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ANEXO 1 LEY 594 DE 2000

LEY 594 DE 2000
POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN
OTRAS DISPOSICIONES
EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:
TITULO I
OBJETO, AMBITO DE APLICACIN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS
GENERALES.
Artculo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales
que regulan la funcin archivstica del Estado.
Artculo 2. Ambito de aplicacin. La presente Ley comprende a la Administracin Pblica en sus
diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems
organismos regulados por la presente Ley.
Artculo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, as:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa,
la informacin, la investigacin y la cultura.
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la
investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida por una entidad
pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico,
que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin
permanente.
GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o
cultural.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los
materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales,
fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Artculo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la funcin archivstica son
los siguientes:
Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable
para su uso de la Administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la
Historia.
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los
de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el
control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la
Ley.
Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administracin y la
Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin
administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia;
son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y
las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia,
eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al
ciudadano.
Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin,
conservacin, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de los mismos.
Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin es la
entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para
coadyuvar a la eficacia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental
como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del
Estado, segn lo dispone el Ttulo I de los Principios Fundamentales de la Constitucin
Poltica.
Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos
pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones
que establezca la Ley.
Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la
administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal. As mismo,
constituyen el referente natural de los procesos informativos de aqulla.
Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la
organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y
actualizados de administracin de documentos y archivos.

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Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin
probatoria, garantizadora y perpetuadora.
Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos
informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los
fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva.
Interpretacin. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se
interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y los tratados o convenios
internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano.
TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
Artculo 5. El Sistema Nacional de Archivos:
Es un conjunto de instituciones archivstica articuladas entre s, que posibilitan la
homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo
de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso
de los ciudadanos a la informacin y a los documentos.
integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de
las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa,
territorial y por servicios. Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional
de Archivos. Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con la polticas y
planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de Cultura.
El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad normativa,
descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y
subsidiariedad.
El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y
homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la cooperacin e
integracin de los archivos. As mismo, promover la sensibilizacin de la Administracin
Pblica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos,
como centros de informacin esenciales para la misma, y de los histricos, como partes
fundamentales de la memoria colectiva.
Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema
Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los principios de
participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma.
El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos.
Artculo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de
Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y
programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y
coordinacin, as:
La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivstica de acuerdo con el
Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las
entidades territoriales.
La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los Consejos
territoriales de archivos, los Comits Tcnicos, las entidades de formacin del recurso
humano, las asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten este servicio.

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La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo ser
responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades
descentralizadas directas e indirectas del Estado.
La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo
dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias.
TITULO III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

Artculo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia. Los archivos,
desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia se clasifican en:
Archivo General de la Nacin
Archivo General del Departamento
Archivo General del Municipio
Archivo General del Distrito
PARAGRAFO: El Archivo General de la Nacin tendr las funciones sealadas en la Ley 80 de
1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente Ley.
Artculo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican
en:
Archivos de Entidades del Orden Nacional
Archivos de Entidades del Orden Departamental
Archivos de Entidades del Orden Distrital
Archivos de Entidades del Orden Metropolitano
Archivos de Entidades del Orden Municipal
Archivos de Entidades de Orden Local
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.
Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la Ley los desarrolle.
Artculo 9. Los Archivos segn la organizacin del Estado.
Archivos de la Rama Ejecutiva
Archivos de la Rama Legislativa
Archivos de la Rama Judicial
Archivos de los Organismos de Control
Archivos de los Organismos Autnomos
Artculo 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los archivos
contemplados en los artculos 8 y 9 de la presente ley, as como los archivos de los organismos
de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio.
TITULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado
a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los

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principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivstica.
Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica ser responsable de la gestin de
documentos y de la administracin de sus archivos.
Artculo 13. Instalaciones para los Archivos: La administracin pblica deber garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los
casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo,
debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos.
Artculo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos. La documentacin
de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control
de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son
susceptibles de enajenacin.
PARAGRAFO 1: La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas
los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.
PARAGRAFO 2: Se podr contratar la administracin de archivos histricos con instituciones
de reconocida solvencia acadmica e idoneidad.
PARAGRAFO 3: El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y condiciones que
debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia,
organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin de
archivos histricos.
Artculo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos. Los servidores
pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su
cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el
Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que
haya lugar en caso de irregularidades.
Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las Entidades
Pblicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior
jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo estn los archivos pblicos,
tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la
informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y
conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos.
Artculo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de
archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en
la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes
y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad
democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la
comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del
patrimonio documental de la Nacin.
Artculo 18. Capacitacin para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la obligacin de
capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y reas relacionadas con su
labor.
PARAGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de formacin
profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de capacitacin formal y
no formal, desarrollados por instituciones educativas.
Artculo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de
avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio
tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los
siguientes requisitos:

