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Entre los suscritos SARA GONZALEZ HERNANDEZ, mayor de edad, domiciliada en Bogotá, D.C.,
identificada con la cédula de ciudadanía número 41.465.685 expedida en Bogotá, Profesional
Especializado Código 2028 Grado 14, encargada de las funciones propias de la Dirección General
mediante Decreto Presidencial No. 675 del 6 de marzo de 2009 y en posesión del cargo según acta
No. 2111 del 13 de marzo de 2009, actuando en su calidad de Directora General del ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN, que en adelante se denominará el AGN, y por la otra JORGE ENRIQUE
BLANCO BARRERA, mayor de edad identificado con cédula de ciudadanía número 19.192.555,
quien bajo la gravedad del juramento manifiesta no hallarse incurso en ninguna de las inhabilidades e
incompatibilidades para contratar, previstas en el artículo 8o. de la Ley 80 de 1993 y artículo 18 de la
Ley 1150 de 2007, igualmente no estar reportado como responsable fiscal en el Boletín de la
Contraloría General de la República de acuerdo con la Ley 610 de 2000 y responder en todo caso por
ésta manifestación, en su condición de Representante Legal y Gerente de INTERPROCESOS LTDA.,
con N.I.T. 800.162.463-3 y matrícula mercantil No. 00499274 de la Cámara de Comercio de Bogotá,
sociedad constituida por Escritura Pública N° 2099 del 8 de mayo de 1992 otorgada en la Notaría
Catorce (14) del Círculo de Bogotá, inscrita el 15 de mayo de 1992, bajo el número 365167 del Libro
IX y reformada por Escritura Pública N° 2222 del 21 de junio de 2005 otorgada en la Notaría Veintitrés
(23) del Círculo de Bogotá e inscrita el 24 de junio de 2005 bajo el número 997848 del libro
respectivo, quien en adelante se denominará el CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el
presente contrato estatal de compraventa para la adquisición de equipo para digitalizar microfilmes de
manera automática; que se regirá por la Ley 80 de 1993, articulo 50 de la Ley 789 de 2002, Ley 828
de 2003 artículos 2 y 23 de la Ley 1150 de 2007, 2 y 81 del Decreto 2474 de 2008, normas civiles y
comerciales, previas las siguientes consideraciones: 1) Que el Jefe de la División de Reprografía y
Automatización, mediante Estudio de Conveniencia y Oportunidad N° I-183 de fecha 23 de octubre de
2009, manifiesta la necesidad de celebrar el presente contrato; 2) Que el AGN tiene el compromiso
de poner a disposición de los ciudadanos colombianos la documentación que custodia, la cual
contiene información sobre el Bicentenario de la Independencia de Colombia y que esta dispuesta en
4200 rollos de microfilm correspondiente a archivos externos al AGN, lo cual corresponde a
5.880.000 fotogramas y dado que dicha documentación no está disponible, la mejor opción para su
consulta son los medios digitales a través de la digitalización de los microfilmes; 3) Que el AGN
presta servicios archivísticos en la modalidad de digitalización masiva de microfilmes, y el equipo a
adquirir será de utilidad para instituciones públicas y privadas que cuentan con microfilmes y que
requieren imágenes digitalizadas para sus sistemas de información. 4) Que la Ley 1150 de 2007 en
su artículo 2° numeral 4°, establece la modalidad de contratación directa y la lista taxativa de los
casos en que ésta procede, entre los que se encuentra el literal g que reza: “cuando no exista
pluralidad de oferentes en el mercado.” 5) Que el numeral 2° del artículo 81 del Decreto 2474 de 2008
señala que: “Se considera que no hay pluralidad de oferentes:(...) 2. Cuando solo exista una persona
que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los
derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.” 6) Que mediante
Resolución 271 del 30 de octubre de 2009 se dispuso contratar directamente con la empresa
INTERPROCESOS LTDA la adquisición del equipo digitalizador de microfilmes por la suma de
Doscientos Sesenta Millones de pesos M/Cte ($260.000.000) incluido IVA, previa recomendación de
la Junta de Licitaciones y Adquisiciones contenida en Acta N° 73 de fecha 23 de octubre de 2009 y
concepto técnico del 22 de Octubre de 2009 suscrito por el Jefe de la División de Reprografía y
Automatización en el que señala que la única firma que cumple técnicamente es INTERPROCESOS
LTDA que ofrece la marca MEKEL de referencia MACH V, fabricado por la empresa The Crowley
Company y de la cual es su proveedor exclusivo en Colombia como consta en el Certificado de la
Cámara de Comercio de Bogotá, anexo al presente contrato. 7) Que para amparar el presente
compromiso el Coordinador del Grupo de Presupuesto expidió el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal N° 2009/0745 de fecha 26 de octubre de 2009. CLAUSULA PRIMERA.- OBJETO: EL
CONTRATISTA, se compromete a entregar al AGN a titulo de venta equipo para digitalizar
microfilmes de manera automática. CLAUSULA SEGUNDA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:
En desarrollo del presente contrato, EL CONTRATISTA, se obliga a: 1) Que el equipo digitalizador de
microfilmes, cumpla con las siguientes características técnicas:
ACEPTADAS
REDUCCIÓN MÍNIMA 16X o menor,
REDUCCIÓN MÁXIMA 48X o superior
SISTEMA DE ZOOM Entre las reducciones mínima y máxima.
