Que en la Alcalda de Managua no existe una reglamentacin que garantice el funcionamiento del Archivo Municipal.
II
Que se hace necesario elaborar el Reglamento del Archivo Municipal, con el objetivo de regular el funcionamiento del mismo, para garantizar, recopilar, resguardar los materiales de informacin elaborados por cada una de las diferentes Direcciones de la Municipalidad, lo mismo que con el fin de agilizar el proceso de investigaciones, estudios, proyectos.
III
Que la presente reglamentacin garantizar el proceso de modernizacin del Archivo Municipal, de cara a una poltica de transparencia y agilizacin de los medios informativos con que cuenta.
POR TANTO:
En uso de las facultades que le confiere el Arto. 28, inciso 10), de la Ley N 40 y 261 Ley de Reformas e Incorporaciones a la Ley de Municipios, publicada en La Gaceta, Diario Oficial N 155, del 17 de agosto de 1997
RESUELVE:
Aprobar el Reglamento para el Funcionamiento, Administracin y Ordenamiento Legal del Archivo Municipal de Managua, Capital de Nicaragua.
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Arto. 1: Toda la documentacin generada por la actividad municipal tendr la consideracin de bienes de propiedad municipal, la cual una vez cumplidos sus efectos jurdicos, tcnicos o administrativos deber ser entregada y custodiada en el Departamento de Documentacin y Archivo Municipal, cuya administracin estar a cargo de la Direccin de Patrimonio Histrico Municipal.
Arto. 2: Es deber de la Alcalda de Managua la gestin documental y la proteccin especial de documentos de archivos, como instrumentos de apoyo a la administracin, la cultura, el desenvolvimiento cientfico y como elementos de prueba e informacin.
Arto. 3: Considrense archivos, para los fines de esta Ordenanza Municipal, los conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por la municipalidad en el transcurso de la gestin de asuntos de cualquier ndole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, cualquiera que sea el soporte de informacin o la naturaleza de los documentos, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia como testimonio e informacin por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores.
Arto. 4: Se considera gestin de documentos, al conjunto de procedimientos y operaciones tcnicas concerniente a la produccin del documento, tramitacin, uso, valoracin y archivamiento de documentos de archivo en la fase administrativa e intermedia.
Arto. 5: Todos los ciudadanos de cualquier nacionalidad, funcionarios y trabajadores que laboran en la Institucin tienen derecho a recibir del Departamento de Documentacin y Archivo Municipal, informacin de su inters particular o de inters colectivo o general, contenidos en documentos de archivo.
Arto. 6: Se generaliza el derecho de indemnizacin por los daos materiales o morales ocurridos a consecuencia de la violacin del sigilo archivstico, sin perjuicios de acciones penales, civiles o administrativas.
CAPITULO II DEL ARCHIVO MUNICIPAL
Arto. 7: Los archivos municipales son un conjunto de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de la actividad municipal de cualquier ndole, conservados y organizados por los propios administradores.
Arto. 8: Los documentos de archivo generados por la actividad municipal son identificados como administrativos, intermedios e histricos.
Arto. 9: Se consideran documentos de archivo administrativo aquellos conjuntos de documentos que son objeto de frecuentes consultas que se vinculan a los fines para los cuales fueron producidos, desde que se inicia el trmite hasta los 5 aos.
Arto. 10: Se consideran documentos de archivo intermedio aquellos conjuntos de documentos que no siendo de uso administrativo para los rganos productores, se tornan pasivos de una accin comn de stos y de la administracin de archivos. El usuario contina siendo en primer lugar la administracin, pero ya el ciudadano puede consultar aquellos documentos que le afectan directamente; sern archivos intermedios desde los 6 aos a los 20 aos.
Arto. 11: Se consideran documentos de archivo histrico los conjuntos de documentos de valor histrico, probatorio e informativo que deben ser definitivamente preservados que cuenten con ms de 20 aos. Los documentos de valor permanente son inalienables e imprescindibles.
Arto. 12: El Archivo Municipal tiene dentro de su competencia la custodia de documentos de todo tiempo y edad.
