
DEFINIR SI SE MODIFICA EL FORMATO
ESTABLECIDO PARA LA ENTEGA DE BIENES Y
SERVICIO.
10/23/2012 10/25/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
REVISAR TEMA CON LA
FUNCIONARIA ENCARGADA DE
ARCHIVO Y CORRESPONDECIA
QUIEN VA A REALIZAR LAS
CONSULTAS RESPECTIVAS EN EL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
ALFONSO RAMIREZ
HERNANDEZ -
EQUIPO DEL AREA
DE CONTRATACION -
FUNCIONARIA
ENCARGADA DE
ARCHIVO Y
CORREPONDENCIA
DEFINIR CLARAMENTE EL TIPO DE IDENTIFICACION
DE LAS RESOLUCIONES DEL AREA DE
CONTRATACION DE ACUERDO A LA CONSULTA
REALIZADA
10/23/2012 10/25/2012 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
SE REALIZARAN LAS
CORRECCIONES CON BASE EN LAS
CONSULTAS HECHAS AL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION.
ALFONSO RAMIREZ
HERNANDEZ -
EQUIPO DEL AREA
DE CONTRATACION -
FUNCIONARIA
ENCARGADA DE
ARCHIVO Y
CORREPONDENCIA
NUMERACION UNICA A RESOLUCIONES EN EL
PARQUE SEDE.
10/23/2012 10/23/2012 1/30/2012 CERRADA 11/30/2012
OBS
Se deben revisar indicadores que
segn lo explicado en todo
momento dan el 100% de
cumplimiento
EL CUMPLIMIENTO SIEMPRE
SERA DEL 100%, PUESTO
QUE TODO LO QUE INGRESA
AL AREA DE CONTRATACION
INDEPENDIENTEMENTE EL
TIPO DE CONTRATO DEBE
SER TRAMITADO Y POR
ENDE EJECUTADO.
REVISAR EL TEMA DE INDICADORES
Y SE RECURRIRA A LA ASESORIA
POR PARTE DE LA SUBDIRECCION
DE PLANEACION Y FRONTERAS Y LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO.
AM
ALFONSO RAMIREZ
HERNANDEZ Y
EQUIPO DEL AREA
DE CONTRATACION
DEFINIR CLARAMENTE LOS INDICADORES DEL
AREA
10/23/2012 10/25/2012 2/28/2013 ABIERTA 11/30/2012
OBS
Se verificaron los indicadores asociados
al proceso, evidenciando la necesidad de
una revisin de los mismos. Algunos no
reflejan el desarrollo de los
procedimientos
LOS INDICADORES
IDENTIFICADOS
CORRESPONDEN A
RESLUTADOS CONCRETOS
(N DE CONTRATOS
CELEBRADOS, N EN
EJECUCUIN Y N DE
CONTRATOS LIQUIDADOS) Y
NO DESARRO DEL PROCESO
COMO TAL.
REVISAR EL TEMA DE INDICADORES
Y SE RECURRIRA A LA ASESORIA
POR PARTE DE LA SUBDIRECCION
DE PLANEACION Y FRONTERAS Y LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO.
AM
ALFONSO RAMIREZ
HERNANDEZ Y
EQUIPO DEL AREA
DE CONTRATACION
DEFINIR CLARAMENTE LOS INDICADORES DEL
AREA
10/23/2012 10/25/2012 11/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
OBS
Se genera una numeracin propia de
resoluciones para el rea de contratacin
, pero cuyos nmeros se podran repetir
con la numeracin que generan para el
resto de reas de la corporacin en la
sede principal Ccuta.
AM
Se reprograma para la
formulacin y elaboracin
de indicadores 28 de
febrero de 2013
Se reprograma para la
formulacin y elaboracin
de indicadores 28 de
febrero de 2013
ADQUISICION DE
BIENES Y
SERVICIOS
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
GESTION
ADMINISTRATIVA-
TIBU
OBS.
En el procedimiento de Caja Menor - Libro
de recibos de Control presupuestal
algunos recibos de los soportes se
encuentran incompletos
En algunas ocasiones, por
observaciones de la subdireccin
financiera se realizaron ajustes a
algunos soportes quedando en el
archivo central de Ccuta estos
cambios sin embargo no se
fotocopiaron para anexar a la
carpeta de apoyo en la Territorial.
Diligenciamiento de los soportes de las
copias de caja menor archivados en la
carpeta de apoyo de la DTT por cuanto la
carpeta principal se encuentra
debidamente diligenciada en la
subdireccin financiera de la
Corporacin.
CO
Secretaria y Direccin
Territorial Tib.
100% 2310/2012 10/23/2012 10/31/2012 CERRADA 11/26/2012
OBS.
Se evidencia falta de equipos de trabajo
como GPS y Cmaras.
La Direccin Territorial Tib no
cuenta con los equipos de
trabajo suficientes.
Coordinar con la Secretaria General -
Direccin General la adquisicin de los
equipos solicitados en el plan de compra
para el ao 2013.
AC
Tib
Direccin General
Secretaria General
2 gps
2 cmaras
2310/2012 10/23/2012 Vigencia 2013 ABIERTA 11/26/2012
OBS.
No se cuenta con sitio adecuado para la
madera decomisada
cuenta con la infraestructura
adecuada para almacenar la
madera decomisada.
Solicitar a la Secretara General la
construccin de una bodega que
garantice la adecuada disposicin de la
madera decomisada.
AM
Tib
Secretara General
oficio solicitud 2310/2012 10/23/2012 11/2/2012 CERRADA 11/26/2012
OBS.
Faltan sillas ergonmicas para el personal
que labora en la Direccin Territorial
cuenta con sillas ergonmicas.
Entrega de cuatro (4) sillas adquiridas
mediante proceso de seleccin abreviada
No 25 de 2012.
Coordinar con la Secretaria General la
adquisicin de las sillas ergonmicas
solicitadas en el plan de compra para el
ao 2013.
AM
Tib
Direccin General
Secretaria General
4 sillas
plan de compras
2310/2012 10/23/2012
30/12/2012
Vigencia 2013
CERRADA 11/26/2012
Elaborar un plan de actividades
articulado al CEAM municipal de Tib
como proyecto piloto para luego ser
implementado en el Municipio del Tarra
correspondiente a la Territorial Tib,
vigencia 2013
AM
Tib.
plan de actividades 2310/2012 10/23/2012 12/15/2012 ABIERTA 11/26/2012
Solicitar a la Corporacin la contratacin
de personal de apoyo para esta actividad
mediante Anteproyecto de Presupuesto
Vigencia Fiscal 2013
AM
Tib
Direccin General.
plan de compras 2310/2012 10/23/2012 Vigencia 2013 ABIERTA 11/26/2012
OBS.
No existe una programacin adecuada de
trabajo acorde con SISPROP.
La configuracin actual del
SISPROP no permite conocer y
manejar las totalidad de sus
aplicaciones.
Solicitar a la SDSS, la instalacin
completa del software y la capacitacin a
los funcionarios de la Territorial.
AM
Tib
SDSS
Oficio solicitud
Instalacin software
capacitacin
2310/2012 10/23/2012 12/15/2012 CERRADA 11/26/2012
OBS.
En algunos casos no se cumple con los
tiempos de respuesta, ante la falta
temporal de asesor jurdico, secretaria y
tcnicos
No hay continuidad de los
contratistas (asesor jurdico,
secretaria y tcnicos)
Se solicit a la Corporacin la
contratacin permanente del personal
mediante Anteproyecto de Presupuesto
Vigencia Fiscal 2013
AM
Tib
Direccin General
plan de compras 2310/2012 10/23/2012 Vigencia 2013 ABIERTA 11/26/2012
ADQUISICIN DE
BIENES Y
SERVICIOS-TIBU
OBS.
Hacen falta archivadores para el manejo
de los expedientes.
Incremento de los trmites en la
Territorial.
Solicitud para la entrega de archivador
por parte del Almacn de la Corporacin
Depuracin del archivo existente
AM
Tib
Archivadores organizados 2310/2012 10/23/2012 12/15/2012 CERRADA 11/26/2012
OBS.
No se realiza backup de la informacin en
los computadores.
La informacin se encuentra
consolidada en una USB, pero
no se ha compilado en un CD-
ROM
Realizar de manera inmediata la copia de
seguridad y enviar otra copia a la sede
principal (rea de sistemas)
AC
Tib
Copia realizada y entregada 2310/2012 10/23/2012 11/2/2012 CERRADA 11/26/2012
OBS.
No se encuentran evidencias de
calibracin de equipos
La dependencia encargada de la
calibracin de los equipos no
enva copia del registro de
calibracin.
Coordinar con el laboratorio ambiental la
calibracin y verificacin de los equipos y
el envo de una copia de los registros de
los mismos.
AM
Tib y Laboratorio
Ambiental
Equipos calibrados y verificados 2310/2012 10/23/2012 12/15/2012 CERRADA 11/26/2012
CONTROL,
EVALUACION Y
MEJORA DEL
SISTEMA SG-TIBU
OBS.
No se realiz plan de mejoramiento a los
hallazgos encontrados de la auditora
realizada por la Oficina de Control Interno.
Falta de consolidacin de la
informacin suministrada por
cada uno de los funcionarios
encargados de los
procedimientos.
Elaboracin e implementacin del plan
de mejora de la auditora de Control
Interno.
AC
Tib
plan de mejoramiento 2310/2012 10/23/2012 11/1/2012 CERRADA 11/26/2012
OBS
*Las unidades de conservacin no se
encuentran debidamente identificadas
(archivadores verticales y folderamas), lo
cual dificulta la ubicacin de los registros
impresos y expedientes.
Falta de espacio y estantes
adecuados para la conservacin
de los expedientes del rea.
Organizacin y marcaje segn las TRD
de los archivadores verticales y
folderamas de acuerdo a los registros.
AP
Equipo de
comunicaciones
Archivadores y folderamas marcados 2310/2012 10/23/2012 30-Nov-12 CERRADA 11/28/2012
OBS
*Se evidencia la existencia de registros
tales como encuestas de medicin de la
satisfaccin (Encuestas Percepcin
usuarios en las direcciones territoriales
ao 2011), las cuales se mantienen en
unas carpetas sin identificar y/o legajar.
No se cumpli con el archivo de
los registros.
Revisin y actualizacin de las TRD
(verificacin registros referenciados en el
procedimiento, Informe Ejecutivo
Trimestral, entre otros).
AP
Equipo de
comunicaciones
Registros debidamente marcados 2310/2012 10/23/2012 30-Nov-12 CERRADA 11/28/2012
OBS
*Se ubico un videocassette etiquetado
con el nombre "plan de transparencia", el
cual se encontraba junto a varios
videocassettes nuevos (en su empaque),
depositados bajo un escritorio, al
consultar al respecto, se indico por parte
del funcionario no conocer el contenido
especifico de la cinta, el material parece
corresponder a contenido de ndole
personal de uno de los integrantes del
equipo .
