DESCRIPCIN DE PUESTOS POR PROCESOS,POR FUNCIONES Y POR COMPETENCIASINTRODUCCIN

En el presente trabajo se hace una revisin de los conceptos bsicos del anlisis y descripcin de
puestos y su importancia dentro de las organizaciones. Se analizan las distintas herramientas para
la obtencin de informacin para la elaboracin de la descripcin de puestos, ya sea por procesos,
por funciones o por competencias, as como los elementos que debe contener la descripcin de
puestos desde el enfoque de diferentes autores.
CONTENIDO
Importancia del Anlisis y Descripcin de puestos
Uno de los retos ms importantes a los que se enfrenta cualquier Organizacin es determinar
cules sern las funciones y actividades que se deben asignar a cada puesto de trabajo,
entendiendo como puesto de trabajo la reunin de todas aquellas actividades realizadas por una
sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el
organigrama de una organizacin (Idalberto Chiaverato). La acertada definicin de las funciones
y actividades del puesto de trabajo est directamente relacionado con el grado de eficiencia del
mismo, por lo tanto, los ejecutivos de Recursos Humanos (RH) deben tener una participacin
importante en el proceso de planeacin estratgica, entendiendo por planeacin estratgica el
proceso mediante el cual la gerencia de alto nivel determina los propsitos y objetivos generales
de la organizacin y la manera de lograrlos. Una contribucin importante de los Recursos humanos
en el cumplimento de la planeacin estratgica consiste en revisar sistemticamente las
necesidades de recursos humanos para garantizar que el nmero requerido de empleados, con las
habilidades requeridas est disponible cuando y donde se necesite. Para lograr el propsito
descrito, la herramienta administrativa que nos ayuda a hacerlo de manera relativamente sencilla
es la tcnica conocida con el nombre de "Anlisis depuestos", la cual finalmente nos lleva a
obtener como producto final la Descripcin depuestos.
Anlisis de puestos
De acuerdo al autor Wayne Mondy, el anlisis de puestos es el proceso sistemtico que consiste
en determinar las habilidades, deberes y conocimientos requeridos para desempear trabajos
especficos en una organizacin. Por otro lado el autor Idalberto Chiavenato describe el anlisis de
puestos como la herramienta que nos permite identificar la importancia relativa de cada puesto en
la organizacin y las caractersticas fsicas y sicolgicas que deben poseer las personas que los
ocupen. El propsito del anlisis de puestos es dar respuesta a seis preguntas importantes:1. Qu
tareas mentales y fsicas desempea el trabajador?2. Cundo se realiza el trabajo?3. Dnde se
llevar a cabo el trabajo?4. Cmo realiza el empleado su trabajo?5. Por qu se realiza el
trabajo?6. Qu competencias se necesitan para desempear el trabajo? En conclusin el anlisis
de puestos proporciona un resumen de los deberes y responsabilidades de un puesto, su relacin
con otros puestos, los conocimientos y habilidades que se requieren y las condiciones de trabajo
en que se realiza.
Mtodos de anlisis de puestos
Existen diferentes mtodos para el anlisis de puestos. Idalberto Chiavenato y Wayne Mondy
coinciden en dos mtodos: cuestionarios, entrevistas, aunque Wayne Mondy adiciona adems los
mtodos de observacin y registro de actividades. A continuacin se describe brevemente cada
uno de ellos:
Mtodo del cuestionario. El analista de puestos debe aplicar un cuestionario estructurado a los
empleados, quienes identifican las tareas que realizan. El cuestionario debe elaborarse de tal
manera que permita obtener informacin correcta y til. Antes de aplicar el cuestionario deben
conocerlo al menos un ocupante del puesto y su supervisor para establecer la pertinencia y
adecuacin de las preguntas. La ventaja de los cuestionarios es que son econmicos y de uso
rpido, sin embargo no se recomienda su aplicacin en puestos de bajo nivel, en los cuales el
ocupante tiene dificultad para interpretarlo.

Mtodo de la Entrevista. Es posible entender el puesto entrevistando tanto al empleado como al
supervisor. Si la entrevista est bien estructurada puede obtenerse informacin a cerca de todos
los aspectos importantes del puesto, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que
comprende el puesto y de los porqus y los cuando, sin embargo una entrevista mal conducida
puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda y por lo tanto no se
logre el objetivo de las misma.
Mtodo de la Observacin. El analista visualiza al trabajador desempear tareas del puesto y
registra sus observaciones al respecto. Este mtodo puede ayudar al analista a identificar las
interacciones entre las tareas fsicas y mentales. Sin embargo por s sola es insuficiente para
realizar el anlisis de puestos, sobre todo cuando las actividades mentales predominan en el
puesto.
