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Este documento presenta la descripción general de una empresa importadora y establece el alcance y objetivos de una auditoría especial de cuentas por cobrar que será realizada. Se explica que el trabajo forma parte de los requisitos de titulación de una carrera universitaria y que abarcará la revisión de documentación relacionada a ventas a crédito entre enero y diciembre de 2012. Los objetivos son verificar los procedimientos de ventas a crédito, preparar adecuadamente los papeles de trabajo y elaborar un informe de auditoría.
Este documento presenta la descripción general de una empresa importadora y establece el alcance y objetivos de una auditoría especial de cuentas por cobrar que será realizada. Se explica que el trabajo forma parte de los requisitos de titulación de una carrera universitaria y que abarcará la revisión de documentación relacionada a ventas a crédito entre enero y diciembre de 2012. Los objetivos son verificar los procedimientos de ventas a crédito, preparar adecuadamente los papeles de trabajo y elaborar un informe de auditoría.
Este documento presenta la descripción general de una empresa importadora y establece el alcance y objetivos de una auditoría especial de cuentas por cobrar que será realizada. Se explica que el trabajo forma parte de los requisitos de titulación de una carrera universitaria y que abarcará la revisión de documentación relacionada a ventas a crédito entre enero y diciembre de 2012. Los objetivos son verificar los procedimientos de ventas a crédito, preparar adecuadamente los papeles de trabajo y elaborar un informe de auditoría.
CAPITULO I ______________________________________________________ 1
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA ____________________________________ 1
1.1 ANTECEDENTES PARA LA REALIZACIN DEL TRABAJO. _____________ 1 1.2 ALCANCE Y DELIMITACIN _______________________________________ 1 1.2.1 Alcance. ____________________________________________________________ 1 1.2.2 Delimitacin- ________________________________________________________ 2 1.3 OBJETIVOS. ____________________________________________________ 2 1.3.1 Objetivo General _____________________________________________________ 2 1.3.2 Objetivos especficos. ________________________________________________ 3 1.4 JUSTIFICACIN DEL TRABAJO. ____________________________________ 3 1.4.1 Justificacin Terica. _________________________________________________ 3 1.4.2 Justificacin Prctica. ________________________________________________ 3 1.5 METODOLOGA__________________________________________________ 3 1.5.1 Mtodos de Investigacin. _____________________________________________ 3 1.5.2 Tipos de Investigacin. ________________________________________________ 4 1.5.3 Fuentes de Informacin Primaria y Secundaria ____________________________ 5 1.5.4 Tcnicas de Recoleccin de Informacin _________________________________ 5 1.6 PRINCIPALES RESULTADOS ______________________________________ 6 1.7 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA _________________________________ 6 1.8 LOCALIZACIN__________________________________________________ 7 1.9 ORGANIZACIN _________________________________________________ 9 1.9.1 GERENTE GENERAL. _________________________________________________ 9 1.9.2 JEFATURAS _________________________________________________________ 9 1.9.3 GERENCIAS DE REA. ________________________________________________ 9 1.9.4 GERENTE DE REA. _________________________________________________ 10 1.9.5 GERENCIA FINANCIERA _____________________________________________ 12 1.10 ORGANIGRAMA. ________________________________________________ 13 1.11 MISIN ________________________________________________________ 14 1.12 VISIN ________________________________________________________ 14 1.13 ASPECTOS LEGALES ___________________________________________ 14
1.14 ASPECTOS FINANCIEROS _______________________________________ 15 1.15 ASPECTOS TRIBUTARIOS _______________________________________ 15 1.16 REGISTROS E INSCRIPCIONES ___________________________________ 15 CAPITULO II ____________________________________________________ 19 MARCO TERICO _______________________________________________ 19 2.1. CONCEPTO DE AUDITORIA ______________________________________ 19 Lafuente y Prez 2006 (p.149) __________________________________________ 19 2.2. TIPOS DE AUDITORIA ___________________________________________ 19 2.2.1 Auditora Interna __________________________________________________ 19 2.2.2 Auditora Externa _________________________________________________ 20 2.2.3 Auditoria Gubernamental ___________________________________________ 20 2.2.4 Auditora Especial _________________________________________________ 21 2.3. ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIA ESPECIAL __________________ 21 2.3.1 Control Interno ___________________________________________________ 22 2.3.2 Componentes del Control Interno ____________________________________ 23 2.3.3 El Entorno de Control ______________________________________________ 24 2.3.4 Deficiencias de la Efectividad del Control Interno ______________________ 26 2.4. PLANIFICACIN ________________________________________________ 26 2.4.1 Memorndum de Planificacin de Auditora ___________________________ 26 2.4.2 Evaluacin de Control Interno _______________________________________ 27 2.4.3 Materialidad ______________________________________________________ 27 2.4.4 Riesgo de Auditora _______________________________________________ 27 2.4.4.1 Riesgo Inherente __________________________________________________ 28 2.4.4.3 Riesgo de Deteccin _______________________________________________ 28 2.4.5 PROGRAMAS DE TRABAJO ____________________________________ 29 2.5. EJECUCIN ____________________________________________________ 29 2.5.1 Procedimientos de Auditora ____________________________________ 30 2.5.1.1 Procedimiento de Cumplimiento _______________________________ 31 2.5.1.2 Procedimiento Sustantivo ____________________________________ 31 2.5.1.3 Evidencia de Auditora _________________________________________ 32
2.5.1.4 Tipos de Evidencia __________________________________________ 32 2.5.1.5 Clases de evidencia de auditora _______________________________ 35 2.5.2 PAPELES DE TRABAJO ________________________________________ 36 2.5.2.1 Objetivos de los Papeles de Trabajo ____________________________ 37 2.5.2.2 Naturaleza y Caracterstica de los Papeles de Trabajo _____________ 37 2.5.2.3 Requisitos de la Prueba de Evidencia ___________________________ 38 2.5.2.4 Clasificacin de los Papeles de Trabajo _________________________ 39 2.5.2.5 Temporalidad de los Papeles de Trabajo ________________________ 41 2.5.2.6 Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo _________________ 42 2.5.3 REFERENCIA _________________________________________________ 43 2.5.4 CORREFERENCIA _____________________________________________ 43 2.5.5 MARCAS DE AUDITORIA. ______________________________________ 44 2.5.6 ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJOS ___________________________ 44 1.16.1 HALLAZGOS DE AUDITORIA ________________________________________ 45 2.6. COMUNICACIN DE RESULTADOS ________________________________ 46 2.6.1 Informe de Auditora Externa del Control Interno. ___________________ 46 2.6.2 Informe de Auditora con Indicios de Responsabilidad. ______________ 46 CAPITULO III ____________________________________________________ 48 DESARROLLO DEL TRABAJ O _____________________________________ 48 3.1. CONSIDERACIONES GENERALES. ________________________________ 48 3.2. ACTIVIDADES DE LA AUDITORA ESPECIAL DESARROLLADA. ________ 48 3.3. PLANIFICACIN ________________________________________________ 48 3.4. EJECUCION. ___________________________________________________ 50 3.5. COMUNICACIN DE RESULTADOS ________________________________ 51
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CAPITULO I DESCRIPCIN DE LA EMPRESA 1.1 ANTECEDENTES PARA LA REALIZACIN DEL TRABAJO.
El trabajo del PTANG se establece como una modalidad de titulacin para la obtencin del ttulo en provisin nacional y el diploma acadmico de licenciatura en contadura pblica. De acuerdo al reglamento especfico de modalidades de graduacin.
Se podr optar por esta modalidad de titulacin nicamente despus de haber aprobado todas las materias del plan de estudios de la carrera de Contadura Pblica en la Universidad Mayor de San Simn.