No se cumpli con dar de baja a
tiempo material obsoleto que por
sus caractersticas tcnicas ya
no se utilizan.
Realizar memorando dando de baja todo
material innecesario para el proceso de
comunicaciones.
AP
Equipo de
comunicaciones
Dar de baja material obsoleto en la dependencia 2310/2012 10/23/2012 30-Dec-12 CERRADA 11/28/2012
COMUNICACIONES
AUDITORIA INTERNA
CALIDAD HSEQ
PLANIFICACIN Y
ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
TERRITORIAL-TIBU
Se solicito realiz la
solicitud del personal,
Accin a realizar durante
la vigencia 2013.
Se entrego un archivador
GESTION
ADMINISTRATIVA-
TIBU
Se realiz la copia de
seguridad y se envi al
rea de sistemas el
respectivo backut.
Se entrego al laboratorio
los equipos para la
respectiva calibracin.
ADQUISICIN DE
BIENES Y
SERVICIOS-TIBU
la vigencia 2013.
Se solicit a la secretaria
general con el fin de ser
incluida la en el
presupuesto para la
Se entrego a la direccin
territorial Tibu 4 sillas. y se
solicit para la para la
vigencia 2013 la compra
de nuevas sillas las cuales
se incorporaran en el plan
de compras
correspondiente
PLANIFICACIN Y
ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
TERRITORIAL-TIBU
OBS.
En educacin ambiental no se tiene una
planificacin especfica del trabajo a
desarrollar.
la vigencia 2013.
la vigencia 2013.
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
Se diligenciaron los
soportes de acuerdo al
procedimiento establecido
para el manejo de cajas
menores
Se realiz el plan de
mejora miento
correspondiente a la
auditora de gestin y fue
entregado a la oficina de
Se instalo el SISPRO y se
realiz la capacitacin.
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
OBS
*Al comparar los registros referenciados
en el procedimiento MPA-08-P-01
Comunicaciones Versin 5 - 09/03/2012,
con respecto a la TRD, se identifico un
registro denominado MPA-08-F-01-1
Seguimiento a medios de comunicacin,
el cual solo se referencia en la TRD, al
indagar al respecto, se constato, fue
eliminado del procedimiento, segn e-mail
dirigido a sigescor@corponor, de fecha
09/03/2012.
No se cumpli por escrito con la
actualizacin pertinente a la TRD
de acuerdo a los ajustes
trabajados con Sigescor.
Redactar memorando solicitando la
actualizacin de las TRD de acuerdo el
proceso de comunicaciones.
AP
Equipo de
comunicaciones
TRD actualizadas 2310/2012 10/23/2012 30-Nov-12 CERRADA 11/28/2012
OBS
*Al preguntar a algunos de los miembros
del equipo de trabajo por temas tales
como lder del proceso, puntos de control,
riesgos, etc, no se obtuvieron las
respuestas correctas, es importante
repasar la informacin relacionada con el
Sistema de Gestin en general.
*As mismo se recomienda la persona
que queda encargada del proceso reciba
por parte del funcionario que sale de
vacaciones la relacin o informacin
completa donde ubicar las evidencias
durante la auditoria, ya que se presento la
situacin de que le era difcil ubicarlas.
*Falta de induccin y reinduccin
al personal nuevo adscrito al
proceso. Falta de
conocimiento del personal que
queda a cargo de la oficina.
*Realizar grupos de trabajo con el
personal nuevo para socializar las
polticas de Gestin.
*Realizacin de un Informe de entrega
tanto del funcionario que salga de
vacaciones como del que recibe el
proceso
AP
Equipo de
comunicaciones
*Personal contratista capacitado en Polticas de Gestin.
*Informe de socializacin de actividades
2310/2012 10/23/2012 30-Nov-12 CERRADA 11/28/2012
OBS
Algunas de las actividades que se
ejecutan se programan acorde con las
actividades de la Entidad o temas
relevantes (da del agua - da del medio
ambiente) lo cual se hace en comits de
redaccin del equipo de trabajo pero no
se deja evidencia de este tipo de
reuniones. Al
solicitar las evidencias relacionadas, no
se presentan, actualmente el diseador
del rea de comunicaciones, mantiene
una comunicacin verbal con el
interesado, hacindose de forma
inmediata las correcciones y ajustes al
material. Es importante se revise el
procedimiento y/o se deje una evidencia
de la aprobacin formal (e-mail).
No se evidencia con claridad la
confirmacin de los trabajos y
reuniones de acompaamiento
del proceso de comunicaciones.
Enviar correos de confirmacin y
aprobacin de las piezas de
comunicacin aprobadas por los
diferentes procesos.
AP
Equipo de
comunicaciones
ImprPant de correos enviados y recibidos en carpeta digital 2310/2012 10/23/2012 30-Dec-12 CERRADA 11/28/2012
OBS
No se dispone adecuadamente de los
residuos slidos en el interior de la
oficina, se encontraron residuos de
alimentos en la papelera (bebidas,
alimentos y empaques plsticos), as
mismo se evidencia desorden en los
puestos de trabajo (revistas regadas,
elementos bajo los escritorios, maletines,
entre otros artculos), se debe mejorar las
condiciones de orden y aseo de la oficina
en general, para mejorar el ambiente de
trabajo y mantener despejada la ruta
hacia la puerta de salida.
Disposicin inadecuada de los
residuos slidos al interior de la
oficina
Sancionar internamente al compaero
que infrinja en el cumplimiento del
adecuada disposicin de residuos
AP
Equipo de
comunicaciones
Manejo adecuado de la disposicin de residuos. 2310/2012 10/23/2012 30-Dec-12 CERRADA 281/2012
OBS
Socializacin de Polticas de
Comunicaciones en las dems sedes
esta pendiente el desarrollo de tal
actividad, pero an no tienen claro cuando
se ejecutar.
Por problemas de
desplazamiento, logstica y
seguridad no se ha podido viajar
a las otras territoriales.
Establecer nuevas fechas para la
socializacin de las Polticas de
Comunicaciones
AP
Equipo de
comunicaciones
Polticas de Comunicaciones socializadas 2310/2012 10/23/2012 30-Dec-12 CERRADA 11/28/2012
OBS
Actualmente no se han aplicado
encuestas o estrategias que permitan
medir el impacto de las campaas y/o
actividades que desarrolla la entidad. Las
encuestas de receptividad programadas
en el plan de accin no se han
desarrollado. La encuesta del portal
Corporativo, no se actualiza (Mircoles,
12 de Septiembre de 2012).
Esta encuesta la esta trabajando
la Direccin General.
Desde la direccin general se esta
construyendo la encuesta de percepcin
y satisfaccin de los usuarios para
conocer un resultado real.
AP Direccin General encuesta realizada y tabulada 2310/2012 10/23/2012 30-Dec-12 CERRADA 11/28/2012
OBS
Control de respuesta oportuna a los
requerimientos de los usuarios (CID): Al
indagar acerca de la correspondencia
vencida, informan no tienen instalado el
CID, ya que este queda a cargo de la
asistente de la Secretaria General, se
recomienda se revise con el comit de
archivo, una alternativa para que
directamente la oficina de
Comunicaciones trmite sus respuestas.
No contamos con el CID para dar
respuestas oportunas.
Revisar con el comit de archivo, una
alternativa para que directamente la
oficina de Comunicaciones trmite sus
respuestas.
AP
Equipo de
comunicaciones
Respuestas oportunas al CID 2310/2012 10/23/2012 30-Dec-12 ABIERTA 11/28/2012
OBS
No se hace anlisis de resultados de las
encuestas obtenidas, como el caso de la
encuesta de Percepcin aplicada en el
ao 2011 en las Direcciones Territoriales.
Falto tabulacin en la encuesta
de Pamplona
Revisin de las encuestas de percepcin
realizada en el 2011 correspondiente a
los resultados obtenidos en la Territorial
Pamplona.
AP
Equipo de
comunicaciones
Tabulacin a la Territorial Pamplona 2310/2012 10/23/2012 30-Dec-12 ABIERTA 11/28/2012
COMUNICACIONES
AUDITORIA INTERNA
CALIDAD HSEQ
accin permanente
accin permanente
accin permanente
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
OBS
Se tiene conocimiento de aspectos
generales, pero se debe enfatizar mas
especficamente en temas que abarcan
los componentes de la poltica, los riesgo
precisos a los que estn expuestos tanto
ocupacionales, como operacionales y los
puntos de control establecidos para lograr
la mejora continua
Los puntos ecolgicos no se estn
manejando de acuerdo al programa de la
corporacin ya que revisado estos se
encuentran en el recipiente de plstico se
encuentran papel; en el vidrio se
evidencia papel y envolturas de alimentos.
(DIRECCION TERRITORIALES)
Falta claridad en algunos
aspectos de la poltica como los
riesgos ocupacionales y
operacionales.
En la entidad se maneja de forma
inapropiada el punto ecolgico y
sus recipientes respectivos.
Realizar capacitacin sobre el sistema de
gestin integral HSEQ, haciendo nfasis
en la matriz de riesgos y en los riesgos
ocupacionales y operacionales.
Capacitar al personal de las territoriales
sobre el correcto manejo de los puntos
ecolgicos.
Dar las indicaciones sobre la disposicin
de los residuos generados en cada sede.
AP
Equipo de trabajo de
Gestin Ambiental
Interna
Control de asistencia
Acta de reunin
Comunicacin electrnica
2310/2012 10/23/2012 11/30/2012 CERRADA 11/27/2012
OBS
Se recomienda elaborar un plan de
sensibilizacin y capacitacin para que de
forma peridica se comunique a todo el
personal adscrito a la entidad sobre el
cumplimiento del plan institucional de
gestin ambiental - PIGA y dems
acciones de gestin ambiental interna
No se ha establecido un
cronograma de actividades para
realizar de forma peridica la
sensibilizacin y socializacin de
los temas relacionados con el
PIGA
Realizar reunin con el equipo de gestin
ambiental interna y personal designado
por las Territoriales con el fin de definir
estrategias a seguir
Realizar reunin con el fin de planificar
las actividades 2013
AM
Gestin Ambiental
Interna
Control de asistencia /
Acta de reunin
Plan de trabajo 2013
2310/2012 10/23/2012
31/10/2012
31/12/2012
ABIERTA
11/27/2012
OBS
Los residuos informticos , segn
menciona la responsable de Almacn, no
tienen definido el destino final que se les
deber dar.
Se identifican y planifican aquellas
operaciones que estn asociadas a los
aspectos ambientales y a los de
seguridad y salud ocupacional, sin
embargo la responsable de almacn
menciona que aun no se tiene
conocimiento sobre el manejo que se le
dar a los desechos informticos
catalogados como residuos peligrosos.
ALMACEN
No existe un gestor en la ciudad
de Ccuta para los RAES, se ha
informado verbalmente al Area
de Almacn sobre la disposicin
temporal de los mismos.