CAPITULO III TRANSFERENCIA DEFINITIVA DE LA DOCUMENTACION AL ARCHIVO MUNICIPAL
Arto.13: Una vea tramitado o acabada la vigencia administrativa de un expediente o documentacin cualquiera, la unidad administrativa emisora de la documentacin proceder a llenar en forma precisa y completa un formato de Remisin-Recepcin que se ha preparado para tal fin y que formar parte de este Reglamento, el cual debe ser dirigido con la documentacin correspondiente al Departamento de Documentacin y Archivo Municipal. El formato de Remisin-Recepcin es el documento que permitir controlar el envo y recepcin de la documentacin a archivar.
Arto. 14: El Archivista Municipal llevar un libro de registro para anotar las transferencias de documentos al Departamento de Documentacin y Archivo Municipal.
Arto. 15: Los documentos de archivo procedentes de las unidades administrativas emisoras y cuya etapa administrativa est totalmente finalizada, sern transferidos al Departamento de Documentacin y Archivo Municipal en los primeros tres meses del ao siguiente de funcionamiento de dicha instancia conforme el procedimiento establecido, para la custodia de los mismos.
CAPITULO IV
PROCESO DE ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN
Arto. 16: El proceso de archivo de la documentacin transferida supone la creacin de un sistema de clases, dispuestas en determinado orden, segn el cual se puedan agrupar los documentos. La clasificacin de documentos de archivo involucra un trabajo de planeacin, o de determinacin de clases y/o de ejecucin; la de clasificacin de cada documento, reconociendo el acceso a la informacin y el asunto definitivo.
Arto. 17: El Cuadro de Organizacin de fondos del Archivo Municipal debe reflejar las funciones del rgano en sentido amplio y en particular las operaciones especficas individuales que integran las actividades del mismo rgano. Nota: El Cuadro de Organizacin de fondos, se asocia al Organigrama General de la Alcalda de Managua.
Arto. 18: Los documentos deben ser clasificados de forma que reflejen la organizacin y funcin. Cuando se da la valoracin de los documentos de archivo, en la fase no corriente, el primer factor a considerarse es el testimonio y prueba que contienen los documentos.
Arto. 19: El Cuadro de Organizacin de fondos identifica y distingue las funciones sustantivas de las auxiliares, de las polticas, de las ejecutivas y de un modo general, se separa la documentacin importante de la secundaria.
Arto. 20: Son tres los elementos principales a ser considerados en la clasificacin de documentos de archivo. 1. La accin a que los documentos se refieren. 2. La unidad administrativa que lo emite o recibe. 3. Los contenidos de los documentos.
CAPITULO V
ACCESO Y DIVULGACION DE LA INFORMACIN DEL ARCHIVO
Arto. 21: Las consultas de la documentacin podrn hacerse en el local donde funciona el Departamento de Documentacin y Archivo Municipal o en calidad de prstamo mediante procedimiento establecido, que formar parte de este Reglamento. La documentacin estar disponible a todos los ciudadanos de cualquier nacionalidad, funcionarios y trabajadores que laboran en la Institucin o para su consulta en el Departamento de Documentacin y Archivo Municipal ocho das hbiles despus de dar efectividad a la transferencia; este derecho no tiene ms limitacin que la derivada de la naturaleza del documento y de su estado de conservacin.
Arto. 22: Los prstamos se otorgarn no antes de ocho das despus de haber sido transferida la documentacin. La documentacin en calidad de prstamo slo se facilitar a los funcionarios y empleados que laboran en la Alcalda de Managua.
Arto. 23: Los prstamos de documentos se sistematizarn de la forma siguiente: 1. El usuario previo a la consulta de un documento, llenar un formato de prstamo elaborado para tal fin. 2. Los documentos facilitados en calidad de prstamo a una unidad administrativa o persona, en ningn caso debern ser cedidos a otras sin pasar previamente por el Departamento de Documentacin y Archivo Municipal. 3. La documentacin en calidad de prstamo, no deber permanecer ms de ocho das hbiles fuera del Departamento de Documentacin y Archivo Municipal, excepto en casos de requerimientos judiciales. Si hubiere necesidad de ampliar el trmino, no debiendo exceder el trmino original se solicitar al responsable del Departamento en mencin. Asimismo, ste podr reducir el trmino concedido no ms de la mitad del trmino original en caso de urgencia.