En calidad de estudiantes de la Universidad Mayor de San Simn, se establece un convenio de colaboracin con el gerente general Lic. Miguel Terrazas de la empresa Importadora TAMIVA para elaborar un trabajo acadmico, de estudio y evaluacin denominado Auditora Especial de cuentas por Cobrar.
El equipo de trabajo deber hacer entrega a la empresa Importadora TAMIVA. Un informe final detallado de la Auditora Especial con sus conclusiones y/o recomendaciones del trabajo acadmico realizado durante el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2012.
1.2 ALCANCE Y DELIMITACIN 1.2.1 Alcance.
El trabajo se realizar de acuerdo a Normas de Auditora y Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados aplicables a la Auditora Especial, comprende la revisin y anlisis de la documentacin que generan un ingreso
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monetario resultantes de las distintas ventas a crdito efectuadas por los responsables del rea de comercializacin y contabilidad, de la Importadora TAMIVA en su conjunto considerando una oficina central ubicada en la calle Villa de Oropeza N. 781 entre Av. Dorbigni y 15 de Agosto, zona Hipdromo de la ciudad de Cochabamba y cinco sucursales distribuidas en las ciudades de La Paz, Santa Cruz, Sucre, Tarija y Cochabamba.
1.2.2 Delimitacin-
La revisin y anlisis de la documentacin a evaluar comprender entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del 2012.
1.3 OBJETIVOS.
A continuacin se describe los objetivos que coadyuvaran en la realizacin de la presente Auditora.
1.3.1 Objetivo General
El objetivo es realizar una Auditora Especial en la revisin de la cartera de clientes, verificando el estado de cuentas por cliente vigentes, posibles cuentas morosas o en su defecto incobrables de la cuenta Cuentas por Cobrar a Importadora TAMIVA para determinar si los saldos de esta cuenta se encuentran razonablemente expuestos en los Estados Financieros y cuyo propsito es expresar una opinin independiente sobre el cumplimiento de disposiciones legales vigentes. Ley 843 y sus decretos reglamentarios para conocimientos generales Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) Normas Internacionales de Auditora a (NIA).
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1.3.2 Objetivos especficos.
a. Planificacin Verificar los procedimientos de Auditora en las ventas a crdito que cuenten con documentacin de respaldo suficiente y razonable. b. Ejecucin Preparar de manera correcta y adecuada los papeles de trabajo que sean claros, concisos, pertinentes y ordenados. c. Conclusin Elaborar un informe de Auditora Especial sobre las cuentas por cobrar y aplicar nuevos procedimientos para mejorar las polticas de cobro.
1.4 JUSTIFICACIN DEL TRABAJO. 1.4.1 Justificacin Terica. El propsito de esta investigacin es realizar una Auditora Especial de la cuenta Cuentas por Cobrar para analizar la secuencia lgica de las actividades y evaluar los procedimientos generales que permitirn identificar riesgos y faltas que influyen negativamente en Importadora TAMIVA.
1.4.2 Justificacin Prctica. Es importante y primordial la elaboracin de papeles de trabajo porque constituyen la constancia escrita del trabajo realizado por el auditor. 1.5 METODOLOGA 1.5.1 Mtodos de Investigacin.
El examen del auditor es evaluar los criterios, verificar y determinar clculos y aplicaciones eficientes de las operaciones ejecutadas.
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El logro de los objetivos depender de la evidencia suficiente y competente, como base razonable para fundamentar el informe a emitir y estn relacionadas con pruebas documentales y analticas en cumplimiento a la normativa vigente. 1.5.2 Tipos de Investigacin.
Se aplicarn los siguientes mtodos:
Mtodo de observacin cientfica La aplicacin de este mtodo es indispensable desde el inicio de la presente investigacin; ya que se debe observar de manera ms rigurosa y cientfica todos los aspectos que influyen en el entorno de la Importadora TAMIVA.
Mtodo inductivo Este mtodo permitir establecer normas o estndares a travs de la formulacin de polticas internas para el registro y control interno adecuado de los movimientos financieros y econmico que realiza la Importadora, basado en la formulacin de procedimientos de control interno apropiado y siguiendo un proceso sistemtico y administrativo definido a travs de la informacin recolectada de los hechos particulares.
Mtodo deductivo A travs del anlisis general del fundamento terico sobre los sistemas de control interno se podr elaborar procedimientos de control interno acorde a las necesidades de la Importadora, y de esa manera cumplir con el objetivo propuesto.
Mtodo estadstico
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Este mtodo cuantitativo permitir realizar el anlisis de los datos obtenidos en las encuestas que se aplicarn, para luego procesar la informacin y obtener los resultados, conclusiones y recomendaciones que sern de gran utilidad y beneficios.
Mtodo descriptivo Por medio de este mtodo se analizarn los sucesos o hechos que se presenten en el transcurso de la elaboracin de procedimientos de control interno escrito, porque de ellos se podrn formular conclusiones, comentarios, recomendaciones y/o sugerencias para mejorar la gestin financiera de la Importadora.
1.5.3 Fuentes de Informacin Primaria y Secundaria
La Auditora consistir en la aplicacin de pruebas sustantivas y cumplimiento mediante la realizacin de cuestionarios, entrevistas, seguimientos, indagaciones, revisin y anlisis de documentacin en coordinacin con los funcionarios involucrados.
1.5.4 Tcnicas de Recoleccin de Informacin
a) La entrevista, para lo cual se utilizar como instrumento un cuestionario definido y lograr respuestas concretas. b) Revisin documental como ser Estados Financieros, carpetas de comprobantes de ingreso egreso, extractos bancarios y otros documentos auxiliares. c) Seguimiento, medir y controlar la consecucin de objetivos y los efectos para optar un mayor grado de eficacia.
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d) Indagacin, consiste en obtener informacin del personal en forma oral y escrita, este tipo de informacin por s sola, no es confiable, son que requiere que sea corroborada por medio de otros procedimientos. e) Observaciones, esta prueba proporciona evidencia en el momento que el control se realiza y es utilizada para corroborar ciertos tipos de procedimientos de control interno, que por lo general no se puede repetir y por lo tanto requerimos su observacin y comprobacin.
1.6 PRINCIPALES RESULTADOS
De acuerdo a la metodologa aplicada se pretende elaborar un informe respecto a la cuenta Cuentas por Cobrar proporcionando adecuada informacin con los estndares establecidos al rea Contable Financiera, para la toma de decisiones.
1.7 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
La empresa fue creada el 5 de octubre de 1986, el emprendimiento y dinamismo del Lic. Miguel ngel Terrazas Rivas hacen posible la creacin y fundacin de la empresa unipersonal en el departamento de Cochabamba, conocida con la sigla Importadora TAMIVA.
La empresa naci en un principio comprometida con el rea odontolgica, posteriormente con el deseo de crecer, abarco los insumos para la salud y en la actualidad como un nuevo reto se ha emprendido la comercializacin de equipos mdicos, equipos de gimnasio de alta tecnologa y otros que ofrece a sus clientes.
Como toda empresa, inicio sus actividades en ambientes comerciales limitados, obligando a emprender el gran proyecto de construccin del edificio central de Importadora TAMIVA, construido de manera direccionada a la actividad comercial e inaugurada el ao 2002, inmueble que se encuentra ubicado en la calle Villa de
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Oropeza N. 781 entre Av. Dorbigni y 15 de Agosto, zona Hipdromo de la ciudad de Cochabamba, provincia Cercado, ambiente acogedor y cmodo desde donde se controla y maneja el movimiento comercial de la empresa a nivel Nacional.
1.8 LOCALIZACIN
La oficina central se encuentra en la ciudad de Cochabamba, estructura que agrupa el conjunto de Gerencias y Jefaturas Nacionales, encargadas de disear e implementar las estrategias pertinentes al xito corporativo.
