Las Funciones Administrativas de la Toma de Decisiones

El Proceso administrativo es un tema muy interesante, puesto que los partidarios de

la escuela del proceso administrativo consideran la administracin como una actividad
compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo nico;
adems teniendo en cuenta que es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a
cabo una actividad o lograr un objetivo.
La toma de decisiones en una organizacin inherente especialmente a los gerentes a
pesar de que todos los miembros de una organizacin toman decisiones a diario, las
decisiones que revierten importancia son las que involucran al trabajo de los gerentes, es
por eso que a los gerentes se los conoce frecuentemente como los que toman decisiones, ya
sea que planifiquen, organicen, dirijan o controlen.
En realidad es correcto decir que la toma de decisiones es sinnimo de la
Administracin. El hecho de que la toma de decisiones intervenga en casi todas las
actividades de los gerentes, no significa que las decisiones siempre sean un proceso
prolongado, comprometido o evidente, o decisiones programadas, gran parte de sus
actividades es la toma de decisiones de tipo rutinario o no programadas, ya que son casos
que se pueden resolver con rapidez y muchas veces ya se ha presentado este caso y su
resolucin obedece a una rutina o un tipo de problemas de fcil resolucin, sin embargo se
debe tener en cuenta que aunque parezca que es sencilla la resolucin de determinado
problema, y el gerente haya resuelto el mismo tipo de problema muchas veces, no deja de
ser una decisin que involucra a todas las funciones administrativas.
Este proceso administrativo est formado por 4 funciones fundamentales:
planificacin, organizacin, direccin y control; constituyen el proceso de la
administracin.
Considerando que cada una de las funciones cumple un rol preponderante;
plantendose el poder lograr el proceso de administrar a travs de estos pasos
especficamente:

La Planificacin: Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, polticas,
reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de un organismo social. , es
decir, consiste en determinar lo que va a hacerse. (Propsitos, objetivos, estrategias,
polticas, programas, presupuestos, procedimientos).
Contribucin de los objetivos.
Extensin de la planeacin.
Eficacia de los planes.
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar
identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto
origina las preguntas: de qu trabajo necesita hacerse? Cundo y cmo se har? Cules
sern los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos?. En
esencia, se formula un plan o un patrn integrando predeterminando de las futuras
actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver hacia
delante.
Actividades Importantes de Planificacin
Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
Pronosticar.
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo.
Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios
nuevos y mejores de desempear el trabajo.
Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.
Anticipar los posibles problemas futuros.
Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
La Organizacin: La organizacin agrupa y ordena las actividades necesarias para
lograr los objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad,
responsabilidad y jerarquas; estableciendo adems las relaciones de coordinacin que entre
dichas unidades debe existir para hacer ptima la cooperacin humana, en esta etapa se
establecen las relaciones jerrquicas, la autoridad, la responsabilidad y la comunicacin
para coordinar las diferentes funciones. (Divisin del trabajo y de la coordinacin;
jerarquizacin, departamentacin, descripcin de funciones).
Objetivos cuantificables.
Claro concepto de actividades o actividades involucradas.
rea clara y concisa de la autoridad o de la decisin.
Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hayan sido
determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las
necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participacin de
cada miembro del grupo. Esta distribucin del trabajo est guiada por la consideracin de
cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las
instalaciones fsicas disponibles.
Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un
mnimo de gastos o un mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que se alcance
algn objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en l numero o en la calidad de los
miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros
asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relacin con el grupo y la del
grupo con otros grupos de la empresa.
Actividades Importantes de Organizacin
Subdividir el trabajo en unidades operativas.
Agrupar las obligaciones operativas en puestos.
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admn.
Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.
La Direccin: Es la accin e influencia interpersonal del administrador para lograr
que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de
decisiones, la motivacin, la comunicacin y coordinacin de esfuerzos la direccin
contiene: rdenes, relaciones personales jerrquicas y toma de decisiones. (Toma de
decisiones, integracin, motivacin, comunicacin, y supervisin).
Propsito de la empresa.
Factores productivos.
Naturaleza del factor humano.
Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y
continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre
las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en accin est dirigir,
desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su
trabajo mediante su propia creatividad y la compensacin a esto se le llama direccin.
Actividades Importantes de la Direccin
Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la
decisin.
Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
Motivar a los miembros.
Comunicar con efectividad.
Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo.
Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control.
El Control: Establece sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones
que se presenten, con el fin de asegurar que los objetivos planeados se logren.
Establecer estndares.
Medicin.
Correccin.
Retroalimentacin
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que s est
haciendo para asegurar que el trabajo de otros est progresando en forma satisfactoria hacia
el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes
requeridas para ese plan y la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa
ser un xito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstculos
inesperados y habrn de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una
accin correctiva.
Actividades Importantes de Control
Comparar los resultados con los planes generales.
Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medicin.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados del control.