Arto. 24: El personal del Departamento de Documentacin y Archivo Municipal, proceder a la elaboracin del inventario de la documentacin, con el fin de facilitar el acceso a la misma a las unidades administrativas interesadas. Para facilitar las consultas y prstamos a los usuarios del Departamento de Documentacin y Archivo Municipal elaborar elementos descriptores, comenzando por la de un inventario e ndice de la documentacin transferida por las distintas unidades administrativas que conforman la Alcalda de Managua.
CAPITULO VI
DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIN Y ARCHIVO MUNICIPAL Arto. 25: El Departamento de Documentacin y Archivo Municipal depender de la Direccin de Patrimonio Histrico Municipal y deber contar con el personal tcnico especializado, en nmero suficiente y con el nivel que exijan las diversas funciones de acuerdo a los requisitos establecidos por la Direccin de Organizacin y Mtodos de la Direccin General de Sistemas.
Arto. 26: La Direccin de Patrimonio Histrico Municipal, a travs de la ejecucin de actividades de capacitacin (cursos especficos y seminarios permanentes) as como en la participacin de encuentros y reuniones de carcter tcnico con otros centros homlogos, procurar la continua preparacin y actualizacin del personal que se desempear en el Departamento.
CAPITULO VII
DE LAS INFRACCIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS
Arto. 27: Constituye infraccin en materia de archivos toda vulneracin de las prescripciones contenidas en esta Ordenanza Municipal y en las normas reglamentarias que las desarrollen. De acuerdo a lo anterior se consideran infracciones: 1. El incumplimiento de las medidas de conservacin. 2. La destruccin o deterioro con malicia o por imprudencia de la documentacin transferida perteneciente al Archivo Municipal de la Alcalda de Managua. 3. La inobservancia de las normas que regulan la transferencia de la documentacin de archivos al Departamento de Documentacin y Archivo Municipal. 4. Obstaculizar o impedir deliberadamente la consulta de los documentos de archivo, respecto a quienes est establecida dicha obligacin. 5. Los cuatro artculos anteriores se aplicarn conforme el Arto. 117 de la Ley de Carrera Administrativa Municipal, sin perjuicio de las acciones penales que amerite segn el caso.
Arto. 28: Las infracciones se sancionarn, por va administrativa, previa incoacin y tramitacin del correspondiente expediente, con audiencia del interesado.
Arto. 29: las sanciones se graduarn en funcin de la gravedad de la infraccin y del perjuicio causado o que pudiera haberse causado al patrimonio archivstico documental.
Arto. 30: El rgano competente para imponer sanciones y las cuantas mximas de estas, es el Seor Alcalde.
CAPITULO VIII
DE LA CONSERVACIN
Arto. 31: Los depsitos de archivo estarn provistos de estanteras metlicas de medidas estndares adecuados para el cumplimiento de su funcin.
Arto. 32: El depsito de archivo contar con instalacin de aireacin, medidas contra incendios y robo, todo ello de acuerdo con la normativa general para archivos. Los depsitos de archivos estarn dotados de aparatos que midan la temperatura, humedad y polucin atmosfrica. Con el fin de mantener en buen estado de conservacin la documentacin, se cuidar la entrada de luz solar, el calor, los cambios bruscos de temperatura y dems circunstancias que impidan dicha conservacin.
Arto. 33: Con el fin de garantizar la conservacin del contenido de la informacin documental se proceder a su microfilmacin y/o digitalizacin en dos copias, una de las cuales se guardar en un local aparte y alejado del lugar de la documentacin original. Las cajas para resguardar la documentacin del polvo y otros elementos nocivos, deben ser de cartn, anticidas, disponer de un agujero para la ventilacin y de medidas estndares que se utilizan en los archivos.
CAPITULO IX
DEPURACIN DE DOCUMENTOS
Arto. 34: para este fin se crear una comisin de valoracin compuesta por el archivista y un funcionario de la unidad administrativa emisora de la documentacin que se pretende depurar. Se guardar una relacin de inventario de la documentacin desechada.
