El adecuado control en un establecimiento de alimentos y bebidas es de gran
importancia para lograr el mximo beneficio en los ingresos dicho control se ofrece en: Banquetes Comedor Bar Venta directa de barra El sistema de control que se aplique depende de la capacitacin e instruccin proporcionada al personal por parte de la gerencia para que de esta manera el sistema de control se realice en un ptimo funcionamiento. COSTOS: Segn Youshimatz (1989) los costos se dividen en: 1.- costos de ingredientes (directos: materia prima) 2.- costos de mano de obra (sueldo, horas extras) 3.- otros costos (gastos indirectos: luz, agua gas, telfono, renta, etc.)
EN OTROS ESTABLECIMIENTOS LOS COSTOS SE DENOMINAN DE LA SIGUIENTE MANERA: 1. Costos de ingredientes (materia prima). 2. Costos de no ingredientes (utensilios, equipo para trabajar, de limpieza, luz, agua, gas mano de obra). 3. Otros gastos (renta, impuestos, publicidad y propaganda).
COSTOS DE INGREDIENTES + COSTOS DE NO INGREDIENTES + OTROS COSTOS = COSTOS DE PRODUCCIN + UTILIDAD= PRECIO DE VENTA COSTOS POR PORCIONES Y POR COPEO Para determinar el costo correcto de alimentos y bebidas por copas o porciones hay que tener en cuenta los siguientes puntos: Lista de precios actualizados. Receta estandarizada. Porcentaje de utilidad esperada. Porcentaje de costos manejado. Precio de venta. Porciones. Se recomienda dos diferentes formatos para fijar el costo de las recetas por porciones y copeo. En el primero, se aplica una formula para obtener un valor real tomando en cuenta el porcentaje de utilidad deseada, y en le segundo se desglosa por columnas, incluso el presupuesto de cada producto agregndose despus todos los gastos y la utilidad. FORMULA DE VALOR REAL:
POR LO REGULAR EN ESTE FORMATO SE INCREMENTA LO SIGUIENTE: 20 % gastos indirectos (gas, luz, utensilios, etc). 05 % guarnicin (condimentos y especias).
PRECIO ORIGINAL * 100 / EL PORCENTAJE APROVECHABLE = VALOR REAL LA TABLA 5.1 MUESTRA EL SEGUNDO FORMATO CON UNA PORCIN DE CHULETA A LA CHARGUTIERE Tabla 5.1 NOMBRE DEL PLATO: CHULETA A LA CHARGUTIERE NUMERO DE PORCIONES : UNIDAD PRODUCTO CANTIDAD PRECIO POR KILOGRAMO PRECIO UNITARIO MEDIDA ESTANDAR Chuleta de cerdo 200 g 20.00 4.00 kg Tocino 50 g 20.00 1.00 Kg Cebolla 25 g 05.00 0.125 Kg Ajo 15 g 20.00 0.30 Kg Jamon 50 g 25.00 1.25 kg Pure de jitomate 100 g 06.00 0.75 800 g Aceitunas 100 g 10.00 1.54 650 g Vino tinto 10 ml 09.00 0.12 750 ml Crema 10 ml 07.00 0.07 940 ml Azcar 10 g 02.50 0.025 Bulto/ kg Mantequilla 10 g 04.00 0.08 500 g Perejil Manojo/5g 04.00 0.02 Manojo / pieza Especias Pizca/5g 21.00 0.105 Kg subtotal 9.389 $ Costo Gastos incluidos Otros Utilidad Precio de venta 25 % 25 % 25 % 25 %
$ 9.389
$ 37.56 $ 37.50
Ambos formatos se adaptan para determinar el costo de copa por botella o de bebidas preparadas, solo que al aumentar la frmula del valor real se aplicara lo siguiente: 20% de gastos indirectos De 5% a 8% de cortesa (decoracin de cada bebida) FORMULAS GENERALES Y ESTANDARIZACIN DE RECETAS la aplicacin de recetas en ccteles principalmente.
- 100 cl. = 1000 ml. - 1 oz. = 28.57 ml. - 750 ml = 26.25 oz. - 1000 ml = 35.01 oz. - 100 cubos de hielo = 5 Kg. - 15 limones tipo B = 1 Kg. - 9 naranjas tipo B = 1 kg. - 1 limn = 1 oz. de jugo - 1 naranja = 3 oz. de jugo
Primer Mtodo
Valor real= Costo X 100 Porcentaje Segundo Mtodo
Costo real = 33% directo en estado financiero
Costo = 33% X = 100%
Tercer Mtodo
Precio directo = 25% de su costo por tres o cuatro partes iguales.
Cada establecimiento puede adoptar el mtodo que prefiera para fijar costos, pero es importante que se determine el costo de cada receta o porcin, por temporadas o por determinados periodos de tiempo para actualizar los precios y evitar as el cambio constante en nuestra carta. Es importante tener un margen de respaldo de 10 a 20%, el cual ya esta considerado en uno de los cuatro tipos de gastos, este se llamara de amortiguador o respaldo, ya que responder a cualquier incremento de los productos.