FORMATOS DE Simplex, Duo, Duplex
MICROFILMACIÓN UTILIZABLES
POR EL EQUIPO
TIPO DE ESCANEO Escala de grises (256 niveles) y blanco y negro.
VELOCIDAD DE ESCANEO 350 imágenes por minuto a 200 dpi a partir de rollo de 16 mm
con reducción de 24X con detección automática de
fotogramas para generar imágenes digitales.
FORMATOS DE GRABACIÓN Al menos los siguientes TIFF, JPEG, PDF.
COMPUTADOR PC Compatible y configurado de fábrica para el manejo del
digitalizador.
SOFTWARE DE MANEJO De las imágenes y del equipo digitalizador con las siguientes
características:
1. Licencia de uso a nombre del AGN.
2. Compatibilidad con el sistema operativo Windows Vista.
3. Captura de indización de Blips y generación automática de
índices.
4. Posibilidad de hacer tratamiento de imágenes tanto de manera
automática como manual.
PROG 221, SPR 709, PRY 3, SPRY 2, REC 10” y “IMPLANTACION DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS EN COLOMBIA GASTOS GENERALES PROG 310, SPR 709, PRY 5, SPRY 2, REC 21”
pagaderos así: El AGN pagará al contratista en un pago correspondiente al 100% del valor del
contrato, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la entrega a satisfacción del equipo al
AGN expedido por el supervisor del contrato, y que este instalado, en funcionamiento y se haya
impartido la capacitación de operación del mismo al personal que el AGN designe para ello. La
factura deberá estar acompañada de cuenta de cobro y certificación expedida por el revisor fiscal de
la empresa (si lo tienen) o por el representante legal acreditando el pago de aportes parafiscales
(SENA, ICBF, Caja de Comprensación Familiar) y patronales (Seguridad Social en Salud, Pensiones
y Riesgos Profesionales de los Empleados de la Empresa), en cumplimiento del Artículo 50 de la Ley
789 de 2002. Previo trámite administrativo y quedando condicionado a la disponibilidad del PAC, y/o
situación de recursos por parte de la Tesorería del Archivo General de la Nación y de la Dirección del
Tesoro Nacional. PARÁGRAFO PRIMERO: RETENCIONES: Para efecto del impuesto a las ventas,
el CONTRATISTA manifiesta estar inscrito al régimen común, no ser gran contribuyente ni
autoretenedor; actividad Económica Comercial 5170, tarifa correspondiente al 9.66 X 1000. Para
cumplir con las obligaciones fiscales de ley, el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION efectuará las
retenciones que surjan del presente contrato las cuales estarán a cargo del CONTRATISTA, de
conformidad con la información suministrada. PARÁGRAFO SEGUNDO: EL CONTRATISTA deberá
presentar para cada uno de los pagos la correspondiente factura. PARÁGRAFO TERCERO: El pago
podrá efectuarse a través de consignación bancaria, en la cuenta corriente No. 077098218 de la
Corporación Bancaria BANCO DE BOGOTA Sucursal Santa Teresita. CLAUSULA SEXTA. PLAZO
DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. El presente contrato tiene un plazo de ejecución de UN (1) MES,
contados a partir de la fecha establecida en el Acta de Inicio. Para la suscripción del Acta de Inicio se
requiere el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. CLAUSULA
SEPTIMA.- DURACIÓN O VIGENCIA.- La vigencia del presente contrato se extenderá a los (4)
meses siguientes al vencimiento del plazo de ejecución. CLAUSULA OCTAVA.- IMPUTACION
PRESUPUESTAL. Los pagos a que se obliga el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION por el
presente contrato se sujetarán a la apropiación presupuestal del año fiscal 2009, según Certificado de
Disponibilidad Presupuestal No.2009/0745, de fecha 26 de Octubre de 2009, expedido por el
Coordinador de Presupuesto. CLAUSULA NOVENA.- GARANTIA CONTRACTUAL. El
CONTRATISTA podrá optar entre alguno de los siguientes mecanismos de cobertura de riesgos:
Póliza de Seguros, Fiducia Mercantil en Garantía, Garantía bancaria a primer requerimiento, Endoso
en garantía de títulos valores o Depósito de dinero en garantía. El AGN, verificará el cumplimiento de
los requisitos del mecanismo empleado de acuerdo con lo establecido en el Decreto 4828 de 2008 y
en todo caso deberá contener las siguientes coberturas: a) De cumplimiento general del contrato.
