Qu es la validacin de datos?

La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones

respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validacin
de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no
vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no vlidos en
una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin puede proporcionar
mensajes para indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda, as como
instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir
nicamente nmeros de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan
la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no vlidos en la
celda, como un nmero de dos o de cinco dgitos, puede mostrarles un mensaje de
error especfico.
En un escenario un poco ms avanzado, podra usar la validacin de datos para
calcular el valor mximo permitido en una celda segn un valor que se encuentra
en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dlares
en la celda E7, lo cual supera el lmite mximo especificado para comisiones y
bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nmina, el mximo permitido en E7
tambin aumentara o se reducira automticamente.
Las opciones de validacin de datos se encuentran en el grupo Herramientas de
datos.

La validacin de datos se configura en el cuadro de dilogo Validacin de datos.

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Cundo es til la validacin de datos?
La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con
otros miembros de la organizacin y desea que los datos que se escriban en l
sean exactos y coherentes.
Puede usar la validacin de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:
Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede
limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo y TI.
De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que
se encuentran en otra parte del libro. Para obtener ms informacin, vea Crear una
lista desplegable a partir de un rango de celdas.

Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico Por
ejemplo, puede especificar un lmite mnimo de deducciones de dos veces el nmero
de hijos en una celda especfica.
Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo
especfico Por ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo entre la fecha actual
y los 3 das siguientes.
Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo
especfico Por ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo para servir el
desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas despus.
Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto
permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la
longitud especfica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un
campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), ms 10 caracteres.
Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la
validacin de datos para establecer un lmite mximo para comisiones y bonificaciones
de 3.600 dlares, segn el valor de nmina proyectado general. Si los usuarios
escriben un valor de ms de 3.600 dlares en la celda, aparecer un mensaje de
validacin.
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Mensajes de validacin de datos
Lo que los usuarios vern al escribir datos no vlidos en una celda depende de
cmo se haya configurado la validacin de datos. Puede elegir mostrar un mensaje
de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparece
cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta
que el usuario pase a otra celda o presione ESC.

Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca
del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda.
Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que slo aparecer cuando el
usuario escriba datos no vlidos




El formato condicional es una herramienta til para identificar patrones o
tendencias en una hoja de clculo. Por ejemplo, una regla podra ser Si el valor es
mayor que 5.000, que la celda sea amarilla. As, podrs ver de un vistazo las
celdas cuyo valor es superior a 5.000.

Crear reglas condicionales
Paso 1:
Selecciona las celdas a las que quieres agregar el formato.
Paso 2:
En la ficha Inicio, haz clic en el comando Formato condicional. Un men desplegable
aparecer.
Paso 3:
Selecciona Resaltar reglas de celdas o Reglas superiores e inferiores. Aqu, vamos a
elegir la primera opcin. Vers un men con varias reglas.

Paso 4:
Selecciona la regla que quieras (Mayor que, por ejemplo).
Paso 5:
En el cuadro de dilogo, introduce un valor en el espacio correspondiente. En este ejemplo,
queremos dar formato a las celdas cuyo valor es superior a $ 3.500.000, as que vamos
ingresar ese nmero. Si quieres, hacer clic en una celda en lugar de digitar un nmero.
Paso 6:
Selecciona un estilo de formato en el men desplegable. Vers que ste se aplica a las
celdas que seleccionaste.





Buscarv
Desde una tabla, esta funcin nos permite encontrar un valor que este ubicado en una primera
columna de otra tabla o matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor
que contiene la columna que deseamos obtener (Indicador_columna).
Estructura de la funcin: BUSCARV



Valor_buscado Valor a buscar en una matriz, corresponde al valor que debo hallar en una tabla
o matriz.

Matriz_buscar_en Es una tabla de texto, nmeros o valores lgicos, de la que se recuperaran
los datos. Esta matriz puede ser una referencia a un rango o a un nombre de rango. Si hace
referencia a ella procure fijarla para que no se mueva la tabla.

Indicador_columnas Es el nmero de la columna de la Matriz, desde la cual se debe devolver
el valor coincidente. Ej: si el argumentoIndicador_columnas es igual a 2, la funcin devuelve el
valor de la segunda columna de la matriz indicada en Matriz_buscar_en; si el argumento
Indicador_columnas es igual a 3, la funcin devuelve el valor de la tercera columna de la matriz
indicada en Matriz_buscar_eny asi sucesivamente.
Si el argumento Indicador_columnas es inferior a 1, la funcinBuscarv devuelve al valor
de error #VALUE!
Si el argumento Indicador_columnas es superior al nmero de columnas de la Matriz, la
funcin Buscarv devuelve al valor de error #REF!
Ordenado Valor lgico que especifica si Buscarv va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada:
Si se omite o es VERDADERO o es 1, se devolver una coincidencia exacta o aproximada.
Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a
valor_buscado. Los valores de la primera columna dematriz_buscar_en deben estar
clasificados segn un criterio de ordenacin ascendente; en caso contrario, es posible
queBuscarv no devuelva el valor correcto.
Si es FALSO o es 0, Buscarv slo buscar una coincidencia exacta. En este caso, no es
necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o
ms valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizar el primer valor
encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolver el valor de error
#N/A.
Ejercicio: De la siguiente tabla (Base de Datos) hacer la busqueda por producto y traer desde la
Matriz (Precios) el precio correespondiente.
Descargue el archivo aqu



























En otras palabras debe ubicarse en la columna Precios de la tabla Base de datos (A4), para hacer
una bsqueda del Producto desde la Matriz (Precios), de tal forma que al hacer la respectiva
bsqueda quede consignado el valor del producto Gasolina (210) en la celda D4.


BUSCARH
Mostrar todo
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin,
devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use
BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de
una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero
especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una
columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede
ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice una
referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores
lgicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben colocarse en
orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede
devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores
y eligiendo el comando Ordenar del men Datos. A continuacin haga clic en Opciones y despus
en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y
despus en Ascendente.
Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el
valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en
matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en
matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el
valor de error #VALOR!; si indicador_filas es mayor que el nmero de filas en matriz_buscar_en,
BUSCARH devuelve el valor de error #REF!
Ordenado es un valor lgico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia
exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolver una coincidencia aproximada. Es
decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor mayor inferior a
valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra
ninguna, devolver el valor de error #N/A.
Observaciones
Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que
valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH
devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplo
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
Cmo?

1
2
3
4

A B C
Ejes Cojinetes Pernos
4 4 9
5 7 10
6 8 11
Frmula Descripcin
(Resultado)

=BUSCARH("Ejes";A1:C4;2;VERDADERO) Busca Ejes en la
fila 1 y devuelve el
valor de la fila 2
que est en la
misma columna (4)

=BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;FALSO) Busca Cojinetes en
la fila 1 y devuelve
el valor de la fila 3
que est en la
misma columna (7)

=BUSCARH(" B";A1:C4;3;VERDADERO) Busca F en la fila 1,
y devuelve el valor

de la fila 3 que est
en la misma
columna. Debido a
que F no es una
coincidencia
exacta, se utiliza el
siguiente valor
menor que F: Ejes.
(5)
=BUSCARH("Pernos";A1:C4;4) Busca Pernos en la
fila 1 y devuelve el
valor de la fila 4
que est en la
misma columna
(11)

=BUSCARH(3;{1;2;3\"a";"b";"c"\"d";"e";"f"};2;VERDADERO) Busca 3 en la
primera fila de la
constante matricial
y devuelve el valor
de la fila 2 en la
misma columna (c)