La primera sucursal se fund el ao 1990 en el departamento de La Paz, ubicndose en ese entonces en la Av. 16 de julio N1966, Edificio 16 de julio, planta baja local N12, en la actualidad la empresa se encuentra instalada en un punto estratgico del complejo clnico Miraflores, Av. Saavedra N. 625 Edificio Girasoles planta baja local N5.Con este emprendimiento, la empresa ingresa al mercado paceo, para satisfacer la demanda en Insumos y Equipos Mdicos, que requiere la poblacin.
La segunda sucursal fue inaugurada el ao 2000 en el departamento de Santa Cruz, ubicada inicialmente en la calle Florida entre Espaa y Libertad, en la actualidad despus de haber realizado fuertes inversiones las nuevas oficinas, de propiedad de la Empresa se encuentran ubicadas en la Calle Seoane N52 entre Libertad y 24 de Septiembre por la ubicacin podemos decir que se encuentra en un lugar estratgico.
La iniciativa de ampliar la empresa al territorio cruceo surge por el crecimiento empresarial que se vive en ese departamento, que obviamente viene acompaado de un incremento en el nmero de pobladores, que repercute directamente en la necesidad de incrementar los servicio de salud, aspectos que fueron estudiados analizados por Lic. Miguel Terrazas.
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Ante la imperiosa necesidad de expansin la tercera sucursal se inaugura en el departamento de Cochabamba el ao 2002, teniendo un punto de venta estratgico en el centro comercial del rea de la ciudad, consolidndose un punto comercial importante de venta al detalle, donde se tiene contacto directo con clientes, en su mayora profesionales del rea de la medicina en sus diferentes especialidades y estudiantes, la ubicacin calle Lanza N 0261 entre Ecuador y Colombia Edificio Alba IV planta baja Oficinas A, B y C.
Con este paso tan importante para la empresa, se constituye en verdaderos lderes en la comercializacin de insumos mdicos, los objetivos y metas trazadas hacen posible la adquisicin de ambientes propios de este segundo punto comercial en el departamento de Cochabamba.
La cuarta sucursal se inaugura el ao 2005, teniendo en mente la expansin de la empresa a nivel Nacional, en el departamento de Sucre situada en pleno centro de la ciudad, calle Loa N 662 entre Arenales y Ayacucho. Punto estratgico para atender la oferta existente en el entorno geogrfico de la ciudad capitalina.
La quinta sucursal fue inaugurada el ao 2010 expandiendo sus instalaciones a la ciudad petrolera de Tarija, ubicada en la calle Mndez N. 476 entre Virgilio Lema y 15 de Abril, desde donde alcanzamos la atencin a todo el Chaco boliviano.
Ms de 70 empleados a nivel nacional integran nuestro equipo de trabajo, quienes con alto grado de compromiso de identificacin procuran da a da brindar un servicio de excelencia a nuestros cliente, garantizando que el cierre del ciclo de pre venta, venta y posventa, se lleve a cabo con el ms alto ndice de eficacia y calidad, manteniendo una extensa variedad de productos innovadores que satisfacen todas las necesidades del campo de la salud.
Contamos con total cobertura a nivel nacional, con oficinas propias en la red troncal del pas, as como distribuidores en el resto de las regiones, garantizando
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que nuestros productos y servicio de encuentren al alcance de toda la poblacin boliviana y en todo el territorio Nacional.
1.9 ORGANIZACIN
A continuacin se detalla brevemente la conformacin organizacional de la empresa, partiendo desde la Gerencia General, apoyndonos en el organigrama de la empresa.
1.9.1 GERENTE GENERAL.
Este cargo viene siendo desempeando por el Lic. Miguel ngel Terrazas Rivas, desde la fundacin de la empresa, no debemos olvidad que Importadora TAMIVA, se constituye en una empresa unipersonal.
1.9.2 JEFATURAS
JEFATURA DE VENTAS JEFATURA DE PERSONAL JEFATURA DE LICITACIONES JEFATURA DE LOGSTICA JEFATURA ADMINISTRATIVA
1.9.3 GERENCIAS DE REA.
Asumen la planificacin, organizacin, ejecucin y el control de los recursos econmicos-financieros, control de activos fijos y realizables, control de las ventas menores y mayores, minimizando gastos y maximizando utilidades.
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Adems estn en la obligacin de informar, cumpliendo y hacer cumplir las disposiciones que provengan del Gerente General.
Desarrollar y ejecutar a nivel nacional las polticas de comunicacin de la empresa, de forma interna y externa, velando por el buen uso de la imagen corporativa.
Ejecutar la aplicacin eficiente de una poltica de comunicacin masiva que informa correctamente al personal y mercado en general sobre productos y servicios que ofrece la empresa.
Dar soporte al rea comercial para facilitar el logro de los objetivos comerciales, adicionalmente es el responsable de la imagen institucional, acorde con los compromisos de ventas proyectadas mensualmente.
Sobre la base de investigacin previa, ciudad de los clientes, propone nuevos segmentos de mercado, precios de productos existentes y nuevos productos.
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Organizar, analizar y controlar las actividades comerciales de la empresa, con el claro objetivo de asegurar el liderazgo de Importadora TAMIVA en el Mercado boliviano, segn o que estipula la declaracin de Visin, Misin y valores Corporativos de la empresa.
Coordinar el rea de licitaciones privadas y estatales, dirigiendo el proceso desde la preseleccin de las licitaciones pblicas hasta la entrega en conformidad de los productos adjudicados y su respectivo cobro.
1.9.4.2 GERENCIA OPERATIVA
Objetivo General: Coordinar con los responsables de almacenes el despacho oportuno y eficaz de los productos comprometidos velando tambin el funcionamiento del sistema de almacn, de acuerdo a los procedimientos y polticas establecidas, para garantizar la confiabilidad del inventario, manteniendo una rotacin adecuada del mismo.
Coordinar y dirigir las actividades referidas al servicio tcnico de la importadora, asesorando y capacitando a los clientes en el manejo de los equipos, planificando los servicios de mantenimiento y organizando al equipo tcnico de las diferentes sucursales y para al mismo tiempo prestar apoyo al equipo de ventas y licitaciones de la empresa.
Dirigir las actividades de recepcin, abastecimiento y distribucin de productos, as como coordinar su movimiento dentro y fuera de la empresa, almacenamiento y transporte requerido en el proceso.
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1.9.5 GERENCIA FINANCIERA Objetivo General:
Administrar el movimiento de las cuentas de la empresa con el fin de realizar los cierres contables para reflejar los ingresos y egresos de la empresa en el estado de resultados y poder dar cumplimiento a las contribuciones a las cuales est obligada la empresa en tiempo y forma.
Analizar diariamente la cartera de clientes y dar seguimiento a la cobranza hasta la cancelacin total de la deuda contrada durante la compra, en el tiempo estipulado. Facilitar al responsable del anlisis de crdito las condiciones y garantas de clientes, para definir las condiciones para autorizar crditos.
Apoya al buen mantenimiento de la cartera clientes, con el fin de mejorar las relaciones comerciales con las instituciones hospitalarias, relacionndose con directores, administradores, mdicos jefes de servicio y mdicos especialistas y lderes de opinin de las distintas especialidades, tambin brinda atencin a proveedores internacionales en las visitas que estos realicen a la empresa, dndoles a conocer todos los aspectos relacionados a la operacin comercial.
Coordinar las actividades en materia de Recursos Humanos para que se lleve a cabo segn las estrategias, polticas y procedimientos establecidos, para conseguir que la empresa cuente con un equipo humano preparado, motivado y comprometido con los objetivos de la Importadora, con el fin de optimizar la productividad durante el desempeo de las funciones, cumpliendo con las regulaciones que establece la Ley.