Con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones que en razón en este contrato asume EL
CONTRATISTA, deberá otorgar caución por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) de valor
total del contrato. Su duración será igual a la del contrato y cuatro (4) meses más y deberá incluir en
ella, el cumplimiento de las multas y la Cláusula Penal Pecuniaria pactadas. b) De calidad del bien y
servicio. Con el fin de garantizar la calidad del servicio, EL CONTRATISTA deberá otorgar caución
por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. Su duración será igual
a la del contrato y seis (6) meses más. PARÁGRAFO PRIMERO: Con el fin de garantizar la
obligación del afianzado, de llevar a cabo una labor determinada con sus respectivas especificaciones
o de aportar los conocimientos especializados que posea, EL CONTRATISTA debe responder por la
garantía mínima presunta, por vicios ocultos y en general los derechos del consumidor.
PARÁGRAFO SEGUNDO: INDEMNIDAD: Será obligación del CONTRATISTA mantener las
garantías otorgadas al AGN en razón de este contrato indemnes de cualquier reclamación
proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista. CLAUSULA
DECIMA.- MULTAS. En caso de incumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, el
AGN, podrá imponer multas así: a) Por no constituir la Garantía Única, un (1) Salario Diario Minimo
Legal Vigente por cada día de retraso; b) Por no cumplir cada una de las obligaciones contenidas en
la cláusula segunda del contrato, un (1) Salario Diario Minimo Legal Vigente, por cada día de retraso.
El pago o deducción de las multas que se llegaren a imponer no exonerará al Contratista del
cumplimiento de las obligaciones de este contrato, ni suspenderá o extenderá el plazo de ejecución
del mismo. El valor máximo que podrá imponerse por concepto de las multas ocasionadas en el
incumplimiento de las obligaciones del contrato corresponderá hasta el 15% del valor del contrato,
cumplido este porcentaje el AGN podrá declarar la caducidad del contrato. Para todos los efectos de
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CONTRATO ESTATAL DE COMPRAVENTA No. 320 DE 2009 SUSCRITO ENTRE EL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN E INTERPROCESOS LTDA.
este contrato se entenderá que las multas pactadas entre las partes, son mecanismo de apremio al
Contratista y no pretende indemnizar de manera anticipada los perjuicios que se lleguen a causar al
AGN como consecuencia de los eventuales incumplimientos por parte del CONTRATISTA.
