Correccin de las desviaciones.

Cuando los resultados esperados y los logros coinciden, slo se reafirma que las
decisiones y los planes fueron correctos. En los casos en que existen diferencias, se
deben hacer esfuerzos para determinar lo errneo o lo positivo. Aunque no siempre
sea fcil la deteccin de las causas ms significativas, deber analizarse entre los
siguientes factores posibles:
La informacin misma puede ser errnea. Si este es el caso debe corregirse el
dato o cambiarse la fuente de informacin.
El medio ambiente en el que se desarrolla la organizacin cambi en una
forma inesperada. En estos casos, la empresa debe instrumentar mejores
medios para anticiparse a los cambios del medio ambiente o para influir ms
en l de manera que pueda obtener los resultados esperados. Los objetivos,
metas o estrategias y polticas seleccionados, fueron deficientes. En este caso
debern revisarse y replantearse en funcin de un mayor conocimiento de los
resultados, en ese punto es importante tener la madurez suficiente para
cambiar el plan original si es necesario.
La instrumentacin de las decisiones y acciones no se realiz debidamente. En
estos casos ser necesario revisar y hacer cambios en las funciones
administrativas bsicas en el interior de la organizacin. En la organizacin:
examinar la estructura para que refleje las normas, asegurarse de que se
comprendan bien las funciones y obligaciones, y si es necesario reestructurar
la organizacin. En la direccin: proporcionar un mejor liderazgo, mejorar la
motivacin, explicar mejor el trabajo, administrar por objetivos, asegurarse de
que hay un acuerdo entre la administracin y los subordinados acerca de las
normas, mejorar la administracin de los recursos humanos, financieros y
materiales.
Tericamente es posible el control de cualquier proceso o situacin si se presentan las
siguientes condiciones:
o Si es posible desarrollar informacin que revele lo ejecutado en un proceso.
o Si existe un estndar del cumplimiento.
o Si los medios de comparacin dan el grado de variacin.
o Si los medios de comunicacin y de informacin son tcnicamente posibles. Si
es posible hacer cambios que eliminen las variaciones
o . Si el ajuste de variaciones puede ocurrir rpidamente para que la accin
correctiva sea relevante.
Adems de las condiciones anteriores, conviene que los sistemas de control se
diseen considerando las siguientes caractersticas:
Que se apliquen en aquellos puntos crticos o estratgicos en que pueden
ocurrir desviaciones que las actividades se cumplan conforme se ha planeado.
Que reflejen la estructura orgnica, de manera que cada jefe ejerza el control
en su rea dentro de la organizacin.
Que manifiesten rpidamente cualquier desviacin, preferentemente antes de
que suceda, de manera que se puedan prever anomalas presentes y futuras.
Que sean econmicos, es decir, que justifiquen cuando menos lo que cuestan.
Que sea de fcil comprensin, para que quien lo va a ejercer lo entienda y lo
opere libremente.
Que sean significativos en su informacin.
Que permitan llegar al fondo de las causas que han originado desviaciones, de
manera que se pueda definir no slo lo que sucede, sino tambin el por qu, a
fin de que las correcciones no sean transitorias sino permanentes.