Tambin se ha de tener en cuenta que para lograr el Proceso Administrativo se lo ha
de hacer a travs de las personas, cuando estas se ubican en los distintos niveles de la
organizacin generan a travs del cumplimiento de sus funciones y el surgimiento del
objetivo organizacional el proceso administrativo.
Entonces todos aquellos que se vinculan de alguna manera para lograr esa intencin
comn a todos, aplican la accin de administrar, es decir son administradores; y son
aquellos que hacen el uso y aplicacin de procesos administrativos en unidades
organizacionales, pero no todos aplican estos pasos con la misma intensidad, esto depende
de la ubicacin que tengan dentro de la estructura de la organizacin.
Por lo tanto es muy importante tener en cuenta el conjunto de fases o etapas
sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, las cuales se interrelacionan y
forman el proceso integral.
Etapas de la Toma Decisiones
Ms que un evento, la toma de decisiones es un proceso; esto es, en lugar de un
hecho puntual, aislado, la misma transcurre alrededor de una serie de fases o etapas
interconectadas.
No obstante, ante una situacin de toma de decisiones las personas no actan
necesariamente de una manera metdica, desde la primera hasta la ltima etapa; algunas
parecen progresar linealmente mientras que en otras se producen grandes fluctuaciones.
Cada etapa supone la presencia de ciertas actitudes y la realizacin de diversas
tareas, cumplidas las cuales se avanza hacia la etapa subsiguiente. Si la persona omite
cualquiera de ellas antes de comprometerse con una opcin particular, o lleva a cabo
alguna(s) descuidadamente, se dificulta la toma de una decisin acertada.
Los tericos de la eleccin vocacional -entre ellos Super, Ginzberg y Tiedeman-
conciben la misma como un proceso continuo que evoluciona a travs de cierto nmero de
etapas. Otros investigadores, al estudiar la toma de decisiones generales, la conciben
tambin como un proceso; entre ellos Irving Janis quien propone un modelo de cinco
etapas principales que llevan a una decisin estable, y Theodore Rubin que delinea un
proceso conformado por ocho fases.
Hemos hecho una integracin personal de los planteamientos de los dos ltimos
autores para elaborar lo que, a nuestro juicio, resume el proceso de toma de decisiones, a lo
largo de cinco etapas:
Primera Etapa: Necesidad de Tomar una Decisin.
La toma de decisiones comienza cuando una persona se enfrenta a una nueva
situacin que implica amenazas (por ejemplo, someterse a una ciruga o dejar de tomar,
por razones de salud) u oportunidades (tal como radicarse en otra ciudad, elegir una carrera
o contraer matrimonio). Para que sea una situacin de decisin debe presentarse la
posibilidad de escoger -por lo menos- dos alternativas.
Una actitud deseable en esta fase consiste en examinar si la probable amenaza u
oportunidad es lo suficientemente importante como para justificar el esfuerzo de tomar una
decisin al respecto. Si la respuesta es negativa, la persona continuar con su lnea de
conducta habitual, pero si es afirmativa aceptar el reto y optar por otra lnea de accin,
continundose as el progreso a lo largo de las posteriores etapas.
Segunda Etapa: Enumeracin de las Alternativas, Opciones o Cursos
de Accin Disponibles.
Una vez que se acepta que es necesario adoptar una decisin, se analizan los
objetivos relacionados con ella y se buscan las alternativas, opciones o cursos de accin
disponibles para lograr los objetivos relacionados con la decisin.
La actitud provechosa debe ser de apertura, flexibilidad, libertad y creatividad, para
generar opciones que permitan contar con una lista lo suficientemente amplia. Conviene
dar la misma atencin a todas las opciones que surjan, por ridculas, incoherentes e
improbables que resulten ms tarde, evitando que una evaluacin racional y objetiva
desempee algn papel.
La ayuda externa puede ser muy til, siempre que la persona no descuide su propia
lista de opciones y no se le imponga una alternativa que ella no se haya formulado.
Tercera Etapa: Evaluacin de las Alternativas, Opciones o Cursos de
Accin Disponibles.
En esta etapa se estudia cuidadosamente la lista generada en la etapa anterior. Se
dejan fluir libremente los sentimientos y pensamientos que suscita cada una de las
alternativas, se analizan y valoran los mismos, y se establece una relacin entre las
opciones y las prioridades personales. En otras palabras, se consideran las ventajas y
limitaciones de cada alternativa.
A diferencia de la etapa anterior, ac debe tomar lugar una evaluacin racional y
objetiva. La tarea implicada tiene que ver con la recoleccin y valoracin de informacin
personal (a travs de la autoexploracin y autoanlisis) e informacin externa, bien sea
social, ocupacional o educativa, dependiendo de la decisin involucrada, requirindose la
participacin activa de la persona que elige, en la bsqueda de la informacin.
Cuarta Etapa: Decisin Provisional o Tentativa.
Luego de evaluar cada alternativa se cuenta con una opcin preferida; la atencin se
centra sobre sta, se percibe como la ms idnea y se descartan las otras opciones para
allanar el camino a la elegida.
La persona considera cmo ponerla en prctica y cmo transmitir a otros la
intencin de hacerlo. Antes de permitir que otros conozcan la lnea de accin que ha
elegido -especialmente si sta es polmica, como renunciar al empleo- elabora estrategias
para asegurar el xito de la nueva decisin y evitar la desaprobacin de los dems.
Adems, reexamina la informacin recogida sobre probables dificultades prcticas para
implementar la decisin, piensa en cmo vencerlas y hace planes por si las prdidas llegan
a materializarse.