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1.10 ORGANIGRAMA.
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1.11 MISIN
Constituirse en una empresa Lder a nivel nacional en la importacin y comercializacin de insumos mdicos y equipos para la salud, garantizando los mismos en cuanto a su procedencia calidad y bajo costo, llegando a todos nuestros clientes intermedios y finales.
1.12 VISIN
Mantener nuestro liderazgo indiscutible en nuestro rubro con un reconocimiento nacional e internacional ms consolidado, y construir corporacin familiar donde todos los colaboradores se sientan identificados, comprometidos y productivos con el perfil de la empresa.
1.13 ASPECTOS LEGALES
Importadora TAMIVA fue constituida como empresa unipersonal el 5 de Octubre de 1986 habiendo cumplido con los requisitos institucionales establecidos por ley. La empresa se encuentra sujeta a las siguientes disposiciones legales que se cita a continuacin.
Ley 843 Texto Ordenado Vigente. Ley 25465, Reglamento de Devolucin Impositiva Ley General de Trabajo Ley 2492 Cdigo Tributario Cdigo de Comercio
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1.14 ASPECTOS FINANCIEROS
Importadora TAMIVA es una empresa que presta servicios de insumos mdicos y equipos para la salud a nivel nacional, con ms de 27 aos en el mercado ha permitido permanecer gracias a la inversin y la buena administracin, brindando servicios y generando recursos para lograr el fortalecimiento de la empresa, creciendo y permaneciendo en el mercado.
1.15 ASPECTOS TRIBUTARIOS
Importadora TAMIVA se encuentra obligada a los siguientes impuestos:
Impuesto al Valor Agregado (IVA) Impuesto a las Transacciones (IT) Rgimen Complementario al IVA (RC-IVA) Impuesto a las Utilidades de Empresa (IUE)
1.16 REGISTROS E INSCRIPCIONES
Importadora TAMIVA como empresa Unipersonal fue creada en la gestin 1986, se encuentra registrada en las siguientes instituciones:
Licencia de funcionamiento de la Honorable Alcalda Municipal de Cochabamba N 10-3-61152-000004. Apertura ante Impuestos Internos Nacionales SIN, con el nmero de RUC. 2220717, que ahora cambi al NIT 2378191011. Registrado en Fundempresa (Registro de Comercio de Bolivia) con la matricula N 00000986 en fecha 11 de junio de 1992 Numero de Registro 00070138.
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Cuenta con registro sanitario en Unidad de Medicamentos y Tecnolgico en Salud (UNIMED), presentado por el Regente Farmacutico(a) Dra. Mnica Terrazas Rivas en representacin de la firma Importadora TAMIVA, para el que solicita la inscripcin de producto para su importacin y comercializacin en el Pas
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CAPITULO II MARCO TERICO
2.1. CONCEPTO DE AUDITORIA
La auditora es un proceso de revisin (planificacin, ejecucin y comunicacin de resultados) sobre el proceso de registro, clasificacin y resumen de las operaciones e informacin financiera generada por la contabilidad, siguiendo parmetros predeterminados.
Lafuente y Prez 2006 (p.149)
2.2. TIPOS DE AUDITORIA
A medida que se van desarrollando las organizaciones pblicas y privadas se complica su manejo, se hacen indispensables nuevas herramientas de investigacin, evaluacin y control. Esto dio lugar a que se programe la existencia de diferentes clases de auditoras a saber.
2.2.1 Auditora Interna
La auditora interna se caracteriza por que es llevada a cabo por una unidad organizada de la empresa o institucin que puede denominarse, direccin de auditora interna, departamento de auditora interna. Lafuente, Prez 2006 (p.24)
El objetivo principal de la auditora interna es verificar y evaluar el cumplimiento, adecuacin y aplicacin de las normas y procedimientos de control interno establecidos por la direccin y sugerir las medidas correctoras, oportunas para su correccin a un costo razonable. Grupo Cultural S.A. (p.16)
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2.2.2 Auditora Externa
La auditora externa se denomina as, porque es realizada por personas naturales o jurdicas ajenas a la organizacin objeto de la auditoria.
Normalmente los trabajos de auditora externa son llevados a cabo en el sector gubernamental, dichos trabajos son realizados por la Contralora General de la Republica.
Las funciones de la auditora externa son resumidas a continuacin:
a) Examinar los estados e informacin financiera y emitir una opinin independiente sobre los mismos. b) Evaluar la implementacin y funcionamiento de los sistemas de control interno relativos al proceso de elaboracin de estados e informacin financiera. c) Evaluar los sistemas de informacin relacionados con la informacin financiera. d) Evaluar algn rubro especfico de los EE.FF., por ejemplo, cuentas por cobrar, ventas, inventarios, etc. e) Asesorar al mximo ejecutivo en temas administrativos, tributarios, control interno, entre otros. f) Emitir informes con observaciones y recomendaciones.
La auditora gubernamental: es la acumulacin y evaluacin objetiva de evidencia para establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre la informacin examinada y los criterios establecidos
Resolucin N CGE/094/2012 NE/CE-011 de fecha 27 de agosto del 2012 de la Contralora General del Estado (p.4)
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2.2.4 Auditora Especial
Las Normas de Auditora Gubernamental, establece que : Es la acumulacin y en examen sistemtico y objetivo de evidencia, con el propsito de expresar una opinin independiente sobre el cumplimiento del ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones contractuales y, si corresponde, establecer indicios de responsabilidad por la funcin pblica.
El objetivo de la auditora especial es verificar el cumplimiento de normas legales y administrativas y de los contratos suscritos; en consecuencia, los parmetros o criterios, que se deben considerar en auditora especial, son:
g) Normas legales o administrativos, que puedan ser leyes, decretos supremos, resoluciones ministeriales, manual de organizacin, manual de funciones, reglamento interno de personal y otros. h) Contratos suscritos por adquisicin bienes y servicios.
Rocha 2013 (p.12)
2.3. ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIA ESPECIAL
Es la acumulacin y examen sistemtico y objetivo de evidencia, con el propsito de expresar una opinin independiente sobre el cumplimiento del ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables y obligaciones contractuales.
Para la realizacin de estas auditoras, el contenido de papeles de trabajo varia de conformidad a los objetivos de estas y al anlisis realizado. Debido a que este tipo de auditora no evala un conjunto amplio de actividades, tambin se le denomina Auditoria Parcial.
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Resolucin N CGE/094/2012 NE/CE-011 de fecha 27 de agosto del 2012 de la Contralora General del Estado (p.4)
ETAPAS DE LA AUDITORIA ESPECIAL
Elaboracin MPA y Obtencin de Informe del Programas de trabajo evidencia Auditor
Lafuente, Prez 2006 (p.15)
2.3.1 Control Interno Es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administracin de una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal, diseado especficamente para proporcional seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categoras de objetivos:
a) Efectividad y eficiencia de las operaciones. b) Suficiencia u confiabilidad de la informacin financiera. c) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
EJECUCIN PLANIFICACIN COMUNICACIN DE RESULTADOS
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Esta definicin enfatiza ciertos conceptos fundamentales sobre el control interno a saber.
a) Es un proceso, esto es, un medio no un fin en s mismo. b) Se efecta por personas. No lo constituye simplemente los manuales de polticas, los formatos, sino las personas en cualquier estrato de la organizacin. c) No puede esperarse que ofrezca ms que una seguridad razonable. d) Est dirigido al logro de objetivos comprendidos en uno o ms grupos que abarcan.
