El control administrativo.

Su importancia
El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. El control es un elemento del
proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas.
Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del control. El control es una funcin
administrativa, es decir es una labor gerencial bsica, que puede ser considerada como una de las ms importantes para
una optima labor gerencial.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar
que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organizacin tienen la
obligacin de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias
para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administracin.
El control como fase del proceso administrativo
A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que
tienen como propsito alcanzar una meta en comn, a travs de diversos planes establecidos y a travs de los recursos que
se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administracin, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los
miembros de una organizacin para lograr captar sus objetivos.
La administracin en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones especficas que
son: la planificacin, la organizacin, la direccin y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo
y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima
utilizacin de los recursos.
Definicin De Control
El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento.
Analizando las diferentes definiciones empleadas por administradores como Stoner, Fayol, Robbins, entre otros;
estudiando su importancia, su clasificacin y las reas de desempeo. Adems incluiremos el estudio de 3 casos prctico
que presenta la empresa Bikesports C.A. en sus departamentos de administracin, finanzas y mercadeo.
Para Robbins (1996) el control puede definirse como el proceso de regular actividades que aseguren que se estn
cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa (p.654).
Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: El control administrativo es el proceso que permite
garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas (p.610).
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control Consiste en verificar si todo se realiza conforme al
programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativosTiene la finalidad de sealar las faltas y
los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repeticin. (p.62).
Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son bsicos o esenciales:
-En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisin de las actividades realizadas.
-En segundo lugar, deben existir estndares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los
resultados.
-En un tercer lugar, el control permite la correccin de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las
actividades realizadas.
-Y en ltimo lugar, a travs del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, despus de
haber hecho las correcciones necesarias.
En conclusin podemos definir el control como la funcin que permite la supervisin y comparacin de los resultados
obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo
de acuerdo con los planes de la organizacin y dentro de los lmites de la estructura organizacional.
Importancia Del Control Dentro Del Proceso Administrativo
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurar que los
objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo.
De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta funcin que lograremos
precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir
dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el
planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para
determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las
medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer
retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de
informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin.
El Control
Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para
asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo
contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas.
El control facilita el logro de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control. Los planes no se
logran por si solos, stos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas,
despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

Propsito y funcin del control
El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan xito al detectar
desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones
indeseadas reales o potenciales.
La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se
implanten en forma correcta.
La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos:
Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de produccin de los empleados,
tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
Checar el desempeo a intervalos regulares (cada hora, da, semana, mes, ao.)
Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios.
Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales como una nueva capacitacin o
una mayor instruccin. Si no existe ninguna variacin, continuar con la actividad.
La esencia del control administrativo
El control es la cuarta, y ltima funcin en el proceso administrativo. Al igual que la planificacin, el control se
ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una
empresa.

El control se ejerce a travs de la evaluacin personal, los informes peridicos de desempeo (o de resultados
reales, como tambin se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de
control como sigue:

1. Control preliminar (a travs de la alimentacin adelantada); Se ejerce previamente a la accin para
asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades.

2. Control coincidente (generalmente a travs de informes peridicos de desempeo); Vigilar (mediante la
observacin personal e informes) las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las polticas y los
procedimientos, sobre la marcha.

3. Control por retroalimentacin; Accin a posteriori (replanificacin), concentrando la atencin sobre los
resultados pasados para controlar las actividades futuras.

Un proceso de control corriente, cuyo propsito sea ayudar a vigilar las actividades peridicas de un negocio y
de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes fases:
1. Comparar el desempeo (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2. Preparar un informe de desempeo que muestre los resultados reales, los resultados planificados y
cualquier diferencia entre ambos.
3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las
variaciones.

4. Desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualesquier deficiencia y aprender de los xitos.
5. Hacer una seleccin (accin correctiva) del men de alternativas y ponerla en prctica.
6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la correccin; continuar con la alimentacin
adelantada para efectos de replanificacin.
El control eficaz exige la alimentacin adelantada. En otras palabras, se supone que los objetivos, los planes,
las polticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las
correspondientes responsabilidades de desempeo. Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en
el concepto de la retroalimentacin, el cual exige mediciones del desempeo y dispara la accin correctiva
prevista para asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el
control para medir el avance. En algunos casos, el control tiene tambin como resultado la modificacin de los
planes y metas anteriores o la formulacin de nuevos planes, cambios en la operacin y reasignacin de la
gente. Deben desarrollarse mtodos de control para las caractersticas particulares de la operacin y la
estructura de organizacin.
Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relacin con el momento de la accin.
El control no puede ser a posteriori; por ejemplo, un desembolso ya efectuado o una ineficiencia ya cometida
no puede deshacerse. Por lo tanto, debe aplicarse un control eficaz en el momento de la accin o cuando se
asuma el compromiso. Este concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones debe
empearse en alguna forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los objetivos, los planes, las
polticas y las normas deben haber sido comunicados al gerente y plenamente comprendidos por ste con la
anticipacin necesaria.