Quinta Etapa: Compromiso y Ajuste a la Decisin.
En esta etapa se lleva a la prctica la decisin provisional. La alternativa elegida se
convierte en accin, es decir, se la dota de sentimientos y pensamientos, se invierte tiempo
y energa en ella, y se rechazan finalmente por completo las opciones no elegidas. La
persona se muestra satisfecha con la opcin elegida y la lleva a cabo con optimismo. Se
producen sentimientos de bienestar, seguridad y autoconfianza.
Si ocurren contratiempos menores, la persona puede vacilar temporalmente, pero
lleva a cabo su decisin. Pero si se presentan desafos, prdidas o insatisfacciones ms
serias, se recorren de nuevo las sucesivas etapas para buscar una alternativa mejor, aunque
esta vez con la ventaja que supone la experiencia positiva, producto del aprendizaje
obtenido.













Conclusin
La toma de decisiones consiste en encontrar una conducta adecuada para resolver
una situacin problemtica, en la que, adems, hay una serie de sucesos inciertos. Una vez
que se ha detectado una amenaza, real, imaginaria, probable o no, y se ha decidido hacer un
plan para enfrentarse a ella, hay que analizar la situacin: hay que determinar los elementos
que son relevantes y obviar los que no lo son y analizar las relaciones entre ellos y la forma
que tenemos de influir en ellos. Una vez determinada cual es la situacin y analizada en
profundidad, para tomar decisiones, es necesario elaborar modelos de acciones alternativas,
extrapolarlas para imaginar el resultado final y evaluar este teniendo en cuenta la
incertidumbre de cada suceso que lo compone y el valor que subjetivamente se le asigna ya
sea consciente o automticamente. As se obtiene una idea de las consecuencias que tendra
cada una de las acciones alternativas que se han definido y que puede servir para elegir la
conducta ms idnea como el curso de accin que va a solucionar la amenaza.