Paiva 2004 (p.226)
2.3.2 Componentes del Control Interno
El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, que se derivan de la forma como la administracin maneja el ente y estn integrados a los procesos administrativos.
Los componentes son:
a) Ambiente de control b) Evaluacin de riesgos c) Actividades de control d) Informacin y comunicacin e) Supervisin y seguimiento
El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los componentes afecta solo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual ms de un componente influye en los otros y
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conforman un sistema integrado que reacciona dinmicamente a las condiciones cambiantes.
De esta manera, el control interno defiere por ente y tamao y por sus culturas y filosofas de administracin. As, mientras todas las entidades necesitan de cada uno de los componentes para mantener el control sobre sus actividades, el sistema de control interno de una entidad generalmente se percibir muy diferente al de otra.
Paiva 2004 (p.226, 227)
2.3.3 El Entorno de Control
Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencia la actividad del personal con respecto al control de sus actividades.
Es en esencia el principal elemento sobre el que sustenta o actan los otros cuatro componentes e indispensable, a su vez, para la realizacin de los propios objetivos de control.
Los elementos asociados con el ambiente de control son, entre otros:
a) Integridad y Valores ticos
Tiene como propsito establecer los valores ticos y de conducta que se espera de los miembros de la organizacin durante el desempeo de sus actividades ya que la efectividad del control depende de la integridad y valores del personal que lo disea y le da seguimiento.
Es importante tener en cuenta la forma en que son comunicados y fortalecidos estos valores ticos y de conducta. La participacin de la alta administracin es clave en este asunto, ya que su presencia dominante fija el tono necesario a travs de su ejemplo. La gente emita a sus lderes.
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Debe tenerse cuidado con aquellos factores que pueden inducir a conductas adversas a los valores ticos como pueden ser: controles dbiles o inexistencia de ellos; alta de descentralizacin sin el respaldo del control requerido; debilidad de la funcin de auditora; inexistencia o inadecuada sanciones para quienes actan inapropiadamente.
b) Competencia
Son los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente sus tareas.
c) Junta Directiva, Consejo de Administracin y/o Comit de Auditora
Debido a que estos rganos fijan los criterios que perfilan el ambiente de control, es determinante que sus miembros cuenten con la experiencia, dedicacin y compromisos necesarios para tomar las acciones adecuadas e interacten con los auditores internos, externos y con la revisora fiscal.
d) Filosofa Administrativa y Estilo de Operacin
Los factores ms relevantes son las actitudes mostradas a la informacin financiera, el procesamiento de la informacin y principios y criterios contables entre otros. Otros elementos que influyen en el ambiente de control son: estructura organizativa, delegacin de autoridad y de responsabilidad y polticas y prcticas del recurso humano. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma como se desarrolla las operaciones, se establecen los objetivos y se estimulan los riesgos. Tiene que ver igualmente con el comportamiento de los sistemas de la informacin y con la supervisin en general. A su vez es influenciado por la historia de la entidad y su nivel de cultura administrativa.
Paiva 2004 (p. 227, 228)
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2.3.4 Deficiencias de la Efectividad del Control Interno
Este hecho se debe al desconocimiento de la unidad administrativa de la medida del control observada, y podra restar confiabilidad a la informacin contenida en los estados financieros en su conjunto
2.4. PLANIFICACIN
La auditora debe planificarse de tal forma que los objetivos del examen sean alcanzados eficientemente.
En la planificacin de la auditora debe definirse claramente el objetivo, el objeto, la metodologa y el alcance del examen.
La planificacin de la auditora debe contar con el apoyo legal y la asistencia especializada necesaria y suficiente, a requerimiento; salvo que la auditora especial sea realizada por el rea legal o tcnica de la Contralora General del Estado, casos en los cuales se puede requerir el apoyo necesario.
Debe obtenerse una comprensin del ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones contractuales existentes, relativas al objeto del trabajo.
Resolucin N CGE/094/2012 NE/CE-015 DE LA Contralora General del Estado (p.6)
2.4.1 Memorndum de Planificacin de Auditora
El supervisor de auditora debe elaborar el documento formal que respalda el proceso de planificacin de la auditora, que en la gerga auditoriana se denomina memorndum de planificacin de auditoria (MPA).
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Dicho documento debe ser aprobado por el Socio o Gerente de Auditora, y firmado por el Supervisor y los Auditores, en constancia de su conocimiento.
El documento o papeles de trabajo que respalda la planificacin realizada se denomina MEMORANDUM DE PLANIFICACION (MPA).
Lafuente, Prez 2006 (p.154)
2.4.2 Evaluacin de Control Interno
Debe efectuarse la evaluacin del control interno relacionado con el objetivo y objeto del examen, efectos de la planificacin de la auditora.
La evaluacin del control interno debe llevarse a cabo tomando en cuenta las particularidades del examen.
Resolucin N CGE/094/2012 NE/CE-015 DE LA Contralora General del Estado (p1.9)
2.4.3 Materialidad
El auditor determina la materialidad para los estados financieros en su conjunto para determinar la naturaleza y el alcance de los procedimientos de evaluacin de riesgo, identificar y evaluar los riesgos de errores materiales.
2.4.4 Riesgo de Auditora
El riesgo de auditora es la posibilidad de que el auditor emita un informe con opinin limpia sobre los estados financieros distorsionados y viceversa.
Lafuente, Prez 2006 (p.84)
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Los componentes del riesgo se detallan de la siguiente forma:
2.4.4.1 Riesgo Inherente
Es la posibilidad de que los estados financieros presentan errores, distorsiones, fraudes importantes a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), independientemente de cualquier actividad de control o regulacin, Dicho de otro modo es un riesgo que existe de por s. Este riesgo existe de por s; esto significa que el solo hecho de que una empresa o institucin pblica existan, ya trae consigo la posibilidad de que el proceso de sus operaciones se vea afectado por errores, desviaciones a normas, fraudes, etc.
Lafuente, Prez 2006 (p.86)
2.4.4.2 Riesgo de Control
Segn las NIA el riesgo de control: Es la posibilidad de que un saldo de cuenta o una clase de transaccin hayan sufrido distorsiones que puedan resultar materiales, individualmente o al acumularse con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, por no haber sido prevenidas o detectadas y corregidas oportunamente por los sistemas de contabilidad y control interno.
Lafuente, Prez 2006 (p.91)
2.4.4.3 Riesgo de Deteccin
Es la posibilidad de que el auditor mediante la aplicacin de procedimientos no detecte errores, desviaciones u omisiones importantes que estn afectando a los estados financieros.
Lafuente, Prez 2006 (p.92)
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2.4.5 PROGRAMAS DE TRABAJO
El enunciado de auditora es un enunciado lgicamente ordenado y clasificado, de la naturaleza de los procedimientos de auditora que han de emplearse, la extensin que se les ha de dar y la oportunidad en que se han de aplicar.
Son las instrucciones detalladas para la recopilacin de la evidencia de auditoria para concluir u opinar sobre un rea o de componentes de los estados financieros, que recibe el nombre de programa de auditoria. Este siempre incluye una lista de procedimientos de auditora. Por lo general tambin incluye los objetivos que se buscan con la aplicacin de los procedimientos diseados, el tamao de la muestra, partidas a escoger y el periodo de las pruebas.
Por lo regular se debe preparar un programa de trabajo para cada componente de los estados financieros, objeto de la auditora.
Rocha 2013 (p.383)
2.5. EJECUCIN
Es la fase de ejecucin de la auditora est referida al proceso en el cual el auditor obtiene evidencia de auditora respecto de las afirmaciones contenidas en los estados financieros. Dicha evidencia sirve de base para emitir una opinin del auditor acerca de la razonabilidad de los estados financieros.