Dar las indicaciones por escrito del
tratamiento de residuos al responsable
del Almacn
AP
Gestin Ambiental
Interna
Control de asistencia / comunicacin electrnica 2310/2012 10/23/2012 11/9/2012 CERRADA
11/27/2012
Cumplimiento de la
OBS
Las tabla de retencin documental y el
procedimiento no estn acorde a la
normatividad y no se estipulan tiempos,
falta la inclusin de formatos especficos
para el procedimiento. Se recomienda la
modificacin de los procedimientos
estipulando tiempo y formatos adecuados
y de los riesgos operacionales.
No existen formatos y/o minutas
a seguir para cada acto procesal
que emita la Oficina de Control
Disciplinario Interno. - No estn
estipulados los trminos
procesales para cada una de las
etapas del proceso disciplinario.
Establecer trminos mximos para el
desarrollo de las diferentes actividades
procesales, atendiendo los lineamientos
de la Ley 734 de 2002. Establecer
formatos y/o minutas para cada una de
las actuaciones procesales, atendiendo
los lineamientos de la Ley 734 de 2002.
AP
Jefe Control
Disciplinario Interno
Establecer y Aplicar trminos procesales previstos en la
Ley 734 de 2002, que permitan garantizar los principios
rectores de la Ley Disciplinaria. -
Implementar formatos y/o minutas para aplicar en las
diferentes actividades procesales contenidas en los
procesos disciplinarios que adelante la dependencia.
Generar Instrumentos para un efectivo control interno de
gestin disciplinaria.
2310/2012 10/23/2012 6/14/2013 ABIERTA 4/15/2013
Cumplimiento de la
OBS
Falta infraestructura adecuada para la
custodia de los expedientes
La oficina donde se encuentra
ubicada la oficina de Control
Disciplinario Interno, no ofrece
condiciones fsicas requeridas
para salvaguardar ntegramente
los expedientes que se adelantan
en virtud de las funciones legales
asignadas a dicha jefatura.
Establecer una oficina de Control
Disciplinario Interno, con condiciones
fsicas aptas, que permitan salvaguardar
los expedientes que se adelantan en
virtud de las funciones legales asignadas
a dicha jefatura.
AP
Jefe Control
Oficina de Control Disciplinario Interno, con condiciones
fsicas aptas, que permitan salvaguardar los expedientes
2310/2012 10/23/2012 12/31/2013 ABIERTA 7/15/2013
Cumplimiento de la
OBS
No existe privacidad al momento de la una
indagacin y hace falta puesto de trabajo
La oficina de Control Disciplinario
Interno est ubicada en el tercer
piso (Torre B) de la Corporacin,
en un rea comn donde laboran
varios funcionarios y contratistas,
acoplados en sitios de trabajo a
travs de cubculos divisorios. La
OCDI la conforma uno de esos
cubculos. Dicha situacin
genera perturbacin en el normal
desarrollo de la funcin
disciplinara que ejerce la
jefatura, habida cuenta no ofrece
condiciones aptas de privacidad
y garantas procesales a los
sujetos disciplinables. Es
pequeo el espaci donde
actualmente se encuentra
ubicada la oficina de Control
Disciplinario Interno. Laboran el
Jefe del despacho y un
funcionario vinculado por
supernumerario. Existe un solo
escritorio y un equipo (PC).
Reubicar la oficina de Control
Disciplinario Interno en una instalacin
adecuada, que garantice el normal
desarrollo de las funciones de dicha
jefatura. Adquirir un escritorio y equipo
de oficina.
AM
Jefe Control
Tener la oficina de Control Disciplinario Interno en una
instalacin adecuada, que garantice el normal desarrollo de
las funciones encomendadas por la Ley.
2310/2012 10/23/2012 12/31/2013 ABIERTA 7/15/2013
OBSERVACI
ON
Observacin: No se ha especificado
dentro del procedimiento de control
de equipo lo referente a
responsabilidad de calibracin del
equipo: Analizador de Gases.
Se encuentra establecido un
procedimiento especfico
para la calibracin de
equipos en general, a cargo
del Laboratorio Ambiental.
Se reportar la necesidad de
calibracin del equipo anualmente.
AP
Santos Omar
Monsalve
Calibracin del Analizador de Gases Anualmente. 2310/2012 10/23/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/28/2012
Archivo sin actualizacin, de
acuerdo a las Tablas de
Retencin Documental.
Actualizacin y codificacin de
carpetas.
AP
Lucely Hurtado -
Contratista
Carpetas Actualizadas en su totalidad, de acuerdo
a las TRD
2310/2012 10/23/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/28/2012
GESTIN
ESTRATEGICA
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL-
CALIDAD DEL AIRE
AUDITORIA
INTERNA SISTEMA
DE GESTION
INTEGRAL HSEQ
PROCESO DE
APOYO - GESTIN
ADMINISTRATIVA
(Procedimiento
Ordinario y
procedimiento Verbal)
Esta accin de
mejoramiento requiere
tiempo, dedicacin y el
compromiso del Jefe de la
Oficina de Control
Disciplinario Interno y
funcionario adscrito a la
jefatura. Se efecta
atendiendo la
Esta accin de
mejoramiento est
supeditada a las
directrices que emanen de
Direccin.
Esta accin de
mejoramiento est
supeditada a las
directrices que emanen de
Direccin.
Se aplicar en la
vigencia 2013
OBSERVACI
ON
Dentro de la TRD de las actividades
de Calidad de Aire no se ha
identificado los registros de
calibracin de equipos. Igualmente
no se referencia el cronograma de
actividades y otros documentos de
registro (Ajuste de la TRD).
Marcar e identificar las unidades
documentales (carpetas)
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
Los Informes tcnicos se
elaboraban de forma
trimestral.
Elaborar mensualmente el informe
tcnico correspondiente. Con
respecto a los meses anteriores se
elaboraron los informes de manera
mensual, con la informacin
existente.
AP
Lucely Hurtado -
Contratista
Emisin de informe mensual, asociado a
Operativos de Fuentes Mviles.
2310/2012 10/23/2012 11/30/2012 CERRADA 11/28/2012
OBSERVACI
ON
Procedimiento MPA-07-P-01
Control y Anlisis de Fuentes
Mviles.
Se revisa el expediente Operativos
de la Red de vigilancia de la
operacin del aire. Se evidencia la
programacin de las actividades
(memorando 2000,99,01-476), se
programo anlisis fuentes mviles:
12 - 19 - 24 - 26 - 30 de Abril, se
verifico el cumplimiento,
evidencindose no se ejecuto la
actividad programada para el 12 de
Abril, pero no se encuentra registro
que justifique la razn por la cual no
se ejecut. Es importante se deje
una constancia o justificacin que
permita soportar la razn por la cual
no se realiz la actividad.
No se redact el acta
respectiva con la
justificacin.
Elaboracin del Acta
correspondiente
AP
Lucely Hurtado -
Contratista
Presentar todos los soportes de operativos de
fuentes mviles realizados, as como los
cancelados.
2310/2012 10/23/2012 11/30/2012 CERRADA 11/28/2012
OBSERVACI
ON
MPA-07-P-02 OPERACIN DE LA
RED DE VIGILANCIA DE
CALIDAD DEL AIRE. Se estn
elaborando los informes de forma
Semestral (debe modificarse en el
procedimiento) - Informe Tcnico:
24 de Agosto de 2012. No se
evidencia el reporte Boletn trimestral
de divulgacin de resultados. No se
encontr evidencia del boletn
trimestral sobre los resultados de la
red de calidad del aire divulgando la
informacin a la poblacin o
entidades interesadas de acuerdo a
lo establecido en el procedimiento
(MPA-07-P-02)
El informe se estaba
elaborando de forma
trimestral.
Se elaborar el informe de forma
mensual y se remitir a la Oficina de
Comunicaciones de manera
trimestral para su divulgacin.
AP
Lucely Hurtado -
Contratista
Realizar informe tcnico mensual asociados a la
Operacin de la Red de Vigilancia de Calidad del
Aire (RVCA)
2310/2012 10/23/2012 11/30/2012 CERRADA 11/28/2012
OBSERVACI
ON
Insuficiencia de recursos para el
desarrollo de actividades
relacionadas con la medicin de
vehculos diesel (busetas): Falta
sonda y base para opacmetro y
manguera larga. Evidenciado en el
informe de servicio N 3396 de
fecha 02/10/2012 del proveedor del
servicio (Soluciones Prcticas de
Ingeniera)
El personal auditado menciona:
Equipos semiautomticos ubicados
en el Hotel Cinera, estn
presentando fallas y requieren
soporte tcnico, por lo tanto no
estn en funcionamiento desde el
ao 2011 (Memorando N
200,99,01-917 de fecha
22/08/2011). Equipos
Semiautomticos PARTISOL 2025 -
Hotel Cinera
Presentacin de las necesidades a
Subdireccin Financiera para el
mantenimiento del equipo en
mencin y la compra de los
accesorios faltantes para dar
cumplimiento a las actividades.
AP
Jorge Enrique
Arenas -
Subdirector
Contar con los recursos necesarios para el
mantenimiento de los equipos.
2310/2012 10/23/2012 11/1/2012 ABIERTA 11/28/2012
OBSERVACI
ON
Observacin: Se evidencia no se
valida la Tabla de Toma de Datos de
Red de Red de Vigilancia de Calidad
del Aire (MPAS-07-F-02-1) de los
periodos Mayo a Agosto de 2012)
Falta firma de validacin (VB
Funcionario responsable). Tambin
algunos cronogramas (Abril a
Septiembre de 2012) - no presentan
la firma de validacin (firma del
Subdirector y Coordinador)
No se registra la firma de
Subdirector en los
cronogramas y las tablas de
toma de datos.
Verificacin y firma de los formatos. AP
Lucely Hurtado -
Contratista
Diligenciar en su totalidad los formatos
establecidos.
2310/2012 10/23/2012 11/30/2012 CERRADA 11/28/2012
No se esta dando aplicabilidad a lo
establecido en el procedimiento MPA-02-
P-01 ORGANIZACIN,
CONSERVACION, TRANSFERENCIA Y
CUSTODIA DE DOCUMENTOS de la
Corporacin a las tablas de retencin
documental y a la normatividad vigente
expedida por el Archivo General de la
Nacin.
CO
Personal de
Facturacin, Ingresos,
Presupuesto y Cartera
Contar con la aplicacin total del procedimientos MPA-02-
P-01 ORGANIZACIN, CONSERVACION,
TRANSFERENCIA Y CUSTOIDA DE DOCUMENTOS,
acreditado en los documentos y carpetas que soportan las
evidencias con el lleno de los requisitos.
2310/2012 10/23/2012 11/30/2012 ABIERTA
Se continuar generando
el informe mensual de
acuerdo al procedimiento
MPA-07-P-01
Se continuar generando
el informe mensual de
acuerdo al procedimiento
MPA-07-P-02
Pendiente para
ejecucin en vigencia
2013.