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Organizacin archivstica de los documentos.
Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos
corno la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,
perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como
el funcionamiento razonable del sistema.
PARAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarn de la validez y
eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes
procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin.
PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser
destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
Artculo 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades pblicas que
se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus
funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARAGRAFO: Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin
histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
TITULO V
GESTION DE DOCUMENTOS
Artculo 21. Programas de Gestin Documental. Las entidades pblicas debern elaborar
programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y
soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.
PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia
de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el
cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del concepto de Archivo
Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la
organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos.
Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los
archivos se clasifican en:
ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares
en general.
ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservacin permanente.
Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental.
Artculo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a travs
del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las
normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental,
organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables
y documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos
por las entidades privadas que presten servicios pblicos.

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Artculo 26. Inventario Documental. Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica
elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de
manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artculo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a
consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos,
siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la
Ley.
Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la
intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos
consagrados en la Constitucin y las leyes.
Artculo 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artculo 13 de
la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento cesar a
los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este slo hecho no
adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que
est en su posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias
del mismo".
Artculo 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos histricos
presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso
directo, las instituciones suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema
de reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando su autenticidad
cuando fuere del caso.
TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artculo 30. Documentos Administrativos. Slo por motivos legales las entidades del Estado
podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Artculo 31. Documentos Histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr
autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal
evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los
siguientes trminos:
Motivos legales
Procesos tcnicos
Exposiciones Culturales
PARAGRAFO: Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos
tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de una
archivo fuera del territorio nacional.
TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Artculo 32. Visitas de Inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud
de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades
del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus
normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad
para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos

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competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las
medidas pertinentes.
Artculo 33. Organo Competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer
control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios,
tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
Artculo 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la Constitucin
Poltica, El Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para
hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos
pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones.
Artculo 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la
Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn
a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la
presente ley y sus normas reglamentarias, as:
Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las
correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes
impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera,
con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o
municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales,
impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento.
Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando
fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley
200 de 1995.
Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o
por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226,
349, 370, 371, y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y,
si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de
polica ms cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales previstas.
Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos,
stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado
realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan
sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.
TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artculo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o
jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios.
Artculo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la organizacin,
conservacin y consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social,
tcnico, cientfico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial
proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigacin y
enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las
asociaciones y los partidos polticos, as como a los archivos familiares y de personalidades
destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.
Artculo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o
tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el

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registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores
o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural, continuarn con la
propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo
General de la Nacin solicite.
Artculo 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Directiva del
Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el
procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los
documentos privados de carcter histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental
colombiano y en consecuencia sern de libre acceso.
Artculo 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un
rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados declarados de inters cultural,
tales como: premios anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantas.
Artculo 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o
jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters cultural:
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la
Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos
legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de
la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio
de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los
documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.
Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia de documentos
histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a
la imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes.
PARAGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin
correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas en la Ley.
Artculo 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las entidades pblicas celebren
contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar
proyectos de investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una
clusula donde se establezca la obligacin de aqullas entregar copias de los archivos
producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren las normas sobre
propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artculo
15 de la Constitucin Poltica.
PARAGRAFO: Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en
relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones internacionales y
los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los
documentos y archivos que deseen transferir.
Artculo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que
tengan mas de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo
General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del
Archivo General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes.
TITULO X
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
Artculo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos
podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos.

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Artculo 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter histrico declarados
de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en
venta.
Declarase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va
administrativa a la que de refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de
carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o
prdida.
TITULO XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Artculo 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin Pblica debern
implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de
los documentos.
Artculo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias,
debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las
normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General
de la Nacin.
PARAGRAFO: Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados
en nuevos soportes. En tal caso deber preverse un programa de transferencia de informacin
para garantizar la preservacin y conservacin de la misma.
Artculo 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nacin
dar pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo
a los documentos en nuevos soportes.
Artculo 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2 de la Ley 80 de 1989
quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos,
aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
TITULO XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA NACION
Artculo 50. Estmulos. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no tributarios para
las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos
contribuyan a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas, as
como a los autores de estudios histricos significativos para la historiografa nacional
elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en:
becas, concursos, publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas.
TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES
Artculo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradura General de la Nacin y la
Contralora General de la Repblica prestarn todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo
General del Nacin, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley.
Artculo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de su publicacin y
deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA,
MIGUEL PINEDO VIDAL
EL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA,
MANUEL ENRIQUEZ ROSERO