PARÁGRAFO: PROCEDIMIENTO PARA IMPONER LAS MULTAS. El Supervisor del contrato, una
vez verifique y cuente con los documentos soportes que demuestren el incumplimiento de la
obligación del contrato, prevista anteriormente, informará al CONTRATISTA por escrito el presunto
incumplimiento citando la obligación incumplida, fecha de incumplimiento y el valor de la multa El
CONTRATISTA, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo del escrito del Supervisor
deberá presentar por escrito dirigido a este, su pronunciamiento sobre el particular. Al día siguiente
de vencido este término, el Supervisor remitirá al Coordfinador del Grupo Jurídico por escrito el
respectivo informe con todos sus soportes y su pronunciamiento. Revisada la actuación por el
Coordinador del Grupo Jurídico, éste suscribirá un oficio citando al representante legal del
CONTRATISTA a una audiencia con la Secretaria General del AGN, en la que se escuchará al
CONTRATISTA, garantizando así el derecho a la defensa y al debido proceso; lo anterior se hará
constar en acta suscrita por las partes en la que además se harán constar los eventuales acuerdos a
los que lleguen las partes. En caso que la Administración decida que hay lugar a la multa, el
Coordinador del Grupo Jurídico proyectara el acto Administrativo correspondiente para firma de la
Secretaria General o del Director General, según sea el caso. En firme el acto administrativo que
impone la multa, y de existir saldos a favor del contratista, el Supervisor verificará que el
CONTRATISTA haya incluido el correspondiente descuento o compensación dentro de la siguiente
factura. De no existir saldos a favor del CONTRATISTA, el valor de la multa se cobrará contra la
Garantía Única si hay lugar a ello, o por vía ejecutiva. CLAUSULA DECIMA PRIMERA.- PENAL
PECUNIARIA. En caso de incumplimiento definitivo por parte del contratista, de cualquiera de las
obligaciones contraídas con el contrato o en caso de declaratoria de caducidad, el contratista pagará
al AGN, a título de tasación anticipada de perjuicios, una suma equivalente al diez por ciento (10%)
del valor total del contrato, lo cual no lo exime del pago de los perjuicios causados en exceso de dicha
tasación. Para hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria por incumplimiento definitivo de
obligaciones la Secretaria General o el Director General, según sea el caso, expedirá resolución
motivada declarando el incumplimiento y ordenando hacer efectiva esta Cláusula. En firme el acto
administrativo, y de existir saldos a favor del contratista, el Supervisor verificará que el
CONTRATISTA haya incluido el correspondiente descuento o compensación dentro de la
siguiente factura. De no existir saldos a favor del CONTRATISTA, el valor de la cláusula penal se
cobrará contra la Garantía Única si hay lugar a ello, o por vía ejecutiva.CLAUSULA DECIMA
SEGUNDA.- CADUCIDAD: EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION podrá declarar la caducidad
administrativa del presente contrato mediante resolución motivada de conformidad con lo previsto en
el artículo 18 de la ley 80 de 1993, el artículo 1 de la ley 828 de 2003 y el presente contrato.
CLAUSULA DECIMA SEGUNDA.- APLICACION DE LAS CLAUSULAS EXCEPCIONALES: A este
contrato le son aplicables, por pacto expreso entre las partes las cláusulas de interpretación,
modificación y terminación unilaterales y de caducidad de acuerdo a lo establecido por la ley 80 de
1993, artículos 14 numeral 2, 15, 16,17 y 18. CLÁUSULA DECIMA TERCERA.- SUSPENSIÓN: Las
partes de común acuerdo podrán suspender el plazo del contrato cuando se presenten circunstancias
que así lo justifiquen, siempre y cuando con ello no se causen perjuicios ni se causen mayores costos
para el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. De la suspensión las partes suscribirán acta en la que
se señalarán las fechas durante las cuales estará suspendida la ejecución del contrato. En el evento
de ser determinable la fecha de levantamiento de la suspensión, se suscribirá acta de reanudación de
la ejecución del contrato. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA.– TERMINACIÓN: El presente contrato se
termina por las siguientes razones: a) Por vencimiento del plazo pactado; b) Cuando surjan razones
de fuerza mayor o caso fortuito que hagan imposible el cumplimiento del objeto y finalidad del
contrato; c) Por mutuo acuerdo de las partes. PARAGRAFO: En los eventos de terminación
anticipada del contrato, esto es, antes del vencimiento del plazo pactado, las partes suscribirán acta
donde conste este hecho, se consigne la obligación del CONTRATISTA de hacer entrega al
Supervisor de la información básica, las actividades desarrolladas en ejecución del contrato.-
CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA.- SUPERVISIÓN: El AGN ejercerá la vigilancia sobre la ejecución del
presente contrato a través del Jefe de la División de Reprografía y Automatización o quien designe el
Secretario General, quien deberá colaborar con el CONTRATISTA para la correcta ejecución del
contrato: a) Elaborar y suscribir con el contratista el acta de iniciación y liquidación del contrato; b)
Verificar que el CONTRATISTA cumpla con sus obligaciones contractuales oportunamente; c)
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CONTRATO ESTATAL DE COMPRAVENTA No. 320 DE 2009 SUSCRITO ENTRE EL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN E INTERPROCESOS LTDA.
EL AGN EL CONTRATISTA