ADMINISTRACION
DE RECURSOS
FINANCIEROS
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
OBS
Por la no aplicacin del
procedimeintos MPA-02-P-01
ORGANIZACIN,
CONSERVACION,
TRANSFERENCIA Y
CUSTODIA DE
DOCUEMTNOS, as mismo,
falta de capacitacinal personal
nuevo en el procedimiento de
Presupuesto,.
1-. Solicitar se capacite nuevamente al
personal de la Subdireccin Financiera
sobre el Procedimiento MPA-02-P-01
DOCUMENTOS, teniendo en cuenta que
hay personal nuevo en la Subdireccin.
2-. realizar una jornada de revisin,
diligenciamiento, acomodacin,
marcacin y actualizacin de los
expedientes y documentos que soportan
las actividades realizadas en los
procedimientos. 3-.
Establecer un control sobre la
numeracin consecutiva de los
Memorandos en el Procedimiento de
Recuperacin de Cartera a travs del
Cobro Persuasivo.
MEDICION Y
ANALISIS
AMBIENTAL-
CALIDAD DEL AIRE
AUDITORIA
INTERNA SISTEMA
DE GESTION
INTEGRAL HSEQ
OBSERVACI
ON
Dentro de la TRD de las actividades
de Calidad de Aire no se ha
identificado los registros de
calibracin de equipos. Igualmente
no se referencia el cronograma de
actividades y otros documentos de
registro (Ajuste de la TRD).
Marcar e identificar las unidades
documentales (carpetas)
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
Se evidencia que no se maneja
consecutivo de memorandos unificado.
Debe diligenciarse en su totalidad el
formato MPA- 04-F-06-1 VERSIN 1.
24/09/2009., empleado para el registro de
llamadas telefnicas en asesora a
municipios y en cobro persuasivo. Este
formato se emplea en el procedimiento
MPA -04-P-07, pero no se encuentra
referenciado en el mismo.
CO Personal de Cartera
Establecer un consecutivo de memorandos emitidos en el
procedimiento RECUPERACION DE CARTERA A
TRAVES DEL COBRO PERSUASIVO.
Realizar el diligenciamiento TOTAL del formato MPA-04-F-
06-1 VERSIN 1. 24/09/2009 Y Ajustar el Procedimiento
MPA-04-P-07 , para referenciar este formato de registro de
llamadas.
2310/2012 10/23/2012 11/30/2012 ABIERTA
GESTIN
ADMINISTRATIVA-
OCAA
OBS
Se evidencia que las tablas de retencin
documental y los procedimientos no se
estn llevando efectivamente y existen
formatos que son documentos no
controlados.
La oficina errneamente lleva el
proceso con formatos no
controlados y error en el manejo
de tablas de retencin con
respecto a la realidad.
Coordinar con la persona responsable de
las TRD la definicin de la TRD
correspondientes a concesiones de
aguas, aprovechamientos forestal, talas y
podas y oficios de educacin ambiental.
AC
Clemencia Rueda
Muo, Margarita Rosa
Casadiego
Informes, oficios y expedientes acorde a las TRD. 2310/2012 10/23/2012 11/30/2012 ABIERTA
EVALUACIN,
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL-OCAA
OBS
Las denuncias de oficio y escritas no se
llevan organizadas de acuerdo a las TRD,
revisados los Expedientes 95/12 y 87/12
no se llevan organizados de acuerdo a
las Tabla de Retencin Documental,
segn series- subseries y tipo de
documentos 6000.52.03
Las denuncias no son
diligenciadas de acuerdo a las
TRD
Diligenciar las denuncias de acuerdo a
como lo exige las TRD.
AC
Clemencia Rueda
Muoz, Juan Carlos
Rodrguez
Denuncias diligenciadas correctamente. 2310/2012 10/23/2012 accin continua ABIERTA
EVALUACIN,
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL-OCAA
OBS
Se solicit el expediente de radicado 419
de 2012 de la seora Ana Ibez (El
expediente corresponde al seor Angel
David Ibaez) y no se encontr; falta
custodia de los expedientes y control en
cuanto al prstamo de los mismos.
Al buscar el expediente solicitado
no se encontr en el lugar donde
debe estar archivado como lo
indica el proceso.
Contar con un archivo debidamente
organizado con el objetivo de ubicar de
manera clara y precisa la ubicacin de
los expedientes.
Llevar un control de prstamo de los
expedientes.
AC Gloria Ibaez
Control de prstamo de expediente
2310/2012 10/23/2012 11/30/2012 ABIERTA
EVALUACIN,
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL-OCAA
OBS
El expediente 081/12 en su expediente no
cuenta con el Auto de Indagacin
Preliminar segn el procedimiento MPO-
02-P-15 y las TRD.
Los expedientes se llevan como
dice la norma pero en este caso
el auto de indagacin no se haba
realizado
Diligenciar los documentos a tiempo y
como le exige el procedimiento.
AC
Juan Carlos Rodrguez
y Clemencia Rueda
Expedientes con todos los documentos debidamente
diligenciados a tiempo.
2310/2012 10/23/2012 accin continua ABIERTA
GESTIN
ADMINISTRATIVA-
OCAA
OBS
En algunas expedientes falta el cdigo de
identificacin y en la tabla de retencin
documental se encuentra la serie
6000.51.20 y en los expedientes que
aparece la serie 101.03. Falta claridad en
cuanto a serie documental ya que en la
territorial se lleva la serie 6000.10.13 y en
los oficios enviados se coloca 97.03
Falta claridad y socializacin de
las series que deben llevarse de
manera correcta y actualizada.
Realizar una socializacin en la territorial
de las series que se deben manejar para
determinado documento.
AC
Pedro Pablo Torres
Ortega
Martha Guevara
Acta de socializacin 2310/2012 10/23/2012 11/30/2012 ABIERTA
GESTIN
ESTRATGICA-
OCAA
OBS
generales, pero se debe enfatizar mas
especficamente en temas que abarcan
los componentes de la poltica, los riesgo
precisos a los que estn expuestos tanto
ocupacionales, como operacionales y los
puntos de control establecidos para lograr
la mejora continua.
Falta claridad en algunos
aspectos de la poltica como los
riesgos ocupacionales y
operacionales.
Realizar capacitacin sobre el sistema
HSEQ, haciendo nfasis en la matriz de
riesgos y en los riesgos ocupacionales y
operacionales.
AC
Pedro Pablo Torres
Ortega
Gestin Ambiental
Interna
Actas de reunin 2310/2012 10/23/2012 11/30/2012 ABIERTA
GESTIN
ADMINISTRATIVA-
OCAA
OBS
El botiqun fijo y mvil no presenta listado
y se encuentra desactualizado y
desorganizado.
No se cuenta con un botiqun
debidamente actualizado y
desorganizado.
Diligenciamiento trimestral del formato
MPA-02-F-09-7 Lista de chequeo
elemento bsicos de dotacin de botiqun
de primeros auxilios.
Solicitar a la sede principal los
medicamentos y herramientas necesarias
para tener actualizado y organizado los
botiquines de emergencia.
AC Gloria Ibaez Listado de botiqun actualizado 2310/2012 10/23/2012 11/30/2012 ABIERTA
GESTIN
ESTRATGICA-
OCAA
OBS Se dejan computadores prendidos.
Se evidencio en la hora de salida
del medio que algunos
computadores se dejan
encendidos consumiendo luz
inapropiadamente y que va en
contra de la norma de ahorro y
uso eficiente de la energa.
Concientizar a todos los funcionarios y
contratistas de la territorial sobre el mal
uso y gasto innecesario de energa que
genera el dejar encendido del
computador en las horas de descanso.
Revisar al medio dia y en las noches los
equipos de computo.
AC
Pedro Pablo Torres
Ortega
Nelson Tarazona
Equipos apagados en horas no laborales. 2310/2012 10/23/2012 accin continua ABIERTA
GESTIN
ESTRATGICA-
OCAA
OBS No se estn aplicando las pausa activas.
Se evidencia que no se estan
realizando las pausas activas
con el fin de aumentar el
desempeo laboral
Realizar las pausas activas por el
encargado asignado de manera
periodica.
AC Darlington Torrado Realizar periodicamente las pausas activas 2310/2012 10/23/2012 accin continua ABIERTA
GESTIN
ESTRATGICA-
OCAA
OBS
Los puntos ecolgicos no se estn
manejando de acuerdo al programa de la
corporacin ya que revisado estos se
encuentran en el recipiente de plstico se
encuentran papel; en el vidrio se
evidencia papel y envolturas de alimentos.
En la entidad se maneja de forma
inapropiada el punto ecolgico y
sus recipientes respectivos.
Capacitar a todos los funcionarios y
contratistas de la territorial sobre el
correcto manejo del punto ecolgico.
Revisin de los recipientes que se
encuentran en el punto ecolgico se
manejen de manera correcta. AC
Gestin Ambiental
Interna
Mara Torcoroma
Prez, Darlington
Torrado
Puntos ecolgicos que se manejen de manera correcta. 2310/2012 10/23/2012 11/30/2012 ABIERTA
PLANIFICACIN Y
ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
TERRITORIAL-
OCAA
OBS
En el expediente de la Playa a la fecha se
han programado 7 reuniones y a la fecha
solo se han efectuado 3, la ltima se
realizo el da 9 de mayo de 2012, no se
encuentra el listado de asistencia pero
reposa registro y actas.
Se programaron las reuniones
pertinentes en los municipios
pero estas no se realizaron en su
totalidad.
Asignar el personal necesario para la
ejecucin de las actividades
correspondientes a la territorial
AC
Pedro Pablo Torres
Ortega
Director General
Cumplimiento de metas 2310/2012 10/23/2012 vigencia 2013 ABIERTA
ADMINISTRACION
DE RECURSOS
FINANCIEROS
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
OBS
Por la no aplicacin del
procedimeintos MPA-02-P-01
ORGANIZACIN,
CONSERVACION,
TRANSFERENCIA Y
CUSTODIA DE
DOCUEMTNOS, as mismo,
falta de capacitacinal personal
nuevo en el procedimiento de
Presupuesto,.
1-. Solicitar se capacite nuevamente al
personal de la Subdireccin Financiera
sobre el Procedimiento MPA-02-P-01
DOCUMENTOS, teniendo en cuenta que
hay personal nuevo en la Subdireccin.
2-. realizar una jornada de revisin,
diligenciamiento, acomodacin,
marcacin y actualizacin de los
expedientes y documentos que soportan
las actividades realizadas en los
procedimientos. 3-.
Establecer un control sobre la
numeracin consecutiva de los
Memorandos en el Procedimiento de
Recuperacin de Cartera a travs del
Cobro Persuasivo.
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
PLANIFICACIN Y
ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
TERRITORIAL-
OCAA
OBS
En el expediente de Abrego en el plan de
actividades, esta contemplado 8 eventos
en formacin y capacitaciones en
concientizacin de manejo de residuos
slidos, ejecutndose a la fecha uno
capacitacin por problemas de recursos.