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LA PRESIDENTA DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES,
NANCY PATRICIA GUTIERREZ CASTAEDA
EL SECRETARIO GENERAL DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES,
GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO
REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL
PUBLIQUESE Y EJECUTESE
Dada en Santaf de Bogot D.C., a los 14 JUL.2000

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
ANDRES PASTRANA ARANGO

EL MINISTRO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO,
JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR

EL MINISTRO DE CULTURA,
JUAN LUIS MEJIA ARANGO


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ANEXO 2 ACUERDO No. 038 - Archivo General de la Nacin

ACUERDO No. 038
(Septiembre 20 de 2002)

Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin

En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley
General de Archivos 594 de 2000 y,

CONSIDERANDO

Que el artculo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores pblicos, al
desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo
General de la Nacin, sin que ello implique la exoneracin de responsabilidad a que haya lugar
en caso de irregularidades.

Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la gestin
pblica.

Que el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo
servidor pblico el de Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su
empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o
evitando la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos.

Que el numeral 13 del artculo 35 de la Ley 734 de 2002 seala que le est prohibido a los
servidores pblicos Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, de
expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones.

Que de acuerdo con lo expresado en el artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil, el
Documento Pblico es el otorgado por funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su
intervencin; y en concordancia con el artculo 14 de la Ley 594 de 2000, la documentacin de
la administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de
sus recursos informativos. Por lo tanto, el servidor pblico al desvincularse de sus funciones
titulares no podr retirar de la entidad pblica documento o archivo alguno, so pena de incurrir
en falta contra el patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo
expresado en el artculo 35 de la Ley 594 de 2000.

Que el Cdigo Penal dentro del Ttulo IX de Delitos contra la Fe Pblica, artculo 292
establece las sanciones para hechos de destruccin, supresin u ocultamiento de documento
pblico.

ACUERDA

ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor pblico ser responsable de la adecuada

13
conservacin, organizacin, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del
ejercicio de sus funciones.

ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor pblico al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su
cargo, recibir o entregar segn sea el caso, los documentos y archivos debidamente
inventariados para garantizar la continuidad de la gestin pblica.



ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se
refiere el articulo anterior, se har de conformidad con la Tabla de Retencin Documental.
Para tal efecto, se diligenciar el formato nico de inventario, en concordancia con su
instructivo: numerales 2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19, sealados en el presente
artculo. Del numeral 10 se exceptua lo relacionado con transferencia y del numeral 16
igualmente lo relacionado con estado de conservacin.


INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentacin que se va a transferir.

2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razn Social de la entidad
que produjo o produce los documentos.

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora.

4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce
y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones.

5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias
Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracin de Fondos Acumulados, Fusin y Supresin
de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculacin, traslado,
desvinculacin.

6. HOJA No. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de
hojas del inventario.

7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias
secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la
fecha de la entrada de la transferencia ( ao, mes da). En NT se anotar el nmero de la
transferencia.

8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada
uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacin.

9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.


14
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado
al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un
mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.

Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y / o supresin de
entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de
conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.


Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora.

Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse,
en lo posible, en orden alfabtico.

11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita.
(asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-1960.
En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se
anotar s.f.

12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignar el nmero asignado a cada unidad de
almacenamiento. En la columna otro se registrarn las unidades de conservacin diferentes
escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el nmero correspondiente.

13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de
conservacin descrita.

14. SOPORTE. Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:
Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc.

15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentacin registra un ndice
de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrn en cuenta los controles y
registros de prstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta
columna se diligenciar especialmente para el inventario de fondos acumulados.

16. NOTAS. Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores.

Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones, memorandos,
circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la
numeracin y / o repeticin del nmero consecutivo en diferentes documentos.

Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas, o
cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de stos debe sealarse, en primer
lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografas o 5
fotografas sueltas; luego, el nmero consecutivo (s lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de
cada anexo.

Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y

15
requerimientos tcnicos para la visualizacin y/o consulta de la informacin. Especificar
programas de sistematizacin de la informacin.

A los impresos se les asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas que lo
componen.

Asimismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin,
especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces




y faltantes), qumico (oxidacin de tinta y soporte dbil) y biolgico (ataque de hongos, insectos,
roedores, etc.).


17. ELABORADO POR. Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza.

18. ENTREGADO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza.

19. RECIBIDO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable
de recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi.



FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD REMITENTE HOJA No. DE
ENTIDAD PRODUCTORA
UNIDAD ADMINISTRATIVA REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA AO MES DIA N.T.
OBJETO
N.T. = Nmero de Transferencia


NM
ERO
DE

C
DIG
O

Nombre de las
Series, subseries
o Asuntos

FECHAS
EXTREMAS

Unidad de
Conservacin

Nm
ero
de

Soport
e

Frecue
ncia de

Notas
ORDE
N
Inicial Final Ca
ja
car
pet
a
To
m
o
Ot
ro
Folio
s
consult
a








16












Elaborado
por_______________
_______________
Entregado
por__________________
________
Recibido por_____________________________
Cargo_____________
_________________
______
Cargo_______________
_________________
Cargo__________________________________

Firma_____________
_________________
______

Firma________________
________________

Firma__________________________________
_
Lugar_____________
____ Fecha
______________
Lugar________________
_ Fecha__________
Lugar_____________
Fecha_________________


ARTICULO CUARTO. Las entidades publicas tendrn en cuenta los procedimientos generales
que se establecen en el presente Acuerdo para el cumplimiento del recibo y entrega por
inventario de los documentos y archivos a cargo del servidor pblico que se encuentre en una
de las situaciones administrativas sealadas.


PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
POR INVENTARIO.


1) Los Secretarios Generales o quien haga sus veces debern garantizar que en los manuales
de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la responsabilidad de recibo
y entrega de los documentos de Archivo por parte de los servidores pblicos, que se
encuentren en situaciones administrativas de retiro temporal o definitivo de sus cargos y de la
notificacin de estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo para que oportunamente
cumpla con el desempeo de las responsabilidades que le correspondan.



2. El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, ser el responsable de la custodia de
los archivos de la oficina a su cargo.


17
3. Asignar la funcin al cargo que asuma en cada una de las unidades administrativas, la
responsabilidad por la permanente organizacin y administracin del archivo de oficina sin
perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000.

4. El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deber presenciar la entrega
y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor pblico se retire total o
parcialmente del cargo y en constancia deber firmar el Acta de entrega y recibo.

5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el
tiempo activo del servidor que se desvincular temporal o definitivamente de la entidad.

6. En caso de abandono del cargo, la Administracin deber designar el funcionario titular o en
su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en
presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarn el acta correspondiente.

ARTICULO QUINTO. Los servidores pblicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo
la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestin, sin los procedimientos
anteriormente sealados, respondern ante las autoridades por las consecuencias de esta
omisin. PARGRAFO: Por ningn motivo el servidor pblico podr llevarse la documentacin
producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos pblicos son de propiedad del
Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley.


ARTICULO SEXTO: El Archivo General de la Nacin podr de oficio o a solicitud de parte,
hacer visitas de inspeccin para verificar el cumplimiento de este Acuerdo.

ARTICULO SPTIMO: El presente acuerdo rige a partir de su publicacin y deroga los
acuerdos que le sean contrarios.

PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE


Dado en Bogot D. C. a los veinte (20) das del mes de septiembre de dos mil dos (2002).




(FDO) ADRIANA MEJIA HERNNDEZ
Presidente



((FDO) ELSA MORENO SANDOVAL
SecretarioTcnico



18
ANEXO 3 ACUERDO No. 037 - Archivo General de la Nacin

ACUERDO No.037
( Septiembre 20 de 2002 )


Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de
los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de
archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus Pargrafos 1 y 3 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN,
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley
General de Archivos 594 de 2000 y,


CONSIDERANDO:


Que el artculo 26 de la Constitucin Poltica establece que las autoridades competentes
inspeccionarn y vigilarn el ejercicio de las profesiones y de aquellas ocupaciones y oficios
que impliquen un riesgo social.

Que el titulo IV de la Ley 594 de 2000 establece las normas relativas a la ADMINISTRACIN
DE ARCHIVOS.

Que el artculo 13 precepta que en los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin
de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas
existentes sobre reas de archivos.

Que el artculo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo y
aprovechamiento de los archivos pblicos, consagrando en el pargrafo 1: La administracin
pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de depsito, custodia,
organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.

Que el Pargrafo 3 del artculo 14 de la Ley 594 de 2000 faculta al ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIN para establecer los requisitos y condiciones que debern cumplir las personas
naturales o jurdicas que presten estos servicios.

Que el Decreto Ley 2527 de 1950 en su artculo 5 le da el mismo valor probatorio del original a
la copia producida en microfilm.

Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de original,
carcter jurdico y fuerza probatoria a los mensajes de datos y sin perjuicio de lo explcito en el
artculo 19 de la Ley 594 de 2000 se considera oportuno sealar lineamientos generales para la
prestacin de servicios de reproduccin digital de documentos de archivo.