La comparacin de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye una medicin de la
efectividad del control durante un perodo pasado especificado, el cual constituye la base para una eficaz
retroalimentacin. Los hechos que se muestran en un informe de desempeo no pueden ya cambiarse; sin
embargo, la medicin histrica puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro. El concepto
importante aqu es que los objetivos, las polticas y las normas cumplen dos necesidades bsicas en el
proceso global de control, a saber:
1. La alimentacin adelantada - que constituye una base para el control en el momento de la accin

2. La retroalimentacin - que representa una base para la medicin de la eficacia del control posteriormente a
la accin. Adems la retroalimentacin sirve para la replanificacin.
Control como un sistema de retroalimentacin

El control administrativo es esencialmente el mismo proceso bsico que se encuentra en los sistemas fsicos,
biolgicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos mediante la retroalimentacin de
informacin, que muestra las desviaciones con respecto a los estndares y da origen a los cambios, en otras
palabras, los sistemas utilizan parte de su energiza para retroalimentar informacin se compara el desempeo
con un estndar e inicia la accin correctiva.
Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentacin similar al que
opera en el termostato comn en un hogar. Este aspecto se puede ver con claridad al observar el proceso de
retroalimentacin en el control administrativo el la figura. Este sistema presenta el control en una forma mas
compleja y realista que si se considera solamente como un asunto de fijacin de estndares, medicin del
desempeo y correccin de desviaciones. Los administradores miden el desempeo real, comparan esta
medicin con los estndares e identifican las desviaciones; pero despus, para realizar las orrecciones
necesarias deben desarrollar un programa de accin correctiva y ponerlo en practica a fin de al desempeo
deseado.
CONTROL ADMINISTRATIVO
Control es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeode los subordinados para asegurar
que los objetivos de la empresa seanAlcanzados. El trmino control se utiliza frecuentemente con las
siguientesvariantes:
Funcin restrictiva y coercitiva
Utilizado para evitar ciertos desvos indeseableso comportamientos no aceptados. En este sentido, el control tiene
carcter negativo y limitante y muchas veces se interpreta como coercin, delimitacin,inhibicin y manipulacin. Es el
denominado control social aplicado en la sociedady en las organizaciones para inhibir el individualismo y la libertad
personal.
Sistema automatico de regulacion
Utilizado para mantener cierto gradoconstante de flujo de modo automtico, o el funcionamiento de un sistema. Es
elcaso del proceso de control automtico en las refineras de petrleo y lasindustrias qumicas de procesamiento
continuo y automtico. El mecanismo decontrol detecta posibles desvos o irregularidades y proporciona,
automticamente,la regulacin necesaria para volver a la normalidad. Cuando algo est bajo control,significa que est
dentro de lo normal.
Funcion administrativa
Forma parte del proceso administrativo, junto con la planeacin, la organizacin y la direccin.
ETAPAS DE CONTROL
1. Establecimiento de Estndares1. Establecimiento de Estndares
Estndar: Unidad de medida que sirve como modelo, Unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base
en la cual se efecta el control. Gua o patrn con base en la cual se efecta el control.
Los estndares representan la expresin de las metas Los estndares representan la expresin de las metas de
planeacin de la empresa o departamento ende planeacin de la empresa o departamento en trminos tales que el
logro real de los deberes trminos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.
asignados puedan medirse contra ellos.
Pueden ser fsicos y representar cantidades de Pueden ser fsicos y representar cantidades de productos, unidades de
servicio, horas-hombre, productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden
velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en trminos monetarios como costos ,estipularse en trminos
monetarios como costos,ingresos o inversiones; u otros trminos de medicin.ingresos o inversiones; u otros trminos
de medicin.
2. Medicin de resultados
Si el control se fija adecuadamente y si existen Si el control se fija adecuadamente y si existenmedios disponibles para
determinar exactamente quemedios disponibles para determinar exactamente queestn haciendo los subordinados, la
comparacin delestn haciendo los subordinados, la comparacin deldesempeo real con lo esperado es fcil. Pero
haydesempeo real con lo esperado es fcil. Pero hayactividades en las que es difcil establecer estndaresactividades
en las que es difcil establecer estndaresde control por lo que se dificulta la medicin.de control por lo que se dificulta
la medicin.
3. CorreccinSi como resultado de la medicin se detectanSi como resultado de la medicin se detectandesviaciones,
corregir inmediatamente esasdesviaciones, corregir inmediatamente esasdesviaciones y establecer nuevos planes
ydesviaciones y establecer nuevos planes yprocedimientos para que no se vuelvan a presentar.procedimientos para que
no se vuelvan a presentar-
4. Retroalimentacin
Una vez corregidas las desviaciones,Una vez corregidas las desviaciones,reprogramar el proceso de controlreprogramar
el proceso de controlcon la informacin obtenida causantecon la informacin obtenida causantedel desvo.




Actividades Importantes del Control
Comparar los resultados con Comparar los resultados con los planes generales.los planes generales.
Evaluar los resultados con los estndares de desempeo.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medicin.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados del control