Arto. 35: El Archivo Municipal proceder a la eliminacin de: 1. Duplicados, conservando el original, o, si ste no existe, una copia. 2. Borradores, siempre y cuando no contengan ampliacin de informacin con respecto al original. 3. Sobres y papeles en blanco. 4. Copias de originales, a no ser que se trate de copias dirigidas a distintos interesados y formen parte del trmite del expediente. 5. Circulares repetitivas. 6. Notas de rgimen interior de envos de documentos. 7. Duplicados de padrones de diversas contribuciones. 8. Duplicado de nminas. 9. Libros que no estn debidamente diligenciados.
CAPITULO X
DESTRUCCIN Y/O INCINERACIN DE DOCUMENTACIN
Arto. 36: El Jefe de Departamento de Documentacin y Archivo Municipal cuando requiera destruir y/o incinerar documentos segn lo establecido en el Captulo IX, Arto. 35, debe solicitar tal accin y contar de previo con la autorizacin por escrito del Director de Patrimonio Histrico Municipal.
Arto. 37: El Jefe de Departamento de Documentacin y Archivo Municipal previo al proceso de destruccin y/o incineracin de documentos depurados, tiene la responsabilidad de revisar y seleccionar la documentacin por tipo de documentos y vigencia de los mismos, as como contar con un listado de los documentos.
Arto. 38: Para la destruccin y/o incineracin de documentos depurados se debe contar con la presencia de un Auditor Delegado por la Direccin General de Auditora Interna en calidad de observador, previa solicitud por escrito por parte del Director de Patrimonio Histrico Municipal.
Arto. 39: El Jefe de Departamento de Documentacin y Archivo Municipal previo al proceso de destruccin y/o incineracin de documentos debe definir el lugar donde se realizar la accin, el traslado de la documentacin as como la del personal participante y de apoyo es responsabilidad del rea en mencin.
Arto. 40: El Auditor delegado, previo al inicio del acto de destruccin y/o incineracin podr seleccionar documentos de manera selectiva para confrontar y verificar informacin contra listado previamente elaborado.
Arto. 41: Se debe levantar Acta al finalizar la accin de destruccin y/o incineracin de los documentos, la cual debe ser firmada por los presentes y distribuir copia de la misma a las personas involucradas en el proceso.
CAPITULO XI
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Arto. 42: Se orienta con carcter de obligacin a todos los funcionarios y empleados que se desempean en las unidades administrativas del nivel central, Planteles y Delegaciones Distritales que tengan bajo su custodia todo tipo de documentos sobre la actividad municipal llevadas a cabo en la Alcalda de Managua, antes del 31 de diciembre de 2002, a que sean remitidos al Departamento de Documentacin y Archivo Municipal, a partir de la fecha de aprobacin del presente Reglamento.
Arto. 43: Cualquier funcionario o empleado que retenga en su poder documentos de los especificados anteriormente est obligado a entregarlos para su reintegracin en el Departamento de Documentacin y Archivo Municipal. De no cumplirse la entrega de la documentacin requerida, la autoridad administrativa deber adoptar las medidas que con arreglo a la legislacin vigente, procedan para que se lleve a efecto aqulla.
Arto. 44: Se establece un plazo mximo de un ao para reunir las condiciones necesarias de espacio fsico, conservacin, seguridad, organizacin y acceso al Departamento de Documentacin y Archivo Municipal que reglamentariamente se establezcan para subsanar sus deficiencias a partir de la publicacin de esta Ordenanza Municipal.
CAPITULO XII
DISPOSICIONES FINALES
Arto. 45: Se autoriza a la Alcalda de Managua, dictar todas las dems disposiciones reglamentarias necesarias para el desarrollo y cumplimiento de esta Ordenanza Municipal.
Arto. 46: La presente Ordenanza Municipal entrar en vigencia a partir de su aprobacin por el Concejo Municipal, sin perjuicio de su posterior publicacin en La Gaceta, Diario Oficial.
Dado en la ciudad de Managua, a los un das del mes de febrero del ao dos mil ocho.
Ing. Jos Dionisio Marenco G. Sr. Francisco Antonio Prez Sequeira Alcalde de Managua Secretario del Concejo Municipal