ACUERDA:

ARTICULO PRIMERO.- Las personas naturales o jurdicas de derecho privado que tengan
dentro de su objeto social la prestacin de los servicios de que trata el artculo 14 Pargrafo 1 y

19
3 de la Ley 594 de 2000, sin detrimento de lo establecido por otras leyes en forma general,
debern reunir los siguientes requisitos mnimos:

A) SERVICIOS EN PROCESOS ARCHIVSTICOS DE ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN
DE DOCUMENTOS, ELABORACIN DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL Y
TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL.

La persona natural deber acreditar que tiene formacin acadmica en archivstica y/o ciencias
de la informacin o que cuenta con una experiencia mnima de cinco (5) aos en trabajos
archivsticos.
La persona jurdica deber acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionales con
formacin acadmica en Archivstica y/o ciencias de la informacin y ser responsable del
desarrollo de los procesos archivsticos que se le contraten.
Haber desempeado la actividad y/o servicio con buen crdito que demostrar mediante
certificaciones de prestacin efectiva del servicio.

B) SERVICIOS DE DEPSITO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Requisitos mnimos y condiciones tcnico ambientales.

1. EDIFICACION:

1.1. UBICACIN

Caractersticas del terreno sin riesgos de humedad subterrnea o problemas de inundacin y
que ofrezca estabilidad.
El terreno en lo posible deben estar situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro
por atentados u objetivos blicos.
Prever el rea suficiente para albergar la documentacin reuniendo las condiciones de
seguridad, regulacin de las condiciones ambientales y ventilacin.

1.2. ASPECTOS ESTRUCTURALES.

La resistencia de las placas y pisos debern estar dimensionadas para soportar una carga
mnima de 1200 kgm/m
2
, si se utiliza estantera de 2.20 mts de alto; cifra que se deber
incrementar si se va a emplear estantera compacta o de mayor tamao al sealado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignfugo de alta
resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin.
Las pinturas utilizadas debern igualmente poseer propiedades ignfugas, y tener el tiempo de
secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentacin.

1.3. AREAS DE DEPOSITO O DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulacin de la
documentacin.
Poseer adecuacin climtica ajustada a las normas establecidas para la conservacin del
material documental.
Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
acervos documentales.

1. 4. DISTRIBUCION DE AREAS.

20

Las zonas de trabajo archivstico, consulta y prestacin de servicios, estarn fuera de las reas
de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulacin y mantenimiento de las
condiciones ambientales en las reas de depsito.
Las reas tcnicas tendrn relacin con las de depsito, tomando en cuenta el necesario
aislamiento que debe existir en cuanto a la funcin desarrollada, as como las relaciones de
stas con las zonas de custodia, recepcin, organizacin y tratamiento de los documentos.

1.5 CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO.

El almacenamiento de la documentacin, deber establecerse a partir de las caractersticas
tecnolgicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:

1.5.1. Estantera.

Diseo acorde con la dimensin de las unidades que contendr, evitando bordes o aristas que
produzcan daos sobre los documentos.
Los estantes deben estar construidos en lminas metlicas slidas, resistentes y estables con
tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado qumicamente estable.
Cada bandeja deber soportar un peso mnimo de 100 kg./mt lineal.
Si se dispone de mdulos compuestos por dos cuerpos de estantera, se deben utilizar parales
y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern anclar los
estantes con sistemas de fijacin.
La balda superior debe estar a una altura que facilite la manipulacin y el acceso a la
documentacin.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
deterioros a la documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni
de ningn otro material.
Se debe dejar un espacio mnimo de 20 cm. entre los muros y la estantera.
El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un mnimo de 70 cm. y un
corredor central mnimo de 120 cm.


1.5.2. Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes:

El diseo del mobiliario estar sujeto a las condiciones propias de los documentos
atendiendo sus diferencias tecnolgicas, dimensiones, volumen y peso. Y facilitar su
correcta manipulacin y adecuada conservacin.
El mobiliario utilizado debe contar con las caractersticas de resistencia, solidez estructural,
recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribucin consignadas en este acuerdo en el
apartado referido a Estantera. Se debe tener en cuenta que el mobiliario empleado no
debe generar factores de alteracin que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la
alteracin de la informacin en ellos contenida.


1.5.3. Unidades de conservacin


21
Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas,
carpetas o medios de embalaje que garanticen su proteccin con el propsito de
prolongar de manera considerable la conservacin de los mismos.
Las unidades de conservacin deben ser elaboradas en cartn neutro y si no se dispone de
este material, se aplicar al cartn un recubrimiento que impida la acidificacin por contacto.
La resistencia del material y el diseo adoptado para la elaboracin de las unidades de
almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamao de la documentacin a
conservar. Para el ensamble no se utilizar adhesivo o materiales metlicos.
La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe ser mnimo de 4
cm.


Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas de
vdeo, rollos cinematogrficos, fotografa entre otros, y digitales como disquetes, cintas
DAT, CD, DVD, entre otros, se tendr en cuenta lo siguiente:

Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobres individuales y en cajas de p
H

neutro. Los materiales plsticos empleados deberan ser qumicamente estables, no desprender
vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrn emplear siempre que se
garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para
cada tipo de soporte.
Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en
material estable y qumicamente inertes; cada rollo estar en una unidad independiente
debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanteras diseadas acorde con el
formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservacin.
Las cintas magnticas de audio, vdeo o de datos como DAT, entre otros, deberan almacenarse
completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnticos y fuentes
de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado peridico y verificacin
de datos, los cuales se darn en relacin directa con las condiciones de humedad del rea de
depsito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.
Los disquetes y los CD, entre otros, podrn contar con una unidad de conservacin plstica en
polipropileno u otro polmero qumicamente estable, que no desprenda vapores cidos o
contenga molculas cidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservacin contendr
solo un disquete o CD.

2. CONDICIONES AMBIENTALES Y TCNICAS DE CONSERVACIN PARA EL MATERIAL
DOCUMENTAL EN DISTINTOS SOPORTES:

Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las
condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilacin,
contaminantes atmosfricos e iluminacin, as:

2.1. Humedad relativa y temperatura.

Soporte de papel
Temperatura de 15 a 20 c con una fluctuacin diaria que no exceda los 2c.
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuacin diaria que no exceda del 5% entre valores
mximos y mnimos

Fotografa Blanco y negro:
Temperatura de 15 a 20 C.

22
Para conservacin permanente la temperatura deber ser inferior a 15 C.
Humedad relativa de 40% a 50%.
Para conservacin permanente de copias en papel 40% de humedad relativa. Negativos entre
30% y 40% de humedad relativa evitando fluctuaciones diarias.

Fotografa a color
Temperatura menor a 10C.
Para su conservacin permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0C. Humedad
relativa de 25% a 35%

Cintas de audio
Temperatura de 10 a 18C.
Humedad relativa de 40% a 50%.

Medios Magnticos:
Temperatura 14 a 18C
Humedad relativa de 40% a 50%.

Discos pticos
Temperatura de 16 a 20C.
Humedad relativa de 35% a 45%.

Microfilm
Temperatura de 17 a 20C.
Humedad relativa de 30% a 40%.

2.2. Ventilacin

Se debe garantizar la aireacin continua. Los ciclos de renovacin del aire y el caudal de
intercambio se establecern segn las condiciones ambientales requeridas y las caractersticas
espaciales del inmueble.
La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber permitir una adecuada
ventilacin a travs de ellas.

2.3. Filtrado de aire

Deber impedir el ingreso de partculas slidas y de contaminantes atmosfricos.

2.4. Iluminacin

El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.
La radiacin ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su incidencia directa
sobre la documentacin y unidades de conservacin.
La iluminacin artificial podr hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando filtros
ultravioleta.







23
La utilizacin de luz incandescente o halgena se evaluar en relacin con las condiciones de
temperatura que se deban proporcionar
Los balastros no deben estar en el interior de los depsitos.
Se recomienda el empleo de sistemas y diseos de iluminacin basados en luz reflejada

Pargrafo. Como principio general de aplicacin se tendrn en cuenta las caractersticas
climticas de la regin, las cuales por su variabilidad permitirn en mayor o menor grado ajustar
las condiciones a los parmetros mencionados. Por ello se debe tender a que los rangos de
estas variables medio ambientales sean estables. Para lo cual se deben tomar los correctivos o
realizar las adecuaciones pertinentes, buscando alcanzar los valores expresados, mas an
cuando se trate de conservacin permanente de documentos de archivo.


2.5. Seguridad

Se debe disponer de equipos para la atencin de desastres como extintores de CO2, solkaflan
o multipropsito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundacin o infiltracin.
Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo qumico y de agua.
El nmero de unidades de control de incendios deber estar acorde con las dimensiones del
depsito y la capacidad de almacenamiento.
Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Se requiere la sealizacin que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la
atencin de desastres, las rutas de evacuacin y el rescate de las unidades documentales.


2.6. Mantenimiento

Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la
estantera y de las unidades de conservacin.
Se debe realizar la evaluacin de riesgos tanto en la edificacin como de aquellos derivados de
actos vandlicos, tanto estos como las medidas de correccin y reaccin en caso de siniestro
se consignaran en el plan de prevencin de desastres.