Se programaron las actividades y
eventos en el Municipio pero
estas son realizaron en su
totalidad.
Asignar el personal necesario para la
ejecucin de las actividades
correspondientes a la territorial
AC
Pedro Pablo Torres
Ortega
Director General
Cumplimiento de metas 2310/2012 10/23/2012 vigencia 2013 ABIERTA
PLANIFICACION Y
ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
TERRITORIAL-
PAMPLONA
OBS
El Plan Municipal del CEAM Pamplona no
est elaborado conforme al formato
estipulado por Sigescor.
No se aplic el formato
establecido en el procedimiento
APLICAR EL FORMATO O REGISTRO
ESTABLECIDO EN EL
PROCEDIMIENTO
AC
JAIRO SUAREZ
COMESAA
DILIGENCIAR EL PLAN DE ACCION DEL CEAM DE
PAMPLONA PARA EL AO 2012 EN EL FORMATO
CODIFICADO MPO-O1-F-01-7
10/23/2012 10/23/2012 11/23/2012 CERRADA 11/23/2012
GESTION
ADMINISTRATIVA-
PAMPLONA
OBS
No se diligencia completamente la Planilla
de entrega de documentos.
no se aplica lo estipulado en el
procedimiento
DILIGENCIAR COMPLETAMENTE
TODAS LAS CASILLAS DEL
FORMATO
AC
JAIRO SUAREZ
COMESAA
FORMATO CODIFICADO MPA-02-F-01-7
DILIGENCIADO EN SU TOTALIDAD
10/23/2012 10/23/2012 01/15/2012 ABIERTA 11/23/2012
GESTION JURIDICA-
PAMPLONA
OBS
En los procedimientos de Gestin jurdica
se evidenciaron expedientes sin foliar,
archivo incompleto de los mismos, y
formatos de control de tiempo y listado de
documentos sin diligenciar
No se aplican las directrices
estipuladas en el procedimiento
de gestin documental. Falta
apoyo administrativo(secretaria)
APLICAR LO ESTIPULADO EN LOS
PROCEDIMIENTOS DE GETSION
DOCUMENTAL
AC
JAIRO SUAREZ
COMESAA
100 %DE EXPEDIENTES AO 2012 FOLIADOS-
ARCHIVADOS DEBIDAMENTE-CON FORMATOS DE
CONTROL DE TIEMPOS Y LISTADO DE
DOCUMENTOS DILIGENCIADOS
10/23/2012 10/23/2012 12/31/2012 ABIERTA 11/23/2012
CONTROL,
EVALUACION Y
MEJORA DEL SG-
PAMPLONA
OBS
No se cuenta con la evidencia de los
resultados de la ltima auditoria realizada
NO REPORTE DE LOS
INFORMES SOBRE LAS
AUDITORIAS REALIZADAS
ENVIARA SOLICITUD A LA OFICINA
DE CONTROL INTERNO PARA
OBTENER INFORMES SOBRE
AUDITORIAS REALIZADAS
AC
JAIRO SUAREZ
COMESAA
informe auditoria 10/23/2012 10/23/2012 11/23/2012 CERRADA 11/23/2012
SISO-PAMPLONA OBS
Se evidencian problemas de humedad,
cableado suelto, ruido y adecuaciones de
los puestos de trabajo que genera postura
inadecuadas ocasionado riesgos
ergonmicos.
FALTA DE ADECUACION DE
LAS INSTALACIONES DE LA
OFICINA DE LA TERRITORIAL
PRESUPUESTO PARA LA
ADECUACION DE LAS
INSTALACIONES
AC
JAIRO SUAREZ
COMESAA
OFICINA ADECUADA 10/23/2012 10/23/2012 11/23/2012 CERRADA 11/23/2012
GESTION
ADMINISTRATIVA-
PAMPLONA
OBS
se evidencia deficiencia en la seal de
internet en ciertas reas lo que genera
retraso en el envo de la informacin
FALTA DE REVISION DEL
SISTEMA
SECRETARIA GENERAL PARA EL
ENVIO DE LOS PROFESIONALES DE
SISTEMAS CON EL OBJETO DE
REVISAR EL SISTEMA DE INTERNET.
AC
JAIRO SUAREZ
COMESAA
Memorando solicitud enviado a secretara general 10/23/2012 10/23/2012 11/23/2012 CERRADA 11/23/2012
SISO-PAMPLONA OBS
Algunas reas no generan un ambiente
de trabajo adecuado por sus condiciones
de poca luz y exceso de ruido, igual
presentan humedad.
PRESUPUESTO PARA LA
ADECUACION DE LAS
INSTALACIONES
AC
JAIRO SUAREZ
COMESAA
GESTION JURIDICA-
PAMPLONA
OBS
Los procedimientos de Atencin de
Solicitudes, PQR y procedimiento
administrativo sancionatorio se
encuentran desactualizados de acuerdo a
lo establecido en la ultima normatividad
vigente sobre la materia
FALTA DE ACTUALIZACION
DE LOS REQUISITOS
LEGALES EN LA SEDE
CENTRAL,DE CONFORMIDAD
CON LA LEY 1437 DE 2011-
CODIGO DE
PROCEDIMIENTO ADMTVO Y
DE LO CONTENCIOSO
ADMTVO. (EN LA
TERRITORIAL SE ACTUALIZO
SE ACTALIZO EL FORMATO
DE PQR SEGN LA LEY 1437-
2011)
ACTUALIZAR LOS REQUISITOS
LEGALES APLICANDO LAS NUEVAS
DISPOSICIONES CONTEMPLADAS
EN LA LEY 1437 DE 211- EN LO QUE
TIENE QUE VER CON TERMINOS
AC
JAIRO SUAREZ
COMESAA
100 %DE PROCEDIMIENTOS APLICANDO LOS
REQUISITOS LEGALES ACTUALIZADOS
10/23/2012 10/23/2012 11/23/2012 CERRADA 11/23/2012
PAMPLONA OBS
No identifican en su totalidad los
controles operacionales de las labores
que se llevan a cabo.
FALTA DE CONOCIMIENTO
DE LOS PROCEDIMIENTOS
CONOCER Y APLICAR LOS
PROCEDIMIENTOS
AC
JAIRO SUAREZ
COMESAA
FUNCIONARIOS CAPACITADOS CON REINDUCCION
SOBRE PROCEDIMIENTOS
10/23/2012 10/23/2012 11/23/2012 CERRADA 11/23/2012
GESTION JURIDICA-
PAMPLONA
OBS
Faltan archivadores en los procesos de
gestin jurdica y el procedimiento
sancionatorio administrativo ambiental no
hay una adecuada custodia de los
expedientes.
PRESUPUESTO PARA LA
ADECUACION DE LAS
INSTALACIONES
AC
JAIRO SUAREZ
COMESAA
EVALUACION,
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
AMBIENTAL-
PAMPLONA
OBS
Uso de GPS que generan informacin
errnea, no se evidencia su revisin y
calibracin
GPSs DESACTUALIZADOS
SOLICITAR LA REVISION,
CALIBRACION Y/O REPOSICION DE
LOS GPS
AC
JAIRO SUAREZ
COMESAA
10/23/2012 10/23/2012 11/23/2012 CERRADA 11/23/2012
SISO-PAMPLONA OBS
No se tiene evidencia de simulacros de
evacuacin realizados en el ltimo ao
segn anota el plan de emergencias de la
territorial.
NO SE CUMPLE CON EL PLAN
FORMULADO
CUMPLIR CON EL PLAN DE
EMERGENCIAS
AC
JAIRO SUAREZ
COMESAA
PLAN DE EMERGENCIAS APLICADO- 1 SIMULACROS
REALIZADOS
10/23/2012 10/23/2012 11/23/2012 CERRADA 11/23/2012
Observacin: Se observa anotaciones
con lpiz en documentos anexos
utilizados adjunto a entradas de almacn.
Ejemplo de ello es la entrada 147 del
2012, en lo que se visualiza la factura y la
remisin anexa con anotaciones a lpiz y
sombreados con resaltador.
Mantener una informacion
personal acerca de la entrega,
donde se seala la categoria del
elemento y sus caracteristicas.
Se Procedio a borrar y dejar limpia las
facturas
AM Asesor Almacn copia de ka Factura Mejorada 23-oct-12 10/23/2012 19-nov-12 CERRADA 11/27/2012
Se envi memorando 283
del 8 de noviembre de
2012
Se envi memorando
No.283 del 8 de
noviembre del 2012
Se envio mrmorando
No.244 y 245 del 22 de
octubre de 2012
Se evidencio memorando
285 del 8 de noviembre de
2012 a todos los
funcionarios se hizo
capacitacin el 26 de
octubre y el 1 de
noviembre de 2012
GESTION
ADMINISTRATIVA-
ALMACEN
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
Se envi memorando 283
del 8 de noviembre de
2012
Se envio con memoranpd
286 del 8 de noviembre de
2012
Se desarrollo un simulacro
el da 23 de noviembre de
2012
Se envi memorando
No.284-287 del 8 de
noviembre del 2012
OBS
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
Los residuos informaticos, segn
menciona la responsable de Almacn, no
tiene definido el destino final que se les
deber dar
Si se tiene un destino final que
es la baja del bien,
Dar de Baja los equipos de computo y
teniendo definido la institucion que le de
el tratamiento adecuado a estos residuos
AM Asesor Almacn
Dar de baja los elementos e ir entregandolos en el caso de
donaciones y procurar nos llenarnos de elementos
inservibles
23-oct-12 10/23/2012 30-dic-12 ABIERTA 11/27/2012
En la matriz de riesgos operacionales no
se menciona el interventor o supervisor
del contrato como parte de los
responsables para la accion de control de
revision minuciosa de especificaciones,
en el riesgo de que los elementos
adquiridos no correspondan con las
especificaciones tecnicas del contrato.
Se ha informado al supervisor o
Interventor, especificamente en
el caso de Computadores, pero
no se ha tenido en cuenta que
relate un informe referente al
recibo de ellos y de un visto
bueno al respecto.
Se le solicito al Interventor o supervisor
de los Contrato, para que nos diera el
visto bueno referente al recibo de los
equipos mirando las observaciones
tecnicas contenidas en el .
AM Asesor Almacn Incluir en la respectiva Entrada el Acta de Interventoria 23-oct-12 10/23/2012 19-nov-12 CERRADA 11/27/2012
La oficina es incomoda, de dificil
evacuacin, solo se tiene una sola salida
con pasillo estrecho en la cual hay
obstaculos, un sillon y silla de atencion al
publico. Se recomienda que se instale
camara de seguridad.