La importancia de esta etapa radica en el cumplimiento de los procedimientos planificados, con el fin de obtener elementos de juicio valido y suficiente para sustentar una opinin. Esta etapa se va cumpliendo con la aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos, cuyo resultado, se traduce en evidencia, la misma que se registra en papeles de trabajo conforme se desarrolle la revisin.
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Lafuente y Prez 2006 (p.66)
2.5.1 Procedimientos de Auditora
Los procedimientos de auditoria para cuentas por cobrar se relacionan primero con el uso de la compaa del aejo detalle de saldos o el aejo mayor auxiliar de cuentas especificas por cliente los procedimientos bsicos aplicados a este mayor auxiliar, incluyen una combinacin de confirmacin de saldos, anlisis, comprobacin y seguimiento.
Procedimiento
Indagacin, observacin y en algunos casos, declaraciones.
Ejemplo
Investigacin de la totalidad de la poblacin de las cuentas por cobrar y los procedimiento designados para captura de las transacciones. Observando la totalidad de las operaciones del cliente. Realizando las pruebas analticas de la razonabilidad del ingreso registrado y verificando la documentacin de embarque.
Objetivo
Estos procedimientos son primeramente diseados para alcanzar el objetiv relativo a la integridad.
Gua prctica de auditora 2007 (p.132)
Para cumplir los objetivos de auditora y emitir una opinin de acuerdo a las normas de auditora debe aplicarse los dos tipos de procedimientos de auditora conocidas en la profesin:
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a) Procedimiento de Cumplimiento b) Procedimiento Sustantivo
2.5.1.1 Procedimiento de Cumplimiento
Son aquellas que permite establecer la existencia y funcionamiento de atributos o controles clave importantes en el proceso de obtencin de inventarios.
Entre los procedimientos estn:
Inspeccin de documentacin del sistema Pruebas de reconstruccin Observacin de determinados controles Tcnicas de datos de prueba Pruebas de transacciones
2.5.1.2 Procedimiento Sustantivo
Son aquellas que estn orientadas a validar las afirmaciones contenidas en los registros contables y estados financieros y, por consiguiente sobre la valides de la informacin: Los procedimientos que se utilizan:
Inspeccin fsica Recuentos fsicos Confirmaciones externas Pruebas analticas Indagaciones al personal de la empresa Pruebas globales Reclculos aritmticos Inspeccin/o anlisis de documentos
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Lafuente y Prez 2006 (p.166)
2.5.1.3 Evidencia de Auditora
La evidencia de auditora viene a ser la afirmacin que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales basar su opinin. La evidencia de auditora abarca los documentos fuentes y los registros contables que sustentan a los estados financieros y la informacin corroborativa de otras fuentes.
La evidencia es la prueba fsica, documental, testimonial, circunstancial, parcial o analtica que sustenta el anlisis, evaluacin e identificacin de un hallazgo de auditora especial, determinado por el auditor.
Rocha 2013 (p. 36)
2.5.1.4 Tipos de Evidencia
Segn la fuente de obtencin de evidencia existen dos clases de evidencia de auditora que son:
a) Evidencia de control
La evidencia de control proporciona satisfaccin sobre los controles identificados, es decir, que estos existen y operan eficazmente durante el periodo del examen.
Para obtener dicha evidencia, se realizan pruebas de cumplimiento, cuyos procedimientos son los siguientes:
Indagacin con el personal, obtener informacin del personal respecto al cumplimiento de algn procedimiento de control interno.
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Observacin de determinados controles, obtener prueba en el momento en que el control de realiza o el proceso se ejecuta
Repeticin de control, se utiliza este procedimiento para corroborar el cumplimiento de un control interno que no est documentado con una firma. Inspeccin y revisin de documentos, es verificar los controles y si se encuentran debidamente respaldados por documentos de sustento pertinente.
El auditor debe obtener evidencia relevante, suficiente y competente considerando las siguientes afirmaciones de control:
Existencia. Se refiere a que los controles existen y son reales.
Eficacia. Se refieren a que los controles diseados en el sistema de control interno estn efectivamente funcionando. Continuidad. Se refiere a que los controles han funcionado tal como fueron diseados durante el periodo examinado del cual se pretende obtener confiabilidad.
a) Evidencia Sustantiva
La evidencia sustantiva nos brinda satisfaccin de los saldos de los componentes de los estados financieros y sus aseveraciones o afirmaciones.
Para obtener evidencia sustantiva, se realizan pruebas sustantivas, su propsito es obtener evidencia directa sobre la validez de las afirmaciones, se trata de comprobar magnitudes (valores).
Los procedimientos para realizar las pruebas sustantivas son:
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Procedimientos analticos, es la evaluacin de la informacin presentada por entidad a travs se comparaciones o relaciones con otros datos, como ser:
Anlisis de relaciones. Anlisis de tendencia Comparaciones y otros Anlisis de relaciones Anlisis de tendencia Comparaciones y otros
Inspeccin de documentos y otros registros, es la revisin de los documentos y otros registros, con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de la compra adquisicin.
Observacin fsica, es la verificacin de ciertos hechos o circunstancias que se relacionan con algunas operaciones realizadas por la entidad.
Confirmaciones externas, se utiliza cartas de confirmacin de saldos enviados a entidades independientes de la empresa con el fin de cerciorarse de la autenticidad de los registros del activo, pasivo y las operaciones.
Declaraciones, es cuando los datos son importantes y el resultado de las investigaciones realizadas por el auditor, se exponen por escrito o en forma de documento y/o carta firmada por las personas que participan en ella.
La evidencia sustantiva nos brinda satisfaccin de los saldos que componen los estados financieros a travs de sus aseveraciones o afirmaciones.
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Existencia, se refiere a si los activos y pasivos de la entidad, existen y son reales a la fecha de cierre del balance.
Integridad, se refiere a si toda las operaciones estn contabilizadas, incluidas o imputadas en los componentes correctos de los estados financieros y registradas en el periodo contable correspondiente.
Derechos y obligaciones, se refiere a si los activos reflejados en los estados financieros representan derechos reales de la entidad y los pasivos registrados representan obligaciones reales.
Valuacin o distribucin, las afirmaciones sobre valuacin se refiera a si las transacciones se los componentes de activos, pasivos, capital contable, recursos y gastos han sido incluidas en los estados financieros en las cantidades correctas.
Exposicin, se refiere a si los componentes registrados en los rubros, cuentas y partidas incluidos en los estados financieros estn correctamente relevadas, clasificadas, descritas y expuestas de conformidad con principios y prcticas de general aceptacin.
Zuazo 2003 (p.57, 58)
2.5.1.5 Clases de evidencia de auditora
Las evidencias de auditora pueden clasificarse como sigue:
a) Evidencias Testimoniales
Obtenidas mediante entrevistas, declaraciones, encuestas (confirmaciones), etc., debiendo constar la misma en documento escrito.
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b) Evidencias documentales Proporcionadas por los registros de contabilidad, contratos, facturas, informes y otros documentos legalizados.
c) Evidencias fsicas Emergentes de la inspeccin fsica u observacin directa de las actividades, bienes o sucesos, cuyo resultado debe constar en documento escrito.
d) Evidencias analticas
Desarrolladas a travs de clculos, estimaciones, comparaciones, estudios de ndices y tendencias, investigacin de variaciones y operaciones no habituales.
e) Evidencias informticas Contenidas en soportes electrnicos e informticos, as como los elementos lgicos, programas y aplicaciones utilizados en los procedimientos de la entidad.
Rocha 2013 (p.373, 374)
2.5.2 PAPELES DE TRABAJO
Se denomina papeles de trabajo a todo aquel documento, hojas o memorias de clculo, anlisis, resmenes de trabajo, cartas enviadas y recibidas, programas, planillas llave, informes tcnicos, fotocopias, fotografas, etc., que resultan ser evidencia de alguna condicin en la que se encontraban las afirmaciones de los estados financieros y que en ltima instancia, respaldan la opinin de un auditor.