En todo caso las especificaciones tcnicas y las condiciones ambientales sealadas en el
numeral 2 tambin se aplicarn en los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin
de espacios, adquisicin o arriendo, para el correcto funcionamiento de los archivos pblicos.


C) SERVICIOS EN PROCESOS DE CONSERVACIN PREVENTIVA, CONSERVACIN Y
RESTAURACIN

Las personas naturales que presten servicios para la conservacin de documentos de archivo,
deber acreditar ttulo universitario en Restauracin de Bienes Muebles.

Las personas jurdicas que preste servicios para la conservacin de documentos de archivo,
deber acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionales con titulo universitario
en Conservacin y Restauracin de Bienes Muebles, y ser quien desarrolle la propuesta de
intervencin y ejecute los procedimientos de intervencin.

La persona natural o jurdica que preste los mencionados servicios, deber garantizar la
disponibilidad de infraestructura necesaria en cuanto a reas, instalaciones, equipo y materiales

24
que garanticen la adecuada intervencin, as como el personal tcnico de apoyo a los procesos
quienes debern acreditar experiencia en el campo.

La experiencia especifica en la materia de intervencin, se demostrar con certificaciones que
expidan las Entidades donde se haya prestado el servicio.


Procedimiento tcnico de conservacin

La persona natural o jurdica que preste los servicios de conservacin preventiva,
conservacin y restauracin, independientemente del tipo de soporte, deber garantizar durante
la ejecucin la aplicacin de principios y criterios mnimos segn los siguientes procedimientos:

1. Conservacin integral.

Previo a los tratamientos o establecimiento de programas de conservacin preventiva,
conservacin o restauracin, se debe realizar un examen diagnstico que fundamente, sustente
y justifique el tipo y alcance de las medidas o tratamientos a realizar. As mismo deber
implementarse el seguimiento, control y evaluacin de los programas o procesos ejecutados.
Todo lo anterior quedara consignado en la respectiva historia clnica.

Tanto los reportes de tratamiento, como la historia clnica de los procedimientos ejecutados,
darn cuenta de la patologa, los factores que la provocaron, el tratamiento aplicado, los
materiales y mtodos usados, los criterios con los cuales se intervino y las recomendaciones
para procurar la preservacin del bien documental. En ella se consignar el nombre del
profesional titulado que ejecut el tratamiento. Con su firma asumir la responsabilidad derivada
de su actuacin.

No se podr efectuar intervencin alguna en bienes declarados de inters cultural, sin la
correspondiente autorizacin del Ministerio de Cultura. Y deber garantizarse la supervisin del
trabajo por profesionales en la materia, debidamente acreditados ante dicho Ministerio, de
conformidad con lo establecido en el artculo 11 numeral 2 de la Ley 397 de 1997.

En ningn caso se podrn efectuar trabajos de restauracin de documentos declarados de
inters cultural por profesionales que no cuenten con la titulacin universitaria de formacin en
Conservacin y Restauracin de Bienes Muebles o fuera de los laboratorios expresamente
autorizados por el Archivo General de la Nacin.

1.1. Intervencin

1.1.2. Unidad del objeto documental. La originalidad del objeto y los diversos valores que
posee o ha adquirido el documento a travs del tiempo adems de los valores legales del
mismo, deben ser respetados teniendo en cuenta que en el documento producido, el valor
testimonial esta dado por la informacin que transmite y por la forma fsica y formal como se ha
elaborado, cualquiera que sea su soporte.

El objeto documental puede integrar variedad de tipos documentales, diferentes tecnologas de
elaboracin y diversos estados de conservacin, de acuerdo al contexto del cual hace parte.

Los procedimientos de conservacin en archivos deben tender al tratamiento de grupos
documentales y no al manejo individual y aislado de slo algunas unidades.

25

1.1.3. Unidad del soporte y de la imagen grfica. El documento esta conformado por una
serie de elementos grficos que transmiten la informacin consignada y un soporte, por lo tanto
toda intervencin debe preservar intacta la informacin como el soporte.

1.1.4. Integridad fsica del documento. Toda intervencin respetar las calidades y cualidades
materiales de la documentacin. Previo a cualquier intervencin es indispensable realizar un
cuidadoso anlisis de los materiales, para garantizar al mximo su permanencia, perdurabilidad,
compatibilidad, legibilidad y posibilidad de futuros tratamientos.

1.1.5. Principios de intervencin. Como principios de intervencin se tomarn en
consideracin, el mnimo tratamiento, la utilizacin de materiales inocuos y compatibles con la
tecnologa de elaboracin del mismo.