CONTROL DEL BAR Y BODEGA
El control del consumo debe ser llevado por el capitn, el mesero o el barman, en forma apropiada para que el valor de las bebidas o platillos se carguen a la cuenta del cliente que los solicito. Debe llevarse un registro de todo lo que sale, esto deja las operaciones claras, y a su tiempo mediante estos datos podremos conocer la utilidad o prdida. El sistema mas comn es le de comandas por duplicado, se recomienda que el de comedor como el de bar sean de diferente color para llevar un buen control de ambos. El responsable de bodega es el responsable de revisar cada pedido que llegue y comprobar su fechad e caducidad, temperaturas de conservacin y estado de cada producto. El rea de bodega debe:
- Verificar el buen estado de cada producto que llega y clasificarlo - Elaborar un reporte para tener existencias determinadas - Ordenar la salida de productos por requisicin del bar, cocina o comedor, para tener control de cada venta - Actualizar los kardex diariamente
El mtodo de control que se utilice depende del sistema de trabajo de cada establecimiento.
Los sistemas de control se basan en:
a) Un nivel constante: margen de cantidad de producto o cajas y todos los das debe tenerse esa misma cantidad b) Mximos y mnimos: Nivel mximo de producto o cajas y un mnimo admisible de existencias, para cuando se llegue al nmero mnimo se compre ms productos.
SISTEMA DE CONTROL EN COMEDOR
Para lograra mayor beneficio de las ventas debemos ayudarnos de un sistema de control, para eso necesitamos las siguientes bases:
1. Control eficiente de los artculos, que reduzca el mnimo de robos y el desperdicio. 2. La gerencia debe recibir informacin sobre los costos para estimar su periodo financiero. 3. El cajero debe hacer correctamente la cuenta de cada cliente. 4. El sistema debe mostrar un desglosamiento de ventas y ganancias recibidas para efectuar ajustes necesarios.
El principal sistema de control empleado es el sistema de revisin por triplicado o duplicado (comandas), donde se especifica el concepto, numero de mesa, numero de personas, fecha, platillos y bebidas ordenados, firma y nombre de quien toma la orden. La comanda debe ser legible para que en cocina se elaboren los platillos solicitados. El duplicado va a caja, donde se elabora la cuenta del cliente, a veces el triplicado se la toma el mesero como punto de referencia (pero no es necesario). Existen dos formatos:
Tarjeta de control de equipo o utensilios (copas, vasos, cubiertos, saleros, etc.) todos con salida de almacn o bodega, para su control. Tarjeta de ventas por comandas listado de todas las comandas y sus totales, as como los platillos mas demandados en el establecimiento, para verificar las salidas con ingreso.
Para lograr un estrecho control del bar es necesario que:
a) Las botellas se sellen con una marca especial parea que no se introduzcan otras que no sean vendidas por el restaurante. b) Se marque la botella cuando este vaca para evitar que se llene de nuevo. c) Se pegue el marbete con cinta adhesiva.
Se recomienda hacer inventarios sorpresa para detectar fugas o alteraciones de botellas.
CONTEO DE PLATILLOS
Por medio de estos conteos sabremos cuantos platillos de cada uno se vendieron de nuestra carta, y as detectar la demanda de unos y quitar los que no se venden o aplicar una promocin especifica. Adems de esta manera se puede descubrir fugas al verificar los formularios de existencias y salidas del comedor.
ESTADOS FINANCIEROS
Son un instrumento administrativo bsico para los restauranteros, a muchos gerentes no les gusta llevarlos debido a su complejidad, pero no es necesario ser contador para entenderlos y menos para elaborarlos, ya que sencillamente es un informe muy importante para tomar decisiones administrativas.
Hay que reconocer la relacin entre los datos que afectan las normas de operacin y por consiguiente la condicin financiera del negocio en el presente y en el futuro. Estos estados proporcionan los datos necesarios para saber la forma en que la empresa se desempea y su posicin financiera.
Es recomendable una asesoria para efectos contables, pero no indica que el gerente, dueo, inversionista o persona interesada en conocer el manejo de los estados financieros, no pueda ni deba hacerlo. Pero un buen gerente debe conocer y manejar en forma adecuada sus cuentas y estados financieros para ubicarse en la realidad.
Nadie mejor que el propio gerente para llevar a cabo los controles y presupuestos, pero es muy necesaria la asesoria externa de un contador para efectos fiscales y legales.
Se recomienda la capacitacin y actualizacin constante, la computadora y los paquetes didcticos para cada uno de estos establecimientos es la manera mas efectiva para administrar un establecimiento de servicio de A & B. Se sugiere conocer el sistema automatizado de control de bares y restaurantes, para evitar las constantes fugas tanto en especie como financieras.