La incomodidad
Se diligencio por intermedio de servicios
generales una persona para que nos
acondicionara una puerta de salida al
parqueadero
AM Lider del proceso Acondicionar el espacio 23-oct-12 10/23/2012 30-dic-12 ABIERTA 11/27/2012
El espacio es reducido para la totalidad y
tipo de elementos que se reciben y
permanecen por tiempo determinado. La
bodega es reducida y no tiene ventilacion,
generandose olores intensos a jabon y
detergentes y existe en el mismo sitio
elementos como caf y azcar. No existe
un bao cercano para las necesidades de
las personas que laboran en la oficina.
Los elementos para dar de baja se
encuentran en una zona del parqueadero.
Espacio reducido
se adecuado un espacio para separar los
elementos papeleria de los de aseo y asi
evitar los olores intensos a jabon
detergente.
AM Lider del proceso Acondicionar el espacio 23-oct-12 10/23/2012 19-nov-12 CERRADA 11/27/2012
Se identifican y planifican aquellas
operaciones que estan asociadas a los
aspectos ambientales y a los de
seguridad y salud ocupacional, sin
embargo la responsable de almacn
menciona que aun no se tiene
conocimiento sobre el manejo que se le
dar a los desechos informaticos
catalogados como residuos peligrosos.
Falta de conocimiento e
informacion referente al tema
Antes de dar de baja los desechos
informaticos hay que definir la institucion
que le va a dar el tratamiento adecuado a
estos residuos
AM Lider del proceso
Procurar que los desechos informaticos sean evacuados
de acuerdo al tratamiento que se le debe dar
23-oct-12 10/23/2012 31-dic-12 ABIERTA 11/27/2012
Queda pendiente la verificacion del
normograma, para la cual se programara
una auditoria con la oficina de Control
Interno.
Ya existe un normograma
hacer las observaciones pertinentes al
normograma existente
AM Lider del proceso definicion del normograma 23-oct-12 10/23/2012 30-dic-12 ABIERTA 11/27/2012
No se tiene un registro formal del visto
bueno del interventor para los casos de
elementos que requieren ser constatados.
Se recomienda generar un registro con la
constatacin por parte del supervisor. Se
visualiza entrada de almacen 147 del 3 de
septiembre de 2012, con anexos donde
solamente la asesora de almacn
constata las caractersticas tcnicas de
los elementos, segn contrato 138 de
2012, compra de equipos, no se visualiza
constatacin del interventor o supervisor o
su delegado para verificacin de parte
tcnica. El procedimiento en la actividad
menciona : Si el contrato de compra o
suministro incluye elementos con
especificaciones tcnicas, se requiere en
el recibo la presencia del interventor quien
expide un recibo a satisfaccin, sin
embargo en los registros no se deja
explicito en el procedimiento el
documento formato de constancia. En el
caso de la entrada de almacn nro. 3 del
30 de enero de 2012, segn contrato 253
del 2011, elementos de laboratorio. No se
constata por supervisor ni por la
funcionaria del Laboratorio. Normalmente
se reciben primariamente por personal de
almacn y se dejan los reactivos
qumicos en almacn en bodega mientras
son reclamados por el personal de
laboratorio.
No habia claridad referente al
informe del Supervidor del
Contrato
Se informo al Interventor o Supervisor de
los contratos ya diligenciados para que
dieran el visto bueno a la factura de los
elementos incorporados siguiendo las
especificaciones tecnicas del contrato
AM Lider del proceso Incluir en la respectiva Entrada el Acta de Interventoria 23-oct-12 10/23/2012 19-nov-12 CERRADA 11/27/2012
El sistema de plaqueteo de los elementos
que le da la identificacion unica a un bien
mueble no es optimo, es muy comun que
se le caiga la identificacion y se tenga la
dificultad posterior para la trazabilidad del
bien. No se identifica de forma optima la
madera decomisada, debido a que se
deja en arrumes sin un mecanismo que
agrupe todos los elementos y que sea
facilmente identificable cuando no sea la
misma persona quien va.
Falta de una maquina idonea
para el plaqueteo de los
elementos y madera
Solicitar cotizaciones de maquinas
plaqueteadoras de elementos
AM Lider del proceso tener un Identificador de placa mas seguro 23-oct-12 10/23/2012 30-dic-12 ABIERTA 11/27/2012
Existen elementos que se han utilizado en
la Corporacin y que no habian estado
relacionados en el inventario de almacen.
Los usuarios de almacen manifiesta que
cuando se dan cuenta de la existencia de
dichos elementos, les informan que
fueron ingresados mediante un convenio
y en su momento no se reportaron a
Falta de informacion por parte de
la oficina receptora de dichos
convenios
Solicitar a la oficina receptora copia de
los convenios para realizar el respectivo
ingreso
AM
Subdirecciones
adscritas a los
convenios
que todos los elementos se encuentren identificados 23-oct-12 10/23/2012 19-nov-12 CERRADA 11/27/2012
GESTION
ADMINISTRATIVA-
ALMACEN
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
OBS
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
Para efectos de seguimiento, no se tiene
solicitudes pendientes, mencionan que se
estan dando atencion inmediata a las
solicitudes.
Cumplimiento a la entrega
oportuna de elementos
Realizar de manera oportuna y a
satisfaccion del usuario la entrega de
elementos
AM Asesor Almacn pedido solicitado pedido entregado 23-oct-12 10/23/2012 19-nov-12 CERRADA 11/27/2012
En los analisis se tiene en cuenta el
hecho que no poseen solicitudes
pendiente.
Satisfaccion al usuario
(funcionario)
usuario satisfecho AM Asesor Almacn usuario satisfecho 23-oct-12 10/23/2012 19-nov-12 CERRADA 11/27/2012
Se visualizan documentos y
actividades desarrolladas
relacionadas a la administracin,
adquisicin, mantenimiento de
bienes inmuebles que no estn
documentados en ninguno de los
procedimientos auditados. Se
manejan escrituras de los bienes
inmuebles de la corporacin que no
estn incluidos en la tabla de
retencin documental, por
consiguiente no estn los
expedientes identificado o rotulados
y los legajos no estn foliados.
No se ha definido a quien
corresponde la custodia de los
documentos.
Designar responsabilidades y establecer
procedimiento
Elaborar tabla de retencin documental
Organizacin y archivo adecuado de los
expedientes
AC
ALFONSO ENRIQUE
RAMIRES
HERNANDEZ Y
PERSONAL DE
APOYO DEL AREA.
EL 100%DE LAS ESCRITURAS DE LOS BIENES
INMUEBLES PROPIEDAD DE LA CORPORACION
DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y FOLIADOS
10/23/2012 10/23/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/27/2012
El puesto de trabajo donde se ubica
el profesional de servicios generales,
Alberto Barbosa, se encuentra
saturado con expedientes,
documentos y elementos de trabajo,
el sitio designado es demasiado
pequeo e incomodo.
El sitio donde se almacena la
documentacin que custodia el
funcionario Hugo Rincn, como
son escrituras publicas de bienes
inmuebles de la corporacin y
documentos de autorizacin de
peajes, no brinda la seguridad
apropiada para este tipo de
documentos
No posee un archivador en
donde guardar los documentos
Adquisicin de un mueble adecuado y
seguro para la custodia de peajes y
documentos
AC
ALFONSO ENRIQUE
RAMIRES
HERNANDEZ Y
PERSONAL DE
APOYO DEL AREA.
EL 100%DE LOS DOCUMENTOS Y PEAJES
ARCHIVADOS EN LUGAR SEGURO
10/23/2012 10/23/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/27/2012
En la ejecucin de la programacin
de mantenimientos se utiliza el
formato MPA-02-F-04-1
Autorizacin de mantenimiento, en
el cual se visualiza en varios de los
casos que no se diligencia el campo
del numero de contrato que cubre
los mantenimientos preventivos.
No se esta diligenciando de
forma completa el documento
Diligenciar los campos requeridos del
formato de acuerdo a las solicitudes
realizadas
AC
ALFONSO ENRIQUE
RAMIRES
HERNANDEZ Y
PERSONAL DE
APOYO DEL AREA.
100%FORMATO MPA-02-F-04 diligenciado y firmado en
su totalidad
10/23/2012 10/23/2012 Inmediato CERRADA 11/19/2012
un inventario nico del archivo central no
actualizado y con algunos registros sin
diligenciar en su totalidad (MPA - 02 -F -
01 - 5)
No se cuenta con un mdulo
dentro del sistema Cid para
actualizar el inventario nico
documental y no se aplico
totalmente la directriz para
diligenciamiento del formato
Solicitar a la Subdireccin de Planeacin
el ajuste al Sistema Cid y diligenciar los
espacios que se encuentran en blanco
del inventario Documental existente
Correctiva
Martha Luz Guevara
Ortega
CID ajustado y actualizado 10/23/2012 10/23/2012 7/15/2013 ABIERTA 11/27/2012
Se observ un registro correspondiente a
la autorizacin de descuento (MPA-02-F-
03-4) sin completar su informacin.
No se aplico totalmente la
directriz para diligenciamiento del
formato
Diligenciar los espacios que se
encuentran en blanco de formato
autorizacin de descuento
Correctiva
Martha Luz Guevara
Ortega
Inventario documental diligenciado completamente 10/23/2012 10/23/2012 11/25/2012 CERRADA 11/27/2012
No se evidencio el registro denominado
perfil del usuario (MPA -O2 -F-03 -5);
No existe evidencia porque
ningn funcionario ha hecho uso
del formato
Revisar el procedimiento Manejo y
atencin del Centro de Documentacin
Ambiental y enviar a Sigescor para las
correcciones
Correctiva
Martha Luz Guevara
Ortega
Procedimiento actualizado 10/23/2012 10/23/2012 25/121/2012 ABIERTA 11/27/2012
Se observ deficiencia de espacio fsico
para la disposicin de archivos
El espacio fsico no es suficiente
para la organizacin de los
documentos
Se realizarn adecuaciones en el rea de
Archivo y correspondencia con el fin de
mejorar el espacio fsico
Correctiva
Martha Luz Guevara
Ortega
Area de archivo y correspondencia adecuada 10/23/2012 10/23/2012 4/30/2013 ABIERTA 11/27/2012
An cuando se encuentran debidamente
identificados y documentados los riesgos
ocupacionales y los aspectos e impactos
ambientales se logr evidenciar que no
existe un total conocimiento de los
mismos por parte del grupo de trabajo.