Los procesos ejecutados deben ser estables en el tiempo y en lo posible permanecer
inalterables a las condiciones ambientales y ser reversibles.

Todos los tratamientos masivos de conservacin deben adoptarse con precaucin.

1.1.6. Valor de uso de los documentos de archivo como bien que forma parte del
Patrimonio Cultural de la Nacin. La documentacin al prestar un servicio social y cultural
como fuente de investigacin, consulta o gestin, no podr tratarse como un objeto de museo.
Las intervenciones deben ser acordes con la funcionalidad de la documentacin tanto en sus
valores primarios como secundarios.

El tratamiento a realizar deber contar con el anlisis profesional interdisciplinario que permita
y contribuya a su entendimiento como bien cultural y la propuesta de intervencin deber
hacer parte integral del contrato respectivo.

D) SERVICIOS DE REPROGRAFA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

1. Microfilmacin

Las personas naturales o jurdicas que presten el servicios de reprografa de documentos de
archivo debern garantizar como mnimo:
Disponer de la asesora de un archivista para el diseo de soluciones y aplicaciones de
microfilm en archivos.
Garantizar la disponibilidad de instalaciones de procesado, control de calidad y duplicacin, con
al menos los siguientes equipos: Procesador de pelculas, inspectmetro o revisor de pelculas,
densitmetro, microscopio, para el caso de microfilmacin.
Entregar al contratante la informacin tcnica de las pelculas utilizadas, con fechas de
vencimiento, origen y dems documentos que acrediten su procedencia, al igual que la copia de
las actas de microfilmacin.
Contar con un experto en la tcnica reprogrfica utilizada, con experiencia mnima de cinco (5)
aos.
Dar aplicacin a las normas tcnicas Icontec NTC3723 Y 4080 o las que las modifiquen,
sustituyan o deroguen.
Aplicar las normas ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6197, 6199, 6428, 6829, 9848, 10196 o
las que las modifiquen, sustituyan o deroguen.

2. Digitalizacin

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Las personas naturales o jurdicas que presten el servicios de digitalizacin de documentos de
archivo debern garantizar como mnimo:
Contar con personal con experiencia en digitalizacin masiva de documentos.
Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para adelantar el
trabajo.
Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseo de soluciones y aplicaciones de
digitalizacin de archivos.
Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la
obsolescencia tecnolgica.
Disear los mecanismos tcnicos que eviten la prdida de la informacin por accidentes o
terrorismo.
Crear una base de datos textual con una estructura que atienda a polticas y normas
archivsticas nacionales e internacionales como NTC4095 ISAD G entre otras, con el objeto de
cumplir la misin de difusin de informacin y homologacin de procedimientos descriptivos.

ARTICULO SEGUNDO. La administracin pblica en sus diferentes niveles y las entidades
privadas que cumplen funciones pblicas, para la contratacin de los servicios archivsticos de
que trata el artculo 14 de la Ley General de Archivos debern evaluar las propuestas y verificar
que stas cumplan los requisitos administrativos y tcnicos regulados en el presente Acuerdo.
Del estudio realizado se dejar constancia en el expediente del contrato que se adjudique.

La Administracin pblica para la contratacin de los servicios Reprogrficos deber
previamente haber organizado los documentos y archivos de conformidad con las tcnicas
archivsticas.

Para la contratacin de cualesquiera de los servicios a que se refieren los artculos 13 y 14 de la
Ley General de Archivos, la Entidad deber contar con la asesora del Jefe de Archivo o quien
haga sus veces.

ARTICULO TERCERO. La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el
detrimento que se le pueda causar al patrimonio documental de la Entidad por dicha omisin,
har acreedor al servidor pblico responsable a cuyo cargo estn los archivos pblicos, de la
sancin estipulada en el literal b) del artculo 35 de la Ley 594 de 2000 y en concordancia con el
Rgimen Disciplinario nico.


ARTICULO CUARTO. En ningn caso, la Entidad pblica o la privada que cumple funciones
pblicas trasladar la responsabilidad de la gestin de los documentos y la administracin de
sus archivos a las empresas que contrate para la prestacin de los servicios archivsticos y
debern disear mecanismos efectivos para ejercer control sobre los documentos y los
servicios contratados.


ARTICULO QUINTO. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga
expresamente el Acuerdo 05 de Julio 24 de 1997 y los dems que le sean contrarios.



PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE


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Dado en Bogot D. C. a los veinte (20) das del mes de Septiembre de dos mil dos (2002).






(FDO) ADRIANA MEJA HERNNDEZ
Presidente





(FDO) ELSA MORENO SANDOVAL
Secretario Tcnico