Mtodo de Registro de las actividades de los empleados. La informacin para el anlisis de puestos
se rene haciendo que los empleados describan sus actividades laborales en un diario o bitcora.
Con ste mtodo, el problema es que algunos de los empleados pueden exagerar en la descripcin
de sus funciones.
Mtodos Mixtos. Es evidente que cada uno de los mtodos posee ventajas y desventajas. Para
contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible los especialistas recomiendan
utilizar mtodos mixtos, es decir combinaciones de dos o ms mtodos de anlisis.
Descripcin de puestos
El autor Gary Dessler define la descripcin de puestos como una relacin por escrito de qu hace
el trabajador, cmo lo hace y bajo qu condiciones se realiza el trabajo. Por otro lado Wayne
Mondy define la descripcin de puestos como el documento que establece las tareas, deberes y
responsabilidades del puesto, mientras que para Idalberto Chiavenato la descripcin de puestos es
el proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que los conforman y lo diferencian de
los dems cargos. La informacin obtenida a travs del anlisis de puestos es fundamental para el
desarrollo de las descripciones de puestos. La descripcin de puestos debe proporcionar
definiciones concisas del trabajo que se espera realicen los empleados e indicar que hacen, como
lo hacen y las condiciones en las que las tareas se llevan a cabo. Esta informacin se utiliza a su vez
para redactar una Especificacin del puesto. En esta se enlistan conocimientos, habilidades y
aptitudes requeridas para desempear el trabajo satisfactoriamente.
Las descripciones de puesto pueden realizarse de tres formas distintas, por procesos, por
funciones y por competencias, es por ello que enseguida se revisan las definiciones de estos tres
conceptos, ya que son importantes para entender los tipos de descripcin de puesto:
Proceso: es un conjunto de actividades lgicas y ordenadas a partir de la combinacin de
materiales, maquinaria, gente, mtodos y medio ambiente, cuyo fin es la transformacin de
insumos en productos. Funcin: es una actividad propia de un cargo o puesto especfico que el
ocupante debe ser capaz de desempear.
Competencias: Conjuntos de conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas que posee una
persona, que le permiten la realizacin de una actividad de manera exitosa. Aunque no existe un
formato normalizado para redactar descripciones de puestos, la mayora de los autores revisados
a lo largo de esta investigacin coinciden en las siguientes secciones:1. Identificacin del puesto.2.
Objetivo del puesto.3. Relaciones, responsabilidades y deberes.4. Autoridad.5. Criterios de
Desempeo.6. Condiciones de trabajo.7. Especificacin del puesto. Identificacin del puesto La
seccin de identificacin del puesto contiene varios tipos de informacin, entre la que se
encuentran el Nombre de la Organizacin a la que pertenece dicho puesto, el ttulo del puesto, en
el que se especifica precisamente que ttulo tiene esa posicin, como puede ser gerente de ventas,
Coordinador de produccin, analista de calidad, etc. Nombre del empleado, El cdigo del puesto,
el cual permite tener una referencia rpida de todos los empleos; cada puesto en la organizacin
debe ser identificado con un cdigo pues representa caractersticas importantes del empleo como
la clase salarial a la que pertenece o las principales funciones que desempea, etc. La Fecha de
elaboracin, refirindose al momento en que se escribi esa descripcin, Fecha de revisin, es
decir la fecha en que ser revisada nuevamente la descripcin del puesto, el termino escrita por
refirindose a la persona que la hizo. Hay espacio tambin para indicar quien aprob, ubicacin
del puesto en trminos del rea, divisin o departamento. La seccin de identificacin puede
contener tambin un especio para indicar el grado nivel refirindose al grado o nivel de la
posicin, por ejemplo una empresa quiz clasifique a las secretarias como secretaria I, Secretaria
II, Secretaria III y as con otros puestos. Objetivo del puesto El objetivo del puesto proporciona una
perspectiva general y concisa del mismo. Consiste generalmente en un prrafo pequeo que
establece el contenido del puesto, que hace, para que lo hace y con que fin. Relaciones,
responsabilidades y deberes. La declaracin de relaciones muestra las interacciones del empleado
con otras personas y fuera de la organizacin, incluye conceptos como persona a quien reporta,
puestos que le reportan, puestos con los que trabaja directamente, etc. Se debe presentar otra
seccin para presentar una lista detallada de las responsabilidades y deberes reales del puesto.