Cambio aleatorio de los
contratistas
Se realizar una capacitacin con el
grupo de trabajo con el fin de sensibilizar
y resolver las dudas relacionadas con los
riesgos y aspectos ambientales
Correctiva
Martha Luz Guevara
Ortega
Registros capacitacin 10/23/2012 10/23/2012 11/25/2012 CERRADA 11/27/2012
Se observaron rtulos de las
transferencias recibidas en el ao 2012
escritos a mano de muy difcil lectura
El formato se diligenci
manualmente
Se cambiarn los formatos de las
transferencias recibidas en el ao 2012 y
se tendr en cuenta la observacin para
el ao 2013
Correctiva
Martha Luz Guevara
Ortega
Formatos de transferencias actualizados 10/23/2012 10/23/2012 11/25/2012 CERRADA 11/27/2012
GESTION
ADMINISTRATIVA
Centro de
Documentacin
Ambiental - Archivo y
Correspondencia
Auditoria Interna De
Calidad HSEQ
OBS
GESTION
ADMINISTRATIVA -
MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO
DE BIENES
MUEBLES E
INMUEBLES
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
GESTION
ADMINISTRATIVA-
ALMACEN
AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD HSEQ
OBS
OBS
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
NO
CONFORMIDA
D
Se evidencia en varios procesos de la
Corporacin dificultad en aspectos
relacionados con el control de registros,
aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental no se diligencian
completamente algunos registros dejando
espacios en blanco, anotaciones con
lpiz, documentos sin firmar
desorganizacin de los expedientes,
algunos expedientes no estn foliados,
falta custodia de los expedientes y control
en cuanto al prstamo de los mismos, en
algunos procesos no se logro evidenciar
los registros de ejecucin de los procesos
(planificacin y ordenamiento ambiental
territorial (educacin ambiental),
Comunicaciones y Territorial Ocaa, no
se estn realizando copias de respaldo de
la informacin en el Centro Hogar de
Paso.
En algunos procesos no se identifican las
unidades de conservacin de los registros
(folderamas, archivadores), lo cual afecta
la ubicacin de los registros impresos y
expedientes de forma gil, y oportuna, se
evidencian expedientes agrupados en
cajas bajo los escritorios y exceso de
expedientes en los puestos de trabajo, por
falta de espacio y desorganizacin.
De lo cual se concluye que no se est
dando aplicabilidad a lo establecido en el
procedimiento MPA-02-P-01
ORGANIZACIN, CONSERVACIN,
No se aplican las TRD
documental por los responsables
Al terminar el contrato o cambiar
de puesto de trabajo las
personas no entregan los
inventarios de los documentos
que estn a cargo
Falta induccin en los procesos
de las personas nuevas y de las
que cambian de puesto de
trabajo en cuanto a la
aplicacin de las TRD
No se aplica correctamente el
paz y salvo por parte de los
responsables
No es clara la responsabilidad y
compromisos en cuanto a la
manejo de los archivos
Solicitar al Area de Contratacin y
Talento Humano reporte de personal
nuevo con el fin de realizar capacitacin
mensual sobre la organizacin y manejo
de expedientes, aplicacin de TRD.
Definir las responsabilidades sobre el
manejo del archivo, documentos y
expedientes desde el estudio previo para
los contratistas o en la asignacin de
funciones al personal nuevo
Revisin del formato de paz y salvo,
ajuste y socializacin del mismo.
Generar instrumento didctico para la
aplicacin del procedimiento
ORGANIZACIN, CONSERVACIN,
DOCUMENTOS
Aplicacin efectiva del formato de paz y
salvo por parte de los responsables
verificando la informacin a entregar por
parte del funcionario o contratista.
Participacin de la funcionaria de archivo
y correspondencia en las auditorias
programadas por la Oficina de control
interno a los diferentes procesos en lo
relacionado a la gestin documental.
Seguimiento al cumplimiento de las
acciones propuestas.
Correctiva
Archivo y
Correspondencia
Todos los procesos -
Lideres
Archivo y
Correspondencia
SIGESCOR
Archivo y
Correspondencia
Responsables de firma
del paz y salvo
Control, evaluacin y
mejora del SG
Archivo y
Correspondencia
Control, evaluacin y
mejora del SG
Capacitaciones mensuales al personal nuevo
Asignacin de responsabilidades
Formato paz y salvo actualizado y aplicado efectivamente
Instrumento de socializacin
Auditorias realizadas gestin documental
Cumplimiento de las acciones propuestas
10/23/2012 10/23/2012
Mensual
Accin permanente
30 de enero de
2013
30 de enero de
2013
Accin permanente
Segn
programacin de
auditorias
Trimestral
ABIERTA 11/27/2012
Se evidencia que en cuanto a las
series documentales hay confusin
pues la serie documental 1011.104
el funcionario manifiesta que ella ya
no existe, de igual forma falta por
incluir la 1011.56 (cesantas) En
el procedimiento de MPA-02-P-11:
liquidacin y pago de nomina, segn
funcionario entrevistado la serie
documental 1011.104 Seguridad
social y Prestacional; no debera
estar y se debera incluir la serie
1011.56 que corresponde
cesantas y deberan ir los
documentos as: comunicaciones,
reporte y listado.
Los tipos documentales no
se encuentran registrados de
manera clara dentro de la
TRD.
Tomar medidas junto con la oficina
de Archivo y Correspondencia para
verificar los cdigos y asignar el
adecuado.
AP Talento Humano
Inclusin en la TRD del cdigo correcto para el tem
cesantas
10/23/2012 10/23/2012 11/30/2012 ABIERTA 11/23/2012
y con relacin a las series
relacionadas con plan de
emergencia no se evidencian en la
tabla. Al revisar las Actas del
COPASO se evidencian todas las
actas de las reuniones a la fecha y
se cumple con lo establecido,
aunque se evidencian faltan
algunas firmas en el expediente, se
deben tomar las firmas faltantes en
el expediente.
Los tipos documentales no
se encuentran registrados
dentro de la TRD.
Tomar medidas junto con la oficina
de Archivo y Correspondencia para
crear el cdigo.
AP
Talento Humano -
Salud Ocupacional
Inclusin en la TRD del cdigo para el tem Plan de
Emergencia y as mismo recoger las firmas faltantes
de las Actas del COPASO
10/23/2012 10/23/2012 11/30/2012 ABIERTA 11/23/2012
Con relacin a las evaluaciones del
personal, se evidencian todas a
excepcin de dos oficinas (Control y
Vigilancia Ambiental y Desarrollo
Sectorial Sostenible).
Incumplimiento por parte de
las personas responsables
de efectuar la evaluacin.
(evaluador)
Recordar nuevamente a los
funcionarios responsables de esta
accin.
AP
Talento Humano -
Evaluadores
Formatos debidamente diligenciados. 10/23/2012 10/23/2012 11/30/2012 ABIERTA 11/23/2012
En cuanto a la realizacin de
exmenes se debe establecer un
punto de control efectivo para que
los funcionarios que incumplan con
el requerimiento lo realicen, se
revisaron los del 2011, ya que en el
2012 aun no se han realizado, estn
programados para octubre y/o
noviembre.
Inasistencia de los
funcionarios para la
realizacin de los exmenes
ocupacionales peridicos.
Dar fecha limite de presentacin de
los exmenes, en caso de no
cumplirse informar al Jefe
inmediato, quin tomar medidas
pertinentes.
AP
Talento Humano -
Salud Ocupacional
Exmenes peridicos realizados al 100% de los
funcionarios
10/23/2012 10/23/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/23/2012
En cuanto al ausentismo laboral se
revisa el indicador, en cual se
establece en el plan de actividades
para lo cual se reporta un 38%, se
evidencia un indicador pero el
mismo no permite evidenciar un
mtodo para que se controle y
evalu el ausentismo real.
El indicador no refleja
resultados acordes a la
cantidad de personas
ausentadas y el anlisis que
se debera generar trimestral
de forma oportuna
Plantear un nuevo indicador. AP
Talento Humano -
Salud Ocupacional
Plantear un nuevo indicador que refleje resultados
acordes a la informacin requerida.
10/23/2012 10/23/2012 11/30/2012 CERRADA 11/23/2012
GESTION
ADMINISTRATIVA-
TALENTO
HUMANO
Procedimiento de
Evaluacin de
Personal.
calidad HSEQ
OBS
GESTION
ADMINISTRATIVA
Centro de
Documentacin
Ambiental - Archivo y
Correspondencia
Auditoria Interna De
Calidad HSEQ
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
En cuanto al ausentismo laboral es
necesario mencionar que la
estadstica se lleva en un
documento no controlado por el
contratista el cual le permite realizar
el anlisis adecuado en cuanto a
este aspecto.
No esta dentro del Sistema
de Gestin
Incluir el formato dentro de la
documentacin del Sistema de
Gestin Integral
AP
Talento Humano -
Salud Ocupacional
Formato establecido por el Sistema de Gestin
Integral.
10/23/2012 10/23/2012 11/30/2012 ABIERTA 11/23/2012
Observacin: Se revis el contenido
del Botiqun central y porttil para la
atencin de emergencias, en el cual
se evidencio material vencido (suero
oral - junio de 2012 - Alcohol - Abril
de 2012 - Apsitos Estriles - Junio
de 2012) y esta desabastecido.
Hogar de Paso - Zulia
As mismo el botiqun central de
emergencias no se encuentra
ubicado (se cayo de su sitio y se
coloco sobre un archivador)
contiene material vencido. Oficina de
Control y Vigilancia
El botiqun fijo y mvil no presenta
listado y se encuentra
desactualizado y desorganizado.
Territorial Ocaa
Se verifico el contenido del botiqun
de 2012 - Alcohol - Abril de 2012 -
Apsitos Estriles - Junio de 2012).
Laboratorio Ambiental
No asignacin de
responsables para el control
del botiqun y
desconocimiento de los
formatos establecidos para
tal fin
Socializacin de los formatos MPA-
02-F-09-14 CONTROL SERVICIO
DEL BOTIQUIN, MPA-02-F-09-7
ANEXO 1. LISTA DE CHEQUEO
ELEMENTOS BSICOS DE
DOTACIN DE BOTIQUIN DE
PRIMEROS AUXILIOS, MPA-02-G-
09-01 GUIA PARA MANEJO DEL
BOTIQUIN DE PRIMEROS
AUXILIOS a los responsables del
Botiqun en cada sede
Realizar seguimiento a las
inspecciones peridicas de los
botiquines por parte de cada unos
de los responsables en las
diferentes sedes.
Gestin para la contratacin de la
dotacin de los elementos del
botiqun.
AP
Talento Humano -
Salud Ocupacional
Reunin socializacin documentos
Seguimiento trimestral a las inspecciones del
botiquines en cada sede
Suministro de los elementos faltantes
10/23/2012 10/23/2012 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
Observacin: Se entrevisto a los
funcionarios, se realizaron
preguntas sobre los riesgos
ocupacionales y algunos no
Control y Vigilancia Ambiental
Se tienen identificados los riesgos
ocupacionales y aspectos
ambientales del rea de trabajo pero
el personal no los conoce en su
totalidad. No se ha identificado en el
sistema el factor de riesgo
ocupacional inherente a los estados
de nimo de los usuarios (usuarios
agresivos). Oficina Jurdica
generales, pero se debe enfatizar
mas especficamente en temas de
los riesgo precisos a los que estn
expuestos tanto ocupacionales Dir.