A este respecto, la Seccin 230 de las Normas Internacionales de Auditora establece que:
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El auditor debe documentar (sustentar) todo aquello que tenga importancia como evidencia para respaldar su opinin, y como evidencia de que el examen se ha practicado de conformidad con la Normas Internacionales de Auditora.
Lafuente y Prez 2006(p.182)
2.5.2.1 Objetivos de los Papeles de Trabajo
Las Normas Internacionales de Auditora establecen los siguientes objetivos de los papeles de trabajo.
a) Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas. b) Facilitar y servir como evidencia de la supervisin y revisin del trabajo de auditora. c) Evidenciar el cumplimiento de las normas de auditora. d) Servir como elemento de juicio para evaluar el desempeo tcnico de los auditores.
Lafuente y Prez 2006 (p.182)
2.5.2.2 Naturaleza y Caracterstica de los Papeles de Trabajo
Segn el texto curso papeles de trabajo de la Contralora General y la Norma de Auditoria 5 Documentos del Auditor del Consejo Tcnico Nacional de Auditoria y Contabilidad del Colegio de Auditores de Bolivia, los papeles de trabajo deben reunir principalmente las siguientes caractersticas de calidad:
a) Claros
Los papeles de trabajo, no deben necesitar aclaraciones adicionales, que cualquiera pueda entender su finalidad, sus fuentes, la naturaleza y alcance de trabajo y las conclusiones alcanzadas por quien los preparo.
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b) Concisos
Los papeles de trabajo deben incluir comentarios breves y puntales, sin incluir comentarios excesivos que dificulten su entendimiento y revisin.
c) Completos y exactos
Que los papeles de trabajo deben documentar los hechos comprobados, los juicios, conclusiones deben mostrar la naturaleza y el alcance de auditora, en forma completa y exacta.
d) Relevantes y pertinentes
Los papeles de trabajo, solamente deben incluir a aquellos asuntos de importancia o relevantes para el objetivo que se pretende alcanzar y deben proveer soporte suficiente y competente para la formacin de la conclusin u opinin del auditor.
e) Objetivos
Los papeles de trabajo deben reflejar las actividades, operaciones y hechos como han sucedido, siguiendo el criterio de imparcialidad del auditor.
f) Ordenados Los papeles de trabaj deben ser ordenados y archivados bajo un sistema de ordenamiento que rene las siguientes caractersticas: uniforme, coherente y lgico, denominado comnmente referencia de papeles de trabajo. Rocha 2013 (p.342, 343) 2.5.2.3 Requisitos de la Prueba de Evidencia
En cuanto a la Evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos debern cumplir los siguientes requisitos.
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a) Suficiencia, ser suficiente las recomendaciones que se presenten en la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditora. b) Componentes, para que sea componente, la evidencia deber ser vlida y confiable, es decir, las pruebas practicada debern corresponder a la naturaleza y caractersticas de las materias examinadas. c) Importancia, la informacin ser importante cuando guarde una relacin lgica y patente con los hechos que se desee demostrar o refutar. d) Pertinencia, la evidencia deber ser congruente con los resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditoria.
a) Cdula sumaria o planilla llave b) Planilla de excepciones c) Planilla de ajustes d) Planilla de deficiencias de control interno e) Programas de trabajo f) Composicin de la cuenta o cedula subsumaria g) Papeles de trabajo de respaldo o anlisis
a) Cedula sumaria o planilla llave
Este papel de trabajo e auditora especial es la puerta de entrada de revisin de los rubros de los estados financieros y permite organizar el trabajo de revisin de las cuentas que los componen.
b) Planilla de excepciones
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Esta planilla consigna informacin relativa a desviaciones importantes (errores, fraudes, omisiones) de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y Normas de Contabilidad, que debido a lineamientos impuestas por la institucin o limitaciones en los procedimientos de auditora, el auditor ejecutante no puede cuantificar, sin embargo, debe tratar de cuantificar en lo posible.
c) Planilla de ajustes
Este papel de trabajo expone desviaciones importantes (errores, fraudes, omisiones) de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y Normas de Contabilidad, que son susceptibles de ser cuantificados por el auditor ejecutante.
d) Planilla de deficiencias de control interno
Esta planilla expone las deficiencias o debilidades del control interno, encontradas en el proceso de evaluacin del control interno, aplicacin de pruebas de cumplimiento y/o en la ejecucin de pruebas sustantivas. Debido a su naturaleza (observaciones menores), no son incluidas en el informe del auditor. Sin embargo, estas observaciones, debido a su importancia en los que haceres administrativo contables, deben ser reportadas en carta de control interno.
Las deficiencias de control interno deben redactarse desarrollando los siguientes atributos: ttulo, condicin, criterio, causa, efecto y recomendacin.
e) Programa de trabajo
Este papel de trabajo es evidencia de que la revisin de estados financieros se ha llevado a cabo en forma ordenada y se ha aplicado procedimientos relativos
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a demostrar la validez de las afirmaciones de los estados financieros o la existencia y funcionamiento de atributos de control interno.
Es importante recordar que existen los siguientes tipos de programas:
Programas de evaluacin de control interno Programas para pruebas de cumplimiento o transacciones Programas para pruebas sustantivas o de saldos
f) Composicin de la cuenta o cedula subsumira
Este papel de trabajo no es otra cosa que la composicin de la cuenta principal, es decir que la subsumira expone las cuentas auxiliares que componen la cuenta principal y las que sern objeto de revisin de acuerdo con el nivel de materialidad o muestra seleccionada.
g) Papeles de trabajo de respaldo o anlisis
Esta categora de papeles de trabajo est referida a todo documento, como ser contratos, facturas, informe sobre alguna situacin en particular, pruebas de clculo, memorando informativo, auxiliar contable, nota de confirmacin de terceros, arqueo de caja, comprobante contable con firmas autorizadas, planillas de sueldos, etc.
Estos papeles de trabajo se constituyen en evidencia que respalda el juicio del auditor respecto de atributos de con control interno o de las afirmaciones de estados financieros.
Lafuente y Prez 2006(184-189)
2.5.2.5 Temporalidad de los Papeles de Trabajo
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En consecuencia la firma de auditora debe adoptar las medidas adecuada para garantizar la seguridad en la conservacin de los papeles de trabajo mientras se realice la auditora, el auditor es responsable por la conservacin y proteccin de los papeles de trabajo, estos no beben quedar expuestos al acceso de terceros.
Una vez concluido el examen los papeles deben ser conservados en archivos seguros. Estos no deben destruirse antes de a ver transcurrido el tiempo preciso para satisfacer las exigencias de la firma, legal y las necesidades de futuras auditorias. La forma de conservar el tiempo, los responsables de su custodia, as como el acceso de los mismos deben estar formalizados en procedimientos definidos por la firma
El Cdigo de Comercio, en su artculo 52, indica que los libros y papeles deben conservarse cuando menos 5 aos.
Rocha 2013(358)
Los conceptos generales comunes a todos los papeles de trabajo son:
a) Archivo permanentes, tienen como objetivo reunir os datos de naturaleza histrica o continua relativos a la presenta auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de informacin sobre la auditoria que es de inters continuo de un ao a otro.
b) Archivos presentes, incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al ao que se est auditando. Los tipos de informacin que se incluyen en el archivo presente son: programas de auditora, informacin general, balance de comprobacin de trabajo, asientos de ajuste, reclasificacin y cedulas de apoyo.