Cada una de las responsabilidades principales debe ser listada por separado, con una o dos frases
que la describan. Esta seccin es una de las ms complejas de elaborar, ya que se hace una
descripcin del puesto redactando las principales tareas a desempear. Comnmente se utilizan
oraciones que comienzan con un verbo en infinitivo explicando de forma adecuada cada tarea y en
frases cortas. Autoridad En esta seccin se definen los lmites de autoridad del trabajador,
incluyendo sus limitaciones en toma de decisiones, la supervisin directa de otros trabajadores y
las limitaciones presupuestarias. Por ejemplo un empleado podra tener autoridad para aprobar
solicitudes de compra hasta de $500.00, conceder permisos de ausencia, contratar nuevos
empleados, etc. Criterios de desempeo En algunas descripciones de puestos se puede incluir una
seccin de criterios de desempeo, la cual indica bsicamente que tan bien se espera que el
empleado cumpla con cada una de las principales responsabilidades y deberes que aparecen en la
descripcin.
Condiciones de trabajo y ambiente La descripcin contendr tambin una lista de las condiciones
de trabajo especiales a que est sujeto el puesto. Podra incluir elementos tales como nivel de
ruido, condiciones peligrosas o calor. Especificaciones del puesto Los aspectos que incluye
comnmente la especificacin del puesto son factores relacionados con el puesto como: requisitos
educativos, experiencia, rasgos de personalidad y habilidades fsicas, Una vez que se ha definido
de manera general las partes que componen la descripcin de puesto, es necesario tomar en
consideracin algunas recomendaciones para la elaboracin de la misma, tales como: y Ser claro.
Se debe describir el puesto de tal manera que las actividades estn claras y sin hacer referencia a
otras descripciones de puesto. y Indicar el alcance. El alcance y la naturaleza del puesto debe
quedar claro mediante frases tales como para el departamento , incluyendo todas las
relaciones importantes. y Ser especfico. Se deben seleccionar las palabras ms especficas para
mostrar el tipo de trabajo, el grado de complejidad, el grado de capacidad requerida, el grado y
tipo de responsabilidad. Se deben usar verbos que impliquen la accin tales como: analiza, rene,
planea, disea, supervisa, etc. y Ser Breve. Las declaraciones breves y precisas producen con
frecuencia los mejores resultados. y Repase. Al final, para verificar si la descripcin cubre los
requerimientos bsicos. El siguientes es un ejemplo de una descripcin de puesto tomando en
consideracin cada uno de los puntos mencionados en los apartados anteriores:

CONCLUSIONES
La descripcin de puestos dentro de las organizaciones juega un papel muy importante en el
cumplimiento de los objetivos estratgicos de las organizaciones. Dicha descripcin de puestos
debe estar alineada y ser congruente con los procesos claves de las organizaciones y por lo tanto
aportar en el cumplimiento de la misin y la visin de las empresas. La descripcin de puestos no
es una tarea sencilla, ya que involucra una descripcin muy precisa y clara de las funciones y
responsabilidades de las personas y las competencias necesarias para el cumplimiento de las
mismas. Debido a que en la actualidad las empresas se desarrolla en una entorno que cambia a
una velocidad acelerada, las descripciones de puesto deben ser revisadas y actualizadas de
manera peridica, de tal forma que se adecuen y sean concordantes con las actividades
desarrolladas por el personal, ya que estas pueden cambiar dependiendo de las necesidades de la
organizacin. Para finalizar quisiera hacer nfasis en que independientemente de cual tipo de
descripcin de puestos se emplee, esta debe cumplir con el objetivo de responder qu debe hacer
el trabajador, cmo lo debe de hacer y los requisitos necesarios para la ejecucin de las funciones
descritas en el documento. Desde mi punto de vista la descripcin de puestos por competencias es
la ms completa, ya que en los otros dos tipos de descripcin de puestos se habla poco de las
competencias de las personas, y estas son muy importantes para desempear de manera exitosa
una funcin o proceso dentro de las organizaciones. La descripcin por competencias liga aspectos
de Procesos y Funciones directamente con las capacidades y habilidades de las personas, lo que
garantiza en buena medida un alto desempeo en las personas pertenecientes a las
organizaciones.

BIBLIOGRAFA
R. WayneyMondy, Robert M. Noe (2005), Administracin de Recursos Humanos. Novena edicin,
Editorial Prentice Hall.y William B. Werther, Keith Davis (2000), Administracin de Personal y
Recursoshumanos,Q uinta Edicin, Editorial Mc Graw Hill.y Gary Dessler (1996), Administracin de
Personal, Sexta Edicin, Editorial PrenticeHall.y Idalberto Chiavenato (2001), Administracin de
Recursos Humanos,Q uintaEdicin, Editorial Mc Graw Hill.y Manuel Fernndez-Ros (1995), Anlisis
y Descripcin de Puestos de Trabajo, Ediciones Daz de Santos
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