Territorial Ocaa
An cuando se encuentran
debidamente identificados y
documentados los riesgos
ocupacionales se logr evidenciar
que no existe un total conocimiento
de los mismos por parte del grupo
de trabajo. Archivo y
Correspondencia y CDA
Desconocimiento por parte
del personal de los riesgos
ocupacional a los cuales
est expuesto y confusin
en los conceptos
Establecer estrategias de
capacitacin y socializacin de los
riesgos ocupacionales a los cuales
esta expuesto el personal
(funcionarios y contratistas nuevos y
antiguos) de manera peridica
AP
Talento Humano -
Salud Ocupacional
Conocimiento del personal de los riesgos
ocupacionales a los cuales esta expuesto
10/23/2012 10/23/2012 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
Brigada de emergencias acerca de
la realizacin de simulacros en la
sede. En esta vigencia no se han
realizado, lo cual no permite
garantizar que los protocolos ante
emergencia sean efectivos y que el
personal responda de forma
adecuada en caso de una
eventualidad. Oficina de Control y
Vigilancia
No se tiene evidencia de simulacros
de evacuacin realizados en el
ltimo ao segn anota el plan de
emergencias de la territorial Ocaa
Falta de seguimiento a la
programacin de los
simulacros a realizar
Coordinar la realizacin de los
simulacros en las diferentes sedes
AP
Talento Humano -
Salud Ocupacional
Cumplimiento de los simulacros programados 10/23/2012 10/23/2012 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
GESTION
ADMINISTRATIVA-
TALENTO
HUMANO
Procedimiento de
Evaluacin de
Personal.
calidad HSEQ
OBS
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
N/C
En el procedimiento legalizacin,
ejecucin y liquidacin de los contratos de
la Secretara general, oficina de
contratacin presentan diferentes
actividades como puntos de control en
los correspondiente al pago de salud,
pensin, riesgos y otros pagos de ley a
los contratos que celebra la Corporacin
Puntos de Control en diferentes
dependencias, sin unificacion de
criterios.
COMUNICACIN A LOS
INTERVENTORES Y SUPERVISORES
DE LOS CONTRATOS
RECORDANDOLES SU OBLIGACION
DE REQUERIR A LOS
CONTRATISTAS EL SOPORTE DE
PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL.
SOCIALIZAR ENTRE EL PERSONAL
RESPONSABLE DE LOS PUNTOS DE
CONTROL DE LAS DIFERENTES
DEPENDENCIASLOS ALCANZES DE
LA NORMATIVIDAD VIGENTE CON EL
FIN DE UNIFICAR LOS CRITERIOS
DE APLICACION ACERCA DEL IBC.
AC
ALFONSO ENRIQUE
RAMIRES
HERNANDEZ,
ABOGADOS Y
PERSONAL DE
APOYO DEL AREA.
EL 100%DE LOS CARPETAS REVISADAS CON SUS
SOPORTES DE PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL
AJUSTADOS AL MONTO DE LEY.
10/29/2012 10/29/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
N/C
La oficina de contratacin de la Secretaria
General presenta en todos los
expedientes revisados, la falta de firmas
de recibido en el memorando donde se
designa el interventor o supervisor del
contrato (segn los profesionales de la
oficina lo envan por correo interno, pero
no confirman el recibido). Y algunos
expedientes presentan la falta de firma en
los estudios previos de quienes los
proyectan y el que revisa. Ejemplo el
contrato de prestacin de servicios 133
del 10 de julio del 2012.
formatos en medio digital
la persona encargada de filtrar, archivar y
foliar los actos y cuentas de cobro de los
expedientes respectivos, sea quien
controle y de seguimiento a la aprobacion
y verificacion de cada uno de los
documentos que componen los
expedientes.
AC
ALFONSO ENRIQUE
RAMIRES
HERNANDEZ,
ABOGADOS Y
PERSONAL DE
APOYO DEL AREA.
100%DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVADOS CON
SUS RESPECTIVAS APROBACIONES (RECIBIDO,
APROBACION, PROYECCION)
10/29/2012 10/29/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
N/C
En la oficina de contratacin de la
Secretaria general se evidencia que en
los contratos de prestacin de servicios
de mnima cuanta no son las mismas
actividades definidas en los estudios
previos. Solo existen las que conciernen
al pago de sistema de seguridad social y
lo concerniente al sistema HSEQ de la
Corporacin. Por lo anterior es importante
definir en el contrato las actividades que
refiere el objeto ya que este es el
documento que se entrega al momento de
expedir plizas en las aseguradoras.
Diseo del formato de contrato
de minima cuantia, prestacion de
serviocios.
solicitar al departamento de sistemas
modificacion en el formato de contrato de
minima cuantia, prestacion de servicios.
AC
ALFONSO ENRIQUE
RAMIRES
HERNANDEZ,
ABOGADOS Y
PERSONAL DE
APOYO DEL AREA.
formatos corregidos 10/29/2012 10/29/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
OBS
secretaria general tienen asignado un
procedimiento como es legalizacin,
ejecucin y liquidacin de los contratos,
donde los interventores y supervisores
tienen bajo su responsabilidad las
siguientes actividades: ejecucin del
contrato, adiciones, modificaciones y
suspensiones de contratos (si es del
caso) y la liquidacin del contrato.

Pero estos en algunos eventos no estn
cumpliendo con las actividades definidas,
produciendo fallas en la continuidad del
procedimiento. Por lo tanto la oficina de
contratacin debe buscar estrategias en
las cuales, tanto el contratista como el
interventor asuman la responsabilidad
asignada por ley y lo mismo en el
procedimiento establecido.
Formato en medio digital
la persona encargada del procedimiento
de legalizacion, ejecucion, y liquidacion
de los contratos se encargara de obtener
el recibido por parte de los supervisores
e interventores de los contratos.
Requerir mayor evidencia de la ejecucion
de los contratos por parte de los
supervisores.
AC
ALFONSO ENRIQUE
RAMIRES
HERNANDEZ,
ABOGADOS Y
PERSONAL DE
APOYO DEL AREA.
100%de los formatos de aprobacion con su recibido. 10/29/2012 10/29/2012 12/30/2012 ABIERTA 11/30/2012
OBS
secretaria general presenta en los
expedientes de contratos un formato de
legalizacin de la pliza de garanta MPA-
01-F-24 del 16 de abril del 2012 versin,
pero no aparece registrado en los
procedimientos definidos en la
Corporacin. Lo mismos se presenta con
los memorandos de solicitud de CDP y el
de inclusin de plan de compras. (En
unos expedientes se evidencia y en otros
no, y en los procedimientos aparecen
como registro). Por lo tanto es necesaria
la inclusin o exclusin de todos los
registros que sean modificados para que
sean acordes tanto en lo definido en el
procedimiento como lo que se evidencia
en los expedientes.
Procedimientos inadecuados
Ajustar el procedimiento ejecucion,
legalizacion y liquidacion
AC
ALFONSO ENRIQUE
RAMIRES
HERNANDEZ,
ABOGADOS Y
PERSONAL DE
APOYO DEL AREA.
Procedimientos totalmente ajustados 10/29/2012 10/29/2012 11/30/2012 CERRADA 11/30/2012
NC
Realizada la conciliacin de saldos entre
almacn y contabilidad se logro
establecer una diferencia por valor de
$1.213.741,68, los cuales estn
registrados en contabilidad en cuentas de
orden, que corresponde a un bien dado
de baja, pero no se tiene conocimiento su
disposicin final.
por la no actualizacion del
procedimiento.
se dio de baja el vehiculo, se presentado
a subasta y se vendio. Ya se hizo la
actualizacion en financiera.
AM Asesor Almacn
que coninsida el inventario fisico con el inventario
financiero
29-Oct-12 29-Oct-12 30-Nov-12 CERRADA 11/27/2012
ADQUISICION DE
BIENES Y
SERVICIOS
AUDITORIA INTERNA
GESTION
ADMINISTRATIVA-
ALMACEN
AUDITORIA INTERNA
PROCESO FUENTE
TIPO DE
HALLAZGO
TIPO DE ACCION
(correctora (CO),
correctiva (AC),
preventiva (AP) o
mejora (AM))
RESPONSABLE META
FECHA DE
REPORTE DEL
HALLAZGO
FECHA DE
INICIO DE LA
ACCIN
FECHA DE
TERMINACIN DE
LA ACCIN
ESTADO
(ABIERTA
CERRADA)
FECHA DE
AVANCE
OBSERVACIONES
Observacin
Realizado el inventario de bienes en
bodega se identific que existen
salvoconductos nico nacional para la
movilizacin de especmenes de la
diversidad biolgica, que no tiene ninguna
seguridad, ya que el almacn no cuenta
con la seguridad suficiente para la
custodia de estos documentos.

no tenian un medio seguro de
almacenamiento
adquisiion de una rchivador y compra de
candados para el manejo y custodia de
los documentos.
CO Asesor Almacn
que exista un control fisico de los formatos de
salvoconductos
17-oct-12 18-oct-12 19-nov-12 CERRADA 11/27/2012
Observacin
Evaluada la matriz de identificacin y
valoracin de riesgos y peligros, del
proceso de Gestin Administrativa, rea
de almacn se evidenci que en el mismo
sitio donde se encuentra la papelera,
estn los elementos de aseo y cafetera,
donde se podra estar materializando un
riesgo biolgico.
era no existia sufuciente espacio
de almacenamieto
adecuar y habilitar un espacio solo para
los elementos de aseo
AP Asesor Almacn
no existan riesgos de contaminacion para ningun tipo del
bien de consumo.
17-oct-12 18-oct-12 30-dic-12 CERRADA 27-Nov
Aprobado por: Fecha: JESUS EMILIO AYALA HERNANDEZ Friday, November 30, 2012
GESTION
ADMINISTRATIVA-
ALMACEN
AUDITORIA INTERNA
Medicin y
analisis
ambiental
Pruebas de
evaluacion
de
Desempe
o 2010
NC

Perdida de
la
acreditacio
n del
parametro
de Hierro y
suspencion
provisional
de la
acreditacio
n de los
parametros
de
Nitrogeno
total y
Amonio

Resultado
insatisfactio
rio en la
prueba de
desempeo
interlaboratr
oios del
IDEAM
para los
parmetros
Hierro,
Nitrogeno
Total y
Amonio.
Realizar
pruebas
intralaborat
orios con
valores de
referencia
similares a
las de las
pruebas
enviadas
por el
IDEAM y en
identicas
condiciones
para revisar
el
procedimie
nto,
detectar
fallas y
realizar
correccione
s en el
mismo.
Presentar
las pruebas
de
desempeo
interlaborat
orios del
AC
Profesional
universitario
-
Coordinado
r de
laboratorio.
Analista
asignado
Resultados
satisfactorio
s de las
pruebas
intralaborat
orio y del
IDEAM
para los
parmetros
de Hierro,
Nitrgeno
Total y
Amonio y
Acreditacio
n del
parametro
de Hierro
4/29/2011 5/5/2011

30/09/2012
Abierta

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