2.5.2.6 Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo
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Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, quien podr facilitar copias o extractos de sus papeles a la entidad auditada. Asimismo podr facilitar el acceso a estos papeles a terceros, como por ejemplo otros auditores, pero siempre consentimiento expreso de los administradores de la entidad.
El auditor deber habilitar los procedimientos necesarios para garantizar la custodia de los papeles, durante el tiempo necesario para cumplir con los requerimientos legales al respecto.
Grupo Cultural (p.35)
2.5.3 REFERENCIA
Es la codificacin o numero de un papel de trabajo cualquiera que lo identifica y distingue de los dems papeles de trabajo.
La referencia de papeles puede variar segn el tipo de auditora que se trate.
Normalmente la referencia de un papel de trabajo el auditor la incluye en la parte superior izquierdo de dicho papel.
Lafuente y Prez 2006 (p.200)
2.5.4 CORREFERENCIA
La correferencia se conoce tambin como referencia cruzada de papeles de trabajo. Es una o ms seales que tienen la finalidad de demostrar que una cifra de un papel de trabajo viene de otro papel de trabajo y va hacia este ltimo.
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Es decir que demuestra la existencia de una relacin conceptual y numrica entre dos o ms papeles de trabajo.
Lafuente y Prez 2006 (p.203)
2.5.5 MARCAS DE AUDITORIA.
Se llama marcas de auditora a aquellos tildes, seales, etc. que permite evidenciar en un papel de trabajo que el auditor ha realizado un determinado tipo de trabajo de auditora o ha aplicado un procedimiento determinado.
Las marcas de auditora normalmente se encuentran en todos los papeles de trabajo generalmente en el proceso de auditora.
No existe una regla definida que establezca el tipo de marcas de auditora. Es decir que el auditor puede definir las marcas de auditora que utilizar a fin de demostrar el trabajo realizado.
Lafuente y Prez 2006 (p.206)
2.5.6 ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJOS
Los papeles de trabajo deben archivarse en orden correlativo mediante la utilizacin de legajos especiales debidamente organizados en forma general y especfica, con el propsito de mostrar el flujo de la informacin desde su inicio hasta su finalizacin.
En cualquier tipo de auditora la organizacin de los papeles de trabajo est compuesta por los siguientes legajos o archivos.
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Legajo de resumen, se elabora en la etapa de finalizacin de la auditora, incluye las sntesis de las decisiones y conclusiones ms relevantes alcanzadas como resultado del trabajo realizado.
Legajo de planificacin, contiene la estrategia, objetivos y procedimientos a ejecutar.
Legajo permanente, incluye informacin y documentacin invariable, esencial, importante y de inters permanente para consulta continua de auditora, permite que el auditor se familiarice con la entidad auditada.
Legajo corriente o de ejecucin, contiene papeles de trabajo preparados y obtenidos por el auditor, que demuestren los procedimientos de auditoria. Zuazo 2006 (175-178)
1.16.1 HALLAZGOS DE AUDITORIA
Un hallazgo de auditora es el descubrimiento por parte del auditor, de situaciones que requieren ser comentados, depurados, cuantificados y cualificado, para ser comunicadas, por el efecto que puede tener en los estados financieros de la institucin.
Los hallazgos de auditora, deben ser desarrollados por el auditor considerando aspectos esenciales de las observaciones, denominados Atributos de los hallazgos que son:
a) Condicin Situacin, observacin percibida o captada como es, lo que se encontr, es observacin detectada o la situacin no adecuada incurrida por la institucin.
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b) Criterio Lo que debe ser, lo que deba ser, se desarrolla cuando el auditor tiene conocimiento o domino sobre un tema especfico, esto se basa en la experiencia y capacidad en el conocimiento de la institucin, sus normas internas tcnicas y legales.
c) Efecto La desviacin, producto de la comparacin cuantitativa y cualitativa de la condicin y el criterio. d) Causa Las razones o razn por la cual ocurri la condicin, es el motivo por el que no se cumple el criterio. El auditor debe tener la estrategia y habilidad para detectar cada causa y tener la capacidad de sustentarla.
e) Recomendacin
Es la posicin analtica y profesional del auditor para superar o corregir la observacin detectada.
Mendizabal 2009(p.44) 2.6. COMUNICACIN DE RESULTADOS 2.6.1 Informe de Auditora Externa del Control Interno.
2.6.2 Informe de Auditora con Indicios de Responsabilidad.
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CAPITULO III DESARROLLO DEL TRABAJO
3.1. CONSIDERACIONES GENERALES.
El presente capitulo est orientado a realizar un examen sistemtico de los ingresos generados por venta a crdito de la gestin 2012, de la Importadora TAMIVA en el marco establecido en las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados y dems disposiciones legales relacionadas.
Por lo tanto, se llev a cabo la Auditora Especial de las cuentas por cobrar, con la finalidad de detectar observaciones, para implementar sugerencias y recomendaciones, para mejorar el control interno de los procedimientos para el cobro de las ventas a crdito.
3.2. ACTIVIDADES DE LA AUDITORA ESPECIAL DESARROLLADA.
Para fines del presente Trabajo Dirigido Interdisciplinario a continuacin se describe el trabajo de Auditoria Especial: de Cuentas Por Cobrar sobre las ventas a crdito correspondiente a la gestin 2012 de la Importadora TAMIVA.
3.3. PLANIFICACIN
En esta etapa entre otras, se llevaron a cabo las siguientes actividades: Recopilacin de los documentos para su anlisis, revisin y archivo.
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Determinacin de los riesgos de auditora que pudieran presentarse. Evaluacin del sistema de contabilidad, bancos, ventas a crdito. Elaboracin del Programa de Auditoria Especial. Elaboracin del Memorndum de Planificacin de Auditoria (M.P.A.). Objetivo del Trabajo Los objetivos definidos para el trabajo fueron: Verificar los procedimientos de Auditora en las ventas a crdito que cuenten con documentacin de respaldo suficiente y razonable. Preparar de manera correcta y adecuada los papeles de trabajo que sean claros, concisos, pertinentes y ordenados. Elaborar un informe de Auditora Especial sobre las cuentas por cobrar y aplicar nuevos procedimientos para mejorar las polticas de cobro.
Objeto Se estableci objeto a la informacin y los documentos generados en el Manejo de las ventas a crdito a: Informacin Contable Extractos Bancarios Libro de Bancos Conciliaciones bancarias Alcance de Trabajo En este segmento se defini que el examen se realizara de acuerdo a las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas en Bolivia, Normas de Auditora Generalmente Aceptados en Bolivia.
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As mismo se establece que el periodo a objeto de examen, comprender del 01 de enero al 31 de diciembre de la gestin 2012.
Definicin de la Metodologa Se defini como metodologa la verificacin y evaluacin de la documentacin que sustenta la informacin de ventas a crdito, correspondientes a la gestin 2012 de la Importadora Tamiva.
Disposiciones Legales y Normas a aplicar en el Desarrollo del Trabajo Las disposiciones legales identificadas fueron las siguientes: Ley 843 y sus Derechos Reglamentarios Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) Normas Internacionales de Auditoria (NIA) Dems disposiciones legales relacionadas Redaccin del Memorndum de Planificacin de Auditoria
3.4. EJECUCION. 3.5. En esta etapa se llevaran a cabo las siguientes actividades : Solicitud de documentacin Llenado del Programa de Auditora Elaboracin de papeles de trabajo Referenciaran de papeles de trabajo Correferenciacin de los papeles de trabajo Redaccin de planillas de deficiencias
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Supervisin a los papeles de trabajo
3.6. COMUNICACIN DE RESULTADOS
En esta etapa se llevaran a cabo las siguientes actividades: Elaboracin del Informe Final Revisin del Informe Final